¿Como organizar una reunión de Trabajo ?

1. Definir el objetivo de la

reunión:

Lo primero que hay que

hacer es saber qué es lo

que se quiere conseguir y

qué carácter va a tener

(informativo, ejecutivo,

proposicional…).

2. Conocer el ambiente:

Si no quieres encontrarte

con una bomba emocional

encima de la mesa

deberías de hablar con las

personas claves y sondear

sobre los temas

profesionales y personales

pertinentes a tratar.

3. Diseñar el orden del día:

Aprovechando la

información recogida en

el paso anterior ya se está

en condiciones de

elaborar un orden del día.

Recuerda un último punto

de ruegos y preguntas.

4. Reservar el espacio:

Es muy importante

asegurarse de que se va a

tener disponibilidad de un

espacio apto para una

reunión, sin que haya

interrupciones, y que

tenga todo lo necesario

para el buen desarrollo de

la misma.

5. Convocatoria: No eligas nunca la primera hora de la mañana

ni hagas reuniones después de comer. Envía

la convocatoria con el orden del día con

tiempo suficiente para que los asistentes

puedan preparar los puntos a tratar, y puedan

reorganizar su agenda. Especifica la duración

de la reunión y sé riguroso con el tiempo

cuando se esté desarrollando.

Todas las reuniones: son por definición,

políticas, pero si además se van a tomar

decisiones, o se va a llegar a acuerdos,

entonces hay que llegar a la reunión con las

cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo

peor que puede pasar en una reunión con

intereses enfrentados es abrir el melón encima

de la mesa.

REUNIONES

EQUIPOS DE TRABAJO

E. A.G.

2º Medios

FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

LA REUNIÓN DE EQUIPO

FASES DE LA REUNIÓN

ANTES PROGRAMAR

AL INICIO

DURANTE

AL FINAL

MOTIVAR

CONDUCIR

EVALUAR

DESPUES GESTIONAR

FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

ANTES DE LA REUNIÓN

Clarificar el propósito Invitar a los participantes

Fijar agenda: inicio y fin Elegir los procedimientos

Enviar la agenda Preparar sala y materiales

PROGRAMAR

2º Medios

E.A.G.

FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

AL INICIO DE LA REUNIÓN

Acoger y descongelar Revisar la agenda

Fijar las normas y reglas Distribuir el tiempo

Clarificar, asignar roles Abrir la conversación

MOTIVAR

2º Medios

E.A.G.

FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

DURANTE LA REUNIÓN

Cuidar el clima Mantener el foco

Cubrir la agenda a tiempo Administrar la participación

Facilitar la acción Revisar las decisiones

CONDUCIR

2º Medios

E.A.G.

FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

AL FINAL DE LA REUNIÓN

Resumir las decisiones Acordar actividades y tareas

Esbozar la proxima reunión Evaluar la reunión

Agradecer la participación

EVALUAR

2º Medios

E.A.G.

FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

DESPUES DE LA REUNIÓN

Escribir y enviar el acta Archivar agenda y acta

Controlar los compromisos Apoyar la ejecución de la tarea

Recibir pre-programación Preparar la proxima reunión

GESTIONAR

2º Medios

E.A.G.

FORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

CALIDAD DE LA REUNIÓN

Los participantes perciben una reunión efectiva

cuando :

Todos los integrantes han sido involucrados

Hay una conducción

El propósito es claro y ha sido alcanzado

Sólo dedica la cantidad de tiempo requerido

2º Medios

E.A.G.

Actividad

Objetivo:

En grupos de 3 a 5 personas hacer un trabajo

en quipo, sobre como podemos ayudar a los

damnificados del terremoto.

1.1 Objetivo Objetivo:

Ayudar a los damnificados del terremoto

Obra:

De carácter social

2.1 Ambiente Personas que participan en la reunión.

‘Todas aquellas involucradas en la toma de

decision’.

Director

Inspector

Paradocentes

Profesores

Alumnos

3.1 Orden del día

Enviar e-mail citando a reunión a todas las personas anteriormente mencionadas, de preferencia en la mañana:

Tema (s) a tratar

Hora de comienzo

Coffebreak

Hora de termino

Sugerencias y consultas en general

Varios

4.1 Sala de reunión Sala adecuada para la cantidad de participantes

Carpeta con material

Data Show

Sistema de amplificación

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