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conducta de JSPEl código JSP de conducta establece losprincipios de negocio de JSP junto conuna guía para explicar cómo se aplicanen la práctica a todos los empleados JSP
Código de
conducta de JSPCódigo de
2.
Tenemos un compromiso con la ética, y por eso la
integridad y el respeto rigen toda nuestra
actuación. Intentamos evitar todo conflicto de
intereses, no hacemos contribuciones a la política y nos
regimos por un estricto cumplimiento de la legalidad.
Creemos y apostamos por una libre y leal competencia.
No toleramos ninguna clase de soborno ni
corrupción y tenemos políticas específicas al respecto;
los regalos, la hospitalidad y las dietas de viajes están
regulados y sometidos a control. Como expresión de
esta actitud, somos colaboradores activos de
Transparencia Internacional.
Nuestro objetivo: «hacer lo correcto»
Índice
3
Mensaje de Paul Compton 5Cumplimiento con la legalidad 6
Legislación de defensa de la competenciaLegislación antisoborno
Integridad financiera 9Registros contables fieles y completosRevisiones de los contratosActivos de la empresaDerechos de propiedad intelectual
Medio ambiente y sociedad 12Compromiso con el medio ambienteResponsabilidad social de la empresa (RSE)
Publicidad y medios de información 15Relaciones con los mediosPublicaciones
Comunicaciones 18IS-system Internet (redes sociales)
Confidencialidad 22Información confidencialInformación confidencial de tercerosInformación de los clientesVisitas a las instalaciones
Gestión de la disposición para el cliente (CRM) 26Salud y seguridad 28
Accidentes y situaciones de riesgoAcceso a las instalaciones de la empresaAlarma de incendiosEquipo de primeros auxiliosEquipamiento de protección personal (EPP)Sustancias peligrosasEquipamiento y maquinariaHigieneVestuarios
4
Información para los empleados 32Igualdad de oportunidades
Horas de trabajo
Impuntualidad y absentismo
Trabajo flexible
Control de rendimiento
Gastos de la empresa
Acoso y discriminación
Procedimiento disciplinario
Conducta personal 46Relaciones personales
Trabajo para un tercero (conflicto de intereses)
Tabaco
Alcohol y estupefacientes
Consultas médicas
Registro
Beneficios sociales 49Vehículo de empresa
Jubilación
Asociaciones profesionales
Asociaciones deportivas
Derecho a vacaciones
Permisos específicos
Qué dice nuestra gente 53
Apéndice 1 54Revisión de los contratos
Apéndice 2 57Patentes y descubrimientos
Apéndice 3 61Información confidencial
Apéndice 4 65Acuerdos de no revelación
5
Nuestro Código de Conducta establece las normas éticas por las que
nos regimos, que son la base para conseguir la confianza y el respeto
de todos los que (individual o colectivamente) entran en contacto con
nosotros y con nuestros productos. El Código está dirigido a todos
nosotros, sin excepción. También nos incumbe exigir responsabilidad a
nuestros compañeros y, por supuesto, hacer negocios solo con quienes
compartan nuestros valores y normas de conducta.
Nuestros principales valores son la honestidad, la integridad y el respeto
a todas las personas. El Código de Conducta no pretende describir
todas las situaciones posibles, y por eso tampoco se basa en normas y
procedimientos estrictos. Antes bien, establece ciertos principios
étnicos y conductas, pero confía en que cada uno de nosotros «haga lo
correcto». Pero, por importante que sea un Código de Conducta, su
simple cumplimiento no nos traerá el éxito. Son valores que debemos
compartir y vivir. Así que «¡hagamos lo correcto!»
Paul ComptonMensaje de
con la legalidadCumplimiento
6
Legislación de defensa de la competenciaTenemos un compromiso con las más altas exigencias éticas y las
mejores prácticas comerciales. Nuestra integridad, reputación y
rentabilidad dependen, en último término, de la conducta individual
de nuestro personal. Somos una empresa centrada en nuestros
clientes. Por eso, nuestra máxima es no implicarnos en prácticas
contrarias a la competencia.
La mayor parte de los países cuentan con legislaciones dirigidas a
proteger la libre y leal competencia, leyes que prohíben acuerdos con
competidores que restrinjan el comercio, como la fijación de precios,
la asignación de clientes y el abuso de posición dominante. Es
importante tener una idea precisa de qué se puede considerar
violación de la normativa de defensa de la competencia, a fin de
asegurar su cumplimiento. Estos son algunos ejemplos de conducta
anticompetitiva:
• compartir información sensible (precios, costes, volumen de
ventas) con los competidores
• celebrar acuerdos con competidores para fijar el precio
de productos o servicios
• celebrar acuerdos con competidores para no competir
por determinadas cuentas o regiones, o acordar un
«reparto del mercado»
Esta lista no es taxativa. En caso de duda
acerca de conductas o situaciones, póngase en
contacto con Paul Compton o Marie-Laure Bart
inmediatamente.
7
Legislación antisobornoLa ley prohíbe toda forma de soborno en cualquier contexto
comercial. Tenemos un compromiso con las más altas exigencias
éticas y las mejores prácticas comerciales. No podemos aceptar ni
ofrecer ninguna forma de soborno para influir en una decisión o
beneficio o para conceder una ventaja comercial.
Quien sea sorprendido aceptando u ofreciendo cualquier tipo de
soborno será objeto de sanción disciplinaria, que podría llevar al
despido.
Aceptación de regalos
Si se nos ofrece un regalo para influir en una decisión financiera o
comercial, debe ser amablemente rechazado. Se puede aceptar un
regalo siempre que cumpla los siguientes requisitos:
• No debe estar destinado a beneficiar a una persona concreta
para influir en una decisión
• No debe ser un regalo en metálico
• Su valor no debe superar los 100 euros
Todo regalo que cumpla dichos requisitos y que se reciba en el curso
normal del negocio diario, si es posible, se pondrá a disposición de
todos los empleados del centro de trabajo donde sea recibido. Una
forma de hacerlo es colocando una cesta de regalos en una zona
común, como la sala de café, etc.
8
Regalos a clientes
Nuestro objetivo es obtener el reconocimiento y la prominencia de
nuestro nombre con todo regalo que elijamos para los clientes.
Nunca se debe utilizar regalos a cambio de una decisión de compra
favorable, pues constituye soborno y no lo toleramos. Al igual que
los recibidos, los regalos ofrecidos deben cumplir los siguientes
requisitos:
• No deben estar destinados a beneficiar a una persona
concreta para influir en una decisión
• No deben ser regalos en metálico
• Su valor no debe superar los 100 euros
Se debe respetar escrupulosamente el procedimiento interno de
nuestros clientes respecto a la recepción de regalos. Es preciso
informarse sobre dichas directrices en el proceso de forjar unas
relaciones sólidas con los clientes. Asimismo, es importante conocer
las costumbres locales y la cultura de los clientes a fin de tomar
decisiones galantes con respecto a los regalos y no correr el riesgo de
ofender a una cultura diferente de la propia.
Para evitar sospechas de soborno:
Sí
• sea prudente al ofrecer o recibir regalos o al ser agasajado
• sea moderado en los gastos de representación
• asegúrese de que los regalos están permitidos por la
legislación local; en caso de duda, pida aprobación
• informe sobre sobornos, posibles sobornos o colusión a
Marie-Laure Bart o a Paul Compton en cuanto tenga ocasión
No
• mire a otro lado si tiene conocimiento de la conducta de un
compañero en este sentido
FinancieraIntegridad
9
Todos somos responsables de garantizar que los fondos de la
empresa se utilicen adecuadamente. Solo se puede gastar dinero de
la empresa si existe una necesidad comercial legítima, y se han de
velar por que el coste sea razonable y proporcionado al beneficio.
Disponemos de controles internos que se siguen de forma constante
y estricta, y se mantienen unos precisos registros contables. Es
responsabilidad de cada empleado conocer la política de gastos
(véase la sección Información para los empleados) y las demás
políticas financieras aplicables a su puesto.
Registros contables fieles y completosEn nuestra empresa se registran de forma fiel y honesta todas las
operaciones, y se conservan registros de forma segura durante
un período de tiempo adecuado.
Si un cargo implica registrar operaciones financieras, quien lo
desempeñe debe asegurarse de conocer perfectamente los
procedimientos aplicables y registrar todas las operaciones
honesta y correctamente. Nunca se debe falsificar ningún registro
o cuenta (incluidos los informes de gastos). Aunque se
admite la posibilidad de errores, si se producen se deben
comunicar al Departamento Financiero para que pueda
adoptar las medidas de rectificación necesarias.
Si se sospecha o se observa alguna mala conducta en
relación con el registro o el mantenimiento de los
registros contables, es obligatorio informar de ello a
Marie-Laure Bart.Marie -Laure Bart
Finance & Personnel Director
10
Poderes
Los poderes se otorgan en el plano ejecutivo y directivo y solo se
pueden delegar de forma ocasional a fin de cubrir ausencias por
vacaciones o enfermedad. Todo gasto de empresa debe ser aprobado
por la persona a quien esté asignada la responsabilidad. Para conocer
la persona asignada, consúltese la lista en intranet o pídase ayuda a
Marie-Laure Bart.
Revisión de los contratosRecibimos un gran número de contratos (contratos, instrumentos o
acuerdos por escrito que nos vinculan).
Si se recibe una propuesta de contrato, se debe dirigir a la autoridad
firmante en cuyas funciones recaiga el objeto del contrato; por
ejemplo, uno de los directores. Si no se conoce a la persona que ha
de firmar, consúltese a Marie-Laure Bart, quien informará de ello.
(Véase la página 54, apéndice 1: Revisión de los contratos, para
información detallada y formulario de revisión de contratos.)
Nunca firme un contrato en nombre de JSP si no está
autorizado para ello.
Activos de la empresa Es responsabilidad de cada empleado cuidar todos los bienes y
equipo que use o que le sean confiados. Toda propiedad confiada
debe conservarse de forma segura para evitar riesgos de pérdida o
daños, y no se puede utilizar para actividades distintas de aquellas a
las que fue destinada. Se debe informar inmediatamente de toda
pérdida o robo de bienes o equipo.
11
Derechos de propiedad intelectualNuestros derechos de propiedad intelectual (marcas, logotipos,
derechos de autor, secretos comerciales y patentes) figuran entre
nuestros activos más valiosos. Cualquier omisión de la protección de
nuestros derechos de propiedad intelectual puede tener
consecuencias de pérdida de valor para la empresa. (Véase la página
37, apéndice 2: Patentes y descubrimientos, para información
detallada y formulario de solicitud de patentes.)
Sí
• vele por que todo uso de nuestros logotipos sea acorde con
las directrices de marca
• asegúrese de que podamos proteger todas las invenciones e
ideas que se puedan patentar
• informe de todo mal uso de las marcas, logotipos u otra
información de la empresa
No
• permita a terceros el uso de nuestra marca o logotipo sin
autorización y sin los correspondientes acuerdos por escrito
• añada nuestros logotipos a ningún documento electrónico
y sociedadMedio ambiente
12
Compromiso con el medio ambienteJSP distribuye productos que proporcionan un valor medioambiental
y económico. Nuestro compromiso con el medio ambiente influye en
todos nuestros actos y define nuestra perspectiva y nuestras
operaciones. Nuestro decálogo medioambiental es el fundamento de
nuestra actuación, y es importante que todos los empleados
entiendan y apoyen nuestro compromiso medioambiental con
nuestros clientes, conforme a las normas siguientes:
Inversión: El impacto medioambiental es la base formal de todas las
decisiones estratégicas y relacionadas con las inversiones. Se
priorizan las inversiones que garantizan la mayor reducción del
impacto medioambiental.
Ciencia, no opinión: Todas las afirmaciones se basarán en datos
científicos o estadísticos y, siempre que sea posible o práctico, se
solicitarán a terceras partes.
Reciclado: Perseverar en la creación y posterior
mantenimiento de una red europea viable de recogida para
el reciclado, y seguir comercializando ARPRO® con
contenido reciclado.
Energía: Se procurará minimizar la energía empleada en
todos los procesos de fabricación y moldeado de los
productos, manteniendo el compromiso con la
investigación para reducir los requisitos energéticos
del proceso de moldeado.
13
Recursos: Someteremos el consumo de los recursos a un proceso
constante de supervisión y mejora, y emprenderemos las acciones
necesarias para minimizarlo procurando lograr la máxima eficiencia.
Transporte: Reduciremos constantemente los impactos del embalaje
y el transporte. Además, ofreceremos grados específicos que
aumenten la rentabilidad y la eficiencia energética del transporte.
Residuos: Todos los residuos producidos por la empresa, incluidos los
residuos de procesamiento, se clasificarán y reciclarán.
Proveedores: Optaremos preferentemente por aquellos proveedores
que se comprometan a minimizar el impacto medioambiental.
Verificación: Mantendremos la conformidad con la norma ISO
14000 y otros estándares de gestión medioambiental
internacionalmente reconocidos. Estas son, no obstante, normativas
de mínimos que trataremos de superar.
Usted: Trabajaremos con usted y apoyaremos sus esfuerzos por
minimizar el impacto medioambiental.
ARPRO®ha conseguido excelentes resultados medioambientales
en una evaluación independiente de su vida útil: véase
www.arpro.com/product/life-cycle.php para más información.
14
Responsabilidad social de la empresaJSP pone todo su empeño en operar en armonía con la sociedad,
tanto interna como externamente, y en servir como un reputado
miembro de la sociedad. Nuestros principios comerciales se
establecen en nuestras políticas y directrices.
Estamos comprometidos con la integridad. Nuestra reputación y, por
ende, nuestro futuro dependen de que asumamos nuestra
responsabilidad personal en nuestra conducta comercial. Nuestros
principios son trabajar con seguridad y reducir continuamente el
impacto medioambiental, siempre respetando los más estrictos
estándares éticos. Nuestro objetivo es conseguir y mantener la
confianza de la sociedad y de las comunidades locales:
• respetando toda la legislación local aplicable
• actuando con responsabilidad y seguridad y reduciendo el
impacto en el medio ambiente
• apoyando las actividades y acontecimientos de la comunidad
local
• respetando los derechos humanos de todo nuestro personal
ofreciéndole un entorno de trabajo seguro
Todos somos responsables de cumplir nuestro compromiso con la
sociedad.
15
de informaciónPublicidad y medios
Relaciones con los medios JSP tiene un concepto claro y compresible respecto a la forma de
relacionarse con los medios de información y de emitir sus
publicaciones. Nuestro objetivo es asegurarnos de que la información
facilitada a los medios o contenida en las publicaciones sobre JSP, sus
activos, actividades, operaciones, productos y empleados sea
debidamente comunicada y se dé cumplida cuenta de ello conforme
a lo exigido por la ley.
Respuestas a preguntas de los medios
Si se recibe una pregunta o petición de algún medio impreso o
audiovisual (mediante sus periodistas, editores, investigadores o
bibliotecarios) para ofrecer información relativa a JSP, se debe
recabar el nombre de la persona que lo solicita, su número de
teléfono, el objeto de la petición y el plazo. Se transmite
entonces la petición junto con los citados datos a Gary Carr,
quien se ocupará de dar la respuesta adecuada. En caso de
no estar disponible Gary Carr, se remitirá la petición a Paul
Compton.
Es del máximo interés de JSP que los medios la
consideren una fuente fiable de información, a fin de
que estos den una información correcta sobre la
empresa. Por eso se ha de atender siempre a los
medios.
Gary CarrMarketing and
Communications Manager
16
PublicaciónInformes de prensa
Gary Carr es el principal responsable de asegurar que los informes de
prensa, artículos, prospectos, panfletos, boletines y demás
publicaciones en los medios sean correctos y completos. En
consecuencia, ninguna nota de prensa puede ser enviada a los
medios sin haber sido previamente revisada y aprobada por
marketing.
Respuesta de emergencia
La respuesta de emergencia hace referencia a un acontecimiento
inesperado que afecte a la empresa o a sus instalaciones, productos,
empleados, clientes o proveedores. Entre esos acontecimientos
inesperados están:
• desastres naturales
• operaciones militares
• emergencia nacional
• huelga
• demandas de responsabilidad de fabricante
• procedimientos judiciales
• retiradas de productos
• vertidos al medio ambiente
• presuntos actos delictivos
• cierre de instalaciones de la empresa, de proveedores o
de clientes
En toda situación de emergencia debe atenderse al Plan de Crisis,
disponible en intranet. Bajo ningún concepto intente ponerse en
contacto con medios de información en relación con la
aparición o los efectos de una situación de emergencia.
17
Publicidad y promoción
Al equipo de marketing le corresponde la organización de anuncios,
emitir notas de prensa y responder a las preguntas de los medios en
relación con ofertas de productos existentes y nuevos en el curso
habitual de los negocios. Solo las personas designadas y autorizadas
por Gary Carr están facultadas para colocar anuncios, emitir notas de
prensa y responder a las preguntas de los medios.
Comunicaciones
18
IS-System e Internet (redes sociales)JSP facilita a sus empleados el acceso al sistema informático de la
empresa (IS-System), que se utiliza en beneficio de nuestra empresa y
de nuestros clientes. Es responsabilidad de cada uno preservar y
promover nuestra imagen pública y utilizar IS-System de manera
productiva y responsable.
Al identificarse en el sistema, el empleado acepta utilizarlo, así como
todos los servicios asociados, con fines de la actividad de la empresa
y de conformidad con esta política. Todas las comunicaciones
electrónicas, que incluyen la mensajería de voz y texto y el correo
electrónico, que hayan sido redactadas, enviadas o recibidas son
propiedad de JSP.
Las comunicaciones electrónicas no se controlan de forma ordinaria,
pero en todo momento es posible que se supervise el uso de la
comunicación electrónica, de Internet y de la web para comprobar
que se cumple esta política o por cualquier otra razón de empresa.
JSP se reserva también el derecho de restringir el acceso a sitios y de
detectar en las comunicaciones electrónicas cualquier contenido que
se considere inapropiado para un
entorno de trabajo.
No se permite observar, recuperar, leer o
acceder o intentar acceder por otro
medio a ninguna comunicación, salvo
que vaya dirigida a uno mismo.
19
Firma del correo electrónico
Al remitir comunicaciones de correo electrónico a terceros externos, es
esencial dar una impresión coherente, profesional y corporativa. Por lo
tanto, todas las firmas del correo electrónico deben escribirse en la
fuente Arial Black (10 puntos) y mostrar la siguiente información:
• nombre
• JSP (no es obligatorio, pero, si se indica, solo debe figurar «JSP»
y no hacer referencia a la razón social)
• cargo (no es obligatorio, pero, si se decide indicarlo,
inmediatamente debajo debe figurar «JSP»)
• número de teléfono
• número de teléfono móvil (si procede)
La firma no puede incluir logotipos de la empresa o de la marca,
referencias a la razón social, al domicilio social, al número de fax ni
representaciones verbales ni gráficas.
Internet (redes sociales)JSP ve una poderosa nueva forma de comunicación pública en las
redes sociales, las páginas para compartir fotos y vídeos, las páginas
de noticias y marcadores sociales, blogs, redes profesionales,
herramientas de blog en directo y otras páginas de debate o
conversación por la web.
De las personas autorizadas para comunicar o publicar información
relativa a JSP en redes sociales por Internet se espera que observen
las mismas normas que se aplican en el uso de IS-System.
A continuación se exponen algunas directrices que definen qué se
debe y qué no se debe hacer al utilizar IS-System y las redes sociales.
20
Sí• use Internet y las comunicaciones electrónicas para fines de
la empresa; reduzca al mínimo la navegación informal o el
uso personal, o resérvelos para su tiempo libre
• responsabilícese del acceso con su usuario
• asegúrese de que todas las comunicaciones electrónicas que
salgan de nuestro IS-System lleven indicación de su nombre
• asegúrese de que todas las comunicaciones en redes
sociales (si está autorizado) sean veraces, exactas y no
induzcan a error
• sea honesto en cuanto a su identidad en las
comunicaciones en redes sociales; si el asunto está
relacionado de alguna manera con JSP, haga saber su cargo
en la empresa y deje claro que está hablando en su propio
nombre y no en el de la empresa
No• utilice sus direcciones de correo electrónico de la empresa
para comunicaciones en redes sociales salvo que haya sido
autorizado para ello
• revele la información confidencial o interna de la empresa o
de sus clientes, proveedores u otras personas que nos la
hayan revelado, incluidos secretos comerciales, identidad de
clientes, información financiera, información técnica,
rendimiento comercial, adquisiciones previstas y futuros
lanzamientos de productos, en ninguna comunicación en
redes sociales
• use nuestras marcas, logotipos o información protegida por
derechos de autor en las comunicaciones en redes sociales
• transmita material protegido por derechos de autor, salvo el
perteneciente a JSP, sin la previa autorización del propietario
• haga comunicaciones irrespetuosas, exaltadas, ofensivas,
deshonestas, despectivas o perjudiciales para JSP o nuestras
actividades, productos, marcas, empleados, clientes,
proveedores o para nuestros competidores
21
Cuando use las redes sociales a título personal, sea sensato: lo que
no diría en el mundo «real», no lo diga en Internet. Sea usted
mismo, pero respete la legalidad y a sus compañeros.
Si cree que ha podido publicar una comunicación en redes sociales
que pueda contravenir estas directrices, ya sea intencionada o
inintencionadamente, deberá hablar con Marie-Laure Bart o con
Gary Carr inmediatamente, quienes adoptarán las medidas para
subsanarlo.
Internet y las comunicaciones electrónicas no deben utilizarse en
beneficio propio ni para dar a conocer puntos de vista personales.
Confidencialidad
22
Información confidencial de la empresaTodos tenemos el deber de proteger la información confidencial de
nuestra empresa. La información confidencial consiste en secretos
comerciales y demás datos internos que no estén a disposición del
público y que otorguen a su propietario una ventaja competitiva.
La revelación de información confidencial deriva en una pérdida de
dicha ventaja y perjudica a la competitividad de su propietario.
Toda información a que se tenga acceso con motivo del propio cargo
y que se identifique expresamente como confidencial o que
razonablemente se pueda considerar confidencial debe ser tratada
como tal. (Véase la página 39, apéndice 3: Información confidencial,
para más información.)
Acuerdos de confidencialidad con tercerosLa información confidencial de los clientes es cualquier información
relativa a un cliente, distribuidor, contratista o cualquier tercero con
quien realicemos actividades comerciales. La
revelación de información confidencial deriva en
una pérdida de dicha ventaja y perjudica a la
competitividad de su propietario.
Toda información a que se tenga acceso con
motivo del propio cargo y que se identifique
expresamente como confidencial o que
razonablemente se pueda considerar confidencial
debe ser tratada como tal.
23
Puede que se nos exija mantener dicha información en secreto en
virtud de un Acuerdo de No Revelación (ANR) escrito o por
obligación legal. (Véase la página 65, apéndice 4: Acuerdos de no
revelación, para más información.)
Información de los clientes Nuestros clientes nos confían su información confidencial y debemos
honrar esa confianza actuando con responsabilidad. Conservamos
numerosos datos personales y privados en nuestra base de datos
CRM (Departamento de Ventas) y en nuestros ordenadores y
teléfonos móviles (nombre, dirección, correo electrónico y teléfono).
Tenemos la responsabilidad de velar por que esos datos se manejen y
protejan adecuadamente, que se mantengan privadas las
comunicaciones y que no se importune con comunicaciones
indeseadas. Para garantizar la protección de los datos de los clientes,
se deben seguir las siguientes pautas:
• No permitir el acceso no autorizado al propio ordenador o
teléfono móvil; asegurarse de que estén protegidos por
contraseña y bloqueados cuando no se usen
• Si un cliente o contacto solicita no recibir actualizaciones de
noticias por correo electrónico, marcarlo como tal en el
Departamento de Ventas
• No compartir información de los clientes con terceros sin la
autorización de aquellos (por ejemplo, si nos piden que
transmitamos sus datos a otro cliente, proveedor, etc.);
hacerlo no solo vulneraría la confianza depositada, sino que
constituiría una violación de la ley de protección de datos
24
Visitas a las instalacionesJSP se enorgullece de sus productos, su personal, sus procesos y sus
instalaciones, por lo que permite a terceros externos visitar sus
plantas de producción. Es importante asegurarse de que todas esas
visitas se atiendan con profesionalidad para dar una impresión
positiva a la vez que se preserva la información confidencial. Para
proteger nuestra información confidencial debemos restringir el
acceso a ciertas áreas e información y permitirlo solo a ciertas
entidades o personas. A tal fin, todas las visitas de clientes deben ser
previamente autorizadas por Paul Compton.
No se requieren acuerdos de confidencialidad para la visita a una
planta, pero, si se estima conveniente, se pueden celebrar. Se
permite la visita de:
• funcionarios del Gobierno
• contratistas para construcción y mantenimiento
• empleados de entidades financieras y aseguradoras
• clientes importantes (moldeadores y usuarios finales)
Al concertar una visita para un cliente, el gerente de la cuenta del
cliente debe asegurarse de:
• obtener y documentar la autorización de Paul Compton
• informar al gerente de la planta
• informar a PS para que lo comunique a los empleados por
la intranet
• determinar si es preciso un acuerdo de confidencialidad
25
Se debe advertir a todos los visitantes de que está estrictamente
prohibido hacer fotografías durante la visita. Los visitantes podrán
tener acceso a nuestro proceso de fabricación, pero determinadas
áreas y ciertos aspectos no se mostrarán ni serán tratados.
A los fabricantes de resinas y los competidores actuales o potenciales
que tengan conocimientos sobre expansión en autoclave, expansión
extrudida y otros procesos de expansión no se les permite visitar
nuestras plantas.
Debemos velar por la seguridad de todos los visitantes, y por eso es
preciso seguir las siguientes precauciones:
• Todos los visitantes deben ir acompañados por un guía de JSP
• Los visitantes deben permanecer a una distancia de seguridad
de la maquinaria
• Se prohíben los materiales inflamables
• Se ha de facilitar cascos, zapatos de protección, orejeras y gafas
• El gerente de cada planta deberá mantener un registro de visitas
para el cliente (CRM)
Gestión de la disposición
26
Es importante que todos nos sintamos orgullosos de nuestro puestode trabajo y que tengamos un alto concepto y expectativas respectoa nosotros mismos y a nuestros compañeros. Debemos asegurarnosde estar siempre preparados para recibir a nuestros clientes y de daruna impresión profesional. Para conseguirlo, cada día se realiza unainspección del centro de trabajo en que se comprueba elcumplimiento de los siguientes criterios.
Las evaluaciones de la Gestión de la disposición para el cliente (CRM)se realizarán de forma rotatoria conforme a un programa semanalque designará a un responsable de la evaluación de cada día; dichoprograma lo establecerá PS. Los informes de la CRM se clasifican en:
1. Externos: ausencia de colillas y maleza; puertas, barreras einterfonos en orden
2. Pases de visitante y equipamiento de protección personal para visitantes, comprobados y disponibles
3. Área de recepción y oficinas, limpias, ordenadas y sinamontonamiento de papeles
4. Ausencia de basura a la vista, sin rebosar los cubos de basura5. Puestos de trabajo y equipos, limpios6. Aseos en buen funcionamiento, limpios y ordenados; papel
y toallas disponibles7. Ausencia de cables, agua, herramientas y equipo en las vías
de tránsito (peligro de resbalar, tropezar o caer)8. Ausencia de gránulos y pastillas en áreas de acceso o en
torno a equipo fuera de uso9. Correcta y segura colocación de las herramientas y del
equipo que no se estén utilizando10. Vestimenta de seguridad en todos los empleados dentro de
las áreas de producción
27
La evaluación debe estar realizada antes de las 10.00 horas, y sus
conclusiones, transmitidas a la recepción local para su inclusión en
intranet.
Todas las áreas que estén en condiciones aceptables y donde no sea
precisa medida alguna se destacarán en verde. Si en algún área es
necesario tomar medidas, esa sección se destacará en rojo en el
cuadro de CRM en intranet, hasta que se haya solventado la
deficiencia.
seguridadSalud y
28
JSP tiene un compromiso con ofrecer a todo su personal un entornode trabajo estimulante y seguro y fomentar la salud, el bienestar y elequilibrio entre la vida y el trabajo. A tal fin, todos los empleadosdeben formarse en salud y seguridad y seguir un curso de iniciación yun curso de actualización en primeros auxilios en el trabajo yprevención de incendios.
Accidentes y situaciones de riesgoSe debe informar de inmediato al departamento de SEQ de todoaccidente, práctica de riesgo y procedimiento inseguro, a fin depoder prevenir incidentes y accidentes en el futuro. Si se presencianprácticas de riesgo o se detectan condiciones inseguras, se debeactuar e informar con rapidez, antes de que alguien resulte herido.En caso de dudas, expréselas.
Acceso a las instalaciones de la empresaAl trabajar en cualquiera de nuestras instalaciones, pedimosabstenerse de las siguientes actividades:
• entrar o permanecer en el edificio con cualquier fin distintode cumplir con las propias obligaciones laborales, salvoautorización previa
• permitir el acceso (salvo en cumplimiento del trabajo) acualquier persona, objeto o servicio externo no autorizados
• causar cualquier tipo de alteración• dormir en las áreas de trabajo• permanecer en el edificio una vez transmitida una orden de
evacuación• si se permanece en una oficina de cualquiera de nuestros
centros de producción después de las 19.00 horas se debeinformar al jefe de turno y avisarle cuando se abandone el local
29
Alarma de incendiosEs preciso conocer el procedimiento de evacuación de incendios, la
situación de las alarmas de incendio y de los extintores, y saber
quiénes son las personas designadas como responsables de incendios
en el propio centro de trabajo. En caso de que suene la alarma de
incendios, se debe abandonar el área y acudir directamente al punto
de encuentro designado, sin correr y sin detenerse a recoger efectos
personales.
El equipo de extinción de incendios debe estar debidamente indicado
y accesible, y no se puede trasladar ni usar indebidamente. La
alteración del equipo de extinción de incendios es una grave
infracción de esta política y acarrea una sanción disciplinaria.
Equipo de primeros auxiliosCada instalación dispone de equipos de primeros auxilios y de un
desfibrilador. Asegúrese de conocer la ubicación de dichos equipos.
Equipamiento de protección personalLa empresa facilita un equipamiento de protección personal (EPP),
que se debe llevar al trabajar o al pasar por las áreas de producción o
los laboratorios. Los visitantes que entren en las áreas de producción
o laboratorios también deberán recibir un EPP. La seguridad es lo
primero; allí donde se facilite equipamiento de protección personal,
se debe usar.
Sustancias peligrosasCuando el puesto de trabajo implique el uso o la exposición a
sustancias o preparados peligrosos, se deben seguir las instrucciones
indicadas por el supervisor.
30
Equipo y maquinaria La prevención de accidentes y daños personales exige mantener en
buen funcionamiento máquinas, herramientas y todo el equipo.
Si se tiene acceso y se usa equipo o maquinaria, se debe utilizar
únicamente para los fines previstos. Todo operador de maquinaria
debe atender a lo siguiente:
• La intervención en las máquinas, ya sea por un empleado o
por un especialista, está limitada a las instrucciones
específicas dadas al efecto: se deben seguir las instrucciones
sobre medidas y precauciones de mantenimiento y limpieza
• Toda avería o incidente debe ser comunicado
inmediatamente al jefe de turno a un miembro del SEQ
• La intervención en instalaciones eléctricas está limitada a los
empleados autorizados
• El uso de cualquier dispositivo de control está limitado a los
empleados designados
• La conducción de carretillas elevadoras se reserva a los
empleados con la autorización nominal por escrito expedida
por el gerente de SEQ o por el coordinador local de PS
• Todo empleado autorizado debe seguir las normas de
conducción y circulación para carretillas
• Toda infracción o conducta irresponsable dará lugar a la
inmediata retirada de la autorización y puede acarrear
medidas disciplinarias
• La retirada o desconexión de cualquier dispositivo de
seguridad en el equipo constituye una grave infracción y da
lugar a responsabilidades; toda conducta irresponsable que
ponga en peligro a empleados o visitantes será estrictamente
sancionada
Está estrictamente prohibido intervenir en máquinas o dispositivos
que requieran mantenimiento especializado. Quien no disponga de
la formación necesaria debe abstenerse.
31
HigieneEstá prohibido comer en las áreas de producción, de recepción y en
los laboratorios. En todas las plantas se dispone de cantinas para
comer y de cocinas para uso y disfrute del personal.
VestuariosLa empresa dispone vestuarios y taquillas individuales que deben
mantenerse siempre limpios.
La empresa se reserva el derecho a abrir las taquillas y acceder a
los vestuarios para comprobar su buen estado y su contenido.
Se notificará con antelación la intención de realizar toda inspección.
En caso de que un empleado no consienta en el registro de su
taquilla o de que esté ausente, se realizará la inspección en presencia
de dos testigos, si lo exigen razones de emergencia o seguridad.
los empleadosInformación para
32
Igualdad de oportunidadesJSP tiene un compromiso con crear un entorno de trabajo integrador
en que todo el personal disponga de las mismas oportunidades en
cuanto a contratación, selección, promoción, sanciones, desarrollo,
remuneración y despido.
Sí• demuestre respeto y justicia en todas sus interacciones con
compañeros y personas externas
• entienda la legislación aplicable y la cultura local que puedan
afectar a las decisiones de la empresa
• comunique todo problema que detecte en cuanto a igualdad
de oportunidades
• vele por que todas las decisiones en materia de empleo estén
exentas de discriminación y se realicen atendiendo al mérito y
a consideraciones de trabajo
• en caso de malestar con la conducta de algún compañero,
expréselo y pídale que desista, o hable con su coordinador
local de PS
No• tolere discriminación de ningún tipo
Horas de trabajo Todo empleado debe estar puntualmente en su puesto de trabajo,
con la vestimenta adecuada y preparado para comenzar con sus
tareas. Aunque nuestros centros de producción están
permanentemente operativos, cada empleado debe cumplir con su
horario de trabajo específico. Las horas de trabajo no incluyen el
tiempo dedicado a otras actividades (aunque sea remunerado), como
el tiempo para cambiarse y los descansos.
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Las pausas para el almuerzo deben realizarse en las horas convenidas
y sin exceder la duración fijada. No se han de excusar las pausas para
el almuerzo: JSP quiere que sus empleados estén sanos y con energía.
En caso de que el puesto de trabajo esté organizado por turnos, el
empleado debe respetar el calendario establecido, que se expondrá
en todo momento. Para los puestos de trabajo que requieran
presencia permanente, es importante continuar hasta que llegue el
relevo, aunque este llegue tarde. En tal caso, se debe informar al
respecto.
Impuntualidad y absentismoEl empleado que sepa que va a llegar tarde, debe hacer lo posible
por comunicarse con el responsable de su línea cuanto antes,
explicarle las circunstancias e informarle de la hora prevista de
llegada. En caso de no poder acudir al trabajo, debe comunicarse lo
antes posible. La ausencia o impuntualidad injustificadas pueden dar
lugar a medidas disciplinarias.
Tras las vacaciones, el empleado debe reincorporarse en la fecha
acordada. En caso de que no sea posible la reincorporación por
circunstancias imprevistas, debe notificarse al responsable de la línea
lo antes posible.
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Trabajo flexibleNuestro deseo es ayudar a todos los empleados a disfrutar de unavida laboral agradable y satisfactoria, respetando su dignidad y susderechos y proporcionándole un entorno de trabajo seguro yatractivo. Asimismo, procuramos llevar nuestra actividad comercialde manera justa, transparente y abierta.
Si se desea trabajar a tiempo parcial o con horario flexible, al margende las disposiciones legales imperativas para maternidad opaternidad, consideraremos todas las solicitudes atendiendo a lossiguientes criterios:
• que no represente un coste adicional para la empresa• que no afecte negativamente a la posibilidad de cumplir con
las demandas de los clientes• que podamos reorganizar el trabajo con el personal disponible• que sea posible contratar personal nuevo o adicional, si
es preciso• que no afecte negativamente a la calidad• que no afecte negativamente al rendimiento• que el horario en que el empleado desee trabajar no sean
períodos en que haya o pueda haber escasez de trabajo• que no haya previstos (incluso no anunciados) cambios
estructurales que lo hagan imposible
Toda solicitud de trabajo a tiempo parcial o flexible debe hacerse porescrito dirigido al jefe de la respectiva área de funciones. La solicitudserá evaluada por el responsable de la línea, el directorcorrespondiente y el coordinador local de PS.
En caso de aceptarse la solicitud de trabajo a tiempo parcial oflexible, se adaptarán proporcionalmente todos los elementos de laremuneración y de los complementos (incluidos, en su caso, cochesde empresa, etc.), ajustándose al nuevo horario. El horario a tiempoparcial o de trabajo flexible quedará entonces fijado y solo se podrámodificar o restituir al tiempo completo con el acuerdo delempleado, su responsable de línea y PS.
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Control de rendimientoJSP desea que sus empelados disfruten de su trabajo, y tiene
intención de ofrecer a todos la oportunidad de desarrollarse y
destacar. El control de rendimiento representa una ocasión para
debatir el rendimiento, el desarrollo y los objetivos de cada empleado
mediante una entrevista con el responsable de su línea, con vistas a
trazar una clara estrategia para su futuro. El control de rendimiento
se realiza en tres fases:
1. Autoevaluación: una semana antes de la entrevista, se pide al
empelado que reflexione sobre su rendimiento y rellene el
formulario de Control de Rendimiento 12S, que le será
facilitado por el responsable de su línea con antelación.
2. Entrevista: el empleado explica su autoevaluación y el
formulario, y su responsable le expone su evaluación y su
rendimiento. Esta entrevista es un intercambio de pareceres
en que el empleado tiene ocasión de discutir su carga de
trabajo, sus expectativas, condiciones de trabajo, formación y
desarrollo y sus oportunidades para el futuro. Es importante
que entienda lo que se requiere para el futuro y en qué
puede mejorar.
3. Plazo para pensar: al menos, una semana. Tras el control de
rendimiento, se da al empleado una semana para revisar la
evaluación y añadir sus comentarios y su firma antes de
devolverla a su responsable de línea.
Hay cinco niveles de evaluación posibles:
• excepcional
• avanzado
• competente
• mejorable
• muy mejorable
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El empleado que haya sido calificado como «muy mejorable» o
«mejorable» deberá asistir a una segunda entrevista con su
responsable de línea y su coordinador local de PS (conforme a la
evaluación trimestral). El fin de esta segunda entrevista es garantizar
que se establezcan unos objetivos claros para favorecer el desarrollo
del empleado y que este entienda perfectamente lo que debe hacer
para mejorar su rendimiento. La entrevista debe celebrarse una
semana después del proceso inicial.
El empleado que haya sido calificado como «competente»,
«avanzado» o «excepcional» puede recibir consejos sobre aspectos
en que puede mejorar, pero normalmente no será precisa una
segunda entrevista.
Una vez realizado el control de rendimiento, se remitirá firmado al
coordinador local de PS para su archivo
Formación
Su gerente de línea y su coordinador de servicios personales local
llevará a cabo una evaluación de toda formación que se solicite o
precise. Toda formación impartida deberá encajar en la orientación
estratégica y contar con la aprobación de Marie-Laure Bart.
Gastos de la empresaJSP espera de sus empleados integridad financiera y que se esfuercen
siempre por negociar las mejores condiciones posibles al organizar
viajes de trabajo u otras actividades que den lugar a gastos para la
empresa. El precio es importante, pero también se deben considerar
aspectos como la calidad, el servicio, la fiabilidad y las condiciones
generales.
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Reclamación de gastos
El empleado que haya incurrido en gastos de la empresa debe
rellenar un formulario de informe de gastos. Es importante
especificar claramente el «fin comercial» al que se refieren los gastos
y asegurarse de adjuntar al informe los recibos de cada concepto de
gastos. En caso de pérdida o inexistencia de un recibo, el empleado
debe aportar datos precisos del gasto y explicar el motivo de no
presentar el recibo.
Los informes de gastos deben presentarse al departamento
financiero en el plazo de un mes desde la generación del gasto.
El reembolso se hará en el plazo de dos semanas desde la recepción
del informe aprobado.
Todo informe rellenado incorrectamente o sin la firma de la
persona responsable será devuelto.
Requisitos de aprobación
Todo informe de gastos debe ser aprobado por la persona o personas
responsables antes de su presentación. Quien apruebe el informe
deberá comprobar su veracidad y firmarlo debidamente para evitar
retrasos en el reembolso. La facultad de aprobación no se podrá
delegar por sistema, sino solo en caso de ausencia (vacaciones,
enfermedad, etc.) o de manera ocasional.
Los informes de gastos que no hayan sido aprobados y firmados por
la persona correspondiente serán devueltos. Nadie puede aprobar su
propio informe de gastos.
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AnticiposComo norma general, no se conceden anticipos; sin embargo, laempresa es consciente de que en algunas ocasiones es inevitable: porejemplo, para evitar que los empleados tengan que «financiar»billetes de avión cuando los vuelos se reservan con más de tressemanas de antelación, se puede obtener un anticipo. Se debepresentar un informe de gastos con el recibo adjunto antes de lasalida. Una vez realizado el viaje, el empleado debe presentar uninforme de gastos por el viaje y anotar el importe ya recibido como«anticipado» en la línea correspondiente. Todo gasto adicional sereembolsará por el procedimiento habitual.
Alojamiento Cuando un viaje de trabajo requiera pernoctar, la empresa desea queel empleado esté seguro y confortable. Por eso se le proporciona unahabitación individual y no se le pedirá que la comparta con ningúncompañero. Al procurar el alojamiento, el empleado debe elegir unhotel de precio razonable situado a una distancia prudente de sulugar de reunión. Se considera un coste de alojamiento mediorazonable el siguiente:
• Emplazamiento urbano o metropolitano en Europa: 180 euros• Emplazamiento rural en Europa: 100 euros
Se investigará todo exceso en los gastos de alojamiento.
En caso de que el viaje de trabajo tenga como destino uno de nuestrosemplazamientos, el empleado debe contactar con la recepción localpara informarse de los hoteles y para asistencia en las reservas.
El empleado que opte por alojarse con amigos o familiares en lugardel hotel con motivo de un viaje de trabajo, podrá reclamar elreembolso de los regalos para su anfitrión. El valor de los regalosdeberá ser aprobado por la persona correspondiente. El empleadodeberá rellenar el informe completo, de la forma habitual,adjuntando los recibos.
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Comidas
La empresa reembolsará el importe de hasta tres comidas al día, incluidas
propinas e impuestos, en los viajes de trabajo.
El importe máximo reembolsable por un almuerzo o cena de una persona
(incluidos gastos accesorios, pero excluidos hotel, alquiler de vehículo y billete
de avión) en los viajes de trabajo es de 100 euros o el equivalente al cambio.
La empresa también reembolsa todas las propinas de costumbre y de importa
razonable (hasta el 15 %) por servicios prestado por camareros, botones,
porteros, limpiadores, conserjes, etc.
Lavandería
Cuando se rebasen los tres días de viaje ininterrumpido, se podrán contabilizar
como gasto la lavandería, el planchado y el secado.
Entretenimiento
Los gastos de empresa razonables incurridos al entretener a clientes y socios
comerciales serán del menor importe posible y solo se aplicarán cuando sirvan
para cimentar o asentar buenas relaciones y mejorar la imagen de la empresa.
Actividades de entretenimiento distintas de comidas de negocios pueden
representar una buena ocasión para interactuar con los representantes del cliente.
Para su reembolso, toda reclamación de gastos de entretenimiento debe
incluir los nombres de las personas agasajadas, su cargo y procedencia
o el fin comercial del gasto.
Los abonos de temporada (serie de actos similares a precio único) para
acontecimientos artísticos, musicales o deportivos no pueden ser adquiridos
en nombre de JSP para agasajar a clientes y no son gastos de empresa
reembolsables con arreglo a esta política, ya se presenten como abono
completo de temporada o como ocasión individual para su reembolso.
No se admite el entretenimiento de proveedores a cuenta de la empresa.
40
Regalos a clientes
El importe máximo que se puede gastar por un regalo para cualquier
persona de una empresa cliente es de 100 euros. Se prohíben los
regalos en metálico (véase la sección Antisoborno).
Viajes de trabajo
Vuelos comerciales
Los billetes de avión deben reservarse con la mayor antelación posible,
a fin de obtener los mejores precios. Este fin se debe ponderar con la
necesidad de flexibilidad en las fechas y horas de vuelo. Por eso, si es
preciso, se pueden adquirir billetes flexibles para evitar gastos de
cancelación y recargos por reserva de última hora. Todo viaje para
personas ajenas a la empresa (aspirantes a empleo, traslado de
cónyuges) será en clase turista y se sujeta a la previa aprobación de
Marie-Laure Bart.
Los vuelos intercontinentales exigen autorización previa de un
director, tanto en relación con el vuelo mismo como con la tarifa. En
función de la duración del vuelo, se puede tener derecho a viajar en
clase business. Las tarifas correspondientes deben ser aprobadas por
Paul Compton antes de la reserva.
Programas de viajes frecuentes
El empleado que participe en programas de incentivos personales de
viajes que den derecho a millas, puntos o condiciones especiales
puede hacer uso de ellos. Sin embargo, se espera del empleado que
elija las mejores ofertas, por lo que no se admitirá la elección de un
billete más caro con el único fin de obtener más millas o puntos.
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Gastos de taxi y limusinaSe reembolsarán los gastos derivados del uso razonable de taxis o,
cuando lo requiera la atención al cliente, de limusinas.
Alquiler de vehículosCuando sea preciso alquilar un vehículo para un viaje de trabajo, el
empleado debe acudir a una empresa de prestigio y procurar el
precio más bajo posible. A tal fin, los vehículos alquilados deberán
ser equivalentes, en tamaño y coste, a un Audi A4 o un Ford Focus,
por ejemplo. Cuando dos o más empleados viajen al mismo destino,
se intentará que viajen juntos.
Al organizar la recogida y devolución de vehículos, el empleado debe
hacer lo posible por cumplir el horario previsto a fin de evitar gastos
innecesarios, ya que las empresas normalmente cobran una tarifa
diaria. Al recoger un vehículo alquilado, el empleado debe efectuar
una inspección superficial del vehículo y notificar a la empresa de
alquiler cualquier daño antes de retirarlo, a fin de que no se le haga
responder de gastos adicionales. El empleado también debe llenar el
depósito de combustible antes de devolver el vehículo, para evitar el
recargo que se cobra por el repostaje.
JSP tiene un compromiso con la seguridad de sus empleados y
cuenta con seguros de responsabilidad adecuados para proteger a
sus empleados durante sus viajes de trabajo. Por eso, deben rechazar
los seguros de responsabilidad y daños personales y cualquier seguro
de daños materiales que se le ofrezcan en la empresa de alquiler, ya
que la empresa les proporciona plena cobertura para todas esas
contingencias.
Se reembolsarán los gastos de carburante y aceite incurridos durante
los viajes de trabajo. El empleado deberá conservar todos los recibos.
No se reembolsarán las multas por infracciones de tráfico, auncometidas en viajes de trabajo.
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Vehículos personales
Cuando sea posible, se preferirá que no se usen los vehículos
personales para viajes de trabajo. Sin embargo, la empresa asume
que a veces es inevitable. Por lo tanto, se permite el uso del vehículo
privado en horas de trabajo, que se compensará mediante la dieta
aprobada por milla/kilómetro. Asimismo, el uso del vehículo privado
para fines de la empresa está cubierto con un seguro específico
suscrito por JSP.
Asociaciones
La empresa contribuye a asociaciones seleccionadas y aprobadas
(véase la sección Beneficios sociales).
Acoso y discriminaciónTodos los empleados tienen derecho a trabajar en un entorno
libre de acoso. JSP se compromete a ofrecer un entorno seguro en
que todos puedan trabajar y desarrollarse pacíficamente.
Nuestra definición de acoso y discriminación es el comportamiento
indeseado de otra persona que interfiere en el trabajo del individuo o
que genera un entorno de trabajo intimidatorio u hostil y que resulta
ofensivo, humillante, degradante o malicioso para el que lo recibe.
Puede asociarse a diversas circunstancias, como la edad, el sexo, la
orientación sexual, la raza, la discapacidad o la religión.
El acoso y la discriminación se pueden dar en el lugar de trabajo
habitual, en viajes de trabajo o en acontecimientos relacionados con
el trabajo. Dichos actos pueden proceder de una persona externa
(proveedores, clientes) o de compañeros. No siempre tienen como
destinatario una persona concreta, sino que se pueden sufrir como
resultado de un entorno desagradable u hostil.
43
Los casos de acoso pueden ser aislados o consistir en una serie de
actos repetidos, y pueden ser verbales, no verbales o físicos, pero no
siempre en el contacto directo (por ejemplo, por correo electrónico o
por teléfono). Son ejemplos de acoso:
• observaciones peyorativas basadas en la edad, el sexo, la
orientación sexual, la raza, la discapacidad o la religión
• hacer burla o humillar públicamente a alguien
• atenciones indeseadas, flirteos, comentarios inadecuados,
acercamientos sexuales o agresiones sexuales
• difusión de material ofensivo
• abuso de poder para degradar o humillar a alguien
Esta lista no es taxativa: el acoso no se limita a los citados ejemplos.
¿Qué se debe hacer?
El empleado que se sienta víctima de acoso o discriminación debe
informar inmediatamente bien a su coordinador local de PS,
bien al responsable de su línea, bien a Paul Compton.
No sufra en silencio.
Si cree que un compañero puede estar siendo víctima de
acoso o discriminación, debe expresar su preocupación a
algún miembro de PS.
Paul ComptonChief Executive
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¿Qué hará la empresa?
Siempre que se reciba una denuncia de acoso o discriminación, la
empresa se compromete a efectuar una minuciosa y discreta
investigación y a resolver el problema lo antes posible. La
investigación se realizará de la siguiente manera:
• Se pedirá al empleado que presente una declaración detallada
de su queja o preocupación.
• Una persona de su elección (responsable de línea, miembro de
PS, director) se entrevistará con la persona o personas a quienes
se dirija la acusación, junto con los testigos que sean precisos
para obtener una plena comprensión de los hechos.
• Una vez reunidos, todos los elementos fácticos se presentarán a
Paul Compton, quien decidirá acerca de las posibles medidas.
En JSP no hay cabida para el acoso y la discriminación, por lo que
todo incidente y toda queja se tomarán en serio, se investigarán y
pueden dar lugar a medidas disciplinarias. Se hará todo lo posible
por proteger la confidencialidad de la víctima, del autor y de los
testigos implicados en la investigación.
Procedimiento disciplinarioAunque JSP pretende resolver los problemas y las quejas rápidamente
ofreciendo apoyo adicional, hay casos en que es necesario adoptar
medidas disciplinarias, debido a graves comportamientos ilegítimos o
a reiteradas faltas de rendimiento.
Cuando la decisión se deba tomar en una reunión disciplinaria, el
empleado recibirá cumplida información sobre la reunión, las razones
que llevan a celebrarla y la posibilidad de que asista un testigo.
45
Durante la reunión
Durante la reunión, el entrevistador explicará la queja y presentará las
pruebas que haya recopilado. El empleado tendrá ocasión de
exponer sus argumentos y responder a todas las alegaciones. Tanto
el empleado como el entrevistador tendrán oportunidad de formular
preguntas, presentar pruebas e invitar a testigos (cuando sea
posible). Puede ser necesario suspender la reunión y reanudarla en
una fecha posterior si salen a la luz nuevas pruebas o testigos que
puedan afectar al resultado de la reunión disciplinaria.
Posibles resultados
Una vez celebrada la reunión, se revisan todas las pruebas y el
entrevistador, Marie-Laure Bart y Paul Compton deciden acerca de las
medidas pertinentes. Las posibles decisiones son:
• no tomar medidas
• amonestación verbal
• amonestación escrita
• despido
Tan pronto como se haya tomado una decisión y se haya alcanzado
una conclusión, se notificará al empleado y se el advertirá de
cualquier medida adicional.
Recurso
El empleado que haya sido objeto de una medida disciplinaria y la
considere injusta puede recurrir la decisión. Todo recurso se
presentará a Marie-Laure Bart, quien se asegurará de que lo resuelva
una persona imparcial que no haya intervenido antes en el caso.
personalConducta
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Relaciones personalesEn el trabajo se pueden forjar estrechas relaciones personales, y es
importante tener en cuenta su impacto en los equipos. El empleado
que desarrolle una estrecha vinculación o una nueva relación con un
compañero, debe ser franco y honesto con el responsable de su línea
al respecto. Ningún gerente contratará, aceptará a su cargo ni
promoverá a ninguna persona con la que tenga vínculos personales o
una relación personal estrecha sin la aprobación de la alta dirección.
Trabajo para un tercero (posible conflicto deintereses)El empleado que tenga, además, un empleo en otra empresa debe
informar de ello a su coordinador local de PS. Se debe asegurar la
ausencia de posibles conflictos de intereses entre las dos empresas,
así como el riesgo de que se incite o se espere del empleado que
transmita información comercial sensible. De igual manera, si un
familiar o una persona estrechamente vinculada con el empleado
trabaja para un competidor o un proveedor, el empleado debe
informar a su coordinador local de PS para que pueda evitar una
situación en que se aleguen contra él conflictos de intereses (ya sean
reales o no).
TabacoEstá prohibido fumar en todas las áreas cerradas y cubiertas que
constituyan un lugar de trabajo, incluidas las salas de reunión, la
cantina, los aseos, la entrada y la recepción. Solo se podrá fumar en
las áreas externas designadas.
47
Alcohol y drogasJSP se compromete a ofrecer un entorno positivo y seguro para todo
su personal. Por lo tanto, no tolera el alcohol ni sustancias ilegales en
el puesto de trabajo.
Se actuará con extrema seriedad ante el uso, venta o distribución de
sustancias ilegales, que pueden llevar al despido y a la adopción de
medidas legales.
No se permite el consumo de alcohol en el puesto de trabajo. Al
asistir a un acto social de la empresa (que normalmente son fuera del
horario normal de trabajo), se puede consumir alcohol con
moderación, pero es importante recordar que se está representando
a la empresa y se ha de mantener una actitud profesional en todo
momento.
El empleado que advierta o tenga motivos para creer que un
compañero puede estar consumiendo sustancias ilegales o alcohol en
el puesto de trabajo, debe ayudarle a él y a los demás compañeros
informando de ello a su coordinador local de PS.
Debido a nuestra obligación de procurar un entorno seguro,
podemos someter al empleado a una prueba de alcoholemia si se
sospecha que ha consumido alcohol, pues puede representar un
peligro para sus compañeros o para el entorno. El empleado puede
rehusar someterse a la prueba, pero en ese caso se le puede exigir
que abandone las instalaciones inmediatamente y se adoptarán
medidas disciplinarias. Si un empleado acepta someterse a la prueba
de alcoholemia, se le informará de su derecho a que un tercero esté
presente y de la posibilidad de que se requiera un contraanálisis. La
prueba la realizará bien el responsable de línea, bien otra persona
adecuada, según se acuerde con el coordinador local de PS.
48
Consultas médicasEn algunos países es obligatorio que los empleados se sometan a un
examen médico reglamentario, cuya frecuencia se establece en la
normativa local. El empleado debe observar dicha obligación y asistir
a toda citación que se le haga.
RegistroLa empresa se reserva el derecho a realizar registros personales si
sospecha de robo o hurto. Los registros los realizará un coordinador
de PS designado o el gerente de la planta. Si se requiere un registro,
se notificará previamente al empleado y se le hará saber su derecho a
rehusar el registro. Cuando un empleado rehúse el registro, la
empresa se reserva el derecho de recurrir a la policía. Todo registro
personal lo realizará un compañero del mismo sexo.
socialesBeneficios
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Vehículo de empresaLa concesión de un vehículo de empresa es un beneficio discrecional
y depende del cargo y de los desplazamientos necesarios para
desempeñar el trabajo con eficacia. Cuando un empleado tenga
derecho a vehículo de empresa, la empresa decidirá, a su criterio, el
método (compra, leasing, etc.) y el nivel de financiación dispuesto
para el vehículo. Todas las condiciones y requisitos son aplicables
tanto a los vehículos adquiridos como a los arrendados.
• especificación del vehículo (que incluirá el equipamiento
detallado más adelante, junto con posibles adiciones, como la
navegación por satélite)
• todo el mantenimiento y servicio técnico (incluidos neumáticos)
• el seguro a todo riesgo, para cualquier tipo de conductor, en
toda Europa
• el IVA
• impuesto por emisiones de CO2
• cualquier otro coste de establecimiento relacionado
En caso de optarse por el leasing (o similar), se fijará un importe
mensual concreto de financiación.
50
El empleado con derecho a conducir un vehículo de empresa deberá
atender a lo siguiente:
• Es obligatorio poseer un permiso de conducción vigente.
• Solo pueden conducir el vehículo las personas cubiertas por el
seguro suscrito por la empresa (o por el arrendador).
• Se debe obedecer las normas de circulación, preservar la
seguridad del tráfico y respetar a los demás usuarios de la vía.
• Se han de llevar siempre abrochados los cinturones de
seguridad, aun cuando no lo exija la normativa aplicable.
• Con el vehículo en marcha no se deben utilizar dispositivos
manuales.
• El conductor responde de la seguridad de los pasajeros y debe
velar por que todos lleven abrochado el cinturón de seguridad.
• El conductor es responsable de que el vehículo de empresa no
se exponga innecesariamente al riesgo de daños o robo.
• No se reembolsarán las multas por infracciones de tráfico,
aun cometidas en viajes de trabajo.
Requisitos del vehículo
Todos los vehículos de empresa deben cumplir la legislación local y
nacional y deben ser objeto del servicio técnico y mantenimiento
recomendados por el fabricante. Los vehículos de empresa deben
disponer del siguiente equipamiento:
• airbag de conductor y de pasajeros
• ABS
• luces antiniebla
• reposacabezas delanteros y traseros
• alarma y/o inmobilizador
• botiquín
• plazas para cuatro adultos
• martillo de seguridad y cuchilla para los cinturones de
seguridad
51
Por la seguridad del empleado, solo se admiten los vehículos, y sus
modificaciones, montados en fábrica o en el concesionario o
aprobados por el fabricante.
La empresa no impone ninguna marca, pero se reserva el derecho a
rechazar los vehículos que afecten negativamente al valor de reventa
o a nuestra imagen pública.
Todo empleado que disfrute de vehículo de empresa debe
mantenerlo limpio y ordenado, y preparado para su uso durante el
horario de trabajo.
En cuanto a carburante, aceite y mantenimiento, nos remitimos a la
política de gastos.
Jubilación La empresa subvencionará una fiesta de despedida en caso de
jubilación hasta un máximo de 150 euros. El jubilado deberá
organizar su propio acto de despedida, que será una actividad de
equipo, una cena con compañeros o una fiesta en el centro de
trabajo (previa autorización).
Asociaciones profesionalesA los empleados que pertenezcan a una asociación profesional,
como los colegios de ingenieros químicos o las asociaciones de
contables, se les podrá reembolsar el importe de la cuota anual para
un miembro. El coordinador local de PS facilitará información
detallada al respecto.
Asociaciones deportivasLa empresa desea que su personal se mantenga en buen estado de
salud, por lo que contribuirá al coste de una asociación deportiva.
Esta subvención se dirigirá únicamente a la realización de ejercicio
aeróbico.
52
Derecho a vacacionesEl derecho a las vacaciones anuales se acordará con el coordinador
local de PS. La solicitud de vacaciones se realizará mediante el
formulario correspondiente, que será aprobada por el responsable de
línea. Las vacaciones se deben disfrutar entre enero y diciembre.
Hasta un máximo de cinco días podrían trasladarse al año siguiente si
no se han disfrutado.
Permisos específicosEn cumplimiento de nuestro compromiso con la igualdad y la justicia,
la empresa concede días de permiso para los siguientes
acontecimientos especiales:
• Boda del empleado: 5 días
• Boda de un hijo: 1 día
• Nacimiento de hijo (permiso de paternidad o maternidad):
3 días
• Defunción de cónyuge, hijo, padre o madre: 5 días
• Defunción de otro familiar: 1 día
nuestra gente Qué dice
53
«Siempre me ha gustado trabajar en JSP…»
«Creo que JSP trata a sus empleados con mucha justicia y
le preocupa el bienestar de sus empleados.»
«En el trato con los clientes, hay que sonreír y expresar la
satisfacción que se siente por trabajar en JSP.»
«Estoy orgulloso de trabajar en JSP: me gustan su filosofía y su cultura.»
«Quisiera decir lo orgullosa que estoy de trabajar en nuestra
compañía… Es una empresa excepcional.»
«No es magia, es JSP.»
Revisión de loscontratos
Apéndice 1
54
Muchos de los contratos que recibimos no están en inglés, y quienlos remite no los traduce al inglés para que puedan ser supervisadospor nuestros asesores jurídicos. La alternativa evidente es contratarasesores externos, pero el coste de contratar asesores externos enotros países es alto, y en muchos casos no se puede justificar por elposible beneficio obtenido con el servicio.
Por ese motivo, hemos adoptado el siguiente procedimiento para loscontratos que se nos remitan, a fin de facilitar los servicios jurídicosnecesarios para proteger nuestros intereses con el menor coste.
Existen tres categorías principales de contratos que podemos recibir:
• Contratos de clientes: cualquier contrato normal con uncliente relacionado con la venta de partes de la producción ode productos por parte de JSP.
• Contratos menores: cualquier contrato de compra o ventade productos y/o servicios en el curso normal de los negocios,con una duración de hasta un año y que no comprometa aJSP a pagar o a prestar bienes y/o servicios por importeacumulado superior a 10.000 euros.
• Otros contratos: cualquier contrato distinto de los dosanteriores. (Nota: un contrato que no implique la compra oventa de productos y/o servicios en el curso normal de losnegocios, tales como acuerdos de confidencialidad, dedesarrollo de productos, joint venture, licencia,arrendamiento, compromiso de pago, fianza o garantía, noconstituye un contrato menor, sino que pertenece a lacategoría de otros contratos.)
55
Si se recibe un contrato, se debe dirigir a la autoridad firmante en
cuyas funciones recaiga el objeto del contrato.
La persona autorizada para firmar el contrato debe seguir las
siguientes instrucciones:
Para contratos de clientes y contratos menores:
• revisar minuciosamente el contrato y rellenar el formulario de
revisión de contratos
• si el contrato es de clientes o menor, lo puede firmar siempre
que la operación y las condiciones financieras sean
aceptables y estén comprendidas en sus funciones
• mantener un archivo con una copia del contrato firmado y el
formulario de revisión rellenado
Si se trata de «otros contratos»:
• si está redactado en inglés, remitirlo inmediatamente, junto
con una copia del formulario de revisión rellenado, a Zach
Estrin para su supervisión
• si no está en inglés, requerir a quien lo remitió que aporte
una traducción al inglés para su supervisión; si se ha
facilitado una traducción, remitir contrato, traducción y
revisión a Zach Estrin para su supervisión
• si quien lo remitió no facilita una traducción, enviarlo, junto
con un correo electrónico de presentación o una nota
descriptiva de la operación y todos los aspectos (en su caso)
relativos a las condiciones del contrato, a Zach Estrin, quien
contactará directamente con el asesor jurídico
correspondiente; si surgen dudas o problemas de naturaleza
jurídica, se tratarán con nuestros asesores.
56
Formulario de revisión de contratosI. Información sobre el contratoFechaEntidad de JSPContraparteTítulo del contratoDescripción
II. Tipo de contrato A. ¿Se trata de un contrato ordinario de OEM de automoción? Sí No
Si la respuesta es «No», pase a la sección B. Si es «Sí», puede firmarlo la persona autorizada (siempre que tenga poder para ello).
B. Si no es un contrato ordinario de OEM de automoción, ¿se trata de un contrato de compraventa de productos o servicios en el curso normal del negocio? Sí NoSi la respuesta es «Sí», pase a la sección C. Si es «No», pase a la sección D.
C. ¿El precio total del contrato excede los 10.000 euros? Sí No¿La duración del contrato (incluidas sus prórrogas automáticas) es superior a un año? Sí NoSi la respuesta a estas dos preguntas es «No», se trata de uncontrato menor y puede ser firmado por la persona autorizada(siempre que tenga poder para ello). Si la respuesta a alguna deellas es «Sí», pase a las secciones D o E, según proceda.
D. Si ha respondido «Sí» a alguna de las preguntas de la sección C yel contrato está en inglés, remita el contrato a Zach Estrin, juntocon una copia del presente formulario. Si el contrato no está eninglés, pase a la sección E.
E. Si ha respondido «Sí» a alguna de las preguntas de la sección C yel contrato no está redactado en inglés, pida que quien lo remitiófacilite una traducción al inglés. Una vez recibida la traducción alinglés, remita el contrato a Zach Estrin junto con una copia delpresente formulario. Si no se dispone de traducción, pase a lasección F.
F. Si la persona que remitió el contrato no facilita una traducción alinglés, remítalo con una copia del presente formulario a ZachEstrin, quien contactará con el asesor jurídico correspondiente.
_____________________________ _____________________________
Nombre: Firma:
Patentes y protecciónde descubrimientos
Apéndice 2
57
Nuestra principal tecnología consiste en el proceso de producción de
poliolefinas expandidas. Nuestro objetivo comercial es aumentar el
tamaño del mercado para dichos productos y su cuota de mercado,
mediante el desarrollo de nuevas aplicaciones. Conforme a dicho
objetivo comercial, aspiramos a:
• conseguir un mecanismo que impida a terceros obtener una
patente que pudiera obstaculizar el uso de cualquier
tecnología de JSP
• permitir a nuestros clientes facilitar dichas invenciones y
tecnologías en todo el mercado con la mayor celeridad
posible. En consecuencia, por norma general, toda
tecnología o invención que desarrollemos
(a) para mejorar o aumentar sus procesos de moldeado o
(b) para aplicaciones nuevas o mejoradas de poliolefinas
expandidas
deberá ser comunicada a los clientes y a terceros mediante la
página web de la empresa en forma de alerta técnica
La norma general no se aplicará en dos tipos de circunstancias:
• Si la tecnología o invención es tan singular y valiosa que la
dirección ejecutiva considera que interesa a JSP controlarla,
se procurará su protección mediante patente.
58
• Si la tecnología o invención se desarrolla junto con un tercero
o varios terceros que tengan un interés en la tecnología o
invención, la decisión acerca de su protección mediante
patente se adoptará de forma individual en cada caso en
función de la relación con el tercero y del carácter de la
tecnología o invención.
Derechos de la empresa sobre ciertos descubrimientos, etc.
El empleado debe comunicar a la empresa por escrito todos los
conceptos, invenciones, mejoras, descubrimientos, desarrollos,
técnicas, modificaciones, procedimientos, fórmulas, ideas, secretos
comerciales, innovaciones, sistemas, programas, know-how o
diseños (en conjunto, «descubrimientos») relativos a los negocios o
actividades de la empresa que dicho empleado conciba, desarrolle o
practique durante su trabajo. En la comunicación se incluirán, por lo
menos, una explicación de la forma en que el descubrimiento
obtiene sus ventajas, las ideas en que se basa, todo dibujo y
anotación pertinentes y los nombres de todas las personas que hayan
participado en el descubrimiento.
El empleado ha de consentir en que todos los derechos e intereses
sobre dichos descubrimientos pertenecen a la empresa, y para
confirmarlo deberá firmar los documentos de cesión de dichos
derechos e intereses a la empresa o a sus representantes, sucesores o
cesionarios, si se requiriese, sin exigir por ello una remuneración
especial o adicional, sin perjuicio de cualquier disposición legal
imperativa con primacía en la jurisdicción donde trabaje el empleado.
Todo descubrimiento relativo a los negocios y actividades de la
empresa que el empleado ponga en práctica o para el que el
empleado solicite protección por derechos de autor o patente
durante los seis meses posteriores a su baja en la empresa se
presumirá que fue concebido durante el tiempo de empleo en la
empresa y, por tanto, pertenecerá a esta.
59
Protección de los descubrimientos
El empleado colaborará con la empresa y con sus representantes,
sucesores o cesionarios (a su petición) por todos los medios
adecuados, durante el empleo y después, para obtener y conservar,
en beneficio de los segundos, los derechos de autor y patentes en
todos los países y por todos los descubrimientos antes descritos.
Dicha colaboración implicará, por lo menos, el otorgamiento y
ejecución de todas las cesiones legales, actas y documentos de
cualquier naturaleza relativos al aseguramiento y mantenimiento de
dichos derechos de autor y patentes, así como la realización de otros
actos legales, como la prestación de testimonio en cualquier
procedimiento por incumplimiento, demanda de violación u otro tipo
de litigio, según se considere necesario o conveniente por la
empresa, sus representantes, sucesores o cesionarios.
60
Formulario de solicitud de patente
Yo, __________________________, solicito que JSP Licenses, Inc.,
procure la protección de patente para la invención descrita a
continuación y, a tal fin, declaro lo siguiente:
Descripción de la invención
Identificación de las tecnologías competidoras
Ventajas de la invención en relación con las tecnologías competidoras
Tamaño del mercado para la invención o producto
Coste estimado de producción frente a las tecnologías competidoras
Obstáculos tecnológicos
Nombre________________________________Fecha_______________
Firma_____________________________
Informaciónconfidencial
Apéndice 3
61
ResponsabilidadesIf you are given access to Confidential Information, it is your
responsibility to maintain the integrity of the data and ensure the
following:-
• No utilizar la información confidencial en beneficio propio o
de otras personas o entidades (salvo en el cumplimiento de
las responsabilidades de su cargo).
• Limitar su difusión a las personas que precisen conocerla; por
ejemplo, un compañero que legítimamente solicite acceder a
ella o un proveedor cualificado que necesite el acceso para
suministrar productos o servicios y esté obligado por un
acuerdo escrito de no revelación.
• Salvo que la información llegue a disposición del público,
seguirá siendo confidencial. El empleado seguirá estando
obligado a preservar la integridad de la información
confidencial durante su empleo y durante un período de
cinco años tras su baja en la empresa.
• El empleado que esté en posesión de información
confidencial (incluida la generada, redactada o desarrollada
por él) deberá conservarla en un lugar seguro. La información
confidencial generada, preparada o desarrollada en nombre
de la empresa se ha de sellar o marcar claramente como
«Información Confidencial de JSP».
62
• Al causar baja en la empresa, o siempre que se le requiera, el
empleado entregará todo el software, documentos, dibujos,
manuales, cartas, notas, cuadernos, informes, y sus copias, y
cualquier otro material de carácter secreto o confidencial que
contenga información confidencial o esté relacionado con los
negocios y actividades de la empresa o de sus clientes,
distribuidores y demás colaboradores, que obren en su poder
o bajo su control.
Transmisión de información confidencial
La información confidencial transmitida internamente mediante un
canal de correo directo o externamente mediante correo certificado
de primera clase o mensajero se introducirá en un sobre marcado
como «Confidencial». Dicho sobre:
• indicará la dirección
• se marcará como «Confidencial – Para abrir únicamente por
su destinatario»
• se sellará.
La información confidencial también puede ser transmitida
internamente por correo electrónico. Toda transmisión electrónica o
información confidencial se acompañará con:
• la declaración, en el encabezado de la página y con
mayúsculas de gran tamaño y en negrita:
«ESTE CORREO ELECTRÓNICO SE SOMETE A LAS
CONDICIONES ADJUNTAS»
63
• una declinación de responsabilidad adjunta a todo mensaje
de correo electrónico:
«LA PRESENTE COMUNICACIÓN ESTÁ DIRIGIDA A SU USO
POR EL DESTINATARIO Y PUEDE CONTENER INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL O RESTRINGIDA. SI EL LECTOR DE ESTA
COMUNICACIÓN NO ES EL DESTINATARIO PREVISTO NI EL
EMPLEADO O AGENTE RESPONSABLE DE ENTREGARLA AL
DESTINATARIO PREVISTO, EL LECTOR NO PUEDE UTILIZAR,
COPIAR, REVELAR O DIFUNDIR INFORMACIÓN ALGUNA
CONTENIDA EN ELLA. EN TAL CASO, EL LECTOR DEBE
DESTRUIR ESTA COMUNICACIÓN Y NOTIFICARLO AL
REMITENTE MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DE
RESPUESTA.»
La información confidencial que incluya datos que precisen de
transmisión electrónica que haya de ser transmitida a un destinatario
externo se cargará en nuestro sitio FTP seguro. Si el destinatario
previsto no puede acceder a nuestro sitio FTP, los datos deberán ser
descargados en una cinta o disco y enviados al destinatario mediante
servicio de mensajería rápida y con acuse de recibo.
64
Almacenamiento de información confidencial
Es nuestra responsabilidad velar por el almacenamiento seguro de
toda información confidencial, conforme a lo siguiente:
• Toda información confidencial debe ser almacenada en un
archivo o escritorio adecuado, si es posible, cerrado con llave.
• Las puertas de la oficina deben estar cerradas siempre que la
oficina no esté vigilada.
• No se puede dejar la información confidencial sin vigilancia
en cubículos de oficina ni en otras áreas de fácil acceso.
• La información confidencial se debe almacenar únicamente
en ordenadores de sobremesa en red y en portátiles de la
empresa, protegida por usuario y contraseña.
Acuerdos de norevelación
Apéndice 4
65
Gestión de los acuerdos de no revelación (ANR)El empleado responsable de gestionar un acuerdo de no revelación
(ANR) con un tercero debe conservar la integridad de los datos y
asegurarse de lo siguiente:
• Hacerse responsable de la supervisión, negociación y
celebración del ANR, ya haya sido redactado por nuestros
asesores o por el tercero.
• Distribuir una copia del ANR únicamente entre los empleados
o compañeros que precisen acceder al acuerdo, y que han de
firmar el formulario de reconocimiento (en que declaren que
han leído y entendido el acuerdo y que se comprometen a
cumplirlo).
• No revelar a nadie la información confidencial, salvo en las
circunstancias antes señaladas.
• Mantener archivos separados para cada proyecto y ANR.
66
Transmittal of Confidential Information
La información confidencial transmitida internamente mediante un
canal de correo directo o externamente mediante correo
certificado de primera clase o mensajero se introducirá en un sobre
marcado como «Confidencial». Dicho sobre:
• indicará la dirección
• se marcará como «Confidencial – Para abrir únicamente por
su destinatario»
• se sellará.
La información confidencial también puede ser transmitida
internamente por correo electrónico. Toda transmisión electrónica o
información confidencial se acompañará con:
• la declaración, en el encabezado de la página y con
mayúsculas de gran tamaño y en negrita:
«ESTE CORREO ELECTRÓNICO SE SOMETE A LAS
CONDICIONES ADJUNTAS»
• una declinación de responsabilidad adjunta a todo mensaje
de correo electrónico:
«LA PRESENTE COMUNICACIÓN ESTÁ DIRIGIDA A SU USO
POR EL DESTINATARIO Y PUEDE CONTENER INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL O RESTRINGIDA. SI EL LECTOR DE ESTA
COMUNICACIÓN NO ES EL DESTINATARIO PREVISTO NI EL
EMPLEADO O AGENTE RESPONSABLE DE ENTREGARLA AL
DESTINATARIO PREVISTO, EL LECTOR NO PUEDE UTILIZAR,
COPIAR, REVELAR O DIFUNDIR INFORMACIÓN ALGUNA
CONTENIDA EN ELLA. EN TAL CASO, EL LECTOR DEBE
DESTRUIR ESTA COMUNICACIÓN Y NOTIFICARLO AL
REMITENTE MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO DE
RESPUESTA.»
67
La información confidencial que incluya datos que precisen de
transmisión electrónica que haya de ser transmitida a un destinatario
externo se cargará en nuestro sitio FTP seguro. Si el destinatario
previsto no puede acceder a nuestro sitio FTP, los datos deberán ser
descargados en una cinta o disco y enviados al destinatario mediante
servicio de mensajería rápida y con acuse de recibo.
Almacenamiento de información confidencial
Es nuestra responsabilidad velar por el almacenamiento seguro de
toda información confidencial, conforme a lo siguiente:
• Toda información confidencial debe ser almacenada en un
archivo o escritorio adecuado, si es posible, cerrado con llave.
• Las puertas de la oficina deben estar cerradas siempre que la
oficina no esté vigilada.
• No se puede dejar la información confidencial sin vigilancia
en cubículos de oficina ni en otras áreas de fácil acceso.
• La información confidencial se debe almacenar únicamente
en ordenadores de sobremesa en red y en portátiles de la
empresa, protegida por usuario y contraseña.
