SpotlightEventos empresariales

Evento Corporativo:

Enfocados en vos…

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Misión : Es hacer de cada evento algo único en su clase, para lo que contamos con un extenso abanico de empresas especializadas en su medio, para realizar estas tareas.

Visión : Es llegar a ser una empresa líder en el mercado local y llegar a expandir nuestras líneas de servicios.

Nuestro Staff:

Gabriela Daponte, Lic. en Comunicación Social.

Juan Pablo Bosio, Organizador de Eventos y Espectáculos.

Matías Mendéz, Lic. en Comunicación Audiovisual.

Rodrigo Pareja, Lic. en Publicidad.

Marcelo González, Lic. en Marketing.

Matías Carrió, Lic. en Relaciones Públicas

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RESUMEN EJECUTIVO

Nuestra empresa de Eventos presenta una alternativa para todas aquellas empresas que realizan eventos corporativos frecuentemente, ofreciéndoles un servicio personalizado para la coordinación de cada uno de los detalles que conlleva la organización de un evento.

El objetivo fundamental de este estudio es desarrollar un plan de marketing para la realización de un Evento Corporativo para nuestra empresa contratante, que en este caso es CLARO SA, aplicando los principios del marketing para su correcta implementación.

Nuestro proyecto plantea una solución a pequeñas, medianas o grandes empresas para una mayor comodidad y seguridad al momento de realizar sus eventos corporativos, ya sean estos: lanzamientos de productos, nuevas campañas publicitarias, fidelización con los clientes, etc.

Normalmente las empresas no cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a organizar estos eventos, algunas porque piensan que es un gasto innecesario y otras porque se lo asignan a otros departamentos como el de Relaciones Públicas o al de Marketing.

Para lograr este evento, se utilizarán herramientas tanto de marketing como financieras para poder establecer sus oportunidades, amenazas y riesgos dentro del mercado.

El evento está apuntado al Mercado Empresas/ Corporativo, Clientes VIP ya existentes con servicios contratados de fija y móvil potenciales adquisidores del servicio Cloud del Partido de la Costa, Pcia de Bs As , la selección fue en conjunto entre los Ejecutivos de Cuenta y sus Jefes directos , también primaban las Empresas con renombre en la selección para ser convocados, estos datos nos fueron brindados a nuestra empresa para que nos encarguemos de contactarlos, generando mailing con la invitación que era mediante registración .

El objetivo de CLARO es diferenciarse de la competencia, enfocando directamente a la CALIDAD de su servicio, fidelizando con sus principales clientes VIP y además ofrecerles un valor agregado a los servicios contratados y actualizarlos con las últimas tecnologías. A su vez poder realizar un impacto a nivel medios para mostrar el interés de escuchar a los clientes y reforzar su confianza en CLARO.

Por tal motivo, decidimos organizar un Evento Corporativo, en una sede importante en la ciudad de Mar del Plata, captando la atención y el interés para que asistan los invitados, consiguiendo premios y sorteos de la última tecnología de Nokia. Ademas mostrándole a los clientes vip que abrimos un canal de comunicación para que puedan expresarse y plantear sus necesidades, asi mismo tienen la ventaja de ser los primeros en acceder a los nuevos servicios de valor agregado que CLARO ofrece con precios preferenciales.

El evento fue costeado económicamente en su totalidad por Nokia, principal sponsor y a su vez la sede se consiguió por canje, por lo tanto el presupuesto pasado a la dirección de CLARO , fue aprobado ya que no había una inversión de su empresa, solo costeaban los viáticos de sus empleados .

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SITUACIÓN DE MARKETING

Hoy en día el mercado de la organización de eventos es un mercado que muestra crecimiento y es sumamente demandado en nuestro país, debido a que en Argentina se realiza un gran número de eventos ya sea por tradición o cultura, tales como la organización de fiestas de sociales , culturales , como corporativas etc.

Dentro de la red corporativa que posee Claro Argentina, se destaca la relación cotidiana y directa con sus clientes. Aquellos que depositan su confianza año tras año, obligan a la empresa a aplicar planes adicionales a los que ofrecen otras compañías. En esta oportunidad el mercado seleccionado son las cuentas VIP que posee Claro, con claras intenciones de mantenerlos en la zona de confort que la empresa brinda.

Ante las encuestas de satisfacción realizada, se reconoció que los consumidores necesitan sistemas amplios de comunicación y seguridad informática para continuar su emprendimiento sin inconvenientes. Que la compañía de telefonía celular le de soporte y garantía en todo momento, y además sacarle provecho a las innovaciones.

Ante la visible conducta de apoyo hacia las ideas tecnológicas, hemos analizado que realizar este tipo de eventos y hacerles llegar con anticipación las novedades de los productos estrella se va a fortalecer el vínculo y la confianza que los une con la empresa contratante.

Un Evento Corporativo es un “acto en vivo” organizado en función de los intereses comerciales o empresariales de una compañía o de una marca con el fin de trasladar un mensaje determinado a un público concreto para provocar una respuesta o generar una actitud. Se han convertido en un elemento de marketing imprescindible para muchas empresas, de alto rendimiento.

Los eventos son un excelente medio de publicidad no tradicional, creando entornos que orientan y fortalecen la comunicación de la empresa, permitiendo mejorar la proyección de su imagen.

Claro constantemente organiza eventos de todo tipo, por eso decide llevar adelante esta idea y establece que una manera amigable y distinta de demostrar sus servicios y su filosofía corporativa. A lo largo de su rica historia esta clave de eventos dejó márgenes altamente favorables, que impactaron directamente en las ventas y renovación de cartera de clientes. En la mayoría de ellos se manejaron presupuestos similares pero con la firme idea de ser líderes en innovación y creación.

Con respecto al historial de este evento; ya fue realizado en el norte del país, y el resultado fue sumamente positivo. Un %60 de las empresas presentes, se interesaron en los sistemas adicionales. Eso explica que la conjunción del evento y los servicios arrojó un buen indicador.

Uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta es la relación costo-beneficio. Los eventos de alto impacto deben estar siempre orientados a lograr resultados. Está claro que el lugar debe estar impecable, la comida debe ser perfecta y el lugar bien ambientado. Pero la esencia del

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evento pasa por lo que se quiere trasmitir en él, el contenido que se le pueda dar para garantizar que el mensaje llegue a destino.

El hecho de mantener los canales con estos clientes importantes, no garantiza que se esté en una zona de riesgo constante, naturalmente por el vértigo que cada empresa lleva balance tras balance, mes a mes. En este sentido, CLARO debe conocer su lugar en el mercado y saber dónde están parados los competidores respecto de ella. En el país las dos empresas que siguen su línea son Movistar y Personal. A través de la expansión de productos intentará distanciarse y generar una imagen mental de primera línea para sus clientes VIP. A lo largo del evento se realizarán actividades para identificar qué es lo que necesitan, ya que mismo entre las empresas hay vínculos de negocio. Generar así, una red entre clientes y organización, que se nutra día a día, y genere cierta relación de necesidad mutua para crecer en conjunto.

El evento permite realizar un acercamiento con los potenciales ó actuales clientes facilitando los objetivos de fidelización frente a los competidores del segmento.

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Según el ultimo estudio por una consultora externa , se evalúo el primer semester del año 2013 y se midio el nivel de satisfacción de los clientes de las 3 compañias de celulares de Argentina a nivel nacional, haciendo una encuesta en forma telefonica y personalmente en cada centro de atención.Además se detectaron los principales reclamos de los clientes acerca de la cobertura, los precios y la mala atención.En base a esto pudimos sacar la conclusion que CLARO tiene la mayor aceptación y es elegida sobre las otras dos compañias competidoras, pero que el mayor problema actual que hay que seguir trabajando es en los cliente insatisfechos que el porcentaje fue mayor que el resto.

ANÁLISIS DE OPORTUNIDADES Y ALTERNATIVAS

Análisis FODA

Fortalezas

Liderazgo en telecomunicaciones en la región

Personal calificado Asesoramiento sobre nuevos medios de

comunicación para grandes empresas y soporte técnico de alta tecnología.

Clientes corporativos objetivos y amplia base de datos de segmento meta

Los CEO participaron de numerosos eventos

Acceso al canje y premios con sponsors.

Oportunidades

Utilizar el evento como un soporte de comunicación para optimizar sus servicios

Fidelizar con clientes VIP y atraer nuevas propuestas y alianzas para ampliar nuestro cartera de negocios

Evitar la migración a la competencia. Impacto en los medios sobre el evento. Gracias a las alianzas estratégicas

podrían fusionarse con otras empresas que cuenten con tecnología necesaria para desarrollar su negocio.

Debilidades

Problema de cobertura en todas las áreas de la región

La casa matriz no se ubica en el partido de la Costa.

Soporte técnico en la localidad de Mar del Plata.

Desconocimiento del objetivo de este tipo de eventos.

Amenazas La novedad del servicio puede generar

resistencia al consumidor Potencial competencia de empresas con

nuevas o diferentes tecnologías Nuevas tendencias de protección

medioambiental y tecnológica (aparatos, antenas, baterías)

Mala Imagen y reputación de algunos clientes hacia la empresa.

La no asistencia al evento del cliente por desinterés.

Relacionar las malas experiencias con las marcas de los equipos ( Nokia, Motorola, Samsung, etc) haciendo responsable a CLARO.

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En nuestroa análisis FODA tuvimos en cuenta, tanto la imagen y reputación de nuestro cliente CLARO como a la realización de un evento corporativo de esta temática. Y sacamos como conclusión que nuestra mayor fortaleza es que la imagen de CLARO como empresa es fuerte en el mercado y que los clientes VIP que son en general los CEO de las principales empresas del partido de la Costa, están acostumbrados a asistir a numerosos eventos , por lo tanto tuvieron rápida aceptación ante nuestra invitación, además al tener canje con el Hotel Costa Galana y acceder a premios para los invitados de la empresa NOKIA, nos facilita aumentar el interés y le dan prestigio a nuestro evento. En contrapartida identificamos como principal debilidad las falencias que tiene como empresa CLARO en el Partido de la Costa y el malestar de algunos clientes por sus faltas de respuesta o solucion rápida, sumado a que como hay muchos eventos que son exclusivamente de lanzamientos de productos o de ventas de servicios, cuesta poder trasmitir que la finalidad de este evento es otro.Por último como Oportunidades, focalizamos lograr los principales objetivos que tiene CLARO con su nueva campaña de fidelización de sus cliente vip y ademas poder vender sus nuevos productos de valor agregado, mostrándolos como un beneficio exclusivo y de bajo costo para los presentes en este evento. Además poder abrir el canal de comunicación y lograr un seguimiento de las principales necesidades de los clientes. Y lograr un gran impacto en los medios para que genere una buena imagen tanto de CLARO como de la realización de nuestro evento. Logrando que se tome como ejemplo para otras organizaciones y que nuestro mercado de eventos siga creciendo.Y las Amenazas principales, tiene que ver con la mala imagen o reputación que tienen algunos clientes sobre CLARO y el desinteres de algunos invitados para asistir al evento, por no entender su finalidad o por no creer que un evento puede ser un buen canal de comunicación.

Barreras de Ingreso y Salida al mercado

Consideramos que una de las barreras fundamentales a la entrada de nuevas empresas al mercado es la información imperfecta que se dispone sobre los clientes, oferentes y contactos para brindar un eficiente servicio, ademas se necesita personal altamente capacitado y proveedores responsables, realizando una inversión significativa para comenzar a gestionar cualquier evento de estas envergaduras. Sin embargo, a priori no es una condición excluyente a la entrada de nuevos competidores.

Por otro lado, los costos incurridos en la actividad se desglosan en salarios del personal y costos directos sobre el plan en ejecución, no observamos costos hundidos por lo que la barrera de salida no presentaría una fuerte imposibilidad financiera, ya que la mayoría de los inmuebles, tecnología y prestaciones son tercearisadas por proveedores externos.

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Situación del Macroambiente

Actualmente en la Argentina la empresa CLARO S.A. de telecomunicaciones se encuentra correctamente posicionada, debido al cumplimiento del conjunto de leyes de las agencias gubernamentales que influyen y norman la conducta de la organización y personas en la sociedad.

Según las creencias, valores, normas, leyes, costumbres y hábitos de la sociedad, es un mercado óptimo de aceptación y fácil adaptación para las nuevas tecnologías ya que logramos a través de esta, un mejor desarrollo de las comunicaciones tanto internas como externas de las organizaciones a las que pertenecen, brindándoles la confiabilidad y seguridad que necesitan. Así mismo contamos con un plan de adaptabilidad de nuestros servicios en caso de que la situación económica y financiera del país u organización se viese afectada, aunque los servicios que ofrecen son de fácil acceso y costos muy bajos de mantenimiento, lo cual brinda seguridad económica a los consumidores. Actualmente ninguna empresa de la competencia cuenta con los servicios que brindamos, con el alcance, crecimiento y bio sustentabilidad que nuestro soporte le puede brindar a las comunicaciones de la región.

Hay muchos de aspectos a tener en cuenta para lograr un evento de calidad, que pueden organizarse a partir de dos ejes: el comunicacional, y el logístico. En el eje comunicacional, habrá que considerar cuál es el plan de comunicaciones internas de la Compañía; cuál es la cultura organizacional; qué se quiere comunicar; cuál es el resultado de la última encuesta de clima, y cómo se puede aprovechar este momento para dar algún tipo de respuesta o devolución; En el eje logístico, habrá que analizar la cantidad de asistentes, la necesidad de una misma empresa de realizar eventos simultáneos; la duración del evento, los requerimientos de seguridad e higiene, el tipo de show, la acreditación, etc.

En resumén, tenemos en cuenta que el Mercado de Eventos esta en plena expanción y hoy es una herramienta fundamental en la Comunicación institucional, por lo tanto los principales obstáculos son el económico por la situación de inestabilidad e inflación que afecta a nuestro país y además que muchas empresas no contratan a empresas organizadoras de eventos y lo delegan a departamentos internos de sus empresas que no estan aptas para realizarlos correctamente.

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FIJACIÓN DE OBJETIVOS

1- Demostrar para que sirven los eventos deportivos y cómo podemos utilizarlos para cumplir los objetivos de marketing de la empresa

2- Conseguir minimamente el 75 % de la asistencia al evento de los clientes seleccionados por Nivea

3- Medir la satisfacción real de los clientes de las empresas del partido de la costa y generar un feedback

4- Captar la atención de nuestro mercado meta para la contratación de nuestros productos de valor agregado

5- Medir cuantitativa y cualitativamente el impacto de la acción en los medios

ESTRATEGIAS

De la estrategia que se utilice depende la aceptación del evento a realizar y del tiempo que este permanezca dentro de los medios de comunicación

De la estrategia que se utilice depende la aceptación del producto o servicio y del tiempo que este permanezca dentro del mercado, debido a que si no hay una buena estrategia de posicionamiento el consumidor no tendrá dentro de sus posibilidades de compra el producto o servicio que estamos ofreciendo, lo que llevaría a que las ventas no sean significativas y en un corto plazo que el producto sea retirado del mercado, por tal motivo nosotros hicimos hincapié principalmente en este punto y queremos que cada evento que realicemos, cumpla su objetivo y deje una impronta en cada cliente que nos elige.

Lo que queremos lograr en la mente de nuestro cliente de NIVEA es que la idea de que contratar a una compañía que preste el servicio de organización de eventos deportivos es un gasto muy útil para la empresa, ya que el contar con una prestación que agilice y facilite la organización de un evento significa una ventaja frente a sus competidores.

Enfocándonos en nuestro plan de marketing para el evento, la estrategia de posicionamiento que vamos a emplear es la de “Precio/Calidad” (que va?). Con esta, vamos a concentrarnos en mostrar a nuestros clientes que todos nuestros servicios tienen un costo accesible con una excelente calidad.

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Y ademas nuestro interés de abrir un canal de comunicación, mediante este evento para que sean escuchados y poder satisfacer sus necesidades junto a esto contaremos con personal altamente capacitado para brindarles un servicio de excelente calidad.

Adicionalmente a esta estrategia debemos hacer hincapié en los factores que nos diferencian de la competencia al momento de posicionarnos. De estos, la exclusividad, es el factor de diferenciación más importante y en el que debemos concentrarnos más para lograr superar a la competencia.

Inicialmente trabajamos conjuntamente con una consultora externa que hizo un relevamiento del nivel de satisfacción de los clientes de telefonía celular de nuestro país , haciendo incapie en el partido de la Costa que era nuestro mercado meta en este momento, de esta manera nos pudimos interiorizar en el posicionamiento en el mercado de nuestro cliente y como manejarnos ante las problematicas y necesidades que tienen los usuarios.

Asi mismo, se trabajo en buscar un incentivo para lograr la mayor asistencia, buscando premios y una sede atractiva para generar el interés y prestigio.

Se realizara en encuestas de satisfacción y conocimientos de los productos de CLARO, para lograr un Feedback real con el cliente y además tener datos de la información que manejan.

Se organizará un exposición de especialistas , técnicos y comerciales, para que realicen una explicación clara y concisa de los nuevos productos de valor agregado que pueden acceder a precios preferenciales los invitados al evento.

Y por último se invitará a la prensa local y a la de Buenos Aires, para que cubran el evento y tenga repercusión en los medios graficos empresariales.

PLAN DE ACCIÓN

A nivel interno Spotlight analizó los requerimientos y puede llevar a cabo el evento que nuestro cliente necesita. Contamos con los recursos necesarios para afrontar el armado del evento y ante esto se desarrolló un plan de trabajo específico para que el evento sea exitoso y se pueda respetar los lineamientos solicitados.

Luego de hacer un relevamiento sobre las localidades del partido de la Costa, proponemos Mar del Plata. Esta ciudad surgió del imaginario del equipo de planificación por varias razones: está preparada para desarrollar eventos de gran envergadura, excelencia en sus recursos humanos y una importante infraestructura disponible.En adición, se destaca por:· Ubicación estratégica en Partido de la Costa · Accesibilidad· Instalaciones adecuadas para la realización de eventos · Servicios de alta calidad. Hospitalidad

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· Profesionalismo y cordialidad· Diversidad de atracciones turísticas en los alrededores· Amplia oferta de actividades recreativas

En cuanto a la fecha y duración del evento propusimos hacerlo el 28 de noviembre del corriente durante la mañana con una duración de 5:30 hs. Una de las razones es que el mes de diciembre es muy complicado para conseguir sede y coordinar que los invitados puedan asistir por las numerosas celebraciones que se realizan por fin de año a nivel empresarial y personal. Como adicional, sostenemos que es una buena época, ya que es temporada baja; los precios son más convenientes y hay mayor disponibilidad hotelera.

         Sede: Hotel Costa Galana, Mar del Plata, Pcia de Buenos Aires.         Horario: 9 a 13.30hs.

         Asistentes: 50         Armado: Mesas redondas con frente libre para 6 persona, con escenario armado hasta

para 3 oradores, con podio.         Foyer: Se dispondrá de un foyer contiguo para la ubicación de las promotoras, los banners

y demás materiales promocionales.         Desayuno de hasta 45 minutos: Servicio de desayuno Premium, compuesto por café,

variedad de tés, leche, agua, jugos y gaseosas, acompañado por medialunas, tostadas, masas, budines, tortas y frutas. Horario a definir.

         Coffee break de hasta 30 minutos: Servicio de coffee break Premium, compuesto por café, variedad de tés, leche, agua, jugos y gaseosas, acompañado por masas y scons dulces y salados.

         Audio y video: Servicio de proyección de audio y video con un proyector, una pantalla, dos LCD’s, dos micrófonos inalámbricos y un operador. Con tres conexiones HDMI y micro/min HDMI.

         Wi-Fi sin cargo disponible para todos los asistentes, más una conexión wi-fi exclusiva para los oradores.

Como disertante para la charla y explicación de lo productos nuevos se eligio al Gerente de Servicios

de Valor Agregado (Mariano Freysselinard) realiza una breve descripción del servicio Cloud y luego de

ello se realiza un Roll Play en vivo y en directo de la contratación de un empleado de una bodega

(Cliente de Claro) del servicio mencionado, todo se desarrolla on line, la contratación, activación y

aprovisionamiento. Presentación Nokia mostrando las ventajas del su nuevo equipo para la utilización

de este nuevo servicio.

También conjuntamente con el area de marketing y publicidad de CLARO se confecciono una encuesta

de satisfacción ( se adjunta) para evaluar los conocimientos de los servicios ofrecidos y observaciones

acerca del evento y para incentivar su participación , adicionamos al final de la encuesta un talón para

el sorteo que se realizará al final del evento de productos de Nokia. ( smarthphones y Tablets)

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Para confirmar la asistencia al evento, se realizo un mailing exahustivo, conjuntamente con el area

comercial, quien los ejecutivos de cuenta se contaron para hablar con sus clientes y darle a conocer

este evento y darnos la oportunidad que nosotros también nos podamos contactar y explicar un poco

sobre la temática y los beneficios de asistir.

Y por último se trabajo junto con el área de Prensa de CLARO para invitar formalmente a los medios y

además que tengan la misma atención con respecto a los invitados para que puedan apreciar la

organización y éxito del evento.

1.       CONTROLES EL DIA PREVIO AL EVENTO:                    I.            Repasar Requerimientos de Sistema y Equipo con el Contacto del Costa

Galana:   Servicio de proyección de audio y video con un proyector y pantalla.   2 micrófonos inalámbricos + una conexión para amplificar la salida de audio de una

PC/Laptop. NO estaríamos necesitando los 2 mics adicionales.   2 LCDs o LEDs de 40”/50” con puerto HDMI   3 cables de conexión HDMI de por lo menos 3 metros de extensión   Un adaptador micro-HDMI a una interfaz que sea compatible con la entrada del

proyector (tanto para audio como para video)  Wifi con 2 redes, una con clave exclusiva para Claro (Wi-Fi con 2 SSID diferentes)

                  II.            Coordinar Entrega de LCD (con sonido) + mobiliario tipo living con la Agencia

         Probar el funcionamiento del Reel

2.       EL DIA DEL EVENTO:          Las 2 promotoras deberán usar zapatos negros + los uniformes Claro         Colocar Banners, afiches, y flyers         Armar bolsas Claro con Inserts de CLARO/ MICROSOFT/ NOKIA + Merchandising          Confirmar la agenda con el contacto del Costa Galana, a saber:

9:00 a 9:45 Recepción/ Desayuno10:00 a 11:30 Presentación11:30 a 12:00 Coffee Break12:00 a 13:30 Presentación/ Encuestas de Satisfacción/ Sorteo

         Pasar el Reel en LCD al ingreso         Las promotoras deberán realizar la registración de TODOS los clientes         Realizar al final de la Jornada Encuestas de Satisfacción y Sorteo          Sacar Fotos (promotoras/ presentaciones/ catering/ decoración)

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Programa de Actividades

9:00 a 9:45 Recepción y acreditación/ Desayuno10:00 a 11:30 Presentación de Claro Cloud/Preguntas 11:30 a 12:00 Coffee Break12:00 a 13:30 Presentación de Nokia (en conjunto con Microsoft, servicio 365)/ CIERRE: Encuestas de Satisfacción/ Sorteo Nokia

3.       Despúes del evento          Informe acerca de las encuestas de satisfacción de los invitados.         Análisis de la repercusión de los medios, diarios, portales empresariales de internet.         Reunión con los directivos de CLARO para la devolución del evento.

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