¿Cómo apoyan los sistemas de información integrados a las

empresas?

Juan José Marín Piñeiro

Enero 2013

Competitividad

Beneficios de la Integración de Sistemas

Conclusiones

Agenda

Competitividad

“La capacidad de una empresa u organización para:

Adaptarse a su entorno en un ambiente global

Producir con eficiencia bienes y servicios de valor y calidad que satisfagan a clientes y consumidores

Lograr un crecimiento sostenido en los mercados que participa

Crear valor económico y social a sus accionistas o interesados

Impulsar el desarrollo integral de su personal

Fomentar su desarrollo sustentable en el largo plazo y con responsabilidad social”.

Definiendo la Competitividad en la Empresa…

La competitividad es una capacidad que se da en niveles según el nivel de desarrollo de la empresa.

La competitividad se mide en función de una comparación contra competidores que participan en una misma área o rama en el escenario global.

Para efectos del diagnóstico de competitividad se establecen cuatro niveles de competitividad :

Niveles de competitividad

Confiable Competente Excelencia Nivel Incipiente

Enfoque Dominante

Estructuración Operación Mejora Continua Innovación

Desempeño y creación de valor a clientes, accionistas, personal, proveedores y sociedad

•Insatisfactorio

•Irregular

•No cumple expectativas

•Ocasionalmente

•Satisfactorio

•Bueno

•Cumple Expectativas

•Frecuentemente

•Sobresaliente

•Muy Bueno

•Supera expectativas •Continuamente

•Extraordinario

•El mejor

•Excepcional

•Siempre

Las empresas pasan por diferentes etapas de desarrollo y con diferentes enfoques dominantes..

(Proyectos de Nuevos

Productos/servicios y

Procesos)

(Instalación de productos,

Procesos y Sistemas)

(Proyectos de

Mejora de Calidad

y Reducción de Costos)

(Tareas rutinarias para

Producir-vender productos

y servicios. Mantener

Productos/procesos bajo

Control)

1 2

4 3

Enfoque a MEJORA CONTINUA

Enfoque a OPERACION

Enfoque a INNOVACION

Enfoque a ESTRUCTURACION

Microempresas

Pequeñas

Grandes

Medianas

4.1 Millones de Unidades Econòmicas

96 %

3.1 %

0.7 %

0.2 %

Empleo PIB

27.9 48 %

16.6 % 22.5%

14.9 % 14.5 %

40.6% 15%

Estructura de las Empresas por tamaño en México 369,000 empresas

Estructuración Operación Mejora Continua Innovación

(Tareas rutinarias para Instalación de Productos,

Procesos y Sistemas)

(Tareas rutinarias para Producir-vender productos y servicios. Mantener Productos/procesos bajo

Control)

(Proyectos de Mejora de Calidad y Reducción de Costos)

(Proyectos de Innovación de Nuevos Productos/Servicios

y Procesos para impulsar el crecimiento y ventajas

estratégicas)

Estimación a Nivel Nacional del Nivel de Competitividad de las

Empresas en México

Incipiente Competente Excelencia Confiable

CR

EA

CIO

N D

E V

ALO

R

TIEMPO

330,000 empresas

30,000 empresas

3,000 empresas

300 empresas

Porqué es estratégico el Conocimiento ?

Economía del Conocimiento Sociedad del Conocimiento

El Conocimiento para aprovechar oportunidades

y resolver problemas de interés colectivo de las

personas: Educación, Salud, Seguridad, Ecología, Desarrollo Urbano,

Desarrollo Social ..Etc.

El Conocimiento para impulsar la competitividad

y crecimiento de las empresas y producir bienes y servicios de

mayor valor agregado

Marco Normativo

Tecnología

Rentabilidad

Mayor demanda de productos

diferenciados con nuevos atributos

Menor tiempo de ciclo de productos y

procesos. Mayor número de

competidores. Mayor contacto con

clientes y consumidores.

El avance exponencial del conocimiento

impacta productos, equipos y procesos.

Reducir dependencia de terceros.

Se requieren productos, servicios y

soluciones de alto valor agregado

Creciente número de normas y

regulaciones para productos seguros

y amigables al ambiente.

“La excelencia de Operación y los esfuerzos de Mejora Continua y Reducción de Costos son insuficientes

para crear valor y competir exitosamente en el

mercado”

Mejora Continua Innovación Operación

Porqué incorporar la innovación en la empresa?

Confidencial - Innovación y Competitividad SA de CV (Inncom) ©

Consumidores

Mercado

Tecnologia

Rentabilidad

Marco Normativo

Los esfuerzos de mejora continua orientada a mejorar la calidad, eficiencia, y

reducción sistemática de costos de productos/servicios/procesos producen

mejoras marginales. Las áreas de oportunidad se hacen mas pequeñas

con el tiempo.

La calidad y mantener bajo control los productos/servicios/procesos de la

empresa es una condición necesaria para competir. Esto ya no significa una

ventaja.

La innovación esta orientada a impulsar el crecimiento y obtener ventajas

competitivas en productos/servicios/procesos difíciles de igualar por

competidores. El tema de innovación figura hoy día como un elemento

clave de la estrategia de negocios.

Sin embargo todas las empresas encuentran una enorme dificultad para

estructurar, administrar, y medir la innovación como un proceso de negocio.

El mayor valor se obtiene de la innovación y no de la mejora contínua…

VALOR

TIEMPO

INNOVACION MEJORA CONTINUA

Ciclo de Vida de un Producto / Servicio / Proceso

Nivel de Competitividad

TIEMPO

Excelencia

Competente

Confiable

Incipiente

Estructuración (E) Operación (O) Mejora

Continua (M) Innovación (I)

CICLO DE VIDA

Ciclo de Vida de un Producto / Servicio / Proceso

Nivel de Competitividad

TIEMPO

CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3

E O M I E O M I E O M I

Mejora continua e innovación…

Trabajo encaminado a realizar de manera

incremental que algo sea mejor utilizando

soluciones conocidas

para :

Productos actuales

Procesos, sistemas y servicios

actuales

Aplicación comercial de nuevas ideas, invenciones,

enfoques creativos y originales, producto de la

experiencia, investigación y experimentación que

persigue la creación de valor, diferenciadores y

ventajas contra competidores.

Generar Nuevos:

1. Productos.

2. Servicios.

3. Procesos de Manufactura y Equipos.

4. Procesos Críticos de Negocio.

5. Modelo de Negocio.

6. Nuevos Negocios.

- Disminuir Defectivo y Desperdicio

- Disminuir tiempo de ciclo

- Aumentar flexibilidad de procesos

- Aprovechar capacidad instalada.

- Energía

- Cumplimiento de Regulaciones

- Disminución de Inventarios

Mejorar atributos de productos y servicios

Mejora Continua Innovación

Incremental Semiradical Radical

En la empresa En la rama industrial En el mundo

Algunos ejemplos de mejora continua:

Confidencial - Innovación y Competitividad SA de CV (Inncom) ©

Reducción de Costos Crecimiento de la Empresa

(Nuevas Ventas y Mejora de Margen)

Tres Retos Fundamentales para las personas que trabajan en la Empresa

1. Excelente en la Operación

2. Mejora Continuamente

3. Innovadora

- Cumplimiento de compromisos - Orden y disciplina - Productos y procesos bajo control - Vocación de servicio a clientes - Logro de resultados financieros - Reducción continua de costos. - Reducción de defectivo - Cultura de calidad-cero defectos - Uso de las mejores prácticas (TPS) - Aprendizaje continuo y trabajo en equipo - Experta en su tema - Conocedora del estado del arte y tendencias - Cuestionadora - Creativa e imaginativa - Hábil para manejo de proyectos multidisciplinarios y complejos.

… Valor Agregado … $

Valor Agregado Agrícola – Caso Tomate

Valor Agregado: Bajo Medio-Bajo Medio-Alto Alto

Servicios de apoyo Básicos Estándar Especializados Estratégicos

Competencias Básicas Medias Clave Estratégicas

Talento Humano Básico Media-Superior Superior Posgrado

Infraestructura CyT Básicos Estándar Especializada Estratégica

Jitomate fresco

•Jitomate entero

pelado

•Jitomate en

trozos

•Pastas, puré y

concentrado

•Salsa “catsup”

•Tomate

deshidratado para

sazonador

•Medicinal (fruto,

flores, hojas y

tallos molidos)

•Composta

• Licopeno (anti

cancerígeno y

antioxidante)

• Tomate

deshidratado

como ingrediente

de complementos

o suplementos

alimenticios

Beneficios de la Integración de Sistemas

Elementos de los Sistemas: Los sistemas de información están constituidos por los procedimientos, personas y medios técnicos que permiten capturar, tratar y difundir la información, de forma que pueda contribuir a la toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas decisiones, es decir a la ejecución de acciones concretas.

Los componentes de un sistema de información pueden ser clasificados en tres grupos:

COMPONENTES

Las personas

Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos,

telecomunicaciones

Los procedimientos

En este sentido, las tecnologías representan un ingrediente básico para la solución. Los sistemas de información precisan las siguientes herramientas

tecnológicas:

Tipos de Sistemas de Información

Sistemas transaccionales

(Nivel operativo)

(Nivel gerencial y

altos ejecutivos)

Sistemas

de apoyo a las

decisiones

Sistemas Sistemas

Estratégicos Estratégicos

Proveedores Clientes

Sistemas Estratégicos

Competencia

Sistemas de Nivel Operativo

En toda organización, un adecuado manejo del sistema de gestión empresarial, es la base para el éxito y trascendencia del negocio.

Gestión empresarial

• Personal • Recursos económicos

• Ideas • Información

• Infraestructura • Materia Prima

GANAS…

Entrega de productos y servicios al cliente

Misión, visión, estrategia de la empresa

GESTIÓN EMPRESARIAL

Sistema de gestión empresarial

Ventas/Compras Inventarios

CXC/CXP

Administración Comercial

Obligaciones contables y fiscales

Contabilidad

Ingresos/Egresos Saldos

Conciliación

Flujo de Efectivo

Nóminas Control D.O.

Administración de R.H.

¿Qué tan integrados/ordenados están tus procesos?

¿Cuándo hay un cambio como se impacta? (tiempo, esfuerzo, costo)

Integración de procesos empresariales

Para un correcto orden e integración en el sistema de Gestión empresarial, existen 3 factores clave a tomar en cuenta:

• Digitalización • Innovación • Automatización

Ve

nd

ed

or

Clie

nte

A

lmac

en

ista

Te

sore

ro

Recibimos su pedido

Recibe nuestra cotización

Solicita productos al

almacén

Analiza cotización

Realiza pedido Recibe

mercancía y factura

Recibe solicitud y envía productos

Da salida al Almacén (Kardex)

Genera CxC Genera depósitos y envía a contabilidad

Enviamos cotización

Enviamos factura

Proceso de venta TRADICIONAL

1. Generación de cotización 2. Pedido 3. Factura de papel 4. Ingreso al almacén 5. Registro en tesorería 6. Pólizas en contabilidad

Se requiere de mayor tiempo y esfuerzo desde la cotización al cliente,

hasta que se registra la cuenta por cobrar.

Proceso de venta TRADICIONAL

De este proceso ¿cuántos pasos involucran el uso de papel?

Ve

nd

ed

or

Clie

nte

A

lmac

en

ista

Te

sore

ro

Convierte cotización a

pedido

Recibe nuestra cotización

Genera factura electrónica a

partir del pedido

Analiza cotización

Realiza pedido Recibe factura

electrónica

Envía productos Salida al Almacén

(Kardex)

Genera CxC Genera depósitos y envía a contabilidad

Envía cotización desde el sistema

AUTO

AUTO

Recibe producto

AUTO

Proceso de venta DIGITAL

• Conversión de:

• Cotización a pedido

• Pedido a factura

• Generación automática de la CXC

• Afectación de inventarios

• Póliza de Diario (venta)

Proceso de venta DIGITAL

Digitalizando el proceso SÍ se disminuyó el uso de papel y ¿cuántos pasos se automatizaron?

Sistemas Ejecutivos

El propósito fundamental de un sistema integrado de gestión es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

PROPÓSITO

La gestión de la relación con los clientes es parte de una estrategia de negocio centrada en el cliente.

Recopila la mayor cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor a la oferta.

La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los clientes para poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atención.

CRM hace referencia a una estrategia de negocio basada principalmente en la satisfacción de los clientes, pero también a los sistemas informáticos que dan soporte a esta.

CRM (Customer Relationship Management)

Funcionalidad de las ventas y su administración El telemarketing El manejo del tiempo El servicio y soporte al cliente La mercadotecnia El manejo de la información para ejecutivos La integración del ERP (Enterprise Resource Planning) La excelente sincronización de los datos El e-commerce El servicio en el campo de ventas

Componentes del CRM

Es el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa o para su análisis y conversión en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.

La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, generando una potencial ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información privilegiada para responder a los problemas de negocio:

Business Intelligence

Cuadros de Mando Integrales (CMI) Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS) Sistemas de Información Ejecutiva (EIS) En definitiva, una solución BI completa permite: Observar ¿qué está ocurriendo? Comprender ¿por qué ocurre? Predecir ¿qué ocurriría? Colaborar ¿qué debería hacer el equipo? Decidir ¿qué camino se debe seguir?

Principales productos

Es un sistema dinámico e importante para el logro de metas organizacionales, dichas metas provienen inicialmente del proceso de planeación como requisito básico para el diseño y aplicación del mismo, dentro de ciertas condiciones culturales y organizacionales.

El Control de Gestión.

Realizar un Diagnóstico Institucional – FODA

Identificación de procesos Claves

Diseño del sistema de indicadores

Proceso metodológico para el desarrollo del

sistema de control de gestión

Marco Teórico

Miden el nivel del desempeño de un proceso

Son métricas financieras o no financieras, utilizadas para cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización

Son necesarios para poder mejorar, puesto lo que no se mide no se puede controlar , y lo que no se controla no se puede gestionar.

Indicadores Claves de Desempeño

Marco Teórico

Ayudan a interpretar lo que está ocurriendo en la organización

Sirven como apoyo al proceso de toma de decisiones cuando las variables se salen de los límites establecidos, o se quiere proponer una nueva meta.

Definen la necesidad de introducir cambios y/o mejoras a un determinado proceso o forma de actuación, así como también facilitan el compromiso de mejores resultados.

Importancia de los Indicadores de Gestión

Marco Teórico

Un sistema de Indicadores se encuentra conformado por:

El Indicador Nivel Base.- Medición inicial que toma el indicador, y representa el

desempeño logrado antes el efecto de mejora de las iniciativas estratégicas.

Valor Actual.- Representa las mediciones período a período del

indicador, las cuales se ven afectadas por los efectos de las iniciativas estratégicas.

Meta.- Es el nivel esperado del indicador que la organización desea

lograr luego de ejecutar exitosamente las acciones de mejora. Semáforos.- Para poder observar de una manera fácil el nivel de

desempeño de los indicadores, se hace uso de semáforos, donde el verde representa un desempeño esperado, el amarillo un desempeño preocupante y el rojo nos indica un desempeño inaceptable.

Sistema de Indicadores

Tableros con Información que se caracterizan por ir acompañados de imágenes, y son utilizados como herramientas que permiten efectuar un verdadero monitoreo a un negocio a través de datos provenientes desde múltiples repositorios y aplicaciones.

Tableros de Control

Áreas:

Ventas

Producción

Recursos Humanos

Créditos

Utilización de los Tableros de Control

Indicadores:

Nivel de Ventas

% Producto Defectuoso

Ausentismo

% Cartera vencida

Categorías más vendidas

Promedio anual de ventas

Presupuesto asignado a cada vendedor

Principales Clientes

Análisis de las Ventas

Análisis de las Ventas - Categorías

AÑO 2009

Ventas de Productos por Categorías

CATEGORIA % Venta Total

ARTE Y CLISE 0,67% 11.324,22$

CORBATINES 1,40% 23.750,00$

FUNDAS 0,09% 1.439,55$

PT13 MANGAS 2,44% 41.274,98$

PT14 FUNDAS IMPRESAS 9,61% 162.606,49$

PT15 FUNDAS VARIAS 24,74% 418.559,60$

PT17 ROLLOS SIN IMPRESIÓN 4,36% 73.788,11$

PT18 ROLLOS IMPRESOS 37,00% 625.936,45$

Total general 1.358.679,40$

Ventas por Producto Año 2009ARTE Y CLISE 0,67%

CORBATINES 1,40%

FUNDAS 0,09%

PT13 MANGAS 2,44%

PT14 FUNDAS IMPRESAS 9,61%PT15 FUNDAS VARIAS 24,74%PT17 ROLLOS SIN IMPRESIÓN 4,36%PT18 ROLLOS IMPRESOS 37,00%

Análisis de las Ventas – Promedio Ventas

Incremento en Ventas = 1.060.274,28$ = -6,47%

1.133.638,72$

Total Ventas

Promedio de

Ventas

Año 2008 1.133.638,70$ 94.469,89$

Año 2009 1.060.274,28$ 88.356,19$

Análisis de las Ventas – Principales Clientes

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

120,00%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

40,00%

BR

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%ventas

% Acumulado

El uso de los indicadores nos ayuda a responder preguntas fundamentales

del negocio como:

¿han aumentado las ventas este mes?,

¿cuánto vendíamos el año pasado a esta fecha?

¿hemos llegado al cumplimiento de la meta?

Mediante el uso adecuado de los indicadores podemos obtener

información en un tablero que será la mejor herramienta para gerentes o

ejecutivos en la toma de decisiones.

No se logró el crecimiento en el 2% anual en Ventas. Conclusión: Vendedores no recibieron una motivación y capacitación adecuada de parte del Jefe de Ventas. Recomendación: Elaborar un plan anual de capacitación al personal de ventas que incluyan temas como: Motivación, excelencia en el servicio al cliente, las buenas prácticas de un vendedor eficiente, etc.

Incremento en Ventas

Cinco meses del año 2009, el indicador tuvo un porcentaje no favorable. Conclusiones: Mediante análisis causa efecto, se determinó que las devoluciones se originaban por:

• Materia prima defectuosa

• Fallas en métodos de rebobinado

• Manipulación incorrecta en el área de bodega.

• Mal estado de camiones transportadores.

Porcentaje devolución Producto defectuoso

Conclusión: Estos 3 indicadores se ven considerablemente afectados por falta de comunicación. Recomendación: Establecer una correcta estrategia de comunicación en toda la compañía.

Porcentaje Facturas Anuladas, reclamos por diferencias en precios y pesos

80% Nivel de Satisfacción Conclusión: Las áreas de ventas y bodega de producto terminado deben reforzar la comunicación interna entre departamentos y externa con los clientes. Recomendación: Establecer una buena estrategia de comunicación entre departamentos, y con los clientes.

Nivel de Satisfacción del Cliente

Conclusiones

GRACIAS!! jjmarin@sitisoluciones.com.mx