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DE DOCUMENTOS:DE DOCUMENTOS:

SU ORGANIZACIÓN Y USOSSU ORGANIZACIÓN Y USOS

CAPÍTULO 3CAPÍTULO 3

OBJETIVOSOBJETIVOS Definir correspondencia y dar ejemplosDefinir correspondencia y dar ejemplos Explicar qué es una tarjeta de registro y dar Explicar qué es una tarjeta de registro y dar

ejemplos del uso de estos archivosejemplos del uso de estos archivos Describir las ventajas de los ficherosDescribir las ventajas de los ficheros Describir las categorías y tamaños de los Describir las categorías y tamaños de los

diferentes ficherosdiferentes ficheros Comparar tipos de archivosComparar tipos de archivos Describir un fichero y los materiales de ésteDescribir un fichero y los materiales de éste Preparar las tarjetas de un ficheroPreparar las tarjetas de un fichero Definir formulario comercial, indicar su Definir formulario comercial, indicar su

propósito y dar ejemplospropósito y dar ejemplos Diferenciar entre información estática y Diferenciar entre información estática y

variable, de un formulariovariable, de un formulario

IntroduccióIntroducciónn

La información es esencial para que las La información es esencial para que las organizaciones puedan funcionar. La organizaciones puedan funcionar. La misma está contenida en diferentes tipos misma está contenida en diferentes tipos de documentos. de documentos. Pueden clasificarse por su forma en: Pueden clasificarse por su forma en: correspondencia, fichas de registro y correspondencia, fichas de registro y formularios comerciales.formularios comerciales.Estos se organizan y se conservan en Estos se organizan y se conservan en gavetas que requieren guías para facilitar gavetas que requieren guías para facilitar su archivo y localización, de forma su archivo y localización, de forma semejante.semejante.

CORRESPONDENCIACORRESPONDENCIA Conjunto de cartas, informes, solicitudes, Conjunto de cartas, informes, solicitudes,

memorandos y mensajes que se reciben memorandos y mensajes que se reciben o se envían por medios electrónicos o en o se envían por medios electrónicos o en papel.papel.

Cualquier comunicación escrita no Cualquier comunicación escrita no contenida en una ficha o en un formulario contenida en una ficha o en un formulario comercial.comercial.

La cantidad que se procesa varía de La cantidad que se procesa varía de acuerdo al tipo de organización, tamaño acuerdo al tipo de organización, tamaño de la misma y modo de realizar de la misma y modo de realizar sus operaciones.sus operaciones.

FICHAS DE REGISTROFICHAS DE REGISTRO Medio sencillo que utilizan las Medio sencillo que utilizan las

organizaciones e individuos, para organizaciones e individuos, para anotar de forma breve y lógica, cierta anotar de forma breve y lógica, cierta información.información.

Se diferencian de la Se diferencian de la correspondencia, en que las fichas correspondencia, en que las fichas son más pequeñas y de material son más pequeñas y de material grueso y no se archivan en carpetas.grueso y no se archivan en carpetas.

USOS DE LAS USOS DE LAS FICHAS DE REGISTROFICHAS DE REGISTRO

COMERCIALCOMERCIAL Y PERSONAL Y PERSONAL Como medio para clasificar, conservar y Como medio para clasificar, conservar y

transmitir variedad de información.transmitir variedad de información. Los utilizan los representantes de ventas, Los utilizan los representantes de ventas,

bibliotecarios, miembros de juntas bibliotecarios, miembros de juntas directivas, amas de casa y otros.directivas, amas de casa y otros.

Se pueden utilizar para llevar registros de Se pueden utilizar para llevar registros de inventarios, cuentas de clientes, recetas inventarios, cuentas de clientes, recetas de cocina, entre otros.de cocina, entre otros.

Se preparan de forma mecanizada.Se preparan de forma mecanizada.

VENTAJAS DEL FICHEROVENTAJAS DEL FICHERO Se puede añadir o cambiar información Se puede añadir o cambiar información

rápidamente.rápidamente. Se puede eliminar información rápidamenteSe puede eliminar información rápidamente Se puede organizar o reorganizar Se puede organizar o reorganizar

fácilmentefácilmente Puede usarlo más de un empleado a la vez.Puede usarlo más de un empleado a la vez. Algunas tienen un diseño especial que se Algunas tienen un diseño especial que se

pueden colocar en equipos especializados.pueden colocar en equipos especializados.

Propósito de Propósito de los records en ficheroslos records en ficheros

Como índicesComo índices

Como registros Como registros independientes de asientos independientes de asientos

para anotar y clasificar para anotar y clasificar informacióninformación

Índice del Índice del sistema de archivosistema de archivo

Se utilizan para proveer información Se utilizan para proveer información de referencia relativa a dónde de referencia relativa a dónde localizar expedientes o información. localizar expedientes o información. Su información, rara vez, cambia.Su información, rara vez, cambia.

Ejemplos: direcciones de clientes, Ejemplos: direcciones de clientes, nombres de corresponsales, autores, nombres de corresponsales, autores, temas de los cd’s o floppys u otros temas de los cd’s o floppys u otros medios de archivo y dónde medios de archivo y dónde localizarloslocalizarlos..

REGISTROS INDEPENDIENTESREGISTROS INDEPENDIENTES Continuamente se registra información en Continuamente se registra información en

ellosellos Proveen información de referencia actualizadaProveen información de referencia actualizada Un ejemplo de éstos es la tarjeta de “Lay Un ejemplo de éstos es la tarjeta de “Lay

away” o mercancía separada.away” o mercancía separada. Se utilizan mayormente en negocios que Se utilizan mayormente en negocios que

mantienen una gran cantidad de productos, de mantienen una gran cantidad de productos, de clientes o de datos a los que hay que referirse clientes o de datos a los que hay que referirse frecuentemente: suplidores, clientes, ventas, frecuentemente: suplidores, clientes, ventas, horarios, etc.horarios, etc.

TIPOS DE FICHEROSTIPOS DE FICHEROS

Archivo vertical de tarjetasArchivo vertical de tarjetas

Descansan en el borde inferior, no Descansan en el borde inferior, no requieren carpetas, porque las tarjetas requieren carpetas, porque las tarjetas no se doblan, por ser de material gruesono se doblan, por ser de material grueso

Se escribe en la segunda línea vertical Se escribe en la segunda línea vertical del borde superior y el resto de la del borde superior y el resto de la información cerca de la clave, de manera información cerca de la clave, de manera que no haya que sacar la tarjetaque no haya que sacar la tarjeta

Archivos visiblesArchivos visibles

Se colocan en posición plana, Se colocan en posición plana, descansando una sobre otrasdescansando una sobre otras

La información clave se anota en la La información clave se anota en la parte inferior que sobresale de la parte inferior que sobresale de la tarjeta anteriortarjeta anterior

Las tarjetas quedan escalonadas, Las tarjetas quedan escalonadas, una sobre la otrauna sobre la otra..

TIPOS DE TIPOS DE TARJETEROS VISIBLESTARJETEROS VISIBLES

En forma horizontalEn forma horizontalEn forma verticalEn forma vertical

GiratoriosGiratoriosCon hojas móviles o Con hojas móviles o

sueltassueltas

Continuación…Continuación…

Algunos sistemas de tarjetas Algunos sistemas de tarjetas visibles no usan guías porque la visibles no usan guías porque la misma tarjeta actúa como guía.misma tarjeta actúa como guía.

En una gaveta horizontal, los En una gaveta horizontal, los nuevos datos pueden anotarse a nuevos datos pueden anotarse a mano en la tarjeta, sin tener que mano en la tarjeta, sin tener que retirar la misma del archivoretirar la misma del archivo

Organización del Organización del tarjeterotarjetero

El tarjeteroEl tarjeteroLas guíasLas guías

Las tarjetasLas tarjetas

TARJETEROTARJETERO

Caja o gaveta Caja o gaveta pequeña donde pequeña donde se colocan las se colocan las

tarjetastarjetas

GUÍASGUÍAS Tarjetas indicadoras de material Tarjetas indicadoras de material

fuerte y resistente. Dividen la gaveta fuerte y resistente. Dividen la gaveta en diferentes secciones. Se colocan en diferentes secciones. Se colocan al principio de la sección. Indican al principio de la sección. Indican dónde se deben localizar o archivar dónde se deben localizar o archivar las tarjetas. Le dan cuerpo y sostén a las tarjetas. Le dan cuerpo y sostén a las tarjetas. Se recomienda una guía las tarjetas. Se recomienda una guía por cada 25 a 50 tarjetas, por cada 25 a 50 tarjetas, dependiendo de cuánto se consulte.dependiendo de cuánto se consulte.

Continuación…Continuación… Pestañas – proyección que tienen las Pestañas – proyección que tienen las

guías en su parte superior para localizar guías en su parte superior para localizar con más facilidad la sección buscada.con más facilidad la sección buscada.

Pueden tener diferentes cortes o Pueden tener diferentes cortes o posiciones: corrida, un, quinto, un posiciones: corrida, un, quinto, un cuarto, un tercio o un medio.cuarto, un tercio o un medio.

Sus posiciones se indican de izquierda a Sus posiciones se indican de izquierda a derecha.derecha.

Pueden ser de plástico, reforzadas en Pueden ser de plástico, reforzadas en cartón o metal.cartón o metal.

continuacióncontinuación

Cada pestaña está identificada Cada pestaña está identificada con un rótulo, que puede ser una con un rótulo, que puede ser una letra, combinación de letras, un letra, combinación de letras, un número, combinación de número, combinación de números y letras o una palabra. números y letras o una palabra. Este dependerá del sistema bajo Este dependerá del sistema bajo el cual se organiza el fichero.el cual se organiza el fichero.

Continuación…Continuación… El rótulo puede ser doble o sencillo.El rótulo puede ser doble o sencillo. El sencillo indica la letra o combinación El sencillo indica la letra o combinación

de letras con que inicia la sección.de letras con que inicia la sección.Ej. A, Am, RodEj. A, Am, Rod

El doble indica la letra o combinación de El doble indica la letra o combinación de letras con las que inicia y termina la letras con las que inicia y termina la sección.sección.Ej. A-C, A-Al, Ra-RiEj. A-C, A-Al, Ra-Ri

El rótulo puede tener un número de El rótulo puede tener un número de control para facilitar ordenar las guías.control para facilitar ordenar las guías.

TARJETASTARJETAS

Vienen en varios colores y Vienen en varios colores y tamaños en pulgadas: tamaños en pulgadas:

5 X 35 X 3

6 X 4 6 X 4

8 X 58 X 5

RECOMENDACIONES AL RECOMENDACIONES AL PREPARAR FICHASPREPARAR FICHAS

Determine el orden a codificarDetermine el orden a codificar Escriba el nombre en mayúscula sólida, Escriba el nombre en mayúscula sólida,

a tres espacios del margen izquierdo y a a tres espacios del margen izquierdo y a dos espacios del margen superiordos espacios del margen superior

Escriba a dos espacios, luego del Escriba a dos espacios, luego del nombre, la direcciónnombre, la dirección

Ordene las tarjetas alfabéticamente, Ordene las tarjetas alfabéticamente, haciendo una clasificación preliminar.haciendo una clasificación preliminar.

EJEMPLOEJEMPLO

RAMIREZ PEREZ JUAN LUIS 503RAMIREZ PEREZ JUAN LUIS 503

} 2 espacios} 2 espacios

CALLE FORTALEZA 1004CALLE FORTALEZA 1004

SAN JUAN PR 00901-2312SAN JUAN PR 00901-2312

799-1080 799-1080 SSSS

SS 550-64-7990SS 550-64-7990

PÓLIZA 888203PÓLIZA 888203

FORMULARIO COMERCIALFORMULARIO COMERCIAL

Impreso con espacios en blanco para Impreso con espacios en blanco para anotar y procesar una gran diversidad de anotar y procesar una gran diversidad de datos o información repetitiva, utilizado datos o información repetitiva, utilizado por las empresas.por las empresas.

La uniformidad de éste facilita la La uniformidad de éste facilita la localización y archivo.localización y archivo.

Los programas de base de datos pueden Los programas de base de datos pueden generar formularios.generar formularios.

Continuación…Continuación…

Cada formulario debe diseñarse, Cada formulario debe diseñarse, identificado por un número o identificado por un número o combinación de letras y númeroscombinación de letras y números

Ej. El comprobante de retención Ej. El comprobante de retención diseñado por el Departamento de diseñado por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, que todo Hacienda de Puerto Rico, que todo empleado debe incluir con su planilla, se empleado debe incluir con su planilla, se conoce como: Forma 499-RW-2PRconoce como: Forma 499-RW-2PR

Continuación…Continuación…

Los datos impresos en el formulario se Los datos impresos en el formulario se conocen como información estática.conocen como información estática.

Ejemplo: Las palabras: Ejemplo: Las palabras: Nombre, Nombre, Seguro Social, Dirección, TeléfonoSeguro Social, Dirección, Teléfono, etc., etc.

La información que se anota en los La información que se anota en los espacios del formulario se conoce espacios del formulario se conoce como información variable.como información variable.

Continuación…Continuación…

Los formularios pueden estar Los formularios pueden estar impresos en papel y se impresos en papel y se

archivan en carpetas; o en archivan en carpetas; o en tarjetas y se conservan en tarjetas y se conservan en archivos especiales para archivos especiales para

tarjetas.tarjetas.

Usos de los formulariosUsos de los formularios

Sirven como:Sirven como:

fuente o medio para obtener y fuente o medio para obtener y procesar informaciónprocesar información

para crear otros documentos para crear otros documentos con la información variable.con la información variable.

Ejemplos de formulariosEjemplos de formularios

Solicitudes de empleoSolicitudes de empleo Tarjetas de asistencia de Tarjetas de asistencia de

empleadosempleados Órdenes de compraÓrdenes de compra

FacturasFacturas requisicionesrequisiciones

RESUMENRESUMEN

La correspondencia, las tarjetas y los La correspondencia, las tarjetas y los formularios comerciales son formularios comerciales son esenciales para el funcionamiento de esenciales para el funcionamiento de las instituciones. Son utilizados para las instituciones. Son utilizados para registrar y comunicar información. Sin registrar y comunicar información. Sin estos récords clasificados, estos récords clasificados, organizados y conservados organizados y conservados adecuadamente, los negocios no adecuadamente, los negocios no podrían funcionar de forma eficaz.podrían funcionar de forma eficaz.

Para pensar y crear…Para pensar y crear… Conteste las preguntas de la página 54, de acuerdo a las Conteste las preguntas de la página 54, de acuerdo a las

siguientes instrucciones:siguientes instrucciones:

1)1) Recopile cinco documentos que se consideren correspondencia Recopile cinco documentos que se consideren correspondencia comercialcomercial

2)2) Conteste ambas preguntas en oraciones completasConteste ambas preguntas en oraciones completas3)3) Cree un diseño gráfico Cree un diseño gráfico 4)4) Prepare una lista focalizadaPrepare una lista focalizada5)5) Prepare un mapa de conceptosPrepare un mapa de conceptos6)6) Prepare una tablaPrepare una tabla7)7) Cree un diseño gráficoCree un diseño gráfico8)8) Conteste ambas preguntas en oraciones completasConteste ambas preguntas en oraciones completas9)9) Dibuje las guías con las medidas especificadasDibuje las guías con las medidas especificadas10)10) Mostrar en un gráfico la diferencia, con ejemplosMostrar en un gráfico la diferencia, con ejemplos11)11) Conteste en oración completaConteste en oración completa12)12) Traer un modelo de un formulario, en originalTraer un modelo de un formulario, en original13)13) Conteste ambas preguntas en oraciones completasConteste ambas preguntas en oraciones completas14)14) Discuta el caso número 2 de acuerdo a su opiniónDiscuta el caso número 2 de acuerdo a su opinión