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CONTRALORÍA MUNICIRAL DE ARMENIA
FORMATO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE
AUDITORÍA
Código: F O - V F - 3 5
CONTRALORÍA MUNICIRAL DE ARMENIA
FORMATO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE
AUDITORÍA
Versión: 02
CONTRALORÍA MUNICIRAL DE ARMENIA
FORMATO MEMORANDO DE ASIGNACIÓN DE
AUDITORÍA
Fecha de Elaboración: 18-07-12
CONTRALORÍA MUNICIRAL DE ARMENIA
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AUDITORÍA
Fecha de Revisión: 11-02-13 MORALIZACIÓN Y MOOERNIZ ACIÓN OEl. CONTROL FISCAL
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1003
Ciudad y fecha: Armenia 3 de febrero de 2014
MEMORANDO DE ASIGNACION No. 001
PAULA ANDREA OSSA SANTA Directora de Vigilancia Fiscal
PARA: LUZ ESTELLA JIMÉNEZ CRUZ Profesional Especial izada Coordinador de la auditoria
Gloria Alvarez Loaiza Profesional Universitaria
Carolina Lizeth Mesa Técnico Administrativo
Contratistas Andrés Mauricio Guerra A g u i l a r ^ Sandra Lorena Martínez Giraldo Cristian David Pulecio Gómi Manuel Conrado Murillo Laura Marcela Hoyos Mondi
ASUNTO: Asignación de Auditoría
En desarrollo del Plan General de Auditoría de la vigencia 2014, me permito comunicarles que han sido asignados para realizar Auditoría Modalidad Regular Vigencia 2013 al Municipio de Armenia, bajo los siguientes parámetros:
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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA MORALIZACIÓN V MODERNIZACIÓN DFI. CONTROL FISCAL
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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA MORALIZACIÓN V MODERNIZACIÓN DFI. CONTROL FISCAL
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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA MORALIZACIÓN V MODERNIZACIÓN DFI. CONTROL FISCAL
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Fecha de Elaboración: 18-07-12
CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA MORALIZACIÓN V MODERNIZACIÓN DFI. CONTROL FISCAL
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Fecha de Revisión: 11-02-13 CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA MORALIZACIÓN V MODERNIZACIÓN DFI. CONTROL FISCAL
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1. O B J E T I V O G E N E R A L D E L A AUDITORÍA
Realizar un d ictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión y los resultados, emit iendo además el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta, en desarrollo de la Guía de Auditor ia Territorial.
2. C O M P O N E N T E S Y F A C T O R E S
Los componentes y factores a evaluar en la Auditoría Modal idad Regular Vigencia 2013 al Municipio de Armenia, se relacionan en el siguiente cuadro en el que se t ienen en cuenta además los principios de la Ley 42 de 1993 a los cuales debe apuntar el desarrollo de cada uno:
COMPONENTE PRINCIPIOS F A C T O R E S
Control de Gestión
m
Economía, Eficiencia, Eficacia y
Valoración de Costos
Ambientales
Gestión Contractual
Control de Gestión
m
Economía, Eficiencia, Eficacia y
Valoración de Costos
Ambientales
Rendición y revisión de la cuenta
Control de Gestión
m
Economía, Eficiencia, Eficacia y
Valoración de Costos
Ambientales
Legalidad Control de Gestión
m
Economía, Eficiencia, Eficacia y
Valoración de Costos
Ambientales
Gestión Ambiental Control de Gestión
m
Economía, Eficiencia, Eficacia y
Valoración de Costos
Ambientales
Tecnologías de la Información Control de Gestión
m
Economía, Eficiencia, Eficacia y
Valoración de Costos
Ambientales Plan de Mejoramiento
Control de Gestión
m
Economía, Eficiencia, Eficacia y
Valoración de Costos
Ambientales Control Fiscal Interno
Control de Resultados Eficiencia,
Eficacia, Equidad y Efectividad
Planes, Programas y Proyectos
Control Financiero Economía, Eficiencia,
Eficacia
Estados Contables Control Financiero
Economía, Eficiencia,
Eficacia Gestión Presupuestal Control Financiero
Economía, Eficiencia,
Eficacia Gestión Financiera
' lí-
LáS variables a evaluar con respecto a cada factor deben corresponder a las establecidas en la Guía de Auditoria Territorial y a las propuestas por los integrantes del equipo auditor.
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Fecha de Revisión: 11-02-13 MORALIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DEL CONTRO. FISCAL
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3. O B J E T I V O S E S P E C I F I C O S
F a s e de Planeación de la Auditoria
-Conocer la dinámica de la Entidad a auditar, mediante la consulta de la información disponible tanto en la Contraloría Municipal como en el Municipio de Armenia frente a: Plan de Desarrollo, Plan de Acción, Plan Indicativo por secretarias, Plan Operativo Anual de Inversión - POAI, Informes de seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo elaborado por la secretaria respectiva del Municipio, Plataforma o direccionamiento estratégico, naturaleza jurídica vigente, procesos, procedimientos y actividades, controles establecidos, informes de auditorías anteriores, funciones de advertencia, demandas en contra de la Entidad, fallos de procesos de responsabil idad fiscal, plan de mejoramiento vigente, informes de la oficina de control interno, mapa de riesgos, entre otros.
-Realizar el estudio a la cuenta e informes rendidos.
-Identificar y priorizar los riesgos de la Entidad a fin de focalizar los aspectos a evaluar frente al control fiscal interno.
-Evaluar y conceptuar sobre el control fiscal interno Primera calif icación, apl icando las pruebas de recorrido a que haya lugar.
-Establecer la material idad partiendo del análisis en detalle realizado a la entidad y la revisión de la rendición de la cuenta, tales como programas y proyectos establecidos en el Plan de Desarrollo, partidas de los estados f inancieros, etc.
-Diseñar y seleccionar el total de la muestra de auditoría distribuido por cada componente a evaluar (gestión, resultados, f inanciero), teniendo en cuenta lo establecido desde la materialidad dejando específ icamente lo relacionado con contratos, cuentas, procesos, facturas, entre otros; detal lando para cada caso los documentos seleccionados que deberán hacer parte del Plan de Trabajo y Programa de Auditoria.
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MORALIZACIÓN Y MODERNIZACIÓN DEL CONTROL FISCAL
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-Determinar la estrategia de auditoria mediante la cual se definan el alcance, el cómo y dónde se desarrollará la auditoria, quedando registro de esto en el Plan de Trabajo. -Consultar el procedimiento de elaboración de informes macrofiscales del cual se debe considerar el contenido para desarrollar en el Componente Financiero, a ser contemplado en el Plan de Trabajo y Programa de Auditoria.
-Elaborar el Plan de Trabajo como carta de navegación del proceso auditor para las fases de ejecución e informe de la auditoria, el cual debe incluir los elementos dados en la Guía de Auditoria Territorial, especialmente el cronograma de actividades para las fases señaladas.
-Elaborar el Programa de Auditoria que consolide el esquema de trabajo para el equipo auditor a desarrollar en la Fase de Ejecución, incluyendo los elementos definidos en la Guía de Auditoria Territorial y los componentes y factores definidos en el numeral 2 del presente Memorando de Asignación.
-Identificar dentro del Plan de Trabajo y Programa de Auditor ia, los t iempos proyectados para el trabajo de campo de la coordinadora de la auditoria.
-Levantar papel de trabajo o documento que permita evidenciar el desarrollo de esta etapa, incluyendo el procedimiento e información consultada para el conocimiento que se t iene de la Entidad a auditar.
-Aplicar en todo caso el procedimiento de Auditoria Regular establecido en el Sistema de Gestión dé Calidad para esta fase.
H F a s e de Ejecución de la Auditoria
-Desarrol lar el Plan de Trabajo y Programa de Auditoria para los componentes y factores anteriormente definidos, en aras de establecer las observaciones y hallazgos que sean del caso, apl icando los sistemas de control f iscal.
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-Aplicar los procedimientos, técnicas y pruebas de auditoria con el fin de obtener evidencia que den cuenta del examen de los componentes y factores a evaluar.
-Analizar integralmente la gestión y resultados de la Entidad a partir de los factores definidos, lo cual será objeto de calificación en la Matriz de Gestión Fiscal.
-Evaluar el control Fiscal Interno segunda calif icación.
-Identificar y analizar la estructura del Plan de Desarrollo del Municipio en sus Programas, Proyectos, Metas, Indicadores, entre otros.
-Conceptuar sobre el nivel de cumplimiento del Plan de Desarrollo del Municipio a partir de la estructura analizada y con base en los informes de seguimiento y evaluación elaborados por la Administración Municipal.
-Enmarcar los resultados de la evaluación de la muestra de auditoria (observaciones y hallazgos), en las metas e indicadores del Plan de Desarrollo Municipal.
-Analizar la pertinencia y ejecución de los Contratos de Empréstito que se encuentren vigentes.
-Verificar y analizar los Informes de Austeridad del Gasto presentados por la Oficina de Control Interno del Municipio.
-Analizar el manejo dado a las áreas de cesión y espacio público del Municipio de Armenia.
-Verificar el control ejercido por la Administración Municipal frente a la ejecución de obras que fueron aprobadas mediante licencias por las Curadurías Urbanas.
-Revisar frente a contratos que tengan por objeto proveer personal para el desarrollo de actividades de mantenimiento y vigilancia de infraestructura de propiedad del Municipio, elementos como los siguientes: provisiones mensuales de las prestaciones sociales pagadas por el Municipio al
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contratista para el personal; l iquidación de la nómina y pago al personal por parte del contratista; ingreso base de cotización con respecto al valor pagado al personal; existencia de personal fijo y valor fijo de pagos y su correspondencia con la necesidad del Municipio; manejo del anticipo si lo hay; pagos al sistema de seguridad social y aportes parafiscales confrontado con los pagos efectuados por este concepto a las entidades.
-Comprobar con respecto a las TICS la existencia en la página web de la Entidad de: un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los c iudadanos realicen sus comentarios; publicación del Plan de Acción, Informe de gestión y Presupuesto desagregado, así como las modif icaciones a este o a su desagregación; publicación del informe pormenorizado del estado de control interno de conformidad a Ley 1474 de 2011 en sus artículos 76, 74 y artículo 9 numeral 4 modif icado por el Decreto 19 de 2012 artículo 2 3 1 .
-Evaluar lo relacionado con el software contable.
-Evidenciar la existencia de autorización de afectaciones presupuéstales para comprometer vigencias futuras teniendo en cuenta los siguientes elementos: fecha autorización, año inicial y final, requerimiento de concepto previo, coherencia con el Plan de Desarrollo, Acuerdo Municipal que lo autorizó, monto apropiado, monto ejecutado en la vigencia auditada, saldo por comprometer.
-Conformar para la gestión ambiental de la vigencia auditada, los proyectos ambientales definidos por el Municipio considerando su valor, la cuantif icación de los impactos ambientales positivos y negativos, valor de las obras de mit igación de los mismos; así como, la material ización de los mismos.
-Analizar el componente control f inanciero para la Entidad a partir de los factores definidos, lo cual será objeto de calificación en la Matriz de Gestión Fiscal, y teniendo en cuenta el procedimiento para elaboración de informes macrofiscales.
-Revisar las conci l iaciones bancarias de las cuentas del municipio de Armenia con los registros contables respectivos y sus soportes
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-Comprobar frente al patrimonio cultural el presupuesto apropiado y ejecutado total, desagregando sus componentes y realizar la evaluación respectiva. lili
-Verif icar con respecto a regalías los recursos transferidos y realizar la evaluación pertinente. .% 3 -Constatar los recursos transferidos frente a resguardos indígenas, desagregado por los diferentes conceptos y realizar el respectivo análisis.
-Evaluar la aplicación de controles respecto del recaudo y uso de los recursos dest inados al Fondo de Seguridad Territorial - F O N S E T , y la utilización de los recursos a través de este Fondo en concordancia con lo estipulado en la Ley 418 de 1997 prorrogada por la Ley 548 de 1999 y la Ley 1421 de 2010.
-Establecer la existencia de contratos de fiducias y su pert inencia.
-Realizar la opinión de los estados financieros conforme a los resultados del procedimiento auditor, así: sin salvedades o limpia, con salvedades, Adversa o Negativa, Abstención de Opinión. En este sentido, establecer subest imaciones, sobrest imaciones o incertidumbres contables.
% ¡I
-Realizar el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la cuenta fiscal rendida, apl icando los criterios técnicos en la matriz de evaluación de la gestión fiscal y la Ley 42 de 1993.
-Hacer el seguimiento a las denuncias, derechos de petición y quejas instauradas en la Contraloría Municipal de Armenia que sean incluidas en el proceso auditor, dentro de las cuales se encuentran los asuntos de competencia de este Ente de Control de los derechos de petición DP-013-0001 , DP-013-0037, DP 013-0042, Denuncia D - 014 - 0001 .
-Hacer seguimiento a las Funciones de Advertencia comunicadas al Municipio de Armenia en la vigencia 2013 y las que correspondan a la vigencia 2012.
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-Determinar las observaciones de auditoria que se produzcan en el ejercicio de la auditoria y configurar hallazgos una vez val idado en el comité respectivo, especialmente los que tenga connotación fiscal pues éstos se encuentran fundamentados en los conceptos derivados del proceso auditor.
-Identificar los Beneficios de Control que sean del caso.
F a s e de Informe de Auditoría
-Elaborar el Informe Preliminar de la Auditoria Regular del cual hagan parte las observaciones de auditoria siguiendo el formato incluido en el sistema de gestión de calidad de la Contraloría Municipal.
-Conformar el Informe Final de la Auditoria Regular incluyendo las consideraciones del ente de control a la contradicción realizada por el Municipio de Armenia y los hallazgos f inalmente determinados.
-Levantar los traslados para remitir a las instancias competentes y a Responsabi l idad Fiscal de la Contraloría Municipal de Armenia, si es el caso.
• *ltli!p. -Elaborar los reportes de Beneficios de Control en el formato establecido en el Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad, cuando sea aplicable.
-Proyectar las Funciones de Advertencia en el caso de que sean consideradas.
4. T E R M I N O S D E R E F E R E N C I A
4.1 D U R A C I O N
El proceso auditor se iniciará a partir del 3 de febrero de 2014 y culminará el 31 de octubre de 2014 con la aprobación del respectivo informe. fllj fl¡ffi** Las fechas para cada fase son:
Fase de Planeación (20%): inicia el 3 de febrero de 2014 y termina el 25 de marzo de 2014.
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Fase de Ejecución (60%): inicia el 26 de marzo de 2014 y termina el 9 de septiembre de 2014. Fase de Informen (20%): inicia el 10 de septiembre de 2014 y termina el 31 de octubre de 2014. Act ividades de Cierre (Comunicación informe de auditoría, elaboración de traslados, di l igenciamiento de reporte de Beneficios de Control, elaboración de Función de Advertencia, evaluación del proceso auditor, entrega de expediente de Auditor ia): inicia el 4 de noviembre de 2014 y termina el 28 de noviembre de 2014.
4.2 A L C A N C E
Durante este proceso auditor se evaluaran las siguientes variables:
FACTOR VARIABLES
Gestión Contractual
Especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos
Deducciones de ley Objeto contractual
Labores de interventoría, supervisión y seguimiento
Liquidación de los contratos
Rendición y revisión de la cuenta Oportunidad en la Rendición de la cuenta
Suficiencia y calidad de la información rendida
Legalidad Cumplimiento de normas internas y externas Gestión Ambiental Gestión e inversión ambiental
Tecnologías de la Información Sistemas de información
Plan de Mejoramiento Cumplimiento del plan de mejoramiento y efectividad de las acciones
Control Fiscal Interno Calidad y efectividad de los controles
Planes, Programas y Proyectos
Cumplimiento de las metas establecidas en términos de cantidad, calidad, oportunidad,
resultados, satisfacción e impacto de la población beneficiada y coherencia con los
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objetivos misionales Estados Contables Cuentas de los estados contables
Gestión Presupuestal Programación, elaboración, presentación,
aprobación, modificación y ejecución Gestión Financiera Indicadores Financieros
En todo caso para lo relacionado con las variables de los factores de estados contables, gest ión presupuestal y gestión f inanciera, se tendrá en cuenta el procedimiento de elaboración de informes macrofiscales en lo atinente al Fiscal y Financiero.
5. V I G E N C I A O PERÍODO A AUDITAR
En el marco de la Auditoria Regular se evaluará la vigencia 2013; no obstante, en el evento que sea requerido por el equipo auditor frente a casos específ icos se podrá analizar información de vigencias anteriores a la antes citada para incluir dentro de la evaluación.,
6. V I G E N C I A D E L P L A N G E N E R A L D E AUDITORÍA T E R R I T O R I A L -P G A T
La presente auditoría corresponde al PGAT del año 2014.
7. TÉRMINOS Y APROBACIÓN D E L P L A N D E T R A B A J O
La coordinadora en conjunto con el equipo auditor establecerá los roles y responsabi l idades frente a la evaluación de cada uno de los componentes de la gestión f iscal, quedando evidencia de ello en el Plan de Trabajo o Programa de Auditoria.
Los objetivos de la fase de ejecución y de la fase de informe deben ser tenidos en cuenta en el programa de auditoría.
Como soporte de la determinación de la muestra de auditoria, debe incluirse como papel de trabajo en la fase de planeación el modelo del aplicativo de muestreo di l igenciado correspondiente a la Guía de Auditor ia Territorial; el cual puede ser descargado de la plataforma Drive, Documentos compart idos.
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Versión: 02
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AUDITORÍA
Fecha de Elaboración: 18-07-12
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Como evidencia de los papeles de trabajo para cada una de las fases de planeación y ejecución, deberá incluirse en CD la Matriz de Gestión Fiscal di l igenciada.
Teniendo en cuenta la operación de la plataforma COVI , esta debe ser objeto de consulta para la generación de estadísticas, cruce de información entre las dependencias de la Entidad, información de proyectos y su material ización, entre otros aspectos.
Para el desarrollo del presente Memorando de Asignación es necesario tener en cuenta los l ineamientos de la Guía de Auditoria Territorial y el procedimiento de Auditoria Regular establecido en el Sistema de Gestión de Cal idad; así como, los formatos que lo conforman.
Teniendo en cuenta las actividades de capacitación y bienestar que son programadas para la Contraloría Municipal, es importante considerarlas dentro de la programación de la auditoria.
La construcción de las observaciones y hallazgos que tengan connotación fiscal o que corresponda a traslado a otras instancias, deberán corresponder a los l ineamientos de la Guía de Auditoria, y deberán ser levantados por el integrante del equipo auditor que detecte la irregularidad, revisados por la coordinadora de la auditoria y el abogado que se encuentre asignado a la entidad auditada o el adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal.
En caso de que se genere Función de Advertencia, esta deberá ser construida por el integrante del equipo auditor que detecte la situación que la origine, revisada por la coordinadora de la auditoria y el abogado que se encuentre asignado a la entidad auditada o el adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal.
Frente a los hallazgos, funciones de advertencia y beneficios de control que sean detectados por la coordinadora, estos surtirán el filtro del abogado incluido en el proceso auditor o el adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal.
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FORMATO Fecha de Elaboración: 18-07-12 V
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Quienes consideren tener impedimentos o conflictos de interés de los determinados e n / las disposiciones legales respecto al ente a auditar, deberán informar por escrito de esta situación a la mayor brevedad posible.
/ PAULA A NDREA OSSA SANTA Directora Vigi lancia Fiscal
v
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