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MANUAL DE USO APLICACIÓN

“SISTEMA DE VENTAS”

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Fecha: Octubre 2013

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MANUAL DE USO

Aplicación: SISTEMA DE VENTAS

Versión: 3.0 Fecha Versión: 04-10-2013

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre

/ cargo

Alberto Berrios / Programador

Felipe Paredes / Analista de Sistema

Nestor Namuncura / Jefe de TI

Firma

Fecha 02-10-2013 03-10-2012 03-10-212



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INDICE

INDICE

REQUISITOS.............................................................................................................................................. 5

SELECCIÓN DE PROYECTO ................................................................................................................... 6

MENU->VIVIENDAS ................................................................................................................................... 8

MENU VIVIENDAS EXAMINAR .......................................................................................................... 8

MENU VIVIENDAS EXAMINARNUEVA VIVIENDA ........................................................................ 8

MENUVIVIENDASEXAMINARLISTADO DE VIVIENDAS ............................................................... 9

MENU VIVIENDAS EXAMINARVER VIVIENDA ............................................................................. 9

MENU VIVIENDAS EXAMINARMODIFICAR ................................................................................ 10

MENU VIVIENDAS EXAMINARELIMINAR .................................................................................... 11

MENUVIVIENDASCARGA MASIVA .................................................................................................. 12

MENU->COTIZACIONES ......................................................................................................................... 14

MENUCOTIZACIONESEXAMINAR .................................................................................................. 14

MENUCOTIZACIONESNUEVA COTIZACION ................................................................................. 14

MENUCOTIZACIONESLISTADO DE COTIZACIONES ................................................................... 18

MENUCOTIZACIONESLISTADO DE VIVIENDAS DISPONIBLES .................................................. 18

MENU->CONTRATOS ............................................................................................................................. 20

MENUCONTRATOSEXAMINAR ....................................................................................................... 20

MENUCONTRATOSBUSCAR .......................................................................................................... 21

MENUCONTRATOSNUEVO CONTRATO ....................................................................................... 21

MENUCONTRATOSEXAMINARLISTADO DE CONTRATOS ...................................................... 23

MENUCONTRATOSEXAMINARVER CONTRATO ...................................................................... 23

MENUCONTRATOSEXAMINARBITACORA ................................................................................. 24

MENUCONTRATOSEXAMINARBITACORANUEVO EVENTO ................................................ 24



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MENUCONTRATOSEXAMINARIMPRIMIR .................................................................................. 25

MENUCONTRATOSEXAMINARMODIFICAR ............................................................................... 31

MENUCONTRATOSEXAMINARELMINAR ................................................................................... 31

MENU->COBRANZA ............................................................................................................................... 32

MENUCOBRANZAENVIO A COBRANZA ........................................................................................ 32

MENUCOBRANZACOBRANZA FLUJO ............................................................................................ 34

MENUCOBRANZAVALE VISTA........................................................................................................ 35

MENUREPORTES ............................................................................................................................ 36

MENU->ESCRITURACIÓN ...................................................................................................................... 36

MENU->ESCRITURACIÓN->LISTADO DE REPORTES ........................................................................ 37

RESUMEN ESTADO DE RESERVAS..................................................................................................... 38

CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (DEPARTAMENTOS) ................................................................. 39

CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (ESTACIONAMIENTOS) ............................................................ 39

CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (BODEGA) ............................................................................... 40

CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (DEPARTAMENTO) .................................. 40

CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (ESTACIONAMIENTO) .............................. 41

CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (BODEGA) ............................................... 41

CLIENTES EN PROCESO DE POSTULACION A SUBSIDIO .................................................................... 42

CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO .................................................................................................. 42

CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO JULIO 2010 ................................................................................ 43

CLIENTES CON SUBSIDIO ................................................................................................................ 43

MENU->ESCRITURACION->CONTROL ................................................................................................. 44

MENU->PAGOS ....................................................................................................................................... 45

MENU->PAGOS->BUSCAR CLIENTE..................................................................................................... 45

MENU->PAGOS->RESULTADO .............................................................................................................. 45

MENU->PAGOS->GENERAR PAGO EN EFECTIVO ............................................................................. 47

MENU->PAGOS->GENERAR PAGO CON DOCUMENTO ..................................................................... 47



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MENU->PAGOS->DESEA IMPRIMIR ...................................................................................................... 48

MENU->PAGOS->COMPROBANTE ....................................................................................................... 48

MENU->PAGOS->REPORTE .................................................................................................................. 49

COMPROBANTES CONTABILIZADOS ................................................................................................. 49

FOLIOS SIN CONTABILIZAR ............................................................................................................. 50

MENUPAGOSMANTENEDOR CUENTAS CONTABLES................................................................. 52

MENUPAGOSSOFTLAND ................................................................................................................ 54

MANTENEDORES DEL SISTEMA .......................................................................................................... 56

MENUWEBMANTENEDORES ......................................................................................................... 56

MENU-> MANTENEDORES ->LISTAR PROYECTOS. ........................................................................... 56

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->NUEVO PROYECTO ...................................................... 57

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->BUSCAR PROYECTO .................................................... 57

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->EDITAR PROYECTO ...................................................... 58

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR EQUIPAMIENTO .......................................... 58

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR SEGURIDAD ................................................ 59

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR ENTORNO ................................................... 59

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR FOTOS ......................................................... 60

MENU-> MANTENEDORES ->COTIZACIONES WEB ............................................................................ 60

MENU-> MANTENEDORES ->LISTADO COTIZACIONES WEB ........................................................... 61

MENU-> MANTENEDORES ->CODIGO DE DESCUENTO .................................................................... 61

MENU->CARTOLA VB ............................................................................................................................ 63

RESPONSABILIDADES. ......................................................................................................................... 64

TODO EL PERSONAL DEL GRUPO MAESTRA: .................................................................................... 64

REGISTROS............................................................................................................................................. 64

ANEXOS ................................................................................................................................................... 64



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REQUISITOS

Para la instalación del sistema se deben tener los siguientes componentes y configuraciones en el servidor,

de esta forma podrá obtener un óptimo rendimiento y funcionamiento de este.

Servidor Linux Web

o PHP 5.3.27

o Apache 2.0

Configuración Importante: Establecer las variables Globales en “ON”

o Servicio FTP

o Permisos de carpeta 777

Servidor Linux Base de Datos

o Mysql 5.0

Servidor Windows 2008 Softland

o SQL Server 2008



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SELECCIÓN DE PROYECTO

Se despliega el listado de proyectos asignados al usuario, ingresando al realizar un click en la imagen del logo

de un proyecto en que se trabajará.

Una vez seleccionado el proyecto se podrá acceder al menú del sistema (según perfil de usuario) para

trabajar estando dentro del proyecto.

Si se requiere trabajar en otro proyecto, se puede cambiar la selección en el selector de proyectos

superior.



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Al ingresar se despliega un reporte consolidado del número de escrituraciones realizadas por proyecto,

divididas las cantidades a lo largo del tiempo, tanto por años como por los meses del año en curso.



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MENU->VIVIENDAS

MENU VIVIENDAS EXAMINAR

Se despliega el listado de todas las viviendas pertenecientes al proyecto, previamente seleccionado en el

Menú Principal.

MENU VIVIENDAS EXAMINARNUEVA VIVIENDA

Mediante formulario se llenan los campos respectivos de la vivienda y graban los datos presionando en el

botón “Grabar”.



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MENUVIVIENDASEXAMINARLISTADO DE VIVIENDAS

Se vuelve al listado principal de viviendas, presentado anteriormente.

MENU VIVIENDAS EXAMINARVER VIVIENDA

Primero debe seleccionar una vivienda del listado.

Luego muestra el formulario presentado anteriormente con toda la información referente a la vivienda

seleccionada.



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MENU VIVIENDAS EXAMINARMODIFICAR

En este formulario se presenta en detalle las características pertenecientes a la vivienda seleccionada,

donde se pueden modificar los campos exceptuando el ítem precio, el cual permanece bloqueado.



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MENU VIVIENDAS EXAMINARELIMINAR

Esta opción permite eliminar la vivienda del proyecto, siempre y cuando no esté reservada por algún

cliente antes. Además este botón se encuentra habilitado solo para el perfil de Administrador.



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MENUVIVIENDASCARGA MASIVA

En este módulo se cargan masivamente los datos de las viviendas pertenecientes al proyecto seleccionado.

Se carga una planilla mediante un archivo Excel guardado en formato CSV delimitado por comas.

Se debe respetar el orden de las columnas especificadas para que la carga masiva de los datos pueda

realizarse correctamente.

Planilla Excel

Guardar como Tipo CSV



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Carga de datos: Para finalizar con el proceso, se debe presionar en el botón “Cargar Viviendas”, esto copiara

los datos del archivo Excel hacia la base de datos del sistema.

Finalmente Se desplegara en pantalla la planilla subida mediante archivo Excel



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MENU->COTIZACIONES

MENUCOTIZACIONESEXAMINAR

Se despliega el listado de todas las cotizaciones asociadas al proyecto, previamente seleccionado en el Menú

Principal. Se puede filtrar la cotización deseada presionando el botón buscar, habiendo ingresado el Rut del

cliente o el folio de la cotización.

MENUCOTIZACIONESNUEVA COTIZACION

Para realizar el ingreso de una nueva cotización, se debe primeramente completar la ficha del cliente. Si se ingresa el RUT de un cliente que ya exista en la base de datos, todos sus datos serán desplegados en la ficha, los que podrían eventualmente ser modificados.



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Una vez terminado este ingreso se presiona el botón inferior [GRABAR CLIENTE], e inmediatamente se pasa a la selección de la propiedad a cotizar.



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Una vez ubicada la propiedad se selecciona presionando el botón [Cotizar]. Inmediatamente se muestra una interfaz que recibirá los datos de la forma de financiamiento para así calcular de manera referencial el dividendo a cancelar por el cliente.

En esta interfaz podrá ingresar montos o porcentajes de descuento, gastos operacionales, subsidios, ahorros, tasas de interés, plazos y reservas, e inmediatamente se desplegará en la parte inferior un monto referencial en UF y pesos (a la UF del día). Presionando el botón [Grabar Cotización], se cierra esta ventana y la propiedad cotizada es desplegada en los registros de cotizaciones del cliente.

En este instante se presentan 3 botones activos que se pueden seleccionar botón [AGREGAR]: Abre la ventana de selección de propiedades para seleccionar una propiedad y agregarlo al folio de cotización existente.



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[Imprimir]: Abre la descarga de la cotización en un archivo en formato PDF para su correspondiente impresión.



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[Editar]: Este botón permite editar (modificar), los datos de financiamiento de la línea correspondiente.

MENUCOTIZACIONESLISTADO DE COTIZACIONES

Vuelve a mostrar el listado de todas las cotizaciones asociadas al proyecto, tal como se mostro al comienzo

del módulo cotización.

MENUCOTIZACIONESLISTADO DE VIVIENDAS DISPONIBLES



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Consiste en una interfaz de consulta rápida de las propiedades disponibles. Mediante filtros su finalidad es poder entregar en forma rápida la disponibilidad de propiedades según ciertos patrones de búsqueda.

Los filtros son, item Piso, tipo, Mts2 y Valor. Los que al cambiar su selección, cambia el contenido del listado.. En la figura superior se pueden ver las propiedades disponibles de 3 dormitorios.



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MENU->CONTRATOS

MENUCONTRATOSEXAMINAR

Se despliega el listado de todos los contratos realizados en el proyecto.

Se puede buscar el contrato deseado presionando el botón buscar, habiendo ingresado el Rut, el nombre del

cliente o folio de contrato.



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MENUCONTRATOSBUSCAR

MENUCONTRATOSNUEVO CONTRATO

Permite ingresar los nuevos contratos, donde se completarán la información del comprador, de la propiedad, financiamiento, pactación de cuotas y generación de documentación. Primeramente se debe seleccionar la propiedad, luego se debe indicar el cliente, ingresando el R.U.T. (sin incluir el digito verificador). Si el cliente se encuentra en las bases de datos de las cotizaciones, aparecerá su nombre. Si esto no ocurriese se deberá ingresar la ficha del cliente por la opción COTIZACION/NUEVA, bastando solo con grabar la ficha del cliente.



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La parte del financiamiento corresponde al ingreso de los datos del subsidio, libreta, reserva, pie y gastos administrativos. Si existiesen errores en algunos de los datos de financiamiento estos se indicarán al momento de presionar [Guardar]



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MENUCONTRATOSEXAMINARLISTADO DE CONTRATOS

Acá el sistema nos mostrara el listado de todos los contratos asociados al proyecto.

MENUCONTRATOSEXAMINARVER CONTRATO

Acá el sistema nos mostrara el detalle de un contrato que haya sido seleccionado.



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MENUCONTRATOSEXAMINARBITACORA

Acá el sistema nos mostrara la bitácora del cliente, en la cual se pueden crear los diferentes eventos del

proceso de compra de un departamento.

MENUCONTRATOSEXAMINARBITACORANUEVO EVENTO

Acá el sistema desplegara un formulario en el cual se le ingresara un nuevo evento a la a la bitácora, para

finalizar damos clic en "Guardar Evento".



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MENUCONTRATOSEXAMINARIMPRIMIR

Acá el sistema nos mostrara las impresiones que se pueden realizar para un contrato determinado, tenemos

los siguientes documentos:

- Reserva y compromiso de compra.

- Compromiso ingreso reserva.

- Original Oferta y compromiso de compra.

- Cartola Cliente.



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MENUCONTRATOSEXAMINARMODIFICAR

Acá el sistema nos desplegara un formulario muy parecido al de ingreso de contrato con la diferencia que

aquí se modificaran los datos de un contrato ya ingresado.

MENUCONTRATOSEXAMINARELMINAR

Acá el sistema nos desplegara un formulario muy parecido al de ingreso y modificación de contrato con la

diferencia que aquí se anula un contrato.



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MENU->COBRANZA

MENUCOBRANZAENVIO A COBRANZA

El primer paso es el envío a cobro, de los conceptos Subsidio, Ahorro,Credito y Ctdo.c/Instrucciones Para ello se debe seleccionar alguna de las 4 opciones.

Se despliegan los contratos que ya tengan en su Bitácora el evento “Envío a notaria para Cierre y Copia”



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Luego se realiza el proceso de ingresar los conceptos Subsidio, Ahorro,Credito y Ctdo.c/Instrucciones Para ello se debe seleccionar alguna de las 4 opciones



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MENUCOBRANZACOBRANZA FLUJO

Muestra los flujos de cobranza



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MENUCOBRANZAVALE VISTA

Muestra el listado de vale vistas entregadas con instrucción Notarial, estos permanecen en notaría.



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MENUREPORTES

Se despliega un listado de categorías, estas clasifican las diferentes áreas en que se muestran los reportes.

Realizando click en cada una de ellas, se listan los reportes asociados.

MENU->ESCRITURACIÓN

Esta pantalla consiste en una serie de reportes de los clientes, detallando el estado en que se encuentran las distintas reservas realizadas en el proyecto.



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MENU->ESCRITURACIÓN->LISTADO DE REPORTES



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RESUMEN ESTADO DE RESERVAS

VER DETALLE



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CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (DEPARTAMENTOS)

CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (ESTACIONAMIENTOS)



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CLIENTES CON ESCRITURA FIRMADA (BODEGA)

CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (DEPARTAMENTO)



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CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (ESTACIONAMIENTO)

CLIENTES EGRESADOS DE CONSERVADOR BIENES RAICES (BODEGA)



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CLIENTES EN PROCESO DE POSTULACION A SUBSIDIO

CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO



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CLIENTES CON FONDO SOLIDARIO JULIO 2010

CLIENTES CON SUBSIDIO



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Fecha: Octubre 2013


MENU->ESCRITURACION->CONTROL

Al seleccionar los filtros, lista la información solicitada.



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MENU->PAGOS

MENU->PAGOS->BUSCAR CLIENTE

MENU->PAGOS->RESULTADO



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Permite ingresar los pagos de cuotas pactadas sean estas de reservas, gastos operacionales u otros items. Una vez presionado se entra a la interfaz de ingreso de pagos.

Esta muestra el resumen de los items comprometidos a cancelar en cuotas indicando el saldo pendiente de pago en UF. Cada contrato asociado al cliente se despliega en un botón en la parte superior, con el propósito de ver y eventualmente pagar items de estos contratos. Para pagar por ejemplo una cuota de gastos operacionales debe presionar icono con la imagen de un ojo y se desplegará en la parte inferior el detalle de las cuotas pactadas del ítem.



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MENU->PAGOS->GENERAR PAGO EN EFECTIVO

MENU->PAGOS->GENERAR PAGO CON DOCUMENTO



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Cada cuota esta seguida inmediatamente de su cancelación, y cada cancelación tiene 2 opciones (dependiendo del perfil de usuario), [ED] Editar o [X] Eliminar el pago. El botón [$] que es para ingresar el pago, siempre se encontrará en la cuota siguiente al último pago. Al presionar el botón de ingreso de pago [$] se despliega la ventana de ingreso de pago la cual funciona según se encuentra detallado anteriormente. Una vez ingresado el pago puede imprimir en comprobante de ingreso haciendo clic sobre el folio de ingreso que se muestra en el registro del pago.

MENU->PAGOS->DESEA IMPRIMIR

MENU->PAGOS->COMPROBANTE



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MENU->PAGOS->REPORTE

COMPROBANTES CONTABILIZADOS



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EXPORTAR A EXCEL

FOLIOS SIN CONTABILIZAR



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EXPORTAR A EXCEL



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MENUPAGOSMANTENEDOR CUENTAS CONTABLES

Agregar el plan de cuenta con todos sus parámetros para poder contabilizar los folios.

Una vez agregado el plan de cuenta, podemos visualizar en el listado.



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Fecha: Octubre 2013


Al hacer clic en el botón modificar, se levanta una ventana en donde están todas las opciones para editar el plan de cuenta.

Al hacer clic en el botón eliminar, pregunta si realmente quiere eliminar el plan de cuenta.



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MENUPAGOSSOFTLAND

Una vez dentro, seleccionar el tipo de contabilización e ingresar el folio a buscar, luego hacer clic en el botón.

Seleccionar el folio buscado.



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Fecha: Octubre 2013


Al hacer clic en el botón Ajuste Monetario se desplaza una ventana con los campos, para agregar el plan de cuenta del ajuste.



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MANTENEDORES DEL SISTEMA

Se mantienen usuarios del sistema, con sus accesos y perfiles respectivos, además se puede crear un proyecto nuevo o editar sus características, así como también los modelos asociados a las viviendas del proyecto. Existe además la opción de mantener los valores diarios de la UF. Se pueden asociar a cada supervisor de ventas que proyectos tienen a su cargo.

MENUWEBMANTENEDORES

MENU-> MANTENEDORES ->LISTAR PROYECTOS.



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MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->NUEVO PROYECTO

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->BUSCAR PROYECTO



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MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->EDITAR PROYECTO

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR EQUIPAMIENTO



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MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR SEGURIDAD

MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR ENTORNO



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MENU-> MANTENEDORES ->PROYECTO->AGREGAR FOTOS

MENU-> MANTENEDORES ->COTIZACIONES WEB



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MENU-> MANTENEDORES ->LISTADO COTIZACIONES WEB

MENU-> MANTENEDORES ->CODIGO DE DESCUENTO



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MENU->CARTOLA VB

Debe seleccionar los parámetros para poder filtrar el resultado que se requiera.



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RESPONSABILIDADES.

TODO EL PERSONAL DEL GRUPO MAESTRA:

REGISTROS

ANEXOS

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