Guía para EPs de AIESEC in Colombia

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Querido EP de AIESEC in Colombia

Bienvenido a tú experiencia de Intercambio a través de AIESEC! Has elegido realizar un intercambio en el extranjero y estamos seguros que te permitirá encontrar nuevas oportunidades de desarrollo personal y profesional. Creemos en tu potencial para vivir la experiencia que AIESEC te ofrece a partir de la experiencia internacional, donde podrás encontrar y desarrollar muchas habilidades y talentos!

Estás a punto de comenzar tu viaje que te llevará al exterior. Una formación en el extranjero ofrece la oportunidad de ampliar el horizonte laboral, aumentar las competencias profesionales y lingüísticas, conocer gente interesante, una nueva cultura y a ti mismo viviendo una nueva experiencia de aprendizaje.

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Este es un manual simple y fácil donde puedes encontrar los recursos nece-sarios para tomar el proceso de intercambio con tus propias manos y gene-rar el impacto que estás buscando en tu propia vida primero y en la socie-dad, a través de colaborar con las necesidades de otros países. Estás a un paso de convertirte en embajador de tu país y de Aiesec Southern Cone en el mundo!

Puedes utilizar este manual que te ayudará en los detalles del proceso, y también sabes que cuentas con la ayuda de un EP Manager, que te acompa-ñará en todas las etapas y estará colaborando para hacer de tu intercambio una experiencia única. El objetivo del EP Manager es ayudar en la búsqueda de lugares y prácticas de intercambio y en tus primeros pasos dentro de la organización. Él te dará el apoyo que necesites antes, durante y después del intercambio.

Deseamos que tengas una gran experiencia en AIESEC!2

Tabla de contenidosOGCDP AIESEC en ColombiaAño 2013

1. INTRODUCCIÓN 6 Recursos on-line 6 Abreviaturas 6 Programas de intercambios 10 Generalidades 12 Proceso de intercambio 13

2. PRE-MATCH 14 EP Form & EP ID 14 Búsqueda de TN 21 Browse Internship 21 Supply and Demand Management 24 Available Form Tracker 28 Recibes un mail con el TN ID 30 Search Tracking Tool 31

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Matching Manias 32 ¿Cómo aplicar a TNs? 34 Envío de correos a TN managers 35 Entrevista en Skype 40 Preguntas para hacer al TN manager 43 Acceptance Note 45

3. POST-MATCH 48 A preparar el viaje! 48

4. EN EL NUEVO PAÍS 52 Mantener el contacto 52 Encuesta de calidad 53

5. PREGUNTAS Y RESPUESTAS 54

6. EP Checklist 59

Tabla de contenidos

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1. INTRODUCCIÓN

Recursos on-line• Plataforma Internacional de Aiesec: www.myaiesec.net• Políticas del Programa de Intercambios (XPP):http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10195208

AbreviaturasAIESEC XP: AIESEC Experience (experiencia AIESECa).AN: Acceptance Note (Nota de Aceptación. Puede ser SAN que es Student Acceptance Note o CAN que es Compañy Acceptance Note. Funciona como un contrato de unión entre un estudiante y una organización).Available: status en plataforma que significa que estás disponible para co-menzar tu búsqueda.Buddy-System: el sistema de tener un “amigo” AIESECo experimentado que te ayude durante los primeros pasos en la organización.

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Bye-Bye-Package: Un presente que se entrega antes de que vayas con cosas típicas de tu país, bandera, cuaderno de viaje, etc.CV: Curriculum Vitae. EB: Executive Board (Junta Ejecutiva del Comité Local).EP: Exchange Participant (miembro de Aiesec que va a realizar un intercambio).EP Form: La “ficha”, o tu perfil en el sistema myaiesec.net que describe tus ex-periencias académicas y laborales, los idiomas, tus habilidades y tu CV.EP ID: Número de identificación de tu ficha en el sistema.EP Manager: La persona de OGX que te acompañará y guiará en tu proceso de intercambio.Experiential Leadership Development: Los principales programas de la organiza-ción se desarrollan aquí. Este es el centro de desarrollo de liderazgo donde los miembros pueden aprender y aprovechar toda la red global de liderazgo de AIESEC. Depende de ti elegir tu programa de intercambio que incluye un impacto cultural positivo mientras trabajas en proyectos sociales o de desa-rrollo de la comunidad y en ONGs.ICX: Incoming Exchange (el opuesto de OGX, outgoing exchange. Cuando llegues al otro país, el equipo de ICX va a recibirte y proveerte el servicio de red social).

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1. INTRODUCCIÓN 6 Recursos on-line 6 Abreviaturas 6 Programas de intercambios 10 Generalidades 12 Proceso de intercambio 13

2. PRE-MATCH 14 EP Form & EP ID 14 Búsqueda de TN 21 Browse Internship 21 Supply and Demand Management 24 Available Form Tracker 28 Recibes un mail con el TN ID 30 Search Tracking Tool 31

Initial Fee: Cuota que debes abonar cuando firmas el contrato de intercambio para poder subir tu ficha al sistema y comenzar la búsqueda. JD: Job Description (Descripción de trabajo).LC: Local Comittee (Comité Local).Matched: Status de tu ficha en plataforma que significa haber encontrado la práctica y firmado el Acceptance Note que te comprometes a hacerla. Cuando tú y la ONG/ empresa han firmado el contrato, o sea Acceptance Note, hay un match.Matching Fee: Es el segundo pago que se paga después de que consigas tu Match.OGX: Outgoing Exchange (opuesto de ICX, incoming exchange, lo que se trata del equipo del comité local que está a cargo de enviar personas al ex-tranjero y el equipo que te ayuda durante todo el proceso de conseguir una oportunidad).TN: Internship / Traineeship (esto es la práctica/ oportunidad específica con una descripción de trabajo en una ONG o empresa específica).TN Form: La “ficha” en el sistema de la práctica que tiene la descripción del tra-bajo durante el intercambio (el opuesto del EP Form, es la ficha de la oportu-nidad con la ONG/empresa que presenta toda la información sobre la opor-tunidad como descripción de trabajo y tiempo, habilidades y competencias requeridas, etc.)

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TN ID: Número de identificación de la TN (código de oportunidad específico)TN Manager: miembro de Aiesec responsable de la TN, está en otro país y tiene a su cargo una oportunidad laboral específica y corre el proceso de selec-ción para esa oportunidadTL X: Team leader Exchange (un líder del equipo de Exchange)Team Leader Programme: Esta experiencia contribuirá en tu desarrollo personal y profesional a través de la gestión y el trabajo en equipo. Tienes la oportuni-dad de dirigir a otros miembros y guiarlos en su trabajo, convirtiéndote así en una parte crucial de su desarrollo. Team Member Programme: Es una de las formas más importantes en que puede iniciar en su camino hacia el desarrollo de liderazgo. En esta fase que serán introducidos a la experiencia de trabajo en equipo, tendrán acceso a una red mundial de contactos y a participar en el desarrollo de conocimientos y ha-bilidades prácticas. X: Exchange (la abreviación para nombrar el intercambio)XP: Experience (experiencia en AIESEC, oportunidades tomadas, desarrollo personal)

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Recursos on-line• Plataforma Internacional de Aiesec: www.myaiesec.net• Políticas del Programa de Intercambios (XPP):http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10195208

AbreviaturasAIESEC XP: AIESEC Experience (experiencia AIESECa).AN: Acceptance Note (Nota de Aceptación. Puede ser SAN que es Student Acceptance Note o CAN que es Compañy Acceptance Note. Funciona como un contrato de unión entre un estudiante y una organización).Available: status en plataforma que significa que estás disponible para co-menzar tu búsqueda.Buddy-System: el sistema de tener un “amigo” AIESECo experimentado que te ayude durante los primeros pasos en la organización.

Programas de Intercambios

Aquí abajo encontrarás una imagen donde se presenta claramente la expe-riencia completa que puedes vivir en Aiesec.Los principales programas de la organización se desarrollan aquí. Este es el centro de desarrollo de liderazgo donde los miembros pueden aprender y aprovechar toda la red global de liderazgo de AIESEC. Depende de ti elegir tu camino y decidir qué programas conformarán tu Experiencia en AIESEC.

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Siendo EP, has ingresado a la organización para participar en la fase de inter-cambio GCDP.

A continuación encontrarás una explicación sobre los programas que Aiesec te ofrece.

Global Community Development Programme (GCDP)

Las prácticas internacionales son la experiencia más intensa de aprendizaje que ofrecemos y une, además, nuestra red global. Este programa abarca un impacto intercultural positivo a través del trabajo en el extranje-ro para proyectos de desarrollo social y comunitario que guían al auto-desarrollo y mejora de las habilida-des del miembro. Por lo general las práticas se realizan en una ONG en relación con una amplia variedad de cuestiones vinculadas al desarrollo de una comunidad.

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Initial Fee: Cuota que debes abonar cuando firmas el contrato de intercambio para poder subir tu ficha al sistema y comenzar la búsqueda. JD: Job Description (Descripción de trabajo).LC: Local Comittee (Comité Local).Matched: Status de tu ficha en plataforma que significa haber encontrado la práctica y firmado el Acceptance Note que te comprometes a hacerla. Cuando tú y la ONG/ empresa han firmado el contrato, o sea Acceptance Note, hay un match.Matching Fee: Es el segundo pago que se paga después de que consigas tu Match.OGX: Outgoing Exchange (opuesto de ICX, incoming exchange, lo que se trata del equipo del comité local que está a cargo de enviar personas al ex-tranjero y el equipo que te ayuda durante todo el proceso de conseguir una oportunidad).TN: Internship / Traineeship (esto es la práctica/ oportunidad específica con una descripción de trabajo en una ONG o empresa específica).TN Form: La “ficha” en el sistema de la práctica que tiene la descripción del tra-bajo durante el intercambio (el opuesto del EP Form, es la ficha de la oportu-nidad con la ONG/empresa que presenta toda la información sobre la opor-tunidad como descripción de trabajo y tiempo, habilidades y competencias requeridas, etc.)

GENERALIDADES

Una pasantía en AIESEC es una experiencia práctica de trabajo y de aprendizaje para desarrollar los conoci-mientos académicos y las habilidades profesionales en un entorno cultural extranjero. Una pasantía tendrá una duración mínima de seis (6) semanas para ser de-dicadas al trabajo y una duración máxima de setenta y ocho (78) semanas.

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Proceso de intercambio

A continuación puedes encontrar los pasos más importantes del proceso que terminará con tu intercambio.• Envío de solicitud de aplicación • Entrevista grupal e individual• Review Board • Aceptación al Programa de Intercambios e introducción a Aiesec• Acceso a myaiesec.net y aplicación al programa elegido• EP Form• Búsqueda de TNs (prácticas)• Aplicaciones y entrevistas• Intercambio de Acceptance Note (AN) � Match oficial • Preparación• Realización

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2. PRE-MATCH

EP Form & EP IDCrear un EP Form es el primer paso para poder empezar tu búsqueda. La EP Form es un perfil en la plataforma online de Aiesec que contiene informa-ción acerca de tu formación académica, experiencia laboral, habilidades e idiomas. También lleva adjunto un CV que realizarse preferentemente en inglés.El EP ID es el número de identificación de tu ficha en plataforma. Este número es importante para el contacto con el TN manager, ya que es una forma fácil de encontrarte.

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Para crear tu EP Form debes seguir los siguientes pasos:1. Debes hacer el Login en myaiesec.net con tu usuario y tu contraseña.

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2. Ir a la opción “My Experience” que está en la barra azul de arriba.

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A continuación puedes encontrar los pasos más importantes del proceso que terminará con tu intercambio.• Envío de solicitud de aplicación • Entrevista grupal e individual• Review Board • Aceptación al Programa de Intercambios e introducción a Aiesec• Acceso a myaiesec.net y aplicación al programa elegido• EP Form• Búsqueda de TNs (prácticas)• Aplicaciones y entrevistas• Intercambio de Acceptance Note (AN) � Match oficial • Preparación• Realización

3. Busca la opción “Programmes and Phases” y haz click en la opción indi cada para el programa de intercambios que elegiste. Las opción es: Take Global Community Development Programme

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4. Luego debes completar con tu información cada uno de los campos requeridos y finalmente hacer click en el botón que dice “Generate Form”. Recuerda tener listo tu CV en inglés que vas a tener que adjuntarlo en la opción: “Professional Information”.

Puedes encontrar un formato estándar de CV que te ayudará en este link: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?opern=next&contentid=10189062

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5. Una vez creada la ficha el sistema te dará tu EP ID, que es el código con el cual podrás aplicar a las prácticas y por el cual otros comités en el mundo podrán encontrarte. Tu EP manager debe conocer tu EP ID.

Una vez que el sistema creó exitosamente el EP ID tendrás que completar otros campos de información requeridos con tus preferencias personales y regionales.

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6. Tu ficha va a tener una designación de “status” en plataforma. La desig nación ideal para la búsqueda es Available, pero abajo encontrarás al gunas posibilidades. New: tú has completado tu EP Form, pero necesita ser aporbada por el VP Exchange. Available: Disponible: tú estás buscando una práctica. On hold: En espera: tú no estás buscando prácticas debido a proble mas o algo así. Matched: tú has sido aceptado!! Realized: llegas al país y empiezas a trabajar

7. Ahora si eres un EP en el sistema y tu búsqueda de TNs puede comenzar!!!

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Búsqueda de TN

Hay varias y diversas formas de buscar prácticas en el sistema. Ahora vamos a presentar las maneras en que puedes acceder a una práctica para que puedas conocer las opciones y elegir la que más te guste.

Browse InternshipDebes ir a “AIESEC Programmes” en la barra azul y luego buscar la opción “Browse Internship”.

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Ingresas el TN ID donde dice “TN Code” y haces click en el botón verde “Search”.

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Luego verás que tienes varias opciones, pero si hacés click en el TN ID que está en azul vas a poder acceder a los detalles de la práctica.

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Supply and Demand ManagementPara otra forma de búsqueda debes ir a “AIESEC Programmes” y hacer click en la opción “Supply and Demand Management”.

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Puedes buscar prácticas por Comité, programa y duración.

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O buscar en Demand Ranking (TN), que está relacionado a áreas de trabajo y backgrounds.

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Seleccionas el campo que te interese y se va a abrir una ventana emergen-te con los TN ID disponibles para ese campo.

Haces click en el TN ID y se abrirá una nueva ventana con la descripción de la TN, el status, el contacto del TN manager, etc.

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Available Form TrackerEsta es una herramienta muy útil para buscar prácticas. Es un documento Excel descargable que tiene todas las prácticas disponibles en el sistema. Este documento es actualizado todos los meses por Aiesec Internacional, es por eso que cada mes debes buscar tu nuevo Available Form Tracker en línea.Para buscar esta herramienta debes dirigirte a la opción de búsqueda que está arriba al centro. Debes buscar la opción file y escribir al lado Available Form Tracker.

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Haces click en Search y van a aparecer muchas opciones nuevas que inclu-yen los criterios que usaste para tu búsqueda. Elige el documento que diga Update, que sea del mes en que estás buscando y que haya sido creado por AIESEC Internacional.

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Recibes un mail con el TN IDSi recibiste un mail de algún TN manager interesado en tu perfil para determina-da práctica es probable que dicho mail incluya el TN ID. Lo que puedes hacer es copiar el TN ID y en plataforma ir a la opción de búsqueda de arriba al centro, pegar el ID y elegir Form en las opciones desplegables.

Haces click en Search y se abrirá una nueva ventana con los detalles de la TN.

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Search Tracking ToolEs importante que puedas tener una herramienta propia de seguimiento de tu búsqueda que compartes con tu EP manager, para asegurar que estás avanzando y que el EP manager sepa dónde y qué estás buscando para ayudarte. Permite llevar un control de los mails que enviaron, las TN a las cuales aplicaron, los correos que recibieron, el estado actual de cada una de las búsquedas. Ambos deben ir completando esta información.

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Matching Manias

Las Matching Manias son eventos online organizados por un determinado país para promover el encuentro entre EPs, EP Managers y TN Managers todos juntos en un mismo lugar y a la misma hora.Estos eventos facilitan y aceleran los tiempos de Match ya que el encuentro entre ambas partes es simultáneo y puedes cerrar tu sesión con una entrevista fijada con un TN Manager porque no debes esperar el tiempo de res-puesta que tiene el contacto por mail.

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Participar de una Matching Mania es muy simple: recibes un correo con la invitación donde podrás encontrar la fecha, la hora, el sitio del encuentro (skype, chat room, etc.) y el link con la solicitud para participar.Aquí abajo puedes ver una invitación de una MaMa:

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Haces click en Search y se abrirá una nueva ventana con los detalles de la TN.

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¿Cómo aplicar a TNs?

Los pasos generales son:1. Encuentra la TN a que quieres aplicar.2. Envia correos al TN Manager con tu EP ID, tu CV y una carta de motivación3. Pregunta todo lo que necesites saber sobre la oportunidad 4. Entrevista por skype 5. Aceptación verbal de TN Manager6. Intercambio de Acceptance Note7. Match!

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A cada TN que quieras aplicar deberás enviar un correo al TN manager que aparece en la TN form. Por cuestiones de entendimiento mutuo se recomienda que puedas enviar tu correo en Inglés.Además en el correo debes incluir:

Envío de correos a TN managers:

• EP ID para identificarte• TN ID para identificar la practica a la cual estás aplicando• CV adjunto• EP Form adjunta: para que sea más simple para el TN Manager ver tu perfil• Carta de motivación adjuntada, personalizada para la oportunidad.

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Puedes tener acceso a material estándar sobre CV, cartas de motivación y ejemplos de emails en el siguiente link:

http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10173125

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A través del mail tienes que vender tu perfil al TN Ma-nager para que se interese en ti, es por eso que puedes incluir en el cuerpo de mail tus razones de por qué eres un buen candidato, por qué quieres tra-bajar allá, habla sobre la oportunidad de conocer otras culturas y distintas maneras de pensar, el desa-fío personal de estar en otro país y el deseo de apren-der otros idiomas y desarrollarte profesionalmente.

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El TN Manager puede responder con una reproba-ción, un pedido de entrevista de skype, pedido de más información de ti, y pedido de Acceptance Note. También puede tardar en enviarte una respuesta. En este caso vuelve a enviar otro correo solicitando una respuesta o pide a tu TN manager que escriba.

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• EP ID para identificarte• TN ID para identificar la practica a la cual estás aplicando• CV adjunto• EP Form adjunta: para que sea más simple para el TN Manager ver tu perfil• Carta de motivación adjuntada, personalizada para la oportunidad.

Otra recomendación que surge en este punto es que debes ser muy proactivo, constante y paciente en el envío de mails a los TN managers y también tener tu herramienta de seguimiento de búsqueda siempre actualizada.

Cada día que quedas en el sistema sin un match, la probabilidad de que vas a encontrar algo baja más. Una persona que está en el sistema por mucho tiempo no aparece atractivo a una ONG ni una em-presa. Para evitar este problema, envía correos, más correos y más correos.

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Entrevista en Skype

Skype es un programa de llamadas online que utili-zan los miembros de Aiesec en todo el mundo para comunicarse y llevar a cabo entrevistas. Puedes obte-ner tu cuenta de skype en www.skype.com.

• En general, si un TN manager se interesa en ti es probable que lleven a cabo una entrevista por Skype para obtener más información sobre ti y tu experien-cia, hacer una prueba oral de lenguaje y quitarse las dudas que le surjan.

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• Siempre realiza la entrevista en un lugar con una conexión segura y estable, llega a tiempo como forma de mostrar tu responsabilidad e interés. Asegú-rate de no cometer errores en la conversión de tiempo a través de la zona horaria o de lo contrario podría dejar al TN manager o algún miembro de la ONG/empresa en otra parte del mundo esperando y eso no genera una buena imagen de tu perfil.

• La entrevista puede ser una combinación de inglés y español u otro idioma que la empresa/ ONG está buscando. Si tu nivel de inglés es bajo, no te preocupes.

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• La entrevista es tu posibilidad de discutir por qué eres el mejor candidato y por qué quieres esa opor-tunidad. Una sugerencia es que entiendas muy cla-ramente lo que es la descripción de trabajo a que aplicas para que cuando hagas la entrevista tu imagen no sea como si no supieras nada de la TN. Recuerda que el TN Manager es tu mejor amigo!

También puedes chequear este link donde encontra-rás las preguntas comunes que surgen en una entre-vista: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10129032 .

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Preguntas para hacer al TN manager:

A continuación se muestra una lista de algunas pre-guntas en inglés que puedes hacerle al TN manager antes de terminar la entrevista:• Are accommodations provided by the LC or the company or would I have to find my own?• Where would I live? How much does it cost?• How far away from my work would I live? How would I get to work?• How would I get around in the city? Is there a transportation system? How much does it cost?

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• How many other AIESECers are doing trainees-hips in your city?• How many people are in your LC?• How much are living costs?• What type of visa will I need? What is the process of getting it? How much does it cost?• How long will I be working each day? What days of the week will I work?• Will I primarily be working alone or with other people?• Are there any safety concerns I should know about?

Al finalizar la entrevista asegúrate de que no te queden dudas, de estar satisfecho con las horas de trabajo y de estar completamente satisfecho con la descripción del trabajo.

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Acceptance Note

Si estás totalmente seguro de que encontraste la práctica perfecta para vos y de comprometerte con una TN en particular, ya estás listo para enviar tu Nota de Aceptación (AN). Es el contrato y acuerdo de tra-bajar en la empresa u organización, por lo que debes tomarlo con la seriedad que se merece.No envíes una AN si no estás absolutamente seguro de que quieres hacerlo!! Escribe todas las condicio-nes que requieres en tu AN para ayudarte y no tener problemas en el futuro.

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Si envías una AN y después decides no hacer el inter-cambio estás transgrediendo las Políticas de Inter-cambio (XPP), lo que implica que puedes ser rechaza-do del Programa de Aiesec como EP o que generes un Broken Match con las multas que ello implica. Tampoco recibirás el reembolso de la cuota inicial o fee. Sólo puedes enviar una AN por vez. Luego tienes que esperar un máximo de 10 días para recibir una respuesta de la organización/empresa/TN manager con respecto a su aceptación antes de poder enviar otra AN a otra practica. Si no responde dentro de los 10 días entonces la AN firmada y enviada es nula.

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Las respuestas dentro de los 10 días posteriores al envío de tu AN pueden ser:• Reprobación: entonces puedes enviar otras AN a otras TN. Es menos probable que suceda porque antes de llegar a la instancia de envío de AN el match está realizado de forma informal y conversado previa-mente.• Aceptación: fuiste aceptado y tienes que partici-par en esa TN.

Para enviar un Acceptance Note:

Imprime la AN con toda la información correcta, firma con lapicera, scanea la AN firmada y final-mente envía la imagen scaneada al TN Manager.

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Al finalizar la entrevista asegúrate de que no te queden dudas, de estar satisfecho con las horas de trabajo y de estar completamente satisfecho con la descripción del trabajo.

3. POST-MATCH

A preparar el viaje!

Una vez que intercambiaste las AN y el Match ya es un hecho, debes empezar a preparar tu partida. El paso de la preparación tiene mucha importancia para asegurar que estés listo para aprovechar tu experien-cia en un sentido personal y profesional. También es una parte significativa ya que permite garantizar que las personas que participan en el Programa de Inter-cambio comprenden sus responsabilidades y el papel que desempeñan en la realización de la visión de AIESEC.

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Si estás totalmente seguro de que encontraste la práctica perfecta para vos y de comprometerte con una TN en particular, ya estás listo para enviar tu Nota de Aceptación (AN). Es el contrato y acuerdo de tra-bajar en la empresa u organización, por lo que debes tomarlo con la seriedad que se merece.No envíes una AN si no estás absolutamente seguro de que quieres hacerlo!! Escribe todas las condicio-nes que requieres en tu AN para ayudarte y no tener problemas en el futuro.

Todos los integrantes del Programa de Intercambios de AIESEC reciben un seminario de preparación antes de partir del país. También conocido como EPIC, este es un punto importante dentro del proceso ya que te permite recibir conocimientos acerca del choque cul-tural y cómo hacer frente a las presiones de vivir en una cultura extranjera, información sobre el país de destino, mayor entendimiento de tu propio país para que puedas ser un verdadero Embajador de tu país en el mundo.

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La preparación para el intercambio también incluye aspectos logísticos: chequear que tu pasaporte esté actualizado, conocer la legalidad respecto al ingreso y permanencia en el nuevo país, comprar tu pasaje, contratar un seguro médico.También es bueno que puedas estar en contacto per-manente con el TN manager o con otras personas de la nueva ciudad para consultarle sobre el clima, la comida, el costo de vida, la seguridad, el sistema de salud, la cotidianeidad y las costumbres típica para ir acercándote a la nueva cultura. Investiga y lee acerca de la historia, hechos sociales y políticos relevantes, tradiciones, todo lo que más puedas para llegar con cierta familiaridad al lugar de destino.

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Imprime la AN con toda la información correcta, firma con lapicera, scanea la AN firmada y final-mente envía la imagen scaneada al TN Manager.

Recuerda armar tu itinerario de viaje y comunicárselo a tu TN manager, para que puedan estar esperándote en tu lugar de arribo. Copia el número de teléfono por cualquier inconveniente o desencuentro a la hora de la llegada, y ten a mano los teléfonos de embaja-das, consulados y el de la empresa de seguros que contrataste.

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4. EN EL NUEVO PAÍS

Mantener el contacto

Mientras te encuentras realizando el intercambio vas a mantenerte en contacto con tu EP manager para saber cómo van las cosas, para poder conocer tu ex-periencia, para darte ánimo en caso de que lo necesi-tes y ayudarte e cualquier cosa que pueda surgir.La regularidad del contacto la van a establecer entre ambos, de acuerdo a los requerimientos de las situa-ciones que vayan surgiendo.Para mantener el contacto con toda la gente en tu país puedes crear un blog e ir actualizándolo con mo-mentos de tu experiencia, agregarle fotos y compartir aprendizajes, aventuras, novedades y lo que desees.

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Encuesta de calidad

Es importante para nosotros conocer tu opinión sobre cómo estamos llevando a cabo el proceso para mejorar la experiencia en Aiesec. Es por eso que te pedimos que colabores completando la encuesta de calidad que te va a enviar tu EP manager al final de tu período de prácticas.

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5. Preguntas y respuestas

¿Qué hago si el TN Manager no me responde?

Varios pueden ser los motivos por los que un TN Ma-nager no te responde. Podría ser que haya recibido muchas aplicaciones y no ha tenido tiempo para res-ponder todas. También podría ser que haya tenido una semana muy ocupada con la Universidad o el tra-bajo. O podrían ser un montón de posibilidades que no conocemos.Si han pasado 4 días desde que enviaste el mail y el TN manager no te ha respondido, te recomendamos que envíes otro correo electrónico recordándole tu aplicación a la TN y que continúes con tu búsqueda en el sistema.

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Recuerda armar tu itinerario de viaje y comunicárselo a tu TN manager, para que puedan estar esperándote en tu lugar de arribo. Copia el número de teléfono por cualquier inconveniente o desencuentro a la hora de la llegada, y ten a mano los teléfonos de embaja-das, consulados y el de la empresa de seguros que contrataste.

¿Cómo puedo saber si la vivienda, la comida o el transporte son provistos en la práctica?

Lo ideal sería que esta información aparezca publica-da en la TN Form. En caso de que no sea así lo que podés hacer es preguntarle directamente al TN Mana-ger. Lo importante es que no te quedes con dudas!

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¿Se envía primero la EP Acceptance Note o la TN Acceptance Note?

En general es la EP AN la que se envía primero. Si estás decidido, convencido y sin dudas de la práctica podés enviar tu AN cuando estés aplicando.No esperes que el TN Manager te envíe la TN AN antes de que tú hayas enviado la tuya. Esta situación es bastante rara e inusual que ocurra. Podría ser en el caso que sea una práctica GCDP que no ofrece nada y es poco competitiva en el sistema, es por eso que el TN Manager está interesado en un Match rápido y no esperar hasta tener muchas aplicaciones.

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¿En qué momento envío mi AN?

No envíes tu AN si tienes dudas. Antes pregunta por cada una de tus dudas y habla en persona a través de Skype con el TN Manager por tus consultas.No debes esperar a tener una entrevista con la organización/empresa para enviar tu AN. Debes en-viarla después que quitaste tus dudas con el TN Ma-nager y estás seguro de que quieres participar de esa práctica. Además, el TN Manager mostrará en la organización/empresa aquellos perfiles que se com-prometieron con la TN mediante el envío de la AN para poder tener una entrevista con ellos.

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El TN Manager sigue pidiendo mi AN aunque no he tenido mi entrevista con la organización. ¿Debo en-viarla o no?El TN Manager siempre pedirá a AN porque es lo que necesita para Matchear a sus TNs. Su objetivo princi-pal es el Match de la TN con el aplicante más califica-do posible.El hecho de que el TN Manager te pida la AN desde el principio no significa que debes enviarla de forma inmediata. Debes estar seguro, libre de preguntas y haber tenido una entrevista con el TN Manager antes de enviar tu EP AN. Y hay que tener en cuenta que el TN Manager no te permite tener una entrevista con la organización/empresa si no enviaste tu AN. Es por eso que tienes que prestar atención al momento indi-cado para enviar la AN!!!

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1. ¿Has tenido la entrevista con un representante de AIESEC y el Review Board?2. ¿Has sido aceptado en el programa de intercambios?3. ¿Has recibido las capacitaciones para EP o has asistido a un EP day?4. ¿Has firmado el EP Contract?5. ¿Has pagado la primera cuota del fee? 6. ¿Tienes asignado un EP Manager?7. ¿Has tenido la primer reunion con el EP Manager? ¿Tienes tu cuenta de acceso a myaiesec.net? ¿Conoces cómo funciona el proceso de matching y las Políticas de Intercambio? 8. ¿Has empezado a aplicar a las prácticas y te has puesto en contacto con los TN Manager? 9. ¿Has asistido al Seminario de Preparación Cultural (OPS)? 10. ¿Después de encontrar tu prácticas, has enviado la AN al TN Manager? ¿Recibiste la TN AN? (Matched!) ¿Ya has enviado la EP AN y la TN AN a tu EP Manager? ¿Tu EP Form fue cambiada a “Match” en el sistema por el TN Manager? ¿Has tenido una reunion de planificación del viaje y de arreglos de visado con tu EP Manager?

6. EP CHECK LIST

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1. ¿Has tenido la entrevista con un representante de AIESEC y el Review Board?2. ¿Has sido aceptado en el programa de intercambios?3. ¿Has recibido las capacitaciones para EP o has asistido a un EP day?4. ¿Has firmado el EP Contract?5. ¿Has pagado la primera cuota del fee? 6. ¿Tienes asignado un EP Manager?7. ¿Has tenido la primer reunion con el EP Manager? ¿Tienes tu cuenta de acceso a myaiesec.net? ¿Conoces cómo funciona el proceso de matching y las Políticas de Intercambio? 8. ¿Has empezado a aplicar a las prácticas y te has puesto en contacto con los TN Manager? 9. ¿Has asistido al Seminario de Preparación Cultural (OPS)? 10. ¿Después de encontrar tu prácticas, has enviado la AN al TN Manager? ¿Recibiste la TN AN? (Matched!) ¿Ya has enviado la EP AN y la TN AN a tu EP Manager? ¿Tu EP Form fue cambiada a “Match” en el sistema por el TN Manager? ¿Has tenido una reunion de planificación del viaje y de arreglos de visado con tu EP Manager?

11. ¿Has pagado la segunda cuota del fee? 12. Has recibido toda la información relevante en relación a: Los dados de contacto del responsible de Aiesec en la nueva ciudad (dirección, teléfono) Los viajes desde y hacia el trabajo (distancia, tiempos, formas de traslado, etc.) Los modos de transacciones financieras (monedas, tipos de cambios, giros, etc.) Descripción clara del trabajo y expectativas de la empresa/organización Todo lo que necesita preparer antes de llegar al Nuevo país Salario Vacaciones Estilos y cultura de trabajo, jerarquías y estructura Contactos de emergencia13. ¿Has organizado las siguientes cosas: Visa correcta? Pasajes? Seguro de salud (obligatorio)? 14. ¿Has confirmado la fecha de inicio del trabajo con el LC Host?

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11. ¿Has pagado la segunda cuota del fee? 12. Has recibido toda la información relevante en relación a: Los dados de contacto del responsible de Aiesec en la nueva ciudad (dirección, teléfono) Los viajes desde y hacia el trabajo (distancia, tiempos, formas de traslado, etc.) Los modos de transacciones financieras (monedas, tipos de cambios, giros, etc.) Descripción clara del trabajo y expectativas de la empresa/organización Todo lo que necesita preparer antes de llegar al Nuevo país Salario Vacaciones Estilos y cultura de trabajo, jerarquías y estructura Contactos de emergencia13. ¿Has organizado las siguientes cosas: Visa correcta? Pasajes? Seguro de salud (obligatorio)? 14. ¿Has confirmado la fecha de inicio del trabajo con el LC Host?

15. ¿Has entregado a tu EP Manager: El número de teléfono del responsible Aieseco en el LC Host? El número de pasaporte? La fecha de partida? 16. Has preparado los materiales, banderas, música, ropas y comidas típicas de tu país para rePresentar tu cultura en el LC y el país que te recibe? 17. ¿Estás realizando tu intercambio!?! 18. ¿Estás manteniendo el contacto con tu EP Manager y tu LC? (Queremos saber de tu vida de EP y de tu experiencia!!!) 19. ¿Has vuelto a tu país? 20. ¿Has presentado y compartido tu experiencia de intercambio con tu LC?

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