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Aplicaciones Informáticas. Excel

CICLO FORMATIVO DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

APLICACIONES INFORMÁTICAS. EXCEL

Pilar Baranguá Arbués Página 2

CONTENIDO Introducción .......................................................................................................................................... 3

Aplicación Excel ..................................................................................................................................... 3

Seleccionar Celdas.............................................................................................................................. 5

Configurar celdas ............................................................................................................................... 5

Moverse por el área de trabajo .......................................................................................................... 5

Introducir datos en las celdas ............................................................................................................. 5

Formato de celdas .............................................................................................................................. 5

Formato de los datos ......................................................................................................................... 6

Diseño de Página................................................................................................................................ 6

Operaciones con Fórmulas y Funciones ................................................................................................. 7

Fórmulas Básicas ................................................................................................................................ 7

Inserción de una fórmula ............................................................................................................... 7

Controlador de Relleno .................................................................................................................. 7

Referencias a celdas ....................................................................................................................... 7

Funciones ........................................................................................................................................... 8

Funciones esenciales ...................................................................................................................... 8

Funciones Condicionales ................................................................................................................ 9

Funciones de búsqueda y referencia .............................................................................................. 9

Funciones Financieras .................................................................................................................. 10

Operaciones Avanzadas con hojas de cálculo ................................................................................... 11

Insertar varias fórmulas en una misma celda ............................................................................... 11

Insertar elementos en una hoja de cálculo ................................................................................... 11



INTRODUCCIÓN

La siguiente aplicación que vamos a estudiar es la edición de hojas de datos mediante la aplicación

Excel.

APLICACIÓN EXCEL

1. Botón de Office

2. Barra de título

3. Cinta de opciones

4. Opciones de cada ficha

5. Cuadro de nombres

6. Barra de fórmulas

7. Área de trabajo

8. Nombre de las hojas

9. Barra de estado

10. Barras de desplazamiento

La zona más importante de una hoja de cálculo es el área de trabajo. Está formada por una

cuadrícula y cada uno de los cuadrados recibe el nombre de celda.

Las celdas están organizadas en filas y columnas, cada una de las cuales tiene su propio

nombre. Las columnas se identifican por letras y las filas a su vez lo hacen por números.

7

6

4

9 10 8

5

2 3 1



Los archivos de Excel se denominan libros. Cada libro está compuesto por hojas que se pueden

ir añadiendo o eliminando hojas según las necesidades.



SELECCIONAR CELDAS

Dentro de la cuadrícula de la hoja se observa que siempre existe una celda que tiene los

bordes más gruesos, eso significa que esta seleccionada, lo que implica que cuando se desee

escribir será en esa celda donde se almacenarán los datos escritos y, cuando se aplique algún

tipo de formato, afectará a esta celda.

Cuando se seleccionan varias celdas, hay una de ellas que se queda en blanco, mientras que el

recuadro que engloba a todas es más grueso que el resto de líneas. Por tanto, si aplicamos

formato, se lo aplicamos a todas simultáneamente, pero si escribimos algo, se escribirá

únicamente dentro de la celda que está en blanco.

CONFIGURAR CELDAS

Configurar la anchura de las columnas: debe hacerse desde la parte superior de la misma.

Configurar la altura de las filas: se opera situando el ratón entre dos filas en la parte izquierda de la

pantalla.

Configurar el ancho o el alto de varias columnas o filas a la vez: se seleccionan las que se necesiten

modificar y se cambia cualquier de ellas.

MOVERSE POR EL ÁREA DE TRABAJO

Podemos movernos por el área de trabajo de una hoja de cálculo de diversas formas:

Con las barras de desplazamiento

A través de los cursores

A través de las teclas de control.

INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS

Dentro de una celda se pueden escribir tres tipos de datos distintos:

Números

Texto

Fórmulas y funciones

FORMATO DE CELDAS

Se puede dar formato de las celdas como bordes, color, tamaño, alineación, fuentes, etc.

Grupo fuente: En el grupo de opciones Fuentes de la ficha Inicio se encuentras todas las características

que se aplicarán a los caracteres escritos dentro de las celdas.

Grupo alineación: En este grupo se encuentran las opciones de configuración de alineación, orientación

del texto, etc.

Excel presenta algunas peculiaridades en las alineaciones, ya que no solo se trata de alinear el texto

respecto de una página, sino que los datos van incluidos en celdas y pueden darse multitud de

alineaciones dentro de las mismas. Así tenemos:

Alineación de texto: también pueden alinearse verticalmente respecto a la celda



Orientación: se puede orientar los datos en vertical y también en diagonal.

Ajustar texto: cuando el texto que está escrito dentro de una celda es más largo que el ancho

de la columna, sobresaldrá por el lado derecho o se cortará. Si se aplica ajustar texto los datos

de la celda se ajustarán al ancho de la columna.

Combinar celdas: se pueden unir varias celdas

FORMATO DE LOS DATOS

Es importante tener claro que una cosa es el contenido de las celdas y otra distinta el formato con el que

se visualiza dicho documento.

Los formatos son:

General: Estas celdas no tienen un número de formato específico. Excel aplica el formato

automáticamente, según el tipo de datos que se inserten en la celda.

Número: La celda contiene un número.

Moneda: Se incluye un símbolo para identificar esa cifra con una moneda.

Contabilidad: Su especialidad es que los símbolos de moneda y las comas decimales están

alineados unos encima de otros.

Fecha: Excel distingue entre fecha corta y fecha larga.

Hora: Para insertar un dato con formato hora se separan sus componentes (horas, minutos,

segundos) mediante dos puntos.

Porcentaje: Muestra el contenido de la celda en proporción al 100%

Fracción: Muestra el contenido de una celda en forma de fracción.

Científica: Muestra el contenido de la celda como un número multiplicado por 10 elevado a

una cantidad.

Texto: Con este formato el contenido de la celda se muestra como texto incluso cuando haya

un número almacenado dentro.

Personalizado: Permite definir un formato nuevo de número, configurable según las

necesidades del usuario.

DISEÑO DE PÁGINA

En la ficha Diseño de página se encuentran multitud de opciones para configurar los parámetros que

afectan a toda la hoja en su conjunto.

Grupo Temas: Es una forma rápida y muy vistosa de dar formato a toda la hoja a través de un tema, que

especifica los colores, los tipos de letra y los efectos.

Grupo Configurar página: En este grupo se especifica el tamaño de los márgenes, la orientación de la

hoja y el tamaño del papel. De este grupo, es especialmente importante la opción Área de impresión,

que sirve para definir el área de impresión (rango de celdas que se quieren imprimir).

Grupo Ajustar área de impresión: Se trata de ajustar la escala de la hoja de cálculo respecto a la hoja de

papel. Modificando el valor porcentual de la escala, el área de impresión se imprime más grande o más

pequeño.

Grupo Opciones de la hoja: En este grupo se configuran distintos aspectos visuales de la hora:

Líneas de la cuadrícula: si se mostrarán las líneas de cuadrícula en la pantalla o esta solo

mostrará el color de fondo de la hoja y si se imprimirán o no cuando se imprima la hoja.



Encabezados: análogamente, si se quieren ver o no en pantalla y si se desea que se impriman

con la hoja

Operaciones con Fórmulas y Funciones

FÓRMULAS BÁSICAS

INSERCIÓN DE UNA FÓRMULA Para insertar una fórmula en Excel, hay que situarse en una celda y escribir el signo igual (=). De esta

forma el programa entiende que lo que viene a continuación es una fórmula. Una vez escrita la fórmula,

cuando se acepta o introduce (pulsado <intro>) aparece en la celda el resultado de la misma.

La verdadera ventaja de cualquier hoja de cálculo es que no solo se puede operar con números sino

también con referencias a celdas, de tal forma que si cambian los datos contenidos en las celdas de

referencia, cambiará también el resultado.

CONTROLADOR DE RELLENO En la esquina inferior derecha de la celda que

está seleccionada existe un punto. Es el

controlador de relleno, para utilizarlo se sitúa el

puntero del ratón sobre él.

Cuando se convierte en una cruz negra, sin soltar el botón izquierdo del ratón, se arrastra hacia abajo.

El controlador de relleno produce distintos resultados dependiendo del contenido de la celda sobre la

que se aplique:

Contenido celda Resultado

Número, texto o cualquier otro valor constante, excepto fechas

Repite el valor en las siguientes celdas

Fecha Comienza una serie ascendente

Fórmula Va cambiando según se va arrastrando, modificándose las referencias de las celdas en el mismo sentido en el que se arrastra la fórmula

Otra opción interesante es la de autorrellenar celdas en función de los datos escritos. Si se escribe un

valor en una celda, otro valor en la siguiente, se seleccionan ambas celdas y se arrastra desde el

controlador de relleno de la segunda, se produce una serie que aumenta en el mismo orden que los dos

números escritos y en la misma proporción que la diferencia de estos.

REFERENCIAS A CELDAS Existen varios tipos de referencias:

Referencias relativas: Indican la posición de una celda con respecto a aquella en que se

nombra. Si en la celda C1 se nombra a la celda B1 (por ejemplo escribiendo =B1).

Referencias absolutas: No van relacionadas con la posición de una celda, sino únicamente con

su nombre. La principal consecuencia es que al copiar la celda donde se encuentra la referencia

o al arrastrarla utilizando el controlador de relleno, la referencia no varía. La nomenclatura de

las referencias absolutas introduce el símbolo $ delante de la letra y el número del nombre de

la celda ($B$1). Para poner la referencia absoluta hacemos clic en F4.



Referencias mixtas: En este caso, uno de los dos elementos del nombre de la celda

referenciada, la fila o la columna, permanece fijo como en las referencias absolutas, pero el

otro varía según su posición, como con las relativas. También se utiliza el símbolo $, pero solo

se escribe delante de la parte de la referencia que se pretende que funcione como absoluta.

Referencia Nomenclatura Comportamiento al copiar o arrastrar

Relativa C4 Verticalmente, la referencia se mueve. Horizontalmente, la referencia se mueve

Absoluta $C4$ Verticalmente, la referencia permanece estática Horizontalmente, la referencia permanece estática

Mixta $C4

Verticalmente, la referencia se mueve Horizontalmente, la referencia permanece estática

C$4 Verticalmente, la referencia permanece estática+ Horizontalmente, la referencia se mueve

FUNCIONES

Las funciones son fórmulas predefinidas que incluye la hoja de cálculo y que hacen que sea más simple y

rápida la realización de operación. Cuando se inserta una función, Excel abre un asistente que pregunta

sobre el tipo de operación que se quiere realizar y los datos necesarios.

La estructura de una función es la siguiente:

=NOMBRE DE LA FUNCIÓN(argumento1;argumento2;….argumentoN)

FUNCIONES ESENCIALES En este apartado vamos a ver algunas de las funciones más utilizadas en Excel.

Vamos a utilizar como ejemplo un rango (A1:A6) en el que sus valores son A1=2, A2=3, A3=5, A4=2,5,

A5= en blanco, A6=texto

Rango: Conjunto de celdas ya sean adyacentes (A1:A6), como un conjunto de celdas dispersas por toda

la tabla (B2;C5;H14)). En el primer caso se utilizará como separador los dos puntos y en el segundo el

punto y coma.

Nombre Sintaxis Descripción Ejemplos

Suma =SUMA (rango) Devuelve como resultado la suma de todos los números que hay contenidos dentro del rango

=Suma(A1:A3) dará como resultado 10

Promedio =PROMEDIO (rango) Devuelve la media aritmética de los números contenidos dentro del rango.

=Promedio(A1:A3) dará como resultado 3,33

Máximo =MAX (rango) Devuelve el valor del número más alto que se encuentra dentro del rango

=Max (A1:A3) dará como resultado 5

Mínimo =MIN (rango) Devuelve el valor del número más pequeño que se encuentra dentro del rango

=Min(A1:A3) dará como resultado 2

Producto =PRODUCTO (rango) Devuelve el producto de todos los números que están incluidos dentro del rango

=Producto(A1:A3) dará como resultado 30



Raíz cuadrada

=RAIZ(celda) Devuelve la raíz cuadrada del valor almacenado en la celda

=Raiz(A1) nos dará como resultado 1,4142

Moda =MODA(rango) Devuelve el valor más frecuente, es decir, el más repetido dentro de una distribución de valores

=Moda(A1:A3) no nos dará ningún resultado, pues ningún valor se repite

Contar =CONTAR(rango) Devuelve cuántas celdas existen dentro del rango especificado que contengan números. Como número se entiende cualquier valor numérico, incluidos porcentajes, fechas, moneda

=Contar (A1:A3)dará como resultado 3

Contar.blanco =CONTAR.BLANCO(rango) Devuelve el número de celdas que están vacías dentro del rango

Contara =CONTARA(rango) Devuelve el número de celdas que contienen cualquier dato dentro del rango especificado. Se incluyen las de contenido numérico así como las que contienen texto. Es decir, cuenta las celdas no vacías.

,

FUNCIONES CONDICIONALES Este tipo de funciones añaden una condición a las operaciones a realizar.

Sí condicional: Se trata de la función condicional por excelencia. Devuelve el segundo

argumento si la prueba lógica es cierta y el tercero si no lo es.

=SI(prueba lógica; valor si verdadero; valor si falso)

Contar condicional: Devuelve el número de celdas de un rango que cumplen el criterio

propuesto. La sintaxis de esta función es:

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Suma condicional: Esta función suma los números de un rango cuando cumplen un criterio o

condición. Los dos primeros argumentos son obligatorios, el tercero es opcional; si se usa se

tienen dos rangos: el primero para comprobar si se cumple el criterio y el segundo para ir

sumando los valores que contiene cuando esto sucede. Su sintaxis es:

=SUMAR.SI(rango; criterio; rango suma)

FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA Función buscar: Esta función tiene dos notaciones posibles, una más sencilla y una segunda que nos

permite definir más exactamente de dónde comparar y de dónde extraer los resultados:

Recorre de arriba abajo la primera columna de la matriz o rango y, cuando encuentra el valor

buscado, salta a la celda que se encuentra en la última columna de la misma fila y devuelve su

contenido como resultado. Su sintaxis es: =BUSCAR(valor buscado; matriz)

Recorre de arriba abajo el vector de comparación (rango de una sola columna) y, cuando

encuentra el valor buscado, salta a la misma fila del vector de resultado (rango de una sola

columna), devolviendo su contenido como resultado. La sintaxis de esta función es:



=BUSCAR(valor buscado; vector de comparación; vector de resultado.

En ambos casos, es importante señalar que la columna en la que se busca debe estar ordenada de

menor a mayor y que, en caso de no encontrar la coincidencia exacta con el valor buscado, siempre

aproxima por defecto.

Función buscar vertical: Esta función recorre de arriba abajo la primera columna de la matriz o rango y,

cuando encuentra el valor buscado, salta a la misma fila de la columna que se indica en el argumento

indicador de columnas, devolviendo como resultado el contenido de dicha celda. Su sintaxis es:

=BUSCARV(valor buscado; matriz buscar en; indicador columnas; ordenado)

El resultado de esta función cambia totalmente dependiendo de cuál sea el contenido del último

argumento (ordenado):

Si en este argumento se escribe verdadero o se deja en blanco, se asume que la primera

columna está ordenada de menor a mayor y por tanto aproxima por defecto.

Si se escribe falso se entiende que se debe encontrar la coincidencia exacta con el valor

buscado, dando como resultado un error si no se encuentra.

Función buscar horizontal: Funciona exactamente igual que la función BUSCARV, pero busca en rangos

de filas en vez de columnas. Su sintaxis es:

=BUSCARH(valor buscado; matriz buscar en; indicador columnas; ordenado)

FUNCIONES FINANCIERAS Función pago: Esta función sirve para calcular la cuota a pagar por cada periodo para la devolución de

un préstamo. La sintaxis de la función es la siguiente:

=PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Tasa: es el tipo de interés por periodo del préstamo

Nper: número de periodos de devolución

Va: valor actual o principal de la operación

Vf: (optativo) valor final de la operación, normalmente será cero.

Tipo: (optativo) si se escribe 0 indica que los pagos se hacen al principio del periodo, si no se

escribe nada o se escribe 1, se entiende que los pagos se hacen al final de cada periodo.

Función valor actual: Calcula el principal de la operación conociendo el tipo de interés por periodo, el

número de periodos y el pago por periodo.

=VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)

Función número de periodos: Calcula el número de periodos necesario para terminar de amortizar la

operación, conociendo el tipo de interés aplicado por periodo, los pagos en cada uno de los periodos y

el principal.

=NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

Función tipo de interés: Calcula el tipo de interés que se aplica a la operación, dados el número de

pagos, la cantidad de cada pago y el principal

=TASA(nper;pago;va;vf;tipo)



OPERACIONES AVANZADAS CON HOJAS DE CÁLCULO

INSERTAR VARIAS FÓRMULAS EN UNA MISMA CELDA Cuando hay que realizar cálculos complejos o búsquedas condicionadas por algún dato que no pueden

ser realizadas por una sola función. También es posible que haya que decidir entre más de dos opciones,

algo que permite la función SI.

Se pueden combinar funciones de varias formas, según las necesidades. Es posible que se necesiten

restar o dividir dos funciones o que haga falta contener una dentro de otra.

INSERTAR ELEMENTOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Excel permite la posibilidad de insertar un gran número de elementos, tanto propios como externos.

Gráficos: Lo más importante a la hora de hacer un gráfico es decidir qué tipo de gráfico se desea. Hay los

siguientes tipos de gráficos:

Columna: comparación entre valores de una o varias series. Distribución vertical

Línea: evolución de los valores de una o varias series a lo largo del tiempo.

Circular: aportación de cada uno de los valores de una serie a la suma total de todos ellos. Solo

permite una serie.

Barra: comparación entre valores de una o varias series. Distribución horizontal

Área: evolución de los valores de una o varias series a lo largo del tiempo. Permite distinguir

mejor las diferencias entre varias series.

Dispersión: comparación entre puntos definidos por pares de valores

Otros gráficos: Excel permite otros tipos de gráficos, cada uno de ellos está indicado para una

utilización concreta, como por ejemplo gráficos específicos de cotizaciones bursátiles, etc.

La ficha diseño se muestra únicamente cuando el gráfico acaba de ser creado o bien cuando se hace un

doble clic en una gráfico ya realizado previamente. Tiene los siguientes grupos:

Tipo: permite cambiar el tipo de gráfico

Datos: permite realizar cambios en la relación entre los datos y el gráfico

Diseños de gráfico: a través de las opciones de este grupo, se puede cambiar rápidamente el

diseño de un gráfico.

Estilos de diseño: existen bastantes estilos para cambiar el diseño de gráfico.

Ubicación: sirve para cambiar la ubicación del gráfico seleccionado a otra hoja

La ficha presentación presenta los siguientes grupos:

Selección actual: en este grupo hay un desplegable donde se elige el elemento al que se desea

dar formato (área de trazado, leyenda, plano inferior). Debajo en aplicar formato a la selección,

se configuran los colores de fondo, los bordes, las sombras y la configuración 3D.

Insertar: este botón permite insertar cualquier elemento dentro del propio gráfico

Etiquetas: permite cambiar el formato de varios elementos, como son:

Título del gráfico

Rótulos de los ejes

Leyenda

Etiquetas de datos

Tabla de datos

Ejes: permite configurar los ejes del gráfico de forma que se pueden mostrar u ocultar.



BIBLIOGRAFÍA Tratamiento Informático de la información de la Editorial Macmillan Profesional

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