Compoendio Obligaciones Area Administrativa

2

PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN

Este documento presenta el compendio de normas de competencia laboral para los procesos de

apoyo y/o áreas de Gestión de Servicios Administrativos del país, identificadas a través de la mesa

de concertación de competencias laborales, convocada por la Escuela Superior de Administración

Pública y el Departamento Administrativo de la Función Pública, en desarrollo del mandato de la Ley

909 del 2004.

Contiene el mapa de contribuciones individuales, así como las competencias que los servidores

públicos deben desarrollar para cumplir con los estándares de calidad que se exigen hoy para llevar

a cabo las funciones requeridas en el proceso de apoyo de la Gestión Administrativa de las

entidades del estado colombiano

La Escuela Superior de Administración Pública agradece el apoyo recibido del Departamento

Administrativo de la Función Pública, DAFP, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, INCODER,

la Procuraduría General de la Nación, y servidores públicos de la ESAP, quienes aportaron el

conocimiento y la experiencia de sus profesionales y asesores expertos para el desarrollo de los

productos que hoy se entregan

El mapa de funciones y los estándares de competencia laboral, fueron elaborados y validados en el

año 2010, con las Áreas Administrativas de las entidades participantes.

3

EEQQUUIIPPOO TTÉÉCCNNIICCOO 22001100

ALDEMAR MENDOZA CUBILLOS Departamento Administrativo de la Función Pública

CARLOS ALBERTO CORTES OLAYA Procuraduría General de la Nación

FLOR IBEL SANCHEZ MORENO Procuraduría General de la Nación

JOSE IGNACIO GUERRERO CELY Escuela Superior de Administración Pública

VICTOR MANUEL CUERVO GARZÓN Escuela Superior de Administración Pública

GILBERTO MORALES Escuela Superior de Administración Pública

MARIA ISABEL ZAMBRANO MUÑOZ Instituto Colombiano de Desarrollo Rural

GIOVANI CABRERA SARMIENTO Instituto Colombiano de Desarrollo Rural

MAHA MUVDY Escuela Superior de Administración Pública ESAP

MARTHA E SERRANO CH Metodóloga Experta, Escuela Superior de Administración

Pública, ESAP

4

EENNTTIIDDAADDEESS VVAALLIIDDAANNTTEESS

LLaa EEssccuueellaa SSuuppeerriioorr ddee AAddmmiinniissttrraacciióónn PPúúbblliiccaa aaggrraaddeeccee llaa ppaarrttiicciippaacciióónn ddee llooss

sseerrvviiddoorreess ppúúbblliiccooss ddee llaass ÁÁrreeaass ddee SSeerrvviicciiooss AAddmmiinniissttrraattiivvooss ddee llaass ssiigguuiieenntteess

eennttiiddaaddeess qquuee ppaarrttiicciippaarroonn eenn llaa vvaalliiddaacciióónn ddee llaass UUnniiddaaddeess ddee CCoommppeetteenncciiaa

llaabboorraall:

Departamento Administrativo de la Función Pública

Procuraduría General de la Nación

Instituto de Desarrollo Rural, INCODER

Escuela Superior de Administración Pública

5

IINNDDIICCEE

Mapa funcional

UUnniiddaaddeess ddee CCoommppeetteenncciiaa

DDIIRREECCCCIIOONN YY PPLLAANNEEAAMMIIEENNTTOO

Unidad 1. Determinar necesidades de bienes y servicios según

procedimientos

1.1. Consolidar los planes de necesidades de bienes y

servicios de las dependencias según procedimientos

1.2. Priorizar las necesidades de bienes y servicios teniendo

en cuenta histórico de consumo, metas institucionales y

marcos presupuestales

Unidad 2. Elaborar anteproyecto de presupuesto de acuerdo

con necesidades de contratación identificadas y en los

formularios establecidos.

2.1. Clasificar la información de acuerdo con la Ley de

Presupuesto

2.2. Presentar para aprobación ante competente de

acuerdo con procedimientos

CCOOMMPPRRAASS YY AADDQQUUIISSIICCIIOONNEESS

Unidad 3. Elaborar plan de adquisición de bienes y servicios

(plan de compra)s según necesidades y procedimiento.

3.1. Distribuir y desagregar presupuesto de acuerdo con

prioridades establecidas.

6

3.2. Estructurar plan de adquisición de bienes y servicios según

procedimientos.

CONTRATACIÓN

Unidad 4. Realizar estudios de conveniencia y oportunidad de la

contratación de acuerdo con procedimiento establecido

4.1. Realizar estudios de mercado según procedimientos

4.2. Realizar análisis de riesgos de contratación y de implicaciones

para cada contratista según normatividad vigente.

4.3. Elaborar justificación de la contratación de acuerdo con los

parámetros técnicos establecidos.

4.4. Elaborar estudios de pre factibilidad y factibilidad en los casos

requeridos de acuerdo con los parámetros requeridos.

Unidad 5. Elaborar pliegos teniendo en cuenta normatividad vigente

5.1. Establecer términos y condiciones según normatividad vigente

5.2. Dar respuesta a observaciones al proyecto de pliegos según

criterios de la entidad.

Unidad 6. Ajustar pliegos o términos de referencia entregados a

proponentes según observaciones recibidas.

6.1. Realizar audiencia de aclaraciones, cuando sea el caso, según

la normatividad vigente.

6.2. Elaborar adendas y aclaraciones a los pliegos según criterios de

la entidad.

Unidad 7. Respaldar presupuestalmente la contratación en los

tiempos requeridos y según procedimientos.

7.1. Solicitar certificados de disponibilidad presupuestal según

procedimientos.

7.2. Autorizar vigencias futuras cuando sea el caso, de acuerdo con

7

normatividad.

Unidad 8. Ordenar apertura del proceso de contratación según

procedimientos establecidos

8.1. Elaborar acto administrativo de apertura según normatividad

vigente

8.2. Ordenar apertura del proceso de contratación.

Unidad 9. Recibir ofertas según procedimientos y normatividad

vigente.

9.1. Verificar condiciones de las ofertas según procedimientos

9.2. Elaborar actas de recepción de ofertas en los formatos

establecidos.

Unidad 10. Calificar propuestas de acuerdo con criterios establecidos

y comparación de precios del RUPR del SICE cuando haya lugar.

10.1. Establecer los criterios de evaluación teniendo en cuenta

normatividad vigente.

10.2. Valorar las propuestas según criterios establecidos.

10.3. Ajustar la evaluación de acuerdo con las observaciones

recibidas al informe.

Unidad 11. Adjudicar contratos según procedimientos establecidos.

11.1. Realizar audiencia de adjudicación cuando sea el caso,

atendiendo normatividad vigente.

11.2. Expedir acto administrativo de adjudicación según


11.3. Notificar adjudicación por los medios establecidos según


Unidad 12. Elaborar contrato de conformidad con las reglas

establecidas en la normatividad vigente.

12.1. Determinar el régimen tributario del contrato de acuerdo con

8

las reglas establecidas en la normatividad vigente.

12.2. Redactar las cláusulas del contrato de acuerdo con el pliego

de condiciones o términos de referencia.

Unidad 13. Asegurar que el contrato sea formalizado de acuerdo

con la normatividad vigente.

13.1. Legalizar el contrato según procedimientos establecidos.

13.2. Verificar el cumplimiento de requisitos para el

perfeccionamiento del contrato según normatividad vigente.

Unidad 14. Determinar condiciones de inicio del contrato.

14.1. Establecer términos de inicio según criterios establecidos.

14.2. Suscribir acta de inicio en los formatos y tiempos establecidos,

cuando aplique.

Unidad 15. Realizar seguimiento técnico, administrativo y financiero

del contrato de acuerdo con lo establecido en el mismo.

15.1. Evaluar la ejecución del contrato, de acuerdo con estándares y

normas técnicas establecidas.

15.2. Aprobar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del

contrato.

15.3. Gestionar modificaciones al contrato de acuerdo con revisiones

y evaluaciones realizadas cuando sea el caso.

Unidad 16. Liquidar contrato según procedimiento y normatividad

vigente.

16.1. Preparar el proyecto de acta de liquidación de acuerdo con la

evaluación del contrato.

16.2. Determinar las condiciones de finalización del contrato según

ejecución del mismo.

9

AASSEEGGUURRAAMMIIEENNTTOO DDEE BBIIEENNEESS

Unidad 17. Adquirir el programa de seguros de la Entidad, según

procedimientos

17.1. Consolidar información de los bienes y servicios a asegurar, de

acuerdo con las características y condiciones técnicas de las

pólizas que conforman el programa de seguros de la entidad

17.2. Verificar la expedición de las pólizas y la reclamación de

siniestros según procedimientos

ALMACENAMINETO DE BIENES

Unidad 18. Registrar los bienes según procedimientos y normas

vigentes

18.1. Cotejar físicamente los bienes contra documento soporte

según procedimientos y normas vigentes

18.2. Ingresar los bienes al sistema de información según

procedimientos

18.3. Codificar los bienes teniendo en cuenta normatividad vigente

Unidad 19. Almacenar los bienes según procedimientos y normas

vigentes

19.1. Adecuar espacio físico según especificaciones de

almacenaje

19.2. Ordenar bienes en espacio físico de acuerdo con

requerimientos técnicos (Método PEPS)

Unidad 20. Egresar el bien del sistema según procedimientos

20.1. Verificar requerimientos contra existencias e históricos de

consumo

20.2. Descargar bien en los sistemas establecidos

10

Unidad 21. Entregar el bien teniendo en cuenta los planes

establecidos

21.1. Programar la entrega de los bienes de acuerdo con

prioridades establecidas

21.2. Legalizar entrega del bien según procedimiento

PRESTACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

Unidad 22. Organizar la prestación del servicio según

requerimientos y políticas

22.1. Programar la prestación del servicio según requerimientos y


22.2. Gestionar la provisión de los servicios generales según


Unidad 23. Coordinar la logística de los servicios generales según

procedimientos

23.1. Distribuir el personal de servicios generales según actividades

establecidas

23.2. Entregar insumos y materiales de servicios generales según

procedimiento

Unidad 24. Supervisar la prestación de los servicios generales según

procedimientos

24.1. Verificar cumplimiento de los servicios generales en los

tiempos establecidos

24.2. Elaborar informes de gestión y avance de indicadores del

servicio periódicamente

11

MANTENIMIENTO DE BIENES

Unidad 25. Planear el mantenimiento de los bienes según

necesidades

25.1. Identificar necesidades de mantenimiento según

procedimiento

25.2. Verificar recursos para el mantenimiento en el tiempo previsto

25.3. Programar las rutinas de mantenimiento preventivo de la

infraestructura básica de la Entidad y la ejecución de los trabajos

de mantenimiento correctivo cuando sea necesario, con sujeción

al Plan Anual de Mantenimiento.

Unidad 26. Tramitar solicitudes del servicio de mantenimiento

según procedimiento

26.1. Asignar responsables del servicio de mantenimiento según su

tipo y especialidad

26.2. Determinar clase del servicio de mantenimiento según

requerimientos

Unidad 27. Ejecutar los servicios de mantenimiento siguiendo

normas establecidas

27.1. Realizar diagnóstico del requerimiento del servicio de

mantenimiento en sitio

27.2. Realizar mantenimiento de acuerdo con parámetros

establecidos

27.3. Reportar ejecución del servicio en formatos establecidos

Unidad 28. Verificar el cumplimiento del servicio de mantenimiento

periódicamente

28.1. Comprobar la realización del servicio mediante firmas

28.2. Llevar registros del uso de recursos periódicamente

12

CONTROL DE INVENTARIOS

Unidad 29. Programar toma física de bienes según políticas y

normas establecidas

29.1. Concertar toma física de bienes con interesados en los

tiempos previstos

29.2. Preparar documentación para toma física según

procedimientos

Unidad 30. Hacer la toma física según procedimiento

30.1. Relacionar los bienes tangibles existentes en los formatos

establecidos y en presencia del responsable de los bienes

30.2. Confrontar inventario individual contra físico

30.3. Reportar faltantes y sobrantes a las instancias establecidas

Unidad 31. Depurar la toma física de acuerdo con hallazgos

31.1. Trasladar bienes al responsable según procedimiento

31.2. Incorporar sobrantes al inventario según procedimiento

Unidad 32. Identificar bienes no útiles a la entidad en inservibles u

obsoletos y pérdida según criterios establecidos

32.1. Clasificar bienes en desuso según criterios técnicos

32.2. Tramitar conceptos técnicos de acuerdo con su tipología

32.3. Gestionar aprobación de baja de los bienes en las instancias

requeridas

Unidad 33. Transferir (Subastar)bienes de acuerdo con su tipología,

normatividad y procedimientos establecidos

33.1. Tramitar la publicación de la información del bien a donar en

los medios establecidos

33.2. Estudiar solicitudes de interesados según procedimientos

13

33.3. Entregar bien de acuerdo con políticas establecidas

Unidad 34. Rematar bienes de acuerdo con instructivos y normas

vigentes

34.1. Documentar los bienes a subastar según procedimientos.

34.2. Dar concepto sobre ofertas base de la entidad subastadora

según procedimientos y políticas establecidas

34.3. Entregar bienes al comprador mediante acta y según

procedimientos internos

34.4. Retirar del inventario de la entidad los bienes dados de baja

de acuerdo con procedimiento establecido

Unidad 35. Destruir bienes según procedimientos y normativa

vigente

35.1. Preparar documentación de destrucción del bien en

presencia de testigos y autoridades competentes

35.2. Eliminar físicamente el bien según sus características

Unidad 36. Registrar contablemente la baja según procedimientos

36.1. Reportar a contabilidad la novedad con soportes respectivos

36.2. Verificar el registro contable de las bajas periódicamente

Administrar los bienes y

servicios institucionales

siguiendo

procedimientos

establecidos, y teniendo en cuenta

políticas institucionales

y normatividad

vigente, con el fin de

garantizar el cumplimiento de la

misión institucional y la

satisfacción de los

clientes internos y

externos

1.Planear la administración de

los bienes y serviciosinstitucionales de acuerdo conla política, necesidades y

normas vigentes

2.Proveer bienes y servicios de

acuerdo con políticas, planes,procedimientos y períodos detiempoestablecidos

4. Controlar los bienes y servicios

de acuerdo con procedimientos,políticas y normatividad vigentes

3. Mantener bienes y servicios de

manera preventiva y correctivasiguiendo planes y en períodosde tiempo establecidos

MAPA FUNCIONAL GESTION DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

15

Administrar los

bienes y servicios institucionales

siguiendo

procedimientos establecidos, y

teniendo en cuenta políticas institucionales y

normatividad vigente, con el

fin de garantizar el cumplimiento

de la misión

institucional y la satisfacción de

los clientes internos y externos

1.Planear la

administraciónde los bienes yservicios

institucionalesde acuerdo

con la política,necesidades ynormas vigentes

1.1. Determinar

necesidades debienes y serviciossegún

procedimientos

1.2.Diseñar

planes, deadquisiciónde bienes y

servicios deacuerdo con

parámetrosestablecidos

1.1.1. Consolidar

planes de necesidadesde bienes y serviciosde las dependencias

según procedimientos

1.1.2. Priorizar las

necesidades debienes y serviciosteniendo en cuenta

histórico de consumo,metas institucionales y

marcospresupuestales

1.2.1 Gestionaranteproyecto presupuestalde acuerdo conprioridades establecidas

1.2.2.. Elaborar plan deadquisición de bienes yservicios (plan decompra)s segúnnecesidades y

procedimiento

sigue

U1

1.2.1 Apropiar elpresupuesto segúnnecesidades

MAPA FUNCIONAL GESTION DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

16

Administrar los

bienes y servicios institucionales

siguiendo

procedimientos establecidos, y

teniendo en cuenta políticas institucionales y

normatividad vigente, con el

fin de garantizar el cumplimiento

de la misión

institucional y la satisfacción de

los clientes internos y externos

1.Planear la

administración

de los bienes y

servicios

institucionales

de acuerdo

con la política,

necesidades y

normas

vigentes1.2.Diseñar planes,

de adquisición de

bienes y servicios de

acuerdo con

parámetros

establecidos

1.2.1 Elaborar

anteproyecto de

presupuesto de

acuerdo con

necesidades de

contratación

identificadas y en

los formularios

establecidos

1.2.3..Elaborar

plan de

adquisición de

bienes y

servicios (plan

de compra)s

según

necesidades y

procedimiento

sigue

1.2.1.1. Clasif icar la

información de acuerdo con

la Ley de Presupuesto

1.2.1.2. Presentar para

aprobación ante

competente de acuerdo con

procedimientoss instancias

establecidas

1.2.2.2 Distribuir el

presupuesto según

necesidades de las

áreas

1.2.3.2. .Estructurar plan

de adquisición de bienes

y servicios según

procedimientos

U2

U3

17

2.Proveer

bienes yservicios deacuerdo con

políticas,planes,

procedimientos y períodosde tiempo

establecidos

2.1.Adquirir los

bienes y servicios

según

procedimientos y

normas vigentes

2.1.1.Comprar los

bienes y servicios

teniendo en cuenta

normatividad vigente

y procedimientos

establecidos

2.1.2.Asegurar los

bienes y servicios


2.1.1.3.Seleccionar

proveedor segúnprocedimientos y normasvigentes

2.1.1.4.Celebrar contratos

en formatos establecidos ysegún normativa vigente

2.1.1.1.Hacer estudios

previos siguiendoprocedimientosestablecidos

2.1.1.2Elaborar pliegos

teniendo en cuentanormatividad vigente

2.1.2.2.Verificar la expedición de las

pólizas y la reclamación de siniestros


2.1.2.1.Remitir reporte de los bienes a

asegurar según procedimientos y

clasificación técnica establecidaU 17

18

2.Proveer

bienes y

servicios de

acuerdo

con

políticas,

planes,

procedimie

ntos y

períodos

de tiempo

establecid

os

2.1.Adqu

irir los

bienes y

servicios

según

procedi

mientos

y normas

vigentes

2.1.1.Compr

ar los bienes

y servicios

teniendo en

cuenta

normativida

d vigente y

procedimien

tos

establecidos

2.1.1. Realizar

estudios de

conveniencia y

oportunidad de

la contratación

de acuerdo con

procedimiento

establecido

2.1..2Elaborar

pliegos teniendo

en cuenta

normatividad

vigente

2.1.1.2. Realizar análisis de riesgos de

contratación y de implicaciones para

cada contratista según normatividad

2.1.1.3. Elaborar justificación de la

contratación de acuerdo con los

parámetros técnicos establecidos U.4.3.

.2.1.1.4. Elaborar estudios de pre

factibilidad y factibilidad, en los casos

necesarios, de acuerdo con los

parámetros

2.1.1.1. Realizar estudios de mercado


2.1.2.1. Establecer términos y

condiciones según normatividad

vigente

2.1.2.2. Dar respuesta a observaciones a

pre pliegos según criterios de la entidad

U5

U4

2.1.3. Ajustar

pliegos o términos

de referencia

entregados a

proponentes

según

observaciones

recibidas

U6

2.1.3.2. Elaborar adendas y aclaraciones a

los pliegos según criterios de la entidad

2.1.3.1. Realizar audiencia de aclaraciones,

cuando sea el caso, según la normatividad

vigente.

19

2.1.6. Recibir

ofertas según

procedimientos y

normatividad

vigente

U7

2.1.6.1. Verif icar condiciones de las ofertas


2.1.7. Calificar

propuestas de

acuerdo con

criterios

establecidos y

comparación de

precios del RUPR y

del SICE cuando

haya lugar

U8

2.1.4. Respaldar

presupuestalment

e la contratación

en los tiempos

requeridos y

según

procedimientos

2.1.4.1. Solicitar certif icados de

disponibilidad presupuestal según

procedimientos

2.1.4.2. Autorizar vigencias futuras cuando

sea el caso, de acuerdo con normatividad

2,1,5, Ordenar

apertura del

proceso de

contratación

según

procedimientos

establecidos

2.1.5.1. Elaborar acto administrativo de

apertura según normatividad vigente.

2.1.5.2. Informar a las instancias requeridas

y en los medios establecidos, de acuerdo

con la normatividad, según sea el caso

U9

2.1.6.2. Elaborar actas de recepción de

ofertas en los formatos establecidos.

2.1.7.1. Establecer los criterios de

evaluación teniendo en cuenta normatividad

vigente.

2.1.7.2. Valorar las propuestas según

criterios establecidos.

2.1.7.3. Ajustar la evaluación de acuerdo

con las observaciones recibidas al informe

U 10

2.Proveer

bienes y

servicios de

acuerdo

con

políticas,

planes,

procedimie

ntos y

períodos

de tiempo

establecid

os

2.1.Adqu

irir los

bienes y

servicios

según

procedi

mientos

y normas

vigentes

2.1.1.Compr

ar los bienes

y servicios

teniendo en

cuenta

normativida

d vigente y

procedimien

tos

establecidos

20

2.1.8. Adjudicar

contratos según

procedimientos

establecidos

2.1.8.1. Realizar audiencia de adjudicación

cuando sea el caso, atendiendo


2.1.8.2. Expedir acto administrativo de

adjudicación según normatividad vigente

2.1.8.3. Notif icar adjudicación por los

medios establecidos según normatividad

vigente

U 11

2.1.9. Elaborar

contrato de

conformidad con

las reglas

establecidas en la

normatividad

vigente

2.1.10. Asegurar que

el contrato sea

formalizado de

acuerdo con la


2.1.11. Determinar

condiciones de inicio

del contrato

U 12

U 13

U 14

2.1.9.1. Determinar el régimen tributario del

contrato de acuerdo con las reglas

establecidas en la normatividad vigente.

2.1.9.2. Redactar las cláusulas del contrato

de acuerdo con el pliego de condiciones o

términos de referencia.

2.1.10.1. Legalizar el contrato según

procedimientos establecidos.

2.1.10.2. Verif icar el cumplimiento de

requisitos para el perfeccionamiento del

contrato según normatividad vigente.

2.1.11.1.Establecer términos de inicio según

criterios establecidos.

2.1.11.2. Suscribir acta de inicio en los

formatos y tiempos establecidos, cuando

aplique

2.Proveer

bienes y

servicios de

acuerdo

con

políticas,

planes,

procedimie

ntos y

períodos

de tiempo

establecid

os

2.1.Adqu

irir los

bienes y

servicios

según

procedi

mientos

y normas

vigentes

2.1.1.Compr

ar los bienes

y servicios

teniendo en

cuenta

normativida

d vigente y

procedimien

tos

establecidos

21

2.Proveer

bienes y

servicios de

acuerdo

con

políticas,

planes,

procedimie

ntos y

períodos

de tiempo

establecid

os

2.1.Adqu

irir los

bienes y

servicios

según

procedi

mientos

y normas

vigentes

2.1.1.Comprar

los bienes y

servicios

teniendo en

cuenta

normatividad

vigente y

procedimientos

establecidos

U 15

2.1.12.Realizar

seguimiento

técnico,

administrativo y

f inanciero del

contrato de

acuerdo con lo

establecido en el

mismo

2.1.12. 1. Evaluar la ejecución del contrato,

de acuerdo con estándares y normas

técnicas establecidas.

2.1.12.2. Aprobar el cumplimiento de las

obligaciones derivadas del contrato.

2.1.12.3 Gestionar modif icaciones al

contrato de acuerdo con revisiones y

evaluaciones realizadas cuando sea el

caso..

2.1.1.3.Liquidar

contrato según

procedimiento y

normatividad

vigente.

2.1.13.1.Preparar el proyecto de acta de

liquidación de acuerdo con la evaluación del

contrato

2.1.13..2. Determinar las condiciones de

f inalización del contrato según ejecución del

mismo.

U 16

22

2.2.Ingresar

los bienes yserviciossegún

procedimientos

2.2.1.Registrar

los bienessegúnprocedimient

os y normasvigentes

2.2.1.1.Cotejar

físicamente los bienescontra documentosoporte según

procedimientos y normasvigentes

2.2.1.2.Ingresar los bienes

al sistema deinformación segúnprocedimientos

2.2.1.3. Codificar los

bienes teniendo encuenta normatividadvigente

2.2.2.Almacenar

los bienes segúnprocedimientos ynormas vigentes

2.2.2.1.Adecuar

espacio físico según especificaciones de almacenaje

2.2.2.2.Ordenar bienes

en espacio físico de acuerdo con requerimientos

técnicos (peps)

2.Proveer

bienes yservicios deacuerdo con

políticas,planes,

procedimientos y períodosde tiempo

establecidos

U18

U 19

23

2.3.1.. Egresar el

bien del sistema

según

procedimientos

2.3.2. Entregar el

bien teniendo en

cuenta los planes

establecidos

2.4.1. Organizar la

prestación del

servicio según

requerimientos y

políticas

2.4.3. Supervisar el

servicio según

procedimientos

2.Proveer

bienes yservicios deacuerdo

conpolíticas,

planes,procedimientos y

períodos detiempo

establecidos

2.3. Distribuir los bienes

según requerimientos

y procedimientos

establecidos

2.4. Prestar servicios

generales según

requerimientos y

procedimientos

establecidos

MAPA FUNCIONAL

GESTION DE

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

Verificar requerimientos

contra existencias , históricos

de consumo y plan de

compras

Descargar bien en los

sistemas establecidos

Programar la entrega de los

bienes de acuerdo con

prioridades establecidas

Legalizar entrega del bien


U 20

U21

2.4.2. Coordinar

la logística del

servicio según

procedimientos

Programar la prestación del

servicio según requerimientos y


Gestionar la provisión de los

servicios generales según


Distribuir el personal de

servicios generales según

actividades establecidas

Entregar insumos y materiales


Verificar cumplimiento del

servicio en los tiempos

establecidos

Elaborar informes de gestión y

avance de indicadores del

servicio periódicamente

U 22

U23

U24

24

3.1. Planear el

mantenimiento delos bienes segúnnecesidades

3. Mantener

bienes yservicios demanera

preventiva ycorrectiva

siguiendoplanes enperíodos de

tiempoestablecidos

3.2. Hacer el

mantenimientode los bienessegún

procedimientos

3.1.1. Identificar necesidades

de mantenimiento segúnprocedimiento

3.1.2.Verificar recursos para el

mantenimiento en el tiempoprevisto

3.1.3. Elaborar programación

del mantenimiento deacuerdo con característicastécnicas

3.2.2. Suministrar el servicios de

mantenimiento en los tiemposprevistos

3.2.3. Verificar el cumplimiento

del servicio de mantenimientoperiódicamente

U25

25

3.2. Hacer el

mantenimientode los bienessegún

procedimientos

3.2.2. Suministrar el

servicios demantenimiento enlos tiempos previstos

3.2.3. Verificar el

cumplimiento delservicio demantenimiento

periódicamente

3.2.2.3. Ejecutar los

servicios demantenimientosiguiendo normas

establecidas

3.2.2.1. Tramitar

solicitudes delservicio

3.2.2.3.1. Realizar

diagnóstico delrequerimientos delservicio en sitio

3.2.2.3.2 Realizar

mantenimiento deacuerdo conparámetros

establecidos

3.2.2.3.3 Reportar

ejecución del servicioen formatosestablecidos

3.2.2.1.1 Asignar

responsables delservicio según su tipo yespecialidad

3.2.2.1.2 Determinar

clase del serviciosegún requerimientos

3.2.3..1 Comprobar la

realización delservicio mediantefirmas

3.2.3.2. Llevar registros

del uso de recursosperiódicamente

U 26

U 27

U 28

26

4. Controlar los

bienes y serviciosde acuerdo conprocedimientos,

políticas ynormatividad

vigentes

4.2. Dar de baja los

bienes de acuerdocon procedimientos,políticas y

normatividadvigentes

4.2.1. Identificar bienes noútiles a la entidad eninservibles u obsoletos ypérdida según criteriosestablecidos

4.2.2. Destinar bienes deacuerdo con su tipología,normatividad yprocedimientosestablecidos

4.1. Actualizar

inventario de bienessegúnprocedimientos

4.1.1. Programar tomafísica según políticas ynormas establecidas

4.1.2. Hacer la toma físicasegún procedimiento

4.1.3. Depurar la tomafísica de acuerdo conhallazgos

4.2.3. Registrarcontablemente la bajasegún procedimiento

27

4. Controlar

los bienes yservicios deacuerdo

conprocedimie

ntos,políticas ynormativid

ad vigentes

4.1. Actualizar

inventario debienes segúnprocedimient

os

4.1.1. Programar toma

física según políticas y

normas establecidas

4.1.2. Hacer la toma física


4.1.3. Depurar la toma física

de acuerdo con hallazgos

4.1.1.1. Concertar toma física con

interesados en los tiempos previstos

4.1.1.2. Preparar documentación

para toma física según

procedimientos

4.1.2. 1. Relacionar los bienes

tangibles existentes en los formatos

establecidos y en presencia del

responsable de los bienes

4.1.2..2. Confrontar inventario

individual contra la toma física

4.1.2. 3. Reportar faltantes y

sobrantes a las instancias

establecidas

4.1..3.1. Trasladar bienes al

responsable según procedimiento

4.1.3.2.Incorporar sobrantes al

inventario según procedimiento

establecidas

U 29

U 30

U 31

28

4. Controlar los

bienes y

servicios de

acuerdo con

procedimientos,

políticas y

normatividad

vigentes

4.2. Dar de baja los

bienes de acuerdo

con

procedimientos,

políticas y

normatividad

vigentes

4.2.1. Identificar bienes

no útiles a la entidad en

inservibles u obsoletos y

pérdida según criterios

establecidos

4.2.2. Destinar bienes de

acuerdo con su

tipología, normatividad y

procedimientos

establecidos

4.2.3. Registrar

contablemente la baja


4.2.1.1.Clasificar bienes en desuso

según criterios técnicos

4.2.1.2.. Tramitar conceptos técnicos

de acuerdo con su tipología

4.2.2.2.Transferir bienes de acuerdo

con su tipología, normatividad y


4.2.2.3.Rematar bienes de acuerdo

con instructivos y normas vigentes

4.2.2.4.Destruir bienes según

procedimientos y normativa vigente

4.2.3..1.Reportar a contabilidad la

novedad con soportes respectivos

4.2.3.2.Verificar el registro contable

de las bajas

U 32

4.2.1.3.. Gestionar aprobación de

baja de los bienes en las instancias

requeridas

U 36

29

4. Controlar losbienes y serviciosde acuerdo conprocedimientos,políticas ynormatividadvigentes

4.2. Dar de baja losbienes de acuerdocon procedimientos,políticas ynormatividad vigentes

4.2.2. Destinar bienes deacuerdo con sutipología, normatividad yprocedimientosestablecidos

4.2.2.2.Transferir bienes deacuerdo con su tipología,normatividad yprocedimientos establecidos

4.2.2.3.Rematar bienesde acuerdo coninstructivos y normasvigentes

4.2.2.4.Destruir bienes segúnprocedimientos y normativavigente

Tramitar la publicación de lainformación del bien a donar en losmedios establecidos

Estudiar solicitudes de interesadossegún procedimientos

Entregar bien de acuerdo conpolíticas establecidas

Documentar los bienes a subastarsegún procedimientos,

Dar concepto sobre ofertas base dela entidad subastadora segúnprocedimientos y políticasestablecidas

Entregar bienes al compradormediante acta y segúnprocedimientos internos

Retirar del inventario de la entidadlos bienes de acuerdo conprocedimiento establecido

Preparar documentación dedestrucción del bien en presencia detestigos y autoridades competentes

Eliminar físicamente el bien segúnsus características

U33

U34

U 35

30

DIRECCIÓN Y PLANEAMIENTO

NIVEL JERÁRQUICO: PROFESIONAL

UNIDAD DE COMPETENCIA 1

Determinar necesidades de bienes y servicios según procedimientos

ELEMENTO DE COMPETENCIA 1 de 2

Consolidar planes de necesidades de bienes y servicios de las dependencias según procedimientos

Criterios de Desempeño

1. Elaborar el plan de trabajo y el instructivo

para el reporte de la información, según

procedimientos

2. Enviar el instructivo para el reporte de la

información a todas las dependencias

señalando el plazo para dar respuesta al

requerimiento

3. Consolidar la información que reporta cada

una de las Dependencias

Conocimiento Requerido

a) Conocimientos de Excel o las herramientas

informáticas del área

b) Conocimientos en políticas de compras y de

contratación

c) Conocimientos de los procedimientos

internos establecidos para la elaboración del

Plan de Compras.

Rangos de Aplicación

Tipo de entidades : Entidades publicas

Tipo de plan; necesidades de bienes y servicios

Evidencias Requeridas

De desempeño: Observación real o simulada de los

desempeños 1 a 3

De producto: último instructivo remitido a

dependencias

De conocimientos: prueba oral sobre procedimiento

administrativo tomada durante observación

Comportamientos Asociados

Trabajo en equipo

Elaborada por: Escuela Superior de Administración Pública. Tomada del Compendio de Normas de

Competencia Laboral del proceso transversal de Contratación Pública

Fecha: Junio del 2010

Vigencia: 4 años

31



Determinar necesidades de bienes y servicios según procedimientos


Priorizar las necesidades de bienes y servicios teniendo en cuenta histórico de consumo, metas

institucionales y marcos presupuestales


1. La información recogida de las áreas y

dependencias se consolida de acuerdo con

el procedimiento institucional correspondiente

2. Las necesidades presentadas son analizadas

teniendo en cuenta su impacto sobre la

operación general de la entidad y sobre el

cumplimiento de los objetivos misionales.

3. Las necesidades de bienes y servicios son

clasificadas de acuerdo con rubros

establecidos y prioridades institucionales

4. El informe resultante del análisis es realizado

especificando prioridades institucionales


a. Conceptos de planeación

b. Proyectos de inversión

c. Indicadores de gestión

d. Gestión de proyectos

e. Tabulación y análisis de la información



Tipo de necesidad : inversión o funcionamiento


Desempeño: Observación real o simulada de los

desempeños 1 a 4 y las conductas asociadas de las

competencias comportamentales

Producto: Informe sobre análisis de las necesidades

candidatas a obtener recursos.

Conocimientos: Prueba oral o escrita sobre los

conocimientos A hasta E


Experticia Profesional




Vigencia: 4 años

32

COMPRAS-ADQUISICIONES



Elaborar anteproyecto de presupuesto de acuerdo con necesidades de contratación identificadas y en los

formularios establecidos.

ELEMENTO DE COMPETENCIA 1 DE 2

Clasificar la información de acuerdo con la Ley de Presupuesto


1. Las necesidades de recursos de las áreas son

revisadas frente al marco presupuestal de la

entidad.

2. Los cambios en materia presupuestal son

identificados y comunicados a las instancias

correspondientes según afecten los montos

inicialmente asignados.

3. Los estimativos de ingresos y gastos de la

entidad son realizados de acuerdo con las

propuestas de inversión.

4. Los consumos históricos de las áreas son

identificados teniendo en cuenta referentes

documentales institucionales.

5. Las directrices para la elaboración del

presupuesto de la entidad son identificadas

teniendo en cuenta los programas y actividades

establecidas en el plan operativo anual.


a. Sistema presupuestal colombiano (Marco de gastos

de Mediano Plazo; el Presupuesto Anual de la

Nación, el Plan Operativo Anual de Inversiones,

sectores que conforman el Presupuesto General de

la Nación (PGN).

b. Plan nacional de desarrollo, documentos CONPES

Plan estratégico y plan de acción de la entidad.

c. Fundamentos de administración

d. Manejo de presupuestos

e. Políticas institucionales en materia presupuestal


Todas las entidades públicas.


Producto: Anteproyecto de presupuesto.




Conocimiento: Prueba oral o escrita sobre los

conocimientos de a hasta d

Competencias Comportamentales





Vigencia: 4 años

33



Elaborar anteproyecto de presupuesto de acuerdo con necesidades de contratación identificadas y en los

formularios establecidos


Presentar para aprobación ante competente de acuerdo con procedimientos


1. 1. En anteproyecto de presupuesto es

consolidado en los formatos establecidos.

2. 2. El anteproyecto es sustentado con los

soportes correspondientes teniendo en cuenta

los lineamientos establecidos.

3. El anteproyecto es presentado para aprobación

a las instancias pertinentes y de acuerdo con los

procedimientos correspondientes.

3. El anteproyecto es corregido de acuerdo con

observaciones en los tiempos establecidos

4. Publicar información de anteproyectos en la

página Web según instrucciones.


a. Sistema presupuestal colombiano (Marco de gastos

de Mediano Plazo; el Presupuesto Anual de la

Nación, el Plan Operativo Anual de Inversiones,

sectores que conforman el Presupuesto General de

la Nación (PGN).

b. Manejo de presupuestos

Rango de Aplicación

Todas las entidades públicas


Producto

Anteproyecto publicado en la página web.

Desempeño

Observación real o simulada de los desempeños de 1 a

5 y las conductas asociadas de las competencias

comportamentales

Conocimiento

Prueba oral o escrita sobre los conocimientos a y b






Vigencia: 4 años

34



Elaborar plan de adquisición de bienes y servicios (plan de compra)s según necesidades y procedimiento.


Distribuir y desagregar presupuesto de acuerdo con prioridades establecidas.


1. La justificación de los requerimientos de las

diferentes áreas es recibida en los formatos

correspondientes.

2. Los requerimientos son organizados teniendo en

cuenta las características de los bienes y las

prioridades institucionales definidas.

3. El plan de compras es cuantificado teniendo en

cuenta cotizaciones previas y valores históricos

de los requerimientos aprobados.

4. Las asignaciones presupuestales son revisadas de

acuerdo con el Decreto de liquidación

expedido por el organismo competente.

5. Los rubros presupuestales son clasificados según

las asignaciones internas y de acuerdo con el

presupuesto de la entidad.

6. El presupuesto es asignado a las unidades

correspondientes de acuerdo con



a. Conocimientos básicos de Presupuesto.

b. Procedimientos institucionales referentes al tema.


Tipo de bien:

- Devolutivos y de servicios especializados

- De consumo y de servicios

- Tipo de Entidad: Todas las entidades públicas.

- Tipo de presupuestos: gastos.


Producto: Reporte de ejecución presupuestal





conocimientos a y b






Vigencia: 4 años

35



Elaborar plan de adquisición de bienes y servicios (plan de compra)s según necesidades y procedimiento..


Estructurar plan de adquisición de bienes y servicios según procedimientos.


1. La autorización de reestructuración del plan de

compras es verificada teniendo en cuenta

parámetros institucionales.

2. Las asignaciones presupuestales previas son

revisadas frente a los requerimientos de

reestructuración del plan de necesidades.

3. El periodo para reestructurar es verificado de

acuerdo con la normatividad vigente.

4. Los traslados presupuestales y demás

modificaciones a que haya lugar se realizan

teniendo en cuenta los procedimientos

establecidos.


a. Conocimientos básicos de Presupuesto.

b. Procedimientos institucionales referentes al tema.


Tipo de bien:

- Devolutivos y de servicios especializados

- De consumo y de servicios

- Tipo de Entidad: Todas las entidades públicas.


Producto

Plan de necesidades reestructurado

Desempeño

Observación real o simulada de los desempeños 1 a 4 y

las conductas asociadas de las competencias

comportamentales

Conocimiento

Prueba oral o escrita sobre los conocimientos a y b






Vigencia: 4 años

36

CONTRATACIÓN

NIVEL: PROFESIONAL


Realizar estudios de conveniencia y oportunidad de la contratación de acuerdo con procedimiento

establecido


Realizar estudios de mercado según procedimientos


1. Los códigos y precios indicativos son consultados

en el SICE según procedimientos y normatividad

vigente.

2. Los bienes y servicios a contratar son

consultados en el código único RUPR.

3. El certificado de precio indicativo es generado

según términos de consulta

4. Las cotizaciones son solicitadas a posibles

proveedores en los tiempos y condiciones

establecidas.

5.

5. Los análisis comparativos de las cotizaciones

recibidas son realizadas según criterios

establecidos.

6. El documento de estudio de mercado es

elaborado teniendo en cuenta las consultas

realizadas.


a. Conocimientos generales en sistemas.

b. Conocimientos sobre el SICE, manejo página

SICE.

c. Análisis de los parámetros de precios

establecidos.

d. Metodología de análisis comparativo de precios.



Tipos de contratación: Mayor y menor cuantía.


Producto: Documento de estudio de mercado:

cuadro comparativo de oferentes.

Desempeño y comportamiento: Observación real o

simulada de los desempeños y comportamientos

asociados.


conocimientos a hasta c.



Elaborada por equipo técnico Mesa de Concertación de la Contratación Estatal

Fecha de elaboración: Año 2007

Actualizada: Año 2010

Vigencia: 4 años

37

NIVEL: PROFESIONAL


Hacer estudios previos siguiendo procedimientos establecidos


Realizar análisis de riesgos de contratación y de implicaciones para cada contratista según normatividad

vigente.


1. Los riesgos previsibles que representa un

contrato son establecidos de acuerdo con la

matriz de riesgos vigente.

2. La estimación, tipificación y asignación de los

riesgos que se pueden presentar durante el

proceso de adquisición de bienes y servicios se

suministran para los estudios previos.

3. El nivel de extensión de los riesgos es

suministrado para solicitar el amparo en el

aseguramiento del contrato.


A. Matriz de riesgos contractuales

B. Manual de contratación


Tipos de contratación: Mayor y menor cuantía


Producto

Documento de análisis de riesgos

Desempeño y comportamiento

Observación real o simulada de los desempeños 1 a 3

y comportamientos asociados.

Conocimiento

Prueba oral o escrita sobre los conocimientos A y B



Elaborada por Equipo Técnico Mesa de Concertación de la Contratación Estatal



Vigencia: 4 años

38

NIVEL: PROFESIONAL




Elaborar justificación de la contratación de acuerdo con los parámetros técnicos establecidos.


1. La necesidad de contratar el bien o servicio es

sustentada en requerimientos institucionales.

2. Las normas que sustentan la necesidad de

contratación son referenciadas en el documento

de justificación según sea pertinente.

3. La justificación de la contratación es

fundamentada en el estudio previo de necesidad

y conveniencia y el presupuesto asignado.

4. La modalidad de contratación es precisada de

acuerdo con estudios previos y normatividad

vigente.


a. Manual de contratación




Producto

Documento de justificación



y comportamientos asociados.

Conocimiento

Prueba oral o escrita sobre los conocimientos

relacionados

Comportamientos asociados





Vigencia: 4 años

39

NIVEL: PROFESIONAL




Elaborar estudios de pre factibilidad y factibilidad en los casos requeridos de acuerdo con los parámetros

requeridos.


1. La necesidad del estudio es establecida según

objeto y tipo de contrato.

2. Las condiciones sociales, ambientales,

financieras, técnicas y jurídicas del bien o servicio a

contratar son valoradas de acuerdo con las

metodologías establecidas.

3. los riesgos previsibles asociados a cada una de

las condiciones valoradas son determinados de

acuerdo con criterios técnicos.

4. Las condiciones especiales bajo las cuales

deban ejecutarse la contratación de bienes o

servicios son sustentadas en estudios y/o

experiencias reconocidas y fiables.

5. Las posibilidades de satisfacción de las

necesidades son evaluadas frente a las ofertas de

mercado.

6. La relación de costo beneficio es establecida

según metodologías.


a. manual de contratación




Producto: Estudio de pre factibilidad y factibilidad


simulada de los desempeños 1 a 6 y comportamientos

asociados.


conocimientos relacionados

Comportamientos asociados





Vigencia: 4 años

40

NIVEL: PROFESIONAL


Elaborar pliegos teniendo en cuenta normatividad vigente


Establecer términos y condiciones según normatividad vigente


1. El objeto del contrato y el presupuesto

asignado es incluido en el pre-pliego de

acuerdo con normas y necesidades

requeridas.

2. Los requerimientos técnicos, financieros y

jurídicos son incluidos en los pre-pliegos según

estudios previos y normatividad vigente.

3. Las cláusulas y condiciones de ejecución son

determinadas teniendo en cuenta

requerimientos técnicos, jurídicos y financieros.

4. Las condiciones de participación de

proponentes en el proceso contractual son

determinadas de acuerdo con requerimientos

de la entidad

5. La publicación del pre- pliego se solicita por el

término y medio establecido en la norma


a. Normatividad vigente en materia de

contratación.

b. Procedimientos internos de contratación

c. Redacción jurídica



Tipos de términos de referencia: Mayor y menor

cuantía.

Tipos de entidades: todas las entidades públicas a

excepción de las sociedades de economía mixta y

empresas industriales y comerciales del Estado.


Producto:Documento de pre pliego


simulada de los desempeños 1 a 5 y comportamientos

asociados.

Conocimiento:Prueba oral o escrita sobre los

conocimientos A hasta C





Vigencia: 4 años

41



Elaborar pliegos y o términos de referencia, cuando aplique, según formatos establecidos y cuando sea el

caso.


Dar respuesta a observaciones al proyecto de pliegos según criterios de la entidad.


1. Los medios de recepción de observaciones al

proyecto de pliegos son verificados asegurando

posibilidades de acceso de los proponentes.

2. las observaciones recibidas por los diferentes

medios dispuestos son analizadas de acuerdo con

los parámetros establecidos en los estudios previos.

3. Las observaciones al proyecto de pliegos se

clasifican y se les da curso con el ente institucional

responsable de acuerdo con su naturaleza: técnica,

jurídica o económica.

4. Las respuestas son verificadas teniendo en cuenta

las observaciones al proyecto de pliegos.

5. Las respuestas son envidas con los soportes al

ordenador del gasto correspondientes antes de

publicar.

6. Las respuestas enviadas a publicación en la

página web de la entidad y en el portal único de

contratación, de acuerdo con los procedimientos

institucionales



contratación.


c. Redacción jurídica


Modalidades de contratación : mayor o menor

cuantía

Tipo de bien a contratar : de consumo y de servicio


Producto: Respuesta a observaciones











Vigencia: 4 años

42

NIVEL JERÁRQUICO PROFESIONAL


Ajustar pliegos o términos de referencia entregados a proponentes según observaciones recibidas.


Realizar audiencia de aclaraciones, cuando sea el caso, según la normatividad vigente.


1. La audiencia de aclaraciones es programada

conforme al cronograma del proceso de

selección

2. Las observaciones a los pliegos de carácter

técnico, jurídico o financiero son socializadas en

la audiencia de aclaraciones de acuerdo con los


3. Las observaciones y demás temas tratados por

los proponentes interesados son respondidas de

acuerdo con los estudios previos, políticas

institucionales y normatividad vigente.

4. El desarrollo de la audiencia de aclaraciones es

documentado en el acta correspondiente de

acuerdo con procedimientos establecidos.



contratación.


c. Manejo de grupos


Modalidades de contratación

Tipo de bien a contratar

Monto de la contratación


Producto: Acta audiencia de aclaraciones


desempeños y las conductas asociadas de las



conocimientos






Vigencia: 4 años

43



Ajustar pliegos o términos de referencia entregados a proponentes según observaciones recibidas.


Elaborar adendas y aclaraciones a los pliegos según criterios de la entidad.


1. Las observaciones recogidas en la audiencia de

aclaraciones se analizan de acuerdo con los

estudios previos, las políticas institucionales y la


2. Las observaciones que evidencian impacto en la

ejecución del contrato y que se consideran viables

se estructuran para incluirlas en los pliegos

3. La adenda se elabora de acuerdo con las

observaciones que se estructuraron y la


4. La adenda precisa los aspectos que se modifican

y se publica de acuerdo con los procedimientos

establecidos.



contratación.


c. Redacción de textos jurídicos

d. Fundamentos de derecho civil y comercial






Producto

Adendas y aclaraciones

Desempeño

Observación real o simulada de los desempeños y las

conductas asociadas de las competencias

comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

44

NIVEL JERÁRQUICO: ASESOR- PROFESIONAL


Respaldar presupuestalmente la contratación en los tiempos requeridos y según procedimientos.


Solicitar certificados de disponibilidad presupuestal según procedimientos.


1. El certificado de disponibilidad presupuestal es

solicitado tomando como base el valor del

presupuesto oficial determinado en los costos

de los estudios previos.

2. El oficio que formaliza la solicitud del

certificado de disponibilidad presupuestal es

tramitado de acuerdo con los procedimientos

institucionales establecidos.



contratación.







Producto

Oficio solicitando CDP

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

45

NIVEL JERÁRQUICO: ASESOR- PROFESIONAL


Respaldar presupuestalmente la contratación en los tiempos requeridos y según procedimientos.


Autorizar vigencias futuras cuando sea el caso, de acuerdo con normatividad.


1. La justificación por la cual las áreas explican la

necesidad de comprometer recursos de vigencias

futuras, es revisada teniendo en cuenta el plan

estratégico institucional.

2. Las correcciones a la solicitud de vigencias futuras

es requerida a las áreas, asegurando la consistencia

y calidad en la información

3. Las condiciones de monto y plazo de la vigencia

futura son es verificadas de acuerdo con el marco

fiscal de mediano plazo.

3. La solicitud de vigencia futura es formalizada por

escrito indicando objetivo, fechas de inicio y

terminación, valor y fuentes de financiación),

acompañada de los documentos que la soportan

técnica, normativa y financieramente.

4. La solicitud de vigencia futura es tramitada ante

los organismos competentes teniendo en cuenta los

procedimientos establecidos y la normatividad

vigente aplicable.

5. Los proyectos de inversión que afectan las

vigencias futuras se tramitan ante el Departamento

Nacional de Planeación de acuerdo con


6. La aprobación para disponer de recursos

correspondientes a otras vigencias es formalizado

institucionalmente de acuerdo con las

notificaciones recibidas de parte de los entes

reguladores respectivos.


a. Ley de apropiación

b. Estatuto orgánico de presupuesto y demás

Normatividad vigente

c. Decreto de liquidación correspondiente a la

vigencia

d. Redacción


Tipo de gasto: norma o de inversión


Producto: Autorización vigencia futura





conocimientos


Toma de decisiones




Vigencia: 4 años

46



Ordenar apertura del proceso de contratación según procedimientos establecidos


Elaborar acto administrativo de apertura según normatividad vigente.


1. El señalamiento de la causal que se invoca es

soportado en la normatividad vigente.

2. La determinación del objeto a contratar se

fundamenta en los estudios previos y la


3. El presupuesto de contratación se precisa junto

con el CDP correspondiente.

4. Las condiciones exigibles al contratante se

explicitan de acuerdo a estudios previos.


a. Normatividad vigente en contratación.

b. Redacción de textos jurídicos






Producto

Acto administrativo

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

47



Ordenar apertura del proceso de contratación.


Informar a las instancias requeridas y en los medios establecidos, de acuerdo con la normatividad, según sea el

caso


1. La Cámara de Comercio es informada en el

tiempo indicado según normatividad vigente.

2. Los pliegos, proyecto de pliegos y pliegos

definitivos son publicados en los plazos y tiempos

establecidos.

3. Los estudios previos , en todas las modalidades de

selección, son publicados en los medios

establecidos.

4. Las fichas técnicas son publicadas cuando se

trate de selección abreviada, características

técnicas uniformes y de común utilización.

5. Los contratos que superen la menor cuantía son

reportados a la imprenta nacional a efectos del

DUC (derechos de publicación de la imprenta

nacional), de acuerdo con los procedimientos

establecidos.

6. Los contratos son reportados al SICE de acuerdo

con la normatividad aplicable.






Cuantía de la contratación.


Producto: Soporte Acto de apertura





conocimientos






Vigencia: 4 años

48



Recibir ofertas según procedimientos y normatividad vigente.


Verificar condiciones de las ofertas según procedimientos


1. Los mecanismos de recepción de ofertas son

identifican de acuerdo con el tipo de

contratación.

2. La lista de chequeo contra la que se verifican las

condiciones de la oferta es elaborada a partir del

pliego de condiciones o los estudios previos,

según el caso.

3. Las condiciones de las ofertas son verificadas de

acuerdo con la lista de chequeo elaborada

previamente

4. Las invitaciones a cotizar se realizan teniendo en

cuenta los requerimientos solicitados del bien o

servicio.








Producto

Lista de chequeo de verificación de condiciones de la

oferta

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

49



Recibir ofertas según procedimientos y normatividad vigente.


Elaborar actas de recepción de ofertas en los formatos establecidos.


1. El numero de folios, numero de radicado, hora y

persona que entrega la oferta es consignado en el

acta de recepción.

2. El acta de recepción de oferta incluye el nombre

de los funcionarios que participaron en el proceso

de entrega de las ofertas.



b. Redacción.






Producto

Acta de recepción de ofertas

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

50



Calificar propuestas de acuerdo con criterios establecidos y comparación de precios del RUPR del SICE cuando

haya lugar.


Establecer los criterios de evaluación teniendo en cuenta normatividad vigente.


1. Los criterios de evaluación son fijados de acuerdo

con la modalidad de contratación.

2. Los criterios de evaluación son determinados de

acuerdo con las condiciones establecidas en los

estudios previos y el pliego de condiciones


a. Normatividad de contratación aplicable.






Producto

Criterios de evaluación

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

51




haya lugar.


Valorar las propuestas según criterios establecidos.


1. Las aclaraciones necesarias son solicitadas a los

proponentes en los tiempos previstos.

2. Los documentos de trabajo de la calificación de

propuestas son mantenidos en reserva durante los

tiempos establecidos.

3. La capacidad de los proponentes de suministrar

productos y servicios acordes con las necesidades

de la entidad, es evaluada de acuerdo con los

requisitos definidos en el pliego de condiciones.

4. Las propuestas son valoradas considerando

relaciones de costo beneficio para la entidad, de

tipo técnico y económico.

5. La solicitud de aclaración a las propuestas que

tienen condiciones económicas notoriamente bajas

con relación a otros oferentes, son realizadas en los

tiempos establecidos.


a. Normatividad de contratación vigente





Información requerida

Producto: Cuadro de valoración de las ofertas





conocimientos



Elaborada por .Ana carolina Rueda Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Mesa de Contratación Estatal.

ESAP


Vigencia: 4 años

52




haya lugar.


Ajustar la evaluación de acuerdo con las observaciones recibidas al informe.


a. Las observaciones a la evaluación se reciben

por los medios y en los tiempos establecidos.

b. Las observaciones de analizan de acuerdo con

el pliego de condiciones y la normatividad

aplicable.

c. Los cambios en las calificaciones de los

oferentes se realizan de acuerdo con las

observaciones que se consideren pertinentes.

d. Las observaciones que tienen justificación se

hacen públicas junto con los cambios en las

calificaciones de los oferentes, de acuerdo con

los procedimientos establecidos.



b. Redacción.





Información requerida

Producto

Ajustes a la evaluación

Desempeño


comportamientos asociados.

Conocimiento







Vigencia: 4 años

53



Adjudicar contratos según procedimientos establecidos.


Realizar audiencia de adjudicación cuando sea el caso, atendiendo normatividad vigente.


1. El pliego de condiciones se presenta a los

posibles proponentes de acuerdo con


2. Las respuestas a las preguntas son leídas de

acuerdo con los acuerdos realizados a los asistentes

a la audiencia.

3. El acta de la audiencia de adjudicación es

suscrita por los funcionarios de la entidad que

asistieron a la audiencia.

4. El acta de la audiencia es publicada en el SECOP

en los formatos y tiempos establecidos.


a. Normatividad vigente en contratación






Producto

Acta de audiencia de adjudicación

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

54





Expedir acto administrativo de adjudicación según normatividad vigente.


1. El señalamiento de la causal que se invoca es

soportado en la normatividad vigente.

2. La determinación del oferente a contratar se

fundamenta en los estudios previos, las

condiciones de la oferta y la normatividad

vigente.

3. El presupuesto de contratación se precisa junto

con el CDP correspondiente.

4. Las condiciones exigibles al contratante se

explicitan de acuerdo con el pliego de

condiciones y normatividad aplicable.








Producto

Acto administrativo de adjudicación

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

55





Notificar adjudicación por los medios establecidos según normatividad vigente.


1. La decisión de adjudicación es publicada en el

SECOP y la página web institucional de acuerdo

con los procedimientos establecidos.

2. El oferente es notificado por los medios definidos

previamente.


a. Normatividad en contratación aplicable.






Producto

Evidencias de notificación en los medios establecidos

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

56



Elaborar contrato de conformidad con las reglas establecidas en la normatividad vigente.


Determinar el régimen tributario del contrato de acuerdo con las reglas establecidas en la normatividad

vigente.


a. El régimen tributario aplicable al contratante

definido teniendo en cuenta los soportes

presentados por el mismo, particularmente

referente al RUT.

b. El régimen tributario es incluido en las

condiciones de la minuta del contrato.








Producto

Definición régimen tributario

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

57



Elaborar contrato de conformidad con las reglas establecidas en la normatividad vigente.


Redactar las cláusulas del contrato de acuerdo con el pliego de condiciones o términos de referencia.


1. El objeto a contratar es congruente con el pliego

de condiciones y el proceso de selección

adelantado.

2. El valor, plazo de ejecución y forma de pago está

acorde con el pliego de condiciones,

3. El sitio de entrega de los bienes o prestación del

servicio es claramente identificado en la minuta del

contrato.

4. Las especificaciones técnicas que se esperan del

producto o servicio son detalladas de acuerdo con

el pliego de condiciones.

5. Las obligaciones de las partes son determinadas

de acuerdo con el pliego de condiciones y la


6. El funcionario que es designado como interventor

del contrato es identificado en la minuta del

contrato.

7. Las clausulas penales y los mecanismos de

solución de controversia se hacen explícitos de

acuerdo con la normatividad vigente aplicable.

8. las garantías de cumplimiento son incluidas de

acuerdo con el análisis de riesgos y amparos

realizado en la etapa precontractual.



b. Redacción textos jurídicos

c. Fundamentos de derecho.






Producto: Minuta del contrato





conocimientos




Vigencia: 4 años

58



Asegurar que el contrato sea formalizado de acuerdo con la normatividad vigente.


Legalizar el contrato según procedimientos establecidos.


1. El compromiso es registrado presupuestalmente

según procedimientos establecidos.

2. El contrato es suscrito en los términos

establecidos.

4. El contrato es publicado en los términos y plazos

establecidos.


a. Normatividad en contratación estatal


Tipo de contrato


Producto

Contrato legalizado

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

59

NIVEL JERÁRQUICO


Asegurar que el contrato sea formalizado de acuerdo con la normatividad vigente.


Verificar el cumplimiento de requisitos para el perfeccionamiento del contrato según normatividad vigente.


1. La garantía única es aprobada de acuerdo con

los parámetros establecidos en el contrato.

2. El cumplimiento de obligaciones de pagos a

cargo del contratista es verificado en los plazos

determinados.

3. El cumplimiento de requisitos para el

perfeccionamiento del contrato es verificado según



a. Normatividad vigente en contratación estatal


Tipos de contrato


Producto

Contrato perfeccionado

Desempeño



comportamentales.

Conocimiento







Vigencia: 4 años

60

NIVEL JERÁRQUICO : PROFESIONAL


Determinar condiciones de inicio del contrato.


Establecer términos de inicio según criterios establecidos.


a. Las instrucciones, órdenes y autorizaciones que se

requieran para el desarrollo del contrato son

suministradas en los tiempos y condiciones

establecidas.

b. El cronograma de trabajo y demás condiciones

administrativas que se requieran para el desarrollo

del contrato son acordados previamente con el

contratista.

c. Los documentos que soportan la contratación son

analizados para establecer condiciones

generales del contrato.




Tipo de contrato


Producto

Cuadro resumen términos de inicio del contrato

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

61



Determinar condiciones de inicio del contrato.


Suscribir acta de inicio en los formatos y tiempos establecidos, cuando aplique.


1. El documento de acta de inicio es redactado de

acuerdo con los términos de inicio identificados

previamente.

2. El documento de acta de inicio es firmado por el

contratista y el interventor en los tiempo

establecidos.

3. El acta de inicio de incluye en la carpeta

correspondiente al contrato junto con los demás

documentos soporte.


a. Normatividad vigente en contratación estatal.

Rango de aplicación

Tipo de contrato


Producto

Acta de inicio

Desempeño



comportamentales.

Conocimiento







Vigencia: 4 años

62



Realizar seguimiento técnico, administrativo y financiero del contrato de acuerdo con lo establecido en el

mismo.


Evaluar la ejecución del contrato, de acuerdo con estándares y normas técnicas establecidas.


1. Los informes de avance son solicitados de

acuerdo con el objeto del contrato.

2. Las visitas requeridas para seguimiento al

contrato son realizadas de acuerdo con las

condiciones contractuales establecidas.

3. Los informes de seguimiento son elaborados

según parámetros establecidos en el contrato.

4. Los incumplimientos del contratista a las

obligaciones derivadas del contrato son notificados

oportunamente a las instancias requeridas.

5. La calidad de los productos y servicios reportados

por el contratista son verificados de acuerdo con los

aspectos técnicos y normativos pertinentes.


b. Normas de contratación.

Rango de aplicación

Tipo de contrato

Bien o servicio a contratar


Producto: Informes de seguimiento





conocimientos






Vigencia: 4 años

63




mismo.


Aprobar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato.


1. Los productos y obligaciones del contratista son

evaluados de acuerdo con las obligaciones

establecidas en el contrato.

2. Los ajustes o modificaciones a los productos y/o

avances del contrato son solicitados de acuerdo

con condiciones contractuales.

3. Los cumplidos son elaborados en los formatos

establecidos de acuerdo con la normatividad

vigente.




Tipo de contrato

Bien o servicio


Producto

Evidencias de revisión de bienes entregados o servicios

desarrollados por parte del contratista.

Desempeño

Observación real o simulada de los desempeños de 1 a

3 y las conductas asociadas de las competencias

comportamentales

Conocimiento




Elaborada por : Elaborada por: Escuela Superior de Administración Pública, con base en norma Servicio al

Ciudadano elaborada por el Departamento Nacional de Planeación


Vigencia: 4 años

64




mismo.


Gestionar modificaciones al contrato de acuerdo con revisiones y evaluaciones realizadas cuando sea el caso.


1. Las solicitudes de modificaciones son presentadas

ante competentes contractuales según


2. Las modificaciones contractuales son legalizadas

y perfeccionadas según procedimientos.

3. Las modificaciones al contrato son comunicadas

a las áreas respectivas en los tiempos establecidos.




Tipo de contrato

Bien o servicio


Producto

Modificaciones al contrato

Desempeño



comportamentales

Conocimiento




Elaborada por: Elaborada por: Escuela Superior de Administración Pública, con base en norma Servicio al

Ciudadano elaborada por el Departamento de Planeación


Vigencia: 4 años

65



Liquidar contrato según procedimiento y normatividad vigente.


Preparar el proyecto de acta de liquidación de acuerdo con la evaluación del contrato.


1. El balance jurídico, técnico y administrativo del

contrato es validado con áreas competentes según

procedimientos.

2. Los soportes necesarios para realizar el acta de

liquidación son solicitados según procedimientos.

3. Los acuerdos y transacciones que se requieran

son formalizados según normatividad vigente.




Tipo de contrato

Bien o servicio


Producto

Proyecto de acta de liquidación.

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

66



Liquidar contrato según procedimiento y normatividad vigente.


Determinar las condiciones de finalización del contrato según ejecución del mismo.


1. El acta de liquidación es suscrita de acuerdo con

normatividad vigente y en el formato establecido.

2. El acta de liquidación es aprobada según



a. Normatividad aplicable


Tipo de contrato

Bien o servicio


Producto

Acta de liquidación.

Desempeño



comportamentales

Conocimiento







Vigencia: 4 años

67

ASEGURAMIENTO DE BIENES

NIVEL: PROFESIONAL


Asegurar los bienes y servicios según procedimientos


Remitir reporte de los bienes a asegurar según procedimientos y clasificación técnica establecida


1. Los tipo de bienes y riesgos se determinan de

acuerdo con criterios técnicos

2. Los tipos de pólizas se identifican según

características del bien

3. El listado de bienes susceptibles de ser

asegurados se consolida según parámetros

4. El listado de bienes se envía a la entidad

correspondientes en el tiempo previsto


A. Clasificación contable de bienes

B. Conocimiento básicos de

aseguramiento de bienes

C. Procedimientos institucionales



Tipos de bienes:

Devolutivos y de consumo

Muebles e Inmuebles



desempeños 1 a 4

De producto: Listado de bienes remitido en el último

período

De conocimiento: NA



Elaborada por: Aldemar Mendoza. Departamento Administrativo de la Función Publica, DAFP

Fecha: Junio de 2010

Vigencia : 4 años

68

NIVEL: PROFESIONAL


Asegurar los bienes y servicios según procedimientos


Verificar la expedición de las pólizas y la reclamación de siniestros según procedimientos


1. Los requerimientos se verifican de

acuerdo con lo solicitado

2. La vigencia de las pólizas se verifican de

acuerdo con parámetros técnicos

3. Las reclamaciones ante la aseguradora

en caso de siniestro se gestionan según

procedimientos

4. La póliza se custodia de acuerdo con



A. Conceptos generales de aseguramiento de

bienes y servicios

B. Procedimientos institucionales



Tipo de pólizas:



desempeños 1 a 4

De producto: NA

De conocimiento: Prueba oral de los conocimientos A

y B





Vigencia : 4 años

69

ALMACENAMIENTO DE BIENES

NIVEL JERÁRQUICO: TECNICO


Registrar los bienes según procedimientos y normas vigentes


Cotejar físicamente los bienes contra documento soporte según procedimientos y normas vigentes


1. Las características del bien se determinan

frente a documentos soportes y según

requerimientos

2. La funcionalidad y seriales del bien se

verifican según parámetros técnicos


A. Especificaciones técnicas de los bienes

B. Procedimiento establecido en la entidad



Tipos de bienes:


Muebles e Inmuebles



desempeños 1 y 2

De producto: NA

De conocimiento: NA


Experticia Técnica

Elaborada por: Gilberto Morales. Escuela Superior de Administración Publica, ESAP

Fecha de elaboración: Junio 2010

Vigencia: 4 años

70

NIVEL JERÁRQUICO: TÉCNICO




Ingresar los bienes al sistema de información según procedimientos


1. Las características del bien se

determinan contra información del

sistema

2. La información se verifica en el

sistema contra documentos soporte

3. El ingreso del bien se registra según

parámetros técnicos

4. Los soportes de ingreso se archivan

según procedimiento.


A. Procedimientos del área

B. Conocimientos básicos de ofimática

C. Nociones básicas contables



Tipos de bienes:


Muebles e Inmuebles



desempeños 1 a 4

De producto: Ultimo registro de bienes en sistema de

información


hasta C


Experticia Técnica



Vigencia: 4 años

71

NIVEL JERÁRQUICO: TÈCNICO




Codificar los bienes teniendo en cuenta normatividad vigente


1. El ingreso al sistema se revisa según

procedimientos

2. La placa de identificación del bien se elabora

teniendo en cuenta requerimientos técnicos,

normatividad vigente y procedimientos

establecidos

3. La placa de identificación del bien se asigna

al ismo según procedimientos


A. Procedimiento institucional

B. Conocimientos básicos contables y

presupuestales para registro de bienes



Tipos de bienes:


Muebles e Inmuebles



desempeños 1 a 3

De producto: NA

De conocimiento: Prueba oral del conocimiento

relacionado


Experticia Técnica



Vigencia: 4 años

72



Almacenar los bienes según procedimientos y normas vigentes


Adecuar espacio físico según especificaciones de almacenaje


1. El espacio físico se diseña de acuerdo

con características técnicas de los

bienes

2. El espacio físico se acondiciona según

especificaciones técnicas

3. La construcción del espacio físico se

verifica de acuerdo con especificaciones

técnicas y en los tiempos previstos


A. Conocimientos básicos de manejo de bienes

B. Conocimientos básicos de seguridad

industrial

C. Normas técnicas de almacenaje de bienes



Tipos de bienes: devolutivos y consumo



desempeños 1 a 3

De producto: Ultimo espacio físico adecuado


hasta C


Creatividad e Innovación

Elaborada por: Giovanni Cabrera. Instituto Colombiano de Desarrollo Rural. INCODER

Fecha: Junio 2010

Validez: 4 años

73



Almacenar los bienes según procedimientos y normas vigentes


Ordenar bienes en espacio físico de acuerdo con requerimientos técnicos (Método PEPS)


1. Los bienes se clasifican según protocolos

técnicos y de seguridad

2. Ubicar los bienes en los espacios asignados Y

según criterios de conservación y distribución




industrial

C. Normas técnicas de almacenaje de bienes






desempeños 1 y 2

De producto: Bienes almacenados según protocolos


hasta C


Creatividad e Innovación

Elaborada por: Giovanni. Instituto Colombiano de Desarrollo Rural. INCODER

Fecha: Junio 2010

Validez: 4 años

74



Egresar el bien del sistema según procedimientos


Verificar requerimientos contra existencias e históricos de consumo


1. La aprobación de la solicitud del egreso del

bien se verifica según protocolos

2. La disponibilidad de los bienes solicitados se

verifica contra existencias




industrial

C. Procedimientos institucionales






desempeños 1 y 2

De producto: NA


hasta C


Experticia Técnica



Vigencia : 4 años

75



Egresar el bien del sistema según procedimientos


Descargar bien en los sistemas establecidos


1. La legalización del comprobante de egreso se

verifica según procedimientos

2. La información en el sistema se actualiza


3. El procedimiento de egreso se cierra según

protocolos

4. Los soportes de egreso se archivan según

procedimiento



e inventarios







desempeños 1 a 4

De producto: Archivo de soportes de egreso de bienes


y B


Experticia Técnica



Vigencia : 4 años

76

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONAL O TÉCNICO


Entregar el bien teniendo en cuenta los planes establecidos


Programar la entrega de los bienes de acuerdo con prioridades establecidas


1. La programación de entrega de bienes se

elabora de acuerdo con criterios establecidos

2. La disponibilidad de los bienes en las

cantidades requeridas se verifica según


3. La documentación necesaria para la entrega

del bien se dispone según requerimientos y

protocolos



e inventarios







desempeños 1 a 3

De producto: Ultima programación de entrega d e

bienes realizada


y B


Trabajo en equipo



Vigencia : 4 años

77

NIVEL JERÁRQUICO: PROFESIONA - TÉCNICO


Entregar el bien teniendo en cuenta los planes establecidos


Legalizar entrega del bien según procedimiento


1. Los bienes son entregados a sus

destinatarios según procedimientos

2. El recibido a satisfacción de los bienes

por parte de sus destinatarios es

verificado según protocolos

3. La constancia del recibido de los bienes

a satisfacción se realiza según

procedimientos y en los formatos

establecidos



e inventarios







desempeños 1 a 3

De producto: Archivo de formatos diligenciados de

entrega de bienes


y B


Experticia Técnica



Vigencia : 4 años

78

PRESTACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

NIVEL: DIRECTIVO - ASESOR


Organizar la prestación del servicio según requerimientos y políticas


Programar la prestación del servicio según requerimientos y procedimientos establecidos


1. Las necesidades de servicios generales de la

entidad se identifican según procedimientos

2. Los recursos humanos, físicos, financieros y

tecnológicos se identifican según

requerimientos.

3. La ejecución de los servicios generales se

planea de acuerdo con requerimientos y


4. La programación de los servicios generales se

elabora teniendo en cuenta necesidades y

requerimientos establecidos


A. Procedimientos propios de la actividad

B. Elementos básicos de planeación

administrativa.



Tipo de servicios generales:

- Servicio de aseo.

- Servicio de vigilancia.

- Servicio de mensajería.

- Otros



desempeños 1 a 4 .

De producto: Programación de servicios generales

del último período.

De conocimiento: Prueba oral durante la observación

del desempeño de los conocimientos A y B



Elaborada por: Hernando José Quintero Maya. Coordinador Administrativo, Documental y Archivos. Fanny

Castillo Castillo. Profesional Universitaria. INCODER

Fecha: Noviembre de 2010

Vigencia : 4 años

79

NIVEL JERÁRQUICO: DIRECTIVO- ASESOR


Organizar la prestación del servicio según requerimientos y políticas


Gestionar la provisión de los servicios generales según procedimientos establecidos


1. Los términos de referencia de la convocatoria

pública se revisan de acuerdo con

requerimientos establecidos.

2. Las propuestas evaluadas se verifican

teniendo en cuenta requerimientos

establecidos

3. El seguimiento a la contratación de los

servicios se realiza en los tiempos establecidos

4. Los problemas en el proceso de provisión de

los servicios generales se solucionan teniendo

en cuenta requerimientos y alternativas

previstas


A. Procedimientos propios d e la actividad

B. Conocimientos básicos de la contratación

estatal.



Tipo de servicios generales:

- Servicio de vigilancia

- Servicio de aseo

- Servicio de mensajería

- Otros



desempeños 1 a 4

De producto: Contrato elaborado

De conocimiento: Prueba oral de los conocimientos

A y B durante la observación del desempeño


Planeación/Experticia profesional

Elaborada por: Escuela Superior de Administración Pública, ESAP

Fecha: Diciembre del 2010

Vigencia : 4 años

80

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONAL - TECNICO


Coordinar la logística de los servicios generales según procedimientos


Distribuir el personal de servicios generales según actividades establecidas


1. La programación de actividades se revisa

teniendo en cuenta tiempos, perfiles y

recursos establecidos

2. Los perfiles del personal del personal se

verifican contra requerimientos del servicio

3. Las tareas del personal se asignan de acuerdo

con necesidades y prioridades

4. Las tareas asignadas se listan en formatos

establecidos



B. Elementos básicos de programación de

personal



Tipos de servicios generales


- Servicio de aseo


- Otros



desempeños 1 hasta 4

De producto: Listas de asignación de tareas por

personal


y B


Planeación/ Experticia Profesional

Elaborada por: Carlos Alberto Cortés Olaya. Técnico Administrativo. Grupo Inmuebles. Procuraduría General

de la nación


Vigencia : 4 años

81

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONAL - TÉCNICO


Coordinar la logística de los servicios generales según procedimientos


Entregar insumos y materiales de servicios generales según procedimiento


1. El informe de inspección técnica se elabora

en área de trabajo, donde se proyecta

hacer el trabajo

2. Los insumos y materiales se listan según


3. El material se distribuye según procedimientos

y necesidades del servicio

4. Las inconsistencias en la entrega se resuelven

según parámetros establecidos


A. Conocimientos básicos de seguridad

industrial

B. Procedimientos del área

C. Conocimientos básicos de manejo de

insumos y materiales





- Servicio de aseo


- Otros



desempeños 1 a 4

De producto: Lista de insumos y materiales

entregados en el ultimo mes


hasta C


Trabajo en equipo

Elaborada por: Carlos Alberto Cortés Olaya. Técnico Administrativo. Grupo Inmuebles. Procuraduría General

de la nación


Vigencia : 4 años

82

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONAL


Supervisar la prestación de los servicios generales según procedimientos


Verificar cumplimiento de los servicios generales en los tiempos establecidos


1. Las visitas de inspección del servicio

prestado se llevan a cabo en los tiempos

establecidos

2. Los correctivos del servicio prestado se

solicitan según requerimientos y

protocolos

3. Los correctivos del servicios se verifican en

los tiempos establecidos


A. Procedimientos institucionales

B. Conocimientos básicos de mantenimiento

general





- Servicio de aseo


- Otros



desempeños 1 a 3

De producto: NA


y B


Trabajo en equipo

Elaborada por: Ignacio Guerrero. Escuela Superior de Administración Pública


Vigencia : 4 años

83



Supervisar la prestación de los servicios generales según procedimientos


Elaborar informes de gestión y avance de indicadores del servicio periódicamente


1. Los avances e inconsistencias del servicio se

registran periódicamente según

procedimientos

2. Los reportes de cumplimiento del servicio se

confrontan contra metas o estándares

establecidas

3. El informe de gestión del servicio se elabora

según protocolos e indicadores registrados




general





- Servicio de aseo


- Otros

Tipos de informes: De gestión



desempeños 1 a 3

De producto: Ultimo informe elaborado en el período


y B durante la observación del desempeño


Experticia profesional



Vigencia : 4 años

84

MANTENIMIENTO DE BIENES



Planear el mantenimiento de los bienes según necesidades


Identificar necesidades de mantenimiento según procedimiento

Criterios de desempeño

1. El diligenciamiento de formatos de

identificación de necesidades se solicita


2. Los formatos de solicitud de servicio o

mantenimiento se recepcionan según

procedimientos

3. La información de necesidades se consolidan

según formatos

4. Los tipos de bienes se identifican por

mantenimiento preventivo y correctivo contra

inventario

5. Las soluciones de mantenimiento y los

pendientes por solucionar se registran según

procedimientos


A. Conocimientos generales de mantenimiento

de bienes

B. Conocimientos básicos de organización de

información


- Todas las entidades del sector público.

- Tipos de necesidades: de servicios

generales y de Infraestructura

- Tipos de mantenimiento: preventivo y

correctivo




y los comportamientos asociados

Producto: NA

Conocimiento: NA


85



Vigencia : 4 años





Verificar recursos para el mantenimiento en el tiempo previsto


1. Los servicios de mantenimiento se cotizan


2. Las existencias de recursos en almacén se

verifican físicamente o por medios

establecidos

3. La disponibilidad presupuestal de los recursos

se solicita según procedimiento en las

instancias requeridas



C. Conocimientos generales de mantenimiento

de bienes


Recursos: físicos y financieros

Tipos de mantenimiento: preventivo y correctivo





Producto: certificados de disponibilidad presupuestal

de la última planificación y/p cotizaciones del

mantenimiento solicitadas e el último período

Conocimiento: NA



86



Vigencia : 4 años





Elaborar programación del mantenimiento de acuerdo con características técnicas


1. La información de necesidades es

consolidada en formatos establecidos

2. El cronograma de mantenimiento se elabora

de acuerdo con especificaciones de

contratos y necesidades establecidos


B. Procedimientos del área

D. Conocimientos generales de mantenimiento

de bienes





Observación real o simulada de los desempeños 1 y 2


Producto: Cronograma de mantenimiento del último

período

Conocimiento: NA.



87



Vigencia : 4 años

88



Tramitar solicitudes del servicio de mantenimiento según procedimiento


Asignar responsables del servicio de mantenimiento según su tipo y especialidad


1. La solicitud del servicio es valorada según

clase del servicio

2. La atención del servicio se prioriza de acuerdo

con criterios establecidos

3. La responsabilidad de ejecución se delega

según experticia


A. Conocimientos básicos en electromecánica


C. Conocimientos básicos de mantenimiento

industrial


Tipo de necesidad;

- Hidráulico o

- Eléctrico o

- Mecánico

Tipo de Responsables:

Personal interno o contratista




Conocimiento

Prueba oral o escrita de los conocimientos A hasta C





Vigencia : 4 años

89



Tramitar solicitudes del servicio de mantenimiento según procedimiento


Determinar clase del servicio de mantenimiento según requerimientos


1. La solicitud del servicio de mantenimiento

es evaluada según criterios establecidos

2. Las solicitudes de mantenimiento son

clasificadas acuerdo con tipos de

mantenimiento y prioridades establecidas


A. Conocimientos básicos en electromecánico


C. Conocimientos básicos de mantenimiento

industrial

D. Conocimientos básicos de seguridad

industrial


Tipos de bienes: devolutivos y de consumo





Conocimiento

Prueba oral o escrita de los conocimientos A hasta D





Vigencia : 4 años

90

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONAL- TECNICO


Ejecutar los servicios de mantenimiento siguiendo normas establecidas


Realizar diagnóstico del requerimiento del servicio de mantenimiento en sitio


1. El estado del bien se verifica de acuerdo

con criterios técnicos

2. El concepto técnico acerca del

requerimiento del mantenimiento se

emite según valoración realizada

3. La evaluación diagnóstica se registra en

formato establecido


A. Conocimientos básicos en

electromecánico


C. Conocimientos básicos de

mantenimiento industrial

D. Conocimientos básicos de seguridad

industrial


Tipos de bienes: devolutivos y de consumo

Tipo de mantenimiento: preventivo y correctivo




Conocimiento

Prueba oral o escrita de los conocimientos A hasta D

Producto: Formato registro del diagnóstico de

mantenimiento del último período.


Experticia Profesional y/o Técnica



Vigencia : 4 años

91

NIVEL JERÁRQUICO: PROFESIONAL- TÉCNICO




Realizar mantenimiento de acuerdo con parámetros establecidos


1. La visita al área a intervenir se realiza en

los tiempos previstos y según protocolos.

2. El personal afectado es informado

siguiendo las reglas del buen trato y

según procedimientos establecidos

3. Las áreas de seguridad se demarcan si

es del caso según protocolos

4. El mantenimiento se lleva a cabo

teniendo en cuenta medidas de

seguridad

5. El mantenimiento elaborado se registra

en formatos establecidos


A. Normas de seguridad industrial


C. Conocimientos básicos de las áreas de

electromecánica, hidráulica, construcción


Tipo de ,mantenimiento

Preventivo y correctivo



simulada de los desempeños 1 a 5

Conocimiento: Prueba oral o escrita de los


Producto: Lista de mantenimiento realizado


Trabajo en equipo

Elaborada por: Carlos Alberto Cortés. Técnico Administrativo. Grupo Inmuebles. Procuraduría General de la

Nación


Vigencia: 4 años

92

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONAL – TECNICO




Reportar ejecución del servicio en formatos establecidos


1. El material empleado en el mantenimiento es

listado en formato establecido

2. La firma de usurarios beneficiados con el

mantenimiento es tomada en los formatos

establecidos

3. La actividad de mantenimiento es registrada

en formatos

4. El reporte del mantenimiento es entregado a

las instancias determinadas


Procedimiento institucional




Tipos de mantenimiento





Conocimiento

Prueba oral o escrita de los conocimientos A y B

Producto: Formatos de registro de mantenimiento del

último período



Elaborada por: Carlos Alberto Cortés. Técnico Administrativo. Grupo Inmuebles. Procuraduría General de la

Nación


Vigencia: 4 años

93

I

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONA – TECNICO


Verificar el cumplimiento del servicio de mantenimiento periódicamente


Comprobar la realización del servicio mediante firmas


1. La visita de inspección se adelanta en el

tiempo establecido

2. El formato de recibido a satisfacción se

diligencia según procedimientos

3. Los correctivos del servicio se proponen

según protocolos y procedimientos



B. Conocimientos generales de mantenimiento







Conocimiento


Producto: Archivo de formatos de recibido a

satisfacción de los servicios de mantenimiento





Vigencia : 4 años

94

NIVEL JERÁRQUICO:PROFESIONAL – TÉCNICO


Verificar el cumplimiento del servicio de mantenimiento periódicamente


Llevar registros del uso de recursos periódicamente


1. La información de los egresos de

materiales se consolida contra material

utilizado

2. El consecutivo de las entregas se lleva en

formatos establecidos









Observación real o simulada de los desempeños 1 y 2

Conocimiento


Producto: Archivo del consecutivo de entregas





Vigencia : 4 años

95

CONTROL DE INVENTARIOS



Programar toma física de bienes según políticas y normas establecidas


Concertar toma física de bienes con interesados en los tiempos previstos


1. La cita con interesado es acordada por los

medios establecidos

2. La comunicación formal con el interesado es

elaborada según protocolos establecidos


A. Conocimientos básicos de manejo de

inventarios

B. Procedimientos propios de la actividad

C. Normatividad vigente


Tipos de bienes: devolutivos


Producto: Ultima comunicación remitida a interesados


simulada de los desempeños 1 y 2

Conocimiento: NA


Trabajo en equipo

Elaborada por. Gilberto Morales . Escuela Superior de Administración Pública


Vigencia: 4 años

96



Programar toma física según políticas y normas establecidas


Preparar documentación para toma física según procedimientos


1. El formato correspondiente a la toma física se

imprime según protocolos

2. El inventario individual de bienes es revisado

en los tiempos previstos

3. El cronograma de toma física es elaborado




inventarios






Producto: Ultimo cronograma de toma física

elaborado



Conocimiento: Prueba oral durante la observación

del desempeño de los conocimientos A hasta C



Elaborada por. Gilberto Morales . Escuela Superior de Administración Pública


Vigencia: 4 años

97



Hacer la toma física según procedimiento


Relacionar los bienes tangibles existentes en los formatos establecidos y en presencia del responsable de los

bienes


1. Los bienes son Inspeccionados

físicamente según protocolos

2. Los bienes son relacionados en planilla

establecida

3. Las firmas protocolarias son tomadas por

parte de quien realiza la toma física y el

responsable de los bienes



inventarios



D. Conocimientos básicos de clasificación de

bienes






Producto: Planilla de toma física

Conocimiento: Prueba oral de los conocimientos A

hasta D


Experticia Profesional y/ o Técnica

Elaborada por. Germán Franco. Escuela Superior de Administración Pública


Vigencia: 4 años

98





Confrontar inventario individual contra físico


1. Las placas o seriales digitalizados o

referenciados en cada bien son

verificados físicamente

2. Las inconsistencias encontradas son

registradas en el formato establecido

3. La toma física es registrada en los medios

establecidos



inventarios






Producto: Formatos diligenciados de toma física del

último período



Conocimiento: No aplica

.



Elaborada por. Germán Franco . Escuela Superior de Administración Pública


Vigencia: 4 años

99





Reportar faltantes y sobrantes a las instancias establecidas


1. Los faltantes y sobrantes de bienes son

comunicados a los interesados según

procedimientos

2. Las denuncias correspondientes son

solicitadas según protocolos

3. Las reclamaciones ante las compañías

aseguradoras son realizados según

procedimientos

4. Los faltantes de bienes son reportados a las

instancias requeridas



inventarios






Producto: último reporte de bienes faltantes



Conocimiento: prueba oral durante la observación

del desempeño de los conocimientos A hasta c



Elaborada por. Germán Franco Lindarte. Escuela Superior de Administración Pública


Vigencia: 4 años

100

NIVEL JERÁRQUICO: PROFESIONAL - TECNICO


Depurar la toma física de acuerdo con hallazgos


Trasladar bienes al responsable según procedimiento


1. La codificación del bien es identificada


2. El responsable del bien es identificado

según registros y soportes

3. La ubicación del bien es consultada en

el sistema

4. La responsabilidad del bien es trasladada




inventarios








Producto: Archivo de traslado de bienes

Conocimiento: prueba oral de los conocimientos A

hasta c





Vigencia: 4 años

101

NIVEL JERÁRQUICO: PROFESIONAL - TECNICO


Depurar la toma física de acuerdo con hallazgos


Incorporar sobrantes al inventario según procedimiento


1. La procedencia del bien sobrante se

investiga según características y


2. Los SOPORTES del origen del bien se solicitan

de acuerdo con resultados de la investigación

3. El valor del bien se identifica según valor

comercial y relación costo beneficio

4. El ingreso del bien se registra según

procedimiento

5. El responsable del bien se asigna según

procedimientos



inventarios








Producto: Registro en el sistema de ingreso de

sobrantes del ultimo período


hasta C



Elaborada por. Germán Franco Lindarte . Escuela Superior de Administración Pública


Vigencia: 4 años

102



Identificar bienes no útiles a la entidad en inservibles u obsoletos y pérdida según criterios establecidos


Clasificar bienes en desuso según criterios técnicos


1. Los bienes en desuso son listados

confrontando la toma física de bienes

2. El concepto técnico de los bienes en

desusos es elaborado de acuerdo con

requerimientos técnicos

3. El listado de bienes inservibles es

presentado al comité de inventarios

según protocolos



B. Normatividad vigente

C. Conocimientos básicos de inventarios

D. Conocimientos de bienes muebles


Tipos de bienes

Muebles y equipos de oficina

Bienes no útiles: inservibles u obsoletos




Producto: Ultimo concepto técnico de bienes en

desuso de la entidad


hasta D



Elaborada por: María Isabel Zambrano Muñoz. Profesional de apoyo administrativo. Gestión administrativa,

documental y activos. Instituto Colombiano de Desarrollo Rural. INCODER


Vigencia: 4 años

103

NIVEL JERÁRQUICO: PROFESIONAL - TÉCNICO




Tramitar conceptos técnicos de acuerdo con su tipología


1. Los bienes a conceptuar son identificados

según listado elaborado

2. El personal experto es seleccionado de

acuerdo con competencias técnicas

3. El concepto técnico es registrado en

formatos establecidos





D. Conocimientos de bienes muebles


Tipos de bienes






Producto: Ultimo concepto técnico de bienes en

desuso de la entidad


hasta D



Elaborada por: María Isabel Zambrano Muñoz. Profesional de apoyo administrativo. Gestión administrativa,

documental y activos. Instituto Colombiano de Desarrollo Rural. INCODER


Vigencia: 4 años

104




Gestionar aprobación de baja de los bienes en las instancias requeridas


1. Solicitar baja de los bienes a las

instancias establecidas de acuerdo con

relación presentada

2. Inspeccionar los bienes a dar de baja

con los funcionarios asignados por

superior asignado

3. Elaborar acta según procedimientos





D. Conocimientos básicos de bienes

muebles


Tipos de bienes






Producto: Acto administración de inspección de

bienes a dar de baja


hasta D


Trabajo en equipo

Elaborada por: Gustavo Beltrán. Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP.

Fecha de elaboración: Octubre de 2010

Vigencia: 4 años

105



Transferir (Subastar)bienes de acuerdo con su tipología, normatividad y procedimientos establecidos U26


Tramitar la publicación de la información del bien a donar en los medios establecidos


1. El listado de bienes es solicitado

separando grupos contables y

totalizados

2. El Registro fotográfico con ubicación de

bienes es solicitado según

procedimientos

3. La resolución de baja de bienes es

solicitada según protocolos

4. La documentación soporte se remite a

las instancias establecidas para su

publicación

A. Conocimiento Requerido




D. Conocimientos básicos de bienes muebles


Tipos de bienes






Producto: Ultima resolución de baja de bienes


hasta D


Trabajo en equipo

Elaborada por: Flor Ibel Sánchez Moreno. Oficinista. Grupo de compras. Procuraduría General de la Nación.

María Isabel Zambrano Muñoz. Profesional de apoyo administrativo. Gestión administrativa, documental y

activos. Instituto Colombiano de Desarrollo Rural. INCODER


Vigencia: 4 años

106



Transferir bienes de acuerdo con su tipología, normatividad y procedimientos establecidos


Estudiar solicitudes de interesados según procedimientos


1. La documentación del interesado es

revisada de acuerdo con requisitos

establecidos

2. La documentación faltante se solicita

subsanar según procedimientos y


3. El documento de asignación de bienes a

donar se elabora de acuerdo con

requerimientos







Tipos de bienes






Producto: Documento de asignación de bienes a

donar


hasta D


Trabajo en equipo





Vigencia: 4 años

107



Transferir bienes de acuerdo con su tipología, normatividad y procedimientos establecidos


Entregar bien de acuerdo con políticas establecidas


1. La entrega del bien es informada al

interesado y a quien tiene en custodia el

bien según procedimientos y normativa

2. El acto administrativo de entrega de

bienes se elabora según requerimientos

3. La entrega del bien se legaliza según

procedimientos







Tipos de bienes






Producto: Último Acto administrativo de entrega de

bienes


hasta D







Vigencia: 4 años

108



Rematar bienes de acuerdo con instructivos y normas vigentes


Documentar los bienes a subastar según procedimientos,


1. Los documentos legales del bien se

recopilan según procedimientos

2. Las evidencias físicas del bien se recogen

en los tiempos previstos

3. Las fichas técnicas exigidas ´por ente

competente se diligencian según

procedimientos y normativa







Tipos de bienes






Producto: Fichas técnicas


hasta D







Vigencia: 4 años

109





Dar concepto sobre ofertas base de la entidad subastadora según procedimientos y políticas establecidas


1. El bien a rematar es mostrado a entidad

subastadora

2. La propuesta económica de la entidad

subastadora es valorada según criterios

técnicos y económicos

3. La valoración de la entidad subastadora

es autorizada de acuerdo con

parámetros establecidos







Tipos de bienes






Producto: NA


hasta D







Vigencia: 4 años

110





Entregar bienes al comprador mediante acta y según procedimientos internos


1. Los documentos de adjudicación de los

bienes se verifican contra soportes

2. Los actos administrativos de entrega del

bien se elaboran según requerimientos y

normatividad

3. La entrega física del bien se realiza según

procedimiento





D. Conocimientos básicos de bienes

muebles


Tipos de bienes






Producto: Acto administrativo de entrega de bienes

del último período


hasta D


Experticia Profesional/Trabajo en equipo





Vigencia: 4 años

111





Retirar del inventario de la entidad los bienes dados de baja de acuerdo con procedimiento establecido


1. El bien es retirado del aplicativo según

procedimiento

2. La novedad del retiro del bien es

reportada a contabilidad

3. El registro contable de las bajas se verifica

periódicamente







Tipos de bienes






Producto: Ultimas novedades de retiro de bienes


hasta D



Elaborada por: Flor Ibel Sánchez Moreno. Oficinista. Grupo de compras. Procuraduría General de la Nación .




Vigencia: 4 años

112



Destruir bienes según procedimientos y normativa vigente


Preparar documentación de destrucción del bien en presencia de testigos y autoridades competentes


1. El acta de destrucción del bien se

elabora según procedimientos y formatos

establecidos

2. Las firmas respectivas se recogen de

acuerdo con protocolos y en los tiempos

previstos



B. Normativa vigente


Tipos de bienes





simulada de los desempeños 1 Y 2

Producto: Ultimas Acta de destrucción de bienes

Conocimiento: prueba oral de los conocimientos A y B





Vigencia: 4 año

113



Destruir bienes según procedimientos y normativa vigente


Eliminar físicamente el bien según sus características


1. La forma de destrucción del bien se

determina de acuerdo con sus

características

2. Asignar Los responsables de la

destrucción se asignan de acuerdo con

criterios previamente establecidos

3. La destrucción del bien se verifica en el

tiempo previsto





Tipos de bienes






Producto: NA



Trabajo en equipo



Vigencia: 4 año

114

NIVEL JERÁRQUICO: TECNICO


Registrar contablemente la baja


Reportar a contabilidad la novedad con soportes respectivos


1. La documentación soporte de la baja se

consolida en medios

2. El bien es retirado del aplicativo según

procedimientos

3. Los informes se remiten a contabilidad con

soportes





Tipos de bienes





simulada de los desempeños 1 y 2

Producto: Informe elaborado para área contable



Experticia Técnica



Vigencia: 4 año

115



Registrar contablemente la baja


Verificar el registro contable de las bajas periódicamente


1. Los informes de inventaros se cruzan con

las cuentas contables

2. Las inconsistencias se reportan según

procedimientos

3. Los ajustes contables se verifican

periódicamente





Tipos de bienes no útiles : inservibles u obsoletos




Producto: NA



Experticia Técnica



Vigencia: 4 año

Documents

Compoendio Obligaciones Area Administrativa