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8/18/2019 Charlas Para La Gestión Del Mantenimiento (1)
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Charlas para la gestión del mantenimiento
Fernando Espinosa Fuentes
8/18/2019 Charlas Para La Gestión Del Mantenimiento (1)
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Es importante hacer claridad que la información oportuna no implicatener la última reparación efectuada o el último repuesto registradoen este sistema.
La información gerencial se produce con base en movimientos
históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones.
Preparado por Fernando Espinosa
La información transaccional no essuficiente. Se requierendefiniciones de indicadores quenormalmente tienen componentes
externos a la función, como la tasade producción, o el nivel deemisiones, e información que seproduce en otros sistemas, comoel presupuesto de operación.
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La definición de un SIG se fundamenta en el establecimiento delos indicadores de gestión, números que permitan medir cómo
avanza la función hacia las metas establecidas.
Se espera que la información transaccional que se procesa enlos ERP (Enterprise Resource Planning) produzca la informaciónrequerida de estas transacciones en el sistema de información
gerencial.
Una definición equívoca de estas codificaciones, puede definirla imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla conel objetivo de presentar la información requerida para tomar
decisiones.
Preparado por Fernando Espinosa
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La definición de los requisitos de información está estrechamente ligadacon la concepción del mantenimiento que se ha definido para satisfacerlos objetivos fijados para la función mantenimiento.
La concepción da las bases para:
◦
jerarquizar los equipos,◦ calificar el tipo de recursos humanos que se necesitan,
◦ establecer nexos y canales de comunicación,
◦ definir los factores críticos de éxito y los indicadores de eficiencia queentregaran la retroalimentación,
◦ el detalle de la información que se necesita,
◦ el nivel de inversiones para atender los equipos, reemplazos y susactualizaciones,
◦ conocimientos y tecnología necesaria,
◦ estructura administrativa, entre otros aspectos.
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Si el administrador conoce elobjetivo perseguido para lafunción mantenimiento podrádimensionar adecuadamente el
esfuerzo requerido de su parte yde todo su equipo decolaboradores para diseñar susistema y por consiguiente laherramienta computacional quese precisa.
Con el conocimiento acabado dela concepción y de la formacomo se gestionará la funciónmantenimiento, se definen:◦ Las principales funciones globales
internas
◦ Las funciones externas aldepartamento de mantenimiento
◦ Cómo será el proceso de atenciónde los clientes del mantenimiento
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Función 1
Función 3
Función 2
Función 4Función
relacionada
Función
relacionada
Proceso A Proceso B
OrigenDestino
Mat. Prima
Dinero, bienes
de capital,
personas
Productos y
bienes semi
elaborados
Productos finales
Entradas
Flujos de información
intermedios
Salidas
Función (sistema) global
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Desarrollo de
S.I.G
Def. y análisis
del problema
Diseño e
implementación
Operación y
mantenimiento
Percepción de
necesidades
Estudio de
factibilidadDiseño lógico Diseño físico Construcción
Prueba e
implementaciónOperación Mantención
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Diseño Lógico
Diseño Lógico
Global
Diseño Lógico
Detallado
Estudio
análisis situac.
actual
Generación dealternativas
Análisis
grados de
macanización
Evaluación Selección dealternativa
Diseño deprocedimientos
Especificación
de
requerimientos
Modelo de
datos
conceptual
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Diseño Físico
Diseño Físico
Global
Diseño Físico
Detallado
Anál. situación
actual
computacional
Def. función
objetivo del
diseño
Deter. estruct.
de proceso y
datos
Generación
diseños
factibles
Evaluación
selección
mejor diseño
Especificación
diseño elegido
Especificación
hardware y
hardsoftware
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Lo que se debe reflejar en el análisis de las funciones y lainformación que las soportará es pensar en el ideal que algrupo de gestión le gustaría tener. El ideal no es una gran
cantidad de información, que muchas veces no se usará, sinotodo lo contrario, es la cantidad precisa, relevante, en elmomento adecuado, validada y actualizada.
La primera representación es la forma más amplia de expresar
las funciones, lo cual aún no el insumo adecuado paraidentificar los grupos de información y su estructura.
Hay que desglosar más cada función en sus componentes endetalle, ya que así será más simple identificar los grupos de
datos que cada sub-función necesita o emite, y en una etapasiguiente crear la malla de información y definir los grupos dedatos intercambiados entre las funciones.
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Lo que se identifica en esta etapa son los flujos deinformación y el detalle de estos debe ser especificado en undocumento complementario.
Formalizar el layout de la pantalla o del documento que
servirá como portador de la información, lo cual tiene laventaja de reflejar el proceso de toma de decisiones ya que seordena de una forma coherente el conjunto de datos con lospasos de análisis de los datos o bien de ejecución de ladecisión.
Un ejemplo que se muestra es la “Orden de Trabajo” que esun documento que va desde “Planificación de las tareas demantenimiento” al “Proceso de Mantenimiento”
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Es un análisis importante en el diseño del
sistema de información de manera de fijarresponsabilidades por el manejo de lainformación en cada etapa de suprocesamiento, además de indicar cómo sedebe procesar en cada sección deldepartamento de mantenimiento.
El modelo recomendado es una tablagráfico-narrativa en donde se especifica eldocumento y las secciones que estáninvolucradas directamente con el
procedimiento. La parte gráfica es paraexplicar cómo se traslada el documento y laparte narrativa para dar mayoresantecedentes de cómo completar y tratarlo
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Ningún sistema soluciona problemasen procesos de gestión maldefinidos.
Esta es tarea del grupo de trabajoque estará a cabo de seleccionar elsoftware y será su responsabilidadasesorarse por personas idóneas en
el área de la gestión delmantenimiento.
Es conveniente invitar personasexternas a la organización, ya que esla mejor forma de detectar errores otener otros puntos de vista paradiscutir y sacar nuevos aprendizajes.
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Los requerimientos de negocio deben ser establecidos antes
de partir. Si no se define la estrategia para atender la meta denegocios de la empresa pronto se verán las consecuenciasnegativas al no acompañar eficientemente el procesoproductivo.
Además si no existe un lazo de retroalimentación, conindicadores adecuados, el sistema de gestión con seguridadva a colapsar.
La alta gerencia y el resto de la organización deben estar
comprometidos con el proyecto, este no es un proyectorestringido al área informática. El compromiso se debedemostrar con actos y actitudes.