Conoce cómo usar el IVA que anticipan tus clientes para financiar tu negocio

Descubre qué modalidad de IVA te conviene según tu actividad

Aprende a reflejar correctamente el IVA en tu contabilidad

Cómo optimizar tu contabilidad para ahorrar en la declaración del IVA

Índice

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Cómo optimizar tu contabilidad para ahorrar en la declaración del IVA

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1. Introducción2. Simples recaudadoras3. Gestión eficiente del impuesto4. Distintas modalidades5. Cómo se refleja en tu contabilidad6. Los cinco consejos del experto contable7. Conclusiones

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Introducción

El IVA es un impuesto neutro para las empresas, es decir, no les supone ni un ingreso ni un gasto puesto que recae únicamente sobre el consumidor final. No obstante, las compañías pueden beneficiarse de él si lo utilizan como una forma de financiación. Para ello es esencial, primero, que conozcan la legislación tributaria de cara a saber qué procedimientos se adecúan mejor a su situación actual y, segundo, que manejen herramientas que les ayuden a tener muy controlado y visible el estado de su tesorería.

1. Las empresas actúan como meras recaudadoras, cobrando a los clientes el IVA por los bienes que les ofrecen.

2. Es posible utilizar el IVA que anticipan tus clientes como un medio de financiación de tu compañía.

3. Existen varias modalidades de IVA y puedes acogerte a la que más te convenga, según tu actividad y circunstancias.

4. El IVA debe reflejarse correctamente en tu contabilidad para que puedas hacer frente a la liquidación.

5. Los expertos contables pueden asesorarte para optimizar tu contabilidad y sacar mayor beneficio al impuesto.

El IVA que tus clientes te “anticipan” constituye una inyección de liquidez que puedes manejar para optimizar los flujos de tesorería de tu negocio

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El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que recae sobre el consumidor. En este sentido, las empresas actúan como simples recaudadoras para Hacienda, cobrando a sus clientes el IVA por los bienes y servicios que les ofrecen, para después ingresarlo a la Agencia Tributaria.

1. Simples recaudadoras

No obstante, las compañías también pagan IVA por los productos que adquieren y que son necesarios para el ejercicio de su actividad. Este IVA les será devuelto o compensado por la Administración. El objetivo es que las empresas no paguen ningún tipo de IVA por el desempeño de su actividad, excepto el que genera su propio negocio.

En la declaración del IVA, por tanto, las compañías restarán este último tipo del impuesto, o IVA soportado, al primero, el IVA devengado o repercutido. Si el resultado es positivo, significará que ha devengado más IVA del que ha pagado, por lo que deberá ingresar ese dinero a Hacienda. Si es negativo, el empresario habrá soportado más IVA del que ha repercutido, por lo que podrá solicitar la devolución o que se le compense en futuros ejercicios.

¿IVA devengado? Conoce lo que significa este y otros términos en el Diccionario Empresarial de Sage.

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2. Gestión eficiente del impuesto

Por todo esto, el concepto de ahorro de IVA es muy relativo, en tanto en cuanto no son las empresas quienes lo pagan, solamente las que lo liquidan. La problemática a la que se enfrentan muchas pymes y autónomos no viene dada por la cuantía del impuesto, que es neutro para ellas, sino porque utilizan el IVA repercutido como un medio de financiación.

Imaginemos que una empresa emite una factura por un importe de 1.210 euros. En lugar de diferenciar la parte que realmente constituye un ingreso (1.000 euros) de la que corresponde al impuesto (210 euros), esa compañía considera la totalidad de la factura como un ingreso y la utiliza, por ejemplo, para amortizar un préstamo. Cuando tenga que efectuar la liquidación del IVA, puede encontrarse con dificultades si no dispone en su tesorería de esos 210 euros que debe pagar a la Agencia Tributaria.

¿Significa esto que el empresario debe apartar el importe correspondiente al impuesto que cobra a sus clientes para así evitar esos imprevistos? Definitivamente no. El IVA que tus clientes te “anticipan” constituye una inyección de liquidez que puedes manejar para optimizar los flujos de tesorería de tu negocio.

En la declaración, las compañías restarán el IVA que han pagado o soportado al que han cobrado o repecurtido

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En este sentido, resulta fundamental contar con una herramienta que te permita controlar en cualquier momento el saldo de la liquidación, para anteponerte y evitar los temidos sustos de las liquidaciones.

Por tanto, más que hablar de ahorro, habría que hacerlo de gestión eficiente del IVA. Para lograr esto es fundamental, primero, determinar qué modalidad de liquidación es la que más te conviene y, segundo, tener siempre visible y controlado el estado de tu tesorería.

Resulta esencial mantener una contabilidad o, al menos, un registro de ingresos y gastos actualizado, para poder anticiparte

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3. Distintas modalidades

En el Impuesto sobre el Valor Añadido existe un régimen general, que es obligatorio, y varios regímenes especiales, a los que pueden acogerse voluntariamente los sujetos pasivos, siempre y cuando cumplan las condiciones establecidas por la legislación tributaria.Régimen general

Es el que se aplica a todas las personas jurídicas que no hayan solicitado alguno de los especiales. La declaración se realiza cada tres meses presentando el formulario 303 o modelo de autoliquidación del IVA.

Régimen simplificado

Pueden acogerse a él los autónomos. Les permite pagar una cuota mínima de IVA anual, que es independiente de las ventas o compras realizadas, pues se calcula aplicando unos módulos propios a cada actividad.

Régimen de estimación directa

Para autónomos que superen los límites de facturación estipulados para el régimen simplificado o que hayan renunciado a este. Está sujeto a la normativa que regula el impuesto de sociedades, es decir, se calcula el rendimiento restando los ingresos y los gastos deducibles y se le aplican los beneficios fiscales previstos para empresas de dimensión reducida.

Conoce cómo funciona el impuesto y cuáles son las diferentes modalidades para elegir la que mejor se adecué a tu negocio

Con devolución mensual

Pueden solicitarla los sujetos pasivos que no tributen por el régimen simplificado. Su principal ventaja es que permite a las compañías recibir la devolución del saldo de IVA a su favor cada mes, en lugar de esperar al último trimestre del ejercicio.

Además, hay distintas variaciones a las que pueden acogerse las empresas

Con criterio de caja

Es voluntaria para aquellas empresas y autónomos que tributen por el régimen general y que facturen menos de dos millones de euros al año. Al acogerse a él, los sujetos pasivos no tendrán que adelantar a Hacienda el IVA de las facturas hasta que no sean cobradas, pero tampoco podrán desgravar el impuesto de las que aún no hayan pagado.

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4. Cómo se refleja en tu contabilidad

Como las compras que realizas soportan un IVA, deberás incluirlo en tu libro de contabilidad, pero no en el apartado de “Compras”. Al tratarse de un gasto deducible, tendrá que aparecer en la cuenta de activo, pues supone un derecho de cobro. El Plan General de Contabilidad incluye una cuenta de activo denominada “HP (Hacienda Pública) IVA soportado”.

Igualmente, cada vez que vendes un producto o servicio, cobras un porcentaje en concepto de IVA. No obstante, no se trata de un ingreso sino de una deuda con la Agencia Tributaria, por lo que se incluirá en una cuenta de pasivo: “HP IVA repercutido”.

También hay que declarar el IVA de autoconsumo de existencia, en el caso de los autónomos. Este IVA se soporta sobre el precio de coste o de compra de las mercancías de la compañía que el empresario dedique a su propio consumo. Se contabiliza en la cuenta de activo porque supone un derecho de cobro.

¿Tienes dudas sobre el Impuesto sobre el Valor Añadido? Descarga gratis la guía Qué es el IVA

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5. Los cinco consejos del experto contable

Conoce cómo funciona el impuesto y cuáles son las diferentes modalidades y variaciones a las que puedes acogerte. Así podrás elegir la que mejor se adecúe a las características de tu negocio.

Veámoslo con un ejemplo. Una empresa que tributa según el régimen general de IVA y que acabe de comenzar su actividad va a tener que hacer frente a muchos gastos y generará pocos ingresos. Desde el punto de vista de la tesorería, esto significa que está adelantando financiación a sus proveedores.

En este caso, debería considerar la posibilidad de acogerse adicionalmente al régimen especial de devolución mensual para, de este modo, conseguir que Hacienda le devuelva el impuesto cada 30 días en lugar de cada 90, con la consiguiente mejora de su salud financiera.

Infórmate sobre los requisitos formales de cada modalidad, de manera que evites sanciones y puedas valorar el beneficio o coste real que van a suponer para tu negocio.

Retomando el ejemplo anterior, debido a la carga adicional de trabajo que implica el envío de la información cada 30 días, a una empresa solo le compensará solicitar la devolución mensual si tiene periódicamente saldo de impuesto a su favor, como aquellas de nueva creación o las que facturan a un tipo de IVA reducido mientras que soportan mayoritariamente el tipo general.

Para llevar a cabo esta tarea, pueden ayudarte herramientas de control de los procesos contables como ContaPlus Flex que te permiten presentar directamente el modelo 303. Estos programas recogen toda la información relativa a las facturas que hayas ido introduciendo para rellenar la autoliquidación de forma automática.

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Recuerda siempre la regla básica: anticipación, anticipación y anticipación.

Para ello es esencial mantener una contabilidad o, al menos, un registro de ingresos y gastos actualizado.

Muchas soluciones de gestión empresarial única, como Sage Murano automatizan los procesos de generación de asientos de las facturas de compras y ventas. De esta forma, puedes generar en cualquier momento una declaración de IVA virtual que te permita comprobar el estado de la liquidación antes de que esta se realice de manera oficial. Esto hará posible que tomes las decisiones adecuadas para tu negocio, como por ejemplo, adelantar o retrasar gastos para que entren o no en la liquidación, jugar con los vencimientos…

3.

Agiliza la entrega de la documentación, estableciendo procedimientos que te permitan entregar la información necesaria con la mayor rapidez y el menor coste.

Usar facturas electrónicas, por ejemplo, reduce notablemente los costes de emisión y archivo, al tiempo que facilita su localización, consulta, cálculo y presentación.

Si además utilizas los servicios de una asesoría o despacho profesional, no esperes al último momento para entregar la documentación. Evitarás errores y, lo que es más importante, sacarás mayor partido al valor que el asesor puede proporcionar a tu empresa.

4.

Aprovecha las ventajas de la e-Administración para realizar la presentación por vía telemática y llevar a cabo la liquidación a través de la banca electrónica.

Desde la página web de la Agencia Tributaria, puedes confeccionar y presentar los distintos modelos de autoliquidación. De esta forma, te resultará más fácil cumplimentarlo y evitarás desplazarte hasta las oficinas físicas. Además, el sitio online te permite utilizar datos de declaraciones ya presentadas o consultar tus liquidaciones anteriores. También puedes adjuntar documentación complementaria, que se registra oficialmente en el mismo momento en que la subes a la página.

Actualmente tampoco es necesario que acudas a tu banco para saldar el impuesto. Puedes hacerlo online una vez que hayas presentado la liquidación en la web de la Agencia Tributaria.

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Conclusiones

Desde el punto de vista de la empresa, el IVA es un impuesto neutro. Aun así, y dado que tiene un impacto sobre la tesorería de tu negocio, es necesario contar con herramientas que te ayuden a anticipar posibles problemas de liquidez.

A pesar de que es complejo ahorrar en un impuesto como este, sí es posible optimizar los costes que implica su gestión. Disponer de soluciones de gestión que automaticen los procesos de tu empresa, faciliten la comunicación con tu asesor o, simplemente, agilicen la relación con las administraciones públicas, nos ayuda también –de forma indirecta– a pagar menos IVA.

Resulta vital conocer la legislación y contar con soluciones siempre actualizadas. Esto además te va a permitir aprovechar todas las oportunidades y anticipar riesgos para tu negocio al hacer posible que te beneficies, por ejemplo, de tipos de IVA más reducidos o de exenciones en operaciones con terceros países.

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