Cómo redactar un Plan de Comunicación

Un Plan de Comunicación es uno de los elementos comunes de mayor importancia en todos

los proyectos europeos. Con este documento lo que se pretende es planificar las acciones de

un proyecto y hacer llegar el mensaje del proyecto con nitidez, claridad y realismo. Un Plan de

Comunicación es una herramienta estratégica para cualquier proyecto en la que no se debe

improvisar, al contrario, todo debe estar lo más concreto y definido posible.

EFICACIA + RENTABILIDAD + CONCRECIÓN + REALISMO

Estos podrían ser algunas de las “keywords” básicas en un plan de comunicación. Todo ello

siempre relacionado con el propio proyecto y sus acciones, de modo que conforme vaya

avanzando y desarrollándose éste, el plan de comunicación deberá reflejar esos cambios. Hay

que tener en cuenta que la comunicación y la difusión en un proyecto son elementos

transversales u horizontales que deben estar presentes desde que comienza un proyecto.

Esto es una novedad en el nuevo periodo de programación ya que antiguamente sólo se

comunicaba del proyecto casi al término del mismo. Ya durante el proyecto, se va a pedir al

consorcio que emprenda el camino hacia la futura explotación de los resultados que del

proyecto se deriven.

La concesión de un proyecto europeo lleva aparejado el compromiso de divulgación del mismo

y de sus resultados. La divulgación de los resultados persigue varias metas, que debemos tener

en cuenta al establecer una estrategia de comunicación: dar a conocer las contribuciones de

los proyectos del Programa en cuestión a la excelencia europea; resaltar el valor añadido de la

investigación realizada a escala europea; informando a los ciudadanos europeos sobre los

resultados de los proyectos.

A través de las actividades de diseminación se busca informar y, hasta cierto punto influir, en

las autoridades (policymakers) sobre aspectos que pueden ser relevantes para el ejercicio de

su actividad reguladora. La comunicación se dirige asimismo a promover el establecimiento de

relaciones y sinergias entre proyectos. En efecto, la comunicación pública del conocimiento

generado en un proyecto determinado puede provocar el acercamiento y el establecimiento

de lazos entre proyectos, de manera que ambos se beneficien de dicha unión de fuerzas. La

Comisión se refiere en ocasiones a este tipo de actividades como de “concertación” y las

promueve, especialmente cuando se trata de proyectos financiados por el Programa Marco.

La divulgación pretende evitar la duplicación de los esfuerzos de investigación en aquellos

casos en que, por puro desconocimiento, se están desarrollando varios proyectos con

objetivos similares sin coordinación entre ellos o, peor todavía, se está ejecutando un proyecto

con unos objetivos y unos métodos que han fracasado anteriormente. Por ello, un Plan de

Comunicación resulta ser una herramienta estratégica para cualquier proyecto.

¿Qué información debe contener? ¿Quién es el responsable? ¿A quién va dirigido?, etc. A

todas esas preguntas se da respuesta con el siguiente ejemplo de Plan de Comunicación.

FASES ACCIONES

INTRODUCCIÓN

El Comité de dirección del proyecto diseñará un plan de comunicación que será

gestionado por un socio responsable seleccionado por el Jefe de Fila. Este

responsable de Comunicación actuará con el Plan de Calidad como base. Todas las

acciones de publicidad respectaran las normas nacionales y los artículos 8 y 9 del

Reglamento (CE) n º 1828/2006.

La actividad principal de comunicación será la comunidad virtual con toda la

información de los socios: las políticas regionales aplicadas en cada territorio, las

principales necesidades y limitaciones y las acciones innovadoras para reforzar el

sector minorista.

El Plan de Comunicación integrará acciones generales del proyecto y los diferentes

Planes de Comunicación Locales, creados y diseñados por cada socio.

EL PLAN DE

COMUNICACIÓN

GENERAL

1. Sitio web del proyecto: entregar la información, eventos, seminarios, conferencias,

información y detalles de los socios, entregables y resultados del proyecto.

2. Ver enlaces dentro de la Comunidad Virtual hacia las páginas principales de los

socios.

3. Participación en eventos locales, regionales e internacionales para la difusión del

proyecto. El consorcio va a generar una presentación Powerpoint común por todos

los eventos de socios. Cada 4 meses, el responsable de Comunicación va a crear un

calendario con las principales actividades interesantes para los socios.

4. Material de difusión: folletos, roller, bandera y video promocional del proyecto.

Estos materiales serán utilizados en todos los eventos.

5. Comunicado de prensa elaborado por cada socio al principio del proyecto

(informando sobre el proyecto en su territorio) y después todos los eventos

importantes.

6. Presentación de la Comunidad Virtual en el seminario en Bruselas con el apoyo de

los principales agentes y organizaciones públicas durante la Semana Europea de las

PYME 2011 (participación de cuatro organizaciones públicas, 40 oficinas de

representación regional, 20 organizaciones representativas del comercio)

7. Innovación en la difusión de las conclusiones: en formato de vídeo: Youtube, Web

proyecto + creación de un grupo en Facebook.

8. Difusión del Catálogo de buenas prácticas + Premio del Mediterráneo para

Innovación.

LOS PLANES 1. Identificar el público objetivo y los beneficiarios finales locales y regionales. Los

LOCALES DE

COMUNICACIÓN

principales grupos destinatarios detectados serán las partes interesadas, los

responsables políticos, los agentes económicos, las agencias de desarrollo local, las

agencias de desarrollo de negocios, las empresas comerciales, y como público

objetivo secundario el público en general.

2. Desarrollo de dos seminarios locales: Al principio del proyecto (actividad de

información) y otro para la presentación de la Guía europea innovadora de Comercio.

3. Desarrollar un "dossier de prensa", que contiene comunicados locales de prensa,

conferencias de prensa locales, etc.

4. Material de difusión: Folleto a nivel local y distribución de 1.000 copias durante la

vida del proyecto.

NIVEL DE

NETWORKING

1- Información y comunicación para otros socios no MED.

2-Presentación del entorno de colaboración en eventos internacionales relacionados

con el comercio.

Ejemplos de Planes de Comunicación

RESPONSABLE ACCIONES

CONSORCIO Plan de Comunicación Integrado.

Definición de la Web oficial del proyecto.

Información conjunta del proyecto: objetivos, acciones y socios.

Logo del proyecto.

Sistema interno de comunicación.

RESPONSABLE

DE

COMUNICACIÓN

Dentro del consorcio se designará un responsable de comunicación

cuyas funciones serán las de coordinar que las acciones conjuntas del

proyecto y las locales de cada socio se desarrollan con coherencia,

nitidez y claridad.

Este responsable incluirá toda la información global del proyecto junto

con la transnacional a la web.

Además, propondrá al resto de socios las acciones a desarrollar, les

motivará e impulsará y será el encargado de coordinar y comprobar

toda la comunicación del proyecto.

SOCIOS Comunicación local.

Planes de comunicación individuales.

Obligación de facilitar información al responsable de comunicación.

Sugerencias y nuevas ideas.

ACTIVIDADES

GLOBALES Plan de Comunicación global del proyecto.

Desarrollar el logo oficial del proyecto.

Diseño y estética de la Web.

Contenido de la Web. Información a incluir.

Sistema interno de comunicación.

Listado de eventos a los que asistir a nivel europeo, nacional y local

relacionados con el objeto del proyecto.

Bases de datos de otros proyectos relacionados con el objeto del

nuestro.

Posicionamiento de la Web del proyecto en Google.

Material de comunicación: boletines electrónicos (newsletters); notas

y artículos en prensa local y especializada.

Herramientas de comunicación: Web oficial del proyecto; Blog; RSS

(Really Simple Syndication).

ACTIVIDADES

LOCALES Cada socio deberá enviar al responsable de comunicación y al resto de

socios la siguiente información:

Información sobre su entidad para publicar en la Web.

Su aportación al diseño de la Web y del logo.

Su plan local de comunicación detallado y desglosado por

anualidades.

Notas de prensa y eventos en los que haya participado y vaya a

participar.

PÚBLICO AL QUE

VA DIRIGIDO Determinar en conjunto todo el consorcio a qué público va a dirigirse.

Se pueden seleccionar unos destinatarios directos (por ejemplo

diputaciones o cámaras de comercio) e indirectos (ayuntamientos que

pertenezcan a esa diputación y PYMEs locales de cada cámara de

comercio).

Cada socio deberá determinar qué audiencia desea tener en el

proyecto, detallando de modo sectorial y/o local.

Puede ser que en función de las acciones a desarrollar a lo largo de la

vida del proyecto los socios se encuentren con unos destinatarios u

otros, en ese caso deberán indicar quiénes son en cada una de las

acciones.

PLAZO Detallar plazos concretos para cada una de las acciones.

Estos plazos se podrán incluir en el Plan de Acción global del proyecto.

Descripción:

Uno de los objetivos fundamentales del Green Commerce es crear una

metodología de implementación y un sistema de reconocimiento que haga posible

que con el tiempo un mayor número de comercios minoristas se adhieran

voluntariamente al compromiso Green Commerce.

Para ello, será imprescindible mantener toda una serie de acciones de

comunicación que tendrán perdurabilidad en el tiempo y que servirán para difundir

los resultados no sólo a nivel local sino en el conjunto de la Unión Europea.

Con esa finalidad el Coordinador elaborará un Plan de Comunicación donde se

expondrá de un modo claro y sencillo cómo se deben comunicar los resultados,

cómo se deben ceder para el uso gratuito de todos los comercios y/o regiones y

ciudades que se quieran adherir al Compromiso Green Commerce. El Plan, que

estará disponible en español, inglés y alemán, incluirá los métodos de

comunicación de los principales resultados del proyecto: Marca Corporativa (D.1),

Video (D.3), Guía para la Mejora Ambiental del Pequeño Comercio (D.4) y

compromiso Green Commerce (D.5).

Se pretende preparar el Plan de Comunicación postproyecto en el primer trimestre

del año 2012, de tal forma que esté finalizado hacia Junio de 2012.

El objetivo es definir la estrategia de comunicación una vez finalizado el proyecto

para darle continuidad en el tiempo, en colaboración con el conjunto de socios y

agentes que hayan participado en su elaboración. El Plan de Comunicación se

referirá a acciones a desarrollar en los años 2013 y 2014, por ejemplo la

participación en la Green Week 2013 o la realización de un Congreso Europeo ese

mismo año.

Además, el coordinador mantendrá durante tres años desde la finalización del

proyecto el sitio web con sus propios recursos, actualizará los contenidos entorno a

la materia y seguirá elaborando Boletines Electrónicos Bimensuales.

Por último, se mantendrá la participación en la Green Week 2012 y se organizará

un Congreso Europeo del proyecto.

Métodos

empleados

1) Plan de Comunicación con todos los resultados en tres idiomas (español, francés

e inglés).

2) Mantenimiento de la Plataforma WEB y de los Boletines de Información

Bimensuales.

3) Participación en eventos internacionales (Green Week).

4) Organización de Congresos Internacionales.

Periodo

Limitaciones y

asunciones

Falta de involucración de otros agentes en dar continuidad al proyecto.

Viabilidad financiera futura del proyecto una vez se acabe la cofinanciación de

Life+.

Todos los socios del proyecto tendrán la responsabilidad de poner en marcha el

Plan de Comunicación post Life+.

A través de las acciones de comunicación y difusión, así como en la realización de

Congresos y reuniones se invitará a distintos agentes a participar activamente en el

proyecto y asegurar su viabilidad futura.

Responsable de

la

implementación

Líder del proyecto.

Resultados

esperados

Involucrar a más de 50.000 comercios en los siguientes tres años después de la

finalización del proyecto.

Ordenar la comunicación de resultados de un modo eficaz y lanzando los mensajes

de las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto.

Fomentar la continuidad del proyecto de un modo voluntario a través de todos los

stakeholders identificados en la parte B.6 del presente.

Indicadores de

progreso

Indicador Objetivo

Número de comercio informados/formados en la

metodología en los próximos tres años. 50.000

Número de stakeholder involucrados en la difusión de

resultados a nivel local (en el territorio de los socios del

proyecto).

50

Número de stakeholders involucrados en la difusión del

proyecto a nivel europeo. 100

Entregables

Nombre Deadline

Plan de Comunicación Post LIFE + 04/06/2012

Actualización WEB con contenidos innovadores

Hitos

Nombre Deadline

Participación Green Week.

Congreso Europeo.