COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO … · 4.2.2 MESAS DE RECLUTAMIENTO ... COLVATEL, con el fin que su oferta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta

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COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL S.A. E.S.P.

TÉRMINOS DE REFERENCIA

SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS N° GJC-01-2018

OBJETO

LA COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y

TELEMÁTICOS S.A. ESP “COLVATEL S.A. ESP” EN ADELANTE COLVATEL ESTÁ INTERESADA EN CONTRATAR EMPRESAS DE

SERVICIOS TEMPORALES, PARA EL SUMINISTRO DE PERSONAL EN MISIÓN.

BOGOTÁ D.C., MARZO DE 2018

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Contenido 1. PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y CONTRACTUALES ................ 8

1.1 OBJETO ................................................................................................................................8

1.2 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA SOLICITUD PÚBLICA DE

OFERTAS .............................................................................................................................................9

1.3 CRONOGRAMA DEL PROCESO .........................................................................................9

1.4 ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ........... 10

1.5 INTERPRETACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ESTA SOLICITUD PÚBLICA DE

OFERTAS .......................................................................................................................................... 10

1.6 TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN .......................... 11

1.7 NO INTERFERENCIA ....................................................................................................... 11

1.8 COSTOS DERIVADOS DE LA PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE

CONTRATACIÓN ............................................................................................................................. 12

1.9 FORMULACIÓN DE LA OFERTA ..................................................................................... 12

1.10 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA ................................................................... 13

1.11 CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL ............................................ 14

1.11.1 PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS ............................................................. 14

1.11.2 OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN ..................................................... 15

1.12. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ............................ 15

1.13. VALIDEZ DE LA OFERTA. ............................................................................................... 18

1.14. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA OFERTA ........................................................... 18

1.14.1. DE CARÁCTER JURÍDICO ........................................................................................ 18

1.14.2. INFORMACIÓN FINANCIERA ................................................................................ 21

1.15. INFORMACIÓN TÉCNICA................................................................................................ 21

1.16. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS .................................................................................... 22

1.17. OFERTAS ALTERNATIVAS .............................................................................................. 22

1.18. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA..................................................................... 22

1.19. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN ............................................................................... 23

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1.20. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN

DEL TERRORISMO. ......................................................................................................................... 24

1.21. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO .............................................................................................. 25

1.22. NEGOCIACIÓN ................................................................................................................. 25

1.23. ADJUDICACIÓN ............................................................................................................... 26

1.24. CONFIDENCIALIDAD ...................................................................................................... 27

1.25. PRÓRROGAS .................................................................................................................... 28

1.26. CONDICIONES CONTRACTUALES ................................................................................. 28

1.26.1. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL CONTRATO Y REGULACIÓN

APLICABLE: ................................................................................................................................... 28

1.26.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO ............................................................ 29

1.26.3. FORMA DE PAGO: ........................................................................................................ 29

1.26.4. FACTORES INCLUIDOS EN EL VALOR DE LOS SERVICIOS

TEMPORALES: .............................................................................................................................. 30

1.26.5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: ................................................................... 31

1.26.6. PROHIBICIÓN DE CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: ....................................... 35

1.26.7. AUTORIZACIÓN EN CASO DE INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO DE

SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES, SEGURIDAD SOCIAL E

INDEMNIZACIONES: ................................................................................................................. 35

1.26.8. TERMINACIÓN DEL CONTRATO: ........................................................................... 36

1.26.9. PÓLIZA OBLIGATORIA:............................................................................................. 37

1.26.10. GARANTÍAS CONTRACTUALES ..................................................................... 37

1.26.11. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA .................................................................. 37

1.26.12. PROPIEDAD INTELECTUAL ............................................................................................ 38

1.26.13. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD SOCIAL,

APORTES PARAFISCALES Y SALUD Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ..................... 38

1.26.14. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL ..................................................................... 39

1.26.15. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL ........................... 39

1.26.16. HABEAS DATA .................................................................................................................. 39

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1.26.17. PAGO POR COMPENSACIÓN: ........................................................................................ 40

1.26.18. INDEMNIDAD ................................................................................................................... 41

1.26.19. GESTIÓN DE PERSONAL CON INCAPACIDADES, EMBARAZO, Y OTRAS

SITUACIONES DE DEBILIDAD MANIFIESTA Y/O ESTABILIDAD LABORAL

REFORZADA. ................................................................................................................................... 41

1.26.20. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL SERVICIO PARA LAS NECESIDADES

PUNTUALES DE LOS COLABORADORES EN MISIÓN ................................................................ 42

1.26.21. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO..................................................................................... 42

1.26.22. DOMICILIO ....................................................................................................................... 42

1.26.23. SUPERVISIÓN .................................................................................................................. 43

1.26.24. VALOR DEL CONTRATO. ................................................................................................ 43

2. PRECISIONES A LAS CONDICIONES FINANCIERAS ......................................... 45

2.1 ESQUEMA DE COTIZACIÓN DE LOS PRECIOS ........................................................... 45

2.2 VALOR DE LA OFERTA .................................................................................................... 46

2.3 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA ...................................................................................... 47

2.4 AJUSTE DE PRECIOS ...................................................................................................... 48

2.5 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN ....................................................................................... 48

2.5.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS ........................................................................... 48

2.5.2 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA

RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES .............................................. 48

2.5.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE

INDUSTRIA Y COMERCIO ...................................................................................................... 49

2.5.4 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE ....................................... 49

2.5.5 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN .................................................................... 49

2.6 GASTOS REEMBOLSABLES A CARGO DE COLVATEL ................................................. 50

2.7 CONDICIONES GENERALES ........................................................................................... 51

2.8 FORMA DE PAGO ............................................................................................................. 51

2.9 ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS............................................................................ 52

2.10 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO SE

IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO. ............ 52

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3. EVALUACIÓN DEL OFERENTE Y LAS OFERTAS PRESENTADAS: ........................ 53

3.1 EVALUACIÓN JURÍDICA DEL OFERENTE ..................................................................... 53

3.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS ............................................................ 54

3.2.1 CUMPLIMIENTO DE LOS SIGUIENTES INDICADORES

FINANCIEROS ............................................................................................................................. 54

3.2.2 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES

FINANCIERAS ............................................................................................................................. 55

3.3 VISITA TÉCNICA. ............................................................................................................ 55

4. CONDICIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO REQUERIDO .................................... 55

4.1 SERVICIO REQUERIDO .................................................................................................. 55

4.2 DEFINICIONES................................................................................................................. 56

4.2.1 CAMPAÑA ...................................................................................................................... 56

4.2.2 MESAS DE RECLUTAMIENTO ................................................................................. 57

4.2.3 BASES DE DATOS PROPIAS .................................................................................... 57

4.2.4 CAMPAÑAS DE RECLUTAMIENTO ........................................................................ 57

4.2.5 SELECCIÓN MASIVA ................................................................................................. 57

4.2.6 CONTRATACIÓN MASIVA ....................................................................................... 58

4.2.7 CONTRATACIÓN UNO A UNO ................................................................................ 58

4.2.8 SG – SST: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO ................................................................................................................................. 58

4.3 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS ................................................. 58

4.3.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA: .................................................................................. 59

4.3.2 PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ............................................. 60

4.3.3 BASES DE DATOS ........................................................................................................ 60

4.3.4 PROCESOS DE SELECCIÓN UTILIZADOS PARA EVALUAR EL

PERSONAL .................................................................................................................................... 61

4.4 ESTRUCTURA REQUERIDA ............................................................................................ 63

4.4.1 PLANTA FIJA EN LA SEDE DEL OFERENTE ....................................................... 63

4.4.2 PERSONAL ASIGNADO PARA LA CUENTA COLVATEL. ................................. 65

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4.5 PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS EN LAS CIUDADES DONDE COLVATEL

DESARROLLA SU OPERACIÓN ...................................................................................................... 72

4.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ....................................................................................... 73

4.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SG –

SST) 75

4.7.1 RECURSOS FINANCIEROS PARA EL SG – SST:............................................... 76

4.7.2 GESTIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS DEL PERSONAL EN MISIÓN. .......... 77

4.7.3 GESTIÓN DE PERSONAL CON INCAPACIDADES, EMBARAZO, Y

OTRAS SITUACIONES DE ESTABILIDAD OCUPACIONAL REFORZADA ............... 78

4.8 PLAN INTEGRAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA ................................................... 79

4.9 PROGRAMAS DE FORMACIÓN, ENTRENAMIENTO y BIENESTAR. ........................... 79

4.9.1 FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO ....................................................................... 79

4.9.2 ACTIVIDADES DE BIENESTAR .............................................................................. 80

4.10 CERTIFICACIONES DE PAGO ........................................................................................ 81

4.11 REQUISITOS DE LOS CONTRATOS LABORALES ENTRE EL OFERENTE Y EL

EMPLEADO: ..................................................................................................................................... 82

4.12 PAGO DE NÓMINA. ......................................................................................................... 83

4.13 REEMPLAZO DE PERSONAL ........................................................................................... 83

4.14 ANS (ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO) ................................................................ 84

4.14.1 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO DE SELECCIÓN,

CONTRATACIÓN Y COMPENSACIÓN ................................................................................. 84

4.14.2 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO EN SERVICIO Y

ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE PERSONAL ......................................................... 92

4.14.3 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO EN SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO. ......................................................................................................................... 96

ANEXO No 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ........................................... 101

ANEXO 2 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN .............................................................. 104

ANEXO 3 AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A LAS CENTRALES DE RIESGO DE LA

SOCIEDAD ............................................................................................................. 107

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CAPÍTULO I 1. PRECISIONES A LAS CONDICIONES GENERALES Y

CONTRACTUALES 1.1 OBJETO La COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL S.A. E.S.P. en adelante COLVATEL, está interesada en recibir ofertas para contratar la prestación de servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio. Todo de conformidad con las condiciones establecidas en los términos de referencia, el marco legal vigente para los trabajadores en misión y el Manual de Contratación de COLVATEL, el cual está publicado en la página www.COLVATEL.com La contratación del personal temporal que preste sus servicios a COLVATEL se sujetará a las disposiciones aplicables a los contratos de prestación de servicios a través de Empresas de Servicios Temporales, en lo relacionado con el pago de salarios, prestaciones sociales, suministro de dotación, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales y festivos, afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud, Pensión, Riesgos Laborales, Caja de Compensación, seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores en misión, dando estricto cumplimiento a lo establecido en la normatividad vigente sobre la materia El servicio se ejecutará con base en órdenes cursadas por COLVATEL, quien no se obliga a solicitar un número determinado de servicios ni se compromete con una cantidad mínima o máxima de servicios en cada orden, pues ello depende de las necesidades puntuales de COLVATEL. Por consiguiente, las cantidades informadas en los términos son estimadas, así como el valor del contrato que llegare a celebrarse es un cupo de recursos estimado que podrá o no agotarse. El OFERENTE acepta las condiciones anteriores con la presentación de la oferta y, en consecuencia, renuncia a intentar efectuar reclamación alguna con ocasión del resultado de la ejecución contractual.

http://www.colvatel.com/

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Los OFERENTES interesados en el presente proceso, deberán examinar cuidadosamente el contenido de la solicitud Pública de Ofertas formulada por COLVATEL, con el fin que su oferta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato en caso de su adjudicación. NO SE ACEPTA LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS PARCIALES. Los presentes términos de referencia no tienen costo y no constituyen oferta mercantil. 1.2 INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA SOLICITUD

PÚBLICA DE OFERTAS La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere haberse suministrado con anterioridad a esta Solicitud Pública de Ofertas. 1.3 CRONOGRAMA DEL PROCESO El cronograma proyectado para el presente proceso de Solicitud Pública de Ofertas es el siguiente, sin perjuicio de lo establecido más adelante dentro de los presentes términos de referencia:

ETAPA FECHA INICIAL FECHA FINAL

Aviso y publicación de la Solicitud Pública

de Ofertas en medios de circulación nacional y en la página web de COLVATEL:

www.COLVATEL.com

22 de marzo de 2018

Plazo máximo para solicitar aclaraciones a

los términos de referencia

Desde el 23 de marzo

de 2018

Hasta el 3 de abril de

2018, a las 5:00 P.M.

Plazo para dar respuesta a las solicitudes recibidas

Hasta 6 de abril de 2018 a las 11:59 p.m.

Audiencia de entendimiento y aclaraciones a la Solicitud Pública de Ofertas formulada

por COLVATEL.

10 de abril de 2018 a las 10:00 A.M. en la Diagonal 23K # 96F – 62 Interior 2. Sala de

Capacitaciones.*

Fecha y hora límite para presentación de

ofertas

17 de abril de 2018 hasta 4:00 p.m. en la

Diagonal 23K # 96F – 62 Interior 2.


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ETAPA FECHA INICIAL FECHA FINAL

Plazo de evaluación de ofertas, realización visitas técnicas y solicitud de aclaraciones

por parte de COLVATEL

Desde el 18 de abril de 2018

Hasta 24 de abril de 2018

Etapa de negociación 25 de abril de 2018

Adjudicación o declaratoria de desierto 27 de abril de 2018.

*Para efectos del adecuado desarrollo de la audiencia de entendimiento, por condiciones

de tiempo, organización e intervención de los asistentes, se solicita que a la misma asistan máximo dos (2) representantes por empresa interesada en el proceso.

Los plazos y etapas establecidos en estos términos podrán ser modificados en cualquier momento por parte de COLVATEL. 1.4 ACLARACIONES O MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS DE

REFERENCIA Podrán requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de este documento, mediante solicitud escrita dirigida a los correos electrónicos [email protected], [email protected] o [email protected] o mediante oficio dirigido a la Dirección de Capital Humano de COLVATEL, ubicada en la Diagonal 23K No 96 F 62, Parque Empresarial La Cofradía interior 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Las solicitudes de aclaración SÓLO se podrán realizar hasta la fecha prevista en el cronograma contenido en la presente Solicitud Pública de Ofertas. Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante adendas que serán comunicadas a los oferentes a través de la página web. No obstante lo anterior, COLVATEL podrá expedir adendas cuando el proceso lo amerite independientemente que las mismas deriven o no de preguntas de oferentes, ya sea dentro o con posterioridad a los plazos establecidos en el cronograma del proceso. 1.5 INTERPRETACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ESTA SOLICITUD

PÚBLICA DE OFERTAS

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EL OFERENTE asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos. Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no deben ser entendidas de manera separada. Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no afectarán la interpretación de los mismos. Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en el que incurra EL OFERENTE, con base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones, respecto de los presentes términos de referencia, son de su exclusiva responsabilidad; por lo tanto, COLVATEL no asume responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones. 1.6 TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN COLVATEL se reserva el derecho de dar por terminado este proceso de contratación, suspenderlo o interrumpirlo en el estado en que se encuentre, en cualquier momento, sin que ello implique responsabilidad o la obligación de realizar algún pago en favor de los OFERENTES interesados en el presente proceso. La anterior condición se entenderá aceptada por los OFERENTES con la presentación de la oferta, con lo cual renuncian a presentar contra COLVATEL cualquier acción, reclamación o demanda, en virtud de lo dispuesto anteriormente. 1.7 NO INTERFERENCIA EL OFERENTE no podrá interferir en el proceso de estudio, evaluación, negociación de ofertas y adjudicación. Se entiende como interferencia las llamadas telefónicas, solicitud de citas o visitas a los empleados de COLVATEL que intervienen o participan en el proceso, con el fin de tratar temas relativos a su oferta, las acciones tendientes a obtener información del avance del análisis y evaluación de las ofertas presentadas o cualquier conducta que tienda a influenciar o entorpecer el resultado del proceso, o que tienda a lograr un favorecimiento con ocasión del presente proceso contractual. De presentarse alguna de las

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situaciones descritas, la oferta presentada a COLVATEL por parte del OFERENTE será descartada. La anterior restricción se extiende en todo a las empresas de servicios temporales que actualmente se encuentran prestando servicios a COLVATEL, por lo anterior, cualquier hecho o acción por medio del cual se busque la intervención de éstas en el proceso, generará que se descarte la OFERTA presentada por EL OFERENTE correspondiente. 1.8 COSTOS DERIVADOS DE LA PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO

DE CONTRATACIÓN Los costos y gastos en que los interesados incurran con ocasión del análisis del presente proceso, la presentación de observaciones, la preparación y presentación de las ofertas y cualquier otro costo o gasto relacionado con la participación en el proceso estarán a cargo de los OFERENTES interesados. 1.9 FORMULACIÓN DE LA OFERTA Podrán participar en el proceso de Solicitud Pública de Ofertas las personas jurídicas consideradas legalmente capaces y habilitadas para prestar los servicios de suministro de personal en misión de acuerdo con las leyes colombianas. a) El representante legal o apoderado debidamente facultado para ello por la

sociedad oferente, debe diligenciar y suscribir el Anexo Nº 1 del presente capítulo. No se admiten modificaciones a la estructura y contenido del anexo.

b) La oferta deberá ser presentada en español. c) Si el oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales

de los términos de referencia, se entenderán aceptados. Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.

d) El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean

proporcionados por COLVATEL.

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e) Presentada la oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en medio digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido expresamente requeridos por COLVATEL. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente refrendadas.

f) El oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos

legales en seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes, mediante certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, acompañada de la tarjeta profesional del mismo.

No podrán participar en el proceso de Solicitud Pública de Ofertas las personas jurídicas o naturales que directa o indirectamente hayan participado en el diseño o estructuración del presente proceso, bien sea directamente o a través de terceros. 1.10 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA El oferente debe constituir y entregar con la oferta garantía de seriedad de oferta, a través de una póliza de seguros, atendiendo los siguientes criterios: a) Se debe designar como asegurado – beneficiario a la COMPAÑÍA

COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL S.A. E.S.P, NIT No. 800.196.299-8

b) En calidad de afianzado se debe incluir al Oferente y su respectivo NIT. c) Garante: Compañía de Seguros que tenga operaciones en Colombia y

esté vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. d) Póliza a favor de entidades públicas con régimen de contratación

privado. e) Valor garantizado: El oferente deberá constituir una póliza por valor de

MIL MILLONES DE PESOS ($1.000`000.000). f) Riesgos que se garantizan: La póliza debe señalar expresamente que

garantiza (i) Retiro de la oferta – (ii) La no suscripción del contrato – (iii) La no constitución de las pólizas contractuales – (iv) La no ampliación de la vigencia de la garantía de seriedad de oferta.

g) Modalidad: Sancionatoria. h) Término de la póliza: Tres (3) meses a partir de la presentación de la

oferta. i) La póliza deberá estar firmada por el representante legal del garante y

el representante legal del oferente.

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j) La garantía de seriedad deberá acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos documentos deben presentarse en original y suscritos por el representante legal.

1.11 CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL Los oferentes deberán tener en cuenta que es parte del estudio jurídico de las ofertas, la revisión y verificación de los documentos que acreditan la existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual deberán adjuntarlos a la oferta. Para el efecto, el oferente deberá acreditar su existencia, objeto, capacidad y representación legal de la sociedad, así: a) El objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el contrato. b) La duración de la sociedad contada a partir de la fecha del recibo de

ofertas del presente proceso de Solicitud Pública de Ofertas, no puede ser inferior al plazo de ejecución del contrato y 3 años más. Si fuere inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que COLVATEL indique y de no hacerlo se descartará la oferta.

c) La sociedad actúa a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado para actuar en su nombre y representación y para comprometerla en la presentación de la oferta y en la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

d) En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o apoderado de la persona jurídica para presentar la oferta o para celebrar el contrato en caso que se adjudique, se deberá anexar a la oferta el acta donde conste la decisión del órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción del contrato.

e) Si conforme a la ley, la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del proceso de Solicitud Pública de Ofertas demandare determinada habilitación legal, al momento de presentación de la oferta, se deberá contar con la misma, en caso de no tenerse, se descartará la oferta.

1.11.1 PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS Para este proceso no se admite la presentación de ofertas por sociedades extranjeras.

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1.11.2 OFERTAS PRESENTADAS EN ASOCIACIÓN Para este proceso no se admite la presentación de ofertas en unión temporal o consorcio. 1.12. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS

OFERTAS Los OFERENTES interesados deberán presentar sus ofertas dentro del plazo establecido en el cronograma de los presentes términos, en la recepción de COLVATEL, ubicada en la Diagonal 23K No. 96 F 62, Parque Empresarial La Cofradía, interior 2, de la ciudad de Bogotá D.C., en los términos del artículo 8291 del Código de Comercio. Las ofertas deberán ser presentadas en sobre cerrado, en original y dos (2) copias físicas y una (1) en medio magnético en formato PDF, en sobres sellados y rotulados. Todos los folios que integren la oferta deberán estar numerados de manera consecutiva. Cumplida la fecha y hora de cierre del plazo máximo para la presentación de las ofertas, se levantará el acta de cierre de la Solicitud Pública de Ofertas, en la cual se consignará lo siguiente: número de ofertas presentadas, razón social de los OFERENTES que presentaron oferta, número de sobres y copias de las ofertas entregadas. El acta será acompañada del listado de ofertas entregadas que será suscrita por las personas que entregaron las ofertas y se publicará en la página Web de COLVATEL.

1 Art. 829.- En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las reglas que a continuación se expresan:1. Cuando el plazo sea de horas, comenzará a contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el último segundo de la última hora inclusive; Art. 829.- En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las reglas que a continuación se expresan:1. Cuando el plazo sea de horas, comenzará a contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el último segundo de la última hora inclusive; 2. Cuando el plazo sea de días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra cosa, y 3. Cuando el plazo sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo día del correspondiente mes o año; si éste no tiene tal fecha, expirará en el último día del respectivo mes o año. El plazo que venza en día feriado se prorrogará hasta el día siguiente. El día de vencimiento será hábil hasta las seis de la tarde.

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Las ofertas que sean presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en un lugar diferente al señalado en los presentes términos de referencia se considerarán extemporáneas y no se recibirán. COLVATEL S.A. E.S.P. no asumirá ninguna responsabilidad respecto a cualquier oferta que haya sido entregada de forma incorrecta. En caso de contradicción entre la información contenida en medio digital y la física, prevalecerá la información contenida en el físico, denominado ORIGINAL. Una vez surtida la etapa de negociación, COLVATEL podrá entregar información acerca de las demás ofertas presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal. COLVATEL sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que una misma persona jurídica presente más de una oferta, sólo será evaluada la oferta que se haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas. No se tendrá en cuenta la oferta del Oferente que tenga por objeto o efecto la colusión en las licitaciones o concursos o los que tenga como efecto la distribución de adjudicaciones de contratos, distribución de concursos o fijación de los términos de las ofertas, en los términos del artículo 47 del Decreto 2153 de 1992. No se aceptarán ofertas enviadas por correo, fax o correo electrónico. Con la presentación de las ofertas, se entenderá la aceptación del oferente a las condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en los anexos, en el Manual de Contratación de COLVATEL y en los demás documentos que forman parte de los mismos, como los anexos. Las ofertas deberán presentar todos sus folios debidamente numerados, ser entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma:

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COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS S.A. ESP – COLVATEL S.A. ESP - SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS PARA LA SELECCIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIOS TEMPORALES - Nombre o Razón Social del OFERENTE - Indicar en cada sobre si contiene ORIGINAL O COPIA - Dirección - Teléfono-Fax - Correo Electrónico La información separada de la siguiente manera: a. Oferta de Servicios: debe contener respuesta punto a punto de la

presente Solicitud Pública de Ofertas. b. Documentación solicitada en los presentes términos de referencia. c. Anexos de la oferta. d. Oferta Económica: debe contener propuesta de AIU. Bajo ninguna

circunstancia el valor del AIU puede estar en ninguna parte de la oferta de servicios; este sólo puede estar en la oferta económica, la cual debe ser presentada en sobre sellado independiente.

1.12.1. FOLIOS

Los folios que componen la oferta deben estar numerados en forma continua con un índice que relacione todos los capítulos, formatos y anexos, si hubiere, señalando el número de página donde se localizan. 1.12.2. RESPUESTA PUNTO A PUNTO EL OFERENTE debe presentar su oferta basada en una respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los términos de referencia, con la expresión ENTENDEMOS, ACEPTAMOS Y CUMPLIMOS. 1.12.3. INFORMACIÓN ADICIONAL

Cuando un numeral exija suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar indicando la ubicación dentro de la oferta.

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EL OFERENTE debe tener en cuenta las realidades objetivas del mercado y las necesidades del servicio. 1.12.4. DIFERENCIAS ENTRE ORIGINAL Y COPIA

Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una oferta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total concordancia entre la oferta presentada y sus anexos. 1.12.5. TACHADURAS Y ENMENDADURAS

Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, deberá estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la oferta. 1.13. VALIDEZ DE LA OFERTA. Las ofertas deberán tener una validez mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de entrega. En ningún caso podrá ser inferior al plazo de vigencia de la garantía de seriedad de la oferta. En el caso, que EL OFERENTE no indique el término de validez de la propuesta, COLVATEL la considerará valida, hasta el día de vencimiento de la garantía de seriedad de la oferta. 1.14. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA OFERTA

La oferta deberá contener la siguiente información acompañada de los

documentos señalados a continuación, los cuales son necesarios para su

comparación y selección objetiva:

1.14.1. DE CARÁCTER JURÍDICO EL OFERENTE deberá adjuntar lo siguiente: a) CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA: firmada por el

representante legal o apoderado, utilizando para ello el formato del Anexo No. 1.

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b) COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN: utilizando para ello el formato Anexo No. 2.

c) AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A LAS CENTRALES DE RIESGO

DE LA SOCIEDAD. Anexo No. 3. d) CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL: EL

OFERENTE deberá presentar un certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio del domicilio de la persona jurídica Nacional con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días de anterioridad a la fecha de presentación de la oferta.

En caso de prórroga del recibo de ofertas del presente proceso, se aceptará como válido el certificado presentado en la primera fecha de recibo, siempre y cuando en el momento haya cumplido con la vigencia aquí exigida.

e) FOTOCOPIA DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA O DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL REPRESENTANTE LEGAL O APODERADO.

f) AUTORIZACIÓN AL REPRESENTANTE LEGAL: Cuando el representante legal del OFERENTE se encuentre limitado en sus facultades para presentar la oferta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente, que lo autoriza para la presentación de la oferta y la suscripción del contrato.

g) AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO. Resolución expedida por el Ministerio del Trabajo por medio de la cual se autoriza el funcionamiento de la empresa de servicios temporales.

h) CERTIFICACIÓN DE VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO. EL OFERENTE deberá aportar certificación expedida por el Ministerio de Trabajo en la que se indique que cuenta con autorización vigente para la prestación de servicios temporales. Dicha certificación deberá contar con una fecha de expedición no mayor a treinta (30) días, contados a partir de la fecha de presentación de la oferta.

i) CERTIFICACIÓN DEL PAGO DE APORTES PARAFISCALES: De conformidad con lo estipulado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y

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828 de 2003, EL OFERENTE deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo del pago de las prestaciones de sus empleados tales como: contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones, ARL; Aportes Parafiscales, SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar y Subsidio Familiar y todas aquellas a que haya lugar, a la fecha de la entrega de la oferta y en los 6 meses anteriores a la presentación de la misma.

La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal.

j) CERTIFICACIÓN DE COMPOSICIÓN DE SOCIOS O

ACCIONISTAS. Certificado suscrito por el representante legal relacionando los socios o accionistas; cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información a treinta (30) días, de la fecha de presentación de la oferta.

De cada accionista se debe incluir:

Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación. En caso que los socios o accionistas sean personas jurídicas, debe

adjuntarse el respectivo certificado de existencia y representación legal, los cuales deben haber sido expedidos dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha de presentación de la oferta.

k) PÓLIZA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Y SU COMPROBANTE DE

PAGO: Conforme a lo establecido en los presentes términos de referencia.

l) CERTIFICACIONES DE CALIDAD. EL OFERENTE deberá acreditar el

certificado de su Sistema de Gestión de Calidad, como mínimo en los procesos de selección y nómina, determinando la norma objeto de su certificación, vigente a la fecha del cierre de la presente Solicitud Pública de Ofertas, otorgado por un organismo certificador autorizado en el país.

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1.14.2. INFORMACIÓN FINANCIERA a) Copia de los Estados Financieros de los años 2016 y 2017 con sus

respectivas notas, debidamente firmados por Representante Legal, Contador Público y en los casos en que la norma lo establezca, dictaminados y firmados por el Revisor Fiscal.

b) Flujo de caja proyectado 2018 y 2019. c) Declaración de Renta del 2016. Las condiciones financieras del oferente tomando como referencia los estados financieros del año 2017, son las que se describen a continuación: Las condiciones financieras del oferente son las que se describen a continuación:

CRITERIOS

MARGEN DE UTILIDAD >

INGRESOS AÑO 2017 ≥ DEUDA < LIQUIDEZ≥

0,0% $50.000.000.000 70% 1,0

El margen de utilidad es calculado con la siguiente fórmula: Utilidad Neta/Ingresos Totales). El indicador de deuda es calculado con la siguiente fórmula: (Pasivo Total/Activo Total). El indicador de liquidez es calculado con la siguiente fórmula (Activo Corriente/Pasivo Corriente).

1.15. INFORMACIÓN TÉCNICA La oferta debe incluir la siguiente información:

i. Descripción de la empresa. ii. Fecha de constitución.

iii. Fecha de inicio de operaciones de acuerdo con lo establecido en la licencia otorgada por el Ministerio de Trabajo.

iv. Descripción de los servicios prestados en Colombia. v. Principales clientes actuales.

vi. Todos los documentos técnicos solicitados en el capítulo denominado CONDICIONES TÉCNICAS contenidos en los presentes términos de referencia.

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COLVATEL podrá solicitar en cualquier momento aclaraciones sobre algún punto de la oferta o de la documentación que considere, así como, de la información de los OFERENTES. 1.16. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS La verificación y evaluación de las ofertas formalmente presentadas, se efectuará dentro del plazo previsto en el cronograma establecido por COLVATEL, de conformidad con los criterios y factores contemplados en el presente documento. Dentro de este término, COLVATEL podrá solicitar aclaraciones sobre algunos puntos de las ofertas entregadas, sin que por ello EL OFERENTE requerido pueda adicionar, mejorar o modificar las condiciones técnicas y/o económicas de su oferta. En el evento que se solicite aclarar un documento, COLVATEL podrá prorrogar el plazo de evaluación, con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual. En los casos que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se indique, lo allegue o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será descartada. 1.17. OFERTAS ALTERNATIVAS COLVATEL no acepta ofertas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o financieras diferentes a las establecidas en los presentes Términos de Referencia. La oferta alternativa adicional a la oferta básica no será considerada por COLVATEL. 1.18. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA La oferta será rechazada en los siguientes casos:

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a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta. b) Cuando el objeto social no le permita presentar la oferta y celebrar el

contrato. c) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de

las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del mismo.

d) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo

señalado para tal efecto. e) Cuando sólo se presente oferta alternativa. f) La no presentación de los estados financieros en medio físico. g) Cuando la oferta se presente sometida al cumplimiento de cualquier

condición o modalidad para la adjudicación. h) Por falta de veracidad de la información suministrada por el Oferente. i) Cuando se presente una oferta cuyo AIU sea superior al 7.19%. j) Cuando se presente una oferta que contenga observaciones,

acotaciones, aclaraciones y cualquier tipo de limitación en la prestación de los servicios solicitados por COLVATEL.

1.19. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso anticorrupción que hará parte del Anexo No. 1 del presente capítulo, con base en las siguientes consideraciones: a) Que es interés del oferente apoyar la acción de COLVATEL para

fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas.

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b) Que el oferente es consciente que el aseguramiento de la transparencia

en los procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de COLVATEL, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones.

c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de COLVATEL. d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto

explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales.

1.20. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. El Contratista declara de manera voluntaria que (i) su patrimonio y los recursos utilizados para la ejecución del contrato al igual que sus ingresos no provienen de alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione, ni serán utilizados para efectos de financiar actividades terroristas en el territorio nacional o en el extranjero o para operaciones de lavado de activos; (ii) El Contratista, sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados que tienen relación directa con el contrato, revisores fiscales, contratistas y proveedores no tienen registros negativos en listas restrictivas vinculantes y no vinculantes, de orden nacional e internacional y autoriza de manera expresa para que puedan ser consultadas por COLVATEL; (iii) en desarrollo de su objeto social no incurre en alguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione y en consecuencia, se obliga a responder frente a COLVATEL y/o terceros por todos los perjuicios que se llegasen a causar como consecuencia del daño reputacional ocasionado. El Contratista se obliga con COLVATEL a entregar información veraz y verificable y a actualizar su información personal, corporativa, societaria o institucional. (Según aplique), así como la información financiera, cada vez que haya cambios en la misma y en los eventos en que lo solicite COLVATEL, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones aquí contempladas, faculta a COLVATEL para terminar de manera inmediata y anticipada cualquier tipo de relación que tenga con El

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Contratista, sin que por este hecho El Contratista pueda reclamar indemnización.

1.21. BUENAS PRÁCTICAS EN LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE

ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO El Contratista se obliga a implementar y mantener buenas prácticas encaminadas a una debida diligencia en i) el conocimiento de todos sus socios, accionistas, administradores, clientes, empleados, revisores fiscales, contratistas, proveedores y que los recursos de éstos, no se encuentren relacionados o provengan de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma que lo modifique o adicione; ii) el monitoreo de las actividades a lo largo de la relación que mantenga con los mismos y; iii) el reporte oportuno a la UIAF de cualquier actividad sospechosa de lavado de activos o el financiamiento de actividades terroristas. 1.22. NEGOCIACIÓN COLVATEL podrá adelantar una etapa de negociación, con todos los oferentes cuyas ofertas hayan resultado habilitadas, luego del estudio jurídico, financiero, técnico y económico, con el propósito de obtener el menor AIU, para lo cual se informará a los oferentes habilitados el menor porcentaje de AIU de las ofertas recibidas. Para tal efecto COLVATEL hará uso del siguiente mecanismo: Realizar reuniones de negociación en la fecha y hora establecida por COLVATEL en el cronograma, en las cuales se solicitará contraofertas de forma presencial; las cuales deben ser diligenciadas en el mismo formato del anexo denominado “Porcentaje de Administración” de la oferta inicial. Si COLVATEL lo considera necesario, podrá realizar rondas de negociación que considere pertinentes. Únicamente podrán asistir el representante legal del Oferente o su apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones, y máximo 2 personas más. Se verificará que sus representantes cuenten con las debidas facultades. En caso que el representante legal de la persona jurídica oferente no pueda asistir a la negociación podrá delegar mediante poder, siempre que sus

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facultades se lo permitan y, por tanto, comprometer jurídicamente al oferente por un valor menor al presentado en la oferta inicial. 1.23. ADJUDICACIÓN COLVATEL podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la adjudicación, se efectuará en la fecha establecida en el cronograma determinado por COLVATEL. Una vez surtida la etapa de negociación, COLVATEL procederá a realizar la adjudicación, que se hará con aquellos OFERENTES que cumplan con todos los requisitos, condiciones de servicio, personal, experiencia y los documentos solicitados en los presentes términos de referencia. COLVATEL no adquiere obligación legal de realizar la adjudicación con un OFERENTE determinado. La única obligación que adquiere con los OFERENTES interesados en el presente proceso, es estudiar las ofertas presentadas y si lo estima pertinente escoger la que más se ajuste a los intereses de COLVATEL, bajo criterios de seriedad, conveniencia, transparencia y economía. En consecuencia, podrá declarar desierta la Solicitud Pública de Ofertas cuando las mismas no se ajusten a los términos de referencia o no cumplan con los intereses de COLVATEL. Los OFERENTES conocen y aceptan la presente condición, por lo que renuncian a exigir explicaciones sobre la evaluación y adjudicación de su oferta. COLVATEL procederá a realizar la adjudicación de acuerdo con la siguiente metodología: 1. COLVATEL tomará las dos ofertas que contengan el (los) AIU más

bajo(s). 2. Se obtendrá la diferencia en términos de porcentaje entre el AIU más

alto frente al AIU más bajo. 3. Se obtendrá la variación porcentual entre los dos (2) AIU más bajos

ofertados de la siguiente manera: Se tomará el resultado obtenido en el numeral anterior y se dividirá en el AIU más bajo, el resultado se denominará: “VARIACIÓN PORCENTUAL ENTRE PROPUESTAS DE AIU”

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4. Se asignará un “factor diferenciador” que para este proceso tendrá un valor de 2. Este factor premiará el AIU más bajo ofertado.

5. Se aplicará la siguiente fórmula matemática, para determinar el valor

del presupuesto asignado al oferente que haya ofertado el AIU más alto (entre los dos escogidos):

Asignación oferente AIU más alto = PPTO/(2 + VAR%AIU x FD)

Dónde: PPTO: Significa el presupuesto total a asignar.

VAR%AIU: Significa “VARIACIÓN PORCENTUAL ENTRE PROPUESTAS DE AIU”

FD: Factor diferenciador (2). 6. El valor de presupuesto que le corresponde al oferente que presente el

AIU más bajo se asignará de la siguiente manera:

Valor de presupuesto asignado al oferente con el AIU más bajo = PPTO – valor asignado al oferente con el AIU más alto*.

*Valor establecido en el numeral 5.

7. La suma de los valores asignados a cada oferente debe corresponder al

valor total del presupuesto de la presente invitación.

COLVATEL no responderá peticiones, correos, comunicaciones, etc., que provengan de los OFERENTES no seleccionados El resultado del presente proceso de evaluación y selección será publicado en la página Web de COLVATEL |www.colvatel.com.co 1.24. CONFIDENCIALIDAD EL OFERENTE se obliga con COLVATEL a manejar y utilizar de manera confidencial cualquier información que le sea entregada o a la que tenga acceso con ocasión del presente proceso de contratación, garantizando por todos los medios a su alcance que los empleados a su servicio y demás

http://www.colvatel.com.co/

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personas autorizadas, respetarán la obligación de guardar secreto y confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida. Igualmente, EL OFERENTE se obliga a que la información que suministre COLVATEL durante el desarrollo del contrato, y que esté identificada como confidencial, sea manejada como tal y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a que se cause el derecho de reclamar indemnización por parte de COLVATEL. En consecuencia, no podrán entregar, comunicar, copiar o dejar conocer de extraños o de personas no autorizadas por la otra parte, la información a que se refiere esta previsión. No se considerará violación de la confidencialidad cuando la información deba ser entregada a autoridad competente por solicitud de parte, o cuando sea de conocimiento público. EL OFERENTE no adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por COLVATEL. 1.25. PRÓRROGAS Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que COLVATEL considere conveniente. Para el cómputo de los mismos, el sábado se considera día no hábil. 1.26. CONDICIONES CONTRACTUALES Las condiciones generales de ejecución contractual, serán entre otras las que se indican a continuación:

1.26.1. DOCUMENTOS QUE HACEN PARTE DEL CONTRATO Y REGULACIÓN APLICABLE:

Hacen parte integrante del contrato y por tanto vinculan jurídicamente a las partes los siguientes documentos: a. La invitación formulada por COLVATEL y todos sus anexos; b. La oferta presentada por EL CONTRATISTA y sus anexos en los

apartes que sean iguales o que hayan sido aceptados por escrito por COLVATEL;

c. Los requerimientos técnicos de COLVATEL;

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d. El acta de inicio, los acuerdos de niveles de servicios, los formatos elaborados por COLVATEL y requeridos por ésta para su operación, etc.

e. Los demás documentos que las partes expresamente determinen que hacen parte del contrato;

En caso de contradicción entre cualquiera de los documentos que hacen parte integrante del contrato, prevalecerá en primer lugar lo establecido en los términos de referencia redactados por COLVATEL, en segundo lugar, prevalecerá lo contenido en el contrato y en tercer lugar la oferta presentada por EL CONTRATISTA. EL CONTRATISTA en ningún caso y bajo ninguna circunstancia podrá alegar una condición, hecho o afirmación que conste en su propuesta como prevalente sobre los términos del contrato y los requerimientos de COLVATEL. En caso que algún aspecto de la relación jurídica entre las partes no se encuentre expresamente regulado en el contrato, deberá acudirse a una interpretación sistemática y armónica del contrato antes que a las normas supletivas establecidas en la normatividad colombiana vigente. Los anteriores documentos constituyen la totalidad del acuerdo establecido entre COLVATEL y EL CONTRATISTA. Prevalecerán frente a cualquier otro documento, y por lo tanto EL CONTRATISTA no podrá alegar la existencia de acuerdo o entendimiento que no esté expresamente consagrado en éstos.

1.26.2. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo de ejecución del contrato será de veinticuatro (24) meses contados a partir de la orden escrita de inicio. 1.26.3. FORMA DE PAGO: COLVATEL pagará el valor de los servicios prestados por EL CONTRATISTA, dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha en que EL CONTRATISTA radique en COLVATEL la factura correspondiente, con sus respectivos anexos, siempre y cuando ésta cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por COLVATEL y previo visto

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bueno del supervisor del contrato por parte de COLVATEL. En dicha factura se deberán discriminar detalladamente los servicios prestados por EL CONTRATISTA: Salarios, horas extras, auxilios de movilización (que no son parte del factor salarial), recargos, variables, base de prestaciones sociales con auxilio de transporte, base de prestaciones sociales sin auxilio de transporte, discriminado anticipo variable y discriminado anticipo sueldo, AIU y todos aquellos pagos que se desprenden del movimiento de nómina, durante el periodo facturado. EL CONTRATISTA se compromete a facturar sus servicios los días 10 y 25 de cada mes o en el día hábil posterior.

1.26.4. FACTORES INCLUIDOS EN EL VALOR DE LOS SERVICIOS TEMPORALES:

El valor de los servicios prestados por EL CONTRATISTA, incluye: 1. Los salarios ordinarios, recargos dominicales, horas extras, recargos

nocturnos, auxilio de transporte y comisiones así como, todos aquellos conceptos que de acuerdo con la ley constituyan salario y que sean causados a favor de los trabajadores en misión, de acuerdo con las exigencias del servicio y las autorizaciones dadas por COLVATEL.

2. Las prestaciones sociales de los trabajadores en misión, aportes parafiscales y a la seguridad social integral correspondiente al trabajador (salud, pensión y riesgos Laborales).

3. Bono por resultados de grupo no constitutivo de salario 4. Un AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) contenido en su oferta

por administración de personal. 5. Gastos reembolsables: COLVATEL reconocerá como gastos

reembolsables los valores correspondientes a exámenes médicos para el trabajo en alturas y gastos de viaje. Estos servicios se reembolsarán bajo las siguientes condiciones: a. Todo gasto reembolsable se reconocerá al costo. b. EL CONTRATISTA deberá practicar las retenciones de ley sobre los

pagos o abonos en cuenta que realice a título de gastos reembolsables, asumiendo para tal efecto la calidad tributaria de COLVATEL.

c. EL CONTRATISTA deberá radicar la solicitud de reembolso avalada por el supervisor del contrato, junto con la certificación del REVISOR FISCAL la cual contendrá la desagregación de los respectivos costos, deducciones e impuestos. EL CONTRATISTA deberá suministrar al

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supervisor del contrato, fotocopia de los documentos soporte de los referidos gastos los cuales deben ser expedidos a nombre del CONTRATISTA o mandatario, para efectos del aval de la solicitud de reembolso.

d. El reembolso de gastos se efectuará dentro de los 30 días calendario siguientes a la radicación de las solicitudes respectivas.

e. El reembolso de los gastos correspondientes a exámenes médicos para trabajo en alturas no genera IVA (por estar excluidos), no podrá tener AIU, y el concepto deberá especificar gastos reembolsables.

f. La certificación del reembolso deberá ir acompañada de la factura que corresponda a la totalidad de los exámenes médicos realizados en el mes inmediatamente anterior, deberá entregarse a COLVATEL dentro de los primeros diez (10) días calendario y corresponder a exámenes médicos de alturas según sea el requerimiento de cada cargo.

g. No se aceptaran costos de exámenes médicos adicionales y/o específicos no autorizados por COLVATEL.

h. No se aceptarán cobros de exámenes médicos correspondientes a periodos de más de 30 días calendario.

PARÁGRAFO PRIMERO: El valor de los servicios se reajustará automáticamente, cuando con ocasión de la expedición de Leyes, Decretos o Resoluciones de autoridades públicas competentes se modifiquen los costos laborales que en virtud del presente acuerdo asume EL CONTRATISTA, relativos al personal en misión.

1.26.5. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: EL CONTRATISTA se obliga con COLVATEL, además de las obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato y que requieran para la ejecución del mismo, en especial pero no exclusivamente a: 1. Suministrar y administrar el personal en misión requerido por

COLVATEL para el desarrollo de sus actividades, de acuerdo con los perfiles, salarios, cantidades y requerimientos señalados por COLVATEL.

2. Realizar todas las labores y cumplir con las obligaciones contenidas en la Ley 50 de 1990, el Decreto 4369 de 2006 compilado en el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015 y las demás normas que las

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modifiquen, sustituyan o complementen concordantes con el objeto del contrato.

3. Cumplir con todas las obligaciones derivadas de la presentación de su oferta, en especial en cuanto a personal asignado, estructura y cumplimiento de normatividad.

4. Presentar los informes o reportes que le solicite el supervisor del contrato durante la ejecución del mismo.

5. Cumplir con cada uno de las etapas de evaluación y requisitos para la vinculación de personal en misión de COLVATEL, en especial pero no exclusivamente, verificar sus referencias y antecedentes de trabajo. Realizar todas las actividades necesarias para asegurar el reclutamiento de trabajadores en misión, de acuerdo con los requerimientos que COLVATEL surta para el efecto.

6. Cumplir con los Acuerdos de Niveles de Servicios contenidos en la invitación a contratar elaborada por COLVATEL.

7. Contar con laboratorios médicos idóneos suficientes para atender un número de personal determinado en las jornadas de contratación masiva, en los términos y condiciones exigidos por COLVATEL.

8. Contar con una oficina en Bogotá y asignar responsables líderes de cada proceso en dicha ciudad (descentralización de los procesos), a fin de atender todos los procesos administrativos de reclutamiento, selección, contratación, pago de nómina, procesos disciplinarios, procesos de formación, procesos de bienestar y procesos de seguridad y salud en el trabajo entre otros, que puedan presentarse en desarrollo del contrato. Esta obligación aplicará cuando EL CONTRATISTA tenga su sede principal por fuera de Bogotá.

9. Hacer constar por escrito los contratos de trabajo que celebre con los trabajadores en misión y afiliarlos al Sistema de Seguridad Social Integral y a una caja de compensación familiar.

10. Hacer constar por escrito la terminación de los contratos una vez se de aviso de que el servicio ya no es requerido y hacer constar por escrito la aceptación de la renuncia del trabajador en misión en el evento que ésta se genere.

11. Pagar oportunamente los salarios y prestaciones sociales que según la ley correspondan a los trabajadores en misión, realizar los aportes correspondientes al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensión y riesgos Laborales) y los aportes parafiscales (I.C.B.F., Sena y la respectiva caja de compensación familiar).

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12. Archivar debidamente la información de ingreso y la historia laboral de cada trabajador en misión.

13. Retirar del servicio al trabajador en misión cuya remoción sea solicitada por escrito por COLVATEL.

14. Retirar del servicio al trabajador cuyo plazo de contratación sea de seis (6) meses, máximo prorrogable seis (6) meses más, independientemente de las condiciones en que el mismo se encuentre.

15. Efectuar oportunamente la retención en la fuente a los trabajadores en misión sujetos a ella, lo mismo que la consignación de los valores retenidos.

16. Velar porque sus trabajadores en misión respeten y cumplan la siguiente normatividad interna de COLVATEL: Reglamento Interno de Trabajo, Protocolo de Comunicación e Imagen, Manual de Trabajo en Alturas y el Procedimiento en Caso de Accidente de Trabajo.

17. Adelantar los procesos disciplinarios correspondientes con fundamento en la información escrita que le suministre COLVATEL.

18. Entregar oportunamente a COLVATEL los formatos requeridos para el suministro de la información que EL CONTRATISTA requiere para la administración de personal.

19. Pagar al personal contratado los salarios que le correspondan, cumpliendo con las políticas de nómina de COLVATEL, en las fechas y con la periodicidad establecidas, y que a la firma del contrato se fijan como los días diez (10) y veinticinco (25) de cada mes.

20. Dar estricto cumplimiento a las disposiciones laborales vigentes, en su calidad de empleador de los trabajadores en misión.

21. Realizar los exámenes médicos de pre – empleo con un médico certificado en medicina laboral, previo conocimiento de las funciones a desarrollar y suministrar solamente el personal en misión que obtenga el diagnóstico de APTO. (Sin restricciones).

22. Poner a disposición de COLVATEL un aplicativo web para consultar los conceptos de los exámenes médicos del personal que se encuentre en misión;

23. Realizar el cargue en el aplicativo web de los exámenes médicos practicados al personal que ingresará a la operación de COLVATEL de forma inmediata o a más tardar al día siguiente de su ingreso.

24. Destinar el equivalente al 25% del total de los aportes mensuales pagados al sistema de riesgos laborales en procesos de formación en trabajo seguro, horas de auditorías, seguridad y salud en el trabajo, inspecciones, asesoría legal, y demás que sean definidos por

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COLVATEL. Esta obligación podrá cumplirse mediante la destinación de recursos propios para estas actividades, mediante la negociación con terceros, reinversión de aportes de la ARL o aseguradoras entre otras estrategias.

25. Realizar seguimiento y control al personal incapacitado o con estabilidad laboral reforzada sea por diagnóstico de EPS o de ARL sea enfermedad profesional o enfermedad general de tal manera que se garantice el control permanente de la evolución del colaborador, dentro de la vigencia del contrato laboral, es decir los 12 meses, terminado éste periodo el seguimiento y control le corresponde realizarlo directamente en sus instalaciones, el contratista.

26. Realizar el seguimiento cuando las incapacidades se acumulen en 180 días en la vigencia del contrato laboral (12 meses) acompañando a los trabajadores para tramitar sus pagos y prestaciones a través de la ARL o fondo de pensiones según sea el caso.

27. Realizar seguimiento a las fechas del cumplimiento de las restricciones médicas y gestionar junto con el trabajador las citas médicas que se requieran para emitir los conceptos de aptitud laboral o post incapacidad antes de su reincorporación laboral;

28. Presentar y entregar a COLVATEL las certificaciones de pago individuales (por trabajador) de seguridad social y aportes parafiscales, dentro de las 24 horas siguientes a la realización del pago.

29. Permitir el ingreso a sus instalaciones del personal de COLVATEL y colaborar activamente en las actividades que aquella adelante, en desarrollo de lo establecido en la cláusula de auditoria contenida en el contrato.

30. En general, cumplir con los ofrecimientos y acuerdos alcanzados con COLVATEL durante el proceso de solicitud pública de ofertas, que consten en cualquier medio escrito.

PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento en que COLVATEL solicite el retiro de un empleado en misión, se procederá de la siguiente manera: Si COLVATEL manifiesta al CONTRATISTA la culminación de la obra o labor para la cual se solicitó el trabajador en misión, EL CONTRATISTA dará por terminado el contrato de trabajo con el trabajador en misión a partir de la fecha en que COLVATEL señale que dicha obra o labor se termina. PARÁGRAFO SEGUNDO: Si durante la vigencia del contrato se presentan casos de trabajadoras en misión en estado de embarazo, licencia de

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maternidad, aborto o en época de lactancia, o cualquier otro caso de estabilidad laboral reforzada de un trabajador, EL CONTRATISTA dará aplicación a la amplia protección legal y jurisprudencial otorgada a estos trabajadores

1.26.6. PROHIBICIÓN DE CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder el contrato ni subcontratar la ejecución del mismo. A EL CONTRATISTA le está prohibido especialmente ceder los derechos económicos del contrato, motivo por el cual en el presente acto, COLVATEL informa que no autorizará la cesión del mismo ni de sus derechos económicos bajo ninguna circunstancia, así mismo, la cesión de los derechos económicos del contrato, constituirán justa causa para la terminación del contrato.

1.26.7. AUTORIZACIÓN EN CASO DE INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES, SEGURIDAD SOCIAL E INDEMNIZACIONES:

En caso de incumplimiento o retardo en el cumplimiento de sus obligaciones por parte del CONTRATISTA, en el pago de salarios, prestaciones sociales, seguridad social e indemnizaciones de sus Trabajadores en Misión asignados a COLVATEL en su calidad de usuario de los servicios de la Empresa de Servicios Temporales, EL CONTRATISTA en su calidad de único empleador de dicho personal en misión, de manera expresa autoriza a COLVATEL a descontar de los valores adeudados por concepto de los servicios prestados, las sumas correspondientes al pago de los salarios, prestaciones sociales, seguridad social e indemnizaciones, de la totalidad de trabajadores en misión asignados a COLVATEL y que no se les haya efectuado el pago correspondiente, por los conceptos antes descritos y proceder al pago de dichos valores directamente a los trabajadores; sin que ello pueda entenderse de manera alguna como una relación laboral entre COLVATEL y los trabajadores del CONTRATISTA. Para dar cumplimiento a lo anterior, EL CONTRATISTA se obliga con COLVATEL a suministrar un archivo con la información detallada de los nombres, valores netos y cuentas a las que deben abonarse las sumas correspondientes de todos los trabajadores en Misión que desempeñan labores en COLVATEL, con el fin que COLVATEL realice el pago de las sumas descritas anteriormente de manera directa, fungiendo como un pagador de buena fe. Es total responsabilidad del

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CONTRATISTA la calidad de la información suministrada a COLVATEL para la realización de los pagos sobre los cuales versa la presente clausula. En caso que la situación de incumplimiento del CONTRATISTA continúe, con la suscripción del contrato se autoriza y faculta expresamente a COLVATEL para que efectúe los pagos futuros de nómina, prestaciones sociales y en general cualquier otro derivado de la relación laboral que existe entre los trabajadores y ex trabajadores en misión del CONTRATISTA que se encuentran o encontraban prestando sus servicios en misión en COLVATEL, con cargo a los recursos que con ocasión del contrato le sean adeudados o llegase a tener derecho.

1.26.8. TERMINACIÓN DEL CONTRATO: Sin perjuicio de las causales legales y de la facultad de terminación anticipada estipulada en el contrato, COLVATEL podrá dar por terminado el contrato siempre que se presente el incumplimiento de alguna de las obligaciones derivadas de este contrato por parte del contratista. No obstante lo anterior, COLVATEL podrá iniciar las acciones legales pertinentes de hacer efectiva la garantía establecida a su favor y la cláusula penal compensatoria. El hecho aducido para terminar el contrato deberá comunicarse y justificarse por escrito a la parte incumplida. Así mismo, las partes podrán dar por terminado el contrato, sin previo requerimiento y sin lugar a indemnización alguna en cualquiera de los siguientes eventos:

a. Por mutuo acuerdo entre las partes b. De manera anticipada, en cualquier tiempo, dando aviso al

CONTRATISTA con una antelación mínima de 90 días calendario, sin que por esto haya lugar a indemnización alguna. COLVATEL pagará únicamente al CONTRATISTA las sumas correspondientes los bienes y servicios recibidos a satisfacción.

c. Por disolución o liquidación de COLVATEL o de EL CONTRATISTA d. Por incapacidad financiera.

e. Por mutuo acuerdo entre las partes.

f. Por incumplimiento de las obligaciones del CONTRATISTA. g. Por agotamiento del presupuesto estimado del contrato. h. Por el vencimiento del término de duración pactado, sin que las partes

hayan expresado su voluntad de prorrogarlo.

i. Por solicitud de autoridad competente, v/gr Ministerio de Trabajo. j. Cuando EL CONTRATISTA ceda los derechos económicos del contrato.

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k. Las demás contempladas en el contrato suscrito entre las partes, los

términos de referencia de la invitación a contratar.

1.26.9. PÓLIZA OBLIGATORIA: De conformidad con lo previsto en la Ley 50 de 1990, el Decreto 4369 de 2006, y el Decreto Reglamentario Único 1072 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, EL CONTRATISTA se compromete a mantener actualizada la póliza obligatoria de que trata esta Ley, renovarla anualmente en función del incremento del salario mínimo legal vigente y depositar su actualización ante el Ministerio de Protección Social a más tardar el 31 de enero de cada año. Así mismo, se obliga a enviar a COLVATEL, copia de la correspondiente modificación, dentro de los diez (10) días calendario siguiente a la fecha de expedición.

1.26.10. GARANTÍAS CONTRACTUALES El Contratista deberá amparar los siguientes riesgos: a) CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado del 20% del valor estimado

del contrato, antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo.

b) CALIDAD DEL SERVICIO: Por un valor asegurado del 15% del valor estimado del contrato, antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato hasta la liquidación del mismo.

c) SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES: Por un valor asegurado del 20% del valor estimado del contrato, antes de IVA, vigentes desde la suscripción del contrato, durante el plazo de ejecución, liquidación y 3 años más.

1.26.11. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento total o parcial de cualquiera de las obligaciones del contratista, se genera a su cargo el pago de una cláusula penal pecuniaria cuyo monto será del 20% del valor del contrato. La pena no exime al OFERENTE del cumplimiento de la obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje, en los términos del artículo 1594 del Código de Civil y demás normas concordantes.

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COLVATEL podrá descontar el valor de la cláusula penal pecuniaria de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que COLVATEL indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en mora. 1.26.12. PROPIEDAD INTELECTUAL El contratista debe garantizar que la propiedad intelectual que aporte en la ejecución del contrato es de su propiedad o se encuentra debidamente licenciada, y por tanto, librará a COLVATEL de cualquier violación de la misma. En caso de reclamación el Contratista asumirá totalmente la responsabilidad. En todo caso, se respetarán los derechos de propiedad intelectual de las partes, de conformidad con lo señalado en la ley. 1.26.13. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES EN SEGURIDAD

SOCIAL, APORTES PARAFISCALES Y SALUD Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El contratista deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el pago de las obligaciones laborales y afiliación al Sistema de Seguridad Social: Administradora de Riesgos Laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS), Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con los trabajadores en misión, para COLVATEL como de sus trabajadores de planta que ocupe en Colombia para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas. Como requisito para el trámite de las actas de recibo de los servicios que sean base para el pago, el contratista deberá presentar ante el supervisor del contrato dentro de los primeros 15 días hábiles de cada mes, certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la que conste los pagos de las obligaciones laborales, los aportes a la ARL, EPS y AFP, parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), o en su defecto, deberá entregar al

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supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de los formularios de afiliación y pago a las mencionadas entidades. 1.26.14. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL No se constituye vínculo laboral alguno entre COLVATEL y el personal que el CONTRATISTA ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación del personal, en su calidad de único y verdadero empleador de los trabajadores en Misión, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que COLVATEL adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos. 1.26.15. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE GESTIÓN

AMBIENTAL El CONTRATISTA deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre gestión ambiental en lo que se requiera y obligue de acuerdo con el objeto contratado. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones, realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente, y en el caso que se requiera por el objeto contratado, obtener los permisos requeridos por las autoridades ambientales según la jurisdicción correspondiente a la zona de ejecución del contrato. Estas obligaciones se extienden a sus subcontratistas. COLVATEL podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el contratista le suministrará la información correspondiente. Durante la ejecución del contrato, COLVATEL podrá realizar visitas a las instalaciones del Contratista, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el contratista para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran. 1.26.16. HABEAS DATA

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Cuando para la debida ejecución del contrato, el contratista deba acceder, consultar, almacenar y/o administrar bases de datos de COLVATEL que contengan información personal de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, previos los permisos concedidos para el efecto, el contratista se obliga a disponer los medios necesarios para observar, cumplir e instruir al personal que ocupe para la ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo sobre los principios de administración de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida, temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 3066 de 2011 de la CRC y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. En consecuencia, el contratista debe entender y aceptar que a partir del momento en que COLVATEL le suministre cualquier base en donde reposen datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas o accionistas, entre otros, asume la calidad de encargado de su tratamiento y en consecuencia solo hará uso de los datos para las finalidades establecidas al momento de su entrega. En tal sentido, se obliga a cumplir con las disposiciones que en relación con la protección de datos personales se encuentran consagradas en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, la Resolución 3066 de 2011 de la CRC y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. 1.26.17. PAGO POR COMPENSACIÓN: Si en el momento que el CONTRATISTA presente una factura a COLVATEL existe una cuenta a cargo del CONTRATISTA y a favor de COLVATEL, por cualquier concepto tales como: sin limitarse a ellos, descuentos, multas, penalizaciones, señalados en el contrato, se faculta a COLVATEL a compensar de las sumas a pagar al CONTRATISTA, los valores que el CONTRATISTA le adeude. Dicha cuenta a cargo del CONTRATISTA y a favor de COLVATEL, será notificada al mismo, quien tendrá quince (15) días para justificar las razones por las cuales no debe aplicarse la compensación. Si al cabo de los quince (15) días calendario siguiente a la notificación, las explicaciones dadas o los soportes presentados no son satisfactorios para COLVATEL, se procederá a efectuar la compensación de las deudas. De esta forma el CONTRATISTA acepta expresamente que el pago de la factura puede

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efectuarse mediante la aplicación automática de la compensación de deudas, tal y como lo establece el artículo 1715 del Código de Comercio. Para tales efectos, las partes acuerdan expresamente que la compensación opera de forma automática independientemente que estuviera aún vigente el plazo para el pago de alguna o algunas de las obligaciones a compensar, por lo que las partes expresamente consienten que estas serán en ese momento y en forma automática, totalmente exigibles. En caso que una vez verificada la compensación quedará un saldo a favor de COLVATEL. La parte obligada se compromete a asumir esta diferencia en forma inmediata. 1.26.18. INDEMNIDAD Los daños y perjuicios que EL CONTRATISTA, su personal o sus dependientes o trabajadores, accionistas, Beneficiarios Reales y Administradores ocasionen en desarrollo del contrato de colaboración, a terceros o a COLVATEL, bien sea a las personas o a las cosas de ellos, serán reconocidos y pagados directamente por EL CONTRATISTA, totalmente a sus expensas. Así las cosas, EL CONTRATISTA deberá reembolsar directamente a COLVATEL los valores que ésta se vea obligada a pagar por estos conceptos, y por lo tanto COLVATEL queda autorizada para deducir de los pagos que deba efectuar AL CONTRATISTA las sumas necesarias para el pago de estos daños o las sumas que haya debido pagar por causa de ellos. En virtud de lo anterior, EL CONTRATISTA se compromete y obliga a salir en defensa de COLVATEL, cuando se presenten reclamaciones administrativas laborales o judiciales ante cualquier jurisdicción, por parte de los trabajadores que el contratista haya designado para prestar sus servicios, razón por la cual exime a COLVATEL de todo tipo de responsabilidad que se pueda llegar a originar con ocasión al servicio prestado por los trabajadores en misión. 1.26.19. GESTIÓN DE PERSONAL CON INCAPACIDADES,

EMBARAZO, Y OTRAS SITUACIONES DE DEBILIDAD MANIFIESTA Y/O ESTABILIDAD LABORAL REFORZADA.

Teniendo en cuenta que el CONTRATISTA es el único y verdadero empleador de los trabajadores en misión, y que las funciones a desarrollar por el trabajador son específicas, COLVATEL estará exenta de la responsabilidad de

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reubicar dentro de la empresa o de garantizar la estabilidad de los trabajadores en misión que se encuentren incapacitados. En todo caso, una vez terminado el contrato comercial, EL CONTRATISTA deberá retirar la totalidad del personal que tiene asignado para la cuenta de COLVATEL independiente de su condición médica, pues como bien se mencionó anteriormente, es EL CONTRATISTA, como empleador es quien debe cumplir con la obligación de garantizar la estabilidad laboral de sus propios trabajadores. Adicionalmente, COLVATEL podrá solicitar en cualquier momento al CONTRATISTA el retiro de la operación de un trabajador en misión independientemente de las condiciones en que el mismo se encuentre. Ningún trabajador en misión podrá superar los 12 meses de contrato por obra o labor de acuerdo con lo estipulado en la legislación laboral, independiente de su condición médica. 1.26.20. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL SERVICIO PARA LAS

NECESIDADES PUNTUALES DE LOS COLABORADORES EN MISIÓN

Teniendo en cuenta que el CONTRATISTA es quien está obligado a responder los requerimientos de sus trabajadores, COLVATEL no se compromete a atender ningún tipo de solicitud o trámite de los trabajadores en misión, razón por la cual únicamente escalará la situación presentada al CONTRATISTA para que de esta manera el mismo proceda a dar respuesta de fondo a la petición elevada por el trabajador. 1.26.21. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO El contrato se liquidará por las partes dentro de los seis (6) meses siguientes a su terminación. 1.26.22. DOMICILIO Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.

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1.26.23. SUPERVISIÓN Durante la ejecución del contrato, COLVATEL podrá realizar visitas a las instalaciones del CONTRATISTA, cuando lo considere necesario como parte de la gestión de supervisión y control a la correcta ejecución del contrato, con el fin de evaluar y efectuar aseguramiento de ambientes de controles básicos que tenga implementados el CONTRATISTA para el cumplimiento de sus obligaciones frente a la Empresa, cuando por las características del contrato se requieran. 1.26.24. VALOR DEL CONTRATO. El valor del contrato es indeterminado, pero determinable. En este sentido, el valor final se determinará en función de la cantidad de personal suministrado y el correspondiente AIU. No obstante lo anterior, y para los efectos a que haya lugar, se estima que el costo promedio mensual de este tipo de servicios asciende a CUATRO MIL CUATROCIENTOS TREINTA Y CINCO MILLONES DE PESOS ($4.435.000.000) más IVA para este tipo de servicios, para un presupuesto estimado del valor de los servicios de personal en misión por valor de, CIENTO SEIS MIL CUATROCIENTOS CUARENTA MILLONES DE PESOS ($106.440.000.000) más IVA para este tipo de servicios, para un periodo de veinticuatro (24) meses. El valor mensual antes referido es eminentemente enunciativo, por lo tanto no es vinculante para COLVATEL y el (los) OFERENTE(s) seleccionado(s). En este sentido como resultado de la evaluación de las ofertas COLVATEL podrá adjudicar total o parcialmente a uno o varios OFERENTES; en ningún caso, constituye obligación de contratación o compromiso de ejecución mensual, por tratarse de un valor de referencia. 1.26.25. MODIFICACIONES Y ADICIONES:

Cualquier modificación o adición que las partes realicen sobre el contenido o alcance del contrato deberá constar por escrito, en documento debidamente suscrito por las partes. 1.26.26. APLICACIÓN DE NORMAS SOBRE SEGURIDAD INDUSTRIAL,

SALUD OCUPACIONAL Y GESTION AMBIENTAL:

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Es responsabilidad del CONTRATISTA, con cargo a sus propios recursos, dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes que regulan la Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental, en cuanto sea aplicable para el desarrollo del objeto del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: EL CONTRATISTA goza de plena autonomía para identificar los riesgos de la actividad a su cargo, definir los programas de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Gestión Ambiental y fijar los seguimientos y controles de los mismos. En este sentido, COLVATEL no será responsable por omisiones derivadas de estas actividades. PARÁGRAFO SEGUNDO: EL CONTRATISTA acepta que estas obligaciones se hacen extensivas a sus subcontratistas y a todo aquel que preste sus servicios en la ejecución del contrato. El supervisor del contrato, podrá verificar en cualquier momento y con la metodología que considere, las mencionadas obligaciones, para lo cual EL CONTRATISTA deberá suministrar la información que sea solicitada. 1.26.30. CLÁUSULA AMBIENTAL: EL CONTRATISTA deberá asumir en desarrollo del contrato, un comportamiento socialmente responsable frente al uso racional y eficiente de los recursos naturales. Por tal motivo se compromete a: 1. Adoptar oportunamente, las medidas preventivas tendientes a reducir,

controlar, eliminar y/o mitigar los impactos ambientales ocasionados durante la ejecución de las actividades objeto del contrato.

2. Instruir a sus dependientes en materia de buenas prácticas ambientales. 3. Dar cumplimiento a la normatividad ambiental vigente para la actividad

realizada 4. Realizar prácticas de buena Gestión Ambiental tales como:

a) Mantener actualizado a su personal en temas de Gestión Ambiental, Saneamiento Básico, Salud Ocupación y Seguridad Industrial.

b) Dar estricto cumplimiento a las directrices impartidas por el Área de Gestión Ambiental de la compañía.

1.26.31. CLAUSULA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL:

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COLVATEL apoya la protección de los derechos humanos, la igualdad de género y la erradicación del trabajo infantil. Por tal motivo, al CONTRATISTA le está prohibido:1) agredir la integridad personal de sus empleados o dependientes, mediante la utilización de vocabulario soez o comportamientos irrespetuosos hacia alguno de ellos; 2) impedir el desarrollo de alguna de las actividades objeto del contrato a uno de sus empleados o dependientes en razón de su género; 3) emplear personal menor de edad en el desarrollo de las actividades a su cargo. 1.26.32. GASTOS: Serán por cuenta del CONTRATISTA el valor de las primas de las garantías constituidas y los costos que implique su ampliación, prórroga o modificación, así como el pago del cien por ciento (100%) del valor del Impuesto de Timbre, en caso que éste llegare a causarse, así como los gastos generados por el reconocimiento de texto y autenticación de la firma del contrato por parte del CONTRATISTA. PARÁGRAFO: COLVATEL se encuentra exenta del impuesto de timbre, en razón a su naturaleza jurídica de empresa de servicios públicos de carácter mixta

CAPÍTULO II 2. PRECISIONES A LAS CONDICIONES FINANCIERAS En atención a que el contrato se ejecutará mediante la administración de un cupo de recursos económicos, las siguientes serán las condiciones financieras aplicables a la contratación de los servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio, de conformidad con el presente documento, el marco legal vigente para los trabajadores en misión y el Manual de Contratación de COLVATEL. 2.1 ESQUEMA DE COTIZACIÓN DE LOS PRECIOS

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COLVATEL solicita que el servicio objeto de la presente contratación sea cotizado bajo el esquema de un porcentaje de administración, el cual será fijo durante la ejecución del contrato. Serán por cuenta del OFERENTE y se considerarán incluidos como parte del precio, todos los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado. De todo pago o abono en cuenta, COLVATEL hará las retenciones de ley a que haya lugar. 2.2 VALOR DE LA OFERTA Para la presentación de la propuesta el oferente deberá diligenciar el Anexo denominado – “Porcentaje de administración”. NOTA 1: Las cantidades mensuales de servicios enunciadas en el anexo de cotización son estimadas y serán utilizadas única y exclusivamente para efectos de verificar el valor estimado de la oferta. Por lo anterior, en ejecución del contrato estas cantidades podrán aumentar, mantenerse o disminuir, de conformidad con los requerimientos de COLVATEL. NOTA 2: El Anexo denominado “Porcentaje de administración” deberá presentarse debidamente firmado por el Representante Legal. EL OFERENTE se sujetará a lo dispuesto por la ley para efectos del pago de salarios, prestaciones sociales, horas extras, auxilio de transporte legal, recargos diurnos y nocturnos, dominicales y festivos, afiliación al sistema de seguridad social, fondo de pensiones y cesantías, aportes parafiscales y será responsable de la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores en misión, en los términos señalados en las leyes que rigen la materia.

El AIU se aplicará sobre los salarios (componente básico y variable) horas extras, recargos, auxilio de transporte legal, es decir, sobre el factor salarial únicamente. Que estará dado por los siguientes conceptos sujetos a la Ley:

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CONCEPTO PORCENTAJE

% Operativo

PORCENTAJE % Administrativo

Cesantías 8,33% 8,33%

Intereses sobre Cesantías

1,00% 1,00%

Prima 8,33% 8,33%

Vacaciones 4,34% 4,34%

Caja de Compensación 4,00% 4,00%

Pensión 12,00% 12,00%

ARL 2,436% 0.522

TOTAL FACTOR 40,436% 38,522%

No se pagarán valores diferentes a lo anteriormente enunciados, salvo que por mandato legal sean modificados algunos de estos conceptos o porcentajes, en ese caso se ajustará al nuevo valor. El valor que se oferte como AIU dentro de la oferta económica incluye todos los gastos, costos directos o indirectos e impuestos en que debe incurrir EL OFERENTE para la adecuada ejecución del contrato.

2.3 CUBRIMIENTO DE LA OFERTA El precio ofertado por concepto de los servicios objeto de la presente contratación deberá incluir todo lo que el OFERENTE requiera para cumplir a cabalidad con el objeto y alcance del contrato, de conformidad con los requerimientos y especificaciones establecidos en el capítulo técnico de la presente Solicitud Pública de Ofertas. El oferente deberá revisar detenidamente las especificaciones técnicas contenidas en los presentes términos de referencia y tenerlas en cuenta al elaborar su oferta. Los costos derivados de las omisiones en la conformación de los precios, serán asumidos por el contratista, de manera que en ningún caso habrá lugar a pago adicional por parte de COLVATEL. En este contexto, es claro que en el porcentaje de administración propuesto deberán quedar incluidos todos los gastos que el OFERENTE efectúe en la ejecución contractual y otros que graven capital, renta, así como la utilidad del contratista y en general todo cuanto sea necesario y conveniente para dar cabal cumplimiento al contrato.

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De manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la oferta no serán asumidos por COLVATEL, ni cargados a ésta de forma alguna. 2.4 AJUSTE DE PRECIOS El porcentaje de AIU no será incrementado durante la vigencia del contrato por ningún motivo. 2.5 IMPUESTOS Y FACTURACIÓN 2.5.1 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS El oferente debe discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma, indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se cause dicho impuesto, COLVATEL lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios relacionados en la oferta. En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo conforman y el IVA, si éste se causa. Para los servicios de servicios temporales prestados por empresas autorizadas por el Ministerio del Trabajo y en los prestados por las cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado en cuanto a mano de obra se refiere, vigiladas por la Superintendencia de Economía Solidaria o quien haga sus veces, a las cuales se les haya expedido resolución de registro por parte del Ministerio del Trabajo, de los regímenes de trabajo asociado, compensaciones y seguridad social, como también a los prestados por los sindicatos con personería jurídica vigente en desarrollo de contratos sindicales debidamente depositados ante el Ministerio de Trabajo, la tarifa será del 19% en la parte correspondiente al AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad), que no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor del contrato. 2.5.2 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE

LA RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES

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El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el contratista es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA. 2.5.3 RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE

INDUSTRIA Y COMERCIO El contratista deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas realizadas en desarrollo del contrato. 2.5.4 RETENCIÓN A TÍTULO DE IMPUESTO DE TIMBRE De conformidad con en el parágrafo 2° del artículo 519 del Estatuto Tributario, a partir de 2010 la tarifa aplicable por concepto del Impuesto de Timbre será del 0%. En caso de ser aumentada, deberá ser asumida por el CONTRATISTA en un porcentaje correspondiente al 50%, toda vez que COLVATEL se encuentra exenta del pago de dicho impuesto, de acuerdo con lo establecido por los artículos 532 y 533 en concordancia con la sentencia C-736 de 2007 proferida por la Corte Constitucional. 2.5.5 REQUISITOS EN LA FACTURACIÓN El OFERENTE estará obligado a informar al momento de la facturación el régimen de impuesto sobre las ventas al cual pertenece (común o simplificado), si los servicios que presta se encuentran excluidos del IVA y si es declarante o no del Impuesto sobre la Renta, si es gran contribuyente o autorretenedor de Renta y las disposiciones que lo autorizan. Si el OFERENTE factura a través de apoderado, el documento deberá expresar que se expide por cuenta y a nombre del poderdante.

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Se debe tener en cuenta que si el contratista pertenece al régimen común del impuesto sobre las ventas, debe cumplir con la obligación de facturar con el lleno de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario. EL OFERENTE deberá realizar la facturación a COLVATEL de acuerdo con las normas legales vigentes y siguiendo las indicaciones formales que describen el contenido de la factura en materia tributaria y de presentación. EL OFERENTE deberá presentar los soportes de facturación el día hábil siguiente al pago de nómina, por cada uno de los centros de costos de COLVATEL y acompañarla de un anexo, en medio magnético, adjunto a cada soporte de factura con registro de la nómina consolidada, por centro de costo y un registro único por persona especificando todos los conceptos que se desprenden de dicho registro, formulada de manera que se pueda evaluar la información allí consignada correspondiente al valor del pago de salarios, prestaciones legales, aportes seguridad social, aportes parafiscales y el correspondiente AIU, COLVATEL realizará la revisión de dichos documentos entregando en el término de 2 días hábiles las observaciones y/o correcciones las cuales deberán ser ajustadas por EL OFERENTE y se procederá a radicar de manera inmediata la facturación final. 2.6 GASTOS REEMBOLSABLES A CARGO DE COLVATEL Los gastos reembolsables correspondientes a exámenes médicos para trabajo en alturas, se reembolsarán bajo las siguientes condiciones: a) Todo gasto reembolsable se reconocerá al costo. b) EL OFERENTE deberá practicar las retenciones de ley sobre los pagos o

abonos en cuenta que realice a título de gastos reembolsables, asumiendo para tal efecto la calidad tributaria de COLVATEL.

c) EL OFERENTE deberá radicar la solicitud de reembolso avalada por el supervisor del contrato, junto con la certificación del REVISOR FISCAL la cual contendrá la desagregación de los respectivos costos, deducciones e impuestos. EL OFERENTE deberá suministrar al supervisor del contrato, fotocopia de los documentos soporte de los referidos gastos (facturas y relación de personas a las que se les practicaron los exámenes), los cuales deben ser expedidos a nombre del OFERENTE o mandatario, para efectos del aval de la solicitud de reembolso.

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d) El reembolso de gastos se efectuará dentro de los 30 días calendario siguiente a la radicación de las solicitudes respectivas.

e) El reembolso de los gastos correspondientes a exámenes médicos no genera IVA (por estar excluidos), ni podrá tener AIU, y el concepto deberá especificar gastos reembolsables.

f) La certificación del reembolso deberá ir acompañada de una cuenta de cobro que corresponda a la totalidad de los exámenes médicos de alturas realizados en el mes inmediatamente anterior y deberá entregarse a COLVATEL dentro de los primeros 10 días calendario, deberán corresponder a exámenes médicos de alturas según sea el requerimiento de cada cargo.

g) No se aceptaran costos de exámenes médicos adicionales y/o específicos no autorizados por COLVATEL.

h) No se aceptarán cobros de exámenes médicos correspondientes a periodos de más de 30 días calendario.

2.7 CONDICIONES GENERALES El porcentaje de administración se podrá cotizar hasta con 2 decimales. En todo caso, COLVATEL se reserva el derecho de redondear a 2 decimales el porcentaje de administración ofertado, para lo cual utilizará la herramienta redondear de Excel. 2.8 FORMA DE PAGO El precio de los servicios se pagará mediante cortes mensuales vencidos, sobre los servicios efectivamente suministrados en el respectivo periodo, dentro de los DIEZ (10) días calendario siguientes a la radicación de la factura comercial, en COLVATEL, acompañada del Acta mensual de recibo a satisfacción de los servicios, la cual debe presentarse debidamente suscrita por el supervisor del contrato y el contratista. NOTA: Para efectos de la firma de las Actas mensuales de recibo a satisfacción de los servicios, el contratista deberá acreditar ante el supervisor del contrato en COLVATEL, el pago de la nómina y demás obligaciones laborales, y de aquellas en materia de seguridad social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación), respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.

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2.9 ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS El Contratista deberá notificar a COLVATEL por escrito con una antelación de cinco (5) días hábiles el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Así mismo, en el evento de cambio de la cuenta, el contratista deberá informar de inmediato y por escrito al supervisor del contrato, con una antelación de cinco (5) días hábiles. 2.10 REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS

CONTRATISTAS CUANDO SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER CONCEPTO.

Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben ser desagregados y reintegrados a COLVATEL; para tal efecto, se emitirá una cuenta de cobro por parte de COLVATEL, con visto bueno del supervisor del contrato, previa liquidación e indexación por parte de la Gerencia Financiera. El pago de estos valores será descontado de los valores que se adeuden al contratista por cualquier concepto, en caso de no adeudar dineros al contratista o que estos sean insuficientes para el respectivo pago, el contratista deberá consignar dichos valores dentro del plazo establecido. La metodología que se adelantará para calcular el valor a reintegrar es la siguiente: - Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago. - Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos. - Se determinará la fecha de devolución por parte del CONTRATISTA.

- Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectuó el respectivo pago y la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período. En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso, se hará el cálculo con base en ésta. Para el caso de enero,

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por no tener información que permita establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.

- En el evento en que el CONTRATISTA no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el efecto, COLVATEL aplicará intereses de mora liquidados a la tasa máxima de interés de mora certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, vigente entre la fecha fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.

CAPÍTULO III 3. EVALUACIÓN DEL OFERENTE Y LAS OFERTAS PRESENTADAS: COLVATEL designará un Comité Evaluador para calificar la oferta y presentar el resultado correspondiente. Durante el período de estudio de las ofertas, COLVATEL podrá solicitar al OFERENTE las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que haya lugar a que éste pueda adicionar o modificar las condiciones económicas o técnicas de su oferta. Las solicitudes de COLVATEL y las respuestas del OFERENTE deberán constar siempre por escrito. EL OFERENTE deberá dar respuesta a estas solicitudes de conformidad con el plazo que se fije en el requerimiento de COLVATEL, so pena que se genere el rechazo de la oferta. Todas las ofertas presentadas válidamente se analizarán bajo los mismos parámetros, para una selección objetiva que le permita asegurar la escogencia del (los) ofrecimiento(s) más favorable(s) para COLVATEL. COLVATEL, antes de proceder a la evaluación de las ofertas, comprobará que se cumplan los requisitos de participación exigidos y que las ofertas se ajustan en general a las condiciones establecidas en estos términos de referencia. 3.1 EVALUACIÓN JURÍDICA DEL OFERENTE

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Se considerarán como factores de evaluación, el cumplimiento de la entrega de todos los documentos solicitados en el CAPÍTULO I de la presente Solicitud Pública de Ofertas y los siguientes: EL OFERENTE debe acreditar experiencia probable mínima de 10 años en el desarrollo de las actividades de Empresa de Servicios Temporales, antigüedad que se contará a partir de la fecha de su constitución. Que el OFERENTE, sus socios y sus representantes legales no se encuentren incluidos en los siguientes listados: lista OFAC, lista de responsables fiscales de la Contraloría, Boletín de los deudores morosos del Estado. Para que la oferta pueda ser evaluada, EL OFERENTE debe encontrarse a paz y salvo por todo concepto en sus relaciones o vínculos comerciales con COLVATEL si los hubiera a la fecha de presentación de la oferta. Tal situación se acreditará con la certificación que sobre el particular expida el Supervisor del contrato correspondiente. En caso que la evaluación jurídica determine que no se da cumplimiento a los requisitos de participación, la oferta será descartada. 3.2 EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS El estudio financiero de las ofertas incluirá la verificación de los ingresos frente al valor a contratar, la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero contenidas en los términos de referencia y la ponderación económica de las ofertas. 3.2.1 CUMPLIMIENTO DE LOS SIGUIENTES INDICADORES

FINANCIEROS

Los siguientes son los indicadores financieros que deben ser cumplidos por los oferentes y su cálculo se adelanta tomando como base la información de los estados financieros del año 2017:

CRITERIOS

MARGEN DE UTILIDAD >

INGRESOS AÑO 2017 ≥ DEUDA < LIQUIDEZ≥

0,0% $ 50.000.000.000 70% 1,0

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El margen de utilidad es calculado con la siguiente fórmula: Utilidad Neta/Ingresos Totales).

El indicador de deuda es calculado con la siguiente fórmula: (Pasivo Total/Activo Total).

El indicador de liquidez es calculado con la siguiente fórmula (Activo Corriente/Pasivo Corriente).

3.2.2 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES

FINANCIERAS Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las condiciones estipuladas en el presente capítulo. 3.3 VISITA TÉCNICA. COLVATEL durante la etapa de evaluación, realizará una visita técnica con el fin de verificar los aspectos técnicos de que tratan los presentes términos de referencia. En caso de determinarse divergencia entre la información contenida en la oferta y los resultados de la visita técnica, COLVATEL tendrá la facultad de rechazar la oferta.

CAPÍTULO IV. 4. CONDICIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO REQUERIDO 4.1 SERVICIO REQUERIDO Prestación de servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio. Todo de conformidad con las condiciones establecidas en los términos de referencia, el marco legal vigente para los trabajadores en misión y el Manual de Contratación de COLVATEL, el cual está publicado en la página www.COLVATEL.com.co EL OFERENTE se sujetará a lo dispuesto por la ley laboral colombiana para efectos del pago de salarios, prestaciones sociales, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales y festivos, suministro de dotación, afiliación al sistema de seguridad social, fondo de pensiones y aportes parafiscales y


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será responsable de la seguridad y salud en el trabajo de los trabajadores en misión, en los términos señalados en las leyes que rigen la materia para los trabajadores de COLVATEL. La cantidad de personal en misión podrá disminuir o aumentar de acuerdo con los requerimientos de las diferentes dependencias de COLVATEL. COLVATEL no se obliga a solicitar un número determinado de personal ni una cantidad mínima de empleados en misión. EL OFERENTE deberá señalar en su oferta que se compromete a reemplazar con otra persona idónea al trabajador en misión que renuncie, que no cumpla con el perfil esperado, cuando su desempeño no corresponda al requerido o cuando deba ausentarse por incapacidad u otros motivos, en las mismas condiciones pactadas para el suministro de personal en misión. Este reemplazo no puede superar los 3 días hábiles para incorporarlo a producción, para ello se obliga a tener un backup mínimo de los cargos que tienen una mayor rotación. 4.2 DEFINICIONES Para efectos de los presentes Términos de Referencia y el contrato que eventualmente se suscriba, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones: 4.2.1 CAMPAÑA Conjunto de actividades que se realizan en un momento determinado para cubrir los requerimientos masivos en tiempos muy cortos; corresponde a una estrategia definida por EL OFERENTE para lograr el resultado en tiempos óptimos y que complementa el proceso normal de reclutamiento y selección que se tenga establecido, en donde se involucran mayores recursos tanto económicos como humanos. EL OFERENTE deberá realizar campañas en el momento que COLVATEL lo considere necesario, en la medida que el reclutamiento no satisfaga las necesidades de perfil y de tiempos de respuesta por parte de COLVATEL, la información de las bases de datos proactiva esté desactualizada o no sea suficiente para atender el requerimiento en los tiempos establecidos en los Acuerdos de Niveles de Servicios ANS al comienzo del contrato disponiendo de todos los recursos que sean necesarios.

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4.2.2 MESAS DE RECLUTAMIENTO Es el equipo de personas que gestionan telefónicamente, las bases de datos propias y otras fuentes de reclutamiento para contactar a los candidatos que puedan cumplir con los requisitos establecidos por COLVATEL. 4.2.3 BASES DE DATOS PROPIAS Conjunto de datos de personal que debidamente organizados suministran la información de contacto y perfil de los diferentes cargos requeridos por COLVATEL los cuales están bajo la custodia del OFERENTE y servirán para gestionar el cubrimiento de vacantes. Para los efectos de la presente Solicitud Pública de Ofertas, las bases de datos del OFERENTE deben garantizar que las hojas de vida se encuentren debidamente actualizadas y perfiladas, permitiendo la aplicación de filtros por campos según las necesidades de COLVATEL en aspectos como edad, sexo, tipo de cargo, rango salarial. Las bases de datos son susceptibles de ser auditadas o verificadas por COLVATEL. 4.2.4 CAMPAÑAS DE RECLUTAMIENTO Conjunto de actividades tendientes a la vinculación de personas que cumplan con los perfiles requeridos por COLVATEL, las actividades de reclutamiento incluyen entre otras: la realización de búsquedas de perfiles a través de convenios, la gestión de reclutadores en calle y la utilización de medios de difusión masivos, voceadores, publicaciones en prensa, cuñas radiales, entre otras. 4.2.5 SELECCIÓN MASIVA Es el conjunto de actividades (Pruebas, entrevistas, referenciación, validación de documentos, validación de antecedentes judiciales, visitas domiciliarias e informes en caso que se requiera) tendientes a la selección y vinculación de personal en forma simultánea de más de cincuenta (50) personas, para un mismo cargo las cuales deberán ser desarrolladas en los tiempos mínimos de respuesta que se acuerden entre las partes y que hace parte de los Acuerdos de Niveles de Servicio. EL OFERENTE debe contar con la estructura adecuada y efectuar las actividades que resulten necesarias para realizar el proceso de

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selección masiva en forma simultánea para diferentes niveles de cargos requeridos por COLVATEL. 4.2.6 CONTRATACIÓN MASIVA Conjunto de actividades necesarias para contratar simultáneamente al personal seleccionado para COLVATEL en el menor tiempo posible establecidos en los ANS. Para tal efecto EL OFERENTE debe contar con la posibilidad de ampliar su estructura de contratación, para atender los requerimientos de COLVATEL. Para la realización de contrataciones masivas es necesario que EL OFERENTE tenga la posibilidad de contar con un representante de la entidad financiera para abrir las cuentas de nómina en el momento de la vinculación contractual, así como también contar con representantes en temas de seguridad social para agilizar el proceso y la validación de afiliaciones vigentes en el Registro Único de Afiliados - RUAF y/o ADRES. 4.2.7 CONTRATACIÓN UNO A UNO Se entiende por contratación uno a uno, el proceso de atención de requerimientos de COLVATEL de perfiles diferentes en donde máximo se requiera proveer hasta 20 vacantes por cargo. 4.2.8 SG – SST: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo (Ley 1562 de 2012). 4.3 REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS OBLIGATORIOS Los siguientes requisitos técnicos mínimos son de obligatorio cumplimiento. La oferta se calificará como CUMPLE o NO CUMPLE. El no cumplimiento o la no aceptación de uno o varios de los requisitos por parte del OFERENTE, dará lugar a que la oferta sea descartada.

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EL OFERENTE deberá considerar detalladamente los mecanismos que empleará para realizar las actividades de reclutamiento, selección y contratación de personal; EL OFERENTE deberá estar en capacidad de disponer para prestación del servicio, los recursos que él considere necesarios para cumplir los Acuerdos de Niveles de Servicio ANS Tabla 4.4.3., en materia de cubrimiento de vacantes 4.3.1 EXPERIENCIA ESPECÍFICA: EL OFERENTE debe contar con una EXPERIENCIA ESPECÍFICA, acreditada teniendo en consideración las certificaciones de contratos expedidas por la respectiva entidad contratante y que hayan sido suscritos en el periodo comprendido desde el año 2015 hasta la fecha de publicación de los presentes términos inclusive, las cuales al ser sumadas, deberán arrojar un valor mayor o igual a $75.000.000.000. 4.3.1.1. CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA: EL OFERENTE deberá anexar cinco (5) certificaciones de los contratos que hayan ejecutado, las cuales deben contener los siguientes datos: - Entidad contratante - Objeto del contrato - Fecha de iniciación del contrato - Fecha de terminación del contrato - Valor total del contrato La certificación debe estar suscrita por el representante legal de la empresa contratante, el supervisor del contrato o quien haga sus veces. Para efectos de acreditar la experiencia, deberá aportar un número plural de certificaciones no mayor a cinco (5) certificaciones; cuya sumatoria sea superior a SETENTA Y CINCO MIL MILLONES DE PESOS M/CTE ($75.000.000.000.oo). COLVATEL se reserva el derecho de verificar la información suministrada por cada OFERENTE.

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CARGO Perfi l Académico Experiencia en

AUXILIAR I / ARCHIVOBachi l leres y/o técnico en Gestión

Documental

2 años en áreas de Gestión Documental ,

experiencia en Fol iación, indexación, Tablas de

retención documental .

AUXILIAR I / D.G Bachi l leres1 año de experiencia en manejo de herramienta

de mano.

AUXILIAR I / INSTALADOR FTTH Bachi l leres1 año de experiencia en manejo de herramienta

de mano.

AUXILIAR I / TECNICO INSTALADOR Bachi l leres6 meses de experiencia en manejo de

herramienta de mano.

AUXILIAR I / TENDIDO DE FIBRA OPTICA Bachi l leres Experiencia en obra Civi l

TECNICO I / INSTALADOR – REPARADOR SC Bachi l leres / Técnico1 año de Experiencia con herramienta de mano,

conocimientos en s is temas operativos

TECNICO I / REDES INTERNAS - BACKUP

Bachi l leres y/o técnico en electricidad,

electrónica, s is temas y/o

telecomunicaciones

1 año de experiencia en manejo de herramientas

de mano, Cableado estructurado interno y/o

externo

TECNICO I / REPARADOR SC

Bachi l leres y/o técnico en electricidad,

electrónica, s is temas y/o

telecomunicaciones

1 año de experiencia de atención a cl iente fina l ,

manejo de multímetros , herramienta de mano,

con conocimientos en s is temas operativos

4.3.2 PROCESO DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL EL OFERENTE deberá describir detalladamente los mecanismos que emplea para realizar las actividades de reclutamiento, selección y contratación de personal; EL OFERENTE debe estar en capacidad de disponer para la ejecución del contrato, con los recursos que él considere necesarios para cumplir los ANS. 4.3.3 BASES DE DATOS EL OFERENTE debe tener unas bases de datos proactivas para aquellos cargos de mayor rotación y que hacen parte de cargos core del negocio, para que el personal pueda estar contratado en los tiempos mínimos requeridos según los Acuerdos de Nivel de Servicios ANS. PERFILES TÉCNICOS: Condiciones o características de carácter técnico que debe demostrar el personal para trabajar en terreno, relacionadas con el conocimiento y formación técnica en redes de telecomunicaciones, cableado, instalación de productos de comunicaciones, cuya formación sea: bachiller técnico, técnica, tecnóloga y/o profesional en disciplinas como ingeniería electrónica, telecomunicaciones, sistemas, ingeniería mecánica y afines. PERSONAL DE PROYECTOS: personal que tenga experiencia relacionada en proyectos de: Cableado estructurado, Mesas de Ayuda, Infraestructura y Gestión documental. CARGOS RECURRENTES

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4.3.4 PROCESOS DE SELECCIÓN UTILIZADOS PARA EVALUAR EL

PERSONAL COLVATEL requiere que el CONTRATISTA preste el servicio de proceso de selección de personal en misión, sin que ello implique un costo adicional al AIU ofertado, de acuerdo con los perfiles y competencias definidos y requeridos para la operación de COLVATEL. EL OFERENTE deberá contar con mecanismos de evaluación y selección de personal, bases de datos y preselección de candidatos para suministrar en el menor tiempo posible (según los acuerdo de niveles de servicio establecidos) el personal técnico requerido por COLVATEL. En cuanto a los procesos considerados como masivos EL OFERENTE deberá contar permanentemente con personal pre-seleccionado y evaluado, de tal manera que pueda responder con una vinculación dentro de los plazos establecidos en los TIEMPOS DE RESPUESTA establecidos por COLVATEL, cuando se presente aumento de producción o por el al cambio del personal que renuncia o es retirado por baja productividad. 4.3.3.1. TIPOLOGÍAS DE CARGOS Y TIEMPOS DE RESPUESTA

TIPO DE CARGO DESCRIPCIÓN TIEMPO DE

RESPUESTA

Tipo Cargo A – Soporte Auxiliares, Asistenciales y Ventas 3 días

calendario

Tipo Cargo B – Soporte Técnicos con Experiencia 5 - 8 días calendario

Tipo Cargo C – Ejecución Técnicos con Experiencia Específica 5 – 10 días

calendario

Tipo Cargo D – Profesionales

Especializados

Gerenciales y Alta experiencia 8 - 15 días

calendario

COLVATEL requiere que EL OFERENTE realice jornadas de reclutamiento y selección necesarias para atender los requerimientos masivos de COLVATEL, en especial si estas deben ser programadas los días sábados, domingos o festivos inclusive. Así mismo a disponer de los recursos económicos y humanos necesarios para atender convocatorias masivas, si el reclutamiento que se adelanta no es el efectivo en los tiempos requeridos, según los acuerdos de niveles de servicio establecidos. El proceso de selección debe contener como mínimo:

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a) Prueba de conocimiento teórico – práctico, si es requerido; En este caso

el contenido de la prueba será suministrada por COLVATEL. b) Pruebas técnicas que evalúen las competencias acordes al cargo. c) Informe de entrevista cuando sea selección uno a uno, cuando sea

masivo una hoja que documente la entrevista con los apartes más importantes de ubicación, experiencia y nivel académico

d) Verificación de documentos, verificación de antecedentes judiciales y visita domiciliaria (en los cargos que COLVATEL defina que la visita hay que realizarla).

e) Informe final de los procesos o en su defecto una síntesis de pre-entrevista en caso que se trate de reclutamientos masivos, sin perjuicio que las contrataciones masivas tengan las correspondientes pruebas técnicas y el proceso de referenciación.

f) El proceso de selección debe contar con la referenciación como mínimo de las tres últimas compañías donde haya prestado sus servicios. La referenciación debe ser emitida por el jefe inmediato y debe responder no sólo a verificar tiempo y cargo sino debe tener documentado el desempeño.

Al iniciar el proceso de selección EL OFERENTE debe asegurarse que el candidato tenga como mínimo los siguientes documentos: 1. Libreta militar en el caso de personal masculino. 2. Certificado de Antecedentes Judiciales con vigencia no superior a un

año. 3. Cédula de ciudadanía. 4. Tarjeta profesional para los egresados de programas de ingeniería. 5. Para el caso de personal especializado de proyectos de integración o de

gestión que requiera certificaciones según requerimiento estas deben estar adjuntas al proceso.

6. Tarjeta profesional para los cargos que ocupen la gerencia de proyectos de gestión documental.

Para el inicio del contrato entre EL OFERENTE y el personal en misión o en cualquier momento en el que se le requiera, EL OFERENTE deberá presentar la certificación que acredite la aprobación del proceso por parte del trabajador, acompañada de la hoja de vida respectiva, referenciación, examen médico que indique que el trabajador es apto;

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no se aceptarán exámenes médicos de aptos con restricciones para trabajar en alturas; el concepto del laboratorio debe contener la firma mediante la cual se aprueba el examen del trabajador por parte del encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo o de la persona competente con licencia en SST designada por parte del OFERENTE.

EL OFERENTE en caso de ser seleccionado, se obliga a contar con laboratorios médicos idóneos suficientes para atender un número de personal determinado en las jornadas de contratación masiva, así mismo deberá disponer de la cantidad de personal suficiente para atender jornadas de contratación en términos adecuados de eficiencia y uso del tiempo.

4.4 ESTRUCTURA REQUERIDA EL OFERENTE deberá contar con el siguiente personal para atender los requerimientos de COLVATEL, sin que ello implique un costo adicional al AIU ofertado de acuerdo con los siguientes lineamientos: 4.4.1 PLANTA FIJA EN LA SEDE DEL OFERENTE COLVATEL requiere que EL OFERENTE cuente en Bogotá, cuando menos, con el siguiente personal para atender necesidades propias de la operación: 4.4.1.1 RESPONSABLE DE LA CUENTA COLVATEL PERFIL: Debe ser una persona con título profesional en carreras administrativas. Esta persona debe contar con una experiencia superior a dos (2) años en el manejo de cuentas empresariales en empresas de servicios temporales, con autonomía y capacidad para la toma de decisiones. FUNCIONES: Atenderá las inquietudes desde el punto de vista contractual y comercial, al igual que verificará y controlará el cumplimiento de los compromisos derivados del contrato que llegare a celebrarse entre COLVATEL y EL OFERENTE. Esta persona responderá por toda la estructura asignada para el desarrollo del contrato a COLVATEL y específicamente responderá por los Jefes de Servicio en temas de planeación, estrategia y seguimiento a sus actividades.

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COLVATEL se reserva el derecho de solicitar cambios en el personal asignado por EL OFERENTE para este cargo. La oferta debe acompañarse con la Hoja de Vida de la persona que desempeñará este cargo. 4.4.1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO DE SELECCIÓN: PERFIL: Profesional en carreras administrativas, debe contar con una experiencia específica mínima de 3 años en Empresas de Servicios Temporales en actividades de planeación y estrategia de selección. Debe estar en contacto permanente con el coordinador de selección asignado para COLVATEL, apoyándolo en la estrategia y verificando el cubrimiento de vacantes el cual debe corresponder a los tiempos exigidos en el contrato; dicho seguimiento debe ser documentado y factible de auditar. 4.4.1.3 RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y

SALUD EN EL TRABAJO PERFIL: Profesional con licencia en SST, que maneje en la ciudad de Bogotá los temas relacionados con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo para EL OFERENTE; con experiencia en cargos similares en cuanto a negociación con ARL y apoyo a los diferentes programas de las empresas clientes. FUNCIONES: Deberá responder y atender todos los asuntos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo y asistirá a las reuniones periódicas que solicite COLVATEL. Deberá presentar mensualmente a COLVATEL la gestión del mes anterior, enmarcada en accidentalidad, ausentismo de origen común, indicadores de gestión y el seguimiento a los casos médicos especiales de personal que se encuentre en estabilidad laboral reforzada, que sea funcional en el ejercicio de la actividad para la cual fue contratado, y que COLVATEL no haya solicitado la terminación del servicio; propendiendo por el cierre del caso bien sea producto de la recuperación del trabajador o producto del cierre del caso en la medida que no haya un pronóstico favorable. Así mismo, es el responsable de la ejecución presupuestal de la ARL destinada al cumplimiento

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de los programas establecidos para COLVATEL, según cronograma de actividades. 4.4.2 PERSONAL ASIGNADO PARA LA CUENTA COLVATEL. En caso de resultar adjudicatario, para el inicio del contrato EL OFERENTE deberá contar con los profesionales que requiera asignar de manera permanente, para la correcta ejecución del contrato comercial. Estas personas deberán realizar sus actividades en las instalaciones del OFERENTE y asistirán de manera regular y programada a reuniones de seguimiento en las instalaciones COLVATEL. Igualmente las personas asignadas deben someterse al horario laboral establecido por COLVATEL, que para algunos casos, dependiendo de los cargos, será de lunes a viernes 7 am a 5 pm y sábado de 8 am a 11 am y para otros cargos será de lunes a sábado de 7 am a 4 pm. 4.4.2.1 COORDINADOR O LÍDER ESPECIALIZADO EN EL ÁREA DE

SELECCIÓN: EL OFERENTE debe asignar un COORDINADOR O LÍDER EN SELECCIÓN que deberá contar con una experiencia mínima de dos (2) años en el área de selección. Experiencia comprobable mediante certificaciones en las que conste el manejo de procesos masivos en grandes Compañías y experiencia en cargos especializados. FUNCIONES: Encargado de administrar los procesos, procedimientos y el personal asignado por EL OFERENTE para cumplir con los ANS en materia de selección y contratación, con excelente servicio al cliente y oportuno manejo de respuesta a los requerimientos, con manejo y habilidad en la generación de reportes consolidados de vacantes y con experiencia en estudio de mercado ante una solicitud de vacantes de difícil consecución en el mercado. EL OFERENTE asignará la cantidad de personas que considere necesarias para cumplir los acuerdos de niveles de servicio y los medios virtuales o presenciales para atender los requerimientos del personal en misión a nivel nacional. Para garantizar el adecuado proceso de selección y contratación del personal el contacto del Coordinador o Líder, se dará con las personas que COLVATEL determine necesario.

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4.4.2.2 COORDINADOR O LÍDER ESPECIALIZADO EN EL ÁREA DE

NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL Profesional en áreas administrativas con experiencia de más de 5 años en áreas de nómina para empresas de servicios temporales, en cargos de coordinación y/o jefatura responsable de la verificación, validación, generación, envío de la información relacionada con la nómina, liquidación de prestaciones sociales y seguridad social. Esta persona será el contacto permanente con área de compensación de COLVATEL 4.4.2.3 COORDINADOR O LÍDER ESPECIALIZADO EN EL ÁREA DE

FACTURACIÓN Profesional en áreas administrativas con experiencia de más de 5 años en áreas de nómina para empresas de servicios temporales, en cargos de coordinación y/o jefatura responsable de la verificación, validación, generación, envío de la información relacionada con la facturación de nómina y prestaciones sociales, facturación de liquidación de prestaciones sociales, notas crédito por devoluciones, reintegros de incapacidades, manejo de impuestos, validación de bases de cálculo de AIU, actualización de centros de costo, entre otros. Esta persona será el contacto permanente con área de compensación de COLVATEL. 4.4.2.4 COORDINADOR SST EL OFERENTE debe asignar por cada 800 trabajadores en misión o fracción (tabla SST relación de personal asignado) un Coordinador experto en seguridad y salud en el trabajo. PERFIL: Esta persona debe ser Ingeniero especialista o profesional en SST, deberá acreditar mínimo 3 años de experiencia laboral comprobable en compañías con actividades calificadas como de alto riesgo, liderando el desarrollo de los programas de SST; deben tener certificación como coordinador de alturas de acuerdo con la Resolución 1409/12, deben tener conocimientos en espacios confinados, riesgo eléctrico, seguridad vial y riesgo público, entre otros. Debe tener experiencia orientada a la consecución de resultados, en seguimiento y control de procesos y manejo de indicadores de gestión. En caso que sea tecnólogo debe acreditar mínimo 5 años de experiencia en las actividades anteriormente mencionadas.

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FUNCIONES: Gestionar el cumplimiento del Sistema de gestión que COLVATEL tiene establecido para todo el personal en misión y coordinar las actividades de los Asesores SST, presentación y análisis de la información presentada en las auditorías de campo y gestión adelantada por su grupo. Administrar el personal asesor SST asignado a COLVATEL. Esta persona estará trabajando en las oficinas de COLVATEL o estará ejecutando sus actividades en terreno, según se tenga establecido en su plan de acción. 4.4.2.5 ASESOR SST EL OFERENTE debe asignar por cada 400 Trabajadores en Misión suministrados a COLVATEL un Asesor experto en seguridad y salud en el trabajo. PERFIL: Debe ser tecnólogo o profesional y tener licencia en SST, con acreditación de experiencia en compañías con actividades calificadas como de alto riesgo, deben tener certificación como coordinador de alturas de acuerdo con la Resolución 1409/12, contar con conocimientos en espacios confinados, riesgo eléctrico, seguridad vial y riesgo público entre otros; demostrar mínimo 2 años de experiencia laboral comprobable. FUNCIONES: Asegurar el cumplimiento del Sistema de gestión que COLVATEL tiene establecido para todo el personal en misión, acompañar a las cuadrillas en terreno para verificar el cumplimiento de procedimientos, manejo de herramientas y utilización de equipos de protección contra caídas. Apoyar en la presentación y rendición de informes mensuales de la gestión adelantada e investigar los accidentes e incidentes de trabajo con el fin de socializar las lecciones aprendidas del caso e identificar oportunidades de mejora. Esta persona estará ejecutando sus actividades en terreno según se tenga establecido en su plan de acción. 4.4.2.6 PROFESIONAL ANALISTA SST PERFIL: Persona Profesional o que se encuentre cursando los últimos dos (2) semestres de ingeniería industrial (o afines), con conocimiento en manejo de Office, Excel nivel intermedio, buena actitud de servicio, organización y con

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mínimo un año de experiencia laboral en actividades de análisis de información, bases de datos, facturación, manejo de inventarios entre otros. FUNCIONES: Realizar el seguimiento y control del cumplimiento de los términos y obligaciones establecidas en el contrato con los proveedores que suministran servicios de exámenes médicos, capacitaciones en alturas entre otros, velando por la facturación a tiempo y debidamente conciliada mes a mes, cuya información es el soporte para reportar los costos y gastos de la operación que se genera de la administración de los Trabajadores en Misión y que debe ser remitida a nuestros clientes principales. Por otra parte, se requiere el control de los consumos de inventarios de elementos de protección personal y dotación, para la acertada toma de decisiones de compra, garantizando el abastecimiento oportuno de dichos elementos al personal en misión. Esta persona estará ejecutando sus actividades en las oficinas de COLVATEL según se tenga establecido en su plan de acción. 4.4.2.7 AUXILIAR DOCUMENTACIÓN SST. EL OFERENTE debe asignar un apoyo administrativo. PERFIL: Esta persona debe ser auxiliar administrativo, conocimiento de Office, buena actitud de servicio, organización y con mínimo un año de experiencia laboral en actividades administrativas o afines. FUNCIONES: Encargado del control de documentación en lo referente a: facturación de servicios médicos, certificación y reentrenamiento en alturas, consolidar soportes exigidos para los informes que se presentan a nuestros clientes, y en general custodiar y archivar de manera adecuada los documentos que se generen de los procesos a cargo de la jefatura de seguridad y salud en el trabajo. Esta persona estará ejecutando sus actividades en las oficinas de COLVATEL según se tenga establecido en su plan de acción. 4.4.2.8 HORARIOS DE LOS ASESORES, COORDINADORES Y AUXILIARES ADMINISTRATIVOS SST.

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Los horarios para el equipo SST in house (entiéndase equipo al grupo de Asesores, coordinadores y Auxiliares SST asignados por el OFERENTE) serán establecidos únicamente por COLVATEL e incluirán programación rotatoria los días sábados y domingos de acuerdo con la operación realizada por COLVATEL sin afectar las jornadas laborales establecidas por ley. TABLA SST: RELACIÓN DE PERSONAL ASIGNADO.

RANGO DE TRABAJADORES

CONTRATADOS POR EST

COORDINADOR

SST

ASESOR

SST

AUXILIAR DOCUMENTACIÓN

SST

PROFESIONAL

ANALISTA SST

0 – 400 0 1 1* 1*

401 – 800 0 2 1 1

801 – 1200 1 3 1 1

1201 – 1600 1 4 1 1

1601 – 2000 2 5 1 1

** Cantidades superiores a convenir a convenir 1 1

*Sin importar la cantidad de personal, EL OFERENTE debe suministrar una persona para

documentación y un profesional analista SST.

**En caso que nuevos proyectos obliguen a superar los rangos aquí estimados, el área SST

de COLVATEL determinará las cantidades necesarias de personal in house manteniendo la proporción presentada.

4.4.2.9 JEFE DE SERVICIOS EL OFERENTE debe asignar un jefe de servicios que administre todos los procesos y procedimientos referentes a la atención del personal en misión y coordine el personal que asigne EL OFERENTE para el cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio. EL OFERENTE asignará la cantidad de personas que considere necesario para cumplir los acuerdos de niveles de servicio y contará con los medios virtuales o presenciales necesarios para atender los requerimientos del personal en misión a nivel nacional. PERFIL: Profesional o tecnólogo en carreras administrativas con experiencia mínima de dos (2) años en actividades de servicio, que requieran planeación,

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control, seguimiento, elaboración de informes y análisis de la información producto de los diferentes requerimientos de personal. FUNCIONES: Encargado de recibir las solicitudes e inquietudes del personal en misión. Debe garantizar la visita a las diferentes zonas de despacho de COLVATEL en Bogotá y sus municipios aledaños y a las ciudades donde COLVATEL tenga presencia a nivel nacional, de acuerdo con el cronograma de COLVATEL. Estas visitas deben desarrollar un tema específico programado que apalanque los procesos y programas de Gestión Humana. La cantidad de visitas está atada al cronograma mensual que se encuentra en los anexos. Se encargará de presentar los informes de gestión mensuales. Coordinar al personal de apoyo administrativo y las actividades asignadas a ellos. Responsable de reportar en menos de 24 horas todas las certificaciones de pago al sistema de seguridad social en las condiciones que la operación requiera, efectuar seguimiento al pago oportuno de las liquidaciones de prestaciones sociales de los trabajadores en misión, asegurar la localización del personal, por medio de bases de datos actualizadas del trabajador y un contacto familiar y realizar la solicitud y debido seguimiento de los paz y salvo de retiro garantizando que éstos se tramiten por parte del personal en misión al momento del retiro de las labores en COLVATEL. Se requiere al menos una persona de manera permanente en COLVATEL, quien atenderá de manera personalizada a los trabajadores en misión y los requerimientos que se presenten de manera diaria y planeando y organizando actividades dirigidas a cumplir los acuerdos de niveles de servicio establecidos. 4.4.2.10 PROFESIONAL EN DERECHO PERFIL: Profesional en el área de Derecho laboral, con dos (2) años de experiencia en la atención y conceptualización de casos de índole laboral y disciplinaria. FUNCIONES: Atender los procesos disciplinarios y administrativos que se generen con ocasión del cumplimiento de las actividades laborales que un trabajador en misión esté ejecutando para COLVATEL. Realizar y entregar

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mensualmente un informe de gestión de los procesos disciplinarios realizados o en desarrollo y entrevistas de retiro. Verificar el proceso del cierre de los retiros de los trabajadores; asegurando que las comunicaciones de finalización de obra o labor estén debidamente firmadas por éstos y que estén debidamente documentadas las aceptaciones de renuncia de trabajadores en misión. Una vez solicitados los descargos por parte de COLVATEL, debe ejecutar el proceso correspondiente e informar a COLVATEL en un plazo máximo de tres (3) días hábiles desde el momento que se le realizó el requerimiento, los resultados del proceso. A nivel nacional, los trámites disciplinarios deberán ser atendidos por una persona especializada en temas laborales, directamente en cada ciudad donde COLVATEL tenga operación y se encuentren los trabajadores en misión. 4.4.2.11 LOS DEMÁS QUE SEAN NECESARIOS PARA CUMPLIR CON

EL OBJETO DEL CONTRATO. El personal del OFERENTE deberá ser idóneo, reuniendo las condiciones profesionales y personales y habilidades en el manejo de relaciones interpersonales, tales como responsabilidad, seriedad, criterio, honorabilidad, presentación personal, capacidad de manejo, conocimiento del área o tema objeto de su competencia. EL OFERENTE debe presentar las hojas de vida del personal que cubrirá los cargos mencionados previamente a la suscripción del contrato y durante la ejecución del contrato para los cambios de personal. No se aceptará que una misma persona cubra dos o más cargos en la estructura. EL OFERENTE debe informar a COLVATEL cualquier modificación del personal presentado, previamente a la suscripción del contrato. EL OFERENTE debe informar a COLVATEL el cambio, garantizando que el personal de reemplazo cumpla con las condiciones establecidas en el perfil solicitado por COLVATEL. Los reemplazos del personal in house durante el desarrollo del contrato de cualquier área por renuncias voluntarias u otros motivos deberán realizarse dentro de los siete (7) días calendario posterior al retiro o la notificación de renuncia por parte del personal.

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EL OFERENTE deberá apropiar los recursos que sean necesarios para garantizar la oportuna atención del contrato. EL OFERENTE debe suministrar todos los elementos de trabajo requeridos para el personal que conforma la estructura solicitada (equipo de cómputo y celulares) desde el día que ingresen a laborar. Dada la cantidad de información a manejar así como las comunicaciones internas, los equipos de cómputo deben contar con Windows y Office como mínimo versión 2010 en adelante. Así mismo, los equipos celulares deben contar con planes de voz y datos para atender la operación, de manera que éste no sea un elemento para interrumpir la gestión o comunicación. Los equipos tecnológicos propiedad de la empresa temporal que sean asignados para la ejecución de actividades de cada una de las personas asignadas a COLVATEL, deberán ser soportados y mantenidos por el área de soporte técnico de la empresa OFERENTE. La solicitud de acceso a cualquier recurso tecnológico interno de COLVATEL por parte de los funcionarios designados por EL OFERENTE, deberá ser tramitada por medio del personal que COLVATEL determine para la coordinación o supervisión de estos contratos; la solicitud deberá realizarse por escrito, indicando el motivo, los datos personales y la ubicación del personal al cual se le darán los correspondientes accesos; si la actividad o solicitud lo amerita el Área de informática de COLVATEL podrá solicitar al OFERENTE el cumplimiento de las políticas de seguridad internas y los requerimientos mínimos para el correcto funcionamiento (Licenciamiento de sistema operativo, aplicativos y actualizaciones vigentes) de los equipos tecnológicos asignados. 4.5 PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS EN LAS CIUDADES DONDE

COLVATEL DESARROLLA SU OPERACIÓN EL OFERENTE debe estar en capacidad de atender todos los procesos administrativos de reclutamiento, selección, contratación, pago de nómina, procesos disciplinarios, procesos de formación, procesos de bienestar y procesos de seguridad y salud en el trabajo entre otros desde Bogotá. La empresa OFERENTE describirá el proceso que seguirá para proveer personal temporal enunciando las oficinas con que cuenta a nivel nacional y la cobertura por departamentos; así mismo deberá indicar en qué ciudades tiene

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presencia directa y en los casos de no tenerla, indicar los mecanismos de atención para la prestación del servicio. EL OFERENTE debe estar en capacidad de prestar el servicio como mínimo en las siguientes ciudades:

Ciudad Participación Ciudad Participación

Bogotá 89,26% Pereira 0,53%

Villavicencio 3,30% Bucaramanga 0,48%

Girardot 1,17% Cúcuta 0,21%

Medellín 0,96% Fusagasugá 0,21%

Cajicá 0,69% Ibagué 0,21%

Funza 0,69% Neiva 0,21%

Cali 0,59% Manizales 0,16%

Barranquilla 0,53% Tunja 0,16%

Cartagena 0,21% Arauca 0,11%

Montería 0,21% Pasto 0,05%

Santa Marta 0,21% Popayán 0,05%

Valledupar 0,16% Riohacha 0,05%

2.100 Personas Aproximadamente

*Valores de referencia.

En todo caso EL OFERENTE deberá indicar cuál es el mecanismo de atención del servicio en los casos en que no cuente con oficina con presencia directa. EL OFERENTE debe estar en la capacidad de realizar en todas las regionales donde tiene personal al menos 2 actividades al mes, a través de su ARL, o representante de la regional o cualquier otro medio que pueda garantizar el cumplimiento de dichas actividades orientadas a la prevención y la seguridad de los trabajadores. Estas actividades pueden ser charlas, folletos, pausas saludables, capacitaciones formales, entregas de material audiovisual entre otras. 4.6 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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EL OFERENTE debe describir en cada uno de los apartes el detalle de la solución con que cuenta, según cada uno de los requerimientos que se enuncian a continuación: a) EL OFERENTE deberá contar con sistemas de información de nómina

para consulta e información de los trabajadores en misión. b) El sistema de información debe permitir almacenar la hoja de vida de

los colaboradores en misión con los datos generales de estudio, ubicación y experiencia, edad de los trabajadores y los estudios complementarlos con certificaciones. Para efectos de mantener información actualizada de los trabajadores en misión que permitan conocer la caracterización de la población; las bases de datos deberán contener la siguiente información por trabajador:

Género, Estado civil; Tipo de vivienda (familiar, propia o arrendada), Localidad y barrio donde vive, Dirección, teléfono; correo electrónico,

Nivel de escolaridad, Número de hijos, Grupo familiar. En todo caso EL OFERENTE debe garantizar la ubicación del trabajador en misión. a) El sistema de información debe estar habilitado vía remota en el

momento que el jefe de servicio realice en COLVATEL las visitas en los días acordados, para prestar un servicio adecuado a cada uno de los Trabajadores en Misión que tengan alguna inquietud con respecto al pago de su nómina. Los jefes de servicio deben contar con acceso al sistema en modo de consulta para poder responder de manera inmediata las inquietudes sobre el particular.

b) EL OFERENTE debe contar con un centro de almacenamiento de datos que garantice la seguridad e integridad de la información asegurando la prestación del servicio ante una contingencia mayor. El centro de almacenamiento no puede estar dentro de las mismas instalaciones donde se almacena la información principal.

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c) EL OFERENTE deberá proporcionar un usuario de consulta asignado a COLVATEL, cuando éste lo solicite, para efectos de procesos de revisión o auditoría.

d) EL OFERENTE debe contar con un sistema de información parametrizado que permita el control de cambios legales y alarmas de vencimientos de contratos. El jefe de operaciones debe realizar seguimiento y dar las señales de alerta al área de compensación y selección del OFERENTE y de COLVATEL sobre alarmas generadas.

e) EL OFERENTE debe contar con un sistema de información consolidado que permita realizar seguimiento a todos los procesos de la Empresa de Servicios Temporales, tales como selección, contratación, nómina, retiro, entre otros.

f) EL OFERENTE debe garantizar que cuenta con mecanismos para suministrar una adecuada atención al trabajador en misión, especialmente en lo referente a atención de información y servicios que ofrece a los trabajadores.

g) El Centro de Almacenamiento de datos y el sistema de información del

OFERENTE debe contar con:

Sistemas de continuidad de negocio; Centro de datos con sistemas de seguridad; Sistemas de control de acceso; Sistema contra incendios; Sistema ininterrumpido de potencia; Sistema de back up que respalde el sistema de información y la

Información asociada a este Copias del sistema externas a la compañía; Procedimientos para administración de usuarios, cambio de

contraseñas, acceso al centro de datos, copias de respaldo restauración y contingencia;

Sistema de contingencia cuando se presentan fallas en el aplicativo. 4.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO (SG – SST) COLVATEL requiere que EL OFERENTE presente y documente las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que aplicará a sus Trabajadores en Misión. Sin perjuicio que en caso de ser adjudicado el

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contrato EL OFERENTE ajuste su sistema de gestión al cumplimiento y desarrollo del sistema de gestión de COLVATEL. EL OFERENTE deber rendir un informe mensual de ausentismo y deberá informar al área SST cualquier notificación de embarazo en el momento que se presenten. 4.7.1 RECURSOS FINANCIEROS PARA EL SG – SST: Para el apoyo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, EL OFERENTE debe destinar recursos equivalentes al 25% del total de los aportes mensuales pagados al sistema de riesgos laborales por el personal que administra para COLVATEL. El valor requerido puede generarse mediante el aporte de recursos propios, negociación con terceros, reinversión de aportes de ARL, aseguradoras entre otras estrategias. No se admite el cobro de gastos de administración por ningún concepto sobre estos recursos. Con estos recursos EL OFERENTE apalancará, las actividades de formación de trabajo seguro, auditorías en terreno, inspecciones a equipos de seguridad y elementos de protección personal, asesoría legal, programa de seguridad basada en el comportamiento y demás actividades y programas que solicite COLVATEL para el desarrollo del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Esta asignación de recursos debe ser comprobable mediante soportes apropiados. Los recursos se utilizarán en cualquier momento durante la vigencia del contrato, sin perjuicio que el año fiscal termine, lo no ejecutado podrá acumularse para su uso en los meses siguientes durante el desarrollo del contrato. Las actividades realizadas deben garantizar el adecuado uso de los recursos; COLVATEL podrá rechazar los proveedores que asigne EL OFERENTE si no cumplen con las condiciones de calidad, menor costo y cumplimiento solicitado por COLVATEL. Los recursos para SST se asignarán en bienes tangibles e intangibles acordes al desarrollo de los programas de SST de COLVATEL. Estos recursos deben ser fácilmente auditables (facturas, órdenes de servicio o estudio de mercado entre otros).

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4.7.2 GESTIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS DEL PERSONAL EN

MISIÓN. EL OFERENTE deberá presentar a COLVATEL la documentación que acredite la idoneidad de las entidades médicas a nivel nacional que realicen los exámenes del personal en misión luego de aceptada la oferta y antes del inicio del contrato. COLVATEL podrá rechazar las entidades médicas presentadas por EL OFERENTE en cualquier momento del contrato sin que esto afecte el desarrollo del mismo, cuando se identifique que no tienen la capacidad para atender las demandas de ingreso, las migraciones en campo, baja calidad en los conceptos de aptitud, deficiencias en la logística en eventos de ingreso masivo, costos elevados por encima de los costos promedio del mercado y/o continuas inconsistencias en la gestión de la información. EL OFERENTE deberá poner a disposición de COLVATEL, a través del laboratorio clínico escogido para la realización de los exámenes médicos, un aplicativo web para consultar los conceptos de los exámenes médicos del personal que se encuentre en misión; los exámenes deberán cargarse máximo al día siguiente de ingresado el personal y preferiblemente deberán cargarse en línea. Para los efectos del presente proceso de contratación, los costos de los exámenes médicos especializados para trabajo en alturas serán reconocidos por COLVATEL vía reembolso, el cual deberá estar soportado con la factura que el centro médico genere al OFERENTE. COLVATEL solo reconocerá los exámenes médicos especializados del personal que ingrese a COLVATEL y los costos asociados a personal que no ingrese por concepto “no aptos”; No serán reconocidos los exámenes “aptos” de personal que desiste del proceso. Los exámenes básicos de ingreso estarán a cargo del empleador como legalmente está establecido. EL OFERENTE está en la obligación de emitir a COLVATEL al término del año calendario, un paz y salvo por concepto de cobros de exámenes médicos; este paz y salvo será suministrado por EL OFERENTE en la fecha que COLVATEL determine.

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4.7.3 GESTIÓN DE PERSONAL CON INCAPACIDADES, EMBARAZO,

Y OTRAS SITUACIONES DE ESTABILIDAD OCUPACIONAL

REFORZADA EL OFERENTE deberá garantizar en todo momento, el apoyo a sus trabajadores en los casos de medicina laboral que se presenten durante la ejecución del contrato, deberá llevar registros actualizados del personal por motivos de calamidad médica, deberá hacer seguimiento a las fechas del cumplimiento de las restricciones médicas y deberá gestionar junto con el trabajador las citas médicas que se requieran para emitir los conceptos de aptitud laboral o post incapacidad antes de su reincorporación laboral, en caso de que éste hecho ocurra dentro de la ejecución del contrato; deberán gestionarse en el momento adecuado para evitar la pérdida de días por programaciones de citas médicas futuras que no coincidan con la terminación de la restricción o la incapacidad. La gestión del OFERENTE deberá estar suficientemente sustentada y deberá demostrar el seguimiento para el cierre oportuno de cada caso así como también el adecuado acompañamiento al trabajador desde el punto de vista de medicina laboral y desde el punto de vista legal. Así las cosas, y teniendo en cuenta que el CONTRATISTA es el único y verdadero empleador de los trabajadores en misión, y que las funciones a desarrollar por el trabajador son específicas, COLVATEL estará exenta de la responsabilidad de reubicar dentro de la empresa o de garantizar la estabilidad de los trabajadores en misión que se encuentren incapacitados. En todo caso una vez terminado el contrato comercial, EL CONTRATISTA deberá retirar la totalidad del personal que tiene asignado para la cuenta COLVATEL independiente de su condición médica, pues como bien se mencionó anteriormente, es EL CONTRATISTA, como empleador, es quien debe cumplir con la obligación de garantizar la estabilidad laboral de sus propios trabajadores. Adicionalmente, COLVATEL podrá solicitar en cualquier momento al CONTRATISTA el retiro de la operación de un trabajador en misión independientemente de las condiciones en que el mismo se encuentre.

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4.8 PLAN INTEGRAL DE GESTIÓN AMBIENTAL – PIGA En el desarrollo del servicio, EL OFERENTE deberá trabajar conjuntamente con COLVATEL, en la ejecución del Plan Integral de Gestión Ambiental –PIGA- referido a los Trabajadores en Misión, sin que ello implique un costo adicional al AIU ofertado. En el programa institucional de gestión ambiental, se establecen actividades ambientales que promuevan espacios de participación, comunicación y educación generando cultura ambiental y contribuyendo al entorno social. 4.9 PROGRAMAS DE FORMACIÓN, ENTRENAMIENTO y BIENESTAR. EL OFERENTE debe estar en capacidad de apoyar las actividades que realiza COLVATEL en relación con los programas de formación, entrenamiento y bienestar, para ello debe acatar las decisiones de COLVATEL en términos de programación de actividades que realice en pro de los colaboradores en misión. COLVATEL definirá los asuntos particulares en los que desea trabajar, el tiempo que se requiere, el proveedor que escoja para el desarrollo de las actividades, fechas de realización de las actividades, etc., con base a los programas corporativos y los lineamientos de COLVATEL; Para efectos de apoyar los programas de formación, entrenamiento y bienestar EL OFERENTE debe disponer como mínimo de una partida de SESENTA MIL PESOS ($60.000) por empleado en misión, por cada año calendario y proporcional por el resto del contrato, para el desarrollo de las actividades. 4.9.1 FORMACIÓN Y ENTRENAMIENTO A continuación se mencionan los programas de formación y entrenamiento que COLVATEL exige que se adelanten con el personal en misión para los cuales se utilizará la partida anteriormente solicitada: Liderazgo: Procesos de formación mínimo de 40 horas y máximo de

120 horas, para este caso se segmentará la población objetivo, considerando los cargos que incluyen manejo de personal.

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Servicio al cliente: Implica la realización de talleres y actividades

recurrentes y continúas para sensibilizar al trabajador en misión sobre su comportamiento, servicio y respuesta que debe dar a todos los grupos con los que se interactúa. Esta es una formación que va dirigida a toda la población.

Comunicación Asertiva: Realización de talleres y actividades

recurrentes y continuas para sensibilizar al trabajador en misión sobre la comunicación y respuesta que se debe impartir a todos los grupos con los que se interactúa. Esta es una formación que va dirigida a toda la población.

Imagen y Protocolo: Realización de talleres y actividades recurrentes

y continuas para sensibilizar al trabajador sobre su presentación personal y normas de urbanidad, teniendo en cuenta que interactúa directamente con los clientes finales. Esta es una formación que va dirigida a toda la población.

Programa de Riesgo psicosocial: EL OFERENTE deberá aplicar la

evaluación de riesgo psicosocial a los Trabajadores en Misión de COLVATEL enviando los resultados así como la identificación de los planes de promoción y prevención los cuales se incluirán en el programa de Riesgo Psicosocial de COLVATEL.

Programas de Convivencia Laboral: EL OFERENTE deberá

suministrar información del comité de convivencia laboral de su organización a COLVATEL dando cumplimiento a la normatividad vigente sobre el particular, generando el programa de prevención, el cual se unirá con el programa de COLVATEL, así mismo se obliga a documentar toda la gestión realizada sobre el particular, mediante un informe presentado mensualmente al Comité de Convivencia Laboral de COLVATEL.

Estos programas pueden redefinirse de acuerdo con las necesidades puntuales de COLVATEL o con los lineamientos estratégicos de la casa matriz. 4.9.2 ACTIVIDADES DE BIENESTAR

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A continuación se enuncian las actividades en las que EL OFERENTE debe participar asignando el recurso humano requerido como apoyo para el desarrollo de estas actividades. Estos programas y actividades están dirigidos al 100% del personal en misión contratado por EL OFERENTE. Día de la madre, padre, hombre y mujer, Semana de la salud y

Halloween: Apoyo en las actividades programadas por COLVATEL. Olimpiadas deportivas, Apoyo en actividades deportivas programadas

cada año por COLVATEL. Programas de Reconocimiento: COLVATEL tiene implementado un

programa de reconocimiento para resaltar la productividad de los técnicos y otros cargos que se incorporen a este programa.

Celebración de Navidad: Apoyo en la celebración de final de año con un detalle o actividad de agradecimiento por la labor prestada, COLVATEL define la actividad a desarrollar.

4.10 CERTIFICACIONES DE PAGO EL OFERENTE se compromete a afiliar a los trabajadores en misión asignados a COLVATEL, a los Sistemas de Seguridad Social en salud, pensiones, riesgos Laborales y Caja de Compensación Familiar, así como a pagar los aportes correspondientes a estos sistemas. Al momento de presentar la oferta, EL OFERENTE deberá indicar el nombre de la Caja de Compensación Familiar y ARL a la que serían afiliados los trabajadores en misión de COLVATEL. EL OFERENTE deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes relativos al sistema de seguridad social integral, así como los aportes parafiscales del SENA, ICBF y Cajas de Compensación familiar, cuando a ello haya lugar. No obstante lo anterior, COLVATEL se reserva el derecho de comprobar la información que trata este numeral. EL OFERENTE debe comprometerse a entregar dentro de los primeros 5 días de cada mes un Certificado emitido por el Revisor Fiscal o contador público,

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según corresponda, donde se certifique el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales, Caja de Compensación, Servicio Nacional de Aprendizaje e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar del personal en misión. En dicha certificación deberá existir expresa constancia de los pagos realizados en Bancos en el mes inmediatamente anterior. 4.11 REQUISITOS DE LOS CONTRATOS LABORALES ENTRE EL

OFERENTE Y EL EMPLEADO: Sin perjuicio de la autonomía administrativa del OFERENTE, este se compromete a incluir en los contratos de los trabajadores en misión, entre otros, los siguientes aspectos: a) Cláusula de Exclusividad b) Cláusula de Confidencialidad c) Régimen de faltas disciplinarias COLVATEL d) Aquellas cláusulas especiales que solicite COLVATEL de acuerdo con el

proyecto asignado al trabajador en misión. e) Perfiles de cargo dentro del contrato f) Tarjeta profesional para todas las contrataciones de ingenieros y para

los cargos de Gerentes de proyectos que lo requieran. g) Firma de las políticas de COLVATEL: Alcohol y drogas, protocolo de

imagen, cumplimiento de normas de seguridad o políticas adicionales que se definan.

h) Para cargos de personal de terreno se incluye:

o Anexo 1 Declaración de no vínculo familiar o Anexo 2 Autorización cuidado de herramientas y descuento temporal o Anexo 3 Compromiso uso dotación administrativa y operativa o Anexo 4 Autorización de Descuento General o Anexo 5 Autorización Comunicación y Notificaciones o Anexo 6 Tabla de Incumplimientos Operación o Anexo 7 Tabla de faltas graves y prohibiciones GENERAL o Anexo 8 Compromiso de seguridad y buen uso de herramientas o Anexo 9 Políticas de Uso de materiales o Anexo 10 Políticas de uso de vales de taxi o Anexo 11 Política llave SIGAR o Anexo 12 Acuerdo de Confidencialidad

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Así mismo, para el inicio del contrato comercial, EL OFERENTE deberá entregar a COLVATEL copia de la minuta del contrato de trabajo por obra o labor del personal en misión. 4.12 PAGO DE NÓMINA. EL OFERENTE deberá manifestar expresamente en su oferta que se compromete a pagar a los trabajadores en misión, el valor de la nómina de manera quincenal, los días 10 y 25 de cada mes; si estas fechas corresponden a días festivos o fines de semana, los pagos se deben realizar el día hábil inmediatamente anterior. Los pagos de nómina y volantes de pago deben elaborarse siguiendo las indicaciones de COLVATEL en lo que corresponde a forma de presentación y parametrización requerida. Los volantes de pago deben ser enviados vía correo electrónico a los trabajadores el día del pago de nómina o debe estar disponible en la página WEB del OFERENTE para consulta directa de los trabajadores el día del pago de nómina. EL OFERENTE deberá presentar de manera mensual, en medio magnético la nómina consolidada con detalle por centro de costo y un registro único por persona especificando todos los conceptos que se desprenden de dicho registro, formulada de manera que se pueda evaluar la información allí consignada. EL OFERENTE deberá presentar la pre-nómina a COLVATEL, por lo menos con tres días calendario de antelación al pago, con el fin de que COLVATEL pueda validarla de manera aleatoria, sin perjuicio de que la responsabilidad de liquidación y pago seguirá siendo del OFERENTE, esta información deberá presentarse formulada de manera que se pueda evaluar la información allí consignada. 4.13 REEMPLAZO DE PERSONAL EL OFERENTE se compromete a reemplazar con otro personal idóneo, en las mismas condiciones pactadas, al trabajador en misión que renuncia, o que es retirado cuando su desempeño no corresponde al requerido por COLVATEL o si este debe ausentarse por incapacidad u otros motivos.

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COLVATEL no asumirá costo alguno derivado a un mal proceso de selección y/o examen médico mal elaborado, los cuales serán medibles durante el primer mes de contrato en donde se determine que la persona no cumple con el perfil esperado y/o que su horario de estudio se cruce con su horario laboral, o que su condición médica (pre existencia) impida la ejecución de sus labores contractuales. 4.14 ANS (ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO) 4.14.1 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO DE SELECCIÓN,

CONTRATACIÓN Y COMPENSACIÓN

4.14.1.1 CUBRIMIENTO DE VACANTES La siguiente tabla detalla los días calendario que se requieren para el cubrimiento de vacantes, los días difieren según la cantidad de vacantes solicitadas por orden de servicio. La cantidad de hojas de vida a presentar dependen del tipo de perfil requerido. Se tiene en cuenta que el tiempo de para realizar el cubrimiento de vacantes cuenta a partir del día hábil siguiente a la apertura del proceso.

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Nota aclaratoria: Las hojas de vida presentadas por EL OFERENTE para el cubrimiento de la vacante, deben ajustarse al perfil del cargo y acompañado por el informe de selección, el

cual debe estar firmado por profesional en selección en donde indique que la persona es “APTO PARA EL CARGO”. Los candidatos deben estar enterados del tipo de contratación,

del salario a devengar y con disponibilidad para ser contratados. Aceptación del candidato: COLVATEL aceptará el candidato por medio de entrevista y/o pruebas técnicas y/o por Hoja de vida. Una vez aceptado el candidato COLVATEL emitirá correo electrónico confirmando el nombre de la persona aceptada en el proceso. Es de aclarar que COLVATEL se reserva el derecho de admisión del personal presentado por EL OFERENTE. Un candidato es aceptado cuando supera en el proceso de selección todos los filtros que se hayan dispuesto para adelantar el proceso de selección. Los candidatos presentados deben aceptar y cumplir con el protocolo de imagen de COLVATEL. Nota: En el evento que el número mínimo de candidatos presentados por vacante solicitada cumplan con el perfil académico, de experiencia, pruebas

Tipo de Perfil 1 - 20 Vacantes 21 - 40 Vacantes41 - 60

Vacantes

61 - 80

Vacantes

81 - 100

Vacantes

101 - 125

Vacantes

Hojas de vida a

presentar por Vacante

(*)

Tipo A Soporte

(Tiempos en días)3 días 6 días 8 días 10 días 12 días 14 días 3

Tipo B Soporte

(Tiempos en días)8 días 10 días 12 días 14 días 16 días 18 días 3

Tipo C Ejecución

(Tiempos en días)10 días 12 días 14 días 2

Tipo D Profesionales

Especializados

(Tiempos en días)

15 días 20 días 2

Regionales

Tipo A Soporte

(Tiempos en días)

10 días 2

Regionales

Tipo B Soporte

(Tiempos en días)

10 días 2

Regionales

Tipo C Ejecución

(Tiempos en días)

15 días 2

Profesionales de

Proyectos Especiales

(tiempo en días)15 días 2

(*) Ajustadas al perfil

CANTIDAD DE PERSONAS SOLICITADAS BOGOTÀ Y NACIONAL

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técnicas y por algún aspecto sea rechazado por COLVATEL, se reiniciará el conteo del tiempo para la presentación de nuevos candidatos. En el caso que los tiempos mínimos de cubrimiento de vacantes excedan los tiempos establecidos, se aplicará un descuento del 10% del valor de los salarios (incluye salario básico y variable) contemplados en la orden de servicio (mínimo SMLV) multiplicado por la cantidad de vacantes abiertas y multiplicado por los días en mora que presente la orden de servicio a la fecha de corte. 4.14.1.2 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS DE ANS

RELACIONADOS CON CUBRIMIENTO DE VACANTES De acuerdo a tabla de compromisos, un descuento equivalente al 10% por cada día de retraso del valor de los salarios de la vacante no cubierta en los tiempos acordados, y hasta el cubrimiento de la respectiva vacante. CONDICIONES: Fecha del evento: Rango entre el 21 del mes anterior y el 20 del mes

corriente Fecha de corte: 20 cada mes Fuente de información: Base de selección para control de vacantes. Conciliación: Antes de realizar la notificación de descuentos, se

realizará una reunión de revisión de los casos y conciliación de los mismos con EL OFERENTE.

Vacante cubierta: Para no generar descuentos por incumplimiento se toma la fecha de aceptación por parte de COLVATEL.

Metodología para el cálculo de descuentos por incumplimiento en las ANS por selección y contratación de personal:

Concepto Fórmula Ejemplo

Cantidad solicitada Q 10

Mínimo esperado entero (Q / Número empresas temporales) 5

Vacantes Pendiente P 1

Fecha solicitud f1 01-oct

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Concepto Fórmula Ejemplo

Fecha aceptación f2 06-oct

Tiempo respuesta =f2 - f1 5 días

Tipo vacante A; B; C; D A

Días ANS f3 3 días

Días Mora Tiempo respuesta - Días ANS – 1 1 días

Sueldo de la Vacante n1 $781.242

Variable de la Vacante n2 $150.000

Total salario Vacante n1 + n2 $931.242

Base sanción Total salario x 10% x P $93.124

Valor Descuento base sanción x Días Mora $93.124

*Los valores son a manera de ejemplo y no constituyen una cifra real de salarios para COLVATEL Cantidad Solicitada: Es el número de personas solicitadas en una orden de servicio. Mínimo esperado: es la cantidad mínima de cumplimiento de las vacantes que tiene EL OFERENTE sobre una orden de servicio, su proporción se determina teniendo en cuenta el número de empresas temporales asignadas para esta Solicitud Pública de Ofertas. Vacantes pendientes: Es el número de personas pendientes por aprobación y/o contratación de una orden de servicio. Fecha solicitud: es la fecha inicial de la orden de servicio. Fecha de Aceptación: es la fecha en la cual COLVATEL acepta el candidato. Tipo de Vacante: es la tipología en la cual está clasificado el cargo. Días ANS: son los tiempos establecidos para el cubrimiento de la vacante varía según tipo de cargo. Días Mora: corresponde a la cantidad de días adicionales tomados por EL OFERENTE para el cubrimiento de las vacantes, tiempo que exceden los tiempos mínimos establecidos en las ANS.

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4.14.1.3 PAGOS DE SALARIOS

De acuerdo a las condiciones de COLVATEL, los días de pago de nómina son los días 10 y 25 de cada mes, si estos días son sábado, domingo o festivo se deberá pagar la nómina el día hábil inmediatamente anterior. Una vez la temporal realice la dispersión de nómina, deberá enviar a la Coordinación de Compensación y Beneficios los soportes bancarios escaneados de las dispersiones efectuadas donde se observe la fecha efectiva de consignación a la cuenta de cada trabajador en misión. Este escáner deberá estar acompañado de un Excel que contenga los datos del trabajador (cédula, nombre, cargo, centro de costos, fecha de ingreso), mes, valor pagado y fecha de la consignación en su cuenta de la nómina que corresponda, la cual debe ser exactamente igual al del soporte escaneado. COLVATEL establecerá un cronograma de trabajo con EL OFERENTE donde se estipulen las fechas de envío de novedades de nómina y EL OFERENTE debe enviar una pre nómina para revisión aleatoria de COLVATEL. Se aclara que esta revisión no exime la responsabilidad de liquidación adecuada y bajo todos los parámetros legales que debe realizar EL OFERENTE, por lo anterior COLVATEL no genera autorización para pagar. 4.14.1.4 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS DE ANS

RELACIONADOS CON NOVEDADES O ERRORES EN EL PAGO DE NÓMINA

Por incumplimiento en el pago de nómina, liquidación de retención en la fuente, pago de auxilios, y no aplicación de novedades, se impondrá un descuento equivalente al 15% del AIU liquidado para el mes inmediatamente anterior. Rango de medición y entregables: Fecha del evento: 1-30 de cada mes Fechas de corte: Último día de cada mes Base Descuento: Valor AIU facturado del mes inmediatamente

anterior al evento. Valor descuento: 15% x base descuento

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En este ítem se establece el descuento por incumplimiento de acuerdo con la siguiente tabla en términos de la proporción del error:

Base cantidad de empleados administrados en el mes de ocurrencia del evento.

Base de descuento 15% del AIU del mes inmediatamente anterior. Para que estos eventos no se presenten y tengan tiempo suficiente de ser validados, COLVATEL establece un cronograma de reporte de novedades y validación de pre nómina que permita identificar los errores, sin perjuicio que la responsabilidad de liquidación y aplicación de novedades siga estando en cabeza de EL OFERENTE. Dicho cronograma será de conocimiento de EL OFERENTE al inicio del contrato y contará con la programación anual. El descuento aplica cuando COLVATEL identifique una falla en el cargue de novedades de nómina que por omisión no procese EL OFERENTE y que sea previamente enviada por COLVATEL o que corresponda a los pagos obligatorios legales, entre otros los siguientes: a) Pagos errados de salarios básicos, salarios variables, pagos por eventos y

otras modalidades de contratación.

Rangos por incumplimiento en pago de salarios en las fechas establecidas

Categoria

Riesgo

Rango de

descuento por

incmplimiento

% de Incumplimiento

ALTO

100% Descuento

definido

Si la proporción de inconsistencias o pagos fuera de la fecha es mayor o igual el

50% del número total de personas vinculadas en la nómina que corresponda.

MEDIO 2

75% Descuento

definido

Si la proporción de inconsistencias o pagos fuera de la fecha esta entre el 36% y

49,9% del número total de personas vinculadas en la nómina que corresponda.

MEDIO 1

50% Descuento

definido



BAJO 2

30% Descuento

definido



BAJO 1

20% Descuento

definido



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b) Pago inadecuado o errado de prestaciones sociales como: prima de servicios, cesantías, intereses de cesantías y vacaciones.

c) Pago inadecuado de horas extras, recargos y disponibilidades (Cálculo errado de las bases, diferencia en el número de horas por trabajador, diferencia entre conceptos como recargo y hora extra, entre otros)

d) Pago inadecuado de auxilios de transporte, movilización, rodamientos, pagos por mera liberalidad, auxilios de celular, entre otros.

e) Aplicación errada de descuentos de seguridad social. f) Aplicación errada de descuentos de retención en la fuente. g) Aplicación errada de otros conceptos incluidos en la nómina mensual h) Por omisión o interpretación de la normatividad laboral. 4.14.1.5. PAGO DE LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES De acuerdo a las condiciones establecidas por COLVATEL, EL OFERENTE deberá pagar las liquidaciones de prestaciones sociales dentro de los 10 días hábiles posteriores a la notificación de paz y salvo cerrado por el Jefe de Servicio de EL OFERENTE. Para el cálculo del descuento se tendrá en cuenta las liquidaciones pagadas en el mes de revisión, independiente de la fecha de retiro del trabajador en misión. Durante los primeros 5 días calendario de cada mes EL OFERENTE deberá enviar un reporte de liquidaciones pagadas en el mes inmediatamente anterior acompañado de los soportes en PDF donde se evidencie la fecha de consignación en la cuenta del trabajador. El archivo de Excel deberá contener los datos del trabajador, cédula, nombre, cargo, centro de costos, fecha de ingreso, fecha de retiro, fecha de reporte de COLVATEL, valor pagado y fecha de la consignación en la cuenta del trabajador de la liquidación, la cual debe ser exactamente igual al soporte escaneado. 4.14.1.6 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS DE ANS

RELACIONADOS CON LIQUIDACIONES DE PRESTACIONES SOCIALES

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Si pasados 10 días hábiles desde el momento de la notificación del paz y salvo, EL OFERENTE no ha pagado la liquidación, COLVATEL podrá realizar un descuento del 10% del valor total del AIU del mes en el que se presente la mora en el pago de las liquidaciones. Elementos determinados: Rango de medición y entregables: Fecha del evento: Fecha notificación de paz y salvo por COLVATEL Fechas de corte: Se tendrá en cuenta las liquidaciones pagadas por la

temporal en el mes de revisión Base descuento: Valor AIU facturado del mes del mes

inmediatamente anterior al evento. Valor descuento: 10% de la base de descuento. COLVATEL generará una relación donde se identifique el número de liquidaciones pagadas dentro y fuera del plazo establecido. Para calcular la sanción se tomará como base el 10% del AIU facturado por EL OFERENTE en el mes inmediatamente anterior. En este ítem se establece el descuento por incumplimiento de acuerdo con la siguiente tabla en términos de la proporción del error la cual está dada por la cantidad de trabajadores afectados en misión con respecto al total de liquidaciones pagadas en el mes y el impacto que esto pueda generar.

Rango por incumplimiento en pago de prestaciones sociales

Categoria

Riesgo

Rango de

descuento por

incmplimiento

% de Incumplimiento

ALTO

100% Descuento

definido

Si la proporción de liquidaciones pagadas despúes de los 10 dias hábiles del

reporte del P y S es mayor o igual al 50% del número total de liquidaciones

pagadas en el mes.

MEDIO 2

75% Descuento

definido


reporte del P y S esta entre el 36% y 49,9% del número total de liquidaciones

pagadas en el mes.

MEDIO 1

50% Descuento

definido



pagadas en el mes.

BAJO

No aplica descuento Si la proporción de liquidaciones pagadas despúes de los 10 dias hábiles del


pagadas en el mes.

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En el caso que COLVATEL de manera puntual solicite el no pago de liquidaciones dentro del tiempo establecido o solicite la retención del pago de la liquidación, no serán tomadas en cuenta al momento del análisis de la información para calcular el descuento. Estos casos deben estar debidamente documentados y soportados por escrito. 4.14.1.7 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS DE ANS

RELACIONADOS CON APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Por el no pago de la seguridad social de acuerdo con las fechas establecidas según el último dígito del NIT de EL OFERENTE, los descuentos serán equivalentes al 3% del valor total del AIU del mes inmediatamente anterior a la fecha de incumplimiento, por cada día de retraso. Rango de medición y entregables: Fecha del evento: 1-30 de cada mes Fechas de corte: Último día de cada mes Base descuento: Valor AIU facturado del mes inmediatamente

anterior al evento. Valor descuento: 3% x base sanción x cada día de atraso 4.14.2 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO EN SERVICIO Y

ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE PERSONAL

4.14.2.1. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE VISITAS A LOS COLABORADORES EN MISIÓN

EL OFERENTE se obliga a cumplir el cronograma de visitas mensual que establezca COLVATEL donde mínimo una vez al mes se deben cumplir visitas en los siguientes puntos Sedes COLVATEL (4) Zonas de Despacho (17 en la actualidad) Regionales (10 regionales) Proyectos de línea dos (5 proyectos actual)

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4.14.2.2 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS DE ANS RELACIONADOS CON LAS VISITAS

Por el no cumplimiento de las actividades planteadas en los cronogramas de visitas de acuerdo con las fechas establecidas los descuentos serán equivalentes al 1% del valor total del AIU del mes inmediatamente anterior a la fecha de incumplimiento, por cada día de retraso y se validará en proporción a la gravedad de la falta de acuerdo con la siguiente tabla: Rangos por incumplimiento visitas a sedes

Categoría Riesgo

Rango de descuento por incumplimiento

% de Incumplimiento

ALTO 100% Descuento definido Si la inasistencia a visitas programadas en el mes es superior o igual al 50% del número total de visitas programadas.

MEDIO 50% Descuento definido Si la inasistencia a visitas programadas se encuentra en el rango del 20% y 49.9% del número total de visitas programadas.

BAJO No aplica descuento Si la inasistencia a visitas programadas en el mes se encuentra en el rango del 1% y 19.9% del número total de visitas programadas.

El cumplimiento de este ANS se validará sobre el cronograma mensual de visitas que se establece y el indicador es el siguiente:

# de visitas ejecutadas por cada sede, zona de despacho, regional y proyectos de Línea 2

# de visitas programadas

4.14.2.3 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL SERVICIO PARA LAS

NECESIDADES PUNTUALES DE LOS COLABORADORES EN MISIÓN

EL OFERENTE se obliga a atender los requerimientos puntuales de los trabajadores y las situaciones que durante la dinámica del cumplimiento de su actividad se llegara a presentar de acuerdo con lo siguiente:

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Recibir, radicar y gestionar las incapacidades generadas por el personal en misión.

Recibir, radicar y gestionar las cartas de renuncia del personal en misión. Validar los paz y salvos y gestionar su descuento en caso que aplique Gestionar la localización del personal que no radica los paz y salvos para

garantizar este proceso, con notificación a partir del tercer día del reporte del retiro

Gestionar los requerimientos mínimos del personal como son: Trámite de Afiliaciones a EPS Trámite de Afiliaciones a cajas de Compensación Trámite de afiliaciones AFP Trámite de certificados de ingresos y retenciones Trámite de certificaciones laborales Entrega de desprendibles de pago Afiliación al fondo de empleados de cada EST Trámite de Cesantías Actualización de datos Gestionar los traslados de EPS y AFP Entrega de tarjetas de cajas de compensación Trámite de notificación de retiros con o sin justa causa Gestión de novedades de Nómina en cada pago (10 y 25 de cada mes) Gestionar ingresos del personal Recepción del personal que ingresa a COLVATEL (2 veces a la semana

mínimo) Inducción de 15 minutos al personal en misión que ingresa Recibir y validar los documentos (Carta de presentación, Hoja de vida

de cliente para el caso que aplique, Examen médico, ARL, Antecedentes de policía y fotos)

Gestionar la generación y entregas de carnés para reportar al área de contratación.

Realización y análisis de informe mensual de Gestión reportado a la Coordinación de Gestión Humana.

Apoyar las actividades Corporativas que haya lugar en COLVATEL de acuerdo a la solitud del cliente.

Gestión de los procesos de contratación masiva de los colaboradores en misión.

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4.14.2.4 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS DE ANS RELACIONADOS CON LA ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE TRABAJADORES

Por el no cumplimiento de las actividades planteadas en los cronogramas de visitas y la no atención de personal de acuerdo con las fechas establecidas y los informes que se analicen en su momento, los descuentos serán equivalentes al 1% del valor total del AIU del mes inmediatamente anterior a la fecha de incumplimiento, por cada día de retraso y se validará en proporción a la gravedad de la falta de acuerdo con la siguiente tabla:

Categoría Riesgo

Rango de descuento por incumplimiento

% de Incumplimiento

ALTO 100% Descuento

definido

Si la proporción de requerimientos no atendidos dentro de la fecha establecida es mayor o igual al 50% del número total de requerimientos registrados en el mes.

MEDIO 2 75% Descuento

definido

Si la proporción de requerimientos no atendidos dentro de la fecha establecida entre 35% y 49.9% del número total requerimientos registrados en el mes.

MEDIO 1 50% Descuento

definido

Si la proporción de requerimientos no atendidos dentro de la fecha entre 25% y 34.9% del número total requerimientos registrados en el mes.

BAJO 2 20% Descuento

definido

Si la proporción de requerimientos no atendidos dentro de la fecha entre 20% y 24.9% del número total requerimientos registrados en el mes.

BAJO 1 No aplica descuento Si la proporción de requerimientos no atendidos dentro de la fecha establecida esta entre el 1% y 19.9% del número total requerimientos registrados en el mes.

El cumplimiento de este ANS se validará sobre los requerimientos que se presentan en el mes por parte de los colaboradores en misión y se debe ver reflejado en un informe mensual presentado a COLVATEL, para el cual se establece el siguiente indicador.

# de requerimientos mensuales cerrados # requerimientos mensuales

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4.14.3 ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

4.14.3.1 REQUISITOS RELACIONADOS CON EXÁMENES MÉDICOS DOCUMENTACIÓN: Los centros médicos debe tener Licencia en S.O. licencia de habilitación expedida da por la Secretaria de Salud y deben tener personal médico idóneo. GESTIÓN REGIONAL: EL OFERENTE debe garantizar cobertura y rapidez en los resultados de los exámenes médicos del personal en misión. GESTIÓN DE CONTRATACIÓN MASIVA: EL OFERENTE debe garantizar capacidad de atención y estudios de tiempos y movimientos para proceso masivo y generar certificados en línea. PLATAFORMA DE INFORMACIÓN: EL OFERENTE debe garantizar que los certificados de aptitud se registren en un aplicativo para descargas en Línea. INFORMACIÓN MÍNIMA REQUERIDA: el concepto de aptitud debe contener, información de la empresa temporal, información del aspirante (nombre, documento de identidad, edad, teléfono y cargo), fecha del examen, pruebas clínicas realizadas (mencionar exámenes realizados, no es necesario resultados puntuales). RESULTADO DEL CONCEPTO: el concepto ocupacional debe ser claro y suficientemente explícito: (apto para alturas, apto para tareas básicas, en caso de tener restricción para alturas dejar claro el diagnóstico y mencionar si no puede realizar trabajo en alturas). OTRA INFORMACIÓN ADICIONAL: Recomendaciones médicas para el trabajador y las recomendaciones ocupacionales para la empresa en caso de aplicar. LEGALIDAD DEL CONCEPTO: Firma del médico con sello y numero de Licencia en SST y firma del trabajador (incluso en los digitales). TIPO DE EXÁMENES: para todos los efectos, los exámenes médicos autorizados por COLVATEL son los siguientes:

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Examen Básico (Asumido por el OFERENTE): Historia clínica (ficha ocupacional) Serología tipo ii Glicemia (según criterio médico) Agudeza visual (tabla de snellen) Examen de alturas (Asumido por COLVATEL): Historia clínica (ficha ocupacional) Audiometría vía aérea Encuesta de alturas prueba psicológica Glicemia basal Hemograma completo Optometría Perfil lipídico (triglicéridos y colesterol total) Electro cardiograma (según criterio medico)

CARGO EXÁMENES

AUXILIARES EN

TERRENO

Examen de alturas: Historia clínica (ficha

ocupacional), Audiometría vía aérea, Encuesta de alturas prueba psicológica, Glicemia basal,

Hemograma completo, optometría, Perfil lipídico

(triglicéridos y colesterol total), Electro cardiograma (según criterio medico).

AUXILIARES

ADMINISTRATIVOS

Examen Básico: Historia clínica (ficha ocupacional),Serología tipo II,

Glicemia (según criterio médico), Agudeza visual

(tabla de snellen)

ASISTENCIALES

Examen Básico:

Historia clínica (ficha ocupacional),Serología tipo II,

Glicemia (según criterio médico), Agudeza visual (tabla de snellen)

TÉCNICOS CON

EXPERIENCIA

Examen de alturas: Historia clínica (ficha ocupacional), Audiometría vía aérea, Encuesta de

alturas prueba psicológica, Glicemia basal,

Hemograma completo, optometría, Perfil lipídico (triglicéridos y colesterol total), Electro cardiograma

(según criterio medico).

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CARGO EXÁMENES

TÉCNICOS CON EXPERIENCIA

ESPECÍFICA.

SUPERVISORES DE CAMPO.

Examen de alturas: Historia clínica (ficha ocupacional), Audiometría vía aérea, Encuesta de

alturas prueba psicológica, Glicemia basal, Hemograma completo, optometría, Perfil lipídico


LÍDERES DE

CUADRILLAS.

Examen de alturas: Historia clínica (ficha

ocupacional), Audiometría vía aérea, Encuesta de alturas prueba psicológica, Glicemia basal,

Hemograma completo, optometría, Perfil lipídico


INGENIEROS DE SOPORTE,

PROFESIONALES

SENIOR ADMINISTRATIVOS

Examen Básico:

Historia clínica (ficha ocupacional),Serología tipo II,

Glicemia (según criterio médico), Agudeza visual (tabla de snellen)

COORDINADORES,

JEFES, PROFESIONALES

ESPECIALIZADOS.

Examen Básico:

Historia clínica (ficha ocupacional),Serología tipo II, Glicemia (según criterio médico), Agudeza visual

(tabla de snellen)

4.14.3.2 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS RELACIONADOS CON EXÁMENES MÉDICOS:

CATEGORÍA

RIESGO

RANGO DE DESCUENTO POR

INCUMPLIMIENTO

% DE INCUMPLIMIENTO Y/O

SANCIÓN

ALTO No aplica

No aplica en la medida que cada caso que no cumpla con las

condiciones mínimas del proceso medico será devuelto al OFERENTE,

el examen no será reconocido y

continuaran los tiempos de no cubrimiento de la vacante.

4.14.3.3 REQUISITOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARA CAPACITACIONES EN SST

DOCUMENTOS MÍNIMOS REQUERIDOS: EL OFERENTE debe presentar al momento de ingreso del personal los siguientes documentos para su proceso de formación:

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Copia del certificado de aptitud médica (apto) Copia de la cédula Copia de la afiliación a ARL Copia de afiliación a EPS Los documentos deben ser impresos y EL OFERENTE deberá conservar un archivo digital en PDF guardado con el número de cédula. Los documentos deberán entregarse el mismo día de ingreso del personal, dado que la información que no se presente restringirá la formación del personal y por ende será devuelto al OFERENTE. Para los casos de contratación masiva de personal, Los documentos podrán ser entregados 20 días después del proceso de contratación masiva. 4.14.3.4 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS RELACIONADOS LA

GESTIÓN DOCUMENTAL PARA CAPACITACIONES SST

CATEGORÍA

RIESGO

RANGO DE DESCUENTO POR

INCUMPLIMIENTO

% DE INCUMPLIMIENTO Y/O SANCIÓN

ALTO No aplica

No aplica en la medida que cada caso que no ingrese al proceso de formación será devuelto

al OFERENTE y continuaran los tiempos de no cubrimiento de la vacante.

4.14.3.5 REQUISITOS RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DE

FACTURACIÓN DE EXÁMENES MÉDICOS PRE FACTURA: EL OFERENTE deberá generar una pre factura en Excel correspondiente a la totalidad de los exámenes médicos realizados en el mes inmediatamente anterior relacionando cédula, cargo, centro de costo, fecha del examen, tipo de examen, valor del examen. FACTURA: La factura deberá corresponder a la validación realizada por COLVATEL de la pre factura. TIEMPO: La factura deberá ser entregada a COLVATEL dentro de los primeros 5 días calendario del mes, no se aceptarán cobros de exámenes

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médicos de más de 30 días calendario es decir de meses anteriores al mes inmediatamente culminado que es el periodo que se está facturando. 4.14.3.6 DESCUENTOS POR INCUMPLIMIENTOS RELACIONADOS

CON LA GESTIÓN DE FACTURACIÓN DE EXÁMENES

MÉDICOS

Categoría

Riesgo

Rango de descuento

por incumplimiento % de Incumplimiento

MEDIO 100% Descuento de

lo no conciliado

No aplica en la medida que lo que no se concilie en

el mes deberá ser asumido por OFERENTE

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ANEXO No 1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA

Lugar y fecha Señores COLVATEL S.A. E.S.P. La Ciudad REF.: CONTRATAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS TEMPORALES, MEDIANTE EL SUMINISTRO DE TRABAJADORES EN MISIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA RESPECTIVA NÓMINA, CON BASE EN EL PERFIL Y REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS PARA CADA SERVICIO ASUNTO: SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS _________ De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta, el suscrito __________________________ habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y sus adendas y recibidas las aclaraciones solicitadas, propone contratar la prestación de servicios temporales, mediante el suministro de trabajadores en misión y la administración de la respectiva nómina, con base en el perfil y requerimientos específicos para cada servicio. Los instructivos y descripciones, etc., adjuntos a la oferta, son de carácter general; por lo tanto, toda modificación a la solicitud Pública de Oferta está expresamente indicada en nuestra oferta. De ser aceptada nuestra oferta, nos comprometemos a suscribir un contrato de conformidad con lo establecido en los documentos de la contratación y a presentar la documentación requerida en la solicitud pública de ofertas. Ejecutaremos el contrato de acuerdo al valor señalado en nuestra oferta, en los plazos definidos en ésta, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en la solicitud de oferta y previstas por las normas que rigen la contratación con COLVATEL S.A. E.S.P. y de conformidad con la aceptación de la oferta que se nos haga.

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Mantendremos vigente nuestra oferta durante noventa (90) días calendario, contados desde la fecha de cierre de la contratación. Declaramos que estamos libres de conflictos de intereses frente a COLVATEL S.A. E.S.P para la participación en el proceso de contratación. Si durante la ejecución del contrato se llegare a conocer una situación preexistente de conflicto de intereses, COLVATEL S.A. E.S.P podrá dar por terminado el contrato, sin indemnización alguna; y si tal situación de conflicto sobreviniere luego del inicio del contrato, COLVATEL S.A. E.S.P podrá autorizar que el CONTRATISTA ceda el contrato a favor de un tercero que cumpla los requisitos exigidos en esta solicitud de oferta, o dar por terminado el contrato con justa causa, en ambos casos sin derecho a indemnización. Declaramos que el capital, inversiones y demás bienes que conforman la sociedad y la de sus socios, así como los recursos que empleará en el desarrollo de las eventuales relaciones comerciales con COLVATEL S.A. E.S.P., provienen de actividades lícitas, siendo ésta una condición indispensable para generar o mantener cualquier clase de relación contractual con COLVATEL S.A. E.S.P., siendo una consideración fundamental e indispensable relativa a la persona. Igualmente que tenemos pleno conocimiento que COLVATEL S.A. E.S.P excluye de sus políticas la realización de pagos, entregas o dádivas a terceros o a sus empleados para obtener beneficios en la celebración, adjudicación o acceso a información privilegiada, de manera que cualquier comportamiento o acción en este sentido no es aceptable y en caso de presentarse dará lugar a la no suscripción o terminación de cualquier relación contractual, sin perjuicio de las acciones legales que halla a lugar. Declaramos finalmente que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que COLVATEL S.A. E.S.P considere necesarias para verificar su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para COLVATEL S.A. E.S.P, conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos que nuestra oferta sea eliminada. Manifestamos expresamente que la información que tiene el carácter de reservada en la presente oferta es la siguiente:

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_____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Con fundamento en las siguientes normas: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Atentamente, Nombre de la compañía PROPONENTE: _____________________________ Nit.: ___________________________________________________________ Representante legal: _____________________________________________ Firma: _________________________________________________________ Cédula de ciudadanía: ____________________________________________ Dirección del OFERENTE ______________________________________ Ciudad: ________________________________________________________ Teléfono (s): _______________________, Fax: ________________________ E-mail: _________________________________________________________ Atentamente, NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL CARGO

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ANEXO 2 COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN

(NOMBRE DEL REPRESENTANTE DEL OFERENTE), en condición de representante legal de (RAZÓN SOCIAL), manifiesto expresamente mi voluntad de asumir el presente COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: PRIMERA: Que la Compañía Colombiana de servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL S.A. E.S.P. en adelante COLVATEL, realiza un proceso de SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS PARA LA SELECCIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIOS TEMPORALES. SEGUNDA: Que es de mi interés apoyar la acción de COLVATEL para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas; TERCERA: Que soy consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda en beneficio no sólo de COLVATEL, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la oferta que ofrezca las mejores condiciones; CUARTA: Que como OFERENTE reconozco que la presentación de ofertas en este proceso, se efectúa en un entorno imparcial y competitivo y no sujeto a presiones o abusos; QUINTA: Que conozco a cabalidad las condiciones generales de contratación de COLVATEL, los términos de referencia o condiciones de Solicitud Pública de Ofertas y sus adendas, y las reglas de juego establecidas, y reconozco que son equitativas y no favorecen a un OFERENTE en particular; SEXTA: Que para participar en el proceso, la sociedad que represento ha estructurado una oferta seria, con información fidedigna y una oferta económica ajustada a la realidad que asegura la ejecución del contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en los términos de referencia o condiciones de contratación; SÉPTIMA: Que como OFERENTE estimo conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que

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deben regir los procesos contractuales y, por lo tanto, suscribo el presente documento unilateral que se regirá por las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: COMPROMISOS ASUMIDOS Con la suscripción del presente documento asumo los siguientes compromisos: 1.1. Actuaré en el presente proceso de contratación con estricto apego a las

normas jurídicas y éticas propias de este tipo de procedimientos, y conforme a los principios de buena fe, transparencia y equidad;

1.2. Me abstendré de realizar u ofrecer, directa o indirectamente pagos de comisiones o dádivas, sobornos u otra forma de halago a empleado alguno de COLVATEL o de utilizar medios de presión con ocasión del proceso en el que participo;

1.3. No permitiré que ninguno de mis empleados o agente comisionista independiente lo haga en mi nombre;

1.4. Impartiré instrucciones y adoptaré todas las medidas necesarias para que todos mis empleados y agentes, y cualesquiera otros representantes, no incurran en conductas violatorias del presente pacto, exigiéndoles en todo momento el cumplimiento de las leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen el presente el proceso de selección y la relación contractual que podría derivarse del mismo, e impondré la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los empleados de COLVATEL, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que puedan influir sobre dichos empleados;

1.5. Cumpliré con rigor las exigencias de COLVATEL en el curso del proceso de selección y utilizaré las oportunidades y mecanismos jurídicos que la Ley faculta para evitar cualquier forma de abuso del derecho;

1.6. No celebraré acuerdos ni incurriré en actos o conductas que tengan por objeto coludir en el presente proceso de selección.

1.7. No utilizaré, en la etapa de evaluación de las ofertas, argumentos sobre incumplimiento de requisitos diferentes a los establecidos en los términos de referencia, para efectos de buscar la descalificación de mis competidores o modificar el orden de elegibilidad de las ofertas;

1.8. Denunciaré con la debida justificación y de manera inmediata ante las autoridades competentes, las Directivas de COLVATEL, la Veeduría Distrital y los demás órganos de control, cualquier actuación irregular ejecutada por empleados de COLVATEL y/o los OFERENTES.

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CLÁUSULA SEGUNDA. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO En caso de incumplimiento de los compromisos que se adquieren bajo el presente documento, la sociedad que represento quedará inhabilitada por cinco (5) años para participar en cualquier proceso de contratación de COLVATEL. En constancia de lo anterior, lo suscribo en Bogotá, D. C., a los ___________________. Nombre C. C. Representante Legal de _____________________ Nota: Este compromiso deberá ser firmado por el Representante Legal del OFERENTE y ser presentado como anexo de la oferta (este anexo no da puntaje).

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ANEXO 3 AUTORIZACIÓN DE CONSULTA A LAS CENTRALES DE RIESGO DE LA SOCIEDAD

Nombre o Razón Social

NIT:

Representante Legal:

Documento de identidad del representante legal

Lugar y Fecha de diligenciamiento

Yo (Nosotros) ________________ expresamente autorizo (amos) a COLVATEL S.A. ESP para que obtenga de la fuente que considere necesario, la información y referencias del ente jurídico y del Representante Legal sobre su trayectoria comercial, costumbres de pago, manejo de cuentas comerciales, de ahorro, tarjetas de crédito, seriedad contractual y, en general, el cumplimiento de sus compromisos y obligaciones. Así mismo, autoriza a COLVATEL S.A. ESP para que en el evento que dicha información no sea verdadera, se incorpore la razón social y NIT de _______________ y el nombre, apellidos y documento de identificación del Representante Legal, en los registros de información con referencias negativas que llevan la Asociación Bancaria de Colombia Cifin, Covinoc, Data crédito o cualquiera otra entidad que en el futuro se establezca con este propósito. _____________ exonera de toda responsabilidad por la inclusión de tales datos a COLVATEL S.A. ESP como a la entidad que produzca el correspondiente reporte. Igualmente autoriza en forma permanente a COLVATEL S.A. ESP para consultar la información comercial disponible así como también su comportamiento Financiero. Declaro que la información suministrada concuerda con la realidad y asumo plena responsabilidad por la veracidad de la misma. Firma

Nombre

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Identificación

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COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO … · 4.2.2 MESAS DE RECLUTAMIENTO ... COLVATEL, con el fin que su oferta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta