CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS …intranet.cibnor.mx/intranet/.../pdf/PresentacionTallerDescrPuestos.pdf · Se deberán registrar en el formato, ... Se consideran un máximo

Taller de Descripción de PuestosTaller de Descripción de Puestos

CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DELCENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NORESTE

Septiembre , 2010p

Contenido

Apartado

Objetivo del Taller [ 1 ]

Definición de Análisis y Descripción de Puesto [ 2 ]

Metodología HAY – Descripción del Puesto y Perfil – [ 3 ]

Desarrolla la Descripción de tu Puesto [ 4 ]

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Objetivo del TallerObjetivo del Taller

Objetivo del Taller

Desarrollar durante el Taller la Descripción y el Perfil del Puesto que

desempeñas actualmente en el CENTRO DE INVESTIGACIONES

ÓBIOLÓGICAS DEL NORESTEde acuerdo a la Metodología HAY


Definición de Análisis y Descripciónde Puestode Puesto

Análisis y Descripción de Puesto

Lo primero que debemos entender es ¿Qué es un Puesto?

Puesto.Es un conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacionalaporta resultados que han de contribuir al fin de la Institución.

Proceso de Descripción de Puesto.Es el proceso para identificar los principales elementos de un puestoEs el proceso para identificar los principales elementos de un puesto,mismos que se registran en un documento claro y uniforme que nospermite comprender su contenido y alcance en la Institución.



El primer paso para realizar un análisis y descripción de puesto esENTENDER EL PUESTO (no a la persona) Y LAS PRINCIPALESFUNCIONES O ACTIVIDADES QUE DESARROLLA

Recibe instrucciones

Aporta Resultados

Realiza unTRATAMIENTOTRATAMIENTO

Desde el punto de vista de la Metodología Hay, es importante conocer y entender laDesde el punto de vista de la Metodología Hay, es importante conocer y entender laposibilidad que tienen los puestos de responder por sus acciones y consecuenciasorganizacionales.



Para describir un puesto es necesario tomar en cuenta algunasconsideraciones:

Lo que queremos es obtener la fotografía del puesto que desempeñas

Reflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de laReflejar el contenido real y actual del puesto, no las características de lapersona

Ser claros, concretos y precisos : “Escribir para alguien que no conoce elP esto”Puesto”

Desarrollar la descripción del puesto con base en la Metodología HAYque se va a explicarq p

Llenar los cuadros correspondientes a cada apartado de la descripciónen caso de realizarla en forma electrónica. Utilizar letra de molde ylegible en caso de que la descripción vaya a ser desarrollada en formalegible, en caso de que la descripción vaya a ser desarrollada en formamanual y no por medio electrónico.

Utilizar lápiz para permitir borrar los contenidos no adecuados (manual)


p p p ( )

Metodología HAY Descripción del Puesto y Perfil– Descripción del Puesto y Perfil -

Elementos de la Descripción de PuestoMETODOLOGÍA HAY

Descripción del Puesto Perfil del Puesto

Datos de IdentificaciónRevisiones y Aprobaciones

Características PersonalesEscolaridad

Responsabilidades PrincipalesMisión del PuestoR l i I t E t

Área de Especialidad Habilidades Técnicas y AdministrativasRelaciones Internas y Externas

Dimensiones Problemas

AdministrativasIdiomasExperiencia Laboral Problemas

Decisiones Estructura Organizacional


Elementos de la Descripción de Puesto

Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones ResponsabilidadesMisión del PuestoRelaciones Internas y ExternasDimensiones Problemas Decisiones Estructura Organizacional Perfil del Puesto


Identificación del Puesto / Revisiones y Aprobaciones

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO: Es el conjunto de datos que permitensituar al puesto dentro de la organización en el momento actual:

Título del Puesto:Reporta a:Di ió F i lDirección Funcional : Subdirección de Área:Departamento:Departamento: Ubicación Física:

REVISIONES Y APROBACIONES i t l b fiREVISIONES Y APROBACIONES: registrar los nombres, firmas yfechas de las personas que revisaron, validaron y aprobaron ladescripción del puesto:

Ocupante o Titular del PuestoJefe InmediatoRecursos Humanos


Recursos Humanos




Responsabilidades del Puesto

Se deberán registrar en el formato, las principales responsabilidades,funciones o actividades del puesto en términos de resultados,aportados de forma permanente a la organización

Se consideran un máximo de 8 responsabilidades en la descripción de los puestos de acuerdo a nuestra metodología (Implica una labor de análisis y í t i )síntesis)

Sólo se deberán incluir aquellas responsabilidades que se realizan permanente o constantemente, no las eventualesSe deben redactar de la siguiente manera:

Acción Objeto ResultadoAcción Objeto Resultado

¿Qué hace?

V b I fi iti

¿Para qué lo hace?¿Sobre qué lo hace?

C l t d lVerbo en Infinitivo

Definir qué hace el

Resultado Final

Producto final obtenido por el puesto, resultado

Complemento del verbo

Indica dónde actúa o


qpuesto

por el puesto, resultado de la acciónafecta el puesto


La ACCIÓN es lo que hace el puesto y se deberá redactar a través dela utilización de 2 verbos en infinitivo acordes a la responsabilidad

Puestos M d Puestos dePuestos Directivos

Mandos Medios

Puestos de Soporte

Dirigir Programar ElaborargAdministrar

Planear

gCoordinarSupervisar

RealizarRecabar

Se debe evitar la duplicidad del uso de verbos entre el puesto del jefe y el delcolaborador ya que de acuerdo a los niveles organizacionales desempeñan


colaborador, ya que de acuerdo a los niveles organizacionales, desempeñandiferentes funciones y responsabilidades.

Responsabilidades del Puesto- VERBOS ACTIVOS SUGERIDOS -

DIRIGIR EstratégicoADMINISTRAR E-MedioAUTORIZAR E-MESTABLECER E-M

COMPROBAR SCOMUNICAR SCONSOLIDAR SDESARROLLAR S

COORDINAR E-MDETERMINAR E-MEVALUAR E-MASEGURAR E-M-SoporteCONTROLAR E-M-S

EJECUTAR SENTREVISTAR SENVIAR SESPECIFICAR SESTIMAR S

PLANEAR E-M-SASIGNAR MAUDITAR MDISTRIBUIR MSUPERVISAR MAPROBAR M S

ESTUDIAR SEXAMINAR SEXPEDIR SFACILITAR SFIRMAR SFORMULAR SAPROBAR M-S

ASESORAR M-SAUTORIZAR M-SDISEÑAR M-SESTANDARIZAR M-SINSTALAR M-S

FORMULAR SGIRAR SINFORMAR SINICIAR SINSPECCIONAR SINTERPRETAR SINSTALAR M S

PLANEAR M-SPROGRAMAR M-SPROPORCIONAR M-SRECOMENDAR M-SREPRESENTAR M-S

INTERPRETAR SINVENTARIAR SOBTENER SOPERAR SPRESENTAR SPRESUPUESTAR S

ACUMULAR SALMACENAR SANALIZAR SCALCULAR SCALIFICAR S

PRODUCIR SREALIZAR SRECABAR SREGISTRAR SREVISAR S


COMPILAR S SEGUIR SVERIFICAR S


El OBJETO es donde recae el verbo, es decir, el complemento de laacción o acciones que efectúa el puesto, por ejemplo:

Acción: Analizar y revisar Objeto: (¿Qué analiza y revisa ?) La información estadística

2 Verbos Acción (verbo) Objeto (en qué recae el verbo)Programar eimpartir

los cursos de capacitación para el personalimpartirRecibir y entregar la documentación y paquetería de la

Institución Analizar y registrar los asientos contables de ingresos y

egresos

“Dar secuencia”


Dar secuencia


El RESULTADO FINAL indica la responsabilidad que directamenteasume el puesto frente a la organización

Es la aportación final que realiza el puesto a la institución Debe ser de naturaleza permanente

Acción Objeto ResultadoAcción (verbo)

Objeto (en qué recae el verbo)

Resultado (la finalidad de la acción)

Programar e los cursos de capacitación con el fomentar su desarrollo y la mejora en impartir para el personal su desempeñoRecibir y entregar

la documentación y paquetería de la Institución

con el fin de contribuir a lograr la comunicación entre las diversas áreas y

t ib i l d ll d l i dcontribuir al desarrollo de las operaciones de la Institución.

Analizar y registrar

los asientos contables de ingresos y egresos

a fin de generar la información para los cierres contables y la toma de decisiones


registrar ingresos y egresos cierres contables y la toma de decisiones


En varios puestos es común que existan una serie de actividadesrutinarias o de soporte, más que el concepto de responsabilidades ofunciones antes descrito

Actividad

Actividad

Actividad

Responsabilidades

ResponsabilidadesActividad

Actividad

Responsabilidades



De esta forma, es como logramos describir las principalesresponsabilidades o actividades de los puestos.

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOSACTIVIDADES RESPONSABILIDADES (Funciones)

Recibir la solicitud de vacantes a cubrirRevisar cartera de candidatos Reclutamiento y Selección de PersonalRevisar cartera de candidatosRevisar las solicitudes de empleo

Reclutamiento y Selección de Personal

Capacitación y Desarrollo de Personal Relaciones Laborales Compensaciones y Organización Identificar las principales Administración de Personal Desarrollo OrganizacionalSeguridad e Higiene Industrial

p presponsabilidades del puesto


Seguridad e Higiene Industrial Servicios al Personal


Director de Recursos Humanos, ejemplo de Responsabilidades:

Acción Objeto Resultado¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿Para qué lo hace?

Verbos en infinitivo Complemento del Verbo Resultado final

Di i i t l la función de reclutamiento ycon el fin de dotar de los recursos humanos idóneosDirigir y controlar la función de reclutamiento y

selección de personal recursos humanos idóneos acordes a la Misión y Visión de la Organización

Diseñar e implementar las estrategias de compensación para el personal de la Institución

para asegurar la equidad interna y competitividad externa frente al mercado salarial.

“Dar secuencia” “Dar secuencia”





Misión del Puesto

Es la razón de ser del puesto dentro de la organización en el sentidomás global y responde a la pregunta ¿Para qué existe tu puesto en elás g oba y espo de a a p egu ta ¿ a a qué e ste tu puesto e eOrganismo?

G í R lt dA ió Obj t

Se redacta con el siguiente esquema:

Guía ResultadoAcción Objeto

¿De acuerdoé ?

¿Para qué lo h ?

¿Qué?Má i 2 b

Complemento d l ió con qué ?

“En el sentido á l b l”

hace?Máximo 2 verbos de la acción


más global”

Misión del Puesto

La Misión del Puesto agrupa en forma integral las 8 principales responsabilidades de los puestos

A ti id d

responsabilidades de los puestos

Actividad

Actividad ResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidades

Actividad Misión del P t

ResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidadesResponsabilidades

ResponsabilidadesActividad

Puesto

A ti id d

Responsabilidades

Actividad

Actividad


Misión del Puesto

Guía del Puesto: es el conjunto de orientaciones y normatividad que debe seguir el puesto al momento de efectuar sus acciones

Estrategias / Leyes / PolíticasDirectrices / ReglamentosDirectrices / Reglamentos

Manuales / Normas /ProcedimientosProcedimientosInstrucciones

RutinasRutinas


Misión del Puesto

Director de Recursos Humanos, ejemplo de su Misión:

Acción Objeto Guía Resultado

Verbo enVerbo en infinitivo Complemento del verbo Marco de Referencia Resultado Final

¿Qué hace? ¿Sobre qué lo hace? ¿De acuerdo con qué lo hace? ¿Para qué lo hace?lo hace?

Dirigir y la función de Recursoscon base en las estrategias y políticas

a fin de propiciar el clima y la cultura laboral que promuevan el altoDirigir y

administrarla función de Recursos Humanos del CIBNOR

estrategias y políticas alineadas a la Misión y Visión del Organismo

promuevan el alto desempeño así como la atracción, retención y desarrollo del personal

“Dar secuencia”“Dar secuencia”


Misión del Puesto

Al redactar la Misión o responsabilidades del puesto, se deberán cuidarciertos errores frecuentes en la redacción:

1.- Uso de verbos vagos e imprecisosApoyar a la Dirección en las juntas generales de la Junta Directiva- Apoyar a la Dirección en las juntas generales de la Junta Directiva

2.- Redacción ambigua, invertida, confusaResponsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los- Responsable del control de las solicitudes de pago a proveedores para programar los

pagos de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Organismo

3.- Uso de adjetivos calificativos y adverbios- Lograr muy bien el presupuesto

- Atender correctamente a la gente que pide asesoría

- Revisar y registrar de manera eficiente los movimientos contables, con el fin de eficientar el flujo de información para tener los reportes contables oportunamente


Misión del Puesto

4.- Funciones y Propósito General del Puesto incompletosResponsable de las operaciones contables- Responsable de las operaciones contables

- Hacer reportes para la Dirección

5.- Utilizar más de dos verbos en las Responsabilidades y Misión delPuesto:

- - Dirigir, controlar, diseñar, implementar y comunicar el desarrollo de los proyectos de sistemas de información con la finalidad de satisfacer las necesidades de los usuarios de cada áreade cada área

6.- Redacción del resultado final de forma ambigua e imprecisag p- Redactar en todas las Responsabilidades la misma frase: “para lograr los objetivos institucionales”





Relaciones Internas del Puesto

Las relaciones internas son los principales contactos internos (máximo 5)que debe mantener el titular del puesto para lograr sus objetivos

Excluir el superior y los subordinados.Especificar el motivo de la relación.p

Puesto o Área ¿Para qué?

para solicitarles la información Con los contadores i l d l contable derivada de sus

operaciones regionales del Organismo


Relaciones Externas del Puesto

Las relaciones externas son los principales contactos fuera del organismoen el que trabaja (máximo 5) que debe mantener el titular del puesto paralograr sus objetivos

Se debe especificar el motivo de la relación de la manera más global perop g pcompleta y precisa.

Organización, Área,Puesto

¿Para qué?

para negociar las condiciones de precio, cantidad, calidad y fechas de entrega de los productos y servicios

Con los proveedores





Dimensiones

Mencionar las principales dimensiones anuales en las influye másclaramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales elclaramente o es responsable el puesto : son los recursos sobre los cuales elpuesto tiene influencia directa. Algunos puestos no manejan dimensiones

Recursos monetarios: Son las cifras más importantes para el año en curso expresadas en pesos anuales

Presupuesto autorizado

Volumen de comprasVolumen de compras

Inversiones

Importe de la nómina

Presupuesto de capacitación etc.

Recursos no monetarios: Son las cantidades de recursos que maneja el puesto y que no están expresadas en dinerono están expresadas en dinero

Número de personal subordinado : Directos, Indirectos, Total

Número de proveedores


Número de usuarios etc.




Problemas del Puesto

Describir los 2 problemas más complejos o desafiantes que resuelve eltitular del puesto en el desempeño de sus responsabilidades actualestitular del puesto en el desempeño de sus responsabilidades actuales

Ejemplo:“La cantidad de regulaciones ynormas que existen, demandan

que los trabajos se realicencon un alto grado de detalle yg yuna mayor cantidad de tiempo”





Toma de Decisiones del Puesto

Describa las principales decisiones que toma el titular del puesto en formaautónoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediatoautónoma y recurrente sin tener que consultar con su superior inmediato

Por un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias importantes oPor un lado explicar si las decisiones que toma son rutinarias, importantes o trascendentales

Por otro lado explicar si las decisiones que toma son eventuales o frecuentes

Ejemplo:

“Negociar con los proveedoreslas mejores condiciones decompra y suministro de productoscompra y suministro de productosy servicios “ – Es una decisión querealizo frecuentemente -.





Estructura Organizacional

Registrar los títulos de puesto de la estructura de organización vigenteautorizada - No anote los nombres de los titulares de los puestos-

(1)

(2) (1) Nombre del puesto inmediato de mi jefe : “Jefe de mi Jefe “

(2) Nombre del puesto del que dependo jerárquica y

(4) (3)directamente:

“Mi Jefe”

(3) Nombre del puesto analizado:

(4) (5)“Mi Puesto”

(4) Nombre de los puestos que reportan al mismo jefe inmediato que yo :

“Mi P ”(4)

(4)

(5)

(5)

“Mis Pares”

(5) Nombre de los puestos que me reportan: “Mis Colaboradores”


(4) (5)




Perfil del Puesto

Es el documento que nos permite conocer las característicasprofesionales y personales que deberán tener las personas para cubrir elprofesionales y personales que deberán tener las personas para cubrir elpuesto

Generales : Edad, Sexo, Estado Civil, Viajes de Trabajo - Frecuencia

Escolaridad : Grado de Estudios MÍNIMO NECESARIO

Área o Especialidad : adecuada al puestoÁrea o Especialidad : adecuada al puesto

Habilidades Técnicas y AdministrativasIdiomasE i i L b l é á tExperiencia Laboral : en qué áreas o puestos

Al seleccionar personas con las características, conocimientos y experiencias adecuadas, se asegurará el desempeño exitoso del ocupante del puesto

Ll l f t it d l t fl j


Llenar el formato evitando el auto reflejarse

Desarrolla la Descripción y el Perfil de tuP tPuesto.

“Tú puedes, cuentas con nuesto apoyo¡Tú puedes, cuentas con nuesto apoyo¡

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