Código Versión: Instructivo de IP-04-02-05-FACCAD 1.0 ...fayol.univalle.edu.co/Facultad/FormatosProcesos/IP... · 5 de 43 Fecha de Emisión: Noviembre 2011 Título: REGISTROS ACADÉMICOS

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Procedimientos

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1.0 Código del Manual de Procedimientos Marco:

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Noviembre 2011 Título:

REGISTROS ACADÉMICOS Elaborado por:

Vicedecanatura Académica

Revisado por:

Aprobado por:

Facultad de Ciencias de la Administración

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .......................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ........................................................................................................................... 4

3. DEFINICIONES ................................................................................................................... 4

3.1. Área de Registro Académico ................................................................................................ 4

3.2. Estímulos Académicos ......................................................................................................... 4

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ..................................................................... 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO ...................................................................................................... 5

5.1. Diagrama de Registro de Equivalencias .......................................................................... 5

5.2. Diagrama de Registro de Estímulo Académico ................................................................ 7

5.3. Diagrama de Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos .................... 8

5.4. Diagrama de Elaboración de cartas y certificados de estudios ........................................ 9

5.5. Diagrama de Elaboración de actas del Comité de Programa ......................................... 10

5.6. Diagrama de Trámite de casos estudiantiles ................................................................. 11

5.7. Diagrama de Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes . 11

5.8. Diagrama de Registro de Asignaturas en Cupo Libre .................................................... 12

5.9. Diagrama de Evaluación de Informes de práctica .......................................................... 13

5.10. Diagrama de Evaluación de Anteproyectos ................................................................... 13

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REGISTROS ACADÉMICOS



5.11. Diagrama de Evaluación de Trabajo de Grado .............................................................. 14

5.12. Diagrama de Grados...................................................................................................... 16

5.12.1 Diagrama de Registro de candidatos a grado ................................................................ 16

5.12.2 Diagrama de Solicitudes de Grados ............................................................................... 18

5.12.3 Diagrama de Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez la opción de grado ................................................................................................................................... 22

5.12.4 Diagrama de Pruebas de Suficiencia Académica ........................................................... 24

6. PROCEDIMIENTOS .......................................................................................................... 25

6.1. Registro de Equivalencias .................................................................................................. 25

6.2. Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico ........................................................ 25

6.3. Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos ............................................ 26

6.4. Elaboración de cartas y certificados de estudios ................................................................ 27

6.5. Elaboración de actas del Comité de Programa ................................................................... 28

6.6. Trámite de casos estudiantiles ........................................................................................... 28

6.7. Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes ........................... 28

6.8. Registro de asignaturas en cupo libre................................................................................. 29

6.9. Evaluación de Informes de práctica .................................................................................... 29

6.10. Evaluación de Anteproyectos ........................................................................................... 30

6.11. Evaluación de Trabajo de Grado ...................................................................................... 30

6.12. Grados ............................................................................................................................. 33 6.12.1 Registro de candidatos a grado ...................................................................... 33

6.12.2. Solicitudes de Grados .................................................................................... 36

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6.12.3. Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez la opción de grado .......................................................................................................................... 39 6.12.4. Pruebas de Suficiencia Académica ................................................................ 41

7. PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................................ 42

8. FORMATOS .......................................................................................................................... 42

9. DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................................ 42

10. ANEXOS ............................................................................................................................. 43

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1. OBJETIVO Describir las tareas específicas desarrolladas dentro de los Programas Académicos de la Facultad de Ciencias de la Administración, relacionadas con algunos de los procedimientos descritos en el manual de procedimientos de Registros Académicos. 2. ALCANCE Comprende las tareas específicas para desarrollar los procedimientos de Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico, Registro de Asignaturas en Cupo Libre, Registro de Candidatos a Grado, Evaluación de Anteproyectos, Evaluación de Trabajo de Grado, en los Programas Académicos de la Facultad de Ciencias de la Administración de la Universidad del Valle. 3. DEFINICIONES

3.1. Área de Registro Académico

El Área de Registro Académico pertenece a la División de Admisiones y Registro Académico, es un órgano ejecutivo de carácter académico administrativo dependiente de la Vicerrectoría Académica, encargado de coordinar, facilitar y supervisar los procesos académicos de los estudiantes y de las diferentes unidades académicas de la Universidad del Valle, así como de suministrar información concerniente a dichos procesos. 3.2. Estímulos Académicos Los estímulos académicos y financieros se otorgarán a los estudiantes que, estando ubicados en un mismo semestre de su Programa Académico y bajo condiciones académicas similares, obtengan los cinco (5) primeros puestos al finalizar cada período. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

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Acuerdo 009 de Mayo 26 de 2000 del Consejo Superior. “Por el cual se establecen las políticas, las normas y las instancias para la definición y reforma de los programas de formación de pregrado de la universidad del valle y se reforma el acuerdo No. 001 de febrero de 1993”.

Resolución del Consejo Académico1, “Por la cual se establece el Calendario Académico para los procesos de Matrícula y para el desarrollo del período académico”.

Resolución 046 de Marzo 11 de 1999 del Consejo Académico. “Cupos Libres”.

5. DIAGRAMA DE FLUJO 5.1. Diagrama de Registro de Equivalencias

1 Se emite una Resolución para cada periodo académico.

SI

Inicio

Recibir la solicitud de equivalencia

¿El estudiante pertenece a la sede de Cali?

NO Las sedes ingresan

la solicitud de equivalencia al

sistema incluyendo información de

soporte

1

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1

NO

SI

¿La equivalencia es viable?

Ingresar o aprobar la equivalencia en el

sistema y oficializarla

Imprimir dos copias de la oficialización

Enviar correo electrónico a estudiante o sede informando

gestión de solicitud y autorización para recoger la

respectiva equivalencia

Fin

No es posible realizar la equivalencia

solicitada

Evaluar el contenido de las asignaturas y verificar las

calificaciones

A

A

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5.2. Diagrama de Registro de Estímulo Académico

Digitar los datos de los estudiantes merecedores de estímulos

académicos en los certificados

SI

Fin

Se imprimen los certificados de los

estudiantes merecedores de estímulos académicos

NO

Recibir el listado de estudiantes merecedores de

estímulos académicos

Recibir el formato o diseño de los certificados

¿Los datos corresponden a la información en el

listado?

Revisar y corregir la información

digitada

Imprimir un comunicado y enviar un correo electrónico

felicitando al colegio de dónde provino el estudiante

Inicio

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5.3. Diagrama de Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos

Fin

Recibir la información y certificados

Inicio

Programar el evento de entrega de los

certificados de estímulos académicos

Difundir el acto de entrega de los

certificados de estímulos académicos en la

cartelera, con afiches y vía web

Solicitar refrigerio para ofrecer en el evento

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5.4. Diagrama de Elaboración de cartas y Certificados de Estudios

Inicio

Realizar estudio de la ficha académica

Recibir el tabulado, recibo de pago y estampillas si

es necesario

Elaborar el certificado, carta o constancia

Verificar los datos

Imprimir y firmar por parte del Director de Programa

Entregar al estudiante

Fin

Diligenciar el formato de solicitud, de acuerdo al documento requerido

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5.5. Diagrama de Elaboración de actas del Comité de Programa

Inicio

Enviar las citaciones a los profesores

Fin

Realizar la reunión

Tomar nota durante el desarrollo de la

reunión

Elaborar el acta, distribuirla a los profesores participantes del comité y

archivarla

Realizar las correcciones que sean sugeridas por

los profesores

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5.6. Diagrama de Trámite de casos estudiantiles 5.7. Diagrama de Asesoría en trámites académicos y administrativos para los

estudiantes

Inicio

Recibir el caso del estudiante desde la Sede Regional

Fin

Revisar la ficha académica del estudiante

Estudiar el caso y aprobarlo si es conveniente

Inicio

Recepción de la consulta

Documentar la solicitud, si es necesario

Evaluar situación y efectuar trámites necesarios

Entregar respuesta al estudiante

Fin

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5.8. Diagrama de Registro de Asignaturas en Cupo Libre

Inicio

Recibir la solicitud de cupo libre por parte del interesado

SI

Fin

Realizar formato dirigido a oficina de Admisiones con el

visto bueno de la Jefatura del Departamento correspondiente

Informar al estudiante el proceso a seguir para

continuar

NO

Negación de solicitud

¿Existen Cupos para la

asignatura?

Emitir el listado de las asignaturas que se ofertarán

en cupos libres

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5.9. Diagrama de Evaluación de Informes de práctica 5.10. Diagrama de Evaluación de Anteproyectos

Inicio

Presentar el Certificado e informe

Evaluar el informe

Sugerir las correcciones

Enviar el concepto al estudiante

Registrar la nota

Fin

Inicio

Presentar anteproyecto y carta

Evaluar el anteproyecto

Enviar el concepto

Fin

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5.11. Diagrama de Evaluación de Trabajo de Grado

Inicio

Presentar las copias requeridas del Trabajo de

Grado con la carta del tutor

Verificar en el SRA que el estudiante se encuentre activo académicamente

Asignar personal evaluador para el Trabajo

de Grado

Remitir carta a las Jefaturas del Departamento correspondientes

Entregar el Trabajo al personal asignado como evaluador, junto con

el formato de Trabajo de Grado

Agregar a la información de los estudiantes matriculados en Trabajo de Grado los datos

referentes al documento

1

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SI

Hacer seguimiento para que el docente reporte

1

Recibir la evaluación, verificando que esté

totalmente diligenciada

Entregar la evaluación a los estudiantes para que

realicen las correcciones

Recibir el documento para evaluar correcciones

Entregar el documento al personal evaluador, para que

se realice la revisión

Recibir la evaluación, verificando que esté

totalmente diligenciada

NO

¿Se requieren correcciones?

2

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5.12. Diagrama de Grados 5.12.1 Diagrama de Registro de candidatos a grado

2

Programar la sustentación

Realizar sustentación y elaborar el acta

Realizar cuentas de cobro y presentarlas en Coordinación

Académica

Fin

Inicio

Publicar información en la cartelera

Recibir la documentación de los candidatos a grado

Revisar la documentación

1

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1

Cambiar las notas en el SRA

Revisar la ficha académica

Realizar equivalencias

Oficializar equivalencias

Ingresar notas en el SRA, si es necesario

Enviar carta a Registro Académico si se requiere

modificar notas

Seleccionar el mejor graduando

Actualizar datos en el sistema de los candidatos a grado

Ingresar candidatos a grado

2

Imprimir tres copias del listado

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5.12.2 Diagrama de Solicitudes de Grados

Inicio

Comunicar en carteleras y página de la Facultad fechas y documentación necesaria

Recibir la información suministrada por Registro

Académico acerca de procesos de grado

1

2

Tramitar los listados de las sedes

Solicitar cita en Registro Académico

Llevar documentos de candidatos a grado a Registro Académico

Enviar información a los graduandos

Fin

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SI

SI

Revisar la ortografía de los documentos y la información de la cédula de cada uno de

los candidatos a grado

2

Recibir la documentación

Revisar la documentación

¿La documentación se encuentra completa y

correctamente diligenciada?

NO Informar la

corrección o documentación

faltante

1

Revisar la ficha académica de cada candidato a grado

NO

¿Tiene equivalencias por periodos?

A

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SI

Solicitar desoficialización a

Registro Académico

2

3

SI

NO Realizar las equivalencias de

acuerdo a la resolución vigente

¿Se realizaron las equivalencias por

modificación de currículo? (en caso de ser necesario)

A

SI

NO ¿El estudiante

pertenece a la sede de Cali?

Oficializar las equivalencias de

estudiantes candidatos a grado

de las Sedes Regionales

¿Se requiere la modificación de notas de los candidatos a grado?

NO Ingresar al sistema

las notas de los estudiantes a los

cuales les hagan falta

B

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Enviar carta a Registro Académico solicitando la

modificación de notas junto con el formato respectivo

3

Ingresar y actualizar los datos de los candidatos a grado en

el sistema

B

Solicitar cita en Registro Académico para enviar

documentos de candidatos a grado

Imprimir tres (3) copias del listado de candidatos a grado

Firmar las tres (3) copias del listado de candidatos a grado

y las solicitudes de grado

Llevar documentos de Candidatos de Grado a

Registro Académico

Fin

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5.12.3 Diagrama de Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez

la opción de grado

Inicio

Programar reunión de inducción

Revisar ficha académica de los estudiantes para el caso

Publicar el memorando de matrícula

Diligenciar formato de matrícula

Adjuntar carta del docente que será Director de Trabajo de Grado, si es primera vez

Confirmar número de veces que cada estudiante ha

matriculado la opción de grado

Si es necesario informar al estudiante si se requiere realizar ingreso interno

1

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1

Revisar ficha académica de estudiantes que matriculan

por primera vez

Solicitar con el grado de avance, si es necesario

Solicitar a los estudiantes que matriculan por tercera vez o más, carta de compromiso

Hacer revisión de las fichas académicas

Cancelar matricula de estudiantes que no cumplan requisitos

Enviar carta a los estudiantes que

matriculan por octava vez

Realizar matrícula en la fecha de adiciones

y cancelaciones

Fin

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5.12.4 Diagrama de Pruebas de Suficiencia Académica

Inicio

Realizar la programación

Enviar programaciones a los jefes de los Departamentos

Publicar en carteleras y página web

Enviar a los Departamentos información y cobro de los

docentes evaluadores

Publicar en la página Web los resultados de las pruebas de

Cali, las de las sedes se deben enviar a los

Coordinadores respectivos

Entregar copia de la prueba presentada a los

estudiantes que lo soliciten

Fin

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Procedimientos

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6. PROCEDIMIENTOS ▲: Indica que se trata de una Actividad de Control. 6.1. Registro de Equivalencias

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Recepción de la solicitud

A- Recibir la solicitud de equivalencia. Secretaria del Programa

Solicitud de equivalencia

2. Viabilidad de la validación

A- Evaluar contenidos de las asignaturas, verificar la calificación y determinar la viabilidad de la equivalencia.

Director del Programa

3. Oficialización de la validación

A- Ingresar al Sistema la equivalencia y oficializarla.

Secretaria del Programa

4. Respuesta de la solicitud

A- Imprimir para el archivo una copia y otra para entregarla al estudiante.


Respuesta de la solicitud

B- Enviar correo electrónico al estudiante informando la gestión a la solicitud y para que recoja la copia de la respectiva equivalencia.


Correo electrónico

6.2. Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico


1. Registro Estímulos académicos

A- Ingresar en el sistema, los criterios de selección de los estudiantes merecedores de estímulos académicos.


B- Recibir el listado de los estudiantes merecedores de estímulos académicos.


C- Recepción del formato o diseño del certificado de estímulo académico.


D- Elaborar certificado. Digitación de los datos de los estudiantes merecedores en los certificados.


E- Verificar los datos registrados en los certificados. ▲


Instructivo de

Procedimientos

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F- Imprimir los certificados de estímulos académicos para los estudiantes. Secretaria del

Programa

Certificado de estímulo

académico diligenciado

G- Imprimir un comunicado de felicitación, dirigido a la familia del estudiante merecedor del estímulo académico.


Comunicado de felicitación

H- Enviar un correo electrónico, felicitando al colegio de dónde provino el estudiante merecedor del estímulo académico.


Correo electrónico

2.Registro bajos rendimientos académicos

A- Recibir el listado de los estudiantes con bajo rendimiento académico.


B- Elaborar informe donde se registren los datos de los estudiantes que cayeron en bajo rendimiento académico.


Informe

C- Publicar informe de estudiantes que cayeron en bajo rendimiento académico.


D- Realizar una reunión con los estudiantes que cayeron en bajo rendimiento, buscando crear conciencia en ellos e informándoles qué opciones tienen a continuación.


6.3. Difusión y Entrega de Certificados de Estímulos Académicos


1. Recepción de la información

A- Recibir la información y los certificados suministrados por el procedimiento de Registro de Bajo Rendimiento y Estímulo Académico.


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2. Programación del evento

A- Programar el evento de entrega de los certificados de estímulos académicos, en donde se establece fecha, hora y lugar del evento.

Director y Secretaria del

Programa

B- Difundir el acto de entrega de los certificados de estímulos académicos. Se realiza a través de la información en la cartelera, página web, correos electrónicos o citaciones.


Afiches y Correo

electrónico

C- Solicitar refrigerio para ofrecer en el evento.


Programa

6.4. Elaboración de cartas y certificados de estudios


1. Recepción de solicitud

A- Recibir el tabulado, las estampillas y el recibo de pago, en el caso de los certificados de estudios.


B- Diligenciar el formato de solicitud, de acuerdo al documento requerido.

Estudiante Formato de

Solicitud

2. Revisión de la ficha académica

A- Estudiar la ficha académica del estudiante para determinar semestre o grado de avance.


3. Elaboración del documento

A- Elaborar el certificado, carta o constancia.


B- Verificar los datos registrados en los certificados.


C- Imprimir y firmar por parte del Director

del Programa.

Secretaria y Director del Programa

Certificado, carta o

constancia

4. Entrega del documento

A- Entregar al estudiante que realiza la

solicitud. Secretaria del

Programa

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6.5. Elaboración de actas del Comité de Programa


1. Elaboración de la citación

A- Enviar las citaciones a los profesores. Secretaria del Programa

2. Desarrollo del comité

B- Participar en la reunión, en calidad de secretaria.


C- Tomar nota durante el desarrollo de la reunión.


3. Difusión del acta

A- Elaborar el acta, distribuirla a los profesores participantes del comité y archivarla.


B- Realizar las correcciones que sean sugeridas por los profesores.


6.6. Trámite de casos estudiantiles


1. Recepción de solicitud

A- Recibir el caso del estudiante desde la sede regional.


B- Revisar la ficha académica del estudiante.


2. Tramitación del caso

A- Estudiar el caso y aprobarlo si es conveniente.

Director del Programa/Comité

de Programa

6.7. Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes


1.Asesoría en trámites académicos y administrativos para los estudiantes

A- Recepción de la consulta o solicitud de apoyo.


B- En caso de ser necesario documentar la solicitud con la información pertinente del caso.


C- Evaluar la situación por parte del Director del Programa.


Instructivo de

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D- Efectuar los trámites necesarios para brindar el apoyo requerido.


Programa

E- Entregar respuesta al estudiante que realiza la solicitud.


6.8. Registro de asignaturas en cupo libre


1. Definición de la Oferta de asignaturas

A- Definir cuáles asignaturas se ofertarán en cupos libres.


B- Emitir el listado de las asignaturas que se van a ofertar en cupo libre.


Listado de las asignaturas

2. Recepción de la asignaturas con cupo libre

A- Recibir la solicitud del interesado. Secretaria del Programa

Solicitud de cupo libre

B- Verificar que el estudiante interesado puede matricular la materia que solicita. ▲


3.Gestión del Programa

A- Evaluar disposición de cupos libres a la fecha actual (Disponibilidad después de adiciones y cancelaciones).


B- Autorizar que el estudiante interesado puede cursar la materia solicitada.


C- Realizar el formato dirigido a la Oficina de Admisiones con el visto bueno de la Jefatura del Departamento.


D-Informar al estudiante del proceso a seguir a partir de la gestión realizada por la Dirección del Programa.


6.9. Evaluación de Informes de práctica


1. Entrega del Informe

A- Presentar el Certificado de cumplimiento de mil (1000) horas.

Estudiante Certificado

Instructivo de

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B- Presentar el informe de los conocimientos adquiridos ante la Dirección del Programa.

Estudiante Informe

2.Evaluación del informe

A- Evaluar el informe. Coordinador del Programa

B- Entregar la evaluación a los estudiantes, para que realicen las correcciones sugeridas por el Coordinador del Programa.


3. Aprobación o no del informe

A- Enviar el concepto correspondiente al estudiante.


B- Registrar la nota según corresponda. Secretaria del Programa

6.10. Evaluación de Anteproyectos


1. Entrega de Anteproyecto

A- Presentar el anteproyecto y carta de aval del Director del mismo ante la Dirección del Programa.

Estudiante Anteproyecto

2.Evaluación del anteproyecto

A- Evaluar el anteproyecto. Director del Programa

3. Aprobación o no del anteproyecto

A- Enviar el concepto correspondiente al estudiante y al docente tutor.


6.11. Evaluación de Trabajo de Grado


1. Entrega de Trabajo de Grado

A- El estudiante presentará las copias requeridas del Trabajo de Grado con la carta del tutor, dando su aprobación al trabajo.

Estudiante Copias de Trabajo de

Grado

Instructivo de

Procedimientos

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Fecha de Emisión:






B- Recibir los trabajos de grado, junto con la carta de aprobación del profesor tutor y verificar en el SRA que el estudiante se encuentre activo académicamente.


C- Asignar el(los) docente(s) evaluador(es) del Trabajo de Grado, con base en el título del trabajo.


D- Remitir carta a las jefaturas del departamento, según sea el caso, informando el nombre del(los) docente(s) evaluador(es).


E- Entregar el trabajo al(los) docente(s) que fue asignado como evaluador, junto con el formato correspondiente a la modalidad del Trabajo de Grado.


F- Extraer de la base de datos de estudiantes matriculados en Trabajo de Grado, los datos personales del estudiante al cual se le ha asignado evaluador y agregarle los datos referentes al documento.


2.Evaluación del Trabajo de Grado

A- Hacer seguimiento para que el docente reporte la evaluación en el tiempo señalado (30 días hábiles). Si después de treinta días hábiles no se tiene respuesta, se debe solicitar al docente la fecha exacta en que va a entregar el documento.


B- Recibir la evaluación, verificando que esté totalmente diligenciada y en caso de que se requieran correcciones, preguntar de qué manera debe entregarlas el estudiante.


Instructivo de

Procedimientos

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Fecha de Emisión:






C- Entregar la evaluación a los estudiantes para que realicen las correcciones sugeridas por los docentes e informarles acerca de la sustentación del Trabajo de Grado.


D- Recibir el documento para la segunda evaluación.


E- Entregar el documento al evaluador, para que realice la segunda evaluación (dispone de veinte (20) días hábiles para realizar la segunda evaluación).


F- Recibir la evaluación, verificando que esté totalmente diligenciada y en caso de que se requieran correcciones, se realizará el mismo proceso descrito anteriormente, hasta que el evaluador apruebe el documento.


3. Sustentación del Trabajo de Grado

A- Programar la sustentación: concertar fecha y hora, dentro de la semana que le corresponda al estudiante, con el docente; ubicar el espacio e informar al estudiante con respecto a la sustentación.


B- Realizar sustentación y elaborar el acta de la misma, para que el evaluador y el Director del Programa la firmen.


Programa, Profesor evaluador

y Estudiante

Acta de sustentación de

Trabajo de Grado

C- Realizar la cuenta de cobro del docente evaluador y presentar en la Coordinación Académica para su respectivo trámite y pago.


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Procedimientos

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6.12. Grados 6.12.1 Registro de candidatos a grado


1. Recepción de solicitudes de grado

A- Publicar en la cartelera y en la página de la facultad la información relacionada con el inicio de procesos de grado.


B- Recibir la documentación de los candidatos a grado en los tiempos estipulados por Registro Académico, revisando que esté completa y correcta. Los documentos son: fotocopia del documento de identidad o cédula ampliada 150%, fotocopia libreta militar ampliada 150% (solo para varones menores de 50 años), fotocopia del diploma o acta de grado de bachiller (sólo para candidatos de pregrado), fotocopia del diploma o acta de grado de pregrado (sólo para candidatos de posgrado), copia constancia de asistencia o resultados del examen Saber Pro, Consignaciones originales con el timbre o sello del Banco correspondiente a los “derechos de grado” y a “las estampillas”, Formato Solicitud de Grado diligenciado, Formato Solicitud Paz y Salvos diligenciado, Formato Solicitud Carné diligenciado (opcional) junto con una fotografía frontal de un solo fondo color azul 3x4 cm (el pago de este debe estar incluido en la consignación del Banco) y otros documentos que sean exigidos por la Dirección del Programa.


Formato Solicitud de

Grado F-01-MP-04-02-05, Formato

Solicitud Paz y Salvos

Candidato a Grado F-01-MP-

04-02-08, Formato

Solicitud de Carné Graduado

F-06-04-02 y Consignaciones

bancarias

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2.Revisión de documentación sobre solicitudes de grado

A- Revisar que los nombres de los solicitantes en los documentos, coincidan con la información de la cédula de cada candidato a grado. ▲


B- Cambiar las notas de Trabajo de Grado o Continuación de Trabajo de Grado, en las fechas establecidas por el Área de Registro Académico para cambiar/ingresar las notas del periodo anterior y del actual.


C- Revisar la ficha académica, para confirmar que todas las notas estén registradas. De igual manera se deber verificar que no tenga equivalencias por períodos, de lo contrario se solicita desoficialización a Registro Académico. Por último se debe observar los códigos de las asignaturas coincidan con los de la Resolución. ▲


D- Realizar equivalencias de los candidatos a grado por modificación de currículo, en el caso que se necesite (a todos los de la resolución nueva).


3. Finalización A- Oficializar equivalencias de los estudiantes candidatos a grado de las Sedes Regionales, verificando que estén bien diligenciadas y sean pertinentes las homologaciones.


Oficialización

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B- Enviar carta a Registro Académico para solicitar modificación de notas, junto con el formato respectivo, cuando se requiera para algún candidato a grado. Para el caso de notas de Trabajo de Grado y Continuación de Trabajo de Grado de más de dos (2) periodos, se deben remitir al consejo de la Facultad con sus soportes para aprobación y luego se envía respuesta a Registro Académico para que ingrese la nota.


C- Ingresar notas en el sistema de los estudiantes que les falte la nota.


D- Seleccionar el mejor graduando de cada una de las jornadas teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el Acuerdo 009, Artículo 102, parágrafo 1 y 2 y se ingresa en el sistema.


E- Actualizar datos en el sistema de los candidatos a grado.


F- Ingresar candidatos a grado. Director del Programa

G- Imprimir tres (3) copias del listado de candidatos a grado y pasarle al Director del Programa junto con las solicitudes de grado para firmar y guardar archivo en el sistema.


Listado de candidatos a

grado

H- Entregarle al Director del Programa los listados de las sedes, además de las solicitudes de los candidatos a grado para firmar.


I- Solicitar cita en Registro Académico vía correo electrónico para enviar documentos de candidatos a grado.


Correo electrónico

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J- Llevar documentos de candidatos a grado a Registro Académico, en donde se realizará una revisión y se aprobará la recepción de los documentos, se firma y se sella como recibido uno de los listados.


Documentos de candidatos a

grado

K- Enviar información a todos los candidatos acerca de la logística de los grados, en el momento en que la Oficina de Comunicaciones la publique.


Correo electrónico

L- Realizar este mismo procedimiento para el caso de grados por ventanilla.


6.12.2. Solicitudes de Grados


1. Recepción de la documentación

A- Recibir información de Registro Académico sobre los plazos estipulados por la Universidad para solicitar grado.

Secretaria de Programa

B- Publicar en cartelera y la página del Programa Académico el inicio del proceso de solicitudes de grado.


C- Enviar por correo electrónico a los estudiantes, el archivo que contiene todos los requisitos para solicitar grado.


Correo electrónico

D- Recibir la documentación de los candidatos a grado en los tiempos estipulados por Registro Académico.


E- Revisar que la documentación de los candidatos a grado esté completa.


F- Revisar que la ortografía de los documentos coincidan con la información de la cédula de cada candidato a grado.


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G- Ordenar los documentos de acuerdo a lo especificado en el Instructivo de Grado enviado por el Área de Registro Académico.


2.Revisión de la documentación

A- Revisar ficha académica. Director del Programa

Ficha académica

B-Revisar que no tenga equivalencias por períodos, de lo contrario se solicita desoficialización a Registro Académico y posteriormente se procede a elaborar nuevamente las equivalencias como actualmente se hacen.


C- Realizar equivalencias de los candidatos a grado por modificación de currículo, en el caso de que se necesite (a todos los de la resolución nueva).


D- Oficializar equivalencias de los estudiantes candidatos a grado de las Sedes Regionales.


E- Enviar carta a Registro Académico para solicitar modificación de notas, junto con el formato respectivo, cuando se requiera para algún candidato a grado. Para el caso de notas de Trabajo de Grado y Continuación de Trabajo de Grado de más de dos (2) periodos, se deben remitir al consejo de la Facultad con sus soportes para aprobación y luego se envía respuesta a Registro Académico para que ingrese la nota.


Carta

F- Ingresar notas en el sistema de los estudiantes que les falte la nota.


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G- Seleccionar el mejor graduando de cada una de las jornadas teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el Acuerdo 009, Artículo 102, parágrafos 1 y 2, y se ingresa en el sistema.


3.Finalización A- Actualizar datos en el sistema de los candidatos a grado.


B- Ingresar candidatos a grado al sistema.


C- Imprimir tres (3) copias del listado de candidatos a grado y pasarle al Director del Programa junto con las solicitudes de grado para firmar y guardar archivo en el sistema.


D- Entregarle al Director del Programa listados de las sedes, además de las solicitudes de los candidatos a grado para firmar.


Informe con listado de

estudiantes

E- Solicitar cita en Registro Académico vía correo electrónico para enviar documentos de candidatos a grado.


F- Llevar documentos de candidatos a grado a Registro Académico, en donde se realizará una revisión y se aprobará la recepción de los documentos, se firma y se sella como recibido uno de los listados.


Listado de candidatos a

grado

G- Realizar este mismo procedimiento para el caso de grados por ventanilla.


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6.12.3. Inducción de estudiantes que matriculan por primera vez la opción de grado


1. Matricula de Trabajo de Grado por primera vez

A- Programar reunión de inducción para estudiantes que van a matricular por primera vez Trabajo de Grado, en donde se citan a los Coordinadores de cada modalidad, quienes expondrán los objetivos que tiene cada una y se informará todo el proceso de grados.


B- Revisar ficha académica de los estudiantes que van a matricular por primera vez Trabajo de Grado, teniendo en cuenta el listado de los asistentes a la reunión, para verificar si cumple las condiciones necesarias. Para los estudiantes que van a matricular Trabajo de Grado por segunda vez o más o continuación de Trabajo de Grado, se debe verificar si el estudiante debe solicitar Reingreso Interno y si aprobaron las asignaturas pendientes en el pensum.


C- Publicar el memorando de matrícula en el que se informa a los estudiantes qué documentos se deben presentar y en qué horario se va a realizar la matrícula de Trabajo de Grado.


D- Diligenciar formato de matrícula (información personal, nombre del tutor, tipo de opción de grado que toma cada estudiante, etc.), para los estudiantes que van a matricular por primera vez.

Estudiante

Formato Matrícula

Académica Trabajo de

Grado F-01-IP-04-02-05-FACCAD

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E- Adjuntar carta del docente que será Director de Trabajo de Grado (si va a matricular por primera vez).

Estudiante

Carta del Director de Trabajo de

Grado

2. Revisión de situación académica del estudiante

A- Confirmar número de veces que cada estudiante ha matriculado la opción de grado.


B- Informar al estudiante si se requiere realizar ingreso interno (para los que matriculan por quinta vez).


Notificación

C- Informar necesidad de matricular materias adicionales al Trabajo de Grado.


D- Revisar ficha académica de estudiantes que matriculan por primera vez opción de grado.


E- Solicitar a los estudiantes que matriculan Trabajo de Grado por tercera o cuarta vez, carta del Director de Trabajo de Grado, con el grado de avance.


F- Solicitar a los estudiantes que matriculan por tercera vez o más, carta de compromiso para la culminación del Trabajo de Grado para el presente período académico.


3. Matricula de Trabajo de Grado

A- Durante las tres (3) semanas que hay entre la fecha de matrículas y la de adiciones y cancelaciones, se hace la revisión de cuales estudiantes no cumplen con el requisito para tener matriculada la asignatura de Trabajo de Grado o aún no hayan matriculado las asignaturas adicionales, para poder hacer la modificación en el sistema.


Instructivo de

Procedimientos

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B- Cancelar matricula (en adiciones y cancelaciones) en caso de que el estudiante no cumpla con los requisitos para ser candidato a grado e informarle por escrito.


Tabulado

C- Revisar estudiantes que matricularon la opción de grado por octava vez, se les envía la carta informando el plazo que tienen de presentar el Trabajo de Grado y recordar el peligro de perder el derecho a optar por el título de Administrador de Empresas.


D- Realizar matrícula en la fecha de Adiciones y Cancelaciones, a aquellos estudiantes que les fueron asignadas materias para cursar, por reingreso interno.

Director del Programa y Estudiante

Tabulado

6.12.4. Pruebas de Suficiencia Académica


1. Programación de las Pruebas

A- Realizar la programación de las pruebas de suficiencia académica de Cali y las sedes.


B- Enviar programaciones a los jefes de los Departamentos para que sean aprobadas.


C- Enviar copia de la programación de las pruebas de suficiencia académica a los docentes encargados de realizarlas y a los Coordinadores de las sedes.


Programación de las Pruebas de Suficiencia

Académica

2. Difusión de las Pruebas

A- Publicar en carteleras y página web la programación de Cali.


Aviso publicitario

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3. Publicación de Resultados

A- Al finalizar el semestre, se le envía a cada departamento la información de los docentes que evaluaron las pruebas, junto con el cumplido para que le realicen la cuenta de cobro respectiva.


B- Publicar en la página Web los resultados de las pruebas de Cali, las de las sedes se deben enviar a los Coordinadores respectivos.


Resultados de las Pruebas

C- Entregar copia de la prueba presentada a los estudiantes que lo soliciten.


Copia de la Prueba

7. PROCESOS RELACIONADOS Formación. 8. FORMATOS

No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN

1 F-01-MP-04-02-05 Solicitud de Grado

2 F-01-MP-04-02-08 Solicitud Paz y Salvos Candidato a Grado

3 F-06-04-02 Solicitud de Carné Graduado

4 F-01-IP-04-02-05-FACCAD Matrícula Académica Trabajo de Grado

9. DOCUMENTOS EXTERNOS

No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR

1

2

3

Instructivo de

Procedimientos

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10. ANEXOS No aplica.

CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA

1.0 Versión Inicial IP-04-02-05-FACCAD Junio 2011

Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional

F-13-MP-12-01-02 V-03-2011

Documents

Código Versión: Instructivo de IP-04-02-05-FACCAD 1.0 ...fayol.univalle.edu.co/Facultad/FormatosProcesos/IP... · 5 de 43 Fecha de Emisión: Noviembre 2011 Título: REGISTROS ACADÉMICOS