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COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS – COLVATEL S.A. ESP.
SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS No. JS-001-2018
CONTRATACIÓN POR SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS PUBLICADA EN PÁGINA WEB DE LA COMPAÑÍA WWW.COLVATEL.COM
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN LAS MODALIDADES FIJA, MÓVIL, CON O SIN ARMA, SIETE (7) ESCOLTAS MOTORIZADOS CON ARMAS Y MEDIO DE COMUNICACIÓN, PARA LA SEGURIDAD DE PERSONAS, BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y DEMÁS INFRAESTRUCTURA QUE COLVATEL S.A. UTILICE PARA EL DESARROLLO DE SU OBJETO SOCIAL Y QUE SE ENCUENTREN UBICADOS DENTRO DEL TERRITORIO COLOMBIANO
BOGOTÁ D.C., MARZO DE 2018
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TABLA DE CONTENIDO
RECOMENDACIONES INICIALES ........................................................................... 5
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS ................................................................................... 7
1. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................................ 8
1.1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 8
1.2. OBJETO .............................................................................................................. 8
1.3. INTERPRETACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ESTA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA. ................................................................................................. 9
1.4. CALIDADES DEL OFERENTE ....................................................................... 9
1.5. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE ........................................................... 10
1.6. RÉGIMEN TRIBUTARIO ............................................................................. 10
1.7. CONFIDENCIALIDAD .................................................................................. 10
1.8. PRESUPUESTO .............................................................................................. 11
1.9. CRONOGRAMA DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA .............. 11
1.10. LUGAR Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS ...................................... 12
1.11. SOLICITUD DE ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA ................................................................................................................ 13
1.12. VISITA TÉCNICA .......................................................................................... 14
1.13. APERTURA DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS Y PUBLICACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA. ............................................. 14
1.14. CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES DE LA CONTRATACIÓN ......................................................................................................... 14
1.15. RESPUESTA A SOLICITUD DE ACLARACIONES, Y PUBLICACIÓN DE ADENDAS ................................................................................................................ 15
1.16. RECEPCIÓN DE OFERTAS Y CIERRE DE LA INVITACIÓN .............. 15
1.17. SOLICITUD ACLARACIÓN DE OFERTAS ............................................... 16
1.18. RESPUESTAS A LAS ACLARACIONES DE LAS OFERTAS ................. 16
1.19. HOMOLOGACIÒN DE PROVEEDORES ................................................... 16
1.20. PRÓRROGAS .................................................................................................. 17
1.21. RETIRO DE OFERTAS .................................................................................. 17
1.22. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN ......................................................... 17
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1.22.1. PERSONAS JURÍDICAS ....................................................................... 17
1.22.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR ...................................................... 17
1.22.3. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 17
1.22.5. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR CON COLVATEL. ............................................................................ 18
1.22.6. BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES ...................................... 18
1.22.7. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES , ....................................................... 19
1.22.8. LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO .................................................. 19
1.22.9. CERTIFICADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. ................................................................................... 19
1.22.11. PROGRAMA DE FORMACIÓN EN TEMAS RELATIVOS A LA VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, SERVICIO AL CLIENTE. ........... 20
1.22.12. PRESENTACIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD ................ 20
1.22.13. MANIFESTACIÓN ESCRITA SOBRE NO PRESENTAR CONFLICTO DE INTERESES ................................................................................ 20
1.23. PREPARACIÓN DE LA OFERTA ................................................................ 20
1.24. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS .............................................. 21
CAPÍTULO II .......................................................................................................... 23
2.1 CONDICIONES GENERALES ............................................................................ 23
2.1.1. PRESENTACIÓN DE OFERTA ................................................................ 23
2.1.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA ............................................................. 23
2.1.3. INFORMACIÓN RESERVADA ................................................................ 23
2.1.4. INDEMNIDAD ............................................................................................ 23
2.1.5. NO SELECCIÓN DE OFERTAS ............................................................... 23
2.1.6. RECHAZO DE OFERTAS .......................................................................... 24
CAPÍTULO III......................................................................................................... 25
3.1 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS ................ 25
3.1.1 ANÁLISIS .................................................................................................... 25
3.1.2 EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LAS OFERTAS ............................... 25
3.2. EVALUACION JURIDICA DE OFERENTES ............................................ 25
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3.3. EVALUACIÓN FINANCIERA DE OFERENTES ....................................... 28
3.4. EVALUACIÓN TÉCNICA DE OFERENTES .............................................. 29
3.5. EVALUACIÓN ECONÓMICA ....................................................................... 31
CAPÍTULO IV ......................................................................................................... 33
CONDICIONES CONTRACTUALES ........................................................................ 33
4.1. OBJETO ............................................................................................................ 33
4.2. GARANTÍAS PARA EL CONTRATO .......................................................... 33
4.3. CESIÓN DEL CONTRATO ........................................................................... 33
4.4. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO............................................................... 33
4.5. DURACIÓN DEL CONTRATO ..................................................................... 34
4.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA ........................................................... 34
ANEXO No 1. CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA ..................................... 38
ANEXO 2. ................................................................................................................ 41
ANEXO No. 3DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS .......... 43
ANEXO No. 4 CUADRO DE SERVICIOS ADICIONALES A COTIZAR ...................... 44
ANEXO 5. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN ...................................................... 45
CLÁUSULA SEGUNDA. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO: ...................... 47
ANEXO No.6 CERTIFICACIÓN DE EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS ................................................................................................ 48
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RECOMENDACIONES INICIALES A) Se recomienda al OFERENTE interesado en participar dentro del presente proceso de
contratación, leer cuidadosamente el contenido de la presente solicitud pública de ofertas.
B) Se recomienda al OFERENTE interesado en participar dentro del presente proceso de
contratación, verificar que su Representante Legal y suplentes no se encuentren incursos en ninguna de las causales de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses generales ni específicos para contratar, establecidos por COLVATEL S.A. E.S.P., los cuales se encuentran contemplados en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993.
C) Se recomienda al OFERENTE interesado en participar dentro del presente proceso de
contratación, cerciorarse que cumple las condiciones y reúne los requisitos señalados en la presente solicitud de Oferta Pública.
D) Se recomienda al OFERENTE interesado en participar dentro del presente proceso de
contratación, que tenga en cuenta el presupuesto y valor establecido para la presente Solicitud Pública de Ofertas.
E) Se recomienda al OFERENTE interesado en participar dentro del presente proceso de
contratación, proceder a la consecución de la información y documentación exigida en estos términos de referencia y, verificar la vigencia de los mismos.
F) Se recomienda al OFERENTE interesado en participar dentro del presente proceso de
contratación, que tenga presente la fecha y hora establecidas dentro del cronograma del proceso, para el cierre de la presente solicitud pública de ofertas, ya que en ningún caso COLVATEL S.A. E.S.P., recibirá propuestas extemporáneas.
G) Se recomienda al OFERENTE interesado en participar dentro del presente proceso de
contratación, tener en cuenta que toda consulta sobre el mismo, deberá formularse por escrito o vía correo electrónico. COLVATEL S.A. E.S.P. no atenderá consultas recibidas personalmente ni telefónicamente.
H) Se recomienda el OFERENTE, diligenciar todos los anexos y adjuntar los documentos
solicitados, incluidos en esta solicitud pública de oferta. I) Se recomienda el OFERENTE, adelantar oportunamente los trámites tendientes a la
obtención de los documentos que deben entregar con sus ofertas y verificar que contengan la información solicitada.
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J) Se recomienda el OFERENTE, antes de presentar su oferta, que examine cuidadosamente la solicitud pública de ofertas, las normas que regulan la contratación con COLVATEL S.A. E.S.P. y todos los aspectos que puedan influir en la presentación de la oferta.
K) La información que contiene esta solicitud pública de ofertas, es de uso exclusivo de
COLVATEL S.A. E.S.P. y sólo podrá ser utilizada con el fin de presentar ofertas para este proceso de contratación. Por consiguiente, queda absolutamente prohibido a los OFERENTES usarla para cualquier otro propósito diferente.
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DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Siempre que aparezcan en la solicitud pública de ofertas, en el contrato y en los documentos complementarios, las siguientes expresiones, se entenderán así:
ACLARACIÓN: Documento producido por COLVATEL o el OFERENTES, mediante el cual se aclara el contenido de la solicitud pública de ofertas o la oferta, respectivamente.
ADENDA: Documento emitido por COLVATEL con fecha posterior al inicio del proceso
de contratación y anterior a la fecha de cierre para la presentación de ofertas, mediante el cual se modifica la solicitud púbica de ofertas y que, por tanto, entran a formar parte de éste.
CONTRATISTA: Persona jurídica a quien se le acepta la oferta para ejecutar un
contrato. EMPLEADOS DEL CONTRATISTA: Las personas que trabajan en la ejecución de la
obra motivo del contrato como empleados directos del CONTRATISTA, no tienen relación laboral con COLVATEL.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Conjunto de requisitos y normas que definen las
características de los servicios requeridos por COLVATEL. y las condiciones en las cuales ésta aceptará la oferta.
JUNTA DIRECTIVA DE COLVATEL: Es el órgano general de la dirección de
COLVATEL. OFERTA: Aquella que se ciñe esencialmente a las condiciones fijadas por COLVATEL
en la solicitud pública de ofertas. PRESIDENTE: Es el jefe superior de la administración de COLVATEL, por lo tanto su
Representante Legal. OFERENTES: Significará la persona jurídica que a nombre propio o de la sociedad
que representa, firma la oferta. SUBCONTRATISTA: Persona natural o jurídica que contrata directamente con EL
CONTRATISTA para suministrarle servicios. Las palabras "Aprobado" "Aceptable" "Satisfecha" o palabras similares, significará
aprobado por, aceptado por, o satisfactorio para COLVATEL.
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CAPÍTULO I
1. INFORMACIÓN GENERAL
1.1. INTRODUCCIÓN
Esta Solicitud Pública de Ofertas contiene las instrucciones y condiciones por las cuales se rigen tanto el proceso de contratación, como el contrato mismo, el cual se elaboró con el propósito de presentar la información que requieren conocer los OFERENTES interesados en participar, para suministrar a COLVATEL S.A. E.S.P., los servicios objeto de este proceso de contratación. Por lo tanto, se imparten algunas recomendaciones y a continuación se presenta una breve explicación de los términos de referencia. La solicitud de ofertas consta de cuatro (4) capítulos así: El capítulo I: Contiene información básica que deben conocer los OFERENTES para participar en el proceso de contratación y los elementos generales para la preparación de la oferta, referente al objeto, interpretación de condiciones, régimen jurídico y tributario aplicable, presupuesto, cronograma del proceso, lugar y fecha de presentación de ofertas, condiciones de visita técnica, solicitudes de aclaraciones y respuestas a las mismas, entre otros, buscando con ello agilizar su preparación y posterior evaluación. El capítulo II: Contiene información relacionada con las condiciones generales para la presentación de la oferta, documentos que deben conformar la oferta, información de carácter reservada, indemnidad, causales de rechazo y la facultad de COLVATEL para no seleccionar oferta. El capítulo III: Contiene información relacionada con el análisis, evaluación y comparación de las ofertas presentadas al proceso, métodos y criterio de evaluación de las mismas, de carácter jurídico, financiero, técnico y económico.
El capítulo IV: Contiene toda la información relacionada con las condiciones del contrato adjudicado, como objeto, garantías exigidas, obligaciones, plazo, valor, forma de pago, supervisión, etc.
1.2. OBJETO
La Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos S.A. ESP. – COLVATEL S.A. E.S.P., en adelante COLVATEL, está interesada en recibir OFERTAS para contratar los servicios de PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN LAS MODALIDADES FIJA, MÓVIL, CON O SIN ARMA, SIETE (7) ESCOLTAS MOTORIZADOS CON ARMAS Y MEDIO DE COMUNICACIÓN, PARA LA SEGURIDAD DE PERSONAS, BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y DEMÁS INFRAESTRUCTURA QUE COLVATEL S.A. UTILICE PARA EL DESARROLLO DE SU OBJETO SOCIAL Y QUE SE ENCUENTREN
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UBICADOS DENTRO DEL TERRITORIO COLOMBIANO requeridos para la operación de COLVATEL, de acuerdo con lo establecido en el presente documento. COLVATEL se reserva el derecho de solicitar a los participantes la complementación de la OFERTA presentada, al igual que aceptarla con especificaciones técnicas o calidades similares a las solicitadas, siempre y cuando se consideren idóneas por COLVATEL. La presente solicitud pública de ofertas no da lugar a Licitación o concurso alguno, se trata de una solicitud Pública de Ofertas que será analizada interiormente por COLVATEL S.A. E.S.P., en desarrollo de su régimen de contratación, sin que por tal hecho se obligue a contratar. 1.3. INTERPRETACIÓN DE LAS CONDICIONES DE ESTA SOLICITUD PÚBLICA DE
OFERTA. Todo OFERENTE deberá examinar cuidadosamente las exigencias y condiciones de la presente solicitud pública de oferta e informarse cabalmente de todas las circunstancias que puedan afectar de alguna manera la prestación del servicio, las actividades a desarrollar, los recursos que debe utilizar y plazo de ejecución, así mismo, deberá valorar todos los requerimientos normativos que implica el desarrollo de los servicios objeto de la presente solicitud pública de ofertas, sin perjuicio que los mismos hayan sido o no incorporados en la misma. Serán de exclusiva responsabilidad del OFERENTE las interpretaciones y deducciones que hagan de las estipulaciones contenidas en los términos de la presente solicitud pública de Ofertas, efectuada por COLVATEL. La presentación de la OFERTA evidencia que el OFERENTE ha examinado las condiciones de la presente solicitud pública de oferta y ha obtenido de COLVATEL aclaraciones satisfactorias, ha aceptado que los documentos de la solicitud Publica de oferta están completos y son adecuados para la realización de las actividades a ejecutar, los servicios a prestar, conoce y acepta las normas que rigen la contratación en COLVATEL. 1.4. CALIDADES DEL OFERENTE Podrán ofrecer sus servicios empresas nacionales e internacionales que cumplan los requisitos dispuestos en la Ley colombiana. Podrán participar en este proceso de contratación todas las personas naturales o jurídicas, legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia cuyo objeto social consista en: la realización de la actividad a la que se refiere el objeto de la presente solicitud pública de ofertas y a su vez que no esté incurso en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución Política y normas concordantes.
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1.5. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE La presente solicitud pública de oferta y el contrato que llegare a celebrarse estarán sujetos a las normas del derecho privado y al Manual de Contratación de COLVATEL en su formación, contenido, ejecución y terminación.
1.6. RÉGIMEN TRIBUTARIO El régimen tributario para COLVATEL es el señalado a continuación: - IVA Régimen Común - Gran Contribuyente - Auto retenedor - Responsable del Impuesto de Renta - Empresa de Servicios Públicas Mixta. 1.7. CONFIDENCIALIDAD El OFERENTE se obliga para con COLVATEL a manejar y utilizar cualquier información escrita, gráfica, oral o por cualquier otro medio apto para su transmisión, que le sea entregada o a la que tenga acceso, de manera confidencial, garantizando por todos los medios a su alcance, que los empleados a su servicio y demás personas autorizadas, respetarán la obligación de guardar secreto y la confidencialidad sobre cualquier información recibida u obtenida. Igualmente, EL OFERENTE y COLVATEL se obligan a que la información que se suministre entre ellas durante el desarrollo del contrato que se llegaré a adjudicar, y que esté marcada como confidencial, sea manejada como tal y sólo podrá ser utilizada para su debida ejecución. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de la información dará lugar a que se cause el derecho de reclamar indemnización por la parte perjudicada. En consecuencia, no podrán entregar, comunicar, copiar o dejar conocer de extraños o de personas no autorizadas por la otra parte, la información a que se refiere esta previsión. No se considerará violación de la confidencialidad cuando la información deba ser entregada a autoridad competente por solicitud de parte, o cuando sea de conocimiento público. Ninguna de las partes adquiere derechos de propiedad o disposición respecto de la información suministrada por la otra.
De igual forma, después del cierre para la presentación de ofertas de este proceso de contratación, y durante la etapa de análisis y evaluación de las ofertas, la información relacionada con el examen, aclaración, evaluación y recomendaciones acerca de la aceptación de las mismas, no se comunicará a ninguna persona, antes de la decisión de COLVATEL, sobre el presente proceso de contratación al OFERENTE favorecido.
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1.8. PRESUPUESTO El presupuesto asignado para la contratación del servicio objeto de la presente Solicitud Pública de Ofertas se estima en: MIL NOVENTA MILLONES DE PESOS ($ 1.090.000.000) más IVA. Este valor debe incluir el A.I.U. No obstante lo anterior, COLVATEL no se obliga a ejecutar el valor antes mencionado, sin que esto implique incumplimiento de lo aquí dispuesto o haya lugar a cualquier tipo de reclamación o indemnización. En igual sentido, COLVATEL solicitará la prestación del servicio de acuerdo a sus necesidades. El presupuesto asignado a este proceso de contratación comprende todos los costos que pueda generar la prestación del servicio objeto de la presente solicitud pública de ofertas. Por lo tanto, EL OFERENTE deberá proyectar todos los costos en que pudiera incurrir durante la ejecución del contrato adjudicado. La tarifas no podrán ser inferiores a las establecidas en el Decreto 4950 del 27 de diciembre de 2007 y la Circular Externa Nº 20183200000015 del 03 de enero de 2018, ambas expedidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, mediante el cual se fijan las tarifas mínimas para el cobro de los servicios de vigilancia y seguridad privada. En caso de existir discrepancias entre el valor unitario y el valor total del servicio cotizado, COLVATEL, tomará, para efectos de evaluación de la oferta, el valor unitario, excepto que corresponda a un error obvio que desvirtúe la validez de la oferta. Los precios serán reajustables a partir del 1º de enero de cada año con el incremento del salarió mínimo legal o lo dispuesto por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Igualmente, si existen diferencias entre la oferta marcada como original y la copia, prevalecerá la información suministrada en el original. Serán por cuenta del CONTRATISTA todos los costos directos e indirectos en que incurra para la ejecución del contrato adjudicado, además de los impuestos y gastos legales que se ocasionen.
1.9. CRONOGRAMA DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTA
ETAPAS
ACTIVIDAD FECHA
HORA LUGAR DESDE HASTA
Apertura de la Solicitud Pública de
Ofertas, Publicación de los Términos de Referencia.
02 de marzo 2018 N/A Página web
www.colvatel.com
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ETAPAS
ACTIVIDAD FECHA
HORA LUGAR DESDE HASTA
Visita Técnica 5 de marzo 2018 14:00 Sede Cofradía
Diag. 23K N 96F
62 Piso 1ºInt. 2
Recibo de solicitudes de aclaración a
los términos de referencia por parte
de los OFERENTES.Técnica
06 de marzo 2018
hasta las 17:00 [email protected]
Respuesta a solicitud de
aclaraciones, y publicación de
adendas
08 de marzo 2018
23:59 Página Web
www.colvatel.com
Recepción de Ofertas y Cierre de Solicitud Pública de Ofertas
12 de marzo 2018 Hasta las 16:00
Sede Cofradía
Diag. 23K N 96F 62 Piso 1ºInt. 2
Plazo de evaluación de Ofertas y
solicitud de aclaraciones por parte de COLVATEL a los OFERENTES.
Hasta
16 de marzo 2018 Hasta las 23:59
Mediante correo
electrónico
Respuestas de los OFERENTES a las
aclaraciones de las ofertas 21 de marzo 2018 Hasta las 14:00
Mediante correo
electrónico
Negociación 22/03/2018 22/03/2018 09:00
Sede Cofradía
Diag. 23K N 96F
62 Piso 1ºInt. 2
Adjudicación o Declaratoria Desierto 26/03/2018 23:59 Página web
www.colvatel.com
Envio de contratos a oferente adjudicatario.
26 de marzo 2018 Hasta las 17:00 Mediante correo
electrónico
Suscripción del Contrato 27 de marzo de 2018 Hasta las 17:00 Mediante correo
electrónico
*Para efectos del adecuado desarrollo de la reunión de Negociación, por condiciones de tiempo, organización e intervención de los asistentes, se solicita que a la misma asistan máximo dos (2) representantes por empresa interesada en participar el proceso. Los plazos establecidos en estos términos podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que COLVATEL considere conveniente y se publicaran a través de la página web de Colvatel. www.colvatel.com COLVATEL, podrá en cualquier momento dar por terminada la presente Solicitud Pública de Ofertas sin que ello implique responsabilidad ni pago de suma alguna a los OFERENTES
1.10. LUGAR Y PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las OFERTAS deberán ser presentadas en la recepción de COLVATEL, ubicada en la Diagonal 23 K No. 96 F-62, Interior 2 Parque Industrial la Cofradía, de la ciudad de Bogotá.
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La OFERTA debe ser firmada por el representante legal del OFERENTE o su apoderado, con la respectiva autorización de la Junta Directiva o de socios, en el evento de ser necesaria de acuerdo con sus estatutos sociales. La OFERTA debe entregarse en idioma español por escrito en original y con dos copias. El OFERENTE solamente podrá presentar una sola OFERTA. El OFERENTE debe aportar la información y/o documentos cuando así se indique y diligenciar la totalidad de los anexos. La presentación de la OFERTA, por parte del OFERENTE, constituye evidencia que estudió completamente las especificaciones técnicas, formatos, anexos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que el contenido de esta solicitud pública de oferta es completo, compatible y adecuado para identificar el alcance del servicio a prestar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará. Serán a cargo del OFERENTE todos los costos asociados a la preparación y presentación de su OFERTA.
1.11. SOLICITUD DE ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Las solicitudes de aclaración o modificación que tengan los OFERENTES en relación a la presente solicitud pública de ofertas, sólo se recibirán por escrito o por correo electrónico a: [email protected] y/o [email protected] y/o en la Diagonal 23K No. 96F-62, Interior 2 Parque Industrial la Cofradía, de la ciudad de Bogotá.
Se recibirán observaciones a los términos de Referencia hasta la fecha establecida en el cronograma de la solicitud pública de ofertas, precluído el anterior término no se aceptarán en las etapas subsiguientes del proceso, cuestionamientos sobre el contenido y alcance de las estipulaciones y exigencias del presente documento. La respuesta a las observaciones y/o adendas se realizará conforme al cronograma establecido por COLVATEL. Las adendas y comunicaciones que emita COLVATEL entrarán a formar parte de los Términos de referencia y serán publicados en la Página web. El silencio por parte de COLVATEL a la fecha de cierre de los presentes Términos de Referencia, ante cualquier sugerencia, manifestación de supuestas inconsistencias, errores, omisiones y solicitudes de modificaciones, deberá tenerse como negado y en consecuencia las condiciones de los términos habrán de tomarse como se expidieron originalmente. Contra la negativa a solicitud de modificación no procede recurso alguno.
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Cualquier modificación o adición a los documentos del proceso será comunicada por escrito mediante adenda. De ser necesario COLVATEL programara una reunión de entendimiento, con el fin de aclarar las dudas y ampliar cualquier información. Los OFERENTES que no presenten observaciones, se entiende que conocen y aceptan los Términos de Referencia en su totalidad. 1.12. VISITA TÉCNICA Los OFERENTES deberán asistir a la visita técnica que se llevará a cabo en las diferentes instalaciones de COLVATEL dentro de la fecha y horas señaladas en el cronograma de actividades. La visita técnica se efectuará en las sedes de: - Sede Cofradía - Sede Puente Aranda Exceptuando el servicio de escoltas ya que esta operación se desarrolla en calle. En las sedes antes indicadas los oferentes deberán prestar el servicio, quedando claro para los OFERENTES el alcance del servicio que se prestará en cada una de ellas. La asistencia no será obligatoria, no obstante, el desconocimiento de las condiciones, no servirá de excusa para que el futuro incumpla sus obligaciones contractuales. Durante la visita se expedirá un Certificado de Asistencia la cual se debe anexar a la oferta. 1.13. APERTURA DE LA SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS Y PUBLICACIÓN DE
TÉRMINOS DE REFERENCIA.
Inmediatamente después de la fecha y hora señalada en el cronograma de la presente solicitud pública de oferta, para el cierre del proceso de contratación, se procederá con la apertura de las ofertas en presencia de quienes concurran al evento y se levantará un acta con la relación de las ofertas, sus valores y el número de folios que la integran. Dicho documento deberá ser firmado por quienes hayan asistido a la sesión de apertura.
1.14. CORRESPONDENCIA Y COMUNICACIONES DE LA CONTRATACIÓN
Toda la correspondencia relacionada con la presente contratación, con excepción de la entrega de la oferta, deberá ser remitida a las instalaciones de la sede Cofradía de
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COLVATEL, ubicada en la Diagonal 23K No. 96F – 62 Interior 2 Piso 1º centro Empresarial La Cofradía. COLVATEL por su parte, dirigirá las comunicaciones en documento escrito, por correo físico a través de una empresa de mensajería certificada, a la dirección que hayan informado en la presentación de la oferta, y ésta será tenida en cuenta para los efectos de los plazos establecidos en el presente escrito. Adicionalmente, con el fin de agilizar las comunicaciones entre las partes, se podrá utilizar la dirección de correo electrónico [email protected] En la página web de COLVATEL www.colvatel.com se publicarán los términos de Referencia y la Apertura de la Solicitud Pública de Oferta a partir de la fecha establecida en estos términos de referencia en el numeral 1.9. CRONOGRAMA. 1.15. RESPUESTA A SOLICITUD DE ACLARACIONES, Y PUBLICACIÓN DE
ADENDAS
Las respuestas a las observaciones se publicarán en la página web de COLVATEL dentro de los plazos establecidos en el cronograma al igual que cualquier Adenda que emita esta Compañía y pasarán a formar parte de los Términos de Referencia.
1.16. RECEPCIÓN DE OFERTAS Y CIERRE DE LA INVITACIÓN
El día y hora fijado para la recepción de ofertas del presente proceso de contratación, se levantará un acta con la relación suscinta de los datos de los OFERENTES, que indique la razón social del OFERENTES, nombre del depositante, fecha y hora. Esta acta será suscrita por los participantes delegados por la Gerencia de Control Interno, Gerencia Jurídica y la Jefatura de Seguridad de COLVATEL. Las ofertas que se presenten después de la fecha y hora señaladas en los Términos de Referencia no podrán ser consideradas. La fecha de recepción de ofertas puede ser modificada por adenda. No se aceptarán propuestas enviadas por correo u otro medio electrónico, ni entregadas en otras oficinas de COLVATEL. Después de la hora límite no se recibirán más ofertas. El número mínimo de Ofertas hábiles que se exige para no “dar por terminado anticipadamente el proceso pre-contractual” de esta Solicitud Pública de Oferta será de cuatro (04), según lo establecido en el literal d) del numeral 22.3 del artículo vigésimo segundo del Manual de Contratación de COLVATEL. Se entiende por oferta hábil aquella que cumple con los requisitos establecidos para ser admisible de acuerdo con estos términos de referencia
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COLVATEL se reserva el derecho a “dar por terminado anticipadamente el proceso pre-contractual”, cuando por cualquier causa así lo estime conveniente, lo que comunicará por escrito a los OFERENTES. En tal caso, no habrá lugar a indemnización, reconocimiento de perjuicios y costos a los OFERENTES, de ninguna naturaleza. Se entiende que todo OFERENTE por el hecho de presentar su oferta ha renunciado a todo derecho, acción, pretensión y/o reclamación orientada a solicitar, no siendo limitativo, reembolsos, indemnizaciones, perjuicios por este hecho.
1.17. SOLICITUD ACLARACIÓN DE OFERTAS
COLVATEL por intermedio de la Jefatura de Seguridad podrá solicitar después del cierre de la solicitud pública de ofertas aclaraciones y explicaciones que considere necesarios sobre aspectos que no sean claros, se presten para confusión o simplemente sean confusos en las ofertas. LOS OFERENTES no podrán adicionar, modificar, completar o mejorar la oferta.
1.18. RESPUESTAS A LAS ACLARACIONES DE LAS OFERTAS
Las respuestas a las aclaraciones solicitadas se recibirán en original o vía correo electrónico en la Jefatura de Seguridad ([email protected] ó [email protected]) únicamente dentro de los plazos establecidos en el cronograma.
1.19. HOMOLOGACIÒN DE PROVEEDORES La homologación de proveedores es una práctica empresarial adoptada por COLVATEL y ejecutada a través de un tercero especializado (RISK), que determina la viabilidad de los OFERENTES evaluando diferentes aspectos determinantes para su contratación. La homologación será exigida al OFERENTE seleccionado, al momento en el que se le notifique la adjudicación del presente proceso, con el fin de disminuir el riesgo operativo, financiero, reputacional, ajustándose a las políticas de COLVATEL. Los costos derivados de la homologación serán asumidos en su totalidad por EL OFERENTE seleccionado. En el evento en el que el primer OFERENTE seleccionado no cumpla con los criterios y condiciones de proveedores establecidas por RISK, COLVATEL no celebrará contrato alguno con este, continuando el proceso de homologación con el segundo OFERENTE seleccionado. En caso que este último no cumpliera con lo requerido, se continuará el trámite con el siguiente OFERENTE y así sucesivamente hasta tanto se logre el cumplimiento satisfactorio de la homologación de proveedores.
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La homologación es independiente de la obligación que le asiste al OFERENTE de registrarse en la base de datos de proveedores de COLVATEL.
1.20. PRÓRROGAS Los plazos establecidos en el presente documento y el cronograma, podrán ser prorrogados antes de su vencimiento por el tiempo que COLVATEL considere conveniente. 1.21. RETIRO DE OFERTAS Después de la fecha y hora límite para la entrega de ofertas el OFERENTE no podrá retirar, ni modificar ni corregir su oferta por ningún motivo. 1.22. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN El OFERENTE podrá presentar oferta para el proceso de contratación, siempre que cumpla con los requisitos exigidos en esta solicitud pública de oferta. Para que la oferta sea admisible o elegible, EL OFERENTE deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos que se citan en los numerales siguientes, su no cumplimiento en la forma aquí dispuesta dará lugar a la eliminación de la oferta:
1.22.1. PERSONAS JURÍDICAS
Sólo podrán participar las personas jurídicas nacionales y extranjeras, individualmente, cuyo objeto social tenga relación directa con la naturaleza de los servicios requeridos en esta solicitud pública de ofertas y con el cumplimiento de lo establecido en el Decreto 356 de 1994. No se acepta la participación de cooperativas de trabajo asociado, consorcios ni uniones temporales. 1.22.2. CAPACIDAD PARA CONTRATAR
Tratándose de personas jurídicas, en el objeto social se debe indicar claramente el servicio a contratar por esta Compañía. 1.22.3. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL EL OFERENTE debe acreditar su existencia y representación legal mediante el certificado que para el efecto expide la Cámara de Comercio correspondiente o la autoridad competente y no debe tener una antigüedad superior a treinta (30) días, a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.
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Las personas jurídicas deben acreditar que su duración no será inferior a la del plazo contractual y un (1) año más. En el evento que en los certificados de existencia y representación legal no conste la duración de la persona jurídica por no ser una exigencia de la legislación respectiva, el OFERENTE en la carta de presentación debe comprometerse a que la duración de la persona jurídica que representa no será inferior a la aquí establecida. Si el Representante Legal que firma la oferta requiere de alguna habilitación especial, para presentar la oferta o suscribir el contrato, debe adjuntar la autorización previa de la Junta Directiva o del organismo social competente. 1.22.4. PÓLIZA DE SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL Los OFERENTES, deben presentar la póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, que cubran los riesgos de uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada, cuya cuantía no podrá ser inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes, expedida por una compañía de seguros legalmente constituida y autorizada en Colombia. 1.22.5. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PARA CONTRATAR CON
COLVATEL.
EL OFERENTE debe observar que no se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993 y las normas que la adicionen o modifiquen, en especial el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y 1474 de 2011, ya que de estar inhabilitado no podrá participar en las contrataciones, ni celebrar contratos, por sí o por interpuesta persona con COLVATEL. Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en uno de los OFERENTES dentro del proceso de contratación, se entenderá que renuncia a la participación en éste y a los derechos surgidos del mismo. Si llegaren a sobrevenir inhabilidades e incompatibilidades con EL CONTRATISTA, éste cederá el contrato adjudicado previa autorización escrita de COLVATEL, o si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución. 1.22.6. BOLETÍN DE RESPONSABLES FISCALES
COLVATEL, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, se abstendrá de celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República para lo cual harán las consultas que en tal sentido corresponden. Sin embargo EL OFERENTE debe entregar el certificado de boletín de responsables fiscales de la empresa el cual puede ser consultado
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de manera gratuita a través de la página Web de la entidad que los suministra, Contraloría General de la Nación, www.contraloría.gov.co. 1.22.7. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y
PARAFISCALES , En cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, Ley de Reforma Laboral modificado por el artículo 1º de la Ley 828 de 2003, las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados, a los sistemas de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento que el OFERENTE omita suministrar documentos o información que verifiquen las condiciones de éste o soporten el contenido de su oferta, o sean requeridos en esta solicitud de ofertas que no afecten la asignación de puntajes o constituyan factores de escogencia, será requerido por COLVATEL para que los aporte dentro del término máximo de dos (2) días calendario siguientes al respectivo requerimiento. Será rechazada la oferta del OFERENTE que dentro del término previsto en la presente solicitud pública de ofertas, no responda al requerimiento que le haga COLVATEL para subsanarla. Pero en ningún caso podrá subsanarse la falta de capacidad para presentar la oferta ni acreditarse circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. 1.22.8. LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO EL OFERENTE deberá acreditar la licencia de funcionamiento, con cubrimiento Nacional, de conformidad con lo establecido en el Decreto 356 de 1994, expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y que se encuentre vigente al momento del cierre de este proceso de contratación. Adicionalmente, en el evento de ser seleccionado un OFERENTE cuya licencia venza durante el plazo del proceso pre - contractual, deberá acreditar la renovación de la licencia respectiva, so pena de no suscribir el respectivo contrato
1.22.9. CERTIFICADO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.
El OFERENTE deberá presentar con la oferta el certificado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo con base en lo dispuesto en la Resolución 1111 de 2017,
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otorgado por una Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL), vigente a la fecha de cierre del proceso de contratación.
1.22.10 CERTIFICADO DE AFILIACIÓN A LA RED DE APOYO DE LA POLICÍA
EL OFERENTE deberá aportar certificado de afiliación a la red de apoyo de la Policía, vigente con una fecha de expedición no superior a noventa (90) días, con respecto a la fecha de cierre del presente proceso de contratación, emitida por la Policía Nacional en las jurisdicciones donde se prestara el servicio. COLVATEL podrá realizar las verificaciones que considere pertinentes.
1.22.11. PROGRAMA DE FORMACIÓN EN TEMAS RELATIVOS A LA VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA, SERVICIO AL CLIENTE.
EL OFERENTE deberá entregar a COLVATEL el programa de formación a personal en asuntos relacionados con normatividad legal en servicios de vigilancia y seguridad privada, Escoltas, Servicio al cliente, Derechos Humanos, hábitos Saludables, modus operandi delincuencial, detección de conductas sospechosas. 1.22.12. PRESENTACIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD
El OFERENTE deberá entregar, dentro de su oferta, la garantía de seriedad de la oferta, en los términos establecidos en los numerales 3.2.12; 3.2.13 y 3.2.14 de la presente solicitud pública de ofertas.
1.22.13. MANIFESTACIÓN ESCRITA SOBRE NO PRESENTAR CONFLICTO DE INTERESES
EL OFERENTE deberá manifestar de forma escrita en la carta de presentación, que no se encuentra desarrollando alguna actividad o proyecto que le ocasione o pueda ocasionarle, conflicto de intereses al contratar con COLVATEL 1.23. PREPARACIÓN DE LA OFERTA
EL OFERENTE deberá elaborar su oferta con base en los requisitos legales, contractuales, comerciales, económicos y en las especificaciones técnicas contenidas en la presente solicitud pública de ofertas, deberá ceñirse a la descripción de los ítems establecidos en el cuadro de bienes y servicios, teniendo en cuenta que la misma descripción hace parte de las características técnicas garantizadas. El OFERENTE, en la preparación de la oferta, deberá tener presente que el proceso de contratación, la celebración y la ejecución del contrato a que se refiere esta solicitud de oferta, se rige en todas las etapas por las disposiciones legales aplicables en Colombia (disposiciones comerciales y civiles, la Ley 80 de 1993 en cuanto a inhabilidades e incompatibilidades) y por las normas de contratación vigentes en COLVATEL.
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La presentación de la oferta será evidencia suficiente que EL OFERENTE ha examinado completamente la presente solicitud pública de oferta, que ha obtenido de COLVATEL la aclaración suficiente y oportuna sobre los puntos inciertos o dudosos, y acepta que los documentos están completos, son compatibles y adecuados para determinar el objeto y las demás estipulaciones del contrato, y que por lo mismo, ha formulado su oferta en forma seria, cierta, precisa y coherente; que conoce y acata el Manual de Contratación de COLVATEL, así que acepta jurídicamente los términos y condiciones previstos en el mismo. En consecuencia COLVATEL, no será responsable por descuidos, mala interpretación u otros hechos que puedan incidir en la elaboración de la oferta. 1.24. IMPUESTOS, DEDUCCIONES Y GASTOS El OFERENTE deberá conocer las normas vigentes en Colombia en materia tributaria; por lo tanto, al preparar la oferta deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato. COLVATEL, deducirá todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar (Renta, impuesto sobre las ventas (IVA), industria y comercio, etc –lista ésta que es informativa y no taxativa-) en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y sin dar lugar a reclamaciones por parte del CONTRATISTA. Acorde con lo anterior, COLVATEL actuará como agente retenedor del impuesto de industria y comercio por las actividades que sean gravables con este impuesto y que se ejecuten en forma permanente u ocasional en jurisdicción de los municipios en los cuales COLVATEL sea declarado agente de retención, a las tarifas establecidas en cada Acuerdo Municipal. En caso de ser una persona que esté exenta de este tributo, deberá aportar copia del acto mediante el cual se estableció dicha exención. EL OFERENTE ADJUDICATARIO, deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las leyes, ordenanzas, acuerdos y reglamentos aplicables, que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por la autoridad competente, incluidos los tributos y gravámenes internacionales, de ser el caso. Cuando con posterioridad a la fecha del cierre del proceso contractual, los impuestos que incidan directamente en los precios cotizados con criterio legal (no económico) y que tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, así como la creación de nuevos impuestos que también incidan directamente en los precios cotizados con criterio legal (no económico), ello será tenido en cuenta por COLVATEL para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle al CONTRATISTA los mayores costos o hacerle las deducciones, según
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la real incidencia que la modificación o eliminación de los impuestos existentes o la creación de gravámenes tengan en los precios cotizados con criterio legal (no económico). Se consideran impuestos o gravámenes que inciden directamente sobre los precios cotizados con criterio legal (no económico), aquellos que tienen como materia imponible el gasto o consumo (aduanas, impuesto sobre las ventas IVA, impuestos selectivos al consumo del nivel departamental). Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA. EL OFERENTE deberá tener en cuenta la normatividad existente de los municipios o ciudades donde se realicen las actividades necesarias de acuerdo con el objeto y alcance de esta contratación y no será motivo de reclamos por parte del CONTRATISTA el NO haber considerado en los precios los impuestos y derechos a que haya lugar. Es entendido que COLVATEL no está obligada a expedir ningún certificado o a suscribir cualquier otro documento destinado a que EL CONTRATISTA obtenga exención del pago de impuestos o derechos a su cargo, y derivados del contrato
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CAPÍTULO II
2.1 CONDICIONES GENERALES 2.1.1. PRESENTACIÓN DE OFERTA La OFERTA deberá estar acompañada de la carta de presentación firmada por el representante legal del OFERENTE o por el apoderado constituido para el efecto. La carta de presentación de la OFERTA deberá ser diligenciada en el Anexo No. 1. 2.1.2. DOCUMENTOS DE LA OFERTA Los documentos que componen la oferta deben estar foliados en forma consecutiva, ordenados y de fácil manejo, de lo cual se dejará constancia en el acta de apertura de las ofertas. COLVATEL, no asumirá responsabilidad frente a aquellas ofertas que no se encuentren debidamente foliadas o presentadas. Es importante que EL OFERENTE verifique que todas y cada una de las hojas que conforman la oferta, incluyendo catálogos y documentación anexa como: certificados, cartas, formularios, entre otros, estén debidamente numeradas en forma consecutiva y ascendente. 2.1.3. INFORMACIÓN RESERVADA
El OFERENTE, en la carta de presentación de su oferta, deberá indicar cuál información de la consignada en ella, tiene el carácter de reservada y en cuáles normas sustenta dicha reserva, relacionando expresamente las normas específicas que le otorgan dicho carácter. En el evento en que no señalen las normas específicas que le otorgan ese carácter, se entiende que ningún documento o parte de la oferta tiene el carácter de reservado y que COLVATEL se encuentra autorizada para suministrar la información cuando le sea solicitada por otro OFERENTE o un tercero.
2.1.4. INDEMNIDAD EL OFERENTE deberá mantener a COLVATEL indemne y libre de toda pérdida y todo reclamo, demanda, pago, litigio, acción legal, reivindicaciones y fallo de cualquier especie y naturaleza que se entable o que pueda entablarse por causa de acciones u omisiones en que incurran EL CONTRATISTA, sus agentes, sub.-contratistas o empleados durante la ejecución del contrato o en la guarda del mismo.
2.1.5. NO SELECCIÓN DE OFERTAS COLVATEL podrá abstenerse de seleccionar la OFERTA en el evento que, a juicio o criterio de COLVATEL, existan motivos que no se ajusten a su necesidad, en este caso evento no
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constituye obligación para COLVATEL dar información al respecto a los OFERENTES interesados.
2.1.6. RECHAZO DE OFERTAS Será motivo de rechazo de la OFERTA la que presente alguna de las siguientes irregularidades: 2.1.6.1. Cuando no cumpla con los requisitos exigidos. 2.1.6.2. Cuando se omita la firma de los documentos que hacen parte de la OFERTA y
que por su naturaleza deben ir firmados por el Representante Legal. 2.1.6.3. Cuando quien suscriba la OFERTA no tenga la capacidad legal para representar
a la persona jurídica OFERENTE, o cuando tenga limitación en cuantía para representar a dicha persona jurídica OFERENTE.
2.1.6.4. Cuando algún OFERENTE presente simultáneamente más de una OFERTA. 2.1.6.5. Cuando el valor de la oferta supere el presupuesto establecido por COLVATEL. 2.1.6.6. Cuando se presente extemporáneamente la oferta. 2.1.6.7. En todos los demás casos en que así lo establezca la presente invitación o la Ley.
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CAPÍTULO III
3.1 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y COMPARACIÓN DE OFERTAS 3.1.1 ANÁLISIS Después del acto de apertura de ofertas COLVATEL, examinará las ofertas para determinar si los OFERENTES están habilitados para presentarla de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si éstas están completas, si hay errores aritméticos, si se ajustan sustancialmente a los documentos de la contratación, si la garantía de seriedad ha sido constituida correctamente, si los documentos están debidamente presentados y si reúnen las condiciones requeridas en el proceso de contratación. 3.1.2 EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LAS OFERTAS En la evaluación preliminar de la oferta se revisará y determinará si existen errores u omisiones en los precios de la oferta, caso en el cual COLVATEL hará los análisis correspondientes de acuerdo con los siguientes procedimientos: Si el error puede corregirse con operaciones aritméticas, se procederá a su corrección. En el caso de discrepancias entre el valor total de un ítem y el producto de su precio unitario por la cantidad, se verificará que la cantidad sea la establecida en la solicitud de oferta. En caso contrario, se tomará como válida la cantidad establecida en la solicitud de oferta. Si la cantidad es correcta y hay discrepancias entre el valor total y el producto de la cantidad por el precio unitario, se tomará como correcto el precio unitario y se modificará el valor total, a menos que en opinión de COLVATEL haya un error obvio. Las correcciones establecidas, según el procedimiento anterior, serán de forzosa aceptación para EL OFERENTE en relación con los precios, en caso de que se le acepte la oferta. Dado que la aceptación de la oferta es total, en caso tal que EL OFERENTE omita la cotización de un ítem cualquiera que este sea la oferta será descalificada. Si se presentan errores, omisiones o desviaciones adjetivas aceptables para COLVATEL, se buscarán mecanismos que hagan posible su solución, siempre bajo criterios objetivos y con el fin de obtener la igualdad entre los OFERENTES.
3.2. EVALUACION JURIDICA DE OFERENTES COLVATEL realizará la evaluación de los OFERENTES de acuerdo a la revisión de la siguiente documentación, la cual es de carácter obligatoria.
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3.2.1. Certificado de Existencia y Representación Legal de la empresa Oferente, con una vigencia no inferior a treinta (30) días.
3.2.2. Licencia de Funcionamiento Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. 3.2.3. Carta de presentación de la OFERTA, debidamente firmada por el representante
legal. (Anexo 1.) 3.2.4. Certificado de Existencia y Representación legal. El OFERENTE, deberá acreditar
su existencia y representación legal mediante certificación expedida por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a 30 días.
3.2.5. Facultades de representación. El representante legal debe encontrase
debidamente facultado para presentar la OFERTA y suscribir el contrato. Igualmente, no debe estar incurso en las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibiciones para contratar, establecidas en la Constitución Política o en la Ley. Cuando el Representante Legal se halle limitado en sus facultades para contratar, deberá acreditar mediante extracto del acta del órgano correspondiente de la Sociedad, debidamente suscrito por el Secretario del órgano directivo, o anexar copia del poder que lo autoriza para participar y comprometer a la sociedad en el proceso de evaluación y selección.
3.2.6. Cédula de ciudadanía o de extranjería del Representante Legal. El OFERENTE
deberá presentar la respectiva copia de la Cédula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal.
3.2.7. Formato de Autorización de verificación de las centrales de Riesgo. El OFERENTE
debe diligenciar el Formato de Autorización de verificación de centrales de Riesgo (Anexo 2).
3.2.8. Certificación de Sanciones. El OFERENTE deberá anexar a la propuesta,
certificado de no sanciones expedido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en el que se verificaran los últimos cinco (5) años, con fecha de expedición no mayor a noventa (90) días hábiles anteriores a la fecha de cierre del presente proceso.
3.2.9. Licencia para Prestación del Servicio con Armas. EL OFERENTE deberá anexar a
la propuesta, la licencia vigente expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para la prestación del servicio con armas.
3.2.10. Autorización para Laborar Horas Extras. El oferente deberá anexar a la propuesta
autorización vigente del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras.
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3.2.11. Certificación de Afiliación a la Red de Apoyo y Solidaridad Ciudadana de la Policía. EL OFERENTE deberá anexar a la propuesta, el certificado de afiliación a la red de apoyo y solidaridad ciudadana expedido por la Policía Nacional, vigente a la fecha de cierre del presente proceso.
3.2.12. Póliza de seguro de responsabilidad civil extracontractual, contra los riesgos de
uso indebido de armas de fuegos u otros elementos de vigilancia y seguridad privada, no inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes, expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada.
a. Garantía de Seriedad de la Oferta: La oferta deberá estar acompaña de una
garantía de seriedad de la oferta a favor de entidades públicas con régimen de contratación privado.
3.2.13. otorgada por un banco o compañía de seguros, legalmente establecida en Colombia, aceptable en su procedencia, contenido y forma por COLVATEL.
3.2.14. La garantía será respaldada con comprobante de pago por parte del asegurado.
La garantía será por un valor del diez por ciento (10%) del valor de la oferta económica, con una vigencia de noventa (90) días, contados a partir de la hora cero (0:00) de la fecha de cierre del proceso de contratación (Fecha de entrega de ofertas). mediante las cuales se pretenda cubrir los riesgos de este proceso de contratación. Cualquier hora que aparezca en el documento, distinta a la hora cero, se tendrá por no escrita.
3.2.15. En la elaboración de las pólizas, el OFERENTE deberá vigilar que el nombre de COLVATEL, debe figurar como COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL S.A. E.S.P., acompañado de su NIT 800.196.299-8. Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador, indicados en la garantía, deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal de la sociedad OFERENTE, cuando este es persona jurídica.
CUMPLE
NO CUMPLE
La falta de cualquiera de los documentos deberá ser subsanada en el término indicado por COLVATEL. Este aspecto no dará puntaje, pero habilitará o deshabitará jurídicamente la propuesta y se realizará con base en la información presentada por el OFERENTE
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3.3. EVALUACIÓN FINANCIERA DE OFERENTES COLVATEL realizará la evaluación de los OFERENTES de acuerdo a la revisión de la siguiente documentación, la cual es de carácter obligatoria. COLVATEL realizará la evaluación de los OFERENTES de acuerdo a la revisión de la siguiente documentación, la cual es de carácter obligatoria. 3.3.1. Estados financieros dictaminados con sus notas a corte de los dos últimos años. 3.3.2. Declaración de renta del último año. 3.3.3. Balance General y Declaración de Renta. El OFERENTE, deberá anexar: Estados
Financieros certificados y dictaminados con corte a diciembre 31 de 2016, y Declaración de Renta correspondiente al mismo año.
3.3.4. Documentos Seguridad Social. Adjuntar certificado expedido por el Revisor Fiscal de la sociedad donde conste que la empresa se encuentra a Paz y Salvo con el pago de Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y con el pago de Aportes Parafiscales de los trabajadores a su cargo, correspondientes a los últimos seis (6) meses y de conformidad con la Ley 828 de 2003.
3.3.5. Registro Único Tributario – RUT. Fotocopia del Certificado expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
La falta de cualquiera de los documentos deberá ser subsanada en el término indicado por COLVATEL. Este aspecto no dará puntaje, pero habilitará o deshabitará financieramente la propuesta y se realizará con base en la información presentada por el OFERENTE: La evaluación analiza: Índice Liquidez (Activo corriente / Pasivo corriente) Mayor o igual a 1 CUMPLE Inferior a 1 NO CUMPLE Índice de Endeudamiento (Pasivo total / Activo total) Menor o igual a 60% CUMPLE Superior 60% NO CUMPLE
Capital de Trabajo (Activo Corriente – Pasivo corriente) Mayor $ 1.100. 000 CUMPLE Inferior o igual a $1.100.000 NO CUMPLE
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3.4. EVALUACIÓN TÉCNICA DE OFERENTES
Se calificará sobre 80 puntos distribuidos así: 3.4.1. EXPERIENCIA GENERAL (MÁXIMO 40 PUNTOS) La Experiencia general del OFERENTE se calificará con base en la antigüedad del OFERENTE en la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada; la calificación de este aspecto se realizará teniendo en cuenta la fecha del primer acto administrativo mediante el cual se le concedido permiso para operar como empresa de vigilancia privada, emanada de la Superintendencia de Vigilancia Privada o del Ministerio de Defensa Nacional, según sea el caso, el cual deberá aportar en la oferta para poder acceder a algún puntaje. La asignación del puntaje se hará de acuerdo con el siguiente cuadro:
ANTIGÜEDAD PUNTAJE
Igual ó Mayor a 30 años 40
Entre 25 años y menor de 30 años 36
Entre 20 años y menor 25 años 32
Entre 15 años y menor 20 años 28
Entre 10 años y menor 15 años 24
Entre 5 años y menor 10 años 20
3.4.2. COBERTURA NACIONAL (MÁXIMO 40 PUNTOS)
ACREDITACIÓN PUNTAJE
Quien acredite cinco (5) agencias, sucursales, establecimientos de
comercio o sede principal, en las siguientes ciudades: Bogotá,
Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Villavicencio.
40
Quien acredite cuatro (4) agencias, sucursales, establecimientos
de comercio o sede principal, en 4 de las siguientes ciudades:
Bogotá, Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Villavicencio.
36
Quien acredite tres (3) agencias, sucursales, establecimientos de
comercio o sede principal, en 3 de las siguientes ciudades: Bogotá,
Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Villavicencio.
32
Quien acredite dos (2) agencias, sucursales, establecimientos de
comercio o sede principal, en 2 de las siguientes ciudades: Bogotá,
Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Villavicencio.
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ACREDITACIÓN PUNTAJE
Quien acredite una (1) agencias, sucursales, establecimientos de
comercio o sede principal, en 1 de las siguientes ciudades: Bogotá,
Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Villavicencio.
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Quien no acredite agencias, sucursales, establecimientos de
comercio o sede principal 20
3.4.3. EXPERIENCIA ESPECIFICA
3.4.3.1. Experiencia en el mercado de Vigilancia y Seguridad Privada no menor a 5 años.
Para acreditar esta experiencia, EL OFERENTE deberá anexar tres (3) certificaciones correspondientes a igual número de contratos, expedidas por la respectiva empresa pública o privada contratante, a través de las cuales se acredite experiencia en contratos que identifiquen claramente en su objeto la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, así como también la de escoltas.
3.4.3.2. Una de estas tres (3) certificaciones debe corresponder a un contrato cuyo valor sea igual o superior a ($2.000.000.000) dos mil millones de pesos.
Las certificaciones incorporadas en la OFERTA deberán estar diligenciadas en el formato proporcionado por COLVATEL (Anexo No 5).
a. Certificaciones de Experiencia Servicios de Escoltas Motorizados Para acreditar esta experiencia el oferente deberá anexar dos (2) certificaciones correspondientes a igual número de contratos, expedidas por la respectiva empresa pública o privada contratante, a través de las cuales se acredite experiencia especifica en operación de equipos de escoltas motorizados a personas o mercancías. No serán válidas las certificaciones de contratos que globalicen todos los servicios autorizados por la SIVSP, pero que no especifiquen la prestación efectiva de los servicios de Escoltas motorizados. No serán válidas las certificaciones de contratos donde se certifiquen servicios de escolta a personas únicamente sin que se Especifique que se trató de servicios motorizados, entendiendo como motorizados el uso de motocicletas para la movilización del escolta. Todos los contratos certificados deberán haber sido celebrados y ejecutados en su totalidad, dentro de los últimos cinco (5) años anteriores, contados a partir de presentación de los documentos. El término de duración del contrato certificado deberá ser superior a seis (6) meses. Certificación de Experiencia en conformación de equipos motorizados de reacción y/o equipos de escolta motorizados.
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Las certificaciones incorporadas en la OFERTA deberán estar diligenciadas en el formato proporcionado por COLVATEL (Anexo No 5). En el evento que en un mismo documento se certifiquen específicamente las dos modalidades de servicio y cumpla con los demás criterios requeridos se considerara válida para ambos casos. Si los contratos informados fueron realizados con COLVATEL, no es indispensable la presentación de este certificado, pero sí deben indicarse los datos solicitados en el Anexo 6. “EXPERIENCIA DEL OFERENTE”, los cuales serán verificados en los archivos de la entidad. Para efectos de validar esta experiencia será considerada la fecha de prestación de los servicios. Para la conversión a SMMLV se utilizará fecha de prestación del servicio. En el evento de incluir varias vigencias se tomara el SMLMV de cada año. 3.4.3.3. Programa de Formación en temas relativos a la Vigilancia y Seguridad
Privada, Servicio al cliente. EL OFERENTE deberá entregar a COLVATEL el programa de formación a personal en asuntos relacionados con normatividad legal en servicios de vigilancia y seguridad privada, servicio al cliente, Derechos Humanos, hábitos Saludables, modus operandi delincuencial, detección de conductas sospechosas. 3.5. EVALUACIÓN ECONÓMICA
Las ofertas económicas se evaluarán y calificaran de acuerdo a los valores cotizados en la DESCRIPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS (Anexo 3), descripción que será la única que se tendrá en cuenta para el cálculo del costo total de la oferta. No obstante, se solicita cotizar otros servicios con el propósito de conocer los costos ofrecidos para servicios adicionales que se pueden llegar a requerir, sin que esto constituya una obligación por parte de COLVATEL de adquirir dichos servicios. Esta evaluación se realizará teniendo en cuenta la proyección de costos a 24 meses, de acuerdo en a las cantidades estimadas por COLVATEL. La calificación actuará de acuerdo con el siguiente procedimiento: Se retirarán las propuestas cuyo valor global estén por encima o supere el presupuesto. Obtendrá el mayor puntaje de 20 puntos, la oferta cuyo valor sea el más bajo de las ofertas hábiles. Los demás oferentes puntuaran en forma proporcional descendente, de acuerdo a la siguiente tabla.
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Oferta Económica PUNTAJE
Primero Puntaje Oferta Económica 20
Segundo Puntaje Oferta Económica 19
Tercer Puntaje Oferta Económica 18
Cuarto Puntaje Oferta Económica 17
Quinto Puntaje Oferta Económica 16
Sexto Puntaje Oferta Económica 15
Séptimo Puntaje Oferta Económica 14
Octavo Puntaje Oferta Económica 13
Noveno Puntaje Oferta Económica 12
Décimo Puntaje Oferta Económica 11
Décimo Primero Puntaje Oferta Económica 10
Décimo Segundo Puntaje Oferta Económica 9
Décimo Tercero Puntaje Oferta Económica 8
Décimo Cuarto Puntaje Oferta Económica 7
Décimo Quinto Puntaje Oferta Económica 6
Décimo Sexto Puntaje Oferta Económica 5
Décimo Séptimo Puntaje Oferta Económica 4
Décimo Octavo Puntaje Oferta Económica 3
Décimo Noveno Puntaje Oferta Económica 2
Vigésimo Puntaje Oferta Económica 1
El contrato se adjudicará sin perjuicio de su facultad de rechazar todas o algunas de las propuestas, cuya oferta se encuentre ajustada a los términos de referencia, que cumpliendo con todos los requisitos habilitantes antes mencionados y obtenga el más alto puntaje conforme a los criterios establecidos EL OFERENTE debe presentar la cotización de los bienes o servicios requeridos por dos años, para lo cual deberá tener en cuenta para su oferta económica un valor estimado que contemple los incrementos que por Ley se den al 1º de enero de cada año.
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CAPÍTULO IV
CONDICIONES CONTRACTUALES
4.1. OBJETO PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN LAS MODALIDADES FIJA, MÓVIL, CON O SIN ARMA, SIETE (7) ESCOLTAS MOTORIZADOS CON ARMAS Y MEDIO DE COMUNICACIÓN, PARA LA SEGURIDAD DE PERSONAS, BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y DEMÁS INFRAESTRUCTURA QUE COLVATEL S.A. UTILICE PARA EL DESARROLLO DE SU OBJETO SOCIAL Y QUE SE ENCUENTREN UBICADOS DENTRO DEL TERRITORIO COLOMBIANO PARÁGRAFO: El servicio objeto del presente contrato, será variable, es decir, podrá ser incrementado o disminuido de acuerdo a las necesidades de la operación de COLVATEL, previo requerimiento por parte del supervisor del contrato.
4.2. GARANTÍAS PARA EL CONTRATO El OFERENTE seleccionado se obliga a constituir póliza a favor de COLVATEL, que ampare:
1. Cumplimiento: por un 20% del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del contrato y seis (6) meses más.
2. Calidad de los bienes y servicios: por un 20% del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del contrato y seis (6) meses más.
3. Responsabilidad civil extracontractual: por un 30% del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del contrato. Debe amparar el uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada.
4. Salarios y Prestaciones Sociales: por un valor del 10% del valor total del contrato con una vigencia igual a la duración del contrato y tres (3) años más.
4.3. CESIÓN DEL CONTRATO El CONTRATISTA se obliga a no ceder el Contrato, sin la autorización previa, expresa y
escrita de COLVATEL.
4.4. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO Durante la ejecución del contrato, COLVATEL realizará el seguimiento y las auditorías que estime convenientes para verificar el correcto desarrollo del contrato, mediante el supervisor designado por el Presidente de la Compañía para tales funciones.
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4.5. DURACIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato en de dos (2) años. No obstante, el contrato que llegare a suscribirse podrá ser prorrogado antes de su vencimiento por el tiempo que COLVATEL considere conveniente.
4.6. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA En desarrollo del objeto contractual, EL CONTRATISTA se obliga a: 4.6.1. Prestar el servicio de vigilancia y seguridad de los bienes muebles e inmuebles
propios y puestos a disposición de COLVATEL, y cumplir con los principios, deberes y obligaciones que rigen la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada, de conformidad con lo establecido en el Articulo 74 del Decreto 356 de 1994.
4.6.2. Prestar el servicio de vigilancia de manera continua e interrumpida en todos los inmuebles donde se requiere el servicio.
4.6.3. Disponer todo lo necesario para cumplir con las condiciones técnicas y económicas
exigidas en la presente solicitud pública de ofertas y presentadas en su oferta.
4.6.4. Presentar la relación de los vigilantes, del relevo y de los escoltas, acompañada de
la identificación y las respectivas hojas de vida de los vigilantes y Escoltas.
4.6.5. Los servicios requeridos como adicionales podrán ser solicitados con tres horas de
anticipación, por lo cual el OFERENTE estará en capacidad de instalar el o los servicios previa notificación mediante correo electrónico o por escrito, con antelación mínima de cinco (05) horas.
4.6.6. Relevar a cualquiera de las personas con las que se ejecute el objeto contractual,
cuando así sea solicitado por COLVATEL, mediante correo electrónico o documento escrito, así como, asignar a otra persona que cumpla con las mismas o mejores calidades del ofrecido para que desempeñe las labores de quien ha sido relevado.
4.6.7. Prestar de acuerdo a la ubicación del inmueble y a la solicitud de los servicios, con
armas (revólver calibre 38), los cuales deberán contar con su munición y respectivos salvoconductos (vigentes) a nombre del contratista, para todas las armas ofrecidas para prestar el servicio.
4.6.8. En caso de variaciones del personal, el nuevo debe cumplir con las mismas o mejores
calidades del ofrecido, y deberá contar con la autorización previa y/o Visto Bueno por parte de COLVATEL.
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4.6.9. Garantizar que los vigilantes y el relevo deberá haber realizado el curso de vigilancia, introducción, actualizaciones y/o especializaciones o su equivalente por medio de una escuela de capacitación en vigilancia debidamente autorizada por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Para lo cual debe allegar, constancia del mismo.
4.6.10. Prestar los servicios con comunicación vía Avantel (PTT o Push To Talk) o con
radios de comunicaciones con sus accesorios; los cuales deberán contar con la cobertura necesaria para resguardar cada uno de los inmuebles en los cuales se va a prestar el servicio, así mismo en el caso de la seguridad móvil se deberá garantizar la comunicación en todo momento y la Geo-localización de los escoltas, para lo cual se deberá proporcionar un usuario web que permita visualizar dicha localización geográfica por parte de COLVATEL.
4.6.11. Suministrar un equipo adicional a fin de que la Oficina de Seguridad de COLVATEL
tenga comunicación directa con el personal de Seguridad en las instalaciones o sitios donde se prestan los servicios de Seguridad. Si se utilizan distintos medios de comunicación para los servicios fijos y los móviles, se debe tener en cuenta, para proporcionar uno de cada uno y poder garantizar la comunicación.
4.6.12. Realizar las pruebas de control de Alcohol y Drogas de manera aleatoria al personal
del dispositivo, allegando el informe de los resultados a la Jefatura de Seguridad de COLVATEL.
4.6.13. Realizar al menos una revista de supervisión durante el día (horas luz) y al menos
una revista de supervisión durante la noche en las instalaciones del COLVATEL y demás inmuebles o sitios donde se preste el servicio. Dichas revistas deben ser reportadas mensualmente a la Jefatura de Seguridad.
4.6.14. Garantizar el reemplazo de los servicios que por cualquier motivo no sean cubiertos
con el vigilante asignado a la hora del relevo, esto dentro de las dos (2) horas siguientes a la hora de relevo programado, haciendo claridad que todos los puestos estén cubiertos en todo momento.
4.6.15. Realizar al menos un reentrenamiento mensual al personal de seguridad asignado,
vigilantes y escoltas, estos registros deben ser aportados a la Jefatura de Seguridad de COLVATEL de forma mensual y acorde al plan o programa de entrenamiento anexado en la oferta, en el caso de los escoltas y personal que preste su servicio con arma de fuego, se debe realizar un ejercicio de tiro al menos cada 6 meses, del cual se debe allegar informe del ejercicio con registro fotográfico.
4.6.16. Controlar el acceso del personal externo y de los funcionarios de COLVATEL mediante
la presentación del carnet.
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4.6.17. Controlar la entrada y salida de los bienes, elementos y paquetes de las
instalaciones, todo elemento, equipo, herramienta o insumo debe contar con una autorización de salida por parte del jefe del área a la cual pertenece quien desee retirar el elemento, y esta autorización debe ser confrontada por el personal de Seguridad.
4.6.18. Presentar al supervisor del contrato o a quien este delegue los informes que se le
soliciten y se relacionen con el objeto del contrato, así como los demás requerimientos documentales, estos deben ser allegados a más tardar dentro de las 48 horas siguientes a la formalización de la solicitud.
4.6.19. Dar respuesta formal dentro de las 72 horas siguientes a la formalización de las
reclamaciones relacionadas con pérdidas o daños que se presenten por fallas o incumplimientos imputables a EL OFERENTE y/o sus vigilantes.
4.6.20. Mantener un Coordinador de contrato a disposición de la ejecución del mismo, para
que sea el enlace entre EL CONTRATISTA y COLVATEL, del mismo modo se garantizara un medio de comunicación directa entre el Jefe de Seguridad y el coordinador de enlace de la empresa de vigilancia durante la ejecución del contrato.
4.6.21. Allegar los Análisis de Riesgo y/o Estudios de Seguridad Física de los servicios
instalados dentro de los 45 Días Siguientes a la instalación de los mismos.
4.6.22. Defender en todas sus actuaciones los intereses de COLVATEL y obrar con lealtad
y buena fe en todas las etapas contractuales.
Constituir las garantías contractuales a favor de COLVATEL, en los términos que se establezcan en el contrato y mantenerlas vigentes hasta el término de ejecución del mismo por los valores y con los amparos previstos en éste
4.6.23. Garantizar que el personal a su cargo y destinado para la ejecución del contrato se le provea la dotación correspondiente y los elementos de protección personal y seguridad que se dispongan en la normatividad vigente sobre la materia, todas las herramientas, aplicativos, equipos y elementos de oficina necesarios para ejecutar en debida forma el objeto del contrato.
4.6.24. Pagar por su cuenta y riesgo todos los salarios, prestaciones legales y extralegales, pago de parafiscales, suministro de informes, elementos de higiene, del personal vinculado por contrato laboral, según lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas relacionadas y aplicables.
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4.6.25. Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato y la Ley, que a juicio del supervisor sean inherentes a la labor desempeñada.
4.7. PAGO POR COMPENSACIÓN:
Si en el momento en que EL CONTRATISTA presente una factura a COLVATEL existe una cuenta a cargo del CONTRATISTA y a favor de COLVATEL, por cualquier concepto tales como: sin limitarse a ellos, descuentos, multas, penalizaciones, señalados en el presente contrato, se faculta a COLVATEL a compensar de los conceptos a pagar al CONTRATISTA, las sumas que EL CONTRATISTA le adeude. Dicha cuenta a cargo del CONTRATISTA y a favor de COLVATEL, será notificada al mismo y EL CONTRATISTA tendrá quince (15) días para justificar las razones por las cuales no debe aplicarse la compensación. Si al cabo de los quince (15) días calendarios siguientes a la notificación, las explicaciones dadas o los soportes presentados no son satisfactorios para COLVATEL, se procederá a efectuar la compensación de las deudas. De esta forma EL CONTRATISTA acepta expresamente que el pago de la factura puede efectuarse mediante la aplicación automática de la compensación de deudas, tal y como lo establece el artículo 1715 del Código de Comercio. Para tales efectos, las partes acuerdan expresamente que la compensación opera de forma automática independientemente que estuviera aún vigente el plazo para el pago de alguna o algunas de las obligaciones a compensar, por lo que las partes expresamente consienten que estas serán en ese momento y en forma automática, totalmente exigibles. En caso que una vez verificada la compensación quedará un saldo a favor de COLVATEL. La parte obligada se compromete a asumir esta diferencia en forma inmediata.
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ANEXO No 1. CARTA DE PRESENTACION DE LA OFERTA Lugar y fecha Señores COLVATEL S.A. E.S.P. La Ciudad
REF.: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA EN LAS MODALIDADES FIJA, MÓVIL, CON O SIN ARMA, SIETE (7) ESCOLTAS MOTORIZADOS CON ARMAS Y MEDIO DE COMUNICACIÓN, PARA LA SEGURIDAD DE PERSONAS, BIENES MUEBLES E INMUEBLES Y DEMÁS INFRAESTRUCTURA QUE COLVATEL S.A. UTILICE PARA EL DESARROLLO DE SU OBJETO SOCIAL Y QUE SE ENCUENTREN UBICADOS DENTRO DEL TERRITORIO COLOMBIANO
ASUNTO: SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS _________ De acuerdo con lo que se estipula en esta solicitud de oferta, el suscrito __________________________ habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y sus adendas y recibidas las aclaraciones solicitadas, propone ejecutar la prestación de servicios de vigilancia y seguridad privada en las modalidades fija, móvil, escolta, con armas y sin armas, para la seguridad de personas, bienes muebles e inmuebles y demás infraestructura que COLVATEL S.A. E.S.P., Utilice para el desarrollo de su objeto social y que se encuentren ubicados dentro del territorio Colombiano. Los instructivos y descripciones, etc., adjuntos a la oferta, son de carácter general; por lo tanto, toda modificación a la solicitud Pública de Oferta está expresamente indicada en nuestra oferta. De ser aceptada nuestra oferta, nos comprometemos a aceptar un contrato de conformidad con lo establecido en los documentos de la contratación y a presentar la documentación requerida en la solicitud pública de ofertas. Ejecutaremos el contrato por los precios señalados en nuestra oferta, en los plazos definidos en ésta, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en la solicitud de oferta y previstas por las normas que rigen la contratación con COLVATEL S.A. E.S.P. y de conformidad con la aceptación de la oferta que se nos haga. Mantendremos vigente nuestra oferta durante noventa (90) días calendario, contados desde la fecha de cierre de la contratación; procederemos a ampliar su validez y la vigencia
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de la garantía de seriedad, si se diere el caso contemplado de prorrogar la fecha para la aceptación de la oferta. Declaramos que estamos libres de conflictos de intereses frente a COLVATEL S.A. E.S.P para la participación en el proceso de contratación. Si durante la ejecución del contrato se llegare a conocer una situación preexistente de conflicto de intereses, COLVATEL S.A. E.S.P podrá dar por terminado el contrato, sin indemnización alguna; y si tal situación de conflicto sobreviniere luego del inicio del contrato, COLVATEL S.A. E.S.P podrá autorizar que el CONTRATISTA ceda el contrato a favor de un tercero que cumpla los requisitos exigidos en esta solicitud de oferta, o dar por terminado el contrato con justa causa, en ambos casos sin derecho a indemnización. Declaramos que el capital, inversiones y demás bienes que conforman la sociedad y la de sus socios, así como los recursos que empleará en el desarrollo de las eventuales relaciones comerciales con COLVATEL S.A. E.S.P., provienen de actividades lícitas, siendo ésta una condición indispensable para generar o mantener cualquier clase de relación contractual con COLVATEL S.A. E.S.P., siendo una consideración fundamental e indispensable relativa a la persona. Igualmente que tenemos pleno conocimiento que COLVATEL S.A. E.S.P excluye de sus políticas de pagos, entregas o dádivas a terceros o a sus empleados para obtener beneficios en la celebración, adjudicación o acceso a información privilegiada, de manera que cualquier comportamiento o acción en este sentido no es aceptable y en caso de presentarse dará lugar a la no suscripción o terminación de cualquier relación contractual, sin perjuicio de las acciones legales que halla a lugar. Declaramos finalmente que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que COLVATEL S.A. E.S.P considere necesarias para verificar su exactitud, y en caso de no ser ello satisfactorio para COLVATEL S.A. E.S.P, conforme a las exigencias de los documentos de la contratación, entendemos que nuestra oferta sea eliminada. Manifestamos expresamente que la información que tiene el carácter de reservada en la presente oferta es la siguiente: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Con fundamento en las siguientes normas: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ Atentamente, Nombre de la compañía PROPONENTE: _____________________________
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NIT: ___________________________________________________________ Representante legal: _____________________________________________ Firma: _________________________________________________________ Cédula de ciudadanía: ____________________________________________ Dirección del OFERENTE ______________________________________ Ciudad: ________________________________________________________ Teléfono (s): _______________________, Fax: ________________________ E-mail: _________________________________________________________
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ANEXO 2.
AUTORIZACIÓN PARA LA CONSULTA Y REPORTE A LA CENTRAL DE INFORMACIÓN DE LA ASOCIACIÓN BANCARIA, DATACREDITO Y ENTIDADES
FINANCIERAS. Declaro que la información que he suministrado es verídica y doy mi consentimiento expreso e irrevocable a COLVATEL S.A. ESP., o a quien sea en el futuro el acreedor de la obligación garantizada: a) Consultar, en cualquier tiempo, en las centrales de riesgo toda la información
relevante para conocer mi desempeño como deudor, mi capacidad de pago o para valorar el riesgo futuro de concederme un crédito.
b) Reportar a las centrales de información de riesgo datos, tratados o sin tratar, tanto
sobre el cumplimiento oportuno como sobre el incumplimiento, si lo hubiere, de mis obligaciones crediticias, o de mis deberes legales de contenido patrimonial, de tal forma que éstas presenten una información veraz, pertinente, completa actualizada y exacta de mi desempeño como deudor después de haber cruzado y procesado diversos datos útiles para obtener una información significativa.
c) Enviar la información mencionada a las centrales de riesgo de manera directa y,
también, por intermedio de la Superintendencia Bancaria o las demás entidades privadas que ejercen funciones de vigilancia y control, con el fin de que éstas puedan tratarla, analizarla, clasificarla y luego suministrarla a dichas centrales.
d) Conservar, tanto en COLVATEL S.A. ESP, como en las centrales de riesgo, con la
debida actualización y durante el período necesario señalado en sus reglamentos la información indicada en los literales b) y e) de esta cláusula.
e) Suministrar a las centrales de información de riesgo datos relativos a mis solicitudes
de crédito, así como otros atinentes a mis relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que yo haya entregado o que consten en registros públicos, bases de datos privadas o documentos públicos.
f) Reportar a las centrales de riesgo mi comportamiento relativo al pago de las tarifas
de servicios públicos y demás deberes constitucionales y legales. g) Reportar a las autoridades tributarias, aduaneras o judiciales la información que
requieran para cumplir sus funciones de controlar y velar el acatamiento de mis deberes constitucionales y legales.
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La autorización anterior no me impedirá ejercer mi derecho a corroborar en cualquier tiempo que la información suministrada es veraz, completa, exacta y actualizada, y en caso de que no lo sea, a que se deje constancia de mi desacuerdo, a exigir su rectificación y a que se informe sobre las correcciones efectuadas. Tampoco liberará a las centrales de información de la obligación de indicarme, cuando yo lo pida, quién consultó mi historia de desempeño crediticio durante los seis meses anteriores a mi petición. La autorización anterior no permite a COLVATEL S.A. ESP, y a las centrales de información de riesgo divulgar la información mencionada para fines diferentes, primero, a evaluar los riesgos de concederme una garantía, segundo, a verificar por parte de las autoridades privadas competentes el cumplimiento de mis deberes constitucionales y legales y, tercero, a elaborar estadísticas y derivar, mediante modelos matemáticos, conclusiones de ellas. Declaro haber leído cuidadosamente el contenido de esta cláusula y haberla comprendido a cabalidad, razón por la cual entiendo sus alcances y sus implicaciones. Nombre C.C. No. Nota: Este compromiso deberá ser firmado por el Representante Legal del OFERENTE.
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ANEXO No. 3DESCRIPCIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS REQUERIDOS
Los servicios de Seguridad y Vigilancia física estática o móvil (armada y/o sin arma), se proyectan,
pero no se limitan a las siguientes sedes y en las siguientes cantidades, cantidades que pueden ser
variables dependiendo de la operación de COLVATEL:
SEDE TIPO DE SERVICIO CANTIDAD VALOR
MENSUAL VALOR TOTAL
Cofradía Portería Vigilante - 24 Horas Permanentes de Lunes a Domingo, sin Arma.
1
Cofradía Recorredor
Vigilante - 12 Horas, diurnas de Lunes a Viernes, no incluye los festivos, (Sin Arma) de 06:00 a 18:00
1
Puente Aranda Portería
Vigilante - 24 Horas Permanentes de Lunes a Domingo, Con Arma.
1
Puente Aranda Bodega
Vigilante - 12 Horas, diurnas de Lunes a Sábado, no incluye los festivos, (Sin Arma) de 06:00 a 18:00
1
Otra Sedes(Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Villavicencio),
Vigilante - 24 Horas Permanentes de Lunes a Domingo, Con Arma.
1
Escoltas Seguridad Móvil
Escolta Motorizado, 12 Horas de Lunes a Sábado, no incluye festivos, con arma, medio de comunicación, Geo- referenciación.
Valor unitario por (01) servicio
Valor Total (08) servicios
Personal para el apoyo de la operación.
Técnico (operador de medios tecnológicos o investigador) con una experiencia mínima de 2 años. Este personal desarrollará sus labores en el Centro de Gestión de Seguridad de COLVATEL
1
*valores antes de IVA EL OFERENTE conoce que la cantidad de servicios puede variar de manera ascendente o descendente
de acuerdo a las necesidades de operación, cambio en las condiciones de seguridad, aumento o
descenso de los niveles de riesgo o condiciones generales de seguridad Nacional, Regional o en particular de COLVATEL.
De igual forma el oferente debe prever la cotización de los servicios, requeridos en el (Anexo No 4)
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ANEXO No. 4 CUADRO DE SERVICIOS ADICIONALES A COTIZAR
El presente anexo cubre los servicios que dentro del histórico operacional de COLVATEL, se pueden
llegar a requerir.
SERVICIO CANTIDAD VALOR
UNITARIO
Servicio de Examen Técnico de Poligrafía Especifico 1
Servicio de Examen Técnico de Poligrafía No Especifico 1
Servicio de vigilancia 8 horas nocturnas, con arma no letal,
(estático en calle aseguramiento de infraestructura expuesta.)
1
Eventuales, Escolta Fuera del perímetro urbano de Bogotá,
Municipios de Cundinamarca, prestado con los escoltas pertenecientes al dispositivo.
1
Operador Medios tecnológicos (OMT) – 12 horas diurnas, de
lunes a sábado sin festivos. 1
Operador Medios tecnológicos (OMT) – 24 horas. 1
Escolta Motorizado 01 servicio de 24 horas con arma y medio
de comunicación (por demanda) 1
Escolta Motorizado 12 horas diurno, con arma y medio de
comunicación. (por demanda) 1
Escolta Motorizado 12 horas nocturno, con arma y medio de comunicación. (por demanda)
1
Servicio vigilancia fija adicional, 12 horas Diurnas sin arma. 1
Servicio vigilancia fija adicional, 12 Nocturnas sin arma. 1
Servicio vigilancia fija adicional, 12 horas Diurnas con arma. 1
Servicio vigilancia fija adicional, 12 horas Nocturnas con
arma. 1
*Valores antes de IVA EL OFERENTE conoce que la cantidad de servicios puede variar de manera ascendente o descendente de acuerdo a las necesidades de operación, cambio en las condiciones de seguridad, aumento o descenso de los niveles de riesgo o condiciones generales de seguridad Nacional, Regional o en particular de COLVATEL.
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ANEXO 5. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN
Persona natural
________________________________________________, identificado (a) como aparece al pie de
mi firma, manifiesto expresamente mi voluntad de asumir el presente COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN
Persona jurídica
________________________________________________, identificado (a) como aparece al pie de
mi firma, en mi condición de Representante Legal de la empresa denominada ______________________________________________________, manifiesto expresamente mi
voluntad de asumir el presente COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN, teniendo en cuenta las siguientes CONSIDERACIONES:
1. Que la Compañía Colombiana de Servicios de Valor Agregado y Telemáticos COLVATEL en adelante COLVATEL, se encuentra interesada en realizar una solicitud Pública de Ofertas para
contratar los bienes o servicios requeridos para su operación o para el desarrollo de su objeto social.
2. Que es de mi interés apoyar la acción de COLVATEL para fortalecer la transparencia en sus procesos de contratación, y la responsabilidad de rendir cuentas, motivo por el cual declaro que:
a) ni en el capital de la sociedad, ni los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que llegare a suscribirse con COLVATEL, provienen de actividades ilícitas; b) ni la sociedad, ni
los socios o accionistas, ni los Representantes Legales o administradores de la empresa que represento, tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de COLVATEL; c) ni
la sociedad, los socios o accionistas, representantes o administradores de la empresa que
represento, se encuentran incursos en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Constitución Política y en la Ley, para la presentación de la oferta y para la
celebración y ejecución del contrato que eventualmente se adjudique.
3. Que reconozco que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda
en beneficio no sólo de COLVATEL, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará al proveedor o contratista que ofrezca las mejores
condiciones.
4. Que como oferente reconozco que la presentación de propuestas en este proceso, se efectúa en
un entorno imparcial y competitivo y no sujeto a presiones o abusos. 5. Que conozco el Manual de Contratación de COLVATEL, su Carta de Valores, los términos de
referencia o condiciones de Solicitud Pública de Oferta y sus adendas, los cuales se encuentran publicados en su página web (www.colvatel.com).
6. Que para participar en el proceso de contratación a que se refiere el presente compromiso, se
ha estructurado una propuesta seria, con información fidedigna y una oferta económica ajustada
a la realidad que asegura la ejecución del contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en los términos de referencia o Solicitud de Ofertas Públicas y sus adendas.
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7. Que como oferente estimo conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales y, por lo
tanto, suscribo el presente documento unilateral que se regirá por las siguientes cláusulas:
CLÁUSULA PRIMERA. COMPROMISOS ASUMIDOS:
Con la suscripción del presente documento asumo los siguientes compromisos:
1.1. Actuaré en el presente proceso de contratación con estricto apego a las normas jurídicas
aplicables a esta modalidad de contratación, y a los comportamientos éticos y buenas prácticas
empresariales establecidas en la Carta de Valores de COLVATEL y en su Código de Buen Gobierno Corporativo;
1.2. Me abstendré de realizar u ofrecer, directa o indirectamente pagos de comisiones o dádivas,
sobornos u otra forma de halago a empleado, colaborador o administrador de COLVATEL o de utilizar medios de presión con ocasión del proceso en el que participo;
1.3. Adoptaré las medidas requeridas, a fin de evitar que mis empleados, dependientes, subordinados o contratistas, lo hagan en mi nombre;
1.4. Impartiré instrucciones y adoptaré medidas tendientes a evitar que mis empleados y agentes,
o cualquier otro representante, incurra en conductas violatorias del presente compromiso,
exigiéndoles en todo momento el cumplimiento de las leyes de la República de Colombia, y especialmente el de aquellas que rigen el presente proceso de selección y la relación
contractual que podría derivarse del mismo, imponiendo a aquellos la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los empleados, colaboradores y/o
administradores de COLVATEL, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que puedan influir sobre dichos empleados;
1.5. Cumpliré con rigor los lineamientos de COLVATEL en el curso del presente proceso de contratación, establecidos en su Manual de Contratación, Código de Buen Gobierno
Corporativo, Carta de Valores y demás normatividad interna y en caso de desacuerdo, acudiré a los mecanismos jurídicos establecidos en la Ley;
1.6. No celebraré acuerdos ni incurriré en actos o conductas que tengan por objeto coludir en el presente proceso de selección.
1.7. Denunciaré con la debida justificación y de manera inmediata ante las autoridades
competentes, las directivas de COLVATEL, y/o demás órganos de vigilancia y control,
cualquier omisión o actuación irregular o sospechosa, contraria a la moral y a las buenas costumbres o a los comportamientos éticos establecidos en el Manual de Contratación, Código
de Buen Gobierno Corporativo y Carta de Valores de COLVATEL, llevada a cabo por empleados, colaboradores y/o administradores de COLVATEL y/o por parte de los demás
oferentes.
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CLÁUSULA SEGUNDA. CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO:
En caso de incumplimiento comprobado de los compromisos que se adquieren bajo el presente
documento, la sociedad que represento quedará inhabilitada por cinco (5) años para participar en cualquier proceso de contratación que se adelante en COLVATEL, sin perjuicio de las demás
sanciones a que haya lugar, y que se encuentren establecidas en la ley o en el Código de Bueno
Gobierno de la compañía.
En constancia de lo anterior lo suscribo en Bogotá, D. C., a los
___________________________________.
_______________________________
Nombre: C. C.
Sociedad (solo para personas jurídicas):
Nota: Este compromiso deberá ser firmado por el oferente o Representante Legal del oferente y ser
presentado como anexo de la propuesta o cotización (este anexo no da puntaje).
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ANEXO No.6 CERTIFICACIÓN DE EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE CONTRATOS
Entidad Contratante
Sector Público ☐ Sector Privado ☐ Mixta ☐
Razón Social Nit Dirección Teléfono
Entidad Contratista Razón Social Nit Dirección Teléfono
Número de contrato
Objeto del Contrato
Duración del Contrato Fecha Firma del Contrato Fecha Inicio Fecha de Terminación
Valor Inicial del Contrato Estado del Contrato
Otrosí No 1
Otrosí No 2
Otrosí No 3
Valor Total del Contrato
Personal Asignado / Utilizado, y número de puestos
Coordinadores Número de Puestos
Supervisores Número de Puestos
Escoltas a personas Número de Puestos
Escoltas motorizado Número de Puestos
Vigilantes Número de Puestos
Total de Puestos
Calificación Excelente Buena Regular Mala
Calidad ☐ ☐ ☐ ☐
Cumplimiento ☐ ☐ ☐ ☐
Seriedad ☐ ☐ ☐ ☐
¿La empresa fue sancionada durante el tiempo de ejecución del contrato?
Tiempo de reemplazo del
personal
Lugares (ciudades) de Prestación de los servicios
Firma del Representante Legal
Nombre de quien certifica Identificación
Cargo Fecha de Expedición
