clase1

1 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto

ING. Yamil Quiñones NietoJefe de Proyectos

Introducción a la Gestión de Proyectos

Introducción a la Gerencia de Proyectos

Gestión de Proyectos – 2013-I


AGENDA

Lección 1 : Introducción

Lección 2 : Fundamentos


Introducción - El problema

Hey necesito:



Voy a averiguar lo quenecesitan y el resto deustedes que se ponga aProgramar



Hey necesito:

Todo listo, pero ¿es esto lo que necesitan?



Successful.- Completado a tiempo y dentro del presupuesto, con todaslas características y funciones especificadas originalmente

Falied.- Cancelado antes de la terminación o nunca se implementó. Challenged .- Terminado y operativo, pero con más presupuesto, y con

menos características y funciones que inicialmente se especificaron


Introducción - El porque de las mejoras

“Las razones del incremento en los exitos fueron

varios.

Primero, el costo en promedio de un proyecto ha sido

cortado en la mitad.

Han sido creadas mejores herramientas para

monitorear y controlar los progresos” ,

Gerentes de Proyectos mas competentes con mejores

procesos.

El hecho de la existencia de procesos en PM es clave.


Introducción - ¿ Por qué Gerencia de Proyectos? Los proyectos son inciertos.

Los proyectos son riesgosos.

Demoran un tiempo significativo.

Cuestan mucho dinero.

Involucran a gente de toda la organización.

Están expuestos a cambios inesperados

Deben satisfaces a distintos tipos de clientes

(stakeholders).

Necesitan un balance entre alcance, tiempo, costo y

calidad


Introducción - Ventajas para las Organizaciones

Mejor control financiero, físico y de recursos humanos.

Mejoras de las relaciones con el cliente-

Cortos tiempos de desarrollo.

Menores Costos.

Alta Calidad y mejora de la confiabilidad.

Altos niveles de márgenes.

Mejora de la productividad.

Mejora de las coordinaciones Internas.

Mejora del nivel moral del trabajador.


Introducción - Ventajas para las Personas

Provee una fuente de Futuros lideres para las

empresas.

Genera una alta visibilidad debido a los resultados en

los proyectos.

Mejora las oportunidades de crecimiento tanto

personales como profesionales

Ayuda a construir una reputación personal y red de

contactos.

Desarrolla habilidades y experiencias “portátiles”


Introducción - Factores Críticos de Éxito

0.00 2.00 4.00 6.00 8.00 10.00 12.00 14.00 16.00 18.00

Otros

Estimaciones fidedignas

Metodología Formal

Requisitos Básicos Estables

Infraestructura Informática Estándar

Alcance Detallado

Objetivos del Negocio, claros

Gerente de Proyectos Experimentados

Involucramiento del Usuario

Compromiso de la alta dirección.


AGENDA

Lección 1 : Introducción

Lección 2 : Fundamentos


Fundamentos – De la Idea a la Solución

Las organizaciones realizan

trabajo. EL trabajo involucra

operaciones y proyectosOperaciones

Permanentes

Repetitivas

Proyectos

Transitorios

Únicos

El trabajo es planeado,

ejecutado y controlado!

SOLUCIÓN


Fundamentos – Proyectos y entregables

IDEA PROYECTO ENTREGABLES IDEA

tiempo

SOLUCIÓN




tiempo

Satisface determinada necesidad o requerimiento.Tiene vida útil.

SOLUCIÓN




tiempo

ProductoServicioResultado

SOLUCIÓN

Trabajo que se hace para generar entregablesTiene un inicio y un fin.Es único.


Fundamentos – La triple restricción

Calidad

Tiempo Costo

Alcance

A

C D


Fundamentos – La triple restricción

Establecer objetivos claros y alcanzables. Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las

distintas expectativas y preocupaciones de los distintosinteresados (stakeholders).

Considerando el Entorno

Recursos

Alcance

Con

side

rand

o el

Rie

sgo

Logrando la satisfacción de los StakeholdersR

equerimientos Identificados

Res

pons

abili

dad

Pro

fesi

onal

Ética


Fundamentos – ¿Qué es un proyecto?

Proyecto “Tren Eléctrico “ Proyecto “Gas de camisea” Proyecto “Portal de la Empresa”

Proyecto “Implementación de un ERP“

Proyecto “Nueva presentación Sublime“ Proyecto “UCV-

Construcción de nuevas sucursales“

Es un esfuerzo temporal llevado a cabo paracrear un producto, servicio o resultado único.– Es un proceso de elaboración gradual.


Fundamentos – ¿Qué es la gerencia de proyectos?

Es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas, a las actividades de un proyecto

con el fin de cumplir con los requerimientos del proyecto.

Grupo de Procesos de la gerencia de Proyectos

Actividad(trabajo)





RecursosHumanos

Comunicación AdquisicionesRiesgos

Direcciónde

Proyectos

AlcanceIntegración

CalidadCostosTiempos

9 áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos

5 grupos de procesos de la Gerencia de Proyectos.



RecursosHumanos

Comunicación AdquisicionesRiesgos

Direcciónde

Proyectos

AlcanceIntegración

CalidadCostosTiempos

9 áreas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos

5 grupos de procesos de la Gerencia de Proyectos.

24 / 50Ing. Yamil Quiñones Nieto GESTIÓN DE PROYECTOS

Procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y Control

Cierre

1.- Integración Desarrollar elActa de Constitucióndel Proyecto

Desarrollar del Plan de Dirección del Proyecto

Dirigir y gestionar la Ejecución del Proyecto

Monitorear y Controlar el trabajo Control Integrado de Cambios

Cerrar el Proyecto o Fase

2.- Alcance Recopilar requisitosDefinir AlcanceCrear EDT

Verificar AlcanceControlar el alcance

3.- Tiempos Definir actividadesSecuenciar actividadesEstimar recursosEstimar duraciónDesarrollar Cronograma

Controlar el Cronograma

4.- Costos Estimar los costosDeterminar el Presupuesto

Controlar los Costos

5.- Calidad Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de la Calidad

Realizar el Control de Calidad

6.- Recursos Humanos

Desarrollar el Plan de Recursos Humanos

Adquirir equipoDesarrollo equipo de ProyectoGestionar el equipo de Proyecto

7.- Comunicación Identificar a los interesados

Planificar las Comunicaciones

Distribuir InformaciónGestionar expectativas de los Interesados

Informar el desempeño

8.- Riesgos Planificar Gestión de RiesgosIdentificar RiesgosAnálisis CualitativoAnálisis CuantitativoPlan de Respuestas

Monitorear y Controlar los Riesgos

9.- Adquisiciones Planificar Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

Areas Conoc.



Alcance1. Recopilar los Requisitos2. Definición del Alcance3. Crear EDT4. Verificación del Alcance5. Control del AlcanceProceso

de InicioProceso de Cierre

Proceso de Planificación

Proceso de Ejecución

Proceso de Seguimiento y control



Tiempo1. Definición de Actividades 2. Establecimiento de la

secuencia de las actividades.3. Estimación de los recursos de

las actividades4. Estimación de la duración de

las actividades 5. Desarrollo del cronograma.6. Control del Cronograma

Proceso de Inicio

Proceso de Cierre






Costo1. Estimación de Costos.2. Preparación del

presupuesto de costos.3. Control de Costos

Proceso de Inicio

Proceso de Cierre






Calidad1. Planificación de la calidad2. Aseguramiento de la

calidad.3. Control de calidad.

Proceso de Inicio

Proceso de Cierre






Recursos Humanos1. Desarrollar plan de RRHH2. Adquirir el equipo del

proyecto.3. Desarrollar el equipo del

proyecto.4. Dirigir el equipo del

proyecto.Proceso de Inicio

Proceso de Cierre






Comunicaciones1. Identificar a los interesados.2. Planificación de las

comunicaciones. 3. Distribución de la Información 4. Informar el rendimiento.5. Gestionar las expectativas de

los interesados.Proceso de Inicio

Proceso de Cierre






Riesgos1. Planificación de la

gestión de riesgos.2. Identificación de riesgos.3. Análisis cualitativo de

riegos.4. Análisis cuantitativo de

riesgos. 5. Plan de respuestas de

Riesgos.6. Seguimiento y control de

riesgos.

Proceso de Inicio

Proceso de Cierre






Adquisiciones1. Planificar las adquisiciones.2. Efectuar las Adquisiciones.3. Administrar las

adquisiciones.4. Cerrar las adquisiciones.

Proceso de Inicio

Proceso de Cierre






Integración 1. Desarrollar el Acta de

Constitución del Proyecto.2. Desarrollar el Plan de

Gestión del Proyecto. 3. Dirigir y Gestionar la

Ejecución del Proyecto4. Supervisar y Controlar el

trabajo del Proyecto5. Control Integrado de

Cambios.6. Cerrar Proyecto

Proceso de Inicio

Proceso de Cierre




Acta de Constitución del Proyecto

Enunciado del Alcance del Proyecto

Plan de Gestión del Proyecto


Fundamentos – Áreas de Experiencia


Fundamentos – Áreas de Experiencia

Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.

El equipo de gerencia del proyecto debe considerar el proyecto en sus contextos cultural , social, internacional, político y entorno físico .

La administración tiene que ver con planificar, organizar, asignar personal, ejecutar y controlar las operaciones de empresas en marcha.

Habilidades Interpersonales. Comunicación efectiva, influencia en la organización, Liderazgo, Motivación, Negociación, y gestión de conflictos y resolución de problemas.


Fundamentos – Contexto de la Gestión de Proyectos

•Alineados con los Objetivos del Negocio•Mejor mezcla de la inversiones.•Mejor uso de los recursos.

“Gestión Efectiva del trabajo para lograr los objetivos estratégicos del Negocio.”

“Trabajar en los proyectos correctos y trabajar los proyectos correctamente”





Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Es una unidad organizacional que centraliza y coordina la gerencia

de los proyectos dentro de su dominio.

La PMO se enfoca en la planificación, priorización y ejecución

coordinada de proyectos y sub-proyectos que están amarrados a

los objetivos estratégicos de negocio de la organización o cliente.

Soporte a los proyectos

Consultoría y Orientación

Métodos y Estándares Capacitación Gerentes de

Proyectos


Fundamentos – Ciclo de Vida de un Proyecto

División del proyecto en fases para mejor control de proyecto.

La fases tendrán enlaces apropiados con las operaciones de la

organización

Es una buena practica tener definidos ciclos de vida para

gestionar proyectos de la organización.

Características•Costos de los recursos.•Nivel de Incertidumbre.•Influencia de los interesados en el producto y costo final. (cambios del proyecto)



Definición – ¿Qué trabajo técnico hay que realizar en cada fase?– ¿Cuándo y como verificar los entregables?– ¿Quién esta involucrado en cada fase?– ¿Cómo controlar y aprobar cada fase?

Proyecto:Nuevo Escarabajo(New Beetle)Fase de

PrototipoFase

Conceptual

Fase de Diseño e Ingeniería

Tiempo

Niv

eles

de

Cos

to y

Per

sona

l


Fundamentos – Ciclo de Vida de un ProyectoCaracterísticas de las Fases del Proyecto La terminación y aprobación de uno o mas entregables caracteriza una

fase del proyecto.– Un Entregable, es un producto de trabajo medible y verificable tal como una

especificación, un estudio de factibilidad, un documento de diseño, o un prototipo. Los entregables, y por esto la fases, son una parte de un proceso de

secuencia general diseñado para asegurar un control apropiado delproyecto, y lograr el producto o servicio deseado

Fase de Prototipo

Fase Conceptual


Tiempo

Niv

eles

de

Cos

to y

Per

sona

l



Interacciones de los procesos

Fase de Prototipo

Fase Conceptual


Tiempo

Niv

eles

de

Cos

to y

Per

sona

l

Proceso de Inicio

Proceso de Cierre





Fundamentos – Los interesados o stakeholders

Los interesados del proyecto son los individuos yorganizaciones que están activamente involucrados en elproyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados comoresultado de la ejecución del proyecto o de la terminacióndel proyecto; ellos también pueden ejercer una influenciasobre el proyecto y sus resultados.

Los “stakeholders” claves en todo proyecto incluyen:– Sponsor– El Gerente de Proyecto.– Cliente/usuario– La organización Ejecutora.– Influenciadores.– PMO

sponsor ideal tiene la bolsa de dinero y el bate de baseball

sponsor ideal



Otros interesados: Los vendedores, contratistas, miembrosdel equipo y sus familias, agencias de gobierno, medios decomunicación y ciudadanos particulares.

“Los interesados normalmente tienen objetivos muy distintos o en conflicto.”

Proyecto Conga



Nivel de Compromiso Stk 1 Stk 2 Stk 3 Stk 4 Stk 5 Stk 6 Stk 7

Apoyo Entusiasta

Trabajara fuerte para lograr que suceda

Ayuda al trabajo

Apoyara para implementar una solución

Condescendiente

Hará lo mínimo

Indiferente

No ayudará, no hará daño

Visitante

Se reserva no es voluntario

No cooperativo

Tendrá que ser estimulado

Opuesto

Abiertamente se opondrá a la solución

Hostil

Bloqueara la implementación de la solución a toda costa

X

X

X

X

X

X

X



¿Por qué debemos de realizar un análisis de interesados?¿Cuándo debemos de realizar este análisis?

Análisis de Stakeholders

Stakeolders Función

Potencial Impacto en el proyecto

¿Qué espera el proyecto que el Stakeholder provea?

Actitudes percibidas y/o riesgos

Estrategia de Gestión con el stakeholder Responsabilidad

Juan Perez

Opera el sistema diariamente cuando este esta en operación Alto

*Contribuir a diseñar los procesos y sistemas

*Preocupado por el incremento de carga laboral

*Involucrarlos como grupos de usuarios claves

Gerente de Proyecto

*Realizar Testing*Preocupado acerca de la capacitación que tendran

*Apoyar con recursos Adicionales

*Comunicar el programa de capacitación


Fundamentos – Influencias de la Organización

La madurez de la organización con respecto a gerencia deproyectos.

Cultura y estilo Estructura organizacional La oficina de gerencia de proyectos





Ejercicio:



Ejercicio:

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