Ciclo PDCA (Un proceso de mejora continua)

La mejora continua es un elemento a tener en cuenta por las empresas debido a su

importancia en la gestión de las mismas.

Los procesos de mejora continua pueden emplearse en todas las actividades que realiza

la compañía haciendo de la misma, una entidad eficiente y rentable.

Hay factores en una empresa que merecen especial atención por su importancia en la

misma o por requerimientos legales. Uno de ellos es la calidad, tan de moda en la

actualidad y cuyo tratamiento y dedicación es vital para la empresa como símbolo de

diferenciación y de ventaja con los competidores.

Existe una herramienta o metodología que trata específicamente este tema y que puede

adaptarse al resto de la organización, es el ciclo Deming o ciclo PDCA (Plan, Do,

Check, Act).

Este proceso consta de cuatro pasos:

• Plan ; planificar o preparar a fondo.

• Do ; efectuar o realizar.

• Check ; verificar o comprobar.

• Act ; revisar o actuar.

Es un proceso en forma de ciclo como se muestra a continuación:

Los pasos que hay que realizar son los siguientes:

Paso 1. Plan (Planificar)

Primero se debe estudiar y analizar el proceso definiendo qué cambios pueden

mejorarlos y en qué forma se deben llevar a cabo.

Se pueden seguir cinco subfases:

1. Definir los objetivos. Se deben fijar y clarificar los límites del proyecto.

2. Recopilar los datos. Se debe investigar todo el proceso que se quiere mejorar,

factores que afectan y elementos que lo componen.

3. Elaborar el diagnóstico. Se deben ordenar y analizar los datos obteniendo con ello un plan de acción para seguir el proceso de mejora.

4. Elaborar los pronósticos. Se deben predecir resultados frente a posibles acciones o resultados.

5. Planificar los cambios. Se deben decidir, explicitar y planificar las acciones y los cambios a instrumentar.

Una secuencia básica podía ser la siguiente:

Paso 1. Planificar

Paso 2. Do (Hacer)

En este paso se efectúan las acciones previstas para el cambio según las decisiones y

planificaciones del paso anterior.

Es aconsejable realizarlo primero poco a poco y en pequeña escala, es decir,

modificando aspectos sencillos y que no sean críticos. De esta forma, tenemos la

posibilidad de revisar las acciones y modificar aquellos puntos que así lo requieran.

Una vez comprobada la validez del modelo, se puede proceder a su implantación

general, llevando las acciones planificadas a todo el proceso.

Acciones genéricas que incluye este paso:

• Formación del personal que deba aplicar las soluciones propuestas.

• Verificación de las acciones correctivas definidas en el plan.

• Introducción de modificaciones si no ha sido positivo el resultado de las

medidas correctivas.

• Anotación del trabajo desarrollado y de los resultados obtenidos.

Paso 3. Check (Comprobar)

Una vez llevados a cabo todos aquellos cambios planificados en el proceso, se debe

realizar una verificación de los mismos y comprobar los resultados obtenidos

comparándolos con los previstos.

Esta comprobación sirve también para verificar la validez del proceso de mejora.

Lo primero que se debe fijar es:

• Qué se va a controlar.

• Cuándo se va a hacer.

• Dónde se piensa controlar.

Paso 4. Act (Actuar)

Todas aquellas modificaciones que se tengan que realizar se efectuarán en esta etapa.

Mientras se cambien todos los aspectos necesarios, se irán comprobando y comparando

con el objetivo final del proceso, de modo que al final del mismo, se tengan ejecutados

todos los cambios previstos.

Es importante destacar que una vez conseguido el objetivo establecido y realizado el

ciclo PDCA para un proceso determinado, se debe comenzar otro ciclo PDCA con el

resto de actividades de la empresa, así como con las actividades ya revisadas.

De este modo, disponemos de un proceso general donde continuamente y en forma de

ciclo se analiza la empresa y se proponen acciones de mejora.

Conclusiones

Con la implantación de un proceso de mejora continua o ciclo PDCA se consigue la

estandarización de los procesos, con lo que se garantiza el mantenimiento y control de

los procesos.

Con un proceso estándar y generalizado se consigue atender las necesidades de los

clientes en un tiempo menor pudiendo adelantarnos a la competencia.

Este ciclo se centra en la prevención antes que en la reparación, es decir, se observa y

corrige las aspectos necesarios antes que se originen posibles problemas que afecten a la

empresa y especialmente a la calidad de los productos y servicios y a su imagen

corporativa.