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UNIDAD PRODUCTORA:
40 1ACCIONES
CONSTITUCIONALES
40 1 1Acción Constitucional
"Acción de Cumplimiento"3 8 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo
legal o jurídico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Dicha
Subserie contiene documentos que permiten conocer el trámite de
una demanda que es interpuesta por una persona con el propósito
de exigir a la Entidad el cumplimiento de las obligaciones derivadas
de las disposiciones normativas contenidas en las leyes o en los
actos administrativos. Cumplido su tiempo de retención en el
Archivo Central se debe realizar la selección de una muestra
representativa del cinco por ciento (5%) de las Acciones de
Cumplimiento, teniendo en cuenta la importancia de su contenido y
la utilidad que puede tener como fuente de consulta y referente
para conocimiento de jurisprudencia administrativa. Soporte
Normarivo: Ley 393 de 1997 Reglamenta Acciones de
Cumplimiento; Código Contencioso Administrativo. Art. 25 Ley
1437 de 2011.
* Solicitud
* Demanda
* Contestación
* Pruebas
* Aportes a la Demanda
* Conceptos de Acuerdos
* Fallo
PAGINA: 1 de
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Página 1
UNIDAD PRODUCTORA:
PAGINA: 1 de
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 1 2Acción Constitucional
"Acción de Grupo"3 8 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo
legal o jurídico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Dicha
Subserie contiene documentos que permiten conocer el trámite de
una demanda que es interpuesta por un conjunto de personas con
el propósito de obtener el reconocimiento y pago de la
indemnización de los perjuicios originados tanto por la vulneración
de derechos colectivos, como de derechos subjetivos de origen
constitucional o legal. Cumplido su tiempo de retención total se
debe realizar la selección de una muestra representativa del cinco
por ciento (5%) de las Acciones de Grupo, teniendo en cuenta la
importancia de su contenido y la utilidad que puede tener como
fuente de consulta y referente para conocimiento de jurisprudencia
administrativa.
Soporte Normativo : Ley. 1474 de 2011. Ley 668 de 2016 y Ley
1167 de 2017.
* Solicitud
* Notificación
* Contestación
* Fallo
* Pruebas
* Auto de apertura
* Decisión
* Acta de comité
* Acta de conciliación
* Escrito de impugnación
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 1 3Acción Constitucional
"Accion de Tutela"1 4 X X
Criterio Cuantitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Dicha Subserie contiene documentos que permiten conocer el
trámite de una demanda que es interpuesta por una persona con el
propósito de reclamar la protección inmediata de sus derechos
constitucionales fundamentales, cuando estos resultan vulnerados
o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad
pública o de los particulares que cumplen funciones
públicas.Terminado el tiempo de retención en el archivo central, se
realizara una seleccion aleatoria del 10% del total de la
documentacion como evidencia de las acciones constitucionales
desarrolladas por la entidad. El proceso de selección será realizado
por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el jefe de la
dependencia productora y los interesados. Se debe garantizar su
digitalización para el aseguramiento de la información y para
posteriores consultas. Soporte Normativo: Código Contencioso
Administrativo. Art.25 Ley 1437 de 2011.
* Derechos de petición
* Acción de tutela
* Respuesta
* Fallo
* Impugnación
* Requerimiento
* Incidente de desacato
* Fallo del incidente
* Sentencia
* Sanción
* Consulta a tribunal
* Respuesta del Tribunal
* Radicados
* Revocatoria
* Radicados
* Revocatoria
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 1 4Acción Constitucional
"Acción Popular"3 8 X X
Criterio Cuantitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Subserie que evidencia la exigencia del cumplimiento de derechos
colectivos. Terminado el tiempo de retención en el archivo central,
se realizara una seleccion aleatoria del 10% del total de la
documentacion como evidencia de las acciones constitucionales
desarrolladas por la entidad. El proceso de selección será realizado
por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el jefe de la
dependencia productora y los interesados. Se debe garantizar su
digitalización para el aseguramiento de la información y para
posteriores consultas.
* Solicitud
* Derecho de Petición
* Demanda
* Contestación
* Pruebas
* Aportes a la Demanda
* Conceptos de Acuerdos
* Fallo
* Sentencia
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 2
ACCIONES
CONTENCIOSAS
ADMINISTRATIVAS
40 2 5
Accion Contenciosa
Administrativa "Acciones
de Nulidad y
Restablecimiento del
Derecho"
3 8 X X
Criterio Cuantitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Subserie que determina que toda persona que se crea lesionada en
un derecho subjetivo amparado en una norma jurídica, podrá pedir
que se declare la nulidad del acto administrativo particular, expreso
o presunto, y se le restablezca el derecho; también podrá solicitar
que se le repare el daño.Terminado el tiempo de retención en el
archivo central, se realizara una seleccion aleatoria del 10% del
total de la documentacion como evidencia de las acciones
constitucionales desarrolladas por la entidad. El proceso de
selección será realizado por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los
interesados. Se debe garantizar su digitalización para el
aseguramiento de la información y para posteriores consultas.
Soporte Normativo: Art. 138 Ley 1437 de 2011 código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
* Solicitud
* Demanda
* Contestación
* Pruebas
* Aportes a la Demanda
* Conceptos de Acuerdos
* Fallo
* Sentencia
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 2 6
Accion Contenciosa
Administrativa "Acciones
de Reparación Directa"
3 8 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Esta subserie determina la posibilidad que tiene aquel que ha
sufrido un daño de poder obtener el resarcimiento mismo por medio
de la jurisdicción contenciosa administrativa. Contiene valor
primario de acuerdo a su importancia de contenido y al grado de
utilidad como fuente de consulta y referente para conocimiento de
jurisprudencia. Una vez cumplido el tiempo de retención se
Selecciona muestra aleatoria 20% y Digitaliza la documentación
restante, una vez sea valorada la características cualitativas, por el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño y la Dependencia
para su conservación. Soporte Normativo: Ley 1437 de 2011
Ley 1437 de 2011 Codigo Contencioso Administrativo.
* Solicitud
* Demanda
* Contestación
* Pruebas
* Aportes a la Demanda
* Conceptos de Acuerdos
* Fallo
* Sentencia
40 2 7
Acción contenciosa
administrativa "Acciones
de Simple Nulidad"
3 8 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Subserie documental que adquiere valores secundarios ya que es
la evidencia de los procesos que se generan por la vulnerabilidad
de los derechos de una persona por una norma juridica.Terminado
el tiempo de retención en el archivo central, y dado el volumen de
produccion de la serie documental, se determina una seleccion
aleatoria con una muestra del 10% anual. Se debe garantizar su
digitalización para el aseguramiento de la información y para
posteriores consultas. Soporte Normativo: Ley 1437 de 2011
Ley 1437 de 2011 Codigo Contencioso Administrativo.
Solicitud
Demanda
Contestación
Pruebas
Aportes a la Demanda
Conceptos de Acuerdos
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Fallo
Sentencia
40 3 ACTAS
40 3 13Actas Comitè de
Conciliaciòn1 5 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA
DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
Resolución No. 036 Enero 30 de 2009 - INFIBAGUE. Artículo 24.
Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°,
Litaral f).
Convocatoria
Registro de Asistencia
Eventos Internos FOR-PE-002
Actas Comitè de Conciliaciòn
Anexos
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 3 32 Actas de Consejo Directivo 1 19 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o
ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Serie
documental con valor secundario, el cual una vez cumpla el
tiempo de retención en el Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central, para un tiempo de retención de diez y nueve (19)
años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación
permanente de ambos soportes por ser documentos de carácter
histórico. Soporte Normativo: Artículo 24. Requisitos para la
presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de
archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°, Litaral f).
Convocatoria
Registro de Asistencia
Eventos Internos FOR-PE-002
Actas de Consejo Directivo
Anexos
40 4
40 4 38Acuerdos Consejo
Directivo1 19 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion
Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso
PUBLICA CLASIFICADA. Serie documental con valor
secundario, el cual una vez cumpla el tiempo de retención en el
Archivo e Gestión se transfiere al Archivo Central, para un tiempo
de retención de diez y nueve (19) años. Cumplido este tiempo se
digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por
ser documentos de carácter histórico. Soporte Normativo:
Artículo 24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su
Artículo 9°, Litaral f).
ACTOS ADMINISTRATIVOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Acuerdos Consejo Directivo
Memoria Justificativa
Comunicación Oficial
Certificación publicación en
pàgina web para control social
40 15CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
40 15 51Certificaciones Externas
Contratistas1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeños para su eliminación mediante método de picado. Se
elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
Solicitud
Certificaciones Externas
Contratistas
Comunicación Oficial
40 20 CONCEPTOS
40 20 68 Conceptos Jurídicos 2 8 X X
Criterio Cualitativo. Serie de carácter MISIONAL. Subserie
Documental que tiene una valoración primaria de tipo administrativo
y técnico. Dicha Subserie contiene documentos que permiten
conocer las respuestas que ofrece la Entidad a las solicitudes o
consultas realizadas en materia de jurídica. Cumplido su tiempo de
retención en el Archivo de Gestión se debe realizar la selección de
una muestra representativa del cinco por ciento (5%) de los
Conceptos Jurídicos, teniendo en cuenta la importancia de su
contenido y la utilidad que puede tener como fuente de consulta y
referente para conocimiento de jurisprudencia administrativa. El
proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de
Gestión de Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los
interesados.
Memorando o Solicitud de
concepto
Conceptos Jurídicos
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 21
CONCILIACIONES Y
TRANSACCIONES
BANCARIAS
40 21 70Conciliaciones Judiciales y
Extrajudiciales2 8 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Subserie Documental que tiene una valoración primaria de tipo
legal o jurídico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Dicha
Subserie agrupa documentos que permiten conocer el trámite de
las Conciliaciones Extrajudiciales que son gestionadas por las
partes (Entidad y Accionante) como mecanismo alternativo con el
propósito de lograr una solución negociada de las diferencias
derivadas de un conflicto jurídico, con la ayuda de un tercero
neutral y calificado.
Cumplido su tiempo de retención total se debe realizar la selección
de una muestra representativa del cinco por ciento (5%) de las
Conciliaciones Judiciales, teniendo en cuenta la tipificación de la
conducta punible y la utilidad que puede tener como fuente de
consulta y referente para la jurisprudencia administrativa.
Soporte Normativo: Ley 640 de 2001 (enero 5) Por la cual se
modifican normas relativas a la conciliación y se dictan otras
disposiciones
Actas de Conciliaciones
Judiciales
Actas de Conciliaciones
Extrajudiciales
Comunicación oficial
40 21 71Conciliaciones
Prejudiciales2 13 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Esta Subserie hacer referencia a la utilización del mecanismo
alternativo de solución de conflictos por la Secretaría General,
acorde a lo establecido por la Ley. Una vez cumpla su tiempo de
retención de 2 años en el archivo de gestión y 13 años en el
central, se procederá a realizar una selección cualitativa del 10%
de los documentos sobre la producción anual, con el fin de
conservarlos siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de
INFIBAGUE. Soporte Normativo: Acuerdo 07 de 1994. Ley 23
de 1991, Artículo 65B. Ley 446 de 1998, Artículo 75.
Página 10
UNIDAD PRODUCTORA:
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Solicitud
Citación
Ficha de Comité de
Conciliación
Acta del Comité de
Conciliación
Poder
Comunicaciones Oficiales
Constancia de no conciliación
Constancia de inasistencia
40 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman un
registro consecutivo en razón del número de radicación y se
administran en la unidad de correspondencia o la que haga sus
veces. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios. Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de
2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual
Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
40 23CONTRATOS
ESTATALES
FASE PRECONTRACTUAL
MODALIDAD:
Licitación Pública
Concurso de Méritos
Subasta Inversa
Selección Abreviada de Menor
Cuantía
Página 11
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Selección Mínima Cuantía
Contratación Directa
Hoja de Control documentos
FOR-GC-003
Certificado de Viabilidad
Plan Anual de Adquisiciones
Análisis del Sector FOR-GC-
001
Estudios Previos FOR-GC-002
Certificado de Disponibilidad
presupuestal
Proyecto de Pliegos de
CondicionesAnexos
Constancia de publicación
página www.infibague.gov.co
Oficio remitido a Secretaría
General
Observaciones al proyecto de
pliego
Respuesta observaciones
Resolución de apertura del
proceso
Pliego de condiciones definitivo
Audiencia de sorteo de
consolidación oferente
Audiencia de aclaración de los
pliegos de condiciones y de
revisión de la asignación de
riesgos previsibles
Adendas
Audiencia cierre y Acta de
apertura propuestas
Resolución modificando
cronograma
Propuesta ganadora
Página 12
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Carta de presentación de la
Propuesta
Certificado de Existencia y
Representación Legal
Fotocopia de la CC del Rpte.
Legal y/o del proponente
Registro Unico de Proponentes
RUP - Original
Acta de Junta de Soios
Pago de aportes al SSSI
Garantía de Seriedad de la
Oferta
Certificado de Antecedentes de
la Procuraduría
Certificado de Antecedentes de
la Contraloría General
Registro Unico Tributario RUT
Certificación Bancaria
*Testigo referencia cruzada
de propuestas perdedoras
(fisicos y CD)
Resolución y/o Memorando
designación Comité Técnico
Asesor y Evaluador
Registro de entrega de
propuestas FOR- GC-016
Evaluación o verificación de
requisitos habilitantes
Observaciones evaluación
Audiencia de apertura sobre
económico
Audiencia de adjudicación
Resolución de adjudicación
Minuta de Contrato
Registro Presupuestal
Garantias (polizas)
Página 13
UNIDAD PRODUCTORA:
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Acto de Aprobación de la
Garantía
Pago estampillas
Pago publicación
Control de publicaciones
SECOP
Designacion de supervisor y/o
interventor
MODALIDAD - Selección
Abreviada De Mínima
Cuantía
Hoja de Control documentos
FOR-GC-003
Certificado de Viabilidad del
Banco de Proyectos
Plan Anual de Adquisiciones
Análisis del Sector FOR-GC-
001
Estudios Previos FOR-GC-002
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Invitación a Presentar
Propuesta
Anexos Invitación
Constancia de publicación pag.
www.infibague.gov.co
Resolución designación Comité
Técnico Asesor y Evaluador
Oficio remitido a contratación
Propuesta ganadora
Carta de presentación de la
Propuesta
Certificado de Existencia y
Representación legal
Fotocopia de la C.C. del Rpte.
legal y/o del proponente
Página 14
UNIDAD PRODUCTORA:
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Registro Unico de Proponentes
RUP - Original
Acta de Junta de Soios
Pago de aportes al SSSI
Garantía de Seriedad de la
Oferta
Certificado de Antecedentes de
la Procuraduría
Certificado de Antecedentes de
la Contraloría General
Registro Unico Tributario RUT
Certificación Bancaria
Testigo referencia cruzada
de propuestas perdedoras
Resolución Memorando
designación Comité Técnico
Asesor y Evaluador
Registro de entrega de
propuestas FOR- GC-016
Evaluación o verificación de
requisitos habilitantes
Observaciones evaluación
Audiencia de apertura sobre
económico
Audiencia de adjudicación
Resolución de adjudicación
Minuta de Contrato
Registro Presupuestal
Garantias (polizas)
Acto de Aprobación de la
Garantía
Pago estampillas
Pago publicación
Control de publicaciones
SECOP - FOR-GC-006
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Designacion de supervisor y/o
interventor
MODALIDAD -Contratación
Directa
Hoja de Control documentos
FOR-GC-003
Certificado de Viabilidad del
Banco de Proyectos
Plan Anual de Adquisiciones
Análisis del Sector FOR-GC-
001
Estudios Previos FOR-GC-002
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Acto de Justificación
Contratación Directa
Propuesta
Carta de presentación de la
Propuesta
Certificado de Existencia y
Representación legal
Fotocopia de la C.C. del Rpte
legal y/o del proponente
Registro Único de Proponentes
RUP - Original
Documento Consorcial o
Unidos Temporal
Fotocopia de la C.C. de los
consorciados o Unidos
RUP-Original de los
consorciados o Unidos
Acta de junta de socios
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Pago de Aportes al S.S.S.I.
Certificado de Antecedentes de
la Procuraduría
Certificado de Antecedentes de
la Contraloría
Registro Unico Tributario RUT
Certificado Bancario
Minuta de Contrato
Garantias (polizas)
Acto de Aprobación de la
Garantía
Pago estampillas
Pago publicación
Control de publicaciones
SECOP - FOR-GC-006
Designacion de supervisor y/o
interventor
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
FASE CONTRACTUAL
40 23 72Contratos de
Arrendamiento2 18 X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de
Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central, los documentos en soporte papel y electrónico se les
realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comite
Institutcional de xxxxxxxxx para su eliminación mediante el método
de picado para el soporte papel. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios. Soporte Normativo: Ley 80 de 1993 "Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública - Decreto
2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993 ". - Ley 1150 de
2007 "Introduce medidas para la eficiencia y la transparencia en la
Ley 80 de 1993". Decreto 0734 de 2012 " Reglamenta el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública" - Resolución
de Gerencia No. 0930 de 2017 "Adopción Manual de Contratación
en INFIBAGUE".
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
Acta de Suspensión FOR-GC-
010
Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
008
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 23 73 Contratos de Comodato 1 19 X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de
Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD en el momento de su producción o
recepción, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos CONTRATOS que por
su objeto o similitud con la actividad misional INFIBAGUE generan
valor secundario para el Instituto como fuente histórica de consulta,
el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños
mediante método de picado para el soporte papel. Soporte
Normativo: Ley 80 de 1993. Resolución de Gerencia No. 0930 de
2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE".
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
Acta de Suspensión FOR-GC-
010
Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
008
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 23 74Contratos de Compra
Venta y Suministros2 18 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Nivel de acceso PUBLICA.
Preservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño para su eliminación mediante método de
picado para el soporte papel. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios. Soporte Normativo: -Ley 80 de 1993 "Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública"- Decreto
2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"-Ley 1150 de 2007
"Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80
de 1993" –Decreto 0734 de 2012 "Reglamenta el Estatuto General
de Contratación de la Administración Pública" - Resolución de
Gerencia No. 0930 de 2017 "Adopción Manual de Contratación en
INFIBAGUE". Artículo 24. Requisitos para la presunción de
autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. Decreto
2609 de 2012 y en su Artículo 9°, Litaral f).
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
Acta de Suspensión FOR-GC-
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Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 23 75Contrato de Consultoria e
Interventoria2 18 X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de
Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD, con el mismo tiempo asignado al soporte
papel. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza la selección cualitativa intrínseca de aquellos CONTRATOS
que por su objeto o similitud con la actividad misional INFIBAGUE
generan valor secundario para el Instituto como fuente histórica de
consulta, el resto de expedientes se realiza el inventario documental
y se elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con
la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño
mediante método de picado para el soporte papel. Soporte
Normativo: Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de
la Administración Pública - Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la
Ley 80 de 1993 ". - Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993". Decreto 0734
de 2012 " Reglamenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública" - Resolución de Gerencia No. 0930 de
2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE".
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
Acta de Suspensión FOR-GC-
010
Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
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CODIGO
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FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 23 76Contratos de Corretaje y
Seguros*2 18 X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de
Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD en el momento de su producción o
recepción, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos CONTRATOS que por
su objeto o similitud con la actividad misional INFIBAGUE generan
valor secundario para el Instituto como fuente histórica de consulta,
el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
elimina tanto en soporte electrónico como soporte papel, con la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño
mediante método de picado para el soporte papel. Soporte
Normativo: Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratación de
la Administración Pública - Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la
Ley 80 de 1993 ". - Ley 1150 de 2007 "Introduce medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993". Decreto 0734
de 2012 " Reglamenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública" - Resolución de Gerencia No. 0930 de
2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE".
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
Acta de Suspensión FOR-GC-
010
Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 23 77 Contratos de Obra 2 18 X X
Criterio Cualitativo Intrínseco: Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. Preservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción
o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el mismo tiempo
asignado al soporte papel. Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza las selección cualitativa del 10% de
aquellos CONTRATOS que por su objeto o similitud con la
actividad misional de INFIBAGUE, generan valor secundario para el
Instituto como fuente histórica de consulta. El resto de expedientes
se realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte
electrónico como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños mediante método de picado
para el soporte papel. Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993
"Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"-
Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150
de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la
Ley 80 de 1993" - Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública "- Resolución
de Gerencia No. 0930 de 2017 "Adopción Manual de Contratación
en INFIBAGUE".
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
Acta de Suspensión FOR-GC-
010
Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
008
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SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 23 78Contratos de Prestación de
Servicios2 18 X X
Criterio Cualitativo Intrínseco: Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. Preservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción
o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el mismo tiempo
asignado al soporte papel. Cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza las selección cualitativa del 10% de
aquellos CONTRATOS que por su objeto o similitud con la
actividad misional de INFIBAGUE, generan valor secundario para el
Instituto como fuente histórica de consulta. El resto de expedientes
se realiza el inventario documental y se elimina tanto en soporte
electrónico como soporte papel, con la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños mediante método de picado
para el soporte papel. Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993
"Estatuto General de Contratación de la Administración Pública"-
Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la Ley 80 de 1993"- Ley 1150
de 2007 "Introduce medidas para la eficiencia y transparencia en la
Ley 80 de 1993" - Decreto 0734 de 2012 "Regalmenta el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública "- Resolución
de Gerencia No. 0930 de 2017 "Adopción Manual de Contratación
en INFIBAGUE".
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
Acta de Suspensión FOR-GC-
010
Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
008
FASE POSCONTRACTUAL
Paz y salvo de contrato
Certificados de Cumplimiento y
Calidad
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UNIDAD PRODUCTORA:
PAGINA: 1 de
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 23 79Contratos
Interadministrativos1 18 X
Criterio Cualitativo. Se conservan por un año en el archivo de
gestión y se digitaliza por consulta, se debe conservar por 19 años
en el archivo central y posteriormente la Secretaría General debe
seleccionar un contrato por cada año teniendo como criterio su
aporte para el desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la entidad y el resto de la documentación se
elimina.
Análisis del Sector FOR-GC-
001
Estudios Previos FOR-GC-002
Solicitud de certificado de
disponibilidad presupuestal
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Documentos de la entidad
contratista
Contrato
Registro presupuestal
Designación supervisión
Publicaciones (SECOP)
Formato de recibido a
satisfacción
Adición, modificación y/o
prórroga
Acta de liquidación
Certificaciones
40 24CONVENIOS DE
COOPERACION
FASE PRECONTRACTUAL
Hoja de Control documentos
FOR-GC-003
Certificado de Viabilidad del
Banco de Proyectos
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UNIDAD PRODUCTORA:
PAGINA: 1 de
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Plan Anual de Adquisiciones
Análisis del Sector FOR-GC-
001
Estudios Previos FOR-GC-002
Acto administrativo que justifica
la modalidad de contratación
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Invitación a Presentar
Propuesta
Condiciones para Contratar
Carta de Presentación
Propuesta y Propuesta Técnico
-Económica
Certificación Aportes
Discriminados y/o
Disponibilidad Presupuestal (Si
es en Bienes y Servicios se
debe indicar la clase be Bien o
Servicio y su valor)
Fotocopia del Documento de
Identidad del Representante
Legal
Documento que acredite la
Existencia y Representación
Legal del Cooperante
Documento que acredite que el
Representante Legal esta
facultado para contratar
Documento que Acredite que el
Representante Legal esta
Facultado para Contratar
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios -Procuraduría-
Vigente
Página 26
UNIDAD PRODUCTORA:
PAGINA: 1 de
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Certificado de Antecedentes
Fiscales -Contraloría-
(Representante Legal y de la
Persona Jurídica) - Vigente
Certificación Cumplimiento de
Aportes Al Sistema Seguridad
Social Integral
Verificación de Los Requisitos
Exigidos
Certificado de Idoneidad
(Expedido por El Ordenador del
Gasto donde evidencie
idoneidad)
Oficio Remitido a Contratación
Convenio
Registro Presupuestal
Garantías ( Pólizas )
Acto de Aprobación de la
Garantía
Página 27
UNIDAD PRODUCTORA:
PAGINA: 1 de
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE
SECRETARIA GENERAL
CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Pago estampillas
Pago publicación
Control de publicaciones
SECOP
Designacion de supervisor y/o
interventor
FASE CONTRACTUAL
40 24 80Convenios
Interadministrativos2 18 X X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de
Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD en el momento de su producción o
recepción, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos CONTRATOS que por
su objeto o similitud con la actividad misional de INFIBAGUE
generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de
consulta, el resto de expedientes se realiza el inventario documental
y se elimina tanto en soporte electrónico como Soporte papel ,con
la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños
mediante método de picado para el soporte papel. Soporte
Normativo:-Ley 80 de1993 "Estatuto General de Contratación de
la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la
Ley 80 de 1993"-Ley 1150 de 2007" Introduce medidas para la
eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de
2012" Regalmenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública"- Resolución de Gerencia No. 0930 de
2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE". Artículo
24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su
Artículo 9°, Litaral f).
Acta de Inicio FOR-GC-007
Informe de Supervisión FOR-
GC-005
Informe de Actividades
Contratista FOR-GC-007
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CODIGO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Acta de Suspensión FOR-GC-
010
Acta de Reinicio FOR-GC-009
Acta de Liquidación FOR-GC-
008
FASE POSCONTRACTUAL
Certificado Paz y Salvo
Certificación contractual
40 24 81Convenios
Interinstitucionales2 18 X X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de
Gestión deberá preservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD en el momento de su producción o
recepción, con el mismo tiempo asignado al soporte papel.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección cualitativa intrínseca de aquellos CONTRATOS que por
su objeto o similitud con la actividad misional de INFIBAGUE
generan valor secundario para la Entidad como fuente histórica de
consulta, el resto de expedientes se realiza el inventario documental
y se elimina tanto en soporte electrónico como Soporte papel ,con
la aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños
mediante método de picado para el soporte papel. Soporte
Normativo:-Ley 80 de1993 "Estatuto General de Contratación de
la Administración Pública"- Decreto 2170 de 2002 "Reglamenta la
Ley 80 de 1993"-Ley 1150 de 2007" Introduce medidas para la
eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993"- Decreto 0734 de
2012" Regalmenta el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública"- Resolución de Gerencia No. 0930 de
2017 "Adopción Manual de Contratación en INFIBAGUE".. Artículo
24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su
Artículo 9°, Litaral f).
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 29
DERECHOS DE
PETICION, QUEJAS,
RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
2 18 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Serie Documental que tiene una valoración primaria de tipo legal o
jurídico, fiscal o contable, administrativo y técnico. Dicha Serie
contiene documentos que permiten conocer el trámite de los
Derechos de Petición (Solicitudes Verbales o Solicitudes Escritas)
que son presentados por los ciudadanos ante la Entidad por
motivos de interés general o interés particular con el propósito de
requerir su intervención o conocer sobre sus actuaciones en un
asunto concreto relacionado con sus atribuciones. Cumplido su
tiempo de retención en el Archivo de Gestión se debe realizar la
selección de una muestra representativa del cinco por ciento (5%)
de los Derechos de Petición, teniendo en cuenta la importancia de
su contenido y la utilidad que puede tener como fuente de consulta
y referente para conocimiento de jurisprudencia administrativa. El
proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los
interesados.
La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo
Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo establecido
en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su
Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
40 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 53 99Informes a Organismos de
Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL
o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá
conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará
la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental
del Instituto, se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL
CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de
Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991. Artículo 24.
Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos
electrónicos de archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°,
Litaral f).
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 53 100Informes a Otros
Organismos del Estado2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL
o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá
conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará
la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental
de la administración, se conservan totalmente para evidenciar los
distintos requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución
Política de Colombia de 1991. Artículo 24. Requisitos para la
presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de
archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°, Litaral f).
Informes a Otros Organismos
del Estado
Comunicaciones Oficiales
40 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia
el desarrollo de las actividades y funciones ejecutadas en la
dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años
en el archivo de gestión y 0 en el archivo central, se procederá a su
eliminación utilizando el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se
conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación.
Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la
acción disciplinaria que es de 5 años, la Resolución de Gerencia
No.1261 de 2017 "Manual de Funciones y Competencias
Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,
Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b)
y c), Ley 951 de 2005.
Informes de Gestión y
Resultados
Memorandos de solicitud y/o
remision del informe
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Comunicaciones Oficiales
40 53 128Informes del Sistema
Integrado de Gestión2 4 X X
Criterio Cualitativo. Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de
carácter MISIONAL. La SUBSERIE muestra la revisión por la
Gerencia respecto al funcionamiento del SIG del Instituto y la
Oficina Asesora de Planeación, es quien se encarga de realizar el
seguimiento a los compromisos establecidos una vez revisado el
informe. Cumplido el tiempo de retención de 2 años en el archivo
de gestión y 4 en el central, se procederá a realizar uan seleccion
cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción anual,
con el fin de conservarlos siguiendo el protocolo establecido por el
archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo: Acuerdo 07 de 1994.
Artículo 24. Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f).
Decreto 176 de 2010 y NTCGP 1000 version 2009.
Informe del Sistema Integrado
de Gestión
Comunicaciones Oficiales
40 53 136 Informes Mensuales PQRS 2 0 X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación
Total (CT). Conservar estos documentos en soporte electrónico
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo de gestión se elimina porque es la
Dirección Administrativa y Comercial quien tiene la función de
recopilar los informes de las dependencias y allí reposa su original.
Informes Mensuales PQRS
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
40 54 150Inventarios Documentales
de Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un el
archivo de gestión de las dependencias. El inventario documental
esta conformado por todas las Series y Subseries bajo
responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada
funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer
en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad
y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de
2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación
Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
40 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva
en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn
Administrativa y Comercial
40 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO
Y CONSULTA
40 55 167Control Prèstamo y
Consulta de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se
elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 55 180Registro de contratos y
convenios2 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se
elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
Registro
40 55 182Registro de Reparto de
casos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se
elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
*Formato Registro de reparto
de casos
* Comunicaciones Oficiales
40 55 186Seguimiento de
correspondencia y PQR1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se
elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 62MANUALES
INSTITUCIONALES
40 62 201 Manual de Contratación 2 3 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL
o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá
conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará
la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Soporte Normativo: Artículo 24. Decreto
2609 de 2012 en su artículo 9, literal f).
Resolución de Adopción y/o
actualizaciónManual de Contratación MAN-
GC-001Certificación publicación
página Web
40 68PLANES
INSTITUCIONALES
40 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja
cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el
archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve
para la gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya que el
original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.
Plan de Trabajo
Cronograma de Actividades
Informes de avance plan de
acción
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 71 PROCESOS
40 71 261 Procesos Judiciales 1 4 X X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Preservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción
o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el mismo tiempo
asignado al soporte papel. . Transcurrido el tiempo de retención en
el archivo central los documentos en soporte papel y electrónico, se
les realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación mediante
método de picado para el soporte papel. Soporte Normativo:
Código de procedimiento civil, Código penal. Artículo 24. Decreto
2609 de 2012 en su artículo 9, literal f).
Poder
Solicitud de antecedentes
Antecedentes
Contestaciòn de la demanda
Oficio alegato de pruebas
Pruebas
Alegatos de conclusiòn
Fallo de primera instancia
Notificacion del acto
administrativo
Concepto
Recurso de apelaciòn
Pruebas
Fallo de segunda instancia
Oficio de traslado de fallo al
competente
Resoluciòn que ordena el
cumplimiento del fallo
Comunicaciòn al demandante
Comunicaciòn de
cumplimiento
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
40 71 262Procesos Ordinarios
Laborales1 4 X X
Criterio Cuantivo. Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie
producida o recibida como resultado de actuaciones de
representación de la entidad frente a pretensiones que se apoyan
en las normas del Derecho laboral (Dec.025 de 2014, Art.10,
Num.1). Se conservan 1 año en el Archivo de Gestión y 4 años en
el Archivo Central. Al cabo de los cinco años (contados a partir del
momento en que la respectiva obligación sea exigible) se
selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año de
producción para conservación permanente. Prescripción de los
derechos laborales (Código Sustantivo del Trabajo, Art.488 y
Código Procesal Laboral, Art.151)
Notificaciones
Demandas
Actas
Pruebas
Recursos
Fallos
Alegatos
Sentencias
Comunicaciones oficiales
Autos
40 72
PROCESOS
DECLARADOS
DESIERTOS O NO
ADJUDICADOS
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se
elimina ya que la acción disciplinaria y fiscal prescribe a los cinco
(5) años. Un (1) año precaucional.
Soporte Normativo: - Ley 80 de 1993 "Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública" - Decreto 2170 de 2002
"Reglamenta la Ley 80 de 1993" - Ley 1150 de 2007 "Introduce
medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993" -
Decreto 0734 de 2012 "Reglamenta el Estatuto General de
Contratación de la Administración Pública" - Decreto 0095 de 2014
"De Adopción del Manual de Contratación en INFIBAGUE.
Estudios Previos
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
P
VERSION: 01
M/D
TRD - 2018
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
Central
RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
E
Proyecto de Pliego de
Condiciones - Prepliegos
Formulario de Preguntas y
Respuestas
Comentarios a los Pliegos
Pliego de Condiciones
Definitivos
Acta o Resolución de
adjudicación o declaratoria
desierta
Preguntas y Respuestas
Adendas Acta de cierre y
apertura de propuestas
Ofertas
Informe de evaluación
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 39
20 3 ACTAS
20 3 20 Actas Comité de Riesgos 2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Este Comité tiene como objetivo hacer seguimiento
a las políticas y metodologías necesarias para generar un ambiente de administración y
control integral de riesgos en INFIBAGUÉ, con niveles de riesgo acordes con su
patrimonio, capacidad operativa, límites y niveles de tolerancia sobre la exposición al
riesgo. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es
la Conservación Total (CT). Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA. El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA
DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
Soporte Normativo: Ley 454 de 1998, Artículo 36, Numeral 22. Circular Externa No.
15 de Diciembre 30 de 2015 - Supersolidaria. Normas Técnicas para la Gestión Integral
de Riesgos de las Entidades de los Mercados Bursátiles – NRP-11, aprobada el 15
/7/2015 y en vigencia a partir del 10/08/2015. Normas Técnicas para la Gestión de los
Riesgos de Lavado de Dinero y de Activos, y Financiamiento al Terrorismo – NRP-8,
aprobada el14/11/2016 y en vigencia a partir del 01/12/2013. Decreto 1117 de 2013,
reglamenta parcialmente los artículos 17 y 18 de la Ley 819 de 2003, el numeral 2 del
artículo 270 y el literal a) numeral 2 del artículo 325 del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero y se dictan otras disposiciones. Norma ISO31000 – Gestión de Riesgos.
Acuerdo Consejo Directivo No. 006 Agosto 22 de 2018 - INFIBAGUE.
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Acta Comité de Riesgos
Anexos
20 52 INDICADORES
20 52 98Indicadores de Gestión por
Procesos1 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Se sugiere conservar un (1) año en el archivo de
gestion por posibles consultas, en cuanto a los cambios realizados. Una vez
cumplido el tiempo de retención eliminar, por cuanto la información consolidada
de los procesos se encuentra disponible para su consulta en la Oficina Asesora
de Planeación y en la página Web de la entidad.
Hoja de Vida del Indicador
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
Página 1
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
Formato de soliitud de
modificación o actualización
Informe de reporte de
indicadores
20 53
INFORMES
INTERNOS DE
GESTION Y
RESULTADOS
20 53 99Informes a Organismos de
Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion
Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de
gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE.
Constitución Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá:
1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
20 53 100Informes a Otros
Organismos del Estado2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion
Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de
gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución Política de
Colombia de 1991.
Informes a Otros Organismos
del Estado
Comunicaciones Oficiales
Página 2
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
20 53 104Informes Calificación de
Riesgos Financieros2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL. Este informe está
dirigido a entidades financieras y proveedores de obras y servicios para entidades
públicas del sector territorial. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el
AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se conservan
totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de
control. Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución Política
de Colombia de 1991.
Informes Calificación de
Riesgos
Plan de acción
Informe de avance
Comunicaciones Oficiales
20 53 116
Informes de Gestión de
Riesgos Financieros,
Operacionales y de
Mercado
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de
carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable del archivo de
gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
Informes de Gestión de
Riesgos Financieros,
Operacionales y de Mercado
Comunicaciones Oficiales
Página 3
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
20 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia el desarrollo
de las actividades y funciones ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido
su tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 0 en el archivo
central, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo establecido por el
archivo de INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se
conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación. Soporte
Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria que
es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de 2017 "Manual de Funciones
y Competencias Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,
Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951
de 2005.
Informes de Gestión y
Resultados
Plan de acción
Informe de avance
Indicadores de gestión
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Comunicación Oficial
20 53 137
Informes Organismos y
Calificadoras de Riesgos
Financieros
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion
Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de
gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control. Soporte Normativo: artículos
117, 119, 267, 277 Constitución Política de Colombia de 1991.
Informes Organismos y
Calificadoras de Riesgos
Financieros
Plan de acción
Informe de avance
Página 4
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
20 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
20 54 150Inventarios Documentales
de Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter MISIONAL.
Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera exacta
y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión de las dependencias. El
inventario documental esta conformado por todas las Series y Subseries bajo
responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o
contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse en medio digital, Se
digitalizara el soporte físico y se conservara permanentemente. Las imágenes
deberán permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad,
trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012 - Decreto
2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de
2015.
Inventario documental de la
dependencia - FUID
20 54 153Tabla de Retención
Documental (Dependencia)X
Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en el Grupo
de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn Administrativa y Comercial
Página 5
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
20 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
20 55 167Control Prèstamo y
Consulta de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
20 62MANUALES
INSTITUCIONALES
20 62 207
Manual de Prevención de
Lavado de Activos y
Financiación del
Terrorismo "LA/FT"
2 5 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual está dirigido a todos los miembros del
Consejo Directivo, empleados, clientes, proveedores, contratistas, aliados estratégicos y
demás terceros vinculados con el Instituto y tiene como propósito prevenir que algunas
operaciones realizadas a través
del sistema financiero sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos
provenientes de actividades delictivas o para la movilización de recursos hacia la
realización de actividades terroristas. Esta subserie tiene como propósito prevenir que
algunas operaciones realizadas a través del sistema financiero sean utilizadas para dar
apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la
movilización de recursos hacia la realización de actividades erroristas. Serie
documental que se genera en formato electronico para su posterior publicación en la
página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo con las modificaciones que
INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las resoluciones que establecen los
requisitos minimos que debe cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación de los
sistemas de administración de riesgo.
Se sugiere conservar dos (2) años en el archivo de gestion por posibles consultas, en
cuanto a los cambios realizados. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por
la superintendencia bancaria deberán conservarse por un periodo no menor de cinco
(5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos
establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser eliminados siempre
que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
Soporte Normativo: artículos 102 y siguientes del Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero, en consonancia con el articulo 22 de la Ley 964 de 2005.
REGIMEN DE LA INFORMACION FINANCIERA Y COMERCIAL. Artículo 96 del
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Aprobado
mediante acta No 05 del 08 de Agosto del 2018 del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño
Página 6
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
Manual de Prevención de
Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo
"LA/FT" - Código: MAN-GR-
005 - Versión: 01
Vigente desde: 2018/08/08
Estructura organizacional de
las Actividades de Prevención
de Lavado de
Activos y Financiación del
Terrorismo LA/FT.
Funciones y responsabilidades
de quienes participan en la
administración del
riesgo de LA/FT.
Procedimientos para
identificar, medir, controlar y
monitorear el riesgo de LA/FT.
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002 de la
Capacitación y Socialización
20 62 215
Manual del Sistema de
Administración de Riesgos
de Crédito “SARC”
2 5 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Manual para identificar, evaluar, medir y monitorear
los riesgos y a su vez constituir las provisiones como
medida de protección del activo de la entidad. Subserie documental que se
genera en formato electronico para su posterior publicación en la página Web.
Estos manuales se actualizan de acuerdo con las modificaciones que
INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las resoluciones que
establecen los requisitos minimos que debe cumplir el Instituto, en cuanto a la
implementación de los sistemas de administración de riesgo.
Se sugiere conservar dos (2) años en el archivo de gestion por posibles
consultas, en cuanto a los cambios realizados y cinco (5) años en el archivo
central. Vencido este lapso, podrán ser eliminados siempre que, por cualquier
medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
Soporte Normativo: Circular Externa 034 de 2013 - Superintendencia
Financiera de Colombia
Página 7
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
Manual del Sistema de
Administración de Riesgos de
Crédito “SARC” - Código: MAN-
GR-002 - Versión: 01 - Vigente
desde: 2018/05/02
Aprobación Sistema de Control
Interno del SARC,
Políticas y procedimientos del
Sistema de Administración de
Riesgo de Crédito.
Procedimientos y metodologías
de otorgamiento, seguimiento
del Riesgo Crediticio (R.C) y
de recuperación de los créditos
del Instituto.
Reportes sobre los niveles de
exposición al Riesgo Crediticio.
20 62 216
Manual Sistema de
Administración de Riesgo
de Liquidez "SARL"
2 5 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual establece las políticas de identificación,
medición, control y monitoreo, con variables que permiten medir el nivel de
tolerancia y evaluar el potencial de riesgo, mediante la estimación y cuantificación
de la liquidez, por medio de un modelo de gestión de activos y pasivos, con
bandas de tiempo que se ajustan al tipo de operaciones y periodicidad con que se
obtienen los recursos.Subserie documental que se genera en formato electronico
para su posterior publicación en la página Web. Estos manuales se actualizan de
acuerdo con las modificaciones que el MINTIC u otros organos de control
realicen a las resoluciones que establecen los requisitos minimos que debe
cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación de los sistemas de
administración de riesgo.
Se sugiere conservar dos (2) años en el archivo de gestion por posibles
consultas, en cuanto a los cambios realizados y cinco (5) años en el archivo
central. Vencido este lapso, podrán ser eliminados siempre que, por cualquier
medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
Soporte Normativo: Circular Externa 100 de 1995, capítulo 6, como: "La
contingencia de no poder cumplir plenamente de manera oportuna y eficiente los
flujos de caja esperados e inesperados vigentes y futuros, sin afectar el curso de
las operraciones diarias o la condición del Instituto, es manifestada en la
insuficiencia de activos liquidos disponibles para ello y/o en la necesidad de
asumir costos inusuales de fondo",
Página 8
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
Manual Sistema de
Administración de Riesgo de
Liquidez "SARL" - Código:
MAN-GR-003 - Versión: 01 -
Vigente desde: 2018/07/27
Documentos y registros del
funcionamiento oportuno,
efectivo y eficiente de la
medición y control del Riesgo
de Liquidez.
Informes y actas del Consejo
Directivo, Comités
responsables del seguimiento,
monitoreo y control del SARL.
Informes de Revisoría Fiscal.
Informes de Control Interno y
de Gestión .
Metodología, parámetros,
fuentes de información y
demás características
empleadas para la medición
del Riesgo de Liquidez.
Registro contable de las
operaciones que afecten la
posición de liquidez de la
entidad.
Página 9
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
20 62 217
Manual Sistema de
Administración de Riesgo
de Mercado "SARM"
2 5 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual permite lograr el cumplimiento de las
etapas de identificación, medición, control y monitoreo a través de políticas que
permita determinar el perfil de riesgo de la entidad bajo la directriz que
proporciona el conocer los factores de riesgo a los que está expuesta la
entidad.Subserie documental que se genera en formato electronico para su
posterior publicación en la página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo
con las modificaciones que INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las
resoluciones que establecen los requisitos minimos que debe cumplir el Instituto,
en cuanto a la implementación de los sistemas de administración de riesgo.
Se sugiere conservar dos (2) años en el archivo de gestion por posibles
consultas, en cuanto a los cambios realizados y cinco (5) años en el archivo
central. Vencido este lapso, podrán ser eliminados siempre que, por cualquier
medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta.
Soporte Normativo: Circular Externa 042 de 2010, Superintendencia Financiera
de Colombia. Decreto 1525 de 2008 y el Decreto Único Reglamentario 1068 de
2015
Manual Sistema de
Administración de Riesgo de
Mercado "SARM" - Código:
MAN-GR-004 - Versión: 01 -
Vigente desde: 2018/07/27
Documentos y registros
funcionamiento oportuno,
efectivo y eficiente del SARM
Informes Consejo Directivo
Informes Representante Legal
Informes Entes de Control
Actas de Comité Financiero
Políticas, metodologías,
parámetros y fuentes de
información para la medición
del riesgo de mercado.
Página 10
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
20 62 218
Manual Sistema de
Administración de Riesgo
Operativo "SARO"
2 3 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual asegura el cumplimiento de la misión, visión,
políticas, objetivos y metas del Instituto de Financiamiento, Promoción y Desarrollo de
Ibagué - INFIBAGUÉ, a través de la administración de los riesgos identificados para cada
uno de los procesos que hacen parte del Modelo de Operación, adoptado por la Entidad.
Subserie documental que se genera en formato electronico para su posterior publicación
en la página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo con las modificaciones que
INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las resoluciones que establecen los
requisitos minimos que debe cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación de los
sistemas de administración de riesgo.
Subserie con valores administrativos e inforamtivos, cumplidos dos (2) años en el archivo
de gestión, se transfiere al archivo central para conservación por tres (3) años,
posteriormente realizar la selección de la base de datos con información procesada
semestralmente, para su conservación total por ser documentos que permiten garantizar
la trazabilidad en la administración de los riesgos operativos. Realizar migraciones de la
información a otros sistemas cuando estén obsoletos y dejar actas y registros de lo
realizado.
Soporte Normativo: SUPERINTENDENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA. Todas las
entidades sometidas a la inspección y vigilancia de la SFC, deben adoptar un Sistema de
Administración de Riesgo Operativo (SARO), con excepción de las Oficinas de
Representación de instituciones financieras y reaseguradoras del exterior. ISO
31000:2018. Norma Técnica Internacional para la Gestión del Riesgo.
Cartilla de Administración del Riesgo. Guía de Administración del Riesgo del
Departamento Administrativo de la Función Pública Vr. 2018.
Metodología para diseñar y hacer seguimiento a la Estrategia de Lucha contra la
corrupción y atención al ciudadano. Programa Presidencial para la Moralización,
Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción.
Circular Externa 041 de 2007 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Manual Sistema de
Administración de Riesgo
Operativo "SARO" - MAN-GR-
001 - Versión: 01 Vigente
desde: 2018/05/02.
Políticas del Sistema de
Administración del Riesgo
Operativo
Instrumentos, metodologías y
procedimientos.
Socialización del plan en
comité de continuidad y en
toda la organización.
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Informes administración de
riesgos
Página 11
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
20 62 220
Manual Sistema Integral de
Administración del Riesgo
"SIAR"
1 0 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Este Manual identifica “el mundo” de riesgos a los
que se está expuesto, determinando responsables de la gestión y el control de los
mismos. Subserie documental que se genera en formato electronico para su
posterior publicación en la página Web. Estos manuales se actualizan de acuerdo
con las modificaciones que INFIBAGUE u otros organos de control realicen a las
resoluciones que establecen los requisitos minimos que debe cumplir el Instituto,
en cuanto a la implementación de los sistemas de administración de riesgo.
Se sugiere conservar dos (2) años en el archivo de gestion por posibles
consultas, en cuanto a los cambios realizados. Una vez cumplido el tiempo de
retención eliminar, por cuanto la información se encuentra disponible para su
consulta en el Mapa del Proceso de la página Web de la entidad. Soporte
Normativo: Circular No. 15 diciembre 30 de 2015 SUPERSOLIDARIA-
INSTRUCCIONES PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA INTEGRAL
DE ADMINITRACION DE RIESGOS – SIAR. Normas ISO 31000.
Manual Sistema Integral de
Administración del Riesgo
"SIAR"
20 68PLANES
INSTITUCIONALES
20 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro (4) años
en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central. Cumplido ese tiempo
se elimina por que solo sirve para la gestión administrativa y no tiene valor
histórico, ya que el original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.
Página 12
UNIDAD PRODUCTORA:
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
OFICINA DE GESTION DEL RIESGO
S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO
E
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
ENTIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP
Plan de Trabajo
20 68 237Planes de Manejo de
Riesgos2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se
efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo:
Ley 46 de noviembre 2 de 1988. Decreto 93 del 13 de enero de 1998. ICONTEC:
NTC-5254. Norma Técnica Colombiana de Gestión del Riesgo.
Plan Manejo de Riesgo
Informe de seguimiento al plan
Comunicaciones Oficiales
FECHA DE APROBACION
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
CONVENCIONES
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Página 13
UNIDAD PRODUCTORA:
11 3 ACTAS
11 3 18Actas Comité de Gestión
Ambiental2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL o ESENCIAL. Subserie en la cual se
plasman las decisiones como instancia encargada de coordinar y
realizar seguimiento a todas las activiaddes orientadas a la
implementaciòn del Sistema de Gestiòn Ambiental, bajo
estàdares de la Norma ISO 14001:2015 en INFIBAGUE. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará
la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Soporte Normativo: Resolución No.
0649 septiembre 12 de 2018 - INFIBAGUE.
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Acta de Comité de Gestión
Ambiental
Anexos
11 3 22 Actas Comité Directivo 2 4 X X
Nivel de acceso PÚBLICA. Esta subserie documental se
conserva como evidencia institucional en el desarrollo de las
actividades de la Alta Dirección. Soporte Normativo:
Resolución Gerencial No. 025 de 2009 - INFIBAGUE.
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité Directivo
Anexos
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Página 1
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 3 24
Actas Comité
Institucional de Gestión y
Desempeño
2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Nivel de acceso PUBLICA.
Documento VITAL o ESENCIAL. Documento en el que se
relacionan los temas tratados y acordados por el Comité
Institucional Gestión y Desempeño en razón de las funciones
asignadas por el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará
la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Soporte Normativo: COLOMBIA,
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017). Por medio del
cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único
Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con
el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley
1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo 2.2.22.3.8. Resolución
Gerencial No. 205 de 2018 - INFIBAGUE .
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Acta de Comité Institucional de
Gestión y Desempeño.
Anexos
Página 2
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 17 CIRCULARES
11 17 60 Circulares Internas 2 6 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La subserie
Circulares Internas evidencia el desarrollo de las actividades
misionales y administrativas de la empresa. No constituyen el
patrimonio histórico de la Entidad y no desarrolla valores
secundarios. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2 años
en el archivo de gestión y 6 años en el archivo central y teniendo
en cuenta que el tiempo máximo dispuesto por la Ley 1474 de
2011 para la prescripción de la acción disciplinaria que es de 5
años, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo
establecido por el archivo de INFIBAGUE.
Circulares Internas
11 20 CONCEPTOS
11 20 67
Conceptos Viabilidad
Financiera y Económica
de los Proyectos
2 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Estudios previos realizados
para determinar la optimización de los recursos necesarios y
disponibles para la formulación del proyectos. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es
la Conservación Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y
se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.
Conceptos Viabilidad Financiera
y Económica de los Proyectos
11 38ESTUDIOS E
INVESTIGACIONES
11 38 90
Estudios de Planeación
estratégica y proyección
financiera a corto,
mediano y largo plazo
2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003
de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y
se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.
Página 3
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 52 INDICADORES
11 52 98Indicadores de Gestión
por Procesos2 4 X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie que hace parte del
mejoramiento continuo de INFIBAGUE y evidencia la revisión
adelantada para garantizar la gestión en torno a los procesos de
gestión de calidad de la entidad. Finalizado el tiempo de retención
de 4 años en el archivo central no desarrolla valores secundarios
ya que la informacion es consolidada en el informe de gestion
general por esta razon puede ser eliminada. Esta SUBSERIE
muestra el reporte de los Indicadores de Gestión de las
dependencias que conforman el Instituto y que supervisa la
Oficina Asesora de Planeación. Soporte Normativo:
Indicadores de gestión en ISO 9001:2015.
Ficha técnica indicadores de
gestión
Acta de reunión
Lista de asistencia
Correo electrónico
11 53
INFORMES
INTERNOS DE
GESTION Y
RESULTADOS
11 53 99Informes a Organismos
de Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento
VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen
parte del patrimonio documental de la administración, se
conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos
de los organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución
Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278.
Bogotá: 1991.
Página 4
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
11 53 100Informes a Otros
Organismos del Estado2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento
VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen
parte del patrimonio documental de la administración, se
conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos
de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución
Política de Colombia de 1991.
Informes a Otros Organismos del
Estado
Comunicaciones Oficiales
Página 5
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 53 103
Informes Anuales de
Seguimiento al Modelo
Integrado de Planeación
y Control - MIPG
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Informes que realiza el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño anualmente sobre el seguimiento a las acciones y
estrategias adoptadas para la operación del Modelo Integrado de
Planeación y Control – MIPG. Artículo 2.2.22.3.8, Decreto 1499
de 2017. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el
AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT). El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento
de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará
la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Soporte Normativo: COLOMBIA,
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 1499 (11,
septiembre, 2017). Por medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función
Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido
en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo
2.2.22.3.8.
Informes Anuales de
Seguimiento al Modelo Integrado
de Planeación y Control - MIPG
Solicitudes y Respuestas
Correos Electronicos
11 53 106
Informes Comité
Institucional de Gestión y
Desempeño
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003
de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Informes Comité Institucional de
Gestión y Desempeño
Página 6
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Oficios
Memorandos
Correos electrónicos (CEI)
11 53 109Informes de Auditorías
Internas SIG2 3 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta SUBSERIE evidencia el
desarrollo de las actividades misionales y administrativas del
Instituto. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años en
el archivo de gestión y 3 en el archivo central, se procederá a su
eliminación utilizando el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se
conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación.
Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de
la acción disciplinaria que es de 5 años, la Resolución de
Gerencia No. 1261 de 2017 "Manual de Funciones y
Competencias Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos
25, 26 y 27, Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y
h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de 2005.
Informes de Auditorías Internas
Comunicaciones Oficiales
Página 7
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
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S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
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TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 53 119Informes de Indicadores
de Gestión 2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Agrupación documental en la que
se registra la metodología utilizada para el diseño, formulación,
seguimiento de los indicadores del desempeño de los procesos
del Sistema Integrado de Gestión del Instituto.Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño para su eliminación mediante método de picado.
Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios. Fuente
y Soporte Normativo: COLOMBIA. INSTITUTO
COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.
Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP
1000:2009. Bogotá: 2009. Numeral 8.2.3 Seguimiento y medición
de procesos. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
Decreto 4485 (18, noviembre, 2009) Por medio de la cual se
adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública. Bogotá: 2009. COLOMBIA, DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1499
(11, septiembre, 2017). Por medio del cual se modifica el Decreto
1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función
Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido
en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo
2.2.22.3.8.
Hoja de vida del indicador
Matriz de despliegue de
indicadores
Informes de Indicadores Gestión
Comunicaciones Oficiales
11 53 128Informe del Sistema
Integrado de Gestión2 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
La SUBSERIE muestra la revisión por la Gerencia respecto al
funcionamiento del SIG del Instituto y la Oficina Asesora de
Planeación, es quien se encarga de realizar el seguimiento a los
compromisos establecidos una vez revisado el informe. Cumplido
el tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 4 en el
central, se procederá a realizar uan seleccion cualitativa del 10%
de los documentos sobre la producción anual, con el fin de
conservarlos siguiendo el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Soporte normativo: Acuerdo 07 de 1994 artículo
24. Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f). Decreto 176
de 2010 y NTCGP 1000 version 2009.
Página 8
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
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S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
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EN
CIA
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TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Informe del Sistema Integrado de
Gestión
Comunicaciones Oficiales
11 53 135Informes Internos de
Gestión y Resultados2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Subserie de carácter MISIONAL. Subserie de carácter
administrativo. Teniendo en cuenta que los Informes de
Gestión Institucional son fuente de información privilegiada que
permite recuperar la memoria institucional de INFIBAGUE (Plan
de Desarrollo, Plan Esatrégico, Plan de Acción, Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano), estos documentos
revisten de valores para la investigación. Una vez la Subserie
cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre del
expediente o trámite que le dio inicio, se deben transferir al
Archivo Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo
establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura,
en su Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean valores históricos no podrán
ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o
almacenados mediante cualquier medio".
Plan de Acción
Informes de Gestión y
Resultados del Plan de
Desarrollo
Informes de Gestión y
Resultados del Plan Estratégico
Informes de Gestión y
Resultados del Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
Indicadores de gestión
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Comunicación Oficial
Página 9
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
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S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
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EN
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TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 53 141Informe Rendición de
Cuentas a la Ciudadanìa2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA
DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte
Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto
Anticorrupción).
INFIBAGUE. Rendición de
Cuentas (Gerencia General)
INFIBAGUE. Rendición de
Cuentas Oficinas Asesoras,
Oficinas de Gestión y
Direcciones
Encuesta audiencia rendición de
cuentas
Pantallazo Convocatoria Pública
Encuesta evaluación del Evento
Acta del Evento
Comunicación Oficial
Rendición de Cuentas
Evidencias
Acta de reunión
Informe de resultados
Página 10
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
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S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
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TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
11 54 150
Inventarios
Documentales de Archivo
Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación
que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de
un el archivo de gestión de las dependencias. El inventario
documental esta conformado por todas las Series y Subseries
bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada
funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán
permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad,
seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel en
el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de
2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012
Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental del
archivo de gestión - FUID
11 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la
Direcciòn Administrativa y Comercial
11 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
11 55 167Control Préstamo y
Consulta de Documentos 1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño para su eliminación mediante método de picado.
Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
Registro Control Préstamo
Documentos FOR-GD-002
Comunicaciones Oficiales
Página 11
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 62MANUALES
INSTITUCIONALES
11 62 203Manual de Gestión
Ambiental2 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Conservar estos documentos en
soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
primario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se presenta ante el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño para eliminaciión
mediante el proceso de picado, dado que la normatividad es
cambiante y se desactualiza.
Manual de Gestión Ambiental
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Socialización
11 62 212
Manual Operativo del
Modelo Integrado de
Planeación y Gestión
MIPG
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.
Conservar estos documentos en soporte electrónico como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central su Conservación es
Total y se realiza el respectivo inventario y se efectuará la
transferencia secundaria al archivo Central.
Manual Operativo del Modelo
Integrado de Planeación y
Gestión MIPG
11 62 214Manual Sistema
Integrado de Gestión SIG2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento
VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Conservar estos documentos en soporte electrónico
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central su Conservación es
Total y se realiza el respectivo inventario y se efectuará la
transferencia secundaria al archivo Central. Soporte Normativo:
Ley 872 de 2003 - NTC GP 1000:2009. NTC ISO 9001:2015.
Página 12
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Manual Sistema Integrado de
Gestión SIG
Caracterización de procesos
Listado maestro de documento
Comunicación interna de
revisión y/o aprobación de
documento del SIG
Ficha Técnica del indicador
Formato Acciones correctivas y
de mejora - FOR-SI-012
Plan de Mejoramiento Política
11 63 MAPAS DE RIESGOS 2 2 X XNivel de acceso PUBLICA. Una vez finalizado el tiempo de
retención en el archivo central pierde todos sus valores primarios
y secundarios por lo tanto se procede a su eliminación.
Mapa de Riesgos Institucional
Mapa de Riesgos Estratégicos
Mapa de Riesgos Misionales
Mapa de Riesgos de Apoyo
Informes Seguimiento Mapa de
Riesgos por proceso
11 68PLANES
INSTITUCIONALES
11 68 222Planes Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Subserie que posee valores secundarios debido a que es una
herramienta de caracter preventivo para el control de la gestion.
Asegurar su conservación y reprografía para lo cual se debe
garantizar su reproducción en un medio técnico, las imágenes se
conservaran permanentemente para la memoria institucional en
un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y
fácil consulta. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central su Conservación es Total y se realiza el respectivo
inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo
Central. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 Art. 76 -
Decreto 2482 de 2012 Publicacion Plan Anticurrupccion
Plan anticorrupción y Atención al
Ciudadano.
Página 13
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Informes de Seguimiento del
Plan
Registro de publicación en web.
11 68 230Planes de Acción
Institucional 1 9 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.
“Instrumento de programación anual de las metas del plan de
desarrollo que permite a cada dependencia de la administración
orientar su quehacer para cumplir con los compromisos
establecidos en el plan de desarrollo.” Glosario Dirección
Nacional de Planeación. Esta subserie documental se deja un (1)
año en el Archivo de Gestión y nueve (9) años en el archivo
central. Cumplido ese tiempo se transfiere al archivo histórico
para su Conservación Total. Soporte Normativo: COLOMBIA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011).
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de
corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Bogotá: 2011. Artículo 74.
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2482 (3, diciembre, 2012). Por el
cual se establecen los lineamientos generales para la integración
de la planeación y la gestión. Bogotá: 2012. Artículo 8.
Planes de Acción Institucional.
Informe mensual del plan
institucional.
Registro de publicación en web.
11 68 236Planes de Gestión
Integral del Riesgo2 8 X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.
Agrupación documental en la cual se definen las políticas, las
estrategias, y la evaluación para la gestión de los riesgos
institucionales. Soporte Normativo: COLOMBIA.
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 4485 (18,
noviembre, 2009) Por medio de la cual se adopta la actualización
de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Bogotá:
2009.
COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017). Por
medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto
Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo
relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo
133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo 2.2.22.3.8.
Página 14
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Plan de gestión del riesgo.
Mapa de riesgos por
dependencia.
Mapa de riegos Institucional.
Acta de reunión.
Informe de gestión del riesgo.
11 68 242Planes de Mejoramiento
Institucional2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.
Conservar estos documentos en soporte electrónico como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central su Conservación es
Total y se realiza el respectivo inventario y se efectuará la
transferencia secundaria al archivo Central.
Informe de auditoría Institucional.
Plan de Mejoramiento
Institucional.
Acta de reunión.
Informe de seguimiento al plan
de mejoramiento
11 68 249Planes del Sistema de
Gestión Ambiental2 8 X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Documento en el que se definen los compromisos, acciones y
estrategias que adoptan las entidades en el marco del Sistema de
Gestión Ambiental. Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central su Conservación es Total y se realiza el
respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al
archivo histórico. Soporte Normativo: COLOMBIA. INSTITUTO
COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.
NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental: Requisitos con
orientación para su uso. Bogotá: 2015. Numeral 4.3.
Plan del Sistema de Gestión
Ambiental
Página 15
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 68 254Planes Estratègicos
Institucionales2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Subserie que posee valores secundarios y es la guia y el insumo
basico para preparar planes operativos anuales de la entidad.
Documento en el que se organiza y orienta estratégicamente las
acciones de una entidad cuatrienalmente para alcanzar objetivos
acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo
Municipal. Cumplido dos (2) años en el archivo de gestión, se
transfiere al archivo central para un tiempo de conservación de
ocho (8) años. Asegurar su conservación y reprografía para lo
cual se debe garantizar su reproducción en un medio técnico, las
imágenes se conservaran permanentemente para la memoria
institucional en un repositorio que garantice su fidelidad,
seguridad, trazabilidad y fácil consulta.. Soporte Normativo:
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 152 (15,
julio, 1994) Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo. Bogotá: 1994. COLOMBIA. CONGRESO DE LA
REPÚBLICA. Ley 1753 (9, junio, 2015) Por la cual se expide el
Plan Nacional de Desarrollo 20142018 “Todos por un nuevo
país”. Bogotá: 2015.
Diagnóstico de acciones
estratégicas.
Plan Estratégico Institucional.
Registro de Publicación en
página web.
Página 16
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 68 257Planes Operativos
Anuales1 3 X
Nivel de acceso PUBLICA. Establece las metas de la vigencia,
con sus indicadores (eficacia o efectividad), responsables y
cronogramas. Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se eliminan los documentos por pérdida de valores
primarios.
Plan Operativo Anual
Evidencia y publicación en la
página Web
Informe de seguimiento al Plan
Comunicaciones Oficiales
11 74
PROGRAMA
INTEGRADO DE
GESTION
11 74 266SIG - Modelo Integrado
de Planeación y Gestión2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003
de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT).Conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Soporte Normativo: Decreto 2482 de 2012 Modelo Integrado de
Planeacion y Gestión.
Plan de Trabajo Anual
Estrategia Antitrámites
Estrategia de rendición de
cuentas
Mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Plan de mejoramiento a las
políticas administrativas
Mapa de riesgo de corrupción
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas
Informe implementación,
Desarrollo y Mantenimiento de
MIPG
Comunicaciones Oficiales
Página 17
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 74 267SIG- Sistema Integrado
de Gestión "INTEGRA"2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003
de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT).Conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 - NTC 9001:2015
Elaboración y Control de
Documentos PRO-SI-001
Manual del SIG - MAN-SI-001
Caracterización de procesos
CAR-SI-001
Normograma de Procesos NOR-
SI-001
Mapa de riesgo de procesos
MAP-GR-001
Matríz Aspectos e Impactos
Ambientales MAT-SI-001
Plan de Trabajo del SIG
"INTEGRA"
Evidencias Jornadas de
Socialización, Sensibiliazación y
Capacitación
Indicadores de Gestión por
procesos y Matríz de Indicadores
de Gestión
Auditorías Internas al SIG PRO-
SI-004
Plan de Auditoría FOR-SI-001
Lista de Verificación FOR-SI-007
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Evaluaciones de Auditores
Internos FOR-SI-008
Evaluaciones por Auditores
Líderes FOR-SI-009
Informe de Auditoría FOR-SI-
010
Página 18
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Informes de Evaluación
Auditores Internos FOR-SI-008
Informes de Evaluación
Auditores Líder FOR-SI-009
Informes de Auditorías FOR-SI-
010
Control Salida No Conformes
PRO-SI-002
Acciones Correctivas y de
Mejora PRO-SI-003
Identificación Producto No
Conforme FOR-SI-003
Tratamiento de Producto No
Conforme FOR-SI-004
Acciones Correctivas y de
Mejora FOR-SI-012
Lista de Chequeo cumplimiento
requisitos HSEQ - Areas
Administrativas - FOR-SI-011
Lista de Chequeo cumplimiento
requisitos HSEQ - Contratsitas -
FOR-SI-014
Lista de Chequeo cumplimiento
requisitos HSEQ - Funcionarios
Administrativos - FOR-SI-014
Planes de Acción o de Mejora
Listado Maestro de Documentos
y Registros FOR-SI-001
Planes de Mejoramiento
Informes de Seguimiento Planes
de Mejoramiento
Evidencias
Página 19
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
11 77PROYECTOS
INSTITUCIONALES
11 77 282 Proyectos de Inversión 1 9 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.
Estos documentos contienen los estudios realizados para la
ejecución de proyectos que buscan la utilización óptima de los
recursos (Dec.025 de 2014, Art.11 Num.7-8), a través del
seguimiento a la ejecución presupuestal de los proyectos de
inversión y el trámite de la viabilidad de las modificaciones
presupuestales que se realicen al presupuesto de inversión, así
como la asesoría y apoyo a las dependencias de INFIBAGUE en
la elaboración de los proyectos de inversión y conceptuar su
viabilidad técnica, financiera y económica. Se conservan 1 año en
Archivo de Gestión y 9 años en Archivo Central. Posteriormente
se digitalizan para conservación permanente en ambos soportes
como evidencia y transparencia en la gestión de la Entidad.
Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011, Art. 77 Art. - 76 -
Decreto 2482 de 2012 Publicacion Proyectos de Inversion
Página 20
UNIDAD PRODUCTORA:
PROCEDIMIENTO
SU
BS
ER
IE
S CT M/DP
E
Archivo de
Gestiòn
Archivo
Central
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
TIPOS DOCUMENTALESSUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
DISPOSICION FINAL
TRD - 2018
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA ASESORA DE PLANEACION
CODIGO
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
Proyecto de Inversión
Conceptos Viabilidad Financiera
y Económica de los Proyectos
de Inversión
Informes de Seguimiento
Comunicaciones Oficiales
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación
SGDEA: Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo. Aplicativo o software de
Gestión documental que administra documentos electrónicos de archivo y expedientes de
archivo: fisicos, digitales, hibridos, electrónicos y virtuales. Debe cumplir con los requisitos
establecidos por el AGN
M: Microfilmación S: Selección
TRADICION DOCUMENTAL
Soporte P: Físico Papel
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Página 21
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
12 53INFORMES INTERNOS DE
GESTION Y RESULTADOS
12 53 99Informes a Organismos
de Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). El responsable del
archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte
del patrimonio documental de la administración, se conservan
totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los
organismos de control.
Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL
CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de
Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
12 53 100Informes a Otros
Organismos del Estado2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL
o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá
conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará
la transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para evidenciar los
distintos requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución
Política de Colombia de 1991.
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
Informes a Otros Organismos
del Estado
Comunicaciones Oficiales
12 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X X X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia
el desarrollo de las actividades misionales y administrativas de la
dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años
en el archivo de gestión y 0 en el archivo central, se procederá a su
eliminación utilizando el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se
conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación.
Soporte Normativo: Resolución de Gerencia No.1261 de 2017
"Manual de Funciones y Competencias Laborales" y Decreto 2609
de 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951
de 2005.
Informes de Gestión y
Resultados
Comunicaciones Oficiales
Oficios de solicitud y/o remision
del informe
12 53 139Informes Procesos
Disciplinarios1 5 X X
Criterio Cualitativo. Cumplido su período de conservación en el
Archivo Central los "Informes de Procesos Disciplinarios" serán
sometidos a un proceso de Selección, eligiendo conservar en
forma permanente los de interés para el Instituto.
Informes Procesos
Disciplinarios
Comunicaciones Oficiales
12 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
12 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un el
archivo de gestión de las dependencias. El inventario documental
esta conformado por todas las Series y Subseries bajo
responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada
funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer
en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad
y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de
2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación
Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental de la
dependencia - FUID
12 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva
en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn
Administrativa y Comercial
12 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO Y
CONSULTA
12 55 167Control Prèstamo y
Consulta de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
12 55 181Registro de Procesos
Disciplinarios2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Registro de Procesos
Disciplinarios
Comunicaciones Oficialas
12 55 182Registro de Reparto de
casos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato Registro de reparto de
casos
Comunicaciones Oficiales
12 62MANUALES
INSTITUCIONALES
12 62 202Manual de Funciones y
Competencias LaboralesX
Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva
en la Direcciòn Administrativa y Comercial
Página 5
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONS
ER
IE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
12 68 PLANES INSTITUCIONALES
12 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja
cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el
archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve
para la gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya que el
original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.
Plan de Trabajo
Cronograma de Actividades
Informe avances plan de
acción
Anexos
12 73PROCESOS
DISCIPLINARIOS2 18
12 73 264 Procedimiento Ordinario 5 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Criterio Cualitativo
Intrínseco: Documento VITAL O ESENCIAL. Esta Subserie está
conformada por los documentos que revela el procedimiento
judicial que realiza la entidad al momento de adelantar el proeso
disciplinario a sus funcionarios bajo el amparo de la Ley. Una vez
cumpla su tiempo de retención de 5 años en el archivo de gestión y
9 años en el archivo central, se procederá a realizar una selección
cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción anual,
con el fin de conservarlos, siguiendo el procedimiento establecido
por el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Ley 1333
1986; Ley 136 de 1994; Ley 1801 de 2016; Ley 4 de 1913; Ley
734 de 2002; Ley 842 de 2003. Se relaciona el tiempo de retención
con el tiempo de prescripción de las acciones disciplinarias. Se
conservan los procesos cerrados con fallo sancionatorio.
Queja
Informe funcionario público
Inicio de oficio
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INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONS
ER
IE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
Auto de indagación Preliminar
Auto de archivo queja
Auto aperturas de
investigaciones
Auto de Formulación de
Pliegos de Cargos
Auto que decreta pruebas
Auto de traslado de alegatos
de conclusión
Fallo primera instancia
Formulación de cargos
Citación
Autos de Nulidad
Autos decreta pruebas
Auto remisión por competencia
a otras entidades
Auto de cierre de investigación
Auto para la preservación del
orden interno
Auto de archivo de Queja
12 73 265 Procedimiento Verbal 5 9 X X
Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Criterio Cualitativo
Intrínseco: Documento VITAL O ESENCIAL. Esta Subserie está
conformada por los documentos que revela el procedimiento
judicial que realiza la entidad al momento de adelantar el proeso
disciplinario a sus funcionarios bajo el amparo de la Ley. Una vez
cumpla su tiempo de retención de 5 años en el archivo de gestión y
9 años en el archivo central, se procederá a realizar una selección
cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción anual,
con el fin de conservarlos, siguiendo el procedimiento establecido
por el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Ley 1333
1986; Ley 136 de 1994; Ley 1801 de 2016; Ley 4 de 1913; Ley
734 de 2002; Ley 842 de 2003. Se relaciona el tiempo de retención
con el tiempo de prescripción de las acciones disciplinarias. Se
conservan los procesos cerrados con fallo sancionatorio.
Página 7
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
Queja
Pruebas
Informe de hechos
constitutivos de fallas
disciplinarias
Acta de Reparto
Pruebas
Auto inhibitorio
Auto citación audiencia
Notificación personal
Notificación edicto verbal
Comunicación citación
audiencia Grupo de Gestión
Humana y Documental
Comunicación audiencia
procuraduría
Comunicación citación
audiencia implicado
Auto declaratoria ausencia
Auto nombramiento defensor
de oficio
Comunicación defensor de
oficio
Comunicación consultorio
jurídico
Ratificación y ampliación de la
queja
Versión libre
Testimonio
Acta visita administrativa
Audiencia y fallo proceso
verbal
Auto concediendo recurso de
apelación
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INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
Comunicación auto concede
apelación
Notificación personal
Auto declarando desierto
recurso
Auto rechazando recurso de
apelación extemporáneo
Comunicación auto niega
recurso de apelación
Comunicación implicado no
apelante
Comunicación remisión
expediente segunda instancia
Comunicación fallo de segunda
instancia
Notificación personal
Notificación edicto verbal
Auto obdézcase y cumplase
Auto de incorporación
Auto de remisión por
competencia otro operador
interno
Página 9
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA: OFICINA ASESORA DE CONTROL UNICO DISCIPLINARIO
DIArchivo
CentralP
SOPORTE
M/D
PROCEDIMIENTO
TRD - 2018
Archivo
de
Gestiòn E S CT
ENTIDAD PRODUCTORA:
DISPOSICION FINAL
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONS
ER
IE
SU
BS
ER
IE
SERIE DOCUMENTAL (SD)
VERSION: 01
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
DE
PE
ND
EN
CIA
PAGINA:
Acto administrativo que
ordenaría la ejecución de la
sanción
Solicitud de revocatoria directa
Auto que rechaza la
revocatoria directa
Auto de remisión por
competencia poder referente
Comunicación otras
autoridades
Comunicación al nominador
para la ejecución
Comunicación registro sanción
procuraduría
Auto de acumulación
Comunicación fallo absolutorio
quejoso
Constancia de ejecutoria
Auto de nulidad
FECHA DE APROBACION
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: SelecciónSGDEA: Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo. Aplicativo o software de
Gestión documental que administra documentos electrónicos de archivo y expedientes de archivo:
fisicos, digitales, hibridos, electrónicos y virtuales. Debe cumplir con los requisitos establecidos por
el AGN.
Soporte DI: Electrónico u otro soporte (Digital) D: Digitalización E: Eliminación
CONVENCIONESTRADICION DOCUMENTAL
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
Página 10
13 3 ACTAS
13 3 15
Actas Comité de Coordinación de
Control Interno en el marco del
Modelo Integrado de Planeación y
Gestión — MIPG
2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión debera conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte
Normativo:COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29,
noviembre, 2017) Por la cual se establecen normas para el ejercicio del
control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras
disposiciones. Bogotá: 2017. Resolución No 205 de 2018 - INFIBAGUE.
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Acta de Comité de
Coordinación de Control Interno
en el marco del Modelo
Integrado de Planeación y
Gestión — MIPG
Anexos
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Página 1
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IECODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 3 16Actas Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno y SIG2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se relacionan los
temas tratados y acordados por el comité de coordinación del Sistema de
Control Interno. Artículo 13 de la Ley 87 de 1993. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación
Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de Acceso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Soporte Normativo: Ley 87 de 1993 Normas para el ejercicio del control
interno, Art. 13; Decreto Reglamentario 1826 de 1994.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre,
2017) Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Bogotá: 2017. Resolución No. 1859 Noviembre de 2017 (Actualizado con
el rediseño).
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité de Coordinación
del Sistema de Control Interno
y SIG
Anexos
13 3 29 Actas de Arqueo de Caja Menor 2 3 X X
La subserie Actas de Arqueo de Caja no posee valores para la
investigación. La información contenida dentro de cada acta de arqueo
realizada en la vigencia fiscal es consolidada dentro de los informes que
se realizan a los entes de control u otras entidades que así lo requieran. A
esto debe sumársele que la realización de estas actas no es periódica e
indeterminada dificultando la consulta de los datos que no se hayan
consolidado. Finalmente la información consignada dentro de ellas,
aislada de un contexto financiero, presupuestal y contable general del
Instituto, no brinda elementos suficientes para el desarrollo de cualquier
tipo de investigación. Una vez la documentación pierda sus valores
primarios se puede proceder a su eliminación. Soporte Normativo:
Decreto 2768 de 2012, por el cual se reglamenta la constitución y
funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público. Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito
Público.
Página 2
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas de Arqueo de Caja
Menor
Anexos
13 9AUDITORIAS
EXTERNAS
13 9 40 Auditorías Ente de Control 2 8 X X
Criterio Cualitativo. Esta subserie contiene todos los documentos de una
auditoría (Comunicaciones, Informe Preliminar, Avances y Plan de
Mejoras), que se realizan a los procesos administrativos del Instituo por
los entes de control. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2 años en
el archivo de gestión y 8 años en el archivo central, se procederá a realizar
una selección cualitativa del 10% de los documentos sobre la producción
anual, con el fin de conservarlos siguiendo el procedimiento establecido
por el Archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo: Acuerdo 07, artículo
24, Decreto 2609 de 2012, Artículo 9, Literal f), Constitución Política de
Colombia 1991 y Ley 87 de 1993.
Comunicación oficial recibida
de los Organismos de Control
Formato de registro de
seguimientos.
Comunicación oficial interna
relación de respuestas fuera de
término.
Comunicación oficial Interna
verificando el informe de la
Oficina de Control Interno
Informe resultados del
seguimiento
13 9 41 Auditorías Organismo Certificador 2 3 X X
Criterio Cualitativo. La subserie de Auditoría Organismo de Certificador
se deben conservar durante un ciclo de auditoría, es decir certificación,
mantenimiento y renovación, porque normalmente en ese ciclo solo se
hace la auditoría total al sistema. En las auditorías externas o de
certificación, se audita todo el Sistema de gestión de cada ciclo con las
excepciones marcadas en los diferentes reglamentos aplicables a las
auditorías de producto y/o servicio, si las hubiese, incluido en todos los
casos la realización de la auditoría interna y la Revisión del Sistema por la
Dirección de dicho ciclo. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2
años en el archivo de gestión y 3 años en el archivo central, se procederá
a realizar una selección cualitativa del 10% de los documentos. Soporte
Normativo: ISO 9001 2015.
Página 3
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Acta Auditoría Organismo
Certificador
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002 y externo
FOR-PE-003
Informe de Auditoría Externa
13 10AUDITORIAS
INTERNAS
13 10 42
Auditorìas Internas del Sistema de
Control Interno y Modelo Integrado
de Planeación y Gestión — MIPG
2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL o ESENCIAL.
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido dos (2) años en el
Archivo de Gestión, se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservación de (8) ocho años, posteriormente se Digitaliza para la
conservación permanente de ambos soportes como evidencia de los
procesos de rendición de cuentas a la ciudadanía. Soporte Normativo:
NTC ISO 9001: Norma Técnica Colombiana que estructura estándares
internacionales enfocados a la gestión por procesos e ISO 14001 y del
estándar OHSAS 18001, por lo que son de obligado cumplimiento.
Decreto 1499 del 2017 por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de
2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo
relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la
Ley 1753 de 2015. Decreto 648 de 2017
Comunicado interno
Programa de Auditoría
Plan de Auditoría
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Solicitud, recopilación de
información relacionada con el
cumplimiento del Modelo
Integrado de
Planeación y Gestión –
Gobierno en Línea – Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano.
Análisis de la información
suministrada
Verificación de la existencia de
controles
Informe Resultados del
seguimiento
Plan de Mejoramiento
13 13 BOLETINES
Página 4
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018S
ER
IE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 13 43Boletines Cultura del Sistema de
Control Interno4 0 X
Se elimina terminado el tiempo de retención en el archivo de gestión
porque pierden su valor administrativo, sidciplinario y demás valores
primarios y no posee valores secundarios. Soporte Normativo: NORMA
TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA NTCGP1000:2009.
DECRETO 943 del 2014, emitido por el DAFP - DAFP, Publicaciones del
departamento Administrativo de la Función Pública – Guías, manuales de
implementación del MECI.
Boletin Cultura del Sistema de
Control Interno
13 18
CODIGO DE
GOBIERNO
CORPORATIVO Y DE
INTEGRIDAD
2 0 X
Serie que contempla el concepto del Deber Ser, basado en los valores
morales y éticos, en los deberes hacia sí mismo y los demás, los cuales
deben regir su vida dentro de la sociedad. Soporte Normativo: Ley 1712
del 2014.
Resolución Gerencial de
adopción
Correos Electrónicos
Certificación Publicación
Página Web
13 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las comunicaciones
oficiales enviadas y recibidas que conforman un registro consecutivo en
razón del número de radicación y se administran en la unidad de
correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios. Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo
060 de 2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
13 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
Página 5
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
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CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
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E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 53 99Informes a Organismos de Control
y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Informes
excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloría o la
Procuraduría en ejercicio de sus funciones.Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de
gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte del
patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente para
evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control.
Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la
Contraloría o la Procuraduría en ejercicio de sus funciones. Soporte
Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE.
Constitución Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278.
Bogotá: 1991.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 734 (5, febrero,
2002). Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Bogotá: 2002.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
13 53 107 Informes Control Interno Contable 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Informes Control Interno
Contable
Comunicaciones Oficiales
Página 6
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
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CODIGO
DE
PE
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EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
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E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 53 108Informes de Auditoria del Sistema
de Gestión de Calidad2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Documento
en el que se registra los resultados de verificación entre las disposiciones
planificadas y los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad
establecidos por la entidad. Soporte Normativo: COLOMBIA.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y
CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública
NTCGP 1000:2009. Bogotá: 2009. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA. Decreto 4485 (18, noviembre, 2009) Por medio de la cual se
adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública. Bogotá: 2009.
COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017). Por medio del cual se
modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del
Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión
establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017.
Artículo 2.2.22.3.8.
Informe de auditoría del
Sistema de Gestión de Calidad
Comunicaciones Oficiales
13 53 110 Informes de Austeridad en el Gasto 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Informes Austeridad en el
Gasto
Comunicaciones Oficiales
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CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
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CODIGO
DE
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EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
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E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 53 113Informes de Derechos de Autor y
uso del Software2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Suberie de carácter MISIONAL. La
Dirección Nacional de Derecho de Colombia (DNDA), Unidad
Administrativa Especial adscrita al Ministerio del Interior, estableció en
todas las entidades u organismos públicos del orden nacional y territorial,
que tienen la obligación de hacer la debida verificación al cumplimiento de
las normas en materia de Derecho de Autor que se aplican al software.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Ley
603 del 2000. Dirección Nacional de Derecho de Autor -Directiva
Presidencial No 001 de 1999 y Directiva Presidencial No 002 de 2002
Informes de Derechos de Autor
y uso del Software
Comunicaciones Oficiales
13 53 119 Informes de Indicadores de Gestión 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
Informes de Indicadores de
Gestión
Comunicaciones Oficiales
13 53 122
Informes de Seguimiento Planes de
Anticorrupción y Atención al
Ciudadano
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Informes de Seguimiento Plan
de Anticorrupción y Atención al
Ciudadano
Comunicaciones Oficiales
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CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
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CODIGO
DE
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EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
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DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 53 123Informes de Seguimiento Planes de
Mejoramiento2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Informes de Seguimiento
Planes de Mejoramiento
Comunicaciones Oficiales
13 53 132
Informes Ejecutivos Anuales de
Evaluación al Sistema de Control
Interno
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Documento en el que se registran los resultados anuales de la evaluación
final que se realiza al Sistema de Control Interno de acuerdo Artículo 2 del
Decreto 2539 de 2000. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por
el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT). Conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre,
2017) Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Bogotá: 2017.
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA. Decreto 2539 (4, diciembre, 2000). Por el cual se modifica
parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.
Informe ejecutivo anual de
evaluación al Sistema de
Control Interno
Remisión de informe a la
entidad correspondiente
Certificado de presentación del
informe ejecutivo anual de
evaluación al Sistema de
Control Interno
Página 9
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
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IECODIGO
DE
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EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
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E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 53 138Informes Pormenorizados del
Sistema de Control Interno2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Documento que se refiere de forma específica al estado de todos los
componentes del Sistema de Control Interno y que debe publicarse cada
cuatro meses en la página web de la entidad. Artículo 9, Ley 1474 de
2011. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1474 (12, julio, 2011)
Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
Informes Pormenorizados del
Sistema de Control Interno
Registro de publicación en
página web
Comunicaciones Oficiales
13 53 141Informes Rendición de Cuentas a la
Ciudadanìa2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo:
Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
INFIBAGUE. Rendición de
Cuentas (Gerencia General)
INFIBAGUE. Rendición de
Cuentas Oficinas Asesoras,
Oficinas de Gestión y
Direcciones
Encuesta audiencia rendición
de cuentas
Pantallazo Convocatoria
Pública
Encuesta evaluación del
Evento
Acta del Evento
Comunicación Oficial
Página 10
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
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CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
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DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Rendición de Cuentas
Acta de reunión
Informe de resultados
13 53 142 Informes Seguimiento a PQRs 2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011
Art. 76 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion Informes PQR - NTC-ISO
10002:2005 Satisfacion del Clientes tratamiento de las quejas.
Informes Seguimiento a PQRs
Comunicaciones Oficiales
13 53 144 Informes Seguimiento a Riesgos 2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011
Art. 76 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion Informes PQR - NTC-ISO
10002:2005 Satisfacion del Clientes tratamiento de las quejas
Informes Seguimiento a
Riesgos
Comunicaciones Oficiales
13 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Página 11
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
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IECODIGO
DE
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EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
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E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 54 150Inventarios Documentales de
Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter MISIONAL.
Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión de las
dependencias. El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados
por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en un
repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y
eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012 -
Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -
Decreto 1080 de 2015Inventario documental de la
dependencia - FUID
13 54 153Tabla de Retención Documental
(Dependencia)X
Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en el
Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn Administrativa y
Comercial
13 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO
Y CONSULTA
13 55 167Control Prèstamo y Consulta de
Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
13 68PLANES
INSTITUCIONALES
13 68 222Planes Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Ley
1474 de 2011 Art. 76 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion Plan
Anticurrupccion
Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano
Informe de seguimiento al plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
Página 12
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
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ER
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CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
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E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Matriz de Riesgos del Proceso
Evaluación Independiente
Racionalización de trámites
Rendición de cuentas
Mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Evidencia y publicación en la
WEB
Participación Ciudadana
Comunicaciones Oficiales
13 68 224 Planes Anuales de Auditoría 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Documento
en el que se establecen los alcances, objetivos, tiempos y asignación de
recursos de las auditorias incluidas en del Programa Anual de Auditoria.
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano – MECI 2014. Pág. 84. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Fuente y Soporte Normativo:
COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano – MECI 2014. [En línea] Bogotá: 2014. COLOMBIA.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de
Auditoría para Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá: 2015. COLOMBIA.
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 87 (29, noviembre, 2017) Por la cual se
establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Bogotá: 2017.
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA. Decreto 2539 (4, diciembre, 2000). Por el cual se modifica
parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.
Plan de auditoría.
Solicitud de información y
documentación para iniciar
auditoría.
Acta de auditoría.
Informe final de auditoría.
13 68 230 Planes de Acción Institucional 4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro (4)
años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central.
Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve para la gestión
administrativa y no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la
Oficina Asesora de Planeación.
Cronograma de Actividades
Página 13
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
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CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Planes de Acción por Proceso
Informes de seguimiento de los
planes de acción
Anexos
13 68 240Planes de Mejoramiento Auditoría
al SIG2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. La
SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado de las
acciones que adopta el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la
Oficina Asesora de Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en
la información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 años en
elcentral, se procederá a su conservación total, con el fin de tener el
histórico de la gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos
para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de
INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594 de 2000, en sus artículos 46,
48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto
176 de 2010 y NTCGP 1000 versión 2009.
Planes de Mejoramiento
Auditoría al SIG
Comunicación Oficial
13 68 241Planes de Mejoramiento Ente de
Control 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. La
SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado de las
acciones que adopta el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la
Oficina Asesora de Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en
la información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 años en
elcentral, se procederá a su conservación total, con el fin de tener el
histórico de la gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos
para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de
INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594 de 2000, en sus artículos 46,
48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto
176 de 2010 y NTCGP 1000 versión 2009.
Planes de Mejoramiento Ente
de Control
Comunicación Oficial
Página 14
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018S
ER
IE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 68 242Planes de Mejoramiento
Institucional2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Documento en
el que se registran las acciones y estrategias encaminadas a subsanar
oportunidades de mejora que se identifican en la auditoria interna y las
observaciones realizadas por los organismo de control. Guía de Auditoría para
Entidades Públicas. Pág. 36. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por
el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se
efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico. Fuentes y Soporte
Normativo: COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA. Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno
para el Estado Colombiano – MECI 2014. [En línea] Bogotá: 2014.
COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA. Guía de Auditoría para Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá:
2015. COLOMBIA. CONTRALORÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Resolución
735 (3, diciembre, 2013) Por la cual se modifica la Resolución Orgánica No
6289 del 8 de marzo del 2011 que “Establece el Sistema de Rendición
Electrónica de la Cuenta e Informes – SIRECI, que deben utilizar los sujetos de
control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la
Contraloría General de la República”. Bogotá: 2013.
Informe de auditoría
Institucional
Planes de Mejoramiento
Institucional
Acta de reunión.
Informe de seguimiento al plan
de mejoramiento
13 68 243Planes de Mejoramiento Organismo
Certificador2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. La
SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado de las
acciones que adopta el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la
Oficina Asesora de Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en
la información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 años en
elcentral, se procederá a su conservación total, con el fin de tener el
histórico de la gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos
para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de
INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594 de 2000, en sus artículos 46,
48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto
176 de 2010 y NTCGP 1000 versión 2009.
Planes de Mejoramiento
Organismo Certificador
Comunicaciónes Oficiales
Página 15
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 68 255 Planes Indicativos 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción
como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Soporte Normativo: Ley 152 de 1994 se establece la Ley
Orgánica del Plan de Desarrollo.
Planes Indicativos
Indicadores de Resultado y
Producto
Informe de seguimiento al plan
Comunicaciones Oficiales
13 74
PROGRAMA
INTEGRADO DE
GESTION
13 74 266SIG - Modelo Integrado de
Planeación y Gestión2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT).Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Soporte Normativo: Decreto 2482 de 2012 Modelo Integrado de
Planeacion y Gestión
Plan de Trabajo Anual
Estrategia Antitrámites
Estrategia de rendición de
cuentas
Mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Plan de mejoramiento a las
políticas administrativas
Mapa de riesgo de corrupción
Control de asistencia
Actas
Página 16
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Informe implementación,
Desarrollo y Mantenimiento de
MIPG
Comunicaciones Oficiales
13 74 267SIG- Sistema Integrado de Gestión
"INTEGRA"2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT).Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA
como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 - NTC 9001:2015
Elaboración y Control de
Documentos PRO-SI-001
Manual del SIG - MAN-SI-001
Caracterización de procesos
CAR-SI-001
Normograma de Procesos NOR-
SI-001
Mapa de riesgo de procesos
MAP-GR-001
Matríz Aspectos e Impactos
Ambientales MAT-SI-001
Plan de Trabajo del SIG
"INTEGRA"
Evidencias Jornadas de
Socialización, Sensibiliazación
y Capacitación
Indicadores de Gestión por
procesos y Matríz de
Indicadores de Gestión
Auditorías Internas al SIG PRO-
SI-004
Plan de Auditoría FOR-SI-001
Lista de Verificación FOR-SI-
007
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Evaluaciones de Auditores
Internos FOR-SI-008
Evaluaciones por Auditores
Líderes FOR-SI-009
Informe de Auditoría FOR-SI-
010
Página 17
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018S
ER
IE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Informes de Evaluación
Auditores Internos FOR-SI-008
Informes de Evaluación
Auditores Líder FOR-SI-009
Informes de Auditorías FOR-SI-
010
Control Salida No Conformes
PRO-SI-002
Acciones Correctivas y de
Mejora PRO-SI-003
Identificación Producto No
Conforme FOR-SI-003
Tratamiento de Producto No
Conforme FOR-SI-004
Acciones Correctivas y de
Mejora FOR-SI-012
Lista de Chequeo cumplimiento
requisitos HSEQ - Areas
Administrativas - FOR-SI-011
Lista de Chequeo cumplimiento
requisitos HSEQ - Contratsitas -
FOR-SI-014
Lista de Chequeo cumplimiento
requisitos HSEQ - Funcionarios
Administrativos - FOR-SI-014
Planes de Acción o de Mejora
Listado Maestro de
Documentos y Registros FOR-
SI-001
Planes de Mejoramiento
Informes de Seguimiento
Planes de Mejoramiento
Evidencias
13 76PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
Página 18
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 76 269 Programas Anuales de Auditoria 2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Es el
documento formulado por el equipo de trabajo de la Oficina Asesora de
Control Interno y de Gestión o quien haga sus veces en el Instituto, cuya
finalidad es planificar y establecer los objetivos a cumplir anualmente para
evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de operación, control y
gobierno.” Guía de Auditoría para Entidades Públicas. Pág. 24. Fuentes y
Soportes Normativos: COLOMBIA. DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Auditoría para
Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá: 2015. COLOMBIA. INSTITUTO
COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma
Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Bogotá:
2009. Numeral 8.2.2. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley
87 (29, noviembre, 2017) Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones. Bogotá: 2017. COLOMBIA. DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2539 (4,
diciembre, 2000). Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de
noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.
Programa anual de auditoria
13 76 280Programas Sistema Integrado de
Gestión – MECI - SGC2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Una vez
la Subserie cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre
del expediente o trámite que le dio inicio, se deben transferir al Archivo
Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX,
Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de
2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que posean
valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio".Fuentes y
Soportes Normativos: COLOMBIA. DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Guía de Auditoría para
Entidades Públicas. [En línea]. Bogotá: 2015. COLOMBIA. INSTITUTO
COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma
Técnica de calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Bogotá:
2009. Numeral 8.2.2. COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley
87 (29, noviembre, 2017) Por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se
dictan otras disposiciones. Bogotá: 2017. COLOMBIA. DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 2539 (4,
diciembre, 2000). Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de
noviembre 4 de 1999. Bogotá: 2000.
Página 19
CT
RETENCION
M/D
Archivo
de
Gestiòn
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
ENTIDAD PRODUCTORA:
Archivo
Central E
UNIDAD PRODUCTORA:
SUBSERIE DOCUMENTAL (SD)S
DISPOSICION FINAL
SU
BS
ER
IE
CODIGO
DE
PE
ND
EN
CIA
VERSION: 01
PAGINA:
P
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SOPORTE
OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO Y DE GESTION
TRD - 2018
SE
RIE
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
13 82
REPORTE DE
AVANCE A LA
GESTIÓN - FURAG
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Documento en el cual las entidades reportan
los avances de la gestión, como insumo para el monitoreo, evaluación y
control de los avances institucionales en la implementación de las políticas
de desarrollo administrativo. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2
años en el archivo de gestión y 8 años en el central, se procederá a su
eliminación siguiendo el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Soporte Normativo: COLOMBIA, DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1499 (11,
septiembre, 2017). Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de
2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo
relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la
Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo 2.2.22.3.10.
Reporte de avance a la gestión
– FURAG.
Certificación de reporte de
avance a la gestión – FURAG.
FECHA DE APROBACIONFIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
TRADICION DOCUMENTAL
SUBSERIE: Minúscula sin negrillaSoporte E: Electrónico u otro soporte
M: Microfilmación
E: EliminaciónD: Digitalización
S: Selección
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
CONVENCIONES
Soporte P: Físico Papel
SIMBOLOS
Página 20
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
32 3 ACTAS
32 3 34Actas de Reunión
Primarias 2 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
Administrativo. Cumplidos dos (2) años en el Archivo de
Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de
conservación de cinco (5) años, posteriormente se elimina
la totalidad de la subserie porque no generar valor històrico.
Convocatoria Grupo Plazas de
Mercado
Registro de Asistencia
Eventos Internos FOR-PE-002
Actas de Reunión Grupo
Plazas de Mercado Externas
Anexos
32 49HISTORIAS PUESTOS
PLAZAS DE MERCADO2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento
VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico
en un SGDEA en el momento de su producción o recepción
como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se
efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico
con sus respectivos soportes. Constituyen parte del
patrimonio documental de la administración, se conservan
totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de
los organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución
Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278.
Bogotá: 1991.
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Solicitud de Puesto
Certificado de Vecindad
Referencias Comerciales o
Personales
Fotocopia de la Cedula de
Ciudadanía
Fotos
Certificado de Antecedentes
Judiciales
Certificado de Antecedentes
Fiscales-Contraloría
Certificado Antecedentes-
Contraloría
Constancia de no encontrarse
dentro del Listado de
Adjudicatarios
Oficio de Adjudicación
Pago Tarifa Adjudicación
Resolución Adjudicación
Contratos de Uso
Notificación Personal o Edicto
Llamados de Atención
Oficio de Citación
Descargos
Resolución de Sanción
Certificados de Paz y Salvo
Acuerdos de Pago
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
32 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
32 53 99
Informes a
Organismos de
Control y Vigilancia
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del
archivo de gestión deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico
y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte
del patrimonio documental de la administración, se
conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución
Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278.
Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
32 53 100
Informes a Otros
Organismos del
Estado
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del
archivo de gestión deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias
de la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico
y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte
del patrimonio documental de la administración, se
conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277
Constitución Política de Colombia de 1991.
Informes a Otros Organismos
del Estado
Comunicaciones Oficiales
32 53 102
Informes
Administradores
Plazas de Mercado
3 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se
deja tres (3) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo
en el archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por
que solo sirve para la gestión administrativa y no tiene valor
histórico.
Informes Administradores
Plazas de Mercado
Comunicaciones Oficiales
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
32 53 136Informes Mensuales
PQRS2 0 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservación Total (CT). Conservar estos documentos en
soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo de gestión se elimina porque es la Dirección
Administrativa y Comercial quien tiene la función de
recopilar los informes de las dependencias y allí reposa su
original.
Informes Mensuales PQRS
Comunicaciones Oficiales
32 53 140Informes Reacudos
Plazas de Mercado3 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se
deja tres (3) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo
en el archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por
que solo sirve para la gestión administrativa y no tiene valor
histórico, ya que el original reposa en el Grupo de Gestiópn
de Cartera y Cobranza.
Informes Reacudos Plazas de
Mercado
Comunicaciones Oficiales
Página 5
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
32 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
32 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y
recuperación que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un el archivo de gestión de las
dependencias. El inventario documental esta conformado
por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad
directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o
contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse
en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán
permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad,
seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte
papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto
2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de
2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
32 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de
la Direcciòn Administrativa y Comercial
Página 6
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
32 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO
Y CONSULTA
32 55 167
Control Prèstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
32 68PLANES
INSTITUCIONALES
32 68 242
Planes de
Mejoramiento
Institucional
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter MISIONAL.
La SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el
consolidado de las acciones que adopta el Instituto para el
emjoramiento de los proceso y la Oficina Asesora de
Planeación tiene como función diseñarlo basado en la
información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez
cumpla su tiempo de retención de 2 años en el archivo de
gestión y 8 años en el central, se procederá a su
conservación total, con el fin de tener el histórico de la
gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos
para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por
el Archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594 de
2000, en sus artículos 46, 48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en
sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto 176 de 2010 y
NTCGP 1000 versión 2009.
Planes de Mejoramiento
Institucional
Comunicaciones Oficiales
Página 7
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PLAZAS DE MERCADO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 8
54 13 BOLETINES
54 13 46 Boletines Diarios de Tesorería 2 8 X
Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Una vez
cumplidos los tiempos de retención y superados los
valores contables y fiscales, esta serie no desarrolla
valores secundarios. Se elimina mediante método de
picado. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005
ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA
CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE
COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante
deberán ser conservados por un período de diez
(10) años contados a partir de la fecha del último
asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar
para el efecto, a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta..
Recibos de caja
Comprobantes de egreso
Orden de pago
Nota bancaria
Consignaciones
Soportes pago EPS y Pensión
Cuenta de Cobro
Legalización de viáticos
Nómina
Reportes de seguridad social y
parafiscales
CDP
Facturas de proveedores de
bienes o servicios
54 15CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Página 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 15 50Certificaciones Externas
(Sistema digitalizadas)1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeños para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios
Solicitud
Certificaciones Externas
(Sistema digitalizadas)
Comunicaciones Oficiales
54 15 52Certificaciones Ingresos y
Retenciones 1 10 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una
vez finalizado el tiempo de retención en el archivo de
gestión y central, eliminar puesto que conforme a la
Ley Antitrámites 962 de 2005, "Los libros y papeles
del comerciante deberán ser conservados por un
período de 10 años contados a partir de la fecha del
último asiento, documento o comprobante, pudiendo
utilizar para el efecto a elección del comerciante, su
conservación en papel o en cualquier medio técnico,
magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta". Para la eliminación de los
documentos, se cumplirá con lo estupulado en el
Decreto 1080 del 2015 artículo 2.8.2.2.5. Esta
actividad la realizará el encargado del Grupo de
Operaciones de Tesorería con el acompañmiento del
Grupo de Gestión Humana y Documental y el
funcionario encargado del archivo.
Certificaciones Ingresos y
Retenciones (Sistema)
Comunicaciones Oficiales
54 16 CERTIFICADOS
54 16 56 Certificados de Egresos 1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
Certificados de Egresos
Comunicaciones Oficiales
Página 2
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 16 58 Certificados de Ingresos 1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
Certificados de Ingresos
Comunicaciones Oficiales
54 19 COMPROBANTES
54 19 62 Comprobantes de Egresos 2 8 X X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Documento
VITAL O ESENCIAL. El encargado del Archivo de
Gestión deberá preservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD en el momento de su producción o
recepción, con el mismo tiempo asignado al soporte
papel. Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza la selección cualitativa intrínseca
de aquellos comprobantes que soportes el pago de
NOMINA y APORTES PARAFISCAL con el fin de
responder por derechos laborales. El resto de
expedientes se realiza el inventario documental y se
elimina tanto en soporte electrónico como soporte
papel, con la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño mediante método de picado
para el soporte papel.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual
9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de
2012.
Comprobantes de Egresos
Soportes
Comunicaciones Oficiales
Página 3
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 19 65 Comprobantes de Ingresos 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios. Cumplidos diez (10) años en el Archivo
Central se procede a digitalizar y posteriormente se
elimina el soporte papel.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual
9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de
2012.
Comprobantes de Ingresos
Soportes
Comunicaciones Oficiales
54 33 EMBARGOS 2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos
documentos reflejan los embargos realizados los
operadores judiciales a los funcionarios de la
Entidad. Se conservan 2 años en Archivo de Gestión
y 8 años en Archivo Central. Al cabo de los 10 años
(contados a partir del 31 de diciembre del período
contable al cual corresponda (Régimen de
Contabilidad Pública 9.2.4 Tenencia, conservación y
custodia de los soportes, comprobantes y libros de
contabilidad). Se selecciona el 5% del la producción
anual (Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Art. 28).
Embargos
Soportes
Desembargos
Libranzas
Comunicaciones Oficiales
Página 4
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 53INFORMES
INSTITUCIONALES
54 53 99Informes a Organismos de
Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y
se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen
parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para
evidenciar los distintos requerimientos de los
organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo:
COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL
CONSTITUYENTE. Constitución Política de la
República de Colombia. Artículos 119 y 278.
Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
Página 5
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 53 121
Informes de Seguimiento a las
inversiones, obligaciones
financieras y cuentas
bancarias
2 8 X X
Criterio Cuantitativo: Cuando se dé el cierre
“administrativo” o “definitivo” del expediente en el
archivo de gestión se inicia el conteo para retener
estos documentos en este en sitio. Posteriormente
se debe transferir al Archivo Central. Cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza la
selección del 5% de los expedientes por año y se
conserva esta muestra en el archivo histórico,
permite la realización de estudios de tipo estadístico,
también son fuente para investigaciones de
transformaciones politicas, económicas de la región
y evidencia las políticas y estrategias usadas para el
desarrollo del departamento.
El resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina con la aprobación del
Comité Interno de Archivos mediante método de
picado.
Informes de Seguimiento a las
inversiones, obligaciones
financieras y cuentas bancarias
Comunicaciones Oficiales
54 53 126 Informes de Tesorerìa 2 8 X X
Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza la selección
del 5% de los expedientes por año y se conserva
esta muestra en el archivo histórico, Posibilita la
realización de estudios de tipo estadístico. El resto
de expedientes se realiza el inventario documental y
se elimina con la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeño mediante método de
picado.
Informes de Tesorerìa
Comunicaciones Oficiales
54 53 146 Informes Visación Libranzas 2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeños para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
Informe Visación Libranzas
Comunicaciones Oficiales
Página 6
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
54 54 150Inventarios Documentales de
Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de
carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de
control y recuperación que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo
de gestión de las dependencias. El inventario
documental esta conformado por todas las Series y
Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los
elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse en medio
digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes
deberán permanecer en un repositorio que garantice
su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y
eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 -
Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -
Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -
Decreto 1080 de 2015.
Inventario documental Archivo de
Gestiòn - FUID
54 54 153Tabla de Retención
Documental (Dependencia)X
Documento de apoyo para la dependencia. Su
original se conserva en el Grupo de Gestión Humana
y Documental de la Direcciòn Administrativa y
Comercial
54 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
54 55 167Control Prèstamo y Consulta
de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeños para su eliminación mediante método
de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Página 7
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 65NOTAS DEBITO Y
CREDITO2 13 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una
vez cumplido el tiempo de retención establecido para
el Archivo de Gestión y Central la serie se elimina
por culminar su valor contable establecido por quince
(15) años.
54 68PLANES
INSTITUCIONALES
54 68 225 Planes Anuales de Caja PAC 2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservación Total (CT) Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se
efectúa la transferencia secundaria al Archivo
Histórico. Soporte Normativo: Decreto 2844 de
2010 Sistema Unificado de Inversión Pública.
Informe de seguimiento ejecución
del PAC
Comunicación Oficial
54 68 242Planes de Mejoramiento
Institucional2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. La SUBSERIE Plan de Mejoramiento
evidencia el consolidado de las acciones que adopta
el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la
Oficina Asesora de Planeaqción tiene como función
diseñarlo basado en la información recopilada
mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su tiempo
de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8
años en elcentral, se procederá a su conservación
total, con el fin de tener el histórico de la gestión
institucional y se utilizarán medios tecnológicos para
su reproducción siguiendo el protocolo establecido
por el Archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo:
Ley 594 de 2000, en sus artículos 46, 48 y 49.
Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y
60. Decreto 176 de 2010 y NTCGP 1000 versión
2009.
Planes de Mejoramiento
Institucional
Comunicaciones Oficiales
Página 8
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO OPERATIVO DE TESORERIA
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
54 87 TITULOS VALORES 2 8 X X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA
como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplidos los tiempos de retención y superados
los valores contables y fiscales, esta serie no
desarrolla valores secundarios.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005 Artículo 28.
Se custodian en caja de seguridad como inversión o
garantía y se devuelven una vez culminado el
proceso por el que se causó.
Cheques
Pagares
Letras de cambio
Bonos
Acciones
Comunicaciones Oficiales
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 9
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
33 3 ACTAS
33 3 35Actas Entrega de
Parques2 0 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservación Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte
electrónico como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo de gestión se
elimina porque es la Dirección Administrativa y
Comercial quien tiene la función de recopilar los
informes de las dependencias y allí reposa su
original.
Convocatoria
Registro de Asistencia
Eventos Internos FOR-PE-002
Actas Entrega de Parques
Anexos
33 15CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
33 15 54
Cumplidos prestación
de Servicios de Tala,
Poda, Rocería, Podas
y Arreglos de Parques
3 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie
documental se deja tres (3) años en el Archivo de
Gestión y cero tiempo en el archivo central.
Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve
para la gestión administrativa y no tiene valor
histórico.
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PARQUES Y ZONAS VERDES
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PARQUES Y ZONAS VERDES
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
33 29
DERECHOS DE
PETICION, QUEJAS,
RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
1 9 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños
para su eliminación mediante método de picado.
Se elimina, puesto que ha perdido sus valores
primarios. Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015
Derecho fundamental de Peticion - NTC-ISO
10002:2005 Satisfacion del Clientes tratamiento de
las quejas.
Requerimientos escritos o
verbales
Conceptos técnico - juridicos
Oficio Ampliación de Terminos
Oficio Respuesta
Oficio Recursos
Oficio Respuesta Recursos
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PARQUES Y ZONAS VERDES
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
33 51 INCIDENTES 2 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservación Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte
electrónico como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo de gestión se
elimina porque es la Gerencia de Proyectos
Especiales quien tiene la función de recopilar
estos incidentes y dar respuesta a los afectados a
través de la comunicación oficial firmada por la
Gerencia General.
33 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
33 53 136Informes Mensuales
PQRS2 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservación Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte
electrónico como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo de gestión se
elimina porque es la Dirección Administrativa y
Comercial quien tiene la función de recopilar los
informes de las dependencias y allí reposa su
original.
Informes Mensuales PQRS
Comunicaciones Oficiales
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PARQUES Y ZONAS VERDES
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
33 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
33 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de
carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de
control y recuperación que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un el
archivo de gestión de las dependencias. El
inventario documental esta conformado por todas
las Series y Subseries bajo responsabilidad directa
e incluyen los elaborados por cada funcionario o
contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el
soporte físico y se conservara permanentemente.
Las imágenes deberán permanecer en un
repositorio que garantice su fidelidad, seguridad,
trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte
papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 -
Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -
Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -
Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
33 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
X
Documento de apoyo para la dependencia. Su
original se conserva en el Grupo de Gestión
Humana y Documental de la Direcciòn
Administrativa y Comercial
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO PARQUES Y ZONAS VERDES
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
33 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO Y
CONSULTA
33 55 167
Control Prèstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 5
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
73 6
ADMINISTRACION DE
LA SEGURIDAD DE
MEDIOS
INFORMATICOS
2 8 X X
Serie de carácter MISIONAL. La Serie Administración de la
Seguridad de Medios Informáticos muestra el registro de los
backup realizados a los equipos informáticos de la Empresa,
con el fin de proteger la información que contienen. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservación Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Se migrará constantemente a los sistemas
actuales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte
Normativo: Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea -
Norma IEC/ISO27001
Formato Registro de Backup
QNUP
73 15CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
73 15 49
Certificaciones de
Publicaciones Pagina
Web
2 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del del Comité Institucional de
Gestión y Desempeño de manera digital. Se elimina ya que
no tiene valores secundarios.
Certificaciones de
Publicaciones Pagina Web
73 46HISTORIAS EQUIPOS
COMPUTO Y OFICINA2 8 X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios.
Ficha técnica del equipo o
bien
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
Programacion de
Mantenimientos
Informes Tecnicos de
Mantenimientos
73 53
INFORMES
INTERNOS DE
GESTION Y
RESULTADOS
73 53 99
Informes a
Organismos de
Control y Vigilancia
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por
el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del
archivo de gestión deberá conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de
la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y
se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico
con sus respectivos soportes. Constituyen parte del
patrimonio documental de la empresa, se conservan
totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los
organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución
Política de la República de Colombia. Artículos 119 y 278.
Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Solicitud de información
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
73 53 108
Informes de auditoria
del Sistema de
Gestión de Calidad
2 5 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por
el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Documento VITAL o ESENCIAL. Documento en el que se
registra los resultados de verificación entre las disposiciones
planificadas y los requisitos del Sistema de Gestión de
Calidad establecidos por la entidad. Soporte Normativo:
COLOMBIA. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS
TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma Técnica de calidad
en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Bogotá: 2009.
COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto
4485 (18, noviembre, 2009) Por medio de la cual se adopta la
actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública. Bogotá: 2009.
COLOMBIA, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA
FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto 1499 (11, septiembre, 2017).
Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015,
Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en
lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el
artículo 133 de la Ley 1753 de 2015. Bogotá: 2017. Artículo
2.2.22.3.8.
Acta de reunión
Registro de asistencia
Informe de auditoría del
Sistema de Gestión de Calidad
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
73 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
73 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y
recuperación que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un el archivo de gestión de las
dependencias. El inventario documental esta conformado por
todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e
incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de
la dependencia por lo cual debe actualizarse en medio digital,
Se digitalizara el soporte físico y se conservara
permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en un
repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad
y consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de
Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto
2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de
2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
73 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de
la Direcciòn Administrativa y Comercial
73 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
73 55 166Control Prèstamo de
Equipos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
73 55 173Control Registro de
Activos de Información3 5 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
73 55 178
Registro de Back up
copia de seguridad
QNAP
2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservación Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos documentos
en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de
la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario tanto físico como electrónico y
se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico
con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Manual
3.1 Estrategia de Gobierno en línea - Norma IEC/ISO27001
Formato Registro de Backup
Cronogramas de Anual de
Back up
73 57 INVENTARIOS
Página 5
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
73 57 192
Inventario de
Hardware, Software y
Comunicaciones
1 4 X X
Criterio Cuantitativo. Nivel de acceso PUBLICA
CLASIFICADA. Estos documentos permiten garantizar que
todos los activos de tecnología están correctamente
identificados y registrados permitiendo una gestión eficiente
de los recursos con que cuenta INFIBAGUE. Se conservan 1
año en Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central.
Poseen valor administrativo. Al cumplir el tiempo de retención
en el Archivo Central, se selecciona aleatoriamente una
muestra del 5% por cada año de producción para
conservación permanente. El resto de la documentación se
elimina. Se elimina teniendo en cuenta que son documentos
que solo sirven para la gestión administrativa y carecen de
valores secundarios.
Inventarios de Hardware,
Software y comunicaciones
Actas de entrega de
elementos tecnológicos
Comunicaciones Oficiales
73 57 193 Inventario de Redes
73 60LICENCIAS
SOFTWARE2 3 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La serie
Licenciamiento de Software no posee valores para la
investigación, debido a que el rápido cambio de tecnologías y
de programas hace que al mediano y largo plazo ya no sean
utilizadas, pues sus características no se acoplan a las
nuevas características de los equipos. Además sobre el
conocimiento de los programas los productores de los
mismos tienen todas las especificaciones técnicas que sean
requeridas por un usuarioo cliente potencial. Por las razones
expuestas una vez la documentación pierda sus valores
primarios se procede a su eliminación, siguiendo los
protocolos establecidos por la oficina de Gestión Humana y
Documental para este procedimiento. Soporte Normativo:
Art. 30 de la Ley 734 de 2002 (Prescripción por faltas
graves), Artículo 4 de la Ley 791 de 2002 (Prescripción de la
acción civil sobre bienes muebles).
Licencias
Página 6
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
Formatos de ubicación en el
cuarto de medios
Paquete de archivo medio
magnético Manuales
73 62MANUALES
INSTITUCIONALES
73 62 198 Manual Cliente Oracle 1 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Se conserva en archivo de
gestión durante un año posteriormente se envia a archivo
central se digitaliza para consulta y finalizado el tiempo de
retención se elimina.
Manual Cliente Oracle
Cronogramas de Anual de
Backup
73 62 208Manual de Seguridad
de la Información2 8 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Una vez cumplidos los tiempos de retención en
el archivo de gestión se transfiere al archivo central, para su
conservación total, se digitaliza como evidencia de las
decisiones tomadas por la Entidad en el cumplimiento de su
misión, en los diferentes periodos de la administración, la
conservación obedece al cumplimiento de la Circular 003 de
2015 de AGN.
Soporte Normativo: Circular externa 052 de 2007 de la
Superintendencia Financiera Capitulo 12. Circular externa
034 del 2013 de la Superintendencia Financiera numeral
7.6.2. Ley 1341 de 2009 - Gobierno en Línea. Decreto 415
del 2016 Artículo 2.2.35.3.
Manual de Seguridad de la
Información MAN-GT-001
Política de Seguridad de la
Información
Plan de Seguridad y
Privacidad de la Información
Cronogramas Anual de
Backup
Página 7
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
73 62 209 Manual de Usuarios 1 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Se conserva en archivo de
gestión durante un año posteriormente se envia a archivo
central se digitaliza para consulta y finalizado el tiempo de
retención se elimina.
Manual de Usuarios
Comunicaciones Oficiales
73 63 217Manual Mensajería
Interna Chat1 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Se conserva en archivo de
gestión durante un año posteriormente se envia a archivo
central se digitaliza para consulta y finalizado el tiempo de
retención se elimina.
Manual Mensajería Interna
Chat
Comunicaciones Oficiales
73 68PLANES
INSTITUCIONALES
73 68 233
Planes de
Contingencia
Informático
2 6 X
Nivel de acceso Pública. La Subserie Plan de Contingencia
cubre a la infraestructura de Hardware, Software y Equipos
de comunicaciones involucrados en los sistemas de
información críticos de la empresa. Adicionalmente, se
consideran los riesgos y soluciones del ambiente físico,
relacionados con la operación de los procesos principales del
centro de cómputo del IBAL. Una vez cumpla su tiempo de
retención de 2 años en el archivo de gestión y 6 años en el
archivo central, se procede a la eliminación de los
documentos utilizando el protocolo establecido por el Archivo
General de la Nación. Soporte Normativo: Ley 87 de 1993.
Norma ISO 27001:2013 001 sobre Plan de Contingencias.
Plan de Contingencia
Informático
Informes Seguimiento a Plan
Comunicaciones Oficiales
73 68 234Planes de Continuidad
del Negocio2 5 X X
Nivel de acceso Pública. Esta subserie es fundamental en
la seguridad TIC, y está diseñado para saber en todo
momento cómo actuar frente a cualquier contingencia
relacionada con el sistema informático de un negocio,
garantizando la protección de datos y su pronta recuperación
en caso de pérdida. Posterior al tiempo de retención
determinado en el archivo central, se transfiere al archivo
histórico para su conservación total.
Página 8
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
Plan de Continuidad del
Negocio
Informes Seguimiento a Plan
Evidencias de ejecución y
seguimiento del Plan de
Continuidad del Negocio
73 68 239
Planes de
Mantenimiento de la
Infraestructura y
Equipos
1 5 X X
Nivel de acceso Pública. Una vez se actualice y cumplidos
los tiempos de retención en los Archivos de Gestión y Central
se eliminan los documentos utilizando el protocolo
establecido por el Archivo General de la Nación.
Planes de Mantenimiento de la
Infraestructura y Equipos
Cronograma mantenimiento
infraestructura y equipos
73 68 248
Planes de Tratamiento
de Riesgos de
Seguridad y
Privacidad de la
Información
3 5 X
Nivel de acceso Pública. Esta subserie se define como una
una herramienta con enfoque sistemático que proporciona las
pautas necesarias para desarrollar y fortalecer una adecuada
gestión de los riesgos de seguridad de la información, a
través de métodos que faciliten la determinación del contexto
estratégico, la identificación de riesgo y oportunidades, el
análisis, la valoración y expedición de políticas así como el
seguimiento y monitoreo permanente enfocado a su
cumplimiento y mejoramiento continuo. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central de cinco (5) años,
se realiza el respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico. Sorporte Normativo: Guía de
Riesgos DAFP, 2013. NORMA ISO 27001. NORMA ISO
27005 Gestión de Riesgos.
Planes de Tratamiento de
Riesgos de Seguridad y
Privacidad de la Información
Cronograma construcción y
seguimiento SGSWI
Informes de Seguimiento
Evidencias de ejecución y
seguimiento del Plan de
Tratamiento de Riesgos de
Seguridad y Privacidad de la
Información
Página 9
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
E
E S
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP
GRUPO GESTION TECNOLOGICA
ENTIDAD PRODUCTORA:
73 68 250
Planes Estratégicos
de Tecnología de la
Información y
Comunicaciones
"PETIC"
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie en la cual se alinean
los procesos de la entidad con la tecnología para generar
valor y cumplir de manera efectiva las metas del plan de
desarrollo municipal. Una vez cumplido el tiempo de retención
en el archivo central de ocho (8) años, se realiza el respectivo
inventario y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo
Histórico.
Soporte Normativo: Res.062 de 2014, Art.9, Num.4, 10.
Manual 3.1 Estrategia de Gobierno en línea - Elementos
Transversales - Actividad 3. Ley 1712 de 2014. Decreto 1078
del 26 de mayo de 2015. Decreto 415 del 07 de Marzo de
2016 (Normas relevantes en la aplicación de políticas Tics).
Planes Estratégicos de
Tecnología de la Información y
Comunicaciones "PETIC"
Diagnóstico
Concepto
Indicadores
Informe de seguimiento al plan
Evidencias de ejecución y
seguimiento
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 10
71 3 ACTAS
71 3 8Actas Brigadas de
Emergencia2 8 X X
Una vez la Subserie cumpla los tiempos de retención contados a partir
del cierre del expediente o trámite que le dio inicio, se conserva en su
totalidad porque soporta decisiones administrativas en consideración del
Decreto 1443 de 2014 "Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo”
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Brigadas de Emergencia
Anexos
71 3 11
Actas Comité de Bienestar
Social, Capacitación y
Estímulos de los empleados
2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento
de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Soporte normativo: Decreto 1567 de 1998 del Departamento
Administrativo de la Función Pública.
Convocatoria a reunión
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité de Bienestar Social,
Capacitación y Estímulos de los
empleados
Anexos
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Página 1
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 3 33Actas de Eliminación de
Documentos2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una vez la Subserie
cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre del
expediente o trámite que le dio inicio, se deben transferir al Archivo
Histórico para su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo I,
Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos Generales Territoriales y el Capítulo
IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos
originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio".
Solicitud eliminación de
documentos
Acta de Eliminación de
Documentos - FOR-GD-008
Constancia Publicación página
web
Acta Comité Institucional de
Gestión y Desempeño
Anexos
71 15CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
71 15 53Constancias tiempo de
servicio - laboral - sueldos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios
Solicitudes
Certificación
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TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman un registro
consecutivo en razón del número de radicación y se administran en la
unidad de correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeños para su eliminación mediante método de picado. Se
elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios. Soporte
Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
71 29
DERECHOS DE
PETICION, QUEJAS,
RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
1 9 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios. Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 Derecho
fundamental de Petición - NTC-ISO 10002:2005 Satisfacción del
Clientes tratamiento de las quejas.
Requerimientos escritos o verbales
Conceptos técnico - jurídicos
Oficio Ampliación de Términos
Oficio Respuesta
Oficio Recursos
Oficio Respuesta Recursos
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TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
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BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 48HISTORIAS
LABORALES7 98 X X X
Criterio Cualitativo Intrínseco. Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA.
Documento VITAL O ESENCIAL. Es una serie documental de manejo y
acceso reservado por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Humana
y Documental en donde se conservan cronológicamente todos los documentos
de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece
entre el funcionario y la entidad.” Una vez la serie cumpla los tiempos de
retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio,
la entidad determinara el proceso de selección teniendo en cuenta que este
puede realizarse cuantitativa y cualitativamente. La selección cuantitativa se
relaciona con la definición de un porcentaje de muestra el cual debe
considerar el volumen de producción documental anual; la selección
cualitativa se fundamenta en la definición de criterios descriptivos que den
cuenta de características o finalidades del trámite que sean susceptibles de
conservar permanentemente, determinantes para la cultura y la historia del
Instituto. El proceso de selección será realizado por el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño, el jefe de la dependencia productora y los interesados.
La documentación seleccionada, se debe transferir al Archivo Histórico para
su conservación total, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de
2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1
Transferencias secundarias.
La Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que
posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio". Soporte
Normativo: Circular No. 004 (6, junio, 2003). Organización de las Historias
Laborales.
Lista verificación Historia Laboral
Acto Administrativo de
Nombramiento - contrato trabajo IOficio notificación del
nombramiento
Oficio de aceptación del cargo
Acta de Posesión P DI
Actos administrativos de periodo de
Prueba
Acto administrativo provisionalidad
Hoja de Vida (Formato Único
Función Pública)
Documentos de identificación
Certificados de estudios
Certificaciones Bono Pensional
Certificaciones Laborales
Recomendaciones Personales
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TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Certificados de Antecedentes
Certificado de aptitud laboral
(examen médico de ingreso)
Declaraciones Juramentadas
Afiliaciones
Acuerdo de Gestión
Evaluación de desempeño
Estudio provisional de ascenso
Acto administrativo de retiro o
desvinculación
Derechos de Petición
Comunicaciones Oficiales
Memorandos
Ordenes de Embargos y
Descuentos
Actas
Registro de Inducción Funcionarios
Formatos
Informes
Examen médico de retiro
Constancias
Paz y salvo
Oficio retiro de cesantías
71 53
INFORMES
INTERNOS DE
GESTION Y
RESULTADOS
Página 5
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 53 99Informes a los Organismos de
Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final
es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos
en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio
documental de la administración, se conservan totalmente para
evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA
NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República
de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.
Informes a los Organismos de
Control y Vigilancia
Solicitud de información
71 53 101Informes Accidentes
Laborales 2 8 X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina teniendo en cuenta que son documentos
que solo sirven para la Gestión Administrativa y carecen de valores
secundario.
Soporte Normativo: Decreto Ley 1295 de 1994 (Artículo 2,12,21,62) -
Resolución 0156 de 2005 (Artículo 3) - Ley 1562 de 2012 (Artículo
3,4,30)
*Formato Único de Reporte de
Accidentes de Trabajo”
FURAT
Reportes
Investigaciones
Lecciones Aprendidas
Oficio con Recomendaciones
Página 6
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 54 136 Informes Mensuales PQRS 2 0 X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte electrónico como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo de gestión se elimina porque es la Dirección Administrativa y
Comercial quien tiene la función de recopilar los informes de las
dependencias y allí reposa su original.
Informes Mensuales PQRS
Comunicaciones Oficiales
71 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
71 54 147
Banco Terminológicos de
Series y Subseries
Documentales
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Instrumento archivístico en el cual se registran la definición de las series
y subseries documentales que produce el Instituto en cumplimiento de
sus funciones. Documento VITAL o ESENCIAL. Se conserva
totalmente, ya que posee valores secundarios y es de caràcter històrico.
Por ser una subserie de constante actualizaciòn, se debe conservar en el
archivo de gestiòn. Tras su desactualizaciòn, debido a su
establecimiento como norma frente a los servicios de archivo, digitalizar y
conservar permanentemente en el archivo central de acuerdo con lo
establecido en el Decreto 1080 de 2015, mientras aplique las
consideraciones contenidas en ella. Se debe conservar fìsicamente la
anterior versiòn.
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos
originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio".
Banco Terminológico de series y
subseries documentales
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TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
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BS
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 54 148Cuadro de Clasificación
Documental CCD2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final
es la Conservación Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos
en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes.
Soporte Normativo: Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en
su Capítulo Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos
originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier
medio".
Cuadros de Clasificacion
Documental - CCD - FOR-GD-004
Evidencia y publicacion en la WEB
Comunicaciones Oficiales
71 54 150Inventarios Documentales de
Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter MISIONAL.
Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión
de las dependencias. El inventario documental esta conformado por
todas las Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los
elaborados por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo
cual debe actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y
se conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en
un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y
consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012 -
Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -
Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo de
Gestiòn - FUID
Página 8
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 54 151Planes Institucionales de
Archivos - PINAR2 3 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio
inicio, se deben transferir al Archivo Histórico para su conservación total,
de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio
de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos
Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean valores históricos no podrán ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio".
Diagnostico
Planes Institucionales de Archivos -
PINAR - PLA-GD-002
Evidencia y publicación en la WEB
Copia de acta de aprobación del
Comité Institucional de Gestión y
Desempeño
Comunicaciones y evidencias de
divulgación
Comunicaciones y evidencias de
implementación y seguimiento
Observaciones y/o ajustes por
parte del Consejo Territorial al
PINAR (cuando aplique)
Plan de operación y acción
Actas de reuniones
Listados de asistencia
Comunicaciones Oficiales
Página 9
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
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BS
ER
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 54 152Programas de Gestión
Documental - PGD2 3 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Una vez la Subserie cumpla los tiempos de
retención contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio
inicio, se deben transferir al Archivo Histórico para su conservación total,
de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio
de Cultura, en su Capítulo I, Artículo 2.8.2.1.5. De los Archivos
Generales Territoriales y el Capítulo IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias
secundarias. Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los
documentos originales que posean valores históricos no podrán ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio".
Diagnòstico
Documento
Copia de acta de aprobación del
Comité Institucional de Gestión y
Desempeño
Comunicaciones y evidencias de
divulgación
Comunicaciones y evidencias de
implementación y seguimiento
Observaciones y/o ajustes por
parte del Consejo Territorial al PGD
(cuando aplique)
Programa de Gestión Documental
PGD -PRO-GD-012
Evidencia y publicación en la WEB
Plan de operación y acción
Actas de reuniones
Listados de asistencia
Informes de seguimiento del
programa
Memorandos
Página 10
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 54 153Tablas de Retención
Documental2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final
es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos
en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Decreto
1080 de 2015 - Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -
resolución AGN No. 0128 de 2010 - Decreto 2482 de 2012 Publicacion
TRD
Encuestas de estudio unidad
documental
Estructuras Orgánicas
Propuesta de TRD
Acta de aprobación por parte del
Comité de Archivo
Acto administrativo de adopción de
TRD
Evidencias de observaciones y
correcciones de la TRD
Guía de aplicación
Solicitud de elaboración o
actualización de la TRD del área
Tabla de Retención Documental -
FOR-GD-009
Comunicación oficial remitiendo las
TRD para concepto del Consejo
Departamental de Archivos -
Archivo General de la Nación
Concepto de la TRD del Consejo
Acto Administrativo de aprobación
(copia)
Evidencia y publicación en la WEB
Comunicaciones Oficiales
Página 11
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
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ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Resoluciòn Gerencia General
adopciòn e implementaciòn TRD
Procedimiento Actualización y
aprobación TRD - PRO-GD-005
71 54 154Tablas de Valoración
Documental2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final
es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos documentos
en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o
recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Soporte Normativo: Decreto
1080 de 2015 - Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -
resolución AGN No. 0128 de 2010 - Decreto 2482 de 2012 Publicaciòn
TVD.
Diagnostico
Inventario
Cuadro de Clasificación
Documental - CCD - FOR-GD-004
Normatividad - Recopilación
Estructuras Orgánicas Tablas de Valoración Documental -
FOR-GD-006Acta de Comité de Archivo
Acto administrativo de aval y/o
aprobación por parte del Consejo
Departamental de Archivo
Evidencia y publicación en la WEB
Comunicaciones Oficiales
71 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
Página 12
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 55 161Control de Entrega de
Dotaciones 1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
71 55 168
Control Préstamo y Consulta
de Documentos en el Archivo
Central
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. En la Caracterización del
Proceso de Gestión Documental se considera como Indicador el numero
de consultas atendidas en el archivo central. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos FOR-GD-002
71 55 183
Registro entrega elementos
de proteccion personal y
dotacion
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
71 55 186Seguimiento de
correspondencia y PQR1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Planilla de Seguimiento de
correspondencia y PQR
Comunicaciones Oficiales
71 62MANUALES
INSTITUCIONALES
Página 13
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 62 202Manual de Funciones y de
Competencias Laborales 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las
funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la
planta de personal de las instituciones públicas; así como los
requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias
exigidas para el desempeño de estos. Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de
gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Soporte Normativo: Constitución Política de Colombia.
Artículo 122.Decreto 1083 (26, mayo, 2015) Por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.
Manual de funciones Planta de
Personal Permanente MAN-GH-
001
Manual de funciones Planta de
Personal Temporal MAN-GH-002
Acto administrativo por el cual se
adopta el manual específico de
funciones, requisitos y
competencias laborales
71 62 206Manual de Inducción y
Reinducción
Resolución de adopcion (copia)
Manual de Inducción y Reinducción
Evidencia y publicacion en la WEB
Página 14
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 62 210Manual General de Archivo y
Gestión Documental2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Resolución de adopcion (copia)
Manual General de Archivo y
Gestión Documental MAN-GD-002
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Evidencia y publicacion en la WEB
71 62 213Manual Sistema Integrado de
Conservación -SIC2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Resolución de adopcion (copia)
Manual Sistema Integrado de
Conservación -SIC - MAN-GD-001
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Página 15
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Evidencia y publicacion en la WEB
Procedimiento Conservación
Preventiva de Documentos - PRO-
GD-008
71 68PLANES
INSTITUCIONALES
71 68 227Planes Anuales de Estímulos
e Incentivos1 9 X X
Criterio Cualitativo. Subserie que hace alusión al conjunto de procesos
organizados, relativos al reconocimiento del desempeño laboral de
quienes sean seleccionados como mejores empleados de la entidad y
de los equipos de trabajo que alcancen los niveles de excelencia,
recompensando y estimulando las conductas de trabajo, en
cumplimiento de lo establecido en el artículo 2.2.10.8 al 2.2.10.17 del
Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Publica 1083 de
2015 y el numeral 5 del artículo 33 de la Ley 734 de 2000 "Código
Disciplinario Único".
Esta subserie se debe conservar por un periodo de cinco (5) años en
el Archivo de Gestión y Central, posteriormente se debe proceder a
realizar selección cualitativa conforme a lo estipulado en el AGN, puesto
que no adquiere ningún valor secundario.
Plan de Estímulos e Incentivos
Acta de aprobación por parte de la
Comisión de Personal
Resolución de Aprobación y
adopción del Plan anual de
Incentivos
Evidencias de la Ejecución del Plan
de Incentivos
Encuesta de satisfacción
actividades bienestar social e
incentivos
Informe final de evaluación
71 68 230 Planes de Acción Institucional 4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro
(4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central.
Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve para la gestión
administrativa y no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la
Oficina Asesora de Planeación.
Plan de Trabajo
Página 16
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 68 232 Planes de Bienestar Social 2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie MISIONAL. Subserie que hace
referencia a la promoción y participación activa de los funcionarios de
INFIBAGUE, motivando el desempeño y el desarrollo integral del
empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así
mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia,
eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la
entidad en la cual labora, de conformidad con el artículo 2.2.10.1 al
2.2.10.7 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Publica
1083 de 2015 y el numeral 4 del artículo 33 de la Ley 734 de 2000
"Código Disciplinario Único".
Cumplido los diez (10) años de retención en el archivo de gestión y
central, se deberá conservar totalmente la información
independientemente del soporte en que se halla generado, puesto que
considera parte fundamental del patrimonio histórico y cultural y de la
memoria institucional de INFIBAGUE.
Diagnóstico de necesidades
Acta de aprobación por parte de la
Comisión de Personal
Resolución de Aprobación y
adopción del Programa anual de
Bienestar.
Cronograma de actividades
Evidencias de la Ejecución del
Programa de Bienestar
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Encuesta de satisfacción
actividades bienestar social e
incentivos
Informe final de evaluación
Informe medición de Clima
Organizacional
71 68 246
Planes de Trabajo Anual en
Seguridad y Salud en el
Trabajo
1 19 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se identifican
las metas, responsables, recursos y cronograma de actividades para
alcanzar los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo. Numeral 7, Artículo 2.2.4.6.8. Decreto
1072 de 2015. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN
su disposición final es la Conservación Total (CT). Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.
Soporte Normativo: Artículo 2.2.4.6.13. Decreto 1072 de 2016
Página 17
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
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BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Evaluación inicial del sistema de
seguridad y salud en el trabajo.
Plan de trabajo anual del Sistema
De Seguridad y Salud en el
Trabajo.
Acto administrativo por el cual se
adopta el plan de trabajo anual del
sistema de seguridad y salud en el
trabajo.
71 68 247Planes de Transferencias
Documentales Primarias2 5 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Registro del proceso técnico,
administrativo y legal mediante el cual se trasladan los documentos del
archivo de gestión al archivo central, según los tiempos de retención
establecidos en tablas de retención documental. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion
Total (CT). Soporte Normativo: Artículo 2.8.2.9.3 del Decreto 1080 de
2015. COLOMBIA, ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo
042 (31, octubre, 2002). por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000. Bogotá: 2002.
COLOMBIA, MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 1080 (26, mayo,
2015). Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura. Bogotá: 2015. Título II, capítulo IX.
Solicitud de transferencia primaria.
Cronograma de transferencias
documentales primarias
71 68 252Planes Estratégicos de
Gestión Humana1 9 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT).
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria al
Archivo Histórico. Soporte normativo: Ley 1567 de 1981 artículo 20 y
artículo 21 íbidem. Ley 909 de 2004, artículo 36. Decreto 1227 de 2005.
Decreto 4661 de 2005.
Plan Estratégico de Gestión
Humana PLA-GH-001
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TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Encuesta de medición del clima y
cultura organizacional
Resultados medición del clima y
cultura organizacional
Planes de Mejoramiento
71 68 253Planes Estratégicos de
Seguridad Vial2 4 X X
Criterio Cuantitativo. Finalizado el tiempo de retención, se seleccionará
el 10% del total de la producción documental, para que sus valores
estratégicos haga parte de la memoria institucional, la demás
documentación se puede eliminar.
Plan Estratégicos de Seguridad
Vial
71 68 256Planes Institucionales de
Capacitación1 4 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se planean las
acciones de capacitación y formación que facilitan el desarrollo de
competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el
fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de
equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en
una entidad pública. Guía para la formulación del Plan Institucional de
Capacitación – PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo. Pág. 18.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final
es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de
acesso PUBLICA CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en
el momento de su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico como
electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico con
sus respectivos soportes. Soporte Normativo: COLOMBIA,
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. Decreto
1083 (26, mayo, 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector de Función Pública. Bogotá: 2015. Título 9.
Diagnóstico de las necesidades de
aprendizaje
Plan institucional de capacitación
Acto administrativo de adopción
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Página 19
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Actas de Plan Institucional de
Capacitación
71 76PROGRAMAS
INTITUCIONALES
71 76 268Programa de Capacitación y
Entrenamiento2 8 X X
Criterio Cualitativo. Subserie que hace alusión al conjunto de procesos
organizados, relativos a la formación para el trabajo, con el fin de
fortalecer el desarrollo de las competencias del servidor público en
cuanto a: Conocimientos, capacidades, habilidades y destrezas mediante
la formación, capacitación y entrenamiento; que permitan contar con un
recurso humano calificado y competente para el cumplimiento de sus
funciones y que contribuya al logro de la misión Institucional, de
conformidad con la Ley 1567 de 1998, numeral 3 del artículo 33 de la
Ley 734 de 2002 "Código Disciplinario Único", artículo 36 de la Ley 909
de 2004, artículo 65 al 68 del Decreto 1227 de 2005, artículo 10 del
Decreto 1666 de 1991, numeral 3 del artículo 18 del Decreto 2078 de
2012 del Ministerio de Salud y Protección Social, artículos 2.2.9.1 al
2.2.9.6 del Decreto 1083 de 2015 y la Circular Externa No. 100-010-
2014 del Departamento Administrativo de la Función Pública.
Cumplidos los diez (10) años de retención tanto en el Archivo de Gestión
y Central, se procede a realizar una selección representativa , para lo
cual se deberá conservar solamente los planes Institucionales de
capacitación y el informe consolidado de capacitación.
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002 Socialización
71 76 274Programas de Inducciòn y
Reinducciòn2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT)
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza
el respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria al
Archivo Histórico. Soporte Normativo: Decreto Ley 1567 de 1998. Ley
734 de 2002. Ley 909 del 23 de septiembre de 2004, parágrafo del
Artículo 36. Decreto 1083 de 2015 .
Resolución de Adopción
Socialización
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Página 20
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
71 76 277
Programas de Seguridad
Industrial "Sistema de Gestiòn
de la Seguridad y la Salud en
el Trabajo"
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie MISIONAL. La subserie
Programa de SGSST contiene el cronograma y las actividades que lleva
a cabo la entidad sobre seguridad y salud en el trabajo para los
funcionarios del Instituto. Una vez cumpla su tiempo de retención de 2
años en el archivo de gestión y 10 año en el central, se procederá a su
eliminación siguiendo el procedimiento establecido por el AGN. Soporte
Normativo: Ley 9 de 1979, establece la obligación de contar con un
Programa de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo.
Resolución 2400 de 1979, por la cual se establecen disposiciones sobre
vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. Ley
1562 d e 2012 y Ley 1016 de 2013.
Programa de factores de riesgo
Programa de Seguridad y Salud en
el Trabajo
Cronograma de actividades con la
ARL
Documento de aprobación del
Programa de SST
Resolución de adopción
Documento de divulgación del Plan
Documento convocando a las
actividades del Programa de
Seguridad y Salud Ocupacional
Acta de reunión COPASO
Informe de actividades de
ejecución de la ARL
Cronograma de actividades para
mitigar riesgos
Página 21
TRD - 2018
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralM/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION HUMANA Y DOCUMENTAL
CODIGO
E S CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)P E
SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Resgistro de asistencia de las
actividades para mitigar el riesgo
Registro fotográfico
Documento de inspecciones
Documento de compromiso u
oficialización del hallazgoRegistro unico de reporte de
accidentes de trabajo
Estadísticas de salud visual,
auditiva, ergonómica
Programa de vigilancia
epidemiológica
Evidencias del desarrollo y
cumplimiento
71 76 279Programas Estratègicos de
Seguridad Vial2 10 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Finalizado el tiempo de retención, se
seleccionará el 10% del total de la producción documental, para que sus
valores estratégicos haga parte de la memoria institucional, la demás
documentación se puede eliminar al no poseer valores históricos.
Programa Estratègico de
Seguridad Vial
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002 Socialización
FECHA DE APROBACION:
CONVENCIONESTRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑOFIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización
Página 22
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
51 16 CERTIFICADOS
51 16 55
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurridoe ltiempo de retención en el archivo central
se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya
que no tiene valores secundarios. Soporte Normativo:
Ley 962 de 2005. Artículo 28.
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Formato de Entrega
51 16 59Certificado de
Registro Presupuestal2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurridoe ltiempo de retención en el archivo central
se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya
que no tiene valores secundarios. Soporte Normativo:
Ley 962 de 2005. Artículo 28.
Solicitud vía Correo
ElectronicoCertificado de Registro
Presupuestal
Formato de Entrega
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION PRESUPUESTO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION PRESUPUESTO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
51 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que
conforman un registro consecutivo en razón del número
de radicación y se administran en la unidad de
correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios. Soporte
Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
51 30EJECUCIONES
PRESUPUESTALES2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;
Régimen de Contabilidad Pública, Marco conceptual
9.2.1. Soportes de Contabilidad y Decreto 2674 de 2012
Informe ejecucion
Presuspuestal
Solicitud vía Correo
Electronico
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION PRESUPUESTO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
51 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
51 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de
carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de control
y recuperación que describe de manera exacta y precisa
las series o asuntos de un el archivo de gestión de las
dependencias. El inventario documental esta conformado
por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad
directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o
contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte
físico y se conservara permanentemente. Las imágenes
deberán permanecer en un repositorio que garantice su
fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el
soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto
2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de
2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
51 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental
de la Direcciòn Administrativa y Comercial
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION PRESUPUESTO
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
51 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
51 55 167
Control Prèstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
52 21
CONCILIACIONES Y
TRANSACCINES
BANCARIAS
52 21 69Conciliaciones
Bancarias2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La subserie
Conciliaciones Bancarias contiene los documentos que
concilia mensualmente los extractos bancarios con el libro
auxiliar de bancos para determinar el saldo real de las
cuentas bancarias del Instituto. Una vez cumpla su tiempo
de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 en el
archiv central, se procederá a su eliminación siguiendo el
protocolo establecido por el Archivo de INFIBAGUE.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28;
Régimen de Contabilidad
Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad
y Decreto 2674 de 2012.
Extracto Bancario
Consolidados movimientos de
cuentas
Comunicaciones Oficiales
52 42 FACTURACION 1 2 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Una vez
transcurrido un año de retención en el archivo de gestión y
dos años en el archivo central, pierde su validez y podra
eliminarce (Ley 142 de 1994, art.174...Decreto de 2000,
art. 26) Informes de Facturado por
unidad de negocio
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Informes de Conciliaciones
Bancarias
Informes de Recaudo por
unidad de negocio
Informes Detallados por
afectación presupuestal
Recibos de Recaudo de las
unidades de negocio
Conciliación mensual de la
facturaión y el recaudo
52 53
INFORMES
INTERNOS DE
GESTION Y
RESULTADOS
52 53 105Informes Cobro
Prejurídico
Informes Cobro Prejurídico
Comunicaciones Oficiales
52 53 112 Informes de Cartera 2 3 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie de
carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo de retención en el
Archivo de Gestión transferir al Archivo Central donde se
procederá a digitalizar o microfilmar la documentación
física con fines de respaldo y consulta. Finalizada la
retención en Archivo Central se debe transferir toda la
documentación y el soporte magnético al Archivo Histórico,
como parte de la memoria institucional en el desarrollo de
la gestión administrativa de lNFIBAGUE, según lo
dispuesto en la Ley 594 de 2000. Para los documentos
electrónicos el Grupo de Gestión Tecnologica realiza
diariamente Backups a las diferentes plataformas
electrónicas del Instituto asegurando que la documentación
que deba ser transferida al Archivo Histórico en el SGD
sea conservada para su consulta en formato PDF/A.
Informes de Cartera
Comunicaciones Oficiales
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
52 53 117Informes de Gestión
Recuperación Cartera
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido el
tiempo de retención en el Archivo de Gestión transferir al
Archivo Central donde se procederá a digitalizar o
microfilmar la documentación física con fines de respaldo y
consulta. Finalizada la retención en Archivo Central se
debe transferir toda la documentación y el soporte
magnético al Archivo Histórico, como parte de la memoria
institucional en el desarrollo de la gestión administrativa del
FNG, según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, Para los
documentos electrónicos el Departamento de Tecnología
realiza diariamente Backups a las diferentes plataformas
electrónicas del FNG asegurando que la documentación
que deba ser transferida al Archivo Histórico en el SGD
sea conservada para su consulta en formato PDF/A.
Informes de Gestión
Recuperación Cartera
Comunicaciones Oficiales
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
52 53 140Informes Recaudo
Plazas de Mercado1 3 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos
documentos respaldan el pago de los arrendatarios de las
plazas de mercado mediante el desarrollo de los trámites
necesarios que permitan garantizar la disponibilidad de los
diferentes servicios. Al cumplir el tiempo de retención en
archivo central pueden eliminarse pues pierden valores
primarios y no tienen valores secundarios. Para la
eliminación se empleará el método de picado con el fin de
contribuir a la conservación del medio ambiente. El original
y sus soportes reposan en la Dirección Financiera.
Informes Recaudo Plazas de
Mercado
Cupones
Consignaciones
Comunicaciones Oficiales
52 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
52 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y
recuperación que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un el archivo de gestión de las
dependencias. El inventario documental esta conformado
por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad
directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o
contratista de la dependencia por lo cual debe actualizarse
en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán
permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad,
seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte
papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto
2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de
2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
Comunicaciones Oficiales
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
52 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental
de la Direcciòn Administrativa y Comercial
52 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
52 55 164
Control Gestión
Prioritaria Alumbrado
Público
52 55 167
Control Prèstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
52 55 169
Control Proceso
Coactivo Alumbrado
Público
Página 5
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
52 55 170Control Proceso
Coactivo Inmuebles
52 55 171
Control Proceso
Coactivo Plazas de
Mercado
52 55 172Control Proceso
Persuasivo
52 62MANUALES
INSTITUCIONALES
52 62 200 Manual de Cartera 2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Página 6
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION DE CARTERA Y COBRANZAS
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
52 68PLANES
INSTITUCIONALES
52 68 242
Planes de
Mejoramiento
Institucional
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. La SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia
el consolidado de las acciones que adopta el Instituto para
el emjoramiento de los proceso y la Oficina Asesora de
Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en la
información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez
cumpal su tiempo de retención de 2 años en el archivo de
gestión y 8 años en elcentral, se procederá a su
conservación total, con el fin de tener el histórico de la
gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos
para su reproducción siguiendo el protocolo establecido por
el Archivo de INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594
de 2000, en sus artículos 46, 48 y 49. Acuerdo 07 de 1994
en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto 176 de 2010 y
NTCGP 1000 versión 2009.
Planes de Mejoramiento
Institucional
Comunicación Oficial
52 83REPORTE
RECAUDOS
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 7
UNIDAD PRODUCTORA:
53 16 CERTIFICADOS
53 16 57Certificados de Estados
Financieros1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios.
Certificados de Estados
Financieros
Comunicaciones Oficiales
53 17 CIRCULARES
53 17 60 Circulares Internas 1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Documento informativo al cual se
le atribuye una valoración primaria de tipo legal administrativo. Estos
documentos contienen información que solo concierne al Instituto y a los
Funcionarios. Se deben eliminar porque pierden sus valores primarios.
Circulares Internas
53 19 COMPROBANTES
53 19 61Comprobantes de Ajuste
Contable1 4 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios. Cumplidos diez (10) años en el Archivo Central se procede a
microfilmar o digitalizar y posteriormente se elimina el soporte papel.
Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen de
Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad y
Decreto 2674 de 2012.
Comprobantes de Ajuste
Contable
Comunicaciones Oficiales
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Página 1
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 21
CONCILIACIONES Y
TRANSACCIONES
BANCARIAS
53 21 69 Concilaciones Bancarias 2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios. Soporte Normativo: Ley 962 de 2005. Artículo 28; Régimen
de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad
y Decreto 2674 de 2012
Extracto Bancario
Fomato de Conciliacion
Auxiliares
53 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las comunicaciones
oficiales enviadas y recibidas que conforman un registro consecutivo en
razón del número de radicación y se administran en la unidad de
correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido
sus valores primarios. Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de
2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual
Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
Página 2
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 25
DECLARACIONES DE
IMPUESTO SOBRE LAS
VENTAS – IVA
2 10 X X
Nivel de Acceso Pública Clasificada. Documento elaborado por el
contribuyente con destino a la Administración de Impuestos, en la cual da
cuenta de la realización de hechos gravados, cuantía y demás
circunstancias requeridas para la determinación de su impuesto.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se elimina
ya que no tiene valores secundarios. Cumplidos diez (10) años en el
Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente
seelimina el soporte papel.
Soporte Normativo: Ley 863 de 2003, Art.42, que modifica art. 260-4 del
Estatuto Tributario) se digitializa y se conserva en los 2 soportes. Art. 28
Ley anti-tramites 962 de 2005
Declaración de Impuesto
sobre las Ventas - IVA
Recibo de Pago
Registro Presupuestal
53 26
DECLARACIONES DE
INDUSTRIA Y
COMERCIO
2 10 X X
Nivel de Acceso Pública Clasificada. Documento elaborado por el
contribuyente con destino a la Administración de Impuestos, en la cual da
cuenta de la realización de hechos gravados, cuantía y demás
circunstancias requeridas para la determinación de su impuesto.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se elimina
ya que no tiene valores secundarios. Cumplidos diez (10) años en el
Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente
seelimina el soporte papel.
Soporte Normativo: Ley 863 de 2003, Art.42, que modifica art. 260-4 del
Estatuto Tributario) se digitializa y se conserva en los 2 soportes. Art. 28
Ley anti-tramites 962 de 2005
Declaración de Industria y
Comercio
Registro Presupuestal
Página 3
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 27
DECLARACIONES DE
RENTA Y
COMPLEMENTARIOS
2 10 X X
Nivel de Acceso Pública Clasificada. Documento elaborado por el
contribuyente con destino a la Administración de Impuestos, en la cual da
cuenta de la realización de hechos gravados, cuantía y demás
circunstancias requeridas para la determinación de su impuesto.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se elimina
ya que no tiene valores secundarios. Cumplidos diez (10) años en el
Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente
seelimina el soporte papel.
Soporte Normativo: Ley 863 de 2003, Art.42, que modifica art. 260-4 del
Estatuto Tributario) se digitializa y se conserva en los 2 soportes. Art. 28
Ley anti-tramites 962 de 2005
Declaración de renta y
Complementarios
Recibo de Pago
Registro Presupuestal
53 28
DECLARACIONES DE
RETENCIONES EN LA
FUENTE
2 10 X X
Nivel de Acceso Pública Clasificada. Documento elaborado por el
contribuyente con destino a la Administración de Impuestos, en la cual da
cuenta de la realización de hechos gravados, cuantía y demás
circunstancias requeridas para la determinación de su impuesto.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de Gestión
y Desempeño para su eliminación mediante método de picado. Se elimina
ya que no tiene valores secundarios. Cumplidos diez (10) años en el
Archivo Central se procede a microfilmar o digitalizar y posteriormente
seelimina el soporte papel.
Soporte Normativo: Ley 863 de 2003, Art.42, que modifica art. 260-4 del
Estatuto Tributario) se digitializa y se conserva en los 2 soportes. Art. 28
Ley anti-tramites 962 de 2005
Declaración de Retenciones
en la Fuente
Recibo de Pago
Registro Presupuestal
Página 4
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 36 ESTADOS FINACIEROS 2 10 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie documental que desarrolla valores
secundarios tanto para la historia, como para la investigación que evidencian las
gestiones financieras, el manejo de los recursos del Instituto. En concordancia
con el artículo 5 de la Circular Externa 003 de 2015 y el artículo 19 parágrafo 2
Ley 594 de 2000, está serie documental una vez cumplido el tiempo de retención
en el Archivo Central, debe pasar a conservación total al Archivo Histórico.
Realizar proceso de digitalización de acuerdo al artículo 19 parágrafo 1 de la Ley
594 de 2000 del Archivo General de la Nación. Salvo lo dispuesto en normas
especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después
de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último
asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su
reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez
(10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros
y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de
la cuenta final de liquidación. Soporte Normativo: COLOMBIA. MINISTERIO DE
HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. Decreto 624 (30, marzo, 1989). Por el cual
se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección
General de Impuesto Nacionales. Bogotá: 1989. Capítulo II. Declaraciones
Tributarias. Bogotá: 1989. COLOMBIA. CONGRESO
DE LA REPÚBLICA. Ley 962 (8, julio, 2005) Por la cual se dictan disposiciones
sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los
organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones
públicas o prestan servicios. Bogotá: 2005.
COLOMBIA. MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO. Decreto 1625
(11, octubre, 2016). Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario en materia tributaria. Bogotá: 2016.
Balance General
Estado de Resultados
Estado de Cambios en el
Patrimonio
Estado de Cambios en la
Situación Financiera
Estado de Flujos de Efectivo
Página 5
UNIDAD PRODUCTORA:
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PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
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IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
53 53 99Informes a Organismos de
Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con base
en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su producción o recepción
como COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una
vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Constituyen parte del patrimonio documental de la administración, se
conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los
organismos de control.
Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA NACIONAL
CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República de Colombia.
Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
53 53 129Informes Deudores
Morosos1 4 X X
Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se
conserva esta muestra en el archivo histórico, permite la realización de
estudios de tipo estadístico. El resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina con la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeños mediante método de picado.
Informes a deudores morosos
Comunicaciones Oficiales
Página 6
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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BS
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
53 54 150Inventarios Documentales
de Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter MISIONAL.
Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión de las
dependencias. El inventario documental esta conformado por todas las
Series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados
por cada funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer en un
repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y
eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012 -
Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -
Decreto 1080 de 2015.
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
53 54 153Tabla de Retención
Documental (Dependencia)X
Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en el
Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn Administrativa y
Comercial.
53 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO
Y CONSULTA
53 55 167Control Prèstamo y
Consulta de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido
sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Página 7
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 55 179Registro de
Comunicaciones Oficiales1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido
sus valores primarios. Soporte Normativo: Art. 8 Acuerdo 060 de 2001
AGN.
Formato de registro de
comunicaciones oficiales
53 58LIBROS CONTABLES
AUXILIARES2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Los libros de contabilidad
auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control
detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública,
con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.
Debido a que la información del Libro Auxiliar se halla consolidada en los
Libros Mayor y Balances, y en los Estados Financieros a 31 de diciembre
de cada vigencia anual, pierde sus valores investigativos. Por lo tanto, una
vez la Subserie cumpla los tiempos de retención contados a partir del cierre
del expediente o trámite que le dio inicio, se debe eliminar el soporte de
estos documentos, teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 1080 de
2015 del Ministerio de Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de
documentos, dejando constancia mediante Inventario y Acta de Eliminación
aprobada por el Comité Interno de Archivo. Soporte Normativo:
DECRETO 2649 DE 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en
general - Ley 962 de 2005. Artículo 28; código Comercio Art. 60; Régimen
de Contabilidad Pública, Marco conceptual 9.2.1. Soportes de Contabilidad
y Decreto 2674 de 2012.
53 59LIBROS CONTABLES
PRINCIPALES
Página 8
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 59 196 Libros Diarios 2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Debido a que la información
del Libro Auxiliar se halla consolidada en los Libros Mayor y Balances, y en
los Estados Financieros a 31 de diciembre de cada vigencia anual, pierde
sus valores investigativos. Por lo tanto, una vez la Subserie cumpla los
tiempos de retención contados a partir del cierre del expediente o trámite
que le dio inicio, se debe eliminar el soporte de estos documentos, teniendo
en cuenta lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de
Cultura en el Artículo 2.8.2.2.5 Eliminación de documentos, dejando
constancia mediante Inventario y Acta de Eliminación aprobada por el
Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Artículo 28, Ley 962 de
2005.
Acta de Apertura de Libro
Libro Diario
53 59 197 Libros Mayor y Balance 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. El Libro Mayor y Balances es
fuente de información para la investigación en estudios económicos de la
administración municipal sobre el manejo, distribución y ejecución de los
recursos. Sirve para hacer comparativos de la administración de cada
alcalde. Por estas razones, son de conservación permanente, "los
documentos originales que posean valores históricos no podrán ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio" (Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo 2).
Por lo anterior, una vez la Subserie cumpla los tiempos de retención
contados a partir del cierre del expediente o trámite que le dio inicio, se
deben transferir al Archivo Histórico para su conservación total debido a
que posee valores de carácter funcional, sumarial y de importancia
colectiva.. Soporte Normativo: Artículo 28, Ley 962 de 2005. Decreto
1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX, Artículo
2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de 2000,
artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que posean valores
históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos
y/o almacenados mediante cualquier medio".
Acta de apertura de libro
Libro Mayor
Página 9
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA: 1 de
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALESArchivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
GRUPO GESTION CONTABLE
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
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ER
IE
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
53 68PLANES
INSTITUCIONALES
53 68 242Planes de Mejoramiento
Institucional2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. La
SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado de las acciones
que adopta el Instituto para el emjoramiento de los proceso y la Oficina
Asesora de Planeaqción tiene como función diseñarlo basado en la
información recopilada mediante uan Auditoría. Una vez cumpal su tiempo
de retención de 2 años en el archivo de gestión y 8 años en elcentral, se
procederá a su conservación total, con el fin de tener el histórico de la
gestión institucional y se utilizarán medios tecnológicos para su
reproducción siguiendo el protocolo establecido por el Archivo de
INFIBAGUE. Soporte normativo: Ley 594 de 2000, en sus artículos 46,
48 y 49. Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto 176
de 2010 y NTCGP 1000 versión 2009.
Planes de Mejoramiento
Institucional
Comunicaciones Oficiales
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 10
72 3 ACTAS
72 3 12 Actas Comité de Compras 2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL.Nivel de Acceso PUBLICA CLASIFICADA. El
responsable del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Convocatoria a reunión
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Acta Comité de Compras
Anexos
72 3 30Actas de Comité de Bajas
y Enajenación2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Constituyen parte del patrimonio
documental del Instituto. Se conservan totalmente debido a que
son soporte de la toma de decisiones de la entidad a traves de
sus organos asesores. Una vez se cumpla el tiempo de
retención de 2 años en el Archivo de Gestión, la serie se
transfiere al Archivo Central. Soporte Normativo: Resolución
No. 1296 Septiembre 20 de 2013 - INFIBAGUE
Convocatoria y notificación
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas de Comité de Bajas y
Enajenación
Anexos
Resolución de Baja
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Página 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 15CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
72 15 48Certificaciones de Paz y
Salvo1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios
Solicitud
Certificación en soporte digital
72 19 COMPROBANTES
72 19 63Comprobantes de Entrada
a Almacén2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie documental que soporta
los bienes activos de la entidad y respaldan las inversiones o
gastos presupuestales; estos documentos registran la salida
de los elementos e insumos, como documentos de carácter
contable. Finalizado el tiempo de retencion en archivo central
se elimina.
Factura
Lista de Chequeo
72 19 66Comprobantes de Salida
de Almacén2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie documental que soporta
los bienes activos de la entidad y respaldan las inversiones o
gastos presupuestales; estos documentos registran la salida
de los elementos e insumos, como documentos de carácter
contable. Finalizado el tiempo de retencion en archivo central
se elimina.
Solicitud de elementos
Comprobantes de egreso
Relación de elementos a dar de
baja
Concepto técnico (área
responsable)
Aprobación de baja de elementos
Resolución de baja de elementos
Página 2
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Acta de recibido
Acta de donación (si aplica)
Comprobante
Comprobantes de Entrada
de Bienes Devolutivos y
Consumo
2 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie documental que soporta
los bienes activos de la entidad y respaldan las inversiones o
gastos presupuestales; estos documentos registran la salida
de los elementos e insumos, como documentos de carácter
contable. Finalizado el tiempo de retencion en archivo central
se elimina. No posee valores históricos.
72 50HISTORIAS
VEHICULARES1 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Estos documentos soportan la
administración de los vehículos de la entidad y respaldan la
propiedad de la Entidad sobre dichos bienes. Se conserva 1
año en el Archivo de Gestión y 8 años en el Archivo Central.
Posteriormente se digitalizan para su conservación permanente
en ambos soportes por formar parte de la memoria
institucional.
Factura
Tarjeta de propiedad
Comprobante de ingreso
SOAT
Certificado de Revisión Técnico
Mecánica
Acta de recibo a satisfacción
Cotización Mantenimiento
Impuestos
Informes de accidentes
Informes de mantenimiento
Solicitud mantenimiento
Lista de verificación de vehículos
Comunicaciones Oficiales
72 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
Página 3
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
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SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE
evidencia el desarrollo de las actividades y funciones
ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido su tiempo de
retención de 2 años en el archivo de gestión y 0 en el archivo
central, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo
establecido por el archivo de INFIBAGUE. Lo anterior teniendo
en cuenta que esta subserie se conserva en su totalidad en la
Oficina Asesora de Planeación. Soporte Normativo: Ley
1474 de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria
que es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de 2017
"Manual de Funciones y Competencias Laborales", Acuerdo
078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 nde
2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951
de 2005.
Informes de Gestión y Resultados
Solicitud de información
72 53 120 Informes de Inventarios 1 4 X X
Subserie documental que refleja la salida definitiva de
materiales o equipos que no se encuentren en condiciones de
uso o que la entidad ya no requiera para el normal desarrollo de
sus actividades, al cumplir el tiempo de retención en el archivo
central se digitaliza para posteriores consultas y el soporte
papel se elimina ya que pierde sus valores primarios y no
posee valores secundarios.
Informes de Inventarios
Solicitud de información
72 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Página 4
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 54 150Inventarios Documentales
de Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación
que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un el archivo de gestión de las dependencias. El inventario
documental esta conformado por todas las Series y Subseries
bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada
funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y
se conservara permanentemente. Las imágenes deberán
permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad,
seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel
en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578
de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012
Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo de
Gestiòn - FUID
72 54 153Tabla de Retención
Documental (Dependencia)X
Documento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la
Direcciòn Administrativa y Comercial
72 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO
Y CONSULTA
72 55 155 Archivo Electrónico
72 55 156 Bitácoras
72 55 167Control Prèstamo y
Consulta de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Página 5
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 57 INVENTARIOS
72 57 189 Inventario Bienes Muebles 1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina teniendo en cuenta que son
documentos que solo sirven para la gestión administrativa y
carecen de valores secundario.
Inventarios bienes muebles
Actas de entrega de elementos
Evaluación del estado de los bienes
muebles
Actualización de responsabilidades
Comunicaciones Oficiales
72 57 190Inventarios de Elementos
de Consumo1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos
documentos reflejan la existencia de bienes que se encuentran
en almacen. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 6
años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en el
Archivo Central,
se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año
de producción para conservación permanente. El resto de la
documentación se elimina.
72 57 191Inventarios de Elementos
Devolutivos1 6 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos documento
reflejan la toma física de elementos devolutivos por funcionario.
Si al momento del retiro del funcionario, este no realiza la
devolución del elemento a su cargo, se inicia un proceso de
responsabilidad que puede concluir en una investigación
disciplinaria.
Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 6 años en Archivo
Central. Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central,
se selecciona aleatoriamente una muestra del 5% por cada año
de producción para conservación permanente. El resto de la
documentación se elimina.
Comunicaciones Oficiales
Página 6
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 57 194 Inventarios Faltantes 1 4 X X
Subserie que tiene valor administrativo, contable, legal e
investigativo. Finalizado el período de retención no desarrolla
valores secundarios y se procede a la eliminación según
procedimiento previsto en Acuerdo 04 de 2013 (art. 15)
Formatos
Informe de verificación
72 68PLANES
INSTITUCIONALES
72 68 223Planes Anuales de
Adquisiciones1 9 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Estos
documentos reflejan el proceso mediante el cual la entidad
aprueba y establece la adquisición de bienes y servicios que se
ejecutan contra partidas incluidas en la ley anual de
presupuesto, y que corresponden a los gastos de
funcionamiento e inversión para la vigencia fiscal respectiva,
con el fin de atender las necesidades de las dependencias
previamente identificadas en el Plan Anual de Necesidades -
PAN (Dec.025 de 2014, Art.21, Num.1). Se conservan 1 año
en el Archivo de Gestión y 9 años en el Archivo Central. Al
transferirse al Archivo Central se digitalizan para su
conservación permanente en ambos soportes (Circular AGN
003 de 2015) como testimonio de la gestión y del cumplimiento
a las normas administrativas y fiscales que lo regulan.
Plan Anual de Adquisiciones
Reporte
Informes
Publicación PAA Página web
72 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja
cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el
archivo central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo
sirve para la gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya
que el original reposa en la Oficina Asesora de Planeación.
Plan de Trabajo
Página 7
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 68 239
Planes de Mantenimiento
de la Infraestructura y
Equipos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Estos documentos reflejan la
planificación, coordinación y control de labores de
mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura,
vehículos y equipos de la Entidad, bajo las normas y
procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos
por la Entidad. Se conservan 1 año en Archivo de Gestión y 4
años en Archivo Central. Al cumplir el tiempo de retención en
Archivo Central pueden eliminarse por pérdida del valor
administrativo.
Plan de Mantenimiento de la
Infraestructura y Equipos
Cronograma
Informes y Evidencias ejecución del
PMIE
Página 8
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 69 POLIZAS Y SEGUROS 1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Estos documentos respaldan la
administración, control y seguimiento de los seguros la entidad
que soportan contratos a través de los cuales el asegurador se
compromete a resarcir un daño en caso que se verifique la
eventualidad prevista en dicho contrato. Se conservan 1 año en
Archivo de Gestión y 4 años en Archivo Central, al cabo de los
cuales se eliminan por pérdida del valor administrativo. La
información reposa en la Secretaría General.
Contrato o Minuta
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal CDP
Registro Presupuestal
Comunicaciones oficiales
Pólizas
Plan
Salvamentos
72 84
RESPONSABILIDADES
ELEMENTOS
DEVOLUTIVOS Y DE
CONSUMO
72 84 286
Actas de responsabilidad
Elementos Devolutivos y
de Consumo
Administrativos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios y el original reposa en la Historia Laboral.
72 84 287
Actas de responsabilidad
Elementos Devolutivos y
de ConsumoGrupo
Alumbrado Público
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios y el original reposa en la Historia Laboral.
72 84 288
Actas de responsabilidad
Elementos Devolutivos y
de Consumo Grupo
Parques y Zonas Verdes
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios y el original reposa en la Historia Laboral.
Página 9
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO GESTION DE ACTIVOS Y RECURSOS FISICOS
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)TIPOS DOCUMENTALES
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
72 84 289
Actas de responsabilidad
Elementos Devolutivos y
de Consumo Grupo Plazas
de Mercado
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios y el original reposa en la Historia Laboral.
72 84 290
Actas de responsabilidad
Elementos Devolutivos y
de Consumo Taller de
Parques
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina ya que no tiene valores
secundarios y el original reposa en la Historia Laboral.
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija NegrillaSoporte P: Físico Papel
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 10
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
61 3 ACTAS
61 3 10Actas Comité de
Banfuturo2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservación Total (CT). Documento VITAL
o ESENCIAL. Nivel de Acceso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD
y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Soporte Normativo: Acuerdo
Consejo Directivo No. 005 agosto 22 de 2018 -
INFIBAGUE.
Convocatoria a reunión
Registro de Asistencia
Eventos Internos FOR-PE-002
Actas Comité Banfuturo
Anexos
61 37ESTUDIOS DE
CREDITO
61 37 84Descuento de Actas y
Facturas (Factoring)2 3 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo
de conservación Digitalizar toda la documentación y
transferir toda la documentación al archivo histórico,
según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 teniendo en
cuenta su valor histórico.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE OTORGAMIENTO
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE OTORGAMIENTO
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA:
61 37 85Estudios Credito de
Fomento
FOR-OF-001 Formato Único
de Remisión Fondo Especial
"BANFUTURO"- Microcrédito 2 3 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo
de conservación Digitalizar toda la documentación y
transferir toda la documentación al archivo histórico,
según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 teniendo en
cuenta su valor histórico.
FOR-OF-002 Formato Único
de Vinculación y Apertura de
Productos - Persona Natural
FOR-OF-003 Formato Único
de Vinculación y Apertura de
Productos - Persona Jurídica
61 37 86Estudios Credito de
Tesoreria2 3 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo
de conservación Digitalizar toda la documentación y
transferir toda la documentación al archivo histórico,
según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 teniendo en
cuenta su valor histórico.
FOR-OF-001 Formato Único
de Remisión Fondo Especial
"BANFUTURO"- Microcrédito
FOR-OF-002 Formato Único
de Vinculación y Apertura de
Productos - Persona Natural
FOR-OF-003 Formato Único
de Vinculación y Apertura de
Productos - Persona Jurídica
61 37 87Estudios Creditos de
Redescuento2 3 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo
de conservación Digitalizar toda la documentación y
transferir toda la documentación al archivo histórico,
según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 teniendo en
cuenta su valor histórico.
61 37 88
Operaciones de
Manejo de Deuda
Publica
2 3 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido el tiempo
de conservación Digitalizar toda la documentación y
transferir toda la documentación al archivo histórico,
según lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 teniendo en
cuenta su valor histórico.
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE OTORGAMIENTO
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA:
61 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
61 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de
carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de
control y recuperación que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un el archivo de gestión
de las dependencias. El inventario documental esta
conformado por todas las Series y Subseries bajo
responsabilidad directa e incluyen los elaborados por
cada funcionario o contratista de la dependencia por lo
cual debe actualizarse en medio digital, Se digitalizara el
soporte físico y se conservara permanentemente. Las
imágenes deberán permanecer en un repositorio que
garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta
y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 -
Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -
Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -
Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
61 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original
se conserva en el Grupo de Gestión Humana y
Documental de la Direcciòn Administrativa y Comercial
61 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
61 55 167
Control Prèstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE OTORGAMIENTO
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA:
61 62MANUALES
INSTITUCIONALES
61 62 215
Manual del Sistema de
Administración de
Riesgos de Crédito
“SARC”
1 0 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie documental que
se genera en formato electronico para su posterior
publicación en la página Web. Estos manuales se
actualizan de acuerdo con las modificaciones que el
MINTIC u otros organos de control realicen a las
resoluciones que establecen los requisitos minimos que
debe cumplir el Instituto, en cuanto a la implementación
de los sistemas de administración de riesgo.
Se sugiere conservar un (1) año en el archivo de
gestion por posibles consultas, en cuanto a los cambios
realizados. Una vez cumplido el tiempo de retención
eliminar, por cuanto la información se encuentra
disponible para su consulta en el Mapa del Proceso de
la página Web de la entidad.
Resolución de adopción
(copia)
Planilla Asistencia
Socialización y/o Capacitación
61 79REGLAMENTO
COMITÉ DE CREDITO5 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido
el tiempo de retención establecido en el archivo de
gestión y central, se eliminará la totalidad de la serie
documental por no poseer valores administrativos ni
legales.
Reglamento Comité de Crédito
Publicación página Web
Comunicaciones oficiales
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: GRUPO DE OTORGAMIENTO
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA:
61 85
SISTEMA DE
ADMINISTRACION
DEL RIESGO
CREDITICIO
5 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido
el tiempo de retención establecido en el archivo de
gestión y central, se eliminará la totalidad de la serie
documental por no poseer valores administrativos ni
legales.
Manual del Sistema de
Administración de Riesgos de
Crédito “SARC”
Procedimiento de
otorgamiento
Informes análisis y
evaluaciones financieras de
solicitudes de crédito
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 5
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
31 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman
un registro consecutivo en razón del número de radicación y se
administran en la unidad de correspondencia o la que haga sus
veces. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto
que ha perdido sus valores primarios. Soporte Normativo:
Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
31 29
DERECHOS DE
PETICION, QUEJAS,
RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
1 9 X
Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeños para su eliminación mediante método de picado.
Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 Derecho fundamental
de Peticion - NTC-ISO 10002:2005 Satisfacion del Clientes
tratamiento de las quejas.
Requerimientos escritos o
verbales
Conceptos técnico - juridicos
Oficio Ampliación de Terminos
Oficio Respuesta
Oficio Recursos
Oficio Respuesta Recursos
TRD - 2018
GRUPO ALUMBRADO PUBLICO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
ENTIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
GRUPO ALUMBRADO PUBLICO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
ENTIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
31 45
HISTORIAS DE
MANTENIMIENTO DE
ALUMBRADO PUBLICO
2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003
de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.
31 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
31 53 136Informes Mensuales
PQRS2 0 X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003
de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservación Total (CT). Conservar estos documentos en
soporte electrónico como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo de gestión se elimina porque es la Dirección
Administrativa y Comercial quien tiene la función de recopilar
los informes de las dependencias y allí reposa su original.
Informes Mensuales PQRS
Comunicaciones Oficiales
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
GRUPO ALUMBRADO PUBLICO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
ENTIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
31 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
31 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación
que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos
de un el archivo de gestión de las dependencias. El inventario
documental esta conformado por todas las Series y Subseries
bajo responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada
funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y
se conservara permanentemente. Las imágenes deberán
permanecer en un repositorio que garantice su fidelidad,
seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte papel
en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578
de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
31 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la
Direcciòn Administrativa y Comercial
31 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO Y
CONSULTA
31 55 167
Control Prèstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional
de Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
TRD - 2018
GRUPO ALUMBRADO PUBLICO
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA:
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD) S CT
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
ENTIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
31 68PLANES
INSTITUCIONALES
31 68 242
Planes de
Mejoramiento
Institucional
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
La SUBSERIE Plan de Mejoramiento evidencia el consolidado
de las acciones que adopta el Instituto para el emjoramiento de
los proceso y la Oficina Asesora de Planeaqción tiene como
función diseñarlo basado en la información recopilada mediante
uan Auditoría. Una vez cumpal su tiempo de retención de 2
años en el archivo de gestión y 8 años en elcentral, se
procederá a su conservación total, con el fin de tener el
histórico de la gestión institucional y se utilizarán medios
tecnológicos para su reproducción siguiendo el protocolo
establecido por el Archivo de INFIBAGUE. Soporte
normativo: Ley 594 de 2000, en sus artículos 46, 48 y 49.
Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 24, 43, 59 y 60. Decreto
176 de 2010 y NTCGP 1000 versión 2009.
Planes de Mejoramiento
Institucional
Comunicaciones Oficiales
FECHA DE APROBACION
SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel S: Selección
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
M: Microfilmación SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL
Página 4
60 3 ACTAS
60 3 17 Actas Comité de Crédito 2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Este Comité tiene por
objeto hacer el seguimiento a la gestión financiera de
INFIBAGUE y analizar oportunidades de nuevos
negocios y la redefinición de las inversiones existentes
para hacer recomendaciones Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservación Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. Nivel de Acceso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Soporte Normativo: Acuerdo Consejo
Directivo No. 005 agosto 22 de 2018 - INFIBAGUE.
Convocatoria a reunión
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité de Crédito
Anexos
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Página 1
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 3 26
Acta Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el
Trabajo (COPASST)
2 18 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento en el que se
relacionan los temas tratados y acordados por el Comité
Paritario de Salud y Seguridad en el trabajo en razón a las
funciones establecidas en el Artículo 11 de la Resolución
02013 de 1986. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT).
Documento VITAL o ESENCIAL. Nivel de acesso PUBLICA
CLASIFICADA. El responsable del archivo de gestión deberá
conservar estos documentos en soporte electrónico en un
SGDEA en el momento de su producción o recepción como
COPIA DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento
de las funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto físico
como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte
Normativo: Decreto 1072 de 2016. Resolución 02013 (6,
junio, 1986). Por la cual se reglamenta la organización y
funcionamiento de los Comités de Medicina, Higiene y
Seguridad Industrial en los lugares de trabajo. Decreto 1072
(26, mayo, 2015). Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Trabajo. Bogotá: 2015.
Artículo 2.2.4.6.12.
Convocatoria a elección
Comité
Lista de elegibles
Acto Administrativo de
representantes por parte de la
Gerencia
Acto administrativo de
conformación del comitéComunicación interna citación
a comitéActa Comité Paritario de
Seguridad y Salud en el
Trabajo (COPASST)
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Anexos
Página 2
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 5ACUERDOS DE
GESTION 2 8 X X X
Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario y se efectúa la transferencia secundaria al
Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 909 de
2004, art. 2 literal c), Art. 50; Decreto 2482 de 2012.
Publicacion Acuerdos de Gestión
Comunicacion de solicitud del
informe de seguimiento al
acuerdo de Gestión
Memorando de remision del
informe de seguimiento del
acuerdo de Gestión
Acuerdo de Gestión
Informe de seguimiento al
acuerdo de Gestión
Evidencia y publicacion en la
WEB
60 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de
las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que
conforman un registro consecutivo en razón del número
de radicación y se administran en la unidad de
correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios. Soporte
Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
Página 3
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 35 ESTADISTICAS 3 2 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Agotado el tiempo de
retención en Archivo Central las subseries se eliminan,
ya que son documentos de carácter informativo y
operativo que pierden los valores primarios, además,
hacen parte de los informes de gestión y resultados
institucionales.
Estadísticas
60 52 INDICADORES
60 52 98Indicadores de Gestión por
Procesos4 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA. La subserie documental
posee valores importantes de la gestión realizada, al
perder los valores primarios se debe seleccionar el último
reporte en el cual se consolide la vigencia a la que
pertenece y que contenga la totalidad de los indicadores.
Luego se transferira al Archivo Central siguiendo los
protocolos establecidos para este procedimiento.
Indicadores de Gestión por
Procesos
Informe de Seguimiento a
Indicadores
Página 4
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 53
INFORMES
INTERNOS DE
GESTION Y
RESULTADOS
60 53 99Informes a Organismos de
Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio
documental de la administración, se conservan
totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de
los organismos de control.
Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA
NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de
la República de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá:
1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Solicitud de información
60 53 100Informes a Otros
Organismos del Estado1 10 X X
Se conservan por poseer valores administrativos,
digitalizandose a los cinco (5) años y conservandose en
papel hasta cumplir los veinte (20) años establecidos.
Régimen de Contabilidad Pública -Marco conceptual
9.3.1; PlanGeneral y Regimen Contable; Decreto 1525
de 2008,
Informe Contable
Informe Financiero
Página 5
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Informes a Otros Organismos
del Estado
Comunicaciones Oficiales
60 53 104Informes Calificación de
Riesgos Financieros
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Este informe está dirigido a entidades
financieras y proveedores de obras y servicios para
entidades públicas del sector territorial.Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL
o ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de
la administración, se conservan totalmente para
evidenciar los distintos requerimientos de los organismos
de control.
Soporte Normativo: Superintendencia Financiera de
Colombia. Calificadoras de riesgos. Procedimientos de
calificación. Manejo de información, Decreto 1076 de
2007.
Informes Calificación de
Riesgo
Comunicaciones Oficiales
Página 6
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE
evidencia el desarrollo de las actividades y funciones
ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y
0 en el archivo central, se procederá a su eliminación
utilizando el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta
subserie se conserva en su totalidad en la Oficina
Asesora de Planeación. Soporte Normativo: Ley 1474
de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria que
es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de
2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",
Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,
Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15
Literal b) y c), Ley 951 de 2005.
Informes de Gestión y
Resultados
Plan de acción
Informe de avance
Indicadores de gestión
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Comunicación Oficial
60 53 122
Informes de Seguimiento
Planes Anticorrupción y
Atención al Ciudadano
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Soporte Normativo: Artículo 78
de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Página 7
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Informes de Seguimiento Plan
Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
Comunicaciones Oficiales
60 53 141Informe Rendición de
Cuentas a la Ciudadanìa2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011
(Estatuto Anticorrupción).
Informes de rendicion de
cuentas
Comunicaciones Oficiales
Página 8
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
60 54 150Inventarios Documentales
de Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de
carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de control
y recuperación que describe de manera exacta y precisa
las series o asuntos de un el archivo de gestión de las
dependencias. El inventario documental esta conformado
por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad
directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o
contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte
físico y se conservara permanentemente. Las imágenes
deberán permanecer en un repositorio que garantice su
fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el
soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto
2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de
2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015.
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
60 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental
de la Direcciòn Administrativa y Comercial
60 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
60 55 167Control Prèstamo y
Consulta de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Página 9
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 68PLANES
INSTITUCIONALES
60 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental
se deja cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero
tiempo en el archivo central. Cumplido ese tiempo se
elimina por que solo sirve para la gestión administrativa y
no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la
Oficina Asesora de Planeación.
Planes de Acción Institucional
60 68 237Planes de Manejo de
Riesgos2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Agrupación
documental en la cual se definen las políticas, las
estrategias, y la evaluación para la gestión de los riesgos
institucionales. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario y se efectúa la transferencia secundaria al
Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 46 de
noviembre 2 de 1988. Decreto 93 del 13 de enero de
1998. ICONTEC: NTC-5254. Norma Técnica
Colombiana de Gestión del Riesgo.
Planes Manejo de Riesgos
Informe de seguimiento al plan
Comunicaciones Oficiales
Página 10
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 76PROGRAMAS
INSTITUCIONALES
60 76 271Programas de
Desembolsos de Crédito2 2 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie
de carácter MISIONAL. Finalizado el tiempo de
retención se conserva de forma permanente la
información utilizando cualquier medio técnico que
garantice su reproducción exacta (Digitalización, copia de
seguridad, repositorio o cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), como
doumento de consulta ante solicitudes que realicen para
efectos de nuevos desembolsos.
Programa de desembolsos de
créditoActa aprobación Comité de
Crédito
60 76 275Programas de Retiro de
Depósitos y pagos2 2 X X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie
de carácter MISIONAL. Finalizado el tiempo de
retención se conserva de forma permanente la
información utilizando cualquier medio técnico que
garantice su reproducción exacta (Digitalización, copia de
seguridad, repositorio o cualquier otro que garantice su
integridad, disponibilidad y confidencialidad), como
doumento de consulta ante solicitudes que realicen para
efectos de nuevos retiros, depósitos y pagos.
Programa de desembolsos de
créditoActa aprobación Comité de
Crédito
Página 11
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
60 77PROYECTOS
INSTITUCIONALES
60 77 285
Proyectos para la
Promoción y Desarrollo
Territorial
3 8
Subserie de carácter MISIONAL. Esta subserie
direcciona las actividades orientadas a la planeaciòn,
acompañamiento, formulaciòn, estructuraciòn, ejecuciòn
y evaluaciòn de los proyectos orientados al cumplimiento
de la misiòn del Instituto, para el financiamiento,
promociòn y desarrollo territorial. Con base en la Circular
003 de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos
en soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000.
Estudio de prefactibilidad del
proyecto
Estudio de factibilidad del
proyecto
Viabilidad del proyecto ante el
organismo competente
Evidencias de ejecución de los
proyectos
60 80
REGLAMENTO DEL
SISTEMA DE RIESGO
CREDITICIO
5 5 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Cumplido el
tiempo de retención establecido en el archivo de gestión y
central, se eliminará la totalidad de la serie documental
por no poseer valores administrativos ni legales.
Reglamento Comité de Crédito
Página 12
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO EMPRESARIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IEENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Publicación página Web
Comunicaciones oficiales
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 13
UNIDAD PRODUCTORA:
10 4
10 4 39 Resoluciones 2 18 X X
Nivel de acceso PÚBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Documento VITAL O ESENCIAL.
Teniendo en cuenta que las Resoluciones son fuente
de información privilegiada que permite recuperar la
memoria institucional de la entidad, estos
documentos revisten valores para la investigación.
Una vez la Subserie cumpla los tiempos de retención
contados a partir del cierre del expediente o trámite
que le dio inicio, se deben transferir al Archivo
Histórico para su conservación total, de acuerdo con
lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 del
Ministerio de Cultura , en su Capítulo I y el Capítulo
IX, Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias.
Además, la Ley 594 de 2000, artículo 19, parágrafo
2. "Los documentos originales que posean valores
históricos no podrán ser destruidos, aun cuando
hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante
cualquier medio".
Resolución
Oficio Citación Notificación
Personal
Constancia de Notificación
Personal
Aviso Notificación
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
ACTOS ADMINISTRATIVOS
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Página 1
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
10 17
10 17 60 Circulares Internas 2 6 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La
subserie Circulares Internas evidencia el desarrollo
de las actividades misionales y administrativas del
Instituto. No constituyen el patrimonio histórico de la
Entidad y no desarrolla valores secundarios. Una vez
cumpla su tiempo de retención de 2 años en el
archivo de gestión y 6 años en el archivo central y
teniendo en cuenta que el tiempo máximo dispuesto
por la Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la
acción disciplinaria que es de 5 años, se procederá a
su eliminación utilizando el protocolo establecido por
el archivo de INFIBAGUE. Soporte Normativo:
Acuerdo 07 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,
Decreto 2609 de 2012 en su artículo 9, literal f) y h),
16 Literal b) y c), Acuerdo 033 de 1999.
x|
10 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acceso PÚBLICA. Serie de carácter
MISIONAL. Copia de las comunicaciones oficiales
enviadas y recibidas que conforman un registro
consecutivo en razón del número de radicación y se
administran en la unidad de correspondencia o la que
haga sus veces. Transcurrido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeños para su eliminación mediante
método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido
sus valores primarios. Soporte Normativo: Artículo
11, Acuerdo 060 de 2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual
Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
CIRCULARES
Página 2
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
10 53
10 53 99
Informes a
Organismos de
Control y Vigilancia
2 8 X X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y
se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen
parte del patrimonio documental de la administración,
se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277
Constitución Política de Colomiba 1991.
Solicitud del organismo que
vigila o controla
Oficio de remisión del informe
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
INFORMES INTERNOS DE GESTION Y RESULTADOS
Página 3
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
10 53 100
Informes a otros
Organismos del
Estado
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la
Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión
deberá conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA en el momento de su
producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de
las funciones propias de la dependencia porque
generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y
se efectuará la transferencia secundaria al Archivo
Histórico con sus respectivos soportes. Constituyen
parte del patrimonio documental de la administración,
se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277
Constitución Política de Colombia de 1991.
Informes a otros Organismos
del Estado
Página 4
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Comunicación Oficial
10 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 3 X X
Nivel de acceso PÚBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Esta subserie evidencia el desarrollo de
las actividades misionales y administrativas del
Instituto. Una vez cumplido su tiempo de retención de
2 años en el archivo de gestión y 3 en el archivo
central, se procederá a su eliminación utilizando el
protocolo establecido por el archivo de INFIBAGUE.
Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se
conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de
Planeación. Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011
para la prescripción de la acción disciplinaria que es
de 5 años, la Resolución de Gerencia No. 1261 de
2017 "Manual de Funciones y Competencias
Laborales", Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos
25, 26 y 27, Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9,
Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de 2005.
Informes de Gestión y
Resultados
Plan de acción
Informe de avance
Indicadores de gestión
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Comunicación Oficial
Página 5
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
10 54
10 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo de Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de
carácter MISIONAL. Instrumento archivístico de
control y recuperación que describe de manera
exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo
de gestión de las dependencias. El inventario
documental esta conformado por todas las Series y
Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los
elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse en medio
digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes
deberán permanecer en un repositorio que garantice
su fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y
eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 -
Decreto 2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 -
Decreto 2482 de 2012 Publicación Inventarios -
Decreto 1080 de 2015
Inventario documental de la
dependencia - FUID
10 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
X
Documento de apoyo para la dependencia. Su original
se conserva en el Grupo de Gestión Humana y
Documental de la Direcciòn Administrativa y
Comercial
10 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL,
REGISTRO Y
CONSULTA
10 55 167
Control Préstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios.
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
Página 6
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
Comunicaciones Oficiales
Página 7
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
10 62MANUALES
INSTITUCIONALES
10 62 205 Manual de Imagen 2 0 X X
Nivel de acceso PÚBLICA. Subserie que establece
los parámetros para la utilización de la imagen
institucional de INFIBAGUÉ. Cumplido el tiempo de
retenciòn en el Archivo de Gestión, se elimina porque
no posee valores primarios.
Manual de Imagen
Política de Comunicaciones
10 68PLANES
INSTITUCIONALES
10 68 251Planes Estratégicos de
Comunicación3 5 X X
Nivel de acceso PÚBLICA. Documento electrónico.
Culminado los tiempos de retención, de cinco (5)
años y quince (15) años en archivo central, los
documentos que conforman la subserie se migran a
un repositorio o plataforma que defina la Entidad y se
conservan para efectos de consulta.
Plan Estratégico de
Comunicación
Evidencias de implementación
del Plan Estratégico y la
Política de Comunicaciones
Campañas Institucionales
Archivo de prensa y
fotografías
Encuestas de satisfacción del
usuario y evaluación de
satisfacción
Página 8
UNIDAD PRODUCTORA:
P
DISPOSICION FINAL
Archivo
Central S M/D
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
Archivo
de
Gestiòn E
VERSION: 01SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
SU
BS
ER
IE
SOPORTERETENCION
TIPOS
DOCUMENTALES
GERENCIA GENERAL
CODIGO: FOR-GD-009
SE
RIE
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
PAGINA:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
TRD - 2018
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)E
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
CODIGO
CT
DESCRIPCION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Planes de Mejoramiento
Informe Proceso de
Comunicaciones
Informes de seguimiento del
proceso
Acciones correctivas y de
mejora
10 81
REGLAMENTO
INTERNO PARA LA
REALIZACIÓN DE LA
RENDICIÓN DE
CUENTAS
2 3 X X X
Nivel de acceso PÚBLICA. Finalizado el tiempo de
retención en el archivo central, se elimina el soporte
electrónico y físico por perder la vigencia
administrativa, del mismo modo con el tiempo se
atualiza la normatividad que aplica para estos
reglamentos, por locual pierde su vigencia.
Reglamento Interno Rendición
de Cuentas - REG-GI-001
Estrategia de Rendición de
Cuentas - EST-GI-001
Cronograma Rendición de
Cuentas - CRO-GI-001
Informes Rendición de
Cuentas
FECHA DE APROBACION
E: EliminaciónD: Digitalización
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
SGDEA: Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo.
Aplicativo o software de Gestión documental que administra
documentos electrónicos de archivo y expedientes de archivo: fisicos,
digitales, hibridos, electrónicos y virtuales. Debe cumplir con los
requisitos establecidos por el AGN
Soporte E: Electrónico u otro soporte
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
S: SelecciónSoporte P: Físico Papel M: Microfilmación
CONVENCIONES
TRADICION DOCUMENTAL
Página 9
30 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que
conforman un registro consecutivo en razón del número
de radicación y se administran en la unidad de
correspondencia o la que haga sus veces. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios. Soporte
Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.
Copias de Comunicaciones
Oficiales
Actas cierre Anual
Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
30 38ESTUDIOS E
INVESTIGACIONES
30 38 91Estudios de Viabilidad
de Proyectos2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.Estudios de Viabilidad de
Proyectos
Comunicaciones Oficiales
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
Página 1
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
30 38 92Estudios Técnicos de
Alumbrado2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT) Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario y se efectúa la transferencia
secundaria al Archivo Histórico.
Estudios Técnicos de
Alumbrado
Comunicaciones Oficiales
30 39 EVALUACIONES
30 39 94
Evaluaciones del
Desarrollo de
Proyectos
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya
que no tiene valores secundarios.
Informe de Evaluación
Comunicaciones Oficiales
Página 2
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
30 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
30 53 99Informes a Organismos
de Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio
documental de la administración, se conservan
totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de
los organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución
Política de la República de Colombia. Artículos 119 y
278. Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
Página 3
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
30 53 100Informes a Otros
Organismos del Estado2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Serie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable
del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las
funciones propias de la dependencia porque generan
valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus
respectivos soportes. Constituyen parte del patrimonio
documental de la administración, se conservan
totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de
los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277
Constitución Política de Colombia de 1991.
Informes a Otros Organismos
del Estado
Comunicaciones Oficiales
30 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE
evidencia el desarrollo de las actividades y funciones
ejecutadas en la dependencia. Una vez cumplido su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y
0 en el archivo central, se procederá a su eliminación
utilizando el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta
subserie se conserva en su totalidad en la Oficina
Asesora de Planeación. Soporte Normativo: Ley 1474
de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria
que es de 5 años, la Resolución de Gerencia No.1261 de
2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",
Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27,
Decreto 2609 nde 2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15
Literal b) y c), Ley 951 de 2005.
Página 4
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
Informes de Gestión y
Resultados
Plan de acción
Informe de avance
Indicadores de gestión
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Comunicación Oficial
30 53 130Informes Ejecución de
Proyectos2 5 X X
Criterio Cuantitativo: Cumplido el tiempo de retención
en el archivo central se realiza la selección del 5% de los
expedientes por año y se conserva esta muestra en el
archivo histórico, Posibilita la realización de estudios de
tipo estadístico, también son fuente para investigaciones
de transformaciones sociales, politicas, económicas de la
región y evidencia las políticas y estrategias usadas para
el desarrollo del municipio. El resto de expedientes se
realiza el inventario documental y se elimina con la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y
Desempeño, mediante método de picado
Informes Ejecución de
Proyectos
Comunicaciones Oficiales
30 53 136Informes Mensuales
PQRS2 0 X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la
Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservación Total (CT). Conservar estos
documentos en soporte electrónico como evidencia del
cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo de gestión se elimina
porque es la Dirección Administrativa y Comercial quien
tiene la función de recopilar los informes de las
dependencias y allí reposa su original.
Informes Mensuales PQRS
Comunicaciones Oficiales
Página 5
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
30 53 141
Informe Rendición de
Cuentas a la
Ciudadanìa
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Conservar estos documentos en soporte
electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD
y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor
secundario. Una vez cumplido el tiempo de retención en
el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley
1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Informe Rendición de Cuentas
a la Ciudadanìa
Comunicaciones Oficiales
30 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
30 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
1 0 X X
SUBSERIE de carácter MISIONAL. Instrumento
archivístico de control y recuperación que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un el
archivo de gestión de las dependencias. El inventario
documental esta conformado por todas las Series y
Subseries bajo responsabilidad directa e incluyen los
elaborados por cada funcionario o contratista de la
dependencia por lo cual debe actualizarse y eliminarse
en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto
2578 de 2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de
2012 Publicación Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
30 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se
conserva en el Grupo de Gestión Humana y Documental
de la Direcciòn Administrativa y Comercial
Página 6
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
30 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO
Y CONSULTA
30 55 167
Control Prèstamo y
Consulta de
Documentos
1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité
Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina,
puesto que ha perdido sus valores primarios.
Formato Control Préstamo de
Documentos - FOR-GD-002
30 68PLANES
INSTITUCIONALES
30 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental
se deja cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero
tiempo en el archivo central. Cumplido ese tiempo se
elimina por que solo sirve para la gestión administrativa y
no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la
Oficina Asesora de Planeación.
Plan de Trabajo
Cronograma de actividades
Informes avances plan de
acción
Página 7
ENTIDAD PRODUCTORA:
GERENCIA PROYECTOS ESPECIALES
CODIGO
PArchivo
Central
PROCEDIMIENTO
SE
RIE
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
VERSION: 01
UNIDAD PRODUCTORA:
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
E CT M/D
CODIGO: FOR-GD-009
TRD - 2018
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -
PAGINA:
TIPOS
DOCUMENTALES
DE
PE
ND
EN
CIA
E
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
S
Archivo de
Gestiòn
30 77PROYECTOS
INSTITUCIONALES
30 77 283Proyectos de Inversión
Viabilizados BPIN2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter
MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservación Total
(CT) Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario y se
efectúa la transferencia secundaria al Archivo Histórico.
Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 Art. 76 - Decreto
2482 de 2012 Publicación Proyectos de Inversión.
Proyectos de Inversión
Viabilizados BPIN
Presupuesto
Ficha
Cronograma
Actas de Reunión
Informe de seguimiento del
proyecto
Comunicaciones Oficiales
FECHA DE APROBACION
TRADICION DOCUMENTAL
E: EliminaciónD: Digitalización
S: Selección
CONVENCIONESSIMBOLOS
SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
M: Microfilmación
Soporte E: Electrónico u otro soporte
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
Soporte P: Físico Papel
Página 8
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
50 3 ACTAS
50 3 21
Actas Comité de
Seguimiento,
Evaluación y
Calificación de Cartera
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Documento VITAL o ESENCIAL. El Comité de Seguimiento,
Evaluación y Calificación de Cartera es un organismo asesor de la
Gerencia del Instituto, cuya finalidad es analizar y recomendar
estrategias y políticas correspondientes a los procesos de
seguimiento, evaluación y recuperación tanto de la cartera de
créditos Comercial, Consumo y Fondos Especiales como de las
demás actividades que requieran la efectiva recuperación de los
dineros del Instituto. El objetivo del Comité de Seguimiento,
Evaluación y Calificación de Cartera es evaluar permanentemente el
nivel de riesgo de la cartera, de acuerdo con la clasificación
establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia, para
asegurar la protección y recuperación de los dineros del Instituto.
Soporte Normativo: Superintendencia Financiera de Colombia, de
conformidad con lo definido en la Circular Externa N° 034 del 02 de
diciembre de 2013. Acuerdo Consejo Directivo No. 007 Agosto 22
de 2018 - INFIBAGUE.
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité de Seguimiento,
Evaluación y Calificación de
Cartera
Anexos
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Página 1
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
50 3 23Actas Comité
Financiero2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Documento VITAL o ESENCIAL. El Comité Financiero es un
organismo decisorio de la Alta Gerencia del Instituto, cuyas
disposiciones permiten el buen desarrollo de las actividades
financieras, de planeación presupuestal, y posibilita la evaluación de
las políticas de liquidez, mercado, asignación de tasas de crédito y
comisiones, asimismo como el manejo de portafolio en el corto,
mediano y largo plazo. Su objetivo es establecer y monitorear las
políticas de riesgo de liquidez, mercado y financiero, de planeación
presupuestal y de inversión del Instituto. Con base en la Circular 003
de 2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación
Total (CT). El responsable del archivo de gestión deberá conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Soporte Normativo: Superintendencia Financiera -
Circular Básica Contable y Financiera, Capítulo VI Reglas relativas a
la administración del riesgo de liquidez. Acuerdo Consejo Directivo
No. 008 Agosto 22 de 2018 - INFIBAGUE.
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité Financiero
Anexos
Página 2
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
50 3 27
Actas Comité Técnico
de Sostenibilidad del
Sistema Contable
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Documento VITAL o ESENCIAL. Subserie documental que refleja
las decisiones institucionales frente a la gestión financiera; estos
documentos registran las actuaciones del comité encargado de emitir
conceptos para la determinación de las políticas, montos, objeto de
depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable se
deban cumplir para garantizar la sostenibilidad del sistema contable.
El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Se conservan por considerarse parte de la memoria
institucional. Se digitalizara y se conservara permanentemente, las
imágenes deberán permanecer en un repositorio que garantice su
fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta. Soporte Normativo:
Ley 87 de 1993. Resolución Nº 357 del 23 de Julio de 2008,
Contaduría General de la Nación. Resolución No. 331 octubre 11 de
2007 y Resolución No. 152 abril 9 de 2003 - INFIBAGUE.
Convocatoria
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité Técnico de
Sostenibilidad del Sistema
Contable
Anexos
Página 3
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
50 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
50 53 99Informes a Organismos
de Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA. ASAMBLEA
NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de la República
de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de
Control y Vigilancia
Comunicaciones Oficiales
Página 4
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
50 53 100Informes a Otros
Organismos del Estado2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Constituyen parte del patrimonio documental de la
administración, se conservan totalmente para evidenciar los distintos
requerimientos de los organismos de control.
Soporte Normativo: artículos 117, 119, 267, 277 Constitución
Política de Colombia de 1991. Artículo 24. Requisitos para la
presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de
archivo. Decreto 2609 de 2012 y en su Artículo 9°, Litaral f).
Informes a Otros Organismos
del Estado
Comunicaciones Oficiales
50 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia el
desarrollo de las actividades y funciones ejecutadas en la
dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años en
el archivo de gestión y 0 en el archivo central, se procederá a su
eliminación utilizando el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se
conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación.
Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la
acción disciplinaria que es de 5 años, la Resolución de Gerencia
No.1261 de 2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",
Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 nde
2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de
2005.
Informes de Gestión y
Resultados
Página 5
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
Plan de acción
Informe de avance
Indicadores de gestión
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Comunicación Oficial
50 53 141
Informe Rendición de
Cuentas a la
Ciudadanìa
2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes.
Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto
Anticorrupción).
Informe Rendición de Cuentas
a la Ciudadanìa
Comunicaciones Oficiales
Página 6
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
50 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
50 54 150
Inventarios
Documentales de
Archivo Gestión
2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter
MISIONAL. Instrumento archivístico de control y recuperación que
describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un el
archivo de gestión de las dependencias. El inventario documental
esta conformado por todas las Series y Subseries bajo
responsabilidad directa e incluyen los elaborados por cada
funcionario o contratista de la dependencia por lo cual debe
actualizarse en medio digital, Se digitalizara el soporte físico y se
conservara permanentemente. Las imágenes deberán permanecer
en un repositorio que garantice su fidelidad, seguridad, trazabilidad y
consulta y eliminarse el soporte papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de
2012 - Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación
Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo
de Gestiòn - FUID
50 54 153
Tabla de Retención
Documental
(Dependencia)
XDocumento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva
en el Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn
Administrativa y Comercial
50 68PLANES
INSTITUCIONALES
50 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja
cuatro (4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo
central. Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve para la
gestión administrativa y no tiene valor histórico, ya que el original
reposa en la Oficina Asesora de Planeación del proceso.
Plan de Trabajo
Cronograma de Actividades
Informe avances plan de
acción
Página 7
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
50 68 237Planes de Manejo de
Riesgos2 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Documento VITAL O ESENCIAL.
Subserie de carácter MISIONAL. Agrupación documental en la cual
se definen las políticas, las estrategias, y la evaluación para la
gestión de los riesgos institucionales. El Plan de Manejo de Riesgos
Institucional lo conforman los riesgos priorizados de los procesos
administrativos y los de contexto estratégico.Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario y se efectúa la transferencia secundaria al Archivo
Histórico. Constituyen parte dekl patrimonio documental de la
entidad, se conserva totalmente como fuente de consulta e
investigación de los documentos descripctivos de planes, programas
y proyectos institucionales en áreas misionals.Soporte Normativo:
Norma ISO 31000
Planes de trabajo y/o rutas de
intervención
Insumos técnicos y evidencias
de ejecución del plan
Informe de Monitoreo y/o
seguimiento del plan de trabajo
Comunicaciones Oficiales entre
los actores involucrados en las
medidas de redución
Planes de trabajo ajustados
Página 8
INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
UNIDAD PRODUCTORA:
VERSION: 01
PAGINA:
DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTEDISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
TIPOS
DOCUMENTALES
Archivo de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
TRD - 2018
DIRECCION FINANCIERA
CODIGO
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
SUBSERIE
DOCUMENTAL (SD)
ENTIDAD PRODUCTORA:
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 9
70 3 ACTAS
70 3 9Actas Comité Comisión de
Personal5 15 X X
Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie de carácter
MISIONAL. Documento en el que se relacionan los temas tratados y
acordados por la Comisión de Personal en razón a las funciones
establecidas en el Artículo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artículo
2.2.18.8.1 del Decreto 1083 de 2015. La Comisión de Personal es uno
de los órganos de dirección y gestión del empleo público y de la
gerencia pública, de carácter colegiado y bipartito. Cumplido el tiempo
de retención en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central
para su conservación permanente en soporte papel, por ser reflejar la
memoria institucional en el desarrollo de la gestión administrativa de la
entidad conteniendo valores secundarios (la investigación, la ciencia y
la cultura). Una vez transferida al Archivo Central se debe digitalizar
para su preservación y consulta., de acuerdo con lo establecido en el
Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura, en su Capítulo IX,
Artículo 2.8.2.9.1 Transferencias secundarias. Además, la Ley 594 de
2000, artículo 19, parágrafo 2. "Los documentos originales que posean
valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio". Soporte
Normativo: Artículo 2.2.14.2.13 del Decreto 1083 del 2015.
Convocatoria
Actas Comité Comisión de Personal
Comunicación oficial de respuesta al
requerimiento
Comunicación oficial de solicitud
Resolución creación e integración
Convocatoria a elecciones
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Acta de cierre de votaciones
Listado de votantes
Listado de jurados
Memorando
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UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
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UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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BS
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Anexos
70 3 14Actas Comité de Convivencia
Laboral 5 15 X X X
Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie de carácter
MISIONAL. Documento en el que se relacionan los temas tratados y
acordados por el Comité de Convivencia Laboral en razón a las
funciones establecidas en el Artículo 6 de la Resolución 652 de 2012.
Con base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su
disposición final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o
ESENCIAL. El responsable del archivo de gestión deberá conservar
estos documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el
momento de su producción o recepción como COPIA DE
SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Cumplido
el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo
Central para su conservación permanente en soporte papel, por ser
reflejar la memoria institucional en el desarrollo de la gestión
administrativa de la entidad conteniendo valores secundarios (la
investigación, la ciencia y la cultura). Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte
Normativo:Artículo 5 de la Resolución 652 de 2012 . Ley 909 de
2004. Decreto 1228 de 2005
Convocatoria a Comité
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité de Convivencia
Laboral
Presentación Queja
Informe
Memorando
Anexos
70 3 19Actas Comité de Negociación
Sindicatos2 8 X X
Subserie de carácter MISIONAL. Cumplido un año en el Archivo de
Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de
10 años, se digitaliza para la conservación permanente de ambos
soportes por ser documentos de importancia.
Convocatoria a Comité
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CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
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SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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BS
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas Comité de Negociación
Sindicatos
Anexos
70 3 36Actas de Entrega Puesto de
Trabajo2 4 X X
Subserie de carácter administrativo. Al concluir el tiempo de
retención en el archivo de gestión, adicionar a la Historia Laboral del
servidor público para su conservaciuón total. Soporte Normativo:
Circular No. 02 de 2015 Archivo General de la Nación.
Convocatoria a Comité
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002
Actas de Entrega Puesto de Trabajo
Anexos
70 5ACUERDOS DE
GESTION2 8 X X
Serie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de 2015
emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total (CT)
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se
realiza el respectivo inventario y se efectúa la transferencia secundaria
al Archivo Histórico. Soporte Normativo: Ley 909 de 2004, art. 2
literal c), Art. 50; Decreto 2482 de 2012. Publicacion Acuerdos de
Gestión
Comunicacion de solicitud del
Acuerdo de Gestión
Memorando de remision del informe
de seguimiento del Acuerdo de
Gestión
Acuerdo de Gestión FOR-GH-004
Informe de seguimiento al Acuerdo
de Gestión
Evidencia y publicacion en la WEB
70 8
APORTES
PARAFISCALES
SEGURIDAD SOCIAL
EMPLEADOS
2 78 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación
mediante método de picado. Los tiempos en el AC son altos para
garantizar los derechos laborales
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CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
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SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Liquidaciones de Aportes
Soportes
70 11
AUTOLIQUIDACIONES
SEGURIDAD SOCIAL
TRABAJADORES
2 18 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Subserie documental
mediante la cual se efectúa las liquidaciones de los aportes al Sistema
de Seguridad Social. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado. Los tiempos en el Archivo Central son
altos para garantizar los derechos laborales. Soporte Normativo: Ley
1607 de 2012, Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector
Salud y Decreto No. 1990 de 2016.
Foprmulacrio Unico de Afiliación y
Reporte de Novedades
Comunicaciones Oficiales
70 12AUTORIZACIONES Y
PERMISOS2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado.
Solicitudes
Autorización
Permisos
Comunicaciones Oficiales
70 14CARRERA
ADMINISTRATIVA
70 14 47Lista de elegibles
Convocatorias CNSC2 78 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios. Soporte Normativo: Ley 909 de 2004, art 31
numeral 4
Convocatorias del CNSC
Estudio provisional de ascenso
Estudio provisional de Inscripcion
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CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Lista de elegibles Convocatorias
CNSC
Consolidado estudios de verificación
Comunicaciones Oficiales
70 15CERTIFICACIONES Y
CONSTANCIAS
70 15 53Constancias tiempo de
servicio - laboral - sueldos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios
Solicitudes
Formato Unico de Certificación
Comunicaciones Oficiales
70 17 CIRCULARES
70 17 60 Circulares Internas 2 6 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. La subserie Circulares
Internas evidencia el desarrollo de las actividades misionales y
administrativas de la empresa. No constituyen el patrimonio histórico
de la Entidad y no desarrolla valores secundarios. Una vez cumpla su
tiempo de retención de 2 años en el archivo de gestión y 6 años en el
archivo central y teniendo en cuenta que el tiempo máximo dispuesto
por la Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la acción disciplinaria
que es de 5 años, se procederá a su eliminación utilizando el protocolo
establecido por el archivo de INFIBAGUE.
Circulares Internas
70 18
CODIGO DE
GOBIERNO
CORPORATIVO Y DE
INTEGRIDAD
2 0 X
Serie que contempla el concepto del Deber Ser, basado en los
valores morales y éticos, en los deberes hacia sí mismo y los demás,
los cuales deben regir su vida dentro de la sociedad. Soporte
Normativo: Ley 1712 del 2014.
Resolución Gerencial de adopción
Correos Electrónicos
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SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
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EN
CIA
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BS
ER
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Certificación Publicación Página
Web
70 22
CONSECUTIVO DE
COMUNICACIONES
OFICIALES
2 8 X X X
Nivel de acesso PUBLICA CLASIFICADA. Copia de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas que conforman un
registro consecutivo en razón del número de radicación y se
administran en la unidad de correspondencia o la que haga sus veces.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Institucional de
Gestión y Desempeños para su eliminación mediante método de
picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus valores primarios.
Soporte Normativo: Artículo 11, Acuerdo 060 de 2001.
Copias de Comunicaciones Oficiales
Actas cierre Anual Consecutivo
Listado de Numero radicados
anulados
70 29
DERECHOS DE
PETICIONES, QUEJAS,
RECLAMOS,
SUGERENCIAS Y
DENUNCIAS
1 9 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Transcurrido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios. Soporte Normativo: Ley 1755 de 2015 Derecho
fundamental de Petición - NTC-ISO 10002:2005 Satisfación del
Clientes tratamiento de las quejas.
Requerimientos escritos o verbales
Conceptos técnico - juridicos
Oficio Ampliación de Térrminos
Oficio Respuesta
Oficio Recursos
Oficio Respuesta Recursos
70 32
ELECCION
REPRESENTANTES DE
EMPLEADOS ANTE LA
COMISION DE
PERSONAL
2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA. La Serie Elección de Representantes de
Empleados ante la Comisión de Personal, está conformada por
documentos que evidencian el proeso de eleciones y conformación de
la comisión del Instituto. Una vez cumpa su tiempo de retención de 2
años en el archivo de gestión y 8 en el archivo central, se procederá a
su eliminación, siguiendo los parámetros del archivo general de la
nación. Soporte Normativo: Ley 909 de 2004.
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CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
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BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 40EVALUACIONES DE
DESEMPEÑO
70 40 95Consolidado Evaluaciones de
desempeño2 8 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina ya que no tiene
valores secundarios
Consolidado evaluación
Comunicaciones Oficiales
Planes de mejoramiento
70 53
INFORMES INTERNOS
DE GESTION Y
RESULTADOS
70 53 99Informes a Organismos de
Control y Vigilancia2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.
El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes.Constituyen parte del
patrimonio documental de la administración, se conservan totalmente
para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de
control. Soporte Normativo: Soporte Normativo: COLOMBIA.
ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE. Constitución Política de
la República de Colombia. Artículos 119 y 278. Bogotá: 1991.
Informes a Organismos de Control y
Vigilancia
Solicitud de información
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UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
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BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 53 118Informes de Gestión y
Resultados2 0 X
Subserie de caractér administrativo. Esta SUBSERIE evidencia el
desarrollo de las actividades y funciones ejecutadas en la
dependencia. Una vez cumplido su tiempo de retención de 2 años en
el archivo de gestión y 0 en el archivo central, se procederá a su
eliminación utilizando el protocolo establecido por el archivo de
INFIBAGUE. Lo anterior teniendo en cuenta que esta subserie se
conserva en su totalidad en la Oficina Asesora de Planeación.
Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 para la prescripción de la
acción disciplinaria que es de 5 años, la Resolución de Gerencia
No.1261 de 2017 "Manual de Funciones y Competencias Laborales",
Acuerdo 078 de 1994 en sus artículos 25, 26 y 27, Decreto 2609 nde
2012 en su artículo 9, Literal f) y h), 15 Literal b) y c), Ley 951 de
2005.
Informes de Gestión y Resultados
Plan de acción
Informe de avance
Indicadores de gestión
Correo electrónico (CEI)
Memorando
Comunicación Oficial
70 53 124Informes de solicitudes de
acceso a información2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Informe que publican las entidades
obligadas por el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, sobre las
respuestas a solicitudes y denuncias realizadas por la ciudadanía.
Artículo 52, Decreto 103 de 2015. Soporte Normativo: COLOMBIA,
MINISTERIO DE LAS TECNOLOGÍAS. Decreto 103 (20, enero,
2015).Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se
dictan otras disposiciones. Bogotá: 2015. Artículo 52. COLOMBIA,
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 (6, marzo, 2014). Por
medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras
disposiciones. Bogotá: 2014. Literal h, artículo 11. COLOMBIA,
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA. Decreto 1081 (26, mayo, 2015). Por medio del cual se
expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la
República. Bogotá: 2015. Artículo 2.1.1.6.2.
Informe de solicitud de acceso a
información.
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
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UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Registro de publicación en página
web
70 53 141Informes Rendición de
Cuentas a la Ciudadanìa2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Soporte Normativo: Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto
Anticorrupción).
Informe Rendición de Cuentas a la
Ciudadanìa
Comunicaciones Oficiales
70 53 142Informes Seguimiento a
PQRS2 8 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservación Total
(CT). Conservar estos documentos en soporte electrónico como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se
efectuará la transferencia secundaria al Archivo Histórico.
Soporte Normativo: Ley 1474 de 2011 Art. 76 - Decreto 2482 de
2012 Publicación Informes PQR - NTC-ISO 10002:2005 Satisfacción
del Clientes tratamiento de las quejas.
Informes Seguimiento a PQRS
Estadísticas
Evidencia y publicación en la WEB
Comunicaciones Oficiales
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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
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UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
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SU
BS
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IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 53 145
Informes Trimestrales del
Comité de Convivencia
Laboral
2 8 X X
SUBSERIE de carácter MISIONAL. Documento presentado a la alta
dirección de la entidad pública para informar la gestión de las quejas,
los seguimientos de casos y las recomendaciones que atiende el
Comité de Convivencia Laboral. Numeral 10, del Articulo 6 de la
Resolución 652 de 2012. Con base en la Circular 003 de 2015 emitida
por el AGN su disposición final es la Conservación Total (CT) y
mínimo cinco (5) años. Soporte Normativo: Artículo 2.2.14.2.13
Decreto 1083 del 2015 y Resolución 652 (30, abril, 2012). Por la cual
se establece la conformación y funcionamiento del Comité de
Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se
dictan otras disposiciones.
Informes Trimestrales del Comité de
Convivencia Laboral
Comunicaciones Oficiales
70 54INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS
Página 10
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
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UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
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BS
ER
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ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 54 150Inventarios Documentales de
Archivo Gestión2 0 X X
Documento VITAL O ESENCIAL. Subserie de carácter MISIONAL.
Instrumento archivístico de control y recuperación que describe de
manera exacta y precisa las series o asuntos de un el archivo de
gestión de las dependencias. El inventario documental esta
conformado por todas las Series y Subseries bajo responsabilidad
directa e incluyen los elaborados por cada funcionario o contratista de
la dependencia por lo cual debe actualizarse en medio digital, Se
digitalizara el soporte físico y se conservara permanentemente. Las
imágenes deberán permanecer en un repositorio que garantice su
fidelidad, seguridad, trazabilidad y consulta y eliminarse el soporte
papel en el Archivo de Gestión.
Soporte Normativo: Ley 594 de 2000 Art. 26 - Decreto 2578 de 2012
- Decreto 2609 de 2012 - Decreto 2482 de 2012 Publicación
Inventarios - Decreto 1080 de 2015
Inventario documental Archivo de
Gestiòn - FUID
70 54 153Tabla de Retención
Documental (Dependencia)X
Documento de apoyo para la dependencia. Su original se conserva en
el Grupo de Gestión Humana y Documental de la Direcciòn
Administrativa y Comercial
70 55
INSTRUMENTOS DE
CONTROL, REGISTRO
Y CONSULTA
70 55 167Control Prèstamo y Consulta
de Documentos1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su
eliminación mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha
perdido sus valores primarios.
FOR-GD-002 Formato Control
Préstamo Documentos
70 55 179Registro de Comunicaciones
Oficiales1 4 X X
Nivel de acceso PUBLICA CLASIFICADA. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación
mediante método de picado. Se elimina, puesto que ha perdido sus
valores primarios. Soporte Normativo: Art. 8 Acuerdo 060 de 2001
AGN.
Página 11
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Registro de Comunicaciones
Oficiales
70 62MANUALES
INSTITUCIONALES
70 62 199Manual de Atención al
Ciudadano2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Documento VITAL o ESENCIAL.
El responsable del archivo de gestión deberá conservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD y como
evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la dependencia
porque generan valor secundario. Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario tanto
físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria al
Archivo Histórico con sus respectivos soportes.
Resolución de adopcion (copia)
Manual de Atenciòn al Ciudadano -
MAN-GD-001
Registro de Asistencia Eventos
Internos FOR-PE-002 Socialización
Encuestas Medición de Satisfacción
Cliente Externo (Alumbrado Público)
FOR-AC-001
Encuestas Medición de Satisfacción
Cliente Externo (Plazas de Mercado)
FOR-AC-002
Encuestas Medición de Satisfacción
Cliente Externo (Banfuturo) FOR-AC-
003
Análisis de la satisfacción del cliente
externo
Acciones Correctivas y de Mejora
Informe de apertura Buzón de PQRS
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
Procedimiento Distribución
Documental Ventanilla Unica - PRO-
GD-010
Procedimiento Comunicaciones
Oficiales
70 62 202Manual de Funciones y de
Competencias Laborales 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL.
Herramienta de gestión de talento humano que permite establecer las
funciones y competencias laborales de los empleos que conforman la
planta de personal de las instituciones públicas; así como los
requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias
exigidas para el desempeño de estos. Con base en la Circular 003 de
2015 emitida por el AGN su disposición final es la Conservacion Total
(CT). Documento VITAL o ESENCIAL. El responsable del archivo de
gestión deberá conservar estos documentos en soporte electrónico en
un SGDEA en el momento de su producción o recepción como COPIA
DE SEGURIDAD y como evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque generan valor secundario. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la
transferencia secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos
soportes. Soporte Normativo: Constitución Política de Colombia.
Artículo 122.Decreto 1083 (26, mayo, 2015) Por medio del cual se
expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.
Manual específico de funciones,
requisitos y competencias laborales
Acto administrativo por el cual se
adopta el manual específico de
funciones, requisitos y competencias
laborales
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 64 NOMINA 2 78 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Documento VITAL O ESENCIAL
Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Relación de pago en la
cual se registran los salarios, las bonificaciones y las deducciones de
un periodo determinado, que realiza una entidad a sus funcionarios en
cumplimiento de las obligaciones contractuales. Preservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el
mismo tiempo asignado al soporte papel. Una vez cumplido el tiempo
de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia secundaria
al Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte
Normativo: Ley 100 (23, diciembre, 1993). Por la cual se crea el
sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones.
Bogotá: 1993. Artículos 206 y 207. Decreto 780 (6, mayo, 2016). Por
medio del cual se expide el Decreto único Reglamentario del Sector
Salud y Protección Social. Bogotá: 2016.
Solicitud de disponibilidad
presupuestal y registro
presupuestal.
Certificado de disponibilidad
presupuestal
Certificado de registro presupuestal
Registro de novedades de nómina
Nómina.
Memorando.
Relación de descuentos de salud,
pensión, parafiscales y cesantías
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 66 NOVEDADES NOMINA 2 78 X X X
Subserie de carácter MISIONAL. Nivel de acceso PUBLICA
RESERVADA. Documento VITAL O ESENCIAL. Preservar estos
documentos en soporte electrónico en un SGDEA en el momento de
su producción o recepción como COPIA DE SEGURIDAD, con el
mismo tiempo asignado al soporte papel. Transcurrido el tiempo de
retención en el archivo central los documentos en soporte papel y
electrónico, se les realiza el respectivo inventario para la aprobación
del Comité Institucional de Gestión y Desempeños para su eliminación
mediante método de picado para el soporte papel.
Ingresos de funcionarios, aprendices
y pensionados
Traslados de funcionarios
Retiro de Funcionarios, aprendices y
pensionados
Licencias
Vacaciones
Encargos
Sanciones disciplinarias.
Préstamos de cooperativas
Prestamos de fondos
Seguros
Prevención exequias
Medicina prepagada
Cajas de compensación (para
pensionados)
Sindicatos
Embargos
Asociaciones
Icetex
Libranzas de entidades financieras
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 68PLANES
INSTITUCIONALES
70 68 222Planes Anticorrupción y
Atención al Ciudadano 2 8 X X X
Nivel de acceso PUBLICA. Subserie de carácter MISIONAL. Con
base en la Circular 003 de 2015 emitida por el AGN su disposición
final es la Conservacion Total (CT). Conservar estos documentos en
soporte electrónico en un SGDEA como COPIA DE SEGURIDAD y
como evidencia del cumplimiento de las funciones propias de la
dependencia porque generan valor secundario. Una vez cumplido el
tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario tanto físico como electrónico y se efectuará la transferencia
secundaria al Archivo Histórico con sus respectivos soportes. Soporte
Normativo: Ley 1474 de 2011 Art. 76 - Decreto 2482 de 2012
Publicacion Plan Anticurrupccion
Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano
Informe de seguimiento al plan
Mapa de riesgos de corrupción
Racionalización de trámites
Rendición de cuentas
Mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Evidencia y publicación en la WEB
Participación Ciudadana
Comunicaciones Oficiales
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 68 226Planes Anuales de Empleos
Vacantes2 5 X
Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie que busca
administrar y actualizar la información sobre los empleos vacantes en
el Estado con el propósito de que las entidades públicas puedan
planificar la provisión de los cargos para la siguiente vigencia fiscal.”
Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial. Cumplido el
tiempo en el archivo central se procede a su eliminación porque carece
de valor administrativo y legal.Soporte Normativo: COLOMBIA,
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial
Plan anual de vacantes.
Acto administrativo por el cual se
adopta el Plan anual de vacantes.
70 68 230Planes de Acción
Institucional4 0 X X
Nivel de acceso PUBLICA. Esta subserie documental se deja cuatro
(4) años en el Archivo de Gestión y cero tiempo en el archivo central.
Cumplido ese tiempo se elimina por que solo sirve para la gestión
administrativa y no tiene valor histórico, ya que el original reposa en la
Oficina Asesora de Planeación.
Plan de Trabajo
Cronograma de actividades
Informe de avances Plan de Acción
70 68 244Planes de Previsión de
Recursos Humanos2 5 X
Nivel de acceso PUBLICA RESERVADA. Subserie que busca
administrar y actualizar la información sobre los empleos vacantes en
el Estado con el propósito de que las entidades públicas puedan
planificar la provisión de los cargos para la siguiente vigencia fiscal.”
Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial. Cumplido el
tiempo en el archivo central se procede a su eliminación porque carece
de valor administrativo y legal.Soporte Normativo: COLOMBIA,
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.
Plan Anual de Vacantes, orden nacional y territorial
Provisión mediante encargo GH-INS-
001
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD -CODIGO: FOR-GD-009
FECHA VIGENCIA: 2018/06/13
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIONVERSION: 01
PAGINA: 1 de
TRD - 2018
UNIDAD PRODUCTORA: DIRECCION ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL
CODIGO DESCRIPCION DOCUMENTAL RETENCION SOPORTE
DISPOSICION FINAL
SERIE DOCUMENTAL
(SD)
SUBSERIE DOCUMENTAL
(SD)TIPOS DOCUMENTALES
Archivo
de
Gestiòn
Archivo
CentralP E
E S CT M/D
PROCEDIMIENTO
DE
PE
ND
EN
CIA
SE
RIE
SU
BS
ER
IE
ENTIDAD PRODUCTORA: INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCION Y DESARROLLO DE IBAGUE "INFIBAGUE"
70 68 256Planes Institucionales de
Capacitación2 4 X X
Criterio Cualitativo. El Plan Institucional de Capacitación, tiene como
objetivo contribuir al mejoramiento institucional, fortalecer las
competencias laborales, conocimientos, habilidades de formación y
capacitación expresadas por los servidores en la detección de
necesidades. Soporte Normativo: Decreto 1567 de Agosto 5/1998
por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitación y el Sistema
de
Estímulos para los Empleados del Estado. Decreto No. 682 de Abril 16
/2001 por el cual se adopta el Plan Nacional de Formación y
Capacitación. Ley 909 de Septiembre 23/ 2004. Ley 1064 de Julio
26/2006. Decreto 4665 de Noviembre 29/ 2007.
Plan Institucional de Capacitación
Actas de reuniones
Listados de asistencia
FECHA DE APROBACION
CONVENCIONES
TIPOS DOCUMENTALES: Minúscula sin negrilla
TRADICION DOCUMENTAL SIMBOLOS
Soporte P: Físico Papel M: Microfilmación S: Selección SERIE: Mayúscula Fija Negrilla
FIRMA PRESIDENTE COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO FIRMA SECRETARIO COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTION Y DESEMPEÑO
FIRMA DIRECTIVO DEPENDENCIA Y/O LIDER GRUPO INTERNO DE TRABAJO
Soporte E: Electrónico u otro soporte D: Digitalización E: Eliminación SUBSERIE: Minúscula sin negrilla
Página 18