COBRO COACTIVO - Las Ceibas · 2019-08-06 · COBRO COACTIVO Proceso: GESTIÓN JURÍDICA Versión: 05 Código: GJ-PR-01 Página 1 de 10 Vigente desde: 2019/07/25 Este documento es

COBRO COACTIVO

Proceso: GESTIÓN JURÍDICA Versión: 05 Código: GJ-PR-01 Página 1 de 10 Vigente desde: 2019/07/25

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1. OBJETIVO Gestionar y obtener el pago de las obligaciones que se encuentran en mora a favor de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P. entre ellas las correspondientes a las facturas del servicio público de acueducto y alcantarillado entre 7 y 60 meses de vencidas, o cuando otro tipo de documento que preste merito ejecutivo así lo requiera.

2. ALCANCE El Cobro Coactivo va dirigido a los deudores del servicio público de acueducto y alcantarillado de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P. que se encuentran en mora en el pago de la factura.

Obedece a la necesidad de recaudar lo dejado de percibir por los servicios públicos domiciliarios prestados por Las Empresas Publicas de Neiva ESP, o cuando otro tipo de documento que preste mérito ejecutivo se libre a favor de la Empresa, el proceso finaliza con la liquidación del crédito y el remate de bienes.

3. SOPORTE NORMATIVO

Estatuto Tributario Nacional

Ley 142 de 1994

Ley 1437 de 2011

Ley 1066 de 2006

Ley 1819 de 2016

Acuerdo 005 de 2018 – Reglamento Interno de Recaudo de Cartera

El procedimiento administrativo de cobro coactivo se rige de manera general por las normas contenidas en el Titulo VIII, artículo 823 y siguientes del Estatuto Tributario, ante cualquier contradicción entre el presente manual y el estatuto prevalecerá este último.

En todo caso, en los aspectos no previstos en este manual o en el Estatuto Tributario se aplicarán las reglas de procedimiento establecidas en la primera parte del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en su defecto el Código General del Proceso en lo relativo al proceso ejecutivo singular.

COBRO COACTIVO Código GJ-PR-01 Versión 05

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Al Código General del Proceso se acudirá en las materias relacionadas con las medidas cautelares no contempladas en el Estatuto Tributario.

4. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

ACUERDO DE PAGO: Es una modalidad de pago cuya finalidad principal es la de permitir a las Empresas Públicas de Neiva, E.S.P., llegar a un acuerdo con el deudor moroso para cancelar sus obligaciones antes o luego de iniciar el cobro por vía de la jurisdicción coactiva.

CARTERA: Son las obligaciones de los suscriptores y/o usuarios de los servicios de acueducto, alcantarillado, demás servicios complementarios y otros cobros,que se encuentran pendientes de pago.

COBRO PERSUASIVO: Esta etapa se desarrolla en virtud del principio de economía consagrado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 de 2011) y las normas que lo modifiquen y busca obtener el pago voluntario de la obligación antes de emitir el Mandamiento de Pago.

COBRO COACTIVO: Facultad de cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesiten para cumplir eficazmente los fines estatales. Para los efectos del Proceso Administrativo de cobro Coactivo, se iniciará con la expedición del auto de mandamiento de pago y finalizará con el Auto de archivo.

CODEUDOR: Es la persona natural que se compromete en las mismas condiciones que el deudor principal, a responder por las obligaciones surgidas de los contratos celebrados con la empresa.

GARANTÍA: Es un respaldo que presenta el deudor para mitigar el riesgo en caso de incumplimiento en el pago por parte de un cliente o usuario.

INTERÉS CORRIENTE: Es el valor establecido por la empresa, que debe pagar un suscriptor o usuario a Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, por el periodo de financiación de la deuda, sin superar la tasa máxima de acuerdo al Código Civil para uso residencial y de acuerdo al Código de Comercio para uso comercial e industrial.

INTERÉS DE MORA: es el valor que debe pagar un suscriptor o usuario a Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva, por los valores facturados y no pagados en su vencimiento, y se cobrarán de acuerdo con la tasa máxima permitida por la Superintendencia Financiera.



CONTROLADA.

MANDAMIENTO DE PAGO: Acto administrativo mediante el cual el funcionario competente libra una orden de pago a favor de la empresa y en contra del deudor moroso.

MEDIDA CAUTELAR: Es una herramienta dentro o a la par del proceso coactivo que permite al acreedor –Empresas Públicas de Neiva- inmovilizar los bienes comerciales del deudor, como mecanismo de garantía para el pago de la deuda.

TÍTULOS EJECUTIVOS: Serán considerados títulos ejecutivos las facturas de consumo de servicios de acueducto, alcantarillado y aseo y demás servicios complementarios o relacionados además de, todos los documentos que cumplan como mínimo con los siguientes requisitos:

• Firma del Gerente o su delegado.

• Identificación del deudor.

• Plazo del vencimiento de la factura.

• Fecha de pago

• Facturas vencidas

TITULO EJECUTIVO COMPLEJO: Es el documento donde se encuentra discriminada la obligación, siendo clara, expresa y exigible.

AUTO: Son los diferentes actos administrativos, mediante el cual se pronuncia el funcionario ejecutor dentro del proceso administrativo de cobro coactivo.

5. RESPONSABLE

Abogados Contratistas de Cobro Coactivo

Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y Asuntos Disciplinarios

6. CONDICIONES GENERALES

6.1. El cobro coactivo se realizará, a las facturas de servicio de acueducto y

alcantarillado vencidas entre 7 y 60 meses, y demás documentos que presten merito ejecutivo.

6.2. Para realizar el cobro coactivo no deben existir acuerdo de pago vigente

con el área de cartera, ni PQRS pendientes por resolver.

6.3. Para la apertura de un proceso de cobro coactivo se debe contar con: factura firmada por el Representante Legal, Titulo Ejecutivo Complejo y Auto de Mandamiento de pago.



CONTROLADA.

6.4. El acuerdo de pago se puede financiar en un término máximo de 5 años, salvo aquellas solicitudes sometidas y aprobadas por la Gerente.

6.5. Las medidas cautelares se pueden decretar de manera concomitante con

el mandamiento de pago o posterior a este.

6.6. El acuerdo de pago se puede dar en cualquier momento del cobro coactivo,

si existe interés por parte del usuario.

6.7. El usuario y/o suscriptor- Deudor solidario o nuevo propietario debidamente

acreditado deberá elevar solicitud escrita o verbal, con indicaciones de sus datos personales básicos actualizados y especificación de la garantía ofrecida, el plazo solicitado, aceptación y compromiso de las condiciones de la financiación, cédula de ciudadanía y la firma del solicitante.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. PROCESO ADMINISTRATIVO DE COBRO COACTIVO

ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

PUNTO DE

CONTROL

1

VERIFICACIÓN DE

PROCESOS PARA COBRO

COACTIVO:

Se revisa por parte del líder de

la actividad de cobro coactivo,

las cuentas que se encuentran

con mora de más de seis

meses y la séptima factura

expedida y se hace repartición

para iniciar el proceso,

señalando la prioridad

determinada: ya sea por

cuantía y/o por edad de la

obligación.

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Software

Comercial

Archivo con

distribución

Facturas con

vencimiento

superior a 6

meses y con

séptima factura

expedida

2

APERTURA DEL PROCESO

DE COBRO COACTIVO: Una

vez verificada la expedición de

la séptima factura, el

responsable de gestionar el

cobro coactivo verifica en el

Profesional de Apoyo Cobro

Coactivo

Software

Comercial

Verificar que la factura de servicios

públicos tengan un vencimiento

superior a 6 meses e inferior



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

software comercial la

información de la cuenta para

establecer la identidad del

usuario, la mora en el pago y

confirmar que no esté

pendiente de resolver

solicitudes, acciones

constitucionales, demandas o

reclamaciones.

a 59 meses

3

EXPEDICIÓN DEL TITULO

EJECUTIVO COMPLEJO

Se apertura el proceso

administrativo de cobro

coactivo con la expedición del

título ejecutivo complejo

(firmado por el Gerente) y

librando el mandamiento de

pago (firmado por el jefe de la

Oficina Jurídica o quien tenga

la competencia).


Coactivo

Titulo Ejecutivo Complejo

Mandamiento

de Pago

Expedición de estos

documentos máximo 30 días posteriores al

recibo del proceso

4

INVESTIGACIÓN DE BIENES

Se hace solicitud escrita a las

diferentes entidades,

solicitando información sobre

los bienes que posee el titular

de la cuenta. Para determinar

las acciones a tomar durante el

proceso de cobro coactivo.


Coactivo Oficio

Solicitud escrita de los bienes

del titular de la cuenta

5

MEDIDAS CAUTELARES:

Las medidas cautelares podrán

decretarse a la par del

mandamiento de pago o

posterior a éste.


Coactivo

Auto de Medidas

Cautelares

Respuesta de la correspondiente

oficina de Inscripción.



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

Decretadas las medidas

cautelares, se oficiará a las

correspondientes oficinas

(Registro e Instrumentos

Públicos, Cámara de Comercio,

Tránsito, Entidades

Financieras, Cooperativas,

Aeronáutica Civil) para que

inscriban la medida.

6

NOTIFICACIONES

El mandamiento de pago y titulo complejo se debera notificar al deudor/propietario del bien de la siguiente manera:

Notificacion Personal: Se envía citación para que usuario / suscriptor comparezca en un término de diez (10) días contados a partir del dia siguiente del recibo de la notificacion.

Notificación por correo certificado: Si el usuario no comparece en el término determinado, se notificará por correo certificado el mandamiento de pago y titulo complejo. Para verificar que la notificación fue entregada o no, la empresa de mensajería hace entrega de las notificaciones devueltas y éstas son archivadas en la carpeta del deudor, como evidencia de la devolución, procediendo al siguiente tipo de notificación.

Notificacion por Aviso:

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Citación a notificación

Documento que

soporte la

notificación

(siempre escrito)



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

Cuando En caso de que la notificación sea devuelta por la empresa de correo

certificado se publica en la página web de Las Ceibas Empresas Públicas de Neiva E.S.P por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente del retiro del aviso.

Notificación por Conducta Concluyente: Cuando el deudor por sí mismo o por interpuesta persona que lo representa en debida forma, manifiesta por escrito conocer el contenido de la actuación correspondiente o verbalmente si queda registro.

Si el deudor interpone excepciones en contra del mandamiento de pago, se considerará notificado de la actuación y se procederá con los trámites subsiguientes.

7

EXCEPCIONES

Si un usuario presenta alguna excepción sobre el proceso debe presentarlo por escrito, dentro de los 15 días posteriores a la notificación, describiendo la causal de excepción. Las Excepciones que

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Oficio

presentado

por el usuario

Verificar que el

oficio describa

taxativamente la

causal de la

excepción



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

pueden proponerse dentro del Proceso Administrativo de Cobro están taxativamente enumeradas en el artículo 831 del E.T., lo cual significa que no pueden presentarse otras diferentes a ellas. Tales excepciones son:

a. El pago efectivo

b. La existencia de acuerdo de pago

c. La de falta de ejecutoria b) La pérdida de ejecutoria del

título por revocación o suspensión provisional del acto administrativo, hecha por autoridad competente.

c) La interposición de demandas de restablecimiento del derecho o de procesos de revisión de impuestos, ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.

d) La prescripción de la acción de cobro

e) La falta de título ejecutivo o incompetencia del funcionario que lo profirió.

f) La calidad de deudor solidario.

g) La indebida tasación del monto de la deuda.

Contra el mandamiento de pago que vincule los deudores solidarios o deudores subsidiarios, éstos podrán alegar las excepciones indicadas y para ellos además procederán, las siguientes:



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

a) La calidad de deudor solidario.

b) La indebida tasación del monto de la deuda

8

AUTO QUE RESUELVE

EXCEPCIÓN

Se realiza análisis de la

causal de excepción

presentada por el usuario, y

se determina si procede o

no. En caso de que sea

procedente se archiva el

proceso, de lo contrario se

ordena seguir adelante con

la ejecución.

Si procede parcialmente se

orden seguir adelante con la

ejecución parcial.

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Auto

Auto que

resuelve

excepción

9

AUTO QUE ORDENA SEGUIR

ADELANTE CON LA

EJECUCIÓN

De no prosperar las

excepciones propuestas por el

ejecutado, o si no presentare

actuación alguna dentro del

término legal previsto; se

ordena seguir adelante con la

ejecución.


Coactivo

Auto que

ordena seguir

adelante con

el cobro

coactivo

Auto de

ejecución



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

10

AUTO DE LIQUIDACIÓN DE LA OBLIGACIÓN

Es el acto administrativo

mediante el cual se realiza la

liquidación de la deuda desde

el momento en que el

suscriptor / usuario dejó vencer

la obligación hasta la fecha de

la liquidación, especificando el

capital, los intereses causados

y las costas –si se invocaron-.

Del Auto se notifica al deudor,

enviando la citación con el auto

de la liquidación, para que en el

término de 3 días hábiles

formule las objeciones o

presente su liquidación.

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Auto de

liquidación del

crédito

Auto de

liquidación del

crédito

11

ANÁLISIS COSTO – BENEFICIO

Se realiza análisis costo beneficio, identificando si el deudor tiene bienes o si los bienes identificados no cubren la deuda que presenta el usuario. La aprobación de la decisión debe estar a cargo del Jefe Responsable de Cobro Coactivo.

La determinación de costo beneficio se realiza bajo la siguiente formula:

C/B = Sumatoria de gastos / Valor Remate.

Si C/B es < 1 = Se realiza el remate

Jefe

Responsable de

Cobro Coactivo

Auto

Auto que

fundamenta la

decisión



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

Si C/B es 1 = No se realiza el remate.

Si no se realiza remate se continua con el trámite normal del proceso de cobro coactivo, según lo establecido en el articulo 824 y siguientes del E.T. ordenando levantar la medida cautelar que recae sobre la misma.

12

SECUESTRO Se emite acto ordenando la práctica del secuestro de bienes, en el cual deberá indicar de manera clara, el bien a secuestrar, su localización y el nombre del deudor y la fecha en que se realizará la diligencia de secuestro. Cuando se trate de bienes inmuebles y sean varios los propietarios, deberá indicarse el porcentaje a secuestrar. Se realiza la diligencia de secuestro en la fecha programada, describiendo bien a secuestrar, localización y nombre del deudor y demás condiciones en que se encuentra el bien.

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Auto de

Secuestro y

Diligencia de

Secuestro

Auto indicando

el bien,

localización,

nombre del

deudor

13

AVALUO DEL BIEN Es el avalúo que se practica dentro del proceso con el propósito de fijar el valor por el que los bienes saldrán a remate. Este avalúo debe ordenarse cuando los bienes se encuentren debidamente embargados, secuestrados y resueltas las eventuales oposiciones sobre estas medidas. La oportunidad

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Avalúo

Acto

administrativo

de

notificación

Realización del

avalúo siempre

que cumpla con

las condiciones



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

procesal en que se práctica es posterior a la ejecutoria de la resolución que ordena seguir adelante la ejecución. Una vez rendido el avalúo, se dará traslado al deudor mediante acto administrativo que se notificará por correo o al medio que haya determinado el deudor para recibir notificaciones; en ella se fijarán los honorarios del auxiliar y al deudor se le advertirá que si no está de acuerdo podrá solicitar dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación, su aclaración, complementación u objeción por error grave. En el último caso procederá un nuevo avalúo con intervención de un perito particular designado por la entidad tal como lo prevé el artículo 838 del Estatuto Tributario, para lo cual se utilizarán profesionales expertos matriculados en una lonja de propiedad raíz o que pueden ser elegidos de la lista de auxiliares elaborada por la entidad. En el acto administrativo que designe al nuevo perito el deudor deberá cancelarle directamente sus honorarios, lo cuales deben ser cancelados al momento de la diligencia de avalúo o antes de la posesión de aquél. A la presentación del nuevo avalúo deberá venir



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

acompañado del recibo de pago de honorarios al perito avaluador.

13

REMATE DE BIENES

Una vez ejecutoriado el acto administrativo que ordena seguir adelante con la ejecución, y elaborada la liquidación del crédito y las costas aun cuando éste no se encuentre en firme, y en firme el avalúo del bien objeto de medida cautelar, se fija fecha para la realización del remate, siempre y cuando se den los siguientes requisitos: 1. Que el bien o bienes se

encuentren debidamente embargados, secuestrados y avaluados.

2. Que estén resueltas las oposiciones o peticiones de levantamiento de medidas cautelares.

3. Que se encuentren resueltas las peticiones sobre reducción de embargos o la condición de inembargable de un bien o bienes.

4. Que se hubieren notificado personalmente o por correo a los terceros acreedores hipotecarios o prendarios, con el fin de que puedan hacer valer sus créditos ante la autoridad competente.

5. Que se encuentre resuelta la petición de facilidad de pago que hubiere formulado el ejecutado o un tercero por él, en caso de haberse presentado


Coactivo

Auto que

ordena

remate

Auto de

diligencia de

remate

Auto que ordena

remate

Auto de

diligencia de

remate



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

solicitud en tal sentido (artículo 841 ETN).

6. Que en el momento de fijarse la fecha del remate, no obre dentro del proceso la constancia de haberse demandado ante el Contencioso Administrativo la Resolución que rechaza las excepciones y ordene seguir adelante con la ejecución, o la que se haya instaurado contra el título ejecutivo objeto cobro coactivo, pues en tal evento no se dictará el auto de fijación de fecha para remate, sino el de suspensión del proceso de cobro coactivo y, por ende de la diligencia de remate.

Conforme lo dispone el artículo 839-2 del Estatuto Tributario, en esta materia se observarán las disposiciones del Código General del Proceso (artículo 599 y s.s.), que regulan el embargo, secuestro y remate de bienes, o las normas que lo modifiquen o deroguen. En el acto administrativo que fija fecha para el remate se indicará el día, la hora y lugar en el que se llevará a cabo la diligencia; los bienes objeto de remate debidamente identificados y la base de la licitación que corresponde. Nota: La Diligencia de remate se realiza de acuerdo a lo detallado en el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera.



CONTROLADA.



PUNTO DE

CONTROL

14

AUTO DE ARCHIVO

Terminación del proceso administrativo coactivo por:

- Pago total de la obligación. - Liquidación de la obligación y

remate de bienes. - Aplicación de todo el

procedimiento de cobro coactivo, pero no se obtuvo pago del deudor, ni por efectividad de medidas cautelares ni por pago voluntario.

- Por orden judicial o decisión administrativa

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Auto de

Archivo

Archivo en la carpeta

correspondiente

7.2. ACUERDO DE PAGO PARA SUSPENDER EL PROCESO DE COBRO COACTIVO



PUNTO DE

CONTROL

1

Realizar acuerdo de pago:

El usuario en cualquier

momento, previo a la

aprobación de la obligación y

remate de bienes podrá

manifestar su interés de pagos

periódicos con el fin de lograr el

pago total de la obligación, a

través del cual suscribirá el

respectivo acuerdo; si quien

suscribe es una persona

diferente al usuario/ejecutado,

deberá aportar el documento

que lo acredite como deudor

solidario.

Usuario No Aplica

Aplicar

procedimiento

CA-PR-C04

ACUERDO DE

PAGO.



CONTROLADA.

El acuerdo de pago deberá

cumplir con los requisitos

exigidos en el manual de cartera

que establezca la entidad y se

procede de acuerdo a lo

establecido en el procedimiento

CA-PR-C04 ACUERDO DE

PAGO.

2

AUTO DE SUSPENSION DEL

PROCESO ADMINISTRATIVO

DE COBRO COACTIVO

El acuerdo de pago suscrito

dará lugar a la suspensión del

proceso y de no materializar las

medidas cautelares, incumplido

el acuerdo inmediatamente se

activará el proceso y las

medidas que se hubieren

decretado.

Profesional de

Apoyo Cobro

Coactivo

Auto de

Suspensión

del proceso

administrativo

de cobro

coactivo

Archivo en la carpeta

correspondiente

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS:

NOMBRE CÓDIGO RESP. ARCHIVAR

Base de datos del Software Comercial N/A Oficina Jurídica

Titulo ejecutivo complejo N/A

Oficina Jurídica

Mandamiento de pago N/A

Oficina Jurídica

Documentos de Notificación: citaciones,

notificación personal, notificaciones por

correo, notificaciones por aviso,

constancia de la notificación por aviso,

notificaciones por conducta concluyente

N/A

Oficina Jurídica

Auto de medidas cautelares N/A

Oficina Jurídica



CONTROLADA.

Decreto de medidas cautelares: oficios

para entidades bancarias, entidades de

registro, transito, inmuebles, cámara de

comercio, entre otros. Respuesta de las

entidades. Solicitudes de constitución

de depósito. Soportes de depósito

judicial.

N/A

Oficina Jurídica

Acta de Secuestro N/A

Oficina Jurídica

Documento de Avalúo N/A

Oficina Jurídica

Acuerdo de pago N/A

Oficina Jurídica

Auto que ordena seguir adelante con la

ejecución

N/A Oficina Jurídica

Auto de liquidación y costas N/A

Oficina Jurídica

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del Documento 30/08/2013

02

Ajustes de algunas actividades del procedimiento por

causa de la nueva modalidad de prestación del

servicio de aseo que no es realizado a través de

Empresas Públicas de Neiva.

20/11/2014

03

Se actualiza la imagen corporativa y se elimina la

columna de versión en documentos y registros

referenciados

13/07/2016

04

Se modifica soporte normativo y se ajusta

normatividad según el manejo actual que se da a

cobro coactivo

2017/11/22



CONTROLADA.

05

Se modifica todo el procedimiento de cobro coactivo,

describiendo específicamente todas las etapas, de

acuerdo a lo determinado por ley. Se incluye que:

para verificar que la notificación fue entregada o no, la

empresa de mensajería hace entrega de las notificaciones

devueltas y éstas son archivadas en la carpeta del deudor,

como evidencia de la devolución, procediendo al siguiente

tipo de notificación

2019/07/25

Documents

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