CODIFICACION DE DATOS

CODIFICACIN DE DATOSINTEGRANTES:

LOPEZ TAPIA, Janet SoniaLEON AYALA, Mariana ElizabethALCANTARA PAEZ, Miguel ngelSALAZAR PICON, Magnolia COLAN LINO, Vanessa katherine FERNANDEZ CASTILLO, Jackeline JhohannaLOAYZA TOLENTINO, JackelinaJAYO TAYPE, HenryCICLO: IX AASIGNATURA:SISTEMA Y METODOS DE CONTABILIDADDOCENTE:Mg. CPCC ROMERO HERBOZO, NIDIA

CODIFICACION DE DATOSObjetivos del capitulo:

Estudio de los distintos sistemas de codificacin, en operaciones contables y financieras.Unir la aplicacin de los mtodos de codificacin con la teora contable.

1. CARACTERISTICAS BASICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACION.2. SISTEMA DE CODIFICACION

3. CARACTERISTICAS DE UN CODIGO CONTABLEDISEO DE UN CODIGO NUEVO DE CUENTASYa realizamos un recuento bsico de todos los conocimientos bsicos de codificacin para disear apropiadamente un cdigo contable , ahora uniremos tales conocimientos bsicos con toda la teora contable a fin de disear correctamente un cdigo de cuentas.Para que un contador elabore el cdigo contable de una compaa se debe seguir una serie de pasos mnimos con el fin de confeccionar la estructura de cuentas, estos son:PASO 1: Balance General:

Cdigo1234

GrupoActivoPasivoPatrimonioCuentas de OrdenEstado de P. y G.:

Cdigo5678 9

GrupoIngresos OperacionalesCosto de VentasGastos de OperacinOtros Ingresos y EgresosCuentas de cierreEspecificar o asignar nmeros a los grupos generales de partidas, tanto del balance general como del estado de ganancias y perdidas, ejemploEn algunos casos, la asignacin de nmeros es realizada automticamente por el software contable mecanizado, pero en todo caso, debe disponerse de una descripcin completa del significado de cada numero asignado a cada una de las partidas.PASO 2: FORMATO9-9-9999-99-999-9-99-999-999-9999-99-99-999-9-9-9-999-99

CARACTERSTICASCinco dgitos, tres nivelesCinco dgitos, tres nivelesSeis dgitos, cuatro nivelesSiete dgitos, tres nivelesSiete dgitos, cuatro nivelesNueve dgitos, seis nivelesDefinir o especificar el formato del cdigo contable en dgitos y niveles. Esta definicin estar siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que se este usando, y a la definicin de los parmetros de las cuentas. Ejemplo:OBSERVACIONES:El numero de niveles de un sistema mecanizado, siempre servir para emitir listados por subtotales hasta el nivel que se este requiriendo.El numero mximo de dgitos estar determinado por las caractersticas del software contable.El numero de niveles del cdigo estar determinado por el grado de clasificacin que se asignara al total de cuentas que utilizara la empresa.Ejemplo de un formato de Cdigo Contable:

- 9 - 99 - 99

Nivel 4 (auxiliar) Cien subdivisiones

Nivel 3 (detalle) Hasta cien subdivisiones del 00 al 99

Nivel 2 (subgrupo 1) Diez Subdivisiones

Nivel 1 (grupo bsico) Se puede obtener hasta Diez Subdivisiones, es decir, del 0 al 9 PASO 3: ActivoCirculanteDisponibleExigibleRealizableFondosInversionesActivo fijo tangiblesActivo fijo intangibleOtros activosCuentas de orden

Pasivo y PatrimonioCirculantePrestaciones SocialesPasivo a largo plazoOtros pasivosCapital socialUtilidades no DistribuidasEjemplo 1:Una vez realizados los pasos 1 y 2 debemos empezar a desarrollar el cdigo contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teora contable y las necesidades de informacin de la empresa. Cada clasificacin puede variar en el grado de nivel de detalle. Ejemplos:Ejemplo 2:ACTIVOCirculante o corrienteDisponibleCajaBancosFondos fijosExigibleEfectos por cobrarCuentas por cobrarRealizableInversiones temporales valoresInventariosInventarios en transitoPASIVOCirculantePagarsEfectos por pagarCuentas por pagarImpuestos por pagarGastos acumuladosPATRIMONIOCapital socialSupervit

ACTIVOCirculante o corrienteDisponibleCajaBancosFondos fijosExigibleEfectos por cobrarmenos: Efectos por cobrar descontadosCuentas por cobrar comercialesmenos: provisin para cuentas dudosasCuentas por cobrar empleadosCuentas por cobrar funcionariosRealizableInversiones temporales valoresInventariosProductos terminadosmenos: provisin para obsolescencia de p. t.Productos en procesoProductos en proceso materia primaProductos en proceso mano de obra directaProductos en proceso c. i. de f.Materia primaEjemplo 3:Cada empresa puede adaptar la clasificacin que mas se acerque a la naturaleza y objetivo de sus transacciones, sin embargo, se debe tener en cuenta en todo momento que el cdigo contable debe corresponder a las caractersticas y naturaleza de cada una de las partidas.

Relacin de la codificacin con los sistemas mecanizadosMtodos de codificacin :Permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas de elementos que son manejados por un sistema de contabilidad.

Antes de registrarse, toda transaccin debe ser clasificada para poder ordenarse; previamente, debe haberse definido cual o cuales sern los mtodos de codificacin que se utilizaran en el proceso de clasificacin.Significa que las transacciones deben estar organizadas de tal forma que su acceso y procesamiento no se dificulte, sino sea de rpida interaccin y respuesta para el usuario.Sistematizacin de las operaciones :Toda sistema mecanizado necesita que la informacin se encuentre almacenada bajo alguna de las tcnicas explicadas, a fin de facilitar su posterior recuperacin y procesamiento. Debemos recordar que un computador tiene como caracterstica el procesar grandes lotes de informacin con gran velocidad, pero nicamente los resultados generados sern consistentes si la informacin en l almacenada se encuentra organizada bajo algn esquema y de manera sistemtica.

RESUMEN Los mtodos de codificacin son muy importantes para el procesamiento de las transacciones y operaciones que puede manejar una compaa.El grado actual de sistematizacin requiere que el contador efectu definiciones previas a la instalacin de un software.Todo sistema de codificacin posee ciertas caractersticas:

Precisin del cdigoExpansibilidadConcisoSignificativooperatividad

Los mtodos de codificacin que puede ser utilizado por una empresa son:SecuencialPor bloquesPor grupoAlfabtico- numriconemotcnicoCon digito de verificacinDe consonanteFontico De barras

Un cdigo es el resultado de la sistematizacin de las operaciones contables y la columna vertebral alrededor d la cual giraran todas las operaciones y transacciones de una empresa.

Un cdigo contable debe ser flexible, jerrquico, y la descripcin de las cuentas deben ser claras a fin de evitar confusiones en las mismas.Para disear un cdigo de cuentas se debe seguir una serie de pasos mnimos de manera que, al asignar un cdigo, cumpla con las caractersticas ya mencionadas.Se tiene que tener en cuentas las normas y principios contables