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15-601131 Número 9a - (9/10/2013)

Cómo usar Voicemail Pro en modo IPOffice

IP Office 9.0

Cómo usar Voicemail Pro en modo IP Office Página 215-601131 Número 9a (9/10/2013)IP Office 9.0

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Licencia de usuarios simultáneos (CU). El usuario final puede instalar y utilizar el software en múltiples procesadores designados o uno o másservidores, siempre y cuando sólo las unidades con licencia accedan y utilicen el software en un momento dado. Una “unidad” se refiere a launidad en la que Avaya, a su exclusivo criterio, fundamenta el precio de sus licencias y puede ser incluso, entre otros, un agente, puerto ousuario, una cuenta de correo electrónico o de correo de voz en nombre de una persona o function corporativa (por ejemplo, administradorweb o centro de asistencia técnica) o una entrada de directorio en la base de datos administrative utilizada por el software que permite que unusuario se conecte con el software. Las unidades pu8eden vincularse con un servidor específico identificado.


Licencia de la base de datos (DL). El usuario final puede instalar y utilizar cada copia del software en un servidor o en múltiples servidoressiempre que cada servidor en el cual el software esté instalado se comunique con no más de una única instancia de la misma base de datos.

Licencia de CPU (CP). El usuario final puede instalar y utilizar cada copia del software hasta la cantidad de servidores que indica la orden,siempre que la capacidad de rendimiento de los servidores no exceda la capacidad de rendimiento especificada para el software. El usuariofinal no puede instalar nuevamente ni operar el software en servidores con una capacidad de rendimiento más grande sin el consentimientoprevio de Avaya y sin pagar una tarifa por la actualización.

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VirtualizaciónCada vAppliance tendrá su propio código de pedido. Tenga en cuenta que cada instancia de vAppliance debe pedirse por separado. Si elcliente usuario final o el socio de canal de Avaya prefieren la instalación de dos vAppliances del mismo tipo, se deben solicitar dos vAppliancesdel mismo tipo.Cada Producto tiene su propio código de pedido. Tenga en cuenta que cada instancia de un product debe tener una licencia y pedirse porseparado. “"Instancia"” significa una copia única del software. Por ejemplo, si el cliente usuario final o el socio de canal de Avaya prefiereninstalar dos instancias del mismo tipo de producto, se deben solicitar dos productos del mismo tipo.Componentes de terceros“Componentes de terceros” significa que ciertos programas de software y partes de este incluidos en el producto pueden contener software(incluido el software de código abierto) distribuido según contratos de terceros (“componentes de terceros”), que incluyen condiciones sobrelos derechos a utilizar ciertas partes del software (“Términos y condiciones de terceros”). La información con respecto al código fuente de SOLinux distribuido (para aquellos productos que tienen código fuente de SO Linux distribuido) y que identifique a los titulares de derechos deautor de componentes de terceros y las condiciones de terceros que se aplican está disponible en la documentación o en el sitio web deAvaya: http://support.avaya.com/Copyright. Acepta las condiciones de terceros para tales tipos de componentes de terceros.

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Contenido

ContenidoInicio de sesión en el buzón1.

..................................................................... 91.1 Inicio de sesión en el buzón desde la extensiónpropia

..................................................................... 101.2 Inicio de sesión en el buzón desde otra ubicación

..................................................................... 101.3 Configuración de un código de acceso para elbuzón

Resumen2...................................................................... 122.1 Opciones del buzón

..................................................................... 132.2 Opciones del menú de ayuda del correo de voz

..................................................................... 132.3 Códigos de acceso predeterminados

Reproducción de mensajes3...................................................................... 173.1 Reproducción de mensajes nuevos

..................................................................... 173.2 Guardado de mensajes

..................................................................... 173.3 Reproducción de mensajes antiguos y guardados

..................................................................... 183.4 Eliminación de mensajes

Remisión de mensajes de voz4...................................................................... 204.1 Reenvío de mensajes a correo electrónico

..................................................................... 204.2 Remisión de mensajes a otra extensión

..................................................................... 214.3 Remisión de mensajes con encabezado

..................................................................... 214.4 Remisión de mensajes a la lista de mensajesguardados

..................................................................... 214.5 Remisión de futuros mensajes nuevos al correoelectrónico

..................................................................... 224.6 Desactivación de la remisión de mensajes

Configuración de notificaciones porcorreo electrónico

5.

..................................................................... 245.1 Recepción por correo electrónico de alertas demensajes nuevos

..................................................................... 245.2 Activación y desactivación de alertas y remisionesal correo electrónico

Configuración y modificación delsaludo

6.

..................................................................... 266.1 Reproducción del saludo

..................................................................... 266.2 Guardado del saludo

..................................................................... 276.3 Configuración de la reproducción continua delsaludo

..................................................................... 276.4 Desactivación de la reproducción continua delsaludo

..................................................................... 286.5 Cambio del saludo

..................................................................... 296.6 Cambio de saludos para grupos de búsqueda

Administración del buzón7...................................................................... 327.1 Activación e inactivación del correo de voz

..................................................................... 327.2 Activación e inactivación del timbre de correo devoz

Opciones disponibles al llamar albuzón

8.

..................................................................... 348.1 Omisión del saludo del buzón

..................................................................... 348.2 Transferencia a un número de cobertura

Voz visual9................................................................................37Índice


Inicio de sesión en el buzón

Capítulo 1.


Inicio de sesión en el buzón:

1. Inicio de sesión en el buzónEn esta sección se describen las formas de iniciar sesión en el buzón para recuperar los mensajes, sea desde la extensiónpropia o desde otra ubicación .

El buzón de correo de voz se puede proteger con un código de acceso . De ser así, para poder revisar los mensajesdebe ingresar el código de acceso. Si la extensión de su código de acceso no cumple con la restricción de extensiónconfigurada por el administrador de su sistema, este le indica que cambie su código de acceso.

De manera predeterminada, la extensión propia de cada usuario se configura como ubicación de confianza, desde la cualno es necesario ingresar el código de acceso. Si la extensión se encuentra en un lugar público, quizá convenga modificaresta opción para asegurar que siempre se le solicite ingresar un código de acceso, incluso desde su propia extensión.

Si suele iniciar sesión en el buzón desde una ubicación que no es su propia extensión, puede pedir al administrador desistema que la configure también como ubicación de confianza.

Nota: Dado que un buzón de mensajes de un grupo de búsqueda es atendido por más de un usuario, el sistema no lesolicita cambiar el código de acceso del buzón de mensajes del grupo de búsqueda aun cuando no cumpla con larestricción de extensión configurada por el administrador del sistema.

1.1 Inicio de sesión en el buzón desde la extensión propiaSi el administrador de sistema configura la opción, usted podrá iniciar sesión en el buzón desde su extensión telefónicapropia o desde otra ubicación. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión en el buzón desde otra ubicación

.

De manera predeterminada, su extensión es una ubicación de confianza, es decir, que para iniciar sesión en el buzón decorreo de voz desde la extensión no hace falta ingresar un código de acceso. Pero si la extensión se encuentra en unlugar público, el administrador de sistema puede habilitar la opción de usar un código de acceso. Para obtener másinformación, consulte Configuración de un código de acceso para el buzón .

Para iniciar sesión en el buzón desde su extensión propia:

1.Marque *17. Si es la primera vez que se usa el buzón, tal vez el sistema le pida que grabe su nombre. De ser así,siga las instrucciones que oirá.

2.En cuanto haya iniciado sesión en el buzón, se oirá un anuncio con la cantidad de mensajes nuevos que contiene(si los hubiera). A continuación, el sistema reproducirá estos mensajes nuevos. Para conocer las opciones quepuede usar, presione 8.

· Para escuchar los mensajes antiguos:Presione 1.

· Para escuchar los mensajes guardados:Presione 2.

3.Después de escuchar un mensaje nuevo, éste se convierte en antiguo y será eliminado automáticamente 36 horasdespués de la primera reproducción. En los sistemas VoiceMail Pro, el administrador de sistema puede configurarel plazo durante el cual se guardarán los mensajes antes de su eliminación automática. Consulte al administradorde sistema para saber si se modificó el plazo de almacenamiento de los mensajes.

4.Para salir del correo de voz, cuelgue el teléfono.

En las secciones siguientes se describen las funciones que pueden usarse después de iniciar sesión en el buzón.

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1.2 Inicio de sesión en el buzón desde otra ubicaciónSi con regularidad inicia sesión en el buzón desde fuera de su oficina, puede pedir al administrador de sistema quehabilite el acceso remoto al buzón. Una vez configurado esto, usted podrá iniciar sesión desde un número de extensióndistinto del suyo propio.

Para iniciar sesión en el buzón desde otra ubicación:

1.Marque el número de su extensión.

2.Al oír el saludo del correo de voz, presione 8. Si se configuró un código de acceso, el sistema se lo pedirá ahora.

3.Ingrese el código de acceso. Ya puede revisar los mensajes.

Positivo

· Si suele iniciar sesión en el buzón desde una ubicación que no es su propia extensión, puede pedir al administrador desistema que la configure como ubicación de confianza. Cuando inicie sesión en el buzón desde una ubicación deconfianza, el sistema no pedirá el código de acceso.

De manera predeterminada, la extensión propia de cada usuario es una ubicación de confianza. Si la extensión seencuentra en un lugar público, quizá convenga modificar esta opción para que se le solicite ingresar un código de acceso,incluso en su propia extensión.

1.3 Configuración de un código de acceso para el buzónPara proteger el buzón, se puede configurar un código de acceso. Esto es especialmente útil cuando para recuperar losmensajes se inicia sesión desde un lugar público.

Para configurar un código de acceso para el buzón:

1.Desde su extensión propia, marque *17 para iniciar sesión en el buzón. Para obtener más información, consulteInicio de sesión en el buzón desde la extensión propia .

2.Presione *04 para cambiar el código de acceso al buzón.

3.Ingrese el código de acceso actual después del tono. Si todavía no tiene un código de acceso, presione #(numeral).

4.Ingrese el código de acceso nuevo después del tono y presione #.

5.Cuando el sistema le pida que repita el nuevo código de acceso, ingréselo otra vez y presione #.

6.Cuando oiga un mensaje que confirma que se ha modificado el código de acceso, cuelgue.

Nota: Dado que un buzón de mensajes de un grupo de búsqueda es atendido por más de un usuario, debe cambiar lacontraseña del correo de voz del grupo de búsqueda utilizando en Administrador de IP Office y debe abstenerse decambiar la contraseña con un interfaz de usuario telefónico (TUI).

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Resumen

Capítulo 2.


2. Resumen2.1 Opciones del buzónSi usted llama a su propia extensión y el sistema lo transfiere al correo de voz, puede presionar 8 durante el saludoinicial para escuchar los mensajes.

A continuación se ofrece un resumen de las opciones disponibles después de iniciar sesión en el buzón desde unaextensión propia o desde una ubicación remota.

· A menos que se elija guardar un mensaje, éste será eliminado automáticamente 36 horas después de sureproducción. Para guardar un mensaje durante su reproducción, presione 5.

Notas

· Si durante la reproducción del mensaje presiona la tecla 0 y la mantiene presionada, podrá poner el mensaje enpausa. Para continuar con la reproducción del mensaje, presione el botón que corresponde a Retroceder oAnterior en la pantalla del teléfono.

· Para poder usar las opciones de correo electrónico, el administrador de sistema debe habilitarlas.

· El funcionamiento de VoiceMail Pro se puede personalizar para ofrecer opciones diferentes a determinadaspersonas y grupos de usuarios.


Resumen: Opciones del buzón

2.2 Opciones del menú de ayuda del correo de vozSiempre que lo desee, puede presionar 8 para oír el menú de ayuda.

1 Reproducir mensajes antiguos.

2 Reproducir mensajes guardados.

3 Modificar el saludo.

4 Eliminar el mensaje que se está escuchando.

5 Guardar el mensaje que se está escuchando.

6 Opciones de remisión.

7 Repetir el último mensaje.

8 Ayuda.

9 Omitir el mensaje.

** Regresar la llamada al remitente. Sólo cuando se escucha el mensaje en forma interna.

*01 Transferir todos los mensajes al correo electrónico.

*02 Enviar notificaciones por correo electrónico.

*03 Desactivar las funciones de correo electrónico.

*04 Cambiar el código de acceso.

No se anuncian las funciones adicionales.

# Remitir el mensaje.

* Retroceder el mensaje.

0 Poner el mensaje en pausa (cuando se mantiene apretada la tecla 0) o llamar al número de recepción para elcorreo de voz.

2.3 Códigos de acceso predeterminadosLos siguientes códigos de acceso predeterminados se pueden usar desde una extensión propia.

· Para iniciar sesión en el buzón desde una extensión propia: Marque *17.

· Para activar e inactivar el correo de voz: Marque *18 (activar) o *19 (desactivar).Cuando la opción está desactivada, el sistema dejará de transferir las llamadas al buzón cuando usted estéocupado o no responda. Pero otros usuarios de buzones podrán remitirle mensajes a su buzón.

· Para activar o desactivar el timbre del correo de voz: Marque *48 (activar) o *49 (desactivar).Cuando esta opción está activada, sonará un timbre cada vez que usted termine una llamada y vuelva a colgar elauricular del teléfono (a menos que haya otra llamada en espera). El sistema hace sonar el teléfono y, cuandousted responde, le pide que inicie sesión en el buzón.



Reproducción de mensajes

Capítulo 3.


3. Reproducción de mensajesEl modo de buzón de IP Office puede contener mensajes de los siguientes tipos:

· NuevosÉstos son los mensajes que el propietario del buzón todavía no oyó.

· AntiguosTan pronto como se comienza a oír el mensaje, éste se convierte en antiguo.

· GuardadosMientras se escucha un mensaje, se puede pedir al sistema que lo guarde.

En cuanto haya iniciado sesión en el buzón, se oirá un anuncio con la cantidad de mensajes nuevos contenidos en elbuzón. Luego el sistema presentará el primer mensaje. Para obtener más información, consulte Reproducción demensajes nuevos .

Mientras se escucha los mensajes, están disponibles estas opciones:

· Eliminar el mensaje que se está escuchando. Para obtener más información, consulte Eliminación de mensajes .

· Guardar el mensaje para que el sistema lo conserve durante el plazo definido para los mensajes guardados. En lossistemas VoiceMail Pro, el administrador de sistema puede configurar este plazo. Para saber cuánto tiempo elsistema conservará los mensajes guardados, consulte al administrador de sistema. Para obtener más información,consulte Guardado de mensajes .

· Remitir el mensaje a otra extensión. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes a otraextensión .

· Repetir el mensaje que se está escuchando.

· Omitir el mensaje y pasar al siguiente.

· Llamar a la persona que dejó el mensaje.

· Adelantar, retroceder y poner en pausa los mensajes.

Al escuchar un mensaje por primera vez, éste se convierte en antiguo. Pero los mensajes antiguos y guardados sepueden escuchar todas las veces que se quiera. Para obtener más información, consulte Reproducción de mensajesantiguos y guardados .

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Reproducción de mensajes:

3.1 Reproducción de mensajes nuevosEn cuanto haya iniciado sesión en el modo de buzón de IP Office, se oirá un anuncio con la cantidad de mensajes decorreo de voz nuevos (si los hubiera). A continuación, el sistema reproducirá el primero de los mensajes.

· El administrador de sistema puede configurar el plazo de permanencia de los mensajes en el buzón. Verifique conel administrador del sistema para saber el tiempo durante el cual su buzón de correo retiene los mensajes.

Mientras se escucha un mensaje, existen las opciones siguientes:

· Para eliminar el mensaje:Presione 4. Para obtener más información, consulte Eliminación de mensajes .

· Para guardar el mensaje:Presione 5. Para obtener más información, consulte Guardado de mensajes .

· Para remitir el mensaje:Presione 6. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes de voz .

· Para repetir el último mensaje:Presione 7.

· Para omitir el mensaje:Presione 9.

· Para regresar la llamada al remitente (si fue una llamada interna): Presione **.

· Para avance rápido del mensaje: Presione #.

· Para retroceder el mensaje: Presione *.

· Para poner el mensaje en pausa:Presione 0. Use la tecla * para reiniciar el mensaje.

3.2 Guardado de mensajesDe manera predeterminada, los mensajes antiguos permanecen en el buzón durante 36 horas. Si desea conservar unmensaje más tiempo, puede marcarlo como mensaje guardado. Para los mensajes guardados, el plazo predeterminadode permanencia en el buzón es el que haya configurado el administrador de sistema.

Para guardar un mensaje:

1.Inicie sesión en su buzón de correo.

2.Presione 5 para guardar el mensaje mientras lo escucha o después de haberlo oído. El sistema reproducirá unaconfirmación de que el mensaje fue guardado.

3.3 Reproducción de mensajes antiguos y guardadosEn cuanto se comienza a escuchar un mensaje nuevo, éste se convierte en "antiguo".

Para escuchar los mensajes antiguos:


2.Presione 1. El sistema anunciará la cantidad de mensajes antiguos y a continuación los reproducirá uno por uno.

Para escuchar los mensajes guardados:


2.Presione 2. El sistema anunciará la cantidad de mensajes guardados y a continuación los reproducirá uno por uno.

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3.4 Eliminación de mensajesEn cuanto se comienza a escuchar un mensaje nuevo, éste se convierte en antiguo. De manera predeterminada, losmensajes antiguos permanecen en el buzón un máximo de 36 horas; posteriormente, se los elimina como parte de lasactividades de mantenimiento del correo de voz. En relación con los mensajes nuevos, el administrador de sistema puedecambiar esta duración, en los sistemas VoiceMail Pro. Si usted tiene la seguridad de que no quiere conservar un mensaje,puede eliminarlo mientras lo escucha o después de haberlo escuchado.

Para eliminar un mensaje:

1.Mientras escucha el mensaje que no desea conservar, presione 4.


Remisión de mensajes devoz

Capítulo 4.


4. Remisión de mensajes de vozLos mensajes se pueden remitir a otra ubicación.

Durante la reproducción del mensaje o inmediatamente después, el mensaje se puede remitir:

· Al correo electrónico. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes al correo electrónico .

· A otras extensiones. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes a otra extensión .

· A la lista de mensajes guardados. Para obtener más información, consulte Remisión de mensajes a la lista demensajes guardados .

Antes de remitir los mensajes, puede añadirles un encabezado. Para obtener más información, consulte Remisión demensajes con encabezado .

4.1 Reenvío de mensajes a correo electrónicoPara que sea posible usar esta función con su dirección de correo, el administrador de sistema debe ingresar la direccióny asignarla al nombre de su buzón en IP Office Manager. De lo contrario, al intentar usar la función se oirá un mensajecon indicación de que el buzón no tiene habilitado el correo electrónico.

Si esta opción está habilitada, los mensajes de voz se podrán remitir a un buzón de correo electrónico.

Para remitir un mensaje al correo electrónico:

1.Durante o inmediatamente después de reproducir el mensaje, presione 6.

2.Presione 1. El sistema remitirá el mensaje a su dirección de correo electrónico.

Para regresar al menú anterior o para cancelar la remisión del mensaje:

1.Presione #.

4.2 Remisión de mensajes a otra extensiónLos mensajes se pueden remitir a otra extensión o a varias al mismo tiempo.

Para remitir mensajes a otra extensión:


2.Presione 2.

3.Escriba cada número de extensión seguido por un #.

4.Para finalizar, presione # otra vez. Por ejemplo:

· Para remitir un mensaje a las extensiones 201, 202 y 203, ingrese: 201#202#203##

· Para remitir un mensaje solamente a la extensión 201, ingrese: 201##


1.Presione #.

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Remisión de mensajes de voz: Remisión de mensajes a otra extensión

4.3 Remisión de mensajes con encabezadoAntes de remitir un mensaje, puede grabar otro mensaje propio y añadirlo como encabezado al que está remitiendo. Estopuede servir, por ejemplo, para explicar al receptor la razón por la que le remite el mensaje.

Para remitir un mensaje con un encabezado:


2.Presione 3.

3.El sistema le pedirá que grabe un mensaje y que luego presione cualquier tecla para terminar la grabación.

4.Ingrese la lista de extensiones a las que desea reenviar el mensaje. Para obtener más detalles sobre cómoreenviar un mensaje, consulte Remisión de mensajes a otra extensión .


1. Presione #.

4.4 Remisión de mensajes a la lista de mensajes guardadosA menos que se elija guardar un mensaje, éste será eliminado automáticamente 36 horas después de su reproducción.Para evitarlo, el mensaje se puede remitir a la lista de mensajes guardados.

Para remitir un mensaje a la lista de mensajes guardados:


2.Presione 4. Esto es equivalente a presionar 5 después de la reproducción del mensaje.


1.Presione #.

4.5 Remisión de futuros mensajes nuevos al correo electrónicoPara que sea posible usar esta función con su dirección de correo, el administrador de sistema debe ingresar la direccióny asignarla al nombre de su buzón en IP Office Manager. De lo contrario, al intentar usar la función se oirá un mensajecon indicación de que el buzón no tiene habilitado el correo electrónico.

Si la opción está habilitada, el buzón se puede configurar de modo que todos los mensajes que se reciban en el futuro seremitan a una dirección de correo electrónico.

· Si elige esta opción, los mensajes no se almacenarán en el buzón de correo de voz.

· Esta opción anula las otras alertas por correo electrónico.

Para remitir los futuros mensajes nuevos al correo electrónico:


2.Presione *01. Los mensajes nuevos que se reciban en el buzón de correo de voz en el futuro se remitirán a ladirección de correo electrónico.

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4.6 Desactivación de la remisión de mensajesPara desactivar la remisión de mensajes:

1.Durante la reproducción del mensaje o inmediatamente después, presione 6.

2.Presione #.


Configuración denotificaciones por correoelectrónico

Capítulo 5.


5. Configuración de notificaciones por correo electrónicoPuede recibir una notificación de los nuevos mensajes enviados a su dirección de correo electrónico. La notificación puedeser una simple alerta para indicarle que tiene un mensaje o una copia del mensaje del correo de voz si es necesario. Paraobtener más información, consulte Recepción por correo electrónico de alertas de mensajes nuevos .

Además, cuando escuche un mensaje puede pedir que el sistema lo remita a su dirección de correo electrónico. Paraobtener más información, consulte Remisión de mensajes al correo electrónico .

Para que sea posible usar estas funciones con su dirección de correo, el administrador de sistema debe ingresarla en IPOffice Manager. De lo contrario, cada vez que intente usar una opción de correo electrónico, se oirá un mensaje conindicación de que el buzón no tiene habilitado el correo electrónico. Para saber si el sistema de correo de voz estáconfigurado para el uso del correo electrónico, consulte al administrador de su sistema.

5.1 Recepción por correo electrónico de alertas de mensajes nuevosSi lo desea, puede pedir que el sistema le envíe una alerta por correo electrónico cuando alguien llame y deje un mensajepara usted.

· Si lo desea, puede recibir las notificaciones en la dirección de correo electrónico de su teléfono móvil, si tiene una.Es decir, puede recibir alertas de la llegada de mensajes nuevos incluso cuando no esté en su oficina. Paraaveriguar su dirección de correo electrónico de su teléfono móvil, comuníquese con su proveedor de servicio detelefonía móvil.

· Esta opción anula la remisión al correo electrónico. Para obtener más información, consulte Remisión de futurosmensajes nuevos al correo electrónico .

Para recibir por correo electrónico una alerta cuando lleguen mensajes nuevos:


2.Presione *02. Recibirá un aviso por correo electrónico cada vez que le dejen un mensaje nuevo.

5.2 Activación y desactivación de alertas y remisiones al correo electrónicoSi ha elegido alguna de las opciones de notificación de correo electrónico, puede desactivarlas desde su teléfono.

Para desactivar las opciones de correo electrónico (remisión o alertas):


2.Presione *03. Oirá un mensaje de confirmación que dirá si la opción ahora está activa o inactiva.

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Configuración y modificacióndel saludo

Capítulo 6.


6. Configuración y modificación del saludoDe manera predeterminada, cuando alguien llama al buzón de correo de voz, el sistema reproduce un saludo genérico.Pero si lo desea, usted puede grabar un saludo personalizado.

· Usted puede escuchar el saludo personalizado cada vez que lo desee. Para obtener más información, consulte Reproducción del saludo .

· También puede cambiar el saludo todas las veces que quiera. Para obtener más información, consulte Cambio delsaludo .

· Además, puede configurar el saludo para que se reproduzca continuamente. Para obtener más información,consulte Configuración de la reproducción continua del saludo .

· Asimismo, puede grabar un saludo para los buzones de los grupos de búsqueda. Para obtener más información,consulte Cambio de saludos para grupos de búsqueda .

6.1 Reproducción del saludoEl saludo personalizado se puede escuchar y (en caso de ser necesario) modificar en cualquier momento.

Para escuchar el saludo:


2.Presione 3, la opción correspondiente a los saludos.

3.Presione 1. Esta opción también permite oír el mensaje predeterminado o el que esté grabado actualmente.Después de grabar un mensaje nuevo, puede escucharlo y decidir si desea grabarlo de nuevo o guardarlo. Paraobtener más información, consulte Cambio del saludo o Guardado del saludo .

Para regresar al menú anterior:

1.Presione 8.

6.2 Guardado del saludoCuando esté satisfecho con el saludo, puede guardarlo como está o configurarlo además para que se reproduzca demanera continua. Para obtener más información, consulte Configuración de la reproducción continua del saludo .

Para guardar el saludo:


2.Haga al mensaje los cambios necesarios. Para obtener más información, consulte Cambio del saludo .

3.Presione 3. El sistema reproducirá una confirmación de que la modificación fue guardada.

· Si usted cuelga antes de presionar 3, el sistema usará el saludo que estaba activo antes.


1.Presione 8.

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28 26

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Configuración y modificación del saludo: Configuración de la reproducción continua del saludo

6.3 Configuración de la reproducción continua del saludoEl saludo personal se puede configurar para que se reproduzca continuamente. En tal caso, la persona que llama nopodrá dejar un mensaje ni presionar 0 para ser derivado al número de recepción, si se configuró dicho número.

Importante: si activa esta opción y más tarde desea desactivar la reproducción continua del saludo, grabe un nuevomensaje. Consulte Desactivación de la reproducción continua del saludo .

Para configurar la reproducción continua del saludo:



3.Presione 4. El sistema reproducirá una confirmación de que la modificación fue guardada.


1.Presione 8.

6.4 Desactivación de la reproducción continua del saludoSi configuró la reproducción continua del saludo y quiere desactivarla, siga estas instrucciones:

Para desactivar la reproducción continua del saludo:



3.Presione 2 para modificar el mensaje.

4.Grabe el mensaje después del tono.

5.Presione 2 cuando haya terminado de grabar el saludo. A continuación, puede presionar 1 para oír el mensajenuevo.

6.Presione 3 para guardar el mensaje sin reproducción continua. El sistema reproducirá una confirmación de que lamodificación fue guardada.

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6.5 Cambio del saludoUsted puede cambiar el saludo personalizado cada vez que lo desee. Si usted elige dar a las personas que llamen a subuzón alguna opción de transferencia a números de cobertura, debe grabar un saludo que explique las opciones detransferencia disponibles.

Precaución

· Si cambia el saludo del sistema por uno personalizado, para volver a usar el saludo del sistema necesitará laayuda del administrador del sistema.

Para cambiar el saludo:



3.Presione 2 para cambiar el saludo.

4.Grabe el mensaje después del tono.

· La grabación debe durar 3 segundos como mínimo.

5.Presione 2 cuando haya terminado de grabar el saludo. A continuación, puede presionar 1 para oír el mensajenuevo.

6.Presione 3 para activar el mensaje. Si no desea usar la nueva grabación, puede grabar otra vez o colgar elteléfono para seguir usando el mensaje que estaba activo antes.

7.Decida si desea hacer otros cambios o guardar el nuevo saludo. Para obtener más información, consulte Guardadodel saludo o Configuración de la reproducción continua del saludo .


1.Presione 8.

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Configuración y modificación del saludo: Cambio del saludo

6.6 Cambio de saludos para grupos de búsquedaEl administrador de sistema puede configurar un método para que los usuarios puedan iniciar sesión en el buzón de ungrupo de búsqueda. Además del saludo estándar, también los saludos de los grupos de búsqueda se pueden configurar.

Para cambiar los saludos de los grupos de búsqueda:

1.Inicie sesión en el buzón del grupo de búsqueda. El método exacto depende de la opción que haya configurado eladministrador de sistema.


3.Seleccione el tipo de saludo que grabará:

· Saludo estándar:Presione 1. Este saludo se usa cuando el grupo de búsqueda está en servicio pero todos sus miembros disponibles estánocupados o sin respuesta.

· Saludo de fuera de horario: Presione 2.Este saludo se usa cuando el grupo de búsqueda está de servicio nocturno, fuera de servicio o fuera dehorario.

· Saludo para llamadas en cola: Presione 3.El sistema reproducirá este saludo cuando el interlocutor haya estado cierta cantidad de tiempo esperandorespuesta.

· Saludo de "todavía en cola": Presione 4.Si 20 segundos después de oír el saludo para llamadas en cola el interlocutor sigue esperando respuesta, sereproducirá el saludo de "todavía en cola", y se repetirá cada 20 segundos.

4.Una vez seleccionado el tipo de saludo que grabará, puede elegir las opciones siguientes:

· Para oír la grabación:Presione 1.

· Para grabar un nuevo saludo: Presione 2.El sistema le pedirá que presione 2 otra vez cuando haya terminado de grabar. A continuación, volverá almenú para oír, grabar o guardar el mensaje. La grabación debe durar 3 segundos como mínimo.

· Para guardar la nueva grabación:Presione 3.


Administración del buzón

Capítulo 7.


7. Administración del buzónEn ocasiones puede ser útil configurar el sistema de modo que no transfiera las llamadas al buzón cuando la línea estáocupada o no se atiende la llamada. Para ello, puede desactivar el correo de voz y volver a activarlo cuando lo necesite.Para obtener más información, consulte Activación e inactivación del correo de voz .

El administrador del sistema puede configurar que cuando una llamada se transfiera al correo de voz, el interlocutorpueda transferir la llamada a otra extensión , por ejemplo a la recepción.

De manera predeterminada, el sistema de correo de voz avisa que hay mensajes haciendo sonar un timbre en el teléfonola próxima vez que usted termine una llamada y vuelva a colgar el auricular. Usted puede elegir si quiere activar odesactivar este timbre opcional. Para obtener más información, consulte Activación e inactivación del timbre de correo devoz .

7.1 Activación e inactivación del correo de vozCuando el correo de voz está desactivado, el sistema no transfiere las llamadas al buzón si la línea está ocupada o no seatiende la llamada. Pero esta opción no impide que otros usuarios de buzones remitan mensajes a su buzón.

Para activar o desactivar el correo de voz:

· Marque *18 (activar) o *19 (desactivar). Sonarán dos tonos de confirmación.

7.2 Activación e inactivación del timbre de correo de vozCuando el timbre del correo de voz está activado, el teléfono suena al terminar una llamada y colgar el auricular (amenos que haya otra llamada en espera). El sistema hace sonar el teléfono y, cuando usted responde, le pide que iniciesesión en el buzón. Esta opción se puede activar o desactivar.

Para activar o desactivar el timbre del correo de voz.

· Marque *48 (activar) o *49 (desactivar). Sonarán dos tonos de confirmación.

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Opciones disponibles alllamar al buzón

Capítulo 8.


8. Opciones disponibles al llamar al buzónAl llamar a un buzón de mensajes, puede utilizar las opciones que se indican a continuación. También pueden usar estasopciones las personas que llamen y sean transferidas al buzón.

· Omitir el saludo del buzón

· Transferir a un número de cobertura Presione una tecla para lograr la transferencia a un número de cobertura, por ejemplo a recepción. Para que estaopción esté disponible, el administrador de sistema debe configurar el número de recepción que se usará con elcorreo de voz.

8.1 Omisión del saludo del buzónCuando se llama a una extensión y la llamada se transfiere al correo de voz, se puede omitir el saludo y avanzardirectamente al tono que indica cuándo dejar un mensaje.

Para omitir el saludo del buzón:

· Marque el número de la extensión.

· Tan pronto como se responda la llamada, presione 2 para omitir el saludo. A continuación se oirá el tono queindica que ya se puede guardar el mensaje.

8.2 Transferencia a un número de coberturaEl buzón se puede configurar de modo que las personas que llamen puedan transferir la llamada a otro número mientrasoyen el saludo del buzón. Para ello, deberán presionar 0. IP Office 5.0+ también permite añadir números detransferencia adicionales a los que el usuario accederá presionando 2 ó 3.

Los números a los que se transfieren las llamadas puede configurarlos el administrador del sistema.

Si configura números de destino de transferencia, debería mencionarlos en el saludo del buzón .

Si el destino al que se transfiere la llamada no responde y se activa el correo de voz, se volverá al buzón original.

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Voz visual

Capítulo 9.


9. Voz visualLa función de voz visual permite acceder al buzón de correo de voz con el menú en pantalla del teléfono, en vez deseguir indicaciones habladas.

Para usar esta función, el administrador del sistema debe añadir al teléfono el botón correspondiente o asignar el botónde MENSAJES al uso de la voz visual.

· La función de voz visual es compatible con la mayoría de los teléfonos de escritorio de Avaya compatibles con IPOffice, siempre que cuenten con una pantalla apropiada. En otros teléfonos, el botón se puede usar para accederal buzón con indicaciones habladas y para transferir la llamada directamente al correo de voz.

· En los teléfonos T3, el botón de Voz visual transfiere directamente a la función Escuchar de esta modalidad. Paraacceder a toda la gama de funciones de voz visual, use Menú > Configuración > Configuración de correo devoz.

Controles de voz visualLa disposición de las opciones en pantalla varía según el tipo de teléfono y el tamaño de pantalla.

· Escuchar Acceda a su propio buzón de correo de voz. Al presionarlo, la pantalla mostrará el número de mensajes Nuevos,Antiguos y Guardados. Seleccione una de esas opciones para comenzar a reproducir los mensajes de esacategoría. Use las siguientes opciones

· EscucharReproducir el mensaje.

· PausaRealizar una pausa en lareproducción del mensaje.

· EliminarEliminar el mensaje.

· GuardarMarcar el mensaje como mensaje guardado.

· Llamar Llamar al remitente del mensaje si hay un ID del mismo disponible.

· CopiarCopiar el mensaje en otro buzón de correo. Cuando se presione,aparecerá una serie de opciones adicionales.

· Mensaje Grabar y enviar un mensaje de correo de voz a otro u otros buzones de correo.

· Saludo Cambiar el saludo principal usado para las personas que llaman a su buzón de correo. Si no se ha grabado ningúnsaludo se usa el saludo predeterminado del buzón de corrreo del sistema.

· CEmail Esta opción solamente aparece si en la configuración de IP Office se indicó una dirección de email para usarla conel correo de voz. Este control permite ver y cambiar el modo usado actualmente de correo electrónico de correode voz por nuevos mensajes recibidos por su buzón de correo de voz. Use Cambiar para cambiar el modoselecciondo. Presione Hecho cuando aparezca el modo requerido. Los modos posibles son:

· Contraseña Cambiar la contraseña del buzón de correo de voz. Para ello se requiere el ingreso de la contraseña existente.

· Correo de voz Activar y desactivar la cobertura de correo de voz.

Uso del botón de voz visual para transferencia de correo de vozSi lo presiona mientras tiene una llamada conectada, el botón MENSAJE permite el ingreso de un número de extensiónpara la transferencia directa al buzón de voz de la llamada conectada.


Índice

ÍndiceAAcceso remoto 10

CCambiar

Activación y desactivación de la remisión demensajes 22

Activación/desactivación del correo de voz 12, 32

Activación/desactivación del timbre de correo de voz 12, 32

Código

Acceso al buzón 10

Código de acceso

Configuración 10

Inicio de sesión sin 9, 10Códigos de acceso predeterminados 13

Correo electrónico

Activación/desactivación de notificaciones 12Alertas 20, 24

Opciones 24

Remisión de mensaje de voz a 20, 21, 24

EEliminación

Mensaje actual 12

Mensajes 12, 18

Encabezado

Remisión de mensaje con 12

GGrabado/predeterminado 28

Guardado de mensajes 17

LLista de mensajes guardados

Remisión de mensajes a 21

MMensaje

Activar y desactivar la remisión 22

Eliminación 18

Mensaje actual Eliminación 12

Guardar 12

Mensajes antiguos 17

Detención 27

Mensajes guardados 17Mensajes nuevos 17

NNúmero de recepción 34

OOmisión

Código 10

Desde la extensión propia 9

Desde otra ubicación 10

Desde una ubicación de confianza 10

Mensaje de voz 12Opciones para la persona que llama 34

Saludo 34

Saludo del buzón 34Opciones

Disponibles al llamar al buzón 34

Opciones para la persona que llama 34

PPredeterminado

Códigos de acceso 13

RReenviar

A otra extensión 12, 20Al correo electrónico 12

Con encabezado añadido 12, 21

Mensajes 20

Mensajes a la lista de mensajes guardados 21

Regreso de llamada al remitente 12Repetición del mensaje anterior 12

Repetir último mensaje 12

Reproducción 16Mensajes antiguos 9

Mensajes guardados 9

Mensajes nuevos 17

Saludo 12, 26

Reproducir Mensajes antiguos 12

Mensajes guardados 12

Retroceder 12

SSaludo

Cambio 26, 28

En cola 12

En servicio 29Estándar 29

Fuera de horario 12

Grabar 12

Guardar 26

Guardar nuevo 12Normal 12

Omisión 34

Reproducción 12Reproducción continua 12

Saludo de horas 29

Servicio nocturno 29

Todavía en cola 29

Saludo del buzón Omisión 34

Saludo para llamadas en cola 29

Saludos para grupos de búsqueda 29

TTimbrado 12

UUbicación de confianza 10



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