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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO (GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y CONVENIOS)

Código: C 09 GCCON

Versión: 03

Fecha: Noviembre 20 de 2013

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA OBJETIVO

Garantizar y Desarrollar los aspectos administrativos necesarios para la adquisición de bienes, obras o servicios de forma transparente y en cumplimiento de la normatividad legal vigente.

RESPONSABLE DEL PROCESO:

• Subdirector de Centro de Formación • Coordinador Grupo de Apoyo Administrativo • Funcionarios asignados

ALCANCE:

Este proceso está orientado a la administración de los recursos dela entidad garantizando la compras de bienes de consumo y devolutivos, contratación de servicios de mantenimiento de maquinaría, equipos, muebles, vehículos y edificios, servicios personales e instructores, desde su fase precontractual hasta la fase pos contractual.

PROVEDORES ENTRADAS ACTIVIDAD SALIDAS CLIENTES

Proceso de Planeación Estratégica

Proceso de Evaluación y Control

Proceso de Gestión de los Recursos Financieros

Solicitud situaciones administrativas

P

Formular políticas y estrategias para la optimización de los recursos institucionales con criterios de eficiencia y eficacia.

Leyes, decretos, resoluciones

Manuales.

Todos los procesos

Direccionamiento Estratégico Lineamientos Manual de contratación, Manual de supervisión e Interventoría Circulares

Plan de Contratación Todos los procesos

Todos los Procesos Comunicaciones

Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP

Proceso Direccionamiento Estratégico

Guía de Administración del Riesgo

NTC ISO 31000 - Gestión del Riesgo

Identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso

Mapa de Riesgos

Direccionamiento Estratégico

Proceso gestión contratación y convenios

Direccionamiento Estratégico Matriz de aspectos e impactos

ambientales Participar en la identificación de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentación aplicable

Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales

Proceso Direccionamiento Estratégico

Gestión de Talento Humano Matriz de Peligros Participar en la identificación de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.

Matriz de Identificación de Riesgos

Proceso Gestión del Talento Humano

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Congreso,

Agencia Nacional de Contratación

Normatividad Socializar la normatividad contractual vigente Capacitaciones Todos los procesos

Proceso de Planeación Estratégica

Proceso de Evaluación y Control

Proceso de Ejecución de la Formación Profesional

Proceso de Servicios Complementarios

Oferta de programas de formación para los sectores atendidos por el Centro.

Estructuras curriculares(Es donde se establece el perfil)

Presupuesto y Metas establecidas en Plan POA

Potencial de horas de formación por instructores de planta

Lineamientos POA

Realizar la contratación de instructores para el apoyo a la formación profesional

Plan Anual de Contratación

Convocatorias

Ordenes de Prestación de Servicios o Contratos

Banco de instructores pre-seleccionados

Acta de iniciación de actividades

Evaluación de los aprendices.

Informe de supervisión del contrato

Acta de liquidación de órdenes de prestación de servicios o contratos

Proceso de Ejecución dela

Formación Profesional

Proceso de Diseño Curricular

Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios

Proceso de Certificación de Competencias Laborales

Proceso de Normalización de Competencias Laborales

todos los procesos solicitudes Apoyar a las áreas de la Dirección General en las etapas pre y post contractual

Conceptos

Autorizaciones y

Contratos legalizados

Todos los procesos

todos los procesos solicitudes Dirigir y controlar los procesos de contratación del Centro de formación conforme al 249

Conceptos, autorizaciones

Todos los procesos

H

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Proceso de Planeación Estratégica

Proceso de Gestión de los Recursos Financieros

Estudios previos

Solicitud de elementos

Planes de mantenimiento

Documentación legal

Plan de compras

Contratar o adquirirlos bienes y servicios necesarios para cumplir con los requerimientos de la entidad

Orden de compra

Contrato de compra venta

Bienes adquiridos

Todos los procesos sujetos a procesos contractuales

Proceso responsable del proyecto, Conviviente

Grupo de convenios

Proyectos aprobados,

Plan operativo del convenio aprobado,

Documentación legal del conveniente,

CDP

Estructurar convenio (si Aplica)

Convenio perfeccionado y legalizado,

Documentación soporte del convenio

Direccionamiento estratégico,

Procesos misionales o de apoyo

Direccionamiento Estratégico Metodología Establecida Participar en actividades definidas en los programas de

gestión ambiental

Registros de actividades de gestión ambiental

Proceso Direccionamiento Estratégico - Planeación y

Direccionamiento Corporativo

Proceso de Gestión de Talento Humano

Metodología Establecida

Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional

Registros de actividades de S&SO

Proceso Gestión del Talento Humano

Proceso de Planeación Estratégica

Proceso de Ejecución de la Formación Profesional

Proceso de Emprendimiento y empresarismo

Proceso de Gestión de los Recursos Financieros

Plan de compras de insumos y devolutivos

Certificado de disponibilidad presupuestal

V

Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora

Ordenes de compras

Contratos

Informes de seguimiento y evaluación de proveedores

Proceso Evaluación y Control

Supervisores e interventores Informes de supervisión y/o

Interventoría

Declarar incumplimientos contractuales conforme lo indica el 249 y resolución 1170 del 2013

Actos administrativos

Imposición de multas,

Descuentos,

Declaratorias de caducidad,

Todos los procesos

H

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Cláusulas pecuniarias y excepcionales

Proceso Direccionamiento Estratégico-

Dirección de Planeación

Direccionamiento Corporativo

Mapa de Riesgos Institucional y por Procesos

Realizar seguimiento a los riesgos que puedan afectar el logro de los resultados del proceso

Informe de seguimiento y monitoreo de riesgos

Proceso Direccionamiento Estratégico

Proceso de Evaluación y Control

Proceso Gestión de Evaluación y Control

Direccionamiento Estratégico

Dirección de Planeación y direccionamiento Corporativo

Informes de Gestión

Informes de Auditoría (Hallazgos)

Realizar medición y seguimiento a los indicadores (Ver Plan de Indicadores)

Resultados de evaluación de los Indicadores del Proceso.

Informes analizados y evaluados

Proceso Direccionamiento Estratégico

Direccionamiento Estratégico

Gestión de Evaluación y Control

Gestión del Talento Humano

Gestión de Tecnologías de la Información

Programa de Gestión Ambiental

Matriz de aspectos e impactos ambientales

Programa de S&SO

Matriz de Riesgos y Peligros

Plan de seguridad de la información

Verificar el cumplimiento de los requisitos legales de calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional

Informes de seguimiento

Direccionamiento Estratégico,

Gestión del Talento Humano y

Gestión de Tecnologías de la Información

Gestión de evaluación y control,

Direccionamiento Estratégico

Informes de Gestión

Planes de mejoramiento

Informes de Auditoría (Hallazgos)

A

Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora para la gestión de la calidad, ambiental, seguridad y salud ocupacional.

Impactos mitigados

Riesgos mitigados

Controles implementados

Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerradas y eficaces

Gestión de Evaluación y Control,

Direccionamiento Estratégico,

Gestión del Talento Humano y

Gestión de Tecnologías de la Información

RIESGOS: Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Matriz de Indicadores

REQUISITOS Nomograma, matriz de relación NTC-GP 1000, MECI 1000, ISO 14001 y OHSAS 18001, Manual de calidad y los demás documentos asociados al proceso.

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Ver Listado Maestro de Documentos y Registros

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Control de Cambios

Versión Fecha de Aprobación

Descripción del cambio Aprobó

1

Mayo 31 de 2007

Documento original.

Representante de la Subdirección. 01 Agosto 16 de

2011. Se generan los cambios respectivos por lineamientos dados por la Dirección General y se pasa del Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 1 (uno); esta disposición es para todo los Documentos del Sistema.

Comité Del SIMCI

02 Enero 08 de 2013 Se generan los cambios respectivos con la inclusión de los ejes temáticos de Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Sistema de Calidad al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con versión 02.

Comité Del SIMCI

03 Noviembre 20 de 2013

Se generan los cambios por directrices de La dirección General de la armonización del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional con el Sistema Integrado de Gestión versión 03.

Comité Del SIG