LA COMUNICACIN

INDICE2I.ASPECTOS DE LA COMUNICACIN

6II.CENTRO DE INTERNET DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA INDUSTRIAL

61.CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN:

6MISIN:

6VISIN:

6ORGANIGRAMA:

7INTEGRANTES:

7FUNCIONES DEL CENTRO DE INTERNET

92.RED DE COMUNICACIN FORMALES DE GRUPOS PEQUEOS: CI

93.CRITERIOS DE EFICACIA

104.RESULTADOS ACTUALES

10III.PLANTEAMIENTO DE PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMUNICAION EN LA ORGANIZACIN

101.OBJETIVO A ALCANZAR

112.LINEAMIENTOS DE REDES

123.REDES DE COMUNICACIN PLANTEADAS

144.ALTERNATIVAS COMPLEMENTARIAS

CASO ESTUDIO N6I. ASPECTOS DE LA COMUNICACINEl funcionamiento de las sociedades humanas es posible gracias a la comunicacin. Esta consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos.

La comunicacin perfecta, se da cuando una idea o un pensamiento se transmiten de tal forma que el receptor, cree una reproduccin mental igual a la de la persona que le transmiti el mensaje. Nunca se consigue lo antes mencionado por razones explicadas mas adelante.

Desde un punto de vista tcnico se entiende por comunicacin el hecho que un determinado mensaje originado en el punto A llegue a otro punto determinado B, distante del anterior en el espacio o en el tiempo. La comunicacin implica la transmisin de una determinada informacin. La informacin como la comunicacin supone un proceso;

Los elementos que aparecen en el mismo son:

Emisor. Es la persona que se encarga de transmitir el mensaje. Esta persona elije y selecciona los signos que le convienen, es decir, realiza un proceso de codificacin; codifica el mensaje.

Cdigo. El cdigo es un sistema de signos y reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de estar organizado de antemano.

Canal sera el medio fsico a travs del cual se transmite la comunicacin.

Receptor ser aquella persona a quien va dirigida la comunicacin; realiza un proceso inverso al del emisor, ya que descifra e interpreta los signos elegidos por el emisor; es decir, descodifica el mensaje.

Naturalmente tiene que haber algo que comunicar, un contenido y un proceso que con sus aspectos previos y sus consecuencias motive el Mensaje.

LAS FUNCIONES DE LA COMUNICACIN:

La comunicacin desempea cuatro funciones principales dentro de un grupo u organizacin control, motivacin, expresin emocional e informacin.

Control: La comunicacin controla el comportamiento individual. Las organizaciones, poseen jerarquas de autoridad y guas formales a las que deben regirse los empleados. Esta funcin de control adems se da en la comunicacin informal.

Motivacin: Lo realiza en el sentido que esclarece a los empleados qu es lo que debe hacer, si se estn desempeando de forma adecuada y lo que deben hacer para optimizar su rendimiento. En este sentido, el establecimiento de metas especficas, la retroalimentacin sobre el avance hacia el logro de la meta y el reforzamiento de un comportamiento deseado, incita la motivacin y necesita definitivamente de la comunicacin.

Expresin emocional: Gran parte de los empleados, observan su trabajo como un medio para interactuar con los dems, y por el que transmiten fracasos y de igual manera satisfacciones.

Informacin: La comunicacin se constituye como una ayuda importante en la solucin de problemas, se le puede denominar facilitador en la toma de decisiones, en la medida que brinda a informacin requerida y evala las alternativas que se puedan presentar.

BARRERAS A LA COMUNICACIN EFICAZ:

FILTRADO: El filtrado se refiere a la manipulacin de la informacin por el emisor, de manera que sea considerado desde una perspectiva ms favorable por parte del receptor. Por ejemplo, cuando una administradora transmite a su jefe lo que ste desea escuchar, est filtrando la informacin. Sucede esto con mucha frecuencia en las organizaciones? Por supuesto! Al pasar informacin a los ejecutivos superiores, los subordinados la tienen que condensar y sintetizar para que los superiores no se saturen con ella. Los intereses y el criterio personal de lo que es importante por parte de las personas que estn realizando la sntesis, van a resultar en el filtrado. Como lo expresaba un ex vicepresidente de grupo de General Motors, el filtrado de las comunicaciones a travs de los niveles en CM haca improbable que los administradores superiores obtuvieran una informacin objetiva porque los especialistas de nivel inferior proporcionaban informacin de tal manera que obtuvieran la respuesta que esperaban. Yo lo s. Yo sola estar abajo y lo haca.

El principal determinante del filtrado es el nmero de niveles que se encuentran en la estructura de una organizacin. Mientras ms niveles verticales existan en la jerarqua de la organizacin, hay ms oportunidades para el filtrado.

PERCEPCIN SELECTIVA: Ya antes hemos mencionado la percepcin selectiva. Aparece de nuevo aqu porque los receptores en el proceso de comunicacin ven y escuchan selectivamente, con base en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes y otras caractersticas personales. Los receptores tambin proyectan sus intereses y expectativas cuando decodifican la comunicacin. El que entrevista candidatos para su contratacin que espera que la solicitante de un puesto anteponga su familia a su carrera, es probable que vea eso en ellas, sin importar si piensan de esa manera o no. No vemos la realidad; ms bien, interpretamos lo que vemos y le llamamos realidad.

EMOCIONES: El estado de nimo del receptor en el momento de la recepcin de una comunicacin influir en la forma como la intrprete. El mismo mensaje recibido cuando uno est enojado o distrado probablemente sea interpretado de manera diferente a como lo hara si tuviera una disposicin neutral. Las emociones extremas son las que muy probablemente obstaculicen una comunicacin eficaz. En tales casos, tenemos la propensin de hacer caso omiso de nuestros procesos racionales y objetivos de pensamiento y sustituir los por juicios emocionales.

DESARROLLAR:

1. UN DIAGNSTICO INICIAL SOBRE EL TIPO DE RED DE COMUNICACIN UTILIZADO POR LA ORGANIZACIN, EXPLICANDO LAS CARACTERSTICAS, CRITERIOS DE EFICACIA Y ANLISIS DE LOS RESULTADOS ACTUALES:

II. CENTRO DE INTERNET DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA INDUSTRIAL

1. CARACTERSTICAS DE LA ORGANIZACIN:

MISIN:

Somos una organizacin que brinda servicio de Internet a los estudiantes, as como otros servicios complementarios, que busca satisfacer las necesidades de los alumnos y dems clientes con calidad y cordialidad, y as tambin est comprometida con el desarrollo de sus integrantes.

VISIN:

Ser una organizacin reconocida dentro y fuera de la Escuela Profesional de Ingeniera Industrial por su servicio de calidad, el cual no solo pone al alcance de los estudiantes la informacin que requieren a travs del servicio de Internet ,sino que tambin busca ayudar tanto a usuarios, como a miembros, a desarrollarse tanto personal como profesionalmente.

ORGANIGRAMA:

INTEGRANTES:Coordinadora General

Mara Fernanda Holgun Bernales

rea de Logstica

Karina Elizabeth Catunta Mamani

Mary Carcamo Palaco

rea de Sistemas

Juan Quispe Len

Yasmani Jess Huaman Yana

Charles Gamarra Tern

rea de Mantenimiento

Charles Gamarra Tern

Jos Alfredo Mayca Arce

Albert Renzo Cuayla Marca

rea de Personal Melina Patricia Vilca Quispe

Christian Lazo Duran

Djali lvarez Penacho

rea de Marketing

Jennifer Cangre Champ

Carmen Yapu Quispe

Nstor Lus Daz Salas

Sussan Ermith Medina Olivares

FUNCIONES DEL CENTRO DE INTERNET

REA DE FINANZAS

Controlar los ingresos y egresos del CI, dando un detalle transparente de informes de estos.

Se encarga de la disposicin de efectivo necesario y requerido por los diversos coordinadores de areas para poder mantener un servicio de calidad.

En conjunto con el rea de Logstica se encarga de mantener un control adecuado de los diversos recursos.

Controlar las hojas de caja que se llenan diariamente por los miembros.

Entregar al finalizar cada periodo acadmico un informe completo de cuentas del CI.

REA DE LOGSTICA

Realizar inventarios inicio de semestre y otro a fin de ciclo a fin de controlar cada uno de los materiales de los que estamos a cargo.

Controlar las adquisiciones.

Revisar que no falte ningn suministro ya sea papel, tinta para la impresora, CDs, etc. caso contrario comunicar inmediatamente al rea de finanzas para adquirir lo que se necesite a la brevedad posible, a fin de mejorar el servicio que se brinda a los estudiantes.

Controlar el uso adecuado de papel, CDs y tinta, de manera que ninguno de ellos sea desperdiciado, causando as un gasto innecesario al CI.

Planificar los periodos en los cuales se realiza la compra de materiales, a fin de disminuir la improvisacin.

REA DE SISTEMAS

Se encarga de mantener operativo el software de las computadoras; actualizndolas con los programas requeridos por la Escuela. Se encarga mantener en buen funcionamiento el programa de control.

Controla el correcto funcionamiento de cada equipo y de no estar en buen estado coordina para realizar jornadas de revisin a las maquinas, de presentarse algn problema mayor, comunica inmediatamente a la Coordinacin General para poder dar solucin al problema a travs de un especialista.

REA DE MANTENIMIENTO

Verificar el buen estado del hardware de los equipos incluyendo la impresora.

Se encarga de dar un mantenimiento adecuado a los equipos.

Hacer el requerimiento de los equipos necesarios para que cada equipo funcione en correctas condiciones.

Comunicar a Coordinacin General en el caso de que un equipo este fallando en el funcionamiento para poder solicitar el servicio de un especialista adecuado.

REA PERSONAL

Verificar el cumplimiento de las horas asignadas a cada integrante del centro de Internet.

Controlar la asistencia a las reuniones de los miembros del CI.

Establecer el cronograma de limpieza para cada semana.

Tener el control de las faltas e inasistencias de los miembros del CI.

Celebrar los cumpleaos de los miembros.

REA DE MARKETING

Encargarse semestralmente de convocar a los alumnos a pertenecer al CI.

Se encarga de mantener un ambiente adecuado para el desarrollo de las actividades dentro del CI.

Se encarga de la correcta sealizacin en el interior del CI, para que pueda ser accesible de localizar su equipo a los usuarios.

Actualizar a los usuarios con respecto al funcionamiento del servicio.

2. RED DE COMUNICACIN FORMALES DE GRUPOS PEQUEOS: CIBasndonos de la informacin obtenida del centro de Internet llegamos a la conclusin que utilizan la red de comunicacin formal tipo rueda con tendencia a red multicanal, es de cadena porque tiene una figura central que es la coordinadora general (Mara Fernanda Holgun Bernales) que es el conducto para la comunicacin de todo el grupo del Centro de Internet de Ingeniera Industrial, pero tambin tiene una tendencia a red multicanal porque todos los miembros participan en la colaboracin de dar nuevas ideas y resolver los problemas que se dan en la organizacin.

3. CRITERIOS DE EFICACIAVemos que segn el tipo de organizacin formal que manejan, tipo rueda: tiene una velocidad y precisin alta ya que solo cuenta con varias fuentes de informacin, lo que la diferencia del tipo multicanal es que si hay un lder especifico, en este caso la seorita Maria Fernanda Holgun Bernales. La satisfaccin de los miembros es catalogada como baja porque si bien es cierto todos de diferentes formas aportan informacin, la decisin final recae en el lder y sus delegados ms no en toda la organizacin.

Pero la tendencia es multicanal donde la velocidad es ms precisa y rpida, la aparicin del lder seria baja y donde todos deberan tener funciones diversas y no darle toda la responsabilidad a la coordinadora general, esto traer satisfaccin tanto a la coordinadora como a los miembros del Centro de Internet.

4. RESULTADOS ACTUALES

Los resultados actuales que podemos ver en el CI es que son una institucin formalmente organizada que cuenta con 15 miembros que brindan un servicio bueno pero no ptimo debido al tipo de organizacin que manejan que es de red de comunicacin de rueda, haciendo que la responsabilidad de decisin caiga sobre unas pocas personas. Esto facilita que aumente el margen de error en sus funciones, lo cual se ve evidente en la ausencia de miembros en determinadas horas sin haber nadie que los cubra dejando el CI solo, adems que hay maquinas que estn en mantenimiento por periodos largos de tiempo, esto bsicamente se debera a la falta de capacitacin que reciben sus miembros el ingresar en dicha institucin.

Los miembros del Centro de Internet tienen comunicacin y trato social por ser de menor cantidad de miembros.

La coordinadora motiva a los antiguos y nuevos integrantes a seguir esforzndose a haber servido al centro de Internet y haber aprendido a desenvolverse ms en pblico, ya que con estas experiencias uno aprende a tratar con las personas, en este caso con compaeros de Ingeniera Industrial. Y pronto en el campo laboral cuando egresemos.El anlisis de la comunicacin organizacional engloba las prcticas internas y externas de los flujos comunicativos de la organizacin; en donde se pone nfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre los canales formales e informales que se utilicen. Entonces establecemos que los flujos de comunicacin se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicacin y representa en s la estructura de la organizacin desde el punto de vista de las interrelaciones de comunicacin; lo cual puede ayudar a elevar la eficiencia del proceso de las comunicaciones; es decir que se logre transmitir efectivamente un mensaje.

III. PLANTEAMIENTO DE PROGRAMA DE MEJORA DE LA COMUNICAION EN LA ORGANIZACIN

1. OBJETIVO A ALCANZAR

Objetivo Principal

Implementar una Red de Grupo de acuerdo a las necesidades y caractersticas del CI.

Objetivos Secundarios

Con la Implementacin de una nueva Red de Grupo para mejorar la comunicacin, se busca tambin una mejora que permita que los miembros se independicen de la coordinacin general en la toma de decisiones de una manera responsable.

Se busca mejorar el funcionamiento del CI en cuanto al servicio al cliente y tambin al de los miembros, con la implementacin de esta Red de Grupo propuesta que ayudara a mejorar el dilogo entre los integrantes y de esta manera ayudar con la satisfaccin de los miembros.2. LINEAMIENTOS DE REDESCadena

Sigue rgidamente la cadena formal de mando. Se utiliza si la precisin de los datos es lo ms importante.Cadena

Rueda

Se apoya en un lder para actuar como un conducto central para todas las comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un lder, es rpido y alta precisin

Rueda

MulticanalPermite que todos los miembros del grupo se comuniquen en forma activa el uno con el otro y es ms adecuada si se busca una mayor satisfaccin, su precisin es moderada y no es probable que surjan lderes.

Todos los Canales

En cuanto a las redes informales la informacin puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no es controlada por la gerencia y es percibida para los empleados como ms confiable y crebles que las informaciones emitidas por la gerencia a travs de las redes formales, Los rumores emergen como una respuesta a las situaciones que son importantes para nosotros, donde existe la ambigedad y en condiciones que crean aprensin, por ejemplo el secreto y la competencia que tpicamente prevalecen en las organizaciones alrededor de los temas como la designacin de nuevos jefes, reubicacin de las oficinas y nuevas asignaciones de trabajo.

Es importante entender que el chisme es una parte de la red de informacin de cualquier grupo u organizacin, le muestra a los gerentes aquellos temas que los empleados consideran importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el gerente puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al limitar su rango e impacto.

3. REDES DE COMUNICACIN PLANTEADAS

Aplicaremos las tres ruedas porque entre las tres sirve para poder tener un mejor desempeo.

En la actualidad mayormente esta la red rueda y multicanal queremos que sigan estas dos redes y aumentar la de cadena esto ya que la coordinadora tiene que estar presente en cada una toma de decisin.

Entonces comenzaremos implementando a la red cadena slo para que se distribuyan las tareas y haya responsabilidad en otros para la toma de decisiones, se delegen algunas funciones importantes; se hora cada fin de semana un reunin con la coordinadora as se lograr que el trabajo no sea tan centrado.

Adems tambin se hara una mejor distribucin de las personas encargadas de cada rea pero estas personas serian capacitadas para que pueda haber sinergia en la organizacin y seguir siendo motivados como lo viene haciendo la coordinadora.

Cada persona encargada de un rea tendra que lograr motivar no solo en su rea sino en general, en el trato con los clientes, el brindar una atencin confortable.

En la rueda vemos que el contacto con la coordinadora de todos es buena preguntamos a algunos miembros del CI como se siente, nos respondieron que bien sienten que estar ah se sienten confortables, la comunicacin con la coordinadora es muy buena adems de eso reciben un trato agradable es decir que la direccin de la comunicacin es horizontal. Vemos que este tipo de red est bien en el CI es buena ya que tiene una coordinadora, consideramos que una mejora para esta red sera crear mayor seriedad para que cada miembro sea ms comprometido ya que en la actualidad los miembros no cumples responsablemente.

Una mejora que realizaramos es que haya mejor coordinacin ya que hay actividades que no se llevan a cabo todo bien, que haya mayor control, mayor exigencia en cuanto a cumplir mejor sus obligaciones.

Multicanal, aqu vemos que los miembros se llevan muy bien, se siente motivados por un buen trato de todos ya que en esta organizacin se conocen todos, es por eso que esta red siempre debe estar presente para que haya una mejor satisfaccin de todos los miembros y haya una comunicacin directa con otros miembros. Algunos beneficios que nos dijeron indirectamente y que es bueno, es que reciben informacin gratis por estar dentro de la organizacin y a mayor velocidad es decir el uso del internet ya que algunos no cuentan con este servicio en su casa pero lo tienen aqu y lo aprovechan muy bien.

En general en el CI debe de haber mayor llamado a miembros para la colaboracin en esta organizacin e informarle que tendrn una alternativa de estar al da en distintos mbitos. Adems puedes ser usuario de diferentes pginas donde estas te brindan informacin en cuento a nuestra carrera, becas, trabajo, etc.

Algo muy importante es que se est logrando entre los miembros de la organizacin es que hay ayuda mutua y aprendizaje, se ensean cosas no aprendidas entre todos para un mejor desarrollo.4. ALTERNATIVAS COMPLEMENTARIAS

Una alternativa complementaria muy importante es la comunicacin por computadora ya que en una organizacin como el C.I. debe existir ms importancia en este tipo de comunicacin por los siguientes motivos:

El C.I. cuenta con los medio como son las computadoras y el uso de internet para establecer una mejor red de comunicacin a travs de una pgina virtual en la que sus integrantes puedan sentirse importantes y libres de expresar lo que deseen a voluntad propia, ya sea dando opiniones crticas o comentarios constructivos que ayuden a mejorar la efectividad de la organizacin

Porque adems en toda organizacin se debe aprovechar al mximo los avances tecnolgicos, y es a travs del internet que las personas ahora se comunican ms, y esto no debera ser una excepcin en el C.I. a contrario debera ser una herramienta muy til con la cual pueden desarrollarse mas y mejorar sus servicios hacia los estudiantes.

El uso del correo electrnico debe ser de suma importancia y no desperdiciar esta herramienta til del Internet, a travs de la cual tanto el lder como los integrantes si es que directamente no pueden verse o intercambiar ideas, este es el medio adecuado para dialogar ya sea directamente a travs del Messenger o salas de chat o indirectamente por mensajes propios del correo electrnico, ya que los mensajes se guardan si es que es alguna informacin importante, se corrigen si es necesario o se borran si ya se leyeron.

El jefe o coordinador tiene la posibilidad de enviar a una o a todas las personas el mensaje que quiera transmitir a un bajo costo y con la facilidad de hacerlo desde la comodidad de su casa, estando as comunicado siempre con los miembros del C.I.

Dentro de la organizacin tambin encontramos la comunicacin informal, la cual con frecuencia toma la forma de noticias, comentarios y rumores. De acuerdo con Gibson y Donelly (1999) se estima que las organizaciones estadounidenses generan 33 millones de rumores al ao. En ese sentido, estos autores presentan la siguiente tipologa:

a. Castillos en el aire: Rumores anticipatorios a una situacin de la empresa.

b. Conductores de cua: Son los ms dainos y suelen difundir rumores tales como:

Mary logro el ascenso, porque se acosto con el jefe, Antonio tiene SIDA. Este tipo de rumores son muy dainos y destruyen lealtades.

c. De recta final. Suelen anticiparse a una situacin final. Por ejemplo: la empresa se fusionar, habr cambios de jefe, Mara cambiar de empleo, etc.

La comunicacin informal suele expresarse en su forma ms comn a manera de rumor, de acuerdo con Dalton (1970; citado por Goldhaber) los rumores suelen tener en promedio ms del 70 % de sus datos como veraces. Entonces, cabra preguntarnos, Por qu la comunicacin informal genera tantos problemas?

Sin duda, porque los rumores generan desestabilizad en la organizacin y conflictos entre los actores organizacionales. Ante esa situacin es importante detectar a tiempo la naturaleza y el blanco del rumor, a fin de aclararlo en una relacin cara a cara. La comunicacin verbal, utilizando la palabra como signo lingstico, es de gran importancia en la organizacin; sin embargo, es complementada con la comunicacin no verbal, la cual es analizada posteriormente para completar un proceso de comunicacin.

RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIN EFICAZ EN LA ORGANIZACIN El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofa y el comportamiento, con la nocin de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organizacin.

Asociar las acciones con las palabras

Comprometerse con la comunicacin de dos vas (descendente y ascendente

nfasis en la comunicacin cara a cara

Mantener a los miembros de la organizacin informados de los cambios y decisiones dentro de la organizacin

Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias

Disear un programa de comunicacin para transmitir la informacin que cada departamento o empleado necesita

Luchar porque la informacin fluya continuamente

SUGERENCIAS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS NEGATIVAS DE LOS RUMORES:

Anuncie los programas de tiempo para tomar las decisiones importantes

Explique las decisiones y los comportamientos que podran parecer inconsistentes o secretos.

Enfatice las desventajas, como tambin las ventajas, de las decisiones actuales y los planes futuros

Discuta abiertamente las posibilidades en el peor de los casos - casi nunca constituye una provocacin de ansiedad ni una fantasa no hablada

LA RUEDA

CADENA

MULTICANAL