CLASIFIQUE LA CALIDAD DE LA COMUNICACIÓN

EN ALTA Y BAJA

Cara a cara. Por teléfono

Escrita Personal(cartas memos )

Escrita Formal (boletines, informes)

Numérica Formal ( salida de Comput.: )

Canal de comunicación Calidad de la comunicación

La más alta

Alta

Moderada

Baja

La más baja

Selección de medios

• TABLA DE SELECCIÓN DE MEDIOS.

MEDIO VENTAJAS DESVENTAJAS

TELEFONO Rápido, retroalimentación, inmediata

No deja registro. No hay LENGUAJE GESTUAL

Cara a Cara Contacto directo. Se ven los gestos

Toma tiempo.

Obliga a improvisar,

Computadora Instantáneo, múltiple audiencia. retroalimentación

Indiscreción. Rotura de equipos y poca fiabilidad

Memos Son planeados y deja registro

Una vía, limitado control de uso

MÉTODOS ORGANIZATIVOS DEL

TRABAJO DE LA SECRETARIA

MÉTODOS ORGANIZATIVOS DEL

TRABAJO DE LA SECRETARIA

•Llegar minutos antes de la hora de entrada. Empezar la jornada laboral•Comprobar si todo está en orden.•La mesa limpia y ordenada, la agenda abierta en la página correspondiente y el calendario puesto al día.•Retirar y archivar la prensa del día anterior.

• Acudir enseguida al despacho del jefe para asegurarse de que la agenda propia coincida con la del jefe.

• Ya en su despacho disponerlo todo para empezar la jornada. Ordenar el buró

• Comprobar que no falte nada para tener completo el material de escritorio y de la oficina.

•Confeccionar una lista de visitas del día y enviarlas a la recepción aunque, como es lógico, se hayan informado con anterioridad. A la asistente del jefe le compete organizar el trabajo de su superior.

•Si como es frecuente, es la responsable de abrir el correo de su superior, debe hacerlo nada más al llegar. Leerlo, fecharlo y depositarlo en la bandeja de “entradas” del jefe o en carpeta.

Ordenar el resto de las tareas según su urgencia.

La buena secretaria es capaz de establecer prioridades racionalmente, utilizando la lógica ante todo.

Procurar por el café o te o hacerlo si se tiene el hábito o la posibilidad de adquirirlo.

Comprobar la limpieza de las tazas y vasos así como del entorno (¿?) y el buró de la oficina del jefe y de la secretaria.

Al regresar del despacho del jefe

La secretaria tiene que conocer a fondo los distintos instrumentos existentes destinados a la planificación del trabajo, como son las agendas, los calendarios, y los planes

Tocar, Saludar

Recordar

Los recordatorios son controles de consulta previa

• Recordatorios diarios (tarjetas, post-it)• La Agenda Diaria (Cada hoja corresponde un día, e incluye divisiones horarias)

• Calendario Mensual• Si lo prefiere, puede utilizar su ordenador o

computadora para la organización de su trabajo.

• Diariamente confrontar las anotaciones entre uno y otro • Anotar los cumplimientos. Los internos con antelación. • Tener localizado al jefe y poder dar citas a los interesados• La solicitud o entrega del salón de reuniones o teatro.• Los viajes, las clases, los eventos, etc

Recordatorio, agenda de notas o calendarios

• No es más que el recordatorio viviente del trabajo de una secretaria.

• Se anota todo lo que se reciba, ya sean instrucciones, recados recibidos telefónicamente o personales, llamadas solicitadas por el jefe, etc, dejando en la misma la constancia de lo resuelto, esta agenda debe revisarla todas las mañanas para ver lo que quedó pendiente del día anterior y ejecutarse a primera hora

Componentes:

Si es un recado:• Fecha___________ hora de recibido_______ • Para quien_________ de quien____________ • Asunto___________________________

teléfono de localización de la persona___________

• nombre del que recibe el recado ____________ hora en que se entregó______

Los asuntos de seguimiento constante son

• La correspondencia• Los memorandos, u otros documentos, citas,

correos o llamadas telefónicas que deben contestarse.

• Trabajos que dependen de otros departamentos• Reuniones, clases con fecha definida.• Visitas del día, eventos, turno médico..• El fichero – calendario es fácilmente accesible y

de uso inmediato: en él se insertan fichas con breves indicaciones

“Registro de la correspondencia” ENTRADA Y SALIDA

• Disponer de un libro para controlar las cartas y todos los impresos o documentos que entran y salen de la oficina.

• Se anotan en orden consecutivos las cartas y/o documentos que se reciben y emiten diariamente, tan pronto es recibida la correspondencia un cuño y el número de orden, inmediatamente se efectúa la anotación en el registro

“Registro de la correspondencia” ENTRADA Y SALIDA

• La correspondencia que sale de la oficina se controla de igual manera, la referencia con el número de salida puede ir debajo del logotipo o membrete de la unidad

• Elementos que lo conforman• Fecha de entrada y/o salida_______________

Destinatario___________________________ Remitente_____________________________ Asunto_______________________________ fecha del documento___________ destino_____________ No. de orden______

• De este documento se derivan otros dos.

1. Hoja de trámite: Componentes: Fecha_____ A:____ De:________ Folio No______ fecha de cumplimiento________ recibe______, fecha______

2. Consecutivo: es un file que se abrirá con el primer documento que se ejecute en el año dándole un número consecutivo, hasta finalizar el mismo, en él irán archivados las copias de todo lo que se emita por la oficina, el formato puede ser digital o impreso. Si la documentación es interna esta copia puede ser la que nos firmen como constancia de entrega de la información o el mensaje electrónico en cuestión

¿Cómo proceder?Informar y Responder

• La correspondencia marcada con las palabras “CONFIDENCIAL” “PRIVADO” o “PERSONAL” no deben abrirse sin autorización y serán entregadas sin demora al jefe; sólo se hará constar en el sobre la fecha de entrada.

• El uso del correo electrónico, donde en muchos casos los mensajes son redactados y contestados por el propio jefe, ha minimizado esta tarea

COMUNICACIONES INTERNAS o de RÉGIMEN INTERNO

• Según la forma o vía que se tenga que transmitir, los documentos de transmisión interna adoptarán diferentes formatos y recibirán distintas denominaciones. Los más importantes son:

Memorando, Notas, Comunicado interno, Memorias, Boletines, Correo, Informe Interno y Convocatorias

Métodos organizativos y herramientas de trabajo de una secretaria

• Registro de entrada y salida de correspondencia• Hojas de trámites• Consecutivos• Agenda de buró (control de citas, reuniones, cumplimientos)• Carpeta de trabajo ( por digitalizar, a entregar, pendiente revisión,

firma…)• Libreta de notas• Agenda telefónica• Guía de archivo y Archivo• Diccionario• Ubicación del mobiliario y accesorios• Computadora, impresora, fotocopiadora, scanner, teléfono..

FINFIN