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CMO DETERMINAR LOS COSTOS DE MANO DE OBRA DE TCNICOS DE
MANTENIMIENTO?
Por: Carlos Mario Prez
INTRODUCCIN
En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas
veces se requiere conocer el costo
real para realizar alguna intervencin, esto permite comparar con
otras opciones, como seleccionar otro
tipo de estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son
costo-efectivas, contratar o comparar
propuestas.
La concepcin de que el costo de la mano de obra es fijo es
generalizada, por eso no siempre se
analizan de manera adecuada lo cual ha ocasionado que estos
costos no se distribuyan de la manera
correcta, y no incluyan todos los costos asociados de manera
real y precisa.
Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que
gestionan y que ejecutan, pero en las
rdenes de trabajo slo se registran los mantenedores y por eso
los supervisores, ingenieros,
planeadores, programadores, responsables de herramientas y en
ciertos casos responsables de
almacenes y de compras no estn comprometidos de manera
apropiada.
Es bastante comn que los sistemas de administracin de
mantenimiento por computador permitan
registrar las horas reales que se usaron en una labor
determinada y tambin de la misma manera se
registran tarifas por hora por especialidad o especialista y de
esta manera el costo de la actividad es el
producto de los dos valores.
La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo
nivel y en diferentes grupos de
trabajo en una empresa es: por qu los valores obtenidos como
costo total de mantenimiento difiere
tanto del que se obtiene en un sistema contable?, y para esto
hay varias explicaciones: la primera, las
horas registradas no son reales, ya que a veces no se registran
todas las horas asociadas a la labor,
horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas de prueba,
entre otras. En otros casos la tarifa
no es la correcta porque incluyen generalmente slo el salario y
las prestaciones sociales, tales como
pago de salud, pensiones, riesgos y beneficios que entrega la
empresa.
Este artculo muestra una aproximacin muy precisa de los
diferentes costos que asume una compaa
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para prestar un servicio integral de mantenimiento y cmo
relacionarlos en la tarifa de mano de obra.
Para determinar el costo de una intervencin en una orden de
trabajo (O.T.) es necesario establecer los
diferentes componentes del costo y calcular su contribucin a la
tarifa. Este valor integra en un costo
unitario los diferentes conceptos, adems debe permanecer estable
durante un lapso tal que la gestin
sea medida en periodos de tiempo suficientemente largos como
para registrar acontecimientos que
puedan afectarla.
Una premisa fundamental para el clculo de las tarifas, es que en
los valores "cargados" a las rdenes
de trabajo se debe recuperar toda la inversin para prestar los
servicios de mantenimiento, representada
en costos directos e indirectos en los que se incurre en un
periodo dado; si estos costos estn
presupuestados apropiadamente, los valores resultantes reflejarn
esta situacin planeada; pero no
necesariamente un desfase entre lo presupuestado y lo realizado
significa una mala ejecucin, sino que
puede ser una mala gestin de presupuestos, porque un buen
presupuesto parte de un buen
conocimiento de los consumos y recursos de periodos anteriores,
adems de una definicin correcta de
las estrategias de mantenimiento.
COSTOS DE LA MANO DE OBRA
Para cargar consumos de mano de obra directa de mantenimiento en
una orden de trabajo se utiliza
una tarifa por hora/hombre de cada una de las especialidades de
mantenimiento, aunque puede hacerse
por especialista sin que cambie el proceso de clculo, sin
embargo este nivel de detalle no agrega un
valor significativo al anlisis si se tiene en cuenta el esfuerzo
realizado.
La tarifa est basada en el salario bsico, y en una serie de
factores que afectan y aportan al valor
hora/persona y que no se pueden describir explcitamente en las
rdenes de trabajo.
Los costos indirectos generados por la organizacin de
mantenimiento tienen como fin la administracin
de la mano de obra directa. El mecanismo que asegura que los
costos indirectos sean distribuidos en las
rdenes de trabajo es su involucramiento en el clculo del costo
de mano de obra directa, debido a que
en todas las rdenes de trabajo existe al menos una especialidad
asignada, pero no todas necesitan
materiales ni herramientas que son costos directos de fcil
asignacin a labores definidas.
Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos
de mantenimiento que no se pueden
cargar directamente en una orden de trabajo, su total
corresponde al presupuesto o gasto real propio de
los centros de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es
distribuido mediante la tarifa por hora
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hombre directa asignada a las rdenes de trabajo.
SALARIO BSICO PONDERADO
Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar
un valor promedio ponderado de los
diferentes tipos o categoras que tiene una especialidad; la
Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como
se puede calcular la tarifa/hora de mano de obra: si existen
cinco tipos de especialistas relacionados, el
clculo de la tarifa se puede hacer para una de ellas que
globalice las especialidades o puede hacerse
discriminadamente, debe tenerse en cuenta que un control
detallado no necesariamente mejora la
gestin de costos.
El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se
calcula de la siguiente manera:
Salario de la categora 1 * Nmero de personas en la categora
1
Salario de la categora 2 * Nmero de personas en la categora 2
...
As sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos
salarios y luego se divide por el nmero
de personas totales, con lo que se obtiene un Salario Bsico
Ponderado (SBP) que generalmente es
expresado en [$/persona]. Este valor se utiliza como denominador
en la mayora de los clculos de los
factores.
1. Factor salario
Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es
afectado por los que se van a calcular a
continuacin.
ESPECIALIDADES CANTIDAD DE PERSONAS SALARIO BSICO
Mecnico D 3 $2,000
Mecnico C 4 $2,500
Mecnico B 2 $3,000
Mecnico E 5 $1,500
Mecnico A 3 $4,000
SUMA 17
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2. Factor prestacional y beneficios
Este factor se aplica al salario bsico ponderado y se debe
averiguar en el rea de recursos humanos
con los responsables de pago nmina y seguridad social. Incluye
los pagos obligatorios de ley tales
como salud, pensiones, riesgos profesionales, vivienda,
alimentacin, transporte, dotacin obligatoria de
ley. Por ejemplo 0.8
3. Administracin
Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento,
apoyo logstico, supervisores,
planeadores y programadores, almacenistas, responsables de salas
de herramientas que apoyan el
personal operativo; el clculo de este factor arroja un valor que
se suma a los valores unitarios de
salarios promedios. El factor de costo de administracin
comprende tambin el gasto realizado en
insumos y medios para el logro del adecuado funcionamiento de un
grupo de mantenimiento, tales
como:
Convenios de soporte anual del sistema de administracin de
mantenimiento por computador.
Utilizacin de computadores y programas informticos por ao.
Uso de elementos y consumibles de oficina.
Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las
rdenes de trabajo se debe colocar en el
numerador y si algn funcionario comparte su trabajo entre los
dos esquemas, puede colocarse su
porcentaje respectivo en la fraccin.
Para calcular este factor se utiliza la siguiente frmula:
Ejemplo:
PERSONAL ADMINISTRATIVO
% DE DEDICACIN SALARIO BSICO
CANTIDAD DE PERSONAS
VALOR TOTAL
Superintendente 10% 10.000 1 1,000
Ingeniero de mantenimiento 20% 3.000 2 1,200
Planeador 50% 3000 2 3,000
Supervisor 50% 2.500 2 2,500
Asistentes 30% 1.500 1 450
TOTAL 8 8,150
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Gastos administrativos del rea (energa, agua, papelera, entre
otros) por ao: 36,000
Teniendo en cuenta los datos anteriores y la frmula para el
clculo del factor de administracin, se
obtiene:
Factor administracin:
Para este caso, se obtuvo un factor de 0.42 para los costos
administrativos que incluyen el personal y
gastos de papelera y servicios como energa y agua.
4. Capacitacin y consultoras
Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero
invertido en un periodo que generalmente es
de un ao en entrenamiento, formacin, consultoras y asesoras
exclusivas del rea de mantenimiento,
este valor se relaciona con el salario bsico mensual.
Ejemplo:
Los costos de capacitacin del personal y de consultoras
corresponden a un factor de 0.32
COSTOS VALOR
Costo soporte y actualizacin software de mantenimiento / ao
20,000
Consultora para mantenimiento / ao 80,000
Capacitacin para mantenimiento / por ao 60,000
SUMA 160,000
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5. Herramienta menor
Generalmente todo tcnico de mantenimiento tiene una dotacin
bsica de herramienta manual que se
asigna permanentemente y que no es posible ni vale la pena
anotar en las rdenes de trabajo, el factor
relaciona un valor mensual con el salario bsico ponderado.
Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la caja
de herramientas, de la siguiente
forma:
Ejemplo:
Valor promedio ponderado: 5,000
Con este valor se calcula el factor de herramienta menor as:
El costo de la caja de herramientas de este grupo de mecnicos
tiene un factor de 0.06
ESPECIALIDADES CANTIDAD DE PERSONAS VALOR CAJA DE
HERRAMIENTAS
Mecnico D 3 $5,000
Mecnico C 4 $3,750
Mecnico B 2 $8,000
Mecnico E 5 $3,000
Mecnico A 3 $8,000
COSTOS VALOR
Valor herramienta menor o dotacin ponderado 5,000
Meses de vida til 36
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6. Herramienta compartida
En algunas ocasiones un grupo de tcnicos de mantenimiento o
cuadrilla tiene una dotacin bsica de
herramienta que se asigna permanentemente, es bastante comn que
esta herramienta est en un
cuarto de herramienta, no es fcil, a veces no es posible ni vale
la pena anotar en las rdenes de
trabajo, el factor relaciona un valor mensual con el salario
bsico ponderado de las personas de la
cuadrilla o grupo.
Ejemplo:
El valor de la herramienta compartida para este grupo de
mecnicos corresponde a un factor de 0.1
7. Transporte
Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas
se desplacen permanentemente en
un vehculo y como tal es difcil cargarlo como un recurso expreso
en las diferentes rdenes de trabajo
y por eso es mejor tomarlo como un valor que aumenta el costo
unitario de usar la mano de obra.
Ejemplo:
COSTOS VALOR
Herramienta compartida 250,000
Meses de vida til 60
No. de personas que comparten la herramienta 17
COSTOS VALOR
Posesin o alquiler vehculos / mes 1,950
No. personas promedio / vehculo 17
No. de vehculos 2
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Los costos en los que se incurre para el transporte del personal
operativo generan un factor de 0.09.
8. Gastos de viaje
Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un
trabajo especfico, serian costo directo, ms
en los casos en los cuales los tcnicos permanentemente generan
esos egresos para diferentes labores,
es ms lgico determinar el costo mensual por persona y
relacionarlo con el salario bsico ponderado.
El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor
presupuestado o el histrico, pero expresado
en [$/mes].
Para el caso de los gastos de viaje se obtuvo un factor de
0.01.
9. Comunicaciones
Con este factor se agrupan todos los costos por suministro,
mantenimiento y administracin de radios,
localizadores y telfonos mviles que se utilizan dentro del
cumplimiento y ejecucin de las rdenes de
trabajo.
Ejemplo:
Los costos de comunicaciones que incluyen los costos de radios,
celulares, internet e internet,
corresponden a un factor de 0.14
COSTOS VALOR
Costo anual de gastos de viaje 5,000
COSTOS VALOR
Costo anual de comunicaciones (Radios, celulares, internet,
ancho de banda, entre otros)
72,000
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10. Consumibles
Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros
consumibles que se utilizan dentro del
cumplimiento y ejecucin de la orden de trabajo, tales como
soldadura comn, tornillera, detergentes,
algunos lubricantes, telas, disolventes; para los cuales la
determinacin precisa en una labor es
dispendiosa y poco til.
Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y
relacionarlo con el salario bsico ponderado.
Se debe realizar una clasificacin de los materiales indirectos o
consumibles, considerando que estos
corresponden a materiales que aunque se utilicen en la ejecucin
de un trabajo no se pueden ni medir ni
cargar directamente a una unidad especfica o equipo.
Ejemplo:
Los consumibles utilizados por este grupo de mecnicos generan
costos que representan un factor de
0.04.
COSTO DE POSESIN DE UN TCNICO
La Tabla 11 muestra el valor de todos los factores para
determinar el costo de poseer o tener un tcnico
de mantenimiento.
El costo de poseer un tcnico es la suma de estos factores
calculados anteriormente:
COSTOS VALOR
Costo consumibles / ao 18,000
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As el costo de tener disponible un tcnico de esta especialidad
es 2.98, es decir si el salario es por
ejemplo 1,000 unidades monetarias por mes, a la empresa le
cuesta tenerlo 2,980 unidades monetarias
por mes.
En el siguiente grfico puede observarse la distribucin
porcentual de todos los factores.
FACTOR COSTO %
1 Salario 1 34%
2 Prestaciones + beneficios 0.8 27%
3 Administracin 0.42 14%
4 Capacitacin y consultoras 0.32 11%
5 Herramienta menor 0.06 2%
6 Herramienta compartida 0.1 3%
7 Transporte 0.09 3%
8 Gastos de viaje 0.01 0%
9 Comunicaciones 0.14 5%
10 Consumibles accesorios y miscelneos 0.04 1%
Total 2.98 100%
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En esta grafica es posible observar como el salario y las
prestaciones tienen al mayor impacto sobre el
costo de poseer un tcnico, sin embargo tambin se puede ver como
hay factores que comnmente no
se tienen en cuenta a la hora de hacer el clculo de la tarifa de
mano de obra, y que tienen un
porcentaje significativo en esta distribucin. Entre estos
factores relevantes se encuentran los costos de
administracin y los costos de capacitacin del personal y
consultoras.
Realizar este tipo de grficas permite visualizar la importancia
de incluir estos factores en el clculo de
posesin de un tcnico, adems de identificar aquellos que tienen
ms peso en la distribucin de los
costos.
TARIFA DE MANO DE OBRA
Despus de obtener el valor del costo de posesin del tcnico,
mediante la suma de todos los factores
que conforman los costos de la mano de obra, es posible calcular
la tarifa de la mano de obra como se
muestra a continuacin.
La manera ms simple de expresar la tarifa de la mano de obra
es:
El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las
horas trabajadas son registradas en las
rdenes de trabajo, mientras que las horas disponibles son las
horas tericas de permanencia en el sitio
de trabajo con las condiciones para trabajar, para hallarlas es
necesario definir el tiempo terico de
permanencia de cada persona en el sitio de trabajo y luego
deducir:
Horas de vacaciones
Horas de capacitacin
Horas de incapacidad
Horas de ausentismo
Horas de festivos
Horas de tiempo muertos en la jornada
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14
A continuacin en la Tabla 12 un ejemplo:
Si en las rdenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor
de utilizacin sera de 60 horas
trabajadas / 108 horas disponibles
Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores
que son pertenecientes generalmente al
rango del 40% o el 50%.
Del total de horas disponibles que tiene una persona o
especialidad en un perodo, solamente un
porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al
cliente.
Independientemente de las causas que afecten el factor de
utilizacin, las horas en las cuales no se
hace "uso" de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo
que para l representa dicha
especialidad.
Horas por jornada 8
Horas de tiempos muertos y refrigerios 2
Horas por jornada disponibles 6
Das del ao disponibles tericos 242
Horas disponibles tericas / ao (242 * 6)
Das de vacaciones 15
Horas indisponibles por vacaciones (15 * 6)
Das indisponibles por capacitacin 7
Horas indisponibles por capacitacin (7 *6)
Total de horas disponibles 1.320
Factor de ausentismo 2%
Horas indisponibles por ausentismo 1,320*0.02=26
Total de horas disponibles 1.294
Nmeros de horas trabajadas 580
Factor de utilizacin 580/1,294=0.45
Horas en la empresa anuales 1,294
Horas en la empresa mensuales 108
Horas en la empresa semanales 25
Horas en la empresa diarias 5
-
15
Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos
asociados) pasa a ser un costo fijo, slo
vara de perodo a perodo el costo estndar, entonces es tarea de
mantenimiento mejorar la utilizacin
y as lograr bajar el valor de las tarifas y aumentar su
rendimiento.
La tendencia a "disminuir costos" prescindiendo del personal
debe ser reemplazada por los objetivos de
disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la
productividad. Para una empresa es
independiente el pago a los tcnicos, del nivel de ocupacin de
los mismos, por eso se afirma que ese
costo es un costo fijo desde el punto de vista dinero empleado
por la empresa.
Conociendo la importancia de calcular correctamente el nmero de
horas disponibles reales de un
tcnico para obtener la tarifa de mano de obra, se mencionan a
continuacin dos escenarios que tienen
efecto sobre la horas disponibles y que deben tenerse en cuenta
a la hora de realizar los clculos.
EL EFECTO DE LOS DESPLAZAMIENTOS
El tiempo de desplazamiento entre unidades de trabajo
geogrficamente distantes hace que se realice
esta pregunta de manera constante: Los tiempos de desplazamiento
son parte de las rdenes de
trabajo o "Tiempo perdido o son tiempo bien empleado"?, Una
respuesta positiva para el primer caso
implica tener menos horas trabajadas y el segundo medir los
tiempos de desplazamiento con el fin de
calcular mejor el tiempo realmente disponible.
Si no se asocian a las rdenes de trabajo entonces disminuye la
disponibilidad del personal y en las
rdenes de trabajo no se consideran como parte de ellas, para
evitar discusiones que no aportan mucho
es necesario partir del hecho de que mientras las personas se
desplazan devengan su salario, por lo
tanto s hacen parte de las rdenes de trabajo.
A continuacin en la Tabla 13 un ejemplo que ilustra cmo se
afecta el factor de utilizacin sin
considerar los desplazamientos (no es lo recomendado).
Nmero de horas estimadas en desplazamientos 29
Nmero de horas reales en desplazamientos 18
Nmero de horas trabajadas 49 18 = 31
Nmero de horas disponibles 108 29 = 79
Factor de utilizacin 31/79 = 0,39
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16
Ntese la influencia de esta decisin que independientemente de la
que se adopte exige que estos
tiempos se midan y se hagan anlisis tales como porcentaje de
tiempo por rdenes de trabajo asignado
a estos trabajos.
EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS
Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la
mano de obra, pero deben afectar el
numerador y el denominador del factor de utilizacin. Tal como lo
muestra el ejemplo de la Tabla 14. Por
lo tanto no constituyen tal mejora.
Estos efectos puede ser necesario incluirlos dependiendo de las
circunstancias de trabajo del tcnico y
de las situaciones que se tendrn en cuenta en el clculo de la
tarifa de mano de obra.
En este artculo se evidenci como el costo de la mano de obra es
no es fijo, como suele calcularse y se
mostr una manera adecuada de distribuir e incluir todos los
costos asociados de posesin de un
tcnico, as como las situaciones que deben tenerse en cuenta a la
hora de determinar las horas
disponibles reales de un tcnico, con el fin de calcular
correctamente la tarifa de mano de mano de obra
de los tcnicos de mantenimiento.
Nmero de horas extras laborales 15
Factor de utilizacin (49 + 15)/(108 + 15) = 0,52
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17
BIBLIOGRAFA
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Soporte y Compaa. Medelln.
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Soporte y Compaa. Medelln.
Prez Jaramillo, C. M. Cmo Planificar un Mantenimiento Eficiente.
Soporte y Compaa. Medelln.
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18
AUTOR
Carlos Mario Prez Jaramillo
Ingeniero mecnico. Especialista en sistemas de informacin.
Especialista en gestin de activos y
gerencia de proyectos. Mster en gestin de proyectos, negocios y
administracin de activos fsicos.
Profesional en RCM2 de Aladon Network. Certificado como Endorsed
assessor y Endorsed trainer of
Institute of Asset Management.
Asesor y consultor de direccin y gerencia de mantenimiento. Ha
desarrollado y apoyado la aplicacin
de modelos de gestin de activos en compaas del sector
alimenticio, de minas, petrolero,
petroqumico, textil, servicios pblicos, entretenimiento y
energtico.
Instructor en RCM, confiabilidad, anlisis de fallas, planeacin y
programacin de mantenimiento,
costos, indicadores de gestin de mantenimiento, anlisis del
costo del ciclo de vida y en el estndar
PAS 55 para la gestin ptima de activos.
Ha trabajado en la divulgacin, capacitacin y aplicacin de RCM2,
gestin de mantenimiento y gestin
de activos en empresas de Ecuador, Per, Espaa, Chile, Argentina,
Cuba, Mxico, Panam, Costa
Rica, El Salvador, Guatemala y Colombia.
