ANLISIS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL DE UNA EMPRESA U
ORGANIZACIN: CASO PRCTICO
UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS(D E C A N A D E A M R I
C A)
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
E.A.P. DE ADMINISTRACIN
PERTENECIENTE A:
CURSO:
Sistema de Informacin GerencialPROFESOR:
CICLO:
xAULA:
407 - N Ciudad Universitaria, julio 2008
INDICE
INTRODUCCION3PRESENTACIN4CAPTULO I. MARCO TERICO5Definicin
5Actividades bsicas de un SI5Sistema de Informacin Gerencial
6Metodologas para el anlisis de los SIG7Anlisis Estructurado
7Diagrama de flujo de datos7Tcnica de modelado de objetos8UML
(Unified Modeling Lenguaje)10Modelo Corporativo de datos 13Data
Warehouse 13Data Mart 15
CAPTULO II. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN16CAPTULO III. DESCRIPCIN
DEL SIG IMPLEMENTADO19CAPTULO IV. DESCRIPCIN DEL SIG
IMPLEMENTADO19CAPTULO V. RESULTADOS PARA LA
ORGANZACIN33CONCLUSIONES37BIBLIOGRAFA39INTRODUCCINLos sistemas y
las tecnologas de informacin son un elemento vital de las
organizaciones y negocios exitoso. La tecnologa de informacin puede
ayudar a todo tipo de negocios a mejorar la eficiencia la
efectividad de sus procesos de negocios, la toma gerencial de
decisiones y la colaboracin entre los grupos e trabajo, mediante el
fortalecimiento de sus posiciones competitivas en un mercado
rpidamente cambiante. Es justamente la toma de decisiones en las
empresas, la actividad que determina el rumbo de las
organizaciones. Las empresas de mayor xito en el mundo tienen
ventaja competitiva en la informacin que manejan para tomar
acertadas decisiones, de manera oportuna y estratgica.Los Gerentes
o Directores de las Organizaciones necesitan administrar de manera
rpida y eficiente el ingente volumen de informacin que tienen de su
empresa por lo que se necesita de los Sistemas de Informacin y de
las tecnologas de informacin para reducir esfuerzos y ser ms
productivos en su gestin.Un Sistema de Informacin Gerencial
pretende ser una herramienta que de manera resumida y grfica
informe al usuario del estado actual de la empresa, mediante los
indicadores de gestin que haya implementado la organizacin. De esta
manera tendr una fuente de decisin que le permita decidir de manera
eficiente e implemente estrategias que le permitan mantener a la
organizacin lder en el mercado.El capitulo I del trabajo presenta
el marco terico en el que se fundamenta la investigacin. El captulo
II describe la situacin problemtica que atravesaba la empresa antes
de la implementacin del SIG. El captulo III ilustra el sistema de
informacin gerencial implementado. El captulo IV presenta las
conclusiones.PRESENTACIN
La Clnica del Pacfico est dedicada a brindar servicios de salud,
cuenta con los servicios de: consulta externa, hospitalizacin,
intervenciones quirrgicas, procedimientos, imgenes y exmenes
auxiliares, en las especialidades de pediatra, ginecologa,
traumatologa, medicina interna, ciruga general, oftalmologa,
endocrinologa, cardiologa, neurociruga, neurologa,
otorrinolaringologa, urologa, entre otras.Hasta hace poco no
contaba con tecnologa de la informacin de apoyo a los procesos
organizacionales. En este contexto, la Asamblea de Socios comenz a
analizar la posibilidad de implantar nuevas formas operativas, pues
existan muchas actividades que deban realizarse varias veces debido
a que cada departamento trabajaba en forma aislada, lo cual
significaba que la informacin generada no era uniformemente
distribuida en toda la organizacin. As, se dio inicio a esta etapa
que comenz por el anlisis de la situacin actual se hizo un estudio
de la misin, anlisis del entorno; anlisis interno a travs de los
servicios prestados por el rea Admisin - Caja, identificndose los
problemas ms relevantes. Posteriormente, a travs de entrevistas
personales con la Gerente General se definieron los requerimientos
de informacin. En la fase de desarrollo se realiz el diseo
conceptual, lgico y fsico del sistema, para elaborar la base de
datos del Sistema de Informacin Gerencial. Finalmente, se
obtuvieron resultados del sistema ubicndolos dentro del contexto de
los beneficios estratgicos, obtenindose informacin oportuna y
eficaz con la que antes no se contaba y que resulta relevante para
la ayuda en la toma de decisiones. CAPTULO I
MARCO TERICO O CONCEPTUAL
DEFINICIN
Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos que
interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una
empresa, es decir, un conjunto formal
de procesos que, operando sobre una coleccin de datos
estructurada segn las necesidades de la empresa, recopilan,
elaboran y distribuyen la informacin o parte de ella necesaria para
las operaciones de dicha empresa y para las actividades de direccin
y control correspondientes para desempear sus actividades de
acuerdo a su estrategia de negocio. El SI tiene como propsito
fundamental organizar el flujo de la informacin que generan las
diferentes dependencias dentro de las instituciones; un sistema de
informacin est compuesto de elementos que son de naturaleza diversa
y normalmente incluye:
Infraestructura tecnolgica, (Hardware)
El recurso humano
Los datos, o informacin.
Las aplicaciones para producir diferentes tipos de resultados,
(Software)
ACTIVIDADES BSICAS DE UN SISTEMA DE INFORMACINEntradas de
informacin: Proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma
los datos que requiere para procesar la informacin. Pueden ser
manuales o automticas.Almacenamiento de Informacin: El sistema
puede reconocer la informacin guardada en la sesin o proceso
anterior.Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema
de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de
operaciones preestablecida.Estas caractersticas de los sistemas
permiten la transformacin de datos fuentes en informacin que puede
ser utilizada para la toma de decisiones.Salida de Informacin: La
salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la
informacin procesada o bien datos de entrada, al exterior.SISTEMA
DE INFORMACIN GERENCIAL (S.I.G.)Por definicin se entiende como
Sistema de Informacin Gerencial la tcnica de poner a disposicin de
los gerentes la informacin confiable y oportuna que se necesite
para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las
funciones de planeacin, control y operaciones se realicen
eficazmente en la organizacin.La finalidad de un Sistema de
Informacin Gerencial es la de suministrar a los gerentes la
informacin adecuada en el momento oportuno, por lo tanto el valor
de la informacin proporcionada por el sistema debe cumplir con los
siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad, Oportunidad, Cantidad
y Relevancia.
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que la informacin
suministrada sea un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: la informacin suministrada por un Sistema de
Informacin Gerencial debe estar disponible a tiempo para la toma de
decisiones.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen
decisiones acertadas y oportunas si no disponen de informacin
suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por informacin
irrelevante e intil, pues sta puede llevar a decisiones
desacertadas.
Relevancia: La informacin que le es proporcionada a un gerente
debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades. La
informacin gerencial requerida por los distintos niveles de una
organizacin no es homognea. No deben de ser tratadas en la misma
forma las necesidades de informacin de los gerentes, de la gerencia
media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de
acuerdo con la actividad que desempean.METODOLOGAS PARA EL ANLISIS
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL
Anlisis Estructurado
Permite al analista conocer un sistema o proceso (actividad) en
una forma lgica y manejable al mismo tiempo que proporciona la base
para asegurar que no se omite ningn detalle pertinente.
El objetivo que persigue el anlisis estructurado es organizar
las tareas asociadas con la determinacin de requerimientos para
obtener la comprensin completa y exacta de una situacin
dadaDiagrama de Flujo de Datos
Son una de las cuatro herramientas del anlisis estructurado, es
una herramienta grafica que se emplea para describir y analizar el
movimiento de los datos a travs de un sistema, ya sea este manual o
automatizado, incluyendo procesos, lugares para almacenar datos y
retrasos en el sistema. Los DFD, como se les conoce popularmente
son la herramienta mas importante y la base sobre la cual se
desarrollan otros componentes.
La transformacin de datos de entrada en salida por medio de
procesos puede describirse en forma lgica e independiente de los
componentes fsicos asociados con el sistema.
Los DFD se concentran el movimiento de los datos a travs del
sistema, no en los dispositivos o el equipo. Los analistas
identifican y describen desde el inicio hasta el final del proceso,
para comprender un rea de aplicacin o los datos que fluyen
por todo el sistema y entonces explican por que los datos entran
o salen y cual es
el procesamiento que se realiza con ellos.Tcnica de Modelado de
Objetos (Object Modeling Technique OMT)
El Modelado y Diseo Orientado a Objetos es una tcnica que se
fundamenta en pensar acerca de problemas a resolver, empleando
modelos que se han organizado tomando como base conceptos del mundo
real.
OMT es una metodologa (y una notacin grfica) para el desarrollo
orientado a objetos que consiste en construir un modelo de un
dominio de aplicacin aadindosele detalles durante el diseo del
sistemas.Ciclo de vidaEl ciclo de vida de un desarrollo de software
se visualiza de la siguiente forma:
Anlisis: El analista describe el problema y plantea un modelo de
la situacin del mundo real para mostrar sus propiedades
importantes. El analista debe trabajar con los usuarios finales que
son quienes comprenden y evitar presentar soluciones incompletas.
Los modelos generados en la fase del anlisis son una abstraccin
resumida y precisa de lo que debe hacer el sistema deseado y no de
la forma en que se har.Diseo del sistema: Los diseadores de
sistemas toman decisiones acerca de la arquitectura a utilizar.
Durante el diseo, el sistema a desarrollar se organiza en
subsistemas basados tanto en la estructura del anlisis como en la
arquitectura planteada.
Esta metodologa se extiende desde el anlisis hasta la
implementacin, pasando por el diseo. En primer lugar, se construye
un modelo de anlisis para abstraer los aspectos esenciales del
dominio de la aplicacin sin tener en cuenta la implementacin
eventual. En este modelo se toman decisiones importantes que despus
se completan para optimizar la implementacin, en segundo lugar.
Los objetos de la aplicacin constituyen el marco de trabajo del
modelo de diseo, pero se implementan en trminos de objetos del
dominio de los recursos tecnolgicos. Por ltimo, el modelo de diseo
se implementa en algn lenguaje de programacin, base de datos o
hardware.
La metodologa OMT emplea tres clases de modelos para describir
el sistema:
El Modelo de Objetos: Describe los objetos del sistema y sus
relaciones.
El Modelo Dinmico: Describe las interacciones existentes entre
objetos del sistema.
El Modelo Funcional: Describe las transformaciones de datos del
sistema.Los tres submodelos no son igualmente importantes en todos
los problemas. OMT es una de las metodologas de anlisis y diseo
orientadas a objetos, ms maduras y eficientes que existen en la
actualidad. La gran virtud que aporta esta metodologa es su carcter
de abierta (no propietaria), que le permite ser de dominio pblico
y, en consecuencia, sobrevivir con enorme vitalidad. Esto facilita
su evolucin para acoplarse a todas las necesidades actuales y
futuras de la ingeniera de software.
Una metodologa de desarrollo de software OO consta de los
siguientes elementos:
Conceptos y diagramas ( Modelo)
Etapas y definicin de entrega en cada una de ellas.
Actividades y recomendaciones.Etapas:
1. Anlisis de requerimientos.2. Diseo del sistema.
3. Diseo detallado.
4. Implementacin y pruebas.1. Anlisis de requerimientos.
En esta etapa se busca las necesidades del usuario y la forma
que se va a presentar la solucin.
Actividades Identificar los casos de uso del Sistema
Diagrama de casos de usos.
Desarrollar el modelo del mundo. Identificar clases (Atributos,
Operaciones, Relaciones, Cardinalidad)
Validar los modelos (con el cliente : clases, atributos,
operaciones y crear diagrama de secuencia o de colaboracin).2.
Diseo del sistema
En esta etapa se define una subdivisin en aplicaciones del
sistema y la forma de comunicacin con los sistemas existentes con
los que debe interactuar.
Actividades
Identificar la arquitectura del sistema
Definir componentes del sistema
Refinar los casos de uso aplicados al software3. Diseo
detallado
En esta etapa se adecua el anlisis a las caractersticas
especficas de ambiente de implementacin.
Actividades
a) Agregar los detalles de implementacin del modelo del
mundo
Completar los detalles de la clase ( diagrama de clases )
Subdividir en paquetes ( diagrama de paquetes )b) Desarrollar el
modelo de interfaz Conocer el ambiente de base.
Enlazar las clases de interfaz con el modelo del mundo.
Crear diagrama de interaccin.
UML (Unified Modeling Language)
A lo largo de los aos el software se ha vuelto cada vez ms
complejo. El incremento en la potencia de los ordenadores, la
aparicin de modernos dispositivos y tecnologas ha generado la
necesidad de nuevos sistemas operativos y aplicaciones de mayor
complejidad. Simultneamente, esta complejidad ha trado consigo la
demanda de nuevas tcnicas y herramientas que faciliten la
construccin de este software.
En este contexto, UML surge como respuesta al problema reseado
para contar con un lenguaje estndar para crear diagramas de diseo
de software.
UML es un lenguaje de modelado que se usa para especificar,
visualizar, construir y documentar los elementos que forman un
sistema software orientado a objetos.
Es utilizado para entender, disear, configurar, mantener y
controlar la informacin sobre los sistemas a construir.
Igualmente, permite captar la informacin sobre la estructura
esttica y el comportamiento dinmico de un sistema, adems ofrece una
abstraccin del sistema y sus componentes. Pretende unificar
experiencias pasadas sobre tcnicas de modelado e incorporar las
mejores prcticas actuales en un acercamiento estndar. Este lenguaje
ha sido concebido por los autores de las tres metodologas ms usados
para la orientacin a objetos: Grady Booch, Ivar Jacobson y Jim
Rumbaugh.
La notacin ha sido ampliamente aceptada debido al prestigio de
sus creadores y debido a que incorpora las principales ventajas de
cada uno de las metodologas particulares en los que se basa: Booch,
OMT y OOSE. Con UML se fusiona la notacin de estas tcnicas para
formar una herramienta compartida entre todos los ingenieros de
software que trabajan en el desarrollo orientado a objetos.UML no
es un lenguaje de programacin, es un lenguaje de propsito general
para
el modelado orientado a objetos. Segn Fowler, traducido por
Giraldo: Diagrama de casos de uso. Los casos de uso es una tcnica
para capturar informacin de cmo un sistema o negocio trabaja, o de
cmo se desea que trabaje, en palabras de Ivar Jacobson, describen
bajo la forma de acciones y reacciones el comportamiento de un
sistema desde el punto de vista del usuario. Diagrama de clases. El
mismo autor, presenta los elementos mas estables del sistema, estos
son los dispositivos de control de datos e informacin,
correspondientes a las clases del sistema, con sus relaciones
estructurales y de herencia. El modelo de casos de uso aporta
informacin para establecer las clases, objetos, atributos y
operaciones.
Diagrama de estados. Traduciendo es usado para describir el
comportamiento de las instancias y elementos de un modelo.
Especficamente describen las posibles secuencias de estados y
acciones a travs de las cuales las instancias puedes proceder
durante su ciclo de vida, como resultado de eventos discretos,
tales como seales externas y, mensajes.
Diagrama de actividad. Es un caso especial del diagrama de
estados, este puede especificar, el comportamiento de los objetos
de una clase, la lgica de una operacin (mtodo), y parte o toda la
descripcin de un caso de uso.
Diagrama de secuencia. Presenta una interaccin, la cual es un
conjunto de mensajes entre un conjunto de instancias interactuando,
estas son un grupo de estmulos entre instancias con el efecto de
determinar el funcionamiento deseado de un proceso o un
resultado.
Diagrama de colaboracin. Modela la interaccin entre los objetos
de un Caso de Uso, estos estn conectados por enlaces en los cuales
se representan los mensajes enviados acompaados de una flecha que
indica su direccin, el diagrama ofrece una mejor visin del
escenario cuando el analista est intentando comprender la
participacin de un objeto en el sistema.
Diagrama de paquetes. Ofrecen un mecanismo general para la
organizacin de los modelos/subsistemas agrupando elementos de
modelado, esta agrupacin se realiza por operaciones comunes o por
divisiones de la organizacin.
Diagrama de componentes. Muestra las dependencias entre los
diferentes componentes de software, incluyendo las clasificaciones
que se puedan realizar, estas implementaciones son de diferentes
tipos entre ellas se encuentra archivos de cdigo fuente, archivos
binarios, archivos ejecutables, scripts, entre otros.
Diagrama de despliegue. Modela la distribucin en tiempo de
ejecucin de los elementos de procesamiento y componentes de
software, junto a los procesos y objetos asociados. Muestra las
relaciones fsicas entre los componentes software y hardware
asociados, en el desempeo del sistema.Modelo Corporativo de Datos
(MDC)Un modelo corporativo de datos es una definicin coherente de
todos los datos comunes de la empresa, desde una visin empresarial
de alto nivel hasta los diseos de datos lgicos genricos, incluidos
los enlaces a los diseos de datos fsicos de aplicaciones
individuales.Data Warehouse (DW)
El nivel competitivo alcanzado en las empresas les ha exigido
desarrollar nuevas estrategias de gestin. En el pasado, las
organizaciones eran estructuradas en forma piramidal con informacin
generada en su base fluyendo hacia lo alto; y era en el estrato ms
alto de la pirmide donde se tomaban decisiones a partir de la
informacin proporcionada por la base, con un bajo aprovechamiento
del potencial de esta informacin.
Esta concepcin ha sido reestructurada por las empresas para
permitir eliminar estratos de estas pirmides autorizado a los
usuarios de todos los niveles a tomar mayores decisiones y
responsabilidades. Sin embargo, sin informacin slida para
influenciar y apoyar las decisiones, la autorizacin no tiene
sentido.
Esta necesidad de obtener informacin para una amplia variedad de
funcionarios es la principal razn de negocios que conduce al
concepto de Data Warehouse. Data Warehouse, es una palabra del
ingls que se podra traducir como almacn de datos, ya que warehouse,
en ingls, significa almacn. El nfasis no est slo en llevar la
informacin hacia la estructura administrativa de la empresa, si no
a travs de la organizacin, para que todos los empleados que la
necesiten la tengan a su disposicin.
La gestin del conocimiento en su mxima envergadura de aplicacin
empresarial, se apoya sobre dos grandes pilares que le dan todo su
sentido y funcionalidad.
Estos dos pilares principales son el Data Warehouse y el Data
Mining. Este ltimo concepto puede ser traducido, tambin del ingls,
como minera de datos; es decir, que por una parte se tiene el
proceso de almacenamiento de los datos, y por
otra, todas las herramientas de extraccin y anlisis de esos
mismos datos almacenados.
El Data Warehouse es una tecnologa para el manejo de la
informacin construido sobre la base de optimizar el uso y anlisis
de la misma utilizado por las organizaciones para adaptarse a los
vertiginosos cambios en los mercados. Su funcin esencial es ser la
base de un sistema de informacin gerencial, es decir, debe cumplir
el rol de integrador de informacin proveniente de fuentes
funcionalmente distintas (Bases Corporativas, Bases propias, de
Sistemas Externos, etc.) y brindar una visin integrada de dicha
informacin, especialmente enfocada hacia la toma de decisiones por
parte del personal jerrquico de la organizacin, estructuras
homogneas persistentes en el tiempo. Para comprender mejor el
funcionamiento de sta tecnologa explicaremos su arquitectura y los
sistemas OLTP y OLAP.
El DW es un proceso que recopila datos de varias aplicaciones en
los sistemas operacionales de una organizacin, integra la
informacin en un modelo lgico, la
almacena de modo que resulte accesible para la toma de
decisiones y se les suministra a los usuarios a travs de
herramientas de consulta y generacin de informes. El objetivo es
poner informacin corporativa comparable y estandarizada
en manos de empleados para permitir una visin corporativa amplia
de la empresa.
El beneficio que el Data Warehouse aporta a la empresa, es
eliminar aquellos datos que obstaculizan la labor de anlisis de
informacin y entregar la informacin que se requiere en la forma ms
apropiada, facilitando as el proceso de gestin.
La manera tradicional de entregar la informacin es a travs de
emisin de reportes impresos desde los sistemas operacionales, con
consultas a nivel de cliente y extraccin ocasional de datos para
suplir actividades basadas en papel.
Actualmente, los problemas con la entrega de la informacin son
muchos, incluyendo inconsistencia, inflexibilidad y carencia de
integracin a travs de la empresa.
El Data Warehouse intenta responder a la compleja necesidad de
obtencin de informacin til sin el sacrificio del rendimiento de las
aplicaciones operacionales, debido a lo cual se ha convertido en
una de las tendencias tecnolgicas ms significativas en la
administracin de informacin.
Los Data Warehouse utilizan datos de mltiples fuentes que se
fusionan en forma congruente; estos datos se mantienen
actualizados, pero no cambian al ritmo de los sistemas
transaccionales. Muchos DW se disean para contener un nivel de
detalle hasta el nivel de transaccin, con la intencin de hacer
disponible todo tipo
de datos y caractersticas, para reportar y analizar. As, un DW
resulta ser un recipiente de datos transaccionales para
proporcionar consultas operativas, y la informacin para poder
llevar a cabo anlisis multidimensional. De esta forma, dentro de un
almacn de datos existen dos tecnologas complementarias, una
relacional para consultas y una multidimensional para anlisis.Data
Mart (DM)
Un Data Mart puede ser descrito como aquella base de datos que
est dedicada a una actividad particular. Estas actividades pueden
ser por ejemplo informacin de una divisin financiera, recursos
humanos, mercadeo, cualquier grupo en particular que trabaje en
conjunto, es decir, son los subsistemas que componen un Sistema de
Informacin.
Existen dos clasificaciones, el Data Mart independiente,
conocido a su vez como Data Warehouse departamental y el Data Mart
dependiente, el cual est ligado al Data Warehouse institucional,
desde el cual obtiene los datos con el propsito de cumplir con los
requerimientos del rea o grupo en cuestin. En conclusin, un Data
Mart se puede visualizar como una versin pequea de un Data
Warehouse.
Extraccin Transformacin y Carga (ETL Extraction, Transformation
Load) Es el componente encargado de acceder a las distintas fuentes
de datos disponibles, internas y externas, Depura, organiza y pone
a disposicin los datos necesarios para el Data Warehouse. Se
encarga de aspectos relacionados con el formato de la informacin y
de la forma como se va a acceder a ella.CAPTULO IIDESCRIPCIN DE LA
SITUACIN La Clnica del Pacfico est dedicada a brindar servicios de
salud, cuenta con los servicios de: consulta externa,
hospitalizacin, intervenciones quirrgicas, procedimientos, imgenes
y exmenes auxiliares, en las especialidades de pediatra,
ginecologa, traumatologa, medicina interna, ciruga general,
oftalmologa, endocrinologa, cardiologa, neurociruga, neurologa,
otorrinolaringologa, urologa, entre otras.La clnica tiene convenios
institucionales con Compaas Aseguradoras de Salud, stas envan a sus
clientes a la clnica para que sean atendidos en los diferentes
servicios que brinda segn la cobertura del plan al que se
afiliaron. A estos clientes se les identifica como pacientes por
convenio. Por esta atencin la Clnica recibe ingresos econmicos, los
que son pagados por las empresas aseguradoras. Las personas que no
cuentan con una pliza de seguros y necesitan de los servicios de la
clnica, son atendidas como pacientes particulares.En la actualidad,
la empresa que tiene mayores ventajas empresariales es aquella que
tiene la mayor informacin pertinente relacionada con su negocio,
que le permita tomar decisiones, que le lleven a liderar el
mercado. A los directivos de la Asamblea de Socios de la Clnica se
les presentaban problemas en la conduccin y control de la empresa,
al no tener la informacin exacta y coherente que le permitiera
tomar decisiones rpidas y correctas en la aplicacin y elaboracin de
estrategias que llevasen a un crecimiento sostenible del
negocio.Por esta razn los directivos deseaban tener la informacin
de manera rpida que les permita conocer la cantidad de pacientes
atendidos por da, semana o mes, los consultorios ms frecuentados,
la cantidad de pacientes que fueron atendidos por Convenio o
Particular, saber de qu empresa aseguradora de Salud provenan,
entre otros. Solicitaban informacin detallada sobre el inventario
de los insumos mdicos, medicamentos de Farmacia, cunto es lo que se
compr, a quin se le compr. Asimismo, deseaban conocer la situacin
financiera y econmica de la Clnica. Por sta razn se hizo apremiante
la necesidad de contar con sistemas de informacin y tecnologas de
informacin que permitan agilizar el procesamiento de datos, los
informes mencionados no estn completos, algunos tienen que ser
procesados manualmente, demorndose tres das en su elaboracin. Esta
situacin dificultaba la toma de decisiones y no permitan ganar ms
mercado y atender de manera eficiente a los pacientes.Se tena
asimismo dificultades en las reas de Facturacin cuando se requera
saber que expedientes de convenio (que contienen informacin sobre
las consultas, diagnsticos, pronsticos, tratamientos, indicaciones,
etc realizados al paciente dentro de la Clnica) hacan falta
elaborar o estaban en proceso de elaboracin y deban ser enviados en
determinadas fechas a las empresas aseguradoras para que abonen el
importe por los servicios especificados en cada
expediente.Contabilidad no tena conexin informtica con
Admisin-Caja, farmacia y facturacin para saber exactamente cunto
dinero ingres y sali, capturar la Informacin en lnea para
procesarla y obtener la informacin que se solicita.
No estaban integrados los sistemas que existan y algunos de
ellos no satisfacan los requerimientos de los usuarios, otros
presentan fallas como la duplicacin de datos y el tiempo de
respuesta era bastante largo, esto se perciba de manera masiva en
el rea de Admisin-Caja, ocasionando el aburrimiento del
paciente.Asimismo la Asamblea de socios no contaba con el
procesamiento rpido de algunos indicadores que les permitiera tomar
las decisiones correctas para el negocio, asimismo no tenan
indicadores propios para capturar la informacin estratgica que
necesitan. El rpido procesamiento de estos indicadores no era
posible, porque no existan sistemas transaccionales integrados que
alimenten a otro Sistema de Informacin Gerencial que brinde soporte
a la toma de decisiones. CAPTULO III
DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL IMPLEMENTADO Para
procesar los grandes volmenes de datos que permiten tomar
decisiones, hay necesidad de procesarlos en el menor tiempo posible
y con la mxima confiabilidad. Por esta razn el S.I.G. se propone
resumir esta informacin en indicadores de gestin propios a la
Clnica y algunos indicadores basados en los estndares de
ESSALUD.Estos indicadores resumen la informacin contenida en la
base de datos transaccional, para luego ser comparada con la tabla
indicador contenida en la base de datos del S.I.G.Antes de la
implementacin del sistema, el Gerente tena que esperar los
consolidados que le brinda el rea Admisin Caja para posteriormente
hacer la comparacin manual con los estndares establecidos por su
gestin. El tiempo de espera para que el Gerente reciba el
consolidado es largo, en promedio de 3 das o de una semana, segn
las especificaciones del caso. Con el S.I.G. esta tarea se reduce a
minutos.Los indicadores estn constituidos para medir la eficiencia
de los siguientes servicios:CONSULTA EXTERNARendimiento hora
mdicoPermitir saber el nmero de atenciones que realiza el mdico por
cada hora efectiva de trabajo en consultorio externo. Tambin sirve
para conocer el rendimiento del grupo de mdicos de un servicio o
especialidad.
Esto permitir proponer estrategias como ampliar el horario de
atencin del mdico dependiendo de la cartera de clientes con la que
cuente o aperturar un nuevo consultorio de la especialidad cuando
el mdico no se abastezca a atender a los pacientes que lleguen a la
clnica por esa especialidad.Esto se evala o compara con un estndar
que se ha establecido para el indicador.Total de pacientes de
convenio y particulares atendidos por consulta externaPermitir
saber el nmero de pacientes por convenio o particulares que han
sido atendidos por consultorio externo. Para determinar cul es el
segmento de mercado en el que se sita la clnica, para implementar
estrategias de marketing o
CRM con los clientes.Esto se evala o compara con un estndar que
se ha establecido para el indicador.Total de consultas atendidas
por mdicoPermite saber cual es el consultorio con mayor rotacin de
pacientes y el que genera ms ingresos para la clnica.
Tambin permite calcular con este indicador, el margen de
utilidad para la empresa y los honorarios a cancelar a los
mdicos.
Esto se evala o compara con un estndar que se ha establecido
para el indicador.LABORATORION total de anlisis de laboratorio
solicitados por cada consultorio externoPermite saber el nmero de
exmenes de laboratorio solicitados por cada consultorio externo. Se
sabe que este servicio es brindado por empresas terceras y es
necesario determinar qu mdico o consultorio ha solicitado ms
exmenes de laboratorio y evaluar si es necesario haber indicado los
mencionados exmenes; adems es necesario saber si se ajustan a los
reglamentos de convenios contrados con las empresas aseguradoras
para evitar el rechazo de los expedientes de cobranza de acuerdo a
las plizas de seguro con la que cuenta el paciente. De la misma
manera saber el por qu un Consultorio no solicita Ex. De
Laboratorio. En conclusin se desea saber el por qu un determinado
consultorio solicita ms Ex. De Laboratorio por encima del estndar o
no indica Ex. De Laboratorio. Esto se evala o compara con un
estndar que se ha establecido para el indicador.EXMENES
RADIOLGICOSN Total de exmenes radiolgicos solicitados por cada
consultorio externoPermite saber el nmero de exmenes radiolgicos
solicitados por cada consultorio externo. Se sabe que este servicio
es brindado por empresas terceras y es necesario determinar qu
mdico o consultorio ha solicitado ms exmenes radiolgicos y evaluar
si es necesario haber indicado los mencionados exmenes; adems es
necesario saber si se ajustan a los reglamentos de CONVENIOS
contrados con las empresas aseguradoras para evitar el rechazo de
los expedientes de cobranza de acuerdo a las plizas de seguro con
la que cuenta el paciente.
De la misma manera saber el por qu un Consultorio no solicita
Ex. Radiolgicos.
En conclusin se desea saber el por qu un determinado consultorio
solicita ms
Ex. Radiolgicos por encima del estndar o no indica Ex.
Radiolgicos.
Esto se evala o compara con un estndar que se ha establecido
para el indicador.
CAJAIngreso diario por mdicoPermite saber cunto es el ingreso
obtenido por los servicios brindados por cada mdico; esto permite
tener referencia de cunto dinero debe abonarse a la cuenta bancaria
de cada mdico por sus servicios ofrecidos; a la vez tambin se
deduce el porcentaje respectivo para la clnica.
Los indicadores a sugerir a la Clnica y que tienen la validacin
de la Gerente son:INDICADORES DE GESTIN PARA EL REA DE ADMISIN -
CAJA
CONSULTORIO EXTERNO
INDICADORFORMULAESTANDARPARAMETRO OPTIMOPARAMETRO
REGULARPARAMETRO PELIGRO
Rendimiento Hora MdicoNro, de Consultas / Total de horas mdicas
efectivas4> = 43 < X < = 3.9X < = 3
Total de pacientes por convenio o particulares atenciones por
consultorio externo por da(Nro. De pacientes particulares atendidos
en Cons 1 +..+ Nro. De pacientes particulares atendidos en Cons N)
(Nro. De pacientes de convenios atendidos en Cons 1++Nro de
pacientes de convenio atendidos en Cons N)Particulares = 4Convenio
= 8Particulares = 3Convenio = 6Particulares = 2Convenio =
4Particulares = 1Convenio = 1
Total de consultas atendidas por mdicosNro total de consultas
atendidas por el mdico en un da, mes o ao12963
LABORATORIO
INDICADORFORMULAESTANDARPARAMETRO OPTIMOPARAMETRO
REGULARPARAMETRO PELIGRO
Nro. Total de anlisis de laboratorio solicitados por cada
consultorio por daNro, Total de anlisis de laboratorio solicitados
por consultorio3.004.001.000.00
Promedio de anlisis de laboratorio por pacientes - DaPromedio de
anlisis de laboratorio realizados en C. Externo / Nro, de paciente
- Da
EXAMENES RADIOLGICOS
INDICADORFORMULAESTANDARPARAMETRO OPTIMOPARAMETRO
REGULARPARAMETRO PELIGRO
Promedio de exmenes radiolgicos realizados en Consultorio
ExternoNro. Total de Ex Rx realizados en C. Externa / Nro. Total de
consultas0.10
Nro. Total de exmenes radiolgicos por consultorioNro. Exmenes
radiolgicos solicitaos por consultorio5.004.001.000.00
INDICADORFORMULAESTANDARPARAMETRO OPTIMOPARAMETRO
REGULARPARAMETRO PELIGRO
Ingreso diario en soles por ADMISIN - CAJA(((Nro de consultas de
ESPECIALIDAD 1 * precio de consultas de esa especialidad) + +(Nro
de consultas de ESPECIALIDAD N * precio de consulta de esa
especialidad)) + ((Nro de exmenes de laboratorio solicitados por la
ESPECIALIDAD 1 * precio de exmen de laboratorio) +......+(Nro de
exmenes de laboratorio solicitados por la ESPECIALIDAD N * precio
de exmen de laboratorio)) + ((Nro de exmenes radiolgicos
solicitados por la ESPECIALIDAD 1 * precio de exmen
radiolgicos)+....+(Nro de exmenes radiolgicos solicitados por la
ESPECIALIDAD N * precio de exmen radiolgicos)))
18,000.0020,000.0015,000.009,000.00
Egreso diario por ADMISION - CAJA Total de egresos diarios en
soles350.00< = 200.00< = 500.00> = 700.00
Ingreso por medicoTotal de consultas atendidas por el mdico *
precio de consulta5,000.00> = 7200.00> = 3000.00120.00
CAJAMODELO DE UNIDADES DE ORGANIZACIN DEL SIGEl modelo utilizado
enlaza las siguientes unidades organizacionales: consulta externa,
archivo, facturacin, farmacia, contabilidad, hospitalizacin, caja,
laboratorio y radiologa.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DEL S.I.G.MODELADO DE REQUERIMIENTOS
SIG ADMISIN - CAJA
MODELADO DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO DEL SIG ADMISION CAJA
REQUERIMIENTOS DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE
CAJADIAGRAMA DE CASOS DE USO EXPANDIDO DE VERIFICAR DE CAJA DEL
AREA DE ADMISION - CAJA
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CASO DE USO VERIFICAR INDICADORES DE
CAJA DEL AREA DE ADMISION CAJA EN EL ANALISIS
GERENCIAADMISION
SISTEMA DE FACTURACIN El sistema de facturacin funciona asociado
con todos los mdulos o programas del Sistema, Farmacia, Laboratorio
y Radiologa y el sistema de Historias Clnicas o sin l. El diseo y
filosofa del sistema permite efectuar modificaciones de acuerdo a
las caractersticas de cada lugar de trabajo hacindolo verstil y
adaptable.
SISTEMA DE COMPRASEn la actualidad y como resultado de la
automatizacin, el departamento de compras recibe en forma automtica
las requisiciones (orden de compra) de parte del almacn de insumos
y del almacn de Farmacia, cuando el material ha llegado a un punto
de reorden (debido al eficiente sistema de inventario)
El sistema de inventario registra que cuenta contable afectara
cada uno de los de los materiales que adquieren, lo cual ahorra
trabajo a contabilidad Compras efecto la cotizacin de los insumos y
frmacos solicitados captura en la orden de compra el precio y las
condiciones de pago y luego lo enva al proveedor que suministra los
insumos y frmacos.
El proveedor hace la entrega en el almacn, de donde verifica lo
que se va a entregar contra la orden que tiene el sistema, luego de
lo cual se firma el recibido y revisado y se enva a contabilidad la
papelera. La seccin de costos solo verifica que el almacn haya
firmado, pues los datos de control ya estn en el sistema.
Cuentas por pagar nicamente programa la factura para ser pagada
en su fecha de vencimiento, para lo cual modifica la fecha de pago
en el sistema, y efecta el asiento contable.
Finalmente tesorera nicamente imprime los cheques de acuerdo con
el cronograma de pagos definido por cuentas por pagar.
El sistema de compras se grafica a continuacin:
SISTEMA DE PERSONAL
DATOS
INFORMACION
SISTEMA DE MARKETING
CAPTULO IVINTERFAZ DE ACCESO AL SISTEMA
SEGURIDAD: Esta ventana es la primera que se muestra en el
S.I.G. y permite el acceso al sistema con su respectivo usuario y
login que tiene la Gerencia y cualquier otra persona de la Asamblea
de Socios de la Clnica.
Si los datos ingresados han sido los correctos, se mostrar la
siguiente interfaz:
INTERFAZ DE MDI SIG CLINICA PACIFICO
Indicadores: Muestra semforos que expresan segn su color, el
estado del indicador, si est en luz verde expresa que el indicador
est cumpliendo los estndares trazados por la Gerencia, si est en
ambar expresa que el indicador est entre el rango aceptable para la
Gerencia; pero si est en rojo expresa que el indicador no cumple
ninguno de los rangos a los que quiere llegar la empresa.
INTERFAZ DE DETALLE DE INDICADOR INGRESO POR MDICO
Indicador Ingreso por mdico: Este grfico debe mostrar de manera
grfica, la cantidad de dinero que ha ingresado a caja producto de
los servicios brindados por todos los consultorios externos de la
clnica.
Cuando se quiere saber el detalle del ingreso de dinero a caja
por da, semana, mes o ao se selecciona en el COMBOBOX y de manera
automtica aparece el grfico con los detalles.
En el que estamos observando, expresa que los ingresos de esos
aos con los respectivos meses y das escogidos, no ha alcanzado los
estndares propuestos por la Gerencia. Est informacin ser analizada
por la Gerente para saber las causas y tomar decisiones al
respecto.
INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR ATENCIN POR CONSULTORIO
Indicador atencin por consultorio: Este grfico debe mostrar de
manera grfica las consultas mdicas totales que se han dado en
consultorio externo, en las fechas de las que se quiere tener
detalles de las transacciones realizadas por el personal de admisin
caja.INTERFAZ DE DETALLE DEL INDICADOR CONSULTAS REALIZADAS POR
MDICO
Indicador consultas realizadas por mdico: este indicador muestra
de manera grfica el nmero de consultas externas realizadas por cada
uno de los mdicos de la clnica. Este indicador le permite a la
gerencia saber que consultorio tiene mayor rotacin de pacientes y
quienes no lo tienen; adicionalmente tomar decisiones como
implementar un nuevo consultorio de alguna especialidad de la que
se tiene mayor rotacin de pacientes o implementar programas de
prevencin de salud, en el caso de que aparezcan nuevas epidemias,
etc. as como repotenciar la calidad el servicio en los consultorios
con bajo ndice de rotacinINTERFAZ DEL DETALLE DEL INGRESO DE DINERO
POR MDICO
DETALLE DEL INDICADOR INGRESO DE DINERO POR MDICO
Indicador ingreso de dinero por mdico: Este indicador muestra de
manera grfica la cantidad de dinero que ingresa a la clnica por
cada uno de los mdicos. Con esta informacin la gerencia podr saber
el porcentaje de dinero que queda para la clnica y la cantidad de
dinero que se le debe abonar a la cuenta bancaria del mdico por los
servicios prestados en la clnica.CAPTULO VRESULTADOS PARA LA
ORGANIZACIN
En tiempos de respuesta
En trminos de costo
CONCLUSIONES
1. La forma en que se comunicaban los sistemas de la Clnica
Pacfico produca una baja calidad de la informacin.2. El SIG con el
que contaba era un SIG del tipo transaccional para el rea de
Admisin Caja que le permita obtener reportes operativos del rea.
Con estos datos el Gerente de la institucin procesa manualmente la
evaluacin de los indicadores, lo cual tomaba tiempo. La mejora
implementada en el S.I.G. permite obtener los resultados on-line.
3. El anlisis del sistema de informacin de la Clnica Pacfico
plantea la forma en que los procesos organizacionales de la
institucin pueden ser optimizados.4. El Sistema de Informacin
Gerencial implementado permite monitorear los principales
indicadores de la Gestin de la organizacin. 5. El Sistema de
Informacin Gerencial propuesto apoya la toma de decisiones a travs
de informacin oportuna y confiable al Gerente General, reduciendo
el tiempo de procesamiento de los indicadores de gestin.6. Con el
Sistema de Informacin Gerencial implementado se procesa informacin
de manera grfica y presenta la opcin de procesar datos a travs de
tablas dinmicas, lo que facilita su comprensin y anlisis. 7. Este
Sistema de Informacin Gerencial minimiza costos de procesamiento de
datos.8. El S.I.G. propuesto aumenta la rentabilidad de la empresa,
porque le permite implementar estrategias empresariales con la
informacin que proporciona.BIBLIOGRAFA
1. OBRIEN, James y George MARAKAS. Sistemas de Informacin
Gerencial. Sptima Edicin. Mxico D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2006,
592 pp. 2. COHEN, Daniel y Enrique ASN. Sistemas de Informacin para
los negocios: Un enfoque para la toma de decisiones. Tercera
edicin. Mxico D.F.: Editorial Mc Graw Hill, 2000, 413 pp.TRABAJO
FINAL
ANALISIS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL
CASO PRCTICO
REQUIERO RENDIMIENTO HORA MEDICO
REQUIERO NUMERO DE PACIENTES POR CONVENIO O PARTICULARES
ATENDIDOS POR CONSULTORIO
REQ TOTAL DE EGRESOS DIARIOS
PROMEDIO DE ANALISIS DE LAB. POR PACIENTE - DIA
TOTAL DE CONSULTAS ATENDIDAS
POR MEDICO
INGRESO POR MEDICO
REQ. NRO. LAB. POR CONSULTORIO
REQ. NRO. EX. RX. POR CONSULTORIO
REQ TOTAL DE INGRESOS DIARIOS
SIG CLINICA DEL PACIFICO ADMISION
CAJA
Verificar comprobante de
egreso de dinero
Verificar ingreso diario de dinero en soles
Verificar comprobante de venta
Verificar egreso diario de dinero en soles
Verificar ingreso de dinero por medico
Verificar comprobantes de venta por consulta externa
ADMISION CAJA
(from MODELADO DE CASOS DE USO)
GERENTE
(from MODELADO DE CASOS DE USO)
((Include))
((Include))
((Include))
Verificar indicadores de CONSULTA EXTERNA
Verificar indicadores de LABORATORIO
Verificar indicadores de EXAMENES RADIOLOLCISOS
Verificar indicadores de CAJA
GERENTE
ADMISION - CAJA
Solicita documentos de venta y de egresos generados por admisin
- caja
Solicita ingresos recibidos por cada mdico
Verifica el consolidado de ingresos de acuerdo al indicador de
ingresos
Verifica el consolidado de egresos de acuerdo al indicador de
egresos
Evala el cumplimiento del indicador de ingresos
Evala el cumplimiento del indicador de egresos
Verifica los documentos de acuerdo a la fecha que gerencia
solicita
Genera consolidado de ingresos
PROCESO
Entrada
de dato
Reportes
e
informes
Interfase
automtica
de entrada
Interfase
automtica
de salida
Almacenamiento
Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente,
etc.
Poltica de seguro
Limites de crdito, plazo de pago, etc
Factura
Movimientos del mes Catalogo de clientes
Facturas
Informe de pagos
Estados de cuenta
Consulta en pantalla de una terminal
Salidas
Memoria y procesamiento
Entradas
Registro
de personal
BASE DE DATOS
Registro
de acumulacin
Registro
de cargos
Registro
de departamentos
Informe de situacin de vacaciones, por dpto.
Informe de rotacin de personal y motivos por departamento
Informe de ausencias y atrasos e nd. de ausentismo por
seccin
Informe del nmero de empleados, por cargo
Informe del nmero de empleados por dpto.
Informes legales
Nmina e informes anexos
Documentos de inclusin en el registro
Documentos de modificacin en el registro
Documentos de exclusin del registro
Tarjetas de control de ingreso y salida
Recibos emitidos
Plan de cuentas
Programas (software)
Datos internos
Investigacin de marketing
Inteligencia de marketing
Operaciones de la clnica
Entorno de marketing
Base de datos
Procesamiento de datos
Anlisis y oportunidades de marketing
Bsqueda y seleccin de pblico objetivo
Diseo de estrategias de marketing
Planificacin de programas de marketing
PAGE
_1276187444.vsd
CONSULTA EXTERNA
ARCHIVO
FACTURACIN
FARMACIA
PACIENTE
HOSPITALIZACIN
SIG CLNICA DEL PACIFICO - ADMISIN CAJA
CONTABILIDAD
PROVEEDORES
EXMENES DE LABORATORIO
EXMENES RADIOLGICOS
