CERTIFICACIÓN, REFORMA Y/O REPROGRAMACIÓN PAPP

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PROCEDIMIENTO

Coordinación General de Planificación Versión 3

Junio – 2020

CERTIFICACIÓN, REFORMA Y/O REPROGRAMACIÓN PAPP

PRO-GPE-GPI-002

Procedimiento

Certificación, reforma y/o reprogramación PAPP – PRO-GPE-GPI-002

Gestión de Planificación y Evaluación Institucional Pág. 2 de 13

Coordinación General de Planificación

CÓDIGO: PRO-GPE-GPI-002

VERSIÓN: 3

RUBRO CARGO FIRMA

AUTORIZADO POR: Ing. Mauricio Sarabia Vargas

COORDINADOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

REVISADO POR:

Econ. Mauricio Cruz Jácome LÍDER PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Ing. Carlos Andrés Chanabá Meza LÍDER GESTIÓN DE PROCESOS Y CALIDAD

ELABORADO POR: Econ. Edgar Gómez Prado

SERVIDOR PLANIFICACIÓN Y EVALUACIÓN INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO: CERTIFICACIÓN, REFORMA Y/O

REPROGRAMACIÓN PAPP

Procedimiento




IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

Proceso Nivel 1: Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Proceso Nivel 2: Gestión de Planificación Institucional

Proceso Nivel 3: No aplica

Responsable: Líder de Planificación y Evaluación Institucional

Versión del documento: 3.0 Frecuencia de Ejecución: Bajo demanda

TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Versión Descripción de la versión

(motivos y cambios) Realizado / autorizado por

Fecha de elaboración

(mmm-aaaa)

Documentos que se dan de baja con la vigencia de

este documento

1 Creación Información no disponible

2 Actualización

Ing. Tatiana Alvarado SERVIDOR LEGISLATIVO

Lic. Juan Carlos Rivera COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

May – 2018 No aplica

3

Actualización: - Formatos acorde al Sistema de Gestión Antisoborno - Diagramas de flujo - Descripción de actividades - Definiciones “Servidores que participan en la elaboración del documento, pero que no disponen firma electrónica y tampoco pueden firmar en forma manuscrita: - Tatiana Marlene Alvarado Muñoz - Mariuxi Margarita Vera Briones”

Econ. Margarita Vera Briones SERVIDOR LEGISLATIVO

Ing. Mauricio Sarabia Vargas COORDINADOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

Jun – 2020 AP-PLA-PYE-03 v2.0

AP-PLA-PYE-04 v4.0

Procedimiento




ÍNDICE

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 5

2. ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 5

3. NORMAS Y DISPOSICIONES .............................................................................................................................................. 5

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................. 6

4.1. CONCEPTUALIZACIÓN ........................................................................................................................................ 7

4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN ..................................................................................................................... 8

4.3. DIAGRAMA DE FLUJO ......................................................................................................................................... 9

4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES .................................................................................................................... 11

5. MEDICIÓN DEL PROCESO ............................................................................................................................................... 13

6. TERMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................................................ 13

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS ................................................................................................................................ 13

7.1. FORMATOS ....................................................................................................................................................... 13

7.2. REGISTROS ........................................................................................................................................................ 13

7.3. ANEXOS ............................................................................................................................................................ 13

Procedimiento




1. OBJETIVO

Establecer lineamientos para la emisión de certificaciones, reforma y/o reprogramaciones de la Programación Anual de la

Política Pública (PAPP) acorde a la normativa vigente.

2. ALCANCE

Comprende desde la recepción de la necesidad de las unidades o la disposición del Comité de Gestión de la Calidad y Desarrollo Institucional, hasta la actualización de la reforma en la PAPP y la entrega de la certificación a la unidad de Compras Públicas. 3. NORMAS Y DISPOSICIONES a) Las normas de este documento son de aplicación obligatoria para todos los asambleístas y/o servidores de la Asamblea

Nacional, en el ámbito de su competencia, en tanto guarden conformidad con las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y resoluciones vigentes al momento de su ejecución.

b) El servidor que incumpliere sus obligaciones o contraviniere las disposiciones de este documento, así como las leyes

y normativa conexa, incurrirá en responsabilidad administrativa que será sancionada disciplinariamente, sin perjuicio de la acción civil o penal que pudiere originar el mismo hecho.

c) La normativa interna y externa que respalda la ejecución de este documento se encuentra en la sección 7.3. Anexos,

Anexo 1: Matriz de normatividad. d) Todos los aspectos que no se encuentren normados de forma expresa en este documento deben ser

complementados o suplidos por las disposiciones del marco normativo vigente. e) El requirente previo a la generación de la solicitud de certificación presupuestaria, verificará que la tarea se encuentre

programada en la PAPP. f) La solicitud de certificación PAPP deberá adjuntar como anexos los formatos establecidos en el procedimiento de

Gestión de Adquisiciones – PRO-GAF-GAD-001 y debe contar con la firma del responsable de la unidad administrativa requirente.

g) Si una tarea ya se encuentra con certificación PAPP, certificación presupuestaria y requiere una reforma y/o

reprogramación, como primera acción se deberá revisar si es necesario realizar una liquidación de los recursos de la certificación presupuestaria en mención.

h) La certificación PAPP emitida en periodos anteriores será requisito obligatorio para realizar la convalidación de una

obligación de ejercicios de años anteriores. i) Si luego de emitida la certificación PAPP por la Coordinación General de Planificación, el requirente identifica una

modificación respecto al nombre, ítem y monto presupuestario (a la baja); solicitará por escrito la anulación de dicha certificación y se emitirá una nueva certificación con los nuevos datos.

j) Toda reforma y/o reprogramación requerida por las dependencias deberá alinearse al objetivo operativo establecido

para dicha unidad administrativa, de acuerdo con la Planificación Estratégica Institucional vigente. k) Las prioridades institucionales y la disponibilidad presupuestaria serán los factores que determinen la distribución de

recursos, sin embargo, se deberá observar el marco normativo vigente a la fecha de la solicitud de recursos. l) Los responsables de las unidades administrativas garantizarán el buen uso de los recursos públicos, y administrarán

su PAPP institucional, de acuerdo a la normativa legal vigente. m) Las solicitudes de reformas y/o reprogramación serán realizadas a través del formato Reforma o reprogramación

PAPP - F01-PRO-GPE-GPI-001. n) Los equipos técnicos responsables de concretar el proceso de reformas o reprogramaciones PAPP, articularán acciones

de coordinación con las dependencias requirentes, para asegurar estándares de eficiencia operativa.

Procedimiento




o) Las certificaciones PAPP tendrán una vigencia máxima de 30 días, de no certificarse presupuestariamente, los recursos

serán susceptibles de utilizarse en otras necesidades institucionales. p) El personal técnico de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, deberá regirse bajo las

directrices emitidas por la normativa interna, así como de la Secretaría Técnica de Planificación “Planifica Ecuador” ex -SENPLADES y el Ministerio de Finanzas.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Procedimiento

Certificación y reforma de la PAPP – PRO-GPE-GPI-002



4.1. CONCEPTUALIZACIÓN

Procedimiento




4.2. DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN

Procedimiento




4.3. DIAGRAMA DE FLUJO

Procedimiento




Procedimiento




4.3.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

# Actividad Descripción

1. Generar solicitud de certificación PAPP

El Responsable de la unidad administrativa solicita el ingreso al Comité de Gestión de la Calidad y Desarrollo Institucional, del expediente de la necesidad de contratación, y su posterior certificación PAPP, mediante memorando dirigido al Coordinador General de Planificación, a esta solicitud se deberá acompañar los documentos generados en el proceso de Gestión de Adquisiciones – PRO-GAF-GAD-001, en la etapa preparatoria. Los administradores de contrato y/o responsables de unidades administrativas que requieran solicitar convalidaciones de certificaciones plurianuales o pagos pendientes, realizarán el pedido al Coordinador General de Planificación. Para el caso de certificaciones sobre procesos de adquisición por ínfima cuantía, la solicitud de certificación PAPP únicamente será generada por el Coordinador General Administrativo. Aquellos expedientes que no estén completos serán devueltos a las unidades administrativas. Los elementos mínimos que debe contener este memorando de solicitud son: Tarea y monto solicitado incluido impuestos, así como los documentos generados en el proceso de adquisiciones (en los casos que corresponda).

2. Enviar solicitud de certificación PAPP El Responsable de la unidad administrativa o administrador de contrato, remitirá mediante memorando la solicitud generada, al Coordinador General de Planificación.

3. Receptar solicitudes de certificación PAPP El Coordinador General de Planificación es el encargado de receptar los memorandos de solicitudes de certificación PAPP, disposiciones de autoridades y comités institucionales.

4. Asignar trámite El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación Institucional asigna el trámite correspondiente a los servidores de Planificación y Evaluación Institucional.

4.1. Identificar recursos disponibles en la PAPP institucional

El servidor de Planificación y Evaluación Institucional responsable, identifica los recursos disponibles en la PAPP institucional para emitir la certificación.

4.2. Emitir correo de validación

El servidor de Planificación y Evaluación Institucional, emitirá un correo electrónico dirigido al Líder de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, informando la disponibilidad de recursos en la PAPP. Este correo electrónico contiene la trazabilidad de movimientos de las partidas presupuestarias involucradas y propuesta de movimientos internos de recursos.

4.3. Realizar informe de reprogramación y/o reforma El servidor de Planificación y Evaluación Institucional, con base al correo, realiza el Informe de reprogramación y/o reforma - F02-PRO-GPE-GPI-001, y lo remite al Líder de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional mediante memorando.

4.4. Revisar el informe de reprogramación y/o reforma

El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación, revisa el Informe de reprogramación y/o reforma - F02-PRO-GPE-GPI-001.

4.5. Autorizar el informe de reprogramación y/o reforma

El Coordinador General de Planificación, autoriza el Informe de reprogramación y/o reforma - F02-PRO-GPE-GPI-001 remitido previamente por el Líder o Responsable de Planificación y Evaluación.

4.6. Enviar informe de reprogramación y/o reforma Una vez autorizado el Informe de reprogramación y/o reforma - F02-PRO-GPE-GPI-001, el Coordinador General de Planificación envía el documento al Coordinador General Financiero y en los casos que se realice una modificación al Plan Anual de Compras, se remite también el memorando al Coordinador General Administrativo.

4.7. Recibir informe de reforma El Servidor de la Coordinación General Financiera recibe el Informe de reprogramación y/o reforma - F02-PRO-GPE-GPI-001.

Procedimiento




# Actividad Descripción

4.8. Registrar la reforma en sistema e-Sigef para aprobación

El Servidor de la Coordinación General Financiera, registrará la reforma en el sistema e-Sigef para su aprobación, de acuerdo al ítem solicitado, y una vez aprobado se comunicará a la Coordinación General de Planificación de su aprobación, para las acciones correspondientes.

4.9. Registrar la reforma PAPP y enviar al requirente El servidor de Planificación y Evaluación Institucional, una vez registrada la reforma en el sistema e-Sigef, actualiza la PAPP y genera la certificación correspondiente (en los casos que corresponda) para su envío al requirente.

5. Verificar y analizar que la tarea conste en la PAPP con el respectivo financiamiento

El servidor de Planificación y Evaluación Institucional, verificará y analizará que la tarea conste en la PAPP con el respectivo financiamiento.

5.1. Elaborar memorando de observaciones El servidor de Planificación y Evaluación Institucional, en caso de que no se cuente con el financiamiento, elaborará el memorando mediante el cual señalará las observaciones que impiden la ejecución de la reforma y/o reprogramación.

5.2. Validar memorando generado El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación, validará el memorando de observaciones generado.

5.2.1. Insertar cambios en el memorando El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación, solicitará al servidor de Planificación y Evaluación Institucional insertar cambios en el memorando de observaciones, en caso de ser necesario.

5.3. Reasignar memorando El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación, reasignará memorando al Coordinador General de Planificación para su aprobación.

5.4. Firmar memorando de observaciones y remitir a requirente

El Coordinador General de Planificación, devolverá el memorando de observaciones elaborado y en caso de ser aprobado remite oficialmente al requirente.

5.5. Recibir memorando El Responsable de la unidad requirente o Administrador de Contrato, recibe el memorando autorizado.

5.6. Gestionar observaciones para nueva solicitud El Responsable de la unidad requirente o Administrador de Contrato, gestionará observaciones para generar una nueva solicitud en caso de que el memorando no sea autorizado.

6. Emitir correo de validación El servidor de Planificación y Evaluación Institucional, emitirá un correo de validación al Líder de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional, informando el memorando con las observaciones de la nueva solicitud generada.

7. Emitir memorando de respuesta y certificación de la PAPP

El servidor de Planificación y Evaluación Institucional, emitirá el memorando de respuesta y certificación de la PAPP al Líder o Responsable de Planificación y Evaluación.

8. Validar memorando generado El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación, validará el memorando generado.

8.1. Insertar cambios en el memorando El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación, solicitará al servidor de Planificación y Evaluación Institucional insertar cambios en el memorando de observaciones.

9. Reasignar memorando El Líder o Responsable de Planificación y Evaluación, reasignará memorando al Coordinador General de Planificación para su aprobación.

10. Firmar memorando de respuesta y certificación de la PAPP

El Coordinador General de Planificación, devolverá el memorando de observaciones elaborado y en caso de ser aprobado remite oficialmente al requirente.

10.1. Recibir memorando de respuesta y certificación de la PAPP

El Responsable de la unidad o Administrador de Contrato, recibirá el memorando de respuesta y certificación de la PAPP.

11. Recibir memorando de respuesta y certificación de la PAPP

El Coordinador General Administrativo, recibirá el memorando de respuesta y certificación de la PAPP.

Procedimiento




5. MEDICIÓN DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO PERIODICIDAD

Certificaciones favorables PAPP (# de certificaciones favorables emitidas / ∑ certificaciones solicitadas) * 100

Mensual

6. TERMINOS Y DEFINICIONES

• PEI: Plan Estratégico Institucional.

• PAPP: Plan Anual de la Política Pública.

• PAC: Plan Anual de Contrataciones.

• eSIGEF: Sistema Integrado de Gestión Financiera

7. FORMATOS, REGISTROS Y ANEXOS 7.1. FORMATOS

Código Nombre del documento

F01-PRO-GPE-GPI-001 Certificación PAPP

F02-PRO-GPE-GPI-001 Informe de reforma y/o reprogramación PAPP

7.2. REGISTROS

Nombre del registro

Contenido Responsable de resguardo

Almacenamiento Indexación Control de

acceso Tiempo de retención

Ubicación física y/o electrónica

Criterio de ordenación

Certificaciones y reformas PAPP

- Hoja de validación - Informe de necesidad - Informe de presupuesto

referencial - TDR - Certificación de bienes y

existencias - Certificación CATE - Criterio jurídico (en los casos

que aplique) - Memorando de solicitud - Acta de comité - Certificación

Asistente de la Coordinación General de Planificación

Digital: Repositorio Alfresco Físico: Archivo de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Cronológico

Líder y analistas de la unidad de Gestión de Planificación y Evaluación Institucional

Digital: 7 años Físico: 7 años

7.3. ANEXOS

Código Nombre de los anexos

A01-PRO-GPE-GPI-002 Matriz de normatividad

Documents

CERTIFICACIÓN, REFORMA Y/O REPROGRAMACIÓN PAPP