Ceremonial Empresarial

7/25/2019 Ceremonial Empresarial

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Ceremonial, ProtocoloRelaciones Pblicas

La organizacin de un evento y desarrollo de una buena negociacin

1. Resumen

2. Ceremonial empresario

3. La cortesa

!. La in"raestructura y la organizacin de la negociacin

#. Las mesas para la negociacin,

$. La precedencia y la eti%ueta

&. 'aludos y presentaciones

(. Comunicacin )ral y *scrita

+. orarios de reuniones

Resumen-

En la actualidad el uso de las buenas formas, el ceremonial y el protocolo son herramientas dealtsima utilidad para aquellos que viven en el mundo empresarial. No solamente para la

organizacin y desarrollo de negociaciones, sino, para el trato cotidiano. Este material incluye

diversas temticas para tomar como ees al momento de abordar la planificacin, desarrollo y

evaluacin de una organizacin de eventos.

Ceremonial empresarial para la negociacin/

!. El ceremonialista o encargado de este meti" debe conocer correctamente quienes son las

personas de mayor erarqua, quienes tendrn un papel rol importante a desarrollar, quien

quienes son los anfitriones e invitados, para poder disponer el lugar adecuadamente.

#a falla en alg$n aspecto del ceremonial y protocolo pueden hacer derrumbar toda la

negociacin.

%. &tilizara una mesa con cabecera francesa para una reunin de trabao interna cuando unalto directivo desea mantener el dilogo especialmente con un gerente de determinado

rea, estando presentes otros gerentes, dems autoridades de la institucin. El gerente se

ubicar frente al alto directivo.

'. En el caso de una reunin de trabao e(terna con un invitado de mayor erarqua que el

anfitrin, utilizara una mesa redonda) la cual disimula las erarquas y al ser circular se

podran ubicar * si fueran de otra empresa * dndole la derecha todos los de la casa a la

comitiva grupo de trabao invitado +en consecuencia al de mayor erarqua que el

anfitrin y por consiguiente la comitiva invitada le dar la derecha al anfitrin.

-. En caso de tener una mesa de trabao con un anfitrin y tres delegaciones los ubicara en

una mesa redonda intercalando las delegaciones, para lograr un dilogo ms fludo entre

las partes intervinieres.

gualmente hay que tener en cuenta cuantos invitados por delegacin participarn, los idiomas,

las erarquas, etc., para dise/ar correctamente este tipo de mesas. +0rfico al final del trabao

prctico.

#as mesas de trabao no deben tener ning$n tipo de ornamentacin, puesto que deben

disponer de todo el espacio necesario para trabaar.

0n"raestructura0 1ara llevar a cabo una ceremonia , acto reunin se tendrn que tener en cuenta los

siguientes elementos2

!. Epoca del a/o en el que se realiza,

%. 3antidad de personas que participarn,

'. 4ccesos desde aeropuertos y avenidas,

-. 5iempo que se tarda en llegar al lugar,

6. 7entilacin * 3alefaccin,


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8. 9e acuerdo al evento, si ha de ser situado en plena ciudad en las cercanas de la misma

+por eemplo, en un hotel aleado de la urbe.

:. ;ue actividades se pueden realizar en las inmediaciones del lugar seleccionado.

ste pueda indicarnos correctamente el lugar.

1uede ser necesario en algunos casos realizar un mapa con la forma ms fcil de llegar al

lugar.

El estacionamiento, generalmente es quien genera retraso en los invitados de aquellos que

deben participar de un evento. 1or lo tanto, se debe dar la mayor comodidad para los que

accedern al lugar con coche. 4 los de gran importancia erarqua enviarles una tareta

indicando el lugar que tendrn disponible para el estacionamiento y al resto de los invitados y

participantes indicarles donde podrn dear su automvil) porque resulta imposible darle a todos

la misma atencin.

El tema de la seguridad es de gran importancia al momento de organizar un evento, por que deacuerdo al lugar que se elia, la hora del da, el tipo de invitados variar la cantidad de personal

de seguridad que se necesite para proteger, no solamente a quienes puedan correr alg$n tipo

de riesgo, sino para el p$blico en general.

?anitarios y 0uardarropas, el primero debe tener un fcil acceso, de rpida identificacin +bien

se/alizadoy proliamente atendido . 3on respecto al segundo, debe ser un servicio gil y

organizado tanto para la recepcin como para la devolucin de las prendas.

#a ambientacin y decoracin del lugar da el clima, el marco a la ceremonia evento,

estos dos elementos acompa/an a quienes participan de la reunin. Es la adecuacin del

espacio donde se aplicar el protocolo. 4mbientacin y decoracin conforman el

ceremonial.

#os elementos que debe incluir este punto son2

!. @rnamentacin

%. Aanderas,

'. Escudos Nacionales, 1rovinciales, Begionales.

-. #ogotipos, isotipos, isologos,

6. 4rreglos florales, etc.

#a iluminacin y el sonido son de suma importancia en un evento porque la falla en alguno

de ellos generar el deslucimiento de todo lo organizado.

#as luces y sonido sern chequeado con antelacin antes del comienzo de la ceremonia.

&n discurso que no se escuche, un rostro que no se vea por la mala posicin de una luz,

generar, no solamente descontento en el p$blico, sino a quien s> este perudicando.

#as herramientas con las que se debe contar dentro de una sala para obtener el m(imode eficacia en las comunicaciones son2

!. Cicrfonos,

%. Equipo audiovisual,

'. Betroproyector,

-. 0rabadoras,

6. 1antalla,

8. 3ircuito cerrado de televisin,

:. 3ircuito cerrado para grabacin de sonido,

fonos, fa(, internet,

nstalaciones y equipos para traducciones simultneas.

Las mesas y su adecuacin

!. #a ornamentacin para cualquier tipo de mesa debe ser sencilla y de poco volumen.


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En el caso de la mesa rectangular el adorno debe ser alargado conformado con flores de

calidad y verdes) resulta de alta erarqua colocar un arreglo floral central. ?e pueden colocar

candelabros de tres ms brazos en los e(tremos de la mesa.

3on respecto a la mesa redonda que se armar al aire libre en horas del medioda se utilizarn

las mesas con adornos redondos con flores silvestres. En todos los casos las flores no deben

tener perfume para no interferir con los aromas de los vinos y de los platos de comida.

+Eemplos al final del 5rabao.%. ?e debe manear correctamente el lenguae de los cubiertos porque, en primer lugar es

signo de cultura, de civilizacin, de educacin) y tambi>n al conocer el lenguae de los

cubiertos podemos indicar cuando terminamos el plato, cuando se est descansando,

repetir el plato.

'. El uso del muletn en el tendido de la mesa es para evitar los impactos sobre ella) evita los

ruidos de los elementos que componen la mesa.

Es generalmente utilizado para proteger aquellas mesas de calidad que poseen vidrio.

0 )rganizacin de una mesa de negociacin

con participacin de una delegacin etranera0 4l momento de recibir una delegacin e(tranera hay que tener en cuenta una serie de

pautas previas)3hequear con anterioridad la cantidad de personas que llegarn al pas,

!. 3ompatibilizar con el encargado de ceremonial de la delegacin e(tranera los roles,

precedencias, etc.,

%. 3hequear horario de llegada al aeropuerto lugar de arribo de los e(traneros,

'. ndicar los requisitos necesarios para la estada en nuestro territorio,

-. Enviar personal capacitado de protocolo con antelacin al lugar de arribo,

6. Funtamente con el encargado de protocolo local enviar los medios de transportes

acordes a las erarquas,

8. 9isponer de un dispositivo en el lugar de arribo para harcese cargo del equipae y de una

rpida tramitacin en migraciones,

:. ?olicitar y chequear con tiempo la sala G7ipG,

n correctamente presentadas,

!%. Bealizacin de una planificacin social) puesto que si disponen de tiempo podrn dar una

breve recorrida por la ciudad y los lugares ms importante. 5odo lo planificado en la etapa previa al encuentro se pondr en prctica con la llegada de

la delegacin e(tranera) Etapas a desarrollar2

!. *spera en el lugar de llegada con todos los dispositivos de trabao dispuestos,

2. Recibimiento de la comitiva43. Presentacin de %uien se 5ar6 cargo de su traslado,

!. 7raslado propiamente dic5o,

#. Llegada al 5otel lugar del meeting.

4Cientras todo esto sucedeel grupo designado se har cargo del perfecto diligenciamiento del

equipae y documentacin.

3on respecto a la llegada de la delegacin al lugar preestablecido para la reunin estarn

esperando el anfitrin unto con la comitiva local a los invitados e(traneros.

El anfitrin) si el rango lo amerita, se desplazar ms hacia la entrada, sino se dispondr que

se desplace lo menos posible.

?e saludarn el invitado de mayor erarqua de la comitiva e(tranera y el anfitrin +har la

introduccin el efe de ceremonial y se dirigirn a una sala privada.#as comitivas se saludarn y pasarn a la sala de la negociacin.


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El anfitrin y la persona de mayor rango de la comitiva invitada ingresarn al saln y dar

comienzo la negociacin.

#a mesa de trabao contar con un servicio de caf>, ugo, y algunos alimentos salados y dulces

en peque/as porciones, la mesa estar sumamente despeada para poder trabaar.

E(iste la posibilidad de concertar un almuerzo cena donde s se dispondr todo de manera

que el centro de atencin sea compartir una comida, en la mesa de trabao la atencin debe

concentrarse en alcanzar una negociacin eficaz) donde los obetivos, y metas de ambaspartes se vean concretadas.

9etalle de la organizacin2

!. ?e seleccionar el saln de convenciones de la empresa, el espacio se ambientar con la

iluminacin adecuada, sin una complea ornamentacin +sin flores adornosse utilizar

una mesa de >poca de madera con sillas del mismo estilo que sern la figura y centro de

la decoracin. #a cocina y el personal de servicio estarn en una sala lindera, los mozos

permanecern cercanos para asistir a las comitivas.

?e chequear el buen funcionamiento del sistema de aire y calefaccin, porque el clima de

trabao debe resultar agradable, predispone a las personas de manera positiva negativa para

el trabao y para la toma de decisiones.

%. ?e adecuar el espacio con una mesa alargada y las ubicaciones sern a la francesa paraque el dilogo entre las comitivas sea fludo.

#as precedencias son el centro y luego se ubicarn por orden lateral +de derecha a izquierda

cada comitiva. 3ada una tomar una banda) no se mezclarn las comitivas, solamente se

enfrentarn y se intentar que coincidan los cargos de cada lado que cada rea est> una

frente a otra.

'. ?e dispondrn mesas au(iliares con material de trabao) papeles, lapiceras, computadoras,

etc.

-. ?e ubicarn los int>rpretes detrs de las dos personas que tiene que hacer la traduccin.

6. #as secretarias no se ubicarn en la mesa de negociacin) se colocar una mesa redonda

con todo el material necesario para trabaar y asistir a sus efes.

8. 3uando el anfitrin y la persona de mayor rango de la otra comitiva ingresan al saln y se

ubican en la mesa dar comienzo la reunin y finalizar cuando consideren las partes +los

mismos que dieron comienzo que han arribado a su obetivo han alcanzado los

lineamientos para una futura consolidacin de sus metas.

:. 3on respecto a la entregada de obsequios, el invitado podr entregarle a su par un regalo

en el privado podr hacer entrega de un obsequio ante las comitivas +siendo este $ltimo

de valor institucional. 3ual forma ser presentada quedar a decisin del anfitrin.

?e tendr en cuenta y se deber chequear que tiene programado la comitiva invitada para este

momento, puesto que la reciprocidad debe ser equiparada.

9ispositivo de partida2

!. 3onfirmar el horario de partida,

%. 9isponer de los automviles para el traslado,

'. 9isponer de la sala G7ipG,

-. Bealizar los trmites de emigraciones de las personas de mayor rango,6. Enviar un representante de erarqua a despedir a la delegacin,

8. 9espachar el equipae.

:. Esperar el abordo de los invitados,

n debe adaptarse a lo indicado en las

invitaciones o temperaturas de los pases, costumbres, etc.

En el caso de las mueres siempre deben llevar un maquillae sencillo, vestimenta poco

llamativa o insinuante. 4decuarse a los momentos del da y reuniones a las cuales son

invitadas. Nunca transformarse en el centro de las miradas o conversaciones2 debe serrecordada por su austeridad y capacidades.


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Protocolo en la *mpresa

Comportamiento en el 6rea laboral

La Cortesa

#a cortesa es indispensable en el mbito laboral) e(isten ciertas diferencias entre el

comportamiento social y el que se utilizar en el lugar de trabao, lo que no significa que el trato

hacia los subordinados sea menos cort>s, sino que es diferente. #a cortesa se coloca en el

tono de voz, en las actitudes hacia quienes nos rodean, ms que en las frmulas clsicas) noes necesario pedir permiso para entrar o retirarnos de alg$n lugar o reunin.

9ado la cantidad de mueres que trabaan ha modificado el tratamiento social que se les

imparte, para pasar a ser tratadas prcticamente con la misma cortesa con la que un se/or

trata a sus colegas hombres.

9entro de las empresas nos encontramos con una diferencia bsica con los medios sociales2

un gran respeto por las erarquas. #as relaciones entre superiores y subalternos, entre

eecutivos y clientes o proveedores. #os rangos estarn claramente diferenciados, siendo

fundamental que cada persona conozca su posicin y la haga respetar.

El grado de formalidad en el comportamiento y el vestido depende de la actividad que se ocupa

la empresa, o en la que se mueven las personas. 5ambi>n influir en la actitud general de un

funcionario el eventual contacto con el p$blico y clientes, y sobre todo lo har la poltica interna

de la empresa. 0eneralmente son los directores de >stas quienes marcan el estilo de lavestimenta y, como dada empresa es un mundo diferente, lo ideal ser que al incorporarnos a

un nuevo trabao observemos cuidadosamente la actitud general, y nos adaptemos a ella.

5ambi>n ser muy importante que, adems de seguir las convenciones sociales tradicionales,

seamos naturales y controlados, que sepamos improvisar para resolver situaciones

imprevistas) en una palabra, que tengamos una buena dosis de sentido com$n.

@tro punto importante dentro de la convivencia laboral ser el buen humor, el saber sonrer y

utilizar un tono agradable de voz. ?er mucho ms fcil lograr un meor rendimiento de

nuestros colaboradores si los tratamos gentilmente, si tenemos en consideracin cada

personalidad y actuamos de acuerdo con ello.

Es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones, tanto

entre sus pares como frente a terceros. #a precedencia estar encabezada por los fundadores

de la institucin y se regir de acuerdo al organigrama de cada ente en especial.

Entre personas que tienen la misma erarqua, es frecuente que se produzcan roces, por lo quelos individuos con fuertes personalidades debern ser ms controlados y cuidadosos, ya que

a$n sin intencin, podran avasallar a sus compa/eros.

3uando se desee tener una reunin, lo correcto ser que el que tenga la iniciativa vaya, o

llame, al escritorio de su igual. No deberemos llamarlo a nuestra oficina a no ser que nos est>

visitando alguien cuyo aporte sea de inter>s para el tema com$n. ?i esta reunin fuera formal,

un hombre deber ponerse de pie cuando entre su colega, lo saludar y presentar a los

visitantes, indicndole un asiento antes de sentarse nuevamente.

9e esta manera el visitante notar que quien acaba de ingresar tiene, por lo menos, la misma

erarqua de qui>n preside la reunin.

4l llegarnos al escritorio de una persona, sin haber solicitado previamente una audiencia, si la

encontramos ocupada en el tel>fono o con alg$n tipo de documentacin, deberemos esperar a

que termine lo que est haciendo antes de comenzar con el tema que nos llev a visitarla.3omo contrapartida no es correcto recibir a una persona y hacerla esperar frente a nosotros

mientras hablamos por tel>fono, acortaremos la conversacin y pediremos que no nos pasen

llamadas a fin de concentrarnos en nuestro visitante.

En general los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los superiores.

?i hay alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda meorar la eecucin de la tarea, se

e(pondr el parecer con cortesa y en privado. gual tratamiento se dar para el caso de que se

sobrecargue de tareas a un dependiente.

4nte la e(istencia de subordinados, siempre debern ser tratados con correccin, amabilidad y

respeto, siendo conscientes de sus horarios de salida, evitando organizar reuniones o untas

sobre esas horas.

#a decisin de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su nombre de

pila depender de qui>n tenga mayor erarqua. En el primer contacto comercial con otrapersona ser incorrecto usar el nombre de pila. #o correcto es dar el mismo tratamiento

recprocamente, las e(cepciones estn dadas por 2


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a cuando e(ista gran diferencia de edad)

b cuando el dependiente pida que lo llamen por su nombre de pila y

c cuando la relacin entre efe y subordinado sea informal)

sin embargo delante de terceros se volver al tratamiento formal clsico, que hace a la imagen

corporativa.

*ti%ueta?er muy importante que al tener la entrevista definitoria en una empresa observemos

cuidadosamente el grado de formalidad en el vestir, analizando sobre todo a aquellos que

tienen el mismo status que el cargo que ocuparemos.

4nte cualquier tipo de duda los hombres usarn ambo +trae oscuro, preferentemente oscuro, o

bien saco y corbata, de colores sobrios. En el primer caso me refiero a situaciones formales y

en el segundo informales o menos formales.

#as mueres eecutivas o empresarias estarn muy atentas a que su ropa sea de la meor

calidad posible, discreta, poco escotada y para nada provocativa) no olvidando el cuidado del

peinado y de las manos para que est>n en perfecto orden.

Para recordar-

En situaciones en las que se encuentran reunidas personas de procedencia diferente, en laque puedan reflearse distinciones en los hbitos culturales, se debe ser muy respetuoso.

#os grupos presentes deben hacer un esfuerzo por comprender las normas de educacin

de los dems e intentar no transgredirlas. ?i entre las actividades que enfrenta como empresario est la de viaar a pases de hbitos

diferentes a los nuestros, es su obligacin documentarse debidamente sobre las normas y

modales del lugar y cultura a la que se dirige. ?i ya no tiene tiempo para leer sobre protocolo o su superior debe viaar solo recu"rdele el

famoso dicho2

...:a donde "ueres 5az lo %ue vieres;...

y que siempre en estas situaciones no ceda ante la tentacin de llamar la atencin.

Las Relaciones Pblicas

#as Belaciones 1$blicas deben estar puestas al servicio de la modernidad, y sin que parezca

un uego de palabras, podemos e(presar que2

Las Relaciones Pblicas promueven y mantienen las relaciones con los pblicos.

4 la hora de analizar la frmula, podemos hallar una serie de significados relevantes,

por eemplo2

trato, comunicacin, conexin, vinculacin, entre personas y grupos de personas, reunidas o

dispersas, etc.

En otras palabras, se trata de trabaar con todos los p$blicos vinculados de otra manera a una

organizacin y, asimismo, tener la capacidad operativa capaz de interaccionar con otros

sectores en actividades destinadas a dichos p$blicos. No siempre se menciona entre las

responsabilidades primarias de las Belaciones 1$blicas a su funcin poltica y a la consecuente

accin institucional, dos componentes e(clusivos que merecen destacarse e(presamente dadasu trascendencia.

El eercicio profesional de las Belaciones 1$blicas Ge(ige una accin planeada, con apoyo en la

investigacin, en la comunicacin sistemtica y en la participacin programada, para elevar el

nivel de entendimiento y la solidaridad y colaboracin entre una entidad, p$blica o privada, y los

grupos sociales a ella vinculados, en un proceso de integracin de intereses legtimos, para

promover su desarrollo recproco y el de la comunidad a la que pertenece.G

ndudablemente, las Belaciones 1$blicas deben estar siempre al servicio de fines concretos,

especialmente atendiendo la diversidad de negocios o actividades socio*econmicas y

polticas. Este perfil representa el ee de cualquier desarrollo, y est adherido al progreso y al

bienestar de la gente y sus instituciones.

9esarrolla, controla y mantiene la dentidad +personalidad de la empresa y en su

consecuencia, la magen +representacin como primera y ms impactante forma decomunicacin con los p$blicos internos y e(ternos. ?u meor aliado es la 9ifusin nstitucional,


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quien olvida este concepto y accin lleva al olvido a su nstitucin o empresa. Es un lema y una

ley

0acerlo bien y 5acerlo saber0

Hinalmente, sumar que el 1B@5@3@#@ y las BE#43@NE? 1&A#34? conforman un todo,

quien conoce ambos caminos sabe hacia donde va.

#a integracin ombre y ?pellido

2. Cargo

3. *9mail y tel="ono. Evitar frases, fondos, marcos, archivos pesados, dibuos +todo aquello que resulta

innecesario, ?iempre realiza una prueba antes de enviar un correo de importancia.

*l 7el="ono

0Cinco reglas de )ro del Lenguae 7ele"nico0 ?onra, +nombre de la empresa y personal,

4rticule claramente,

Iable con lentitud,

4note,

Iaga preguntas2 reformular y mencionar al interlocutor por su nombre.

?lgunos conseos No haga llamados de negocios a menos que tenga una buena razn +puede resultar una

intromisin o interrupcin, vaya directo al tema y sea breve, Evite llamar a la casa lo que pueda ser resuelto en horario de trabao,

No permanezca callado mientras le hablan,

No mascar, masticar, llevarse lapices, lapiceras, etc. a la boca, o hablar con

otra persona,

?i su tel"fono est desconectado y le hacen llegar un mensae es su

obligacin responder la llamada,

3uando haya alguien en su oficina no reciba llamados a menos que sean

urgentes,

Evitar finalizar el llamado diciendo G;ue tenga un Auen 9aG) usar G Ia

sido muy grato escucharteG, G0racias por la informacinG,

?i un colega est hablando cuando entra a la oficina, salga, a menos que le

diga que se quede.

Cortesa en el 6mbito empresarial

4scensor2 ngresa y egresa el de mayor rango.

1uertas2 El primero abre y mantiene la puerta abierta.

1uertas giratorias2 El primero pasa y espera a los que van saliendo.

"rever acceso para personas con discapacidad o ancianas"


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8isitas a nuestra *mpresa

7isitas de menor erarqua +informales Educativas,

0rupos heterog"neos de p$blicos,

7isitas de proveedores yrevendedores.

Plani"icacin y )rganizacin

!. *laborar "ic5a 7=cnica2 9a y horario, 3onfirmacin +fa( o mail, 3antidad de

personas y 3onocimientos previos +educativas.

%. *posicin Pr6ctica2 del 1or qu" y 1ara qu" de la empresa. mpacto social, su

responsabilidad social.

'. Recorridopor las instalaciones.

-. @reaAo refrigerio.

6. Bespedida2 Entregar material grfico y obsequio,

+dependiendo de la actividad de la empresa.

8isitas de mayor erar%ua "ormales/ de Empresa a Empresa.

!. 3oordinar acciones protocolares y actividades2 9a, lugar, horario, erarquas,

tipo de reunin, etc..

%. Becepcin * Aienvenida

'. ?alutaciones +invitado*comitiva

-. 9esarrollo de actividades +recorrido, temas de intercambio, negociacin, firma de

acuerdos o convenios, etc..

Reuniones de 7rabao

orarios

:.DD a


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Forge Alanco 7illalta* 3eremonial G&na filosofa para el tercer milenioG* Ed. 7alleta

ediciones, !. Aaldrige, #etitia * 3omplete 0uide to E(ecutive Canners * Bawson 4ssociates, !

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