CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO - JFK BUEN GOBIERNO-2011 logo JFK.pdfCódigo de Buen Gobierno Página 6 de 24 2. Las reuniones de la Asamblea General de Delegados serán ordinarias y extraordinarias:

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN

1. El Consejo de Administración de la Cooperativa Financiera John F. Kennedy

Ltda., conciente del valor que agrega el buen gobierno al desarrollo ordenado y exitoso de la Entidad, de los niveles de riesgo a los que está expuesta la Cooperativa como Entidad financiera y de la necesidad de regular las relaciones entre las partes interesadas de ésta, expide este Código de Buen Gobierno con el propósito de difundir las normas de comportamiento y los principios éticos y de gestión, que observarán los directivos, administradores y empleados de la Entidad y en su relación con asociados, ahorradores, clientes, proveedores, acreedores, organismos de control y vigilancia y la comunidad, para garantizar la adecuada administración de la Entidad, el conocimiento público de la gestión que ésta desarrolla y, por tanto, su estabilidad y permanencia.

2. Este Código, que recoge en su integridad lo que para la Cooperativa aplica del

Código de Mejores Prácticas Corporativas, publicado por la Superintendencia Financiera de Colombia, por su carácter reglamentario será de obligatorio acatamiento por parte de sus destinatarios y su desconocimiento dará lugar a la aplicación, según corresponda a cada responsable del incumplimiento de las sanciones previstas en la ley, en el Reglamento Interno de Trabajo y en los Estatutos de la Entidad.

3. Los Estatutos de la Cooperativa, que en algunos de sus artículos son citados en este Código, están publicados en la página de Internet de la Entidad y, además, pueden ser solicitados, sin costo alguno, a la Entidad.

4. Las normas que se consignan en el presente Código, serán siempre

consideradas como un supuesto mínimo del comportamiento de sus destinatarios, los cuales siempre deberán obrar en sus relaciones con los asociados, ahorradores e inversionistas privilegiando sus deberes éticos y morales, frente a cualquier circunstancia que les imponga su gestión.

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CAPÍTULO II PRESENTACIÓN DE LA COOPERATIVA

La Cooperativa Financiera John F. Kennedy Ltda., en adelante identificada como la Cooperativa, es un establecimiento de crédito con domicilio principal en la ciudad de Medellín, Colombia, sometido a la vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia.

CAPÍTULO III PRINCIPIOS QUE REGULAN LAS RELACIONES DE LA COOPERATIVA

La Cooperativa se desenvuelve dentro del sector financiero y solidario como intermediario de recursos, con una marcada orientación de mercado hacia las clases populares; sus directivos, administradores y empleados están obligados a incorporar dentro de su gestión los siguientes principios y normas de comportamiento: 1. Principios: 1.1 Integridad, el cual hace referencia a la conducta incorruptible del funcionario

quien antepone con entereza un comportamiento intachable frente a todo acto que atente contra su probidad.

1.2 Honestidad, implica rectitud en el pensar y actuar personal, profesional,

laboral y ciudadano, guiado por el respeto a la persona y a la propiedad ajena.

1.3 Confidencialidad, es la obligación de honrar la credibilidad depositada y no

revelar datos, hechos o informaciones que puedan menoscabar la intimidad de las personas o los intereses de la Institución.

1.4 Responsabilidad, es la virtud que permite enfrentar y rendir cuenta de todos

los actos, asumiendo las consecuencias de ellos. 1.5 Sentido de pertenencia, es el hallarse profundamente comprometido con los

ideales y la realización de metas personales e institucionales.


1.6 Orden, es la aplicación sistemática y rigurosa de principios, normas y procedimientos para el ejercicio de las labores encomendadas.

1.7 Lealtad, deber de obrar con los usuarios y con la propia Entidad de manera

íntegra, franca, fiel y objetiva. 1.8 Diligencia, es el ejercer sus funciones de manera eficaz y oportuna,

buscando cumplir adecuadamente los propósitos empresariales de la Entidad y atendiendo oportunamente las necesidades y expectativas de los asociados y clientes.

1.9 Transparencia, es actuar de manera clara frente al mercado, los asociados y

los clientes. 1.10 Equidad, es el tratamiento objetivo e imparcial a los asociados y clientes

durante la vinculación y la posterior prestación del servicio, evitando tratamientos injustificadamente diferenciales.

2. Normas de Comportamiento: El artículo 76 de los estatutos señalan el conjunto de normas de comportamiento que deben guardar los empleados y administradores de la Cooperativa; igualmente el artículo 77 contempla para ellos una serie de prácticas prohibidas. Los estatutos están publicados en la página de Internet de la Cooperativa y, además, pueden ser solicitados, sin costo alguno, a la Entidad. 3. Código de Ética

La Cooperativa tiene, además, un Código de Ética el cual recoge los principios y normas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento de sus directivos, empleados, funcionarios y colaboradores. Los principios contenidos en dicho Código deberán ser tenidos en cuenta por los directivos y funcionarios de la Entidad en desarrollo de sus funciones y complementarán lo establecido en el presente Código de Buen Gobierno.

CAPÍTULO IV DERECHOS Y DEBERES DE LOS ASOCIADOS

1. Son derechos fundamentales de los asociados con respecto a la Cooperativa: 1.1 Utilizar los servicios y realizar las operaciones propias de su objeto social.


1.2 Participar en las actividades y en su administración, mediante el desempeño de cargos sociales.

1.3 Ser informados de la gestión. 1.4 Elegir y ser elegido como delegado ante la asamblea general. 1.5 Ejercer actos de decisión y elección en las asambleas generales de

delegados cuando sean elegidos como éstos; los administradores y empleados de la Cooperativa que tengan la condición de delegados no podrán votar en las decisiones que tengan por objeto aprobar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación.

1.6 Tener acceso a la información pública en forma oportuna e integral. 1.7 Hacer recomendaciones sobre el Buen Gobierno Corporativo. 1.8 Solicitar ante la Gerencia General de la Cooperativa autorización para

encargar, a su costo y bajo su responsabilidad, auditorías especializadas dentro de los siguientes términos:

1.8.1 Las auditorías especializadas se podrán llevar a cabo durante cualquier mes

del año. 1.8.2 Por ningún motivo, so pretexto de las auditorías especializadas, se permitirá

la violación de los derechos de la Cooperativa, de su información, de los contratos que constituyen ventajas competitivas y en general, de todos aquellos documentos que se consideren privilegiados o reservados o de terceros de conformidad con los artículos 15 de la Constitución Nacional y 61 del Código de Comercio.

1.8.3 Las auditorías especializadas no podrán adelantarse sobre secretos

industriales ni respecto de materias cobijadas por la legislación sobre derechos de propiedad intelectual.

1.8.4 En ningún caso las auditorías especializadas podrán implicar una afectación

de las autonomías de los administradores, según las facultades legales y estatutarias que les confieren.

1.8.5 La solicitud para realizar auditorías especializadas deberá ser por escrito,

indicando en forma detallada las razones y los hechos en que se funda para llevarla a cabo, los asuntos específicos objeto de auditoria, los cuales deberán ser congruentes con la motivación invocada, y el tiempo de duración. Las firmas o profesionales que se contraten para realizar tales auditorías deberán tener, como mínimo, las calidades de la Revisoría Fiscal


que haya designado la Asamblea General de Delegados para el periodo correspondiente.

1.8.6 Los Papeles de Trabajo del auditor especial estarán sujetos a reserva y

deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

1.9 Retirarse voluntariamente. 2. Son deberes especiales de los asociados con respecto a la Cooperativa: 2.1 Adquirir conocimientos sobre los principios básicos del cooperativismo,

características del Acuerdo Cooperativo y estatutos que rigen la Entidad. 2.2 Cumplir las obligaciones derivadas del Acuerdo Cooperativo. 2.3 Aceptar y cumplir las decisiones de los órganos de administración y

vigilancia; comportarse solidariamente en sus relaciones con la Cooperativa y con los asociados de la misma.

2.4 Abstenerse de efectuar actos o de incurrir en omisiones que afecten la

estabilidad económica o el prestigio social de la Cooperativa.

CAPÍTULO V PROPIEDAD DE LA COOPERATIVA

La Cooperativa es propiedad de todos los asociados, independientemente del monto de aporte social de cada uno de ellos; por tanto, todos los asociados, recibirán un trato equitativo y se les respetará el derecho a la información, a la representación y al voto, una persona-un voto, en los términos establecidos por la ley, los estatutos y los reglamentos internos de la Entidad.

CAPÍTULO VI DE LA DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA COOPERATIVA

ASAMBLEA GENERAL 1. La Asamblea General de Delegados es el organismo máximo de administración de la Cooperativa y constituye el principal mecanismo presencial para el suministro de información a los delegados y sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado de conformidad con las normas legales, reglamentarias o estatutarias.


2. Las reuniones de la Asamblea General de Delegados serán ordinarias y extraordinarias: las ordinarias deberán celebrarse dentro del término establecido por la ley para el cumplimiento de sus funciones regulares, las extraordinarias podrán reunirse en cualquier época del año, con el objeto de tratar asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse hasta la siguiente asamblea general ordinaria. Las asambleas extraordinarias sólo podrán tratar los asuntos objeto de convocatoria y los que se deriven estrictamente de éstos. 3. La convocatoria a la a Asamblea General Ordinaria de Delegados será hecha por el Consejo de Administración para fecha, hora y lugar determinados con no menos de quince (15) días hábiles de anticipación. 4. La convocatoria a la Asamblea General Extraordinaria de Delegados será hecha, de oficio, con no menos de diez (10) días hábiles de anticipación, por el Consejo de Administración o a petición unánime de la Junta de Vigilancia, o del Revisor Fiscal, o del setenta y cinco por ciento (75%) como mínimo, de los delegados en ejercicio que, a la fecha de la petición, estén al día en sus obligaciones con la Cooperativa.

5. La convocatoria a la Asamblea General, sea ordinaria o extraordinaria, se hará conocer de los delegados mediante comunicación escrita certificada a cada uno de ellos a la dirección física y electrónica que aparezca registrada en la Cooperativa y avisos de prensa en un diario de circulación nacional y en la página de Internet de la Cooperativa. 6. La documentación necesaria para la debida información de los delegados sobre los temas a tratar en la Asamblea General estará disponible para éstos, dentro del término de la convocatoria, en el domicilio social de la Cooperativa, les será remitida por correo electrónico y será publicada en la página de Internet de la Entidad. Tal información contendrá la propuesta de candidatos a integrar el Consejo de Administración cuando ella esté disponible; los delegados deberán remitir a la Cooperativa sus propuestas al respecto dentro del término de la convocatoria. 7. Sin perjuicio del derecho que le asiste a los delegados para presentar sus propuestas en las asambleas, en el orden del día establecido para éstas, se desagregarán los diferentes asuntos por tratar para evitar confusión en ellos y mantener una secuencia lógica; se exceptúan aquellos puntos que deban discutirse conjuntamente por ser conexos, hecho que deberá ser advertido a la asamblea. 8. Asuntos como cambio de objeto social, cambio de domicilio social, segregación y otros que la ley o los estatutos contemplen sólo podrán ser analizados y


evacuados por la asamblea, sólo si son incluidos expresamente en la convocatoria respectiva.

9. La Cooperativa no realizará operaciones relevantes con vinculados económicos. Las operaciones propias del giro del negocio (captaciones y colocaciones) que se realicen con miembros del Consejo de Administración, representantes legales, empleados y miembros de la Junta de Vigilancia se harán conforme los procedimientos y normas vigentes y a las tasas que al momento estén vigentes para la generalidad de asociados y clientes. No se entiende como operaciones propias del giro del negocio los préstamos que la Cooperativa otorgue en condiciones diferentes de plazo, tasa o garantía en función de la relación laboral de ésta con sus empleados. 10. La Asamblea General de Delegados tendrá un Reglamento Interno de Funcionamiento que, como mínimo, abarque los temas de Convocatoria y Celebración.

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 1. El Consejo de Administración es el órgano de dirección permanente de la Cooperativa, subordinado a las directrices y políticas de la Asamblea General. Está integrado por cinco (5) miembros principales con sus respectivos suplentes personales. Para poder ejercer sus funciones, todo miembro del Consejo debe posesionarse previamente ante la Superintendencia Financiera de Colombia, organismo que, para decidir, evalúa la idoneidad profesional y solvencia moral del designado. 2. Los miembros del Consejo de Administración, en el ejercicio de su cargo, están sometidos a las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en el Código de Comercio y en los Estatutos de la Cooperativa. 3. El Consejo de Administración se reúne ordinariamente una vez al mes y, extraordinariamente, en atención a la convocatoria que realice el Presidente del Consejo, el Gerente General, el Revisor Fiscal o la Junta de Vigilancia. 4. El Consejo de Administración tiene como atribuciones las definidas en el artículo 56 de los estatutos, es responsable de la aprobación de los lineamientos estratégicos de la entidad y cuenta con un Reglamento Interno de Funcionamiento de carácter vinculante que para conocimiento de los asociados se encuentra publicado en la página de Internet de la Cooperativa; tal reglamento contempla:


4.1 Cuando un miembro del Consejo fuese nombrado por primera vez, le sea puesta a su disposición la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico de la Entidad y del sector en que ésta se desarrolla e información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo.

4.2 Las actas deberán dar cuenta del lugar, fecha y hora de la reunión, del

nombre de los asistentes con especificación de principales y suplentes, de los asuntos tratados, de las deliberaciones y consideraciones efectuadas, de las decisiones adoptadas con las razones a favor y en contra de las mismas y de los documentos que sirvieron de soporte en cada sesión.

4.3 Para el correcto ejercicio de sus funciones, con no menos de dos días de

anticipación y por correo electrónico, los miembros del Consejo, principales y suplentes, tendrán acceso a la información que sea relevante para la toma de decisiones, de acuerdo con el orden del día contenido en la convocatoria.

4.4 El Consejo de Administración, ante propuesta de cualquiera de sus

miembros, podrá ordenar a la gerencia la contratación de un asesor externo para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones, así como las condiciones para dicha contratación.

4.5 El Consejo de Administración creará un Comité de Nombramiento y

Retribuciones responsable de revisar el desempeño de la Gerencia General, de proponer su nombramiento y remoción y de proponer. su remuneración, así como de proponer la política de remuneraciones y salarios y criterios objetivos para la contratación de los principales ejecutivos. Para efectos de fijar la remuneración del Gerente General y la de los principales ejecutivos, la Cooperativa deberá tener en cuenta sus calidades, experiencia, responsabilidades, funciones, generación de valor agregado a la Entidad y situación financiera de la misma.

4.6 El nombramiento por parte del Consejo de Administración de un Comité de

Gobierno Corporativo que tiene como funciones, entre otras, propender por que los asociados y el mercado en general, tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información de la Cooperativa que deba revelarse; informar acerca de las actividades desarrolladas por el Comité de Auditoria; revisar y evaluar la manera en que el Consejo de Administración dio cumplimiento a sus deberes durante el período; supervisar el cumplimiento de la política de remuneración de administradores; las demás acordes con la naturaleza del objetivo del comité.

4.7 El nombramiento de otros comités de apoyo al Consejo de Administración

legalmente exigidos o a juicio de éste, tales como Comité de Crédito, Comité


de Auditoria, Comité de Riesgos, Comité de Gestión de Activos y Pasivos, Comité de Evaluación y Calificación de Cartera.

4.8 Reglas para la autoevaluación de su desempeño, el cronograma de reuniones, los responsables, medio, antelación y remisión anticipada de las convocatorias a las sesiones del Consejo de Administración. 5. Parámetros para la selección de miembros del Consejo de Administración:

5.1 Simultáneamente con la aprobación de la convocatoria para Asamblea General de Delegados, el Consejo de Administración conformará una Comisión de Nominaciones integrada por tres (3) asociados hábiles que no integren los organismos de administración y control de la Cooperativa y que por escrito hagan constar su no aspiración para integrar estos organismos en la asamblea que se convoca.

5.2 Esta Comisión tendrá por objeto recibir las nominaciones de los interesados para desempeñarse como miembros del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia en los formatos diseñados para tal fin con la firma del candidato como señal de aceptación.

5.3 La Comisión de Nominaciones vigilará el cumplimiento de los requisitos y elaborará el listado definitivo de aspirantes a integrar los órganos a elegir, enumeradas en orden de presentación; de igual modo, la comisión informará a la Asamblea las nominaciones de quienes no cumplen los requisitos legales y estatutarios establecidos y los afectados podrán apelar ante este máximo organismo, quien, finalmente, decidirá al respecto y dejará evidencia de ello en el acta de la reunión.

5.4 Para ser nominado y elegido miembro del Consejo de Administración, se

requiere cumplir con los siguientes parámetros adicionales: 5.4.1 Acreditar la educación, experiencia y demás requisitos que específicamente

exijan las normas legales para ser administrador de un intermediario financiero.

5.4.2 Si las normas legales no fijasen requisitos específicos, aplicaran para el

Consejo de Administración, los aspirantes que realicen y acrediten, dentro del año inmediatamente anterior a la fecha de la asamblea, una capacitación mínima sobre el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero de sesenta horas (capacitación que será sólo de treinta horas para aquellos aspirantes que, dentro de los cuatro años anteriores a la fecha de la asamblea hubiesen realizado la capacitación de sesenta horas), y que además, cumplan al menos uno de los siguientes requisitos:


5.4.2.1 Certificar experiencia laboral no inferior a un año en cargos

administrativos o financieros, a nivel de dirección, en instituciones vigiladas por la Superintendencia Financiera.

5.4.2.2 Certificar conocimientos financieros, administrativos, económicos, de

derecho o ciencias afines, acreditados a través de título profesional y experiencia comprobada de dos (2) años en el desempeño de cargos directivos, de vigilancia y control o administrativos, con los cuales se haya obtenido destrezas en el manejo de asuntos financieros, administrativos, planeación, análisis, vigilancia o control o similares.

5.4.2.3 Si no se tiene título profesional, deberá acreditar sin perjuicio de los

conocimientos, experiencia de tres (3) años en el manejo de los asuntos anteriormente referenciados.

5.4.2.4 Certificar experiencia no inferior a dos (2) años consecutivos como revisor

fiscal elegido o designado en empresas industriales, comerciales o de servicios.

5.4.2.5 Certificar actuación por un lapso no inferior a dos (2) años consecutivos

como miembro de Consejo de Administración de una empresa vigilada por la Superintendencia de Sociedades o por la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.4.2.6 Certificar actuación como miembro de junta directiva debidamente

posesionado en entidad vigilada por la Superintendencia Financiera. 5.4.2.7 Certificar actuación como revisor fiscal elegido o designado y

debidamente posesionado en entidad vigilada por la Superintendencia Financiera.

5.5 No registrar antecedentes judiciales. 5.6 No haber sido objeto de acción judicial por parte de la Cooperativa. 5.7 No registrar mora en ninguna de sus obligaciones con la Cooperativa a la

fecha de la asamblea. 5.8 No estar reportado negativamente a bases de datos de carácter comercial o

financiero. 5.9 No haber sido separado por la asamblea general o por la

Superintendencia Financiera del cargo de miembro del Consejo de


Administración o de miembro de la Junta de Vigilancia de esta Cooperativa.

5.10 No haber sido separado del cargo de miembro del Consejo de

Administración o de revisor fiscal o de administrador de cualquier entidad por la superintendencia que la vigila.

5.11 No haber sido desvinculado como empleado de la Cooperativa por justa causa. 5.12 No haber incurrido en violaciones al Código de Ética y Conducta, ni haber

estado inserto en situaciones legalmente comprobadas como conflicto de interés.

5.13 No tener vínculo laboral con la Cooperativa, ni haberlo tenido dentro del año inmediatamente anterior a la fecha de la asamblea. 5.14 No estar ligado por matrimonio o parentesco, dentro del cuarto grado de

consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad, con empleados de la Institución, con el Revisor Fiscal o con otros miembros del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia.

5.15 No tener contratos de prestación de servicios o de asesorías con la Cooperativa, ni haberlos tenido dentro del año inmediatamente anterior a la fecha de la asamblea. 5.16 Haberse desempeñado como delegado por los dos años consecutivos

inmediatamente anteriores a la asamblea o haberse desempeñado como miembro del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia, mínimo, por un año; en este último caso, el aspirante deberá también haber conservado la condición de asociados de la Cooperativa durante los dos años consecutivos inmediatamente anteriores a la asamblea.

5.17 Acreditar la Educación Cooperativa legalmente exigida. 6. Previo a la votación cada aspirante deberá ante la asamblea presentar su trayectoria académica y laboral, sus proyectos en caso de ser elegido, así como, en caso de que la asamblea lo considere, atender preguntas cuyas respuestas evidencien sus conocimientos financieros, administrativos, directivos y de gestión de riesgos. 7. Principios de actuación de los miembros del Consejo de Administración.


Con el fin de mantener la mayor objetividad, independencia y conocimiento en la toma de decisiones, los miembros del Consejo de Administración deberán regirse, individualmente y como cuerpo colegiado, por los siguientes principios:

7.1 Una vez elegidos, representan a todos los asociados, y por consiguiente no

actuarán en interés de asociados o grupos de asociados en particular. 7.2 Desempeñarán sus funciones de buena fe, de manera independiente, con la

debida diligencia y cuidado, procurando siempre que sus decisiones sean en el mejor interés de la Cooperativa y de todos los asociados.

7.3 Tratarán en forma equitativa y justa en sus decisiones a todos los asociados. 7.4 Promoverán, en lo que concierne a sus funciones, el cumplimiento de las

leyes aplicables, los estatutos sociales, el Código de Buen Gobierno, el Código de Ética y demás normas y reglas acogidas por la Cooperativa.

7.5 Ejercerán su cargo en forma objetiva e independiente. 7.6 Definirán los planes, estrategias y objetivos de la Cooperativa. 7.7 Conocerán la condición financiera y operativa y los segmentos importantes

de los negocios de la Cooperativa. 7.8 Participarán activamente en las reuniones del Consejo y de los Comités a

que pertenezcan, conociendo y revisando por adelantado el material de estudio y análisis para las reuniones, material que la administración suministrará de manera adecuada y oportuna.

7.9 Evitarán los conflictos de interés con la Cooperativa, informando sobre su

presencia a los demás miembros del Consejo de Administración y absteniéndose de votar sobre el asunto.

7.10 Los miembros del Consejo de Administración informarán al Consejo, las

relaciones, directas o indirectas, que mantengan entre ellos, o con la Cooperativa, o con proveedores de la Entidad, o con clientes o con cualquier otro grupo de interés de las que pudieran derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto.

8. Reglas de Conducta Los miembros del Consejo de Administración, así como el Gerente General, los administradores, empleados y colaboradores de la Cooperativa, se abstendrán de:


8.1 Participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros,

en actividades que impliquen competencia con la Cooperativa o en actos respecto de los cuales se configure un conflicto de interés.

8.2 Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley, los

intereses de la Cooperativa o que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la Cooperativa.

8.3 Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de

amistad o enemistad. 8.4 Abusar de su condición de directivo, Gerente General, administrador

empleado, funcionario o colaborador de la Cooperativa para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos o servicios que presta la Entidad, o para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, asociados o clientes.

8.5 Particularmente, los miembros del Consejo de Administración se abstendrán

de ejercer presión o recomendación directa o indirecta sobre funcionarios de la Cooperativa, en pro de beneficios para sí o para terceros, con relación a las funciones que a éstos últimos correspondan en materia de selección de personal, selección de proveedores de productos o servicios, definición de beneficiarios de programas sociales, de educación y de solidaridad, operaciones de ahorro y crédito y, en general, sobre cualquier aspecto que corresponda a la órbita de las funciones de éstos.

8.6 Realizar cualquier operación que de lugar a conflicto de interés en razón al

acceso a información privilegiada. 8.7 Dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores,

donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas por la Entidad que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.

EL GERENTE GENERAL

1. Corresponde al Consejo de Administración el nombramiento y la libre remoción del Gerente General, de su suplente y de los demás ejecutivos que de acuerdo con la ley o los estatutos, deban ser designados por este organismo. 2. El artículo 61º de los estatutos de la Cooperativa contempla que para ser nombrado Gerente General de la Entidad se requiere acreditar experiencia laboral


no inferior a cinco (5) años en el área administrativa y financiera, o en su defecto, ser profesional titulado en un área afín a la administración y acreditar una experiencia en el campo administrativo y financiero no inferior a tres (3) años; comprometerse a recibir capacitación cooperativa por un término no inferior a cincuenta (50) horas hábiles y certificar condiciones de aptitud e idoneidad en los aspectos relacionados con el objeto social de la Cooperativa. 3. El Gerente General es el representante legal de la Cooperativa, el ejecutor de las decisiones del Consejo de Administración y el responsable directo de la administración. Es el máximo nivel de responsabilidad ejecutiva y dirección administrativa, financiera y de servicios de la Cooperativa, de conformidad con las políticas y estrategias definidas por el Consejo de Administración y las funciones específicas que señalan el Estatuto y las normas legales relativas al cargo. Le corresponde liderar y coordinar el proceso de desarrollo organizacional que permita el logro de la Misión, en el marco de la Visión y de las Políticas Institucionales y los objetivos estratégicos. Tiene dependencia directa del Consejo de Administración. Sus funciones están contenidas en el artículo 62 de los estatutos. 4. El Gerente General, en el ejercicio de su cargo, está sometido a las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en el Código de Comercio y en los Estatutos de la Cooperativa.

CAPÍTULO VII DEL CONTROL

REVISORÍA FISCAL 1. El Artículo 69° de los estatutos de la Cooperativa ordena que el Revisor Fiscal no podrá tener vinculación laboral con la Cooperativa ni con ninguna empresa subordinada a ésta, no podrá ser asociado de la Cooperativa; además, indica que no podrá estar ligado por matrimonio o parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, primero civil o segundo de afinidad con empleados de la Institución, con miembros del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia ni con directivos de una empresa subsidiaria de la Cooperativa. 2. Adicionalmente, con relación al Revisor Fiscal se establece: 2.1 La Cooperativa no designará como revisor fiscal a personas o firmas que

hayan recibido ingresos de la Entidad y/o de sus vinculados económicos,


que representan el veinticinco por ciento (25%) o más de sus últimos ingresos anuales.

2.2 La Cooperativa o sus vinculados económicos, no podrán contratar con el revisor fiscal servicios distintos a los de auditoria.

2.3 La Cooperativa, en los contratos que suscriba con su revisoría fiscal,

procurará cláusulas en las que la firma de revisoría se comprometa a rotar a la persona natural que al interior haya ejercido como Revisor Fiscal por lo menos cinco (5) años consecutivos y que la persona que haya sido rotada solamente pueda retomar la revisoría de la misma luego de un período de dos (2) años.

2.4 La recomendación anterior también aplica para los casos en los cuales el

Revisor Fiscal sea una persona natural. 2.5 Las funciones del Revisor Fiscal están contenidas en el artículo 70° de los

Estatutos de la Cooperativa y las cumple en forma autónoma e independiente respecto de los administradores, estando subordinado exclusivamente a la Asamblea General de Delegados.

2.6 El Revisor Fiscal anualmente y cada vez que lo exija la ley deberá informar

en sus dictámenes todas las revelaciones a que se refieren las normas contables, de tal manera que los asociados e inversionistas en general cuenten con la información que les permita adoptar las decisiones que estimen más convenientes a sus intereses respecto de las inversiones en la Cooperativa.

2.7 El Revisor Fiscal deberá enterar a la Gerencia General de la Entidad de los

aspectos relevantes que identifique en desarrollo de su labor y, en el evento que se trate de un asunto que involucre directamente a ésta, deberá dar aviso de ello directamente al Consejo de Administración. Lo anterior, sin perjuicio de la evaluación por parte del Comité de Auditoria de los informes de control interno que rinda.

2.8 Parámetros para la selección de Revisor Fiscal La convocatoria de candidatos a la revisoría fiscal será asumida por el Comité de Auditoría, el cual suministrará a los interesados oportuna y amplia información sobre Cooperativa y sobre las características del servicio, personal y tiempo requerido y presupuesto disponible; y, además, garantizará a la asamblea que los candidatos sean idóneos y que sus propuestas estén ajustadas a la realidad y necesidades de la entidad.


La Revisoría Fiscal estará a cargo de Contadores Públicos o firmas de revisoría fiscal, mediante Contadores públicos designados, y su elección estará sujeta a los siguientes parámetros:

1. Tener tarjeta Profesional vigente y en caso de ser firmas, estar autorizadas por el organismo competente.

2. Acreditar probada formación académica y experiencia mínima de tres (3) años en la Revisoría Fiscal de intermediarios financieros, exigible tanto al principal, como al suplente.

3. Acreditar conocimientos en asuntos de la naturaleza jurídica de las cooperativas.

4. Comportamiento ético en el ejercicio de sus actividades personales, laborales y profesionales y en la atención de sus obligaciones comerciales y/o financieras.

5. No haber tenido o estar incurso en antecedentes disciplinarios o sanciones en el sector público o de organismos gremiales y de supervisión que le impidan su posesión. 6. No incurrir en ninguna de las incompatibilidades y conflictos de interés contemplados en la Ley, las normas legales vigentes y los estatutos de la Cooperativa.

DEFENSOR DEL CLIENTE La Cooperativa cuenta con un Defensor del Cliente designado por la Asamblea General de Delegados. La Defensoría del Cliente actúa como vocera de los clientes y asociados ante la Cooperativa, conoce y resuelve de forma objetiva y gratuita las quejas individuales, dentro de términos de ley, que sean presentadas en relación con un posible incumplimiento por parte de la Cooperativa, de las normas legales o internas que rigen el desarrollo o ejecución de los servicios que ofrece o presta, o respecto de la calidad de los mismos.

Parámetros para la selección Defensor del Cliente

La convocatoria de candidatos a Defensor del Cliente será asumida por el Comité de Auditoría, el cual suministrará a los interesados oportuna y amplia información sobre la Cooperativa y sobre las características del servicio, personal y tiempo requerido y presupuesto disponible; y, además, garantizará a la asamblea que los


candidatos sean idóneos y que sus propuestas estén ajustadas a la realidad y necesidades de la entidad.

Parámetros para ser elegido Defensor del Cliente, que deben ser previamente verificados por el Comité de Auditoría:

1. Cumplir con los requisitos establecidos por la ley.

2. Acreditar probada formación académica y experiencia mínima de tres (3) años en la defensoría del cliente de intermediarios financieros.

3. Acreditar conocimientos en asuntos de la naturaleza jurídica de las cooperativas.

4. Comportamiento ético en el ejercicio de sus actividades personales, laborales y profesionales y en la atención de sus obligaciones comerciales y/o financieras.

5. No haber tenido o estar incurso en antecedentes disciplinarios o sanciones en el sector público o de organismos gremiales y de supervisión que le impidan su posesión.

6. No incurrir en ninguna de las incompatibilidades y conflictos de interés contemplados en la Ley, las normas legales vigentes y los estatutos de la Cooperativa.

SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Dentro del ámbito de sus atribuciones, la Superintendencia Financiera controla el desarrollo del objeto social por parte de la Cooperativa y, dentro de ello, el cumplimiento por parte de sus administradores y funcionarios de las respectivas disposiciones legales y estatutarias.

COMITÉ DE AUDITORÍA 1. La Cooperativa cuenta con un Comité de Auditoría, conformado por tres miembros del Consejo de Administración. Este Comité apoya al Consejo de Administración en la supervisión de la efectividad del sistema de control interno, para la toma de decisiones atinentes al control y al mejoramiento de la actividad de la Cooperativa, sus administradores y miembros. 2. El Comité ordena y vigila que los procedimientos de control interno se ajusten a las necesidades, objetivos, metas y estrategias determinadas por la Cooperativa, y


que dichos procedimientos se enmarquen dentro de los objetivos del Control Interno, tales como: gestión de riesgos, eficiencia y efectividad en las operaciones, suficiencia y confiabilidad en la información financiera.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

El Consejo de Administración tiene designado un Oficial de Cumplimiento, quien se encuentra encargado de verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos específicos diseñados por la Cooperativa en el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT. Para este cometido cuenta con la colaboración de todos los funcionarios de la institución. Dicho cargo cumple actividades diferentes a las misionales y a las de control interno y el funcionario responsable es nombrado por el Consejo de Administración.

AUDITORÍA INTERNA La Cooperativa tiene una Subgerencia de Auditoría Interna, la cual desarrolla actividades diferentes a las misionales y de gestión de riesgos, evalúa la calidad y efectividad del sistema de control en forma objetiva y brinda consultoría y asesoría en orden a agregar valor en la ejecución de las operaciones de la Entidad. Ayuda, además, a cumplir sus objetivos con un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficiencia del sistema de administración de riesgos, controles y proceso de gobernabilidad.

JUNTA DE VIGILANCIA

La Junta de Vigilancia es el organismo de control social, responsable ante la Asamblea General de Delegados; el artículo 68º de los estatutos determina sus funciones, de las cuales se destacan “Velar porque los actos de los órganos de Dirección se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios cooperativos” e “Informar a los órganos de dirección, revisor fiscal y a los organismos de vigilancia y control, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de la Cooperativa y presentar recomendaciones sobre medidas que en su concepto deban adoptarse”.

CAPÍTULO VIII DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS


El artículo 78° de los Estatutos de la Cooperativa define como Conflicto de Interés toda situación en la cual una persona puede sacar provecho para sí o para un tercero, valiéndose de las decisiones que el mismo tome frente a distintas alternativas de conducta, en razón de la actividad que desarrolla y cuya realización implicaría la omisión de sus deberes legales, contractuales o morales a los que se encuentra sujeta. Así mismo, con el fin de prevenir conflictos de interés originados en los asociados, empleados, administradores y directivos, los Estatutos definen principios y políticas que deben ser observados por éstos, así como procedimientos para el manejo de situaciones generadoras de conflictos de interés.

CAPÍTULO IX

SOLUCIÓN DE CONFLICTOS

1. La Cooperativa adoptará las medidas necesarias para informar a sus asociados, inversionistas y clientes del procedimiento jurisdiccional con que cuentan para hacer efectiva la protección de sus derechos ante la Superintendencia Financiera de Colombia. 2. Las diferencias o conflictos que surjan entre la Cooperativa y sus asociados, o entre éstos, por causa u ocasión de las actividades cooperativas, se someterán a arbitramentos conforme a lo preescrito en el Código de Procedimiento Civil. 3. Antes de hacer uso del arbitramento, se procurará solucionar el conflicto o la controversia a través de una Junta de Amigables Componedores, cuya conformación, procedimientos y demás normas serán establecidos por el Consejo de Administración.

CAPÍTULO X

GRUPOS DE INTERÉS RELACIONES CON EMPLEADOS, CLIENTES, PROVEEDORES Y LA

COMUNIDAD 1. Cada una de las relaciones con los grupos de personas o entes relacionados con la Cooperativa, se fundamenta en una filosofía y unos lineamientos generales de manejo y coordinación, con el fin de otorgarles plenas garantías y una adecuada protección de sus derechos. 2. Los objetivos del manejo de cada grupo de interés son: 2.1 Reconocer y asegurar sus derechos.


2.2 Fomentar una activa participación y cooperación para la creación de valor. 2.3 Desarrollar mecanismos de mejoras de desempeño que los involucren. 2.4 Compartir la información relevante para los temas en los que éstos

participan, según la normatividad y las leyes vigentes. 2.5 Buscar el mutuo beneficio entre las partes y garantizar que se encuentren

enmarcadas dentro de la debida transparencia y formalidad que éstas ameritan.

3. Principios Generales en relación con los Grupos de Interés. 3.1 Los directivos, representantes legales administradores y empleados,

funcionarios y colaboradores de la Cooperativa tendrán en cuenta en todas sus actuaciones, en relación con los grupos de interés, los siguientes principios:

3.1.1 No se realizarán negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales

se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes.

3.1.2 Se ofrecerá a los asociados y clientes servicios financieros, a partir de la

construcción de relaciones de confianza y largo plazo, maximizando la generación de valor.

3.1.3 Se informará de manera clara las condiciones de las operaciones que realiza

la Cooperativa, de tal forma que sea posible que los clientes conozcan en su integridad los productos y servicios, así como las obligaciones recíprocas que se generan en toda relación comercial.

3.1.4 Todos los aspectos legales sobre prácticas comerciales restrictivas se

acatarán, según los principios de la sana competencia. 3.1.5 Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de

manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos. 3.1.6 Se seleccionarán proveedores de la Cooperativa, según su capacidad,

experiencia, probidad y moralidad, de conformidad con las normas pertinentes y los reglamentos internos.


3.1.7 Se buscará establecer, con los proveedores, relaciones de beneficio mutuo basadas en la calidad, buena fe, transparencia, responsabilidad, eficiencia, respeto y la búsqueda constante del bien común.

3.1.8 Las relaciones de la Cooperativa con el gobierno y con las Entidades

gubernamentales y demás autoridades públicas, se manejarán siempre dentro del marco de la ley y bajo normas éticas.

4. Relaciones con Empleados La gestión humana en la Cooperativa se deberá dirigir a liderar la cultura organizacional y la gestión del talento humano en un ambiente de respeto y equidad, con el fin de contribuir a la generación de valor para asociados, clientes y colaboradores. La gestión humana en la Cooperativa se deberá basar en las siguientes premisas: 4.1 Las únicas ventajas competitivas sostenibles provienen de las personas y

de la cultura organizacional. 4.2 El modelo de gestión humana en la Cooperativa proporciona a los jefes un

papel principal en la administración y dirección de las personas. 4.3 La primera responsabilidad de todo jefe es el conocimiento adecuado de

sus empleados, en todo momento de la relación laboral. 4.4 En este modelo, los empleados, con su compromiso y desempeño, son los

gestores de su desarrollo profesional. 5. Relaciones con Asociados y Clientes 5.1 Los asociados y clientes son la razón de la Cooperativa y merecen su más

alta consideración, aprecio y respeto. 5.2 Toda la estrategia de negocios de la Cooperativa está enfocada a ofrecer

una atención integral al cliente, basada en un servicio personalizado, una actitud cercana y amable y los valores agregados que garantizan la calidad en el servicio.

5.3 La Cooperativa deberá mantener una adecuada y permanente comunicación

con sus asociados y clientes, no sólo porque a través de la misma logra mantenerlos informados, sino porque se constituye en un mecanismo de retroalimentación sobre sus necesidades y expectativas, paso fundamental para el desarrollo de nuestros planes de trabajo.


5.4 La Cooperativa establecerá medios permanentes que tendrán como objetivo no sólo orientar e informar al cliente sobre nuevos productos o servicios y las ventajas que éstos le brindan, sino ofrecerles una real asesoría y formación en temas de su interés específico.

5.5 Los derechos de los clientes deberán ser reconocidos sin dilaciones. Con el

fin de dar cumplimiento a lo anterior, la Cooperativa cuenta con un punto de atención a los asociados y clientes, con la Defensoría del Cliente y con la Junta de Vigilancia, además de los mecanismos de atención de quejas y reclamos especialmente diseñados para brindar respuesta completa, justa, adecuada y oportuna a los clientes.

6. Relaciones con Proveedores 6.1 La Cooperativa ha establecido unas Normas, Políticas y Procedimientos

para la ejecución de todos los procesos de contratación, compras y uso apropiado de los recursos, con el fin de lograr que sean ágiles, racionales y eficientes, garantizando el mejor apoyo en la atención de las necesidades de bienes y servicios que ayudarán al logro de los objetivos corporativos de la Cooperativa.

6.2 Las actuaciones de quienes intervengan en los procesos de contratación y

compras deberán regirse por los principios éticos, de buena fe, transparencia, economía, responsabilidad y calidad y de conformidad con las medidas de control y prevención establecidas en el Código de Ética, Manual para la Prevención de Lavado de Activos, Código de Buen Gobierno, Reglamento Interno de Trabajo, mecanismos de control y demás procedimientos establecidos por la Cooperativa.

6.3 Para la selección de los proveedores se analizarán, entre otros, los

siguientes aspectos: capacidad técnica y patrimonial, idoneidad y trayectoria en el mercado, infraestructura operativa, estabilidad financiera, precio ofrecido y valor agregado.

7. Relaciones con la Comunidad La Cooperativa hace un aporte a la comunidad en general, reflejado en una actuación empresarial con principios éticos, estricta atención a las normas legales y con la disposición por hacer de sus empleados, ciudadanos con valores morales, sociales y profesionales. La proyección social y solidaria formar parte fundamental del ideario cooperativo de la Entidad, para lo cual se destinan importantes recursos.


8. Relaciones económicas de la Cooperativa con miembros del Consejo de Administración, Gerente General y Principales Ejecutivos 8.1 Las relaciones económicas de la Cooperativa con los miembros del Consejo

de Administración, el Gerente General y Principales Ejecutivos se llevarán a cabo dentro de las limitaciones y condiciones establecidas por las normas pertinentes, y las regulaciones sobre prevención, manejo y resolución de Conflictos de Interés.

8.2 Toda información relevante relativa a las relaciones económicas existentes entre la Cooperativa y los miembros del Consejo de Administración, el Gerente General y Principales Ejecutivos, se dará a conocer al mercado en los informes correspondientes a cada ejercicio social.

CAPÍTULO XI REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y NO FINANCIERA

1. Solicitudes de Información 1.1 Sin perjuicio de las consultas o solicitudes de información que puedan hacer

los asociados, inversionistas y clientes en la página de Internet de la Cooperativa, en la Dirección General de la Entidad se tiene un punto de atención en el que todos los interesados pueden contactar directamente a la Gerencia General, a la Subgerencia General, a la Subgerencia de Riesgos, a la Subgerencia Financiera para satisfacer sus inquietudes y consultas con respecto a los planes y las políticas financieras presentes y futuras de la Cooperativa, particularmente en lo referido a operaciones pasivas. Las consultas o solicitudes de información escritas, se atenderán en la misma forma.

1.2 Cuando, a criterio de la Cooperativa, la respuesta a un asociado,

inversionista o cliente pueda colocarlo en ventaja, dicha respuesta, con la consulta o solicitud de información, se publicará inmediatamente en la página de Internet de la Cooperativa y luego en el boletín oficial de la Entidad para conocimiento de sus pares.

2. Información al Mercado La Cooperativa divulgará en su página de Internet, en sus carteleras y boletines institucionales y en otros medios legalmente exigidos, la siguiente información: los Estatutos, el Código de Buen Gobierno Corporativo, la Financiera y Contable que se genera en el desarrollo de su gestión, al corte de diciembre del año anterior; la


relevante en materia de gobierno corporativo; los resultados de la encuesta de cumplimiento de dicho Código; la material relevante que resulte de las actividades de control interno; las políticas generales aplicables a la remuneración y beneficios económicos que se concedan a los miembros del Consejo de Administración, al Gerente General, al Revisor Fiscal, a los Asesores Externos y las Auditorías Especializadas; las normas internas sobre resolución de conflictos; y, en general, toda la establecida por la ley. Este Código de Buen Gobierno fue aprobado por el Consejo de Administración en sesión de marzo 19 de 2011, Acta N° 579 y regirá a partir de esta fecha. En constancia, firman: JOAQUÍN ELCEARIO ROJAS CASTAÑO AICARDO QUINTERO CASTAÑO Presidente Secretario

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CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO - JFK BUEN GOBIERNO-2011 logo JFK.pdfCódigo de Buen Gobierno Página 6 de 24 2. Las reuniones de la Asamblea General de Delegados serán ordinarias y extraordinarias: