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Ciclo de Vida para la Gestin del Proyecto Piloto In Building

Santiago, Chile / Octubre 16 / 2013

PMO Construccin de la

PMO VP Tecnologa y Operaciones

entel _

Tabla de con_

tenido

Alcance y Objetivos

PMO y Poltica PMO_Qu es?

Poltica de Gestin de Proyectos de la VP TyO

PMO Vicepresidencia T&O _Estructura de la PMO

Ciclo de vida para la gestin del proyecto Procesos_4 puntos clave

Ciclo de vida para la gestin del proyecto _ Piloto In Building

Fase de Inicio

Fase de Planificacin

Fase de Ejecucin, Seguimiento y Control

Fase de Cierre

Adherencia metodolgica

Prximos pasos Prximos pasos _RoadMap

Prximos pasos _Apoyo uso Ciclo de Vida para la gestin del proyecto

Prximos pasos _Adherencia metodolgica 2

entel _

Tabla de con_

tenido

Alcance y Objetivos






Fase de Inicio



Fase de Cierre





entel _ 4

El Ciclo de vida para la gestin del proyecto piloto de la Gerencia Depto. Gestin de Proyectos In Building es un

marco de referencia para dirigir el proyecto mediante la

ejecucin de actividades y procesos estandarizados,

conviviendo tanto procesos de gestin de proyectos como

procesos de negocio.

Los Permisos, Planificacin de Instalacin, Instalacin, Integracin y Puesta en Servicio de equipos de

telecomunicaciones, Administracin de Equipos y

Contratistas, POP activo y Cierre del proyecto, incluyendo

buenas prcticas de gestin de proyectos, permitirn la

habilitacin de sitios nuevos In Building, segn los

estndares definidos.

Alcance_

entel _ 5

Dar a conocer e interpretar el Ciclo de vida para la gestin del proyecto piloto de la Gerencia Depto. Gestin de

Proyectos In Building.

Dar a conocer los prximos pasos del periodo del piloto (4 semanas) y los hitos a diciembre del presente ao.

Obtener retroalimentacin de los usuarios a fin de realizar los ajustes necesarios al termino del presente piloto.

Objetivos_

entel _

Tabla de con_

tenido

Alcance y Objetivos






Fase de Inicio



Fase de Cierre





entel _ 7

Una PMO (Project Management Office) es una unidad organizacional

especializada que se encarga de obtener el nivel de madurez ptimo de una

compaa en trminos de Gestin de Proyectos.

PMO_Qu es?

Pe

rso

nas

Pro

ce

so

s y

M

tod

os

Herr

am

ien

tas

Cu

ltu

ra

Habilitadores de Negocio

Gestin de

Proyectos

Factores

Impulsores Estrategia Organizacional

Estructura Organizacional

Polticas y Visin - Gestin

Corporativa Proyectos

Patrocinio

Asignacin de Recursos

entel _

Poltica de Gestin de Proyectos de la VP TyO_

La Gestin de Proyectos de la Vice Presidencia de Tecnologa y Operaciones se aborda con un enfoque estandarizado de acuerdo

con las mejores prcticas y estndares internacionales, y

plenamente alineada con las polticas de Entel.

El objetivo del Ciclo de vida para la gestin del

proyecto es proporcionar un marco de referencia

bsico para dirigir el proyecto mediante la

ejecucin de actividades y procesos

estandarizados.

8

entel _ 9

PMO Vicepresidencia Tecnologa y Operaciones

Gerencia Divisional

Operaciones Jos Luis Navarro

Gerencia Divisional

Redes Luis Uribe

Gerencia Divisional

Construccin de Infr. Gustavo Welkner

Gerencia Divisional

Sistemas Pablo Harttig

Santiago Villarroel

Pablo Cruz

Andrea Leyton

Guillermo Mndez

Magdalena Carrasco

Andrs Salinger

Sandra Vicencio

Erwin Nain

Gastn Escalona

Rodrigo Quezada


Ofrecer procesos,

metodologa, servicios

robustos y estndares a

las Gerencias Divisionales

entel _

Tabla de con_

tenido

Alcance y Objetivos






Fase de Inicio



Fase de Cierre





entel _

Procesos_4 puntos clave

11

Sitio nuevo Inbuilding

Solicitud Visita Multidisciplinaria

Procesos de Gestin de Proyectos

Procesos de Negocio

Inicio Planificacin Ejecucin, Seguimiento y Control Cierre

Ingreso Proyecto

Visita Multidisciplinaria

Cierre Negociacin

Planificacin Instalacin

Instalacin

Integracin y Activacin



continuacin

entel _

Procesos_4 puntos clave

12

(1 de 4) El Proceso de Gestin de Proyectos, se alimenta de los Procesos de Negocio que ustedes ejecutan para implementar sus

proyectos.

(2 de 4) Los Procesos de Negocio y los Procesos de Gestin de Proyectos buscan apoyar la implementacin de los proyectos,

generando estndares y buenas prcticas para obtener un resultado ptimo.

(3 de 4) Ambos modelos son complementarios, ya que uno alimenta al otro y ambos permiten mejorar la operatividad de la gerencia.

(4 de 4) El objetivo de los Procesos de Gestin de Proyectos es slo definir un estndar y buenas prcticas.

entel _

Ciclo de vida para la gestin del proyecto_ Piloto In Building


Entradas

Salidas

Actividades Procesos

Hitos

Fases

Proceso Cclico

Procesos Gestin

Proyecto (gris)

Actividades/ Tareas

(blanco)

Descripcin

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Ciclo detallado

entel _

Actividades y Procesos Objetivos:

Procesos y actividades para definir un nuevo proyecto.

Define el alcance inicial y se comprometen los recursos.

Identifica los interesados internos y externos.

Se selecciona el lder del proyecto.

Entradas:

Requerimiento sitio nuevo In Building (GD Redes o GD Operaciones)

Salidas:

Requerimiento revisado y aprobado

Correo electrnico de asignacin de proyecto

Lista de interesados (internos y externos)

Orden de trabajo a empresa inmobiliaria

Aprobacin de ingreso al recinto

Revisar requerimiento para

ingresar y controlar proyectos

asociados a sitios nuevos

Asignar proyecto

Identificar interesado para gestin

acceso visita multidisciplinaria del

proyecto

Generar rdenes de trabajo a

empresa inmobiliaria

Realizar gestin de visita

multidisciplinaria

Permisos Hito

Ciclo de vida para la gestin del proyecto_ Fase Inicio

Inicio Planificacin Ejecucin,

Seguimiento y Control Cierre

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entel _

Objetivos:

Procesos y actividades realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los

objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida

para alcanzar dichos objetivos.

El objetivo de la planificacin es obtener: alcance, tiempo, costos, calidad, comunicacin, riesgos y

adquisiciones.

Entradas:

Requerimiento revisado y aprobado

Correo electrnico de asignacin de proyecto

Lista de interesados

Orden de trabajo a empresa inmobiliaria

Aprobacin de ingreso al recinto

Salidas:

Ver prxima lamina

Actividades y Procesos

Gestin de alcance

(Visita multidiciplinaria)

Planificacin de las actividades

del proyecto

Planificacin de las

comunicaciones

Gestin de riesgos

Planificar visita multidisciplinaria

Realizar visita multidisciplinaria al

recinto

Cerrar negociacin de proyecto

nuevo In Building

Ciclo de vida para la gestin del proyecto_ Fase Planificacin



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entel _

Continuacin Actividades y Procesos

Formalizar acuerdo de instalacin

de proyecto nuevo In Building

Realizar reunin de inicio de

instalacin (Kick Off interno)

Generar y enviar valorizacin

para apertura de cuenta proyecto

Actualizar lista de interesados

Kick Off con patrocinador e

interesados

Generar rdenes de trabajo para

proveedores y contratistas

Asignar equipamiento Ericsson a

proyecto




16

entel _

Salidas:

Contrato de comodato o arriendo firmado

Carta SUBTEL firmada y Formulario ingreso a tramitacin SUBTEL

Aprobacin de la implementacin de sitio nuevo In Building

Minuta de reunin de inicio instalacin

Cronograma

Planilla de comunicaciones

Planilla de administracin de riesgos

Asignacin de equipamiento Ericsson a proyecto

Cuenta de proyecto aperturada

Orden de trabajo para proveedores y contratistas

Minuta kick off con patrocinador e interesados

Lista de interesados actualizada

Planificacin

de Instalacin

Hito_02

Cuenta

de proyectos

Hito_01




17

entel _

Objetivos:

Procesos y actividades realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del

proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del

mismo.

Los resultados pueden requerir que se actualice la planificacin y que se vuelva a establecer la lnea

base.

Esto puede incluir cambios en la duracin prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad de

recursos, y riesgos no anticipados.

Entradas:

Documento de alcance final

Cronograma

Planilla de comunicaciones

Planilla de administracin de riesgos

Asignacin de equipamiento Ericsson a proyecto

Cuenta de proyecto aperturada

Orden de trabajo para proveedores y contratistas


Retirar equipamiento Ericsson a

bodegas Entel

Instalar sistema radiante

Instalar fuente de radiofrecuencia

Instalar transmisin

Instalar energa

Integrar fuente de radiofrecuencia

Activar fuente de radiofrecuencia

Ciclo de vida para la gestin del proyecto_ Fase Ejecucin



18

entel _

Continuacin Actividades y Procesos

Realizar inspeccin tcnica In

Building

Traspasar servicio a Operaciones

y Mantenimiento (O yM)

Validar la calidad del proyecto por

parte de O y M

Verificar y controlar el alcance

Ejecutar y monitorear el plan de

comunicaciones

Monitorear y controlar los riesgos

Realizar controles integrados de

cambio




19

entel _

Salidas:

Reporte generado por ITO

Informe de avance del proyecto

Registro y actualizacin de riesgos

Cronograma actualizado

Controles de cambio aprobados y ejecutados

Aceptacin de O y M

Aceptacin formal del patrocinador

POP activo

POP

activo Hito_02

Aceptacin

O y M Hito_01




20

entel _

Objetivos:

Procesos y actividades realizados para finalizar todas las tareas y completar formalmente el

proyecto y otras obligaciones.

Entradas:

Contrato de comodato o arriendo

Reporte generado por ITO

Aceptacin de O y M

Aceptacin formal del patrocinador

POP activo

Salidas:

Acta de cierre administrativo

Correo electrnico de gestin de pagos

Acta de lecciones aprendidas


Asegurar pagos de servicios a

proveedores y contratistas

Generar cierre administrativo

Generar reunin de lecciones

aprendidas

Proyecto

cerrado Hito

Ciclo de vida para la gestin del proyecto_ Fase Cierre



21

entel _ 22

Adherencia Metodolgica

Uso de la tcnica aprender-trabajando y con el apoyo de la PMO, para resolver dudas o consultas, permitir a los equipos vivir la experiencia de

uso y retroalimentacin.

(*) Carta Gantt, previamente la PMO realizar un taller segn necesidad.

El periodo del piloto de ciclo de vida no considera realizar mediciones.


ADHERENCIA -Lista de

interesados

actualizada

-Enunciado de

alcance

-Carta Gantt (*)

ADHERENCIA - Lista de

interesados

ADHERENCIA -Registro de

riesgos

-Aceptacin O y M

-Carta Gantt

actualizada(*)

ADHERENCIA -Correo

electrnico de

gestin de pagos

entel _

Tabla de con_

tenido

Alcance y Objetivos






Fase de Inicio



Fase de Cierre





entel _

Prximos pasos _RoadMap

oct nov dic

42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52

Mes

Adherencia

metodolgica 01/12/2013 - 31/12/2013

Inicio uso Ciclo de vida final 02/12/2013

Resultados gerencia 29/11/2013

Actividad

27/11/2013

Mesa de trabajo/

Ajustes necesarios 18/11/2013 - 22/11/2013

Piloto In Building 16/10/2013 - 14/11/2013

16/10/2013

Ciclo de vida final

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entel _

Prximos pasos _Apoyo uso Ciclo de Vida

A partir del 16-octubre se inicia un proceso de 4 semanas de apoyo, por parte de la PMO. Esto considera consultas o dudas en uso e interpretacin

del Ciclo de vida del proyecto.

La PMO responder consultas que reciba al correo electrnico a [email protected]. Estas tanto de uso del Ciclo de vida del

proyecto como Adherencia metodolgica.

Envi de correo Tiempo de respuesta

Da hbil antes de las 12:00 hrs. Mismo da hbil, o segn disponibilidad.

Da hbil despus de las 12:00 hrs. Da hbil siguiente, o segn disponibilidad.

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entel _

Prximos pasos _Adherencia metodolgica

El alojamiento de la adherencia metodolgica ser en el SharePoint de la GDCI, para esto se debe enviar un correo electrnico a

[email protected] solicitando la creacin en SharePoint de una

carpeta con el nmero de proyecto. La PMO creara carpeta y comunicara

esto va correo electrnico.

La adherencia para proyectos que ya existen, se deber generar documentos a partir de la Fase en que se encuentre al momento de iniciar

este piloto (16-octubre).

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entel _

Preguntas

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Autor contenido

Sandra Vicencio Astorga

Andres Bello 2687 Las Condes Santiago Chile

Documents

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