Componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al ... Anticorrupcion y Atencion al Ciudadano...Componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - PAAC A continuación

Componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano - PAAC

A continuación se presenta el PlanAnticorrupción y Atención al Ciudadano,para observaciones por parte de laciudadanía.

Haga Click sobre el tema a revisar paraacceder a la propuesta planteada.

Componente 1. Gestión del Riesgo de Corrupción

1.1 Política de Administración del Riesgo de Corrupción

1.2 Construcción del mapa de riesgos de corrupción

1.3 Consulta y divulgación

1.4 Monitoreo y revisión

1.5 Seguimiento

Gerencia de Riesgos

Gerencia de Riesgos /líderes de procesos

Gerencia de Riesgos / IT

Gerencia de Riesgos /líderes de procesos

OA Control Interno

Líder Componente:Gerencia de Riesgos

Sub Componentes Responsables

Establecer lineamientos que permitan a la Alta Dirección orientar la gestión

del riesgo en la Entidad

Actualizar el mapa de riegos de Corrupción y sus acciones de

tratamiento.

Recibir retro alimentación de las partes interesadas sobre el esquema de Gestión del Riesgo de Corrupción

Verificar la realización de las acciones de tratamiento propuestas y

monitorear materializaciones

Verificar el cumplimiento a las acciones previstas en el PAAC

Objetivos

Subcomponente Política de Administración del Riesgo de Corrupción

Actividades Descripción Meta o Producto Responsable Fecha Inicio Fecha Fin

Revisar Política vigente deAdministración del Riesgo deCorrupción y presentareventuales ajustes al ComitéInstitucional de ControlInterno para aprobación.

Revisión de la Política, análisis y definición deeventuales cambios a realizar.

Acta de CICCI dondese realice la revisiónde la Política y suaprobación. Gerencia de

Riesgos y Cumplimiento

01/01/2020 20/02/2020

Presentar ante el ComitéInstitucional de Gestión yDesempeño la Política deAdministración del Riesgo deCorrupción.

Presentar en el CIGD la política deadministración de riesgos aprobada.

Acta de CIGD dondese presente ysocialice la Política.

20/02/2020 10/03/2020

Subcomponente Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción


Actualización del Mapa de Riesgos.

Revisar con los líderes y monitoresde riesgos de cada proceso, losobjetivos de los procesos eidentificar riesgos, causas,consecuencias, controles,mediciones y planes demejoramiento.

Mapa de Riesgos de Corrupción actualizado.

Gerencia de Riesgos y Cumplimiento

/líderes de procesos10/03/2020 30/04/2020

Subcomponente Consulta y Divulgación


Publicar la Política de Administración de Riesgos de

Corrupción

Publicar en la Intranet y pagina web laPolítica de Administración de Riesgos decorrupción

Política de Administración de Riesgos publicada

Gerencia de Riesgos y

Cumplimiento/IT

1/03/2020 31/03/2020

Publicar y socializar el Mapa de Riesgos de Corrupción

Publicar el Mapa de Riesgos de Corrupciónen la página web de la Entidad.

Mapa de riesgos publicado

Gerencia de Riesgos y

Cumplimiento/IT30/04/2020 15/05/2020

Socializar la Política de Administración de Riesgos de

Corrupción y la Gestión de Riesgos de Corrupción

Realizar en el 2do trimestre actividadesque permitan la interiorización de lostemas parte de los colaboradores de 4-72.

Soportes de las actividades realizadas

en el 2do Trimestre

Gerencia de Riesgos

1/04/2020 15/07/2020

Realizar en el 3er trimestre actividades quepermitan la interiorización de los temaspor parte de los colaboradores de 4-72.


en el 3er Trimestre1/07/2020 15/10/2020

Realizar en el 4to trimestre actividadesque permitan la interiorización de lostemas por parte de los colaboradores de 4-72.


en el 4to Trimestre1/10/2020 20/12/2020

Componente Monitoreo y Revisión


Realizar monitoreo y revisión de los Riesgos por parte de los líderes de Proceso para el 1er trimestre

Promover, acompañar y Verificar quecada proceso realice el monitoreo yrevisión a sus riesgos.

Reporte de Gestión de Riesgos


1/04/2020 15/04/2020

Realizar monitoreo y revisión de los Riesgos por parte de los líderes de Proceso para el 2do trimestre

Promover, acompañar y verificar quecada proceso realice el monitoreo yrevisión a sus riesgos.



1/07/2020 15/07/2020

Realizar monitoreo y revisión de los Riesgos por parte de los líderes de Proceso para el 3er trimestre




1/10/2020 15/10/2020

Realizar monitoreo y revisión de los Riesgos por parte de los líderes de Proceso para el 4to trimestre




1/12/2020 20/12/2020

Subcomponente Seguimiento


Realizar seguimiento al PAAC conforme a la normatividad legal vigente para el 1er cuatrimestre

Efectuar el Seguimiento ycontrol a la implementación delas acciones de cadacomponente del PAAC

Informe de Seguimiento publicado

Control Interno 2/05/2020 16/05/2020

Realizar seguimiento al PAAC conforme a la normatividad legal vigente para el 2do Cuatrimestre



Control Interno 3/09/2020 14/09/2020

Realizar seguimiento al PAAC conforme a la normatividad legal vigente para el 3er cuatrimestre



Control Interno 2/01/2020 16/01/2021

Componente 2. Racionalización de Trámites

Líder ComponenteOAP

.

Identificar los trámites, otros procedimientos

administrativos y procesos que tiene la

entidad.

Clasificar según importancia los

trámites, procedimientos y

procesos de mayor impacto a racionalizar.

Realizar mejoras en costos, tiempos, pasos,

procesos, procedimientos.

Incluir uso de medios tecnológicos para su

realización.

Disminución de: costos, tiempos, pasos, contactos

innecesarios. Mayor accesibilidad, aumento de la

seguridad, uso de tecnologías de la información

y satisfacción del usuario.

Proceso de Racionalización Resultados Esperados

Componente 2. Racionalización de Trámites

Nombre de la Entidad: Servicios Postales Nacionales S.A.Sector Administrativo: Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones Departamento: N.A. Orden NacionalMunicipio: N.A. Año vigencia: 2020

No.

Nombre del Trámite,

Proceso o Procedimiento

Tipo de Racionalización

Acción Específica de Racionalización

Situación Actual

Descripción de la mejora a realizar

al trámite, proceso o procedimiento

Beneficio al Ciudadano y/o Entidad

Dependencia Responsable

Fecha de Realización

Iniciodd/mm/aa

Findd/mm/aa

1Tarifa Postal

Reducida Administrativa

Reducción en el tiempo de respuesta a la aprobación del

trámite

Se da respuesta al trámite en 15

días hábiles

Actualmente el tiempo que se

tiene establecido para dar respuesta al trámite es de 15

días hábiles y se piensa reducir el tiempo a 8 días

hábiles.

Reducción del tiempo en la

respuesta a la solicitud.

Vicepresidencia Comercial

01/01/2020 30/03/2020

Componente 3. Rendición de cuentas

1. Información

Líder ComponentePlaneación

Sub Componentes ResponsablesObjetivos

2.Diálogo

3. Incentivos

4. Evaluación

Poner a disposición de la Ciudadanía información sobre la Gestión de 4-72

Generar espacios de participación donde los ciudadanos puedan

interactuar con 4-72

Motivar a los servidores y ciudadanos a la participación del proceso de

Rendición de Cuentas

Revisar el cumplimiento de la estrategia de Rendición de Cuentas y generar

acciones de mejora

Planeación

Planeación

Planeación

Control Interno

Subcomponente Información

Actividades Meta / ProductoFecha

ResponsableInicio Fin

Generar información interna donde se evidencie el avance en laGestión Institucional, los aspectos relevantes producto delBenchmarking e información estadística de la Entidad etc.

4 publicaciones al año, periodicidad trimestral

1/01/2020 20/12/2020Oficina Asesora de

Planeación

Realizar publicaciones institucionales a nivel externo donde seevidencie el avance en la Gestión Institucional

4 publicaciones al año, periodicidad trimestral


PlaneaciónPublicar la Información exigida a la entidad y que evidencien elresultado de la Gestión Institucional durante el periodo vigente.(Informe de Gestión)

1 reporte al año 1/01/2020 31/01/2020Oficina Asesora de

Planeación

Publicar semestralmente el Informe Pormenorizado de ControlInterno evidenciando el avance en la evaluación de la gestión dela vigencia.

2 reportes por año, periodicidad semestral


Control Interno

Subcomponente Diálogo

Actividades Meta /ProductoFecha


Realizar un evento interno trimestral donde el Presidente yEquipo Directivo dialogue con los colaboradores y presente unInforme del Avance a la Gestión.

4 eventos al año 1/01/2020 20/12/2020Oficina Asesora de

Planeación

Realizar un evento interno trimestral donde el Presidente yEquipo Directivo dialogue con la ciudadanía y presente unInforme del Avance a la Gestión por Facebook live

4 eventos al año, 1/01/2020 20/12/2020Oficina Asesora de

Planeación

Realizar Audiencia Pública invitando a todos los grupos deinterés y entes reguladores para que participen en el dialogoabierto de rendición de resultados de la empresa para lavigencia (Plan de Acción Anual para Audiencia Pública deRendición de Cuentas 4-72)

1 audiencia pública de rendición de cuentas al

año 1/01/2020 30/03/2020

Oficina Asesora de Planeación

Generar espacios de intercambio de información de doble víaen la entidad:por ejemplo: Chats Virtuales, Webinar, Foros Virtuales,Streaming y Youtube

4 espacios generados en el año


Comunicaciones

Participar en Ferias y Eventos del sector real (Tecnológico,Gubernamental, Estatal, Distrital) en los que se pueda tener unespacio abierto para el dialogo y la exposición de avances en laGestión Institucional. (BTL)

2 eventos al año 1/01/2020 20/12/2020Oficina Asesora de

Marketing

Subcomponente Incentivos

Actividades Meta/ProductoFecha


Realizar campañas de sensibilización a los colaboradores sobrela importancia de la rendición de cuentas

3 capacitaciones al año 1/01/2020 20/12/2020Oficina Asesora de

Planeación

Definir un concurso que promuevan la participación en laRendición de Cuentas

2 concursos al año, semestral


Planeación

Realizar una evaluación semestral a las acciones definidas en elSubcomponente de Diálogo y definir acciones de mejora.

2 evaluaciones, semestral 1/01/2020 20/12/2020Oficina Asesora de

Planeación

Subcomponente Evaluación

Actividades Meta/ProductoFecha


Realizar una evaluación semestral a las acciones definidasen el Subcomponente de Diálogo y definir acciones demejora.

2 evaluaciones, semestral 1/01/2020 20/12/2020Oficina Asesora de

Planeación

Componente 4. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano

Líder ComponenteVSAC

4.1 Estructura Administrativa y Direccionamiento Estratégico

4.2 Fortalecimiento de los Canales de Atención

4.3 Talento Humano

4.4 Normativo y Procedimental

4.5 Relacionamiento con el Ciudadano

Vicepresidencia de Servicio al Cliente


Gestión Humana



Sub Componentes Responsables

Mantener informada a la alta dirección sobre los avances en la gestión de la

atención al Ciudadano

Fortalecer los medios, espacios o escenarios para la interacción con los

ciudadanos .

Fortalecer las competencias de los servidores en servicio al ciudadano

Verificar el cumplimiento a la normatividad vigente y toma de

acciones de mejora.

Conocer la percepción de los clientes sobre el servicio de 4-72

Objetivos

Actividad Descripción Meta o producto Responsable Fecha inicio Fecha fin

Análisis de la Gestión y Resultados de Servicio al Ciudadano – 1er Semestre.

Elaborar un informe que permita identificarel estado de las PQRs recibidas en laentidad, en cuanto a cantidad, medios derecepción, cumplimiento a tiempos, etc ypresentarlo al CIGD con propuestas demejora para su aprobación eimplementación.

Informe elaborado y socializado con la alta dirección del I

Semestre


1/07/2020 31/07/2020

Presentación de informe al Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la gestión de Servicio al Ciudadano II Semestre

Elaborar un informe que permita identificarel estado de las PQRs recibidas en laentidad, en cuanto a cantidad, medios derecepción, cumplimiento a tiempos, etc ypresentarlo al CIGD con propuestas demejora para su aprobación eimplementación.

Informe elaborado y socializado con la alta dirección del II

Semestre

1/01/2021 31/01/2021

Subcomponente Estructura Administrativa y Direccionamiento Estratégico

Subcomponente Fortalecimiento de los Canales de Atención


Agilizar la atención de clientes en las regionales Occidente y Noroccidente de las Oficinas de Atención al Cliente

Adquirir el Sistema de Digiturno para lasoficinas de atención a clientes de lasregionales Occidente y Noroccidente.

Digiturnos comprados /Contrato

JNSAC

1/02/2020 30/04/2020

Implementar el sistema de digiturno enlas oficinas de atención a clientes de lasregionales Occidente y Noroccidente.

Digiturno implementado en

las 2 oficinas1/05/2020 31/07/2020

Actualización Página WEB

Contratación del nuevo portalcorporativo

ContratoDNIT

1/01/2020 30/03/2020

Implementar el nuevo portal corporativo Nueva página web 1/03/2020 30/06/2020

Implementación de una nueva herramienta para la gestión de requerimientos de clientes

Contratar una plataforma tecnológica deCRM para la gestión de losrequerimientos de los clientes.

ContratoJNPQR

DNIT

1/01/2020 31/03/2020

Implementar la plataforma tecnológicade CRM que soporte, controle y asegurela gestión de los requerimientos de losclientes.

Herramienta tecnológica

implementada1/04/2020 30/06/2020

Proponer e implementar un mecanismo que permita asegurar la validación de la consistencia de los diferentes procedimientos de servicio al cliente

Realizar una revisión y validación a losdiferentes procedimientos, protocolos eindicadores de servicio al cliente y hacerlas actualizaciones que se requieran.

Informe de resultados

JNSAC

JNPQR1/09/2020 30/11/2020


Fortalecer competencias delpersonal que tiene contactodirecto con el ciudadano.I Semestre.

Realizar capacitaciones en formación enServicio al Cliente.

Soportes Capacitación Dirección de GH 1/04/2020 30/06/2020

Fortalecer competencias delpersonal que tiene contactodirecto con el ciudadano.II Semestre

Realizar capacitaciones en formación enServicio al Cliente

Soportes de Capacitación

Dirección de GH 1/09/2020 31/12/2020

Generar campañas internas sobrela importancia del Servicio alCiudadano.I Semestre

Definir acciones pedagógicas quepermitan sensibilizar al personal sobre lasactitudes y acciones que se deben teneren cuenta para una buena atención alciudadano.

Soportes de Campañas

Dirección de GH 1/04/2020 30/06/2020

Generar campañas internas sobrela importancia del Servicio alCiudadanoII Semestre.

Definir acciones pedagógicas quepermitan sensibilizar al personal sobre lasactitudes y acciones que se deben teneren cuenta para una buena atención alciudadano.

Soportes de Campañas

Dirección de GH 1/09/2020 31/12/2020

Estructurar una propuesta de incentivos para el personal que hace gestión de atención de clientes.

Elaborar una propuesta de incentivos(monetarios o no monetarios) para elpersonal a cargo de la atencion a clientessegún su gestión y desempeño.

Propuesta de incentivos socializada

al CIGD

JNSAC

JNPQR1/02/2020 30/04/2020

Subcomponente Talento Humano

Actividad DescripciónMeta o

productoResponsable Fecha inicio Fecha fin

Identificar el nivel de cumplimiento normativo para los diferentes procesos de servicio al cliente

Realizar un diagnostico con el objetivo deidentificar el nivel de cumplimiento normativo en elmarco de la Circular Única y el Régimen deProtección de los Derechos de los Usuarios de losServicios Postales

Informe de Resultados

JNSAC

JNPQR1/05/2020 31/07/2020

Ejecutar las acciones necesarias para dar cumplimiento a la norma para los diferentes procesos de servicio al cliente

Realizar las actividades que aseguren el cumplientode la norma para los subprocesos de servicio alcliente

Soporte de la implementaci

ón de las acciones

JNSAC

JNPQR1/08/2020 30/11/2020

Subcomponente Normativo y Procedimental


Medición Percepción de Servicio Clientes Naturales y Corporativos

Contratar el servicio de medición de laencuesta de Percepción de Serviciorespecto a la calidad del servicio ofrecido

Contrato


1/04/2020 30/06/2020

Estructurar la encuesta para la mediciónde Percepción de Servicio respecto a lacalidad del servicio ofrecido.

Encuesta 1/07/2020 31/08/2020

Implementar la encuesta de Percepción deServicio con el objetivo de identificar lasnecesidades más sentidas de los clientes ylos elementos críticos del servicio quedeben ser mejorados.

Informe elaborado y socializado con la

alta dirección1/09/2020 15/12/2020

Componente Relacionamiento con el Ciudadano

Componente 5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información

5.1 Lineamientos de Transparencia Activa

5.2.Lineamientos de Transparencia Pasiva

5.3. Elaboración los Instrumentos deGestión de la Información

5.4. Criterio Diferencial de Accesibilidad

5.5. Monitoreo del Acceso a la Información Pública

Dirección de IT

Vicepresidencia SAC

Archivo y Correspondencia

Dirección de IT

Dirección de IT

Líder ComponenteIT

Dar cumplimiento a los requerimientos legales de puesta a disposición de información.

Cumplir con la adecuada gestión de las solicitudes de los ciudadanos

Presentar una serie de lineamientosprácticos para el desarrollo de los

instrumentos de gestión de información

Generar acciones que faciliten el acceso a la información a poblaciones específicas

Hacer seguimiento a las solicitudes de acceso de información

Sub Componentes ResponsablesObjetivos

Subcomponente Lineamientos de Transparencia Activa


Revisar la matriz de cumplimiento de la Ley 1712 y actualizar la página- I Semestre

Revisar el cumplimiento de loslineamientos establecidos en la ley detransparencia con base en la matriz de laProcuraduría y coordinar la actualizaciónde los contenidos con base en la revisiónrealizada.

Informe del estado actual y presentar resultados de la

revisión en el CIGDDirección IT

01/02/2020 29/02/2020

Actualización en la página web de

la información requerida.

01/03/2020 31/05/2020

Revisar la matriz de cumplimiento de la Ley 1712 y

actualizar la página- II Semestre

Revisar el cumplimiento de loslineamientos establecidos en la ley detransparencia con base en la matriz de laProcuraduría y coordinar la actualizaciónde los contenidos con base en la revisiónrealizada.

Informe del estado actual y presentar resultados de la

revisión en el CIGD. Dirección IT

01/08/2020 31/08/2020

Actualización en la página web de

la información requerida.

01/09/2020 30/11/2020

Subcomponente Lineamientos de Transparencia Pasiva


Publicar y actualizar en laPágina Web informe de PQRsrecibidas en el I semestre.

Elaborar un informe que permitaidentificar el estado de las PQRS recibidasen la entidad, en cuanto a cantidad,medios de recepción, cumplimiento atiempos entre otros y presentarlo ante elCIGD.

Informe elaborado y socializado en

CIGD a I SemestreJNPQR 1/07/2020 31/07/2020

Publicar y actualizar en laPágina Web informe de PQRsrecibidas en el II semestre.

Elaborar un informe que permitaidentificar el estado de las PQRs recibidasen la entidad, en cuanto a cantidad,medios de recepción, cumplimiento atiempos entre otros y presentarlo ante elCIGD.

Informe elaborado y socializado en

CIGD a II SemestreJNPQR 1/12/2020 31/12/2020

Subcomponente Elaboración de los Instrumentos de Gestión de la Información


Actualizar el índice de información clasificada y

reservada

Actualizar el índice de informaciónclasificada y reservada, de acuerdo a laactualización de las Tablas de RetenciónDocumental y considerando losrequerimientos de ley.

Índice de información clasificada y reservada

actualizada y publicada

Archivo y Correspondencia

02/05/2020 30/06/2020

Actualizar y publicar el registro o inventario de activos de

información

Con base en la actualización de las Tablasde Retención Documental, realizar laactualización del registro o inventario deactivos de información.

-Registro o inventario de

activos de información actualizado y

publicado

Gerencia de Riegos 01/09/2020 30/11/2020

Subcomponente Criterio diferencial de accesibilidad

Actividades Descripción Meta o Producto Responsable Fecha Inicio Fecha FinAsegurar disponibilidad de los programas para población invidente y de traducción que se encuentran en la Página Web

Mantener disponible y en funcionamientolos programas para población invidente yde traducción que se encuentran en laPágina Web I Semestre

Informe I semestre de disponibilidad de los programas.

Dirección IT 15/06/2020 15/07/2020

Asegurar disponibilidad de los programas para población invidente y de traducción que se encuentran en la Página Web

Mantener disponible y en funcionamientolos programas para población invidente yde traducción que se encuentran en laPágina Web II Semestre

Informe II semestre de

disponibilidad del programa.

Dirección IT 30/11/2020 20/12/2020

Subcomponente Monitoreo del acceso a la información pública


Publicar informe de denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas a I Semestre

Coordinar con Control Interno Disciplinarioe IT la recopilación de información,elaboración y publicación del informedando cumplimiento a los lineamientos dela Matriz ITA

Informe publicado.1er Semestre

Planeación 1/07/2020 31/07/2020

Publicar informe de denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas a II Semestre

Coordinar con Control Interno Disciplinarioe IT la recopilación de información,elaboración y publicación del informedando cumplimiento a los lineamientos dela Matriz ITA

Informe publicado.2do Semestre

Planeación 20/12/2020 30/12/2020

¡Gracias!

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