Cómo elaborar un flujo de caja(1).El flujo de caja es un documento o informe financiero que muestra los flujos de ingresos y egresos de efectivo que ha tenido una empresa durante un periodo de tiempo determinado.

Ejemplos de ingresos de efectivo son el cobro de facturas, el rendimiento de inversiones, los préstamos obtenidos, etc.

Ejemplos de egresos de efectivo son el pago de facturas, el pago de impuestos, el pago de sueldos, el pago de préstamos, el pago de intereses, el pago de servicios de electricidad y agua, etc.

La diferencia entre los ingresos y los egresos de efectivo se conoce como saldo, el cual puede ser favorable (cuando los ingresos son mayores que los egresos) o desfavorable (cuando los egresos son mayores que los ingresos).

A diferencia del estado de resultados, el flujo de caja muestra lo que realmente ingresa o sale de “caja”; por ejemplo, registra el pago de una compra, pero no la depreciación de una activo, que implica un gasto, pero no una salida de efectivo.

Además de mostrarnos las entradas y salidas de efectivo, el flujo de caja nos permite saber si la empresa tiene un déficit o un excedente de efectivo, y así, por ejemplo:

determinar cuánto podemos comprar de mercadería. determinar si es posible comprar al contado o es necesario o preferible solicitar

crédito. determinar si es necesario o preferible cobrar al contado o es posible otorgar

créditos. determinar si es posible pagar deudas a su fecha de vencimiento o es necesario pedir

un refinanciamiento o un nuevo financiamiento. determinar si se tiene un excedente de dinero suficiente como para poder invertirlo,

por ejemplo, en la adquisición de nueva maquinaria. determinar si es necesario aumentar el disponible, por ejemplo, para una eventual

oportunidad de inversión.

El flujo de caja proyectado

Para elaborar un flujo de caja debemos contar con la información sobre los ingresos y egresos de efectivo que haya tenido la empresa. Ésta información la obtenemos de la contabilidad que hayamos realizado.

1 1 En línea www.crecenegocios.com/como-elaborar-un-flujo-de-caja/

Pero también es posible elaborar un flujo de caja proyectado (también conocido como presupuesto de efectivo), para lo cual necesitaríamos las proyecciones de los futuros ingresos y egresos de efectivo de la empresa para un periodo de tiempo determinado.

El flujo de caja proyectado o presupuesto de efectivo nos permite:

anticiparnos a un futuro déficit (o falta) de efectivo, y así, por ejemplo, poder tomar la decisión de buscar financiamiento oportunamente.

prever un excedente de efectivo, y así, por ejemplo, poder tomar la decisión de invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria.

establecer una base sólida para sustentar el requerimiento de créditos, por ejemplo, al presentar el flujo de caja proyectado dentro de un plan de negocios.

Veamos a continuación un ejemplo sencillo de cómo elaborar un flujo de caja proyectado:

Una empresa manufacturera cuenta con los siguientes datos:

las proyecciones de ventas son: enero: US$85 000, US$febrero: US$88 000, marzo: US$90 000, abril: US$92 000.

las proyecciones de la compra de insumos son: enero: US$47 000, febrero: US$51 000, marzo: US$50 000, abril: US$52 000.

las ventas se cobran el 40% al contado y el 60% al crédito a 30 días. las compras se pagan el 50% al contado y el 50% al crédito a 30 días. se obtiene un préstamo del banco por US$40 000, el cual se debe pagar en cuotas de

US$5 000 mensuales. los gastos de administración y de ventas corresponden al 20% de las proyecciones

de ventas. las proyecciones del pago de impuestos son: enero: US$3 080, febrero: US$2 710,

marzo: US$3 260, abril: US$2 870.

En primer lugar elaboramos nuestro presupuesto de cuentas por cobrar ya que el total de las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 40% el mes en que se realizan y el 60% restante al mes siguiente, y al elaborar un flujo de caja, tal como hemos mencionado, debemos registrar el efectivo que realmente ingresa a o sale de la empresa:

Presupuesto de cuentas por cobrar

  enero febrero marzo abrilVentas al contado (40%) 34000 35200 36000 36800Ventas al crédito a 30 días (60%)   51000 52800 54000TOTAL 34000 86200 88800 90800

Una vez que hemos elaborado nuestro presupuesto de cuentas por cobrar, pasamos a elabrar nuestro presupuesto de cuentas por pagar, ya que, igualmente, las compras no se pagan el

mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan y el 50% restante al mes siguiente.

Presupuesto de cuentas por pagar

  enero febrero marzo abrilCompras al contado (50%) 23500 25500 25000 26000Compras al crédito (50%)   23500 25500 25000TOTAL 23500 49000 50500 51000

Y, finalmente, asegurándonos de contar con todos los datos necesarios, pasamos a elaborar nuestro flujo de caja proyectado.

Flujo de caja proyectado

  enero febrero marzo abrilINGRESO DE EFECTIVO        Cuentas por cobrar 34000 86200 88800 90800Préstamos 40000      TOTAL INGRESO DE EFECTIVO 74000 86200 88800 90800         EGRESO DE EFECTIVO        Cuentas por pagar 23500 49000 50500 51000Gastos de adm. y de ventas 17000 17600 18000 18400Pago de impuestos 3080 2710 3260 2870TOTAL EGRESO DE EFECTIVO 43580 69310 71760 72270         FLUJO NETO ECONÓMICO 30420 16890 17040 18530Servicio de la deuda 5000 5000 5000 5000FLUJO NETO FINANCIERO 25420 11890 12040 13530

Flujo de Caja Estacional(2).

El primer caso se refiere a un negocio estacional, por lo que se optó por presentar la información de forma mensual durante el primer año de funcionamiento del negocio. Se han asumido diversos supuestos como que sólo se requiere un mes

2 1 En línea www.crecenegocios.com/como-elaborar-un-flujo-de-caja/

para instalar el negocio, lo que implicaría haber coordinado previamente con el propietario del local a alquilar, haber definido y estar seguro de contar con la maquinaria necesaria, y que también se dispondrá oportunamente del personal clave y que se puede entrenar en poco tiempo a otros.

Se proyecta que la demanda será diferente cada mes, tanto porque el negocio irá haciéndose más conocido, como por el factor estacional. Ello puede reflejarse en la frecuencia con que se consume el producto dentro de cada mes, en el precio que se está dispuesto a pagar o que al consumir mayores cantidades por vez, el precio promedio por cliente aumenta.

El flujo de ingresos parte de un número de clientes, una frecuencia de consumo y un precio que van todos en aumento, y se llega al máximo en el pico estacional de la demanda, para después volver a disminuir (otros negocios más conservadores podrían mantener el mismo precio al menos por el primer año). Se trata de un producto de relativo alto consumo y bajo precio, para el cual seguramente la ubicación del local deba ser en una zona de alto tránsito (no todos los negocios requieren necesariamente una ubicación relativamente cara).

Por el lado de los egresos, se debe prever que la mayor demanda se traducirá en mayor producción, para lo cual se requiere una mayor compra de insumos. En el caso se ha planteado que el personal del negocio se incrementa en los momentos picos de la demanda para poder atender eficientemente al público. También se indica que la capacidad de producción se amplía antes de entrar a la estación alta de consumo y continúa creciendo o completando los equipos necesarios.

El negocio descrito en este flujo de caja, indica que si bien se puede ganar un monto interesante en ciertos meses, en otros se está muy cerca del punto de equilibrio. Además el flujo de caja indica que durante los 4 primeros meses (uno de preoperación y los 3 primeros de operación), la utilidad operativa es negativa, por lo que se tendrá que financiar ese faltante acumulado que suma la cantidad de 44.100, lo que equivaldría básicamente a la inversión inicial.

Se indica en el último renglón que los promotores cuentan con recursos propios por 20.000, por lo que el financiamiento solicitado sería de 24.100. Siendo un proyecto de corta maduración y bajo requerimiento de financiamiento, debería tener un mecanismo relativamente muy simple de financiamiento. El caso sirve sí para entender bien ciertos conceptos del flujo de caja que todo promotor debiera tener en cuenta.

Ejemplo de Flujo de caja anual

Un ejemplo mucho más complejo se refiere al segundo flujo de caja preparado, referido a un negocio con un período de inicio de dos años y que requiere continuas reinversiones para llegar a sus objetivos de capacidad de atención y de ingresos esperados. En este caso se plantea que el número de clientes empieza en 32 con una frecuencia de 12 veces al año y se llega a atender a 128 clientes al quinto año con un producto de relativo alto precio. Se trata de un proyecto que requeriría una inversión total cercana a los US$ 2 millones, se llega a tener ingresos operativos por cerca de 3 millones y utilidades antes de impuestos del orden de los 1’3 millones, lo que resulta de restar unos gastos operativos anuales del orden de los 1’7 millones (los costos directos se definieron tomando como supuesto técnico que representaban en promedio un 45% de las ventas).

Lo que también hay que destacar es que tratándose de un proyecto de relativa larga maduración y no queriendo extender demasiado el flujo, se ha colocado al final de éste un valor de rescate o venta del negocio. Generando unas utilidades del orden de US$ 1 millón al año, el posible valor de ese flujo se ha estimado en US$ 5 millones o lo que equivaldría a un atractivo retorno cercano al 20% para el potencial comprador.

Dado estos supuestos, si bien el flujo de caja acumulado permanece negativo por la mayor parte del periodo de reporte debido a las constantes nuevas inversiones, se obtienen utilidades importantes los dos años de operación plena del negocio, las que sumadas al valor de rescate elevan la tasa interna de retorno al 35% anual, nivel adecuado tratándose de la rentabilidad antes de impuestos y gastos financieros. Mientras que el valor actual neto supera los US$ 2 millones; es decir, todo el esfuerzo de realizar este proyecto le representaría una ganancia neta de este monto al equipo promotor (también antes de impuestos).

Refiera todas sus consultas a concursodeproyectos@proinversion.gob.pe para participar en el concurso Invierte Perú. Tome en cuenta que siendo el límite del financiamiento ofrecido por cada proyecto individual de US$ 1 millón, los promotores deberán financiar el resto o asesorarse para lograr un socio o fuente de financiamiento adicional. (Conrado Falco)