Como Hacer La Declaraciòn Trimestral Mintra

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Declaración trimestral de salarios pagados y horas trabajadas

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DECLARACIÓN TRIMESTRAL www.tipsparaempresas.com

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1. ¿Qué es la declaración trimestral de salarios pagados y horas trabajadas?

El decreto Nº 4.248 publicado en gaceta oficial 38.402 de fecha 02 de febrero de 2006 se conforma el Registro Nacional de Empresas y Establecimientos (RNEE) el cual tiene como objetivo consolidar y concentrar los datos, en materia de trabajo y de seguridad social, de todas las empresas o establecimientos del país.

Es por esto que es obligación de toda empresa o establecimiento realizar su declaración de salarios pagados y horas trabajadas cada trimestre posean o no trabajadores.

2. Cuando debo declarar?

La declaración se realiza trimestralmente de la siguiente manera: - El trimestre que inicia en Enero y termina en Marzo se debe declarar en Abril; - El trimestre que inicia en Abril y termina en Junio se debe declarar en Julio; - El trimestre que inicia en Julio y termina en Septiembre se debe declarar en

Octubre; - El trimestre que inicia en Octubre y finaliza en Diciembre se debe declarar en

Enero del siguiente año.

3. Realizando la declaración

- Ingresa en http://www.mintra.gov.ve/

- Has click en “Declaración trimestral”.

http://www.mintra.gov.ve/�


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- Coloca tu usuario y contraseña y presiona Entrar.

- Aparecerá la siguiente pantalla

TU EMPRESA TU RIF


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- Has click en el nombre de tu empresa y aparecerá la siguiente pantalla:

- Presiona Declaración trimestral y luego Nueva declaración

TU EMPRESA

TU EMPRESA


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- Luego introduce el número de NIL de la empresa que vas a declarar y selecciona el trimestre a declarar

- Confirma la información y presiona Continuar.

TU EMPRESA

TU EMPRESA

TU RIF TU EMPRESA


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- En la siguiente pantalla debes comenzar a cargar la información solicitada. Luego de cargar la información presiona Aceptar. NOTA:

Debes tener presente que solo en esta sección debes incluir a los Propietarios y socios activos.

- En la siguiente sección debes declarar los ingresos y egresos del período. Luego de cargar la información presiona Aceptar. NOTA:

los ingresos y egresos de esta sección deben coincidir con los ingresos y egresos reportados en la nómina que ingresaras posteriormente.

TU EMPRESA

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TU RIF

TU RIF


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- En esta sección debes declarar el sueldo mínimo y máximo de acuerdo a la clasificación. Luego de cargar la información presiona Aceptar. NOTA:

Los salarios declarados en esta sección son en base a salario básico.

- Luego pasamos a la sección de Días, horas y jornadas. Aquí debes reportar por cada mes los días laborados por los empleados y obreros, los tipos de jornadas que tienes y la cantidad de horas semanales laboradas.

TU EMPRESA

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TU RIF

TU RIF


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En la misma sección punto 2 declara el número de días laborados durante cada mes, el total de horas extras y el número de jornadas (1, 2 o 3). Luego declara la información referente al beneficio de alimentación y los datos relacionados al responsable de la declaración.

- Luego de presionar Aceptar pasas a la sección de Nómina. Para declarar esta información tienes dos opciones.

o La primera es de forma manual ingresando uno a uno los trabajadores incluidos en la nómina NOTA:

Aquí no debes reportar a los propietarios y socios activos.

TU RIF


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o La segunda es cargando la nómina con archivo, para lo cual debes abrir un bloc de notas por la siguiente ruta: Inicio – Todos los programas – Accesorios – Bloc de notas. Allí como primera línea colocas:

1ER_NOMBRE;2DO_NOMBRE;1ER_APELLIDO;2DO_APELLIDO;NACIONALIDAD;CEDULA;SEXO;FECHA_NACIMIENTO;CARGO;TIPO_TRABAJADOR;FECHA_INGRESO;ESTADO_EMPLEADO;SALARIO

En las siguientes líneas ingresas los datos relacionados con cada trabajador, teniendo presente que:

Nacionalidad: 1=Venezolano / 2=extranjero Sexo: 1=masculino / 2=femenino Tipo_trabajador: 1=empleado / 2=obrero Estado_trabajador: 1=ingresado / 2=egresado

Luego guarda el archivo en formato .txt y procede a cargarlo. Anexo a este manual te envío un archivo modelo para la carga de información.

Una vez cargada toda la nómina procede a imprimir las planillas. Para esto, luego de cargar la nómina, en la misma pantalla, presiona Imprimir planilla allí se abrirá una pantalla con la planilla la cual debes imprimir.

IMPORTANTE: solo debes imprimir las planillas por esta ruta ya que por otras rutas bloqueas la declaración y no podrás corregir luego.

Luego de imprimir la planilla presiona imprimir nómina teniendo presente que esta debe estar en forma horizontal.

Imprime dos juegos de cada planilla.

TU RIF


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- Luego de tener impresa la documentación vuelve a la pantalla de Consulta de declaraciones, selecciona la declaración a presentar y solicita la cita para la presentación de la misma.

Para presentar la declaración debes llevar los dos juegos de las planillas impresas previamente, autorización firmada y sellada a nombre de la persona autorizada para presentar la declaración, copia de la cédula de identidad del representante legal y del autorizado.

4. Tips a considerar al momento de realizar la declaración: - Nº total de trabajadores: El total de trabajadores introducido en la SECCION III –

A. Ocupación específicamente en el total de trabajadores del tercer mes del trimestre debe ser el mismo que genera el Reporte de nómina al final de la página.

- Nº de trabajadores ingresados y egresados: El total de trabajadores ingresados y egresados declarado en la SECCION III - B. Rotación del personal debe ser el mismo que indica el Reporte de nómina al final de la página.

- Sueldos y salarios: Los montos mínimos y máximos introducidos en la SECCION III - C. Remuneraciones mensuales debe coincidir con los sueldos que genera el Reporte de nómina al final de la página.

- Los directores no deben incluirse en el Reporte de nómina

5. Preguntas y respuestas de nuestros lectores - Pregunta:

¿Puedo presentar las declaraciones del año pasado? Respuesta: Puedes realizar la declaración en línea, sin embargo el ministerio del trabajo no las recibe. Mi recomendación es que realicen la declaración e intenten presentarla ya que es preferible tenerla extemporánea que no tenerla.

- Pregunta: Olvidé la clave para ingresar a la página del mintra y realizar la declaración trimestral. ¿Qué puedo hacer para recuperarla? Respuesta: Ingrese a la página del MINTRA. Allí encontrará un sitio donde dice “Declaración trimestral y horas trabajadas”. Ingrese allí y le aparecerá la pagina donde le solicita el usuario y contraseña. Del lado izquierdo de esa pagina dice “Olvidó su contraseña” Haga click allí y coloque todos los datos que le solicitan y le enviaran la contraseña al correo electrónico. Recuerde que el correo electrónico es el que colocó al momento de inscribirse en la página, y el mismo que se coloca en el usuario.


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- Pregunta: En la sección A) OCUPACIÓN Hay un apartado que dice: Propietarios y socios activos: ¿Debo incluirlos? Si debo incluirlos me confunde porque más abajo dice Gerentes y Directores. Aquí son los mismos Gerentes y Directores y propietarios y Socios; si se incluyen ¿en donde los reporto? Respuesta: Puedes incluirlos en uno o en otro pero no en ambas partes. Además recuerda que ellos los incluyes en esta sección pero no en la nomina.

- Pregunta: ¿Tengo trabajadores con Salario Mínimo, si es así no los meto como empleados? Respuesta: Si son empleados con salario mínimo los colocas en “trabajadores con salario mínimo”.

- Pregunta: En la sección B) ROTACIÓN DE PERSONAL, Si en el trimestre que estoy declarando no hubo ingresos ni retiros, ¿que coloco aquí? Respuesta: No colocas nada, dejas las casillas en cero.

- Pregunta: Por ejemplo, si yo ingresé en Abril…. ¿si pongo mi ingreso? Respuesta: Colocas en el mes de Abril 1 ingreso.

- Pregunta: En la sección C) REMUNERACIÓN MENSUAL, aquí me piden que indique el sueldo; ¿debo incluir el sueldo de gerentes y directores (que son los mismos propietarios y socios)? Respuesta: Aquí NO colocas los salarios de gerentes, directores, propietarios y socios.

- Pregunta: En la misma sección de REMUNERACION MENSUAL, por cada mes salen 2 columnas: SUELDO MIN y SUELDO MAX. ¿A qué se refiere esto? Por ejemplo, no sé si coloco por ejemplo EMPLEADOS: el sueldo del que gana salario mínimo en SUELDO MIN y el sueldo del que gana más en SUELDO MAX. Respuesta: Exactamente esa es la forma de hacerlo. En sueldo mínimo el que gana menos y en sueldo máximo el que gana más.


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- Pregunta: A esta declaración debo anexarle la nómina de la empresa, ¿en está nómina debo incluir al Director o Gerente (que a su vez es propietario socio)? El se paga un sueldo mensual. Respuesta: Aquí NO colocas los salarios de gerentes, directores, propietarios y socios.

- Pregunta: ¿Cómo cargo la nómina con archivo? Respuesta: Para eso debes usar un archivo de extensión .txt con todos los datos de los trabajadores. Puedes bajar el archivo que se anexa en el artículo “Cómo cargar la nómina con archivo…” y llenar cada línea con la información de cada trabajador. Si tienes algún error el portal te lo informa cuando estés cargando el archivo, para esto solo tendrás que modificar el archivo y volver a cargarlo.

- Pregunta: ¿Cómo debe estar estructurado el archivo? Respuesta: 1ERNOMBRE;2DONOMBRE;1ERAPELLIDO;2DOAPELLIDO;NACIONALIDAD;CEDULA;SEXO;FECHA_NACIMIENTO;CARGO;TIPO_TRABAJADOR;FECHA_INGRESO;ESTADO_EMPLEADO;SALARIO cada campo debe estar separado por ;

- Pregunta: Estoy cargando el archivo pero el sistema me muestra la siguiente pantalla “Problemas con el archivo, por favor revisa antes de subirlo y vuelve a intentarlo. A continuación le mostramos las líneas con problema”. Cuando le doy aceptar vuelve a salir el mismo mensaje en letras rojas. “Línea Nº 137 en menor la cantidad de columnas es menor a 13 (La línea 137 es la última). Respuesta: Si en la línea 137 tienes datos significa que falta un dato o un “;” sino tienes datos en esta línea debes eliminarla de manera que tu última línea sea la 136 en donde si hay datos.

- Pregunta: ¿En que formato debo colocar el salario del trabajador? Respuesta: Si el salario del trabajador es BsF. 1.250,00 debes colocar 125000 sin puntos ni comas. El sistema automáticamente asume los dos decimales.

- Pregunta: ¿En que formato debo colocar la fecha de nacimiento y de ingreso del trabajador? Respuesta:


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Si el trabajador nació el 23/05/75 debes colocar 23051975. El sistema automáticamente asume las separaciones de día mes y año. De igual manera se coloca la fecha de ingreso.

- Pregunta: Me devolvieron la declaración por tener un error, ¿cómo hago para corregirlo? Respuesta: Ingresa nuevamente al portal y en la sección donde está la opción de Nueva declaración selecciona Consultar declaraciones. Allí selecciona la declaración a corregir y presiona modificar.

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