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SESIN I

INTRODUCCIN A MICROSOFT ACCESS 2010

En este Sesin trataremos los siguientes temas:

1. Conceptos fundamentales de sobre una base de

datos

2. Entorno de trabajo de Access

3. Creacin de una base de datos

4. Creacin de tablas

5. Ingresar registros a una Tabla

6. Guardar una base de datos

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1. Conceptos Bsicos:

1.1. Qu es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de datos que estn organizados y relacionados que se encuentra agrupada

o estructurada para un uso determinado y un conjunto de programas.

Los datos se organizan en tablas.

Por ejemplo, un hospital maneja una gran cantidad

de informacin (Datos de los pacientes y mdicos)

toda esa informacin organizada y relacionada forma

una base de datos.

Un gestor de base de datos es un programa que

permite introducir, almacenar, ordenar, y manipular

los datos. Los programas gestores de base de datos

ms usados son: Access, SQL server, ORACLE, ETC.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.

Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el

modelo de gestin de bases de datos relacional.

1.2. Tipos de base de datos

I. Segn la variabilidad de la base de Datos.

a) Bases de datos estticas

Son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que

posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a travs del

tiempo, realizar proyecciones, tomar decisiones y realizar anlisis de datos para inteligencia empresarial.

b) Bases de datos dinmicas

stas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo

operaciones como actualizacin, borrado y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de

consulta. Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de informacin de un

supermercado, una farmacia, un videoclub o una empresa.

II. Segn el contenido.

a) Bases de datos bibliogrficas

Slo contienen un subrogante (representante) de la fuente primaria, que permite localizarla. Un registro

tpico de una base de datos bibliogrfica contiene informacin sobre el autor, fecha de publicacin,

editorial, ttulo, edicin, de una determinada publicacin, etc. Puede contener un resumen o extracto de la

publicacin original, pero nunca el texto completo.

b) Bases de datos de texto completo

Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de todas las ediciones de una

coleccin de revistas cientficas.

c) Directorios

Un ejemplo son las guas telefnicas en formato electrnico.

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d) Bases de datos o "bibliotecas" de informacin qumica o biolgica

Son bases de datos que almacenan diferentes tipos de informacin proveniente de la qumica, las ciencias

de la vida o mdicas. Se pueden considerar en varios subtipos:

Las que almacenan secuencias de nucletidos o protenas.

Las bases de datos de rutas metablicas.

Bases de datos de estructura, comprende los registros de datos experimentales

Bases de datos clnicas.

Bases de datos bibliogrficas (biolgicas, qumicas, mdicas y de otros campos)

1.3. Modelos de base de datos

Un modelo de datos es bsicamente una "descripcin" de algo conocido como contenedor de datos (lugar en

donde se guarda la informacin). Los modelos de datos no son cosas fsicas: son abstracciones que permiten la

implementacin de un sistema eficiente de base de datos; por lo general se refieren a algoritmos, y conceptos

matemticos.

Algunos modelos con frecuencia utilizados en las bases de datos son:

a) Bases de datos jerrquicas

stas son bases de datos que, como su nombre indica, almacenan su informacin en una estructura

jerrquica. En este modelo los datos se organizan en una forma similar a un rbol (visto al revs), en donde

un nodo padre de informacin puede tener varios hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raz, y a los

nodos que no tienen hijos se los conoce como hojas.

Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran

volumen de informacin y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran

rendimiento.

Una de las principales limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar eficientemente la

redundancia de datos.

b) Base de datos de red

ste es un modelo ligeramente distinto del jerrquico; su diferencia fundamental es la modificacin del

concepto de nodo: se permite que un mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el

modelo jerrquico).

Fue una gran mejora con respecto al modelo jerrquico, ya que ofreca una solucin eficiente al problema

de redundancia de datos; pero, aun as, la dificultad que significa administrar la informacin en una base de

datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayora por programadores ms que por

usuarios finales.

c) Bases de datos transaccionales

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Son bases de datos cuyo nico fin es el envo y recepcin de datos a grandes velocidades, estas bases son

muy poco comunes y estn dirigidas por lo general al entorno de anlisis de calidad, datos de produccin e

industrial, es importante entender que su fin nico es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad

posible, por lo tanto la redundancia y duplicacin de informacin no es un problema como con las dems

bases de datos, por lo general para poderla aprovechar al mximo permiten algn tipo de conectividad a

bases de datos relacionales.

d) Bases de datos relacionales

ste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos

dinmicamente. Tras ser postulados sus fundamentos en 1970 por Edgar Frank Codd, de los laboratorios

IBM en San Jos (California),

El lenguaje ms habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales es SQL, Structured Query

Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estndar implementado por los principales motores o

sistemas de gestin de bases de datos relacionales.

Durante su diseo, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conoce como

normalizacin de una base de datos.

1.4. Base de datos relacionales. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las

tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, los pedidos

realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de

clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.

(Ejemplo de una base de datos relacional)

1.5. Modelo de entidad relacin

Cuando se utiliza una base de datos para gestionar informacin, se est plasmando una parte del mundo real en una serie de tablas, registros y campos ubicados en un ordenador; crendose un modelo parcial de la realidad. Antes de crear fsicamente estas tablas en el ordenador se debe realizar un modelo de datos.

Se suele cometer el error de ir creando nuevas tablas a medida que se van necesitando, haciendo as el modelo de datos y la construccin fsica de las tablas simultneamente. El resultado de esto acaba siendo un sistema de informacin parcheado, con datos dispersos que terminan por no cumplir adecuadamente los requisitos necesarios.

Entidades y Relaciones

El modelo de datos ms extendido es el denominado ENTIDAD/RELACIN (E/R) En el modelo E/R se parte de una situacin real a partir de la cual se definen entidades y relaciones entre dichas entidades:

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Entidad.- Objeto del mundo real sobre el que queremos almacenar informacin (Ej: una persona). Las entidades estn compuestas de atributos que son los datos que definen el objeto (para la entidad persona seran DNI, nombre, apellidos, direccin,...). De entre los atributos habr uno o un conjunto de ellos que no se repite; a este atributo o conjunto de atributos se le llama clave de la entidad, (para la entidad persona una clave seria DNI). En toda entidad siempre hay al menos una clave que en el peor de los casos estar formada por todos los atributos de la tabla. Ya que pueden haber varias claves y necesitamos elegir una, lo haremos atendiendo a estas normas:

Que sea nica.

Que se tenga pleno conocimiento de ella.- Por qu en las empresas se asigna a cada cliente un nmero de cliente?.

Que sea mnima, ya que ser muy utilizada por el gestor de base de datos.

Relacin.- Asociacin entre entidades, sin existencia propia en el mundo real que estamos modelando, pero necesaria para reflejar las interacciones existentes entre entidades. Las relaciones pueden ser de tres tipos:

Relaciones 1-1.- Las entidades que intervienen en la relacin se asocian una a una (Ej: la entidad HOMBRE, la entidad MUJER y entre ellos la relacin MATRIMONIO).

Relaciones 1-n.- Una ocurrencia de una entidad est asociada con muchas (n) de otra (Ej: la entidad EMPERSA, la entidad TRABAJADOR y entre ellos la relacin TRABAJAR-EN).

Relaciones n-n.-Cada ocurrencia, en cualquiera de las dos entidades de la relacin, puede estar asociada con muchas (n) de la otra y viceversa (Ej: la entidad ALUMNO, la entidad EMPRESA y entre ellos la relacin MATRCULA).

Representacin grfica de Entidades y Relaciones

La utilizacin de estos elementos dar como resultado lo que se denomina el esquema entidad-relacin de la base de datos.

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1.6. Elementos De Una Base De Datos

1. Tablas de datos.

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene

informacin sobre un tema o asunto particular, pueden ser: clientes, pedidos,

artculos, etc.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el

cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin, etc. y al conjunto de campos

para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los

campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente

forman otro registro.

Campos

Cdigo Nombre Apellidos Direccin C.P.

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanas, 23 46723

Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro 3 3 Francisco Juan Lpez C/ Valle, 56 46625

Registro 4 4 Mara Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

2. Consultas

Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya

creadas.

Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc. El uso ms comn es para

seleccionar los datos de las tablas que cumplen ciertas condiciones.

3. Formularios.

Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los

datos de las tablas.

4. Informes.

Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos

seleccionados de una tabla.

Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

5. Macros.

Una macro es el objeto de Access 2010 que define de forma estructurada las acciones que el usuario desea

que Access realice en respuesta a un evento determinado.

Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un informe en respuesta a la eleccin de un elemento

de un formulario.

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2. Iniciar Access.

2.1. Ingresar al programa

Existen diferentes formas de ingresar al programa, podemos usar el icono de acceso directo que se encuentra

en el escritorio , si no se encuentra el icono en el escritorio podemos seguir los siguientes pasos:

1. Hacer clic en el botn inicio

2. Clic en todos los programas

3. Microsoft office

4. Clic en Microsoft Access 2010

VENTANA PRINCIPAL DE ACCESS

Otra forma de ingresar al

programa es pulsando las

teclas +

Escribir MSACCESS y clic en aceptar

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2.2. Entorno de trabajo

Elementos bsicos de Access 2010

1. La barra de Ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando en el momento

actual.

En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar , maximizar/restaurar y cerrar

2. La barra de Acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar o Deshacer

.

3. La Cinta de opciones

La cinta de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en una

pestaa

accederemos a

su ficha que

contiene los

botones y

mens, organizados en categoras o grupos.

Barra de ttulo Cinta de opciones Barra de acceso

Rpido

B

Pestaa Archivo

Barra de estado

rea de objetos

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En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color

atenuado, gris.

La cinta es dinmica y se comporta de forma inteligente. Est diseada para simplificarte el trabajo, mostrando

solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos

recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para

acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Es posible que, al pulsar la tecla lo que ocurra sea que se despliegue un submen. En tal caso, aparecern nuevos

caracteres para estas nuevas opciones.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

4. La pestaa Archivo

La pestaa Archivo es especial y como tal, est destacada con un fondo rosado. Al

contrario que el resto de pestaas, no despliega una ficha tpica de la cinta de

opciones con herramientas para modificar el documento, sino que despliega un

men con acciones relativas al propio archivo: Guardar, Imprimir, Abrir. En

versiones anteriores se encontraban en el botn Office.

A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y

como vimos para la Cinta de opciones pulsando Alt + A.

Este men contiene dos tipos bsicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos.

Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual, o Salir

Opcin que muestra ms informacin. Algunas opciones lo que hacen es mostrar

ms opciones en la zona derecha de la ventana. Por ejemplo, la opcin

Informacin que muestra informacin de la base de datos abierta o Reciente que

muestra un listado de las ltimas bases de datos utilizadas. Al hacer clic en una de

estas opciones, se colorear con un color rosado intenso, para que sepamos que

se trata de la opcin activa.

5. La barra de estado

Para ocultar y mostrar las fichas de la cinta, si necesitas

disponer de ms espacio de trabajo. Debers hacer doble clic

sobre cualquiera de las pestaas o utilizar el botn situado en

la parte derecha de la cinta . Las opciones volvern a

mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en

cualquier pestaa o pulses de nuevo el botn.

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La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la

aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento.

Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (BloqNum), que estamos en la

vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con

los cuatro botones que aparecen a la derecha Creacin de una base de datos

3. Crear una base de datos

3.1. Pasos para crear una base de datos:

1. Clic en el icono base de datos en blanco

2. Escribir el nombre para la base de datos(colegio)

3. Clic en el icono del folder para seleccionar donde guardar la base de datos

4. Seleccionar la unidad donde desea guardar

5. Clic en el boton aceptar

6. Clic en crear

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Se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB. Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir

de stas.

Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar

todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.

A. Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

1. Cerrando Access:

a. Ir al Men Archivo y pulsar el botn Salir.

O bien hacer clic sobre el botn Cerrar de la ventana Base de datos.

2. Sin cerrar Access:

a. En el Men Archivo, elegir la opcin Cerrar base de datos.

B. Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente

desde sitios distintos:

Desde el Men Archivo:

Ir al Men Archivo

Elegir la opcin Abrir

Seleccionarla unidad o carpeta donde se

encuentra la base de datos (D)

Seleccionar la base de datos

Clic en abrir.

Desde los documentos recientes del Men

Archivo:

Clic en el men archivo

Haz clic en la que quieras abrir.

Tabla creada

por Access

Panel de Exploracin de la base de datos.

Lista de Base de datos

recientes.

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4. Creacin de tablas

4.1. Pasos para crear una tabla usando el diseador de tablas.

1. Clic en la ficha

crear

2. Clic en diseador

de tablas rea del diseador de tablas

En esta rea se escribe los

campos que tendr la tabla y

se selecciona el tipo de dato

que usara cada campo.

3. Fijar los campos y su respectivo tipo de dato. Ejemplo Nombre_alu), etc

5. Escribir un nombre para la tabla (Alumno)

7. En el mensaje haz clic en no

Cuando ya est creado y

guarda la tabla se muestra

la tabla con el nombre

asignado.

8. Cierra el diseador de tablas

Clic en el icono

Haz doble clic o pulsa la

tecla enter en la tabla

alumno para visualizar el

contenido.

6. Clic e n el botn aceptar

As quedara nuestra

tabla al terminar de

fijar todos los campos y

su tipo de dato. 4. Guardar la tabla (Ctrl + G)

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5. Ingresar registros a una Tabla.

Para ingresar registros a una tabla siga los siguientes procedimientos:

6. Guardar una base de datos

Para guardar una base de datos puedes pulsar las teclas Ctrl + G Otra forma es:

Haciendo Un clic en el icono del diskette.

1. Agregar 5 nuevos registros a la tabla (inventar los datos)

2. Guardar los datos

3. Cerrar la base de datos

Actividad 01

Agregar los siguientes

registros a la tabla alumno

1. Haz doble clic en la tabla donde deseas agregar registros (Alumno)

2. Escribir los datos que se muestra en la tabla (nombre, apellidos, etc.)