CERTIFICACION OPERADOR JUNIORS - WordPress.com · 2012-08-02 · Cada vez que trabajemos con Microsoft Excel, estaremos utilizando hojas de cálculo y por eso, en primer lugar, tendremos

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CERTIFICACION OPERADOR JUNIORS

1 INTRODUCCIÓN A MICROSOFT EXCEL 3

Entrar y Salir de Excel Zona de trabajo ¿Qué es una hoja de cálculo? Desplazamientos por la hoja Nombrar una celda Seleccionar un rango Nombrar un rango Ejercicio de repaso

2 INTRODUCIR DATOS 14 Rellenar una celda Introducir datos en un rango Cuadro de relleno Deshacer y Rehacer Guardar una hoja de cálculo Ejercicio de repaso Práctica 2

3 TRABAJAR EN LA HOJA DE CÁLCULO 22 Abrir y Cerrar documentos Crear un documento nuevo Acciones que realizamos en una hoja de cálculo Comandos Copiar y Pegar Comandos Cortar y Pegar Ejercicio de repaso Práctica 3

4 MEJORAR EL ASPECTO DE LOS DATOS 29

Alineación de los datos Cambios en la fuente Ajustar el tamaño de filas y columnas Aplicar bordes Autoformatos

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Insertar imágenes y dibujos Ejercicio de repaso Práctica 4

5 INTRODUCIR FÓRMULAS 40

Barra de fórmulas Crear una fórmula Botón Autosuma Formatos numéricos Ejercicio de repaso Práctica 5

6 FUNCIONES DE EXCEL 50 ¿Qué es una función en Microsoft Excel? Funciones Matemáticas Funciones de Texto Funciones Fecha y Hora Ejercicio de repaso Práctica 6

7 CREAR GRÁFICOS 66 Asistente para gráficos Ejercicio de repaso Práctica 7

8 PRESENTACIÓN DE DATOS 75 Presentación preliminar Configurar página Cómo imprimir Ejercicio de repaso Práctica 8

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Microsoft Excel Vamos a empezar a trabajar con un nuevo programa que pertenece a la familia de Office. Con él, aprenderemos a utilizar una hoja de cálculo y verás cómo se realizan operaciones matemáticas de una forma rápida y fácil.

La forma más sencilla de entrar en Microsoft Excel es mediante su acceso directo, que lo encontraremos en el Escritorio de Windows.

1. Sitúa el puntero del ratón encima de él y pulsa dos veces seguidas su botón izquierdo.

2. Automáticamente se abrirá el programa y aparecerá en pantalla.

Dentro de Microsoft Excel, descubrimos un conjunto de celdas, menús, barras de herramientas, barra de fórmula, etc,... que por ahora nos resultan desconocidas, pero poco a poco nos iremos familiarizando con ellas y sabremos cómo manejarlas.

Salir de Microsoft Excel también es muy sencillo, tenemos dos maneras de hacerlo:

1. Haciendo clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha del programa.

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2. O bien, utilizando el menú Archivo en la barra de menús. Pulsa sobre él y selecciona de su lista desplegable la opción Salir.

De nuevo, nos situaremos en el Escritorio.

Dentro de Microsoft Excel, veremos zonas que ya conocemos de otros programas como: las barras de desplazamiento, barra de menús, barras de herramientas, botones para cerrar el documento y el programa,... pero, además, encontramos algunas novedades que, ahora, vamos a estudiar:

Cabeceras de columnas: indican los nombres de las columnas, permitiendo realizar ciertas operaciones con ellas.

Cabeceras de filas: informan de la numeración de la filas, y sirven para realizar operaciones con ellas.

Cuadro de nombres: se localiza en la esquina izquierda del documento, sobre las cabeceras de columnas. Su función es informarnos de la dirección de la celda activa en la que nos situamos, mostrándonos sus coordenadas.

¿Y qué son las coordenadas?. Te explico con un ejemplo: si en el Cuadro de

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nombres aparece la coordenada A1, significa que es la celda situada en la columna A, fila 1.

Barra de fórmulas: la veremos junto al cuadro de nombres. Nos indica el contenido de una celda y permite la entrada de datos en la misma, así como, modificaciones.

Barra de estado: la encontraremos en la parte inferior del programa. Muestra la situación actual de la zona de trabajo.

Seleccionar todo: selecciona toda la hoja de cálculo que está activa.

Etiquetas de hojas: nos enseñan el número de páginas que componen el documento, sólo tendremos que mirar en la esquina inferior izquierda. Para movernos por las páginas de nuestro archivo, pulsamos en la pestaña de la hoja a la que queramos ir, igual que si se tratara de un botón.

Hojas de cálculo

Cada vez que trabajemos con Microsoft Excel, estaremos utilizando hojas de cálculo y por eso, en primer lugar, tendremos que saber qué es y en qué consiste una hoja de cálculo. En ella, trataremos cualquier información que esté organizada en filas y columnas, y realizaremos operaciones matemáticas tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, promedios, máximos, mínimos, etc... La unidad mínima de información que hay en una hoja de cálculo se llama celda, y podrá contener diferentes tipos de datos como: textos, números, fechas, fórmulas,... Las localizaremos con las coordenadas (¡recuerdas!, formadas por filas y columnas).

Ejemplo: Será como si jugáramos al juego de los barcos, al igual que en

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él, indicas una dirección mediante una letra, por ejemplo C y un número 3, en nuestro caso, esa dirección se corresponderá con la de una celda situada en la columna C, fila 3.

Las filas siempre se nombran con números, mientras que a las columnas lo haremos con las letras.

Ahora que ya conocemos el significado de celda, podemos definir una

hoja de cálculo como el conjunto de celdas que están organizadas en filas y columnas; y a varias hojas de cálculo las llamaremos Libro de trabajo.

Ejemplo: El libro de trabajo será como un cuaderno de matemáticas,

formado por diferentes páginas que serán sus hojas de cálculo. Los movimientos dentro de una hoja de cálculo se basan en las Barras de desplazamiento Vertical y Horizontal situadas en los márgenes inferior y derecho del documento, si haces clic sobre ellas, observarás que iremos hacia arriba, abajo, a la derecha o izquierda. También, podemos desplazarnos a través de las celdas y, para ello, tendremos que seleccionarlas.

La forma más rápida de seleccionar una celda, es con el ratón. Bastará con hacer clic con el botón izquierdo sobre ella, y ésta se rodeará por un cuadro que la marcará,

indicándonos que es la celda activa.

Nos situaremos sobre una celda en concreto mediante la ventana Ir a, y, para ello, deberemos seguir estos pasos:

1. Pulsa en el menú Edición de la barra de menús, y, en su lista desplegable, selecciona la opción Ir a.

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2. En la ventana que se abre, veremos el cuadro Referencia, donde tendremos que escribir la dirección de la celda a la que queremos desplazarnos. Lo haremos indicando sus coordenadas, por ejemplo, D1234.

3. A continuación, haz clic en Aceptar y la ventana Ir a se cerrará.

4. De nuevo en la hoja de cálculo, comprobarás que se muestra activa la celda que indicamos en el cuadro anterior.

Esta opción la utilizaremos cuando tengamos que trasladarnos a celdas que se encuentren a gran distancia, de esta forma evitaremos la tarea que nos supondría el tener que mover las barras de desplazamiento hasta la celda 1234.

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Para trabajar de una forma más sencilla con celdas, Microsoft Excel nos da la posibilidad de bautizarlas con el nombre que nosotros mismos elijamos. De esta forma, en lugar de llamar a la celda B8 como tal, podremos llamarla Pepito, Manolito o Juanito.

Para hacer esto, tendremos que seguir las siguientes instrucciones:

1. Posiciónate en la celda que vas a nombrar haciendo clic sobre ella con el botón izquierdo del ratón.

2. Localiza en la hoja de cálculo el Cuadro de nombres. ¿Recuerdas dónde se encontraba...? en la esquina izquierda, sobre las cabeceras de columnas.

3. A continuación, selecciona la dirección que muestra, pulsando sobre ella y, seguidamente, escribe el nuevo nombre que quieres dar a la celda. Para terminar, pulsa Intro y el nombre se aceptará. Ahora, cada vez que pulsemos en ella, aparecerá en el Cuadro de nombres aquél que le hemos puesto, en lugar de sus coordenadas.

4. Si seguimos nombrando diferentes celdas y abrimos el Cuadro de nombres, observarás una lista con los nombres de las celdas que estamos introduciendo. Para situarnos de forma rápida en una de ellas, sólo tenemos que hacer clic en su nombre y ésta se convertirá en la celda activa.

Rango

Un rango es un conjunto de celdas que marcamos nosotros mismos a través del ratón. Con ellos, podemos trabajar sobre varias celdas al mismo tiempo, facilitándonos así las tareas. Por ejemplo, si queremos dar una estilo negrita a siete celdas diferentes, será más sencillo seleccionar el rango de celdas y luego aplicar el estilo negrita, que dar el estilo a cada celda individualmente. Imagina que quieres señalar una rango desde la celda B4 hasta la celda E9, pues para ello tendrás que:

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1. Hacer clic sobre la primera celda del rango, es decir, sobre B4 con el botón izquierdo.

2. Sin soltar, arrastrarlo en la dirección de la última celda, en nuestro caso hasta la celda E9.

3. Para terminar, soltar el ratón y observar cómo el rango aparece marcado con diferente color.

Existen dos tipos de rangos que podemos seleccionar: rangos continuos y rangos discontinuos.

Los rangos continuos son aquellos en los que sus celdas se encuentran

seguidas unas de otras, como por ejemplo, el que acabamos de señalar que va desde la celda B4 hasta la celda E9, es decir, del rango B4:E9.

En un rango discontinuo, pueden existir varias zonas con celdas señaladas y otras donde no las haya. Para activar una rango discontinuo:

1. Marca el primer rango de celdas como si se tratara de un rango continuo.

2. Pulsa la tecla Control del teclado, y mantenla presionada.

3. Selecciona el siguiente rango de celdas en el lugar que prefieras y, así, sucesivamente.

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Importante: Si no mantienes pulsada la tecla Control, al marcar un nuevo rango de celdas el anterior se deseleccionará, y sólo señalarás un rango en el documento. Si lo que queremos es señalar una fila o columna completa de la hoja de cálculo, pulsaremos sobre su cabecera, pues de esta forma se marcarán rápidamente.

Selecciona los rangos que desees y no te preocupes si éstos se salen de los márgenes de la ventana, pues, Microsoft Excel los desplazará mostrándonos zonas de la hoja que antes no eran visibles. Igual que asociamos nombres a las celdas de un documento, podemos nombrar rangos que tengamos señalados.

El proceso a seguir será el mismo que en el caso de las celdas, sólo que en

esta ocasión, señalaremos un rango de celdas continuo o discontinuo.

Otra forma de crear nombres para celdas o rangos, es a través de la ventana Definir nombre. Con ella, puede resultarnos más largo el desarrollo, pero, al mismo tiempo, nos será muy útil para eliminar nombres que antes hemos añadido a través del Cuadro de nombres.

1. Primero, pulsa el menú Insertar de la barra de menús.

2. Selecciona en su lista desplegable la opción Nombre y a continuación, haz clic en la orden Definir.

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3. En la ventana que aparece, veremos que se muestra la dirección del rango seleccionado anteriormente en el cuadro Se refiere a.

4. Escribe un nombre para él, en el cuadro Nombres en el libro y pulsa Agregar para introducirlo con el resto de la lista. En ella, verás todos los nombres que se han asignado en la hoja de cálculo, tanto para celdas como para rangos.

5. Si deseas eliminar un nombre de la lista, selecciónalo pulsando sobre él y, seguidamente, presiona el botón Eliminar. Comprueba cómo éste desaparece.

6. Cuando termines de realizar los cambios, pulsa Aceptar y la ventana Definir nombre se cerrará. Ahora, observarás que se muestran en el Cuadro de nombres aquellos que has


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añadido nuevos, y que se han borrado los que has eliminado.

Ejercicio de repaso:

En esta primera práctica, vamos a repasar los conceptos que hemos explicado, así

comprobarás si te han quedado claros y si podemos seguir avanzando con Microsoft Excel.

+ 1. Entrar y Salir de Microsoft Excel.

- Situado en el Escritorio de Windows, localiza su acceso directo y pulsa en él dos veces seguidas con el botón izquierdo del ratón.

- No realices ningún cambio dentro del programa.

- A continuación, pulsa el menú Archivo y selecciona la opción Salir de su lista desplegable.

+ 2. Trabajar con celdas.

- Entra de nuevo en la aplicación.

- Sitúate en la celda C3, pulsando sobre ella en la hoja de cálculo. Observa cómo aparece rodeada, indicándonos que es la celda activa. - Pulsa sobre el Cuadro de nombres y verás el nombre de la celda, selecciónalo haciendo clic sobre él.

- A continuación, escribe: “Norte” y pulsa Intro.

- Ahora, rellena la celda del color que prefieras para poder distinguirla de las demás; para ello, haz clic en el botón Color de relleno de la barra de herramientas Dibujo y selecciona una casilla de color pulsando sobre ella. Observa cómo la celda se colorea.

- Sitúate en la celda C11, y siguiendo los pasos anteriores, bautízala con el nombre : “Sur ”. Aplícale un nuevo color.

- Nombra de igual forma las celdas B7 y D7, como “Oeste” y “Este”, respectivamente, y coloréalas a tu gusto.

+ 3. Trabajar con rangos.

- A continuación, crea dos rangos continuos: para el primero selecciona las celdas desde B14 hasta D18 y bautízalo, en el Cuadro de nombres, con el nombre “Continuo”. Para el segundo, marca las celdas


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desde F14 hasta H18 y nómbralo, de la misma forma que el anterior, como “Rectángulo”. Aplícales un color diferente a cada uno de ellos con el botón Color de relleno.

- Selecciona, ahora, un rango discontinuo de la siguiente forma: señala las celdas desde F5 hasta F10, pulsa la tecla Control y sin soltarla, selecciona las celdas desde G11 a G12; mantén pulsada la tecla Control y marca el último rango desde la celda H5 hasta la H10.

- Rellénalo del color que prefieras, mediante el botón Color de relleno.

- Para nombrar este rango, utiliza de nuevo el Cuadro de nombres y escribe en él: “Discontinuo”.

- Abre la ventana Definir nombre, seleccionando el menú Insertar y pulsando sobre la opción Nombre de la lista desplegable que aparece. A continuación, pulsa en la orden Definir.

- En la ventana, marca el nombre Rectángulo, de la lista Nombres en el libro y presiona el botón Eliminar. Acepta los cambios.

- De nuevo en la hoja de cálculo, despliega el Cuadro de nombres y comprueba que ha desaparecido el nombre del rango Rectángulo.

+ 4. Guardar el documento.

- Para guardar los documentos que creemos dentro de Microsoft Excel, vamos a crear una nueva carpeta dentro de nuestro disquete de trabajo, a la que llamaremos Prácticas.

- Créala y dentro de ella, almacena tu primer trabajo con el nombre de : “Nombres de celdas y rangos”.


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Introducir datos P

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Introducir datos en una celda o en un rango, y guardar nuestros trabajos, serán los objetivos iniciales que vamos a ver en esta lección y que necesitas saber para conocer cómo funciona una hoja de cálculo.

Como ya dijimos en la lección anterior, una celda puede contener diferentes tipos de información, entre la que encontramos:

Datos numéricos: formados por números desde el 0 hasta el 9. Pueden ir

acompañados por signos matemáticos como +, -, *, /.

Texto: cualquier combinación de letras.

Fechas y horas: estos datos podrán escribirse con diferentes formatos. Por ejemplo, 1 de Enero de 2000 podrá aparecer como 1/01/00 o como 01-ene-00. Con la hora ocurre lo mismo y podremos mostrar la hora 13:30; como 13:30,00; como 13:30 p.m.; etc.

Fórmulas: las veremos más adelante.

Valores de error: estos valores aparecerán cuando se produzcan fallos en los datos de las celdas, algunos de ellos son: #¡Nulo!, #¡Valor!, #¡Ref!, #¿Nombre?, #N/A, etc.

Ahora vamos a introducir datos dentro de una celda. La forma más sencilla de introducir datos dentro de una celda es:

1. Sitúate sobre la celda seleccionada, pulsando sobre ella.

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2. Escribe directamente los datos en su interior.

3. Para terminar, presiona la tecla Intro, y así aceptamos los cambios. Al pulsarla, también indicaremos que queremos situarnos en la celda de abajo.

Cuando introducimos datos en un rango de celdas, limitamos la entrada de información a esa zona de la hoja y con ello, no tenemos que preocuparnos de que se salga del espacio que hemos indicado.

En primer lugar, seleccionamos el rango de celdas, tú ya sabes cómo

se hace, y a continuación:

1. Empieza a escribir directamente, sin volver a pulsar (pues sino se desmarcaría el rango seleccionado).

2. Comprueba que los datos comienzan a introducirse en la primera celda seleccionada.

3. Pulsa la tecla Intro para pasar a la siguiente celda. En el caso de que termines de rellenar todas las celdas del rango y pulses de nuevo la tecla Intro, nos situaremos otra vez en la primera celda y, así, la información siempre estará dentro del rango.

Hay ocasiones en las que tienes que introducir el mismo dato en todas las celdas de un rango consecutivo, para ello, te enseñaremos un truco muy útil que consiste en utilizar las teclas Control e Intro.

Funciona de la siguiente forma: selecciona el rango, escribe el dato una sola

vez, pulsa la tecla Control y sin soltarla, presiona la tecla Intro. Éste se copiará en el resto de las celdas de forma automática.

Importante: Para eliminar un dato de una celda o rango, sólo debemos seleccionar la zona que contiene información y, a continuación, pulsar la tecla Suprimir.


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Otra forma de copiar los datos de una celda a una serie de celdas continuas, es utilizando el Cuadro de relleno.

Como su nombre indica, se trata de un cuadrado de color negro, lo veremos en la parte inferior derecha de la selección o celda activa y nos resultará muy útil. Por ejemplo: si quieres copiar el valor de la celda D4, en las celdas D5, D6, D7 y D8. La forma de realizarlo es la siguiente:

1. Colócate en la celda D4 e introduce en ella el valor que desees.

2. Mueve el cursor del ratón sobre el Cuadro de relleno. Sabrás que estás sobre él, porque el cursor tendrá forma de cruz.

3. Pulsa en él y arrástralo hacia abajo sin soltar, hasta completar el resto de celdas, es decir, cuando te sitúes en la celda D8, libera el ratón.

4. Podrás seguir la información que va a copiarse gracias a la ayuda emergente. Ésta aparecerá junto al puntero del ratón en un recuadro de color amarillo.

5. Cuando sueltes el ratón, los datos se copiarán automáticamente. Otra función muy importante que podemos realizar con el Cuadro de relleno, es la de completar una serie de datos sin necesidad de escribir toda la información. Ejemplo: Imagina que quieres escribir los días de la semana en siete celdas diferentes, pues sólo tendrás que escribir el primer día de la semana, del resto se encargará el Cuadro de relleno. Para ello, sigue los mismos pasos que en el caso anterior: escribe el primer dato en la celda, pulsa el Cuadro de relleno y arrástralo en la dirección que quieras. La ayuda emergente nos enseñará qué información aparecerá según marquemos las celdas.


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Sólo podremos rellenar información de los valores que estén introducidos dentro del cuadro Listas personalizadas de Microsoft Excel. Otro ejemplo más de relleno lo obtendremos con los meses del año.

En Microsoft Excel, también podremos utilizar estos comandos si hemos cometido un error al introducir una fórmula, un dato, dar color a una celda, etc.

Encontraremos este botón en la barra de herramientas Estándar y sus funciones serán iguales que las que hemos estudiado en programas anteriores. Pulsando en su parte izquierda, borraremos la última acción realizada en nuestra hoja de cálculo, mientras que si presionamos sobre la flecha desplegable, se mostrará una lista en la que veremos las últimas acciones efectuadas que podemos eliminar.

Al igual que en el caso anterior, lo encontraremos situado en la barra de herramientas Estándar y se activará siempre que utilicemos el comando Deshacer. Su función, al pulsar en la parte izquierda, será la de repetir la última acción que hemos borrado; mientras que si seleccionamos la flecha de la derecha, veremos una lista con todos los cambios que podemos rehacer.

Importante: No todas las acciones podrán deshacerse y rehacerse.

¡Utiliza estas opciones!, pues podrán ayudarte a salir de situaciones en las que no sabías cómo solucionar un error cometido.

Guardar documentos

Para almacenar un documento que hemos creado en Excel, tendremos que guardarlo, darle un nombre y con ello, identificarlo para posteriormente seguir trabajando con él.

La forma de guardar un documento será la siguiente:

1. Localiza en la barra de herramientas Estándar el botón Guardar y haz clic en él.


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2. Esta opción también podrás encontrarla en el menú Archivo.

3. Observa que, si es la primera vez que guardas tu documento con esta opción, accederemos a la ventana Guardar como.

Otra forma de acceder a esta ventana es a través del menú Archivo, donde aparecerá esta orden en su lista desplegable.

Dentro de la ventana, encontraremos opciones que utilizarás para conservar nuestro trabajo, como por ejemplo:


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1. Guardar en: en su lista desplegable, escogemos el directorio o carpeta donde guardaremos nuestro trabajo. También podremos realizar esta acción a través de la Barra de Ubicaciones, pues con ella, llegaremos a las carpetas o ubicaciones más utilizadas de una forma más rápida.

2. Nombre de archivo: en ella, aparecerá escrito un nombre que Excel nos propone para nuestra hoja de cálculo. Podemos aceptarlo, pero si no nos parece adecuado, escribiremos encima el nuevo nombre con el que almacenaremos nuestro documento.

3. Guardar como tipo: en este cuadro marcaremos el tipo de documento que es nuestro trabajo. En nuestro caso, indicaremos la opción Libro de Microsoft Excel.

4. Si necesitamos una carpeta nueva, la crearemos con el botón Crear nueva carpeta. El modo de proceder es el mismo que el visto en otras ocasiones.

5. Para cerrar la ventana Guardar como y aceptar las opciones que almacenarán nuestro trabajo, haremos clic en Guardar.


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Para seguir conservando las acciones que realicemos a continuación, utilizaremos el botón Guardar, que ahora se limitará sólo a almacenar los nuevos cambios y en esta ocasión, no abrirá ninguna ventana.


Mediante este ejercicio de repaso, introducirás datos en celdas, utilizarás el Cuadro de relleno, y almacenarás los cambios realizados en la hoja de cálculo.

+ 1. Introducir datos.

- En una hoja de cálculo en blanco, marca un rango de celdas comprendido desde la celda B3, hasta la celda C6.

- Sin pulsar con el ratón, empieza a escribir el primer dato: “Rojo”. - Presiona la tecla Intro para cambiar a la siguiente celda y escribe en

ellas: “Amarillo”, “Naranja”, “Turquesa”, “Aguamarina”, “Verde”, “Gris”, “Lavanda”.

- Observa cómo la información se va introduciendo sin salirse del rango seleccionado.

- Colorea cada celda del color que marcan utilizando el botón Color de relleno que encontrarás en la barra de herramientas Dibujo. Sitúate sobre cada una de ellas y aplica su color.

+ 2. Cuadro de relleno.

- Ahora, sitúate en la celda B10, haciendo clic sobre ella.

- Escribe en ella “Lunes” y, a continuación, pulsa en su Cuadro de selección. Sabrás que estás en él porque el cursor del ratón tendrá forma de cruz (lo encontrarás en la esquina inferior derecha de la celda).

- Arrástralo hacia la derecha y completa la serie con todos los días de la semana, es decir, hasta la celda H10.

- Para finalizar, suelta el ratón y la información se rellenará automáticamente.

- Colorea toda la serie de un color. La forma más sencilla es seleccionar todas las celdas que vamos a colorear y por último, aplicar el color.


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- Ahora, sitúate en la celda A12 y escribe en ella “Enero”.

- Pulsa su Cuadro de relleno y arrástralo hasta que completes los meses del año, es decir, hasta la ceda L12.

- Finalmente, colorea según prefieras todas las celdas que contengan meses del año.

- Si deseas eliminar una acción o por el contrario, volver a rehacerla, usa los comandos Deshacer y Rehacer de la barra de herramientas Estándar.

+ 3. Guardar nuestra hoja de cálculo.

- Selecciona el menú Archivo de la barra de menús y pulsa sobre la orden Guardar como que encontraremos en su lista desplegable.

- Introduce el disquete de trabajo en la unidad del PC y localiza en el cuadro Guardar en, la carpeta Prácticas donde almacenaremos los documentos de Excel.

- Sitúate dentro, haciendo doble clic sobre ella.

- En el cuadro Nombre de archivo, escribe: “Datos de colores” y selecciona en el cuadro Tipo de archivo, la opción Libro de Excel.

- Una vez introducidos todos los datos, pulsa Guardar y el documento se conservará.

- Si seguimos realizando modificaciones en el documento y queremos almacenarlas también, pulsaremos el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar.

Para practicar mas

En este ejercicio, realizarás prácticas para dominar la forma de introducir datos en Excel.

- Sitúate en la celda B14, de la misma hoja de cálculo y marca un rango hasta la celda H20.

- Sin volver a pulsar con el ratón, escribe directamente: “JUNIOR”.

- A continuación, utiliza las teclas Control e Intro y copia el valor en el resto de valores que componen el rango.

- Coloréalo a tu gusto utilizando el botón Color de relleno.

- Por último, guarda los cambios realizados a través de la orden Guardar, que encontraremos en la lista desplegable del menú Archivo.


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En esta lección, seguiremos aprendiendo funciones básicas de Excel que nos servirán para abrir documentos, crear nuevos trabajos, etc. Además, conocerás qué utilidad podemos darle a las opciones Copiar, Cortar y Pegar, dentro de esta aplicación.

Una de las ventajas de conocer la orden Abrir es que, con ella, podemos utilizar todos los trabajos que hemos almacenado anteriormente y, por tanto, ahora vamos a explicarte cómo funciona.

Este comando lo encontramos como botón en la barra de herramientas Estándar, o bien, como orden en la lista desplegable del menú Archivo. Elige la opción que prefieras y se abrirá la ventana Abrir.

1. Dentro de ella, tenemos la posibilidad de escoger, en el cuadro Tipo de archivo, aquél que estamos buscando. Su función será la misma que en la ventana Guardar como.


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2. La lista desplegable Buscar en nos servirá para localizar la carpeta donde se encuentra nuestro trabajo. También podremos realizar la búsqueda con la Barra de Ubicaciones, pues su aplicación será similar a la del cuadro Guardar en que estudiamos en la lección anterior.

3. Para desplazarnos por la ventana Abrir, utilizaremos el botón Atrás. Observa que cada vez que pulsamos en él, nos situamos en la carpeta anterior a la que nos encontramos, y, además, si dejamos el ratón sobre él sin presionar, nos mostrará su nombre.

4. Cuando localices el documento que estamos buscando, selecciónalo pulsando sobre él y a continuación, haz clic en el botón Abrir.

¡Verás el archivo en la pantalla!.

La utilidad de este comando es opuesta a la de la orden Abrir que acabamos de aprender. Podremos ejecutarlo de dos formas:

1. A través del botón Cerrar ventana, que se encuentra en la esquina superior derecha del documento.


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2. O bien, mediante la orden Cerrar que vemos en la lista del menú Archivo.

3. Cuando pulsamos una de estas opciones, la hoja de cálculo se cerrará, pero si hemos realizado alguna modificación y no estaba almacenada, Excel nos informa de ello lanzándonos un mensaje en el que nos da la posibilidad de guardarlo en ese momento.

Crear

Esta orden te ayudará a crear un nuevo libro de trabajo vacío, con el que podrás trabajar en Microsoft Excel.

Cuando abrimos el programa, encontramos directamente un documento en blanco. Pero si queremos crear uno nosotros mismos, no hace falta que salgamos y entremos de nuevo en la aplicación.

Para ello, sigue estos pasos:

1. Localiza el botón Nuevo, en la barra de herramientas Estándar y pulsa sobre él.

2. Esta orden, también la encontraremos en la lista desplegable del menú Archivo.

3. Cuando presionamos sobre ella, creamos un nuevo libro de trabajo en blanco sobre el que podremos comenzar a trabajar directamente.

Podremos trabajar con varios libros de trabajo a la vez, por lo que no será necesario cerrar el documento en el que estamos trabajando para abrir uno nuevo.


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Cada vez que añadamos un nuevo libro de trabajo, aparecerá su

nombre en la Barra de tareas de Windows y para cambiar de un libro a otro, sólo tendremos que pulsar en su nombre como si se tratara de un botón.

Importante: Cuando creamos un nuevo documento, no estamos añadiendo páginas nuevas al actual, sino que abrimos un nuevo libro de trabajo independiente, con nuevas páginas. Copiar, Cortar y Pegar

Antes de explicar la utilidad de los comandos Copiar, Cortar y Pegar, vamos a repasar las posibles acciones que realizamos en una hoja de cálculo.

Esta acción copia los datos de una zona de la hoja de cálculo o libro de trabajo, a otra. También nos referiremos a ella como Copiar.

Copiaremos: rangos, celdas, colores, imágenes, autoformas, etc.

Desplaza los datos de una zona a otra de la hoja de cálculo o libro de trabajo. Cuando hablamos de mover, nos referimos a Cortar.

La acción de duplicar la llevaremos a cabo en dos pasos: primero, copiamos el objeto o elemento en el que estemos interesados y, segundo, pegamos su copia. La forma de realizarlo paso a paso es la siguiente:

1. Selecciona con el ratón el elemento a copiar pulsando sobre él o seleccionándolo con el cursor en el caso de tratarse de una celda o rango de celdas.

2. Localiza el botón Copiar en la barra de herramientas Estándar y pulsa sobre él. Si copiamos un rango de celdas, observa cómo éste se muestra rodeado por un cuadrado de líneas discontinuas.

3. Selecciona la posición de destino donde se situará la copia. Ten en cuenta que, al tratarse de un rango, la selección para el destino


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deberá contener el mismo número de celdas y la misma posición que la selección de origen.

4. Para finalizar, presiona el botón Pegar que encontrarás en la misma barra de herramientas.

Comprueba que los datos se duplican de forma rápida. Al igual que en el caso anterior, la acción de mover objetos, celdas o rangos de lugar la llevaremos a cabo en dos pasos: primero, cortaremos el objeto o los datos en los que estemos interesados y, segundo, los pegaremos.

Para que lo entiendas mejor, sigue las siguientes instrucciones:

1. Selecciona el objeto, celda o rango que desees mover de lugar.

2. Localiza el botón Cortar en la barra de herramientas Estándar y pulsa sobre él. Si teníamos seleccionado un objeto, autoforma, etc, éste desaparecerá de la pantalla; sin embargo, si la selección era de una celda o rango, ésta se rodeará por un cuadrado de líneas discontinuas.

3. Marca la situación del destino donde aparecerán los datos (recuerda que debe tener el mismo número de celdas y la misma posición que en el destino).

4. Para finalizar, localiza el botón Pegar de la misma barra de herramientas Estándar y haz clic sobre él. 5. Comprueba que el elemento seleccionado ha cambiado de lugar.


A través de esta práctica, trabajaremos con una hoja de cálculo ya creada. En ella, deberás realizar los pasos que a continuación te mostramos.

+ 1. Abrir una hoja de cálculo.

- Dentro de Microsoft Excel, pulsa sobre el botón Abrir que encontrarás en la barra de herramientas Estándar.

- En la ventana que se abre, sitúate en el cuadro Buscar en, y en él, localiza la carpeta Alumno. Haz doble clic en ella para abrirla, y selecciona el documento llamado “Calendarios”.


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- Pulsa sobre él y, a continuación, presiona el botón Abrir. ¡Ya tendrás el archivo en pantalla!.

+ 2. Copiar y Pegar.

- En la hoja de cálculo “Calendarios”, veremos tres tablas que representan a los meses de Junio, Julio y Agosto.

- Selecciona el mes de Junio al completo. Para ello, utiliza el ratón y marca un rango continuo desde la celda B2, hasta la celda H8.

- Seguidamente, haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar. Observa cómo el rango indicado se marca con una línea de puntos intermitente.

- Ahora, selecciona el rango de destino en el que se colocará la copia. Lo ubicaremos debajo del mes de Julio, indica el rango de celdas desde la J11, hasta la P17.

- Con el rango marcado, localiza el botón Pegar en la barra de herramientas Estándar y pulsa sobre él.

- Comprueba que el mes de Junio se ha copiado en la nueva posición.

+ 3. Crear un nuevo documento.

- Para crear un nuevo libro de trabajo, busca en la barra de herramientas Estándar el botón Nuevo, y pulsa sobre él.

- Aparecerá un nuevo libro de trabajo en blanco, que mostrará su nombre en la barra de tareas.

- Vuelve al libro “Calendarios”, pulsando sobre su nombre en la barra de tareas.

+ 4. Cortar y Pegar.

- Selecciona la copia que acabamos de realizar y que comprende el rango desde la celda J11 a la P17.

- Pulsa el botón Cortar de la barra de herramientas Estándar. Observa cómo la selección se rodea por un cuadro de líneas discontinuas.

- Posiciónate en el nuevo documento que creamos en el punto anterior. Para ello, pulsa sobre su nombre en la barra de tareas.

- Sitúate en la celda B4 pulsando sobre ella y pega la información utilizando el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar.


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- Observa que los datos de la tabla aparecen con un aspecto distinto al original.

+ 5. Ajustar el texto en las celdas.

- Para que nuestro documento se muestre con el mismo aspecto que se copió, tendremos que utilizar el ajuste automático.

- Haz un doble clic en el borde derecho de la cabecera de cada columna donde haya datos. Es decir, en la columna B, C, D, E, F, G y H.

- Comprueba cómo las celdas se ajustan el texto escrito en ellas. + 6. Cerrar el documento.

- Cierra el archivo “Calendarios” con el botón Cerrar ventana situado en la esquina superior derecha.

- Responde No en el mensaje de advertencia para guardar los cambios realizados.

+ 7. Guardar la hoja de cálculo.

- Almacena el nuevo documento en tu disquete de trabajo.

- Recuerda que los documentos de Excel se situarán en una nueva carpeta llamada Prácticas.

- Guárdala con el nombre: “Tabla de Junio”.


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Mejorar el aspecto de los datos P

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Como ya sabemos introducir datos dentro de una hoja de cálculo, ahora aprenderemos a mejorar su aspecto. Para ello, te explicaremos la forma de alinearlos, de ajustarlos a la celda, cómo crear imágenes y aplicar diferentes formatos.

Igual que hicimos en programas anteriores que trataban con textos, la información que introducimos dentro de una celda, podemos disponerla en varias posiciones a las que llamaremos Alineación.

Los comandos para este fin los encontramos en la barra de herramientas Formato y sus funciones ya las conocemos.

Ahora vamos a mostrarte otra forma más profesional de cambiar la posición de los datos de una celda. Sigue estos pasos:

1. Pulsa el menú Formato de la barra de menús y selecciona la opción Celdas.

2. Dentro de esta ventana, haz clic en la pestaña Alineación, donde podemos distinguir Tres zonas: Alineación del texto, Orientación y Control de texto.


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3. Alineación del texto: en ella elegiremos si queremos que nuestros datos tengan una posición horizontal o vertical.

- En el cuadro de lista Horizontal, encontramos opciones como:

General: aplica la alineación predeterminada, es decir, si

escribimos valores numéricos, éstos se posicionarán a la derecha de la celda; si son letras, se situarán a la izquierda.

Izquierda: los datos con esta alineación se posicionarán a la izquierda de la celda.

En el cuadro Sangría, podemos indicar el número exacto de espacios que queremos desplazarlos.

Centrar en la celda: centra el contenido en la celda.


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Derecha: alinea la información en el extremo derecho de la celda.

Rellenar: repite los caracteres de la celda situada en el extremo izquierdo, al resto de celdas seleccionadas de la derecha.

Justificar: ajusta el espacio que hay entre las palabras de una celda para que todas tengan el mismo ancho.

Centrar en la selección: centra los datos de una celda en aquéllas que hayamos indicado, siempre y cuando este rango esté vacío.

- Si por el contrario, escogemos el cuadro de lista Vertical, veremos las siguientes opciones:

Superior: ajusta el texto en la parte superior de la celda.

Centrar: centra los datos en medio de la celda.

Inferior: alinea la información en la parte inferior izquierda de la celda. Es la predeterminada.

Justificar: obliga a los datos a ocupar todo el alto dentro de las celdas.

4. Orientación: pulsando en la casilla izquierda de este cuadro, situaremos el texto de la celda seleccionada completamente en Vertical, o bien, con el grado de inclinación que queramos. Esto lo conseguiremos escribiendo, en el cuadro de control Grados, el número de giros que queremos dar al texto; o moviendo, directamente, el dibujo que se muestra sobre él.

5. Control del texto: en esta zona, activaremos las casillas que queramos aplicar sobre la celda o rango seleccionado.


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Ajustar texto: dependiendo del ancho de la celda y de lo que ocupe el texto, lo ajustará en varias líneas dentro de la celda.

Reducir hasta ajustar: disminuye el tamaño de la fuente en los datos seleccionados, para que quepan en la celda.

Combinar celdas: une las celdas seleccionadas formando una sola. Este comando también lo encontramos como botón en la barra de herramientas Formato.

Formatos de celdas

Ahora que ya sabemos introducir información en una celda, debes saber que también puedes elegir un formato para ella.

Microsoft Excel, nos ofrece muchas posibilidades para elegir tipos de

letras, tamaños, estilos, colores, etc.

Para realizar alguno de estos cambios:

1. Fíjate en la barra de herramientas Formato y observa que hay opciones comunes que ya conoces.

2. Para cambiar de tipo de letra, utiliza el cuadro de lista desplegable Fuente, como hemos hecho en otras ocasiones.

3. Si quieres modificar su tamaño, usa la lista desplegable del cuadro Tamaño de fuente.


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4. El color de texto podremos cambiarlo con el botón Color de fuente; lo encontrarás en esta misma barra de herramientas.

5. También, aplicaremos estilos de Negrita, Cursiva y Subrayado sobre nuestro texto. Para ello, pulsa sobre sus botones, junto al cuadro Tamaño de fuente.

Ajustes

A veces, nos encontramos con el problema de que la información tiene un tamaño mayor que la celda en la que se encuentra.

La solución más práctica para este problema es la que utilizamos en el Ejercicio de repaso de la lección anterior.

1. Para realizar un Ajuste automático de la celda a la información que hay dentro de ella, utilizaremos las Cabeceras de las columnas y filas.

2. Haz un doble clic en la parte derecha de la cabecera de la columna cuyos datos queremos ajustar. De esta forma, comprueba que la columna se amplía o reduce para encuadrarse a la celda de datos.

3. Igualmente, ajustaremos las filas al texto pulsando dos veces seguidas sobre la parte inferior de la cabecera de ésta.

Importante: No debes confundir lo que acabamos de explicar con el apartado de Alineación del texto, ya que, mientras que en el Ajuste automático, la celda se ajusta al texto; en el Ajuste de texto, es la información la que se ajusta a la celda.


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En este apartado, te enseñaremos a dar un diseño a los grupos de datos que introduzcamos en la hoja de cálculo. Aprenderás, también, a aplicar bordes que delimiten dónde empieza y termina el rango de datos. Importante: Las líneas grises que vemos en pantalla separando las celdas no serán visibles cuando imprimamos nuestro trabajo y, por ello, debemos utilizar bordes si deseamos destacar celdas que contengan, por ejemplo, títulos, totales, anotaciones, etc.

La forma más rápida de aplicar bordes sobre una celda o rango seleccionado es la siguiente:

1. Localiza en la barra de herramientas Formato el botón Bordes.

2. Pulsa sobre su flecha desplegable y observa que aparecen varias opciones con las que aplicaremos bordes: inferiores, izquierdos, derechos, superiores, dobles, etc.

3. Sólo tenemos que pulsar sobre la opción que queramos y comprobar el resultado.

4. Para eliminar cualquier borde:

- Selecciona el rango sobre el que se encuentre aplicado.

- Despliega la lista del botón Borde y, en ella, marca la opción Sin borde.

Autoformatos

Los Autoformatos nos serán muy útiles cuando nos encontremos en situaciones en las que no tenemos tiempo para mejorar el aspecto de nuestros datos de forma manual, es decir, aplicar color a sus fuentes, alinear sus datos, ajustar sus columnas y filas, utilizar bordes, etc. Así pues, este comando aplicará, de forma automática, una combinación de formatos ya establecidos a un rango de datos. Para ello, selecciónalo al completo o sólo una celda de él, ya que Excel tomará como límites las celdas que estén en blanco. A continuación:

1. Haz clic en el menú Formato de la barra de menús y escoge de su lista desplegable la opción Autoformatos.


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2. En la ventana que aparece, encontraremos una lista con todos los Autoformatos que podemos aplicar a nuestro rango de datos.

3. Pulsa sobre el que prefieras y presiona el botón Aceptar.

4. Observa los cambios que se producen en tus datos.

5. Podrás cambiar de estilo repitiendo estos pasos tantas veces como quieras, ya que al elegir uno nuevo, éste sustituirá al anterior.

6. Para eliminar un Autoformato, vuelve a su ventana y, en ella, selecciona la opción Ninguno. Por último, haz clic en Aceptar.


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Autoformas, Imágenes prediseñadas

Al igual que en programas como Word y PowerPoint, en Microsoft Excel, también podremos alegrar nuestros trabajos con divertidas imágenes y dibujos como: Autoformas, Imágenes prediseñadas o Imágenes WordArt.

La forma de utilizar estas opciones ya las conoces, y por eso, sólo

haremos un breve repaso para refrescarte la memoria. Todas se realizarán a través de los comandos situados en la barra de herramientas Dibujo:

1. Autoformas:

Para insertarlas, seguiremos utilizando el menú con el nombre Autoformas. Pulsa sobre él, y elige la opción que prefieras crear.

Haz clic sobre la hoja de cálculo, y arrastra sin soltar el ratón. Cuando hayas terminado, suéltalo, y tu autoforma estará creada. Ya sabes que podemos dar color a sus rellenos y a sus líneas.

2. Imágenes prediseñadas:

Pulsa sobre el botón Insertar imagen prediseñada y, en la ventana que se abre, realiza las elecciones que desees. Presiona sobre la imagen elegida e


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insértala con la opción Insertar clip.

3. WordArt:

Para crear imágenes WordArt, utilizaremos el botón Insertar WordArt. Presiona sobre él, y sigue los pasos que ya conoces: primero, selecciona un estilo WordArt y, por último, escribe su texto. Aplícale, si quieres, estilos de Negrita o Cursiva.


Para trabajar en este ejercicio, deberás utilizar el archivo “Calificaciones” que encontrarás en la carpeta Alumno. En él, veremos un ejemplo de boletín de notas, recupéralo, porque vamos a trabajar con él:

+ 1. Dar formato al texto.

- Una vez que hemos abierto el documento, selecciona las celdas correspondientes al Nombre del alumno, es decir el rango B4:E4. - Cambia su tipo de fuente: selecciona el cuadro Fuente de la barra de herramientas Formato y, en su lista desplegable, señala la letra Book Antiqua.

- Pulsa sobre el cuadro Tamaño de fuente e indica un tamaño de 10 puntos.

- Aplica un estilo Negrita haciendo clic en el botón con el mismo nombre.

- Selecciona, ahora, la celda B6, y cambia su fuente igual que lo hemos hecho anteriormente. Elige, en esta ocasión, el tipo de letra Arial con un tamaño de 12 puntos. Aplica un estilo Negrita y Subrayado pulsando estos botones.

- Realiza los mismos cambios de la celda B6, en D6. No te


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preocupes por el aspecto de los datos.

- Marca el rango de datos B8:B14, y sobre él aplica un tipo de letra Comic Sans MS. Su tamaño deberá ser de 12 puntos. Aplícale un estilo Negrita y cambia su Color de fuente seleccionando, en la lista del botón con el mismo nombre, el color Azul.

- Indica el rango D8:D14. Utiliza el mismo tipo de fuente y tamaño que el usado anteriormente, además de los estilos Negrita y Cursiva y cambia su color de fuente a Gris. La excepción será para la celda D9, que tendrá un color Rojo.

- Por último, selecciona el rango B16:E16 y aplica sobre él un estilo Negrita.

+ 2. Alinear los datos.

- Empezando por la celda del texto Asignaturas, selecciona el rango B5:C6.

- A continuación, pulsa el menú Formato de la barra de menús y selecciona la opción Celdas en su lista desplegable. Haz clic sobre la pestaña Alineación.

- En los cuadros de lista Horizontal y Vertical, presiona la orden Centrar y activa la casilla de verificación Combinar celdas. Acepta los cambios efectuados.

- Realiza las mismas variaciones sobre el rango D5:E6, para combinar y alinear la celda de Calificación.

- Seguidamente, combina las celdas de cada asignatura para que cada una de ellas ocupen dos celdas. Por ejemplo, para combinar la asignatura de Matemáticas, seleccionaremos el rango B8:C8, y pulsaremos sobre el botón Combinar celdas de la barra de herramientas Formato. Haz lo mismo con el resto de las asignaturas de las columnas B y C y, cuando hayas terminado, alinea estos datos a la izquierda usando el botón con el mismo nombre situado en la barra de herramientas Formato. - Repite esta operación con cada Calificación, combinando las columnas D y E. Sobre sus datos aplicaremos una alineación centrada.

- No te olvides de las celdas B7:C7; B15:C15; D7:E7 y D15:E15. + 3. Aplicar bordes.


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- Selecciona la tabla de datos al completo, es decir, el rango de celdas desde B4, hasta E16.

- Despliega la lista del botón Bordes, que encontraremos en la barra de herramientas Formato, y haz clic sobre la opción Borde de cuadro Grueso.

- Para terminar, selecciona el rango desde la celda B5, hasta la celda D15 y aplica sobre él la opción Todos los bordes, del botón Bordes.

+ 4. Insertar imagen prediseñada.

- Pulsa sobre el botón Insertar imagen prediseñada de la barra de herramientas Dibujo.

- En la ventana que se abre, señala la categoría Académico y a su vez, la imagen Graduados.

- Insértala con la opción Insertar clip que aparece, en la parte derecha de la tabla, al pulsar sobre ella.

+ 5. Guardar la hoja de cálculo.

- Guarda tu documento en el disquete de trabajo.

- Abre la carpeta Prácticas y almacénalo en ella con el nombre: “Jordan II”.


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Introducir fórmulas P

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En esta lección, aprenderemos a introducir fórmulas con las que trabajaremos en Microsoft Excel. También conocerás la utilidad del botón Autosuma y, además, sabrás en qué consisten los formatos numéricos.

Ya hablamos de ella en la primera lección de Microsoft Excel, y ahora aprenderemos a utilizarla.

Su función será la de introducir valores o fórmulas que se mostrarán como datos en la hoja de cálculo; está situada junto al cuadro de nombres. Podremos ver que está formada por tres botones:

- Introducir: funciona igual la tecla Intro, ya que, cuando pulsamos sobre él, los datos se almacenarán en la celda.

- Cancelar: cierra la Barra de fórmulas y, cancela la entrada de datos regresando a la celda activa, que aparecerá en blanco.

- Modificar fórmula: nos será útil cuando queramos crear una fórmula con nuestros datos. Si pulsamos en ella, se abrirá la Paleta de fórmulas y, automáticamente se muestra el signo Igual (=), que dará paso a los valores.

La forma de introducir datos dentro de una celda o rango a través de la Barra de fórmulas, es la siguiente:

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1. Selecciona la celda donde se introducirán los datos pulsando sobre ella. 2.Escribe en ella los datos. Observa cómo éstos van apareciendo en la Barra de fórmulas a medida que se van introduciendo en la celda.

3. Haz clic en el botón Introducir o pulsa Intro, y la información se conservará en la celda.

4. A continuación, comprueba que la barra de fórmulas se cierra, y sólo aparecerá activo el botón Modificar Fórmula. Los botones Introducir y Cancelar aparecerán activos cuando introduzcamos datos.

Las fórmulas son el principal objetivo que tenemos en una hoja de cálculo, ya que, en ellas, encontraremos todas las opciones importantes de Excel.

Todas las fórmulas deben empezar con el signo Igual (=) y, seguidamente, se escribirán los datos con la operación que vamos a realizar.

Para que lo entiendas mejor, vamos a ponerte un ejemplo que deberás

seguir con mucha atención:

Imagina que tu clase decide realizar una excursión a las sierras de Córdoba y para cubrir los gastos, cada uno de los alumnos debe aportar un total de 30 pesos.

Para llevar, de una forma ordenada, el control de las personas que han

pagado y las que aún faltan por pagar, te han nombrado tesorero de la clase y, además, te piden que les des el total del dinero que se va consiguiendo.

Si quieres puedes evitar el tener que escribir los datos en un papel y

calcular tú mismo el importe total que has acumulado cada vez que alguien te pague.


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¿Crees que es difícil?. Sigue estos pasos y comprobarás que no lo es.

1. En una hoja de cálculo en blanco, crea una tabla con las columnas:

- Alumnos. - Pesos.

- Total.

Nota: A continuación te daremos un ejemplo hecho por alumnos de España en Pesetas. Tu deberás hacerlo con los datos que te dimos para la excursión a nuestras sierras. Cambia los datos y realiza la práctica. La imagen que tendremos será similar a la que a continuación se muestra pero con tus datos:

2. En la columna Alumnos, veremos los nombres de nuestros compañeros de clase que participarán en la excursión.

3. En la columna Pesetas (pesos) , escribiremos el importe, 30 (para el ejemplo 1500), al lado de cada persona que haya pagado su cuota.


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4. La importancia de la hoja de cálculo se encuentra en la celda Total, pues, en ella, realizaremos la fórmula para que muestre el total del dinero acumulado, además se tendrá que actualizar cada vez que se introduzca un nuevo importe.

Es muy sencillo, sólo tienes que seguir estas pautas:

- Sitúate en la celda que mostrará la fórmula del total. - Ahora, presiona el botón Modificar fórmula en la Barra de fórmulas. Observa cómo se introduce automáticamente el signo Igual (=).

- A continuación, señala, pulsando con el ratón, la primera celda de la columna Pesetas (pesos) (aunque esté vacía) y sus coordenadas o nombre se mostrarán en la Barra de fórmulas.

- Pulsa la tecla Más (+) del teclado y después introduce la siguiente celda haciendo clic en ella.

- Coloca una a una todas las celdas de esta columna, acompañadas, cada una de ellas, del signo Más (+). De esta forma, indicaremos a Excel que sume todas las celdas de la columna Pesetas, aunque su valor sea cero. Por ejemplo, en el caso de que nuestros datos estén en la columna D, y el último dato estuviese en la celda D20, la fórmula quedaría así:


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- Cuando hayas terminado, pulsa Aceptar y se realizará la suma de todos los datos.

5. Prueba, ahora, a introducir un nuevo valor. Imagina que un compañero realiza su pago de 1500 pesetas(30). Escribe el valor y observa que cuando pulsas Intro o Aceptar, el valor de la celda del total cambia, ya que, automáticamente, sumará el nuevo importe al total anterior.

¡Ya sabes lo interesante que puede ser crear una fórmula con Microsoft Excel!.

De la misma forma, podrás realizar cálculos como: sumas, restas,

multiplicaciones, divisiones, etc.

Importante: También podrás introducir datos en la Barra de fórmulas escribiéndolos directamente en ella. Por ejemplo, en vez de pulsar sobre las celdas que formarán parte de la fórmula, las teclearemos. Autosuma

Microsoft Excel nos muestra otra forma de realizar una suma de datos con el sistema que utiliza el botón Autosuma. Nos resultará muy sencillo sumar filas y columnas, pues, sólo pulsando

sobre él, nuestra operación se ejecutará.

Vamos a enseñarte paso a paso cómo funciona:

1. En primer lugar, sitúate en la celda donde se realizará la Autosuma. Generalmente, ésta suele hacerse debajo de la columna o fila de datos que se van a sumar.

2. Localiza el botón Autosuma en la barra de herramientas Estándar y pulsa sobre él.


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3. Automáticamente, el rango de datos que Excel toma para realizar la operación, se rodeará por un cuadro de líneas discontinuas.

4. Si éste no es el rango deseado, indicaremos cuál es el que queremos sumar seleccionándolo como hacíamos cuando marcábamos rangos.

5. Su operación se mostrará en la Barra de fórmulas y en la celda, que indicará la siguiente expresión:

=SUMA(Rango de datos).

6. Cuando estemos de acuerdo con el rango que se sumará, pulsamos Intro.

7. Finalmente, veremos en la celda activa la suma de todos los datos numéricos del rango seleccionado, aunque en la Barra de fórmulas siga visible su fórmula.

Importante: En el caso de que hubiera algún dato no numérico en la suma indicada, nos aparecerá un mensaje de error en la celda activa.

Formatos para números

En la lección anterior, explicamos cómo mejorar el aspecto de nuestros datos cambiando su color, su fuente, el tamaño, aplicando bordes, etc. Ahora veremos otro tipo de formatos, válidos sólo para las celdas con números, que añadirán ciertos caracteres a los datos numéricos, ahorrándonos así el tener que escribirlos.


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Estos formatos los encontraremos en la barra de herramientas Formato

y con ellos insertaremos símbolos de: $, 00,00, %, etc.

Por ejemplo, si queremos escribir el dato 1.500 $, sólo tendremos que escribir 1500, y Excel hará el resto.

1. Fíjate en la barra de herramientas Formato, ya que iremos describiendo uno a uno los formatos que hay en ella.

2. Estilo moneda: si pulsamos en él, aplicamos, detrás del valor numérico de la celda, el símbolo de la moneda del país en el que nos encontremos, en nuestro caso el peso ($). Por ejemplo, si escribimos en la celda D3 el valor 45678, cuando pulsemos el botón Estilo moneda, se mostrará como: $ 45.678.

3. Euro: introduce el símbolo del euro detrás de la información que tenga la celda o rango seleccionado. Por ejemplo: el valor 12349 aparecerá como 12.349,00 �.

4. Estilo porcentual: aplica el símbolo porcentual sobre la celda o rango seleccionado. Por ejemplo, si aplicamos este formato sobre el valor 45, lo veremos como 4500%.

5. Estilo millares: incluiremos un punto como separación de miles. Es decir, el dato 1234567890 se mostrará como 1.234.567.890 al pulsar sobre su botón.

6. Aumentar decimales: cuando pulsamos sobre él, añadiremos la coma decimal y un dígito detrás del valor de la celda seleccionada. Si seguimos pulsando en él, los dígitos decimales continuarán aumentando. Por


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ejemplo: el valor 4356, aparecerá como 4356,0; 4356,00; 4356,000, dependiendo del número de veces que pulsemos el botón.

7. Disminuir decimales: disminuiremos el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal. Es decir, el valor 777,00000, lo veremos como 777,0000; 777,000; 777,00. Su función será contraria a la del botón anterior.


Realizarás este ejercicio usando el documento “Tablas de multiplicar ” que te entregará tu profesor . Ábrelo y sigue estos pasos:

+ 1. Introducir fórmulas.

- Como habrás observado, todos los datos están dispuestos ya en la hoja de cálculo, y sólo quedará que creemos la fórmula para calcular las multiplicaciones.

- Primero la crearemos en la “Tabla del 2” y posteriormente en la “Tabla del 7”.

- La primera fórmula que vamos a introducir estará situada en la celda E7, y nos calculará el resultado de multiplicar la celda C7 por la celda D7. Es decir, hallaremos el resultado de multiplicar 2 por 1.

- Sitúate en ella con el ratón (E7) y, ahora, pulsa el botón Modificar fórmula en la Barra de fórmulas.

- Observa que el signo Igual (=) se ha añadido automáticamente y la hoja de cálculo está preparada para realizar la operación.

- Pulsa sobre la celda C7 y comprueba que ésta se muestra en la Barra de fórmulas y en la celda activa.

- Para teclear el símbolo de multiplicación, utilizaremos el Asterisco; pulsa sobre él.

- Ahora, introduciremos el segundo factor para la multiplicación.


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Para ello, haz clic sobre la celda D7.

- Para finalizar, presiona el botón Aceptar de la Paleta de fórmulas, o bien, pulsa Intro. El resultado se mostrará en la celda activa.

- A continuación, crearemos la primera fórmula de la “Tabla del 7” siguiendo los mismos pasos que en el caso anterior. - Los factores de la multiplicación serán G7 por H7, es decir, 7 por 1.

- Sitúate sobre la celda I7, que será donde realizamos la fórmula y pulsa el botón Modificar fórmula de la Barra de fórmulas.

- Una vez que haya aparecido el signo Igual (=), pulsa sobre la celda G7. Ésta se mostrará en la celda activa y en la Barra de fórmulas.

- Presiona el Asterisco en el teclado (como signo de multiplicación).

- Por último, haz clic en la celda H7 y pulsa Intro o Aceptar, según te apetezca.

- Comprueba que ya tenemos los resultados en las primeras filas de ambas tablas.

+ 2. Crear el resto de fórmulas.

- En vez de añadir las fórmulas fila a fila para las celdas que quedan, lo haremos con el Controlador de relleno.

- En primer lugar, trabajaremos con la “Tabla del 2”.

- Vamos a añadir las fórmulas a las celdas comprendidas desde E8, hasta E16, consiste en copiar en ellas la fórmula que ya está creada, es decir, la de la celda E7, que multiplica una celda de la columna C, por una de la columna D.

- Para ello, sitúate en E7 pulsando con el ratón y localiza el Controlador de relleno. Recuerda que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda; sabrás que estás sobre él cuando el cursor tenga forma de cruz.

- Pulsa y arrástralo sin soltar hasta la celda E16. Observa que, cuando sueltes aparecerán los datos como resultado.

- Por ejemplo, pulsa sobre la celda E11, y comprueba en la Barra de fórmulas que la fórmula que aparece, no es C7 * D7 como en la primera celda, sino C11 *D11, que son los factores de multiplicación que a ella le corresponden. Diremos que de esta forma, los datos de la fórmula se han actualizado.

- En la “Tabla del 7”, realizaremos los mismos pasos para copiar la


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fórmula de la celda I7.

- Sitúate en ella y localiza el Controlador de relleno, como en el caso anterior.

- Pulsa en él y arrástralo, sin soltar, hasta la celda I16.

- Para finalizar, suelta el ratón y comprueba que la fórmula se ha actualizado mostrándose los resultados.

+ 3. Guardar el documento.

- Archiva el documento en la carpeta Prácticas de tu disquete de trabajo.

- Guárdalo con el nombre: “Multiplicaciones”.


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Funciones de Excel P

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Mediante la opción Pegar función, conocerás qué son las funciones y la utilidad que pueden ofrecernos. Conocerás una amplia gama de ellas, que explicaremos a lo largo de esta lección.

Las Funciones son fórmulas predefinidas que realizan cálculos concretos como: sumas, promedios, fechas, máximos, mínimos, etc. Para ello, utilizan valores que nosotros le proporcionamos, a los que llamaremos Argumentos y que podrán ser números, textos, valores de error, etc.

Las funciones, al igual que las fórmulas, comienzan con el signo Igual (=),

seguidas del nombre de la función que describe la operación que se va a realizar y, entre paréntesis, los argumentos con los que trabajará la función.

Ejemplo: =SUMA(E7;D5).

En el ejemplo, el nombre de la función es SUMA y sus argumentos son E7 y D5. El botón Pegar función, lo encontraremos en la barra de herramientas Estándar, y con él accederemos a todas las funciones que Excel tiene disponibles. La forma de utilizar funciones nos resultará muy sencilla, ya que sólo tendremos que introducir los datos, y Excel hará el resto del trabajo.

En esta lección, trabajaremos sólo con las funciones matemáticas que consideramos las más importantes para nosotros. No obstante, podrás realizar otras operaciones que tú conozcas, siempre que sigas los pasos adecuados.

La forma de acceder a estas funciones es la siguiente:

1. Sitúate en la celda sobre la que se realizará la función y en la que aparecerá el resultado de la misma. Para ello, haz clic en ella con el ratón.

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2. Pulsa sobre el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar, y comprueba que se abre una ventana con el mismo nombre.

3. Dentro de ella, señala, en el cuadro Categoría de la función, la opción Matemáticas y trigonométricas.

4. Y por último, en el cuadro Nombre de la función, indica la función que vas a utilizar, siendo éstas: SUMA, PRODUCTO (multiplicación) y RESIDUO (división).

A continuación, te explicaremos las diferencias que existen en cada una de ellas. Función Suma Con esta función, sumaremos una serie de números que estarán dispuestos sobre cualquier punto de la hoja de cálculo.

Accederemos a ella, siguiendo los pasos anteriores y señalando, en el cuadro Nombre de la función, la opción SUMA. Y después:

1. Pulsa Aceptar y la Paleta de fórmulas se abrirá.


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2. En el cuadro Número1, introduciremos el primer argumento que queremos sumar: Haz clic en el botón para minimizar la paleta y selecciona la primera celda que vamos a sumar en la hoja de cálculo.

De nuevo, pulsa el botón para maximizar la paleta y el dato aparecerá en el cuadro.

Importante: También podemos incluir los argumentos tecleándolos directamente en el cuadro que les correspondan.

3. Realiza la misma operación en el cuadro Número2, y así hasta que hayas introducido todos los valores que quieras sumar. Observa que, a medida que vamos ocupando los cuadros para incorporar argumentos, aparecen más.

4. Cuando hayamos colocado todos nuestros datos, pulsa Aceptar, y la ventana Pegar función se cerrará. Veremos la solución en la celda activa sobre la que realizamos la función, sin embargo, si nos fijamos en la Barra de fórmulas, ésta nos mostrará la función que hemos usado.


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Función Producto

La usaremos para realizar multiplicaciones en nuestra hoja de cálculo. La forma de utilizarla

es muy sencilla, pero para que lo entiendas mejor te la enseñaremos paso a paso:

1. Selecciona como Nombre de la función la opción PRODUCTO y haz clic en Aceptar.

2. Posiciónate en el primero de los cuadros de la Paleta de fórmulas y, utilizando el botón para minimizar la paleta, selecciona el primer factor para multiplicar. A continuación, pulsa otra vez el botón y la paleta volverá a su tamaño inicial.

3. Realiza el paso anterior con cada uno de los factores que desees introducir.

4. Cuando hayas terminado, haz clic en el botón Aceptar y la función mostrará, en la celda activa, el resultado del producto.

Función residuo (división)

Con ella, realizaremos una división entre los argumentos que utilicemos. La forma de aplicarla correctamente será la que a continuación te mostramos:


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1. Para comenzar, en el cuadro Nombre de la función, indica RESIDUO, y pulsa Aceptar.

2. En esta ocasión, la Paleta de fórmulas sólo tendrá dos cuadros para introducir argumentos. Éstos se corresponderán con el número que vamos a dividir (dividendo) y el número por el que se va a dividir (divisor).

3. Rellena sus cuadros utilizando el botón para minimizar la paleta y cuando hayas terminado, haz clic en Aceptar.

4. El resultado se mostrará en pantalla.


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Funciones varias de textos

Estas funciones se utilizarán para trabajar con textos o números, según nos interese, y accederemos a ellas de una forma muy sencilla:

1. En primer lugar, nos situaremos en la celda sobre la que realizaremos la función. Recuerda que en ella también obtendremos su resultado.

2. Seguidamente, presiona el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar y se abrirá una ventana con el mismo nombre.

3. En el cuadro Categoría de la función, selecciona la opción Texto.

4. Por último, elige, en el cuadro Nombre de la función, la función que vas a utilizar.

Las funciones de texto que vamos a ver en esta lección serán: LARGO y CONCATENAR.

Mas funciones..

Nos permitirá averiguar el número de caracteres que hay en una celda. Éstos caracteres podrán ser números o letras. Para utilizarla de forma adecuada, sigue estas instrucciones:

1. En el cuadro Nombre de la función, selecciona la opción LARGO y pulsa Aceptar.


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2. Veremos que se abre la Paleta de fórmulas mostrándonos un cuadro para introducir argumentos.

3. Pulsa en el cuadro para minimizar la paleta y haz clic sobre la celda cuyos caracteres queremos contar.

4. Vuelve a pulsar el botón y, para terminar, presiona el botón Aceptar.

5. El resultado podremos verlo en la celda activa.

Mas funciones …

1. Selecciona como Nombre de la función la opción CONCATENAR, y haz clic en el botón Aceptar.


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2. La Paleta de fórmulas que se abre nos mostrará tantos cuadros como celdas queramos unir. Éstos irán apareciendo conforme nos vayan haciendo falta.

3. Cuando hayamos rellenado todos los datos, presiona el botón Aceptar.

4. Ahora, veremos en la celda activa la unión de todas ellas.

Función fecha y hora:

Como su propio nombre nos indica, con ellas incluiremos en nuestra hoja de cálculo el año, el mes, el día, la hora, el minuto, el segundo etc. La forma de acceder a ellas es similar a la de las funciones que ya hemos visto, pero para que no te equivoques te la explicaremos paso a paso:

1. Pulsa sobre la celda en la que vas a efectuar la función.

2. Haz clic en el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar.


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3. En la ventana Pegar función, selecciona la opción Fecha y hora del cuadro Categoría de la función.

4. Finalmente, escoge la función que vas a aplicar en la lista del cuadro Nombre de la función. Las funciones que veremos a continuación son: FECHA, AÑO, MES, DÍA, HOY, AHORA, HORA, MINUTO y SEGUNDO.

Función fecha:

Se emplea para introducir en una celda la fecha que queramos. Para que esto ocurra, necesitamos introducir tres argumentos numéricos, de forma que Excel sepa qué dato queremos que aparezca como año, cuál como mes y cuál como día.

1. Selecciona, en el cuadro Nombre de la función, la opción FECHA y pulsa Aceptar.


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2. La Paleta de fórmulas nos muestra tres cuadros con los nombres Año, Mes y Día. Pulsa sobre el botón para minimizar el cuadro Año e indica en él qué dato queremos que aparezca como tal.

3. Realiza el mismo paso con los cuadros Mes y Día.

4. Cuando hayamos finalizado, haz clic en Aceptar y el resultado aparecerá en la celda.

Funciones Año, Dia y Mes:

Estas tres funciones reciben como argumento una fecha y devuelven a la celda sobre la que se están efectuando el año, el mes o el día, dependiendo de la función utilizada.

1. Pulsa, en el cuadro Nombre de la función, la opción que queramos utilizar, es decir, AÑO, MES o DÍA, y haz clic en el botón Aceptar.

2. La Paleta de fórmulas nos mostrará un único cuadro con el nombre Núm_de_serie. Utilizando su botón de minimizar, selecciona la celda que posea la fecha.


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3. Para terminar, pulsa Aceptar, y veremos, en la hoja de cálculo, el valor que nos ha devuelto, dependiendo de si hemos pedido el año, el mes o el día.

Función Hoy

Esta función es parecida a la función FECHA, pero, en este caso, nos devolverá la fecha actual y, además, no tendremos que introducir ningún argumento.

1. Selecciona la opción HOY en el cuadro Nombre de la función, y a continuación pulsa Aceptar.

2. La Paleta de fórmulas se abrirá y, como no tenemos que añadir ningún argumento, directamente haremos clic en Aceptar.


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3. En la hoja de cálculo, veremos la fecha actual sobre la celda activa.

Función Ahora

Vamos a introducir en la celda activa la fecha y la hora actual. Al igual que la función anterior, no necesita argumentos. La forma de utilizarla es la siguiente:

1. Haz clic en la opción AHORA del cuadro Nombre de la función, y pulsa Aceptar.

2. Al igual que en el caso anterior, la Paleta de fórmulas aparecerá sin cuadro para introducir argumentos. Presiona directamente el botón Aceptar.

3. En la celda activa, veremos cómo aparece la fecha y la hora actual.

Funciones hora, minuto, segundo

Estas funciones utilizan como argumento una hora, y devuelven a la celda activa la hora, el minuto o el segundo según utilicemos la función HORA,


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MINUTO o SEGUNDO.

1. En el cuadro Nombre de la función, selecciona una de estas funciones, pulsa Aceptar.

2. En la Paleta de fórmulas, introduce como argumento la celda que posea una hora y presiona el botón Aceptar.

3. Para finalizar, veremos, en la celda activa, el valor que hemos pedido según la función empleada.


Para realizar este ejercicio de repaso, abre la hoja de cálculo con el nombre “Pegar función”. La encontrarás en la carpeta Alumno, y después sigue estas instrucciones:

+ 1. Funciones matemáticas.

- Las operaciones que debes realizar serán: SUMA, PRODUCTO y


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RESIDUO. Para ello, utiliza los datos que aparecen debajo de cada uno de sus nombres y recuerda que las funciones tendrán que aplicarse sobre las celdas de la fila Resultados.

- Empezaremos con la función SUMA. Sitúate en la celda B7, y pulsa sobre el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar.

- Selecciona la categoría Matemáticas y trigonométricas y haz clic en el Nombre de la función SUMA. Presiona Aceptar.

- En la Paleta de fórmulas, pulsa sobre el botón de minimizar del cuadro Número1 y, en la hoja de cálculo, selecciona el primer argumento, es decir, la celda B5. Vuelve a pulsar sobre el botón de maximizar. - Sitúate ahora sobre el cuadro Número2 y realiza el mismo paso que acabamos de explicar. En esta ocasión, selecciona como segundo argumento la celda B6. Para terminar, haz clic en Aceptar y comprueba que el resultado sea 92.456.

- La función PRODUCTO la realizaremos de forma similar. Aplícala sobre la celda C7 y presiona el botón Pegar función.

- Selecciona su nombre en el cuadro Nombre de la función y pulsa Aceptar.

- En la Paleta de fórmulas, indica como primer argumento la celda C5 (ya sabes cómo hacerlo). Y la celda C6, como segundo. Pulsa Aceptar.

- Podrás ver el resultado en la celda activa y, si éste es 24.320 lo habrás hecho correctamente.

- La función RESIDUO la realizaremos en la celda D7. Presiona el botón Pegar función y, seguidamente, selecciona su nombre en el cuadro Nombre de la función. Haz clic en Aceptar.

- En la Paleta de fórmulas, utiliza como argumento dividendo la celda D5 y como argumento divisor la celda D6. Pulsa Aceptar y comprueba que el resultado sea 200.

+ 2. Funciones de texto.

- Como funciones de texto, practicaremos con LARGO y CONCATENAR.

- Empezaremos con la función LARGO. Sitúate en la celda F7 y haz clic en el botón Pegar función.

- Selecciona la categoría Texto y pulsa sobre el nombre LARGO en el cuadro Nombre de la función. Haz clic en Aceptar.

- En la Paleta de fórmulas, veremos un único cuadro para introducir


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argumentos. Presiona sobre su botón para minimizarla y marca la celda F5. Vuelve a maximizarla.

- Para terminar, pulsa Aceptar y observa que el resultado de la función sea 11.

- Ahora, realizaremos la función CONCATENAR. Selecciona la celda G7 y pulsa el botón Pegar función.

- En el cuadro Nombre de la función, indica la opción CONCATENAR, y haz clic en Aceptar. - Introduce, como argumento del cuadro Texto1, la celda G5 pulsando sobre ella, y como argumento del cuadro Texto2, la celda G6. Pulsa Aceptar.

- Comprueba que el resultado sea systemjunior. + 3. Funciones Fecha y Hora.

- En este punto veremos las funciones: FECHA, DÍA y SEGUNDO. - Para empezar, explicaremos la función FECHA. Sitúate en la celda D15 y presiona el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar.

- En la ventana que se abre, selecciona, como categoría, la opción Fecha y hora y presiona el nombre FECHA del cuadro Nombre de la función. Pulsa Aceptar.

- En la Paleta de fórmulas, veremos tres cuadros con los nombres Año, Mes y Día. Para el primero de ellos, toma como argumento la celda D12; para el segundo, indica la celda D13; y para el último, la celda D14.

- Haz clic en Aceptar y observa que tu resultado se corresponde con la fecha 23/5/07.

- La siguiente función la aplicaremos sobre la celda E15. Localízala en la hoja de cálculo y pulsa el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar.

- Selecciona la opción DÍA del cuadro Nombre de la función y haz clic en Aceptar.

- Comprueba que la Paleta de fórmulas sólo nos muestra un cuadro de argumentos. Introduce en él la celda E13 y a continuación, presiona el botón Aceptar.

- En la celda activa, observa el resultado de la función.

- La última función que utilizaremos en este ejercicio será SEGUNDO.


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Sitúate en la celda F15 y presiona el botón Pegar función.

- Indica el nombre SEGUNDO en el cuadro Nombre de la función y haz clic en Aceptar.

- En el cuadro Núm_de serie de la Paleta de fórmulas, marca la celda F13 y pulsa Aceptar.

- Pregunta a tu profesor si el resultado es correcto y, habrás realizado con éxito la función.

- Almacénalo en tu disquete de trabajo con el nombre "Funciones".


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Crear gráficos P

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Como ya sabemos crear una tabla de datos y trabajar con ellos, ahora tenemos la posibilidad de presentarlos mediante gráficos. Comprobarás que con el Asistente para gráficos crearás imágenes sorprendentes.

El Asistente para gráficos será nuestro ayudante para crear gráficos espectaculares. Su función será la de conducirnos paso a paso por todas las pautas que tenemos que seguir para presentar nuestros datos de forma gráfica. De esta forma, impresionaremos a nuestros amigos y compañeros.

La forma de acceder al Asistente para gráficos es a través del botón,

con el mismo nombre, que vemos en la barra de herramientas Estándar.

Para que entiendas mejor esta lección, te la explicaremos a la vez que realizamos un gráfico, así, podrás ir aplicándolas al ejemplo.

Imagina que, en una hoja de cálculo, tienes una tabla con datos que se corresponden a los ahorros que has conseguido a lo largo de todo un año. La imagen podría ser similar a ésta:

Selecciona el rango de datos que queremos representar en nuestro

gráfico y, para comenzar, pulsa el botón Asistente para gráficos.

A continuación, te explicaremos cada paso del asistente. Síguelos con mucha atención. Para que te puedas desplazar por las pantallas, debes

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usar los botones Siguiente> y <Atrás.

Será la primera pantalla que veremos del asistente. En ella, tendremos que indicar el tipo de gráfico que queremos crear y, para ello, usaremos la pestaña Tipos estándar.

1. Elige en la casilla Tipo de gráfico aquél que prefieras utilizar, y selecciona el Subtipo de gráfico que más te llame la atención.

2. Podrás hacerte una idea de cómo quedará ese estilo de gráfico con tus datos, si mantienes pulsado el botón Presionar para ver muestra.


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3. Si estás conforme con el tipo escogido, pulsa Siguiente y pasaremos al paso 2.

Paso 2

Este segundo paso nos servirá para seleccionar los datos con los que queremos crear el gráfico. Utiliza la pestaña Rango de datos.

1. Si antes de comenzar los habíamos indicado, éstos se mostrarán en la casilla Rango de datos.

2. Sin embargo, si se nos olvidó o simplemente éstos han cambiado, pulsaremos el botón para minimizar su casilla y, directamente en la hoja de cálculo, marcaremos el rango de datos. Cuando lo hayamos indicado, pulsaremos de nuevo el botón para maximizar, y el nuevo rango de datos se mostrará seleccionado.


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3. En el cuadro Series en, activaremos una casilla u otra dependiendo de que nuestros datos estén organizados en Filas o Columnas. Veremos el cambio que se produce al activar cada casilla en la vista previa que muestra el cuadro superior.

4. Para continuar con la creación de nuestro gráfico, pulsaremos en Siguiente.

Paso 3

Este paso estará formado por cinco o seis pestañas, dependiendo del tipo de gráfico que hayamos escogido. Nosotros sólo nos fijaremos en dos de ellas, que serán: Títulos y Leyenda.

1. En la pestaña Títulos, tendremos la opción de nombrar nuestro gráfico según el tema sobre el que esté realizado. En nuestro caso, lo nombraremos como: “Ahorros conseguidos”. Observa cómo, al instante de escribir el título en el cuadro Título del gráfico, éste se muestra visible en el cuadro de la derecha (Vista previa).

2. También podremos nombrar el Eje de Categorías, el Eje de Series y el Eje de Valores de nuestro gráfico. Éstos estarán activos dependiendo del gráfico elegido, y le añadiremos un nombre escribiéndolo, directamente, en sus casillas.

3. Cuando pulsamos en la pestaña Leyenda, tendremos la opción de permitir o no que ésta se muestre en el gráfico. La leyenda nos mostrará las series que hay en el gráfico, diferenciando cada una de ellas con un color diferente.


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Por ejemplo, si hemos elegido en el Paso 2 que nuestro gráfico se represente por Filas, la leyenda nos diferenciará cada una de ellas con un color distinto y habrá tantos colores, como filas en el documento.

4. Por último, decidiremos el lugar en el que se situará la Leyenda. Lo haremos utilizando el cuadro Ubicación y activaremos una de las casillas para colocarla en el gráfico.

5. Para finalizar este paso, pulsa Siguiente.

Ultimo Paso

Es el último paso del Asistente, y en él decidiremos dónde queremos que se sitúe el gráfico. Tenemos dos opciones:

1. Si activamos la casilla En una hoja nueva, el gráfico se ubicará en una hoja distinta a la de la tabla de datos, ocupándola al completo, y se llamará Gráfico. Su imagen será ésta:


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2. Si por el contrario, queremos que se ubique en la misma hoja donde se encuentra la tabla de datos, activaremos la casilla Como objeto en. Después, indicaremos en qué hoja vamos a colocar nuestro gráfico pulsando en la lista desplegable que posee el cuadro.

Con esta opción, el gráfico se mostrará en la pantalla como un objeto, y por ello, podremos moverlo, agrandarlo o disminuir su tamaño utilizando los marcadores de selección y nuestro ratón, cuando éste tenga forma de flecha de cuatro puntas.

La imagen que veremos será similar a ésta:


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Para hacer este ejercicio, vamos a convertirte en el encargado de realizar el recuento de todos los visitantes que ha tenido Disneyland durante el año pasado. Para ello, sigue estas pautas:

+ 1. Crea la tabla de datos.

- Abre una hoja de cálculo en blanco y, a partir de la celda B3, crea la siguiente tabla copiando estos datos:

- Aplícale los colores o el Autoformato que tú quieras.

+ 2. Crear el gráfico.

- Ahora, representaremos nuestros datos gráficamente.

- Selecciona el rango de datos desde la celda B4, hasta la celda C15 y, a continuación, pulsa el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.

- En el primer paso, escoge, en el cuadro Tipo de gráfico, la opción Cilíndrico, y como Subtipo de gráfico, elige Columna con forma cilíndrica.

- Pulsa el botón Presionar para ver muestra.

- Haz clic en Siguiente y nos situaremos en el paso 2. - En el segundo paso, selecciona la pestaña Rango de datos, y observa si la casilla con el mismo nombre, muestra el rango que marcamos antes de utilizar el Asistente. Si no es así, pulsa en su botón para minimizar el cuadro y selecciónalo de nuevo. Vuelve a pulsarlo para maximizar.


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- En el cuadro Series en, marca la opción Filas y pulsa Siguiente.

- Dentro de la pestaña Títulos del tercer paso, añadiremos un nombre a nuestro gráfico. Pulsa en la casilla Título del gráfico y escribe en su interior: “DISNEYLAND”.

- Haz clic en la pestaña Leyenda, activa la casilla para que esté visible y, para la ubicación, señala el cuadro Arriba.

- Pulsa Siguiente.

- En el último paso, selecciona la casilla Como objeto en y, en su lista desplegable, escoge la opción Hoja 1.

- Para terminar, presiona el botón Finalizar y el gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.

- Selecciónalo con el cursor del ratón cuando éste tenga forma de flecha de cuatro puntas y muévelo o cambia su tamaño según desees.

- La imagen final será similar a ésta: + 3. Guardar el documento.

- Almacena la hoja de cálculo con el nombre “Disneyland” dentro de la carpeta Prácticas en tu disquete de trabajo. Utilizando los datos del gráfico anterior, crearás otro tipo de gráfico de la misma forma que el anterior, las únicas diferencias serán:

- 1º Paso: como Tipo de gráfico, selecciona la opción Circular y como Subtipo de gráfico, la opción Circular seccionado con efecto 3D.

- 2º Paso: en el cuadro Series en, marca la casilla Columnas.

- 3º Paso: el título será igual, pero la leyenda debe estar situada Abajo.

- 4º Paso: el gráfico se colocará en una hoja nueva. Activa esta casilla.


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- La imagen final será similar a ésta:

- Si observas que el tamaño de la letra en la Leyenda y en el Título del gráfico es demasiado pequeña, pulsa sobre cada uno de ellos con el botón derecho del ratón.

- En el menú que aparece, haz clic en la opción Formato del título del gráfico o Formato de leyenda, dependiendo de si has pulsado sobre el título o la leyenda.

- En la ventana que se abre, selecciona la pestaña Fuente, y sobre ella, realiza los cambios que quieras. Por ejemplo: aumenta su tamaño de fuente, cambia su tipo de letra, aplícales estilos, etc. Para terminar, pulsa Aceptar.

- Guarda los cambios realizados sobre el mismo documento con la orden Guardar.


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Presentación de datos P

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En esta última lección de Microsoft Excel, veremos cómo debemos configurar nuestro trabajo para conseguir que su impresión sea la adecuada.

Con la presentación preliminar, veremos cada página de nuestro trabajo tal y cómo la apreciaremos una vez que esté impresa.

La forma de llegar a ella es a través del botón Vista preliminar que se

encuentra en la barra de herramientas Estándar.

Si quieres aprender cómo utilizarla, sigue estos pasos:

1. Pulsa el botón Vista preliminar que antes indicamos. Observa que muestra nuestro trabajo en blanco y negro, tal y como nos lo mostraría la impresora. En la parte inferior de esta vista, la barra de estado nos informará de cuántas páginas posee el documento, y de cuál es el número de la página actual.

2. En la parte superior, encontramos una serie de botones que nos ayudarán a configurar el documento a imprimir. A continuación, te

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explicaremos la función de cada uno de ellos.

3. Los dos primeros, Siguiente y Anterior, nos moverán por las diferentes páginas de nuestra hoja de cálculo. Según pulsemos en uno u otro.

4. El botón Zoom nos enseña una forma más ampliada de la imagen preliminar que está en pantalla, para ello, pulsaremos en él; volveremos a disminuirla, haciendo clic otra vez en su botón.

Ten en cuenta, que el Zoom no afectará al tamaño de impresión.

5. Los botones Imprimir y Configurar los veremos en los siguientes apartados.

6. Con el botón Márgenes, mostraremos u ocultaremos los controladores de margen que tenemos establecidos. Si quieres modificarlos, arrástralos con el cursor del ratón.

7. Por último, encontramos el botón Cerrar. Con él, abandonaremos la Vista preliminar.

Importante: Si nuestra hoja de cálculo contiene un gráfico incrustado, la Presentación preliminar mostrará, tanto la hoja de cálculo, como el gráfico.

Antes de imprimir un trabajo, configuraremos sus páginas para que, de este modo, podamos controlar su orientación, tamaño del papel, calidad de impresión, etc.

La forma de acceder a la ventana Configurar página, es a través del botón Configurar de la Vista preliminar, o bien, mediante la misma orden del menú Archivo. Escoge la opción que prefieras, y:


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1. Observa que esta ventana nos muestra cuatro pestañas, de las que sólo explicaremos dos.

2. Pestaña Página, situada en la parte superior de esta ficha, decidiremos si la impresión será en Horizontal o Vertical.

En la zona Escala, podremos ajustar el documento, bien, introduciendo un nuevo valor como porcentaje de tamaño, o bien, introduciendo el número de páginas de alto y ancho que deseamos que ocupe el documento.

En la zona inferior, indicaremos el tamaño del papel sobre el que vamos a imprimir, la calidad de la impresión (mientras mayor sea el número, mayor la


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calidad) y el primer número con el que queremos que nos imprima la página, siempre que éste no sea el uno.

3. La segunda pestaña que vamos a estudiar se llama Márgenes. Con ella podremos cambiar las medidas para los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo introduciendo los nuevos cambios en los cuadros con el mismo nombre.

En la parte inferior, centraremos los datos en la página Horizontalmente o Verticalmente, pulsando en estas casillas. La muestra nos enseñará cómo cambiará en cada caso.

El último paso que tenemos que realizar para imprimir nuestro trabajo, lo haremos en la ventana Imprimir. La forma de llegar hasta ella ya la conoces, pues, al igual que en programas anteriores, encontraremos un botón en la barra de herramientas Estándar, y la misma opción en el menú Archivo.


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Importante: La diferencia entre los dos comandos se da en el proceso de impresión; con el botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar, imprimimos directamente; mientras que con la opción Imprimir del menú Archivo y con la opción Imprimir de la Vista preliminar, abrimos la ventana donde configuraremos el trabajo.

1. Dentro de la ventana Imprimir, veremos opciones que podremos dividirlas en cuatro zonas.

2. Zona Impresora: se encuentra en la parte superior, y nos muestra todos los datos de la impresora. Si tenemos varias, elegiremos con cuál de ellas imprimir.

3. Zona Intervalo de páginas: decidiremos si queremos imprimir todo el documento, o bien, un intervalo de páginas que indicaremos en los cuadros Desde y Hasta.

4. Zona Imprimir: activando sus casillas indicaremos a Excel si queremos imprimir una Selección de celdas, de Hojas activas o Todo el libro.


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5. Zona Copias: indicaremos el número de copias que queremos obtener de nuestro documento o de la parte seleccionada. Si desactivamos el cuadro Intercalar, se imprimirán las copias detrás de su original correspondiente, mientras que si lo tenemos activado, se imprimirá todo lo seleccionado y después su copia.

6. Para finalizar, presiona el botón Aceptar, y sólo nos quedará esperar a que la impresora realice su trabajo.


Para realizar este último ejercicio de repaso, deberás abrir el documento “Competición deportiva”, que encontrarás en la carpeta Alumno, y a continuación:

+ 1. Vista preliminar.

- Sitúate en la primera página del documento, es decir, en la página “Datos”, pulsando sobre su etiqueta.

- Haz clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar y ésta se mostrará en pantalla.

- Para mejorar la visión de tu hoja, presiona el botón Zoom, y vuelve a pulsarlo cuando decidas devolverlo al tamaño de visión anterior.

- Para salir de la Vista previa, haz clic en el botón Cerrar.

- Ahora, sitúate sobre la segunda hoja “Gráfico 1” y realiza los mismos pasos que seguiste en la hoja anterior.


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- Para finalizar, localiza la hoja “Gráfico 2” y muéstrala en pantalla. Utiliza la Vista preliminar de igual forma que en los casos anteriores.

+ 2. Configurar página.

- Situado en la hoja “Datos”, selecciona el menú Archivo de la barra de menús y pulsa sobre la opción Configurar página de la lista desplegable que aparece.

- En la pestaña Página de la ventana que se abre, activa la casilla Horizontal dentro de la zona Orientación.

- Pulsa la pestaña Márgenes y, en ella, introduce el valor 5 dentro de las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.

- En la zona Centrar en la página, activa las casillas Horizontalmente y Verticalmente y pulsa Imprimir. Haz clic en Aceptar, dentro de la ventana que se abre.

- Selecciona la página “Gráfico 1”, y vuelve a la ventana Configurar página con la opción anterior. En la pestaña Página, haz que aparezca marcada la casilla Horizontal, y presiona el botón Imprimir que aparece en el margen derecho.

- Pulsa Aceptar en la ventana Imprimir.

- Realiza los mismos pasos que has hecho con la hoja “Gráfico 1”, en la hoja “Gráfico 2”.

- Cuando obtengas los resultados, verás que los gráficos se han impreso centrados en la hoja con un tamaño muy grande. Sin embargo, la página “Datos”, tendrá un tamaño normal.

+ 3. Imprimir.

- Ahora comprobarás la diferencia que obtenemos al imprimir nuestro documento sin haber sido configurando antes.

- Para ello, cierra el documento abierto y, sin guardar los cambios, ábrelo de nuevo.

- Haz clic sobre el menú Archivo y selecciona, de su lista desplegable, la orden Imprimir. Se abrirá una ventana.

- En la zona superior Impresora, escoge el nombre de aquélla que vas a utilizar, eligiéndola de la lista desplegable de este cuadro.

- En la zona Intervalo de páginas, marca la casilla Todas, pues queremos ver las diferencias de todas las hojas que forman nuestro libro de


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trabajo.

- En la zona Imprimir, activa la casilla Todo el libro y, en la zona Copias, indica el número 1.

- Para finalizar, pulsa Aceptar y juzga los resultados por tí mismo.


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CERTIFICACION OPERADOR JUNIORS - WordPress.com · 2012-08-02 · Cada vez que trabajemos con Microsoft Excel, estaremos utilizando hojas de cálculo y por eso, en primer lugar, tendremos