CD - UB · ‒ Aplicacions Recerca L’any 2014 s’ha creat un “Grup de Recerca” per la modernització dels sistemes de informació de la UB en l’àmbit de la recerca

CDUNIVERSITAT DE BARCELONA

OÀrea de Tecnologies de la Inrormació i la ComunicacióAdmllllslraóó

l'aydlo Rosa (Recllll(' Malemilat)Tra\'cssl'Ta d\.o k~ ('(II1S. l.l]-15lJ01(02& Ban:elunaTel Q3402 17 37Fax. 9} 402 1505E-mail: cOllcursos,licfwub.edu

PROPOSTA D'INCOACIÓ DE L'EXPEDIENT PER A LA CONTRACTACiÓ DE SERVEISDISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACiÓ D'UN NOU SISTEMA

D'INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RECURSOS HUMANS DE LA UNIVERSITAT DE

BARCELONA

El Sr. Antoni Solé Boada, Director de l'Àrea de Tecnologies de la Informació i la

Telecomunicació, proposa que s'incoï un expedient per a la contractació del segoent

servei:

1. Descripció del servei: Servei de disseny, desenvolupament i implantació d'un nou

sistema d'informació de gestió de recursos humans per la Universitat de Barcelona

2. Descripció de la necessitat a cobrir: Necessitat de substituir l'aplicació informàtica

de recursos humans que s'utilitza la Universitat de Barcelona, per tal d'obtenir noves

funcionalitats per cobrir les necessitats actuals de la institució. (veure Power Point

adjunt)

3. Pressupost del subministrament: El pressupost màxim de licitació és de 810.700

euros, IVA inclòs, quantitat de la qual 670.000,00 euros corresponen a la base

imposable i 140.700,00 euros a121% d'IVA.

Amb la següent plurianualitat:

2015 2016 TOTAL

Base imposable 450.000,00 € 220.000,00 € 670.000,00 €

21% d'IVA 94.500,00 € 46.200,00 € 140.700,00 €

TOTAL 544.500,00 266.200,00 € 810.700,00 €

Es proposa que aquest contracte es financi amb la el Pla d'Inversions UniversitàriesPIU per l'any 2015. (S'adjunta "Faig constar" del Director de l'Àrea de Finances de la

UB)

4. Proposta de tramitació: L'expedient es tramitarà per via ordinària

5. Procediment que es proposa utilitzar: Procediment obert harmonitzat

Barcelona, a 28 de gener de 2015

Antoni Solé Boada

DirectorÀrea de Tecnologies de la Informació i la Telecomunicació

Migració XIPER a

Nova aplicació RRHH

‒ Modernització sistemes d’informació de la UB

‒ Resum històric XIPER

‒ Arquitectura XIPER

‒ Riscos aplicació XIPER (tecnològics i funcionals)

‒ Necessitats UB

‒ Nova aplicació

Índex

‒ Aplicacions RecercaL’any 2014 s’ha creat un “Grup de Recerca” per la modernització dels

sistemes de informació de la UB en l’àmbit de la recerca.

‒ Aplicacions Acadèmico-DocentsS’està estudiant la creació d’un “Grup Acadèmico-Docent” per la

modernització dels sistemes de informació de la UB en l’àmbit acadèmic i

docent.

‒ Aplicacions de Gestió:• Gestió Econòmica

La implantació de SAP en els darrers anys ha modernitzat la gestió

econòmica de la UB.

• Gestió de Recursos HumansAplicació XIPER, creada l’any 1995.

Modernització Aplicacions UB

NATURAL

NETWORK

XIPER(centralitzat i distribuït)

ClientServidor

Llen

guat

geIn

terf

ície

BB

DD ADABAS

aplic

acio

ns

• Es va posar en funcionament el mes de maig de l’any 1995.

• Es va dissenyar amb arquitectura client/servidor.

• La base de dades era ADABAS, el llenguatge de programació NATURAL i Entire-

Network com connector entre els clients i la base de dades

• Originalment el servidor era una màquina IBM (AIX 4.3.3) i els clients tenien com

a sistema operatiu Windows NT.

Resum històric XIPER (Origen)

NATURAL

NETWORK

XIPER(centralitzat i distribuït)

ClientServidor

Llen

guat

geIn

terf

ície

BB

DD ADABAS

aplic

acio

ns

ORACLE

JDBC/ODBC

ATTUNITY

XIPER -Java

Gestió de la

Recerca

JAVA

Personal en línia

Portal Gestió

XEVA

LOS

ECOFIN PREVEN EVALOSGEBECReposi-

tori

Repositori

Resum històric XIPER (Ampliació)

• Amb el temps es van afegir interfícies amb altres aplicacions que compartien base

de dades i llenguatge de programació.

• Més tard afegim Attunity Connect, un connector que permet accedir a ADABAS

des d’una aplicació JAVA, i s’amplia la BBDD amb ORACLE.

• Això va permetre nous desenvolupaments accessibles via web (Xiper-Java).

• També va permetre integracions amb altres aplicacions corporatives de la UB.

• També es va crear un repositori per tal que diverses aplicacions de la UB puguin

accedir a dades dels treballadors de la UB necessàries pel seu funcionament.

• L’any 2010 es va emprendre un projecte molt costos per actualitzar hardware i

software de l’aplicació per versions suportades pels fabricants i que són les actuals.

Així:

• S’actualitza el hardware del servidor a una màquina HP (Intel).

• S’actualitza la versió de la base de dades ADABAS

• S’actualitza la versió del llenguatge de programació Natural

• S’actualitza la versió del connector client - base de dades Entire-Network

• Els equips clients ja poden executar l’aplicació amb sistema operatiu Windows XP

• No es realitza cap gran canvi en l’aplicació, l’estrictament necessari per poder

funcionar amb les noves versions.

Resum històric XIPER (Actualització)

Arquitectura XIPER (Nucli)

Entire-Network

Desenvolupament

Entire-Network

Còpia de binaris a explotació

Explotació

• Equips client tenen una màquina virtual en Windows XP.

• Connexió amb la base de dades a través d’Entire-Network.

• Programes estan en un disc compartit.

• Equips client amb Windows XP o

Windows 7.

• Connexió amb la base de dades

a través d’Entire-Network.

• Programes estan a un disc del

servidor de fitxers de la UB.

Desenvolupament

Explotació

• L’arquitectura de l’aplicació XIPER és client/servidor.

• La Base de dades és ADABAS i el llenguatge de programació NATURAL.

• Tenim dos entorns: desenvolupament i explotació.

Arquitectura XIPER (Java)

• L’arquitectura és la d’una aplicació web amb un servidor d’aplicacions i accés a base

de dades (ADABAS i Oracle)

• L’equip client únicament necessita un navegador.

• La connexió a la base de dades ADABAS es fa a través d’Attunity-Connect.

• Els programes estan desenvolupats en Java.

• Les aplicacions que funcionen amb aquesta arquitectura son: Personal en línia,

Portal de Gestió, rel. amb GEBEC o mòduls de XIPER.

BBDD Oracle

Attunity Connect

Servidor d’Aplicacions

Xiper Java

Arquitectura XIPER (Integració)

• Xiper té integracions amb altres aplicacions de la

UB.

• Normalment són descàrregues automàtiques que

posteriorment es carreguen a un repositori de

dades o es carreguen a l’aplicació corresponent.

Descàrregues automàtiques

de dades

Repositoride dades

GR@D

SAP

Altres

Preven

Integracions

EVALOS

Control de presencia

BBDD ACCES

Formació

BBDD Oracle

Attunity Connect


Xiper Java

• L’arquitectura del Nucli de l’aplicació XIPER (client/servidor) és una arquitectura obsoleta

• La plataforma client de la UB (Windows 7) no és compatibles amb la versió actual de

Natural/ADABAS (Windows XP).

• L’entorn de desenvolupament només funciona amb Windows XP (no suportat per Microsoft).

• L’autenticació de l’aplicació no es realitza contra el servidor LDAP de la UB. Es requereixen codis

d’usuari que son mantinguts pels administradors de l’aplicació.

• La diversitat i antiguitat de plataformes de l’aplicació fa molt difícil el seu manteniment.

Riscos de l’aplicació XIPER

Riscos tecnològics

Riscos funcionals

• El disseny original de l’aplicació no és el que es faria en l’actualitat, l’organització de la UB ha

canviat molt i la legislació també; fer qualssevol modificació és molt costos.

• L’integració amb altres aplicatius és rudimentari (traspàs de fitxers), no es pot fer on-line

• L’aplicació ha arribat al seu límit dins del disseny actual. Els darrers anys les diferents

Administracions han realitzat multitud de modificacions legislatives: Retallades de pagues

extres, Bases de cotització, Adaptació al programa Contrat@ del Servei Públic d’Ocupació,

Modificació de les condicions de les Incapacitats Transitòries, Modificacions en les retribucions

dels PAS laboral, Enviament dels fitxers CRA a la Tresoreria de la Seguretat Social, ...

• L’aplicació s’haurà d’adaptar a noves necessitats tant legislatives com internes de la UB.

Necessitats

• Integrar la gestió econòmica del pressupost en l’aplicatiu. Actualment es treballa al

marge de l'aplicació Xiper.

• Realitzar el seguiment del pressupost dins d’una aplicació i poder establir diferents

escenaris.

• Connexió amb el SAP.

• Gestionar les places de forma global.

• Poder establir diferents models d’organització de la RLT. Poder realitzar comparatives

de models per conèixer les conseqüències. Actualment es realitza aquesta gestió

manualment.

• Integrar la Formació del PAS dintre del sistema d’informació.

• Ser proactius davant de nous requeriments (CRET@, ...). L’aplicació ha d’estar

preparada davant qualsevol canvi legislatiu o funcional.

• Integrar l’aplicació de Recursos Humans dins de l’arquitectura tecnològica de la UB.

• Aconseguir que les actualitzacions de software de l’aplicatiu estiguin deslligades de

les versions de software dels “clients”.


• Sistema de gestió integral de RRHH per a les universitats espanyoles.

• Proporcionar informació des de totes les vessants als col·lectius implicats.

• Capaç d’integrar els RRHH amb altres àmbits de gestió (econòmica, recerca,

acadèmico-docent, ...).

• El sistema s’ha d’adaptar a les necessitats de la UB d’una forma flexible,

parametritzada i oberta.

• Garantitzar la seguretat i l'accés controlat a les dades.

• Facilitar les eines de decisió i anàlisi a la direcció de la Universitat.

• L’aplicació ha d’estar en explotació a diferents universitats públiques espanyoles,

entre d’elles catalanes.

• Experiència contrastada de funcionament d’almenys 10 anys en el mon universitari

anteriorment descrit.

• Adaptació contínua a l’evolució normativa: LOU, EBEP, IRPF, normativa laboral,

complements autonòmics, Butlletí RED, mesures reducció despesa, …


Característiques

Experiència

Portal de l’empleat

Expedient administratiu

Expedient econòmic

Acció social

Formació

Gestió de competències

Avaluació de l’acompliment

Nòmina externa

Plantilla teòrica

Personal d’investigació

Simulació plantilles

Pressupostació plantilles

Seguiment pressupostari

Accés

Generador informes

Gestió del sistema

Taules generals

Prevenció Riscos Laborals

Informació Analítica RRHH

Funcionalitat

Arquitectura

• Aplicació modular

• S’ha de poder implantar a

la velocitat que necessiti

la UB

• La funcionalitat que ha de

tenir com a mínim

l’aplicació ha de ser:

• L’arquitectura ha de ser la d’una aplicació

web amb un servidor d’aplicacions i accés a

base de dades (l'estàndard UB és Oracle)

• L’equip client únicament ha de necessitar

un navegador per accedir a l’aplicació.

• Ha de permetre una integració senzilla

amb les demes aplicacions de la UBBBDD Oracle


Xiper Java


Pressupost

2015 2016 TOTALS

Implantació aplicació 544,500 € 266,200 € 810,700 €

Maquinari 43,085 € 43,085 €

TOTAL 853,785 €

Pressupost:

El manteniment anual no pot ser superior al 10% del cost d’implantació de l'aplicació

Àrea de Tecnologies de la Informació i la Comunicació Administració Pavelló Rosa (Recinte Maternitat) Travessera de les Corts, 131-159 08028 Barcelona Tel. 93 402 17 37 Fax. 93 402 15 05 E-mail: [email protected]

PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES REGULADOR DE LA CONTRACTACIÓ, DE SERVEIS DE DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RECURSOS HUMANS DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA, Expedient: XXXX/XX

INDEX

Introducció ................................................................................................................................ 4 Estructura organitzativa............................................................................................................. 5

Estructura del Grup UB ......................................................................................................... 5

Estructura de la Universitat de Barcelona .............................................................................. 5

Principals magnituds ............................................................................................................. 6

Empleats en actiu ............................................................................................................. 6

Altes i baixes d’empleats................................................................................................... 6

Usuaris ............................................................................................................................. 6

Altres indicadors ............................................................................................................... 7

Objecte del contracte ................................................................................................................ 8

Requeriments funcionals ......................................................................................................... 10

Requeriments generals ....................................................................................................... 10 Estructura orgànica de la UB .............................................................................................. 12

Processos de gestió de llocs de treball i places. .................................................................. 13

Càrrecs acadèmics ......................................................................................................... 14

Processos d’administració de personal ............................................................................... 15

Gestió d’expedients ........................................................................................................ 15

Gestió de contractes ....................................................................................................... 17

Situacions administratives............................................................................................... 17

Gestió de compatibilitats ................................................................................................. 18

Vacances i Permisos. ..................................................................................................... 18

Informes i certificats ........................................................................................................ 19

Processos de gestió de temps ............................................................................................ 21

Processos de gestió de retribucions i nòmina ...................................................................... 23 Introducció de dades econòmiques ................................................................................. 23

PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RRHH DE LA UB

27/01/2015 Pàgina 1 de 61


Descomptes ................................................................................................................... 23

Càlcul de nòmina ............................................................................................................ 24

Retroactivitat .................................................................................................................. 25

Seguretat Social i MUFACE ............................................................................................ 25

Tractaments d’Incapacitats transitòries ........................................................................... 26

Tractament de l’IRPF ...................................................................................................... 27

Càlcul de liquidacions ..................................................................................................... 28

Pagues extres................................................................................................................. 28

Tancament de nòmina .................................................................................................... 28

Informes ......................................................................................................................... 29

Plans de pensions .......................................................................................................... 30 Processos de comptabilitat, gestió de pressupostació i planificació de costos. .................... 31

Processos de gestió de selecció i aprovisionament de personal .......................................... 34

Oferta pública d’ocupació................................................................................................ 35

Gestió de concursos i oposicions del PAS ...................................................................... 35

Gestió de concursos i oposicions PDI ............................................................................. 36

Gestió de processos de selecció d’interins ...................................................................... 36

Processos de gestió de formació......................................................................................... 38

Desenvolupament de la carrera professional i l’avaluació del rendiment .............................. 42 Prevenció de Riscos Laborals .........................................Error! No s'ha definit el marcador.

Gestió d’accidents ......................................................Error! No s'ha definit el marcador. Altres ..........................................................................Error! No s'ha definit el marcador.

Requeriments tècnics .............................................................................................................. 44

Arquitectura d’aplicacions ................................................................................................... 44

Relació dels actuals sistemes d’informació de Recursos Humans a la UB. .......................... 45

Integració de sistemes ........................................................................................................ 47

Integració amb la resta de sistemes corporatius de la UB ............................................... 48

Generació de fitxers de sortida ....................................................................................... 48

Característiques del nou sistema .................................................................................... 49

Pla d’implantació i termini d’execució del projecte ............................................................... 53

Gestió del canvi ...................................................................................................................... 54

Pla de Formació .................................................................................................................. 54

Personal tècnic ............................................................................................................... 55

Usuaris clau .................................................................................................................... 55 PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RRHH DE LA UB

27/01/2015 Pàgina 2 de 61


Mitjans materials ............................................................................................................. 55

Programa de cursos ....................................................................................................... 55

Requisits a valorar .......................................................................................................... 56

Pla de Comunicació ............................................................................................................ 56

Requeriments d’organització del projecte ............................................................................ 56

Equip d’implantació ............................................................................................................. 58

Requeriments de documentació del projecte ........................................................................... 59

Pla de devolució del Servei ..................................................................................................... 59

Consideracions addicionals ..................................................................................................... 60

Disponibilitat de mitjans ...................................................................................................... 60

Responsabilitat del contracte .............................................................................................. 60 Hardware i software ............................................................................................................ 60

Propietat intel·lectual .......................................................................................................... 60

Llengua dels treballs ........................................................................................................... 60


27/01/2015 Pàgina 3 de 61


Introducció El sistema de gestió de recursos humans actual de la Universitat de Barcelona (UB d’ara en endavant) s’anomena XIPER i recull les operacions i processos de registre i gestió de personal de la UB. Aquests sistema permet dur a terme l’administració de personal, processos de nòmina, accés de personal, gestió de temps, ... a més de diverses integracions amb altres aplicacions corporatives (econòmica-financera, recerca, gestió acadèmica, ....). Aquest sistema s’implantà l’any 1995, i des d’aleshores s’ha anat evolucionant i adequant-se a la necessitat de la institució i dels seus usuaris.

L’evolució tecnològica experimentada des d’aleshores, la gran quantitat de modificacions legislatives, així com la necessitat d’integració de tota la informació i gestió en un únic producte, partint de la base de la dada única, ha fet que la Universitat de Barcelona hagi decidit posar en marxa un projecte de renovació del sistema de gestió de recursos humans.

Aquest projecte de renovació ha de permetre, tot assegurant les prestacions que ofereix l’actual sistema, com a mínim, assolir els següents objectius de millora:

• Implantar un model de funcionament per a les tasques de planificació, execució i seguiment de l’activitat de Recursos Humans que suposi una millora dels processos d’assignació i gestió del personal.

• Disposar d’un sistema d’informació integrat i homogeni que doni suport al conjunt de processos, integrant la informació d’altres sistemes ja existents a la universitat (com són l’econòmic-financera, el de recerca, gestió acadèmica, etc...) així com dels futurs que s’implantin.

• Aconseguir un enfocament de gestió de processos per als usuaris, per tal que la majoria d’ells puguin realitzar les seves tasques de gestió sense haver de disposar de coneixements específics.

• Afavorir l’eliminació del suport paper tenint en compte el projecte d’implantació de la signatura electrònica, el disseny d’uns workflows de circuïts adequats i la gestió integrada d’expedients.

• Disposar d’una arquitectura tecnològica alineada amb les últimes tecnologies del mercat, i que sigui pròpia de la UB, amb capacitat de creixement funcional i tecnològic, accessible als usuaris des d’internet o des de la intranet corporativa.

• Disposar d’uns bons indicadors que permetin planificar la política de Recursos Humans de la UB.

• Possibilitar la seva futura implantació a la resta d’entitats del grup UB d’una forma senzilla.


27/01/2015 Pàgina 4 de 61


Estructura organitzativa

Estructura del Grup UB La Universitat de Barcelona s’organitza dins del Grup UB. L’abast del present contracte fa referència a la Universitat de Barcelona.

Estructura de la Universitat de Barcelona L’actual estructura de la Universitat de Barcelona a la que ha de donar suport el sistema informàtic és, en un primer nivell, la següent:

Falta lliurar per la Sílvia Nolla


27/01/2015 Pàgina 5 de 61


Principals magnituds En aquest apartat es presenten les principals magnituds que hauria de donar servei la nova aplicació de Recursos Humans.

Empleats en actiu Tipus Personal (31/10/2014) Definitius Temporals Indefinits Total

Becaris 0 440 0 440

Personal Investigador 0 639 0 639

Personal Docent 2267 2792 0 5059

Personal Administració i Serveis 1509 800 50 2359

Total 3776 4671 50 8497

Altes i baixes d’empleats Any 2014 fins 31/10/2014 Altes Baixes

Becaris 1004 1045

Personal Investigador 437 470

Personal Docent 2762 2742

Personal Administració i Serveis 646 999

Total 4849 5256

Usuaris Número d’usuaris que utilitzen el sistema

Beques 4

Recursos Humans (PAS) 20

Recursos Humans (PDI) 21

Recursos Humans (Rel. Laborals) 8

Administracions de Centres 43

Administració d’Àrees 41

Consulta 45

Desenvolupadors 5

Total 187

Autoservei empleats 8057


27/01/2015 Pàgina 6 de 61


Altres indicadors

Número de càrrecs acadèmics 487

Número anuals de bestretes i avançament de sous

350

Número de reintegraments 900

Número anual de liquidacions 2700

Número anual de incidències 910

Número anual de demandes d’assumptes propis

9030

Número anual d’IT’s 930

Número anual de pagaments especials

5440

Faltaria actualitzar les dades per tot l’any 2014


27/01/2015 Pàgina 7 de 61


Objecte del contracte

El contracte té per objecte la prestació de serveis per a la definició, disseny, adaptació i implementació d’un Sistema d’Informació o eina informàtica de gestió de recursos humans que permeti una millor governabilitat de la UB ¿¿ i de totes les entitats que constitueixen el Grup UB???? i que alhora millori la seva eficiència.

Aquest sistema d’informació es desenvoluparà sobre una solució estàndard de mercat que contempli l’àmbit de l’administració pública espanyola, i, en especial, en l’àmbit de gestió de les universitats públiques espanyoles, que tingui una contrastada presència en aquest àmbit, que incorpori l’adaptació a les noves tecnologies i compleixi amb els requisits recollits en aquest plec.

També s’inclou com objecte d’aquest contracte:

• La gestió i l’execució, amb la supervisió i aprovació de la UB, de les tasques d’adaptació dels sistemes actualment existents susceptibles de ser integrats en el nou Sistema d’Informació.

• Portar a terme el pla de transició i migració de dades dels sistemes actuals que quedin substituïts pels nou sistema. Per migració de dades s’entendrà tant les tasques de traspàs automàtic de dades al nou Sistema d’Informació, com qualsevol activitat manual o automàtica destinada a la depuració i càrrega efectiva d’aquestes dades en el nou sistema.

• Disseny i manteniment d’un pla de comunicació del projecte durant la seva execució, adreçat a tots els potencials usuaris del mateix, amb l’objecte de facilitar l’arrelament del nou Sistema d’Informació.

• Desenvolupament i execució d’un pla de formació que cobreixi totes les fases del projecte, i que garanteixi tant la capacitació funcional com tècnica dels usuaris i professionals de la UB implicats en el projecte, sigui quina sigui la funció que realitzin tant durant la seva execució com després de la seva finalització.

• Establiment dels nivells de seguretat i confidencialitat adients per la informació utilitzada en el projecte, en compliment de la legislació vigent.

• L’elaboració dels manuals d’usuaris per a tots els nivells de l’organització de la UB.

• Disseny i dimensionament de l’arquitectura tecnològica necessària per a suportar el nou Sistema d’Informació, tenint en compte que aquesta arquitectura haurà d’estar alineada amb les darreres tecnologies de mercat, amb capacitat de creixement funcional i tecnològic i plenament adaptades a les necessitats i arquitectura tecnològica de la UB.

• El manteniment correctiu (garantia) de dotze mesos després de les successives implantacions objecte d’aquest contracte, per raons d’operativitat. Aquesta garantia cobrirà tots els treballs realitzats al llarg del projecte. Com part integrant de la fase de consolidació del sistema un cop s’ha produït la implantació en productiu, l’empresa adjudicatària haurà d’oferir un “Servei d’atenció a l’usuari”, en segon i tercer nivell, que


27/01/2015 Pàgina 8 de 61


serà l’encarregat de rebre i atendre totes les consultes plantejades, tal i com es recull en aquest plec de prescripcions, sobre ús i coneixement de l’aplicació, almenys durant tot el període de garantia establert.

• En tot cas, l’enumeració d’aquest apartat no té caràcter exhaustiu, sinó merament enunciatiu, ja que l’adjudicatari assumirà al seu càrrec l’execució de totes les tasques, gestions i actuacions que procedeixin fins la consecució dels objectius esmentats, amb la visió específica de què es tracta d’un projecte “clau en mà” amb supervisió i control per part de la UB.

Aquest nou sistema ha d’estar adaptat a les necessitats específiques de la UB i que es detallen a l’apartat de Requeriments funcionals. Per això caldrà contemplar la possibilitat de realitzar adaptacions o desenvolupaments al voltant del sistema per tal que aquest s’adapti a aquestes necessitats.


27/01/2015 Pàgina 9 de 61


Requeriments funcionals

Requeriments generals La nova aplicació ha d’ajustar-se a una sèrie de requeriments generals. Així,

1) S’ha d’adaptar al model de gestió de recursos humans de la UB. El licitador haurà de proposar en la seva oferta un document general d’anàlisi funcional de la solució proposada, basat en criteris generals de gestió que s’adaptarà al model de la UB.

2) S’ha d’ajustar a la normativa legal vigent en el moment de la seva posada en funcionament en matèria pressupostària, de contractació de personal i d’altres normatives legals aplicables a la UB.

3) El sistema ha d’estar construït sobre una plataforma tecnològica estàndard i que s’adapti a l’arquitectura tecnològica de la UB. Ha de tractar-se d’un producte fiable, estable i que garanteixi la seva actualització mitjançant la renovació o adaptació a noves versions del producte, de forma que les parametritzacions i adaptacions ja realitzades amb anterioritat es traslladin de forma automàtica a noves versions del producte.

4) Les dades s’introduiran, com a regla general, només un cop en el sistema en temps real, produint efectes automàtics i immediats en tots els subsistemes que hagin de ser afectats, i s’arrossegaran a cadascun dels processos posteriors segons els workflows definits, garantint en tot moment la integritat i coherència del sistema d’informació.

5) Ha de disposar de dada única i accessible des de tots els subsistemes.

6) Ha d’habilitar l’accés, la gestió i la consulta en temps real de la informació disponible i minimitzar els processos batch.

7) Considerar en totes les transaccions la facilitat d’ús per als usuaris.

8) Assegurar la traçabilitat de les operacions.

9) Disposar de la flexibilitat necessària per donar suport als canvis futurs, tant interns de la pròpia organització com d’altres d’extern (canvi marc normatiu, canvi de model organitzatiu intern, ....).

10) Permetre la gestió multiempresa i possibilitar la visió agregada de la informació. El sistema ha de permetre la gestió simultània de més d’una empresa amb múltiples unitats organitzatives per a cadascuna d’elles. S’entén com unitat organitzativa qualsevol secció, departament, unitat de gestió, centre, etc. En que estigui organitzada una entitat. La parametrització del sistema pot ser diferent per a cadascuna de les empreses que conformen el grup multiempresa.

11) L’aplicació ha d’estar configurada amb la llengua catalana, idioma oficial de la UB. També haurà de permetre la utilització d’altres idiomes en alguns documents o informes externs.


27/01/2015 Pàgina 10 de 61


12) Disposar d’accés a dades històriques d’acord amb els requeriments d’informació de la UB.

13) Possibilitar la integració del nou sistema amb altres aplicacions corporatives ja existents o futures, tant pel que fa a l’enviament d’informació, com a la recepció i entrades massives d’informació cap al sistema, generades per altres aplicacions.

14) Minimitzar les interfases valorant el pragmatisme de la integració de sistemes o la utilització de fitxers.

15) Funcionar en base a workflow, amb suport de missatgeria electrònica i gestió documental dels circuits que afecten a més d’un usuari en algun tràmit del sistema i disposar d’un sistema àgil d’alertes.

16) Permetre l’accés multiusuari, amb accés segur (codi d’accés personal i únic protegit amb paraula de pas o d’altres mecanismes de seguretat) compatible amb el gestor d’identitats de la UB. L’usuari podrà estar assignat a diferents unitats organitzatives amb diferents privilegis o rols d’accés per a cadascuna d’elles.

17) Considerar la realització de les diferents funcions de forma centralitzada o descentralitzada en funció de la organització que defineixi la universitat, tant en el moment de la parametrització, com en qualsevol moment en el temps a posteriori de la implantació.

18) Mantenir la coherència i fiabilitat de les dades en el sistema.

19) El Sistema ha de ser capaç de gestionar els diversos col·lectius i relacions jurídiques existents a la UB

• PDI: funcionaris, contractats i personal laboral • PAS: funcionaris, personal laboral i eventuals. • Investigadors • Becaris: col·laboració, centres i pràctiques en empresa.

Tanmateix, ha de permetre gestionar altre personal que sense tenir relació jurídica, si que mantenen relacions amb la UB. Així, el sistema ha de permetre donar d’alta persones que no ocupen plaça i que per tant no perceben nòmina, però que han de disposar d’accés al correu, al Directori UB, a la intranet...


27/01/2015 Pàgina 11 de 61


Estructura orgànica de la UB El sistema ha de permetre gestionar, administrar i mantenir l’estructura orgànica i funcional de la UB. El sistema ha de reflectir l’estructura orgànica i funcional de la UB tot permetent la planificació, disseny i publicació de l’estructura organitzativa dels diferents col·lectius.

Es relaciona a continuació el detall dels requeriments funcionals d’aquest mòdul.

20) Ha de descriure l’organigrama de la UB i permetre la creació, modificació i baixa d’unitats organitzatives. L’estructura organitzativa estarà definida en forma d’arbre i l’usuari podrà alterar l’ordre jeràrquic de manera senzilla.

21) Hauran de guardar-se les dades històriques i permetre consultes de l’organigrama a una data donada i reflectir les dependències jeràrquiques en aquella data.

22) Ha de permetre cercar dins de l’organigrama per qualsevol nivell jeràrquic, permetent arribar al nivell de detall de persona.

23) El sistema ha de permetre la definició d’unitats organitzatives sense límit ni horitzontal ni vertical.

24) La definició de l’estructura podrà ser descentralitzada de manera que certs usuaris puguin proposar la creació o modificació de l’estructura i uns altres puguin acceptar els canvis.

25) El sistema ha de permetre realitzar simulacions amb l’organigrama de la Universitat de Barcelona, podent emmagatzemar diferents versions de la simulació i passant a real aquella que sigui aprovada. Ha de permetre comparar l’estructura simulada amb l’estructura real i a partir d’aquí decidir si aprovar o no els canvis que es plantegen.

26) El sistema ha de permetre l’actualització automàtica de l’estructura que finalment sigui validada real, sense necessitat de tornar a introduir novament les dades.

27) La creació, modificació o supressió de llocs o places es realitzarà mitjançant la tramitació d’expedients integrats en un flux automatitzat de treball. El flux de treball ha de gestionar la informació de forma que es minimitzi l’entrada duplicada de dades, es faciliti l’emissió d’informes i comunicacions i s’elimini, dins del marge de la normativa laboral, la gestió suportada per paper.

28) S’ha de permetre la càrrega de l’històric d’estructures organitzatives en el nou sistema.


27/01/2015 Pàgina 12 de 61


Processos de gestió de llocs de treball i places. El sistema ha de permetre la creació, ordenació, planificació, gestió i estructuració dels llocs de treball dels diferents col·lectius que formen part de la UB.

Els llocs de treball es crearan en funció de les necessitats i les característiques de les tasques a desenvolupar. Les places, agruparan diferents llocs amb característiques generals comunes.


29) El sistema ha de permetre la gestió de les places i llocs de treball de l’organització amb el seu codi, dependències orgàniques i funcionals, requisits, característiques i els diferents estats en els quals es pot trobar un lloc.

30) El catàleg de llocs de treball ha de contemplar entre d’altres: missió, funcions, valoració del lloc de treball, perfil professional requerit, conceptes retributius associats, etc. Addicionalment, el sistema ha de generar els informes de la RLT (Relació de llocs de treball catalogats) i del catàleg de llocs de treball.

31) Les places han de poder reflectir diferents estatus: vacant, ocupat, amortitzable, etc. així com altres estatus requerits. De manera addicional s’ha de conservar la informació de tots els titulars que han passat per la plaça amb la corresponent data d’assignació.

32) S’ha de permetre el manteniment datat de tots els llocs i de les seves dependències orgàniques i funcionals de manera que sigui possible mantenir l'històric de tots els canvis que s'han produït sobre els llocs.

33) El sistema ha de permetre la introducció de la informació sobre la valoració dels llocs de treball en el sistema.

34) S’ha de permetre la realització de totes aquelles modificacions, en el catàleg de llocs de treball, com crear, amortitzar, modificar les característiques dels llocs de treball, bé de forma individual, o bé globalment (entrades massives) sobre totes o alguna agrupació de llocs de treball.

35) S’ha de disposar d’un catàleg de centres dotats amb personal. Lligats a aquest centres de destí estaran les ubicacions físiques en els que aquests es reparteixen de manera que sigui possible definir la interfície amb el “Directori UB”.

36) El sistema ha de permetre la gestió d’ “altres llocs de treball” que engloba tots aquells llocs no contemplats formalment en els grups anteriors però que poden reflectir situacions reals de personal empleat de la Universitat de Barcelona (personal Alta Direcció, no enquadrats, comissió de servei, etc.).

37) El sistema ha de permetre, per els diferents col·lectius, l’assignació de determinats complements retributius en l’àmbit de categoria, lloc de treball i plaça (ubicació) i a escala personal.

38) El sistema ha de permetre associar, al lloc de treball, el resultat de reclamacions i demandes.


27/01/2015 Pàgina 13 de 61


39) El sistema ha de permetre la dotació pressupostària per cada plaça, establint la font de finançament de la mateixa. De la mateixa manera el sistema ha de permetre la reassignació de la dotació d’una plaça a altres places.

40) El sistema ha de permetre la introducció en el sistema de la informació sobre finançament addicional dels llocs de treball. El sistema ha d’estar connectat amb el sistema econòmic financer per realitzar el càlcul pressupostari dels llocs de treball.

41) El sistema ha de contemplar la gestió del règim especial de dedicació per als professors de les àrees de ciències de la salut que ocupen, al mateix temps que la plaça de professor de la UB, una plaça en un hospital concertat.

42) El sistema ha de permetre obtenir informació detallada dels llocs de treball.

43) El sistema oferirà un quadre de comandament en funció d’indicadors rellevants per la gestió.

Càrrecs acadèmics 44) El sistema ha de permetre la gestió d’un catàleg de càrrecs acadèmics amb el seu codi,

requisits, característiques i els diferents estat en els quals es poden trobar.

45) S’ha de permetre el manteniment datat de tots els llocs i de les seves dependències orgàniques i funcionals de manera que sigui possible mantenir l'històric de tots els canvis que s’han produït sobre els càrrecs acadèmics.

46) S’ha de conservar la informació de tots els titulars que han ocupat els càrrecs amb la corresponent data d’assignació.

47) En el catàleg de càrrecs, s’ha de permetre la realització de totes aquelles modificacions com crear, amortitzar o modificar les característiques, bé de forma individual, o bé globalment (entrades massives) sobre totes o alguna agrupació de càrrecs.

48) El sistema ha de permetre, per als diferents càrrecs, l’assignació de determinats complements retributius.

49) El sistema ha de permetre, per als diferents càrrecs, l’assignació de determinats atributs a l’efecte de generació massiva o individual de tots els processos de reconeixement del complement per mèrits de gestió (gestió de punts).

50) El sistema ha de gestionar, de forma automàtica, l’assignació d’un correu electrònic quan una persona passa a ocupar un càrrec.

51) Les places han de poder reflectir diferents estatus: vacant, ocupat, amortitzable, etc. així com altres estatus requerits. De manera addicional s’ha de conservar la informació de tots els titulars que han passat per la plaça amb la corresponent data d’assignació.


27/01/2015 Pàgina 14 de 61


Processos d’administració de personal Els processos d'Administració de Personal permeten reflectir totes les situacions inherents a la pròpia dinàmica professional dels personal de la UB.

A través d’aquest mòdul es registraran i processaran tots les situacions que al llarg del temps, afectin a la vida administrativa del personal de la UB.

En aquest sentit, la informació recollida en aquest mòdul serà el punt de partida sobre el qual es basi la gestió de l'Administració de Personal, el càlcul de la nòmina i la gestió dels informes i certificats necessaris.


Gestió d’expedients 52) S’ha de permetre el manteniment de les dades bàsiques: nom i cognoms, domicili, ...

53) El sistema ha de permetre portar el registre de dades de currículum (Expedient acadèmic, oposicions, competències, experiència, etc.)

54) El sistema ha de permetre annexar qualsevol tipus de document a la fitxa de l’empleat.

55) Ha de permetre l’existència de diferents relacions jurídiques d’un mateix empleat.

56) Ha d’utilitzar un codi numèric intern per al personal, garantint en tot moment l’existència de les dades de forma consistent.

57) Adscripció de cada treballador als cossos, escales, categories, especialitats, dedicació, etc. que li corresponguin.

58) Ha d’haver-hi un registre de serveis prestats en d’altres administracions.

59) Registre de les diferents situacions administratives, permisos i incidències, per les que passa cada empleat.

60) El sistema ha de permetre, per les diferents situacions administratives i incidències, l’assignació de determinats atributs a l’efecte de càlcul de nòmina, amb automatismes de control sobre incompatibilitat entre situacions, ocupació de càrrecs, categoria i altres característiques d’ocupació de les places.

61) El sistema ha de permetre la generació massiva o individual de tots els processos de reconeixement d’antiguitat , triennis, serveis prestats i automatització de l’efecte econòmic que duen associat, tenint en compte la data d’inici de vigència del reconeixement econòmic com la de la finalització de d’anterior. En aquest aspecte, el sistema ha de contemplar els workflows associats al procés.

62) En els supòsits en els que un treballador sigui PDI i PAS a la vegada, a l’hora de comptabilitzar l’antiguitat, el sistema ha de tenir en compte el conjunt dels períodes de PAS i PDI, de forma que no comptabilitzi el mateix període dues vegades.

63) El Sistema ha de permetre recollir dades de becaris provinents de l’Aplicació GEBEC per tal de poder gestionar-los.


27/01/2015 Pàgina 15 de 61


64) Es tindran en compte aquelles situacions en les quals per llei es reconeix el temps a l'efecte d'antiguitat encara que l'empleat no es trobi en el servei actiu. Aquestes situacions podran ser informades en qualsevol moment de la vida laboral del treballador, provocant, si fora necessari, el pagament retroactiu del concepte.

65) El sistema haurà de generar els certificats i llistats necessaris per al reconeixement de serveis prestats, triennis, preses de possessió, nomenaments, cessaments, etc.

66) El sistema haurà de gestionar les jubilacions dels empleats de diversos col·lectius..

67) S’ha de poder accedir a l’històric de la situació del treballador (llocs de treball, situacions administratives per les que ha passat, contractes, etc.).

68) S’ha de permetre la creació dels diferents tipus d'horaris i jornades del personal.

69) El sistema ha de permetre que un treballador estigui en dos situacions actives de forma simultània. (p.e. a Docent i a PAS)

70) El sistema ha de permetre portar el registre dels trams de docència, tant estatals com autonòmics

71) El sistema ha de permetre portar el registre del trams d’investigació, tant estatals com autonòmics.

72) El sistema hs de permetre portar el registre de trams de gestió.

73) El sistema ha de permetre portar el registre de dades de formació (titulacions, nivell de català, cursos, idiomes, etc.)

74) El sistema ha de gestionar dades personals que permetin el càlcul de la nòmina com:

• Manteniment de les dades necessàries per realitzar els càlculs d’ IRPF • Manteniment de les dades personals amb incidència en la nòmina, tant les

bestretes com els descomptes. • Assignació de complements personals • Manteniment de descomptes específics, com retencions judicials, etc. • Assignació i gestió de categories i nivells salarials d’acord amb els diferents

convenis o estatuts vigents. • Gestió de sancions, reclamacions i demandes. • Consolidació de graus • Situacions administratives, permisos i incidències de l’empleat • Situacions de compatibilitat • Ocupació de càrrecs

75) Permetrà registrar, a nivell d’expedient, informació de reclamacions i demandes.

76) El sistema ha de permetre la gestió del sistema d’arxiu històric d’expedients.

77) El sistema ha de permetre l’edició física dels contractes a través de models o plantilles per tipus de contracte.


27/01/2015 Pàgina 16 de 61


Gestió de contractes 78) El sistema ha de permetre una introducció àgil de les dades bàsiques de contractació

definint per determinats casos les dades bàsiques requerides per a donar d’alta a l’empleat.

79) El sistema ha de permetre diferenciar entre la data prevista i la data real d’inici de contracte.

80) El sistema ha de poder establir avisos, consultes i informes de finalització de contractes a l'efecte de gestió de baixes, pròrrogues, períodes de prova, jubilacions, etc.

81) El sistema ha de permetre portar un control sobre les renovacions de contracte i la dotació pressupostària.

82) El sistema permetrà l’enviament de comunicacions dels contractes dels treballadors a l’INEM mitjançant el sistema previst en la normativa vigent, actualment sistema CONTRAT@, així com el tractament dels fitxers resposta de l’INEM, emmagatzemant l’identificador que sigui retornat.

Situacions administratives 83) El sistema ha de gestionar de forma centralitzada / descentralitzada les diferents

situacions administratives dels empleats:

• Serveis en altres administracions • Nomenaments • Preses de possessió • Signa de contractes • Excedències • Reingressos • Serveis Especials • Comissions de Servei • Canvis de Lloc • Canvis de Categoria • Reconeixements d'Antiguitat • Avaluacions docents • Avaluacions d'investigació • Consolidacions de Grau • Cessaments amb i sense interrupció • Jubilacions • Nomenament de càrrecs acadèmics • Sancions • Altres


27/01/2015 Pàgina 17 de 61


84) El sistema ha de permetre definir i calcular els efectes econòmics i administratius dels moviments, tenint en compte com a mínim els seus efectes sobre: antiguitat, salari, mèrits docents, mèrits de gestió, mèrits de recerca, seguretat social, jornada, etc.

85) El sistema ha de reflectir l’estat en que es troba el procés relatiu a la situació administrativa.

86) El sistema ha de contemplar un mètode de sol·licitud per al conjunt de vacances a través d’un workflow d’aprovacions.

Gestió de compatibilitats 87) El sistema ha de permetre la gestió de compatibilitats, amb automatismes de control

en els processos d’ocupació dels llocs de treball.

88) El sistema ha de permetre la possibilitat de gravar de forma descentralitzada el formulari de petició de compatibilitat i d’adjuntar-hi la informació relativa als “horaris de l’empresa privada” i als “horaris del departament”

89) El sistema ha de permetre la possibilitat de que, aquest procés es pugui agilitzar amb un workflow de firma electrònica.

Vacances i Permisos. 90) El sistema ha de permetre als treballadors veure en tot moment l’estat d’autorització

en el que es troben les seves vacances i permisos no retribuits, el número restant de dies pendents de gaudir.

91) El sistema ha de permetre la possibilitat de generar graelles de planificació de las vacances i permisos no retribuïts d’un determinat grup d’empleats

92) El sistema ha de permetre obtenir estadístiques relatives a las vacances i permisos no retribuïts (per grup professional, per departament, etc.)

93) Els sistema ha de permetre el còmput del “premi per antiguitat”.

94) El sistema ha de permetre la liquidació de vacances.

95) El sistema ha de permetre gestionar els permisos del personal i tipificar-los de forma individual. Entre d’altres, ha de gestionar, entre altres, els següents permisos:

• Excedència per cura d’un fill • Comissió per serveis Fora de la UB • Descompte per vaga • Excedència cura d’un familiar 1er Grau malalt • Excedència voluntària per interès particular • Reducció per guarda legal • Guarda legal compactada • Hores sindicals • Llicència de guarda legal 100% • Llicència sense sou


27/01/2015 Pàgina 18 de 61


• Maternitat • Malaltia • Afers propis o dies de descans laboral • Assistència a cursos • Visita mèdica/intervenció del propi treballador • Indisposició empleat • Processos electorals • Comissió de serveis • Gestions laborals fora del lloc de treball • Tasques sindicals • Reunions convocades pels òrgans de govern • Matrimoni d’un familiar • Canvi de domicili altra localitat • Canvi de domicili mateixa localitat • Defunció familiar altra localitat • Defunció familiar mateixa localitat • Exàmens • Permís per estudis sense retribució • Permís per estudis amb retribució • Afers propis excepcionals • Permís per deures inexcusables • Permís per lactància • Matrimoni • Malaltia greu 1er grau • Malaltia greu 2on grau • Cirurgia ambulatòria 1er grau • Cirurgia ambulatòria 2on grau • Naixement d’un fill d’adopció o d’acolliment • Vacances • Vacances fetes altres administracions • Sanció retributiva

96) El sistema ha de permetre el control de permisos.

97) El sistema ha de permetre la sol·licitud dels permisos des del portal i la generació d’un workflow d’aprovacions, que pot ser diferent depenent del tipus de permís.

98) El sistema ha de comptar amb una interfase amb el sistema de control de presència de la UB.

Informes i certificats 99) El sistema ha de permetre realitzar de manera senzilla tantes consultes, informes i

estadístiques com siguin necessàries per a la correcta gestió del sistema.


27/01/2015 Pàgina 19 de 61


100) Emissió de tot tipus de certificats relacionats amb la vida administrativa del personal al servei de la UB.

101) La sortida dels llistats estarà integrada amb eines d'ofimàtica, permetent la seva combinació amb Word i Excel i el seu posterior enviament per correu electrònic.

102) El sistema ha de permetre extraure les consultes per a l’elaborar les estadístiques de l’INE i Seguretat Social.

103) El sistema ha de permetre extreure les consultes per elaborar totes les dades que demani el DURSI i altres organismes públics.


27/01/2015 Pàgina 20 de 61


Processos de gestió de temps Mitjançant aquest mòdul es possibilitarà registre de marcatge de personal PAS mitjançant terminals d’entrada i possibilitant la configuració de sistemes automàtics d’actualització per part dels responsables.


104) El sistema ha d’enllaçar amb el sistema de control de presència de la UB per permetre el control i seguiment de:

• Gestió de fitxatges • Descomptes • Reduccions de jornades • Ampliacions de jornades • Distribució horària • Establiment de la jornada (Calendaris)

105) El sistema ha de permetre que els empleats consultin els marcatges realitzats.

106) El sistema ha de permetre el control de les hores i dels permisos que l’empleat té disponibles. Igualment, els responsables han de poder consultar i/o gestionar els col·laboradors que tinguin al seu càrrec.

107) El sistema de control de presència ha de gestionar diverses incidències. Cadascuna d’elles du implícit un workflow d’aprovacions propi:

• Exàmens • Indisposició del propi treballador • Visita mèdica del propi treballador • Indisposició familiar • Visita mèdica familiar • Motius o gestions personals • Absència per compensació horària • Processos electorals • Tasques sindicals • Altres motius • Reunions sindicals • Gestions Laborals • Problemes de targeta • Incidències de rellotge • Oblit de marcatge o targeta • Dependències sense rellotge • Hores extraordinàries

108) Hores extraordinàries curs de postgraus


27/01/2015 Pàgina 21 de 61


109) El sistema ha de permetre generar informes per tal de controlar els marcatges i l’absentisme.

110) El sistema ha de permetre el control de les hores de conciliació dels empletas de la UB

111) El sistema ha de permetre el control del programa de “Gestió del temps” de la UB.


27/01/2015 Pàgina 22 de 61


Processos de gestió de retribucions i nòmina El futur sistema de nòmina ha de tenir per objectiu el càlcul de la nòmina de tot el personal de la UB.

El càlcul s’ha de realitzar de conformitat amb les característiques de cada empleat, la plaça que ocupa, la seva situació jurídica i la legalitat vigent.

La gestió de la nòmina s’haurà de poder adaptar amb agilitat a les modificacions legislatives que es vagin produint, tant pel que fa als conceptes de meritació com als de deducció (seguretat social, I.R.P.F., retencions judicials, etc.), tant en els casos que la modificació sigui de caràcter general (normativa tributaria, Seguretat Social,…) com en aquells que sigui resultat de l’aprovació d'un conveni, acord, decret, etc.

El sistema haurà d’integrar la informació pel càlcul relativa a qualsevol mòdul que mantingui dades amb repercussió econòmica.


Introducció de dades econòmiques 112) La informació de les dades econòmiques (els pagaments variables o incidències

econòmiques com complements, indemnitzacions, etc.) es podrà capturar en els diferents centres de gestió de forma descentralitzada via web o directament en el sistema transaccional, disposant-se de totes aquelles validacions del sistema que es considerin oportunes per garantir la qualitat de les dades i la capacitat de validació per part dels responsables pertinents.

113) El sistema permetrà les entrades ràpides i massives de les variables de nòmina. El sistema haurà de completar la realització d’una assignació ràpida de valors a claus de nòmina per incidències, variables, etc., permeten el filtrat per diferents col·lectius de personal i per diferents criteris organitzatius.

114) El sistema ha de comptar amb la possibilitat d’establir una interfície des d’aplicacions externes que permetin la càrrega automàtica després de la validació i/o modificació dels valors per part de l’usuari corresponent.

115) El sistema ha de connectar-me amb el sistema econòmic financer per realitzar un càlcul on-line de la nòmina que afecta a la projecció, comprovar en el sistema las seva viabilitat, reservant o alliberant una o varies partides pressupostàries per la variació de nòmina.

Descomptes 116) El sistema ha de permetre el manteniment de descomptes específics, com

poden ser retencions judicials, reintegraments, bestretes... guardant imports totals, mensuals i dates d’inici i fi. Control de finalització de dates. Impressió i generació de documentació necessària.

117) El sistema ha de permetre la possibilitat d’abonar bestretes en nòmina.


27/01/2015 Pàgina 23 de 61


118) El sistema ha de calcular automàticament la retribució per conceptes de retribució en espècie.

119) El sistema ha de realitzar el descompte automàtic en nòmina de les retencions judicials i els reintegraments de nòmina de pagaments indeguts.

120) El sistema ha de realitzar el càlcul automàtic de l’import de les retencions judicials variables segons fórmula oficial a partir del SMI. Control de l’ordre de prelació de descomptes de les retencions judicials.

121) El sistema ha de realitzar el càlcul automàtic de l’import dels interessos de demora per abonaments retroactius per sentències judicials

Càlcul de nòmina 122) El sistema ha de permetre el càlcul de nòmina amb diferents contractes,

situacions o diferents retribucions en funció de trasllats funcionals o mobilitat per un empleat en un mateix mes, calculant automàticament la part proporcional de les retribucions en cada subperíode dins del mes.

123) El sistema realitzarà la reducció proporcional automàtica de conceptes en funció dels dies actius de l’empleat en el període, davant situacions d’incorporacions, baixes, etc.

124) El sistema disposarà de la funcionalitat necessària pel manteniment de:

• Regles de càlcul de diferents claus de nòmina • Paràmetres i coeficients dependents de diferents criteris organitzatius i/o

funcionals • Dades personals amb repercussió en nòmina • Dades bancàries • Dades de passius • Dades de beneficiaris • Quotes i pagament a tercers • Situacions de IRPF • Dades per la generació de les assegurances socials, etc.

125) El sistema ha de contemplar un nombre variable de claus de nòmina amb definicions diferencials per necessitats de conveni, col·lectius de personal, etc.

126) El sistema permetrà diferent tractament dels conceptes de nòmina en funció de diferents criteris. No s’apliquen els mateixos conceptes a tota la plantilla. El subconjunt de conceptes que s’utilitza per cada persona depèn del col·lectiu de personal al que pertany, la seva antiguitat, etc.

127) El sistema haurà de permetre associar condicions econòmiques i diferents preus de nòmina per nivells o grups salarials.


27/01/2015 Pàgina 24 de 61


128) El sistema ha de permetre que un empleat d’un determinat nivell salarial cobri imports d’un nivell salarial superior per realitzar funcions de treball de major categoria.

129) El sistema ha de permetre gestionar l’antiguitat dels empleats de forma automàtica i s’hauran de gestionar els compliments tenint en compte les situacions per les que ha de passar el personal, segons el tipus d’empleat, les incidències temporals que ha patit l’empleat, etc.

130) El sistema ha de permetre l’assignació d’imports directes a nivell d’empleat.

131) El sistema ha de permetre llançar càlculs de prova de la nòmina abans de llançar la nòmina definitiva mitjançant simulacions en qualsevol moment. Es podrà realitzar per empleats individuals o grups determinats d’empleats

132) La configuració del càlcul serà parametritzable a nivell d’usuari avançat, podent realitzar canvis en la parametrització i tractament de diferents conceptes a partir de dates determinades, sense afectar a càlculs de nòmina ja realitzats en el passat, degut a canvis per conveni, acords, etc.

133) El sistema ha de calcular automàticament les deduccions i descomptes legals: IRPF, Seguretat Social, etc.

134) El sistema ha de tenir en compte la data de meritació de cada concepte per agrupar-los homogèniament pel càlcul de les bases de cotització i per la seva exhibició en el rebut de salari.

Retroactivitat 135) Ha d’existir la possibilitat de calcular una nòmina d’endarreriments per

retroactivitats d’anys anteriors.

136) El sistema ha de permetre la realització de càlculs retroactius automàtics. Ha de realitzar el càlcul d’endarreriments i revisions per conveni, amb retroactivitat automàtica davant de canvis en les dades dels empleats de períodes ja liquidats que tinguin efecte en nòmina. La definició de dades, rellevants o no per la nòmina, haurà de ser flexible i adaptable. En aquest sentit, el sistema haurà de marcar automàticament al personal al que se li realitzin modificacions rellevants.

137) El sistema haurà de permetre forçar la retroactivitat als empleats de forma individual o col·lectiva, de manera que posteriorment se’ls pugui calcular una nòmina d’endarreriments, així com permetre bloquejar el càlcul retroactiu i el càlcul de la nòmina ordinària a determinats empleats en grup o individualment.

138) El sistema ha de permetre incorporar el motiu de l’endarreriment per tal de facilitar el càlcul de l’IRPF.

Seguretat Social i MUFACE 139) El sistema ha de permetre el tractament del Règim General de la Seguretat

Social. PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RRHH DE LA UB

27/01/2015 Pàgina 25 de 61


140) El sistema ha d’emetre tota la documentació legal necessària per al tracte amb la Seguretat Social

• Arxius FAN • Arxius .AFI • Arxius .CRA

141) El Sistema ha de permetre integrar-se amb el sistema CRET@ i altres sistemes que determini la Seguretat Social.

142) El sistema ha de permetre que la a cotització de quotes de la Seguretat Social de la Universitat de Barcelona es realitzi 3 mesos diferida (o en el temps que es determini).

143) El sistema ha de permetre calcular i prorratejar cotitzacions d’imports de diferents claus de nòmina en un nombre de períodes de nòmina determinats, ja sigui a futur o a passat, havent-me realitzat en aquest últim cas les liquidacions complementàries corresponents a la Seguretat Social en els qualificadors oficials sense recàrrec de mora.

144) El sistema ha de tenir interconnexió amb el Sistema Red, per als moviments d’afiliació, altes i baixes, pel Règim General

145) El sistema de nòmina ha de poder gestionar les bonificacions en la cotització a la Seguretat Social dels contractes de treball dels empleats, des del primer dia en que es produeix el canvi al contracte bonificat.

146) El sistema de nòmina ha de poder gestionar els recàrrecs en la cotització a la Seguretat Social dels contractes de treball dels empleats.

147) El sistema ha de generar i calcular automàticament la cotització de les vacances no gaudides abonades en les liquidacions, per la correcta cotització segons les normes de cotització de la Seguretat Social.

148) El sistema ha de permetre la gestió de percentatges de cotització en casos de pluriocupació.

149) El sistema ha de poder gestionar les sol·licituds de devolució de quotes a la TGSS i la modificació en el sistema després de rebre l’import de la devolució de la TGSS.

150) El sistema ha de permetre la cotització a MUFACE

151) El sistema ha d’emetre tota la documentació legal necessària per als enviaments de les dades de cotització de MUFACE a través de fitxers.

Tractaments d’Incapacitats transitòries 152) El sistema ha de tractar les situacions d’Incapacitat Transitòria, Maternitat o

qualsevol altra circumstància regulada.


27/01/2015 Pàgina 26 de 61


153) El sistema ha de realitzar automàticament el càlcul de la cotització i el salari (prestacions i complements)en cas de contingències comuns i professionals, així com el tractament automàtic de recaigudes de IT, d’acord amb el sistema de Seguretat Social i MUFACE.

154) El sistema ha de generar automàticament i a petició de l’usuari autoritzat, els Certificats d’Empresa per a percebre les prestacions de maternitat i paternitat de la Seguretat Social.

155) El Sistema ha de poder tractar en nòmina les Incapacitats Transitòries d’acord amb la normativa vigent de la Seguretat Social.

156) El sistema haurà de permetre l’enregistrament de les baixes per accident laboral i, en conseqüència, un control i seguiment fins obtenir l’alta.

157) El sistema haurà de permetre la generació d’arxius automàtics a transferir al Cat365, INSS.

Tractament de l’IRPF 158) El sistema haurà de poder realitzar les regularitzacions del IRPF tots els mesos

abans de la nòmina únicament a aquelles persones que hagin patit variació en les seves dades de la nòmina o en les dades personals que afectin al IRPF, o en el moment en que l’usuari estimi oportú.

159) El sistema haurà de tenir en compte a l’hora de realitzar la regularització del IRPF els conceptes relatius al Capítol II com dietes i altres conceptes.

160) El mètode de regularització del IRPF que calculi el sistema haurà d’estar basat en el mètode que facilita l’Agència Tributària.

161) El sistema ha de permetre llençar o excloure del càlcul de regularització a col·lectius d’empleats o a empleats individualment. S’ha d’actualitzar en les dades mestres dels empleats el tipus de retenció calculada.

162) El sistema ha de contemplar l’opció de que les retencions de determinades retribucions en espècie poden ser repercutides o no repercutides a l’empleat.

163) El sistema ha de realitzar la gestió de familiars de l’empleat amb efectes pel IRPF, tant ascendents com descendents.

164) El sistema generarà automàticament a petició de l’usuari els diferents models oficials per l’Agència Tributària: 110, 111, i el Model 190 anual.

165) El sistema ha de permetre la visualització on-line del Certificat de retencions dels treballadors de la UB. En cas de treballadors no actius, el sistema ha de permetre la generació massiva de Certificats de retencions i duplicats individuals a petició del usuari.


27/01/2015 Pàgina 27 de 61


166) El sistema ha de permetre llençar càlculs de prova de la regularització de l’IRPF abans de llençar la nòmina definitiva mitjançant simulacions en qualsevol moment. Es podrà realitzar per empleats individuals o grups determinats d’empleats.

Càlcul de liquidacions 167) Ha d’existir la possibilitat de calcular les diferents liquidacions que realitza la

Universitat de Barcelona: liquidacions, indemnitzacions, jubilacions, liquidant de forma automàtica i proporcional a totes les meritacions dels empleats.

168) El sistema ha de permetre realitzar càlculs de liquidacions a empleats de forma individual, per grups o col·lectius, i en el moment en que l’usuari decideixi, podent ser en el mateix moment de la baixa d’empresa del empleat, o en un moment posterior de forma massiva a totes les liquidacions.

169) El sistema ha de generar automàticament i a petició de l’usuari autoritzat, els Certificats d’Empresa dels empleats liquidats amb la cotització dels últims 180 dies, segons el format oficial del imprès per la seva presentació en el Servei Català d’Ocupació.

170) El sistema ha de ser capaç de generar de forma automàtica la indemnització per finalització dels contractes eventuals, controlant automàticament el tipus de contracte que tingui dret a la seva percepció i els motius de la baixa empresa que tenen dret a ella.

171) El sistema ha de permetre la realització de càlculs de liquidacions en simulació.

Pagues extres 172) El sistema ha de calcular i generar provisions i periodificacions comptables dels

imports de les Pagues Extres.

173) El sistema ha de realitzar el càlcul automàtic de Pagues Extres als empleats a que correspongui, tenint en compte els dies treballats, els absentismes rellevants per al seu càlcul i el tipus de col·lectiu al que pertany.

Tancament de nòmina 174) El sistema ha de realitzar un tancament de nòmina generant fitxers històrics.

175) El sistema haurà de generar els fitxers bancaris segons el format vigent del Consell Superior Bancari

176) El sistema ha de poder generar més d’un fitxer bancari d’acord amb les normes que estableixi la UB.

177) El sistema ha de gestionar pagaments o transferències a tercers, existint la possibilitat de generar els corresponents fitxers de transferències d’acord al format vigent del Consell Superior Bancari, podent-ne desglossar l’import de la nòmina en diferents transferències per a cada perceptor:

• Gestió de pagaments a beneficiaris PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RRHH DE LA UB

27/01/2015 Pàgina 28 de 61


• Gestió de pagaments per retencions judicials, embargaments u altres obligacions legals

178) El sistema ha de generar el format específic oficial de les retencions judicials per Organismes Oficials.

179) Cada treballador ha de poder accedit via web al seu rebut de salari. En cas d’haver finalitzat la seva relació laboral amb la UB, la UB podrà generar una còpia en paper d’aquest rebut de salari.

180) El sistema ha de permetre la possibilitat de que a sol·licitud de l’usuari des de l’autoservei es genera un duplicat del rebut de salaris, podent l’usuari decidir el període de nòmina.

181) El sistema ha de permetre la possibilitat d’emetre diferents rebuts de salari per les diferents situacions administratives de l’empleat.

182) El sistema ha de comptar amb flexibilitat a la representació dels endarreriments en el rebut dels salaris, a elecció l’usuari: agregat en un concepte, desagregat per concepte, en rebuts separats, etc.

Informes 183) El sistema ha de permetre la consulta de paràmetres de càlcul, històrics de

nòmina, resums i informes a tots els usuaris finals de la nova eina que tinguin autorització.

184) El sistema ha de permetre generar llistats de control de les altes, baixes, variacions, etc.

185) El sistema ha de comptar amb un sistema d’informació potent i flexible per tractar totes les dades econòmiques dels empleats.

186) El sistema ha de poder permetre la confecció àgil i flexible d’informes de nòmina de diferents conceptes o claus de nòmina, i de generació massiva per tots els empleats, per grups d’empleats o llançaments individuals.

187) Aquests informes o consultes s’han de poder realitzar pels usuaris funcionals del sistema directament sobre la base de dades de la aplicació, i des dels seus propis llocs, i en qualsevol moment a temps real, sense requerir alts coneixements tècnics de l’eina.

188) Els informes o consultes de nòmina generats pel sistema de nòmina a petició dels usuaris o els generats directament pels usuaris, han de poder ser descarregats directament i tractats de forma senzilla i àgil amb eines ofimàtiques estàndards (Microsoft Office, Adobe Acrobat).

189) El sistema ha de permetre la consulta de l’històric de resultats de nòmina dels empleats, podent consultar-ne en el moment en que l’usuari final decideixi, de forma individual, o de forma massiva, mitjançant la utilització de consultes obertes i flexibles de claus de nòmina.


27/01/2015 Pàgina 29 de 61


Plans de pensions 190) El sistema ha de permetre la gestió de Plans de Pensions.

191) El sistema ha de generar un llistat mensual amb les persones que, a un mes vista, compleixin el requisit per poder ser donats d’alta. El sistema ha de permetre la validació de l’interessat via workflow.

192) El sistema ha de contemplar la possibilitat de realitzar una aportació per a cada contracte (PAS i/o PDI).

193) El sistema ha de contemplar que l’aportació al Pla de Pensions de cada empleat vagi en funció dels dies treballats en el període de meritació, la dedicació, la categoria i el nombre de triennis, descomptant els dies que no consoliden dret.

194) El sistema ha de gestionar la renúncia al Pla de Pensions un cop l’empleat està donat d’alta (partícip en suspens) via “Portal de l‘Empleat” o formulari presencial. Aquesta renuncia ha de ser guardada amb data pel sistema, tinguda en compte en el moment en que el partícip es torni a incorporar al Pla de Pensions.

195) El sistema ha de permetre les aportacions voluntàries del partícip a través de la nòmina.

196) El sistema ha de permetre el retorn d’una aportació.

197) El sistema ha de generar el model 345.

198) El sistema ha de generar les transferències per la entitat gestora del pla de pensions.

199) El sistema ha de generar les Altes de Partícip i l’aportació anual.

200) El sistema ha de generar, de forma mensual i automàtica, un fitxer que inclogui les persones que no estiguin donades d’alta per al seu control.

201) El sistema ha de guardar un històric individual amb les aportacions realitzades i la seva visualització al portal.


27/01/2015 Pàgina 30 de 61


Processos de comptabilitat, gestió de pressupostació i planificació de costos. El sistema ha de permetre la imputació de costos i la comptabilització dels resultats de nòmina a les seves corresponents partides pressupostàries.


202) El sistema ha de disposar de la possibilitat d’una integració estàndard de l’Àrea de Recursos Humans amb el mòdul de Comptabilitat per la comptabilització automàtica de les nòmines.

203) El sistema ha de ser capaç de generar tants arxius comptables com execucions de pagament es realitzin y ha d’existir una connexió automàtica amb el sistema comptable actualment utilitzat en la Universitat de Barcelona.

204) El sistema ha de permetre imputar els costos d’un empleat a un determinat centre de cost diferents al centre de cost al que està normalment assignat, de forma global o parcial mitjançant percentatge de costos.

205) El sistema permetrà la comptabilització de costos o analítica de l'empleat en el sistema econòmic financer de la UB.

206) Serà possible associar centres de cost a unitats organitzatives, de manera que l'empleat hereti aquesta dada en el procés de comptabilitat de la despesa.

207) Permetrà el control de disponibilitat de pressupost contra les corresponents partides pressupostàries de despesa de personal, generant missatges d'alerta quan el pressupost sigui insuficient.

208) Haurà de ser possible la consulta de les despeses amb una visió comptable, pressupostaria o organitzativa.

209) Permetrà projectar les despeses a un període pendent d’execució.

210) S'haurà de gestionar les despeses i dietes informades per un empleat i que estan associades a projectes.

211) Ha de permetre mantenir col·laboracions de empleats UB amb tercers, per poder facturar la despesa.

212) El sistema ha de permetre la introducció de paràmetres de càlcul en el sistema de manera que serveixin per la posterior justificació de despeses associades a programes de finançament específics.

213) El sistema ha de poder permetre la confecció àgil i flexible d’informes de justificació de despeses associades a programes de finançament específics, per grups d’empleats o peticions individuals.

214) Generació de fitxers per als organismes corresponents per a la justificació de costos.


27/01/2015 Pàgina 31 de 61


215) El sistema ha de permetre obtenir segons diferents paràmetres d’agrupament (centres de cost, categories, etc:

• Responsabilitats personals i de posició, pagues, malalties, accidents, etc. • Seguretat Social

216) El sistema ha de permetre fer un seguiment del personal segons quina sigui la font de finançament.

217) El sistema ha d’oferir la possibilitat d’assignar una dotació i un codi als col·laboradors en projectes d’investigació.

218) Introducció de paràmetres de càlcul en el sistema de manera que serveixin per el posterior càlcul del pressupost (per exemple, aplicar un % d’increment previst en el conveni).

219) El sistema ha de contemplar el càlcul intern de les cotitzacions a la TGSS en el supòsit de canvis de categoria d’un treballador.

220) El sistema ha de permetre incorporar a efectes de pressupost una persona dins d’un Departament/Facultat amb una determinada categoria i valoració econòmica del mateix en base al conveni al que pertany, categoria, etc.

221) Possibilitat de realitzar incorporacions massives.

222) Planificar una baixa durant l’exercici a pressupostar i veure la seva incidència en el pressupost.

223) Possibilitat d’aprovar el pressupost, realitzar comprovacions i accedir al pressupost amb el detall requerit per realitzar modificacions al mateix.

224) Possibilitat de realitzar ajustaments sobre el pressupost tant en valor absolut com percentual.

225) Possibilitat de realitzar previsions de despeses de personal en base a les dades reals obtingudes en nòmina fins un període de nòmina determinat, i a varis mesos vista (fins final de l’exercici). Addicionalment, el sistema també ha de permetre la generació d’escenaris en funció de les places que estigui previst crear l’any següent.

226) El sistema ha de contemplar la possibilitat de realitzar simulacions de qualsevol període de la nòmina de forma ràpida i àgil.

227) Obtenció de la despesa real de nòmina del mes per poder realitzar les comparacions amb el pressupost del mateix mes.

228) Possibilitat de realitzar comparacions, entre altres:

• Despesa real vs pressupost • Despesa real vs despesa real any anterior • Despesa real vs Projecció anual • Possibilitat d’analitzar de forma visual les diferències • Possibilitat de petició de llistats i traspàs a eines Office.


27/01/2015 Pàgina 32 de 61


229) El nou sistema ha d’incorporar els formularis necessaris per ser signats electrònicament a través d’un sistema de workflow.

230) El sistema ha de poder comptabilitzar la nòmina de becaris i retornar el resultats a l’aplicació GEBEC.


27/01/2015 Pàgina 33 de 61


Processos de gestió de selecció i aprovisionament de personal El sistema de Selecció i Provisió de la UB ha de permetre gestionar una estratègia de selecció i provisió eficaç.

Els sistemes de selecció i provisió han de garantir els principis d’igualtat, mèrit i capacitat, així com el de publicitat. El sistema ha de permetre la cobertura de places tant per personal intern com per personal extern.

Els processos de selecció i aprovisionament i selecció de personal han d’abastar des de la definició de la convocatòria fins al moment que els funcionaris prenen possessió del càrrec o el personal laboral signa el contracte.


231) El sistema ha de permetre el tractament amb eines ofimàtiques de les bases de selecció i proves selectives.

232) El sistema permetrà la gestió de processos selectius.

233) El sistema permetrà la gestió dels processos de provisió.

234) El sistema facilitarà, entre d’altres aspectes:

• L'elaboració de les ofertes d'ocupació • L'elaboració de les convocatòries de concursos • L'elaboració de les convocatòries de trasllat, accés i resultes • Recerca de vacants • Possibilitat de treballar amb les diferents formes d'accés.

235) El sistema permetrà la gestió de borses de treball.

236) El sistema permetrà la gestió de requeriments dels llocs de treball.

237) El sistema permetrà la gestió i definició de mèrits.

238) El sistema permetrà la definició de proves selectives.

239) El sistema permetrà el manteniment de dades de candidats i borsa de treball: dades personals i professionals dels candidats, experiència professional.

240) El sistema proveirà d’eines de recerca de candidats i eliminació selectiva.

241) El sistema permetrà l’actualització del CV via “on-line”.

242) El sistema permetrà la Identificació de places vacants i la generació de sol·licituds de cobertura.

243) El sistema permetrà Sol·licituds de cobertura automatitzades mitjançant la utilització de fluxos de treball (Workflow), de manera que es puguin definir els passos del procés d'una manera flexible, enviar correus a llistes de destinataris i annexar documentació.


27/01/2015 Pàgina 34 de 61


244) El nou sistema haurà de gestionar el lligam entre plaça finançada i la persona que l’ocupa de forma automàtica.

245) El sistema ha de permetre la sol·licituds via autoservei de l’empleat de forma que pugui establir les seves preferències per les diferents places convocades.

246) Es definiran els workflows necessaris per l’automatització dels processos de treball amb l’autorització i verificació per la persona responsable.

247) Al finalitzar cada fase del procés de selecció s’han de poder executar consultes de l’estat del procés i extreure llistats de relació d’aspirants, llistes d’admesos i exclosos, ranking de candidats segons la ponderació establerta pels criteris de la convocatòria, adjudicació de places, etc.

248) El sistema ha de contemplar el control dels pagaments on-line de les taxes corresponents als processos de selecció.

249) El sistema ha de disposar de connexió amb el sistema Econòmic-Financer per a comprovar que l’efectiu pagament de les taxes.

Oferta pública d’ocupació 250) El sistema ha de suportar l’enllaç de la generació de places amb el procés de

cobertura.

251) El llançament d’un procés de cobertura ha de partir de l’existència d’una plaça vacant en l’organització.

252) El sistema ha de respectar el procés de descentralització en quan a la proposta de places tot i que la validació de les mateixes haurà de ser centralitzada.

253) El sistema permetrà la gestió del procés d’oferta pública de treball.

254) El sistema permetrà anualment la recollida d’informació sobre les necessitats de contractació temporal e indefinida pel següent exercici a realitzar per via de contractació externa.

255) El sistema permetrà la gestió del procés de sol·licitud de contractació externa de temporals.

256) El sistema permetrà la comunicació de les sol·licituds via sistema per a la contractació externa de temporals.

Gestió de concursos i oposicions del PAS 257) El sistema permetrà definir les característiques bàsiques d'un concurs: codi i

numero de convocatòria, així com les places convocades.

258) Permetrà definir les diferents etapes del concurs, indicant per a cadascuna d'elles: data i hora, lloc, descripció, indicacions i altres dades adjuntes.

259) Es podrà definir la informació de les comissions d’avaluacions: càrrec, nom, categoria i localització dels membres.


27/01/2015 Pàgina 35 de 61


260) Serà possible generar les plantilles de resolucions d’admesos i exclosos de concursos PAS. Detall de cada plaça convocada i llista d’admesos i exclosos de cadascuna.

261) Permetrà generar els resultats de concursos PAS en informes de plantilles configurables.

262) Es publicarà en el Portal la informació relativa a concursos i oposicions en curs: Convocatòries, llista d’ admesos i exclosos provisionals, llista definitiva d’ admesos i exclosos, resultats definitius.

Gestió de concursos i oposicions PDI 263) El sistema permetrà definir les característiques bàsiques d'un concurs: codi i

numero de convocatòria, així com les places convocades.

264) Permetrà definir les diferents etapes del concurs, indicant per a cadascuna d'elles: data i hora, lloc, descripció, indicacions i altres dades adjuntes.

265) Es podrà definir la informació de les comissions d’avaluacions: càrrec, nom, categoria i localització dels membres.

266) Serà possible generar les plantilles de resolucions d’admesos i exclosos de concursos PDI. Detall de cada plaça convocada i llista d’admesos i exclosos de cadascuna.

267) Permetrà generar els resultats de concursos PDI en informes de plantilles configurables. (BOE, DOGC)

268) Es publicarà en el Portal la informació relativa a concursos i oposicions en curs: Convocatòries, composició de tribunals, llista d’ admesos i exclosos provisionals, llista definitiva d’ admesos i exclosos, resultats definitius.

Gestió de processos de selecció d’interins 269) El sistema ha de permetre la possibilitat de comptar amb borses de treball

genèriques en les que es tinguin les dades dels diferents candidats.

270) En les convocatòries dels diferents processos selectius es podrà establir la formació de borses de treball, segons l'ordre de puntuació, a efecte de contractació temporal, i en funció del seu volum, amb els aspirants que sense haver obtingut plaça en aquests processos selectius, haguessin arribat a un nivell mínim suficient per a l'acompliment de les funcions corresponents a les places o llocs oferts que es tracti, d'acord amb el que es prevegi en les respectives convocatòries.

271) Els processos de selecció de personal interí hauran de possibilitar:

272) La definició de processos de selecció a partir de les sol·licituds de cobertura.

273) La definició de les etapes de cada procés de selecció.


27/01/2015 Pàgina 36 de 61


274) L'assignació de candidats des de la base de dades de candidats i des de la borsa de treball.

275) Enllaçar amb el procés de contractació sense necessitat de replicar la informació.


27/01/2015 Pàgina 37 de 61


Processos de gestió de formació El mòdul de formació ha de permetre dur a terme la gestió dels Plans de Formació de la UB i administrar totes les accions formatives que es realitzin a la Universitat.

En aquest sentit, el sistema ha de permetre la gestió de la formació per al PAS, tenint en compte l’enllaç amb aplicacions existents a la UB específiques per al personal docent.


276) El sistema ha de permetre la identificació de necessitats formatives, entre d’altres mètodes, a partir d’una enquesta amb possibilitat de preguntes obertes per part de la Direcció, dels Caps d’Administració, Caps d’Unitat i per part del propi empleat.

277) La identificació de necessitats formatives es realitzarà de forma descentralitzada a través d’eines com l’autoservei del manager i del treballador.

278) L’enquesta de suggeriments formatius de cursos s’haurà de poder posar a disposició dels treballadors via portal.

279) El sistema haurà de permetre la identificació de necessitats fora del pla al llarg de l’any.

280) A través del sistema es realitzarà la gestió del Pla de Formació Anual.

281) El sistema haurà de permetre agrupar les diferents accions formatives en funció de diversos criteris i en diferents nivells (àrees i àmbits, perfils dels destinataris...)

282) El sistema haurà de permetre la gestió dels cursos amb les següents dades (entre altres):

• Gestor del curs • Formador • Data i horari • Lloc • Programa del curs

283) El sistema haurà de permetre la realització de diferents convocatòries d’un curs.

284) La realització de les convocatòries prendrà com input el pla de formació o relació d’activitats formatives identificades en la fase de detecció de necessitats.

285) El sistema ha de permetre la publicació del Pla de Formació aprovat als diferents portals corporatius de la UB.

286) El sistema ha de permetre la gestió pressupostaria de la formació.

287) El sistema ha de permetre la introducció del pressupost de formació, de les factures associades a despeses de formació, etc.


27/01/2015 Pàgina 38 de 61


288) El sistema ha de calcular les despeses associades a les accions formatives.

289) El sistema ha de permetre el control pressupostari planificat vs. executat.

290) El sistema ha de permetre la possibilitat de que el treballador via portal sol·liciti l’accés a un curs formatiu.

291) El sistema haurà de permetre establir processos d’aprovació pels diferents responsables de formació.

292) El sistema ha de permetre la parametrització de diferents prerequisits necessaris per a la realització del curs.

293) El sistema ha de permetre generar informes per a la gestió d’incidències en la selecció de personal.

294) El sistema ha de permetre tornar a publicar les convocatòries amb un baix nivell de sol·licituds.

295) El sistema ha de permetre d’una manera àgil la matriculació dels participants que compleixen els requisits necessaris.

296) El sistema ha de permetre la publicació del llistat d’inscrits, denegats i en llista d’espera.

297) Quan es superi el límit de participants màxim per un acte formatiu es podrà seguir inscrivint a possibles participants en una llista d’espera

298) A partir de les accions planificades, el sistema haurà de permetre la gestió de les accions prèvies al inici del curs.

299) Es sistema haurà de permetre la gestió de les sol·licituds per part del professorat dels equipaments formatius, el inventari del material formatiu, la logística i els espais de les accions formatives, mitjans i recursos materials (projectors, equips informàtics, actualitzacions de software necessàries, etc.). En aquesta línia, el sistema haurà d’incorporar una interfase amb el gr@d (sistema de la UB de gestió d’espais per a la formació)

300) El sistema haurà de permetre la realització de les gestions necessàries durant el desenvolupament del curs.

301) El sistema haurà de permetre realitzar el seguiment dels participants que efectivament hagin assistit al curs.

302) El sistema haurà de permetre que el professor pugui incloure una validació de la Formació i una Acta Global del Curs.

303) Generació de qüestionari d’avaluació del curs (valoració de la qualitat, de la utilitat, mitjans, etc.).

304) Addicionalment, el sistema ha de poder generar un qüestionari per poder determinar l’aprofitament del curs.


27/01/2015 Pàgina 39 de 61


305) Actualització de les persones que hagin superat la prova formativa.

306) La finalització de les accions formatives actualitzarà automàticament el perfil professional del empleat.

307) Els sistema haurà de permetre generar un qüestionari d’avaluació per a mesurar l’aplicabilitat o transferència al lloc de treball, en aquelles activitats formatives que s’estableixi, i al cap del temps que es determini desprès de finalitzar l’acció formativa. Aquest qüestionari adreçarà als participants del curs i als seus responsables superiors.

308) Una vegada s’estigui treballant amb competències, s’haurà de poder assignar al empleat, de forma automàtica, una competència amb un determinat nivell una vegada hagi estat superat satisfactòriament el curs.

309) El sistema haurà de traspassar a l’autoservei de l’empleat les accions formatives realitzades per la consulta per part del empleat.

310) El sistema haurà de permetre mantenir una base de dades de proveïdors externs i interns de formació amb la tipologia de curs que gestionen.

311) El sistema haurà de permetre que els formadors externs i interns accedeixin al sistema de manera que puguin emetre comunicats als participants al curs.

312) El sistema ha de permetre la generació de la informació necessària pel pagament en nòmina de les hores de formació realitzades per personal intern.

313) S’haurà de poder extreure del sistema, llistats amb la informació necessària per a complementar la documentació associada al pla de formació.

314) El sistema ha de generar diplomes i certificats d’assistència del curs.

315) Gestió de la documentació administrativa dels cursos tant en la fase de planificació como en la d’execució (cartes, convocatòries, fitxa del curs, comunicació d’inici, i el seu enviament automàtic als participants i monitors).

316) El nou sistema haurà de generar la documentació associada a la formació.

317) La documentació s’haurà de generar en eines ofimàtiques que permetin la seva edició i modificació.

318) El sistema ha de permetre la gestió de les convocatòries de mobilitat per al PAS (sol·licitud, acceptació i procés de pagament)

319) El sistema ha de permetre la gestió de les convocatòries per a estudis específics d’anglès (sol·licitud, admissió i procés de pagament)

320) El sistema ha de permetre la gestió dels cursos de l’escola d’administració pública de Catalunya (sol·licitud, admissió i procés de pagament)

321) El sistema ha de permetre la gestió dels cursos d’oferta externa. (sol·licitud, admissió i procés de pagament).


27/01/2015 Pàgina 40 de 61


322) El sistema haurà de permetre establir processos d’aprovació pels diferents responsables de formació.


27/01/2015 Pàgina 41 de 61


Desenvolupament de la carrera professional i l’avaluació del rendiment El mòdul de desenvolupament ha de permetre assignar competències als llocs de treball per tal de poder realitzar una avaluació del perfil dels empleats de la UB. D’aquesta manera es podrà realitzar una planificació de les carreres professionals del PAS basada en l’avaluació del seu rendiment.


323) El sistema ha de poder suportar una planificació de carrera del personal de la Universitat de Barcelona lligat a un desenvolupament per competències. En el cas que aquest desenvolupament es faci efectiu haurà d’estar lligat a un sistema de formació i promoció.

324) El sistema ha de poder suportar la possibilitat d’implementar un sistema de direcció per objectius entre el personal de la Universitat de Barcelona.

325) El nou sistema ha d’incorporar la possibilitat de gestionar el desenvolupament de la carrera professional i l’avaluació del rendiment des del portal de l’empleat (Personal en Línia) i del mànager (Gestió) a través d’un sistema de workflows d’aprovacions.

326) Diccionari de competències. Ha de permetre incloure coneixements, comportaments i aptituds que es requereixen. Les competències i els seus nivells poden assignar-se:

• Assignació Organitzativa: Permet assignar a cada empresa, unitat organitzativa, família de llocs o lloc, les competències i els objectius necessaris per a ocupar les tasques.

• Assignació Individual: Permet gestionar la informació de les competències i/o objectius que té assignats una persona.

327) Assignar capacitats a objectius estratègics. Detectar les diferències entre els Competències i Objectius de Tipus Qualitatiu que es posseeixen i els quals són requerits en l’organització. Supervisar els punts forts i els nivells de competència, i anticipar les necessitats futures en funció dels gaps de coneixements existents.

328) Analitzar els augments de nivell en una competència concreta, amb la finalitat d’avaluar la formació que l’hagi originat.

329) Proporcionar als empleats la capacitat de gestionar les seves carreres i avaluar les seves necessitats de formació a través de plans de carrera i requisits clarament definits.

330) Dissenyar plans d’avaluació i els seus processos.

331) Especificar les persones que participen en el procés d’avaluació.

332) Registrar resultats d’avaluació.


27/01/2015 Pàgina 42 de 61


333) Desenvolupament de l’avaluació, registrant els resultats i aplicant el pla d’acció corresponent.

334) Generar automàticament formularis d’avaluació.

335) Anàlisi del Procés mitjançant el seguiment dels objectius proposats i determinant el grau de consecució.

336) Detectar noves necessitats de formació, rotació o promoció.

337) Assignar plans d’acció.


27/01/2015 Pàgina 43 de 61


338) Requeriments tècnics

Arquitectura d’aplicacions

L’actual mapa de sistemes que cobreix els processos per la gestió de recursos humans de la UB és heterogeni. El motor del conjunt d’aplicacions és el XIPER, però existeixen un conjunt de desenvolupaments que s’han anat construint al voltant del XIPER que cobreixen diverses funcionalitats.

El següent esquema intenta il·lustrar les relacions entre les aplicacions actuals que cobreixen les funcionalitats del departament de recursos humans:


27/01/2015 Pàgina 44 de 61


Relació dels actuals sistemes d’informació de Recursos Humans a la UB. • XIPER: Sistema principal de gestió de Recursos Humans del personal de la Universitat de

Barcelona. El sistema està en producció des de 1995. Es tracta d’una aplicació client servidor amb BBDD ADABAS i el llenguatge de programació és NATURAL ADABAS i/o ORACLE.

• XIPER JAVA: Conjunt d’aplicacions que formen part del XIPER, però que estan desenvolupades en JAVA sobre la BBDD ADABAS:

o Pròrrogues de Contracte de PDI: Permet la gestió de les renovacions de contracte de Personal Docent Laboral.

o Gestió d’ILTS, que permet generar els arxius .FDI mitjançant la WinSuite32. o Gestió Adreça Correu (GAC): Aplicació que assigna una adreça de correu electrònic a

cada usuari i en gestiona canvis per motius diversos (usuari: PAU). o Gestió d’Externs: Aplicació per a donar accés a la intranet, al correu electrònic i a

altres instàncies de la Universitat de Barcelona, a personal extern a la Universitat sense contracte (usuari: PAU).

o Gestió Cartes Portal: Sistema de relació emprat per la Universitat per tal de comunicar a externs i unitats el password del que disposen per accedir al seu compte de correu electrònic.

o Consulta Persones UB: Aplicació utilitzada per usuaris sense accés a XIPER però que necessiten consultar qui forma part de la Universitat de Barcelona.

o Gestió de Càrrecs: Aplicació per gestionar la part de les dades personals que varen quedar pendents d’introduir i que el Departament d’Organització s’encarrega de completar.

o Gestió de Triennis: Gestió del workflow d’aprovació de les sol·licituds realitzades des de “Personal en Línia”.

o FAS: L’aplicació consta de dues parts diferenciades, la primera està integrada dins el menú de “Personal en Línia” i que permet a l’usuari sol·licitar els ajuts del Fons d’Acció Social. La segona, permet la gestió.

o Liquidacions d’afers propis: Aplicació per a la liquidació dels dies corresponents a afers propis per tal d’evitar futures ineficiències.

o Ajut de matrícula: Permet la sol·licitud per part del treballador de la UB d’un ajut econòmic per a la matrícula a les universitats públiques catalanes d’ell mateix o dels seus familiars directes.

o Dades personals: S’hi pot consultar la informació personal i Professional relativa a l’usuari i modificar-ne algun camp com l’adreça postal o la del lloc de treball (el Directori de l’UB s’alimenta directament d’aquesta informació).

o Gestió de Permisos: És una aplicació JAVA que permet als usuaris demanar permisos, en genera el workflow d’aprovació (genera el document d’aprovació en suport físic, que una vegada firmat es validat al XIPER.

o Expedient complementari: Dins d’aquesta opció del menú, es troba l’opció “Triennis”. Aquesta aplicació permet fer la sol·licitud quan s’ha de complir un trienni. A més en genera el workflow d’aprovació. La resta d’opcions són consultes diverses, com


27/01/2015 Pàgina 45 de 61


Bestretes, Avançaments de sou, Full IRPF, Aportacions Pla de Pensions, Full de nòmina, Mèrits de docència, Trams investigació, etc.

o Hores de conciliació. Permet la gestió de les hores de conciliació que tenen assignades els membres del PAS de la UB.

o Gestió del temps. Permet gestionar els membre del PAS que s’adscriuen al projecte de “Gestió del Temps”.

o Introducció de dades de becaris. Permet introduir automàticament les dades dels becaris de col·laboració, de centre i de pràctiques d’empresa dins de l’aplicació XIPER per tals de poder pagar la nòmina i realitzar la cotització a la Seguretat Social.

Algunes d’aquestes aplicacions s’agrupen dins de Gestió de Portal i d’altres dins de Personal en línia.

o Gestió de Portal: És un punt d’accés d’algunes de les aplicacions XIPER-Java per a usuaris de Àrees i Centres. Comparteix tecnologia amb l’aplicació GR@D en el mòdul que genera el menú de l’aplicació.

o Personal en Línia: És un punt d’accés d’algunes de les aplicacions XIPER-Java d’autoservei pel personal de la UB. Cada treballador (PAS o PDI) hi accedeix des de la intranet.

o Evalos: Sistema de control de presència i gestió del mateix per als treballadors PAS. o Preven: Aplicació amb la que es realitzarà la gestió de la prevenció de riscos laborals i

vigilància de la salut. o Formació PAS: Base de dades en Access 97 que permet fer la gestió de la formació del

personal PAS. Actualment està en fase de migració a la versió de 2003. o GREC: Aplicació independent que permet l’actualització dels currículums i de les

activitats de recerca i investigació per part del PDI. o Pressupost Capítol I / Càlcul Costos Personal UB: BBDD en Access en la qual es carrega

informació del XIPER per a l’elaboració i seguiment del pressupost. o ECOFIN: Sistema econòmic-financer de la UB. Inclou Codis SICUB, que es una taula

utilitzada per a la consulta dels codis SICUB. o Gestió de Contrasenya i Directori: Aplicació dissenyada per al PAU (Punt d’Atenció a

l’Usuari). Davant de casos de pèrdua de la contrasenya per part de l’usuari, el PAU busca que aquest usuari estigui donat d’alta en el XIPER per facilitar una nova contrasenya.

o Gestió d’adreces de correu d’Unitats: Aplicació que permet gestionar els correus electrònics assignats a diferents unitats durant la celebració d’algun tipus d’event.

o Codis SICUB: Taula utilitzada per a la consulta dels codis SICUB. o Alta Persones Carnet UB: Aplicació per gestionar l’alta de persones que, tot i no ser de

la Universitat de Barcelona ni ser-ne personal extern, necessiten un Carnet UB. o Catàleg de formació a la intranet: Publicació a la intranet de la informació relativa a la

formació disponible per a tot el personal de PAS de la Universitat de Barcelona (contingut dels cursos, aulari, calendari, etc.).

o Directori de la UB: Arxiu integrat que permet localitzar diferent informació relativa al personal de la Universitat de Barcelona.


27/01/2015 Pàgina 46 de 61


Mapa futur de sistemes El nou mapa de sistemes de recursos humans contempla la renovació de les aplicacions pròpies de recursos humans i la integració de la resta de sistemes corporatius de la UB.

Integració de sistemes A continuació es descriu com ha de ser la integració del nou sistema de recursos humans amb la resta de sistemes de la UB que es conserven i la generació de fitxers de sortida que cal establir cap a entitats alienes a la UB. Es descriu breument quin ha de ser l’intercanvi d’informació per cobrir les necessitats d’informació entre ambdós sistemes.

El sistema ha de contemplar, preferentment, la integració, a través d’arquitectures orientades a serveis, tenint en compte els criteris de la UB, amb els següents sistemes interns:


27/01/2015 Pàgina 47 de 61


Integració amb la resta de sistemes corporatius de la UB El sistema ha de contemplar, preferentment, la integració, a través d’arquitectures orientades a serveis, tenint en compte els criteris de la UB, amb els següents sistemes interns:

SISTEMA DESCRIPCIÓ NIVELL D’INTEGRACIÓ

ECO-FIN Sistema econòmic-financer

• Dades del personal per tractar-los com a tercers • Informació econòmica de les nòmines (IRPF, SS,

MUFACE, classes passives) • Modificacions de Crèdit de Capítol 1 • Informació analítica de personal • Comptabilització dels costos Capítol I i de Capítol VI a

partir de les dades provinents de les nòmines

Repositori UB (Oracle)

Repositori de dades comú de la UB

• Dades per personal i de l’activitat de la gestió de recursos humans que pot ser útil per altres unitats de la UB

GREC Seguiment i gestió curricular de PDI • Informació necessària per la gestió de la formació de PDI

Alta Persones Carnet UB

Persones que no son de la UB però necessiten el carnet

• Informació necessària per la generació del Carnet UB

GAC Gestió de l’Adreça de Correu

• Informació del usuaris per l’assignació i el canvi de l’adreça de correu

“Directori UB” Directori del personal de la UB

• Informació del personal de la UB (amb i sense contracte), així com els diversos càrrecs de la UB per ser publicada al Directori UB

Intranet UB Resta de portals corporatius de la UB

• Informació necessària per la integració del nou Personal en Línia amb la resta de portals de la Intranet de la UB

AUTEN Gestor d’identitats actual

• Informació per incloure l’accés dels usuaris del nou sistema de RRHH al gestor d’identitats corporatiu (actualment AUTEN)

GEBEC Gestió de Becaris de la UB

• Proveeix de les dades dels becaris per poder fer la nomina i els pagaments a la Seguretat Social

Generació de fitxers de sortida El sistema ha de contemplar, com a mínim, la integració, via fitxer, amb els següents sistemes externs:

FITXER DE SORTIDA ORGAN EXTERN DESCRIPCIÓ

Sistema Red (.AFI, .FAN)

Seguretat Social Cotització, afiliació i remissió de certificats d’altes i baixes d’incapacitat temporal


27/01/2015 Pàgina 48 de 61


FITXER DE SORTIDA ORGAN EXTERN DESCRIPCIÓ

Muface MUFACE Mutualitat General de Funcionaris Civils de l’Estat

Norma 34,14 o ISO 20022 en format XML

Entitat bancària Ordre de fitxer per a l’emissió de transferència i xecs en concepte d’abonament de nòmines i pensions

Fitxer 110 Agència Tributària Declaració mensual del IRPF

Contrat@ Servei d’Ocupació de Catalunya / INEM

Comunicació de la contractació laboral

Fitxer 190 Agència Tributària Resum anual del IRPF

Enquesta cost Laboral

INE Resum periòdic d’incidències i costos laborals estructurals i afegits

Enquesta de conjuntura laboral

Ministeri de Treball Resum periòdic d’altes, baixes, treballadors en actiu, per sexes, compte patronal de cotització, etc.

Fitxers DURSI Departament Universitats

Dades anuals diverses de a situació de la UB

Fitxer.CRA Tresoreria de la Seguretat Social

Resum mensual dels conceptes percebuts pels treballadors de la UB

Fitxers sistema CRET@

Tresoreria de la Seguretat Social

Sistema de liquidació directa a la Tresoreria de la Seguretat Social

Característiques del nou sistema A continuació es descriuen les característiques que ha de tenir el nou sistema per tal de cobrir els requeriments funcionals que es detallen en aquest document.

Característiques generals 339) L’arquitectura del sistema haurà de ser de 3 capes.

340) El sistema ha de disposar i gestionar entorns de desenvolupament, integració i producció.

341) Les dades han d’estar emmagatzemades a una Base de Dades.

342) La Bases de Dades emprada, no hauria de suposar un sobrecost en llicencies per a la UB.

343) El sistema ha de tenir capacitat de creixement funcional i tecnològica, de forma que posteriors versions del producte siguin aprofitades, mantenint la integració dels diferents mòduls amb operativitat i rendiment òptims.

344) La plataforma ha d’estar oberta a estàndards tecnològics.

345) El sistema ha de suportar la operativa actual de la gestió de RRHH de la UB.

346) El sistema ha de ser robust i escalable. PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RRHH DE LA UB

27/01/2015 Pàgina 49 de 61


347) El sistema ha de permetre la gestió de múltiples localitzacions físiques (facultats, departaments).

348) El sistema ha de ser extensible, flexible i configurable.

Seguretat 349) El sistema ha de cobrir el principi d’autenticació mitjançant el control d’accés

dels usuaris.

350) El sistema ha de disposar d’un sistema d’autoritzacions que permeti el control de permisos sobre dades, jerarquies, operacions i funcionalitats.

351) El sistema ha de permetre l’auditabilitat per tal de fer el seguiment de les accions i esdeveniments.

352) El sistema ha de possibilitar l’obtenció de pistes d’activitat d’usuaris amb indicació d’hora, terminal, procés, etc.

353) El sistema ha de permetre la integració amb la signatura electrònica de la UB.

354) El sistema ha de permetre controlar la confidencialitat de la informació i mantenir la integritat de les dades segons la LOPD i les instruccions dictades per la UB.

355) El sistema ha de subministrar informació de la parametrització general del sistema.

356) El sistema ha de permetre l’establiment de controls per impedir l’esborrat de registres que tinguin informació associada.

357) El reposador d’usuaris sobre el que haurà de fer la validació d’autenticació serà el directori corporatiu de la UB.

358) Quan s’accedeixi al sistema des del Portal corporatiu de la UB, caldrà que s’estableixi un mecanisme de SSO (SingleSignOn) per tal de no tornar a demanar la identificació a l’usuari que ja estigui treballant en el Portal.

Administració del sistema i gestió del rendiment 359) El sistema ha de permetre, a petició d’un administrador del sistema, llistar els

usuaris actius en temps real.

360) El sistema ha de tenir capacitat d’administració-funcionament continuada del sistema durant 24 hores al dia

361) El sistema ha de possibilitar la generació d’avisos a usuaris determinats.

362) El sistema ha de disposar d’eines per realitzar el manteniment d’usuaris i perfils.

363) El sistema ha de permetre la gestió i planificació de còpies de seguretat on-line sense necessitat d’aturar els sistemes.


27/01/2015 Pàgina 50 de 61


364) El sistema ha de possibilitar de dur el manteniment in situ i mitjançant connexions remotes per part del proveïdor del sistema.

365) El sistema ha de permetre l’anàlisi periòdic del sistema, mitjançant la monitorització de la càrrega i temps de resposta.

366) El sistema ha de disposar d’eines pel seguiment, avaluació i millora del rendiment complet del sistema, incloent la base de dades, sistema operatiu i gestió d’espai en disc per garantir un rendiment òptim del sistema durant totes les fases del projecte.

367) El sistema ha de permetre la realització de proves de volum /stress per tal de testejar el comportament del rendiment del sistema amb un volum de dades real.

368) El sistema ha de facilitar i donar suport a la recuperació remota de dades i aplicacions.

369) En quant a mantenibilitat, el sistema ha de permetre la reducció de l’esforç de manteniment.

370) El sistema ha de promoure la reutilització dels component software per dur a terme nous desenvolupaments.

371) El sistema ha de tenir alta capacitat d’escalabilitat per disposar sempre d’un rendiment adient.

Usabilitat i nivell de servei 372) El sistema ha de permetre que, durant la navegació, l’usuari sigui conscient

d’on es troba i com procedir en tot moment, minimitzant el número de passos per realitzar cada tasca.

373) El sistema ha de disposar d’un front-end d’usuari definit de forma clara, homogènia i consistent. Es valorarà l’ús d’un client lleuger (compatible amb els navegadors estàndards definits a la UB).

374) El sistema ha d’afavorir els mecanismes de personalització pels perfils d’usuari.

375) El sistema ha de disposar d’interfícies web en la mesura del possible.

376) El sistema ha de permetre la integració amb eines ofimàtiques.

377) El sistema ha de proporcionar informació i serveis on i quan sigui necessari, basant-se en l’alta disponibilitat i funcionament continu.

Migració i conversió de dades

Amb les exempcions que s’estableixin en aquest apartat, l’adjudicatari serà responsable de l’execució de qualsevol tasca que sigui necessària per tal de garantir la premissa bàsica de què el nou sistema de recursos humans, en el moment de la seva posada en marxa, es trobi plenament operatiu. PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RRHH DE LA UB

27/01/2015 Pàgina 51 de 61


Tot el que es comenta en aquest apartat ha de tenir la consideració de requisits mínims excloents a complir en el pla de migració.

Això implica que el sistema haurà de contenir, en el moment de la seva posada en marxa, totes les dades que siguin necessàries per garantir un total i òptim ús per part dels seus usuaris, i un adequat suport als processos de recursos humans descrits en aquest plec.

De forma específica, això implica que l’adjudicatari haurà de:

• Amb caràcter general, contemplar la migració de les dades actualment gestionades per les aplicacions a les que substituirà el nou sistema.

• Planificar adequadament la tasca, tant des del punt de vista conceptual com operatiu, considerant en aquest darrer cas la planificació global del projecte i les fites de posada en marxa.

• Desenvolupar els procediments informàtics requerits per a l’extracció, validació, depuració, conversió de format i càrrega en el nou Sistema de les dades.

• Realitzar la depuració manual de la informació que es determini, quan no sigui possible la creació de procediments automàtics amb aquesta finalitat.

• Generar la informació necessària en qualsevol fase de la migració (en el format que se li sol·liciti).

• Controlar el resultat final del procés, garantint la consecució dels resultats previstos.

En qualsevol cas, seran els responsables de l’Àrea de TIC de la UB els que hauran d’aprovar qualsevol proposta o acció referida a la conversió de dades i, per tant, els que determinaran l’abast detallat de les tasques a executar per l’adjudicatari.

Es valorarà cada setmana d’avançament en primera versió del pla de migració complet.


27/01/2015 Pàgina 52 de 61


Pla d’implantació i termini d’execució del projecte

L’adjudicatari haurà de realitzar un pla detallat de la implantació que inclogui aspectes com els indicats a continuació:

• Definició de les característiques de l’entorn de producció tant a nivell de llocs d’usuari com de servidors i de comunicació.

• Identificació de requeriments i recursos necessaris.

• Identificació de les funcions assignades a cada recurs.

• Calendari d’actuacions.

• Identificació de les accions a dur a terme.

• Descripció de les eines de control de la implantació de les noves aplicacions.

• Realització d’un Pla de comunicació.

En qualsevol cas, seran responsables de l’Àrea de TIC de la UB els que hauran d’aprovar qualsevol proposta o acció.

Es planteja una implantació en dues fases.

• 1a fase – Maig - Desembre 2015: S’haurà de garantir la correcta posada en funcionament dels processos més transaccionals de recursos humans (organització, administració de personal, gestió pressupostària de recursos humans, gestió de nòmina, formació i les funcionalitats associades a l’autoservei de l’empleat).

o S’haurà de tenir en compte que abans de la posada en funcionament el procés de nòmina s’haurà de treballar un període mínim de tres mesos en paral·lel amb el sistema actual (Xiper).

o A l’inici de 2016, els usuaris hauran de treballar amb el nou sistema en aquelles funcionalitats que han estat implantades i seguir utilitzant el sistema actual per les funcionalitats que no s’hagin implantat.

o El nou sistema s’haurà de connectar amb la resta de sistemes que necessitin d’integració pel seu bon funcionament.

o El nou sistema haurà de generar el fitxers i informes que es generen actualment en el processos d’organització, administració de personal, gestió pressupostària de recursos humans i gestió de nòmina.

Per tant, l’adjudicatari serà responsable de garantir la posada en marxa d’aquestes funcionalitats a 1 de gener de 2016.

• 2a fase – Gener- Juny 2016: S’haurà de garantir la posada en funcionament de la resta de mòduls que configuren l’aplicació.


27/01/2015 Pàgina 53 de 61


Gestió del canvi No entendre la resistència al canvi és possiblement la més important de totes les trampes existents en un procés de canvi. Cal comprendre, des de l’inici d’un projecte, que la resistència al canvi pot aparèixer en qualsevol nivell de l’organització, podent obstaculitzar de manera continuada la posada en marxa del canvi. En aquest sentit, les dues principals armes per a combatre aquesta resistència són dues: la comunicació i la formació.

Així doncs, la gestió del canvi haurà de:

• Ajudar a entendre i acceptar el canvi.

• Proporcionar accés a tota la informació disponible per tal de garantir el correcte desenvolupament de les funcions.

• Formar a tots els col·lectius de l’organització en l’àmbit objecte de les seves competències.

Per això, les empreses licitadores hauran d’aportar, en tot cas, el corresponent pla de formació i col·laborar amb el pla de comunicació.

Pla de Formació Es requereix la proposta de formació dels licitadors, per tal d’assegurar l’adequada transmissió de coneixement tant a personal tècnic, com a formadors, usuaris clau i usuaris finals del nou sistema.

El Pla de Formació constarà dels següents apartats:

• Identificació dels diferents perfils i del contingut de la formació per a cadascun dels perfils

• Objectiu de la formació per als diferents perfils, atenent a les necessitats de formació. Per això cal una anàlisi prèvia de l’impacte, per conèixer quines funcions canviaran i què suposarà per a cada usuari el canvi.

• Disseny dels cursos: Tipus de formació en funció del calendari, nombre de persones a formar i logística disponible per la impartició.

• Calendari de formació: Es determinaran les dates idònies, en relació a la planificació del projecte, per a cada grup identificat pel perfil, tenint en compte les dates en les quals s’ha de començar a operar amb la nova aplicació. El període de temps transcorregut entre la implantació de la formació i de la utilització de l’eina per part dels usuaris no ha de ser inferior a 30 dies.

• Mecanismes d’avaluació dels participants, per determinar l’aprofitament i l’assimilació dels continguts.

• Logística: recursos materials, humans i espais necessaris per a la impartició del cursos, la realització de les diferents activitats que es programin i el lloc on s’han de desenvolupar les sessions de formació, tant per part de l’implantador, com de la UB, com del fabricant del producte.


27/01/2015 Pàgina 54 de 61


• Identificació de qui fa cada tipus de formació: fabricant, implantador, UB o combinacions dels anteriors.

El material dels cursos podrà ser incorporat als materials interns de la UB per a posteriors formacions pròpies.

Els cursos podran estar subjectes, a criteri de la Direcció del Projecte de la UB, a avaluació i control de qualitat, deixant en mans de la UB el possible vet sobre un formador en cas de no assolir la necessària qualitat o capacitat docent.

Personal tècnic El Pla de Formació per a personal tècnic haurà de garantir el coneixement i ús per part d’aquests de les eines o paquets subministrats, per la realització del projecte, així com la prestació de l’adequat suport tecnològic.

Serà especialment rellevant la formació orientada a permetre la integració de nous desenvolupaments amb la plataforma resultant.

Usuaris clau El Pla de Formació per a usuaris clau haurà de tenir en compte:

• La selecció dels usuaris claus a rebre informació es farà pels responsables de la Oficina del Projecte de la UB.

• Les tasques realitzades per aquests usuaris.

• Els grups de formació d’usuaris clau estaran integrats per un nombre no superior a 12 persones.

Mitjans materials • L’empresa adjudicatària proporcionarà el material necessari a l’alumne pel correcte

seguiment i l’estudi posterior, aportant almenys 1 manual per alumne, tant pels formadors com per als usuaris finals.

• El contingut dels cursos variarà atenent a la naturalesa dels mateixos, estant orientats a la formació pràctica de l’usuari o personal tècnic assistent mitjançant un nombre suficient d’exercicis.

• El material dels cursos podrà ser incorporat als materials interns de la UB per a posteriors formacions pròpies. Caldrà lliurar una còpia dels manuals de formació en suport digital.

Programa de cursos • Els cursos es desenvoluparan en els terminis establerts en el Pla de Formació desenvolupat

als efectes, incloent les posteriors revisions del mateix, garantint el ple compliment de la planificació acordada, tant en dates com en continguts.

• Els cursos que corresponguin a l’adjudicatari seran impartits per monitors que tinguin el nivell de preparació adequat per als continguts de cadascun d’ells.


27/01/2015 Pàgina 55 de 61


• Els cursos que corresponguin als usuaris claus seran igualment assistits per un monitor de l’adjudicatari amb el nivell de preparació adequat.

• Els cursos poden estar subjectes, a criteri de la Direcció del projecte, a avaluació i control de qualitat.

• Formació addicional: l’oferta inclourà, a més, una bossa de formació per a inscripcions en cursos del paquet estàndard, impartits directament pel fabricant.

Requisits a valorar

• Nombre d’hores de formació ofertes

o Objectiu: 15 hores de formació per usuari, en grups no superiors a 12 persones

• Nombre d’efectius i qualificació dels mateixos

o Objectiu: 6 efectius dedicats a formació, preferiblement amb titulació superior.

• Mitjans materials

o Objectiu: 1 manual per alumne en formació, relacionat amb la matèria de la seva feina, i al menys 2 aules de formació dotades amb equipament informàtic per a 12 persones.

Pla de Comunicació Els licitadors hauran de col·laborar de manera activa en el Pla de Comunicació que elaborarà l’Oficina de Projecte de la UB. Aquest pla de col·laboració serà tant de difusió interna, per als membres de l’organització que participin en el procés, com extern, adreçat a tothom que es pugui veure impactat, sigui de la pròpia UB o extern (proveïdors, organismes de l’administració, grups d’interès, ...).

Es valorarà qualsevol proposta que el licitador pugui presentar al respecte, tant a nivell d’organització com de logística.

Requeriments d’organització del projecte L’empresa implantadora haurà de presentar l’esquema organitzatiu del projecte per a la seva execució i seguiment. Aquest esquema haurà de recollir els interlocutors de la UB i el percentatge de participació de les persones involucrades en el projecte, que serà variable en funció de la fase del mateix.

El personal tècnic de la UB s’incorporarà a l’equip de treball de l’implantador, per tal d’assolir amplis coneixements sobre el sistema i la seva parametrització.

A requeriment del Comitè de Seguiment, la Direcció de Projecte de l’empresa adjudicatària haurà de comparèixer davant del Comitè per explicar l’evolució del projecte i l’ajust o desviació respecte a la planificació inicialment fixada.

L’acceptació dels diferents lliuraments i del producte final que s’obtingui de l’execució del projecte correspon a la Direcció del Projecte UB. PLEC DE PRESCRIPCIONS TÈCNIQUES PER LA IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ DE LA GESTIÓ DE RRHH DE LA UB

27/01/2015 Pàgina 56 de 61


La Direcció del Projecte UB, a proposta del Comitè de Seguiment, exigirà per a l’acceptació de les diferents parts lliurades el compliment satisfactori de les especificacions establertes en el present plec i els documents funcionals acordats durant la implantació, així com de les adaptacions que es poguessin haver acordat.

Per defecte es realitzaran reunions quinzenals del Comitè de Seguiment i mensuals del Comitè de Direcció. En cas de ser necessari aquestes reunions poden ser més freqüents, previ acord de les dues parts. En aquestes reunions es farà lliurament d’un informe de seguiment elaborat per la Direcció de Projecte de l’empresa implantadora, que haurà de ser acceptat i signat per ambdues parts.

L’adjudicatari realitzarà acta de totes les reunions comunes que hauran de ser acceptades i signades per ambdues parts.

El resultat de les especificacions d’implantació i parametrització també ha de ser lliurat per escrit i acceptat i signat per ambdues parts.

S’aportarà informació del currículum dels consultors que aportarà l‘implantador, fent especial esment sobre la seva experiència en projectes similars al que es planteja en el present plec. Es valorarà especialment la experiència de la empresa implantadora i dels seus consultors en projectes en Administració Pública.

L’adjudicatari ha de fer tots els esforços per garantir la continuïtat dels seus consultors durant l’execució del projecte.

La UB es reserva el dret de vet sobre els consultors de l’empresa implantadora, en el cas de que aquests no reuneixin les condicions necessàries per portar a terme la seva tasca i sempre amb preavís amb la suficient antelació a la Direcció de Projecte de l’implantador.

S’establiran diferents indicadors de risc sobre l’execució del projecte, dels quals es farà un seguiment durant tota la vida del projecte i es reflectirà el seu estat en els diferents informes de seguiment, així com mesures correctores en el cas de que l’indicador superi el nivell de risc acceptable.

Per tal d’estimar els recursos humans necessaris que haurà d’aportar el licitador que permeti la implantació del nou sistema de recursos humans, s’ha tingut en compte que aquest equip humà haurà de garantir les labors tècniques pròpies de la implantació necessàries per donar resposta a les funcionalitats a desenvolupar durant 2015 i 2016: disseny funcional detallat, disseny tècnic, parametrització de l’eina, elaboració de prototipus, sessions de formació, proves unitàries i integrades del sistema, desenvolupament d’interfases i integració de sistemes, desenvolupaments a mida (puntuals) que puguin ser necessaris per la cobertura de requeriments concrets no contemplats adequadament pel sistema estàndard, suport post-posada en funcionament, documentació.

En aquest sentit, tenint en compte el pla d’implantació proposat, es fa el següent dimensionament de l’equip de treball:


27/01/2015 Pàgina 57 de 61


Equip d’implantació A continuació es descriuen les responsabilitats de cadascun dels anteriors perfils que haurà d’aportar l’adjudicatari:

A definir


27/01/2015 Pàgina 58 de 61


Requeriments de documentació del projecte Amb caràcter general, l’adjudicatari posarà a disposició de la UB tota la documentació que s’elabori durant l’execució del projecte o que existeixi, a priori, a mode de documentació estàndard predefinida. Per això, tindrà la consideració de mínim exigible que aquesta documentació romangui en tot moment en sistemes de propietat de la UB i que aquesta documentació es trobi també en format digital manipulable. Igualment, aquesta documentació haurà d’ésser accessible en qualsevol moment pel personal de la UB.

Més específicament, serà responsabilitat de l’adjudicatari elaborar durant tota l’execució del projecte, com a mínim, la següent documentació:

• Disseny funcional detallat de la solució que contindrà, com a mínim:

o La relació de processos: tasques, responsabilitats, i calendari temporal (incloent casos d’ús)

o Impacte en l’organització o Perfil d’usuari

• Disseny tècnic: implantació dels processos en el sistema detallant estructures, transaccions, model de dades, etc.

• Documentació d’arquitectura del sistema.

• Documentació de totes les funcionalitats no estàndards implementades en el sistema.

• Manuals d’usuari, especialitzat per cada tipologia d’usuaris, funcionals i tècnics.

• Manual d’operacions.

• Documentació sobre polítiques de custòdia d’informació.

• Etc. Durant totes les fases del projecte s’haurà d’anar actualitzant la documentació que es vagi generant en l’esmentat reposador, almenys amb caràcter quinzenal. Qualsevol endarreriment en aquest sentit no imputable a la UB, repercutirà en una penalització contra l’adjudicatari.

Pla de devolució del Servei El licitador haurà d’incloure en la seva oferta tècnica un pla proposta de devolució del servei on es detallaran els següents elements:

• Definició de la duració del pla de devolució ofert.

• Quantificació dels recursos que es consideren necessaris per a realitzar la transferència de coneixement i la transferència tecnològica per tipus de servei.

• Mètode previst per a realitzar la transferència de coneixements (paral·lels, cursos, etc...)


27/01/2015 Pàgina 59 de 61


• Requeriments que es demanin al nou adjudicatari per a completar la correcta transferència de coneixements i la transferència tecnològica, per tipus de serveis

• També s’ha de proposar el pla de lliurament de:

o Coneixement: determinar el nombre de sessions de traspàs i la seva tipologia (cursos, conferències, equips mixtes, etc.).

o Documentació: determinar la documentació tècnica i funcional que es lliurarà. o Infraestructura: determinar les accions a emprendre en el traspàs de la

infraestructura. o Servei: determinar les condicions del pla de traspàs del servei, inclòs el pla de

comunicació de canvi als usuaris.

La devolució del servei es realitzarà dins del contracte vigent. En cas d’endarreriment la UB podrà imposar una penalització a l’adjudicatari.

Consideracions addicionals

Disponibilitat de mitjans L’adjudicatari de cadascuna de les fases del projecte haurà de disposar dels mitjans propis adients, necessaris al suport tècnic que pugui necessitar, per tal de dur a terme amb èxit els treballs objecte del contracte.

Responsabilitat del contracte El contractista, mitjançant el Director del Projecte i amb la periodicitat que en cada fase la UB determini necessari, informarà sobre la planificació de treballs, l’estat d’execució del contracte i, en el seu cas, sobre les incidències sorgides. Durant la execució del contracte, serà necessari que l’equip de treball de cadascuna de les empreses adjudicatàries mantingui reunions amb responsables de UB o amb les persones que designi la UB, sense número limitat a priori.

Hardware i software El contractista no adquireix cap dret sobre el hardware (material), software i infraestructures propietat de la UB, amb l’excepció d’utilització de les mateixes pel compliment de les tasques que es deriven de les obligacions requerides del contracte.

Propietat intel·lectual Tots els estudis i documents, així com els productes i subproductes que realitzi el contractista com a conseqüència de l’execució del contracte seran propietat de la UB, qui podrà reproduir-los, publicar-los i divulgar-los, total o parcialment, sense que l’adjudicatari autor material dels treballs pugui oposar-s’hi. El contractista no podrà utilitzar la informació obtinguda a l’activitat desenvolupada com a conseqüència del contracte sense el consentiment de la UB.

Llengua dels treballs L’adjudicatari haurà d’utilitzar el català en la documentació entregada durant el projecte.


27/01/2015 Pàgina 60 de 61


Barcelona, 27 de gener de 2015


27/01/2015 Pàgina 61 de 61

Documents

CD - UB · ‒ Aplicacions Recerca L’any 2014 s’ha creat un “Grup de Recerca” per la modernització dels sistemes de informació de la UB en l’àmbit de la recerca