clase 2

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Prof.: Lic. Richard Perez Vega

SESSION II

Diseo de tablas

En este Sesin trataremos los siguientes temas:

1. Formas de crear una tabla

2. Uso de la vista diseo para crear una tabla

3. Tipos de datos

4. Propiedades de una tabla

a) Mascara de entrada.

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1. Formas de crear una tabla de datos

Existen 3 formas diferentes de crear una tabla:

1.1. Tabla.- Crea directamente una tabla y luego se define directamente los campos.

1.2. Diseo de tabla.- Abre el diseador de tablas donde puede agregar campos, establecer

opciones de indice y realizar otras tareas de diseo de tabla avanzado.

1.3. Lista de sharepoint.- Consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el

que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso

al mismo sitio.

2. Uso de la vista diseo para crear una tabla

Continuamos con muestra base de datos colegio que se cre la sesin anterior. (sin no est

abierto la base de datos bralo)

Ahora ingresa a la vista diseo da tabla (diseador de tablas), siga los siguientes pasos:

1. Clic en la ficha

crear

2. Clic en diseo

de tabla

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2.1. DISEADOR DE TABLAS

2.2. Tipos de datos

Al crear una tabla en Access primero debemos establecer los campos y el tipo de datos que

usara dicho campo. Access 2010 usa los siguientes tipos de datos:

2.3. Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

2.4. Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE en lugar de un campo Memo.

2.5. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.

Ahora para crear nuestras tablas vamos usar los

diferentes tipos de datos y sus propiedades.

3. Asigna los campos para la

tabla (los 6 campos)

4. Guarda la tabla (Ctrl + G)

5. Escribir el nombre (profesor)

6. Clic en aceptar

7. Clic en no

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2.6. Fecha/Hora: Permite la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999, usando diferentes formatos de fecha y hora.

2.7. Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de espacio en disco.

2.8. Autonumrico: Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.

2.9. S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

2.10. Objeto OLE: Permite almacenar objetos OLE de otras aplicaciones Windows, como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. A partir de la versin 2007 es mejor usar el tipo de dato datos adjuntos

2.11. Hipervnculo: Se utiliza para almacenar hipervnculos y proporcionar acceso con un solo clic a pginas web atreves de una direccin URL. Puede ser texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes:

2.12. Datos adjuntos: Permite almacenar cualquier tipo de archivo, puede ser imagen, texto, etc. Este tipo de dato se prefiere usar para almacenar imgenes digitales y cualquier tipo de archivo binario. Ofrece mayor flexibilidad que los campos OLE

2.13. Asistente para bsqueda: En realidad no es un tipo de dato; inicia el asistente para bsqueda. Permite crear un cuadro combinado (combobox), una lista desplegable donde podemos buscar y extraer datos desde otra tabla o podemos escribir los datos directamente en la propia lista.

Por ejemplo:

Si escribe: MS Access crea un campo con el tipo de dato

Juan Carlos Texto

http://google.com Hipervnculo

10 Numero

10/03/84 Fecha/hora

Crear una nueva tabla llamado nota

Asignar los siguientes campos, tipo de dato y sus propiedades correspondientes.

Nombre del campo Tipo de dato propiedades

Id_alumno Texto Tamao=6

ID_aprofesor Texto Tamao=6

Nota1 Nmero

Nota2 Nmero

Nota3 Nmero

Actividad 02

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2. Claves principales

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de

registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al

cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal por tabla.

Caractersticas de una clave principal

1. La clave principal es nica

2. La clave principal no acepta valores Nulos

Una clave principal se puede asignar al momento de disear la tabla o despus cuando ya est

creada.

Pasos para asignar una clave principal cuando la tabla ya est creada. (Tabla Profesor)

Se tiene que ingresar a la vista diseo:

1. Clic derecho en la

tabla (profesor)

2. Clic en Vista Diseo

3. Clic derecho en el

campo ID_Profesor

4. Clic en clave

principal.

5. Guardar la tabla (Ctrl + G)

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3. Trabajando con tablas

4.1. Guardar una tabla

Para guardar una tabla, podemos:

Ir al Men Archivo y elegir la opcin Guardar.

O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido.

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de

dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos

que S nos aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si le decimos

que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es

conveniente pero no obligatoria.

4.2. Cerrar una tabla

Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el

men emergente.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar que se encuentra en la parte derecha al mismo nivel

que la pestaa.

4.3. Modificar una tabla de datos

1. Modificar usando el diseador de tabla

Cuando ya est asignado la

clave principal a la izquierda

del campo aparece el icono

de una llave.

Otra forma de activar desactivar la

clave principal es haciendo clic el

icono clave principal que est en las

herramientas de tabla/diseo.

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Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir

una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...)

tendremos que realizar una modificacin en su diseo:

Para modificar la tabla realizar los siguientes procedimientos:

1. Ingresar al diseador de tablas (tabla Profesor)

a. Clic derecho en la profesor

b. Clic en vista diseo

Ahora en la vista diseo se puede modificar los campos.

2. Modificar los campos que se desea

Aadir un nuevo campo al final

Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo,

El nuevo campo se llamara DNI, tipo texto, tamao =8

a. Seleccionar el campo que se

desea modificar (ID_Profesor).

b. Seleccionar la propiedad que se

desea modificar, en nuestro

caso es.

Mscara de entrada = Prof##

Nota: Al crear un nuevo campo, si dicho campo est formado por 2 palabras es

recomendable separar las palabras usando un guion(-) o sub guion(_) y no usando

un espacio.

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Insertar una nueva fila (debajo del campo distrito)

3. Guardar la Tabla

a. Ctrl + G

4. Cerrar la tabla

2. Eliminar un campo y registros

En la vista Hoja de datos: Posicionarse en el campo o el registro que se desea eliminar

y hacer clic derecho luego clic en eliminar columna o registro.

En la vista diseo: Seleccionar toda la fila o campo haciendo clic en su extremo

izquierdo o superior y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del, o clic derecho

en el registro o campo y clic en eliminar .

3. Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos:

a. Haz doble clic en la tabla Profesor o clic derecho abrir

b. Ingresar los datos

a) Clic derecho en el campo

fecha_nac

b) Clic en insertar filas

c) Se inserta una fila en blanco, escribir

Provincia, tipo texto y establecer como

tamao de campo 20.

Cada fila nos sirve para

introducir un registro.

Hacer clic sobre el botn Cerrar

para terminar con dicha tabla.

Haz un clic para seleccionar

un registro.

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c. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO

para introducir los datos del segundo registro.

4. Para borrar un registro entero:

a. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del

registro.

El registro quedar seleccionado.

b. Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el botn Eliminar que se encuentra en el

panel Registros de la pestaa Inicio.

Si lo que queremos es modificar algn valor introducido no tenemos ms que situarnos

sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

5. Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de

desplazamiento:

La barra nos indica en qu registro estamos situados y el nmero total de registros de la

tabla.

El recuadro en blanco nos est diciendo el registro actual.

Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a

continuacin:

Tambin podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas

FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Para retroceder un registro de la tabla

Para ir al primer registro de la tabla

Para avanzar un registro de la tabla

Para ir al ltimo registro de la tabla

Para insertar un nuevo registro.

Para ir a un N de registro especifico

Para buscar un dato dentro de un registro de la tabla

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Modificar la tabla nota:

Cambiar el ID_profesor por ID_Curso, tipo texto, tamao=6

Crear la tabla curso:

Asignar los siguientes campos, tipo de dato y sus propiedades

correspondientes.

5. Pasos esenciales para realizar un buen diseo y modelo de una base de datos.

1. Identificar las tablas

De acuerdo a los requerimientos que tengamos para la creacin de nuestra base de datos,

debemos identificar adecuadamente los elementos de informacin y dividirlos en entidades

(temas principales) como pueden ser las sucursales, los productos, los clientes, etc.

Para cada uno de los objetos identificados crearemos una tabla. Si en una base de datos los

objetos principales son los empleados y los departamentos de la empresa entonces tendremos

una tabla para cada uno de ellos. Si en otra base de datos los objetos principales son los libros,

autores y editores entonces necesitaremos tres tablas en nuestra base de datos.

2. Determinar los campos

Cada entidad representada por una tabla posee caractersticas propias que lo describen y que

lo hacen diferente de los dems objetos. Esas caractersticas de cada entidad sern nuestros

campos de la tabla los cuales describirn adecuadamente a cada registro. Por ejemplo, una

tabla de libros impresos tendr los campos ISBN, ttulo, pginas, autor, etc.

3. Determinar las llaves primarias

Nombre del campo Tipo de dato propiedades

ID_curso Texto Tamao=6

ID_profesor Texto Tamao=6 Indexado: Si sin duplicados

Descripcin texto Tamao =30

Actividad 03

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Una llave o clave primaria es un identificador nico para cada registro (fila) de una tabla. La

llave primaria es un campo de la tabla cuyo valor ser diferente para todos los registros. Por

ejemplo, para una tabla de libros, la llave primaria bien podra ser el ISBN el cual es nico para

cada libro. Para una tabla de productos se tendra una clave de producto que los identifique de

manera nica.

4. Determinar las relaciones entre tablas

Examina las tablas creadas y revisa si existe alguna relacin entre ellas. Cuando encontramos

que existe una relacin entre dos tablas debemos identificar el campo de relacin. Por ejemplo,

en una base de datos de productos y categoras existir una relacin entre las dos tablas

porque una categora puede tener varios productos asignados. Por lo tanto el campo con el

cdigo de la categora ser el campo que establezca la relacin entre ambas tablas.

5. Identificar y remover datos repetidos

Finalmente examina cada una de las tablas y verifica que no exista informacin repetida. El

tener informacin repetida puede causar problemas de consistencia en los datos adems de

ocupar ms espacio de almacenamiento.

Por ejemplo, una tabla de empleados que contiene el cdigo del departamento y el nombre del

departamento comenzar a repetir la informacin para los empleados que pertenezcan al

mismo departamento.

Qu pasara si el nombre del departamento cambiara de Informtica a Tecnologa?

Tendramos que ir registro por registro modificando el nombre correspondiente y podramos

dejar alguna incongruencia en los datos. Una mejor solucin es tener una tabla exclusiva de

departamentos y solamente incluir la clave del departamento en la tabla de empleados.

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De esta manera dejamos de repetir el nombre del departamento en la tabla de empleados y

ahorramos espacios de almacenamiento. Y en caso de un cambio de nombre de departamento

solamente debemos realizar la actualizacin en un solo lugar.

El diseo de bases de datos es un tema muy extenso y es difcil considerar todos sus aspectos

en un solo artculo. Sin embargo, al seguir estas 5 reglas bsicas del diseo de bases de datos

estaremos dando un paso hacia adelante en las buenas prcticas de creacin y gestin de bases

de datos.

Crear la una base de datos para una tienda, farmacia o colegio o cualquier empresa.

Actividad 04

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