Como presentar ideas y proyectos

Prof. Patricia M. Ferrer

Escuela Modelo D.E.V.O.N.

Índice

Cómo presentar ideas y proyectos. Comunicar en público................................................................2

Cómo presentar ideas y proyectos:....................................................................................................2

Preparación ante la audiencia. ¿Qué tener en cuenta?.....................................................................2

El ponente y la comunicación no verbal.............................................................................................3

Características y funciones de la comunicación no verbal.................................................................4

La importancia de la voz y contacto visual.........................................................................................4

Cómo preparar presentaciones eficaces............................................................................................5

La estructura de la presentación........................................................................................................5

Intensidad y ritmo comunicativo:.......................................................................................................5

Preparar la apertura:..........................................................................................................................6

El nudo o desarrollo...........................................................................................................................6

Preparar el cierre...............................................................................................................................6

Preguntas...........................................................................................................................................7

Elementos de soporte visual..............................................................................................................7

Uso de PowerPoint.............................................................................................................................7

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Cómo presentar ideas y proyectos. Comunicar en público

En las presentaciones el emisor o ponente tiene que tener claros sus objetivos para poder transmitir las ideas por orden y de manera clara. Debe tener presente la importancia de la comunicación no verbal.

Cómo presentar ideas y proyectos:

Antes de empezar una presentación hay que tener claro:

¿Qué se quiere comunicar, cual objetivo del mensaje?Que se quiere conseguir de los oyentes.Estructurar la exposición centrada en el objeto de la comunicación.Captar la atención de los oyentes.No olvida que tiene delante a personas a las que hay que convencer sobre algún tema.

Aspectos de la comunicación en una presentación.

Interacción permanente entre:o Ponente (formación, conocimientos, etc.).o Audiencia (quiénes son, qué saben, qué necesitan, qué mensajes envían.).

Tener muy presente que no se tiene el control absoluto sobre la audiencia. En la relación con la audiencia el orador puede tomar varias posturas o estilos.

o Ser pasivo.o Ser agresivo.o Ser asertivo.

Preparación ante la audiencia. ¿Qué tener en cuenta?

La preparación es fundamental previa a una presentación de ideas, por tanto hay que plantearse en estas ocho preguntas básicas antes de comunicar ante una audiencia:

¿Quién habla? Características personales del ponente con respecto a la audiencia:¿Quién soy yo en esta situación?¿Qué relación tengo con el tema y con los oyentes?¿Cuál es mi posición es de autoridad, de experto, etc.?¿A quién se habla? Diseñar la exposición teniendo en cuenta las características del público, así se facilita la recepción y comprensión del mensaje.¿Quiénes son mis oyentes?

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¿Cuál es su relación conmigo?¿Cuál es su relación con el tema?¿Qué actitud traen previsiblemente con respecto al tema?¿Dónde se expone? El lugar donde se celebra la exposición condicionará en cierta manera la misma, por tanto es conveniente conocerla, prepararla y habituarse al espacio, recursos.¿De qué medios se dispone? Los medios deben estar al servicio del ponente, del objetivo y del público y no a la inversa.¿En qué momento se expone?. Elegir el momento más idóneo para conseguir la receptividad de los oyentes.Si no se puede elegir, estudiar las consecuencias positivas y negativas para tenerlas en cuenta.¿Qué se va a decir? Definir y limitar claramente el objetivo de la exposición ayudará al auditorio a comprender y retener las ideas fundamentales.¿Qué quiero comunicar?¿Qué quiero conseguir? ¿Cuál es mi objetivo?¿Cuál es el núcleo de mi comunicación?¿El Porqué de la exposición? El por qué es importante para implicar al público. Para ello deberemos buscar razones válidas para estimular al público.¿Cómo se va a exponer? El impacto de la comunicación reside en cómo decimos las cosas más que en qué cosas decimos, por lo que planificar este punto sin duda determinará el éxito de la presentación.¿Cómo voy a crear y mantener el interés?¿Cómo puede convencerles con argumentos lógicos, emocionales?

El ponente y la comunicación no verbal.

El 93% restante de la comunicación es "No verbal", donde el 55% de las señales y gestos de la persona que emite el mensaje y el 38% depende de “lo vocal” (tono de voz, matices, etc.).

Esta información se transmite a través de los movimientos corporales.Recoge los pensamientos, sentimientos y actitudes que no expresamos con palabras porque nos comprometen y que ocultamos porque no nos parecen adecuadas al momento.Es la manera de expresar la información que ha quedado bloqueada y que inconscientemente necesita ser expresada.Es lo que se expresa aunque no se diga.Es visible para otras personas.Es la base de las conclusiones de los demás sobre cada persona.Genera comportamientos en los demás, según hayan interpretados dichos gestos.

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Características y funciones de la comunicación no verbal.

Las funciones más importantes de la comunicación no verbal son:

Completar y apoyar la comunicación verbal.Sustituir lo que no se puede expresar verbalmente.Expresar y comunicar estados emocionales.Exteriorizar actitudes.Favorecer el feed-back en la comunicación e interacción con otras personas.

Cuando hablamos (o escuchamos), nuestra atención se centra en las palabras más que en el lenguaje corporal. Aunque nuestro juicio incluye ambas cosas. La audiencia procesa simultáneamente el aspecto verbal y el no-verbal. Los movimientos del cuerpo no son ni positivos o negativos en sí mismos, más bien, la situación y el mensaje determinarán su evaluación. Givens.

La importancia de la voz y contacto visual.

Mantener el contacto visual con el público:

Facilita la atención del público y su feedback no verbal.Sirve para detectar las reacciones, los niveles de atención, cansancio o comprensión de la audiencia. Esta información puede marcar las pautas (descansos, nuevo feedback, etc...).

El papel de la voz en varios aspectos:

Volumen: utilizar un volumen adecuado al espacio, procurando llegar a la última fila del auditorio.Entonación: graduar la voz en un tono acorde con el tipo de presentación. El tono será determinante para evitar la monotonía, atendiendo al ritmo de la exposición. Modular la voz de los niveles de atención que percibidos en la audiencia.Articulación: no arrastrar palabras y cuidar la vocalización.Energía e intensidad de la voz. Tener en cuenta el tiempo de duración de la presentación para evitar el desgaste al principio. El ritmo externo de la voz habla del ritmo externo:

o Escasa energía sugiere apatía, indiferencia, cansancio.o Media: objetividad y serenidado Mucha: pasión y convicción.o Excesiva: impulsividad

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Cómo preparar presentaciones eficaces.

Para preparar presentaciones eficaces seguimos el mismo esquema de una comunicación eficaz. Pasos a seguir para hacer una presentación eficaz y cómo utilizar eficazmente herramientas como PowerPoint

La estructura de la presentación.

Las presentaciones consisten en tres partes.

Introducción Nudo Desenlace o cierre10 al 15 % 70 al 80% 10 al 15%Presentación personal.Título de la presentación.Objetivo principal.Aspectos generales.

Exposición ordenada por conceptos.Gráficos, esquemas, imágenes,..Intervenciones del público.

Resumen de las ideas principales.Conclusiones.Ruegos y preguntas.

La introducción y el desenlace serán las partes que finalmente recuerde el público, es por ello que hay que cuidar especialmente estas partes.

Intensidad y ritmo comunicativo:

Tener en cuenta las características personales del orador y el objetivo central del mensaje para adaptarlo al tipo de presentación que va a llevar a cabo. A partir de ahí, hay que atender a cómo reacciona el público, para si fuera necesario imprimir, en la medida de lo posible otro tono, ritmo y cadencia a la exposición, de manera que se mantenga la atención de la audiencia.

Desde el punto de vista del ritmo y la intensidad comunicativa, es recomendable empezar con una entrada impactante que capte la atención de público, para después desarrollar el mensaje con una intensidad media, imprimiendo mayor fuerza en los momentos clave en los que se presentan las ideas centrales, o se cuenta una anécdota para llamar la atención del público. Se trata de incluir algo que genere emociones en el público, volviendo enseguida a la intensidad media en la que se viene desarrollando el nudo central de la exposición. Por último, el cierre o desenlace de la presentación volvería a tener una elevada intensidad, para lo cual es necesario preparar bien el cierre, de modo que resulte impactante.

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Este tipo de estructura favorece que se recuerde tanto el principio como el final del discurso. A continuación de detalla cada fase.

Preparar la apertura:

Los objetivos de la apertura son:

Captar la atención del público. Algunas fórmulas para conseguirlo son por ejemplo (dar alguna información, referirse a algún hecho reciente, hacer alguna pregunta curiosa, contar un anécdota, ...)Establecer el tono discursivo.Crear un vínculo de buena voluntad.Conducir al contenido.

El nudo o desarrollo.

La estrategia para el desarrollo puede seguir cualquiera de las siguientes posibilidades.

Tesis, antítesis, síntesis.Comparar el pasado, presente y futuro.Preparar varios escenarios, uno pesimista, otro optimista y finalmente otro realista.Seguir un esquema de dónde, cómo, cuándo y porqué.Preparar un modelo de principal, adyacente, colateral.Orientarlo par conveniente, necesario, urgente.Enfocarlo desde el punto de vista técnico, económico y vital.

Preparar el cierre.

El cierre de la presentación será la parte que mejor recuerde el público, por lo que es muy importante prepararlo tener claro cómo se finalizará y los objetivos que se desea resaltar. En función del impacto que se desee obtener, se puede utilizar distinto cierres:

Resumen de los puntos principales, haciendo hincapié en los puntos más importantes.Contar una historia basada en un experiencia personal, narración o anécdota, para reforzar alguna idea de manera impactante.El recurso de la acción (motivar al auditorio para actuar).Buscar el Impacto emocional.

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Evite decir frases que den a entender que la presentación se acaba si es que no es así, ej. "para terminar", "como conclusión", ya que crea una expectativa que puede resultar negativa.

Preguntas.

Para pasar la fase de preguntas hay que escuchar atentamente, dejar terminar de hablar, no suponer lo que dice la otra persona y tratar entender muy bien lo que se pregunta. Repetir la pregunta de otra manera para asegurarse que se ha entendido, elogiar a la persona que hace la pregunta, responder y comprobar el impacto en el público y sobre todo sobre la persona que ha hecho la pregunta.

Elementos de soporte visual.

El espacio, los recursos, el mobiliario, número y ubicación de los asistentes, campo visual, iluminación, sonido, todo afecta y es necesario analizarlo antes de empezar, con el fin de diseñar la presentación en función de la disponibilidad de medios y características del entorno. A parte de esto es hay que presentar también atención a:

Herramientas visuales:

Tienen un gran impacto en el público.Eficaces para captar y mantener la atención.Facilitan el aprendizaje.Son medios de soporte y apoyo, por lo que hay que evitar centrar toda la atención de la audiencia con su uso y “quitar” protagonismo al ponente.Claves sobre su uso:

o Adaptar los apoyos visuales a la duración total de la presentación.o No dar la espalda al público.o Evitar la distracción de la audiencia cuando se lleva otro tipo de objetos

complementarios (no mostrarlos hasta que llegue momento).

Uso de PowerPoint.

Mayoritariamente se escoge el PowerPoint como herramienta de apoyo, porque resulta sencillo de utilizar siendo un recurso perfecto guiar y situar permanentemente a la audiencia a lo largo de un discurso. La presentación en PowerPoint debe diseñarse pensando que servirá para subrayar y reforzar las ideas, para ello:

Evitar párrafos largos.

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Utilizar frases cortas. Los contenidos se completan verbalmente.

Utilizar 7 palabras por línea y 7 líneas como máximo.Espaciar suficientemente entre líneas (1,5 mínimo).Utilizar el menor número de tipos de letra posible.Utilizar de manera equilibrada mayúsculas y minúsculasEvitar exceso de movimiento de elementos de la presentación.El tamaño de la letra dependerá el tamaño de la sala.Diapositivas sencillas evitan distracciones.Vigilar los efectos oculares, como tramas de fondo, contraste de colores, etc....Los colores utilizados deben tener suficiente contraste entre sí, y que además sean fotocopiables. Normalmente se distribuyen las presentaciones y habrá quien quiera imprimirlas y los colores no se representa igual en monitor, en cañón ni en papel. Por otra parte también hay diferencias entre monitores y entre cañones, echándose a perder las presentaciones por este motivo.Utilizar gráficos para representar la lectura de estadísticas en contra de tablas. Es importante escoger bien los gráficos. Las preguntas que hay que hacerse para escoger los gráficos son similares a las que hay que hacerse para marcarse los objetivos de la presentación.

o ¿Qué quiero mostrar?o ¿Qué pretendo destacar de los resultados?o ¿Cuáles son los resultados principales y más ilustrativos?o Utilizar gráficos sencillos.

Una de las claves del éxito estará en exponer la información de la manera más sencilla y atractiva.

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