WORFKFLOW – RENOVACIÓN DE CONTRATOS

¿COMO INICIALIZAR UN PROCESO DE RENOVACION DE CONTRATOS? 1. Para acceder a ASAP siga los siguientes pasos: Ingrese al sitio http://prd-co-se-sdx.sodexoaplicaciones.com/se/ Digite su usuario (A). Digite su contraseña (B). En Licencia de acceso, seleccione la opción Licencia Apoyo (C). En Tipo de autenticación, seleccione la opción que se muestra en la imagen. Y de clic en Login para ingresar (D)

2. Una vez ingrese vaya a la opción Menú (A) y luego vaya al módulo de Workflow, luego a la carpeta proceso y

luego a Inicialización (B). Cuando se visualicen las carpetas seleccione y despliegue por la flecha ► la carpeta P-

SOLICITANTE

PROYECTOS, luego la carpeta PPT-PROPUESTA PRESUPUESTO (C). Una vez visualice el proceso RENOVACIÖN DE

CONTRATOS de doble clic sobre el para iniciar una solicitud (D).

3. Se abrirá una ventana como esta que le indicara que está iniciando un Proceso. De clic en Guardar y Salir para continuar, como se ve en la imagen.

4. Se abrirá una ventana como la siguiente, diligencie los datos (A) y de clic en el icono Incluir (B), para adjuntar los documentos que allí se solicitan.

5. Allí se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.

(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar. (B) Asígnele un Nombre (C) Habilite la opción Dirección de Red y pegue allí el link del FTP donde se encuentra el archivo solicitado (D) De clic en el icono Guardar y Salir para terminar el proceso de cargue.

6. Valide que los datos estén correctos (A), que los archivos estén cargados de forma correcta (B), para terminar seleccione la opción continuar y luego de clic en Ejecutar (C).

7. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

Nota: De acuerdo a la opción seleccionada en el campo MEDIO DE CONTACTO, se habilitara una nueva actividad

para que adjunte los documentos necesarios. En caso de seleccionar las opciones ACERCAMIENTO SODEXO o

ACERCAMIENTO CLIENTE deberá adjuntar el Template. En caso de seleccionar la opción Licitación deberá

adjuntar el Pliego y el Template.

8. Se abrirá una ventana que le pedirá confirmar si desea ejecutar la próxima actividad, de clic en Aceptar para

continuar.

9. Se abrirá una nueva ventana similar a esta para que pueda adjuntar los documentos necesarios. Vaya a la opción Requerimiento y de clic en el icono Incluir para proceder con el cargue (A).

10. Allí se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.

(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar. (B) Asígnele un Nombre (C) Habilite la opción Dirección de Red y pegue allí el link del FTP donde se encuentra el archivo solicitado (D) De clic en el icono Guardar y Salir para terminar el proceso de cargue.

11. Una vez se cargue la ruta del archivo (A), habilite la opción Continuar y luego de clic en el Ejecutar para

continuar con el proceso (B).

12. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

CONTROL INTERNO

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, Valide los datos (A) y luego habilite la pestaña Adjunto para que pueda

visualizar los archivos asociados a la solicitud.

4. Al habilitar esta pestaña aparecerán los documentos adjuntos, seleccione el que requiere (A) y vaya al icono

Visualizar archivo electrónico (B).

5. Una vez valide los campos y los archivos adjuntos, seleccione la opción que más se ajusta a la solicitud y de clic

en Ejecutar (A).

13. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

6. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

JURIDICA

7. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

8. Se abrirá una ventana similar a esta, complete los campos que allí se solicitan (A). luego habilite la opción

Continuar y de clic en el icono Ejecutar para continuar (B).

9. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

SOLICITANTE

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, complete los campos que allí le solicitan (A). Vaya a la opción

Requerimiento para que pueda incluir los documentos que allí le solicitan, ubique el icono Incluir y de clic sobre

él (B).

4. Allí se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.

(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar. (B) Asígnele un Nombre (C) Habilite la opción Dirección de Red y pegue allí el link del FTP donde se encuentra el archivo solicitado (D) De clic en el icono Guardar y Salir para terminar el proceso de cargue.

5. Repita el proceso para cargar el otro documento que se solicita, y una vez se carguen las rutas de los archivos

(A), habilite la opción Continuar y luego de clic en el Ejecutar para continuar con el proceso (B).

6. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

DIRECTOR DE SEGMENTO

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, verifique los datos y seleccione la

opción Continuar y luego de clic en Ejecutar (A).

4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

CONTROL FINANCIERO

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, Verifique los datos y seleccione una

opción para continuar (A). Una vez seleccionada de clic en Ejecutar (B).

4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

NOTA: En caso de que se seleccione la opción AJUSTAR PRESUPUESTO, el proceso llegara al solicitante para que

realice los ajustes correspondientes y se vuelva a enviar el proceso. En caso de seleccionar la opción

PRESUPUESTO APROBADO, el proceso continuara su flujo.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

SOLICITANTE (Solo en caso de solicitar ajustes)

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, modifique los datos que sean necesarios (A) y luego vaya a la opción Requerimiento y de clic en el icono Incluir (B)

4. Allí se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.

(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar. (B) Asígnele un Nombre (C) Habilite la opción Dirección de Red y pegue allí el link del FTP donde se encuentra el archivo solicitado (D) De clic en el icono Guardar y Salir para terminar el proceso de cargue.

5. Una vez se cargue la ruta del archivo (A), habilite la opción Continuar y luego de clic en el Ejecutar para continuar con el proceso (B).

6. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

CONTROL FINANCIERO

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, Verifique los datos y seleccione una

opción para continuar (A). Una vez seleccionada de clic en Ejecutar (B).

4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

CESAM

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, valide la información y realice el proceso de cargue del

documento/archivo que evidencia la validación realizada por CESAM. Vaya a la opción Requerimiento y luego de

clic en el icono Incluir (A)

4. Allí se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.

(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar. (B) Asígnele un Nombre (C) Habilite la opción Dirección de Red y pegue allí el link del FTP donde se encuentra el archivo solicitado (D) De clic en el icono Guardar y Salir para terminar el proceso de cargue.

5. Una vez se cargue la ruta del archivo (A), habilite la opción que se adecue al caso y luego de clic en Ejecutar (B).

6. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

Nota: En caso que CESAM rechace el proceso, este regresará al solicitante para que realice ajustes en el mismo,

en ese caso volverá a pasar por aprobación de Control Financiera y nuevamente por CESAM. En caso de aprobarse

el presupuesto, el proceso continuara su flujo.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

JURÍDICA

7. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

2. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, valide los campos de la solicitud y

luego diríjase a la parte inferior de la ventana en la opción Requerimiento para que pueda adjuntar el documento

que allí se solicita. De clic en el icono Incluir para continuar (A).

3. Allí se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.

(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar. (B) Asígnele un Nombre (C) Habilite la opción Dirección de Red y pegue allí el link del FTP donde se encuentra el archivo solicitado (D) De clic en el icono Guardar y Salir para terminar el proceso de cargue

4. Una vez se adjunte el documento (A), seleccione la opción Continuar y luego de clic en Ejecutar para continuar

el proceso (B).

5. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

SOLICITANTE

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, complete la información que allí se

solicita (A) luego seleccione la opción Continuar y luego Ejecutar para continuar (B).

4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

5. Luego aparecerá la siguiente ventana que permitirá ejecutar la siguiente actividad, haga clic en Aceptar para

continuar.

6. Se abrirá una ventana similar a esta donde encontrara tres opciones para registrar la respuesta del cliente. Si

se habilita la opción RECHAZADA el proceso finalizara. Si se selecciona la opción ACEPTACIÓN TOTAL el proceso

continuara y se habilitara la opción para que se confirme el presupuesto y final y se cierre el proceso. Si se habilita

la opción ACEPTACIÓN PARCIAL, el proceso regresara para que se puedan realizar nuevos ajustes al proceso.

7. Una vez seleccionada la opción que refleja la respuesta del cliente (A), seleccione la opción Continuar y luego

de clic en Ejecutar para continuar (B).

8. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

SOLICITANTE (solo en caso de Aceptación Parcial)

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, revise la actividad que debe realizar, complete la información que allí se

solicita (A) luego vaya a la opción Requerimiento y habilite el icono Incluir para que pueda adjuntar el

documento allí solicitado (B).

4. Allí se abrirá una ventana para iniciar el proceso de cargue del documento. Complete los datos que allí le solicitan.

(A) Asígnele un Identificador al documento que va a adjuntar. (B) Asígnele un Nombre (C) Habilite la opción Dirección de Red y pegue allí el link del FTP donde se encuentra el archivo solicitado (D) De clic en el icono Guardar y Salir para terminar el proceso de cargue

5. Una vez se completen los campos (A), y el documento se haya adjuntado de forma correcta (B), seleccione la

opción Continuar y luego de clic en Ejecutar (C).

6. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha realizado correctamente. De clic en

Aceptar.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

DIRECTOR DE SEGMENTO

1. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

2. Se abrirá una ventana similar a esta, revise los campos y luego seleccione la opción que más se ajusta al caso

(A), una vez seleccionado de clic en Ejecutar para continuar el proceso (B).

3. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha ejecutado correctamente. De clic en

Aceptar, para continuar.

Nota: Si en el campo CONDICIONES INICIALES CESAM, se indica que las condiciones iniciales del proceso cambian,

se solicitara nuevamente aprobación de Control Financiero y de CESAM. En caso de no afectar las condiciones

iniciales se continúa el proceso.

1. Recibirá un correo indicando que ahora tiene un proceso para ejecutar, tal como se muestra en la imagen.

SOLICITANTE

2. Para ejecutar los procesos pendientes, diríjase al panel izquierdo y en la parte inferior de la página haga clic en

Tareas Pendientes (A), luego seleccione la opción Workflow (B) y Vaya a la opción Ejecución de actividades y

seleccione el proceso que va a ejecutar (C) al lado derecho de la pantalla, aparecerán las solicitudes de este

proceso pendientes por ejecutar, seleccione la solicitud que requiere y de doble clic sobre el para abrirlo y

continuar el proceso (D).

3. Se abrirá una ventana similar a esta, valide la información, habilite la opción Continuar y luego de clic en

Ejecutar (A).

4. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha ejecutado correctamente. De clic en

Aceptar, para continuar

5. Luego aparecerá la siguiente ventana que permitirá ejecutar la siguiente actividad, haga clic en Aceptar para

continuar.

6. Se abrirá una ventana similar a esta, registre la Respuesta del cliente (A) y habilite la opción Continuar y luego

de clic en Ejecutar.

7. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que la actividad se ha ejecutado correctamente. De clic en

Aceptar, para continuar

8. Luego aparecerá la siguiente ventana que permitirá ejecutar la siguiente actividad, haga clic en Aceptar para

continuar.

9. Se abrirá una ventana similar a esta, seleccione la opción PRESUPUESTO ACTUALIZADO EN FTP y luego de clic

en Ejecutar (A).

10. Inmediatamente aparecerá un aviso que le indica que el proceso se ha ejecutado correctamente. De clic en

Aceptar, para finalizar.