CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. - CHEC

ÁREA GENERACIÓN ENERGÍA

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MANEJO INTEGRAL DEL ACUEDUCTO DE LA ESMERALDA

MANIZALES, JULIO DE 2015

TABLA DE CONTENIDO

PARTE I ............................................................................................................................................................. 4

1. CONDICIONES CONTRACTUALES .................................................................................................... 4

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA ............................ 4 1.1.1. OBJETO .................................................................................................................... 4 1.1.2. ALCANCE ................................................................................................................. 4 1.1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR ........................................................................... 5 1.1.4. REUNIÓN Y VISITA OBLIGATORIAS ...................................................................... 5 1.1.5. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN . 6 1.1.6. TRANSPARENCIA .................................................................................................... 7

1.2. INFORMACIÓN GENERAL ..................................................................................... 8 1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE ............................................ 8 1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO ............ 8 1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES ............................................................. 8

1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN ....................... 9 1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ....................................................... 9 1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS......................................................................................................... 9 1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS ............................................................. 9 1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA ......................................................................................... 10 1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA .................................................................................... 10

1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA ........................................................................... 10 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN ............................................................................... 10 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ........................................................................... 11 1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN .............................................. 13 1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES .................................................................... 13 1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA ........................ 13 1.4.6. PRECIO ................................................................................................................... 14 1.4.7. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ......................... 16 1.4.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ......................................................... 16 1.4.9. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN..................................................... 17 1.4.10. OTRAS CONDICIONES .......................................................................................... 17

1.5. APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS ........................................................ 18 1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS ......................................................................... 18 1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS ........................................................ 18 1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ............... 19 1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA ..................................................................................... 19 1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA........................................................ 20

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO .................................................. 24 1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO .............. 24 1.6.2. INICIACIÓN ............................................................... ¡Error! Marcador no definido. 1.6.3. INICIACIÓN ............................................................................................................. 25 1.6.4. PLAZO DE EJECUCIÓN ......................................................................................... 25 1.6.5. RENOVACIÓN ........................................................................................................ 25 1.6.6. NATURALEZA DEL CONTRATO ........................................................................... 25 1.6.7. FONDOS ................................................................................................................. 25 1.6.8. VALOR DEL CONTRATO ....................................................................................... 25 1.6.9. FORMA DE PAGO .................................................................................................. 26 1.6.10. RETENCIÓN DE PAGOS ....................................................................................... 26 1.6.11. DOCUMENTOS DEL CONTRATO ......................................................................... 27 1.6.12. DOMICILIO CONTRACTUAL ................................................................................. 27

1.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO ............................................................................. 27 1.8. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA......................................................................... 28 1.9. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN ............................................ 29 1.10. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS ........................................................... 29 1.11. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS ......................................................... 30 1.12. DESCUENTOS OPERATIVOS .............................................................................. 32 1.13. COMPENSACIÓN.................................................................................................. 33 1.14. COMUNICACIONES .............................................................................................. 34 1.15. REQUISITOS DE LAS FACTURAS ....................................................................... 34 1.16. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO ................................................................. 34 1.17. INTERVENTORÍA .................................................................................................. 35 1.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN ........................................................................ 35 1.19. MODIFICACIONES A ESPECIFICACIONES ........................................................ 36 1.20. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL ................................................................ 36 1.21. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS .............................................................................. 36 1.22. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............................................................. 36 1.23. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL .................... 41 1.24. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL ......... 42 1.25. CONTRATOS DE TRABAJO ................................................................................. 42 1.26. CONFIDENCIALIDAD Y DERECHOS DE AUTOR ................................................ 42 1.27. CONTROL DE REGISTROS .................................................................................. 43 1.28. INDEMNIDAD ........................................................................................................ 43 1.29. POLÍTICA AMBIENTAL ......................................................................................... 43 1.30. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA ........................................................... 44 1.31. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ................................................................ 44 1.32. TERMINACIÓN ...................................................................................................... 44

PARTE II .......................................................................................................................................................... 45

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL SUMINISTRO DE INSUMOS, ACCESORIOS Y

EQUIPOS PARA EL ACUEDUCTO LA ESMERALDA ............................................................................... 45

2.1. REQUISITOS GENERALES .................................................................................. 45 2.2. ESPECIFICACIONES POR ÍTEM .......................................................................... 46

PARTE III ........................................................................................................................................................ 48

3. FORMATOS Y ANEXOS ...................................................................................................................... 48

3.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN ........................................................ 48 3.2. FORMATO 2 - RELACION DE MULTAS Y/O SANCIONES..................................... 1 3.3. FORMATO 4 - APARTAMIENTOS ........................................................................... 2 3.4. ANEXO 2 – FORMULARIO DE PRECIOS ............................................................... 3

PARTE I

1. CONDICIONES CONTRACTUALES

Siempre que aparezca en cualquier documento relacionado con estos términos de referencia la palabra CHEC, ésta se interpretará como CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P.

1.1. CONDICIONES GENERALES DE LA SOLICITUD DE OFERTA

1.1.1. OBJETO

Prestación del servicio de manejo integral del acueducto de La Esmeralda.

1.1.2. ALCANCE

El alcance del contrato abarca la prestación del servicio de manejo integral del acueducto de La Esmeralda que va desde la captación del agua hasta la distribución de la misma a los usuarios finales, de tal forma que el agua sea apta para consumo humano durante los 365 días del año, en los cuales deberá garantizar la potabilidad cumpliendo fielmente las disposiciones legales contenidas en el decreto 1575 de 2007, la resolución 2115 de 2007, Resolución 1096 de 2000 y la ley 142 de 1994. Para determinar la calidad del agua suministrada por el acueducto, el Contratista tomará una muestra semanal de agua para la determinación de los parámetros fisicoquímicos y microbiológicos necesarios para posteriormente realizar el cálculo del IRCA (Índice de Riesgo de Calidad del Agua) por muestra de cada semana. Es importante recalcar que el IRCA que se calcule cada semana deberá estar comprendido entre los valores 0-5 (cero a cinco), lo cual es muestra de agua SIN RIESGO, es decir, que cumple en todos los aspectos como apta para consumo humano. Implica este alcance: 1. Operación y mantenimiento de las 4 bocatomas de la planta. 2. Operación y mantenimiento de la estación de bombeo del acueducto (Desarenador

canal Río San Francisco). 3. Operación y mantenimiento de la Planta de Tratamiento de Agua Potable –PTAP- 4. Operación y mantenimiento de la red de distribución. 5. Suministro de los insumos necesarios para el cabal funcionamiento del sistema de

acueducto. El área de trabajo será en las veredas La Esmeralda y El Congal del Municipio de Chinchiná, departamento de Caldas, especialmente el complejo Esmeralda y La Planta San francisco de CHEC. Cabe anotar que este acueducto surte de agua además de las instalaciones de CHEC a la escuela El Trébol, la base militar y diez fincas.

1.1.3. REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Podrán presentar oferta las personas jurídicas que tengan una experiencia en los últimos 5 años en la operación de por lo menos un sistema de acueducto para 2500 habitantes o más, compuesto mínimo por estructura de captación, aducción, coagulador, floculador, sedimentador, filtración, desinfección, tanque de almacenamiento y red de distribución, lo cual debe ser debidamente certificado. Para efectos de claridad en los requisitos de participación se entenderá una dotación percápita de 200l/hab/día. En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. Esta experiencia deberá estar registrada en el registro de proveedores y contratistas del grupo EPM (5INKO). En caso tal que la experiencia haya sido obtenida en CHEC, será suficiente la manifestación que haga el oferente de dicha situación, discriminando el número de contratos que pretenda hacer valer y el objeto de los mismos. El oferente debe tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM, para lo cual CHEC hará la respectiva verificación. Si el oferente no se encuentra con inscripción vigente, la oferta será rechazada. El objeto social del oferente debe tener relación directa con la naturaleza de los bienes y/o servicios requeridos en esta solicitud de ofertas. No se admiten propuestas alternativas ni la participación de consorcios, uniones temporales, cooperativas, asociaciones de profesionales o empresas asociativas de trabajo. De igual forma, no podrán participar en este proceso de contratación y por tanto celebrar contrato con la Empresa, bien sea directamente o por interpuesta persona, los empleados de la CHEC ni los miembros de su Junta Directiva, y personas que se encuentren en curso de las causales de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan su participación en la presente solicitud pública de ofertas.

1.1.4. REUNIÓN Y VISITA OBLIGATORIAS

Será obligatorio, para que la oferta sea tenida en cuenta, asistir a la reunión aclaratoria con el fin de enterarse de la información y aclarar todas las inquietudes, respecto de las actividades a ejecutar. Dicha reunión se realizará el día miércoles 29 de julio de 2015 a partir de las 9:00 a.m. en el Auditorio del Casino La Esmeralda de CHEC, ubicado contiguo al Embalse San Francisco en zona rural del municipio de Chinchiná, a 54 Km de Manizales. La reunión estará a cargo de Jorge Andrés Salazar Sepúlveda y Nolberto Devia Quintero, funcionarios de CHEC.

Inmediatamente culmine la reunión se realizará desplazamiento al sitio de ejecución del contrato, con el fin de informarse completamente de la ubicación exacta del proyecto, de las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte, disponibilidad de mano de obra, situación de orden público, y todos los demás aspectos que de acuerdo a la ubicación del área puedan influir en los costos del contrato. El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones o incumplimientos. La asistencia permanente a la reunión y visita al sitio de ejecución son de carácter obligatorio. Los gastos de transporte, alimentación y cualquier otro en que incurra el oferente para la asistencia a la reunión, deben ser cubiertos por su cuenta y riesgo. Un oferente no podrá representar a otro oferente, del mismo modo un delegado solo podrá representar a un solo oferente. La reunión se iniciará a la hora exacta en el sitio de encuentro y no se aceptarán asistentes tardíos. La constancia de asistencia se realizará con base en la planilla que para tal fin será elaborada al inicio de la reunión, con el fin de verificar el cumplimiento del requisito de participación para la presentación de la oferta. La constancia de asistencia se expedirá únicamente a los posibles oferentes que hayan estado hasta el final de la reunión. La constancia de asistencia deberá ser entregada con la oferta. El representante legal de la persona jurídica que no pueda asistir, deberá enviar comunicación escrita delegando a su representante para tal fin. En caso que no sea presentado el documento mediante el cual se autoriza la asistencia a la reunión obligatoria, será subsanable en el término que CHEC designe, una vez sea presentada la oferta. En todo caso, el delegado debe informar la razón social de la persona jurídica que representará en la reunión. Se recomienda que la persona que asista en representación de cada participante tenga el conocimiento suficiente y necesario para el manejo de los temas a tratar en la reunión. Los oferentes deben tener presente que en CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite de la reunión. CHEC no se responsabiliza por demoras o retardos en el ingreso causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. La no asistencia a la reunión es causal de rechazo de la oferta.

1.1.5. PRINCIPIO DE COMPORTAMIENTO RESPONSABLE EN LA CONTRATACIÓN

Las relaciones de CHEC con sus grupos de interés oferentes y contratistas estarán basadas en el reconocimiento y aplicación de las reglas y principios de la ética y la ley, y por tanto se desarrollarán en un ambiente de respeto y confianza mutua que genere valor para las partes y para la sociedad en general. Así mismo y como parte de sus políticas y propósito de sostenibilidad, CHEC promueve relaciones y acciones que contribuyan al cuidado del medio ambiente y a la creación de una sociedad más incluyente y equitativa. El principio de comportamiento responsable implica para las partes de las relaciones contractuales que se derivan de los procesos abiertos por CHEC, los siguientes compromisos:

Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias.

Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de CHEC, los competidores en el proceso, el sector y el país.

Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno.

Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por:

El cumplimiento de las normas vigentes y aplicables en todos los ámbitos de su actuación.

El respeto de los derechos humanos y, de manera particular, el respeto a la dignidad humana.

La protección y recuperación del medio ambiente.

La actuación responsable frente a la sociedad y los grupos de interés.

El rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general.

El desempeño de acuerdo con las reglas de competencia justa y la lealtad con los demás.

1.1.6. TRANSPARENCIA

La Empresa, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración y en desarrollo de los principios que rigen su contratación, manifiesta su deber de garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vinculen o puedan vincular a sus servidores en prácticas indebidas para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicitamos, para efectos de las investigaciones correspondientes, se informe a CHEC mediante el uso de la línea ética 01-8000-912432.

La información obtenida será manejada con la más alta discreción y se reservará la identidad de quien la suministre.

1.2. INFORMACIÓN GENERAL

1.2.1. NATURALEZA JURÍDICA ENTIDAD CONTRATANTE

La entidad contratante es la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., sociedad anónima comercial de nacionalidad colombiana clasificada como Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Carácter Mixto, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, sometida al régimen aplicable a las empresas de servicios públicos y a las normas especiales que rigen las empresas del sector eléctrico.

1.2.2. RÉGIMEN LEGAL DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y DEL CONTRATO

El marco legal de la presente solicitud de oferta y del contrato que se derive de ésta será el Derecho Privado, conforme lo establecen las Leyes 142, 143 de 1994 y Ley 689 de 2001 y por tanto, el Manual de Contratación de CHEC y demás normas y reglamentación interna vigentes al momento de aceptar la oferta o suscribir el ‘contrato; el Código de Comercio, las Leyes 222 de 1995 y 155 de 1959 en lo que respecta a conflictos de intereses; para inhabilidades e incompatibilidades las Leyes 142 de 1994, 617 de 2000 y, de manera especial, las causales y soluciones consagradas en la Ley 80 de 1993, artículos 8° y 9°, o las normas que las modifiquen o complementen, así como las consagradas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas generales y que en materia de servicios públicos se establezcan.

1.2.3. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El oferente o contratista se compromete a darle aplicación a las prácticas sobre seguridad de la información que se han adoptado al interior de CHEC, por tal razón, con la presentación de la oferta asume todas las obligaciones de orden constitucional, legal y jurisprudencial tendientes a proteger los datos personales a los que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato. Por tanto, deberá adoptar todas las medidas necesarias que le permitan cumplir lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y lo que le resulte exigible de la Ley 1266 de 2008. El oferente o contratista deberá adoptar todas las medidas de seguridad de tipo lógico, administrativo y físico que sean adecuadas de acuerdo a la naturaleza de la información personal a la que acceda, con el objeto de garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a cualquier otro tratamiento contrario a la finalidad expuesta y autorizada por los titulares de la misma. Si con ocasión de la ejecución del contrato resulta necesario que CHEC haga entrega de información personal, se suscribirá un acta entre las partes en la cual se debe relacionar con detalle la información que se entrega, el uso permitido de esta información y las personas que pueden tener acceso a ella, acta que será parte integral del contrato.

CHEC informa al oferente o contratista que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales, según lo dispuesto en la Ley 1273 de 2009. Es obligación del oferente y/o contratista informar a CHEC cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido o trata con ocasión del contrato, aviso que deberá dar una vez tenga conocimiento de tales eventualidades.

1.3. PROCESO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Y CONTRATACIÓN

1.3.1. APERTURA DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia se publicarán en la página Web de la CHEC a partir del día viernes 24 de julio de 2015.

1.3.2. SOLUCIÓN DE CONSULTAS, MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

Los términos de referencia podrán consultarse en el Área Generación Energía de CHEC, Estación Uribe, Manizales y aclarar todas las inquietudes con el profesional Jorge Andrés Salazar Sepúlveda, teléfono 8899000, extensión 1223, en horario de oficina de 7:30 a 12 a.m. y de 1:30 a 6 p.m. o a través del correo electrónico jorge.salazar@chec.com.co Los oferentes podrán solicitar aclaraciones por escrito hasta tres (3) días hábiles anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Ni las consultas ni las respuestas a éstas producirán efectos suspensivos sobre el plazo de presentación de las ofertas. CHEC podrá hacer las aclaraciones o modificaciones que considere necesarias hasta dos (2) días hábiles antes del cierre de la solicitud de ofertas. Toda modificación se hará mediante adendas numeradas, las cuales formarán parte integral de la solicitud de ofertas. Las adendas se publicarán en la página web de CHEC en días hábiles y horarios laborales.

1.3.3. CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS

El cierre de la solicitud de ofertas y la apertura de las ofertas presentadas tendrán lugar en el proceso Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de la CHEC, Estación Uribe, Manizales, el día miércoles 5 de agosto de 2015 a las 3:00 p.m., horas en el reloj de dicha dependencia. En dicha apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. Las ofertas deben depositarse antes de la hora fijada como cierre en la URNA del proceso Equipo de Trabajo Cadena de Suministro de CHEC, Manizales. En CHEC existe un control previo para autorizar el ingreso de personas a sus instalaciones, por lo tanto, el oferente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de ofertas. La Empresa no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la oferta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados.

CHEC no tendrá en cuenta las ofertas que no se encuentren en la urna a la hora mencionada, ni aquellas que sean enviadas por fax, correo electrónico o similares.

1.3.4. IDIOMA DE LA OFERTA

La oferta, correspondencia y todos los documentos que la integran deberán estar escritos en idioma español.

1.3.5. VIGENCIA DE LA OFERTA

La oferta deberá estar vigente por noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas. Si el cierre se llegare a prorrogar, la fecha para efectos de la vigencia será esta última. En caso de requerirse, CHEC podrá solicitar la ampliación de la vigencia de la oferta y de la garantía de seriedad.

1.4. CONDICIONES DE LA OFERTA

1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN

Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM (5INKO) a la fecha de cierre de la presentación de ofertas. El registro por el que deberán optar los oferentes será el integral. (Subsanable) Los oferentes no deberán presentar en su oferta la constancia de inscripción en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM (5INKO), como tampoco los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos que se enuncian a continuación, dado que éstos serán verificados en dicho sistema por parte del trabajador designado por la dependencia responsable de CHEC:

Certificado de Existencia y Representación Legal.

Certificados de experiencia de acuerdo con lo descrito en el numeral REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN.

Por lo anterior, estos documentos deberán estar actualizados en el registro integral de proveedores y contratistas grupo EPM (5INKO) a más tardar a la fecha y hora de cierre de presentación de ofertas. (Subsanable). En caso de no estar inscrito o de no tener la información actualizada, el oferente deberá tener presente que los documentos exigidos para este registro se deben enviar con suficiente antelación a la fecha de cierre de la solicitud de ofertas, pues la administradora de la base de datos tiene 48 horas en días hábiles, contadas a partir de la radicación de los documentos, para aceptar o rechazar la solicitud. Ni el envío ni la radicación de documentos en el registro de proveedores y contratistas grupo EPM (5INKO) indican que el oferente se encuentre inscrito, pues sólo se cumplirá con este

requisito de participación cuando 5INKO le notifique al solicitante que el registro ha sido exitoso. Los oferentes, una vez registrados, deben permanentemente actualizar la información que allí reposa. El correo electrónico para iniciar el trámite de inscripción es orientacion@konfirma.com.co, teléfono 4445656, Medellín.

1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA

No se deben adjuntar los documentos descritos en el numeral 1.4.1. REGISTRO Y VERIFICACIÓN. Para facilitar la correcta integración de la oferta por parte del oferente y su estudio y evaluación por parte de CHEC, el oferente deberá integrar los documentos de la oferta en el mismo orden en que se relacionan a continuación. Parte de la información debe ser presentada en formatos predefinidos, para lo cual se adjuntan los formatos que deben ser diligenciados y presentados con la oferta. Si los espacios previstos en los formatos no son suficientes, el oferente deberá incluir las hojas adicionales que sean necesarias, identificando claramente la información que suministra en cuanto al formato y espacio que complementan. Los documentos que se solicitan en este numeral deberán presentarse impresos, fotocopiados y/o en medio magnético, según sea el caso. La falta de documentos en el original impedirá que la oferta sea tenida en cuenta para su evaluación, salvo si son subsanables. El término “subsanable” indica que si el documento ha sido presentado pero posee algún error o inconsistencia, podrá ser corregido; igualmente, si el documento no ha sido presentado, podrá ser solicitado. El término “subsanable siempre y cuando sea presentado”, indica que podrá corregirse el documento, pero siempre que haya sido aportado por el oferente. El término “no subsanable” indica que no se puede corregir ni aportar el documento con posterioridad a la presentación de la oferta y será causal de rechazo de la oferta. La corrección o aporte de documentos debe hacerse en el tiempo que la CHEC lo establezca, so pena de rechazo de la oferta. Los documentos son los siguientes: Documentos contractuales y legales a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato 1 adjunto.

(Subsanable a excepción de la firma).

b) Si el representante legal requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta

y contratar, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del órgano social competente, en la cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la oferta. (Subsanable).

c) Garantía de seriedad de la oferta acompañada del recibo de pago (recibo de caja – no

se aceptan constancias de pago) de la prima, expedido por la entidad aseguradora. (Subsanable siempre y cuando sea presentada).

d) Certificado de antecedentes fiscales del oferente. Consultar en

www.contraloriagen.gov.co e imprimir. (Subsanable). e) Certificado de antecedentes disciplinarios del oferente. Consultar en

www.procuraduria.gov.co e imprimir. (Subsanable) f) Paz y salvo de aportes parafiscales, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 50 la

ley 789 de 2002. En caso de ser persona natural diligenciar el formato 3 adjunto. (Subsanable).

Documentos técnicos g) Constancia de asistencia a la reunión y visita obligatorias. (Subsanable siempre y

cuando se haya asistido). h) Documento de autorización de asistencia a la reunión y visita obligatorias, en caso tal

que no se haya aportado el día de la reunión. (Subsanable). i) Relación de incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato 2 adjunto.

(Subsanable siempre que se evidencie que el oferente no ha sido sancionado acorde con lo requerido, pues en caso de no presentación y comprobarse que si ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada).

j) Oferta económica, para lo cual el oferente debe presentar completamente diligenciados

los formatos del Anexo 1. FORMULARIO DE PRECIOS, Anexo 2. ANÁLISIS DEL FACTOR MULTIPLICADOR y Anexo 3. ANÁLISIS DE COSTO FIJO MENSUAL. Estos documentos se encuentran publicados en el Link ANEXOS. (No subsanable salvo errores aritméticos y lo descrito en el numeral 1.5.5.1. DESVIACIONES).

k) USB conteniendo la oferta económica. (No subsanable salvo errores aritméticos y lo

descrito en el numeral 1.5.5.1. DESVIACIONES). l) Formato 4 APARTAMIENTOS. En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las

especificaciones técnicas o de cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos en el formato denominado “APARTAMIENTOS”, para que pueda hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario, los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la oferta no harán parte de la misma. En caso tal de no presentar el

formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se tienen apartamientos de ningún tipo.

En cuanto a requisitos subsanables, éstos serán solicitados vía correo electrónico y deberán ser presentados en el término que CHEC le señale al oferente, so pena de rechazo de la oferta.

1.4.3. VERIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN

CHEC se reserva el derecho de verificar la información aportada por el oferente y en caso de encontrar alguna inconsistencia, la oferta podrá ser eliminada. En todo caso, CHEC se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas y de pedir aclaraciones o informaciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas. Así mismo, será un criterio de interpretación la prevalencia de la verdad sustancial y material, sobre lo simplemente procedimental o documental. El término “informalidad” se refiere a la utilización de expresiones o formatos diferentes a los indicados o corrientemente utilizados en el campo de la actividad que rige el objeto de la contratación, como ocurre cuando el oferente presenta datos por fuera de un formulario asignado para ello, pero en el cual se deduce claramente qué es lo que está ofreciendo.

1.4.4. CLARIDAD SOBRE OBLIGACIONES

Cuando se soliciten cuadros, análisis, detalles, especificaciones, el oferente deberá incluirlos en su oferta. Los formatos establecidos para ser diligenciados no podrán ser modificados y en caso tal de hacerlo se solicitará al oferente correspondiente que consigne la misma información que aportó en su oferta en los formatos que fueron suministrados por CHEC para tal fin, so pena de rechazo de la oferta, con excepción de la oferta económica, la cual no podrá ser modificada toda vez que sólo tiene posibilidad de ser subsanada para errores aritméticos y errores de forma que no afecten el monto de la oferta económica; en cualquier otro caso se generará el rechazo de la oferta.

1.4.5. PREPARACIÓN, PRESENTACIÓN Y FOLIADO DE LA OFERTA

El oferente deberá elaborar la oferta de acuerdo con lo establecido en esta solicitud pública de ofertas y debe incluir sus anexos en caso que los hubiese y adjuntar la totalidad de la documentación exigida. La oferta debe ser presentada en sobre cerrado en original y copia, indicando claramente en cada sobre el tipo de oferta que contiene y marcado:

“OFERTA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE MANEJO INTEGRAL DEL ACUEDUCTO DE LA ESMERALDA”

(Original o copia según sea el caso) Se requiere que la copia posea los mismos documentos que el original. La oferta se presentará cumpliendo además con los siguientes aspectos de forma:

a) Elaborar tabla de contenido y ordenar los documentos conforme se incluye en el numeral 1.4.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA.

b) Foliar todos los documentos requeridos y presentados, los cuales deberán estar

enlistados en la tabla de contenido. La presentación de la oferta se considerará como una manifestación expresa por parte del oferente de que conoce y acata el Manual de Contratación de CHEC, (el cual puede ser consultado en la página www.chec.com.co)y acepta las condiciones del presente documento; que ha examinado el mismo en sus condiciones y especificaciones y que acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente. En consecuencia, CHEC no será responsable por descuidos o indebida interpretación que de los términos de referencia y demás documentos u otros hechos haga el oferente, y que puedan incidir en la elaboración de la oferta. El oferente deberá examinar cuidadosamente todos los documentos que se acompañen e informarse completamente sobre todas las circunstancias que puedan influir, en alguna forma, sobre el contrato a ejecutar y sus costos.

1.4.6. PRECIO

Los oferentes deben presentar la oferta en pesos colombianos. Los precios ofrecidos estarán vigentes por el año 2015. Si se cotizan precios ajustables o reajustables, la oferta será eliminada. A partir del 1 de enero año 2016 el valor de los costos fijos será incrementado con base en el IPC, para el año inmediatamente anterior. El contratista declara expresamente que para la fijación de los valores relacionados en el formulario de precios, para el desarrollo de este contrato, tuvo en cuenta todos los gastos correspondientes a mano de obra, horas extras, material fungible, dotación, transporte y equipo requeridos; adicionalmente el pago de los costos legales, los trámites, permisos, impuestos, pagos de servicios tanto públicos como particulares, la administración y cualquier otro costo adicional que se requiera, así como los costos directos e indirectos que la afecten, teniendo en cuenta actividades en tiempo ordinario, con los días de descanso obligatorios y festivos, y las prestaciones que por ley se deban reconocer, las contractuales u otras implicaciones que se generen en desarrollo del contrato, para ejecutar las actividades objeto de esta contratación, de acuerdo con las condiciones y especificaciones estipuladas en este documento. Adicionalmente debe tener en cuenta todos los costos requeridos para cumplir con el objeto a cabalidad de la presente solicitud pública de ofertas, incluyendo el costo de las garantías que se estipulan en el contrato y demás gastos que

demande la formalización y ejecución del mismo, dentro de los plazos propuestos. También deberá tener en cuenta dentro del AU los costos por elaboración y presentación de cuentas mensuales y demás trámites administrativos del contrato, los cuales el contratista se compromete a asumir y posteriormente no podrá alegar costos que no hayan sido incluidos en su oferta. Si el oferente dentro de la preparación de su oferta detecta que los formatos preestablecidos no permiten depositar con certeza y claridad todos los costos asociados a la administración del personal, así lo hará saber a CHEC, antes de la presentación de su oferta y así CHEC tomará las acciones del caso, si se considera procedente. Adicionalmente se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Las actividades ejecutadas y recibidas a satisfacción por CHEC se liquidarán de

acuerdo con los ítems del formulario de precios a los valores aceptados y pactados para el contrato en las cantidades requeridas y las demás estipulaciones de los términos, revisadas y aprobadas por la interventoría que designe CHEC.

2. Todos los oferentes deberán entregar los análisis de precios unitarios detallados de tal

forma que sean claramente determinados los recursos, componentes, elementos o dispositivos de cada una de las actividades, dado que CHEC podrá demandar cualquier componente de alguno de ellos durante la ejecución del contrato como una actividad parcial, el cual se pagará al valor allí detallado.

3. En el Anexo 1. FORMULARIO DE PRECIOS, las cifras obtenidas deben ir en valores

con dos decimales. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total, CHEC tomará para efectos de evaluación, comparación y aceptación de la oferta, el valor unitario. Igualmente, si existen errores aritméticos o diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el alea normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos y en general todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra o la prestación del servicio. Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto, cada proponente al estructurar los costos de su propuesta, deberá tener en cuenta todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución del contrato, por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.

1.4.7. SALARIOS

CHEC propende por una remuneración justa a las labores a desarrollar de personas calificadas en las actividades que conduzcan a un excelente desempeño y por ello considera que debe pagarse un salario mensual del orden siguiente:

CARGO Salario bruto

Operador de Planta $ 1.200.000

Cuando se genere cambio de año, los valores de los salarios deberán ser incrementados con el IPC del año inmediatamente anterior.

1.4.8. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL

La existencia y representación legal de los oferentes será verificada a través del registro de proveedores del Grupo EPM, mediante el certificado que para el efecto expida la Cámara de Comercio correspondiente o el ente que haga sus veces. La duración de las personas jurídicas no será inferior a la del plazo contractual y tres (3) años más. Si el representante legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial para presentar la oferta y/o suscribir el contrato, deberá adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente.

1.4.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

Se podrá optar por una de las siguientes opciones:

Presentar el original de la póliza de seriedad de la oferta firmada por el oferente, tomada entre PARTICULARES, expedida por una entidad bancaria o una Compañía de Seguros legalmente establecida en el país.

Presentar el original de la PÓLIZA PARA GRANDES BENEFICIARIOS CHEC, la cual puede ser solicitada en un punto de la compañía SEGUROS DEL ESTADO S.A. que se encuentra ubicado en las oficinas de la Empresa, Estación Uribe, Manizales, teléfono 8899000 Ext. 2448.

Para cualquiera de los casos se deberá presentar el correspondiente recibo de pago de la prima (recibo de caja – no se aceptan constancias de pago) expedido por la entidad aseguradora, a cargo del oferente y a favor de la CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P., Nit. 890.800.128-6. El valor asegurado será el 10% del valor de la oferta incluido IVA. La vigencia de la garantía será mínimo de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la solicitud de ofertas.

La póliza garantiza a la CHEC la seriedad de la oferta correspondiente al objeto contractual y en ella se manifestará expresamente que se expide en un todo de acuerdo con el contenido de estos términos de referencia, por lo tanto, con el amparo se da cobertura, entre otros, a los siguientes riesgos:

No suscribir, sin justa causa para ello, el contrato.

No mantener las condiciones de la oferta.

El retiro de la oferta luego de presentada, sin la autorización o aprobación escrita de la CHEC.

La no realización de todos los trámites necesarios para suscribir o perfeccionar el contrato o convenio para el cual se ofertó.

Cualquier otro evento que la CHEC pueda demostrar en forma inequívoca referente a la falta de seriedad del oferente garantizado, respecto de la oferta presentada.

En todo caso, la vigencia del amparo de seriedad del ofrecimiento se extenderá desde el momento de presentación de la oferta al asegurado, por el garantizado, hasta la fecha de expedición de la póliza de seguro de cumplimiento que ampare los riesgos propios del contrato garantizado.

1.4.10. RESPONSABILIDAD POR INTERPRETACIÓN

Las interpretaciones o deducciones que el oferente haga sobre este documento serán de su exclusiva responsabilidad. El oferente deberá asumir todos los gastos y los costos resultantes de la preparación y presentación de la oferta y en ningún caso serán reembolsables, cualquiera que sea el resultado de este proceso de contratación.

1.4.11. OTRAS CONDICIONES

El oferente deberá examinar en detalle estos términos de referencia; allegar toda la información adicional que considere necesaria; aclarar con la CHEC todos los puntos inciertos e informarse de todas las condiciones y circunstancias que puedan afectar en alguna forma la ejecución del contrato y sus plazos. En todo caso, el oferente está obligado a investigar toda la información posible, aparezca o no en estos términos y complementarla de acuerdo con el criterio y la experiencia de la firma. La oferta puede invalidarse por la comprobación de falsedad en la información suministrada, por la no-presentación de la cotización conforme a lo especificado y por la omisión en la presentación de los documentos e información requerida. Por el solo hecho de presentar la oferta, el oferente hace constar expresamente que estudió cuidadosamente las condiciones de ejecución del contrato, el tipo de servicio a ejecutar o bien a suministrar, su naturaleza y calidad; así mismo, el contratista hace constar que conoce todos los requisitos e impuestos exigidos por las leyes colombianas; que conoce cada una de las estipulaciones del documento de condiciones y especificaciones y ha hecho

todos los estudios necesarios para entender completamente el propósito de todas las partes del contrato y su naturaleza. Todos estos factores, favorables o desfavorables, que puedan influir en la ejecución del contrato y todas las demás condiciones que puedan afectar el costo o el plazo para ejecutarlos fueron tenidos en cuenta por el contratista al formular la oferta y su influencia no será alegada por él como causal que justifique reclamación alguna o el incumplimiento del presente contrato.

1.5. APERTURA Y ANÁLISIS DE LAS OFERTAS

En la apertura podrán estar presentes los oferentes o sus delegados. El día de apertura se leerá el nombre de los oferentes, el valor de los costos fijos y los factores multiplicadores para los costos variables. La citada información se incluirá en el acta de apertura de ofertas y será conocida por los oferentes en la sesión de apertura. CHEC realizará la evaluación de las ofertas procurando la selección de la mejor oferta para la Empresa, para lo cual verificará y evaluará los aspectos legales, técnicos y económicos de las ofertas.

1.5.1. ACLARACIÓN DE LAS OFERTAS

En caso de que CHEC lo considere necesario, podrá solicitar a los oferentes en el período de evaluación de las ofertas, aclaraciones, informaciones o certificaciones adicionales y condicionar la evaluación de la oferta a la presentación de dichas aclaraciones, informaciones o certificaciones. Las aclaraciones que solicite CHEC y las que presenten los oferentes, no podrán modificar la oferta o los precios de la misma, ni violar el principio de igualdad entre los oferentes. Igualmente, la oferta podrá ser eliminada si las respuestas no llegan dentro del plazo fijado por CHEC.

1.5.2. ADMISIÓN O RECHAZO DE LAS OFERTAS

La CHEC, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará si las mismas se ajustan a las condiciones establecidas en los términos de referencia. Una oferta será admisible cuando haya sido presentada oportunamente y esté ajustada a los términos de referencia. Se considera ajustada a los términos de referencia la oferta que cumpla con todos y cada uno de los requisitos establecidos en los diferentes ítems de los mismos y además no se encuentre comprendida en uno de los siguientes casos:

a) Cuando el oferente no tenga inscripción vigente en el registro integral de proveedores y contratistas grupo EPM.

b) Cuando la oferta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse o que no cumplan todas las calidades y condiciones de participación indicadas dentro de esta solicitud pública de ofertas.

c) Cuando existan varias ofertas presentadas por el mismo oferente para esta solicitud

de ofertas.

d) Cuando la oferta esté incompleta por no incluir alguno de los documentos solicitados en los términos de referencia que permitan la comparación de las ofertas, o cuando contengan defectos no subsanables, o cuando siendo subsanables no fueron presentados dentro del término señalado por la CHEC.

e) Cuando no se suscriba y se firme la carta de presentación de la oferta por el

representante legal de la firma oferente, en las condiciones establecidas en los presentes términos de referencia, o cuando éste no se encuentre debidamente autorizado para presentar la oferta de acuerdo con los estatutos sociales.

f) Cuando la oferta no cumpla con el objeto de la presente solicitud de ofertas.

g) Cuando el oferente intente indebidamente enterarse de las evaluaciones o influir en

el proceso de evaluación de las ofertas o en la decisión sobre la aceptación de oferta.

h) Cuando la CHEC al verificar la información presentada, encuentre que ésta no

corresponde a la realidad.

i) Cuando el oferente presente precios reajustables. La CHEC considerará inconvenientes las ofertas que no cumplan con las exigencias jurídicas, técnicas y económicas exigidas en la solicitud pública de ofertas y por consiguiente se abstendrá de calificarlas según el caso y procederá a su rechazo.

1.5.3. DECLARATORIA DE FALLIDO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

CHEC podrá declarar fallido el proceso de contratación cuando:

Del análisis de las ofertas se determine que ninguna de ellas es admisible o favorable de acuerdo con lo establecido por la Empresa.

A la fecha y hora del cierre de la solicitud pública de ofertas y apertura de las ofertas no se presente ninguna oferta.

1.5.4. CLÁUSULA DE RESERVA

CHEC se reserva el derecho de aceptar o no alguna oferta o de aceptarla total o parcialmente; así mismo y en cualquier momento, podrá suspender o terminar el presente proceso de solicitud de ofertas, sin que por ello se genere ningún tipo de responsabilidad o indemnización a favor de los oferentes.

Operará la devolución de los dineros pagados por concepto de los términos de referencia si el proceso termina por razones imputables a CHEC, mas no por la presentación de ofertas que no cumplan con los requisitos o no se ajusten a las necesidades de la Empresa. Con todo, si se presenta una única oferta o sólo resulta una elegible, CHEC podrá aceptarla al oferente que la presentó, siempre y cuando reúna todos los requisitos establecidos en esta solicitud de ofertas y se ajuste a los intereses de CHEC.

1.5.5. EVALUACIÓN Y ACEPTACIÓN DE OFERTA

1.5.5.1. DESVIACIONES

Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por CHEC y son de forzosa aceptación por el contratista, de la siguiente manera: a) Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga

multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario.

b) Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de

subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido. c) Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en

palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales (a) y (b) precedentes.

Será causal de eliminación de la oferta el hecho que el proponente presente uno o varios valores mayores al valor máximo prefijado por CHEC para cada ítem o ítems cotizados en cero o ítems dejados en blanco. De igual manera se eliminará la oferta al oferente que cotice cualquiera de los precios unitarios con valor cero (Anexo 3), así el oferente pretenda aportar, por ejemplo, herramientas o materiales a título gratuito para la ejecución del contrato.

1.5.5.1.1. PRESELECCIÓN

El análisis de las ofertas en la etapa de preselección es habilitador y no genera puntaje alguno. La oferta debe superar los análisis que a continuación se describen para permitirse su evaluación económica final:

a) Análisis contractual y legal:

Este análisis no tiene ponderación alguna, se trata del estudio que realizará el Equipo Cadena de Suministro de CHEC, para determinar si la oferta se ajusta a los requerimientos de los presentes términos y se efectuará sobre los documentos de contenido legal y/o contractual. Las ofertas que no cumplan con los requisitos no subsanables exigidos, serán rechazadas y por tanto, no continuarán el proceso de evaluación.

b) Experiencia y requisitos de participación: Se verificará el cabal cumplimiento de la experiencia específica, así como de los demás requisitos de participación, lo cual habilitará al oferente para continuar con el análisis de su oferta.

c) Calidad técnica: Se verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas exigidas en los presentes términos.

d) Calidad comercial de la oferta: Se validará la oferta comprobando que el plazo de ejecución sea igual al exigido. Las ofertas con plazos diferentes podrán ser subsanadas para que se ajusten al tiempo requerido por CHEC. La oferta que no permita por error u omisión facilitar la comprobación cabal del cumplimiento a los citados requisitos, será eliminada.

1.5.1.1.2. SELECCIÓN Y ORDEN DE ELEGIBILIDAD

La evaluación económica es la última etapa del proceso y se hará a partir de la información consignada en el Anexo 1. FORMULARIO DE PRECIOS. Se hará selección y orden de elegibilidad para aquellas ofertas que hayan cumplido con todos los criterios habilitadores. Las ofertas serán evaluadas teniendo en cuenta los costos fijos presentados y los factores multiplicadores para los costos variables y con base en ello se establecerá el orden de elegibilidad. En la oferta económica sólo se admiten correcciones en la operación matemática para obtener el valor, razón por la cual se hará la selección para los valores debidamente corregidos, antes de IVA. La CHEC verificará el precio de cada oferta efectuando las operaciones aritméticas del caso para constatar la correspondencia de los precios unitarios y sus cantidades con los precios totales. En caso de discrepancia entre el precio unitario y el total, prevalecerá el unitario, a menos que la CHEC pueda determinar, con certeza, que el valor real se encuentra en la oferta, según se deduzca de la confrontación de los precios con los de los componentes de ese valor unitario en los formularios diligenciados por el oferente. En este caso el valor

unitario será corregido para los efectos de evaluación de la oferta. Si el error u omisión es simplemente aritmético, se procederá a su corrección en los términos antes indicados. Las correcciones establecidas según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para el oferente en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta. Se asignará un puntaje máximo de 100 puntos al oferente que, cumpliendo a cabalidad con los requisitos habilitadores, presente la oferta de menor valor total e inversamente proporcional a las demás ofertas, de acuerdo con la siguiente expresión:

Dónde: P: Puntaje de ponderación. P1: Valor oferta evaluable más baja. Px: Valor oferta que se está ponderando. Se establecerá el orden de elegibilidad de mayor a menor puntaje, es decir, el puntaje obtenido del análisis económico menos los puntos por penalizaciones. En caso de empate, CHEC aceptará la oferta al oferente que presente menor número de penalizaciones, multas y/o sanciones. Si persiste el empate CHEC optará por el desempate mediante el sistema de balotas, en presencia de los oferentes.

1.5.1.1.3. INCUMPLIMIENTO EN CONTRATOS EJECUTADOS

Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento en los últimos tres (3) años hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas, no se le disminuirá el puntaje obtenido y a quienes tengan algún evento de los mencionados, se le disminuirá, por cada uno de ellos, dos (2) puntos en el puntaje obtenido. El demérito o disminución en el puntaje se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas”. Por “multa” deben entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones, penalizaciones, deducciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados hasta la fecha límite para la presentación de las ofertas.

100*1

XP

PP

El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado será de dos (2) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución En el caso de las multas o incumplimientos en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con CHEC, se entiende por firme o aplicado el correspondiente acto en la fecha de la comunicación mediante la cual CHEC le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, bien sea mediante suscripción de acta o envío de comunicación y siempre que el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes. Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta. La anterior información debe ser consignada en el formato INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS.

1.5.5.2. ACEPTACIÓN DE LA OFERTA

La CHEC aceptará la oferta de acuerdo con los resultados de la evaluación. Si es del caso, la Empresa podrá proceder a una negociación directa o a un ajuste económico.

1.5.5.2.1. NEGOCIACIÓN DIRECTA

Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente. Se podrá realizar negociación directa con todos los proponentes elegibles. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de que CHEC y los proponentes conozcan en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los que se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole. El negociador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico. Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el

cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de CHEC, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican.

1.5.5.2.2. AJUSTE ECONÓMICO

Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; el jefe del área requeridora decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, en sobre cerrado, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la apertura y posterior evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerla más desfavorable para CHEC. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.

1.6. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO

1.6.1. PLAZO PARA LA FIRMA DEL CONTRATO Y PREFECCIONAMIENTO

Los contratos se perfeccionan en la fecha en que el oferente seleccionado recibe la carta de aceptación de la oferta. Los contratos sin cuantía, los superiores a 1000 SMMLV o de cuantía estimada superior a dicho monto, se contendrán en un documento suscrito por las partes vinculadas por el nexo contractual. En el evento de renuencia absoluta para formalizar el contrato o para aportar los documentos necesarios para la iniciación del mismo (ya sea el primero, segundo o tercero de los elegibles), el incumplido ocasionará hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. El plazo para suscribir el contrato y allegar los documentos requeridos para la formalización del respectivo contrato será de cinco (5) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de notificación de la aceptación de la oferta. Se deben enviar las garantías requeridas al proceso Equipo Cadena de Suministro de CHEC debidamente firmadas por el Contratista, con el recibo de pago de la prima correspondiente (recibo de caja). Para la iniciación del plazo de ejecución del contrato, deberán estar previamente aprobadas

las garantías por parte de CHEC.

1.6.2. INICIACIÓN

Una vez firmado el contrato y entregados los documentos solicitados por CHEC, se requerirá por escrito o verbalmente al contratista para que cumpla en un plazo no superior a cinco (5) días calendario posterior al requerimiento con los siguientes requisitos:

Hojas de vida de los operadores de planta que laboraran en el contrato las cuales será avaladas por CHEC, en cumplimiento de los requisitos de experiencia y educación exigida.

Surtir los exámenes médicos de ingreso y presentar los certificados de aptitud.

Presentación del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo. Posterior al cumplimiento de estos requisitos, se firmará el acta de iniciación de los trabajos por el interventor y el contratista, previa aprobación de CHEC de las garantías solicitadas. CHEC no pagará ni se hará responsable por los trabajos que realice el contratista con anterioridad a la fecha de iniciación estipulada en el acta.

1.6.3. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato es de trescientos sesenta y cinco (365) días calendario, contados a partir de la firma del acta de inicio.

1.6.4. RENOVACIÓN

El contrato podrá ser renovado por acuerdo entre las partes. En tal caso, los precios no serán reajustados, pues los costos fijos tendrán reajuste por cambio de año y los costos variables dependen de un factor multiplicador.

1.6.5. NATURALEZA DEL CONTRATO

El contrato se entenderá como de PRESTACIÓN DE SERVICOS y por lo tanto el contratista actuará por su propia cuenta y riesgo, con absoluta autonomía, y sus empleados no estarán sometidos a subordinación laboral de CHEC, sus derechos se limitarán, de acuerdo con la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las obligaciones de CHEC y a recibir el pago de la contraprestación pactada.

1.6.6. FONDOS

El valor del contrato será cancelado con recursos propios.

1.6.7. VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato es estimado y su valor real será el que resulte de multiplicar las cantidades ejecutadas y verificadas por CHEC, por el factor multiplicador más los costos fijos.

1.6.8. FORMA DE PAGO

Se harán pagos cada 30 días en donde el contratista cobrará el costo fijo de operación y mantenimiento del acueducto y los costos variables que se hayan causado durante el período; los cuales serán soportadas por las facturas que presente el contratista para los diferentes suministros que haya ordenado la interventoría en este periodo de tiempo. Será requisito indispensable para el trámite de estas cuentas y por tanto para que empiece a correr el plazo estipulado anteriormente, que el contratista se encuentre al día con CHEC en la entrega de cualquier informe o documento que de acuerdo con el contrato deba suministrar. CHEC hará los pagos mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. El pago se efectuará dentro de los treinta (30) días siguientes al recibo a satisfacción de los servicios recibidos, contados a partir de la fecha de presentación de la factura en el Proceso de Gestión Documental de la CHEC. CHEC deducirá del pago el valor de la retención en la fuente y hará todas las demás deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la Ley. En la factura o título valor se debe indicar la siguiente información, la cual será suministrada por la interventoría:

Número del contrato

Número de la suborden

Número de batch de recepción (en caso de que aplique)

Datos del interventor (nombre y dependencia a la que pertenece)

Formato “Distribución de la ejecución de servicios u obra por municipios”, el cual será entregado por el interventor y deberá estar firmado por aquel y el contratista (en caso de que aplique)

Para el primer pago, el contratista deberá adjuntar copia del RUT actualizado para el año 2013, indicando su actividad económica principal, de conformidad con la Resolución 139 de 2012 expedida por la DIAN. Igualmente, el contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. En ningún caso se concederá anticipo.

1.6.9. RETENCIÓN DE PAGOS

La CHEC podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario, para protegerse de pérdidas debidas a la entrega de bienes defectuosos o incompletos o provenientes de cualquier otro tipo de irregularidades detectadas en los mismos, o para

cubrir el valor de los perjuicios que cause el Contratista a la CHEC por no haber efectuado las correcciones o modificaciones solicitadas por ésta, o para cubrir el pago de deducciones, reclamos, pleitos o acciones legales iniciadas contra la entidad por causas imputables al Contratista. En el evento en que el Contratista no realice totalmente los aportes parafiscales correspondientes y/o pagos a la seguridad social, CHEC retendrá las sumas adeudadas en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas, con prioridad a los regímenes de salud y pensiones. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención, se efectuarán los pagos de los valores retenidos sin que haya lugar a indexación alguna.

1.6.10. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Los términos de referencia, las adendas, las demás disposiciones del mismo, la oferta y sus aclaraciones, la comunicación de aceptación de oferta y las modificaciones acordadas por las partes durante el desarrollo del contrato se entienden incorporados al contrato, al igual que las normas de la Ley 142 de 1994, el Manual de Contratación y demás normas que regulan la contratación de la CHEC, en cuanto sean aplicables en un caso determinado.

1.6.11. DOMICILIO CONTRACTUAL

Para efectos contractuales se establece como domicilio la ciudad de Manizales.

1.7. GARANTÍAS DEL CONTRATO

El Contratista presentará garantías entre PARTICULARES que cubran el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato. Las garantías deben ser expedidas por un Banco o Compañía de Seguros de reconocido prestigio, legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con sucursal en Manizales, adjuntado el recibo de caja expedido por la aseguradora (no son válidas las constancias de pago). El Contratista podrá solicitar la expedición de las pólizas en un punto de la Compañía Seguros del Estado que se encuentra ubicado en el Edificio 1, Piso 1 de la CHEC, Estación Uribe, teléfono 8899000, Ext. 2448, teniendo las siguientes opciones:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y autorizar a ésta para que del valor de la primera cuenta de cobro o factura que se pague al Contratista, se haga el descuento del valor total de las primas canceladas por la Empresa.

Solicitar las pólizas pagándolas directamente el Contratista. En la carta de presentación el oferente manifestará la opción escogida y autorizará el descuento en caso tal que haya optado por la primera de ellas.

A través de la constitución de estas garantías se busca respaldar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el Contratista en razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato a celebrar. Estas garantías serán las siguientes:

De calidad del servicio prestado: equivalente al 20 % del valor total del contrato y su vigencia será a más tardar desde el día siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del Contratista, por el término contractual y 60 días calendario adicional.

Cumplimiento: por el 20% del valor total del contrato y con un término igual a la recepción de la carta de recibido de la obra por parte del contratista y 60 días más.

De pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: equivalente al 20% del valor estimado del contrato y con vigencia desde el día hábil siguiente a la recepción de la carta de aceptación por parte del contratista, por el término del mismo y 3 años más.

De responsabilidad civil extracontractual: equivalente al 20 % del valor total del contrato y su vigencia será a más tardar desde el día siguiente al recibo de la aceptación de oferta por parte del Contratista, por el término contractual y 120 días calendario adicional.

De buen manejo y devolución de los equipos: por valor de diez millones de pesos ($10.000.000) y su vigencia será desde el día hábil siguiente a la recepción de la carta de aceptación por parte del contratista, por el término del contrato y 60 días calendario adicional.

El valor de las primas y demás gastos que demande la constitución, prórrogas y modificaciones de las garantías exigidas, serán por cuenta del Contratista. En caso de mora o incumplimiento del Contratista de las obligaciones que aquí se establecen, la CHEC pagará las primas y demás erogaciones y descontará su valor de las cuentas que deba pagarle o de las retenciones que se le deban devolver de acuerdo con el contrato. Si el Contratista se niega a constituir las prórrogas de las garantías y seguros aquí estipulados, la CHEC dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer o pagar indemnización alguna. Las garantías que aquí se mencionan deberán recibir aprobación expresa de la CHEC, para lo cual efectuará examen de los términos, valores, condiciones generales y particulares, con el fin de obtener la más adecuada protección y garantizar el cabal cumplimiento del contrato.

1.8. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA

En caso de configurarse incumplimiento total contractual, CHEC hará efectiva la cláusula penal pecuniaria equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato y se considerará como pago parcial de los perjuicios causados a CHEC, suma que será deducida de cualquier pago debido al Contratista de este u otros contratos; también podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento o proceder judicialmente.

1.9. CESIÓN DEL CONTRATO Y SUBCONTRATACIÓN

El contratista no podrá ceder el contrato en todo o en parte ni subcontratar su cumplimiento o ejecución, sin previa y expresa autorización por escrito de quien haya firmado el contrato por parte de CHEC. Esta autorización deberá solicitarse por escrito con la indicación del cesionario o subcontratista y la antelación necesaria para que no se produzcan retrasos en caso de que no se acepte.

1.10. IMPUESTOS, RETENCIONES Y GASTOS

El Contratista deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países; por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. CHEC deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (renta, impuesto sobre las ventas IVA, retención industria y comercio, ICA, contribución de obra pública…), en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las ofertas el IVA o el impuesto al consumo tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, será tenido en cuenta por CHEC para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al contratista los mayores costos. El contratista deberá discriminar en su oferta el IVA, en caso de generarse. Si no se genera, manifestará el motivo por el cual no se genera. En caso que el IVA se genere y no se discrimine, se entenderá incluido en su oferta; si el oferente favorecido considera tal circunstancia como no viable, su oferta será rechazada. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por CHEC para hacer ajustes al contrato o documento constitutivo de obligaciones, los cuales correrán a cargo de quien correspondan de acuerdo con lo que para el efecto establezca la ley. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato serán por cuenta del Contratista.

El contratista se compromete a informar a CHEC cualquier modificación de la información registrada en el RUT y a presentar copia del mismo en ese caso. Entre otros, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: RETENCIÓN EN LA FUENTE DE RENTA Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. RETENCIÓN DEL IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO CHEC efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener, la cual será a cargo del Contratista a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. CONTRIBUCIÓN DE OBRA PÚBLICA En los contratos de obra pública se retendrá sobre el valor de todo pago, incluido el anticipo, el porcentaje vigente al momento del respectivo pago o anticipo. Los contratos de obra pública que celebre CHEC están excluidos del impuesto sobre las ventas. En materia de impuestos no se aceptarán salvedades de naturaleza alguna.

1.11. DEDUCCIONES POR INCUMPLIMIENTOS

En caso de que el Contratista incumpliere las obligaciones estipuladas en la oferta o en el contrato, o en los documentos que formen parte integral del mismo, CHEC aplicará las siguientes deducciones y su valor será descontado de cualquier saldo que exista a su favor de este u otros contratos, y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualesquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. La CHEC entiende que por el hecho de haber presentado la oferta, el oferente favorecido con la aceptación, al celebrar el contrato, está conforme y acepta la estipulación de

deducciones por incumplimientos, como un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista. En el evento en que el Contratista incurra en una de las causales de deducción pactadas en el contrato, CHEC le comunicará sobre la configuración de la causal en que incurrió y sobre la consecuente deducción del monto respectivo de cualquier suma que se le adeude, de acuerdo con lo pactado contractualmente. En la mencionada comunicación se le concederá al Contratista un término de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, para que exponga o justifique las razones de su incumplimiento. Si el Contratista no manifiesta dentro de dicho término las razones que justifiquen su incumplimiento, o si las presenta y del análisis efectuado por la CHEC no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente, el valor de la deducción se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al Contratista, si la hay, y en caso contrario o en caso de no lograrse el pago voluntario por parte del Contratista, se cobrará por la vía judicial. Para el caso de las deducciones que tienen valores que dependen del tiempo que permanece el Contratista incumpliendo sus obligaciones contractuales, se fija como tope máximo el 15% del valor estimado del contrato. Las causales de deducción por incumplimiento son las siguientes:

Por demora en la presentación de los documentos para el perfeccionamiento del contrato

En caso de que el Contratista no entregue oportunamente los documentos necesarios para el perfeccionamiento del contrato, tales como las garantías exigidas y los demás que sean necesarios para este propósito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación del contrato para su firma, CHEC aplicará una deducción del cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor del contrato por cada día calendario de retardo. Si el contrato definitivamente no se formaliza, la CHEC hará efectiva la garantía de seriedad y podrá aceptar la oferta al oferente que haya ocupado el segundo puesto en el orden de elegibilidad, a quien se le aplicará el mismo tratamiento.

Por suspensión injustificada del contrato Si cumplido el plazo fijado para iniciar la ejecución del contrato el Contratista no ha dado inicio al mismo, la CHEC aplicará una deducción del cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día que demore en iniciar o reiniciar la orden, valor que le será descontado de cualquier suma que se le adeude.

Por retardo o incumplimiento En caso de mora o incumplimiento por parte del Contratista de las obligaciones establecidas en el contrato, éste autoriza a la CHEC para que sin necesidad de requerimiento judicial previo, del saldo a su favor le descuente un cero punto quince por ciento (0.15%) del valor del contrato, por cada día calendario que transcurra y subsista en el cumplimiento o en la

mora. Por el pago de la suma a que se refiere esta estipulación, no se entenderá extinguida la obligación contratada por el Contratista en razón del contrato, ni se le eximirá de la indemnización por los perjuicios causados a CHEC.

Por omitir u ocultar información respecto a multas, penalizaciones o sanciones

Los oferentes deberán indicar en la oferta, en el formato que se adjunta para tal fin, la información respectiva para verificar dicha situación; la omisión o el ocultar información dará como resultado la no evaluación de la oferta y en caso tal que se haya aceptado la oferta, la imposición de una deducción por un valor correspondiente a quince (15) SMLMV. En caso tal de no diligenciar el formato con la información correspondiente y evidenciarse que sí ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. La anterior información debe ser consignada en el formato adjunto “INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS”.

Por no reportar los accidentes de trabajo Si no se reportan los accidentes de trabajo dentro de las cuarenta y ocho (48) horas calendario siguientes a la ocurrencia de los mismos, se cobrará una deducción equivalente a 0.25 SMMLV por cada día en que transcurra y subsista en el incumplimiento o en la mora.

1.12. DESCUENTOS OPERATIVOS

Una vez celebrado el contrato, las partes acuerdan que las conductas que se describen a continuación generan descuentos operativos. Cuando se presente una de ellas, el hecho será comunicado por escrito al Contratista informándole la retención que el hecho origina y que se deducirá de cualquier saldo pendiente de pago del contrato suscrito o de otros contratos. Estos descuentos también son considerados penalización o sanción para efectos del reporte de deducciones al que se refiere el numeral 1.11. DEDUCCIONES En caso de presentarse las siguientes situaciones, la interventoría del contrato dará un plazo prudente al contratista con el fin de que dicha situación sea corregida. En caso de que no se haga la respectiva corrección, CHEC deducirá por cada día en que se verifique su ocurrencia la suma de punto veinticinco por ciento (0,25%) de un SMLMV: 1. Por no pagar oportunamente en cuentas bancarias, ya sea quincenal o mensual los

salarios a su personal (como se especifique en el contrato individual de trabajo) y proveedores de servicio.

2. Por no entregar a cada trabajador el desprendible de pago con los conceptos pagados

y deducidos. 3. Por no pagar oportunamente y en cuentas bancarias los valores correspondientes a la

liquidación de cada trabajador. 4. Por no consignar en las fechas establecidas por la ley los valores correspondientes a

las cesantías al fondo de cesantías del trabajador. 5. Por tener laborando personal sin el cumplimiento de los requisitos de afiliación a

seguridad social y riesgos profesionales. 6. Por emplear personal profesional o técnico que no cumpla con el perfil requerido por

CHEC. 7. Por no reportar los accidentes de trabajo en los 3 días siguientes a la ocurrencia del

mismo. 8. Por no responder a las solicitudes de la interventoría en máximo 3 días hábiles.

9. Por no acatar y corregir a tiempo las observaciones que realice la interventoría. Si esta

situación se volviera repetitiva, es decir, si el contratista dejare de cumplir dos (2) órdenes dentro del período de una semana, o si se niega persistentemente a cumplir cualquiera de las órdenes de la interventoría establecidas en los términos de referencia, el interventor podrá ordenar la suspensión de los trabajos hasta que el contratista cumpla la orden. Se entenderá que, cuando por motivos inherentes al contratista, el interventor le deba comunicar la suspensión de los trabajos objeto del contrato, seguirá corriendo el plazo tanto del contrato como el de cada una de las órdenes de trabajo que hasta la fecha se le habían entregado para su ejecución.

10. Por dar un uso distinto a los materiales suministrados por CHEC. 11. Por no desarrollar o incumplir el programa de salud ocupacional. 12. Por mal trato a los clientes, terceros o al personal de CHEC. 13. Por suministro reiterativo de reportes inconsistentes o no presentar los informes

solicitados a tiempo.

14. Por uso indebido de la información considerada como confidencial. 15. Por ejecutar trabajos sin previa orden.

1.13. COMPENSACIÓN

Por el hecho de presentar la oferta, el oferente y/o contratista autoriza a la CHEC para que compense cualquier valor que el Contratista adeude en virtud de la ejecución del contrato que se suscriba , o de la aceptación de oferta que se envíe como consecuencia de la presente solicitud de oferta, o en cualquier otro contrato o aceptación de oferta que tenga con la CHEC, con las sumas de dinero que existan a favor del Contratista por cualquier concepto , así haya obrado como miembro de consorcio o unión temporal , todo lo cual no

obsta para que la CHEC pueda reclamar los valores que el Contratista quede adeudando una vez realizada la compensación.

1.14. COMUNICACIONES

La totalidad de comunicaciones entre CHEC y el Contratista, en ambas vías, será efectuada en forma escrita. No se autorizan órdenes verbales procedentes del Interventor, ni peticiones, requerimientos, conceptos o explicaciones de tal índole por parte del Contratista

1.15. REQUISITOS DE LAS FACTURAS

Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos de Ley, pues la omisión de alguno de ellos generará como consecuencia su rechazo. Las facturas expedidas por los responsables del IVA del Régimen Común, además de los requisitos señalados, deberán contener la discriminación del IVA en todos los casos, sin excepción alguna. El contratista podrá optar por emitir factura como título valor o simple factura, en original y dos copias. En ambos casos los documentos deberán ser presentados en el proceso de Gestión Documental de CHEC. CHEC, al momento de recibir la factura, verificará si la misma cumple con los requisitos de título valor o de simple factura. Si la factura presentada no es título valor, su original será radicado en las oficinas del Proceso de Gestión Documental; si la factura es título valor, en el original y las dos copias se colocará un sello de “recibido” que indicará fecha, hora y firma de quien recibió; el original y una copia de la factura se devolverán al contratista o proveedor y la otra copia reposará en las instalaciones de CHEC. El documento de aceptación de la factura como título valor se enviará al contratista o proveedor dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha de recepción de la factura.

1.16. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

De conformidad con la Ley, el Contratista quedará exento de toda responsabilidad por dilación u omisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales cuando dichos eventos ocurran por causa constitutiva de fuerza mayor, debidamente comprobada. Para efectos del contrato, solamente se considerarán como causas constitutivas de fuerza mayor o caso fortuito las que se califiquen como tales de acuerdo con la legislación colombiana. En el caso de presentarse la fuerza mayor o caso fortuito aceptado por la CHEC, se modificará el plazo de ejecución del contrato pero no habrá indemnización alguna por parte de la CHEC al Contratista. Los inconvenientes de fuerza mayor deberán informarse a CHEC por el medio más rápido posible, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes al momento en que hayan

comenzado. Dentro de los diez (10) días siguientes, suministrarán a CHEC todos los detalles del hecho constitutivo de fuerza mayor y la documentación certificada que CHEC pueda requerir. Es responsabilidad del interventor el cabal conocimiento de tales hechos, pues debe estar permanentemente al tanto de las actividades que se ejecutan y de los problemas que puedan surgir durante su desarrollo.

1.17. INTERVENTORÍA

CHEC ejercerá la supervisión del contrato por medio de un Interventor, quien deberá vigilar el correcto cumplimiento de las condiciones y especificaciones del contrato. Las principales atribuciones son:

Colaborar con el contratista con miras a la correcta ejecución del contrato.

Exigir el cumplimiento de todas las cláusulas del contrato.

Atender y resolver toda consulta que durante el desarrollo del contrato

se presente.

La entrega de informes de parte del contratista al interventor, deberá realizarse a través de medio magnético.

Controlar en forma permanente el desarrollo del plan de trabajo fijado

previamente.

Administrar el contrato y su ejecución, asegurando que se cumplan todas las normas legales internas y externas y las obligaciones contractuales.

La entrega de informes de parte del contratista al interventor, deberá realizarse a través de medio magnético. La CHEC tiene derecho a dar recomendaciones al Contratista directamente o por conducto de su Interventor para obtener determinados resultados, pero en la ejecución de dichas recomendaciones el Contratista tendrá la totalidad del control, dirección y supervisión sobre su personal, sus elementos de trabajo y sobre los procedimientos que se utilicen para obtener tales resultados.

1.18. RESERVA DE LA INFORMACIÓN

La información que suministra CHEC o que conozca el Contratista en virtud de la ejecución contractual es considerada de carácter reservada, por lo tanto sólo podrá destinarse para los fines atinentes a la ejecución del contrato. Cualquier filtración de información reservada de CHEC imputada al contratista será causal de terminación anticipada del contrato con las consecuencias que esta figura le acarrea.

1.19. MODIFICACIONES A ESPECIFICACIONES

Dentro del alcance general del contrato, CHEC podrá en cualquier momento, mediante comunicación escrita dirigida al contratista, ordenar adiciones a especificaciones, planos, modificaciones a los métodos de presentación de informes, inclusión de información adicional, etc. Puesto que las exigencias se relacionan con actividades de campo u oficina que deben ser atendidas por el contratista y por ello no generan incrementos de recursos para el contrato, deberán ser acatadas por el mismo.

1.20. EXCLUSIÓN DE RELACIÓN LABORAL

Queda claramente establecido que no habrá relación laboral alguna entre la CHEC y el Contratista o el personal que éste utilice para la ejecución del contrato.

1.21. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

El Contratista deberá proveer al personal que utilice para el desarrollo del objeto contractual de la totalidad del equipamiento de seguridad que evite accidentes de trabajo, producto de la ejecución de las tareas necesarias y riesgos derivados de los trabajos a realizar, debiendo cumplir con las normas correspondientes a cada elemento de seguridad.

1.22. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El contratista deberá cumplir con la normatividad vigente relacionada con la atención a los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, además de las obligaciones relacionadas con el pago de aportes de salud, pensión, riesgos laborales, aportes parafiscales y prestaciones sociales. El contratista deberá contar con un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1443 de 2014, el cual será evaluado por el proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo CHEC S.A. E.S.P, una vez se haya adjudicado el contrato y como prerrequisito para el inicio de actividades. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará. Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones legales vigentes en el país en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo; deben identificar y garantizar su cumplimiento, apropiarlas a los riesgos inherentes al objeto del contrato, como medida de control a los mismos. El plan de Seguridad y Salud en el Trabajo deberá contener como mínimo:

A. Requisitos legales: deberá cumplirse con TODAS las normas aplicables en materia laboral, de Seguridad y Salud en el Trabajo, considerándose principalmente las siguientes:

TITULO NORMA

Por la cual se dictan medidas que buscan preservar, conservar y mantener la salud de los individuos en sus ocupaciones.

Ley 9 de 1979 Tít. III, Tit VII. Congreso de Colombia

Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo.

Resolución 2400 de 1979.Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Por el cual se determinan las bases para la organización y administración de la Salud Ocupacional en el país.

Decreto N° 614 de 1984. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de los Comités Paritarios de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo. COPASO.

Resolución 2013 de 1986 Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Por la cual de dictan disposiciones para la implementación del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST).

Decreto 1443 de 2014 Presidencia de la República.

Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones

Ley 100 de 1993, decretos y resoluciones reglamentarias.

Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Decreto Ley N° 1295 de 1994, y sus actualizaciones.

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Especial

Decreto 174 de 2001. Ministerio de Transporte

Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Automotor Mixto.

Decreto 175 de 2001. Ministerio de Transporte

Regula todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos

Decreto 3075 de 1997 Ministerio de Salud

Organización, administración y prestaciones del SGRP

Ley 776 de 2002.

Ley de Acoso Laboral, por medio de la cual se adoptan medidas para prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros.

Ley 1010 de 2006. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas ocupacionales.

Resolución 2346 de 2007, Ministro de la Protección Social

Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.

Resolución 1401 de 2007 Ministerio de la Protección Social

Por la cual se adoptan medidas en relación con el consumo de cigarrillo o de tabaco.

Resolución 1956 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Establece la obligatoriedad del registro del COPASO ante el Ministerio de la Protección Social

Resolución 1457 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional.

Resolución 2646 de 2008. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se adopta el Reglamento de Salud Ocupacional en los Procesos de Generación, Transmisión y Distribución de Energía Eléctrica en las empresas del sector eléctrico (cuando aplique).

Resolución Número 1348 de 2009, Ministerio de la Protección Social

Por la cual se regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas

Resolución 1918 de 2009 Ministerio de la Protección Social

Ley de Seguridad Vial Ley 1503 de 2011. Ministerio de Transporte. Resolución 1565 de 2014.

Creación de comité de convivencia laboral. Resolución 652 de 2012. Ministerio de la Protección Social

Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional.

Ley 1562 de 2012. Ministerio de la Protección social.

Reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajo en alturas (cuando aplique)

Resolución 1409 de 2012. Ministerio de la Protección Social

Por el cual se modifica el reglamento de protección contra caídas en trabajo en alturas.

Resolución 3368 de 2014. Ministerio de la Protección Social

Por el cual se reglamentan los artículos 33,4,5,6,7,9,10,12,13,18 y 19 de la ley 1503 de 2011

Decreto 2851 de 2013. Ministerio de Transporte

Por la el cual se reglamenta el pago de incapacidades laborales a cargo del empleador

Decreto 2941 de 2013. Ministerio de Trabajo

Por el cual se reglamenta el manejo y trasporte automotor de mercancías peligrosas por carretera.

Resolución 1609 de 2002 Ministerio de transporte

B. Comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASTT) El oferente deberá dar cumplimiento a los requerimientos de la normatividad vigente, la resolución 2013 de 1986 que resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST). El artículo 35 del Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la obligación de nombrar un Vigía Ocupacional.

C. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo del contratista. El oferente contratista deberá presentar su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), según lo establecido en el decreto 1443 de 2014, este debe incluir el cronograma de actividades de gestión; adicionalmente deberá contar y entregar al interventor el informe de indicadores de ausentismo de forma mensual en el formato establecido por CHEC, lo mismo que la investigación de los accidentes graves o fatales, en cumplimiento a la resolución 1401 de 2007. El contratista deberá contar con un profesional o tecnólogo en Seguridad y Salud en el Trabajo con experiencia, y licencia en salud ocupacional vigente, con dedicación de 32 horas al mes (equivale a un día a la semana) durante el desarrollo del contrato, quien hará acompañamiento y gestionará el plan de seguridad y salud en el trabajo. El contratista deberá garantizar que sus empleados, subcontratistas y personas bajo su dirección (proveedores, asesores y visitantes), cumplan con las normas de seguridad establecidas en las instalaciones de CHEC y suspender el personal a su cargo que no cumpla con las mismas. En todo caso el contratista deberá cumplir con las disposiciones y recomendaciones de su asesor en Seguridad y Salud en el Trabajo y del proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo de CHEC. En caso de que se incumplan con las recomendaciones generadas desde Seguridad y Salud en el Trabajo a través de la interventoría del contrato, se aplicarán las sanciones o multas a que haya lugar.

D. Programa de capacitación e inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo El oferente contratista deberá presentar su programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo, aplicado a la obra o servicio con base en la Identificación de peligros y evaluación de riesgos, mecanismos de control e identificación de aspectos e impactos ambientales e impacto social. Antes de iniciar el contrato el personal del mismo deberá recibir una Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo.

E. Exámenes médicos ocupacionales al personal

El contratista deberá realizar los exámenes médicos ocupacionales de ley y exámenes especiales de acuerdo a su actividad económica, cuando aplique, a los trabajadores adscritos al contrato. El contratista deberá tener disponibles los conceptos de aptitud del examen médico para la interventoría de CHEC, los cuales serán verificados antes de iniciar las actividades, éstos pueden estar en forma física o en medio digital.

F. Matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos para el contrato a ejecutar. El oferente/contratista deberá presentar a CHEC la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos asociados al contrato. Para lo cual deberá considerar como mínimo los siguientes aspectos:

- Inventario de actividades y tareas.

- Identificación de peligros en cada actividad.

- Evaluación del riesgo asociado al peligro.

- Personal expuesto

- Valoración del riesgo

- Control existente

- Calificación del riesgo - control existente

- Tratamiento - controles futuros

- Implementación y seguimiento a las medidas de prevención y control para cada riesgo conforme lo establecido por la legislación nacional vigente, incluyendo las aplicables para el sector eléctrico.

G. Plan de emergencias. El oferente que resulte seleccionado, antes de iniciar el contrato, deberá tener diseñado y difundido el plan de emergencias, el cual debe estar alineado con el plan de emergencias de CHEC. La interventoría CHEC solicitará las evidencias del cumplimiento de éste requisito.

H. Descripción del equipo de protección personal, ropa y herramientas de trabajo. El contratista deberá poner a disposición del personal a su cargo todos los elementos de protección personal, requeridos para cumplir con las tareas de acuerdo a los riesgos identificados; deberá inspeccionar y mantener inventario suficiente para reemplazos en caso de daño o pérdida. Todos estos costos deberán presupuestarse dentro de los gastos de administración del contrato. El oferente, deberá tener en cuenta su oferta la cantidad y las características de los equipos de protección personal y ropa de trabajo resultante de la matriz de peligros y evaluación de riesgos, para cada actividad que se desarrolle en el contrato.

Está terminantemente prohibido el uso de herramientas artesanales (hechizas o confeccionadas artesanalmente) o que no cumplan normas técnicas de calidad colombiana o reconocidas internacionalmente, así mismo no podrá hacer uso de herramientas en mal estado. Cuando por alguna circunstancia se presentare alguna ambigüedad, duda o contradicción con referencia a las disposiciones citadas, se deberá consultar por escrito el criterio de la CHEC, el cual primará.

1.23. SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES Y SEGURIDAD SOCIAL

El Contratista se compromete a cumplir las disposiciones laborales durante la ejecución de los trabajos, se obliga a tener el personal que mantiene para este servicio debidamente contratado, estar a paz y salvo en el pago de salarios correspondientes y al día en el cumplimiento de sus obligaciones en materia de Seguridad Social Integral. El Contratista se obliga a pagar a sus empleados el salario y las prestaciones sociales ofrecidas e igualmente está obligado a efectuar todos los pagos por concepto de aportes a la seguridad social (EPS, ARL, pensión), subsidio familiar, subsidio de transporte, etc. El Contratista suministrará fotocopias de los comprobantes de pago a la Seguridad Social (EPS, ARL, pensión) y Caja de Compensación Familiar, necesarias para tramitar la cuenta de cobro o factura. En consecuencia, el Contratista se obliga a dar completa y puntual observancia a todas las obligaciones de carácter administrativo, fiscal o laboral que le sean exigidos para la formalización del contrato y en desarrollo del mismo. Todas las afiliaciones de ley (prestaciones sociales y caja de compensación) deben ser registradas en el departamento de Caldas. El incumplimiento por parte del Contratista de estas obligaciones da la facultad a CHEC de no tramitar las cuentas de cobro o facturas, hasta el momento que presente la constancia de paz y salvo con sus trabajadores por tales conceptos, expedida por la autoridad competente. El oferente debe tener en cuenta que el Gobierno Nacional reglamentó el pago del impuesto sobre la renta para la equidad (CREE) a cargo de las sociedades, personas jurídicas y asimiladas y las personas naturales que contraten dos (2) o más personas, por lo que el oferente no deberá contemplar costos por concepto de ICBF y SENA, únicamente lo concerniente a Caja de Compensación Familiar. Igualmente se reglamentaron los aportes obligatorios del empleador al sistema de seguridad social en salud a partir del 1º de enero de 2014 de los trabajadores que devenguen individualmente considerados, hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes con sujeción a los artículos 21 y siguientes de la ley 1607 de 2012, por lo que el oferente no deberá contemplar estos costos en su oferta. Los empleadores de trabajadores que devenguen individualmente considerados más de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7° de la Ley 21 de 1982, los artículos 2° y 3° de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1° de la Ley 89 de 1988, y de acuerdo

con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables en concordancia con los parágrafos 1º y 2º del artículo 25 de la ley 1607 de 2012.

1.24. AFILIACIÓN DEL CONTRATISTA AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Cuando el contratista sea persona natural, la base de cotización para el sistema de seguridad social corresponderá al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, ingreso base que no podrá exceder de 25 SMLMV ni ser inferior a 1 SMLMV, so pena de ser reportado a la UGPP (Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones de la Protección Social). Dando cumplimiento a lo consagrado en el Decreto 723 de 2013 expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social y demás normas complementarias, CHEC realizará la afiliación de sus contratistas (personas naturales) al Sistema General de Riesgos Laborales, a la ARL que sea escogida por cada contratista, siempre que sea admitida dicha afiliación por parte de la Administradora de Riesgos Laborales. Al contratista le corresponderá pagar de manera anticipada el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales cuando la afiliación sea por riesgo I, II o III, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya. CHEC pagará el valor de la cotización de manera anticipada cuando la afiliación del contratista sea por riesgo IV o V, sin perjuicio de la verificación que CHEC realice del pago mensual de aportes por parte de sus contratistas al sistema general de riesgos laborales, para lo cual podrá decidir efectuar el pago anticipado de las cotizaciones por los riesgos I, II o III, y efectuar el recobro al contratista en la facturación o cuenta de cobro respectiva, en el mes inmediatamente siguiente al pago por parte de CHEC. Todo lo anterior será objeto de rigurosa verificación por parte del interventor.

1.25. CONTRATOS DE TRABAJO

El contratista debe suministrar al interventor los contratos de trabajo suscritos con cada uno de los empleados que se relacionen y sean requeridos para las diferentes actividades objeto del presente contrato. Ningún trabajador podrá iniciar labores sin su respectivo contrato. Los citados contratos deben estar vigentes mientras el trabajador esté laborando. Los contratos estarán vigentes incluso desde el período de capacitación de los trabajadores para las actividades que se pretendan desarrollar. Al retirar algún empleado y al finalizar los contratos deben tramitar exámenes de egreso para todos los empleados contratados. Cuando se cambie un trabajador o se solicite el ingreso de un recurso adicional, deberá presentarse la copia del contrato antes del inicio de las labores de dicho recurso.

1.26. CONFIDENCIALIDAD Y DERECHOS DE AUTOR

El contratista se obliga a acatar todas las disposiciones legales existentes y vigentes en materia sobre derechos de autor, confidencialidad de la información y seguridad informática que sean aplicables, conforme al objeto y alcance del contrato.

1.27. CONTROL DE REGISTROS

En caso de que aplique, el contratista deberá garantizar que los registros generados durante la ejecución del contrato sigan los parámetros establecidos en el procedimiento “Control de Registros” establecido en CHEC. Para ello recibirá las indicaciones por parte del interventor, garantizando que los registros permanezcan “legibles, fácilmente identificables y recuperables”, según lo establecido en la NTC ISO 9001:2008 literal 4.2.4 Control de Registros.

1.28. INDEMNIDAD

El Contratista mantendrá indemne a la CHEC contra todo reclamo, demanda, acción legal y costos que puedan causarse o surgir por daños o lesiones a su personal, así como reclamaciones laborales de cualquier índole relacionadas con el objeto de éste contrato. En caso de que se entable un reclamo, demanda o acción legal contra la CHEC por este concepto, el Contratista será notificado por lo más pronto posible por la Empresa para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la ley, para mantener indemne a ésta. En caso de que CHEC sea condenada judicialmente por este concepto, podrá repetir contra el Contratista por las sumas pagadas por tal concepto y cobrar además cualquier perjuicio adicional que le sea causado.

1.29. POLÍTICA AMBIENTAL

El contratista deberá asegurar el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la Política Ambiental de CHEC y de manera estricta de las normas ambientales vigentes que le apliquen a las actividades que se deriven del contrato. Lineamientos de la Política Ambiental de CHEC

Velar por el cumplimiento de la legislación ambiental y los compromisos voluntarios suscritos en el ámbito de su actuación.

Realizar la gestión ambiental con enfoque preventivo y hacer uso racional de los recursos que emplea.

Mejorar continuamente el desempeño ambiental, en el marco de las posibilidades tecnológicas y económicas.

Promover y fortalecer la cultura ambiental de los grupos de interés pertinentes.

Afianzar la comunicación transparente de la gestión ambiental con los grupos de interés y propiciar su participación basados en relaciones de respeto y confianza mutua.

Requisitos legales aplicables Durante el desarrollo del contrato, el contratista debe cumplir con las disposiciones vigentes en el país. Igualmente debe presentar de manera consolidada la forma en que dará cumplimiento a los requisitos legales que le aplican con base en las actividades a desarrollar

en el contrato. En caso de que se emita una norma nueva durante la ejecución del contrato, el contratista deberá establecer un plan de acción para darle cumplimiento.

1.30. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA

El Contratista será responsable hasta por culpa leve por todas las actividades que desarrolle en cumplimiento del objeto del contrato. De igual forma, el Contratista responderá civilmente por los perjuicios que cause a la CHEC o a terceros en desarrollo del mismo, hasta la terminación y liquidación definitiva del contrato. El Contratista será responsable si por causas imputables hasta por culpa leve por sus actos u omisiones ante CHEC o terceros, por todos los elementos y materiales transportados por él en la ejecución del objeto del contrato, en cualquier sitio que se encuentren durante la vigencia del mismo. El Contratista asumirá toda responsabilidad por cualquier demanda o reclamación contra la CHEC y sus empleados, instaurada por cualquier persona, por cualquier tipo de daño proveniente de sus actos u omisiones de sus funcionarios y/o empleados, en desarrollo del contrato.

1.31. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Una vez termina la ejecución del contrato, el interventor a cargo aplicará el formato “REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES” a través del cual se evaluará el desempeño del contratista, de acuerdo con los siguientes criterios:

Para contratos de suministro de bienes: Condiciones comerciales (cumplimiento en tiempos y cantidades), calidad del producto, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

Para los contratos de prestación de servicios, obra y otros diferentes a bienes: Oportunidad, calidad del servicio, comunicación clara y oportuna y atención oportuna de peticiones, quejas y reclamos.

Dichos criterios podrán ser objeto de análisis y ajuste cuando CHEC lo considere pertinente, teniendo en cuenta la dinámica de su sistema de gestión de calidad. Los resultados de dicha revaluación serán comunicados al contratista.

1.32. TERMINACIÓN

El contrato podrá darse por terminado por mutuo acuerdo entre las partes o en forma unilateral por cualquiera de las partes, por incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.

PARTE II

2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA EL SUMINISTRO DE INSUMOS, ACCESORIOS Y EQUIPOS PARA EL ACUEDUCTO LA ESMERALDA

2.1. REQUISITOS GENERALES

Los costos variables del contrato pretenden dotar el sistema de acueducto de La Esmeralda propiedad de CHEC de los diferentes insumos, accesorios, materiales y equipos necesarios para el correcto funcionamiento del mismo, por tal razón los oferentes interesados en cotizar deben ser muy cuidadosos en sus análisis unitarios, costos indirectos, transporte de equipos y personal, materiales, herramientas, etc., ya que los pagos no serán reconocidos en forma individual; todos los suministros se cotizarán puestos en el Acueducto de La Esmeralda, ubicado en zonas aledañas al embalse San Francisco de CHEC en la Vereda La Esmeralda del Municipio de Chinchiná. La Planta de tratamiento de agua de este acueducto se encuentra a una distancia carreteable de 55 Km. contados desde el casco urbano del Municipio de Manizales. El transporte de todos los suministros deberá cumplir a cabalidad lo estipulado en el decreto 1609 de 2002 por el cual se reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera. Los suministros a cotizar corresponden a una proyección de los elementos que se requieren de acuerdo a la necesidad, sin embargo están sujetos a los ajustes que se presenten durante la ejecución del contrato, por lo que esto no implica la obligación para la CHEC de ejecutar exactamente los montos estipulados en los valores base (columna A) del formulario de precios. Las cantidades, tiempos de entrega, características y especificaciones particulares de los suministros serán definidos por la interventoría durante el desarrollo del contrato, sin embargo es importante aclarar que los elementos solicitados serán pedidos de forma paulatina durante la duración del contrato, es decir, los suministros no se harán en una única entrega sino más bien en entregas parciales de acuerdo a las necesidades e instrucciones de la interventoría. Las personas encargadas de operar la planta (operadores de planta) deberán tener una experiencia certificada de tres (3) años en operación de al menos una planta de tratamiento de agua potable de un acueducto para 2500 habitantes o más, compuesto mínimo de estructura de captación, aducción, coagulador, floculador, sedimentador, filtración, desinfección, tanque de almacenamiento y red de distribución, lo cual debe ser debidamente certificado. Las certificaciones deben contener al menos la siguiente información:

- Entidad contratante - Actividades ejecutadas

-Tiempo de vinculación -Componentes del sistema de acueducto Adicional a lo anterior, los operadores de planta, que deben ser mínimo dos, deberán acreditar el título que para ello otorga el SENA.

2.2. ESPECIFICACIONES POR ÍTEM

1. Sulfato de aluminio líquido: Consiste en la solución de sulfato de aluminio al 15%

empleada como agente floculante en el proceso de potabilización de agua, la presentación requerida del sulfato será en canecas de polietileno de 55 galones con cierre hermético, las cuales contienen un peso aproximado de sulfato de 300 Kg.

2. Hipoclorito de sodio: Se trata de la solución de Hipoclorito de sodio al 13% empleada

como agente desinfectante en el proceso de potabilización de agua, la presentación requerida de este serán recipientes plásticos de 5 galones.

3. Cloro gaseoso en cilindros de 78 Kg: Se refiere al cilindro (pipeta) de cloro gaseoso empleado como agente desinfectante en el proceso de potabilización de agua, la presentación solicitada es en balas de 78 Kg (pequeñas).

4. Tubería y accesorios PVC presión diámetros de 1/2" a 3" RDE 21: Abarca al

suministro de la tubería RDE 21 y accesorios PVC presión bien sea extremo liso o unión platino en los diámetros que van de 1/2” a 3”, que se requieren para las reparaciones y/o mantenimientos de la aducción, planta y red de distribución.

5. Tubería y accesorios polietileno PE 100 diámetros de 1/2" a 3": Abarca al suministro

de la tubería y accesorios de polietileno PE 100 en los diámetros que van de 1/2” a 3”, que se requieren para las reparaciones y/o mantenimientos de la aducción, planta y red de distribución. Los accesorios serán del tipo mecánico, no se aceptarán accesorios para termofusión, salvo que la interventoría así lo autorice.

6. Válvulas y/o registros en hierro diámetros de 1" a 3": Se trata de las válvulas y/o

registros necesarios para las actividades de reparación, mantenimiento y optimización del sistema de acueducto, las cuales serán suministradas de acuerdo a las características y especificaciones de la interventoría durante el desarrollo del contrato.

7. Macromedidores y micromedidores volumétricos de transmisión mecánica en

fundición de latón: Se refiere a los elementos de medida y control de caudal que se instalan en diversos puntos de la red.

8. Materiales e insumos varios: Comprende el suministro de todos aquellos elementos

que se requieren para la cabal operación y mantenimiento del sistema de acueducto y que es imposible cuantificar antes del inicio del contrato, puesto que la necesidad de los mismos está marcada por el comportamiento del acueducto durante los doce meses siguientes.

9. Otros servicios: Se refiere a los pagos necesarios para la instalación de accesorios, equipos y demás, que por su especificidad o no pueda ser suministrada por CHEC; también cubrirá este ítem el pago de mano de obra para reparaciones y/o intervenciones en el sistema de acueducto de carácter urgente, es decir cuando la continuidad en la prestación del servicio se vea amenazada, situación en la cual no es posible esperar a que se lleva a cabo un proceso de contratación de mano de obra convencional.

PARTE III

3. FORMATOS Y ANEXOS

3.1. FORMATO 1 - CARTA DE PRESENTACIÓN

Ciudad y fecha Doctor JHON JAIRO GRANADA GIRALDO Gerente General CENTRAL HIDROELÉCTRICA DE CALDAS S.A. E.S.P. – CHEC Manizales

ASUNTO: Presentación de oferta.

El suscrito, obrando en nombre y representación legal de la firma________________________ presenta su oferta para la “Prestación del servicio de manejo integral del acueducto de La Esmeralda”. La oferta tiene un valor de ____________________________________________ ($______________) incluido el IVA (si pertenece al régimen común y se causa) y una vigencia de 90 días calendario, de acuerdo con el contenido de los términos de referencia respectivos.

EL SUSCRITO MANIFIESTA QUE:

1. Tiene la facultad legal para firmar la oferta. 2. Esta oferta y el contrato que llegare a celebrarse en caso de aceptación de la oferta

compromete totalmente a la firma que legalmente represento. De la misma manera, en caso de aceptación de oferta, el contrato será firmado por _______________________________, portador de la cédula de ciudadanía No. ______________, en calidad de ______________________________________

3. Ha estudiado cuidadosamente las bases de la solicitud pública de ofertas, términos de

referencia, incluidos sus adendas y la información sobre preguntas y respuestas y asumo la responsabilidad por ignorancia o errónea interpretación de los mismos.

4. Ha tomado cuidadosa nota de las características de los servicios a prestar y de las

condiciones que puedan afectar su ejecución.

5. Ha revisado detenidamente la oferta adjunta y declara no contener ningún error u omisión.

6. Conozco las condiciones generales de la solicitud de oferta, del contrato a celebrar, el

cuadro de la oferta, las especificaciones técnicas generales y particulares, y acepto todos los requisitos contenidos en ellos.

7. Soy el único interesado en la oferta que presento, que ninguna otra persona tiene interés

en esta oferta o en el contrato que se celebre y que no tengo conexión alguna con otra persona o Entidad oferente en esta misma solicitud de oferta.

8. Para la determinación de los precios unitarios y/o globales tuve en cuenta todos los

gastos e impuestos legales vigentes necesarios para el cumplimiento del objeto y alcance descritos en estos términos de referencia.

9. Manifiesto que me encuentro al día en mis obligaciones legales tributarias.

10. Sobre mí no cursa ningún tipo de demandas o procesos civiles por embargos a favor de

terceros de cualquier índole, que afecten de manera grave la ejecución del contrato.

11. Bajo la gravedad de juramento, declaro que no me encuentro incurso en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad o en situaciones de conflicto de intereses que impidan mi participación en la presente solicitud pública de ofertas y me comprometo a ceder el contrato en caso que sobrevengan. Así mismo, declaro que no soy trabajador ni miembro de la Junta Directiva de CHEC.

12. Se revisaron, además de los términos de referencia, los Link correspondientes a las

adendas, anexos y observaciones. 13. Marcar con una equis la opción escogida para el pago de pólizas:

Que las pólizas sean pagadas por CHEC y descontadas del primer pago.

Pagaremos las pólizas directamente.

Adjunto igualmente como parte de esta oferta, los siguientes documentos: . . (Relaciones aquí los documentos que presenta, iniciando con aquellos que obliga su presentación y adjúntelos a hoja seguida).

Atentamente,

_______________________________________

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

CC

El oferente señala como dirección para recibir comunicación relacionada con esta oferta, la siguiente:

Empresa oferente:

NIT:

Nombre de Representante Legal:

Cédula de Ciudadanía:

Dirección:

Teléfono:

Correo electrónico:

Fax:

Ciudad:

3.2. FORMATO 2 - RELACION DE MULTAS Y/O SANCIONES

INCUMPLIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS EJECUTADOS EN LOS ÚLTIMOS TRES (3) AÑOS

Este formulario corresponde a la información sobre los contratos ejecutados y en ejecución por parte del oferente en los cuales haya sido multado, de acuerdo con lo descrito en estos términos de referencia.

En caso tal que el oferente no haya sido multado debe diligenciar los campos que se estipulan a continuación, toda vez que en caso de no presentarse este formato y comprobarse que el oferente ha tenido multas y/o sanciones, la oferta será rechazada. Yo ___________________________, obrando en nombre propio o en nombre y representación de la firma_________________________, manifiesto bajo la gravedad de juramento que no he sido penalizado durante el lapso estipulado en estos términos de referencia. _____________________________ Nombre y firma Representante Legal

No. CONTRATO

OBJETO

ENTIDAD

CONTRATANTE

VALOR DEDUCCIÓN

FECHA IMPOSICIÓN DEDUCCIÓN

CANTIDAD DEDUCCIONES POR

CONTRATO

3.3. FORMATO 4 - APARTAMIENTOS

En caso de existir apartamientos (desviaciones) de las especificaciones técnicas o de

cualquier tipo de estipulación de los términos de referencia, éstos deben estar contenidos

en el presente formato para que puedan hacer parte del análisis de la oferta, de lo contrario,

los mismos se tendrán por no escritos y por tanto, de llegarse a dar la aceptación de la

oferta, no harán parte de la misma.

En caso tal de no presentar el formato o presentarlo sin diligenciar, se entenderá que no se

tienen apartamientos.

TÉCNICOS

COMERCIALES

CONTRACTUALES

OTROS

3.4. ANEXO 1 – FORMULARIO DE PRECIOS

Consultar en la página web el Link ANEXOS. En este documento el proponente definirá el precio de su propuesta, el formulario está compuesto por dos partes, la primera son los costos fijos de operación y mantenimiento del sistema de acueducto La Esmeralda, cuyo valor se calcula de acuerdo con las consideraciones de los párrafos anteriores. La segunda parte son los costos variables, en ella el proponente detallará cada uno de los factores multiplicadores para cada ítem (Columna B); los valores consignados en la columna A del formulario de precios son fijos y obedecen a la estimación de costos que CHEC ha realizado para las necesidades del Acueducto de La Esmeralda, por ende se convierten en la base para la cotización, por ningún motivo los oferentes podrán modificar dichos valores, pues esto conllevaría a que la oferta sea excluida del proceso de selección; la columna C del formulario de precios (Valor parcial), resulta de multiplicar el Valor Base por el Factor Multiplicador (C=A*B); se entiende entonces que el dato que debe incluir el oferente en la comuna B es el factor multiplicador. El costo directo resulta de la sumatoria del subtotal de costos fijos y el subtotal de costos variables. Es obligatoria la presentación de los análisis de precios como soporte de los valores consignados en la propuesta económica. La CHEC se reserva el derecho de verificar y solicitar ampliación de la información suministrada por el oferente. Lo anterior sin perjuicio que CHEC pueda variar las cantidades que requiera realizar, situación está que no será mérito para variar las condiciones de la oferta por el proponente.

3.5. ANEXO 2 – ANÁLISIS DEL FACTOR MULTIPLICADOR

Consultar en la página web el Link ANEXOS. Este formato se debe diligenciar para cada uno de los 9 ítems que componen los costos variables, es decir, se deberá sustentar el cálculo de cada uno de los factores multiplicadores consignados en el formulario de precios (ANEXO 1). El valor base de cada ítem para el cálculo de factor multiplicador se toma de la columna identificada como A en el formulario de precios. Los conceptos de Transporte, Legalización Contrato, Costos Administrativos, Utilidades, Gastos Financieros y/o Bancarios, Impuestos, y Otros; dependen directamente del precio del suministro por tal razón en la columna de V/R. PLENO, se deberá poner el Valor Base; en los demás conceptos el oferente indicará el valor real de los costos de los mismos, de acorde con las características de su negocio. En la columna % UTILIZAC, se especifica el porcentaje del valor pleno que el concepto tendrá como asignación específica al ítem. El V/R. UTILIZADO resulta de multiplicar el % UTILIZAC por el valor V/R. PLENO. El % se obtiene al dividir el V/R PLENO entre el VALOR BASE El porcentaje de incidencia es la sumatoria de todos los %. El factor multiplicador resulta de dividir el porcentaje de incidencia entre 100 y a este resultado sumar 1.

3.6. ANEXO 3 – ANALISIS DE COSTO FIJO MENSUAL

Consultar en la página web el Link ANEXOS. La base para el cálculo es el salario del operador de planta, por lo cual para el cálculo del valor de los ítems del 2 al 24, se deberá primero estimar el porcentaje del salario que corresponde al valor del ítem a calcular. El valor resulta de multiplicar el porcentaje por el salario del operador de planta ($1.200.000). El subtotal salario más prestaciones sociales es la sumatoria de los valores de los ítems 1 a 13 y la sumatoria de los porcentajes de los ítems 1 a 13. El subtotal “indirectos” es la sumatoria de los valores de los ítems 14 a 24 y la sumatoria de los porcentajes de los ítems 14 a 24. El total del costo fijo mensual de operación resulta de la sumatoria de los dos subtotales y la sumatoria de los porcentajes de los dos subtotales.