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Cierre Contable NOTA TÉCNICA

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r 1.2

MBA3 16

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Proceso para el Cierre Contable

Para efectuar el procedimiento de cierre contable, se deberán efectuar los s iguientes pasos :

Conci l iación bancaria Generación de a juste de Costos . (Si apl ica)

Revalorización del costo del inventario Convers ión de pól izas contables Diferencia l cambiario Cierre contable

1. Conciliación Bancaria

Este proceso tiene como finalidad confirmar que todos los registros incluidos en los estados bancarios se encuentren reflejados en el s i s tema. Para efectuar una conci l iación bancaria se debe seguir los s iguientes pasos : I . Ingresar a la opción de conci l iación bancaria d el Sis tema Ruta: Adminis tración/Bancos/Conci l iar Cuentas II . Seleccionar el banco, en datos Conciliacion se le indica la fecha y el monto al que se debe llegar en

el proceso de conci l iación.

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III . Muestra los ingresos y egresos (Depósitos, Cheques, transferencias, etc.) en el cual se deberán seleccionar con los aprts (>>) según la información presente en el estado enviado por el banco,

IV. Si exis te información adicional en el estado bancario o di ferencias en los va lores, preceder a

regis trar estos cambios . V. Cuando el campo de diferencia se encuentre en cero, proceder a la confirmación correspondiente.

2. Generación de ajustes de costos Los a justes de costos permiten el ajuste del valor de inventario en relación a nuevos va lores que deben ser ingresados y que eran desconocidos en el momento de ingreso a l s i s tema. Los a justes de costos se generan principalmente sobre productos que tienen gastos adicionales como fletes , seguros , gastos aduanales . La asignación de estos va lores a los costos del producto en vez de manejarlos como registros contables, es una potestad de manejo del cliente, y depende de las neces idades de información que se requiera.

Para regis trar a justes de costos se debe: a) Ingreso a la opción de a justes de costos

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Ruta: Adminis tración / Inventarios / Movimientos a l inventario /Actual ización de Costos

b) Ingreso de productos y cuentas contables de provisión en las que se encuentran los va lores que se requiere a justar.

c) Cons ideraciones El proceso de distribución puede ser importado de hojas de Excel cuando el s istema de costeo

es PROMEDIO Si el sistema de costeo es UEPS o PEPS, se debe efectuar la asignación de va lores de ajustes en

la capa que se quiere corregir.

d) Confi rmación del a juste de costos .

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3. Revalorización del costo del inventario

El proceso de revalorización de costo de inventario corrige el costo aplicado en una transacción, luego de que por efectos de a juste de costo, devoluciones o nuevos ingresos de materiales, el costo promedio mensual o el costo de la capa cambia.

Es importante mencionar que la revalorización ajusta las pólizas originales y no crea nuevos movimientos, por lo que el proceso debe ser rea l i zado con cuidado.

Para asegurar que no existan cambios en períodos anteriores, es importante efectuar periódicamente los cierres contables, ya que el s istema efectúa los procesos de revalorización solamente sobre los registros de períodos no cerrados aún.

Puntos a cons iderar:

a) Parametrización de la opción de revalorización

El proceso de asignación de un nuevo costo promedio cons idera para su cálculo todos los ingresos (Compras , a justes de inventario pos i tivo, devoluciones), más menos a justes de costos .

Ruta: Administración del Sistema/Parámetros/Parámetros Contabi l idad/ Pestaña Revalorización.

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Estos parámetros son los que el sistema sugiere, sin embargo son a consideración de las necesidades del usuario.

b) El nuevo costo promedio del mes o de la capa, va a corregir los movimientos e facturación de clientes, en las líneas de inventario y costos de ventas y los a justes de egresos de inventario (Ajustes, consumos de materias primas , egresos de inventario).

c) Ingresar a l proceso de revalorización de inventarios . Ruta: Contabi l idad/ Opciones/ Revalorización de costos de ventas Indica que “Este proceso Revaloriza el Costo del Inventario en Ventas de acuerdo a las transacciones his tóricas y procederá a Modificar los As ientos contables ya generados. ¿Está seguro que desea continuar?”

Al aceptar el mensaje ahora nos indica lo siguiente:

“Si no está seguro de la función y resultados de este proceso debería primero consultar con su Adminis trador del Sis tema. ¿Está Seguro que desea continuar?”

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d) El proceso debe generarse por un solo usuario conectado a l s istema, y debe seleccionarse los

productos sobre los cuales queremos que se genere el nuevo costo promedio o capa.

4. Conversión de pólizas contables Una vez terminado el proceso de revalorización, es necesario convertir las pólizas para obtener la información contable tota l . Es importante acentuar que la información contable gerencial y administrativa tota l se obtiene solo cuando se efectúa los procesos de conversión y se obtienen los estados financieros, mayores y balanzas en la moneda convertida. Para el proceso de convers ión es importante: a) Ingresar el tipo de cambio en forma diaria en la tabla de cotizaciones y se pueden añadir los días con

el i cono de agregar o se pueden el iminar. Ruta: Contabi l idad/Opciones/Cotización de Monedas/Ver-Editar Cotización.

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b) Ingresar a la opción de convers ión de monedas

Ruta: Contabi l idad/Opciones/Convers ión de monedas

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c) Seleccionar la opción de conversión cons iderando las fechas de cierre de períodos anteriores d) Confi rmar el movimiento. El sistema informa sobre las fechas en las que no se encuentra ingresada

una cotización pero que tienen pólizas contables aplicadas, y enviará un reporte del detalle de la convers ión de monedas que se rea l i zó.

5. Diferencial cambiario El proceso de di ferencial cambiario a justa el saldo de los registros de una moneda en relación de la cotización de cierre. Es importante definir las que cuentas contables se va a efectuar el proceso de diferencial cambiario. En la mayoría de los casos, el diferencial cambiario se genera sobre cuentas de banco, clientes y proveedores en moneda extranjera y otras cuentas de activo que se tengan regis trados bimonetarios . Las cuentas de depósitos en tránsito y transferencias en tránsito, no deben ser procesadas en forma automática por el di ferencia l cambiario. El proceso para generar el di ferencia l cambiario es el s iguiente: I . Solo por una ocasión se deben definir las cuentas automáticas que se refieren a l Di ferencial

cambiario.

Ruta: Contabilidad / Catálogo de cuentas contables / Cuentas Automátiacas / Pestaña Generales

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II . Pres ionar la opción de di ferencia l cambiario. Ruta: Contabi l idad/Opciones/ Di ferencia l cambiario/ Procesar di ferencia l . NOTA: Es importante que para esta opción se tengan definidas las cuentas automáticas para el Di ferencia l Cambiario

III . Seleccionar las cuentas contables sobre las cuales se va a efectuar el proceso de di ferencial

cambiario. (Se puede utilizar las opciones de guardar la selección para no tener que seleccionar las cuentas cada vez que se quiera correr el proceso) .

IV. Ingresar la fecha para que se asigne la cotización a la cual se requiere a justar el saldo de la segunda moneda.

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V. Generar el proceso de diferencial cambiario. En este instante, el sistema presenta mensajes de

a lerta sobre problemas en las cuentas contables, de por qué no pueden corréese sobre ellas el di ferencia l cambiario, la fina l enviará un reporte del deta l le del proceso.

VI. El s istema despliega los valores que van a ser ajustados para que se seleccione que movimiento se requiere di ferenciar. Una vez seleccionados, se debe presionar la opción de confirmar el registro y se genera el movimiento de diferencial cambiario correspondiente y la asignación de va lores contra utilidad o pérdida cambiaria .

6. Cierre del periodo Una vez terminado los procesos de cierre, es necesario bloquear el período contable para que no se cambien en forma posterior los regis tros que ya se cons ideran defini tivos . Si es necesario ajustar estos valores en forma posterior, se debe cambiar la fecha de bloqueo, efectuar los a justes y generar de nuevo los procesos de cierre mencionados . El bloqueo de períodos se maneja de la s iguiente forma: I . Pres ionar la opción de cierre de período de control .

Ruta: Contabilidad /Opciones /Control de periodos / Cierre de Período control, en la ventana que muestra , se as igna la fecha de control y se confi rma el bloqueo

II . El s i s tema l leva his toria les , y puede abri rse este con trol cuando sea necesario.

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El bloqueo de período tiene prioridad sobre control de registros por fechas y cualquier autorización temporal .

En caso de que la s ituación aún no haya s ido resulta o de contar con cualquier inquietud adicional, no dude en comuni carse con nosotros , estaremos gustosos de atenderle.