Cómo Prepararse Para Una Reunión

8/11/2019 Cmo Prepararse Para Una Reunin

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Cmo prepararse para una reuninLlamar a una reuninHay un nmero de maneras que usted puede llamar o ser llamado a una reunin. Algunasreuniones son anunciadas por e-mail, y otros se publican en los tablones de anuncios. Siuna reunin se anunci a finales de otra reunin, es importante emitir un recordatorio. Un

recordatorio tambin puede venir en forma de un e-mail o aviso. Anuncios verbales orecordatorios siempre deben estar respaldados por documentado queridos. La fecha, lugar,hora, duracin y propsito de la reunin deben ser incluidos. Es tambin importante indicarexactamente que se espera que asistan, y quin no lo es. Si usted est pensando en asignara alguien para asumir un cierto papel, hacer contacto personal con esa persona parainformarles de su deber.Muestra E-mail:A: [email protected]: [email protected]; [email protected]; [email protected]: [email protected]: ReuninHola a todos,Vamos a tener una reunin el prximo viernes de 2:00 PM-4: 00 pm, en la Sala 3.Se espera que todos los supervisores a asistir. El propsito de la reunin es discutir la

prxima temporada turstica. Como usted probablemente ha odo hablar, esto podra ser latemporada ms concurrida hasta la fecha. Ya hay veinte viajes en autobs reservado deJapn, y quince recorridos a pie reservado de Amrica del Norte.Tambin esperamos giras Corea y Australia a finales del verano. Complacer hacerarreglos para que otros miembros del personal comprendan sus funciones durante lareunin.Gracias,PierreAviso de la muestra:REUNINLugar: Sala 3FECHA: Viernes, 05 de mayoHORA: 2:00 PM-4: 00 pmSlo Supervisores: PARAASUNTO: Temporada TursticaLa asistencia es obligatoriaEscribir un programaA fin de mantener la reunin en la tarea y en el tiempo establecido, es importante contarcon un orden del da. El orden del da debe indicar el orden de los temas y una cantidadestimada de tiempo para cada artculo. Si ms de una persona va a hablar durante lareunin, el orden del da debe indicar que a su vez es "tener el suelo". En algunos casos,puede ser til para reenviar la orden del da a los asistentes antes de la reunin. La genteser ms probable que participen en una reunin, pidiendo preguntas o ofrecerretroalimentacin, si saben lo que va a ser cubierto.Agenda de la muestra:

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1Bienvenida, Introduccin: Pierre y Stella (5 minutos)2Minutos de la reunin anterior: Jane (10 minutos)3Japn Tours: Pierre (15 minutos)4NA Tours: Pierre (15 minutos)5Tours de Corea: Pierre (15 minutos)

6Rutas Australia: Pierre (si el tiempo lo permite 10 minutos)7Comentarios del ao pasado: Todo el mundo (15 minutos)8Vote en comida campestre del personal: Todo el mundo (15 minutos)9Preguntas observaciones / Avisos / Cierre: Todos (5 minutos)Asignacin de funcionesLa persona encargada de la convocatoria y celebracin de una reunin podr decidir

asignar determinadas funciones a otros miembros del personal. Alguien puede ser llamadopara que levante acta, a alguien se le puede pedir que hacer rollo llamar, y alguien se lepuede pedir para hablar sobre un tema determinado. Esto debe hacerse ya sea en persona,o en un correo electrnico.Sample Pedir Personal:Pierre:Hola Jane, recibiste el e-mail acerca de la reunin de la semana que viene?Jane:S, voy a estar all.Pierre: Great. Me gustara poner a cargo de revisar las actas de la ltima reunin paranosotros.Jane:Claro, yo puedo hacer eso. Creo que es una copia de las actas en mi archivo.Pierre: Gracias, tendr diez minutos para recordarnos de lo que discutimos la ltimareunin. Esta voluntadser bueno para Stella escuchar. Stella ser el nuevo coordinador de giras privado.Muestra E-mail:A: [email protected]: [email protected]: MinutosHola Jane,Yo slo quera asegurarse de que estara disponible revisar minuto del mes pasado y

presentarlos en viernes reunin. Tenemos un nuevo miembro del personal de unirse anosotros, as que me gustara que le diera la oportunidad de ver que las cosas han ido desdela ltima reunin.Si tiene alguna duda sobre esto, que me haga saber.Gracias,Pierre

Pgina 3La apertura de una reuninCharlaYa sea que usted est llevando a cabo la reunin o asistir a la reunin es de buenaeducacin hacer una pequea charla mientras espere a la reunin para comenzar. Usteddebe discutir cosas no relacionadas con la reunin, tales como tiempo, la familia o losplanes de fin de semana.Dilogo de ejemplo:


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Pierre:Hola Thomas. Cmo ests?Thomas:Grandes gracias, y usted?Pierre:Bueno, estoy bien ahora que el buen tiempo ha llegado finalmente.Thomas:S lo que quieres decir. Pens invierno nunca iba a terminar.Pierre:Han desempolvado sus palos de golf todava?

Thomas:Es gracioso que lo preguntes. Voy a salir con mi hermano-en-ley para la primeraronda de la aos el sbado.BienvenidaUna vez que todo el mundo ha llegado, el Presidente, o quien est a cargo de la reunindebe formalmente la bienvenida a todos los participantes y agradecer a los asistentes porvenir. Bueno, ya que todo el mundo est aqu, hay que empezar.

Hola a todos. Gracias por venir hoy. Creo que vamos a empezar ahora. En primer lugar me gustara dar la bienvenida a todosustedes. Gracias a todos por venir en tan poco tiempo.

Telo agradezco a todos por asistir hoy. Tenemos mucho que cubrir hoy en da, as que realmente deberamos empezar.Recepcin de la muestra:Pierre:Creo que vamos a empezar ahora. En primer lugar me gustara dar la bienvenida atodos ustedes y gracias a todos por venir, sobre todo en tan poco tiempo. S que ests muyocupada y es difcil tomar tiempo fuera de sus tareas diarias para reuniones.IntroduccionesSi alguien en la reunin es nuevo en el grupo, o si hay un invitado especial, este es elmomento en que presentaciones deben hacerse. La persona a cargo de la reunin sepresentar la nueva persona, o pedir a la persona que l o ella presentar. Me gustara tomar un momento para presentar nuestra nueva coordinadora tour.

S que la mayora de ustedes, pero hay algunas caras desconocidas. Stella, le gustara levantarse y presentarse?

Hola a todos. Soy Judy Strauss. Voy a estar actuando como ayudante de Amandamientras que Nancy se encuentra en licencia de maternidad.Roll Call / DisculpasSi la reunin es un grupo pequeo, es probablemente innecesario tomar asistencia en vozalta. La persona que est dando los minutos sabr a todos personalmente y puede indicarque est presente y que est ausente. En una reunin ms amplia, puede ser necesario elenvo de alrededor de una hoja de asistencia o llamar nombres. Si una figura importanteest ausente, puede ser necesario que el presidente se disculpara por su

Pgina 4o su ausencia y ofrecen una breve explicacin. Parece que todo el mundo est aqu hoy. Si usted nota cualquier falta, por favor, deje que Jane sabe lo que puede hacer una nota deello. Lamentablemente, Ken no puede unirse a nosotros hoy. Se le ha llamado en viaje denegocios Mike estar de pie para que levante acta de hoy, ya que Lisa est en casa con la gripe.


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ObjetivosAlgunas personas que tienen reuniones prefieren distribuir copias de la agenda, y otros a

publicar un copia grande en una pared, o el uso de un retroproyector. No importa elformato que se use, los asistentes debe ser capaz de seguir el programa a medida queavanza la reunin. Antes de comenzar el primer punto principal en el orden del da, el

orador deber proporcionar un breve resumen verbal de los objetivos.Muestra Introduccin a la orden del da:Pierre:Como todos ustedes pueden ver aqu en el orden del da se hablar principalmentesobre el prximo turista temporada. En primer lugar hablaremos de los grupos que vendrndesde Japn. Despus de eso vamos a discutir laTours de Amrica del Norte, seguido por las visitas de Corea. Si el tiempo lo permitetambin vamos a discutir laGiras australianas que se reservan para principios de septiembre. A continuacin, voy asolicitar alguna informacinDe todo esto sobre visitas del ao pasado y donde crees que podemos mejorar. Y, porltimo, vamos aque la votacin sobre dnde y cundo tener este ao el personal de picnic.Siguiendo el orden del daTomando el ActaCualquier persona, incluido usted, puede ser asignado para que levante acta de unareunin. A menudo, una persona que es que no participan en la reunin sern llamados aser el de Actas. Antes de una reunin de la de Actas debe revisar lo siguiente: El acta de la reunin anterior

Todos los nombres de los asistentes (si es posible) Los temas de la agenda

Tambin ayuda a crear un esquema antes de ir a la reunin. Un esquema debe incluir elsiguiendo: Un ttulo para la reunin El lugar de la reunin Un espacio en blanco para escribir el tiempo de la reunin comenz y termin

El nombre de la presidenta Una lista de asistentes que se puede comprobar fuera (o una lista en blanco para que los

asistentes a firmar) Un punto blanco para las asistentes que llegan tarde o salen tempranoMinutos Esquema de muestra:Reunin del SupervisorViernes, 05 de mayoHabitacin 3

Pgina 5Inicio: ________ acabado: ________Presidente: PierreAsistentes:1._________2._________3._________


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4._________5._________Late llegar: _________A principios de partir: ________El redactor de actas puede utilizar un lpiz y papel o en una computadora porttil y no

necesita incluir todos los palabra que se habla. Es necesario incluir los puntos importantesy los votos y resultados. Indicando quien dijo que tambin es necesario, por lo que elredactor de actas debe asegurarse de conocer la nombres de los asistentes. Si no puederecordar el nombre de alguien, tomar una breve nota de su asiento situar y conocer sunombre despus de la reunin. Un redactor de actas debe escribir los minutosinmediatamente despus de la reunin para que no se olvide nada.Observando el TiempoUna de las cosas ms difciles acerca de la celebracin de una reunin eficaz es mantenersedentro de los lmites de tiempo.Un buen programa delinear el tiempo que cada elemento debe tomar. Un buen presidentehar suEs mejor quedarse dentro de los lmites. Estas son algunas de las expresiones que se

pueden utilizar para mantener la reuninque fluye al ritmo adecuado. Creo que hemos pasado suficiente tiempo en este tema. Nos estamos quedando cortos de tiempo, as que vamos a seguir adelante. Nos estamos quedando atrasados, por lo que tendremos que saltar al siguiente elemento.

Slo dispondrn de quince minutos para el final y no hay queda mucho por recorrer.

Si no nos movemos, vamos a correr a la derecha en el almuerzo. Hemos pasado demasiado tiempo en este tema, as que lo dejaremos por ahora.

Vamos a tener que volver a este en un momento posterior.

Podramos pasar todo el da discutiendo esto, pero tenemos que l legar a la siguienteopcin.Recuperar FocusEs fcil de conseguir fuera de tema cuando llegue a un cierto nmero de personas en lamisma habitacin. Es el presidente deRESPONSABILIDAD mantener la discusin enfocada. Estas son algunas de lasexpresiones de mantener la reunin centradaen los elementos que aparecen en el orden del da. Quedmonos con la tarea en cuestin, de acuerdo? Creo que nosestamos dirigiendo fuera de tema un poco con esto. Me temo que nos hemos desviado del tema en cuestin.

Se puede discutir esto entre ustedesen otro momento. Hemos perdido de vista el punto aqu. Este asunto no est en la agenda de hoy.

Vamos a guardar esta para otra reunin. Volviendo al punto 5 ... Ahora, dnde estbamos? Oh s, vamos a votar.VotacinCuando los problemas no se pueden resolver o decisiones no se pueden hacer fcilmente, amenudo se someten a votacin.


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Pgina 6La mayora de los votos se producen durante las reuniones. Los votos pueden ser abiertos,

donde las personas levantan la mano a favor o enla oposicin de la cuestin. En una votacin abierta, los resultados son evidentesinmediatamente. Otras votos, como

quin debe ser elegido para asumir un cierto papel, son privados o cerrados. Durante lacalifican privados, asistentesllenar boletas y colocarlos en una caja para ser contados. Los resultados no se puedencontar hasta despus de lareunin. Estas son algunas de las expresiones que se usan en votacin abierta: Todos a favor?

(Aquellos que estn de acuerdo levanten la mano o decir "S".) Todo el frente? Movimiento de contratar a ms guas tursticos, movidos por Thomas.

(Sugerencias o ideas que se ponen a votacin se llaman movimientos.Cuando una personahace una

sugerencia, el trmino ms adecuado, tanto durante la reunin y en el acta semueve.) Movimiento de contratar a ms guas tursticos destacados por Nolan.(Cuando otra persona est de acuerdo con la mocin, la mocin es apoyada.)Cuando un movimiento se vot y aprob que se realiza. Cuando se vot y no estuvo deacuerdo en que esfallado. Muy a menudo los votos se sometern a una mayora. Si hay un empate, el

presidente tendr a menudo que tire lavoto decisivo.Muestra Sesin de Votacin:Pierre:Bueno, ahora que hemos cubierto la mayor parte del negocio, es el momento devotar en el da de campo del personal. Jane

y yo he llegado con dos ideas diferentes. Voy a dar la palabra ahora Jane, y ella a esbozarestos dosopciones. Despus de que vamos a votar. Yo no creo que haya ninguna razn para tenerun voto particular, as que voy a preguntarpara ver una demostracin de las manos. Jane, quieres hacer los honores?Jane:Gracias Pierre. Bien, entonces, como todos ustedes probablemente asumi, vamos aesperar a que la mayor parte delgiras han pasado por antes de que tengamos el picnic el personal. De esta manera lamayora de ustedes debe ser capaz deasistir. Para ello hemos elegido el ltimo domingo de septiembre. Espero que funcione

para todos. Ahora, la

primera opcin es tener una barbacoa en Mariposa Beach. Queremos hacer esto en elltimo domingo de septiembre.La segunda opcin es tener una cena / fiesta en la piscina en el patio trasero de potluck

Pierre. El nico problemacon esto es que si llueve, no hay mucho en el camino del refugio all. No creo que Pierre ysu esposaquerr que todos nosotros corriendo dentro de una tormenta elctrica.


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Pierre:Bueno, si tuviramos que probablemente podramos exprimir todo el mundo en elstano. De todas maneras, esas sonlas opciones, as que vamos a ponerlo a votacin. Todos a favor de la opcin nmero uno?Levanta las manospor favor ... bien, un voto. Y, todo ello en favor de la opcin nmero dos? Eso es cuatro.

Bueno, por lo que parece unafiesta en la piscina en mi casa.Jane:Muy bien. Voy a poner una hoja de inscripcin y todo el mundo puede escribir loque va a traer.Observaciones y ComentariosDurante la reunin, los participantes formularn sus observaciones, proporcionarinformacin o hacer preguntas. stos son algunosmaneras de hacerlo educadamente: Si tan slo pudiera venir aqu ...

Me temo que tendra que estar de acuerdo en eso. Puedo decir una cosa?

Estoy muy contento de que haya mencionado, Kana.

Yo no poda estar ms de acuerdo. (Estoy de acuerdo) Jane, podra hablar. No se puede or en la parte posterior. Si pudiera tener el piso (oportunidad de hablar) por un momento ...

No parece que llegar a ninguna parte con esto. Tal vez deberamos volver a esto en otro momento?

Page 7Cierre de la ReuninConclusinHay diferentes razones por las que un encuentro llega a su fin. El tiempo puede agotarse, o

todos los elementos deel orden del da se puede comprobar fuera. Algunas reuniones se terminar antes de loesperado y otros correrntarde. El momento extrao, una reunin puede ser interrumpida debido a un problemaimprevisto o circunstancia. Aquhay una variedad de maneras de levantar la sesin: Parece que nos hemos quedado sin tiempo, as que supongo que vamos a terminar aqu.

Creo que hemos cubierto todo en la lista.

Creo que eso es todo por hoy. Bueno, mira eso ... hemos terminado antes de lo previsto, por una vez. Si nadie tiene nada ms que aadir, a continuacin, creo que vamos a terminar con esto.

Me temo que vamos a tener que cortar esta reunin corta. Me acaban de informar de unproblemaque necesita de mi atencin inmediata.RecordatoriosCasi siempre hay una ltima cosa que decir, incluso despus de las palabras de clausura.Un presidente podrala sesin y luego hacer un recordatorio de ltima hora. Las instrucciones para poner enorden la habitacin puede


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tambin ser mencionado. Oh, antes de salir, asegrese de firmar la hoja de asistencia. Casi se me olvida mencionar que estamos planeando un banquete personal el prximomes. No se olvidede poner su voto en la urna a la salida.

Si no tuviera ya digo, no olvide presentarse a los nuevos aprendices. Puedo tener su atencin de nuevo? Me olvid de mencionar que cualquier persona quequiera tomarcasa algunos de estos alimentos sobrantes son bienvenidos. Si todos pudieran volver a su silla en la habitacin 7, que sera apreciado. Por favor,tenga todos sus documentos con usted y tirar toda la basura a la salida.Agradecimientos y felicitacionesEl final de la reunin es tambin el momento para agradecer a todo el que no se ha dado lasgracias al principiode la reunin, o cualquier persona que merece una segunda gracias. Felicidades y buenasuerte tambin puedese ofrece aqu con alguien que ha experimentado algo nuevo, como recibir una promocin,casarse, o tener un beb. Antes de dejarte ir vamos a dar todo mi enorme (todosaplausos)gracias a Thomas parala coccin de estosdeliciosas galletas. Una vez ms, quiero dar las gracias a todos por tomarse el tiempo de sus apretadas

agendas para estar aqu hoy. La mayora de ustedes probablemente ya saben, pero la esposa de Nolan acaba de dar aluz a un beb. A medida que se vayan hoy, no se olvide desearle suerte en el Stella weekend.The

prxima vez que veaque ella ser felizmente casado.

Pgina 8SeguimientoEn el discurso de clausura, el presidente o los participantes pueden querer discutir la fechay hora de laprxima reunin, cuando los minutos estarn disponibles, o cuando una decisin debehacerse por. EsTambin es el momento de dar la informacin de contacto, tales como la forma de enviaruna pregunta por e-mail oa quin llamarcon respecto a un tema determinado.

Nos reuniremosde nuevo en el primero del mes que viene. La prxima vez que nos encontremos voy a estar seguro de tener los contactos para usted. Si alguien tiene alguna pregunta acerca de cualquier cosa que hemos discutido hoy, nodude en enviarnos un e-electrnico. El acta de la reunin de hoy se publicarn a partir de maana por la tarde. Voy a enviar a un grupo de correo electrnico con los resultados de la votacin.


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Page 1Preparing for a MeetingCalling a MeetingThere are a number of ways That You May call or be called to a meeting. Some meetingsare

Announced by e-mail, and others are posted on bulletin boards. If a meeting is announcedat the endof another meeting, it is important to issue a reminder. A reminder Also can come in theform of ane-mail or notice. Verbal announcements or reminders Should always be backed up bydocumentedones. The date, location, time, length, and purpose of the meeting Should be included. Itis Alsoimportant to Indicate exactly who is expected to Attend, and who is not. If you are

planning onallocating someone to take on a Un certain role, make contact With That staff person to

inform themof his or her duty.Sample E-mail:To: [email protected]: [email protected]; [email protected]; [email protected]: [email protected]: MeetingHi Everyone,We will be having a meeting next Friday from 2:00 PM-4: 00 PM in Room 3.All supervisors are expected to attend. The purpose of the meeting is todiscuss the upcoming tourist season. As you probably have heard, This

Could be our busiest season to date. There are bus tours Already twentybooked from Japan, and fifteen walking tours booked from North America.We are expecting Also Korean and Australian tours in late summer. Pleasemake arrangements To Have other staff members cover your Duties Duringthe meeting.Thank you,PierreSample Notice:MEETINGLOCATION: Room 3DATE: Friday, May 5th

TIME: 2:00 PM-4: 00 PMFOR: Supervisors onlySUBJECT: Tourist SeasonATTENDANCE IS MANDATORYWriting an AgendaIn order to keep the meeting on task and Within the September amount of time, it is

important to have an


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schedule. The Agenda Should Indicate the order of items and an Estimated amount of timefor eachitem. If more than one person is going to speak During the meeting, the agenda, ShouldIndicateWhose turn it is to "have the floor". In some cases, it May be useful to forward the

schedule toattendees before the meeting. People will be more likely to Participate in a meeting, byaskingquestions or offering feedback, If They know what is going to be covered.Sample Agenda:

Page 21Welcome, Introduction: Pierre and Stella (5 minutes)2Minutes from previous meeting: Jane (10 minutes)3Japan Tours: Pierre (15 minutes)4NO Tours: Pierre (15 minutes)

5Korean Tours: Pierre (15 minutes)6Australian Tours: Pierre (10 minutes if Time Allows)7Feedback from last year: Everyone (15 minutes)8Vote on staff picnic: Everyone (15 minutes)9Questions / Closing remarks / Reminders: Everyone (5minutes)Allocating rolesThe person in charge of calling and holding a meeting May decides to allocate Un certainroles to otherstaff members. Someone May be called upon to take the minutes, someone May be Asked

to do rollcall, and someone May be Asked to speak on a Un certain subject. Either This should bedone in person,or in an e-mail.Personal Sample Request:Pierre:Hi Jane, did you get the e-mail acerca next week's meeting?Jane:Yes, I'll be there.Pierre:Great. I'd like to put you in charge of reviewing the minutes from last meeting forus.Jane:Sure, I can do that. I think there is a copy of the minutes in my file.Pierre: Thanks, You'll have ten minutes to remind us of what we discussed This last

meeting. This willbe good for Stella to hear. Stella will be our new private tours coordinator.Sample E-mail:To: [email protected]: [email protected]: MinutesHi Jane,I just wanted to make sure That you would be available


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to review last month's minutes and present them at Friday'smeeting. We have a new staff member joining us, so I'd liketo give her a chance to see where Things Have been goingsince the last meeting.If you have any Concerns about this, let me know.

Thanks,Pierre

Page 3Opening a MeetingSmall TalkWhether you are holding the meeting or attending the meeting it is polite to make smalltalk whileyou wait for the meeting to start. You should discuss things unrelated to the meeting,:

such asweather, family, or weekend plans.

Sample Dialogue:Pierre:Hi Thomas. How are you?Thomas:Great thanks, and you?Pierre:Well, I'm good Now That the warm weather has finally arrived.Thomas:I know what you mean. I thought winter was never going to end.Pierre:Have you dusted off your golf clubs yet?Thomas: Funny You should ask. I'm heading out with my brother-in-law for the firstround of theyear on Saturday.WelcomeOnce everyone has arrived, the chairperson, or whoever is in charge of the meeting

formally Shouldwelcome everyone to the meeting and thank the attendees for coming. Well, since everyone is here, We Should get started. Hello, everyone. Thank you for coming today. I think we'll begin now. First I'd like to welcome you all. Thank you all for coming at Such short notice. I really appreciate you all for attending today.

We have a lot to cover today, so Should we really begin.

Sample Welcome:Pierre:I think we'll begin now. First I'd like to welcome you all and thank everyone forcoming,

Such Especially at short notice. I know you are all very busy and it's Difficult to take timeaway fromyour daily tasks for meetings.IntroductionsIf anyone at the meeting is new to the group, or if there is a guest speaker, this is the time

WhenShould be made introductions. The person in charge of the meeting can enter the new

person, or


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ask the person to introduce him or herself. I'd like to take a moment to introduce our new tour coordinator.

I know most of it you, but there are a few unfamiliar faces.

Stella, would you like to stand up and introduce yourself? Hi everyone. I'm Judy Strauss. I'll be acting as Amanda's assistant while Nancy is away

onmaternity leave.Roll Call / ApologiesIf the meeting is a small group, it is probably unecessary to take attendance out loud. The

personwho is taking the minutes will know everyone personally and can Indicate who is presentand whois absent. In a larger meeting, it May be Necessary to send around an attendance sheet orcall outnames. If an important figure is absent, it May be Necessary for the chairperson toapologize for his

Page 4or her absence and offer a brief explanation for it. It looks like everyone is here today. If you notice anyone missing, please let Jane know so That She Can Make a note of it. Unfortunately, Ken can not join us today. I've been called away on business Mike will be standing in to take the minutes today, as Lisa is home with the flu.

ObjectivesSome people who prefer to hold meetings pass around copies of the book, and others will

post tolarge copy on a wall, or use an overhead projector. No matter Which format is used,

attendeesShould Be Able to follow the schedule as the meeting progresses. Before beginning thefirst main itemon the agenda, the speaker Should Provide a brief verbal outline the objectives.Sample Introduction to the Agenda:Pierre: As you can all see here on the agenda we will be mainly talking about theupcoming touristseason. First we'll discuss the groups That will be coming in from Japan. After That we'lldiscuss theNorth American Tours, followed by the Korean tours. If Time Allows Also we willdiscuss the

Which Australian tours are booked for early September. Next, I'm going to request somefeedbackConcerning all of you from last year's tour and where you think we can improve. Andfinally, we'llbe voting on where and when to have this year's staff picnic.Following the AgendaTaking the Minutes


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Anyone, treats including you, May be Assigned to take the minutes at a meeting. Oftensomeone who isNot Participating in the meeting will be called upon to be the minute-taker. Before ameeting theminute-taker Should review the Following:

The minutes from previous meeting All of the names of the attendees (if possible) The items on the agenda

It Also Helps to create an outline before going to the meeting. An outline Should includetheFollowing: A title for the meeting

The location of the meeting

A blank spot to write the time the meeting started and ended The name of the chairperson A list of attendees Thatcan be checked off (or a blank list for attendees to sign) A blank spot for any attendees who arrive late or leave earlyMinutes Sample Outline:Supervisor's MeetingFriday, May 5Room 3

Page 5Start: ________ Finish: ________Chair: PierreAttendees:1._________

2._________3._________4._________5._________Late to arrive: _________Early to depart: ________The minute-taker can use a pen and paper or a laptop computer and does not need toinclude everyThat word is spoken. It is Necessary to include important points and any votes and results.IndicatingAlso who said what is Necessary, que is why the minute-taker Should make sure to know

thenames of the attendees. If you can not remember someone's name, take a brief notice ofTheir seatingTheir position and find out after the meeting name. Should minute-taker to type out theminutestime immediately after the meeting So THAT nothing is forgotten.Watching the Time


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One of the most Difficult things about holding an Effective meeting is staying Within thetime limits.A good book will outline how long each item Should Take. A good chairperson will dohis or herbest to stay Within the limits. Here are some expressions That can be used to keep the

meetingflowing at the Appropriate pace. I think we've spent enough time on this topic.

We're running short on time, so let's move on.

We're running behind schedule, so we'll Have to skip the next item. We Only Have fifteen minutes remaining and there's a lot left to cover.

If we do not move on, we'll run right into lunch.

We've spent too long on this issue, so we'll leave it for now.

We'll Have to come back to this at a later time. We Could spend all day discussing This, but info we have to get to the next item.

Regaining FocusIt is easy to get off topic When you get a number of people in the same room. It is the

chairperson'sresponsiblity to keep the discussion focused. Here are some expressions to keep themeeting centeredPeak Gust on the items Appear on the agenda. Let's stick to the task at hand, shall we?

I think we're steering off topic a bit With This.

I'm afraid we've strayed from the matter at hand. Among You yourselves can discuss this at another time.

We've lost sight of the point here.

This matter is not on today's schedule.

Let's save this for another meeting. Getting back to item number 5 ...

Now where were we? Oh yes, let's vote.VotingWhen issues can not be resolved or Easily decisions can not be made, They are Often putto a vote.

Page 6Most votes Occur During meetings. Votes can be open,where people raise hands in TheirFavour or inopposition of the issue. In an open vote, the results are evident immediately. Other votes,:

such aswho should be Elected Un certain to take on a role, are private or closed. During privatevotes, attendeesfill out ballots and place them in a box to be Counted. The results May not Be Counteduntil after themeeting. Here are some specific expressions used During open voting: All in Favour?

(Those who agree raise Their hands or say "Aye".)


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All OPPOSED? Motion to hire more tour guides, moved by Thomas.

(Suggestions or Ideas that are put to a vote are called motions.When a person makes asuggestion, the term to use Both During the meeting and in the minutes is moved.) Motion to hire more tour guides seconded by Nolan.

(When another person AGREES With The motion, it is seconded.)When a motion is voted and Agreed upon it is Carried. When it is voted and disagreedupon it isfailed. Most Often votes are put to a majority. If there is a tie vote, the chairperson willcast Often thedeciding vote.Sample Voting Session:Pierre:Okay, Now That we've covered most of it the business, it's time to vote on the staff

picnic. Janeand I have come up with two different ideas. Jane I'll give the floor now, and she'll outlineThese Twooptions. After That we'll vote. I do not think there is any reason to have a private vote, soI'll just askto see a show of hands. Jane, would you do the honors?Jane:Thanks Pierre. Okay, so, as you all probably Assumed, we are going to wait untilmost of it thetours have passed through before info we have the staff picnic. That way most of it youShould Be Able toattend. So we've Chosen the last Sunday of September. I Hope That works out for all ofyou. Now, thefirst option is to have a BBQ at Butterfly Beach. We would do this on the last Sunday ofSeptember.The second option is to have a potluck dinner / pool party in Pierre's backyard. The only

problemWith This is if it rains, there is not much in the way of shelter there. I do not think Pierreand his wifewill want all of us dashing inside in a thunderstorm.Pierre: Well, if we had to We Could probably squeeze everyone in the basement.Anyhow, those arethe options, so let's put it to a vote. All in Favour of option number one? Raise your handsplease ... okay, one vote. And, all in Favour of option number two? That's four. Okay, soit looks like apool party at my house.Jane:Great. I'll put up a sign up sheet and everyone can write down What They plan to

bring.Comments and FeedbackDuring the meeting, participants will comment, provide feedback, or ask questions. Hereare someways to do so politely: If I could just come in here ... I'm afraid I'd have to disagree acerca that.

Could I just say one thing?


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I'm really glad you That Brought up, Kana. I could not agree with you more. (I agree) Jane, Could you please speak up. We can not hear you at the back. If I Could have the floor (chance to speak) for a moment ... We do not seem to be getting anywhere With This.

Perhaps We Should come back to this at another time?

Page 7Closing a MeetingWrapping UpThere are different Reasons Why to meeting comes to an end. Time May run out, or all ofthe items inMay the book be checked off. Some meetings will end Earlier than expected and otherswill runbeats. The odd time, a meeting May be cut short due to an unexpected problem orcircumstance. Here

are a variety of ways to adjourn a meeting: It looks like we've run out of time, so I guess we'll finish here. I think we've covered everything on the list.

I Guess that will be all for today. Well, look at that ... we've finished ahead of schedule for once. If no one has anything else to add, then I think we'll wrap this up.

I'm afraid we're going to Have to cut this meeting short. I've just been Informed of aproblemThat needs my immediate attention.RemindersThere is almost always one last thing to say, even after the closing remarks. A chairperson

Mightclose the meeting and then make a last-minute reminder. Instructions for tidying up theroom MayAlso be mentioned. Oh, before you leave, please make sure to sign the attendance sheet.

I almost forgot to mention That We're planning a banquet staff next month. Do not forget to put your ballot in the box on your way out. If I did not Already Say This, Please Remember to introduce yourself to the new trainees.

Could I have your attention again? I neglected to mention That anyone who wants totakehome some of this leftover food is welcome to.

If You Could all return your chair to Room 7 That would be appreciated. Please take all of your papers with you and throw out any garbage on your way out.Thank You's and CongratulationsThe end of the meeting is Also the time to thank anyone who has not been at the beginningThankedof the meeting, or anyone who deserves a second thank you. Congratulations or Good-luck Also can


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be offered Preferred here to someone who has experienced something new,: such asReceiving a promotion,getting married, or having a baby. Before I let you go let's all give a big thank you (everyoneclaps)to Thomas for bakingThese

delicious cookies. Again, I want to thank you all for taking time out of your busy schedules to be heretoday. Already Most of you probably know this, but Nolan's wife just gave birth to a baby boy.

As you leave today, do not forget to wish Stella luck on the weekend .The next time youseeher she will be happily married.

Page 8Follow UpIn the closing remarks, the chairperson, or participants May want to discuss the date and

time for thenext meeting, When the minutes will be available, or When Should a decision be made by.This isAlso the time to give contact information,: such as how to send a question by e-mail orwho to callRegarding to Un certain issue. We'll meet again on the first of next month. Next time we meet I'll be sure to Have those contacts for you.

If anyone has any questions about anything we discussed This today, feel free to send mean e-mail.

The minutes from today's meeting will be posted as of tomorrow afternoon. I'll send out a group e-mail With The voting results.

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Cómo Prepararse Para Una Reunión