CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOLos archivos se clasifican según su uso en tres grupos: Archivos Permanentes o Maestros:Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.Archivos De MovimientosSe cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.Archivos De Maniobra o trabajo Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.1.4. - TIPOS DE ARCHIVOSLos elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.1.4.1. - SEGÚN SU FUNCION.Se define por:a.- Archivos Permanentes:Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.b.- Archivos de MovimientoSon aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.c.- Archivo de Maniobra o TransitorioSon los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.Archivos Permanentes. Son archivos de larga vida, que se usan paramás de una transacción o proceso. Generalmente, existen durante unperiodo más o menos largo de tiempo. Se pueden subdividir enSegún su función:• A :Archivo . Maestro o de constantes. Los da tos con ten idos en es te t i po de archivos tiene muy pocas inclusiones de registros nuevos.• B:Archivo. de Situación. Contienen Registros con campos que están variando frecuentemente.• C:Archivo. Histórico. Está constituido por Registros que contienen las distinta m o d i f i c a c i o n e s   d e   l o s   d a t o s   e n   e l   t i e m p o ,   t a n t o   d e   l o s  a r c h i v o s Maes t ros como de l os de S i tuac ión , re f l e j ando su ub i cac ión en e l tiempo. Por ejemplo, los archivos que guardan un Registro con los movimientos o transacciones de los clientes de un banco

Archivos  de  Movimiento.   E s t o s   a r c h i v o s   c o n t i e n e n   R e g i s t r o s   q u e a c t u a l i z a n   o t r o s  a r c h i v o s .   D e s p u é s   d e   l a   a c t u a l i z a c i ó n   l l a m a d a comúnmente COMMIT o UpDate , se a lmacenan en un H i s tó r i co o se d e s t r u y e n .

P o r e j e m p l o , u n a r c h i v o t e m p o r a l c o n l a s a l t a s , b a j a s y modificaciones de los artículos de un almacén.

A r c h i v o   d e   m a n i o b r a   o   d e   t r a b a j o .   S o n   a r c h i v o s   c o n   u n a  v i d a limitada, generalmente corta, se crean en los procesos habitualmente contienen resultados intermedios de un programa que sirve como datos de entrada de otro archivo. Estos archivos no se suelen conservar.Se usa por ejemplo en:•archivo intermedio usado en la ordenación de un archivo maestro.•A r c h i v o i n t e r m e d i o u s a d o e n l a e l i m i n a c i ó n d e u n r e g i s t r o d e u n archivo maestro de texto

• Archivos que se adscriben al Derecho Público, que según el ámbito de actuación del organismo serían: o todos los archivos de la administración internacional. Ejemplo: archivos de la OTAN.

• Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento)

• Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio. • Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos

archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del documento).

• Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento) Asociado a la anterior clasificación, es posible distinguir también archivos según la frecuencia de consulta.

• Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión

• Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.

• Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios

Según la metodología y carácter del material, podríamos distinguir entre archivos tradicionales, y “Nuevos archivos”. Entre estos nuevos archivos, deberíamos distinguir entre:

• Los que se ocupan de documentación cartográfica: planos y mapas, manuscritos e impresos.

• Los que se ocupan de documentos orales o sonoros.

• Los que se ocupan de material textual impreso que por su naturaleza es coherente con otras series orgánicas.

• Los que se ocupan de los registros procedentes de la utilización de la tecnología informatización de determinadas tareas burocráticas y administrativas