COD: PO-SUB-13 Procedimiento de Subcontratos · del “Reglamento Especial para Contratistas y Subcontratos” de CR ingeniería, dejando el registro firmado por el subcontrato de

Procedimiento de Subcontratos

COD: PO-SUB-13 REV: 10

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Toda copia impresa no es válida como documento oficial, sin la firma del Representante de Gerencia. Emitió: Janet Antilo Cargo: Jefe de RR.HH. Fecha: 28/06/2016

Revisó: Claudia Cuevas Cargo: Jefe de Adm. Y Fin. Fecha: 29/06/2016

Aprobó: Marcelo Riquelme Cargo: Gerente General Fecha : 29/06/2016

1. OBJETIVO Este documento establece las actividades para el procedimiento de subcontratos. 2. ALCANCE

Este procedimiento debe ser atendido por el departamento de recursos humanos, operaciones y administración y finanzas. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente de General 3.2 Jefe de Administración y Finanzas. 3.3 Jefe de RR.HH. 3.4 Coordinador de Calidad. 3.5 Jefe Operaciones 3.5 Supervisor de Obra. 3.6 Jefe de Mantenciones. 3.7 Analista Contable 3.8 Asistente de RR. HH. 4. DOCUMENTOS APLICABLES

4.1 Norma ISO 9001;2008. 4.2 Procedimiento de Obras. 4.3 Procedimiento de Mantenciones. 4.4 Procedimiento de Evaluación de Proveedores y Subcontratistas. 4.5 Procedimiento de Calibración y Verificación de Instrumentos 4.6 Procedimiento de Gestión de Recursos Humanos

5. TERMINOLOGÍA 5.1 Subcontrato: Contrato mediante el cual ambas partes se comprometen; una (el

subcontratista), a prestar un servicio definido en el contrato y la otra (CR Ingeniería), a retribuir monetariamente los servicios prestados por el subcontratista.

Subcontratista: Persona calificada que presta servicios en forma externa para el desarrollo de tareas específicas relacionadas con servicios otorgados por CR Ingeniería a terceros.



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6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

El presente procedimiento se subdivide en tres procesos.

7.1 Ingreso de Subcontratistas . Si No

No Si No

Si

7.1.1. Necesidad de servicio

7.1.2 Subcontrato nuevo.

7.1.3 Criterios de selección

7.1.4 Se solicita información para ingreso a

la “Lista oficial de subcontratos”

7.1.7 Completa REG de calidad.

7.1.8 Entrega de reglamento especial para

subcontratistas y subcontratos.

7.1.5 Se solicita doc. para cumplimiento de ley

de subcontratación

7.1.6 Subcontrato entrega toda la documentación.

REG-045

REG-096

REG-076

REG-081

REG-080

REG-082



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Punto Descripción de Actividad Responsable Registros utilizados

7.1.1

El supervisor de obra o jefe de mantenciones, solicita a uno o más subcontratistas presupuestar el servicio requerido. Los subcontratistas contactados deben prioritariamente estar en la “Lista de subcontratos homologados” REG-091, de lo contrario deben presentar todos los antecedentes que permitan su ingreso a la base de datos e informarlos al Jefe de RR.HH. Asistente de RR.HH. (ver 7.1.3)

Supervisor de obra o jefe de mantenciones Jefe de RR.HH. Asistente de RR.HH.

Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto). “Lista de subcontratos homologados” REG-091

7.1.2

Después de analizar las propuestas de él o los subcontratistas, se selecciona o decide por aquel que cumpla de mejor forma los requerimientos del trabajo a efectuar, se ajuste a los costos involucrados y que adicionalmente no se encuentre en situaciones irregulares respecto a sus obligaciones laborales y previsionales.

Supervisor de obra o jefe de mantenciones

Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto)

7.1.3

Para incorporar un nuevo subcontratista al listado oficial, el supervisor previo a la entrega del presupuesto aprobado y toda la documentación requerida en los siguientes puntos, deberá ratificar que el subcontrato cumple con los criterios de selección descritos en el “Procedimientos para evaluación de proveedores y subcontratista” (PO-EPS-08). Es obligatorio que entregue al Jefe de Adm. Y finanzas el documento “Lista de Chequeo para selección de Subcontratos Nuevos” (Anexo 9.13), adjunto al presupuesto aprobado. Se aclara que no se generará la Orden de Servicio para los trabajos, si no se entrega el documento donde el supervisor ratifique el cumplimiento de al menos tres de los criterios de selección.

Supervisor de obra o jefe de mantenciones Jefe de Adm. Y finanzas

Lista de Chequeo para selección de Subcontratos REG-096

7.1.4

Luego se solicita al subcontratista directamente o bien al supervisor a cargo, toda la información básica necesaria para su ingreso a la “Lista Oficial de Subcontratistas” Nombre, Rut, giro, dirección y teléfono.

Jefe de RR.HH. Asistente de RR.HH.

“Lista Oficial de Subcontratistas”

7.1.5

El supervisor deberá poner en contacto al subcontratista con el Jefe de RR.HH. o Asistente de RR.HH., para que éste le informe los requisitos, antecedentes y documentación obligatoria que debe presentar:

Supervisor Jefe de RR.HH. Asistente de

Ficha de ingreso de Subcontrato REG-076 .



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1. Ficha de ingreso del subcontrato: Este registro, cuya identificación es REG-076 se debe llenar y entregar junto a los antecedentes especificados, los cuales son de carácter obligatorio ya que dan cumplimiento a lo especificado en la Ley de Subcontratación. Sin estos antecedentes un subcontrato no puede ser incluido en una obra.

Antecedentes:

• Contratos firmados de cada uno de los trabajadores,

• Registro de entrega de implementos de seguridad firmada por los trabajadores

• Nómina de trabajadores completa, • Recepción del reglamento interno

(subcontrato) • Copia del reglamento interno (en digital

o físico) • Registro de charla del derecho a saber

(dictada por el prevencionista de riesgos) y

• Cualquier otro documento adicional en caso que corresponda.

Exámenes de salud: Adicionalmente en casos determinados se requiere la realización de exámenes pre-ocupacionales u ocupacionales a los trabajadores de la obra dependientes del subcontrato, los cuales se gestionan a través de la mutualidad del subcontrato. Cuando los exámenes los manda a hacer CR Ingeniería, las horas se solicitan a través del Jefe de RR.HH. quien informa al prevencionista de riesgos las solicitudes. Adicionalmente en casos determinados según requerimiento del cliente, se realizaran cursos específicos los cuales son de costo del subcontrato.

RR.HH.

7.1.6

El subcontrato hace llegar toda la documentación requerida anteriormente al Jefe de RR.HH. y/o Asistente de RR.HH. quien la revisa y verifica el cumplimiento de todos los ítems, para posteriormente avisar al personal de obras si el subcontrato esta apto para trabajar.




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Toda la documentación es archivada en la carpeta del subcontrato.

7.1.7

Los registros que debe completar el subcontrato son los siguientes, 1. Certificado de Competencias y/o habilidades de los trabajadores. REG-081 (cuando aplique) 2. Certificado de Mantención, verificación y calibración de instrumentos de medición REG-082 (cuando aplique). 3. Toma de conciencia de los Subcontratistas y sus trabajadores. REG- 080 (cuando aplique) Cada uno de ellos es obligatorio para todos los subcontrato, ya que se definieron en el sistema de gestión de calidad para cumplir con un requerimiento de la norma ISO 9001:2008.


Certificado de Competencias y/o habilidades de los trabajadores. REG-081. Certificado de Mantención, verificación y calibración de instrumentos de medición REG-082. Toma de conciencia de los Subcontratistas y sus trabajadores. REG- 080

7.1.8

Finalmente, cuando el subcontrato completó y entregó toda la documentación, el Jefe de RR.HH. y/o Asistente de RR.HH hace entrega del “Reglamento Especial para Contratistas y Subcontratos” de CR ingeniería, dejando el registro firmado por el subcontrato de recepción conforme.

Jefe de RR.HH. Asistente de RR.HH..

Reglamento Especial para Contratistas y Subcontratistas” de CR ingeniería



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7.2 Presupuesto de Subcontratos .

No Si No Si

7.2.1 Necesidad de servicio

7.2.3 Cumple ítem hoja de costo,

criterios d

Validación de gerencia.

7.2.5. No precio

7.2.4 Timbre de supervisor y lista de chequeo para criterios de selección

7.2.5 No otros

7.2.2 Solicitud de pptos.

7.2.6 Entrega a la analista de gestión

7.2.7 Genera orden de servicio.

7.2.9 Se realizan los trabajos

7.2.8 Se genera contrato y lo valida el Gerente

General

REG-091

REG-077

REG-077

REG-045

REG-045

REG-045

REG-096

REG-096



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7.2.1

La necesidad de servicio se puede detectar durante el desarrollo de cualquier obra o trabajo de mantención. En todos los casos, esto debe ser informado al Jefe de RR.HH. y/o Asistente de RR.HH antes del inicio de los trabajos para preparar y solicitar toda la documentación requerida por el cliente y la ley de subcontratación. Los subcontratistas contactados deben prioritariamente estar en la “Lista de subcontratos homologados” REG-091

.Supervisor de obra o jefe de mantenciones Jefe de RR.HH. Asistente de RR.HH

“Lista de subcontratos homologados” REG-091

7.2.2

El supervisor de obra o jefe de mantenciones, solicita a uno o más subcontratistas presupuestar el servicio requerido.


Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto)

7.2.3

El subcontratista hace entrega del presupuesto al supervisor a cargo, en este registro debe especificar detalladamente los trabajos a ejecutar así como los suministros que proporcionará (esto último en caso que corresponda). El supervisor de obra no recepciona como válidos aquellos que no cumplan estas condiciones. Una vez recepcionados los presupuestos, el supervisor de obras o jefe de mantenciones deberán seleccionar los que se ajusten al monto definido en el ítem respectivo de la hoja de costo. El supervisor debe corroborar que el subcontratista cumpla con los criterios de selección definidos en el Procedimientos para evaluación de proveedores y subcontratista (PO-EPS-08). Si se detecta que el subcontrato no cumple con alguno de los requisitos nombrados anteriormente el proceso vuelve al punto 7.2.2. antes descrito.


Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto) Lista de Chequeo para selección de Subcontratos REG-096

7.2.4

Una vez seleccionado el presupuesto definitivo, el supervisor de obra debe incluir información adicional : timbre de supervisión, indicando la fecha de ingreso, fecha de inicio de los trabajos, fecha de término, monto aprobado, dirección de la obra, número de Orden de Trabajo (REG-044), monto NETO aprobado, firma y nombre de quien autoriza el

Supervisor de obra o jefe de mantenciones Gerente General Jefe de Adm.

Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto Lista de Chequeo para selección de



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presupuesto. Una vez revisado el presupuesto por el supervisor, procede a firmarlo y remitirlo a Gerencia General para su aprobación final. Es importante destacar que si el subcontrato es contratado directamente por CR Ingenieria debido a un requerimiento de cliente u otros, el presupuesto de igual manera debe ser entregado con las firmas y revisiones que corresponden para la aprobación final de gerencia. Es obligatorio que entregue junto al presupuesto, el documento “Lista de Chequeo para selección de Subcontratos” REG-096 (Anexo 9.13), adjunto al presupuesto aprobado y validado. A excepción de los presupuestos extras de subcontratos, que ya tienen un presupuesto inicial aprobado.

y Finanzas Subcontratos REG-096 Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto

7.2.5.

Si el presupuesto no es validado por gerencia, debido a desacuerdo con el precio, el proceso debe volver al punto 7.2.2 antes descrito. Si el presupuesto no es validado por otras razones, el proceso vuelve al punto 7.2.1 antes descrito.

7.2.6

El presupuesto validado y el registro del anexo 9.13, deben ser entregados al Jefe de Adm. Y finanzas antes de que el subcontrato comience los trabajos. En este registro 096 obligatoriamente el supervisor firma al lado de todos los criterios definidos y al pie del formulario, previo a la entrega al Jefe de Adm. Y finanzas. Todo presupuesto que no contenga las validaciones e información requerida, es devuelto para su regularización.

Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto

7.2.7

Posteriormente el Jefe de Adm. Y finanzas ingresa al sistema la información para genera la respectiva orden de servicio REG-077, con lo cuál ya forma parte oficialmente del listado vigente de subcontratos con trabajos en ejecución. Para ser considerados en la quincena inmediatamente siguiente, los presupuestos deben ser entregados a más tardar el último día hábil del mes anterior al pago. Todos los presupuestos recepcionados después de fin de mes, quedan para el pago en la quincena subsiguiente.

Jefe de Adm. Y finanzas Supervisor de obra o jefe de mantenciones

Orden de servicio REG-077 Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto



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7.2.8

El contrato para el subcontrato se genera una vez chequeada toda la información e ingresada la orden al sistema SIA. El gerente general revisa y valida el contrato antes de sacar las copias respectivas.

Jefe de Adm. Y finanzas Gerente General

Orden de servicio REG-077 Contrato.

7.2.9 Se realizan los trabajos.

Subcontrato



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7.3 Pago de Subcontratos. No Si

No

Si

No

Si

No Si

No

Si

7.3.1 Se emite y verifica la nomina de trabajos en ejecución

7.3.4 Aprobado

7.3.6 Validación del

gerente general.

7.3.5 No se genera pago

7.3.2 Se envía correo a cada supervisor

7.3.8 Traspaso de montos a la planilla de pago y envía a gerencia

7.3.9 Revisión del Gerente General

7.3.12 Se emiten los detalles de facturación

7.3.14 Se informa pago al subcontrato.

7.3.3 Revisión de nomina por parte del supervisor.



7.3.13 Revisión del Gerente

General

7.3.15 Recepción de documentación

7.3.16 Doc. completa

7.3.17 Emite cheques

7.3.18 Pago a subcontratos.

7.3.19 Cierre de orden de servicio


REG-078

REG-095

REG-079

REG-078

REG-080

REG-081

REG-082

REG-077



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Los pagos a subcontratistas son de carácter MENSUAL, en el mes siguiente al mes por el cual se cancelan los trabajos. Cuando el día 15 cae sábado o domingo, el pago se efectúa el día hábil siguiente. La gerencia general puede autorizar en forma especial pagos en otra fecha, solo en excepcionales.


7.3.1

El Jefe de Adm. Y finanzas, emite desde el SIA, la nomina de trabajos en ejecución REG-078, los 5 primeros días de cada mes. Esta nómina, es un listado de todas las órdenes de servicio en ejecución generadas a partir de los presupuestos recepcionados.

Jefe de Adm. Y finanzas

Nomina de trabajos en ejecución REG-078

7.3.2

Una vez emitida la nómina, Jefe de Adm. Y finanzas selecciona las órdenes de servicio y envía por correo a cada supervisor, el listado de los trabajos que cada uno tiene a su cargo.



7.3.3

El supervisor revisa el listado y aprueba el monto neto basándose en el avance real de los trabajos hasta el último día de trabajo del mes anterior. El monto neto es registrado para cada orden de servicio, en la columna “neto” del listado para cada caso



7.3.4

Una vez aprobados los montos, cada supervisor debe remitir el listado conteniendo los montos aprobados, este registro debe ser entregado al Jefe de Adm. Y finanzas por correo electrónico o impreso, pero en todos los casos debe contar con la firma del supervisor que lo remite.

Supervisor de obra o jefe de mantenciones Jefe de Adm. Y finanzas


7.3.5

Si por alguna razón el supervisor de la obra o el jefe de mantenciones, no aprueban algunos de los montos que estén en la nomina, el proceso finaliza y no se generan el pago al subcontrato.



7.3.6

Posteriormente el supervisor de obra debe confirmar la aprobación hecha por él, validando los avances y montos con el gerente general, quien revisa la información y luego valida con su firma

Supervisor de obras Gerente general

7.3.7

Si por alguna razón el gerente general, no aprueban algunos de los montos que estén en la nomina, no se incluye el monto rechazado en el detalle de facturación del




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subcontratista en cuestión.

7.3.8

Una vez que las planillas cuentan con aprobación mediante firma del supervisor y Gerente General, el Jefe de Adm. Y finanzas procede a traspasar los montos aprobados a la planilla de pagos a subcontratos REG-079,


Planilla de pagos a subcontratos REG-079,

7.3.9 Dicha planilla se envía al gerente de general para su revisión, como respaldo al proceso de pago.

Gerente General

Planilla de pagos a subcontratos REG-079

7.3.10

El gerente general puede modificar la nómina en casos que sea necesario anular por alguna razón los montos aprobados, lo cual informa al Jefe de Adm. Y finanzas y al supervisor a cargo

Gerente General


7.3.11

El gerente general puede modificar la nómina en casos que sea necesario retener por alguna razón los montos aprobados, lo cual informa al Jefe de Adm. Y finanzas y al supervisor a cargo.

Gerente General


7.3.12 En forma paralela la Jefe de Adm. Y finanzas emiten los detalles de facturación para los pagos validados.


Detalle de facturación REG-095

7.3.13

Dichos datos de facturación son revisados por el gerente de general. Si se detecta algún error en los datos de facturación, el proceso vuelve al punto 7.3.12, antes descrito.

Gerente General

Detalle de facturación REG-095

7.3.14

Luego los datos son enviados a los subcontratistas informándoles lo siguiente:

- Montos aprobados. - Listado de antecedentes

obligatorios (de acuerdo a lo establecido en la ley de subcontratación), sin cuya presentación total no se cursa pago.


7.3.15

Antes de recibir el pago, el subcontratista debe hacer entrega de la siguiente documentación al Jefe de RR.HH. y/o Asistente de RR.HH. Los antecedentes obligatorios son los descritos a continuación., a) Facturas emitidas de acuerdo a detalle de facturación b) Certificado F30 o Cerificado F30-1 según


Certificado de Competencias y/o habilidades de los trabajadores. REG-081. Certificado de Mantención, verificación y calibración de



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corresponda, solicitados ante la inspección o empresa certificadora externa (Cuando aplique). c) Certificados de adherente y accidentabilidad emitidos por mutual de seguridad o entidad donde el subcontratista cancela el porcentaje por accidentes laborales (el mes que corresponda) d) Liquidaciones de sueldo firmadas, de todos los trabajadores. e) Imposiciones declaradas y pagadas, de todos los trabajadores. f) En caso del ingreso de nuevos trabajadores, debe adjuntar los Contratos firmados (todo nuevo trabajador debe tener contrato firmado y debe ser debidamente informado a CR Ingeniería, no se puede ingresar a nadie a la obra sin antes informar al jefe de recursos humanos y enviar la información necesaria). g) Certificado de Competencias y/o habilidades de los trabajadores. REG-081 (cuando se aplicable) h) Certificado de Mantención, verificación y calibración de instrumentos de medición REG-082. (cuando se aplicable) i) Toma de conciencia de los Subcontratistas y sus trabajadores. REG- 080 (cuando sea aplicable)

instrumentos de medición REG-082. Toma de conciencia de los Subcontratistas y sus trabajadores. REG- 080 (cuando sea aplicable

7.3.16

Toda la documentación es revisada por el Jefe de RR.HH. y/o Asistente de RR.HH. Si por alguna razón el subcontrato no entregarse alguno de los documentos requeridos en el ítem anterior, no se cursará el pago y el proceso vuelve al punto 7.3.15 antes descritos.


7.3.17

Cuando el 100% de la documentación sea verificada, el Jefe de RR.HH. y/o Asistente de RR.HH. informa a al Jefe de Adm. Y finanzas y al Gerente general según sea necesario, para que emita el cheque o haga la transacción bancaria por el valor correspondiente al pago de los servicios. Es el subcontrato quien define si el pago se realiza mediante transacción bancaria o se emite un cheque.

Jefe de RR.HH. Asistente de RR.HH. Jefe de Adm. Y finanzas Gerente General



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7.3.18

Una vez efectuado el pago, el Jefe de RR.HH. y/o Asistente de RR.HH remite la factura respectiva al Jefe de Adm. Y finanzas, quien procede a registrar fecha, número de factura, monto neto, acumulado y saldo, en la orden de servicio respectiva. En caso que para una orden especifica, el avance alcance el 100%, procede a cerrar la orden de servicio en el sistema SIA.

Jefe de RR.HH. Asistente de RR.HH. Jefe de Adm. Y finanzas

7.3.19

Una vez que se ha cancelado el total contratado, el Jefe de Adm. Y finanzas procede a cerrar la orden de servicio en el Sistema SIA, luego de lo cual pasa al estado “terminado”, lo anterior, debe validarse con firma y fecha en el registro físico de la orden de Servicio.


Orden de servicio REG-077

7.4 Solicitud de anticipos.

Existe la posibilidad de solicitar antes del inicio de los trabajos, un porcentaje de anticipo deducible del total contratado indicado en el presupuesto y en la orden de servicio. La solicitud de anticipo debe hacerse siempre por escrito, enviándola a través de correo electrónico al gerente general, siempre con copia al Jefe de Adm. Y finanzas indicando lo siguiente: Nombre del subcontratista, número de orden de trabajo asociada, porcentaje de anticipo y monto neto de anticipo. Plazo de pago: Todo anticipo debe ser cursado, obligatoriamente con al menos 1 (una) semana de anticipación ya que siempre se gestionan de una semana a otra. Es decir si durante esta semana se solicita un anticipo, este será cancelado la semana siguiente. El anticipo puede ser solicitado por única vez solo al inicio de los trabajos. 7.5 Registros obligatorios para Sistema de Gestión de calidad ISO 9001. Para dar cumplimiento a lo solicitado en el punto 4.1 de la norma, se incluyen tres registros obligatorios para cada uno de los subcontratistas que trabajen con nuestra organización. Se describen a continuación. 7.5.1 Toma de conciencia de los subcontratistas y sus trabajadores. REG-080 Esta información es entregada por el jefe de recursos humanos en conjunto con el “Reglamento Especial para Contratistas y Subcontratistas”, cada vez que un subcontrato ingrese a la “lista oficial de subcontratistas”, es decir, que trabaje por primera vez con nuestra empresa. Debe quedar registro físico de la recepción de la información por parte del subcontratista.



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Cuando se actualice la nomina de trabajadores de algún subcontrato debido a un cese de funciones o a la incorporación de un trabajador, el jefe de recursos humanos debe hacer entrega de los trípticos informativos que sean necesarios para asegurar la toma de conciencia. 7.5.2 Validación de Competencias y/o habilidades de los trabajadores REG-081 Las competencias y habilidades que tienen los trabajadores externos, también es un requisito clave para nuestra organización ya que ayuda a mantener y mejorar la calidad del servicio que entregamos a nuestros clientes. Este registro debe ser validado por el subcontratista cuando en el servicio contratado se realicen trabajos de soldadura, en estos casos es necesario que el subcontrato cuente con un maestro soldador calificado en su equipo de trabajo. El jefe de recursos humanos es quien valida la información entregada, además debe verificar que cada vez que la nomina de trabajadores de un subcontrato sea actualizada también se actualice el REG- 081. El subcontratista debe respaldar la información entregada en el registro, adjuntando los documentos necesarios para acreditar las competencias de los trabajadores. 7.5.3 Certificados de verificación o calibración de instrumentos de medición. REG-082 Este certificado debe ser emitido por el subcontratista completando el REG-082 cuando firma el contrato, en cada uno de los trabajos que realice para CR Ingeniería y que utilice instrumentos de medición tales como: amperímetro, termómetro, vacuómetro, anemómetro. En este documento se detallan los instrumentos que serán utilizados durante el desarrollo del trabajo que efectuara para nuestra organización, los nombres de los responsables de cada uno de ellos y cual es el estado de verificación o calibración que poseen. Además el coordinador de calidad efectuará verificaciones aleatorias en terreno para confirma la información entregada por el subcontratista.

8. REGISTROS 8.1 Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto) 8.2 Ficha de ingreso de Subcontrato REG-076 8.3 Orden de trabajo REG-044 8.4 Orden de Servicio REG-077 8.5 Nómina de trabajos en ejecución. REG-078 (SIA) 8.6 Planilla de pagos a Subcontratos. REG-079 8.7 Lista de Subcontratos Homologados. REG-091 8.8 Certificado de Competencias y/o habilidades de los trabajadores REG-081 8.9 Certificado de Mantención, verificación y calibración de instrumentos de medición

REG-082 8.10 Toma de conciencia de los subcontratistas y sus trabajadores. REG-080 8.11 Lista chequeo para selección de subcontratos nuevos. REG-096



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9. ANEXOS

9.1 Ejemplo de Presupuesto de Subcontrato REG-045 (formato abierto)



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9.2 Ficha de Ingreso de subcontrato. REG-076

CLIMATIZACION INDUSTRIAL Y DE CONFORT

FICHA INGRESO SUBCONTRATOS

Nombre y Firma Supervisor Contratante Nombre y Firma Subcontrato

REG-076 REV:01

Nombre / Razón Social………………………… :

Rut ……………………………………………. :

Dirección ……………………………………. :

Teléfono ……………………………………… :

Especialidad …………………………………. :

Entidad administradora (Ley N° 16744) …….. :

Nº Trabajadores Contratados ………………… :

Documentos Obligatorios a presentar al iniciar servicios con CR LTDA. ………..

1. Nomina del Personal SI NO

2. Contrato de Trabajadores SI NO

3. Certificado General Inspección del Trabajo (F-30)

SI NO

4. Certificado de Adherente y Accidentabilidad emitido por la Entidad administradora.

SI NO

5. Fotocopia de las últimas imposiciones Pagadas del Personal

SI NO

6. Listado de Recepción de los Implementos de seguridad por trabajador (EPP)

SI NO

7. Copia de entrega del Reglamento Interno SI NO

8. Certificado de antecedentes SI NO

9. Copia del reglamento interno SI NO

10. Copia de cartas de entrega de reglamento interno a Mutualidad, Seremi, Inspección.

SI NO

11. Certificado de Competencias y/o habilidades de los trabajadores

SI NO

12. Certificado de Mantención, verificación y calibración de instrumentos de medición

SI NO

13. Toma de conciencia de los subcontratistas y sus trabajadores

SI NO

. Toma de conciencia de los subcontratistas y sus trabajadores

SI NO

PD: Mensualmente deberán presentar Certificado Obligaciones Laborales Inspección (F30-1) por obra en desarrollo y finiquito si cambia



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9.3 Orden de trabajo. REG-044

CR INGENIERIA LTDA. Giro: Ingeniería e Instalaciones Térmicas Vista Hermosa 55, Est. Central Tel: 7410669 - Fax: 7420021

ORDEN DE TRABAJO Nº

CLIENTE: DIRECCION: FONO: SOLICITADO POR: FECHA: PPTO Nº: TRABAJO: NOMBRE PERSONAL EQUIPOS EN REVISIÓN EQUIPO MODELO SERIE DETALLE TRABAJO REALIZADO OBSERVACIONES SUPERVISOR A CARGO RECIBE CONFORME



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9.4 Orden de Servicio REG-077



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9.5 Ejemplo de Nómina de trabajos en ejecución. REG-078 (SIA)

OS OT RAZON DESCRIPCION SUBCONTRATO CONTRATADO FACTURADO SALDO AVANCE APROBACION NETO IVA TOTAL

NVO

SALDO

NVO

AVANCE OBS.

1822 2659EMPRESA NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES S.A.

SISTEMA DE CLIMATIZACION EN DATA CENTER LOS VALLES. ALFREDO SAEZ 3060000 0 0 0 0 0 0

1856 2489 JOHNSON CONTROLS CHILE S.A.INSTALACION DE ENFRIADOR DE AGUA MARCA YORK, EN PLANTA INDURA CERRILLOS. ATI CLIMA LTDA. 1950509 0 0 0 0 0 0

1871 2630PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE CHILE

SUMINISTRO E INTERCONEXION DE ALIMENTACION CON RESGUARDO DE MEMORIA A ENFRIADOR DE AGUA. ATI CLIMA LTDA. 525670 0 0 0 0 0 0

1874 2692 ASOCIACION CHILENA DE SEGURIDADSISTEMA DE CLIMATIZACION PARA SALAS DE EXAMENES PREVENTIVOS ATI CLIMA LTDA. 969399 0 0 0 0 0 0

1877 2731 LABORATORIO CHILE S.A.MANTENCION E INSTALACION DE EQUIPO SPLIT EN OFICINAS DE MANTENCION. ATI CLIMA LTDA. 134430 0 0 0 0 0 0

1878 2741 ASOCIACION CHILENA DE SEGURIDADSUMINISTRO E INSTALACION DE NUEVA UNIDAD TIPO COMPACTO EN AREA SCANNER. ATI CLIMA LTDA. 168202 0 0 0 0 0 0


INSTALACION DE BOMBAS DE AGUA CALIENTE EN CENTRAL TERMICA Y BY-PASS ENTRE HOSPITAL UC Y CAC. ATI CLIMA LTDA. 1618994 0 0 0 0 0 0

1868 2771 VIÑA CONCHA Y TORO S.A.MANT. PERIODICA AL SIST. DE CLIMAT. Y EXTRACCION PARA LA PLANTA DE LLENADO. ATI CLIMA LTDA. 199062 0 0 0 0 0 0


TRABAJOS ADICIONALES EN PUC CENTRO ALTA COMPLEJIDAD ATI CLIMA LTDA. 1490736 0 0 0 0 0 0

1850 2780 CONSTRUCTORA ARCADIA LTDA.

SUMINISTRO E INSTALACION DE DUCTOS Y DIFUSORES EN SECTOR LINEA DE POLVOS DE SUSPENCIÓN, PLANTA Nº2, LABORATORIO CHILE. ATI CLIMA LTDA. 734430 0 0 0 0 0 0



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9.6 Ejemplo de Planilla de pagos a Subcontratos. REG-079

REG-079REV:00

OS OT Razón Descripcion Subcontrato Contratado Factura do Aaldo Avance APROBACION NETO IVA TOTAL NVO SA LDO NVO

AVANCE OBSERVACIONES

1515 1922

JCT CONSTRUCCI

ONES EIRL

CALEFACCIÓN POR RADIADORES PARA

DEPARTAMENTOS DE PROYECTO

ESMERALDA, MAITENCILLO - V

REGION.VIDMAIRE

LTDA. 11.250.000 10.463.000 787.000 93% HR 350.000 66.500 416.500 437.000 96%

1665 2270TECNIMONT CHILE LTDA.

SISTEMA DE CLIMATIZACIÓN PARA

CENTRAL TERMOELECTRICA

COLBUN-TALCAHUANOGERMAN

JORQUERA 2.835.468 600.000 2.235.468 21% MC - - 2.235.468 21%

1713 2270TECNIMONT CHILE LTDA.

SISTEMA DE CLIMATIZACIÓN PARA

CENTRAL TERMOELECTRICA

COLBUN-TALCAHUANOGERMAN

JORQUERA - 16.018.020 - 16.018.020 MC 1.930.100 366.719,00 2.296.819 - 17.948.120

1736 2610

BUENOS VIENTOS OBRAS

ELECT. LTDA.

SISTEMA DE CLIMATIZACION PARA OFICINAS DE BUENOS

VIENTOS.

IVAN VICTOR FLORES OPAZO 3.700.000 3.330.000 370.000 90% CR - - - 370.000 90%



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9.7 Lista de Subcontratos Homologados. REG-091

REG-091

REV:00

Lista de Subcontratos Homologados

Fecha de evaluación Categoría.Subcontrato RUT Contacto Puntuación obtenida



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9.8 Certificado de Competencias y/o habilidades de los trabajadores REG-081

CERTIFICADO DE VALIDACIÓN DE COMPETENCIAS Y/O HABILIDADES

PERSONAL DE SUBCONTRATISTAS

Yo, _________ (nombre del subcontratista) _______, Rut:___________-__, Representante Legal de la empresa

____(Razón social)_________________________, Rut:___________-___, valido y certifico las competencias y/o

habilidades necesarias para desempeñar su actividad laboral de los siguientes trabajadores:

Habilidad Competencia

Nombre y apellidos trabajador

RUT Cargo

(Marque con una

X cuando

corresponda)

(Marque con una

X cuando

corresponda)

Adjunta título o certificados de estudios

______________________________

Firma Subcontratista

Verificación y validación de CR INGENIERIA respecto a antecedentes informados:

Nombre:________________________________

Cargo:__________________________________

Fecha:___/___/______

_______________________________

VºBº verificación y validación

de antecedentes

CR INGENIERIA LTDA.

REG-081

REV:00



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9.9 Toma de conciencia de los subcontratistas y sus trabajadores. REG-080

REGLAMENTO ESPECIAL PARA EMPRESAS CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS.

I. ENCARGADOS DE IMPLEMENTAR Y MANTENER EN FUNCIONAMIENTO EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CR INGENIERIA. La empresa CR INGENIERIA define quién o quienes son los encargados de implementar y

mantener en funcionamiento el Sistema de Gestión, para tal efecto se nombra a Carmen Luz

Cancino Henríquez, cuyo cargo es: Coordinadora de Calidad, y se encuentra ubicado en: La

casa Matriz de CR Ingeniería (Vista Hermosa # 55, Estación Central), teléfono 02 7410669, e-

mail [email protected]

A su vez la empresa Contratista o Subcontratista define al Sr....................................................

....................................................................., cuyo cargo

es............................................................. y se encuentra ubicado

en...........................................................................................................................,

teléfono........................., e-mail………….............................., como responsable de

coordinación de actividades de mejora y con CR Ingeniería. II. El COMPROBANTE DE RECIBO

Declaro y manifiesto estar conforme con el contenido del “informativo ISO 9001” entregado

por CR y aceptar todas las disposiciones reglamentadas. Además me comprometo a informar a

los trabajadores de mi empresa sobre todo lo descrito en dicho documento. EMPRESA QUE RECIBE:_______________________________________________

REPRESENTANTE:____________________________________________________

CARGO:_____________________________________________________________ FECHA:_____________________________________________________________

REGIONAL: __________________________________________________________

ENTREGADO POR:___________________________________________________

CARGO: ____________________________________________________________

_____________________ _____________________

Firma del representante Firma CR Ingeniería



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9.10 Certificado de Mantención, Calibración y/o Verificación de Instrumentos de medición REG-082

Nombre del Subcontrarista

RUT Fecha

Obra OT

Supervissor de Obra.

Nº

Nota:

Se informa al subcontarto que durante el desarrollo de los trabajos el personal de CR Ingenieria efectuara una

verificación aleatoria a los instrumentos certificados en el presente documento, con la finalidad de corroborar

la información entregada.

Nombre:_________________________________ Cargo: ______________________________

VB CR Ingenieria

Verificación y validación de CR INGENIERIA respecto a antecedentes informados:

REG-082

REV:00

Certificado de Calibración Mantencion y/o Verificación de Instrumentos de Medición.

Instrumento

Identificación o

Marca

Trabajador

Responsable Verificación Calibración ObservaciónMantención

Firma Subcontratista

Marque con una X el tipo de control que desea

certificar.



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9.11 Ejemplo de planilla de pago aprobada.



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9.12 Ejemplo de detalle de facturación REG-095

REG-095REV:00

DETALLE DE FACTURACION14 FEBRERO 2011

# FACT CONCEPTO NETO IVA TOTAL1 SISTEMA DE CLIMATIZACION PARA LAS ANTIGUAS DEPENDENCIAS DEL LABORATORIO SAVAL 2.452.500 465.975 2.918.475 2 EXTRA Nº1 - MODIFICACIONES EN CAÑERIAS DEL SISTEMA DE CLIMATIZACION DEL LABORATORIO SAVAL - ENERO 2011 680.000 129.200 809.200 4 SISTEMA DE CLIMATIZACION EN 1ER Y 2DO PISO DE 2DA ETAPA 120.000 22.800 142.800 5 SOLDADURA DE CAÑERIA Y PUNTAS DE HILO 1" 20.000 3.800 23.800

3.272.500 621.775 3.894.275Para retiro de pago debe adjuntar:

FACTURAS CON DETALLE DE TRABAJOS EFECTUADOSCERTIFICADO F30 FECHA CHEQUE $

LIQUIDACIONES DE SUELDO PAGADASIMPOSICIONES PAGADAS

NOMINA DE PERSONAL ACTUALIZADA TOTAL 0CERTIFICADO DE ADHERENTE Y ACCIDENTABILIDAD VIGENTE

A PAGAR 3.894.275

EN CASO DE NO PRESENTAR DOCUMENTACION DETALLADA NO SE CURSARÁ PAGO, TAMPOCO PARCIALMENTEPAGOS SOLO CON DOCUMENTACION COMPLETA

ANTICIPOS

CONTRATOS Y FINIQUITOS FIRMADOS Y LEGALIZADOS ANTE NOTARIO



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9.13 Ejemplo de Lista de Chequeo para selección de Subcontratos REG-096

Lista de Chequeo para selección de Subcontratos.

Subcontrato: Especialidad:

Obra/OT: Fecha:

Supervisor

Criterios de aceptación. El supervisor es responsable de firmar al lado de cada criterio

Firma supervisor Firma Jefe de Adm. Y finanzas

REG-096 REV:02

Criterio Detalle Requerimiento Firma

supervisor

1. Precio Disponible en presupuesto

Presupuesto validado por gerencia

2. Calidad Trabajos de referencia

Al menos dos, comprobables

3. Capacidad de Respuesta

Disponibilidad de tiempo y personal

Según necesidades

4. Cumplimiento de plazos

Trabajos de referencia

Al menos dos, comprobables

5. Cumplimiento de documentación

Documentos y registros.

1. Documentación requerida en la ley de subcontratación (lo mínimo)

2. Factura propia. 3. Calificación de

trabajadores (si aplica) 4. Certificación o

verificación de instrumentos de medición (propios)



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10. Modificaciones del documento.

Fecha de Modificación Cambios realizados

Nº de Revisión Obsoleta

Fecha de Revisión

de versión obsoleta

Fecha de Aprobación de versión obsoleta

30/01/2010

En el punto 7.2 Ingreso de Subcontratistas . Se define el siguiente párrafo. Para incorporar un nuevo subcontratista al listado oficial, el supervisor previo a la entrega del presupuesto aprobado y toda la documentación requerida en los siguientes puntos, deberá ratificar que el subcontrato cumple con los criterios de selección descritos en el Procedimientos para evaluación de proveedores y subcontratista (PO-EPS-08). Es obligatorio que entregue a la analista de gestión el documento “Lista de Chequeo para selección de Subcontratos Nuevos”, adjunto al presupuesto aprobado. Se aclara que no se generará la Orden de Servicio para los trabajos si no se entrega el documento donde el supervisor ratifique el cumplimiento de al menos 3 de los criterios.

Además se agrega en el anexo 9.13 un ejemplo de la “Lista de Chequeo para selección de Subcontratos Nuevos”

00 16/06/2010 18/06/2010

20/06/2011 En el punto 7.4.2 se define que la solicitud de anticipo debe ser enviada al analista de gestión no al encargado de RR.HH.

01 03/01/2011 03/01/2011

20/06/2011 En el punto 7.2.3 se define que el presupuesto aprobado debe ser entregado al analista de gestión no al encargado de RR.HH.

01 03/01/2011 03/01/2011

19/07/2011 Se ordena el procedimiento en general, creando flujogramas de proceso.

02 20/06/2011 20/06/2011

19/07/2011

Se asigna número de registro de calidad a los siguientes documentos utilizados en el proceso. 1. Detalle de facturación REG-095 2. Lista de Chequeo para selección de Subcontratos

Nuevos REG-096

02 20/06/2011 20/06/2011

19/07/2011 Se cambia el cargo de Encargado de recurso humanos por Encargado de subcontrato.

02 20/06/2011 20/06/2011

19/07/2011 Se incluye el cargo de asistente contable en las responsabilidades, ya que ella es quien emite los cheques y gestiona la validación del gerente de administración y finanzas.

02 20/06/2011 20/06/2011

27/01/2012 En el punto 7.3.17 se define que los cheques no solo los emite la analista de gestión, sino que también el gerente de administración y finanzas. Además se

03 28/07/2012 28/07/2012



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especifica que el pago de los subcontratos se puede hacer con cheque o con transacción bancaria, según solicitud del subcontrato.

27/01/2012 Se define en el punto 7.2.6 que los presupuestos extras de los subcontratos, que provienen de una orden de servicio ya emitida, pueden ser entregados después de que haber iniciado los trabajos.

03 28/07/2012 28/07/2012

27/01/2012 El 7.1 Ingreso de Subcontratistas, se reestructura completo y se agregan los puntos 7.1.6 - 7.1.7 -7.1.8

03 28/07/2012 28/07/2012

27/01/2012 En el punto 7.1.5 se especifica que los exámenes preocupaciones se deben realizar en la mutualidad que este adherido el subcontratista.

03 28/07/2012 28/07/2012

27/01/2012 Se especifica que los presupuestos extras de los subcontratos no necesariamente deben llevar adjunto el REG-096 “lista de chequeo para criterios de selección de subcontratos nuevos” Punto 7.2.4

03 28/07/2012 28/07/2012

18/07/2013 Se agrega el siguiente párrafo en el punto 7.1.5 “Adicionalmente en casos determinados según requerimiento del cliente, se realizaran cursos específicos los cuales son de costo del subcontrato”.

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013 Se incluye el cargo del asistente de subcontratos, definiendo sus tareas en los puntos 7.1.1; 7.1.4; 7.1.5; 7.1.6; 7.1.7; 7.1.8; 7.3.15; 7.3.16; 7.3.17; 7.3.18.

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013 En el punto 7.5.3 se especifica cuando el subcontrato debe completar el REG-082 para el control de los instrumentos.

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013 El REG-096 que está descrito en el anexo 9.13 se cambia dado que tiene una nueva versión 01

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013 El REG-076 que está descrito en el anexo 9.2 se cambia dado que tiene una nueva versión 01

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013

En el punto 7.2.4, 7.2.5 y 7.2.6 se define que el REG-096 “lista de chuequeo para subcontratos” ya no se generará solo para subcontratos nuevos, sino que para todos los presupuestos de subcontratos que se ingresen.

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013 En el punto 7.2.6 se incluye el siguiente párrafo ”En este registro 096 obligatoriamente el supervisor firma al lado de todos los criterios definidos y al pie del formulario, previo a la entrega al analista gestión.

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013 Del punto 7.2.4 se elimina el siguiente párrafo “A excepción de los presupuestos extras de subcontratos, que ya tienen un presupuesto inicial aprobado”

04 14/02/2013 14/02/2013

18/07/2013 Se agrega en el punto 7.1.5 el requerimiento de un nuevo antecedente “Copia del reglamento interno (en digital o físico)

04 14/02/2013 14/02/2013

07/08/2013

En el punto 7.3.16 se corrige un error de tipeo. Antes decía: “no se cursará el pago y el proceso vuelve al punto 7.3.14 antes descritos”. Ahora dice: “no se cursará el pago y el proceso vuelve al punto 7.3.15 antes descritos”.

05 19/07/2013 19/07/2013

26/11/2013 En el punto 7.5.2 segundo párrafo, se define que: Este registro debe ser validado por el subcontratista

06 08/08/2013 08/08/2013



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cuando en el servicio contratado se realicen trabajos de soldadura, en estos casos es necesario que el subcontrato cuente con un maestro soldador calificado en su equipo de trabajo

13/08/2015

En ele punto 3. se modifican los cargos de Gerente de administración y finanzas por gerente general, Analista de gestión por Jefe de administración y finanzas, encargado de subcontratos por jefe de RR. HH, Jefe de obras por Jefe de operaciones, Asistente contable por analista contable, asistente de subcontrato por asistente de RR.HH.

07 26/11/2013 26/11/2013

13/08/2015 Se modifica el REG-096 por lo que se cambia a la versión 02 en el punto 9.13.

07 26/11/2013 26/11/2013

13/08/2015 Los cargos responsables de la emisión, revisión y aprobación del presente doc.se actualizan.

07 26/11/2013 26/11/2013

02/06/2016 El REG-076 Ficha de ingreso de subcontrato cambio a la versión 01, por lo que se actualiza en el anexo 7.2

08 13/08/2015 13/08/2015

02/06/2016

Se incluye en el punto 7.2.4 el siguiente párrafo. “Es importante destacar que si el subcontrato es contratado directamente por CR Ingenieria debido a un requerimiento de cliente u otros, el presupuesto de igual manera debe ser entregado con las firmas y revisiones que corresponden para la aprobación final de gerencia”.

08 13/08/2015 13/08/2015

28/06/2016 En los tres flujos de proceso se incluyen los Registros (REG) que se generan y/o utilizan en cada punto.

09 02/06/2016 02/06/2016

Documents

COD: PO-SUB-13 Procedimiento de Subcontratos · del “Reglamento Especial para Contratistas y Subcontratos” de CR ingeniería, dejando el registro firmado por el subcontrato de