ceset.udea.edu.coceset.udea.edu.co/wp-content/uploads/2019/02/ED-IN-… · Web viewResumen de Costos 1 El resumen de costos 1 (costos directos) contiene el valor total de cada uno

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INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUETO DE PROPUESTAS ACADÉMICAS DE

EDUCACIÓN CONTINUA

Centro de Extensión Académica – CESETFacultad de Ingeniería

1. Definición Este instructivo tiene como objetivo establecer los pasos a seguir para costear las propuestas académicas de Educación Continua. Inicia con la revisión y aprobación de la solicitud Propuesta académica diligenciado por el profesor, investigador, estudiante instructor o profesional externo, finaliza con la firma del Presupuesto.

El responsable de la ejecución de este instructivo es el Profesional Académico para las actividades de Educación Continua designado por el CESET; no obstante, el proponente de la actividad de Educación Continua podrá realizar una propuesta inicial de costeo, la cual será revisada y ajustada por el Profesional Académico del CESET.

El Presupuesto debe elaborarse cumpliendo la normativa vigente y debe arrojar los valores de inscripción, teniendo en cuenta el punto de equilibrio y los descuentos aprobados en la política de Operación de Educación Continua.

El formato de presupuesto solo podrá ser modificado por el Profesional de Calidad adscrito al CESET; sus listas desplegables no podrán ser modificadas.

2. Contenido

Para realizar el costeo de propuestas académicas de educación continua se deben realizar los siguientes pasos:

2.1. Ingresar Al formato MEMORIA DE CÁLCULO – PRESUPUESTO. Ingresar a la carpeta S-G en la carpeta Servicios de Extensión-Educación Continúa-Documentos del Proceso-Formatos. La descarga también la puede realizar haciendo clic AQUÍ.

FI-IN-01, Versión: 01<La impresión o copia magnética de este documento se considera “COPIA NO CONTROLADA”. Solo se garantiza la actualización de la documentación en el sitio http://www.udea.edu.co>

https://drive.google.com/drive/folders/1qiX2X2ctXx0PertRLQ61BJ9AfbtJ99gD

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Elaboración del Presupuesto

2.2. Diligenciar formato MEMORIA DE CÁLCULO – PRESUPUESTO. Diligenciar el formato de Memoria de Cálculo – Presupuesto teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

2.3. Diligenciar la información básica del proyecto:

Escribir el nombre del proyecto o actividad a costear. En Responsable definir el nombre del proponente o coordinador de la actividad. En la Casilla Departamento/Grupo/Laboratorio definir la dependencia responsable

de la actividad. En la Casilla Origen del Servicio, elegir de la lista desplegable la opción que se

adapte al origen del servicio de acuerdo a los excedentes y contribuciones que se esperan ejecutar: interno sin excedentes ni contribuciones, interno con excedentes sin contribuciones, interno con excedentes y contribuciones o externo. De la selección de una de estas opciones dependerá si se realizan o no las contribuciones establecidas en la RR 1186 de 1990.

2.4. Definir los rubros a costear para la ejecución del proyecto:

Personal/Recurso Humano:

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de personal a contratar a partir de las opciones de la lista desplegable.

CANTIDAD: Definir la cantidad de personal a contratar conforme a lo seleccionado en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

UNIDAD DE MEDIDA: Seleccionar de la lista despegable, la unidad de medida que servirá para definir el valor unitario y/o costo del servicio de cada profesional.

TIEMPO: Definir la cantidad de años, días, entregables, hora, semestre o trimestre que invertirá el personal en la actividad.

DEDICACIÓN: Definir el porcentaje de dedicación conforme a la negociación con el personal y lo descrito en UNIDAD DE MEDIDA.

VALOR UNITARIO: Definir el costo o valor unitario conforme a lo seleccionado en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO, tablas de horarios de la Universidad de Antioquia, tarifas de personal CIS y/o estudios de mercado.


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Las variables VALOR TOTAL SIN FP, FP, VALOR UNITARIO CON FP, VALOR TOTAL CON FP se calculan de forma directa y hacen referencia al valor total o unitario, según el caso, del personal a contratar. Cabe aclarar que las variables que relacionan la abreviación FP (Factor Prestacional) arrojan un resultado afecta por un factor de 1.8.

OBSERVACIONES: En caso de ser necesario aclarar algún aspecto de las variables seleccionadas o diligenciadas hacer uso de éste campo.

Materiales/Suministro/Obra Física

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de material/suministro/obra física requerido, a partir de las opciones de la lista desplegable.

CANTIDAD: Definir la cantidad de material/suministro/obra física requerido conforme a lo seleccionado en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

UNIDAD DE MEDIDA: Seleccionar de la lista despegable, la unidad de medida que servirá para definir el valor unitario y/o costo del material/suministro/obra física requerido.

VALOR UNITARIO: Definir el costo o valor unitario conforme a lo seleccionado en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO y los estudios de mercado.

VALOR TOTAL: Se calculan de forma directa y hacen referencia al valor total del material/suministro/obra física requerido.



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Equipos/Maquinaria

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de equipo/maquinaria requerido, a partir de las opciones de la lista desplegable.

CANTIDAD: Definir la cantidad de equipo/maquinaria requerido conforme a lo seleccionado en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

UNIDAD DE MEDIDA: En caso de seleccionar las variables que contemplan el alquiler del equipo/maquinaria en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO, seleccionar de la lista despegable, la unidad de medida que servirá para definir el valor unitario y/o costo del equipo/maquinaria requerido.


VALOR TOTAL: Se calculan de forma directa y hacen referencia al valor total del equipo/maquinaria requerido.



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Transporte/Sostenimiento en Campo

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de Transporte/Sostenimiento en campo requerido, a partir de las opciones de la lista desplegable.

CANTIDAD: Definir la cantidad de equipo/maquinaria requerido conforme a lo seleccionado en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

UNIDAD DE MEDIDA: Seleccionar de la lista despegable, la unidad de medida que servirá para definir el valor unitario y/o costo del Transporte/Sostenimiento en campo requerido.


VALOR TOTAL: Se calculan de forma directa y hacen referencia al valor total del Transporte/Sostenimiento en campo requerido.


PESTAÑA PPTO UA: Buscar el rubro Viáticos y Transporte y de forma manual ingresar los valores discriminados correspondientes a tiquetes, viáticos, transporte y/o sostenimiento en campo obtenidos en el rubro Transporte/Sostenimiento en Campo de la pestaña PRESUPUESTO.

Gastronomía FI-IN-01, Versión: 01<La impresión o copia magnética de este documento se considera “COPIA NO CONTROLADA”. Solo se garantiza la actualización de la documentación en el sitio http://www.udea.edu.co>

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DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de Gastronomía, a partir de las opciones de la lista desplegable.

CANTIDAD: Definir la cantidad requerida conforme a lo seleccionado en la DESCRIPCIÓN DEL GASTO.

UNIDAD DE MEDIDA: Seleccionar de la lista despegable, la unidad de medida que servirá para definir el valor unitario y/o costo de los elementos relacionados en DESCRIPCIÓN DEL GASTO.


VALOR TOTAL: Se calculan de forma directa y hacen referencia al valor total de los elementos seleccionados en DESCRIPCIÓN DEL GASTO.


Estrategia Comunicacional/Comercial

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de Estrategia Comunicacional/Comercial, a partir de las opciones de la lista desplegable.







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Comunicaciones

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de servicio de comunicación requerido, a partir de las opciones de la lista desplegable.







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Locaciones

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de locación requerida, a partir de las opciones de la lista desplegable.






Software

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar el tipo de servicio informático requerido, a partir de las opciones de la lista desplegable.






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Otros

DESCRIPCIÓN DEL GASTO: Seleccionar lo necesario a partir de las opciones de la lista desplegable.






2.5. Resúmenes de Costos.

Resumen de Costos 1

El resumen de costos 1 (costos directos) contiene el valor total de cada uno de los diez (10) rubros detallados anteriormente y el subtotal de la sumatoria de los mismos. A partir de este valor se calcula el 3% correspondiente a imprevistos, llegando así al total de costos 1 (costos directo con imprevistos).


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Contribuciones UdeA

Las contribuciones se calculan de manera automática sobre el valor total obtenido en costos 1 y varían según lo establecido en la Resolución Rectoral 1189 de 1990 y la Resolución Decanato 059 de 2013 así:

- Manejo y Costos Admon: Corresponde al 10% de la sumatoria de todos los rubros a excepción del rubro PERSONAL/RECURSO HUMANO.

- Educación Continia: Corresponde al 6% sobre el valor total obtenido en Costos 1.

Contribuciones Facultad IngenieríaVerificar que de acuerdo a la Resolución Decanato 059 de 2013, al Total Costo del Proyecto se le adicione un porcentaje por Administración de la Facultad, este se define automáticamente de acuerdo al Tipo de Actividad establecido en la Información General del Proyecto (14% para Edu Continua) y al origen de la actividad (Interno sin contribuciones ni excedentes, interno con excedentes sin contribuciones, interno con excedentes y contribuciones ó externo)


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Resumen de Costos 2Verificar en Resumen de Costos 2 que se sumen los ítems Total Costo Proyecto, Contribuciones UdeA y Contribuciones Facultad de Ingeniería; en los casos que aplique.

2.4. Análisis Financiero de Educación Continua. Dividir el Total Proyecto arrojado en Resumen de Costos 2 por el número de asistentes esperados a la actividad, en el caso de Educación Continua, lo cual dará el valor estimado de inscripción y arrojará el punto de equilibrio en inscripciones que permita cubrir los costos del proyecto, incluidos los porcentajes de administración.De esta manera se obtendrá la tarifa plena de la cual se aplicarán los descuentos establecidos en la Política de Operación de Educación Continua.

2.5Valor Definitivo de la PropuestaObtener el valor definitivo de la propuesta a partir de los ingresos totales obtenidos en la ejecución de las actividades definidos como Ingresos Brutos, a los cuales se les resta el Valor de las Contribuciones UdeA que son en total 20%; según sea el caso del Origen del Servicio. Esto arroja el valor de los Ingresos Netos a los cuales se les resta los egresos o gastos generados por la ejecución del proyecto arrojando el valor de los Excedentes.


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2.6Análisis de ExcedentesDistribuir los Excedentes obtenidos de la ejecución del proyecto de la siguiente manera:

De acuerdo a negociación previa con el proponente de la Actividad, se podrá destinar entre el 5% y el 30% de los excedentes al CESET como operador del proyecto.

Del 70% restante de los Excedentes, el 90% se destinará al Grupo al cual pertenece el proponente y el 10% al Departamento al cual pertenece dicho grupo de Investigación.

2.7. Referencia bibliográfica. Diseño Académico VE-FO-004. Formato de presupuesto.

3. Documentos de referencia (Opcional)VE-FO-004 Diseño Académico Propuesta Educación Continua.v01

4. Glosario (Opcional)5. Memoria de Cálculo: Costeo de los rubros a ejecutar para el desarrollo del

proyecto6. Rubros: Recursos necesarios para la ejecución del proyecto7. Costo: Valores que se deben cubrir para la ejecución del proyecto8. Rubros: Conjunto de artículos de consumo de un mismo tipo o relacionados con

determinada actividad


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9. Anotaciones y comentarios (Opcional)N/A


Elaboró:Nombres y Apellidos

EmpleoProceso/Dependencia

Revisó:Nombres y Apellidos


Aprobó:Nombres y Apellidos


Fecha: DD-MMM-AAAA

Fecha:DD-MMM-AAAA Fecha:

DD-MMM-AAAA

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