CÓDIGO - Famisanar EPS...3/24 INTRODUCCIÓN Este es un extracto de nuestro Código de Conducta y Buen Gobierno en EPS Famisanar, el cual es el compilado de normas y buenas prácti-cas

CÓDIGODE CONDUCTAY BUEN GOBIERNO

Código de Conducta y Buen Gobierno

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CONTENIDOINTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

MisiónVisiónValores

1. GOBIERNO CORPORATIVO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.1. Estructura organizacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2. MECANISMOS DE CONTROL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92.1. Sistema de control interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

3. PRINCIPIOS DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO . . . . . . . . . . . . . . . 11

4. POLÍTICAS Y MECANISMOS DE AUTORREGULACIÓN . . . . . . . . . . 144.1. Políticadehumanización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.2. Políticadegestiónhumana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134.3. Políticadecalidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134.4. Políticasdeadministraciónderiesgodelavado

deactivosyfinanciacióndelterrorismo(sarlaft) . . . . . . . . . . . . 134.5. Políticaantifraudeyanticorrupción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134.6. Políticadegestiónderiesgos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.7. Políticadecontinuidaddelnegocio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.8. Políticagestióndeproveedores

ycomprasadministrativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144.9. Políticasdecontratacióndeservicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

4.10. Políticadepagos4.11. Políticadeseguridaddelainformación

5. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

6. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19


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INTRODUCCIÓN

EsteesunextractodenuestroCódigodeConductayBuenGobiernoenEPSFamisanar,elcualeselcompiladodenormasybuenasprácti-casdegobiernocorporativobajounenfoquepreventivoyconstructi-vo,lascualesdebenconocernuestroequipodecolaboradoresyde-másgruposdeinterésrelacionadosconnuestraorganización,yquepermitenadherirsedemaneraactivaalosprincipiosylineamientosaquícontenidos.

Laapropiacióndeestecódigodemuestraelcompromisoquetienenuestraorganización con la transparencia yelbuenactuarbajo laresponsabilidadcorporativa.

¿A quién va dirigido el Código de Conducta y Buen Gobierno?

Atodosnuestrosusuarios,accionistas,prestadores,aliados,provee-dores, entidades gubernamentales y colaboradores, quienes seránlosencargadosquesuactuarseaconformeaestecódigo.


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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOMISIÓN

En Famisanar respaldamos el cuidado de tu salud ytubienestar.

VISIÓN

SerlaEPSreconocidaporbrindarsiemprelamejorexperiencia.

VALORES

• Compromiso

• Honestidad

• Respeto

• Solidaridad

• Servicio


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1. GOBIERNO CORPORATIVO

1.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL1.1.1. Comités de Junta DirectivaLa JuntaDirectiva establece comités especializados para estudio yapoyoentemasespecíficos,suconformaciónyfuncionamientoseráatendiendolaregulaciónespecialdelSGSSydeacuerdoconlodis-puestoenelreglamentoaprobadoporlaJunta.Elperiododesusin-tegrantesseráelmismoperiodoestablecidoparalaJuntaDirectiva,pudiendoserreelegidosoremovidosencualquiertiempoporella.

Para integrar los comités, la Junta tomaráa consideración losper-files, conocimientosyexperienciaprofesionalde susmiembrosenrelaciónconlamateriaobjetodelcomitéalaluzdelodispuestoenlaregulacióndelSGSSS.LasreunionesodecisionesdecadaunodeloscomitésdeJuntaseránplasmadasporescritoeninformesoactas,loscualesestánadisposicióndelaJuntaDirectiva,autoridadesexternasyentesdecontrol.

ElreglamentodeloscomitésdelaJuntaDirectivadefinelosdetallesdesuconformación,lasmateriasyfunciones,asícomosuoperativi-dad.SeregularánloscanalesdecomunicaciónentrelosComitésylaJuntaDirectiva,asícomolosmecanismosderelacionamientoycoor-dinaciónentrelosComitésdelaJuntaDirectivadeEPSFamisanar.


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENCIA COMERCIAL

GERENCIA SALUD

GERENCIA EXPERIENCIA DE USUARIO

GERENCIA DE OPERACIONES

GERENCIA FINANCIERA

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GERENCIA DE TECNOLOGÍA

COMITÉ DE CONTRALORÍA Y

AUDITORÍA INTERNA

COMITÉ DE RIESGO

GERENCIA DE RIESGO EMPRESARIAL

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

COMITÉ DE GOBIERNO ORGANIZACIONAL

COMITÉ DE CONDUCTA

REVISORÍA FISCAL

SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA

GERENCIA GENERAL

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA


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1.1.2. Comité de Contraloría y de Auditoría InternaConformadoportres(3)miembrosdeJuntaDirectiva,porelGerenteFinancieroyElGerentedeRiesgoEmpresarialdelaEPSFamisanar;podrá contar con la participacióndeunexpertoexternodelegadoporlaJuntaDirectiva,conconocimientoscontables,financierosydegestiónoperativarelacionadacontemasdeprotecciónalusuario.

Elobjetivodelcomitéesapoyarlainspecciónyseguimientodelaspolíticas, procedimientos y controles internos que establezcan elanálisisfinancierodelaejecucióndelasoperacionesdelaentidad,elanálisisdesalvedadesgeneradasporelRevisorFiscalylarevisiónperiódicadelaarquitecturadecontroldelaentidadydelsistemadegestiónderiesgos.

Dentrodesusprincipales funcionesseencuentran ladefinicióndepolíticas,criteriosyprácticasqueutilizarálaorganizaciónenlacons-trucción,revelaciónydivulgacióndelainformaciónfinancieraycon-table,asícomolaestructura,procedimientosyevaluacióndelSiste-ma de Control Interno de la EPS Famisanar.

1.1.3. Comité de Gobierno OrganizacionalConformadoporunnúmeroimpar,igualomayoratresdedirecto-resyexpertosexternosdelegadosporlaJuntaDirectiva,concono-cimientosengobiernoorganizacional.ParalaEPSFamisanarestaráintegradopordos(2)miembrosdelaJuntaDirectiva,unasesorex-pertoexternoentemasorganizacionales,elGerenteAdministrativoyelGerenteFinancierodelaEPSFamisanar.

EstecomitéeselencargadodeapoyaralaJuntaDirectivaenladefinicióndeunapolíticadenombramientosyretribuciones,asícomogarantizarelaccesoainformaciónverazyoportunasobrelaorganización,laevalua-ciónanualdeldesempeñodelaJuntaDirectiva,losórganosdegestión,controlinternoylamonitorizacióndenegociacionesconterceros.

ComouncomitédeapoyoalaJuntaDirectiva,dentrodesusprincipa-lesfuncionesseencuentralarevisiónyevaluacióndelcumplimientodelosdeberesdelaJuntaDirectivaylaAltaGerenciadelaorgani-zación,ademásdepropenderporque losgruposde interéstenganaccesodemaneracompleta,verazyoportunaalainformaciónquedebarevelarse.

1.1.4. Comité de RiesgosDadalaimportanciaquetieneelmanejodelriesgoentodassusdi-mensionesparaunaentidadpromotoradesalud,seconsiderónece-sariorobustecerdesdeelmarcodelaregulacióndelSGSSSlaconfor-


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macióndeestecomité.Poresto,enEPSFamisanar,elcomitédeRiesgosestáintegradoportres(3)miembrosdeJuntaDirectiva,unexpertoexternoentemasderiesgoyactuaria;igualmentepar-ticipanelGerentedeRiesgoEmpresarial,elGerenteFinanciero,elGerentedeSaludyelGerentedeOperacionesdelaEPS.

ElComitédeRiesgosesunórganodeapoyoalagestiónquereali-zalaJuntaDirectiva;seleatribuyenresponsabilidadescomoelli-derazgo,implementaciónydesarrollodelmonitoreodelapolíticayestrategiadelagestiónderiesgosdelaorganización.

1.1.5. Comité de ConductaConformadopormiembros de la AltaGerencia con un númeroimpar, igualomayora tres (3). Enel casode la EPSFamisanarestáintegradoporelSecretarioGeneralyJurídico,ElGerentedeRiesgoEmpresarialyelGerenteAdministrativo.Sieltemaendis-cusiónimplicaalGerenteGeneral,a losmiembrosdelComitéoalaAuditoríaInterna,unnúmeroimpar,igualomayoratres(3)miembrosdelaJuntaDirectivapuedenaccionarcomoComitédeConducta.

Suobjetivoesorientarelcomportamientoesperadodelosequi-posdetrabajodelaEPSFamisanar,encuantoasurelacionamien-toconlosdiferentesgruposdeinterés,guiarenlaresolucióndeconflictoysituacionesqueafectenlaéticaempresarial,median-tepolíticasantisobornoyanticorrupciónquepuedanafectarlosprincipioscorporativos.

Dentrodesusfuncionesseencuentralaconstrucción,aplicaciónydivulgacióndeestrategiasparafortalecerlospilaresdeconductadentrodelaEPSFamisanar,asímismo,apoyaralaJuntaDirectivaenlaresolucióndeconflictosdeinterés.


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2. MECANISMOS DE CONTROL

LaEPSFamisanarcuentacontresprincipiosen losdiferentesele-mentosqueconstituyenelSistemadeControlInterno:

Autocontrol:eslacapacidaddetodosycadaunodelosfuncio-nariosdelaorganización,independientementedesuniveljerár-quico,paraevaluarycontrolarsutrabajo,orientarloalasatisfac-cióndelderechoalasaluddelosafiliados,detectardesviacionesyefectuarcorrectivosenelejercicioycumplimientodesusfun-ciones,asícomoparamejorarsustareasyresponsabilidades.

Autorregulación: se refiere a la capacidadde la organizaciónparadesarrollaryaplicarmétodos,normasyprocedimientosquepermitaneldesarrollo,implementaciónymejoramientodelSCI,dentrodelmarcodelasdisposicionesaplicables.

Autogestión:apuntaalacapacidaddelaentidadparainterpre-tar,coordinar,ejecutaryevaluardemaneraefectiva,eficienteyeficazsufuncionamiento.

Basadoenlosprincipiosmencionados,desdeelSistemadeCon-trolInternodelaorganización,establecelasacciones,losméto-dos,procedimientosymecanismosdeprevención,decontrol,deevaluaciónydemejoramientocontinuodelaEPSFamisanarquelepermitentenerunaseguridadrazonableacercade laconse-cucióndesusobjetivos,cumpliendolasnormasquelaregulan.


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2.1. Sistema de Control InternoEl Sistema de Control Interno de la EPS Famisanar es un procesodiseñadoparaproporcionarseguridadrazonableenel logrode losobjetivosrelacionadosconlaefectividadyeficienciaenlasoperacio-nes,asícomoenlaconfiabilidaddelainformaciónfinancierayenelcumplimientodelasleyesylasregulacionescomosoportedelama-terializacióndelaestrategiadelaentidad.Esteprocesoesejecutadoportodoslosnivelesdelaentidad,desdelaJuntaDirectivahastaloslíderestácticosyoperacionalesdelosprocesos.

ElSistemadeControlInterno(SCI)delaEPSFamisanarcuentaconprincipiosquegarantizanlaefectividaddelsistemaydebenserapli-

cablesportodoslosintegrantesdelaorganización.Laverificacióndelacalidaddelcontrolinternoesrealizadaporloslíderesyactoresdeprocesopormediodelasupervisióncontinuadelcumplimientodelaspolíticasinstitucionalesyoperacionalesdefinidasenlosmismos,asícomoatravésdelseguimientoperiódicoalcumplimientodelsis-temademediciónparaestablecerplanesdemejoraquepermitanaseguraryalcanzarlasmetasorganizacionales.Dentrodeloscompo-nentesdelsistemaseencuentraelambientedecontrol,lagestiónderiesgos,lasactividadesdecontrol,lainformaciónycomunicación,elmonitoreoylaevaluacióndeindependientes.


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3. PRINCIPIOS DE CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO

Paralagestióníntegra,eficienteytransparenteensulabordedirec-cióny/ogobierno,laEPSFamisanarestablecesusactuaciones,antelosdiversospúblicosygruposdeinterés,fundadasenlossiguientesprincipios:

Confianza de la ciudadanía: el norte de la EPS Famisanar en materiadegobiernoorganizacionales lograrypreservar lacon-fianzadelaciudadanía.Esteprincipiorectorprevalecerásobrelosformalismos,yservirácomopruebaparaevaluarlaautenticidadyefectividaddelosesquemasdegobiernoorganizacional.

Predictibilidad: lasdecisionessobrelagestióndelaentidadsetomarán al nivel adecuado según el caso (administración, Jun-ta, Asamblea), y se deben ajustar a procedimientos y criteriospreestablecidos que limiten o regulen la discrecionalidad y laarbitrariedad.

Transparencia:eslagarantíaqueofrecelaEPSFamisanaratodaslaspartesinteresadasdeactuarbajoelcumplimientoestrictodeprincipiosynormaséticasylegales,locualincluyerevelarlainfor-maciónquepermitea laspartes interesadasverificar lacorrela-ciónentrelosprocesosylosresultadosobtenidos.

Orientación al Usuario:lasactuacionesdentroyentrelasenti-dadesdesaludtienencomoúnicoobjetivoelvelarporlaprotec-cióndelderechoalasaluddelosusuariosquesematerializaatra-vésdelaprestaciónoportunadeserviciosdesaluddealtacalidad.

Coordinación:laEPSFamisanarestáenlacapacidaddeadoptaryarticularlasactuacionesdelosórganosdegobiernoparavelarporlaadecuadaejecucióndesusfunciones.

Equidad en el trato: la entidadproporcionará un tratamientoequitativoa laspersonaspertenecientesaungrupode interés,conrespectoalosderechosydeberesqueestastienenenrela-ciónconlaentidad.


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4. POLÍTICAS Y MECANISMOS DE AUTORREGULACIÓN.

4.1. POLÍTICA DE HUMANIZACIÓNDe acuerdo con el Ministerio de Salud y Protección Social, todoslosactoresdelsistemageneraldeseguridadsocialensaluddebenabordar la implementaciónde acciones quebusquen garantizar laatenciónintegralyhumanizada.Lahumanizaciónensaludconsisteenbrindarunserviciodecalidadyuntratoadecuado,teniendoencuentalanecesidadydiferenciaencuantoaedad,patologíaycreen-ciadecadausuario,factoresquealidentificarpermitepersonalizarlaatención,generandounniveldeconfianzaconelbuentrato,lengua-jesencilloycomprensible.

Enestesentido,enlaEPSFamisanarsomosconscientesdelosretosqueimplicalaatenciónenelsistema;esasícomodesdenuestracul-turainstitucionalconsideramosquelahumanizacióndelaatenciónrequiere de un acompañamiento proactivo en los diferentes pro-cesos yde los actores involucrados tanto internos (colaboradores)como externos (los usuarios), considerando como un eje trazadorquelarelaciónseestructuredesdelasnecesidadesdelosactoresyenmarcadosenlosdeberesyderechosdecadacual,conclaridadytransparencia.

Laatenciónhumanizadahacereferenciaalabordajeintegraldelserhumanoyenlacalidaddevida.Esporestarazónqueesimportan-tehumanizar al personal de laorganización, orientándolohacia elservicioporelusuario,buscandoofrecerunaasistenciaintegralconcalidezycompetenciaquerespondaatodaslasdimensionesfísica,emocionalysocialdelaspersonas.


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4.2. POLÍTICA DE GESTIÓN HUMANAParalaEPSFamisanarsusempleadossonunfactordeterminanteenlaoperaciónefectivadel servicio,eneste sentido, consideramosalaspersonascomoseres integralesensudimensiónfísica, social ypsicológica,siendolabaseparaellogrodelaestrategiaempresarial.

Porconsiguiente,gestionamosdemaneraefectivayoportunalacon-secucióndelpersonalidóneoparasuplirlasnecesidadesdetalentohumanodelaorganización,basadoseneldesarrollodecompeten-cias, lacalidaddevida, lapromocióndecomportamientosrespon-sables,laadherenciaycumplimientodelaspolíticasdeseguridadysaludeneltrabajoquepropicianconjuntamenteelcrecimientoper-sonalylaboralatravésdeuncontextoestructuradoenunaculturadealtodesempeño.

Nuestroequipohumanoimplementaensuquehacerlosvaloresor-ganizacionales,laética,elbienestarylanormatividadlegalvigentepara llevaracabo laplaneaciónygestióndel talento,buscando lasatisfacción de necesidades de seguridad, pertenencia y reconoci-miento,quedanpiea tenerunaculturaorganizacional sostenible,dadaatravésdeaccionespropiasdeadministración,compensación,desarrollo,gestióndecambioybienestarsocialqueredundendirec-tamenteenlahumanizacióndelservicio.

4.3. POLÍTICA DE CALIDADLaEPSFamisanargestionaelriesgoenlasaluddesusafiliadosatra-vésdeldesarrollodeprocesoságilesyaccesibles,quepermitanqueelusuariointernoyexternopuedagestionarsusnecesidadesdema-nerasegurayefectiva.LacalidadenlaEPSFamisanarsignificahacerbienlascosasdesdelaprimeravez,paraesto,cadaunodenuestroscolaboradores son ejecutores y veedores de los resultados de losprocesosquebuscanlasatisfaccióndenuestrosusuarios.

4.4. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (SARLAFT)

ConrelaciónalSistemadeAdministracióndeRiesgosdeLavadodeActivosyFinanciacióndelTerrorismo,laentidadcuentaconpolíticasyprocedimientos,quepermiteneleficienteyefectivofuncionamien-todelSARLAFT.

• LaEPSFamisanarobservarádemaneraestrictayrigurosa,todoslosprincipioséticosyparámetroslegalesconcernientesalaprevencióndellavadodeactivos,establecidosenelCódigoConductayBuenGo-biernoquerigeelactuardetodossusfuncionarios.

• Elconocimientode losclientesy/ocontrapartede laEPSFamisanaresunadelasprincipalesmedidasdecontrolparaquenoseautilizadacomoinstrumentoparaelLA/FTyhacenparteintegraldelnegocio.

• LaEPSFamisanarcuentaconlaestructuraorganizacionalquesopor-talaadministracióndelriesgodeLA/FT,conrolesyresponsabilida-desquepermitenmantener la independencia entre las diferentesáreasinvolucradas.

• LaEPSFamisanarcuentaconmecanismosparaladivulgaciónycapa-citaciónquelepermiteimpulsarunaculturadeAdministracióndelriesgodeLA/FT.

• Seguardaráabsolutareservasobrelasinvestigacionesoactuacionesqueadelanten lasautoridadesuorganismosdecontrolcompeten-tessobredeterminadocliente,contraparte,beneficiario,empleado,proveedoruoperación,asícomoconrespectoalreportedeopera-cionessospechosasydeefectivo.

4.5. POLÍTICA ANTIFRAUDE Y ANTICORRUPCIÓNLaEPSFamisanarsecomprometeacumplirlasnormasyleyesimpar-tidasenmateriadeanticorrupción,conelpropósitodecontribuira


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larealizacióndelosfinesdelSistemaGeneraldeSeguridadSocialenSaludenColombia,asícomoaprotegerlaimagenyreputacióndelaentidad,promoviendoelactuaréticoytransparenteantesusgruposdeinterés,fomentandolaintegridadylaculturadelegalidadbajolafilosofíadecerotolerancia,encualquierconductaquepudieseserconsideradasoborno,fraudeoquepueda,encualquierotraforma,serconsideradacorrupta.Endesarrollodeloanterior,seadoptalosiguiente:

• Realizar lasdebidasdiligenciasparaconoceradecuadamentea lospotencialesclientes,ycontrapartesyenparticular,lavinculacióndelos proveedores administrativos, de salud y con entidades guber-namentalesofuncionariosdelgobierno.Paraesto,seaplicaránlasreglas,losobjetivosyprincipiosrespectoalavinculacióndeprovee-doresyagentesseñaladosenlosprocesosdecontrataciónensaludyadministrativo.

• Buscandolatrasparenciaylamitigacióndeconductasinapropiadas,laorganizaciónhaestablecidounalíneaética,conlacualbuscaquelosaccionistas,colaboradores,prestadores,proveedores,clientes,usua-rios,afiliados,contrapartesydemáspartes interesadascuentenconuncanalparalarecepcióndedenuncias,acercadealgúncomporta-mientoinadecuadoquepuedaafectaralaorganizaciónosususuarios.

Dentrodelastipologíasdedenuncias,seencuentranlavadodeacti-vosyfinanciacióndelterrorismo,fraude,corrupciónysoborno,usoindebidodeinformación,conflictodeinterés,controversiasinternas/acosolaboral,malversacióndeactivos,eincumplimientodelaspo-líticasinstitucionales.Loscanalesdecomunicaciónestablecidosparalarecepcióndelasdenunciasatravésdelalíneaéticason:

• Lalíneatelefónica018000910108

• Elcorreoelectrónico: [email protected]

• Yatravésdelapáginaweb: https://www.lineaeticakpmg.com/FAMISANAR

4.6. POLÍTICA DE GESTIÓN DE RIESGOSLaEPSFamisanarysuscolaboradoressecomprometenacumplirlosli-neamientosgeneralesquesedebenaplicarenelCicloGeneraldeGes-tióndeRiesgos,incorporandoelementosespecíficosdelosdiferentessubsistemasderiesgo,mediantelaidentificación,evaluaciónymedi-ción,seguimientoymonitoreodealertastempranaseindicadoresdegestión,capacitaciónydivulgación,rolesyresponsabilidades,quesetraducenenreglasdeconductayprocedimientosqueorientanlaac-tuacióndelaEPSFamisanar,conelfindepermitirelfuncionamientoefectivoyoportunoenlaadministracióndelriesgoparalacompañía.

4.7. POLÍTICA DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIOElobjetivode laadministracióndecontinuidaddelnegocioespla-nificar lasaccionesnecesariaspara responderde formaadecuada,articulandoloscomponentesdePlanparaAdministracióndeEmer-gencias,PlandeContinuidadTecnología,PlanparalaContinuidaddelosProcesos,yPlandeContingenciaenlaReddePrestadores,comointegradoresdelplandecontinuidadycontingenciadelnegocio,des-deelmomentoenquesedeclare lacontingenciahasta lavueltaalanormalidad,deformaquereduzcaalmínimoelimpactosobrelaoperacióndelaEPSFamisanar.

4.8. POLÍTICA GESTIÓN DE PROVEEDORES Y COMPRAS ADMINISTRATIVAS

Lasáreasque requieranadquirir unbieno contratar laprestacióndeunservicio,nopodráncontraerobligacionesanombredelaEPSFamisanar,antesdelasuscripcióndelcontratoy/olaaprobacióndeunaordendecompray/oservicio.


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• Ningún prestador o proveedor podrá sercontratadosinhaberrealizadolasrespecti-vasvalidacionesyanálisis,quegaranticenlacalidaddelosbienesyservicioscontratados.

• Nosepodrálegalizarcontrataciónsinagotar-setodaslasetapasyelcumplimientodelosrequisitos. Cualquier excepciónque sepre-senteencuantoacumplimientodeacuerdosdenivelesdeservicioentreáreasdeberáserautorizada por la Gerencia Administrativay Financiera o en su defecto la SecretaríaGeneral.

• No están permitidos los acuerdos verba-leso a travésdemediosde comunicacióndiferentes a los señalados en el procesocontractual.

• LaDirecciónJurídicadeberávalidaryapro-bar los contratosa serfirmadosporalgúnrepresentantelegaldelaEPSFamisanar.Dela misma manera, en la contratación salud, laGerenciadeSaludaprobarálascondicio-nestécnicasdelcontrato,sobretodoservi-cioscontratadosytarifas.Porotrolado,enla contratación administrativa, será la Ge-renciaoDirecciónquesolicitócontratarelbienoservicioquienapruebelascondicio-nestécnicas.

• Los prestadores, proveedores, contratistasy en general cualquier persona natural ojurídicaquemantengarelacionescomercia-les,contratovigentey/oefectúeoperacio-neseconómicascon laEPSFamisanarestáobligadoadar cumplimientoa lasnormas

vigentes relativas al Sistema de Adminis-tración del Riesgo de Lavado de Activos yFinanciación del terrorismo SARLAFT, enespeciallaLey1474de2011,laLey526de1999, laCircular009de2016expedidaporlaSuperintendenciaNacionaldeSaludylasdemás disposiciones que las modifiquen,sustituyan, complementeno deroguen, y alaspolíticasyprocedimientosparaelcontrolde riesgo derivado del lavado de activos yfinanciación de terrorismo implementadaspor laEPSFamisanardentrodesuprocesode contratación.

• Los prestadores, proveedores, contratis-tasyengeneralcualquierpersonanaturalojurídica quemantenga relación contractualvigente con laEPSFamisanar, estánobliga-dos al cumplimiento de las normas relati-vas al tratamiento de los datos personalesy datos personales sensibles que conozcaconocasiónadicharelacióncontractual,enespecial laLey1581de2012(habeasdata)ysusdisposicionesreglamentarias.Laspolí-ticasdetratamientodelainformaciónyloscanalesdecomunicaciónestablecidosporlaEPSFamisanarestándisponiblesenlapáginaweb www.famisanar.com.co para consultadequienestéinteresadoenconocerlosy/oejercerlosderechosqueleotorgalaleyfren-tealtratamientosusdatospersonales.

• Loscolaboradoresseobliganamanejardeforma diligente y reservada la informaciónrelacionada con la negociación, selección ycontratacióndebienesyservicios


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4.9. POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOSLa EPS Famisanar, con el finde cumplir suobjeto social, garantizalaprestacióndelosserviciosincluidosenlosplanesdebeneficiosatravésdelareddeinstitucionesprestadorasdeserviciosdesaludyprofesionalesadscritos.Paralaselecciónycontrataciónsetienenencuenta losprincipios,políticas,procedimientosyatribucionescon-templadasenelmanualdecontratacióndeserviciosdesaludylare-gulaciónespecialaplicablecontenidaenlanormatividaddelSGSSS.

ElSistemaGeneraldeSeguridadSocialenSaludreconoceacadaen-tidadpromotoradesaludunvalorpercápita,denominadounidaddepagoporcapitación(UPC),destinadoalaorganizaciónygarantíadelaprestacióndelosserviciosincluidosenelplandesaludobligatorioparacadaafiliado.Conformeloanterior,setrataderecursospara-fiscales,ynoleespermitidoalasEPScontratarcondichosrecursosserviciosdiferentesalosasociadosparalaprestacióndeserviciosdesalud.

LaEPSFamisanarnopermiteningúntipode intermediaciónde losservicioscontratadosporella;para talefecto,deconformidadconloestablecidoporlaCircular067de2010delaSNSydemásnormasquelamodifiquen,adicionenosustituya,seentiendeporinterme-diacióncomolacontrataciónquerealizaunaentidadresponsabledelpagodeserviciosdesalud,unaentidadqueofrezcaPlanesAdicio-nalesdeSalud,losparticularesydemáspagadoresdelsistemaconunainstituciónopersonanaturalojurídicaparaqueestaasuvezseencarguedecoordinarlareddeprestadores.

LaEPSFamisanarcontratarálosserviciosdesaludconInstitucionesPrestadorasdeServiciosdeSaludoProveedoresdebidamente ins-critosenelregistroespecialdeprestadoresdeserviciosdeSaluddelMinisteriode laSaludyProtecciónSocial (REPS),quetengandebi-damentehabilitadoslosserviciosobjetodecontrataciónocuentenconlosregistrosypermisosestipuladosenelDecreto780de2016

ylaResolución3047de2008ydemásnormasquelosmodifiquen,adicionenosustituyan.

LaEPSFamisanarrealizarevisiónperiódicadelmantenimientodelainscripcióndesedesyserviciosenelREPS,envíanotificacionesparavalidarloshallazgos;encasodecorroboraselosmismos,serealizalainactivaciónparalaprestacióndelosserviciosysedeberáenviarcartadeexclusióndelcontratoalprestadordeservicios.

Los acuerdos de voluntades cuyo valor estimado anual supere elmontofacultadoparaelrepresentantelegal,acordeconlametodo-logíadecálculodefinida,debentenerlaaprobacióndelaJuntaDirec-tiva,conformeloprescribelosestatutosdelaEPSFamisanar.

Cuandoalrepresentantelegaldelprestadoroproveedor,envirtuddelosestatutos,seleseñaleunlímitedecuantíaparacontratar,con-dicionándolaa la aprobacióndelmáximoórganodedirecciónyelmontoanualestimadodelcontratoasuscribirconlaEPSFamisanarlosupere,esindispensablequesecumpladichacondiciónprevioacontratarlo.

LaEPSFamisanar,acordeconlanormativavigente,podrácontratarserviciosdesaludconconsorcios,conveniosdeasociaciónyunionestemporalesuotrasfigurasjurídicasqueseajustenalosrequerimien-tosnormativos.

LaEPSFamisanarcontratarálosserviciosexpresamenteofertadosporelprestadorensuportafoliodebeneficiosqueesténdebidamenteha-bilitadosyqueseandeinteréscomúnentrelaspartes;paraelloelpro-veedorenviaráeldocumentoportafoliodebeneficiosenlostérminosdefinidosporlaaseguradora.Estapolíticaaplicatantoparalascontrata-cionesdeprimeravezcomoparalasrenovacionesdecontrato;enesteúltimocaso,losbeneficiosquenoquedenexpresamenteincluidosenelportafoliodelproveedorleseránnotificadosyencasodenoconfirmarsuinterésenmantenerlosseránexcluidos,desmarcadosynotificadosconcartadeexclusióndebeneficiosdelcontratorespectivo.


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Losprestadoresoproveedoresacontratarsedebenacogeralmode-lointegraldesaluddelaEPSFamisanarydebendisponerdeunmo-delodeprestacióndeserviciosquerespondaaloenunciado,contarconpersonaldesaludidóneoydebidamenteautorizadoparaejercerlaprofesiónuoficioporpartedelaautoridadcompetente,asícomocon la infraestructurafísica, técnica, científica y administrativane-cesariaparaprestarlosservicioscontratadosconética,diligenciaybajolosestándaresdecalidadestablecidosporlaEPSFamisanarylasnormasqueregulanlamateria.

Losprestadoresoproveedoresporcontratardebendisponerdelosindicadoresdecalidadenlaprestacióndeservicios,definidosenelSistemade Informaciónpara laCalidaddel SistemaObligatoriodeGarantíadeCalidaddelaAtenciónenSaludeimplementarsuspro-piosprogramasdeAuditoríadeconformidadconelDecreto780de2016ydemásnormasquelomodifiquen,adicionenosustituyan.

Losoperadores logísticosdemedicamentosdeberánacogersea lanormativavigente,relacionadaconlacompra,almacenamiento,dis-pensación,transporte,topedetarifas,permisosylicencias,estable-cidasparaestosproductos.DeigualformadebendarcumplimientoaloseñaladoenelmanualdemedicamentosdelaEPSFamisanar.

Dentrodelprocesodecontratación,enningúncasodebedarseaco-noceralosproponenteslastarifasofrecidasporsuscompetidoresysiempresedebecontrataratarifasreferentesdemercado.

ParalaescogenciadeunaofertapresentadaporunPrestador(públi-co,privado,profesional independiente,operador logísticode insu-mosy/omedicamentos),seseleccionará lademayorconvenienciaparalaEPSFamisanaryparaelusuariodesdelospuntosdevistaderiesgo,económicoydecalidad.


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4.9.1. Principios del Proceso de Contratación de Servicios de SaludEn laselecciónycontratacióndelprestadoroproveedorsedebenobservarlosprincipiosde:

Transparencia:consisteporunaparteenlaneutralidadquerigeelprocesodecontrataciónalmomentodelaescogenciadelpres-tadoroproveedor,todavezqueestosdemuestrencumplirconlosrequisitosyméritosnecesariosparasuselecciónencondicionesdelmercado,yporotralapublicidadquedebeexistirenelmismo,puestoquelorequisitosypolíticasdebenserconocidosyacata-dosportodaslasáreasdelaEPSFamisanar.

Economía:elprocesodeberáserágilentodassusetapasevitandolasolicituddedocumentaciónquenoseaidóneaparallevaracaboelprocesodecontratación,enconcordanciaconelobjetosocialdelaEPSFamisanaryelpresupuestoasignadoparaelobjetoacontratar.

Responsabilidad: todas aquellas personas que intervengan enel proceso de contratación desde la planificación, celebración,ejecución, supervisión y liquidación del contrato llevan consigolaobligaciónde sus actuaciones respondiendopor los actosdeomisiónoincumplimientodelosdeberes,todavezque,sisecon-siderancontrariasalderecho,deberánasumirlasconsecuenciaspropiasdesusactos.

Buena fe:esteprincipioes labasedelprocesode lasrelacionesentrelaEPSFamisanarylosprestadoresoproveedoresquepoten-cialmentetenganlaintencióndematerializarunvínculocontractualconlaEPSylosseleccionados,elcualconsistiráenlarectitudyhon-radezentodaslasactuacionesdentrodelprocesodecontratación.

Celeridad:laspartesintervinientesenelprocesodecontratacióncontempladoenelpresentemanualactuaránporsuspropiosme-dios,llegandoaacuerdosdeservicioquepermitandemaneraágilyoportunalaculminacióndelalegalizacióndelcontratoenelme-

nortiempoposibleyllevarafeliztérminolasactuacionestendien-tes a concretar la relación contractual.

Imparcialidad:lasaccionesrealizadasencumplimientodelpro-cesodegestióndecontrataciónseránneutrales,porloanterior,nosetendráencuentaningunaconsideraciónespecialopersonal,dentrodelprocesodeseleccióndelosprestadoresyproveedoresporpartedelaEPSFamisanar.

Planeación: todo trámite contractual deberá responder a unaplaneacióncuidadosaparacontribuirdemaneraeficientealcum-plimientodelamisiónylasestrategiasdelacompañía.Laplanea-cióndelareddeprestadoresdeserviciosdesaluddebeenfocarsealcumplimientodelaPolíticadeAtenciónIntegralenSalud–PAIS.

Idoneidad: toda relación contractualdeberá cumplir las condi-cionestécnicas,clínicas,administrativasyfinancierassuficientesparasuplirlasnecesidadesensaluddelosafiliadossegúnplanesdecoberturaensalud.

Confidencialidad: lainformaciónquesegestionaeneláreadeReddeServiciosesdecarácterconfidencialysolopodráseruti-lizadaparacumplirelpropósitodelárea;porloanteriornoestápermitidodivulgarlaaterceros.

Racionalidad: losdiferentesactoresdelprocesodegestióndecontratacióndebenarticularsesegúnlos lineamientosestableci-dos, apuntando al cumplimiento de las estrategias económicasdefinidas por la compañía y evitando gastos de intermediacióndesmedidose/oinnecesarios.

Atributos de calidad: todacontratacióndebeenfocarseconelcumplimientodelosatributosdecalidaddelaEPSFamisanar,asaber: efectividad, eficiencia, eficacia, seguridad, satisfacción yaccesibilidad, acorde con su definición del Modelo Integral deSalud–MIS.


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4.10. POLÍTICA DE PAGOSLarelaciónentrelaEPSFamisanarysusproveedoresestáfundamen-tadaenprincipiosdeequidad,racionalización,eficiencia,respetoytransparencia.Enesta relaciónsemantienenpautasdecomporta-mientoentérminosdeigualdad,selecciónporcondicionesdecali-dadyprecio,yengeneral,elcumplimientodelosacuerdospactados.

Elpagoporlosserviciosoproductoscontratadosserealizaenelmar-codelanormatividadvigenteparaelsectorsalud,acordeconelflujoderecursosdisponiblesylascondicionespropiasdelSistemaGene-ral de Seguridad Social en Salud. De esta manera, la EPS Famisanar optimizalosrecursosquerecibeparagarantizarelaseguramientoensaluddesusafiliados.

4.11. POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓNLas PolíticasGenerales de Seguridadde la Informaciónde EPS Fa-misanarestángobernadasporelComitéInternodeSeguridaddelaInformación,quieneselresponsabledelmantenimiento,revisiónymejoradelSistemadeGestióndeSeguridaddelaInformación(SGSI)delaempresa.Estaspolíticasestablecenlosmecanismosdeprotec-ciónnecesariosparalosactivosdeinformacióndelaEPSFamisanar,asícomoloscontrolesparaprotegerlainformacióncontraviolacio-nesdeautenticidad,accesosnoautorizados,laperdidadeintegridadyquegaranticenladisponibilidadrequeridaporlosclientesyusua-riosdelosserviciosofrecidosporlacompañía.

Losmecanismosdeprotección sebasanenherramientas informá-ticas,comoelserviciodetransferenciadearchivosquesiempreserealizaempleandoprotocolossegurosenelreceptoryenelemisor,asícomoenelusodesoftwareautorizadoadquiridolegalmente.Sinembargo,escompromisodetodoslosempleadosy/oterceroscon-tratadosserresponsablesdelaproteccióndelainformaciónalacualaccedenyprocesan,paraevitarsupérdida,alteración,destrucciónousoindebido.


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5. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN

LaEPSFamisanarrealizarálarevelacióndesuinformaciónapartirdelosparámetrosquelanormatividaddetermina,paraelloencuantoalosnivelesycondicionesparasudivulgación,propendiendoentodocasoporelaccesodelosdiferentesgruposdeinterésencondicionesdeigualdadyoportunidad,partiendodelaconstruccióndeinforma-ciónverazycomprensible,quepermitaquesepuedanconocerdemaneraadecuadalascondicionesfuncionalesdelaEPSenrelaciónconlosderechosyobligacionesdequieneslaconocen.

Sematerializaatravésdeloscanalesvirtualesypresenciales,don-delosafiliados,prestadores,proveedores,colaboradores,entidadesdecontrolyengeneralcualquierpersona,puedenaccedera la in-formaciónrelevantedelaempresayqueresultadeinterésparalacomunidad. Comomecanismosde comunicación sehan adoptadodiferentesmedios,comoson:comunicados,boletines,folletos,avi-sosenmediosdecomunicaciónmasiva,páginaweb, líneagratuitadeinformación24horas,mensajesenviadosporcorreoelectrónico,envíodeinformaciónperiódicaaentesdecontrolyejercicioanualderendición de cuentas. Lainformaciónreveladaseráoportuna,clarayverazdeacuerdoconlosrequerimientosdecadagrupodeinterés:


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Frente al público: laEPSFamisanarrealizaaudienciaspúblicasderendicióndecuentasendondesocializalagestiónintegralfi-nanciera,administrativaylosavancesdelasreunionesconcerta-das con las asociaciones de usuarios.

Laentidadcuentaconmediosvirtualesdondepublicalainforma-ciónrelevanteparalosgruposdeinterés,dondeseincluyeinfor-maciónfinancieraydesalud.LaGerenciaFinancieraylaGerenciadeSaludactualizandemaneraperiódicalainformaciónsujetaapublicación en los canales virtuales. La páginaweb corporativaquecontieneunasecciónconinformacióndelCódigodeConductay Buen Gobierno, Gobierno Corporativo, Estados Financieros,Rendición de Cuentas, Servicios POS y PAC, información de lasestadísticassobrelapoblaciónafiliada,losserviciosprestados,laredycoberturageográficadelosservicioscontratados,losindica-doresdecalidaddelosserviciosylasactividadesdepromociónyprevencióndesalud.

Frente a las autoridades:laentidadrealizaconvocatoriasanua-lesalasalcaldíasysecretaríasdesaluddelasprincipalesregiona-les,endondesepresentanindicadoresdesistemasdegestiónderiesgo,financieros,atenciónalusuarioyelperfilderiesgodelapoblaciónafiliada.EstasreunionessonconvocadasdesdelaGe-renciadeExperienciaalUsuarioypresididasporunmiembrodelaJuntaDirectiva.Adicionalmente,laentidadhadefinidoproce-dimientodecontrol internoparaevaluar lacalidadde losdatosreportadosalasdiferentesautoridades.

Frente a la Superintendencia Nacional de Salud–SNS: la EPS Famisanaraportademaneraoportunala informaciónrequeridaporlosentesdecontrolycumpleconlasinstruccionesemitidasporlosmismos.LainformaciónsolicitadaporlaSNSesgeneradadesdecadaunadelasáreasresponsablesyseráentregadaalentede control bajo las condiciones solicitadas por esta institución.

LainformaciónserávalidadaporlaSecretaríaGeneralyJurídica,paradarcumplimientoacriteriosdeoportunidadycalidad.

Frente a los empleados:sedivulgarálasestrategiasydirectricesgeneralesdelaentidadatravésdelosmediosdecomunicacióninternos.LosGerentesyLíderesdecadaprocesosonlosllamadosadifundirlainformaciónrelevanteparaestegrupodeinterés.

Loscontrolesymedidasnecesariasparaelaccesoala informaciónporpartedelaspersonasquelorequieranseencuentrandocumen-tadoseimplementadosbajoelprocesodeAdministracióndeSegu-ridaddelaInformación,elcualaseguralacorrectaadopcióndedi-chaspolíticasaniveldetodalaorganizacióndeconformidadconelartículo6delaLey1581de2012(ocualquiernormaqueloadicione,sustituyaomodifique).

Nuestros colaboradores deben salvaguardar la información confi-dencial, cumpliendo los controlesquecorrespondena su clasifica-ción y utilizarla únicamente si su(s) función(es) lo requiere(n) y sitiene(n)atribucionesparahacerlo.Antesdecompartirinformaciónconfidencialdeformaoraloescrita,independientementedelmedio(teléfono,Skype,correoelectrónico,mensajesdetexto,etc.),nues-troscolaboradoresdebenconsiderarsielreceptortienelasfuncio-nes,atribucionesy/oautorizacionesrequeridasparasuusoy/otra-tamientodedichainformación.

Nuestroscolaboradoresdebenentenderydarcumplimientoalosi-guienterespectoalaadministracióndelainformaciónconfidencial:

• Todalainformaciónsobreusuarios,afiliados,accionistas,prestado-res, proveedores, empleados y terceros es confidencial, salvo queseaevidentequesetratadeinformaciónpúblicaquepuedeodebedifundirse.

• Lainformacióndelasituaciónfinancieradelacompañíaesconfiden-cial,salvoqueseaevidentequesetratadeinformaciónpúblicaquepuedeodebedifundirse.


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• Tratarlainformaciónconfidencialalaquetienenaccesoconrespon-sabilidady,encumplimientoalasnormasypolíticasestablecidasenmateriadeproteccióndedatospersonales.

• LainformaciónconfidencialqueproducenoalaquetienenaccesoconocasióndeldesempeñodesusfuncionesperteneceaEPSFami-sanary/oasustitularesynopuedenutilizarlaenbeneficiopropioode terceros.

• Lainformacióncontenidaenbasesdedatosesconfidencialydebeutilizarseen concordancia con laspolíticasque la compañía tengaestablecidasenrelacióncondatospersonalesdeusuarios,afiliados,empleados,prestadores,proveedores,accionistas,directoresyotrosgruposdeinterés.

• Niduranteelejerciciodesucargoniconocasióndesuretiropuedenhacercopiastotalesoparcialesendispositivostecnológicosdistintosaldiscodurolocaldelequipoasignado,odeotraformaextraerco-piasdebasesdedatosdeinformación,inclusosilacopiaesutilizadaúnicayexclusivamenteparaelcumplimientodelasfuncionesasigna-das,salvoqueellosehagaenestrictocumplimientodelaspolíticasoloslineamientosdefinidosparaelefecto.

• Nopuedenrevelar,transmitirotransferiracorreoselectrónicosper-sonalesodeterceraspersonas,nimediantecopiasfísicas,informa-ciónconfidencial,salvocuandocuentenconautorizaciónexpresaylohagandeacuerdoconlanormativaaplicable,losprocedimientosestablecidosparatalfin.

• Utilizarlosmediosdealmacenamientoytransmisióndeinformacióndispuestosporlacompañíaparatalefecto.

• Asegurarsequeaquellos aquienes se les transmiteo transfiere lainformaciónconfidencialconocensobresuconfidencialidadylasres-triccionesdeusoquesederivandeestaclasificación.

• Siporcircunstanciasparticularesyexcepcionalesdebendiscutirte-masqueinvolucrenInformaciónconfidencialenlugarespúblicos,de-benactuarconmáximadiscreciónyprudencia,atendiendosiemprealbuencriterio.

• Sonresponsablesenlaadministracióndelainformaciónconfidencialalaquetienenacceso,porloquedebentenerpresenteloscontrolesdeseguridadylasbuenasprácticasconrelaciónasuuso,comoporejemplo lassiguientes:asegurarsede limpiar los tableros luegodeunareunión;custodiarendebidaformalospapelesdetrabajo;nodejardocumentosenlas impresoras;mantenerlimpios losescrito-riosybloqueadosloscomputadoresydemásdispositivosquenoseencuentren en uso.

• Sirecibeninformaciónconfidencialporerror,debenabstenersedeutilizarlaencualquierformaeinmediatamenteinformaraquienlaenvía,paraevitarquelainformaciónconfidencialsepropague.


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6. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS

Lapolíticaparaprevenir y atender loseventuales conflictosde in-terésquepuedanderivarseenlasoperacionesqueadelantelaEPSFamisanar,sesoportaenlanecesidaddegarantizarsuintegridadre-putacional,funcional,financieraylegal.Estoimplicalagarantíadeldebidocuidadoprofesional,divulgaciónyresolucióndeloseventua-lesconflictosquepuedansuscitarse.Lasmedidas,normasyprocedi-mientos,deaplicaciónseapoyanenlossiguientesdocumentosyenlosprocedimientosquelosdesarrollan:

• CódigodeConductayBuenGobierno.

• Reglamentointernodetrabajo.

• ProcedimientodeGestióndeConflictodeInterésparaColaboradores

Demaneraglobalynoexclusivaseentiendencomoconflictosdein-terés,aquellassituacionesycomportamientosqueconducenaunadisyuntivadenaturalezaéticay/ojurídicasobrelosefectos,benefi-ciosyperjuiciosdelasconductasquesepuedenrealizarfrenteaunadeterminadasituación,cuandosuexistenciapuedemenoscabarlosinteresesdelaentidad,deunoovariosprestadoresodelosusuarios,pudiendo resultarenunbeneficio ilegítimopara laEPSFamisanar,parasusaccionistasosuscolaboradores.NosupondráunconflictodeinterésaquellasituaciónenlaquelaEPSFamisanarenelejerciciode suactividadhabitual,puedaobtenerunbeneficioactuandodeacuerdoconlasbuenasprácticasempresariales.


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CÓDIGO - Famisanar EPS...3/24 INTRODUCCIÓN Este es un extracto de nuestro Código de Conducta y Buen Gobierno en EPS Famisanar, el cual es el compilado de normas y buenas prácti-cas