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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONSUMOS INTERNOS

Código: POCI 0002

Estado: A

Versión: 3 Proceso: Control de Inventarios

DOCUMENTO NO CONTROLADO

Fecha: 30 de Julio de 2014

Elaboró: Mauricio J. Cerón Freyle.

Revisó: José Rodríguez

Aprobó: Humberto Insignares de Hart

Cargo: Profesional en Métodos y Procedimientos

Cargo: Coordinador de Inventarios Cargo: Vicepresidente Administrativo

1. OBJETO Establecer las pautas que deberán cumplirse para el registro y control de los consumos internos en los puntos de venta, oficinas, centrales de distribución y de producción. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación en todos los centros de costos de Olímpica S.A. a nivel nacional. En los Puntos de Venta aplica para el Gerente de Negocio y Administradores. En los Centros de Distribución aplica para el Director y Administrador. En los Centros de Producción aplica para el Director y Jefe de Planta. 3. DEFINICIONES Consumo Interno: Registro de la toma de artículos del inventario disponible para la venta, con el fin de utilizarlos en la satisfacción necesidades internas de la compañía. Asignación Presupuestal: Es un documento de autorización de gasto generado por el sistema de asignación presupuestal. Reserva: Registro de la planeación de consumos internos a realizar por un centro de costo durante un periodo de tiempo. Consumo de la Reserva: Registro de la ejecución parcial o total de la reserva. Centro Emisor: Centro de la compañía desde el cual se suple la mercancía para el consumo del Centro Receptor. Centro Receptor: Centro de la compañía que solicita la mercancía de consumo interno.

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4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Presupuesto y Autorizaciones de Productos

El presupuesto de consumo interno se define anualmente, de acuerdo a información histórica y necesidades reales para realizar las actividades del siguiente periodo.

Los productos autorizados para consumos internos en Olímpica S.A. se encuentran descritos en el Anexo Listado de Artículos Autorizados para Consumo Interno. Toda actualización de este listado de productos deberá ser aprobada según el caso por:

CASO APROBADOR

Almuerzos, meriendas y cenas plan de beneficios Presidente (Plan de Beneficios)

Almuerzos, meriendas y cenas inventarios Presidente (Plan de Beneficios)

Insumos cafetería oficinas Vicepresidente Administrativo

Detergentes / Blanqueadores Plan De Beneficios Presidente (Plan de Beneficios)

Elementos de aseo Director Nacional de Aseguramiento de la Calidad

Botiquín Coordinador Nacional de Seguridad y Salud en el

Trabajo

Las herramientas, útiles de trabajo, equipos de computación, artículos de tecnología, y activos, no se encuentran autorizados para consumos internos, por ende, solo podrán ser retirados del inventario para su uso interno con el visto bueno por escrito de:

CASO VISTO BUENO

Herramientas y útiles de trabajo Jefe Regional de Servicios Generales

Equipos de computación y tecnología Gerente de Sistemas

Activos Gerente de Proyectos Locativos y Mantenimiento

4.2. Reserva y Asignación Presupuestal

Todo consumo interno deberá encontrarse soportado con su correspondiente asignación presupuestal (Ver Instructivo Grabación de Asignación Presupuestal) firmada por el aprobador del rubro según la Matriz de Autorizaciones de Gastos.

Cuando el centro solicitante del consumo es diferente al centro que lo entregará, adicionalmente a la asignación presupuestal, deberá generar una reserva en el sistema SAP, según lo establecido en el Manual de Usuario P920_CDLT_30_Salida de Mercancía Interna.

Toda reserva que no se consuma en el periodo estipulado en su creación deberá ser cerrada de inmediato por el mismo usuario que la generó, según lo establecido en el Manual de Usuario P920_CDLT_30_Salida de Mercancía Interna.

4.2. Registro de Consumos Internos

Toda salida de mercancía por concepto de consumo interno, se deberá registrar en el sistema de acuerdo a lo establecido en el Manual de Usuario P920_CDLT_30_Salida de Mercancía Interna.

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En caso de que el consumo interno se presente en la sección de cafetería de la tienda, dicho consumo se deberá registrar adicionalmente en el Formato Entrega de Consumos Internos (Cafetería) y archivarse para revisiones posteriores.

En caso de consumos internos para alimentación del personal de bodegas y centros de producción, la administración del centro deberá mantener registro del personal que se autoriza para entregar estos alimentos.

Cada vez que se registre en el sistema la salida de mercancía por consumo interno, se deberá seleccionar un motivo, con el objeto de establecer reportes de seguimiento.

MOTIVO DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO CONCEPTO

0001 ALIMENTOS INVENTARIOS ALIMENTACIÓN AL PERSONAL PARTICIPANTE DE LOS INVENTARIO FISICOS DE LOS PUNTOS DE VENTA – CENTROS DE DISTRIBUCIÓN - CENTROS DE PROCESO.

0002 CONVENCIÓN ALIMENTACIÓN

MERIENDA, ALMUERZO O CENA A TRABAJADORES.

0003 CONVENCIÓN DOTACIÓN LAVADO DE UNIFORME PARA LOS TRABAJADORES QUE LABORAN EN LAS SECCIONES DE CARNE, FRUVER, PANADERIA, DELIKATESSEN, CAFETERIA.

0004 ELEMENTOS DE ASEO

ELEMENTOS UTILIZADOS PARA LA LIMPIEZA Y DESINFECCION DE LAS GONDOLAS, PUESTOS DE PAGOS, VICTRINAS, MUEBLES, ELECTRODOMESTICOS PARA LA VENTA, Y ÁREAS DIFERENTES A LAS DE PROCESOS.

0005 HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE TRABAJO

HERRAMIENTAS Y ÚTILES DE TRABAJO APROBADOS POR SERVICIOS GENERALES, GERENTE DE SISTEMAS O DIRECTOR DE PROYECTOS LOCATIVOS.

0006 BOTIQUIN PRIMEROS AUXILIOS

MATERIALES QUE COMPONEN EL BOTIQUIN DE PRIMEROS AUXILIOS.

0007 CONSUMO OFICINAS SUMINISTROS PARA LA CAFETERIA, SOLICITUDES ESPECIALES APROBADAS POR PRESIDENCIA Y VICEPRESIDENCIAS.

Una vez registrada la salida de mercancía por concepto de consumo interno, se debe imprimir directamente del sistema un documento de salida de mercancía el cual deberá ser firmado tanto por el funcionario que retira la mercancía y por el que la entrega y deberá ser archivado por quien entregue la mercancía.

El valor de la mercancía tomada del inventario para consumo interno, se cargará con el costo medio variable a los centros de costos que reciben la mercancía.

En caso de encontrarse registros de mercancía sin autorización, esta podrá ser anulada del registro de salida de mercancía por parte del Coordinador de Inventarios.

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4.3. Consulta Diaria de Consumos Internos

Al final de cada jornada se podrá establecer el valor de la salida de mercancía por concepto de consumos internos registrados mediante un reporte del sistema (Ver Manual de Usuario P920_CDLT_30_Salida de Mercancía Interna).

El encargado de cada centro de costo en la compañía, deberá realizar seguimiento a los consumos internos que le carguen, a fin de verificar que dichos consumos reflejen la realidad.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. Actividad Descripción Responsable Registro

1

Elaborar Presupuesto General de Consumos

Internos

Se define anualmente el valor del presupuesto de consumos internos.

Gerente de Planeación y Presupuestos

Presupuesto de

Consumos Internos

2

Detectar Necesidad de Realización

de Consumos Internos

Se detecta la necesidad de efectuar un consumo interno.

Funcionario de la compañía

Se solicita el consumo interno. Funcionario de la

compañía

3 Generar

Asignación Presupuestal

Se genera la asignación presupuestal, se imprime y se solicita firma de aprobación. También se puede escanear y enviar la imagen al aprobador.

Secretarias, Asistentes, Auxiliares

Asignación Presupuestal

Se aprueba la asignación presupuestal generada en el sistema SAP, ya sea por medio de firma en la impresión de la reserva o correo electrónico.

Aprobador del Rubro Asignación

Presupuestal

4

Generar Reserva (Solo

aplica si el centro

solicitante es diferente al centro que entrega)

Se efectúa el registro en el sistema de la reserva (Ver Manual de Usuario P920_CDLT_30_Salida de Mercancía Interna).

Secretaria / Asistente / Auxiliar (Centro Solicitante)

Reserva

Se imprime (Ver Manual de Usuario P920_CDLT_30_Salida de Mercancía Interna) y se solicita firma de aprobación. También se puede escanear y enviar la imagen al aprobador.

Secretaria / Asistente / Auxiliar (Centro Solicitante)

Reserva

Se aprueba la reserva generada en el sistema SAP, ya sea por medio de firma en la impresión de la reserva o correo electrónico.

Gerentes, Directores, Jefes de

Departamento, Gerentes de

Negocio, Directores y Administradores de

Reserva

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CD, Director y Jefe de Planta CP

5 Realizar

Solicitud de Consumo

Se realiza la solicitud de consumo interno al Gerente de Negocio o Administrador de CD del centro emisor, físicamente o vía correo electrónico, con la reserva (Solo aplica si el centro emisor es diferente al receptor) y la asignación presupuestal.

Secretaria / Asistente / Auxiliar (Centro Solicitante)

Reserva

Si se envió inicialmente la asignación y reserva por correo electrónico debe enviarse físicamente de forma inmediata por correo interno, dirigido al gerente de negocio e indicando que se envía para formalizar la entrega de un consumo que ya se efectuó.

Secretaria / Asistente / Auxiliar (Centro Solicitante)

Si se recibió la asignación y reserva por correo electrónico se imprime y se guardar, hasta que llegan los documentos originales, y en este momento se reemplazan se mientras se recibe los originales.

Gerente de Negocio / Administrador,

Director o Administrador CD, Director o Jefe de

Planta CP

6 Registrar Consumo

Interno

Se registra en el sistema los artículos solicitados para consumo interno, se imprime el documento de salida de mercancía (Ver Manual de Usuario P920_CDLT_30_Salida de Mercancía Interna), se firma y lo envía al jefe de la sección que despachará la mercancía.

Gerente de Negocio / Administrador,

Director o Administrador CD, Director o Jefe de

Planta CP

Salida de Mercancía

Se alista la mercancía solicitada para consumo interno, con base en el Documento de Salida de Mercancía, se firma este documento como constancia del alistamiento de la mercancía y solicita la firma al funcionario que retira la mercancía. En el caso de consumos internos de cafetería se diligencia además el Formato Entrega de Consumos Internos (Cafetería).

Jefe de Sección, Auxiliar CD, Auxiliar

CP

Salida de Mercancía

5 Realizar

Seguimiento a Registros

Al cierre de cada mes se deberá consultar en SAP los consumos internos que se cargaron al área correspondiente. En caso de

Gerentes, Directores, Jefes de

Departamento, Gerentes de

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detectar anomalías se reportan al Coordinador de Inventarios.

Negocio, Directores y Administradores de CD, Director y Jefe

de Planta CP

Se analizan las solicitudes, y se establece la corrección o anulación, respetando las políticas y autoridades del proceso.

Coordinador de Inventarios

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6. DIAGRAMA DE FLUJO.

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7. ANEXOS

Formato Entrega de Consumos Internos (Cafetería). 8. CONTROL DE CAMBIOS En la versión 3 de este documento se incluyen:

Se definen los productos que aplican para consumos internos.

Se actualiza la presentación del documento.