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Comisión Técnica Nacional (COTEN)
Libro de Actas No. 01
Servicio Fitosanitario del Estado, MAG – Teléfono: (506) 2549-3400 ext. 1166
ORDINARIA COTEN-01-2020 REUNIÓN Nº:
Coordinador (Comisión, que cada mes debe dar seguimiento a
Tema de la Reunión:
Fecha de la Reunión: Hora de Inicio: Hora de Finalización:
128-2020
Adrián Gómez Díaz-Comisión Técnica Nacional (COTEN)
Sesión ORDINARIA 01-COTEN-2020
22/06/2020 13:30:00 15:00:00
Acta Nº:
Vídeo-reunión
Lugar de la reunión:
Asuntos a Tratar: (Agenda previa de lo que se tratará en la reunión)
- Comprobación de quórum.
- Aprobación de Agenda.
- Correspondencia.
- Aprobación de actas. Ordinaria 03-COTEN 2019.
- Seguimiento de acuerdos.
- Informe de la Dirección: a. Covid, b. responsabilidad de los jefes sobre las actividades de los departamentos y de sus funcionarios, c. Medidas de Bioseguridad y prevención.
- Informe económico SFE.
- Informe del estado de cumplimiento de las recomendaciones establecidas por la AI del SFE 2009-2019. Cumplimiento del Decreto Nº 39753-MP.
- Procedimiento PCCI-AP-PO-02.
Asistentes:
Nombre Departamento Correo Firma
Gabriela Sáenz Amador Departamento Administrativo Y Financiero
Jorge Arnoldo Araya González Departamento Biotecnología [email protected]
Gina Elizabeth Monteverde Castro
Departamento Certificación Fitosanitaria
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Nombre Departamento Correo Firma
Nelson Morera Paniagua Departamento Control Fitosanitario
German Carranza Castillo Departamento de Laboratorios [email protected]
Magda María González Arroyo Departamento Normas y Regulaciones
Gerardo Granados Araya Departamento Operaciones Regionales
Fernando Araya Alpízar Dirección Ejecutiva [email protected]
Leda Madrigal Sandi Dirección Ejecutiva [email protected]
Gerardo Alberto Castro Salazar Unidad Asuntos Jurídicos [email protected]
Adrián Gómez Díaz Unidad De Planificación, Gestión De La Calidad Y Control Interno
Didier Suarez Chaves Unidad de Tecnologías de Información
Asuntos Tratados
ACTA ORDINARIA 01-2020. Acta número uno correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por el Comité Técnico Nacional COTEN, a las trece horas con treinta minutos del veintidós de junio de dos mil veinte, presidida por el señor Fernando Araya Alpízar, presidente, Director Ejecutivo del Servicio Fitosanitario de Estado (SFE), con la asistencia de los siguientes miembros: Leda Madrigal S., Subdirectora; Gina Monteverde Jefe Dpto., Certificación Fitosanitario; German Carranza Jefe Dpto., Laboratorios; Jorge Araya G., Jefe del Dpto., Biotecnología; Magda González A., Jefe del Dpto., de Normas y Regulaciones; Nelson Morera Paniagua, Jefe Dpto., Control Fitosanitario; Gerardo Granados Jefe Dpto. Operaciones Regionales; Gabriela Sáenz A., Jefe Dpto. Administrativo Financiero; Didier Suarez C., Jefe Unidad de TI (miembro con voz sin voto); Gerardo Castro S., Jefe de la unidad de Asuntos Jurídicos y el MBA., Adrián Gómez Díaz Jefe de PCCI como secretario de actas.
Ausentes con justificación. A la sesión ordinaria 01-2020 asistieron todos los miembros titulares del COTEN.
Invitados: A esta reunión asistió la siguiente funcionaria Ing. Estela Meza Mora de la Unidad de PCCI.
CAPÍTULO I. COMPROBACIÓN DEL QUÓRUM.
ARTÍCULO 1. Comprobación del quórum. A las trece horas y cuarenta minutos, la Presidencia confirma que se encuentran presentes diez miembros, de los cuales ocho con voz y voto, y dos miembros con voz, existe quórum para sesionar.
CAPÍTULO II. APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.
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ARTÍCULO 2. Revisión y aprobación del orden del día. Se conoce y se realiza lectura del orden del día: 1. Comprobación de quórum, 2. Aprobación de Agenda, 3. Correspondencia, 4. Aprobación de actas. Ordinaria 03-COTEN 2020, 5. Seguimiento de acuerdos, 6. Informe de la Dirección, 7. Informe Económico, 8. Informe estados de las recomendaciones de la Auditaría Interna del SFE (MACU) y 9. Presentación Procedimiento PCCI-AP-PO-02.
ACUERDO COTEN-01-2020. Se aprueba el orden del día con las modificaciones propuesta por la presidencia del COTEN. APROBADO CON 8 VOTOS.
CAPÍTULO III. CORRESPONDENCIA.
ARTÍCULO 3. Revisión de la correspondencia. El MBA. Adrián Gómez Díaz secretario de actas da lectura al oficio AI-0037-2020.
CAPÍTULO IV. APROBACIÓN DE ACTAS.
ARTÍCULO 4. Aprobación del acta ORDINARIA COTEN-03-2020. Quien preside pregunta si existe alguna observación sobre el acta y ningún miembro presenta observaciones.
ACUERDO COTEN-02-2020. Se aprueba el acta ORDINARIA COTEN-03-2019. APROBADO CON 8 VOTOS.
CAPÍTULO V. SEGUIMIENTO DE ACUERDOS.
ARTÍCULO 5. Seguimiento de acuerdos. Por medio del sistema SIRSA se verifica si hay acuerdos vencidos y pendientes, al 22 de junio de 2020 todos los acuerdos del COTEN están en estado FINALIZADO.
CAPÍTULO VI. INFORME DE LA DIRECCIÓN.
ARTÍCULO 6. Informe de la Dirección. El Ingeniero Fernando Araya Alpízar informa a los jefes de los departamentos y miembros del COTEN sobre las acciones tomadas en materia de atención de la Emergencia Nacional por COVID-19, así como del estado de funcionamiento de los servicios que presta el SFE. Además, de detallar las responsabilidades que tienen los jefes sobre las actividades de los departamentos y de sus funcionarios y las medidas de Bioseguridad - prevención; que deben cumplirse en todas las oficinas centrales, Estaciones de Control, Oficinas Regionales, etc.
CAPÍTULO VII. INFORME ECONÓMICO DEL SFE.
ARTICULO 7. Situación económica del SFE. El MBA. Adrián Gómez Díaz Jefe de la Unidad de Planificación, Gestión de la Calidad y Control Interno (PCCI) realiza una presentación a los jefes miembros del COTEN sobre el estado de las finanzas del SFE con corte al mes de mayo de 2020. Es este informe se analizaron los datos de Ingresos reales, estimados y proyectados al 31 de diciembre de 2020, los gastos ejecutados y proyectado al 31 de diciembre de 2020. Además, se detallaron las acciones que ha realizado en materia económica la Dirección Ejecutiva para poder mantener las operaciones y la prestación de los servicios. Ver archivo electrónico "PCCI Impacto económico COVID-19 SFE".
CAPÍTULO VIII. INFORME DEL ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES DE LOS INFORMES DE LA AI.
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ARTICULO 8. Informe del estado de las recomendaciones del periodo 2009-2019. El MBA. Adrián Gómez Díaz Jefe de PCCI realizar una presentación del estado de las recomendaciones de los informes de la AI del periodo 2009-2019, así del cumplimiento del Decreto Nº 39753-MP.
ARTÍCULO 9. Matriz MACU. En acatamiento del Decreto Nº 39753-MP., se analizó la Matriz de Cumplimiento (MACU), un instrumento para presentar la información de los planes generales, el marco de operación interna, los informes de labores anuales y los respectivos informes de cumplimiento, como corresponde con el Decreto Ejecutivo N° 39 753 “Deber de la Administración Central de cumplir con las obligaciones derivadas del Sistema de Control Interno” y la Directriz 058-MP “Cumplimiento por parte de la Administración Descentralizada de las obligaciones derivadas del Sistema de Control Interno”. Pata tal efecto se consultó la página web https://gobiernoabierto.go.cr/macus/
CAPÍTULO IX. PROCEDIMIENTO PCCI-AP-PO-02.
ARTICULO 10. PCCI-AP-PO-02 Procedimiento para iniciativas de cooperación, la Ing. Estela Meza Mora funcionaria de la Unidad de PCCI, realizo un informó a los Jefes de Departamento presentes, el alcance del Procedimiento para Iniciativas de Cooperación (PCCI-AP-PO-02) así como las diferentes actividades que conlleva el mismo, con el fin de verificar que la disposición de los recursos del SFE se ajusten al Principio de Legalidad Financiera y al cumplimiento de los objetivos de la Ley 7664 de Protección Fitosanitaria y el Decreto 36801 que rigen las funciones de la institución.
El procedimiento debe ser aplicado por todas las instancias del SFE cuando se evalúe una iniciativa de cooperación con otros organismos o instancias que busquen implementar acciones en ámbitos de mutuo interés y beneficio. Como primer paso se deberá llenar por la unidad interesada el formulario PCCI-AP-PO-02_F01 y ser enviado mediante oficio a la Dirección Ejecutiva para que pueda ser revisado y remitido a las demás unidades del SFE que participan en el proceso: la Unidad de PCCI es la encargada de verificar el alineamiento con los objetivos de la Ley y con las Metas del Plan Estratégico Institucional 2010-2021. Luego se remite a la revisión y evaluación de las instancias técnicas y de Asuntos Jurídicos con el fin de verificar la adecuación y sustento técnico, la relación costo- beneficio, así como el criterio legal que permita asegurar la legalidad de la solicitud y la modalidad de cooperación a utilizar (Convenio, Marco, Carta de entendimiento). Posterior a ello, se puede plantear la existencia de un proyecto. Es importante indicar que posterior a toda esta revisión se envía a la revisión y aprobación final por parte de la DSFE.
Se aclara, que, como parte de este proceso, la iniciativa puede ser rechazada por incumplimiento en alguna de las partes del procedimiento o bien por parte de la Dirección Ejecutiva cuando no corresponda con los requisitos a cumplir o bien de acuerdo a las prioridades que decida en última instancia la Dirección.
Al ser las quince horas del 22 de junio del año 2020, se levanta la sesión.
Acuerdos
Acuerdo Funcionario Fecha Firma
ACUERDO COTEN -01-2020. Se lee y aprueba el orden del día de la sesión ORDINARIO No. COTEN-01-2020 propuesto para esta sesión con modificaciones y adiciones. Aprobado por unanimidad.
24/07/2020 Adrián Gómez Díaz
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Acuerdo Funcionario Fecha Firma
ACUERDO COTEN-02-2020. Se leen y aprueba el acta ORDINARIA No. COTEN-03-2019. Aprobado por unanimidad.
24/07/2020 Adrián Gómez Díaz
Observaciones: 1. La reunión se realizó por medio de la aplicación Google Meet (no presencial) ya que todos los funcionarios de la Comisión de Control Interno se encuentran bajo la modalidad de teletrabajo o participando de la sesión de forma virtual. 2. El Ing. Fernando Araya A., Director Ejecutivo del SFE se encontraba en la oficina de la Dirección del SFE, ubicada en San José, Mata Redonda, cuarto piso de la sede Central del SFE. Participo de la reunión por medio de videoconferencia.
3. La Ing. Leda Madrigal S., Subdirectora del SFE se encontraba en su casa de habitación, ubicada en Cartago, La Unión. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19. 4. El MBA. Adrián Gómez Díaz, se ubicaba en su casa de habitación en Cartago, Turrialba. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19. 5. El Ing. German Carranza se encontraba en la oficina del Departamento de Laboratorios, ubicada en la Sede Central del SFE. Participo de la reunión por medio de videoconferencia. 6. El Lic. Didier Suarez C., se encontraba participando de la reunión desde su casa de habitación ubicada en San José, Central la Uruca. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19. 7. El Ing. Jorge Araya G., se encontraba participando de la reunión desde su casa de habitación ubicada en Quebradas, Tambor, Alajuela. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19. 8. La Ing. Magda González A., se encontraba participando de la reunión desde su casa de habitación ubicada en San Francisco de Heredia. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19. 9. La Licda. Gabriela Sáez A, se encontraba participando de la reunión desde su casa de habitación ubicada en Cartago la Unión. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19. 10. La Ing. Gina Elizabeth Monteverde Castro se encontraba participando de la reunión desde la Oficina de Certificación Fitosanitaria, ubicada en el cuarto piso de la Sede Central del SFE. Participo de la reunión por medio de videoconferencia.
11. El Ing. Gerardo Granados Araya se encontraba participando de la reunión desde su la oficina del Departamento de Operaciones Regionales, ubicada en el tercer piso de la Sede Central del SFE. Participo de la reunión por medio de videoconferencia. 12. El Ing. Nelson Morera Paniagua se encontraba participando de la reunión desde las oficinas de la Estación de Control del Aeropuerto Juan Santamaría. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19.
Comisión Técnica Nacional (COTEN)
Libro de Actas No. 01
Servicio Fitosanitario del Estado, MAG – Teléfono: (506) 2549-3400 ext. 1166
Observaciones: 13. El Lic. Gerardo Alberto Castro Salazar se encontraba participando de la reunión desde su casa de habitación ubicada Alajuela, Orotina, Coyolar, Urbanización el Vivero de la entrada principal 350 metros este, 50 metros norte, casa mano izquierda. Participo de la reunión por medio de videoconferencia por estar ejecutando sus funciones por medio de Teletrabajo a raíz de la emergencia por pandemia COVID 19.
Firma del Secretario Firma del Presidente
